La Guia de Masonite (Spanish)

GUIA DE FUNCIONAMIENTO DE
VALORES DE MASONITE
MENSAJES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y DEL
DIRECTOR GENERAL
EL PROGRAMA DE MASONITE
VIVIENDO EL PROGRAMA
El Programa de Masonite permite que todos
se reúnan en torno a los valores, metas y
objetivos en común. Todas las personas en
Masonite tienen un papel que jugar y hacen
la diferencia. Masonite está comprometido
en crear una cultura definida por la equidad,
la dignidad y el respeto, el trabajo en equipo
sin igual y la responsabilidad personal, y la
pasión por superar las expectativas.
Nuestros valores, que son los cimientos de Masonite,
representan los comportamientos que se esperan de
todos los Empleados: Integridad, Compromiso con el
Cliente, Mejora Continua, Innovación, Trabajo en
Equipo y Responsabilidad, y Liderazgo. En Masonite,
el vivir nuestros Valores significa más que sólo
obedecer las leyes y reglamentos. Significa aplicar los
más altos estándares éticos a cada interacción, ya sea
entre empleados, clientes, proveedores, reguladores u
otros. A través del trabajo en equipo continuo y
comunicación abierta y franca, creamos una cultura
sostenible que todo empleado de Masonite puede estar
orgulloso de compartir. Esta guía de funcionamiento
de valores de Masonite es nuestra ruta hacia el éxito!
Robert J. Byrne, Presidente del Consejo
Frederick J. Lynch, Presidente y Director General
Masonite se fundó en el año 1925, y desde entonces, nuestros Empleados se han esforzado
diligentemente para mantener los más altos estándares éticos de conducta empresarial. Hacemos más
que simplemente obedecer la ley – adoptamos los Valores de Masonite… nuestro Plan de Integridad.
La Guía de Masonite es la “base” de nuestro Compromiso con la Integridad. La Guía, sigue el Programa
y articula los principios generales de conducta que aplican en todas partes, cada día, y a cada Empleado
de Masonite y nos guía en nuestras relaciones con clientes, proveedores, contratistas y otros. Cada
Empleado de Masonite, tiene el poder de influir en la reputación de nuestra compañía – sin importa el
papel que tenga cada uno dentro de la compañía – en cualquier lugar podemos hacer negocios. La Guía
de Masonite, nos ayuda a cada uno de nosotros a llevar a cabo nuestros asuntos con un compromiso
inquebrantable a la Integridad.
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LA GUIA MASONITE PARA VIVIR NUESTROS VALORES:
Obedezca las leyes y reglamentos aplicables a nuestra
conducta empresarial en todo el mundo.
La guía de valores de Masonite demuestra la integridad de nuestro Blueprint. Está diseñada para ser un
código de conducta que demuestre los valores, misión y visión de Masonite. Esta guía contiene 11
políticas clave, cada una de ellas explica cómo proceder en cada una de estas politicas, también nos
comenta acerca de cosas que puedan requerir pensamiento adicional o asesoría legal acerca de esta
política.
Nuestro Compromiso Individual
Cada uno de nosotros debe reconocer y confirmar nuestra conciencia de que cada Empleado de
Masonite debe seguir las políticas de la Guía de Masonite, y de manera proactiva, plantear los problemas
con un gerente de Masonite, asesor legal de la Compañía, representante de recursos humanos u otro
especialista de cumplimiento de Masonite, sobre las posibles violaciones a las políticas o a la ley.
Para obtener una versión digital de la Guía de Masonite, visite el sitio Web de Integridad de Masonite
en: www.frontdoor.com.
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¿Quién debe de vivir bajo los Valores de Masonite?
TODOS LOS EMPLEADOS DE MASONITE (ya TERCEROS QUE REPRESENTEN A MASONITE o
sean de tiempo completo, de medio tiempo o Empleados de Masonite que trabajan con
personal contratado).
terceros, tales como consultores, agentes,
representantes de ventas, distribuidores y
DIRECTORES
Y
REPRESENTANTES
DE contratistas independientes.
MASONITE.
Debemos:
SUBSIDIARIAS Y ENTIDADES AFILIADAS
 Asegurarnos que estas partes cumplan
CONTROLADAS en las que Masonite posee
con los aspectos pertinentes de las
más del 50 por ciento de los derechos de
políticas de cumplimiento de Masonite
voto, o que tiene el derecho de control de la
 Si es necesario, proporcionar a estas
entidad, están obligados a adoptar y seguir
partes educación e información sobre
las políticas de cumplimiento de Masonite.
los requisitos de las políticas
 Tomar medidas, hasta llegar inclusive a
AFILIADOS NO CONTROLADOS
la terminación de un contrato, si un
Deben ser alentados a adoptar y seguir las
tercero se niega a acatar las políticas
políticas de cumplimiento de Masonite.
relevantes de cumplimiento de Masonite
Lo que los Empleados de Masonite deben hacer
Todos debemos de contribuir a la cultura de cumplimiento de Masonite entendiendo completamente las
políticas de Masonite, uniéndonos al compromiso con la Integridad, planteando cuestiones de
cumplimiento, aplicar las políticas de cumplimiento y evitar violaciones.
Sus obligaciones como empleado de Masonite, son las siguientes:
COMPRENDER LAS POLITICAS Y PRACTICAS DE EXPRESAR SUS INQUIETUDES
MASONITE
Prontamente plantear cualquier
 Revisar y entender todos los requisitos
preocupación sobre posibles violaciones:
de la política que se resumen en esta
 Comprender los diferentes canales para
guía
expresar inquietudes de Integridad: su
 Centrarse especialmente en aprender
gerente, el Departamento Jurídico de
los detalles de las políticas pertinentes a
Masonite, el Departamento de Recursos
su trabajo
Humanos, la línea directa de
 Revisar www.frontdoor.com para
cumplimiento de Masonite para su país
obtener una lista completa y actualizada
u otro recurso para el cumplimiento
de las políticas y prácticas
 Si usted plantea una inquietud y no se
 Acudir con su gerente, asesor legal de
resuelve, ¡insista en ella! Plantéela a
la Compañía, representante de Recursos
través de otro canal de Masonite
Humanos u otros recursos de Masonite
 Cooperar en las investigaciones de
apropiados para cualquier pregunta
Masonite relacionadas con inquietudes
de Integridad
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Lo que los Gerentes y Líderes de Masonite deben hacer
Nuestros gerentes en todos los niveles, desde el piso de la planta a la suite ejecutiva, son nuestros líderes
en Masonite. Como líderes de Masonite, debemos fomentar una cultura de cumplimiento en la que los
Empleados comprendan sus responsabilidades y que los resultados de los negocios nunca son más
importantes que la conducta ética y el cumplimiento de las políticas de Masonite. Los Empleados deben
saber que siempre pueden plantear cualquier inquietud sin temor a represalias. Los líderes deben alentar
una conducta ética y cumplimiento con la ley liderando personalmente los esfuerzos de cumplimiento,
teniendo en cuenta dichos esfuerzos al evaluar y recompensar a los empleados y garantizando que los
Empleados comprendan los requerimientos específicos de las políticas que afectan e impactan más
directamente a su ámbito de trabajo.
Los líderes también deben seguir los siguientes pasos para construir una cultura de cumplimiento:
PREVENIR FALLOS DE
CUMPLIMIENTO
 Identificar los riesgos de
cumplimiento del negocio
 Asegurarse de que los
procesos, adaptados para
responder a sus zonas de
riesgo especial, se
comuniquen e
implementen
 Proveer educación sobre
las políticas y la
legislación de Masonite
aplicable a los Empleados
y (en su caso) a los
miembros del Consejo y
terceros
 Comprometer recursos
adecuados para el
programa de
cumplimiento de su
división de negocios
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DETECCION PROACTIVA DE
CUESTIONES DE CUMPLIMIENTO



Implementar medidas
de control, tales como
“tablero de mando” y
“cuadros de mando”
para detectar mayores
riesgos de
cumplimiento y/o
violaciones
Promover un sistema
de reporte efectivo
Asegurarse de que se
realicen revisiones
periódicas del
cumplimiento con la
ayuda de lideres en el
cumplimiento de
negocios
RESPONDER DE MANERA
INMEDIATA A CUESTIONES DE
CUMPLIMIENTO



Tomar medidas correctivas
inmediatas para determinar
que medidas adicionales se
pueden requerir
Tomar medidas
disciplinarias adecuadas
Consultar con el
Departamento Jurídico de
Masonite para determinar
que acciones adicionales
pueden requerirse
Levante la Voz… Aproveche nuestra Política de Puertas Abiertas
El aumento de la preocupación por la Integridad, protege a la comunidad de Masonite: nosotros mismos,
nuestros colegas, nuestros grupos de interés y nuestra Compañía. Si usted tiene una inquietud, usted
tiene el derecho y la responsabilidad de expresarla. De acuerdo con nuestro programa, la Guía está
diseñada para beneficiar a todos nuestros grupos de interés, nuestros clientes, nuestros proveedores,
nuestros Empleados y nuestros accionistas.
PLANTEE INQUIETUDES A TIEMPO
Plantear a tiempo y atender una posible
inquietud es la obligación más importante que
tiene.
LA CONFIDENCIALIDAD SE RESPETA
Su identidad y la información que usted
proporcione, se compartirá únicamente cuando
exista la “necesidad de conocerse” con aquellas
personas responsables de resolver la inquietud.
USTED PUEDE PERMANECER ANONIMO
Sin embargo, si usted se identifica, somos LAS REPRESALIAS VIOLAN LA POLITICA DE
capaces de hacer seguimiento con usted y darle MASONITE
una retroalimentación.
Masonite prohíbe absolutamente las represalias
contra cualquier persona para crear o ayudar a
resolver un problema de Integridad. La
represalia es motivo para la disciplina hasta e
incluyendo el despido.
Usted puede plantear una inquietud de manera oral o por escrito. Si lo desea,
puede hacerlo de manera anónima llamando a la Línea Directa de Integridad
publicado en su ubicación.
Es su derecho… y su obligación plantear inquietudes de
Integridad
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Como plantear una inquietud de Integridad
Masonite ofrece varios canales para plantear sus inquietudes. El canal que use depende de usted. Lo más
importante es que la Administración se entere del problema o la inquietud inmediatamente. Esta es la
manera:
DENTRO DE SU UNIDAD DNEGOCIO
Por lo general, su supervisor o gerente estará en la mejor posición para resolver rápidamente un
problema de Integridad. Sin embargo, su supervisor directo o gerente no son sus únicas opciones.
Cuando se trata de una situación grave, usted puede compartir sus preocupaciones (contables internos y
preocupaciones de la transmisión de la información, los posibles conflictos de interés, los posibles
conflictos legales, etc.) directamente al Consejo General la empresa.
LLAME DEL CONSEJO INTEGRIDAD DE MASONITE: (001)-813-739-1802
o
LLAME A LA LINEA DE INTEGRIDAD DE MASONITE: 001-888-504-4200
o
ENVIAR UN CORREO ELECTRÓNICO A [email protected]
o
ESCRIBA AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE MASONITE
En situaciones muy graves, usted puede reportar inquietudes (por ejemplo, de contabilidad interna y
problemas de información, posibles conflictos de interés, posibles problemas legales, etc.), directamente
al Consejo de Administración.
Consejo de Administración de Masonite
One Tampa City Center, Suite 300
201 N. Franklin Street
Tampa, Florida 33602
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En Masonite, hablar, hacer preguntas y obtener respuestas, es una tradición.
Es su obligación seguir la Guía y si su inquietud no es atendida, buscar a
través de otro canal.
¿Que sucede cuando surge un problema de Integridad?
Las preocupaciones sobre el cumplimiento con la política de Masonite serán investigadas prontamente.
El proceso de investigación de Masonite incluye:
1.
ASIGNAR INVESTIGADOR (ES)
Investigadores con experiencia y objetividad se asignan para investigar todos los hechos y las
circunstancias de manera profunda y justa.
2.
CONDUCIR UNA INVESTIGACION
Los investigadores determinan los hechos a través de entrevistas y/o revisión de documentos.
3.
ACCIÓN CORRECTIVA
En caso necesario, el investigador recomienda acciones correctivas a los gerentes apropiados
para su implementación.
4.
RETROALIMENTACIÓN
La persona que plantea la cuestión (en caso de saberlo), recibirá retroalimentación en cuanto
a los resultados, si proporcionó un nombre y numero de contacto, o siguió el proceso de la
Línea de Integridad de Masonite.
Consecuencias de las violaciones
Los empleados y líderes que violan los valores, políticas o prácticas de Masonite, pueden tener graves
consecuencias: Acción disciplinaria hasta e incluyendo el despido. Mala conducta que puede resultar en
Disciplina, que incluye:




Violar la política o ley de Masonite
Solicitar a otros violar la política de
Masonite
Si no se plantea con prontitud la existencia
o la sospecha de una violación a la política
de Masonite
Falta de cooperación en las investigaciones
de posibles violaciones a las políticas
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

Represalias contra cualquier persona por
informar una inquietud de Integridad o
posibles violaciones a las políticas
No demostrar su liderazgo y diligencia para
asegurar el cumplimiento de las políticas
de Masonite y la ley
Políticas y procedimientos de la unidad de negocios
Su división de la unidad de negocio o grupo y/o su función dentro del negocio, previo a una consulta con
el Departamento Legal y el Administrador General, podrá emitir sus propias políticas y procedimientos
basados en sus requisitos únicos y específicos. Usted debe seguir dichas políticas y procedimientos,
además de las que se describen en esta guía.
En conclusión
Juntos creamos una cultura de cumplimiento… es nuestro derecho y nuestra responsabilidad para vivir y
trabajar con integridad. Así es como “vivimos” el Programa de Masonite.
Y siempre recuerda… Masonite prohíbe absolutamente las
represalias
AVISO IMPORTANTE: Esta Guía y las políticas descritas
en ella, no son un contrato o cuasi-contrato, ya sea para los
Empleados o para terceros. Masonite no crea derecho
contractual alguno, ley o capital mediante la emisión de
esta Guía o las políticas.
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Políticas
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Tabla de Contenido
1. Sobornos y Pagos Indebidos ...................................................................................................... 11
2. Relaciones con los proveedores ................................................................................................. 13
3. Antimonopolio y Competencia Global …….….………………………………………………15
4. No Discriminacion y Practicas de Empleo Justo ....................................................................... 18
5. Medio Ambiente, Salud y Seguridad ......................................................................................... 20
6. Seguridad y Administración de Crisis ....................................................................................... 22
7. Protección de la Propiedad Intelectual ...................................................................................... 24
8. Sarbane Oxley Act (SOX) Cumplimiento y Contraloría ........................................................... 26
9. Conflictos de Interés....……….…………………………………………………………….. ..28
10. Acceso a Información Privilegiada y Especulación de Acciones ............................................ 30
11. Politicas Internacionales … ..................................................................................................... 32
11.1 Politica de Cumplimiento – Operaciones Internacionales .......................................... 32
11.2 Control de Exportaciones – Productos y Tecnología ................................................. 34
11.3 Control de Activos Extranjeros .................................................................................. 36
11.4 Trabajo y Empleo Global............................................................................................ 38
11.5 Importación y Aduanas ............................................................................................... 40
11.6 Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero............................................................... 43
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1.
Sobornos y Pagos Indebidos
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
El soborno o cualquier forma de pago indebido para obtener un negocio o ventaja personal, nunca será
aceptable. De hecho, usted como individuo, y Masonite como Compañía, podrán estar sujetos de
acusaciones penales. Masonite, expresamente prohíbe cualquier tipo de sobornos y pagos indebidos en
cualquier tipo de relaciones comerciales, en cualquier país del mundo, tanto para los gobiernos como a
los empleados de gobierno y cualquier persona del sector privado.
No se deberá confundir a los pagos indebidos con los gastos razonables y limitados por regalos, viajes
de entretenimiento de negocios y gastos por el viaje y viáticos directamente relacionados con la
promoción de productos o servicios o con la celebración de un contrato. Estos pagos serán aceptables,
pero sujetos a los lineamientos corporativos y específicos de Masonite.
II.
NUESTRA POLITICA

No ofrecer o dar sobornos, comisiones o pagos indebidos de cualquier tipo.

Usar buen juicio para evitar la apariencia de un pago indebido

Contratar solamente a representantes y empresas de buena reputación

No hacer contribuciones a partidos políticos o candidatos en representación de Masonite
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III.
COMO CUMPLIRLA
ANTES DE DAR UN REGALO,
proporcionar entretenimiento o
reembolsar los gastos de viaje del
cliente, asegúrese de que
entienda los requisitos legales
aplicables, las normas del cliente
y los lineamientos corporativos y
de negocios de Masonite.
ASEGÚRESE QUE LOS REGISTRIOS
DE GASTOS reflejen con precisión
la verdadera naturaleza de la
transacción.
NUNCA OFREZCA UNA CORTESIA
DE NEGOCIO, tales como regalos,
contribuciones o entretenimiento,
en situaciones que puedan crear
la apariencia de conductas
inapropiadas.
NUNCA OFREZCA, PROMETA,
PAGUE O AUTORICE cualquier
cosa de valor (tales como dinero,
bienes o servicios) a un
funcionario publico o empleado
de un cliente para obtener o
conservar una ventaja indebida.
IV.
NUNCA DAR GRATIFICACIONES u
otro tipo de pagos a los
funcionarios de gobierno o
empleados para acelerar una
acción administrativa de rutina
sin revelarla plenamente al
Departamento Jurídico de
Masonite. Algunas leyes
nacionales que prohíben el
soborno fuera de esa nación,
incluyen una excepción de
“facilitar los pagos” para agilizar
una acción administrativa de
rutina a la que normalmente
tendrían derecho. Estos pagos
son a menudo ilegales bajo las
leyes locales de anti soborno, los
cuales Masonite se opone
firmemente. Asegúrese de
entender la diferencia entre un
soborno – dar a otra persona de
manera corrupta una cosa de
valor a cambio de ejercer
discreción a su favor – y un pago
de facilitación, que implica el
pago de una pequeña cantidad de
dinero o un regalo para acelerar
una acción de rutina a la que se
tiene derecho. Si tiene alguna
duda, consulte al Departamento
Jurídico.
NUNCA CONTRIBUIR CON
FONDOS DE LA COMPAÑÍA u otros
activos de la misma con fines
políticos en los Estados Unidos
sin la aprobación previa del
Departamento Jurídico de
Masonite. Nunca contribuya con
fondos de la Compañía u otros
activos de la misma con fines
políticos fuera de los Estados
Unidos sin la aprobación del
Departamento Jurídico de
Masonite.
REQUERIR A CUALQUIER
PERSONA O FIRMA QUE
REPRESENTE A MASONITE (como
a consultores, agentes,
representantes de ventas,
distribuidores o contratista) para
cumplir con esta política y las
leyes relacionadas.
SIGA LOS PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORIA DE LA DIVISION DE SU
NEGOCIO cuando seleccione a
personas o firmas para
representar a Masonite.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
INFORMACIÓN ANTECEDENTE
acerca de los representantes de
terceras personas existentes o
potenciales que indiquen:
 Reclamos por practicas
inadecuadas de negocios
 Reputación por sobornos
 Familia u otro tipo de
relación que pudiesen
influir indebidamente en
la decisión de un cliente
o un funcionario de
gobierno
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CUALQUIER DEMANDA para
recibir un pago de comisiones
antes de una decisión de
adjudicación.
CUALQUIER SOLICITUD para
hacer un pago en un país o de un
nombre no relacionado con la
transacción.
CUALQUIER SUGERENCIA PARA
UNA COMISION O CUALQUIER
OTRO PAGO que sea
desproporcionado en relación con
los servicios prestados.
DIRIGIR EL NEGOCIO DE
MASONITE a través de un
representante en particular o
pareja debido a una “relación
especial”.
2.
Relaciones con los proveedores
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Las relaciones de Masonite con sus proveedores se basan en prácticas justas y legales. Nosotros
esperamos que nuestros proveedores obedezcan las leyes que les exigen tratar a los trabajadores de
manera justa, un ambiente de trabajo seguro y saludable, y proteger la calidad del medio ambiente. Los
siguientes lineamientos de Masonite, nos ayudarán a asegurarnos de que nuestras relaciones con los
proveedores no dañen la reputación de Masonite.
II.
III.
NUESTRA POLÍTICA

Ser justos y apegados a la ley en todas las relaciones con los proveedores

Listar el apoyo de los proveedores al lograr éxitos competitivos

Respetar los derechos de propiedad intelectual y la misma confidencialidad de negocios que se
espera de los proveedores

Monitorear y tratar sólo con proveedores que cumplan con la ley local aplicable y cualquier
otro requerimiento adicional y estándar de Masonite en relación a las prácticas del empleo,
medio ambiente, salud y seguridad
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR CON LAS LEYES
APLICABLES y reglamentos del
gobierno que regulan las
relaciones con los proveedores.
HACER NEGOCIO sólo con los
proveedores que cumplan con
las leyes locales y demás
disposiciones legales aplicables
y lineamientos de Masonite en
relación al trabajo, ambiente,
salud y seguridad. Seguir los
procedimientos establecidos en
los Lineamientos de Reputación
de los Proveedores de Masonite
en www.frontdoor.com.
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SEGUIR LOS REGLAMENTOS
SALVAGUARDAR LA
DEL GOBIERNO SOBRE
ADQUISICIONES cuando
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL Y
DE PROPIEDAD DE MASONITE con
se de
la compra de materiales y
servicios para el
cumplimiento de los
contratos con el gobierno.
PROPORCIONAR
OPORTUNIDADES
COMPETITIVAS a todos
los
proveedores para obtener
una participación del
volumen de compra de
Masonite.
un convenio de confidencialidad
y tomar las medidas necesarias
para salvaguardar cualquier
información proporcionada por el
proveedor que esté protegida por
el convenio de confidencialidad.
SALVAGUARDAR “INFORMACIÓN
PERSONAL” obtenida de los
proveedores (para instrucciones
por favor vea “Privacidad” en la
página 18).
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ELECCIÓN DE PROVEEDORES
sobre cualquier base distinta a la
de licitación pública.
POSIBLES CONFLICTOS DE
INTERÉS en la elección de
proveedores, así como la
aceptación impropia de regalos u
otros artículos de valor.
DIRIGIR NEGOCIOS A UN
PROVEEDOR propiedad o
administrados por un pariente,
amigo cercano o antiguo colega.
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CONDICIONES INSEGURAS en las
instalaciones del proveedor.
EMPLEADOS PROVEEDORES que
sean menores de edad o sujetos a
coerción.
APARENTE INCONSIDERACIÓN
de normas ambientales en las
instalaciones del proveedor.
CONFIAR “INFORMACIÓN
PERSONAL” o confidencial con
los proveedores sin asegurar que
se tiene la organización técnica y
física para prevenir su uso o
acceso no autorizado.
3.
Antimonopolio y Competencia Legal
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Comercio justa y leyes de competencia – regularmente referidas como “leyes antimonopolio” – varían
dependiendo de cada país y en algunos casos, dentro de un mismo país según su jurisdicción..
Como regla general, estas leyes:

Prohíben contratos o acuerdos entre los competidores que eliminan la competencia;

Regulan el comportamiento de las Compañías dominantes; y

Previo a una revisión, requieren de una autorización para realizar fusiones, adquisiciones y
demás transacciones, con la finalidad de prevenir transacciones que substancialmente
reduzcan la competencia.
Todos los países donde Masonite realiza negocios, tiene algún tipo de ley sobre el comercio justo,
competencia y antimonopolio. Por lo tanto, deberá estar familiarizado con las políticas
antimonopólicas de Masonite en el lugar donde usted realiza negocios. Si usted tiene alguna duda
sobre si una práctica es legal o permitida conforme a las políticas de Masonite, deberá contactar al
Departamento Legal inmediatamente.
II.
NUESTRA POLÍTICA

Nunca celebre un contrato o acuerdo con un competidor o grupo de competidores acerca de
cualquier aspecto de negocios de Masonite sin la aprobación del Departamento Legal. Muchos
pero no todos los contratos celebrados con competidores son delitos penales que pueden
resultar en cuantiosas multas y penas de prisión.

No siempre esté de acuerdo con los competidores sobre: (1) los precios o términos o
condiciones de venta de Masonite; (2) si los clientes de Masonite venderán o no, o en que zona
geográfica venderá o no; o (3) el precio por el cual Masonite ofertará u ofrecerá a un cliente o
tipo de cliente. Estos acuerdos siempre serán ilegales y darán lugar al despido inmediato.

Nunca discuta los negocios de Masonite con un competidor, salvo se encuentre en ciertas
circunstancias donde Masonite y el competidor se encuentren en una discusión legítima de
negocios, y que dichos acuerdos y comunicaciones hayan sido específicamente aprobadas por
un Director Ejecutivo y el Departamento Legal. Esto incluye: (1) precios, niveles de precios y
condiciones de mercado; (2) nuestra producción, capacidad de producción y volumen de
ventas; (3) nuestros costos o utilidades; o (4) cualquier información concerniente a nuestros
clientes o clientes del competidor, incluyendo cualquier información sobre los canales de
distribución.
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
Evite todo contacto con los competidores siempre que sea posible, particularmente en eventos
comerciales o aeropuertos. Usted debe explicar educadamente pero con firmeza que las
políticas de Masonite buscan evitar el contacto con el competidor bajo cualquier circunstancia
y asegurarse de no discutir tema alguno sobre su relación de negocios. También, deberá
documentar cualquier contacto con el Departamento Legal, enviándoles un memorándum o
correo electrónico que resuma dicho contacto.

No celebre acuerdo alguno con cualquiera de nuestros clientes mediante el cual restringe la
habilidad del cliente en relación a como se deben vender los productos de Masonite, o a qué
precio, salvo que haya recibido autorización por escrito del Departamento Legal. En algunos
casos, los acuerdos que restrinjan las prácticas de reventa del cliente serán permitidos, pero la
ley es complicada en ésta tema y está sujeto a cambio. Como regla general, las políticas de
Masonite permiten a nuestros clientes conducir su negocio como mejor les parezca, hasta y
salvo que Masonite unilateralmente decida dejar de hacer negocios con un cliente en particular.
Del mismo modo, usted nunca deberá acordar con un proveedor o vendedor sobre cualquier
término que restrinja la habilidad de Masonite para vender sus productos, salvo que dicho
acuerdo, ya sea en forma de contrato o distintamente, sea revisado por el Departamento Legal.

Consulte con el Departamento Legal con anticipación, sobre la venta de cualquier producto o
discusión de compra, fusión o adquisición, convenio de participación u otra actividad
colaborativa con el competidor, que pueda ser legítima si se encuentra bien estructurada y
divulgada adecuadamente.

Mantenga un registro detallado de cualquier mutación que involucre a un competidor,
incluyendo las reuniones que no tenga participación alguna con el competidor. Por ejemplo,
una junta asociada con el comercio, donde los representantes del competidor puedan estar
presentes, o sea convocada por uno de nuestros clientes en donde los competidores de Masonite
puedan estar presentes a petición del cliente.
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III.
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR CON TODAS LAS LEYES
Y REGLAMENTOS DE
COMPETENCIA así como
también
con decretos, órdenes y
convenios con cualquier
regulador de competencia sobre
como se deberá conducir el
negocio, en relación de la ley de
competencia.
REVISAR Y ENTENDER las
políticas específicas y de
negocios de Masonite y sus
procedimientos, además, si usted
tiene preguntas o problemas,
hágalos saber al Departamento
Legal.
NO PROPONGA O CELEBRE
contratos o acuerdos – expresos o
tácitos, formales o informales,
escritos u orales – con cualquier
competidor en relación a
cualquier aspecto de la
competencia entre Masonite y el
competidor. No discuta con un
competidor o representante del
competidor sobre:
 precios
 ofertas
IV.








ventas, territorios,
asignación de clientes o
líneas de productos.
términos y condiciones
de la venta.
producción, capacidad de
venta o volumen.
costos, utilidades o
márgenes de utilidades.
Participación de mercado
oferta de productos o
servicios.
Clientes o clasificación
de proveedores.
métodos de distribución.
NO PROPONGA O CELEBRE
contrato alguno con persona
alguna, incluyendo competidores,
agentes, corredores o clientes en
relación a la presentación de una
oferta o sobre los términos de la
misma en donde exista un
acuerdo en donde la oferta es
presentada con cualquier
propósito distinto a la obtención
del negocio.
EVITE EL CONTACTO con
competidores que puedan crear la
apariencia de que se realizan
contratos o acuerdos
inapropiados.
NO PROPONGA O CELEBRE
contratos o acuerdos con los
clientes que restrinjan el precio u
otro términos por medio del cual
permita al cliente revenda o rente
un producto o servicio a una
tercera persona.
NO PROPONGA O CELEBRE
contratos o acuerdos con
proveedores que restringan el
precio u otros términos por
medio del cual permita a
Masonite revender o rentar
cualquier producto o servicio.
CONSULTE AL DEPARTAMENTO
LEGAL para ayudar a reducir el
riesgo de no cumplir con la
evaluación de cualquier
propuesta de fusión, adquisición,
convenio de participación u otro
negocio que pueda invocar
problemas con la ley de
competencia (se listan ejemplos
de contratos que requieren de
discusión con un asesor en
“PUNTOS PRECAUTORIOS –
COSAS POR LAS CUALES
TENER CUIDADO”
mencionado posteriormente).
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ACUERDOS EXCLUSIVOS para la
compra o venta de productos o
servicios.
AGRUPACIÓN de bienes y
servicios
CONVENIOS QUE RESTRINGEN
LAS OPCIONES DEL CLIENTE en
utilizar o revender un producto o
servicio de Masonite.
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ACUERDOS DE LICENCIA
TECNOLÓGICA que restringen la
libertad del licenciatario y
otorgante.
DESCUENTOS SELECTIVOS Y
DISCRIMINATORIOS del precio o
términos de venta sólo para
ciertos clientes.
CONVENIOS DE DISTRIBUCIÓN
con competidores.
CONTRATOS PARA AGREGAR A
UN EMPLEADO al consejo de
administración en otra entidad.
4.
No Discriminación y Prácticas de Empleo Justo
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La práctica de empleo justo, hace más que mantener a Masonite en cumplimiento con la ley laboral y
del empleo. Estas prácticas, también refuerzan el Programa de valores de Integridad y trata a todos los
empleados con justicia, dignidad y respeto. Masonite esta comprometido ha cumplir con todas las leyes
relativas a la privacidad, negociación colectiva, inmigración, tiempo de trabajo, salarios y horas, así
como de las leyes que prohíben las labores forzadas, obligatorias y de niños, y la discriminación en el
empleo. Más allá del cumplimiento legal, Masonite se esfuerza por crear un entorno considerado para
todos los Empleados ubicados en cualquiera de los negocios de Masonite.
I.
NUESTRA POLÍTICA

Observar todas las leyes aplicables al trabajo y al empleo.

Proporcionar un trato igual a todos los empleados sin distinción de raza, color, religión, origen
nacional, sexo (incluyendo el embarazo), orientación sexual, incapacidad, estatus de veterano,
edad u otra característica protegida por la ley.

Utilizar la experiencia, preparación, desempeño y otros criterios relacionados con el trabajo
como la única base para las decisiones relacionadas con el empleo.

Proporcionar un ambiente de trabajo libre de acoso, incluyendo el acoso dirigido a una persona
en base a su raza, religión, sexo, edad, etc.

Respetar los derechos de privacidad de los empleados utilizando, manteniendo y transfiriendo
información personal de acuerdo a las leyes aplicables. Mientras se mantiene la privacidad del
empleado, recuerde que Masonite se reserva el derecho de monitorear el uso de la propiedad de
la Compañía (por ejemplo, computadoras, correos electrónicos, teléfonos, información de
propiedad, etc.) de conformidad con las leyes aplicables.
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III.
COMO CUMPLIRLA
DECISIONES BASE DEL EMPLEO
sobre los requisitos de empleo
(por ejemplo, educación,
experiencia previa) y méritos.
El mérito incluye las
habilidades, desempeño,
valores, liderazgo y demás
criterios relacionados con el
trabajo del individuo.
PROPORCIONAR UN AMBIENTE
libre de acoso e intimidación.
RESPETAR LOS DERECHOS DE
PRIVACIDAD de los empleados
utilizando, manteniendo y
transfiriendo información
personal de conformidad con
las leyes aplicables.
SI SURJE UN CONFLICTO entre
los requisitos de esta política y
las leyes, costumbres o
prácticas de un área en
particular, consulte con la
administración o el
Departamento Legal para
determinar como se debe
proceder.
REALIZAR TODAS LAS
DECISIONES Y ACCIONES
RELACIONADAS CON EL
EMPLEO sin importar la raza,
color, religión, origen
nacional, sexo (incluyendo el
embarazo), orientación sexual,
edad, incapacidad, estatus de
veterano y otra característica
protegida por la ley.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
UN ENTORNO HOSTIL DE
TRABAJO (por ejemplo, contar
chistes inapropiados o exhibir
materiales que ridiculicen o
puedan ser ofensivos a un
sexo, raza, edad o grupo
étnico en particular).
ACOSOS SEXUALES NO
BIENVENIDOS a otro empleado,
proveedor o compañero de
trabajo.
La Guía de Masonite – Página 19
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LA VIOLACIÓN DE UNA LEY
LABORAL de su país (por
ejemplo, la contratación de
menores de edad).
NEGARSE A TRABAJAR, o
distintamente no cooperar con
ciertos individuos por razón de
raza, religión, sexo, edad u
otra característica protegida
por la ley.
DIVULGAR INFORMACIÓN
CONFIDENCIAL DEL EMPLEADO
a una persona que no tenga
relación de negocio, autoridad
o consentimiento del sujeto.
TOMAR UNA ACCIÓN ADVERSA
en contra de un empleado (por
ejemplo, despedir o no
promover), porque el
empleado ha suscitado una
preocupación acerca de una
violación de las políticas o de
la ley.
5.
Medio Ambiente, Salud y Seguridad
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Proteger el medio ambiente, la salud y la seguridad de los empleados, es la ley – y Masonite considera
que esto es lo correcto. A través de administración, liderazgo y compromiso del empleado, Masonite
trabaja para llevar a cabo sus operaciones de forma segura y con un mínimo de impacto ambiental
adverso. Adicionalmente, garantizar la seguridad de nuestros empleados, ya sean de planta o de
oficina, es una prioridad alta. Nuestra política EHS, afecta a todas las actividades de la Compañía – no
sólo a la administración de nuestra seguridad y emisión, sino a todo lo que hacemos – por ejemplo, la
venta de productos, el manejar un automóvil por negocios de la Compañía, la adquisición de un nuevo
negocio o la prestación de servicio al cliente.
II.
NUESTRA POLÍTICA

Seguir la ley y procedimientos de la Compañía para proteger y mejorar el medio ambiente, la
salud y la seguridad

Crear y mantener un ambiente seguro de trabajo

Prevenir lesiones en el lugar de trabajo

Encontrar maneras de reducir los residuos, emisiones y el uso de materiales tóxicos

Corregir los problemas de manera eficiente

Ser responsable del medio ambiente

Eliminar los riesgos no razonables de los productos y servicios de Masonite
La Guía de Masonite – Página 20
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III.
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR con todas las leyes
ambientales, de salud y seguridad
aplicables (“EHS”) y
reglamentos y las políticas EHS
de Masonite.
CREAR Y MANTENER un
ambiente de trabajo seguro y
prevenir accidentes de trabajo.
EVALUAR LOS RIESGOS LEGALES
Y REPUTACIONALES DE EHS,
antes de comenzar una nueva
actividad negocio o proyecto, la
venta de un producto nuevo, la
adquisición de un negocio nuevo
o participar en una actividad
peligrosa.
IV.
CONSIDERAR EL IMPACTO DE
EHS en el diseño y producción
de los productos y servicios de
Masonite como parte de la
evaluación del “ciclo de vida” de
nuestros productos.
ELIMINAR RIESGOS NO
RAZONABLES DE EHS de las
instalaciones, productos,
servicios y actividades de
EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE,
REDUCIR LOS MATERIALES
TÓXICOS Y PELIGROSOS; prevenir
SEGUIR MEJORANDO NUESTRO
SISTEMA EHS y desempeño como
parte integral de la estrategia
operacional de Masonite.
PRESENTAR IDEAS al gerente o al
Departamento de EHS, que
apoyen los objetivos de esta
política.
ALERTAR INMEDIATAMENTE A
SU ADMINISTRADOR o al
Departamento EHS de
condiciones ilegales o peligrosas.
la contaminación y conservar,
recuperar y reciclar materiales,
agua y energía.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ACTIVIDADES Y CONDICIONES
PELIGROSAS, como:
 Desactivar controles de
seguridad o cuidar el
equipo y maquinaria
 Autorizar o permitir
prácticas de trabajo
inseguras por cualquier
empleado de Masonite o
no reportar las
violaciones de seguridad
 Trabajar en el equipo
eléctrico o de energía sin
seguir los
procedimientos de
seguridad (por ejemplo,
el bloqueo y etiquetado).
 No usar el equipo de
protección personal
(zapatos, gafas de
seguridad, protección
auditiva, guantes,
monitores, etc.)
 Productos químicos no
autorizados o sin
etiqueta.
 Cableado expuesto o
inseguro
 Salidas de emergencia
bloqueadas
La Guía de Masonite – Página 21
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




Trabajar sin protección de
caídas
Manejo inseguro o no
utilizar el cinturón de
seguridad o no seguir las
reglas de conducir de
Masonite.
Trabajar debajo de cargas
pesadas, suspendidas o el
uso incorrecto de las grúas
Trabajar de forma no
segura en la ubicación del
cliente
Exposición potencial de
enfermedades infeccionas
graves.
INCUMPLIR CON los reglamentos y
procedimientos de salud, seguridad o
ambientales.
QUEJAS DE EHS de empleados,
clientes o vecinos.
ACCIDENTES ambientales, de salud o
seguridad no reportados.
NO RESPONDER con prontitud las
inquietudes de posible problemas de
seguridad de los productos.
PÉRDIDA DE OPORTUNIDADES para
reducir los desechos y materiales
tóxicos.
NO SEGUIR LAS POLÍTICAS DE MASONITE
para la administración, envío,
transporte, importación/exportación y
eliminación de materiales peligrosos y
productos químicos.
RIESGOS Y RESPONSABILIDADES
relacionadas con las nuevas
adquisiciones, así como de los
productos nuevos y existentes,
procesos, servicios y alianzas que
presentan mayor riesgo de
responsabilidad legal y reputación.
PROCEDIMIENTOS INADECUADOS DE
SEGURIDAD o prácticas que puedan
presentar amenazas de seguridad a
instalaciones y/o empleados.
PROCESOS,
alianzas o adquisiciones que
presentan alto riesgo legal y
reputacional de productos nuevos.
6.
Seguridad y Administración de Crisis
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
En una era de creciente amenaza, es fundamental proteger la seguridad de nuestros empleados, lugares
de trabajo, información y negocios. Se inicia con la aplicación, en cada una de las unidades de trabajo,
de un plan riguroso y comprensivo de seguridad y administración de crisis (SCM). El plan SCM de
Masonite, incluye medidas para la prevención de actos criminales de terrorismo y otros que protegen a
nuestros empleados, instalaciones, información, infraestructura de tecnologías de la información, la
continuidad del negocio y la administración de la crisis. Además, los empleados deben tomar todas las
precauciones para evitar hacer negocios con los terroristas o aquellos que apoyan a las actividades
terroristas.
II.
NUESTRA POLÍTICA

Participar en la planificación de EHS y su unidad de negocio de emergencia y en simulacros de
emergencias.

Cumplir con las normas de entrada y salida de las instalaciones de Masonite, incluyendo el uso
de una placa u otra forma de identificación si es necesario.

Proteger el acceso a las instalaciones y activos de Tecnologías de la Información de Masonite
de robo o apropiación indebida.

Cumplir con las normas globales de inmigración al viajar y cumplir con todas las políticas de
viajes de Masonite.

Evaluar a todos los clientes, proveedores, agentes y distribuidores en relación a la lista de
observación de terroristas.

Informar cualquier falla aparente de seguridad a su gerente, EHS o encargado de la
Administración de crisis.

Prestar atención a cualquier situación potencialmente amenazadora y proactivamente reportarlo
a la administración.
La Guía de Masonite – Página 22
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III.
COMO CUMPLIRLA
IMPLEMENTAR PLANES
RIGUROSOS para abordar la
seguridad de los empleados, las
instalaciones, la información,
activos de Tecnologías de la
Información y la continuidad del
negocio.
PARTICIPAR EN la planificación
de emergencia de su unidad de
negocio y en simulacros de
emergencia.
CUMPLIR CON las normas de
entrada y salida de las
instalaciones de Masonite,
incluyendo el uso adecuado de la
tarjeta de identificación.
PROTEGER EL ACCESO de
personas a las instalaciones de
Masonite, salvo del personal
autorizado.
CREAR Y MANTENER un
ambiente seguro de trabajo – esto
incluye la identificación y
presentación de informes de
amenazas o violencia en el lugar
de trabajo.
CUMPLIR CON las normas
globales de inmigración al viajar
internacionalmente y garantizar
que los empleados o visitantes
que trabajen para usted o que
estén relacionados cercanamente
a su negocio, también cumplan.
CUMPLIR CON todas las políticas
de viaje internacionales de
Masonite. Obtener una
autorización previa y adecuada
para países designados.
LLEVAR A CABO revisiones
apropiadas sobre antecedentes de
las nuevas contrataciones y
contratistas, según lo permita la
ley.
GARANTIZAR QUE LOS PLANES
CONTINUOS de negocios estén
preparados para una emergencia.
EVALUAR a todos los clientes,
proveedores, agentes y
distribuidores en relación a la
lista de observación de
terroristas.
INFORMAR PROACTIVAMENTE
cualquier riesgo aparente a su
gerente, encargado de la
Administración de crisis o al
defensor de derechos de
Masonite.
PROTEGER LOS ACTIVOS DE
TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN de robo o
apropiación indebida.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
LOS QUE NO SEAN EMPLEADOS
y se encuentren en las
instalaciones de Masonite sin
contar con una identificación
apropiada.
ACTIVOS de Tecnologías de la
Información no Asegurados,
como computadoras portátiles,
servidores, etc., especialmente
fuera de la oficina.
PROTECCIÓN INADECUADA de
materiales peligrosos.
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ÁREAS NO SEGURAS DE las
instalaciones donde sólo el
personal autorizado está
permitido de pasar.
QUEJAS DE SEGURIDAD de los
empleadores, clientes y
vecinos.
ENTRADAS SIN AUTORIZACIÓN
a las instalaciones.
HACER NEGOCIOS con un
cliente, proveedor o cualquier
tercero sin la suficiente
evaluación.
7.
Protección de la Propiedad Intelectual
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La propiedad intelectual de Masonite es uno de sus activos más importantes. Todos los empleados
deben trabajar para proteger nuestras patentes, marcas, derechos de autor, secretos comerciales y
demás información de propiedad y de conocimientos técnicos. De la misma manera, es fundamental
que respetemos los derechos vigentes de propiedad intelectual de otros (por ejemplo, de los clientes,
proveedores y competidores). El uso no autorizado de la propiedad intelectual de terceros, puede
exponer a la Compañía e incluso a los empleados de Masonite, a demandas, daños y perjuicios,
incluyendo grandes multas y sanciones penales. Una clave para proteger nuestra propiedad intelectual
y al mismo tiempo protegerse contra el riesgo, es la revisión oportuna y razonable de los nuevos
productos, servicios, procesos y software de Masonite, por tratarse de posibles invenciones y secretos
comerciales o violaciones de los derechos de propiedad intelectual de terceros.
II.
NUESTRA POLÍTICA

Identificar y proteger la propiedad intelectual comercialmente significante de Masonite, como
las invenciones y secretos comerciales.

Consultar con el Departamento Legal de Masonite antes de:
o Solicitar, aceptar o utilizar cualquier información de propiedad de terceros
o Divulgar información de propiedad de Masonite a terceros
o Permitir a otros el uso de la propiedad intelectual de Masonite

Comprender sus responsabilidades dentro de la Compañía en relación a nuevas invenciones e
ideas que usted desarrolle mientras trabaja para Masonite.

Seguir los lineamientos para el uso de los derechos de marcas, derechos de autor y nombres
comerciales

Seguir los procedimientos de administración de la Compañía en relación a la propiedad
intelectual
La Guía de Masonite – Página 24
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III.
COMO CUMPLIRLA
IDENTIFICAR Y PROTEGER la
propiedad intelectual de Masonite.
SEGUIR LOS REQUISITOS de
procedimiento de la presentación
de ideas (que se encuentra en
(www.frontdoor.com), en el
manejo de cualquier idea no
solicitada por terceros, así como
también cualquier idea de un
Empleado no protegida por el
“Acuerdo de Innovaciones e
información propiedad del
Empleado” (EIPIA). Para mayor
información, consulte los
procedimientos de Administración
de “Los Derechos de Propiedad
Intelectual” en
www.frontdoor.com.
RESPETE LAS PATENTES VIGENTES,
materiales de derechos de autor y
demás protegidos por la propiedad
intelectual de terceros.
IV.
CONSULTE con el Departamento
Legal en relación a las licencias o
aprobaciones necesarias para
utilizar la propiedad intelectual de
terceros, como patentes, marcas o
información de propiedad (por
ejemplo, información confidencial
y no públicamente conocida o
generalmente disponible).
CONSULTAR con el Departamento
Legal antes de:
 Solicitar, aceptar o utilizar
cualquier información de
propiedad de terceros (por
ejemplo, solicitar
información de propiedad
de un cliente o
competidor)
 Divulgar información de
propiedad de Masonite a
terceros.
 Permitir a otros el uso de
la propiedad intelectual de
Masonite.
COMPRENDA SUS
dentro de la
Compañía en relación a nuevas
invenciones, ideas que usted
desarrolle como empleado de
Masonite e información de la
Compañía. Consulte al
Departamento Legal si usted tiene
cualquier pregunta sobre estas
responsabilidades o sobre EIPIA
(firmado por los empleados
exentos y otros empleados que se
encuentren en una posición de
confianza o que puedan hacer
invenciones).
RESPONSABILIDADES
CUMPLIR con los lineamientos para
el uso de las principales marcas,
derechos de autor y nombres
comerciales de Masonite
(disponibles en
www.frontdoor.com) y los
procedimientos de Administración
de “Derechos de Propiedad
Intelectual” de Masonite en
www.frontdoor.com.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
ACEPTAR INFORMACIÓN DE
PROPIEDAD que pertenezca a
terceros, sin primero consultarlo
con el Departamento Legal de la
Compañía.
DISCUTIR INFORMACIÓN DE
PROPIEDAD DE MASONITE con los
clientes o proveedores.
UTILIZAR A OTRA COMPAÑÍA para
desarrollar nuevos productos o
software sin acuerdo previo por
escrito que proteja la propiedad y
demás derechos para el desarrollo
de propiedad intelectual.
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TRANSFERENCIA, para la revisión
técnica o administrativa, de una
sugerencia de un tercero sobre un
producto nuevo, las características
de un producto, servicio o nombre,
sin haber seguido los
Procedimientos de Presentación de
Ideas de Masonite.
AMENAZAR a cualquiera que se
sospeche de infringir cualquier
derecho de propiedad intelectual
de Masonite sin consultar primero
con el asesor legal de la Compañía.
INTRODUCIR O PROPORCIONAR
INFORMACIÓN sobre un producto o
servicio nuevo antes de haber
solicitado la patente o se haya
proporcionado una decisión para
no presentar la solicitud.
CONTRATAR A UN NUEVO
EMPLEADO, especialmente a una
persona que anteriormente haya
trabajado para un competidor, sin
tomar medidas para salvaguardar o
prevenir que dicha persona
inadvertidamente divulgue o
utilice la información de propiedad
de su empleador anterior.
INTRODUCIR UN PRODUTO NUEVO
o servicio antes de haber revisado
una posible infracción por la
existencia de una patente o marca.
CONTRATAR A UNA PERSONA que
no haya firmado el EIPIA en un
trabajo donde las invenciones son
susceptibles de realizarse.
8.
Sarbanes Oxley Act (SOX) Cumplimiento y
Contraloría
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La Contraloría se compone de tres pilares: (1) las normas que clasifican las transacciones y saldos de manera
apropiada; (2) sistemas y controles que protegen los activos y acumulan la información consistente y
correctamente; y (3) la información financiera y comercial oportuna e imparcial. Masonite está comprometido a
apoyar a estos pilares a través de nuestro cumplimiento con el Sarbanes Oxley Act y las leyes de la Contraloría y
sus políticas.
II.
NUESTRAS POLÍTICAS

Cumplir con el Sarbanes Oxley Act

Cumplir con las políticas contables de Masonite, con los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados y reglamentos y leyes aplicables.

Mantener precisos y completos los registros y libros.

Proteger la seguridad de los activos de la Compañía.

Divulgar información financiera fuera de la Compañía sólo con la debida autorización.

Permitir a los auditores de la Compañía al acceso de sus registros.

Preservar los documentos y registros que sean relevantes a litigios, auditorias o investigaciones
pendientes o previsibles, y según lo indicado por el asesor de la Compañía.

Al crear documentos, tener cuidado para que sean exactos y veraces.

Asegurarse de que la información financiera, no financiera y métricas de operación sean informadas con
precisión y en forma oportuna.
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III.
COMO CUMPLIRLA
CUMPLIR CON SOX incluyendo la
comprensión de cómo afecta
SOX su trabajo y función, y
garantizar la coordinación con el
Departamento de Finanzas sobre
las cuestiones relacionadas con
SOX.
MANTENER PRECISOS Y
COMPLETOS de manera oportuna ,
los registros y cuentas para
reflejar adecuadamente todas las
transacciones comerciales.
SALVAGUARDAR TODOS LOS
ACTIVOS DE LA COMPAÑÍA
SEGUIR LOS PROCEDIMIENTOS
GENERALES DE CONTABILIDAD
DE MASONITE, así como los
principios generalmente
aceptados de contabilidad,
estándares y reglamentos para la
contabilidad e información
financiera.
(físicos, financieros y de
información).
PROPORCIONAR INFORMACIÓN Y
PREVISIONES OPORTUNAS y
evaluaciones.
Cumplir con los procedimientos
de administración de documentos
de Masonite (que se encuentran
en www.frontdoor.com), así
como todas las leyes y
reglamentos aplicables en
relación a la preservación de
documentos y registros.
PRESERVAR DOCUMENTOS Y
REGISTROS relevantes en relación
a litigios, auditorias o
investigaciones pendientes o
previsibles, y según lo indicado
por el asesor de la Compañía.
MANTENER PROCESOS Y
CONTROLES sólidos.
ASEGÚRESE QUE LA
INFORMACIÓN FINANCIERA Y LA
NO FINANCIERA y métricas de
operación sean informadas con
precisión y en forma oportuna.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
RESULTADOS FINANCIEROS QUE
APARENTAN SER INCONSISTENTES en
su desempeño.
REGISTROS FINANCIEROS
INEXACTOS, tales como viajes
exagerados e informes de gastos de
viajes o tiempos y facturas
equivocadas.
TRANSACCIONES QUE SON
INCONSISTENTES con la economía de
un buen negocio.
AUSENCIA DE CONTROLES para
proteger los activos de riesgos de
pérdidas.
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ACTIVOS FÍSICOS u otros recursos
que podrían utilizarse mejor,
reasignarse o eliminarse.
REVISIONES DE FONDO y
procedimientos de aprobación.
RUTINAS Y CONTROLES
INADECUADOS en los negocios
recientemente adquiridos y/o en
sitios remotos que donde no hay
suficiente personal.
RUTINAS, SISTEMAS Y CONTROLES
DEFECTUOSOS O INSUFICIENTES para
preservar documentos (incluyendo
los correos electrónicos) para
litigios, auditorías e investigaciones
pendientes o razonablemente
previsibles.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS sin
saber que se está eliminando o si el
documento está sujeto a preservarse
legalmente.
DECLARACIONES FALSAS O
EXAGERADAS en los correos
electrónicos u otros documentos.
9.
Conflictos de Interés
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Nada de lo que realice en el trabajo o en su tiempo libre, deberá tener conflicto con sus
responsabilidades en Masonite. Ninguna actividad en el trabajo o en su casa, deberá dañar la
reputación o el buen nombre de Masonite. El mal uso de los recursos de Masonite está prohibido.
Incluso cuando no se tenga malas intenciones, la existencia de un conflicto de interés, podrá tener
efectos negativos. Es fundamental considerar como puedan aparentar sus acciones para evitar las
percepciones de conflicto de interés.
II.
NUESTRA POLÍTICA

Evite acciones o relaciones que puedan estar en conflicto o aparenten estar en conflicto con su trabajo o
los intereses de Masonite.

Ni haga mal uso de los recursos de propiedad intelectual, tiempo e instalaciones de Masonite
(incluyendo los equipos de la oficina, los correos electrónicos y aplicaciones de la computadora)

Obtener aprobaciones antes de aceptar cualquier posición como representante o director de una empresa
distinta a Masonite o asociación sin ánimos de lucro.

No compre acciones de Compañías que se presentan una oferta pública, si usted interfiere con esa
Compañía en las actividades de negocio de Masonite.

No tome ventajas personales sobre cualquier oportunidad que Masonite pueda tener un interés, y que sea
descubierta a través del uso de un puesto, información o propiedad de Masonite

No divulgue por escrito sus actividades, intereses financieros o relaciones fuera del trabajo, que puedan
mostrar un posible conflicto de interés.
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III.
COMO CUMPLIRLA
DIVULGAR (por escrito a su
administrador o al Departamento
Legal), sus actividades, intereses
financieros o relaciones fuera del
trabajo, que puedan mostrar un
posible conflicto de interés.
UTILICE SU BUEN JUICIO en todas
sus relaciones personales y de
negocios fuera de su trabajo de
Masonite.
EVITAR ACCIONES O RELACIONES
que puedan causar posibles
conflictos o aparentan crear
conflictos con su trabajo o los
intereses de Masonite.
IV.
NO HAGA MAL USO o use para
beneficio personal de los
recursos de propiedad intelectual,
tiempo e instalaciones de
Masonite – esto incluye los
equipos de la oficina, los correos
electrónicos y aplicaciones de la
computadora.
NO TOME PARA SU BENEFICIO
PERSONAL cualquier oportunidad
que Masonite pueda tener un
interés y que sea descubierta a
través del uso de un puesto,
información o propiedad de
Masonite.
OBTENGA APROBACIONES antes
de aceptar puestos como
representante o director de una
empresa distinta a Masonite o
asociación sin ánimos de lucro
mientras sea empleado de
Masonite.
OBTENGA LA APROBACIÓN DE SU
ADMINISTRADOR cuando se
acepte puestos dentro del consejo
de asociaciones sin ánimos de
lucro, particularmente si la
organización tiene una relación
con Masonite o pueda contar con
el apoyo financiero u otros de
Masonite.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
INTERESES FINANCIEROS en una
compañía donde usted
personalmente pueda afectar el
negocio de Masonite con esa
compañía (por ejemplo, un
cliente, proveedor, competidor o
inversión).
EMPLEOS DE TIEMPO PARCIAL
que desempeñe utilizando las
horas o el equipo o materiales de
Masonite.
ACEPTAR REGALOS de otros que
no sean de valor nominal de los
proveedores, clientes o
competidores, particularmente si
usted está tomando decisiones
(en representación de Masonite)
que los involucran.
La Guía de Masonite – Página 29
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DESCUENTOS PERSONALES u
otros beneficios de los
proveedores, prestadores de
servicios o clientes que el público
o sus compañeros no reciban.
DIRIGIR NEGOCIOS a los
proveedores cuando usted sepa
que son propiedad o
administrados por miembros de
su familia o amigos cercanos.
MAL USANDO LOS RECURSOS DE
MASONITE, su puesto o
influencia para promover o asistir
una actividad fuera de su trabajo.
CONTRATAR, PROMOVER O
SUPERVISAR DIRECTAMENTE a
un
miembro de la familiar o amigo
cercano.
RELACIONES PERSONALES que
puedan estar en conflicto con sus
responsabilidades de Masonite o
comprometa los intereses de la
Compañía.
10. Acceso a Información Privilegiada y Especulación de
Acciones
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
En el curso de su trabajo, usted podrá enterarse de la información material de Masonite o de otras
compañías antes de hacerse pública. Usted podrá conocer dicha información de buena fe: por ejemplo,
al escuchar una conversación o ver una nota olvidada en alguna copiadora. Utilizar esta información
para su beneficio personal o financiero o su transmisión a terceros, constituye una violación a esta
política y puede ser violatoria de la ley.
II.
NUESTRA POLÍTICA

No comprar o vender valores de la Compañía, incluyendo 401-k y otros planes de los
empleados, bonos, pagarés o acciones, mientras usted sabe de que se trata de información no
pública de la Compañía.

No recomiende a otros sobre actividades comerciales sobre la base de información privilegiada.

No comparta información privilegiada si puede utilizarse para el comercio de acciones, bonos,
pagarés u otros valores comerciales.

Mantenga estricta confidencialidad de los negocios de la Compañía que puedan afectar a
Masonite o a cualquier otra compañía que comercializa públicamente.

No compre acciones de “amigos o familia” de compañías que tengan relación con el negocio de
Masonite, salvo sea aprobado con anterioridad por la Administración Ejecutiva de Masonite y
el Departamento Legal.
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III.
COMO CUMPLIRLA
NO COMPRE O VENDA valores de
cualquier compañía, incluyendo
Masonite, ya sea directamente o
a través miembros de su familia u
otras personas o entidades,
mientras usted esté enterado de
información privilegiada de dicha
compañía. (A esto se le conoce
como “abuso de información
privilegiada”).
IV.
NO RECOMIENDE O SUGIERA la
compra o venta por cualquier otra
persona de los valores de
cualquier compañía, incluyendo
Masonite, mientras usted tenga
información privilegiada de la
Compañía. (A esto se le conoce
como “especulación”).
MANTENGA CONFIDENCIALIDAD
de la información de la
Compañía y no transmita
información a persona alguna
ajena a la Compañía, salvo que
sea necesario para las actividades
de negocios de la Compañía.
SI SURGEN INTERROGANTES,
consulte al Departamento Legal
antes de divulgar información de
la Compañía.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
INFORMACIÓN PRIVADA QUE EN
CASO DE DIVULGARSE, se espera
que afecte el precio de un valor o
pueda influenciar en su decisión
de comprar, vender o mantener
dicho valor, como un anuncio de
resultados o adquisición
potencial. (A esto se le llama
como “información interna
confidencial.”)
COMPRAR O VENDER UN VALOR
a razón de haber escuchado cierta
información en el trabajo que
crea que el precio pueda subir o
bajar una vez que la información
sea pública (por ejemplo, la firma
importante de un contrato con un
proveedor o cliente o posible
fusión).
PARTICIPAR EN ACTIVIDADES
COMERCIALES durante el
momento de un anuncio
importante de la Compañía..
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DISCUTIR EL NEGOCIO DE
MASONITE con la familia o
amigos.
HABLAR SOBRE SU TRABAJO o
adonde se dirigirá en cuanto a los
negocios de la Compañía o de las
personas que visiten a la misma.
11. Políticas Internacionales
11.1
POLÍTICA DE CUMPLIMIENTO – OPERACIONES INTERNACIONALES
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Las operaciones internacionales, ya sea que se lleven a cabo más allá de las fronteras nacionales o
dentro de los límites internos de una nación extranjera, implican una serie de nuevas obligaciones de
cumplimiento legal y reglamentario. Entre ellas se encuentran:










Importación y Regulaciones Aduaneras
Control de Exportación
Control de Activos Extranjeros
Reglamentos de Comercio y Consideraciones Antimonopólicas
Reglamento anti-Boicot.
Consideraciones sobre el Lavado de Dinero
Soborno y Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero
Cumplimiento sobre la Salud y Seguridad Ambiental
Problemas sobre Inmigración, Trabajo y Empleo
Legislación de Privacidad
Los Estados Unidos no son la única nación que cuenta con leyes y reglamentos amplios que gobiernan
lo siguiente. Todas las naciones desarrolladas cuentan con leyes paralelas y la tendencia es claramente
la misma en los países menos desarrollados. Además, muchas de estas leyes tienen efecto
extraterritorial y dicha actividad en un solo país, puede repercutir en la legislación de otro. En
consecuencia, se justifica la necesidad de una mayor diligencia para conducir nuestras operaciones
extranjeras en cumplimiento con las leyes nacionales. Es esencial para evitar incluso la apariencia del
incumplimiento y proteger a nuestro buen nombre y reputación.
II.
NUESTRA POLÍTICA




Cumplir con todas las leyes nacionales, tratados y acuerdos internacionales en los que han
controlado las operaciones extranjeras.
Tomar medidas para convencer a los negocios no controlados en el extranjero para cumplir con
todas las leyes nacionales y acuerdos internacionales.
Tomar medidas de pre-inversión o pre-formación para asegurar que las posibles operaciones
extranjeras y posibles subsidiarias/afiliadas extranjeras cuenten con las políticas y
procedimientos de cumplimiento en orden.
Reportar inmediatamente cualquier violación de cumplimiento o actividad sospechosa al asesor
legal.
La Guía de Masonite – Página 32
12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
IDENTIFICAR Y SEGUIR LAS LEYES
Y REGLAMENTOS APLICABLES que
repercuten en la frontera con
otros países y operaciones
nacionales.
REALIZAR PERIÓDICAMENTE
CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS de
todas las leyes y reglamentos
aplicables.
IV.
 Contratación/Actividades de
Compra
 Cumplimiento Ambiental
que se dedican a funciones  Recursos Humanos /Privacidad de
particulares, por ejemplo:
Inmigración
 Cumplimiento de Seguridad
 Importaciones
 Ventas/Mercadotecnia/Actividades
 Exportaciones
sobre precios.
 Inversión Extranjera
 Crédito y
TENER DESIGNADO A UNA PERSONA O
Cobranza/Proceso de
PERSONAS que tomen los puntos para
Cuentas por Cobrar
el cumplimiento de los informes y
 Proceso de Cuentas por preocupaciones en momentos cuando
pagar
un asesor legal no se encuentre
disponible.
 Tratar con
Representantes de
Ventas y Distribuidores
CONDUCTA ORIENADA A
LA FORMACIÓN DE
EMPLEADOS ESPECÍFICOS
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
APALANCAMIENTO EN POSICIÓN DE
INVERSIÓN EN AFILIADAS NO
CONTROLADAS para fomentar
el
cumplimiento, es decir, ir al
corriente con las Asambleas de
Accionistas, de Consejo de
Administración y acciones para
inculcar el cumplimiento de las
políticas y fomentar una mentalidad
de cumplimiento.
REALIZAR PRE-INVERSIONES Y
DILIGENCIAS antes de cerrar las
adquisiciones/operaciones
extranjeras y ligar los requisitos de
cumplimiento para el cierre de
transacciones.
La Guía de Masonite – Página 33
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TENGA CUIDADO DE
ALERTA ROJA en las
actividades de curso
normal y nunca proceda.
MANTÉNGASE
INFORMADO SOBRE LOS
PROCESOS para cubrir los
requisitos obligatorios
de información bajo las
leyes aplicables de los
Estados Unidos y
extranjeras.
SIEMPRE “CONOZCA” AL
y
asegúrese que las herramientas
necesarias para el
cumplimiento, se incorporen
en los documentos
contractuales.
PROVEEDOR Y AL CLIENTE
Políticas Internacionales (Continuación)
11.2
CONTROL DE EXPORTACIONES – PRODUCTOS Y TECNOLOGÍA
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
El propósito del Control de Exportaciones de Estados Unidos es:




Expandir la política extranjera e intereses de seguridad nacional de los Estados Unidos
Contrarrestar la proliferación de armas de destrucción masiva
Frustrar el apoyo al terrorismo
Combatir el crimen internacional de sindicatos y cárteles de droga.
Existen muchas leyes y reglamentos bajo la administración del Estado, del Departamento de Tesorería
y del Comercio que controlan las exportaciones. Los reglamentos del Departamento del Estado, están
principalmente dirigidas al comercio de armas y municiones. Los reglamentos del Departamento de
Comercio, son las más amplias en sus alcances y nuestros productos y tecnología, entran en este
reglamento. Los reglamentos del Departamento del Estado, controlan el comercio con los enemigos y
controlan los activos extranjeros conforme a la jurisdicción de los Estados Unidos.
Toda exportación de productos o tecnología de los Estados Unidos está controlada, sin embargo, no
todas las exportaciones requieren de una licencia de exportación. Los reglamentos del Departamento
de Comercio se derivan de la Ley de Comercio Exterior de 1979 (EAA). De conformidad con los
reglamentos del EAA, los productos y la tecnología relacionada está clasificada en una Lista de
Control de Exportación masiva (CCL) bajo los Números de Control de Exportaciones de Productos
Básicos (ECCN), que definen el nivel de control proporcionado en cada uno. Los controles están
clasificados como controles de “productos”, “de consumo final” y “de usuario final”. Aquellos
productos o tecnología relacionada, podrá requerir una licencia específica de exportación dependiendo
de su naturaleza (un “control de producto” es, por ejemplo, uno doble, civil/militar) o de su consumo
final (un control “de consumo final” es, por ejemplo, en una instalación nuclear), o del usuario final
(un control “de usuario final” es, por ejemplo, un gobierno extranjero). Si no se requiere una licencia
de exportación específica bajo la CCL, entonces la exportación es controlada bajo el que No Requiere
de Licencia (NLR) contenida en el CCL, la cual permite la exportación de productos/tecnología con
licencia no específica.
Todas las exportaciones destinadas a las naciones embargadas por Estados Unidos, ya sea directa o
indirectamente, está prohibido, salvo del tipo del producto. Estas naciones cambian a través del tiempo
a razón de acontecimientos políticos. Adicionalmente, el Departamento de Comercio ha emitido
numerosas “Negaciones de Órdenes” que revocan los privilegios de exportación de las
personas/entidades nombradas en las órdenes negadas. Se prohíbe toda transacción de cualquier
exportación con cualquier persona/entidad que se encuentra bajo una orden de negación.
El término “exportación” abarca más que un envío desde los Estados Unidos. Cualquier información
puede considerarse como una “Exportación” si se realiza en cualquier lugar a una persona/entidad que
esté sujeta a control. Por ejemplo, una discusión o divulgación en los Estados Unidos con un extranjero
sobre la tecnología o proporcionar una visita en la fábrica a dicha persona, se considerará como una
Exportación y estará sujeta al mismo nivel de control que tendría una exportación.
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II.
NUESTRA POLÍTICA








III.
Obedecer de manera estricta, todas las leyes y reglamentos de Control de Exportaciones de los
Estados Unidos
Nunca exportar, directa o indirectamente a un país embargado.
Nunca exporte a una persona o entidad que esté sujeto a una orden de negación.
Inmediatamente informe sobre cualquier actividad sospechosa de violación a un asesor legal.
Antes de que se realice cualquier exportación de productos o tecnología, ya sea una
exportación actual o exportación “considerada”, procede bajo el árbol de decisiones contenido
en la EEA.
Determine si las exportaciones del producto o tecnología requiere de una licencia específica de
exportación. Si la necesita, proceda a llenar la aplicación para obtener una licencia.
Si no se requiere de una licencia específica, entonces proceda con la exportación bajo las
disposiciones de la EAA en relación a que “No Requiere Licencia”.
Mantenga un sistema para identificar “Posibles” exportaciones antes de que ello ocurra para
asegurar que dicha posible exportación prohibida no suceda.
COMO CUMPLIRLA
ASEGURE QUE UNO O MÁS
EMPLEADOS estén bien instruidos
en el uso e interpretación del
reglamento de la EAA a fin de
proporcionar un punto de control
de las exportaciones internas de los
productos y tecnología antes de su
exportación.
ASEGÚRESE DE QUE EL
GOBIERNO
ESTADOUNIDENSE
GUARDAR LOS ARCHIVOS DE TODOS
LOS DOCUMENTOS DE EXPORTACIÓN
ESTABLEZCA UNA LISTA DE
LAS PARTES NEGADAS por el
Gobierno Estadounidense, la
cual establece quienes son
terroristas, quienes lavan
dinero y demás
personas/entidades
establecidas, para evitar que
se lleven a cabo
transacciones con dichas
personas o entidades.
incluyendo las órdenes de compra,
confirmaciones, cartas de crédito,
conocimientos de embarque,
declaraciones de exportaciones, etc.
GUARDE EL ARCHIVO de todas las
aplicaciones de licencias (junto con
el material de apoyo) y licencias
otorgadas.
GUARDAR LOS REGISTROS DE
TODAS LAS TRANSFERENCIAS DE
TECNOLOGÍA E INFORMACIÓN
realizadas a personas/entidades
extranjeras.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
TENGA CUIDADO DE ALERTAS ROJAS
 Solicitudes de exportación a terceros que
no son nuestros clientes
 Solicitudes para falsificar certificados de
origen y otros documentos de exportación
 Transbordos de productos o tecnología de
un país a otro.
 Solicitudes para clasificar productos bajo
un equivocado ECCN.
La Guía de Masonite – Página 35
12/3/2014




Solicitudes para utilizar agentes de
transportes desconocidos
Declaraciones falsas “de consumo final” o
“de usuario final”
Solicitudes en curso para cambiar agentes
de transportes
Revisión cuidadosa de envíos a zonas de
libre comercio.
Políticas Internacionales (Continuación)
11.3
CONTROL DE ACTIVOS EXTRANJEROS
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Según el Departamento de Tesorería, la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) administra
y hace cumplir las sanciones económicas y comerciales sobre la base de la política exterior de Estados
Unidos y las metas de seguridad nacional en contra de:




Determinados países extranjeros
terroristas
traficantes internacionales de narcóticos
actividades relacionadas con la proliferación de las armas de destrucción masiva
Las leyes fundamentales para este control son las Ley de Comercio con el Enemigo (TWEA) y la Ley
de Poderes Económicos para Emergencias Internacionales (IEEPA).
Los activos extranjeros que están sujetos al control de la OFAC, en cualquier momento se les suele
llamar como activos “congelados”. Los reglamentos de la OFAC controlan la administración y
disposición de los activos congelados de naciones definidas que se encuentran dentro de la jurisdicción
de Estados Unidos y transacciones controladas para mantener el control sobre los activos congelados.
Estas transacciones son aquellas de las naciones definidas, de sus ciudadanos o de sus agentes en
cualquier parte del mundo.
II.
NUESTRA POLÍTICA




Nunca participar en transacción alguna que involucre activos extranjeros que estén sujetos al
control de la OFAC
Revise los controles OFAC para asegurar el conocimiento de los activos extranjeros que
puedan ser controlados y cumplir con las normas de la OFAC en cuanto a la disposición de sus
activos
Realizar inventario de cualquier activo extranjero que pueda estar bajo nuestro control y bajo
el control de nuestras subsidiarias para asegurar que las mismas sean manejadas de manera
correcta conforme a los reglamentos de la OFAC
Reportar inmediatamente a la OFAC sobre cualquier activo congelado y transacción
controlada que se requiera
Inmediatamente reportar cualquier violación o sospecha de violación o actividad sospechosa a
un asesor legal
La Guía de Masonite – Página 36
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III.
COMO CUMPLIRLA
ASEGÚRESE DE QUE UNO O MÁS
EMPLEADOS estén bien instruidos
en el uso e interpretación de los
reglamentos de la OFAC para
proporcionar un puesto de
control para el control interno de
cualquier activo extranjero
conforme a nuestro control del
control de nuestras subsidiarias
que pueda estar sujeto a ser
congelado.
IV.
GUARDAR UN INVENTARIO
de cualquier activo
congelado y un registro de
todas las transacciones
relacionadas con el fin de
asegurar el cumplimiento
de los reglamentos de la
OFAC.
PRESENTAR INFORMES A LA
OFAC según se requiera e
inmediatamente responder a
cualquier solicitud de la OFAC
para el inventario de los activos
congelados.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
LA PREOCUPACIÓN ES FUNDAMENTAL en las
transacciones extranjeras, debido a que el
cumplimiento con los reglamentos de la OFAC
es normalmente paralelo a otras políticas de
cumplimiento. Tenga desconfianza de:
 Transbordos a otros países
 Recepción de pagos de terceros no
relacionados
La Guía de Masonite – Página 37
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

Solicitudes para proceder a pagos a
terceros no relacionados
Declaraciones falsas sobre la
propiedad/control de cuentas de banco,
cartas de crédito y demás instrumentos
financieros
Políticas Internacionales (Continuación)
11.4
TRABAJO Y EMPLEO GLOBAL
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Las leyes y reglamentos del trabajo, operan a nivel nacional. Por consiguiente, el enfoque de las
operaciones locales, deberá ser en cumplimiento con la legislación laboral y del empleo del país y de la
localidad donde residan sus operaciones. Por ejemplo, la Unión Europea tiene obligaciones laborales
municipales que los empleados deben observar y que no aparecen en Estados Unidos. Y las leyes de
sindicalización, las leyes de beneficios sociales, la terminación de derechos, etc., son muy diferentes
dependiendo de cada país. También existen consideraciones que entran en el proceso de adquisición de
productos que tienen un impacto sobre las prácticas locales de empleo, tales como el uso del trabajo
infantil y el trabajo penitenciario. Muchos países, como los Estados Unidos, tienen prohibiciones de
importación de bienes realizados por niños y/o trabajo penitenciario.
Además, existen muchas consideraciones que entran en juego cuando el personal se mueve a través de
las fronteras nacionales en el marco de trabajo de una Compañía multinacional. Algunas de estas
consideraciones son las siguientes:









Las leyes y reglamentos de inmigración y visas
Conservación de las prestaciones sociales
Derechos del empleado a la privacidad
Consideraciones Estadounidenses y fiscales extranjeras
Prácticas discriminatorias contra las mujeres y minorías
Participación involuntaria de ciudadanos Estadounidenses o extranjeros en las actividades
Prohibiciones por las leyes del país anfitrión
Derechos no deseados para terminar la compensación
Estabilización del costo del Salario/beneficio
Antes de realizar la transferencia de un empleado a un negocio en el extranjero o la transferencia de un
empleado extranjero a Estados Unidos, se debe realizar un análisis cuidadoso de los costos/beneficios
y dificultades encontradas en la transferencia propuesta. Para ello, se requiere una coordinación entre
las dos funciones de recursos humanos con la participación de un abogado, en la medida de lo
aplicable.
II.
NUESTRA POLÍTICA



Cumplir con todas las leyes y reglamentos laborales y de empleo en aquellos países donde se
llevan a cabo operaciones
Cumplir con todas las leyes y reglamentos que prohíben o prescriben el uso de niños o trabajo
penitenciario.
Antes de la transferencia de cualquier empleado al extranjero, identificar todas las obligaciones
aplicables para cumplir con las obligaciones de ambos países, del anfitrión y del país de origen
y asegurar que se pueden cumplir /adquirir previo a la transferencia del empleado
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

III.
Las funciones de los Recursos Humanos, son las de coordinar a los países en materia de
empleados
Reportar inmediatamente cualquier acto violatorio o sospecha de violación a un asesor legal
COMO CUMPLIRLA
TENER DESIGNADO Y
ASEGURAR QUE SE LLEVE A
LLEVE A CABO UNA
CAPACITADO A UN EMPLEADO DE
RECURSOS HUMANOS en cada
CABO UNA COORDINACIÓN DE
FRONTERAS previo a la
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES para
país/ubicación donde se lleven a
cabo operaciones.
transferencia internacional de asegurar que ningún niño o
cualquier empleado.
labor dentro de las
prisiones se utilice para la
producción.
TENER DESIGNADO Y
CAPACITADO A UN EMPLEADO
QUE TENGA RELACIÓN CON UN
SINDICATO en cada
país/ubicación donde se lleven a
cabo operaciones.
IV.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
LA TERMINACIÓN DE LOS
EMPLEADOS ESTADOUNIDENSES
deberá evitarse mientras los
empleados se encuentren fuera
de Estados Unidos, ya que esto
puede conducir a una
responsabilidad mal
intencionada dentro del país
anfitrión y las leyes sobre la
terminación.
La Guía de Masonite – Página 39
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PROCURE RENUNCIAS
SÓLO SI ES LEGALMENTE
POSIBLE de las
protecciones del país de
origen previo a las
transferencias.
TERMINE INMEDIATAMENTE a
cualquier proveedor que se
encuentren empleando a niños
y/o utilicen labor penitenciaria
que es contrario a la legislación
Estadounidense o a la
legislación del país anfitrión.
Políticas Internacionales (Continuación)
11.5
IMPORTACIÓN Y ADUANAS
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
Una importación significa cualquier bien introducido al territorio aduanero de Estados Unidos desde el
exterior. El territorio aduanero Estadounidense son los 50 estados, el Distrito de Columbia y Puerto
Rico. Las posesiones de los Estados Unidos, no se consideran como parte del territorio aduanero,
dichos bienes que entran por medio de estas posesiones, se considerarán como importaciones.
Cada importación requiere de autorización del proceso aduanal llamado “Entrada”. Todo lo que se
importa a los Estados Unidos, está sujeto a imposición, sin embargo, muchos bienes no están sujetos a
la misma debido a que existe preferencia sobre algunos artículos que se derivan de acuerdos
comerciales internacionales (por ejemplo, TLCAN) y de programas dirigidos para mejorar la economía
de los países en desarrollo (por ejemplo, el Sistema Generalizado de Preferencias o GSP).
Las importaciones y el proceso de Entrada, es administrado para los importadores, por un Agente
Aduanal que se encarga de preparar los documentos necesarios de Entrada y pagar cualquier impuesto
a nombre del importador (el “Importador Nominal”).
Para que se lleve a cabo una Entrada adecuada, la factura proporcionada por el proveedor de los bienes
importados, deberá contener información detallada requerida de conformidad con los reglamentos
aduaneros. Sin una factura correcta y completa, podrán ocurrir retrasos al recibir los bienes
importados, además de posibles multas.
Salvo las excepciones permitidas por los reglamentos, todos los bienes importados deberán estar
correctamente “Marcados” con el país de origen con la finalidad de informar al último comprador en
los Estados Unidos, del país donde dicho bien fue creado. La Marca deberá ser:



En un lugar visible
Legible
Permanente
Cualquier impuesto en relación a una importación, será determinado por la Clasificación Arancelaria
del bien de que se trata, según se establece en el Programa de Arancel Aduanero de los Estados
Unidos. Esta clasificación, debe ser realizada adecuadamente para asegurar que se aplique el impuesto
correcto. La clasificación consiste de un proceso especializado, normalmente realizado por un Agente
Aduanal. Dicho agente aduanal, necesita una descripción precisa del bien por parte del importador para
establecer un número correcto arancelario. El valor de la importación, al cual se le aplica el impuesto
determinado, es normalmente el precio establecido en la factura mejor llamado como el “Valor de
Transacción”. Sin embargo, existen métodos alternos de valuación aplicables a las circunstancias de
donde el producto es suministrado en relación con el importador. Una parte relacionada, sucede cuando
se establece el 5% o más de las unidades de votación.
La Guía de Masonite – Página 40
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El reglamento Aduanero regula muchos tipos de artículos que pueden requerir un pago adicional de
impuestos. En este sentido, es esencial que la factura contenga toda la información necesaria para
determinar si dichos pagos adicionales son necesarios. Cuando un artículo pueda causar dificultades, se
le llama como “Aportes”. Un Aporte será uno de los artículos siguientes proporcionados al distribuidor
por el comprador de los bienes importados sin cargo o con un cargo reducido:




Materiales/componentes/partes que se incorporan a una mercancía importada
Herramientas/cortadoras/moldes utilizados en la producción de un bien importado
Trabajo de ingeniería/diseño/desarrollo que se realiza fuera de los Estados Unidos y necesario
para la producción de un bien
Generalmente, el valor de dicho Aporte, debe ser declarado en la primera factura por la
mercancía importada y se generará un impuesto sobre el valor de dicho aporte.
Un elemento importante de cumplimiento bajo los reglamentos aduaneros de Estados Unidos, es el
mantener un registro. Los reglamentos establecen los tipos de documentos que necesitan ser retenidos
por el importador para apoyar la precisión de cada Entrada. El mantenimiento de estos registros por el
periodo prescrito, es esencial para evitar investigaciones y penalidades.
Existen más temas que recaen sobre los límites reglamentarios aduaneros, algunos los cuales se
adjuntan a acuerdos comerciales específicos, como el TLCAN y programas específicos como el de
reintegro de gravámenes arancelarios.
II.
NUESTRA POLÍTICA








Cumplir con todas las leyes y reglamentos de importación y aduaneras
Asegurarse que los bienes importados estén correctamente clasificados
Asegurarse que los Agentes Aduanales tengan poder de representación
Asegurarse que los Agentes Aduanales designados tengan toda la información concerniente a
las importaciones para que de manera expedita pueda Entrar nuestras importaciones
Asegurarse que los proveedores estén instruidos y requeridos de proporcionar facturas correctas
y completas para efectos aduaneros
Asegurarse que todos artículos que requiere pagos adicionales de impuestos, como los
“Aportes”, sean registrados y declarados oportunamente
Asegurarse de que todos los documentos de importación necesarios sean identificados y
mantenidos durante los periodos de retención necesarios
Inmediatamente informar cualquier actividad o sospecha de violación a un asesor legal
La Guía de Masonite – Página 41
12/3/2014
III.
COMO CUMPLIRLA
IDENTIFICAR Y SELECCIONAR A
ASEGURAR QUE TODAS LAS
AGENTES ADUANALES
COMPETENTES y considerar
IMPORTACIONES SE
CLASIFIQUEN
limitar el número de Agentes
Aduaneros para establecer
rutinas consistentes. Sería
preferible tener a un Agente
Aduanal que maneje operaciones
en todas las aduanas.
adecuadamente y
mantengan la
documentación y apoyo
para determinar la
clasificación
correspondiente.
IDENTIFICAR NUEVOS
DESIGNAR Y CAPACITAR a
uno o más empleados
sobre las implicaciones de
los reglamentos de
Aduanas Estadounidenses.
Considerar contratar a una
persona que haya pasado
los exámenes para obtener
una licencia de agente
aduanal.
PROGRAMAS DE IMPORTACIÓN
antes de realizar importaciones
para asegurar que todos los
requisitos internos sean llevados
a cabo y con el Agente Aduanal
para que sea más expedita la
Entrada.
IV.
ASEGURAR QUE TODOS LOS
ARCHIVOS que contengan
documentos de reglamentación
de importaciones estén
debidamente separados y
guardados durante los periodos
de conservación necesarios.
INSTITUYA PROCESOS DE
SEGUIMIENTO para que los
artículos sujetos de impuestos,
como los Aportes, sean
identificados oportunamente al
ser declarados.
ASEGURAR QUE LAS ÓRDENES
DE COMPRA Y CONTRATOS DE
COMPRAVENTA celebrados con
los proveedores, incluyan
instrucciones precisas y
completas de facturación
obligando a los proveedores
proporcionar a las Aduanas las
facturas requeridas.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
PRESTAR ATENCIÓN A LAS
EL USO DE PROGRAMAS
TRANSACCIONES DE LAS PARTES
RELACIONADAS y asegurar que el
PREFERENCIALES DE
IMPUESTOS como el GSP,
valor de los bienes importados
de la parte relacionada, se haya
establecido utilizando los
criterios aduanales
correspondientes y presentado la
documentación necesaria.
as GSP, el Programa de
Reintegro de Gravámenes
y la Devolución de
Bienes, requieren rutinas
de seguimiento y guardar
archivos. Considere
mantener proveedores
especiales para dichos
propósitos.
La Guía de Masonite – Página 42
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RESPONDA RÁPIDAMENTE A LAS
PREGUNTAS ADUANALES y esté
preparado para fundamentar su
posición basada en los registros
guardados.
CONSIDERE ASOCIARSE A UN
PROGRAMA ADUANALCOMERCIAL EN CONTRA DEL
TERRORISMO (“PACCT”) con una
Aduana para cumplir con los
procesos internos de
cumplimiento.
Políticas Internacionales (Continuación)
11.6
LEY DE PRÁCTICAS CORRUPTAS EN EL EXTRANJERO
I.
DESCRIPCIÓN GENERAL
La Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA), prohíbe el uso del correo o cualquier otro
instrumento de comercio interestatal (por ejemplo, el teléfono, correo electrónico) para ofrecer o pagar
dinero o cualquier cosa de valor a un representante oficial o candidato para dicha posición o gobierno
extranjero con el fin de influenciar cualquier acto o decisión para asistir en la obtención o conservación
de cualquier negocio o dirección de cualquier negocio por cualquier persona.
La FCPA incluye a (1) los “Emisores” (toda entidad que tenga una clase de valores registrados bajo
secciones definidas por la Securities and Exchange Act de 1934, así como también a cualquier
empleado del Emisor, (2) Cualquier Compañía, sociedad, fideicomiso comercial, organización sin
personalidad jurídica, sociedad unipersonal, etc., que tiene su principal asiento de sus negocios en
Estados Unidos o está organizada bajo las leyes de los Estados Unidos, (3) “Asuntos Internos” que
significa cualquier individuo que sea ciudadano o residente de los Estados Unidos.
También, la FCPA prohíbe el “conocer” el uso de un tercero para llevar a cabo indirectamente o
intentar un acto prohibido. Cualquier persona indirecta puede ser un representante independiente de
ventas, agente de ventas, distribuidor, entidad afiliada o cualquier persona ubicada en cualquier lugar a
nivel mundial.
La FCPA también exige mantener libros, registros y controles de contabilidad que aseguran (1) la
disposición de activos reflejados con exactitud, (2) que las transacciones se realicen exclusivamente
con la autorización de la administración, (3) que las transacciones se registren conforme a los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), (4) que se realizarán auditorías precisas.
Las prohibiciones de sobornos establecidas en la FCPA, pueden encontrarse en las leyes de cualquier
otro país. Por lo tanto, las medidas adoptadas para cumplir con la FCPA, pueden aplicarse fácilmente a
las operaciones en todas las naciones donde se llevan a cabo operaciones.
II.
NUESTRA POLÍTICA






Cumplir con la FCPA, leyes y reglamentos similares en todos los países donde se lleven a cabo
operaciones.
Nunca ofrecer dinero o cualquier cosa de valor (como un regalo) a un oficial extranjero o candidato
extranjero de dicho puesto o a cualquier gobierno extranjero con la finalidad de obtener o mantener
cualquier negocio
Nunca proporcionar dinero o cualquier cosa de valor o a través de un tercero con la finalidad de obtener
o mantener cualquier negocio sabiendo que esta tercera persona actuará de manera contraria a la FCPA
Conservar sólo a los representantes de ventas, agentes, distribuidores, vendedores, etc., de buena
reputación
Mantener libros y registros que estén estrictamente de acuerdo con el GAAP para asegurar que los
activos estén dispersos y las transacciones se celebren sólo con la autorización de la administración
Inmediatamente informar cualquier actividad o sospecha de violación a un asesor legal
La Guía de Masonite – Página 43
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III.
COMO CUMPLIRLA
AL RETENER REPRESENTANTES
EXTRANJEROS, siempre
asegúrese que los
procedimientos internos sean
seguido al realizar las estudios
definidos sobre las
capacidades del representante
candidato para cumplir los
objetivos, por ejemplo:
 Experiencia y
antecedentes
 Capacidad financiera
 solvencia
 Reputación en el
mercado
 Relaciones bancarias
establecidas
 Experiencia en las líneas
de producción
 Comprobar con la
Embajada
Estadounidense el
Agregado Comercial
IV.
ROJAS QUE PUEDEN ACTIVAR
LA POSIBILIDAD DE “SABER”
QUE ACTIVIDADES
INAPROPIADAS PUEDAN
OCURRIR, por ejemplo:


SIEMPRE ASEGÚRESE que
ninguno de los
representantes o directores
que sean representantes de
gobierno o candidatos a
gobernador.
SIEMPRE ASEGÚRESE DE QUE
LOSPAGOS A LOS REPRESENTANTES
se realicen estrictamente de
acuerdo con los términos de un
contrato por escrito y a las cuentas
bancarias de los representantes
designados en el país donde se
encuentre prestando sus servicios.
ASEGÚRESE DE QUE LOS LIBROS Y
REGISTROS se guarden
estrictamente de acuerdo con el
GAAP.
PUNTOS PRECAUTORIOS – COSAS POR LAS CUALES TENER CUIDADO
TENGA CUIDADO DE ALERTAS

SIEMPRE TENGA ACUERDOS
POR ESCRITO que
explícitamente establezca
las obligaciones y
prohibiciones y que
permita específicamente
las auditorías de los
registros de los
representantes.
Cual es el precio actual
de las comisiones en el
ámbito de la actividad
Si los representantes
normalmente están
presentes en las
actividades
contempladas
Si se realizó la debida
diligencia
La Guía de Masonite – Página 44
12/3/2014





Si el país tiene una
reputación negativa
Solicitudes de pago de
comisiones que deben
hacerse a terceros
Solicitudes para
ajustes en el curso
medio sobre el pago de
comisiones
Invitaciones a eventos
para recaudar fondos
políticos
Solicitudes de cambios
por otros
representantes a mitad
del curso






Contratación de
empleados de gobierno o
transferencia de
empleados al gobierno
Solicitar de donaciones de
caridad
Solicitar documentos
falsos
Sub-facturar o sobrefacturar de productos
Falta de preocupación en
la calidad del producto
En general, respuestas
evasivas a las preguntas