GRI-01 Docum vinculante Rev 09

DOCUMENTACION VINCULANTE
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Propósito y alcance
El propósito de este procedimiento es establecer un marco legal e institucional que regule los
procedimientos a seguir en lo que respecta a las relaciones y actividades que establezca la
Fundación ArgenINTA con otras Organizaciones públicas o privadas, por medio de la
elaboración y suscripción de diferentes tipos de documentación vinculante, tales como:
Convenio Marco: Es un acto jurídico celebrado por dos o más partes destinado a crear,
modificar o extinguir derechos u obligaciones de las partes firmantes. El Convenio Marco es
generalmente –no de forma obligatoria- el instrumento utilizado como primera vinculación
jurídica de la Fundación ArgenINTA con otras instituciones u organizaciones públicas o
privadas que establece el límite jurídico dentro del cual las partes podrán actuar para
establecer el marco legal que regulará los derechos y obligaciones de las partes. Este
Convenio es habitualmente el marco de futuros y diversos proyectos, programas, actividades,
etc. a realizarse por las partes intervinientes. Las metas y objetivos plasmados en un Convenio
Marco, se llevaran a cabo mediante la firma de diferentes Cartas Acuerdo que en lo sucesivo
se suscriban.
Carta Acuerdo: En la Fundación ArgenINTA su existencia generalmente depende de una
vinculación previa entre las partes por medio de un Convenio Marco. Es un acto jurídico
destinado a regular y establecer todo el marco legal sobre los derechos y obligaciones que se
pacten y que acompañará a la ejecución de cada meta, programa, proyecto y demás
actividades específicas que den ejecución al objetivo plasmado en el Convenio Marco. En este
instrumento se pactan de forman detalladas todas las obligaciones y cada uno de los derechos
que cada parte asumirá durante la vigencia de la carta Acuerdo.
Convenio Operativo: Es un acto jurídico celebrado por dos o más partes, que regula derechos y
obligaciones de las mismas con el objetivo de llevar a cabo una actividad o proyecto en común.
No requiere de cartas acuerdo, ya que en el mismo se establecen todas las especificaciones
necesarias para el desarrollo y consecución del objetivo. Generalmente utilizado para la
ejecución de una actividad o servicio en forma continuada durante un período de tiempo
determinado. Podría asemejarse a un contrato de locación de servicios.
Acuerdo de Trabajo: Es un acto jurídico celebrado por dos o más partes. Es equivalente a un
convenio operativo, pero se limita a una obra, tiempo y resultado determinado. Podría
asemejarse a un contrato de locación de obra.
Addenda: Acto jurídico que se celebra a los efectos de modificar, ampliar y/o extender los
términos de un Convenio Marco, Carta Acuerdo, Convenio Operativo y/o Acuerdo de Trabajo,
sin modificar el espíritu original de la misma.
Contratos de diferente denominación: Son actos jurídicos destinados a crear, modificar o
extinguir derechos u obligaciones, que se manifiesta a través de una declaración de voluntad
común. Estos contratos pueden ser de diferentes denominaciones, típicos o atípicos según el
marco jurídico de la República Argentina. Pueden ser contratos comerciales, civiles o laborales.
En ellos se establecerán las condiciones generales y particulares de contratación que hacen a
la vinculación jurídica de las partes.
Firma
Firma
Firma
Código GRI-01
Revisión 09
Redactó Dr. Pablo
Eredjian
Fecha 22/04/2014
Revisó Rubén
Luiz
Fecha 05/05/2014
Aprobó Dr. Javier
Ortega
Fecha 08/05/2014
Doc. Interno x
Doc. Externo
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Generalmente son contratos que se formalizan y/o surgen con motivo de la suscripción previa
de los distintos documentos vinculantes antes mencionados y que se materializan para llevar a
cabo un aspecto u obligación especifica de estos, como por ejemplo, un contrato de
compraventa o locación en el marco de un proyecto regulado por una Carta Acuerdo, o bien, un
contrato que regule derechos y obligaciones propias de la Fundación ArgenINTA que no estén
enmarcadas en un convenio anterior y versen sobre contrataciones respecto a infraestructura,
estructura, recursos humanos, etc.
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Responsabilidades
El responsable principal del proceso es el Área de Legales, y tiene la facultad de mantener la
metodología establecida o actualizarla de acuerdo a las necesidades que pudieran
presentarse.
Firma
Firma
Firma
Código GRI-01
Revisión 09
Redactó Dr. Pablo
Eredjian
Fecha 22/04/2014
Revisó Rubén
Luiz
Fecha 05/05/2014
Aprobó Dr. Javier
Ortega
Fecha 08/05/2014
Doc. Interno x
Doc. Externo
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3
Diagrama de proceso
Diagrama
Nº
Responsable
3.1
Área de
Legales
3.2
Dirección
Ejecutiva
3.3
Área de
Legales /
Asesor Letrado
Registros
Otros doc.
Inicio
Preparación del
borrador y análisis
por las partes
GRI-03
Sí
Hay
observaciones?
No
No
Aprobación
de la DE
Sí
Solicitud de dictamen
Normativa
Institucional de RS,
GRI-01-F02
si corresponde,
Normativa de RS
de la contraparte
3.4
Área de
Legales
3.5
Las Partes
Notificación de suscripción
a las Gerencias
3.6
Área de
Legales
GRI-01-F02
Seguimiento de lo acordado
3.7
Gerencias /
Áreas
GRI-01-F01
Preparación del Doc. Final y adhesión a
la Normativa de Responsabilidad Social
Suscripción de la Documentación
Vinculante
GRI-01-I01
FIN
Firma
Firma
Firma
Código GRI-01
Revisión 09
Redactó Dr. Pablo
Eredjian
Fecha 22/04/2014
Revisó Rubén
Luiz
Fecha 05/05/2014
Aprobó Dr. Javier
Ortega
Fecha 08/05/2014
Doc. Interno x
Doc. Externo
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Descripción
3.1
Preparación del borrador y análisis por las partes
El área de Legales preparará un borrador del documento con los términos de referencia
acordados entre las partes (ver GRI-03), el que deberá ser remitido a la contraparte para que lo
analice. Las partes acordaran cual será la encargada de confeccionar el borrador y enviárselo a
la otra.
3.2
Aprobación de la Dirección Ejecutiva
Obtenido el acuerdo de las partes con el borrador, el área de Legales deberá presentar el
documento para la aprobación de la Dirección Ejecutiva. En caso de haber observaciones o
sugerencias, se deberá volver al punto 3.1.
3.3
Solicitud de dictamen
Finalizadas las modificaciones por las partes (si las hubiera), se procederá a revisar por última
vez el documento. Luego se realizara un dictamen, el cual podrá ser mediante un escrito al
efecto o plasmando sobre el documento la rúbrica del asesor legal que lo reviso o confecciono,
dicha rubrica implicara que dicho documento está apto para su firma. Si por alguna razón se
realizaren observaciones al documento borrador, se deberá volver al punto 3.1.
3.4
Preparación del Documento final
Con la aprobación de las partes, la aprobación de la Dirección Ejecutiva y el dictamen positivo,
el área de Legales o la contraparte procederá a imprimir los originales finales, los que
concordarán con la cantidad de suscriptores que figuren en el documento.
En cumplimiento de lo establecido en la Normativa Institucional de Responsabilidad Social de la
Fundación ArgenINTA, el área de Legales debe completar el formulario de Información para el
Cumplimiento de Política / Protocolo de Responsabilidad Social (RS) GRI-01-F02 y verificar si
la contraparte posee alguna normativa propia de responsabilidad social.
Cada documento vinculante incluye una clausula que exteriorice la aceptación, por parte de los
suscriptores del mismo, de la Normativa de RS de acuerdo a las siguientes opciones:
a- La fundación ArgenINTA declara/manifiesta que a los efectos del cumplimiento de sus
responsabilidades y obligaciones emanadas del presente, se ajustará al protocolo de RS
cuya copia se adjunta en anexo y forma parte integrante del presente.
b- IDEM a + La contraparte aplica su protocolo de RS cuya copia se adjunta en anexo y forma
parte integrante del cuerpo del documento vinculante en cuestión.
c- IDEM a + La contraparte adhiere a la Normativa de RS de la Fundación ArgenINTA.
Firma
Firma
Firma
Código GRI-01
Revisión 09
Redactó Dr. Pablo
Eredjian
Fecha 22/04/2014
Revisó Rubén
Luiz
Fecha 05/05/2014
Aprobó Dr. Javier
Ortega
Fecha 08/05/2014
Doc. Interno x
Doc. Externo
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3.5
Suscripción de la documentación vinculante
Las partes acordarán el lugar y la fecha determinada para la firma de los originales.
En el supuesto en que una de las partes suscriba la documentación antes que la otra, quién lo
efectúe última será la encargada de enviarle a la/s otra/s, el original que le corresponde
debidamente suscripto. En este caso la fecha de suscripción será la fecha en que se integró la
última firma.
Una vez realizada la suscripción, el Área de Legales registra dicha documentación en el
Sistema ERP, de acuerdo a lo definidos en el instructivo GRI-01-I01.
3.6
Notificación de la suscripción a las Gerencias / Áreas
Una vez que el Area de Legales reciba el ejemplar de la Documentación firmada por todas las
partes, hará entrega de una copia escaneada del ejemplar mediante un correo electrónico al
Gerente y Jefe de Departamento de la Gerencia o Área que corresponda.
El Área de Legales le entrega al Área de Responsabilidad Social, a partir de cada documento
vinculante suscripto, el formulario de Información para el Cumplimiento de Política / Protocolo
de Responsabilidad Social GRI-01-F02 completo.
Las Gerencias o Áreas que reciban copia de la documentación, quedarán a cargo del debido
archivo y control de la misma.
3.7
Seguimiento del cumplimiento de lo acordado en la Documentación firmada
El debido seguimiento del cumplimiento de las obligaciones asumidas por la/s contrapartes,
corresponderá al Área o Gerencia encargada de su administración y gestión.
En caso de incumplimiento de obligaciones o algún tipo de irregularidad por parte de la
contraparte, el Área o Gerencia encargada de la administración o gestión de la Documentación
Vinculante en cuestión, notificará al Área de Legales para tomar conocimiento y realizar el
análisis del caso.
El área de Legales una vez analizada la situación, sugerirá a la Dirección Ejecutiva las
alternativas jurídicas posibles, para que tome la medida que estime corresponder.
El área de Legales realiza un seguimiento de la documentación vinculante generada a través
de una revisión de documentación para la renovación GRI-01-F01, con frecuencia trimestral, a
fines mantener actualizada las cartas acuerdo y convenios generados en la Fundación
ArgenINTA.
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Indicadores de eficacia
Indicador – Cálculo
Responsable
Frecuencia de
Medición
Código
Cantidad de documentos
vinculantes por vencer
Área de Legales
Trimestral
GRI-01-F01
Firma
Firma
Firma
Código GRI-01
Revisión 09
Redactó Dr. Pablo
Eredjian
Fecha 22/04/2014
Revisó Rubén
Luiz
Fecha 05/05/2014
Aprobó Dr. Javier
Ortega
Fecha 08/05/2014
Doc. Interno x
Doc. Externo
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6
Registros
Código
Archiva
Protección
Soporte
Indexa
Guarda
GRI-01-F01
Legales
Bilbliorato
Papel
Fecha
2 años
GRI-01-F02
RS
Back up
Magnético
Fecha
2 años
Anexos
* Revisión de la Documentación para Renovación (GRI-01-F01).
* Instructivo de Carga para la Documentación Vinculante (GRI-01-I01).
* Normativa Institucional de Responsabilidad Social.
* Información para el Cumplimiento de Política / Protocolo de Responsabilidad Social (GRI-01F02).
Firma
Firma
Firma
Código GRI-01
Revisión 09
Redactó Dr. Pablo
Eredjian
Fecha 22/04/2014
Revisó Rubén
Luiz
Fecha 05/05/2014
Aprobó Dr. Javier
Ortega
Fecha 08/05/2014
Doc. Interno x
Doc. Externo