RECTORADO c/ Ancha, 16 11001 - CADIZ GESTION DEL EQUIPAMIENTO EN DESUSO POR LA UNIVERSIDAD DE CADIZ. INSTRUCCIONES Y PROCEDIMIENTO. El presente documento tiene por objeto normalizar el proceso de retirada del material que por cualquier motivo ya deja de ser útil para la Unidad usuaria del mismo, así como procurar su correcta gestión teniendo en cuenta la funcionalidad potencial que pueda tener para el resto de la comunidad universitaria, o bien, para su enajenación mediante cualquiera de los procedimientos establecidos al efecto por la Universidad. 1.- PETICION DE RETIRADA DE MATERIAL. La petición de retirada de material podrá ser DEFINITIVA o PROVISIONAL. A) RETIRADA DEFINITIVA. Por retirada DEFINITIVA de enseres se entiende la petición que se realiza desde la unidad usuaria de los mismos por falta de utilidad para los fines para los que fue adquirido, obsolescencia, deterioro, etc. La retirada definitiva implica que la unidad manifiesta su desinterés por dicho material, quedando a disposición de la Universidad para adjudicar un nuevo destino. Todo mobiliario que sea retirado definitivamente de su Unidad deberá contar con la baja temporal en el Inventario General de la UCA, ya que la baja definitiva será centralizada, según la normativa vigente de Inventario La retirada definitiva comprenderá dos posibilidades: a) Almacenamiento para reasignación. El almacenamiento por la Universidad para su posterior aprovechamiento y uso por otras unidades, o almacenamiento provisional, si se estima que a pesar de su falta de utilidad presente o futura para la Universidad, puede ser enajenable mediante subasta, adjudicación directa, cesión,... El material se guardará en el almacén, identificado y catalogado, para su oferta al resto de la comunidad. El catálogo estará a disposición de los usuarios en la página Web del Area de Economía. b) Traslado del material de desecho al vertedero municipal. Se considera DESECHO a cualquier tipo de mobiliario, maquinaria y equipamiento en general cuyo evidente estado de deterioro descarte la posibilidad de uso tanto por la UCA como por cualquier otro usuario ajeno a ella. También se considerará desecho aquel resto de obra, instalación, montaje y todo tipo de elemento que por sí solo carezca de funcionalidad y no sea calificado por el Servicio de Mantenimiento como "repuesto". RECTORADO c/ Ancha, 16 11001 - CADIZ Las retiradas al vertedero se realizarán de forma centralizada mediante 3 convocatorias anuales, con posibilidad de una extraordinaria si así se estima necesario, repartidas entre los meses de enero, junio y septiembre. Estas convocatorias se anunciarán por el Servicio de Gestión Económica y Contrataciones con un mes de antelación aproximadamente a su realización, para la mejor organización de la recogida. B) RETIRADA PROVISIONAL. Por retirada PROVISIONAL de enseres se entiende el traslado de enseres y almacenamiento de los mismos a petición de la unidad usuaria, a causa de obras o acondicionamiento de espacios para actividades extraordinarias, volviendo posteriormente a la unidad usuaria. Esta petición de retirada provisional llevará asociada una fecha de devolución del material si se conoce a priori, o una estimación de la misma si no es posible su concreción. Una unidad podrá solicitar la retirada provisional de un material cuando no se motive por los casos anteriores, durante un tiempo máximo de 3 meses y por una sola vez, conservando sus derechos sobre éste. A partir de este momento, si no es retornado, pasará a considerarse como retirada definitiva por lo que se solicitará a la Administración competente la baja temporal y quedarán los enseres a disposición del resto de la comunidad universitaria. 2.- PROCEDIMIENTO. La gestión de estos traslados se realizará desde el Servicio de Gestión Económica y Contrataciones, que será a quien competa la organización y coordinación de la recogida de los distintos enseres. Las peticiones de retirada de material se realizarán en el modelo establecido al efecto y en el cual se cumplimentarán los siguientes extremos: UNIDAD SOLICITANTE Nombre del Centro, Departamento, Area, Servicio,...que lo solicite. MATERIAL/ENSERES Se detallará el material de que se trate, número de inventario, unidades, estado de uso, retirada provisional o definitiva, dimensiones o peso aproximado, si éstos no fueran usuales, así como la necesidad de desarmarlo o no. El mobiliario se entregará TOTALMENTE VACÍO de contenido. LUGAR DE RECOGIDA Sitio en el que se encuentra el material al retirar. PERSONA, TELEFONO Y CORREO ELECTRONICO DE CONTACTO RECTORADO c/ Ancha, 16 11001 - CADIZ FECHA Y FIRMA La petición sólo podrá ir firmada por el responsable de la Unidad, es decir, Vicerrector, Decano, Director, Director de Departamento, Director de Gabinete, Director de Area, Jefe de Servicio, Coordinador de Servicio o persona en quién éstos deleguen. DILIGENCIA DEL JEFE DE ADMINISTRACIÓN En el caso de la retirada definitiva del material, el impreso irá firmado por el Jefe de Administración de la Unidad correspondiente, haciendo constar que los números de inventario correspondientes al material relacionado han sido dados de baja, indicando la fecha en que se ha producido. Los certificados de baja de los elementos permanecerán en la Administración como soporte de la petición. 3.- EQUIPAMIENTO NORMAS DE USO. ÚTIL DISPONIBLE. ALMACEN. FUNCION Y En el almacén central se guardará todo aquello previsto anteriormente en el apartado de RETIRADA DEFINITIVA y que no tenga la consideración de DESECHO. El Servicio de Gestión Económica y Contrataciones efectuará la ordenación y control de las entradas y salidas de material. En el almacén se guardarán: • Mobiliario y equipamiento de todo tipo calificado como útil. • Material del Servicio de Mantenimiento que no pueda ser almacenado por éste por sus especiales características. • Material cuyo destino sea la enajenación mediante cesión, venta... • Equipamiento de almacenamiento provisional, según la definición de la normativa. No se almacenarán en ningún caso: - archivos o documentos. - Papel en general (manuales, impresos, libros, carteles, etc. ), en particular, excedentes de cartelería, folletos y demás material de imprenta cuya finalidad haya caducado. - Todo material que entre en la definición de "desecho" dada anteriormente. - Cualquier otro que desde el Vicerrectorado de Infraestructuras y Recursos se considere como no susceptible de guarda. El equipamiento técnico (fotocopiadoras, fax, ordenadores...) que sea calificado como servible y cuya retirada se solicite por la unidad usuaria, se ofertará previamente a todas las unidades por si fuera de su interés, y así evitar su almacenamiento y posible deterioro por falta de uso en el almacén. El material que no sea solicitado se procederá a su guarda en espera de destino. RECTORADO c/ Ancha, 16 11001 - CADIZ Anualmente se realizarán revisiones por el Servicio de Gestión Económica y Contrataciones para estimar la conveniencia de la permanencia en almacén del material existente según las posibilidades de su aprovechamiento. 3.1.- PETICIONES El material disponible se reasignará por el Vicerrectorado de Infraestructuras y Recursos. Las solicitudes se cursarán a través del Servicio de Gestión Económica y Contrataciones mediante correo electrónico a la dirección [email protected] , indicando el número de registro del material, descripción, unidad solicitante, destino para el que se solicita y persona de contacto. Por el mismo medio se comunicará a cada solicitante el resultado de su petición. 3.2.- VISITAS AL ALMACÉN. El mobiliario disponible en el almacén se podrá visitar en el horario en que se encuentre abierto, previa comunicación mediante correo electrónico al Servicio de Gestión Económica y Contratación para su comunicación al Auxiliar de Servicio encargado de la vigilancia y seguridad del local, que no permitirá el acceso a personal no autorizado previamente. PETICION DE RETIRADA PROVISIONAL O DEFINITIVA DE MATERIAL UNIDAD SOLICITANTE: PERSONA DE CONTACTO: TELEFONO: E-MAIL: LUGAR DE RECOGIDA: TIPO DE RETIRADA: DEFINITIVA PROVISIONAL.FECHA ESTIMADA DE DEVOLUCION (MÁX. 3 MESES): FECHA DE RETIRADA: UNIDS. Nº INVENTARIO Y DESCRIPCION TAMAÑO /PESO 1 (INDICAR SI ES NECESARIO DESMONTAR) DILIGENCIA para hacer constar que en con fecha ___________________ han causado baja temporal los números de inventario que corresponden a los elementos relacionados arriba, a petición de la Unidad usuaria. EL JEFE DE ADMINISTRACION ESTADO DE USO (marcar con una X SOLO EN CASO DE RETIRADA DEFINITIVA): 1.- SERVIBLE 2.- EN FUNCIONAMIENTO PERO OBSOLETO (SÓLO EQUIPOS) 3: AVERIADO CON REPARACION 4: INUTIL POR DETERIORO EL 2 3 __________________________ Fdo.: ____________________________ Fdo.: 4 (A CUMPLIMENTAR POR CONTRATACIONES) FECHA DESTINO