Plan de Participación Ciudadana para PTLP 2040

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Plan de Participación Ciudadana (Tarea 2)
BORRADOR FINAL
Enero de 2012
Preparado por:
Caribe, LLP
PLAN DE PARTICIPACION CIUDADANA (PPC)
Tabla de Contenido
1.0
Introducción................................................................................................... ........1
1.1 Trasfondo .....................................................................................................1
1.2 Requisitos del Plan de Participación Ciudadana (PPC)............................... 2
1.2.1 Requisitos Federales …......................................... .........................2
1.2.2 Plan de Participación Ciudadana de la OMP ................................... 2
1.3 Metas y Objetivos del Plan de Participación Ciudadana (PPC)........ ............7
1.4 Panorama General del Proceso para el desarrollo del Plan de
Transportación..............................................................................................8
2.0
Componentes del Programa de Participación Ciudadana ..................................10
2.1 Plan de Participación Ciudadana Tarea (2.1)........................................... .10
2.1.1 Actividades programadas e itinerario............................................. 10
2.1.2 Listado de Contactos .................................................................... 11
2.2 . Reuniones con el público (Tarea 2.5)....................................................... . 11
2.3 Reuniones adicionales Tarea (2.6).......................................... ................. 12
2.4 Comité Asesor de Ciudadanos y Comité de Desarrollo Económico (Tarea
2.2)............................ ................................................................................. 12
2.4.1 Composición........................................ ........................................... 13
2.4.2 Itinerario de reuniones y lugares …............................................... . 13
2.4.3 Cuestionario Inicial ........................................ ................................ 13
2.5 Material para la Participación Ciudadana (Tarea 2.3)…. ........................... 13
2.5.1 Pagina Web del proyecto ............................................................... 13
2.5.2 Hojas informativas del proyecto ..................................................... 14
2.5.3 Boletines informativos .................................................................... 14
2.5.4 Línea directa del proyecto .............................................................. 14
2.5.5 Video Introductorio ......................................................................... 14
2.5.6 Folleto del proyecto ........................................................................ 14
2.5.7 Identidad del proyecto..................................................................... 14
2.5.8 Comunicación a través de la visualización.……............................. 15
2.6 Poblaciones tradicionalmente marginadas (Tarea 2.4) .............................. 15
2.7 Difusión en los medios (Tarea 2.8) ............................................................. 17
2.7.1 Coordinación con la Oficina de Comunicaciones y Prensa ............ 17
2.7.2 Listado de los medios de comunicación.......................................... 18
2.7.3 Reuniones/ talleres y publicidad del proyecto................................. 18
2.8 Documentación de participación ciudadana (Tarea 2.7) …......................... 18
2.8.1 Actualización del PPC ...................................................................18
2.8.2 Documentación del PPC ……………………………......................... 18
2.8.3 Revisión del PPC ……….….………………….....……………........... 19
3.0 Coordinación entre OMP, y Agencia....................................................... ........... 21
3.1 Comités de la OMP ..................................................................................... 21
3.1.1 Comité de política pública ...............................................................21
3.1.2 Grupo técnico ................................................................................. 21
3.1.3 Comités de participación ciudadana .............................................. 21
3.2 Coordinación DTOP/ACT …........................................................................ 22
3.3 Coordinación con otras agencias ............................................................... 22
3.4 Página web interna del proyecto ................................................................ 22
3.5 Itinerario de actividades .............................................................................. 23
3.6 Documentación .......................................................................................... 23
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
1.0
Introducción
1.1
Trasfondo
La participación ciudadana y la difusión en los medios es clave para el éxito de cualquier estudio de
planificación, y debe incorporar el público en general así como otros grupos asociados a la planificación y
el ofrecimiento de servicios de transportación.
El Departamento de Transportación y Obras Públicas de Puerto Rico (DTOP), a través de la Autoridad de
Carreteras y Transportación (ACT) y en coordinación con la Organización Metropolitana de Planificación
(OMP), está llevando a cabo el desarrollo de los planes del transportación a largo plazo (PTLP) al año
2040 para cada una de las siete regiones de planificación del sistema de transportación. Para la
preparación de los PTLP de Puerto Rico, según discutido más adelante en este plan, hay tanto requisitos
federales específicos para establecer procesos efectivos de participación ciudadana a través del desarrollo
del plan, como guías generales desarrolladas por el OMP en su plan de participación ciudadana vigente
tanto para la ejecución de la operación de planificación regional, como para la administración de fondos a
través de programas de la Administración Federal de Tránsito (FTA- por sus siglas en ingles).
Este documento describe el plan de participación ciudadana (PPC) que se pondrá en práctica durante el
desarrollo de los PTLP al año 2040. Se observa que este PPC para los PTLP está adaptado para
cumplir con los requisitos de la reglamentación federal y complementa la dirección actual del PPC
del OMP, y el programa específico que se seguirá al ejecutar los métodos de participación
ciudadana.
El PPC se estructura para ser un proceso proactivo y promover una participación efectiva y constante de
un amplio grupo que sea representativo de las diversas opiniones del público en los diversos asuntos. Está
diseñado para alcanzar una amplia representación de las agencias, de las partes interesadas y del público
en general. Esto facilitará la difusión de la información y de las ideas en un proceso de dos vías de
comunicación, y proporcionará y abrirá un canal de comunicación y diálogo a través del curso del
proyecto.
Se reconoce que el éxito de los PTLP depende de un esfuerzo de divulgación pública efectivo. Como tal,
la estructura del OMP para las siete regiones de planificación de transportación está comprometida a
llevar a cabo un programa de participación ciudadana enfocado en solicitar la interacción de la comunidad
y que incorpore una evaluación de los impactos y de las opiniones de la comunidad a través de este
proceso.
La participación activa de ciudadanos y de partes interesadas es importante para definir la visión y
caracterizar el papel que juega el transporte, así como dirigir la inversión a largo plazo en cada región de
Puerto Rico con el propósito de alcanzar las mejores conexiones para la movilidad. El efecto positivo de
implementar un esfuerzo de participación del público dará lugar a una mayor conciencia pública y de
apoyo para los PTLP 2040. Este plan documenta el proceso de participación del público, las estrategias y
herramientas que se utilizarán para atraer a los ciudadanos y a las partes interesadas.
Este documento además identifica otros esfuerzos para llegar a diversos grupos poblacionales, apuntando
especialmente a esos ciudadanos a los que no se puede alcanzar fácilmente con métodos tradicionales y
que pudieran depender de la política pública con respecto al transporte para las actividades de su vida
diaria. Todas las actividades de participación ciudadana emprendidas con este plan serán evaluadas
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
1
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
constantemente durante el transcurso del proyecto, y serán documentadas completamente a medida que el
proceso esté próximo a su terminación.
1.2
Requisitos del Plan de Participación Ciudadana (PPC)
1.2.1 Requisitos Federales
La Ley para la Seguridad, Confiabilidad, Flexibilidad, Eficiencia y Equidad en la transportación: Un
Legado para los Usuarios (SAFETEA-LU, por sus siglas en inglés, 23 USC 139), adoptado en agosto de
2005, sección 6001proporciona guías tanto para los procesos de planificación metropolitanos y estatales
así como los requisitos específicos para la participación ciudadana.
Según establecido por SAFETEA-LU, el PPC “será desarrollado en consulta con todas las partes
interesadas y proporcionará que todas las partes interesadas tengan oportunidades razonables de comentar
el contenido del plan del transportación”. Además, los nuevos requisitos para participación ciudadana
incluyen los siguientes elementos:



Las reuniones públicas y los talleres deben ser accesibles. Con un uso abundante de las técnicas
de visualización al presentar la información del plan incluyendo mapas, tablas, gráficos, y otros
métodos.
La información pública se debe hacer disponible en formatos electrónicamente accesibles, tales
como la red global de comunicación (Internet).
Todas las técnicas para estimular la participación pública anticipadas en el proceso de
participación ciudadana de este plan están diseñadas para cumplir con estas regulaciones.
La reglamentación federal además especifica acciones referentes a justicia ambiental. La orden ejecutiva
U.S 12898 define la justicia ambiental como el trato justo y participación significativa de toda la
población - sin importar raza, grupo étnico, ingreso, o nivel de escolaridad - en la toma de decisiones con
relación a la transportación.
1.2.2 Plan de Participación Ciudadana de la OMP
Regiones de Transportación de la OMP
El marco de trabajo para la OMP de Puerto Rico está dividido en siete regiones de planificación de
transportación en Puerto Rico, cada una de ellas definida según la definición del Censo del 2000 de áreas
urbanizadas y la distribución de la población en la isla.
Hay dos Áreas de Manejo de Transportación (TMA, por sus siglas en inglés) con una población mayor de
un millón de habitantes y menor de 200,000 habitantes - San Juan y Aguadilla respectivamente - y hay
otras cinco regiones más pequeñas de planificación de transportación que abarcan otras nueve áreas
urbanizadas. Cada área urbanizada abarca varios municipios. Las regiones de planificación de
transportación se definen como sigue:
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
2
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana







Área de San Juan de Manejo de Transportación [(San Juan TMA)-por sus siglas en inglés]
Área de Aguadilla de Manejo de Transportación [(Aguadilla TMA)]
Región Noreste
Área Urbanizada de Fajardo Región Norte
o Área Urbanizada de Arecibo
o Área de Urbanizada de Florida- Barceloneta
Región Sureste
o Área Urbanizada de Guayama
Región Sur
o Area Urbanizada de Ponce
o Área Urbanizada de Juana Díaz
o Area Urbanizada de Yauco
Región Suroeste
o Area Urbanizada de Mayaguez
o Área Urbanizada de San Germán-Cabo Rojo
Norte
Este
Suroeste
Sur
Sureste
El siguiente mapa demuestra la localización de cada una de las siete regiones de planificación de
transportación en Puerto Rico.
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
3
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
Organización de la OMP
La estructura de organización de la OMP incorpora los tres componentes de decisiones de política
pública, evaluación técnica, y de participación pública dentro del marco de trabajo de los comités. Es la
intención que esta estructura del comité será utilizada y balanceada para conducir el programa público
específico de participación descrito en este documento para el PTLPs 2040, y que la estructura del
comité de la OMP también tomará parte en el proceso del desarrollo del plan proporcionando dirección,
evaluación, además de la toma de decisiones de la política pública. Este aspecto de la coordinación del
proyecto se discute más detalladamente en la sección 3 de este documento. El siguiente diagrama
demuestra la estructura organizacional de la OMP en Puerto Rico.
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
4
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
Los elementos principales de esta estructura se resumen abajo:
Para asegurar un foro para la toma de decisiones en forma cooperativa en el proceso de planificación, la
OMP ha estructurado varios comités (política pública, técnica y participación ciudadana) para asegurarse
que la planificación de la transportación se conduzca de una manera coordinada, abarcadora, continua y
cooperativa. Hay comités y grupos adicionales que apoyaran este marco de trabajo.
 Comités de política pública: La OMP lleva a cabo sus responsabilidades regionales de
planificación de transportación a través de tres comités de política pública: uno para el área
urbanizada de San Juan (SJUA), otro para el área urbanizada de Aguadilla (AUA) y uno para las
áreas urbanizadas con población menor a 200,000 (UZA). Sus miembros están involucrados en
el proceso de planificación desde su inicio hasta la aprobación final de los documentos rutinarios
de planificación elaborados por la OMP anualmente. Los miembros de la OMP incluyen
representantes del gobierno federal, estatal y municipal involucrados en asuntos de transportación
así como operadores de sistemas de transportación en masa y de agencias de planificación a
nivel estatal.
 Comité técnico (TC – por sus siglas en inglés) - El TC está compuesto de representantes
técnicos de la OMP, de agencias y municipios incluyendo proveedores de transporte público y
privado. Sus miembros son profesionales en el área de transportación, tránsito, utilización de
terrenos, y de obras públicas.
 Grupo técnico (TG – por sus siglas en inglés) - Este es un comité ad hoc del comité técnico de
la OMP compuesto por representantes de DTOP, ACT, municipios y de otras agencias de
enlace, entidades privadas y consultores. Su propósito primario es establecer un foro de
participación durante el desarrollo o la revisión de los estudios y de los planes regionales de
transportación.
 Comité de participación pública. (PPCC – por sus siglas en inglés) - Este es un comité ad hoc
de la OMP compuesto de representantes estatales y de agencias federales, grupos cívicos,
profesionales, comunidades locales y público en general. Son organizados por la ACT a niveles
regionales y municipales para proporcionar un foro temprano a la comunidad sobre estudios y
planes metropolitanos y estatales de transportación bajo consideración o desarrollo y para recibir
sus comentarios y reacción en el proceso. Este es un mecanismo crítico para la participación
eficaz en el proceso de planificación de la transportación.
 Comité de participación ciudadana (PIC – por sus siglas en inglés) - Este es un comité de
ACT organizado para promover y para facilitar la participación de los representantes de agencias
privadas, organizaciones de la comunidad y público en general. También asegura que los
intereses y las preocupaciones sociales, económicas y ambientales de la comunidad se están
considerando en el proceso de la planificación. Los miembros del comité consisten en
representantes de la Oficina de Prensa y Comunicaciones del DTOP, la oficina de la Secretaria
Auxiliar para la Oficina de Coordinación Federal de Planificación y el Área de Planificación
Estratégica que coordina las actividades participación pública y asegura que se están realizando
con eficacia según el plan de participación ciudadana.
 Grupo de trabajo de planificación central y coordinación (CPCWG – por sus siglas en
inglés) – La OMP confía en la pericia del grupo de planificación central y coordinación
compuesto por personal técnico de la Secretaria Auxiliar de Planificación DTOP (incluyendo la
Oficina de Coordinación Federal y la Oficina de Planificación Estratégica); y el área de
planificación de ACT (incluyendo la Oficina de Estudios Ambientales). Su propósito es
proporcionar la ayuda técnica a los comités y a los subcomités de la OMP y preparar los
productos de planificación, incluyendo el TIP, STIP, UPWP y TPs según las directrices
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
5
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana

establecidas por la OMP. Es también uno de los mecanismos usados por el DTOP para realizar
esfuerzos de divulgación y alcance a la comunidad.
Representación del área No-Metropolitana – Se le proporciona participación en el proceso de
planificación a representantes de áreas no-metropolitanas a través de esfuerzos de divulgación y
actividades de coordinación con los funcionarios locales con responsabilidad sobre la
transportación y el público en general. El personal de ACT realiza anualmente una serie de
reuniones regionales de orientación para explicar la planificación y el proceso de programación
de los proyectos, proporciona información sobre la disponibilidad de fondos y sobre la
preparación de peticiones y procesos de evaluación. Este foro también se utiliza para recibir
información de la comunidad en cuanto a los problemas y preocupaciones relacionados a la
transportación.
Guía de la OMP para el Plan de Participación Ciudadana
La OMP ha desarrollado un documento para el plan de participación ciudadana (PPC) el cual presenta
una guía general para la participación del público y el proceso de participación. Esta guía será utilizada
por el Departamento de Transportación y Obras Publicas (DTOP) en coordinación con la OMP,
designado por el gobernador en 1973, y la Autoridad de Carreteras y Transportación de Puerto Rico, para
la planificación de la transportación.
Este documento también intenta proporcionar dirección a los planificadores, gerentes de proyecto,
consultores y miembros de la OMP en cómo diseñar e implementar programas de participación
ciudadana para alcanzar un proceso de participación continuo de manera que las mejores decisiones
posibles en relación a la transportación sean las que promuevan y resalten la calidad de vida de los
habitantes de Puerto Rico.
El PPC de la OMP resume los requisitos federales para la participación ciudadana, y describe a
participantes en el proceso, incluyendo el comité de política pública de la OMP, y varios otros comités y
grupos, su composición y roles. El plan entonces reitera las estrategias para la participación ciudadana
según enumeradas en la legislación de SAFETEA-LU, y discutida previamente.
La participación ciudadana no se limita a los acontecimientos especiales o a los proyectos de alto perfil o
solo para proyectos que utilizan fondos federales. Es también una parte esencial del proceso de
planificación utilizado por la ACT, como brazo operacional de la OMP, en el desarrollo de su programa
de transportación. Hay numerosas técnicas usadas para diseminar la información sobre proyectos, para
identificar asuntos y preocupaciones y para involucrar al público en una etapa temprana. Estas técnicas
se engranan al alcance del trabajo que es realizado. Típicamente, dependiendo de la magnitud y tipo de
proyecto, la reacción pública se logra con alguna o todas las siguientes actividades:



Actividades educativas
Proceso continuo de participación ciudadana
Actividades de divulgación en los medios
El PPC de la OMP también discute el enfoque para la participación ciudadana como parte de los planes
metropolitanos de transportación, para incluir estos elementos:

Grupo de participación ciudadana para proporcionar el insumo y respuesta en asuntos de
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
6
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana






1.3
transportación.
Revisiones del desarrollo de los planes por el Comité Técnico de la OMP
La coordinación con los municipios a través de alcaldes y de sus delegados. Los alcaldes también
son representados en los comités de política pública de la OMP.
Se requieren tres reuniones para cada plan metropolitano:
o Primero, para describir el proceso de planificación de la transportación.
o Segundo, para presentar hallazgos del estudio y alternativas bajo consideración, y
o Tercero, para presentar el borrador del plan el cual ha incorporado comentarios previos y
recomendaciones del público y las partes interesadas.
Vistas públicas son conducidas con un periodo de comentarios y un archivo para referencia.
Los planes se revisan de conformidad con las disposiciones de calidad del aire y otros aspectos
ambientales potenciales y,
El plan final se coordina con FTA y FHWA, así como con la Junta de Planificación de Puerto
Rico.
Metas y objetivos del plan de participación ciudadana
Este plan de participación ciudadana (PPC) del PTLP 2040 está diseñado para involucrar activamente a
las agencias y al público de forma que aporten con información, recomendaciones y comentarios. El plan
establece nuevos foros para el intercambio de información al tiempo que se beneficia además de grupos y
de organizaciones existentes. Los esfuerzos de divulgación tienen como objetivo educar, informar e
involucrar al público en cuanto al propósito y el progreso del estudio destacando las necesidades y
asuntos de la transportación, consideraciones técnicas, e impactos potenciales. Las técnicas de
divulgación se diseñan para promover la participación en el proceso público y generar una respuesta
significativa. El PPC proporciona las herramientas para diseminar la información relacionada al estudio
y recolectar la reacción pública, que refleje las preocupaciones e intereses de la comunidad. Las metas del
plan de participación ciudadana para este proyecto son:


Consultar al público y las partes interesadas para integrar sus ideas en el desarrollo de
soluciones a las necesidades de la transportación. Este proceso es una oportunidad para que la
comunidad exprese sus preocupaciones y opiniones sobre política pública actual vigente y futura
sobre la transportación, programas y planes a través de Puerto Rico.
Para informar e involucrar al público a través del proceso. Este plan está estructurado para
informar, escuchar, y aprender del público a través del proceso de estudio. El éxito del proceso
del desarrollo de PTLP radica en la reacción del público, basada en la conciencia y conocimiento
de los asuntos y necesidades.
Los objetivos del PPC incluyen lo siguiente:
 Desarrollar un proceso de participación ciudadana efectiva, proactivo y continuo que incluya el
público en general, partes interesadas y otras agencias gubernamentales tanto a nivel regional
como local.
 Desarrollar una campaña de mercadeo para aumentar la conciencia pública sobre asuntos de la
transportación, y publicar el rol del DTOP y de la OMP en el desarrollo de un plan de
transportación a largo plazo.
 Crear los canales de comunicación con el público en general para promover la participación
pública y para obtener la respuesta de aquellos que mas dependen de los resultados del PTLP.
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
7
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
El enfoque de este PPC para lograr estas metas y objetivos incluye estos componentes:





Ajustarse a los requisitos federales y a las guías del PPC de la OMP para la participación
ciudadana.
Atemperar la estructura existente del comité de la OMP y las actividades de divulgación para
promover la participación ciudadana de la OMP. .
Incrementar el PPC de la OMP con estrategias de comunicación y actividades de divulgación
adicionales.
Proporcionar la accesibilidad regional para la participación del público en general a través de la
isla.
Atender aspectos de justicia ambiental en la participación ciudadana.
1.4 Panorama General del proceso de desarrollo del plan de
transportación
La gráfica que se muestra a continuación ilustra los pasos claves en el proceso del plan de transportación
a largo plazo, demostrando la sincronización de las tres fases provistas y de las reuniones de participación
ciudadana para coordinar el proceso de desarrollo del plan. Concurrentemente, habrá reuniones con los
comités de la OMP periódicamente, conducentes a la aprobación del plan.
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
8
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
El gráfico abajo ilustra la relación entre las tareas técnicas del análisis a través de las etapas del plan y las
actividades públicas de la participación que informan al proceso técnico en tres puntos significativos.
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
9
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
2.0
Componentes del programa de participación ciudadana
2.1
Plan de Participación Ciudadana (Tarea 2.1)
La discusión anterior describió el proceso del PTLP, de los documentos que se desarrollarán, además se
resumió los requisitos federales aplicables y las guías de la OMP para la participación ciudadana. La
siguiente discusión se centra en los componentes principales de
este PPC como programa
(complementario al actual PPC de la OMP) para llevar a cabo el proceso de participación ciudadana en el
desarrollo del PTLP. Estos componentes son:




Eventos planificados del PPC y coordinación de actividades
Materiales del PPC
Canales de comunicación del PPC
Documentación del proceso de PPC realizado
2.1.1 Actividades programadas e itinerario
La lista siguiente resume las actividades y los productos principales que serán parte del proceso del PPC
para el PTLPs:
 Reuniones con el público/talleres: Se conducirán reuniones a través de las siete regiones de
planificación, con más reuniones en las áreas de mayor población. Habrá una secuencia de
tres ciclos de reuniones durante el proyecto, como siguen:
o Primera ronda: A ser realizada una vez el análisis de la red del PTLP haya avanzado.
Se centrara en el panorama general del PTLP, procesos, itinerario, y asuntos de
transportación.
o Segunda Ronda: A ser realizada una vez se identifiquen los problemas de la red de
transportación y se propongan opciones. Se centrara en las opciones de
transportación, buscando insumo del público de manera que se atiendan las
necesidades.
o Tercera ronda: A ser realizada cerca de la etapa del borrador del PTLP. Se enfocara
en alternativas de transportación- prioridades, preferencia en los modos y capacidad
de financiamiento.
 Reuniones/informes adicionales: Sesiones con funcionarios clave, representantes de agencias, y
otros grupos.
 Grupo consultor de las partes interesadas.: Este grupo consistirá de representantes de partes
interesadas y grupos ambientales, negocios, organizaciones cívicas y público en general.
 Materiales y mecanismos de participación ciudadana
o Hoja de datos
o Artículos y noticias
o Listado de contactos
o Comunicados de Prensa
o Actividades difusión en los medios
o Página web del proyecto
o Línea directa del proyecto
o Video introductorio y folleto informativo del proyecto
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
10
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
Estos elementos del PPC se describen en las últimas secciones de este documento. La secuencia de
actividades y su sincronización (sujeto a ajustes conforme avanza el proceso) se proporcionan en la tabla
mostrada abajo. Esta tabla ilustra los varios eventos y actividades de coordinación, y la producción de
información y materiales de apoyo.
2.1.2 Listado de Contactos
El equipo de PTLP obtendrá el listado existente de contactos mantenido por la Oficina de Prensa y
Comunicaciones, y la complementará con los contactos provistos por los visitantes a la página Web del
proyecto, y de otras fuentes. Este listado incluirá las agencias gubernamentales, funcionarios electos, y
asociaciones de negocios y cívicas, representantes de la OMP, organizaciones sin fines de lucro y de
servicio social, escuelas, grupos que representen o interactúen con la población y grupos tradicionalmente
marginados y otras partes interesadas envueltas en las iniciativas de transportación.
Esta lista asistirá fácilmente a entrar en contacto con la gente mediante avisos de próximos eventos,
invitaciones a reuniones, y otra información importante del proyecto, y demostrará que el proyecto está
procurando alcanzar, involucrar y comunicarse con cuánta gente pueda ser impactada por el proyecto.
Durante el curso del proyecto, la lista se actualizara con la información del contacto proporcionada en las
hojas de asistencia obtenidas de las reuniones, eventos de casa abierta, formularios, comentarios, llamadas
telefónicas, correo electrónico y otra correspondencia.
Dado la escala del proyecto, la intención de este listado es para realizar comunicados electrónicos previos
a las reuniones o talleres planificados o programados, y para anuncios interinos relacionados a actividades
y progreso relacionado al proyecto.
2.2
Reuniones con el público (Tarea 2.5)
Las reuniones con el público forman el núcleo de los esfuerzos de divulgación del PPC, aunque se
complementan con muchos otros elementos. Se conducirán reuniones a través de las siete regiones de
planificación, con un mayor número de estas en las aéreas de mayor población.
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
El equipo del PTLP organizará, publicará, facilitará, y documentará las tres rondas de talleres públicos
tipo casa abierta a ser llevados a cabo en lugares estratégicos y accesibles a través del área de estudio
durante cada ronda. Cada reunión será planificada y ejecutada de acuerdo a las guías establecidas por
DTOP y ACT. Las reuniones se proponen en un formato interactivo para permitir a los ciudadanos la
oportunidad de identificar y discutir asuntos con personal que trabaja en el estudio. En cada reunión, se
realizará una presentación formal seguida de una ronda de preguntas y respuestas.
Entonces, los asistentes serán divididos en grupos para discutir un asunto o asuntos en particular
relacionados al estudio. Muestra de algunos de los temas pudieran incluir: condiciones existentes,
oportunidades y limitaciones, asuntos de movilidad, asuntos de financiamiento, desarrollo económico, etc.
Los temas serán elegidos basados en un punto en el estudio y la información que se desea obtener. . Los
comentarios de cada grupo serán registrados por un miembro del equipo de estudio en unos cartelones
provistos para tal uso. Se les pedirá a los participantes que coloquen en orden de prioridad los asuntos
colectivos usando el enfoque de “ponga un punto a lado de sus 3 o 5 asuntos más importantes”. Esta
información será utilizada por el equipo que trabaja el estudio como guía para la próxima fase de
desarrollo del estudio. Un mecanismo de reacción tal como el formulario o cuestionario también será
utilizado para solicitar información e ideas específicas. Un transcriptor estará disponible para registrar los
comentarios ofrecidos por participantes de la reunión que no pueden leer o escribir debido al nivel de
escolaridad, edad, o discapacidad.
La primera ronda de talleres de información al público tipo casa abierta, le proporcionará a los
participantes la oportunidad de repasar deficiencias existentes, de repasar el rango de estrategias de
mejoras que se estudiarán, y de proporcionar comentarios en los tipos de estrategias que deban ser
investigadas.
La segunda ronda de reuniones de información pública presentará las alternativas investigadas y los
resultados de la evaluación. Un resumen de la información recogida durante las rondas anteriores de
reuniones públicas estará disponible para revisión. Los materiales también ilustrarán cómo la
información pública fue integrada en el proceso de planificación.
La ronda final de talleres de información al público tipo casa abierta presentará los resultados de la
evaluación de los panoramas finales. Un resumen de la información que se recogió durante las rondas
anteriores de reuniones públicas estará disponible para revisión. Los materiales también ilustrarán cómo
la información pública fue integrada en el proceso de planificación.
2.3
Reuniones e informes adicionales (Tarea 2.6)
Bajo este elemento, el equipo del PTLP se preparará para asistir a reuniones informativas con los
funcionarios y otros representantes según sea necesario. Estos contactos serán coordinados con personal
del DTOP y ACT para determinar el contenido y el diseño de los materiales del informe y preparar los
materiales.
2.4 Comité Asesor de Ciudadanos y Comité de Desarrollo
Económico (Tarea 2.2)
El objetivo de estos comités es asesorar y evaluar los resultados tanto de las reuniones con el público
Autoridad deCarreteras y
Transportación de Puerto Rico
12
Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
como los estudios y el modelo de transportación para efectos de definir las necesidades de infraestructura,
alternativas y estrategias. Este comité tiene además representación de poblaciones especiales, expertos de
la academia y organizaciones profesionales, así como organizaciones de desarrollo económico regional.
Éste es en esencia el componente del grupo de participación pública que es identificado en el documento
para el proceso de participación ciudadana de la OMP de Puerto Rico (comités o Grupos adhoc de
ciudadanos al que se refiere el organigrama mencionado en la página 4).
2.4.1 Membrecía
Este grupo estará compuesto por representantes de poblaciones especiales (envejecientes, personas con
impedimentos físicos, comunidades en desventaja económica) líderes de asociaciones profesionales y
representantes de la academia (ingeniería, planificación, arquitectura, economía), así como el sector de
vehículos de carga. El grupo asesor de ciudadanos ayudará a que las necesidades, tanto de poblaciones
especiales como sector de carga y áreas no-urbanizadas, sean atendidas identificando oportunidades y
limitaciones, además podrán referir líderes comunitarios adicionales para ayudar a diseminar y recolectar
información que refleje las preocupaciones, necesidades y deseos de la comunidad. Se anticipa que este
grupo asesor puede incluir grupos representando a sectores tradicionalmente marginados.
2.4.2 Horario y lugar de reunión
El grupo asesor ciudadano se reunirá durante el curso del estudio y desarrollo del Plan 2040. El lugar de
las reuniones puede variar a través del área de estudio (debe ser práctico) para proveer un lugar
conveniente para discutir el progreso del estudio.
2.4.3 Formulario Inicial
Se desarrollará un formulario y se distribuirá a las partes interesadas. Las formas serán regresadas por lo
menos una semana antes de la reunión y los resultados serán grabados, resumidos y presentados como
base para la discusión en la primera reunión del grupo consultor de las partes interesadas. La información
recopilada con el ejercicio del cuestionario también proporcionará información valiosa para la
terminación del PPC. Los miembros que no terminan el cuestionario antes de la primera reunión tendrán
la oportunidad de terminar el cuestionario en, o por un período de tiempo razonable después de la
reunión. Los asuntos que se tratarán en el cuestionario incluirán: las oportunidades y las limitaciones,
técnicas de divulgación y alcance público, técnicas para involucrar a las partes interesadas, los medios de
comunicación, oportunidades para su ayuda en la diseminación y recolección de información, y otros
temas identificados por el equipo del estudio.
2.5
Materiales para la participación ciudadana (Tarea 2.3)
2.5.1 Pagina web del proyecto
Una página web del proyecto para el programa del PTLP de Puerto Rico 2040 será desarrollada como
componente de las páginas principales del DTOP/ACT. La página web permitirá que los usuarios
interactúen con el equipo de proyecto y con personal de ACT así como acceder datos, encuestas, y
proveer comentarios. Todos los materiales informativos de carácter público estarán disponibles para ser
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
descargados en formatos digitales fáciles de utilizar.
El contenido del sitio web será actualizado
periódicamente según progresa el estudio e incluye las hojas de datos, artículos y boletines de noticias, y
avisos públicos de las reuniones. Una vez concluya el estudio el contenido del sitio web será entregado a
DTOP y ACT.
2.5.2 Hojas de datos del proyecto
Hojas de datos que delinean metas clave y progreso a través del proyecto serán preparadas y actualizadas
periódicamente. La hoja de los datos del proyecto transmitirá el propósito del proyecto e incorporará la
información a un nivel apropiado de detalle para el público en general. La hoja de datos será distribuida a
individuos interesados en el estudio, y estará disponible en las reuniones públicas relacionadas con otros
proyectos en curso, y estará disponible en la página web del estudio.
2.5.3 Boletines y noticias
Un listado de organizaciones relevantes que distribuyen boletines de noticias regulares en Puerto Rico
será elaborado y mantenido. Boletines de noticias (hasta ocho a través del período del estudio) serán
preparados y distribuidos a las organizaciones para la inclusión en sus publicaciones existentes
periódicamente. Los artículos serán distribuidos cuando metas importantes se alcancen durante el estudio,
para proporcionar información actualizada sobre el progreso del estudio. Los artículos serán colocados
en el sitio web del proyecto también.
2.5.4 Línea directa
La línea directa de transportación permitirá al público general comunicar sus ideas y responder a
encuestas por medio del servicio telefónico. Un número libre de cargos será establecido o el servicio
actual utilizado por DTOP (Servi-linea) será utilizado. Deberá existir un sistema electrónico amigable
para contestar las llamadas y grabar la información y preguntas recibidas durante el proceso de desarrollo
del PTLP. El servicio debe proveerse tanto en inglés como en español. La información obtenida del
público será documentada, resumida y analizada como parte del proceso de desarrollo del PTLP.
2.5.5 Video de introducción
Este vídeo se utilizara para introducir al público de una manera fácil de entender el proceso de
actualización de los planes de PTLP. El video podría incluir una entrevista con el Secretario de
Transportación y Obras Públicas, Rubén A. Hernandez Gregorat, MEM, PE, unas notas principales sobre
las deficiencias del sistema de transportación, expectativas de crecimiento futuro, la importancia de la red
de transportación en el desarrollo económico, y otros factores que apoyen la inversión en la futura
infraestructura de transportación. El vídeo, tendría una duración aproximada de 5 minutos y será
desarrollado con un libreto y tema a ser revisado y aprobado por el DTOP y la ACT.
2.5.6 Folleto del Plan
Un folleto informativo se producirá al finalizar el proyecto, de esta manera el DTOP y ACT podrán
continuar ilustrando los esfuerzos y logros obtenidos con el proyecto.
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
2.5.7 Identidad del Proyecto
En un esfuerzo por ayudar a asegurar que el PTLP de Puerto Rico sea recordado o reconocido por el
público general, se estará desarrollando un logotipo y un tema principal que proveerán la identidad del
proyecto. Este tema guiara las comunicaciones y será utilizado en todo material escrito y será mostrado
en un lugar prominente en las actividades públicas.
2.5.8 Comunicación a través de la visualización
Uno de los requisitos públicos federales para promover la participación es utilizar técnicas de
visualización. Para atender este requisito y para transmitir los componentes del PTLP al público, el
equipo de proyecto utilizará una variedad de mapas, gráficos e imágenes. Los ejemplos de los tipos de
imágenes que se utilizarán incluyen fotografías de diversos tipos de vehículo de tránsito o de mejoras
específicas de transporte. El equipo de proyecto utilizará sistemas de información geográfica (GIS) para
crear los mapas de condiciones demográficas y socioeconómicas, condiciones existentes y propuestas del
sistema de transportación así como mejoras, y para identificar los escenarios futuros para el uso de
terrenos considerados como parte del modelo de transportación. El equipo de proyecto hará cada esfuerzo
en asegurarse de que la información proporcionada al público en boletines de noticias y documentos sea
acompañada por los gráficos que destaquen los puntos dominantes y ayuden transmitir el mensaje.
2.6
Poblaciones tradicionalmente marginadas (Tarea 2.4)
Para asistir y promover la participación de poblaciones de bajo ingreso en el proceso de planificación, el
equipo de PTLP trabajará de cerca con funcionarios municipales y miembros de la OMP en el área del
estudio. Según lo observado en el PPC de la OMP, los gobiernos municipales, como parte de sus planes
territoriales, han identificado generalmente aéreas de bajo ingreso y desventajadas y su inclusión en el
proceso de planificación será clave no sólo en identificar estos grupos pero además en buscar la
participación activa de los mismos. El equipo del PTLP también utilizará los datos socioeconómicos
producidos por el censo del 2000.
Esfuerzos especiales serán realizados para alcanzar las comunidades con minorías raciales y étnicas, así
como poblaciones con bajos niveles de escolaridad e ingresos. Estas poblaciones se reconocen como
partes interesadas para los planes de transportación. Históricamente, las minorías y las poblaciones con
bajos recursos e ingresos han sido sub representadas en los procesos de tomas de decisiones. Así, que las
minorías, grupos desventajados, y vecindarios o comunidades con bajos ingresos se identificarán.
(determinadas basándose en las estadísticas de los grupos de bloques censales del 2000). Cuando sea
necesario, un plan de divulgación puede ser desarrollado para mejorar la comunicación y el
envolvimiento de las partes interesadas con los grupos poblacionales concentrados en justicia ambiental.
Mientras que las opciones de distribución discutidas arriba pueden ser apropiadas para aquellos que sean
de ingreso medio o alto, de habla hispana, y que saben leer y escribir, es poco probable que servirían
para llegar a los tradicionalmente marginados. Las poblaciones de bajos ingresos generalmente no pueden
permitirse el tener una computadora propia o tener acceso del Internet, y/o suscribirse a un periódico. La
mayoría de los municipios de Puerto Rico (sobre 80 por ciento), tiene sobre 40 por ciento de sus casas con
ingresos por debajo de nivel de pobreza para los 12 meses anteriores, basados en las encuestas de la
comunidad americana 2005 -2007 del Censo de los E.E.U.U. En la mayoría de los casos, las poblaciones
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Tarea 2.1
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de bajo ingreso son también de baja alfabetización. Según lo visto en la tabla abajo, sobre 10 por ciento
de la población tiene un nivel de escolaridad obtenido por debajo del 5to grado. Esta estadística se resume
en la tabla mostrada a continuación.
Estadísticas de Pobreza y Nivel de Escolaridad Alcanzado
Rango por municipio
Población de 25 años de edad o
mayor
Promedio a
nivel isla
Máximo
Mínimo
4to grado o menos
10.5%
18.5%
6.5%
8vo grado o menos
22.8%
38.3%
14.7%
< 12mo grado (Sin diploma de
Escuela Superior)
33.6%
49.1%
23.4%
44.3%
63.2%
27.3%
Casas con ingresos bajo niveles de
pobreza , 12 meses previos
Fuente: “2005–2007 American Community Survey, U.S. Census”
Estas poblaciones son a menudo las más afectadas por mejoras del transporte y el equipo del estudio
quisiera aprender de las necesidades y los deseos de estas poblaciones y la mejor manera de alcanzarlas
para obtener su insumo. Varias técnicas que se han utilizado con éxito para alcanzar poblaciones
tradicionalmente marginadas se enumeran abajo. Éstas y otras técnicas similares se ejecutarán a través del
PPC, según progrese el estudio, permitiendo el desarrollo de una campaña hecha a la medida. Estas
poblaciones pueden ser involucradas con técnicas como por ejemplo:







Coordinación con organizaciones cívicas, de caridad, y de servicio social que interactúan con
las poblaciones seleccionadas;
Reclutar estudiantes de escuela secundaria y superior para llevar la información a sus casas y
leerla a sus padres en caso de ser necesario. Esta técnica podría involucrar el obtener información
sobre preocupaciones para la transportación, lugares convenientes y hora para las reuniones, y la
disponibilidad de transportación para asistir a las reuniones.
Llamadas a programas de radio, acceso de cable en los cuales los líderes locales discutan asuntos
de la transportación y pidan la reacción pública, o simplemente el anuncio del estudio y de las
maneras de involucrarse con el mismo;
Servicios de lectura a personas no-videntes para involucrarlos en el proceso;
Propagación del mensaje a través de líderes cívicos y líderes de organizaciones de servicios;
Información leída en los púlpitos para alcanzar a las poblaciones que dependen de organizaciones
basadas en la fe para diseminar la información; y
Encuestas conducidas en las ferias públicas, centros comerciales, o en comunidades con alta
actividad de peatones, permitiendo el que se llegue a un número mayor de personas de una misma
vez en coordinación con los funcionarios a nivel municipal para balancear los canales de
comunicación con sus ciudadanos.
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
Además de los esfuerzos especiales de alcance y divulgación, métodos más tradicionales de alcance
tendrán características con la intención prevista para acomodar mejor a las comunidades y grupos
importantes para el estudio y descritos como sigue:





Reuniones y talleres -Para las reuniones y los talleres públicos previstos, personal bilingüe estará
disponible para comunicarse con los asistentes en español e inglés. Esfuerzo de alcance adicional
en forma de email a organizaciones que interactúan con las poblaciones blanco y ayudar a
diseminar la información sobre reuniones programadas y talleres. Además, los esfuerzos serán
hechos de modo que las reuniones de la comunidad sean planificadas en localizaciones
convenientes y fácilmente accesibles para estos grupos.
Comunicados de prensa -Notificaciones públicas para los talleres y reuniones se publicaran solo
en periódicos de mayor circulación, los comunicados de prensa se enviaran a una variedad de
periódicos comunitarios y minoritarios a través de coordinación con la Oficina de Prensa y
Comunicaciones de DTOP y ACT.
Página Web del proyecto - La página web incluirá contenido en español e inglés. Los gráficos
serán utilizados al grado que resulten prácticos para la comunicación de la información. Mientras
que muchos documentos estarán en inglés solamente, las hojas de datos del proyecto y los
artículos o boletines de noticias se pueden proporcionar en español e inglés. Además, la página
web incluirá un enlace para solicitar información adicional sobre el proyecto en español.
Línea Directa del proyecto - El Teléfono directo será ajustado a un formato para acomodar a
individuos tanto de en español como en ingles.
Encuestas y reacciones -Cualquier tarjeta de comentarios y encuestas de opinión estarán
disponibles tanto en versiones inglesas y españolas, ya sea en formato de correo electrónico o
copia de papel en la página web del proyecto. .
Las implicaciones de bajos ingresos también afectan la época y el lugar de reuniones. Las poblaciones de
bajos ingresos tienen menos acceso al transporte personal y así generalmente no podrían viajar a los
lugares que requieren tener transporte personal. Muchas veces estas personas trabajan un segundo turno
o tienen dos trabajos y no estarían disponibles para la reunión en horarios estándares. Las reuniones deben
realizarse cerca de sus comunidades o, métodos de transportación tienen que ser provistos si ellos van a
participar. Se han sugerido numerosas herramientas y técnicas apropiadas para involucrar a estas
poblaciones y las herramientas apropiadas serán seleccionadas para incluirse en el PPC a través de
discusiones con DTOP y ACT, miembros del quipo del estudio y la dirección de las partes interesadas.
2.7
Difusión en los medios de comunicación (Tarea 2.8)
2.7.1 Coordinación con la Oficina de Prensa y Comunicaciones
Noticias divulgadas al público, grupos especiales, periódicos de la minoría, revistas, televisión, y
estaciones de radio serán coordinadas con la oficina de Prensa y Comunicaciones de DTOP/ACT. El
contenido del comunicado, impresión, y la distribución de materiales serán coordinados con DTOP /ACT
también.
2.7.2 Listado de contactos en los medios de comunicación
Un listado de los contactos de los medios de comunicación será proporcionada por la oficina de
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
Comunicaciones y Prensa. Estos contactos serán utilizados en la distribución de los materiales del
proyecto.
2.7.3 Reuniones / Talleres y publicidad del proyecto
La divulgación en los medios será un rasgo continuo a través del desarrollo del PTLP. La publicidad,
incluyendo comunicados de prensa, para las reuniones públicas y los talleres serán coordinados antes de
las fechas de la reunión o taller. El contenido del comunicado de prensa, impresión, y la distribución de
materiales serán coordinados con DTOP / ACT también. En la medida que sea posible se intentara utilizar
medios de comunicación que sean costo-efectivos para tratar de llegar al público general. Estas
actividades de comunicación serán utilizadas según sea el caso, como sigue:
 Programar entrevistas con gente de alto perfil en programas donde se traten asuntos públicos,
 Publicar reuniones claves sobre el PTLP en el sitio web interactivo del proyecto.
 Distribuir comunicados de prensa.
 Distribuir comunicados de prensa antes de eventos claves,
 Proveer fotos /comunicados de prensa con los puntos sobresalientes a periódicos o revistas
comunitarias.
 Dirigir entrevistas a los usuarios de transportación y proveedores y publicar resultados en el sitio
web del proyecto,
 Asistir al DTOP con los comunicados de prensa y los anuncios de servicio público.
La difusión de mensajes de correo electrónico será utilizada para invitar a las partes interesadas a los
talleres públicos futuros. Los beneficiarios derivarán de cualquier lista de grupo de interés un listado de
contactos que será mantenida por oficina de Prensa y Comunicaciones, y de correo electrónicos
adicionales recibidos durante el proyecto.
Esta difusión a los medios de comunicación será documentada en un reporte mensual como parte de
informe de progreso mensual del PPC en la tarea 2.1. Estos informes mensuales serán compilados en un
expediente del PPC a la conclusión del proyecto para documentar completamente el proceso de difusión
en los medios a través del proyecto.
2.8
Documentación del Plan de Participación Ciudadana (Tarea 2.7)
2.8.1 Actualizando el PPC
Según progresa el estudio, cualquier ajuste, actualización, y refinamiento al PPC será incorporado para
mantener el PPC actualizado con su implementación.
2.8.2 Documentación del PPC
Documentación completa, interpretación correcta y un análisis de hallazgos son esenciales para el éxito
del proceso de participación ciudadana de PTLP de Puerto Rico 2040 y para una exitosa ejecución del
plan. Se prepara un documento final del PPC, este resumirá el proceso de participación ciudadana
utilizado a través del proyecto. Secciones separadas de este documento serán dedicadas a las actividades
de participación ciudadana realizadas para cada uno de los PTLP de las siete regiones de planificación de
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
transportación, y para el PTLP a nivel de toda la isla. Temas a ser incluidos serán:






Listado de personas de contacto para el estudio
Listado de los medios de comunicación
Minutas de las reuniones públicas y comentarios del público general y respuestas
Artículos de prensa y comunicados
Folletos de las reuniones
Materiales de las presentaciones
2.8.3 Revisión del PPC
La evaluación de la efectividad de los esfuerzos de participación ciudadana es un aspecto clave en el
desarrollo de un PPC. Estimulado por el interés del gobierno federal, las organizaciones de planificación
en transportación han comenzado a evaluar todos sus esfuerzos de participación ciudadana para
determinar cuáles herramientas son efectivas para determinados usos y bajo qué circunstancias no lo son.
Las medidas de evaluación son también importantes en documentar el nivel de participación ciudadana
alcanzado. Medidas de desempeño claves se indican en la tabla a continuación.
Evaluación del Programa
Técnica
Medidas de desempeño
Ejecución exitosa de las estrategias y técnicas
Plan de participación ciudadana
Reacción de los participantes
Cantidad de contactos
Listado de contactos del estudio
Cantidad de comunicados
Cantidad de cuestionarios completados
Cuestionario de las partes
Variedad de grupos de interés contactados
interesadas
Beneficio de la información recolectada
Cantidad de reuniones
Comité de dirección del proyecto Cantidad de miembros de comité en asistencia
Inclusión de información / Dirección provista
Cantidad de asistentes
Reuniones públicas / Talleres
Cantidad de comentarios recibidos
Tipos de comentarios recibidos y reacción del participante
Cantidad de noticias y hojas de datos distribuidas
Artículos de noticias / hojas de
Reacción de los lectores
datos
Cantidad de avenidas utilizadas para alcanzar al público.
Cantidad de visitantes al sitio web
Página web del proyecto
Cantidad de comentarios recibidos
Tipos de comentarios recibidos
Cantidad de notificaciones distribuidas
Puntualidad en la distribución
Notificación de reuniones
Variedad de lugares de publicación
Cantidad de avenidas utilizadas para alcanzar al público.
Basado en el desempeño del plan, las estrategias de comunicación y técnicas de divulgación y alcance
serán modificadas y nuevas técnicas serán añadidas para asegurar el éxito del plan. Para evaluar la
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
efectividad de nuestros esfuerzos de alcance y divulgación, una sesión de preguntas y respuestas será
llevada a cabo después de cada reunión y se les solicitara participación a miembros del equipo del PTLP
indicados en relación al resultado de la reunión. Una breve sinopsis de cada reunión también será
desarrollada. Una descripción del éxito del programa de participación ciudadana será presentada en el
informe final sobre participación ciudadana, en adición a la documentación de apoyo.
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
3.0
OMP y Coordinación con la Agencia
3.1
Comité de la OMP
Con un proyecto de esta magnitud e importancia, la supervisión del proyecto requiere una estructura para
coordinar el desarrollo del trabajo del proyecto y de las tareas con DTOP y ACT, y en su capacidad como
la OMP bajo requisitos federales, así como otras agencias y grupos de interés que participan. El equipo de
PTLP de la ACT coordinará con los diferentes comités, y participará en reuniones con estas entidades
según lo presentado más adelante en esta sección.
3.1.1 Comités de política pública
El equipo de PTLP de la ACT coordinará con los comités de política pública de la OMP durante el
estudio. Estas reuniones serían trimestrales y/o cuando culminen los estudios. Un bosquejo o borrador de
los planes de transportación serán presentados a los comités de política pública para su adopción cerca
del final del proceso del estudio. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su presentación con
la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El consultor obtendrá
minutas de estas reuniones para los archivos del proyecto.
3.1.2 Grupo técnico
El grupo técnico es un subcomité del comité técnico de la OMP, y es un grupo ad hoc cuyo propósito es
proporcionar un foro de participación para el desarrollo de los planes regionales de transportación El
grupo técnico está compuesto del DTOP, ACT, representantes municipales, y otros representantes de la
agencia, ciertas entidades privadas y consultores. El equipo de PTLPACT coordinará con la OMP
señalado grupo técnico durante el estudio. Estas reuniones serían trimestrales y/o cuando puntos clave e
importantes del estudio sean alcanzados. Como con otras reuniones, el consultor coordinará su
presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de apoyo necesario. El
consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos del proyecto.
3.1.3 Comité de participación ciudadana
El comité de participación ciudadana es un comité ad hoc de la OMP que abarca a representantes del
gobierno, las agencias federales, los grupos cívicos, profesionales, grupos comunitarios, y público en
general. Estos grupos son organizados por ACT a nivel regional y municipal para proveer un foro a
nombre de sus comunidades para planes de transportación regional y a nivel isla, como un mecanismo
para recibir comentarios e información en el proceso de planificación El equipo del PTLP coordinará
con el comité de participación ciudadana designado durante el estudio. Estas reuniones serán trimestrales
y/o cuando puntos clave e importantes del estudio sean alcanzados. Como con otras reuniones, el
consultor coordinará su presentación con la agenda de la reunión y proporcionará cualquier material de
apoyo necesario. El consultor obtendrá minutas de estas reuniones para los archivos de proyecto.
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Tarea 2.1
Documento técnico
Plan de Participación Ciudadana
3.2 Coordinación de DTOP / ACT
El comité de dirección del proyecto incluye a personal de la Oficina de Planificación Estratégica que está
manejando el proyecto, así como cualquier otro personal o gerente invitado. Este cuerpo proporcionará el
seguimiento regular y directo de la producción del proyecto, la revisión de las entregas, y el insumo en
puntos técnicos y de producción claves. Se conducirán reuniones bisemanales para discutir el progreso.
El equipo de PTLP proporcionará cualquier material necesario para cada reunión, incluyendo una agenda
e información técnica de apoyo, antes de cada reunión programada. Además, la presentación de los temas
de discusión, según requerido y apropiado, serán desarrollados por el equipo del PTLP como parte de los
materiales de la reunión. Informes de progreso mensuales serán proporcionados junto con otras
actualizaciones interinas.
También, un comité técnico de revisión ha sido establecido utilizando personal dentro de ACT para la
interacción periódica con el equipo de PTLP en las reuniones, y para proporcionar comentarios a los
documentos técnicos radicados. Este grupo se reunirá periódicamente basado en los requisitos de flujo
del trabajo.
3.3
Coordinación con otras agencias
La coordinación con agencias federales, estatales, regionales y locales estará generalmente sobre una
base ad hoc en vista de los asuntos particulares tales como recolección de datos, supuestos del análisis,
políticas públicas de la agencia, y proyectos de mejoras propuestos. La mayor parte de estas entidades
también se representan en los varios comités de la OMP que producirán otra avenida para la coordinación
y comunicación. Estas actividades de la coordinación continuaran en marcha durante la duración del
proyecto.
3.4
Sitio web interno del proyecto
Como parte del conjunto total de herramientas de gerencia que se emplearán para este proyecto, un sitio
web interno del proyecto. El foco primario de este sitio web del proyecto está en su utilidad como
herramienta de gerencia de proyecto y para compartir información técnica sobre los archivos del proyecto
y de datos del proyecto, según se desarrollan y se refinan estos elementos. El público en general no tendrá
acceso a este sitio web. Ésos que tienen acceso al sitio serán los miembros del equipo del consultor, el
personal de gerencia del proyecto de DTOP / ACT, otro personal técnico de la agencia, y otras partes
invitadas.
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3.5
Itinerario de actividades
La secuencia de actividades y su sincronización (ajustadas conforme el proceso continúa) se proporciona
en la tabla mostrada abajo. Esta tabla ilustra los varios eventos y actividades de coordinación, y la
producción de la información y materiales de apoyo.
3.6
Documentación
Los esfuerzos de coordinación de las actividades descritas en esta sección serán documentadas según lo
observado, y serán compiladas de una forma consistente a las actividades de participación ciudadana
según descrito en la sección 2.8.
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