Reglamento-centro-de-conciliacion

DE CONCILIACIÓN DEL CONSULTORIO JURÍDICO
UNIVERSIDAD EAFIT
1. ENTIDAD PROMOTORA
Nombre:
UNIVERSIDAD EAFIT
Dirección:
Carrera 49 No. 7 Sur 50
Fax:
2619268
Municipio:
Medellín, Departamento de Antioquia.
Teléfono
2619222
Agremiación:
UNIVERSIDAD EAFIT
Resolución 3469 del11 de junio de 1960 del Ministerio de
Educación, Resolución No 75 del 28 de junio de 1960 de la
Gobernación de Antioquia y Decreto de la Presidencia de la
República número 759 del 6 de mayo de 1971
Representante legal:
JUAN LUIS MEJÍA ARANGO.
CC. N°. 8.351.889
2. CENTRO DE CONCILIACIÓN DEL CONSULTORIO JURÍDICO DE LA ESCUELA DE DERECHO DE
LA UNIVERSIDAD EAFIT
Nombre:
Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico de la Universidad EAFIT
Dirección:
Carrera 49 No. 7 Sur 50 Bloque 27 piso 4 Fax: 2619268
Municipio:
Medellín, Departamento de Antioquia. Teléfonos: 2619222
Tipo:
Centro de Conciliación gratuito, dirigido a atender asuntos de familia, civil y
comercial, entre otros.
Característica: Nuevo.
3. FACTIBILIDAD SOCIAL DEL CENTRO
3.1. UBICACIÓN DEL CENTRO
El Centro de Conciliación de la Escuela de Derecho de la UNIVERSIDAD EAFIT estará ubicado
en Carrera 49 No. 7 Sur 50 Bloque 27 piso cuarto de la ciudad de Medellín, en una zona
comercial, pero cercana a varias comunas de estrato uno, dos y tres.
El compromiso de la UNIVERSIDAD con su entorno social y con la formación académica de los
Estudiantes, determinan la necesidad en la creación del Centro de Conciliación del Consultorio
Jurídico de la Universidad EAFIT, que contribuirá con un amplio sector de la ciudad de
Medellín que requiere de Centros de Conciliación dirigidos a personas que no tengan capacidad
económica para sufragar los gastos que demandan estas instituciones cuando son de
naturaleza privada; así mismo, el Centro de Conciliación permitirá continuar con el aprendizaje
de los Estudiantes en los métodos alternativos de solución de conflictos.
En efecto, el Centro de Conciliación estará dirigido a personas de estratos 1, 2 y 3, que no
cuentan con los recursos económicos para acudir a un Centro de Conciliación que cobra por los
servicios que presta. Dentro de los asuntos que más atención demandan los Usuarios de
nuestro Consultorio Jurídico, en un altísimo porcentaje se encuentran los casos relacionados
con fijación e incremento de cuota alimentaria; para estos eventos la ley ha previsto la
Audiencia de Conciliación como requisito de procedibilidad para acudir a la Jurisdicción. En la
actualidad es necesario remitir a esas personas a otras Universidades y a la Personería de
Medellín, ya que no se cuenta con el Centro de Conciliación que permita cumplir con el requisito
de procedibilidad. Por ello y para una adecuada y eficiente prestación de nuestros servicios, se
hace urgente la creación del Centro de Conciliación y ello por sí solo justifica su creación.
De otro lado, dentro del proceso de aprendizaje es necesario dotar a los Estudiantes de
aquellas herramientas prácticas que les permita aplicar sus conocimientos en materia de
solución alternativa de conflictos y que, además, los haga concientes de la importancia de los
mismos, como una manera eficaz de abordar la solución de los problemas desde una
perspectiva diferente al proceso jurisdiccional.
El Consultorio Jurídico de la Universidad EAFIT presta sus servicios a personas de estrato 1, 2,3
de la ciudad de Medellín, que generalmente residen en los Barrios de Guayabal, Belén,
Manrique, Popular y del sur de Medellín, esto es provenientes de los Municipios de Itagui,
Envigado y en algunas ocasiones de Caldas. En estos sectores de la ciudad y aún en el mismo
Poblado, habitan un número considerable de personas con serias dificultades económicas. Así
mismo las personas que acuden al Consultorio jurídico cuentan con muy poco grado de
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escolaridad, ya que en la mayoría de los casos son amas de casa o desempleados, y es esta
precisamente la población a la que se dirigirán los servicios del Centro de Conciliación. Para
estos efectos a continuación se transcribe el informe de la encuesta de calidad de vida realizada
en el Municipio de Medellín en el año 2007, donde aparece la población por comuna según
estrato socioeconómico, que corresponde a la última encuesta publicada por el Municipio:
POBLACIÓN POR COMUNA O CORREGIMIENTO SEGÚN ESTRATO SOCIOECONÓMICO DE LA VIVIENDA
Población
Comuna o Corregimiento
Total
%
Estrato de la Vivienda
3. Medio
2. Bajo
4. Medio
bajo
1.Bajo
bajo
5. Medio
Alto
6. Alto
1 Popular
133.167
5.50%
2 Santa Cruz
101.879
4.21%
3.576
98.303
3 Manrique
178.451
7.38%
23.612
127.227
27.612
4 Aranjuez
170.950
7.07%
18.440
50.719
101.791
5 Castilla
157.990
6.53%
7.169
17.294
132.189
6 Doce de Octubre
207.481
8.58%
27.535
121.988
57.959
7 Robledo
186.929
7.73%
16.979
113.466
38.846
16.338
8 Villa Hermosa
126.420
5.23%
41.249
48.074
36.097
1.000
9 Buenos Aires
154.773
6.40%
15.146
42.367
89.196
7.430
497
93.300
3.86%
7.922
41.800
43.448
130
11 Laureles
132.895
5.49%
444
2.725
33.184
96.543
12 La América
110.216
4.56%
19.016
19.024
46.060
26.116
13 San Javier
136.690
5.65%
39.405
36.046
6.912
14 El Poblado
110.509
4.57%
929
1.929
4.830
15 Guayabal
91.855
3.80%
6
11.397
65.828
14.624
200.029
8.27%
1.263
42.696
71.733
59.703
8.004
0.33%
2.556
4.675
631
142
29.646
1.23%
3.303
18.665
7.678
4.353
0.18%
509
3.607
237
73.653
3.04%
4.653
42.003
26.507
9.972
0.41%
2.361
5.181
2.328
86
15
2.419.163
100%
255.138
913.089
763.155
235.588
176.051
76.141
10,55
37,74
31,55
9,74
7,28
3,15
10 La Candelaria
16 Belén
50 Palmitas
60 San Cristóbal
70 Altavista
80 San Antonio de Prado
90 Santa Elena
Total
35.456
51.327
97.712
1.338
1.301
26.817
138
76.003
24.633
491
%
100
ECV 2006
2.410.777
254.220
909.801
760.407
234.902
175.579
75.867
ECV 2005
2.384.721
251.963
899.903
752.179
232.126
173.509
75.042
ECV 2004
2.350.227
248.103
889.664
738.108
226.463
173.073
74.816
Fuente: Encuesta de Calidad de Vida. Medellín 2007 Expandida
Procesamiento: DAP. Subdirección Metroinformación. Unidad de Clasificación Socioeconómica y Estratificación
El Centro de Conciliación tendrá su sede en el sector del Poblado donde funciona la Universidad
EAFIT. En esta zona se encuentran el Centro de Conciliación del Colegio de Abogados de
Medellín y el de la Asociación de Consumidores, pero en ambos Centros se cobra por los
servicios que allí se prestan, lo que sin duda dificulta que las personas de menos recursos
económicos puedan utilizar los servicios de esos Centros de Conciliación, igualmente existe en
3
la zona la Comisaría de Familia del Poblado, pero dado el número de usuarios la atención no
corresponde a la urgencia que requieren las personas que allí acuden dada la naturaleza del
asunto, esto es conflictos que afectan el núcleo familiar y que necesitan una atención oportuna
y eficiente.
La Universidad EAFIT, lugar donde funcionará el Centro de Conciliación es un referente en este
sector, toda vez que ofrece a la comunidad los servicios de Biblioteca y de espacios culturales,
que no abundan en esta zona de la ciudad , pues en la práctica las bibliotecas públicas están
situadas lejos del campo universitario. Dada la ubicación del Centro de Conciliación, éste será
de fácil acceso a la población, ya que se encuentra en un corredor vial que atraviesa la ciudad
de sur a norte y cerca de dos estaciones del Metro de Medellín. Igualmente se encuentran en
este sector el POLITECNICO JAIME ISAZA CADAVID y la Universidad CES, pero en la primera
institución no existe facultad de derecho ni Centro de Conciliación, y en la segunda, si bien la
UNIVERSIDAD CES está ubicada en el Barrio EL POBLADO, su sede queda bastante retirada de
EAFIT, pero además su Centro de Conciliación está ubicado en el Municipio de Sabaneta.
Por otra parte, no puede olvidarse que el artículo 11 de la ley 640 de 2001 señala que los
estudiantes de derecho deberán cumplir con una carga mínima en mecanismos alternativos de
solución de conflictos, y que los Consultorios Jurídicos organizaran su propio Centro de
Conciliación, luego también a la luz de la normatividad citada se hace imperioso la creación del
Centro de Conciliación.
CARACTERÍSTICAS DEMOGRÁFICAS DE LA POBLACIÓN
Para efectos de determinar las características demográficas de la comuna El Poblado, lugar
donde se encuentra ubicado el Centro de Conciliación, nos permitimos transcribir la última
información del Municipio de Medellín, Encuesta de Calidad de Vida, 2006:
4
5
PRESENCIA INSTITUCIONAL. En la ciudad de Medellín, las autoridades administrativas y
judiciales son:
INSTITUCIÓN
Civiles Municipales
Civiles del Circuito
Laborales del Circuito
NÚMERO
23
17
21
Penales Municipales
Penales de Circuito
Inspecciones de Policía
42
28
26
Permanencias de Policía
8
Inspecciones
Reparto
Inspección
Consumidor
de
3
UBICACIÓN
Centro Administrativo La Alpujarra
Centro Administrativo La Alpujarra
(1-17 funcionan con la ley 712 de 2001
y 4 Juzgados de Oralidad-18-19-20-21
y además en la actualidad hay 10
juzgados laborales de descongestión
que funcionan en Almacentro y 6
Juzgados laborales adjuntos.)
Centro Administrativo La Alpujarra
Centro Administrativo La Alpujarra
Funcionan en diferentes barrios de
Medellín
Situadas en el sector del Bosque y en
Belén y en el Poblado.
Situadas en el Sector del Bosque
Protección
1
Situadas en el Sector del Bosque
Civiles
6
INSTITUCIÓN
Inspección
Infracciones
Urbanística
Inspección Ambiental
De Trabajo
Defensoría de Familia
Bienestar Familiar
Comisarías de Familia
Consultorios Jurídicos
de
Centros de Conciliación
NÚMERO
2
1
16
34
16
9
24
UBICACIÓN
Situadas en el Sector del Bosque
Situadas en el Sector del Bosque
Todas ubicadas en el sector de San
Benito calle 50 con carrera 56 de la
ciudad de Medellín.
Distribuidas en el perímetro de
la
ciudad de Medellín.
Ubicadas en 9 zonas de la ciudad.
Ubicados en las facultades de Derecho
de las distintas universidades de la
Ciudad de Medellín
(Incluye Centros de los Distintos
gremios y de las Universidades)
3.2. TIPOLOGÍA DEL CONFLICTO:
Atendiendo las atribuciones concedidas a los Estudiantes de Consultorio Jurídico en las leyes
583 de 2000 y 640 de 2001, y los tipos de controversias que se presentan en la población a la
que va dirigida la atención del Centro de Conciliación, las actividades del Centro de Conciliación
estarían dirigidas de preferencia en materias referentes a asuntos de: Familia; Civil, Comercial y
Penal.
3.2.1 CONFLICTOS EN MATERIA DE FAMILIA.
La estadística de los asuntos que se manejan en el Consultorio Jurídico de la UNIVERSIDAD
EAFIT, determina que la comunidad que solicita los servicios del mismo acude en razón de una
variedad de conflictos sociales, políticos, culturales y económicos que inciden en las relaciones
interpersonales entre los miembros de la familia, siendo la inasistencia alimentaria, la
regulación de cuota alimentaria, la violencia intrafamiliar, la custodia y regulación de visitas de
los hijos, los derechos y obligaciones de los cónyuges en razón del divorcio o cesación de
efectos civiles del matrimonio católico, la liquidación de la sociedad conyugal y la liquidación de
la herencia, los asuntos más comunes para dirimir en materia de Familia, problemas que de
no resolverse adecuadamente se convierten en un conflicto que afecta al núcleo familiar y al
entorno de la sociedad.
3.2.2 CONFLICTOS EN MATERIA CIVIL.
La crisis económica del País y particularmente de la ciudad de Medellín, se refleja también en
las relaciones de naturaleza civil entre los miembros de una comunidad. Entre los asuntos más
reiterados que se atienden en el Consultorio Jurídico y que serían objeto de temas a conciliar en
el Centro, son los relativos al incumplimiento de obligaciones en los distintos tipos de contratos,
problemas por el uso inadecuado de las medianerías o servidumbres, los conflictos que se
7
generan entre vecinos por el ruido que ocasiona uno de ellos, o por la perturbación a la
posesión, entre otros. La experiencia en el Consultorio Jurídico es que muchos de estos asuntos
se solucionan a través de la conciliación, sin necesidad de acudir al proceso jurisdiccional.
3.2.3 CONFLICTOS EN MATERIA COMERCIAL
En materia comercial se presentan conflictos originados en el incumplimiento contractual, la
reclamación de las garantías por artículos defectuosos, y por el pago de obligaciones derivadas
de la entrega de títulos valores; en los casos antes enunciados en muchísimas ocasiones el
problema se soluciona a través de un acuerdo de pago que le permita al deudor cumplir con los
compromisos adquiridos de conformidad a sus posibilidades económicas.
3.2.4.
CONFLICTOS EN MATERIA LABORAL
No es posible conciliar en materia laboral por pronunciamiento de la Corte Constitucional en
sentencia C. 893 de 2001.
3.2. 5
CONFLICTOS EN MATERIA ADMINISTRATIVA
La Ley 270 de 1996 señaló la conciliación como requisito de procedibilidad:
“Artículo 42A. Conciliación judicial y extrajudicial en materia contencioso-administrativa. A partir
de la vigencia de esta ley, cuando los asuntos sean conciliables, siempre constituirá requisito de
procedibilidad de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso
Administrativo o en las normas que lo sustituyan, el adelantamiento del trámite de la
conciliación extra-judicial.
Sin embargo la norma exige que las conciliaciones se realicen ante el Ministerio Público
delegado ante el Tribunal o los Jueces administrativos, en consecuencia estos asuntos no serán
objeto de conciliación ante el Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico.
3.2.5
CONFLICTOS EN MATERIA PENAL
En materia penal sólo los delitos querellables pueden ser objeto de conciliación. En atención a
ello, los asuntos que podrían ser materia de Conciliación son los relativos a los delitos de
inasistencia alimentaria, violencia intrafamiliar, daño en bien ajeno y lesiones personales, entre
otros.
3.3.
ESTIMACIÓN DE LA DEMANDA DEL SERVICIO
3.3.1 ANALISIS DE LA DEMANDA DEL SERVICIO
Conforme a lo señalado en su orden por las leyes 23 de 1991, 446 de 1998 y 640 de 2001, y
con el propósito de contribuir al mejoramiento de la administración de justicia, se exige la
realización de la Audiencia de Conciliación como requisito de procedibilidad para acudir ante la
jurisdicción.
8
Podría afirmarse que el 90% de los asuntos que llegan al Consultorio Jurídico de la Universidad
EAFIT recaen sobre temas de fijación e incremento de cuota alimentaria, que requieren agotar
la conciliación como requisito de procedibilidad. Así mismo, la cuantía de los asuntos que la ley
583 de 2000 permite conocer a los Estudiantes de Consultorio Jurídico, amerita propiciar
espacios como los que ofrece la conciliación extrajudicial que permitan a las Partes superar sus
diferencias sin necesidad de acudir a la jurisdicción.
Para determinar el número de conciliaciones que podrían atenderse el próximo año en el Centro
de Conciliación, se realizó el estudio a partir del número de asuntos que se tramitaron en el
Consultorio Jurídico en materia de familia, civil y laboral en el año 2008, esto es, se atendieron
452 consultas y 118 procesos, y por otro lado atendiendo al número de Estudiantes vinculados
al mismo, que en general anualmente oscila entre 35 y 50 discentes, podría concluirse que en
el próximo año podrían tramitarse alrededor de 26 conciliaciones mensuales, es decir, más de
260 conciliaciones al año.
En este orden de ideas, y atendiendo a la relación entre el número de asuntos que se han
tramitado en el Consultorio Jurídico que requieren de la conciliación como requisito de
procedibilidad y al número de Estudiantes que se vincularían al Centro de Conciliación, se
efectuó la proyección del Centro de Conciliación de la siguiente manera:
3.3.2
NÚMERO DE CONFLICTOS QUE SE ATENDERÁ:
PERIODO 2010: Se pretende trabajar durante los dos semestres de calendario académico de
la Escuela de derecho, y el servicio comenzará a prestarse en el mes de enero de 2010.
TIPO DE SERVICIO
Conciliación en materia Familia
Conciliación en materia Civil
Conciliación en materia Comercial
Conciliación en materia Penal
Total de servicios año 2010
UNIDADES/MES
15
5
5
1
26
UNIDADES/AÑO
150
50
50
10
260
3.4 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO:
3.4.1
PERSONAL CON QUE CONTARÁ EL CENTRO
- 1 Director, el cual debe ser abogado titulado, con experiencia mínima de cinco (5) años en el
tema de resolución de conflictos y conciliaciones, y será el mismo director del Consultorio
Jurídico.
- 1 auxiliar administrativo (a) para el centro, quien deberá llenar todos los requisitos exigidos
por la institución para dicho cargo.
9
- La totalidad de los Estudiantes del Consultorio Jurídico y que para el año 2010 serán
aproximadamente 50. Estos actuarán como conciliadores, debidamente capacitados como tales
por una entidad avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia. En la actualidad los
estudiantes de Consultorio Jurídico se encuentran recibiendo esta capacitación por parte de la
Cámara de Comercio de Medellín.
- Se contará con una participación de por lo menos 5 profesores de la Escuela de Derecho de la
Universidad EAFIT, debidamente capacitados como conciliadores, así: Profesor CARLOS JULIO
ARANGO, profesor JOSE DAVID POSADA BOTERO, profesor ANDRES PRIETO QUINTERO,
profesor RAFAEL TAMAYO, y ADRIANA ELVIRA POSSO RAMIREZ, cuyas hojas de vida y
certificados sobre la capacitación en Mecanismos alternativos de Solución de Conflictos se
acompaña a este estudio.
3.5
ESTRATEGIA DE DIVULGACIÓN
El Centro de Conciliación contará con una estrategia de divulgación de los servicios que
prestará y que estará dirigida a los sectores de estrato uno (1) y dos (2) de la comunidad de
Medellín.
La publicidad del servicio que se prestará en el Centro de Conciliación contará con el apoyo
institucional y para ello se recurrirá:
•
•
•
•
Publicación en la página web de la Universidad.
Publicación en periódicos de circulación local en la ciudad de Medellín.
Afiches y volantes de publicidad del Centro de Conciliación que se distribuirá a través de
las Inspecciones de Policía de la ciudad de Medellín y de su área metropolitana.
Divulgación en una emisora radial de la ciudad de Medellín.
Además el Consultorio Jurídico tiene suscritos Convenios con diferentes instituciones y
agremiaciones, tales como el ZEIKY de Medellín, la Cámara de Comercio de Medellín, a
través de las cuales podrían difundirse los servicios del Centro de Conciliación,
atendiendo a que éste irá dirigido a personas que no cuentan con recursos para sufragar
los costos que tendrían que asumir en el Centro de Conciliación de la Cámara de
Comercio de Medellín.
Igualmente el Consultorio Jurídico tiene convenio con Microempresas de Antioquia, en
virtud del cual mensualmente en los diferentes CEDEZOS de Medellín (Centro de
Formación Empresarial), se imparten charlas de temas jurídicos, espacios en los cuales
se difundirían también los servicios del Centro de Conciliación, con la entrega de
material publicitario a las personas que acuden a las mismas.
Se pretende con lo anterior difundir los servicios del Centro de Conciliación para obtener que
realmente la comunidad conozca del mismo y pueda utilizar sus servicios.
10
3.6
SISTEMA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
El Centro de Conciliación llevará una estadística rigurosa de las conciliaciones atendidas
mensualmente, clasificando el número de asuntos conciliados, los no conciliados y aquellas
audiencias que no se realizaron por inasistencia de las Partes. Igualmente, respecto a los
asuntos conciliados, se hará seguimiento telefónico y aún personal, para indagar sobre el
cumplimiento del acuerdo de conciliación y en aquellos eventos en que se incumpla el acuerdo,
se preguntará a las personas involucradas por las razones del fracaso del acuerdo conciliatorio,
en cuyo caso también se les reiterará a las Partes, las consecuencias del incumplimiento y las
opciones que concede la ley para hacer valer lo convenido en el acta de conciliación, para estos
efectos se acudirá a citar nuevamente al Centro de Conciliación a las personas involucradas en
el acuerdo a fin de lograr que éste se cumpla o realizar aquellas modificaciones que estimen las
partes pertinentes para ajustar el mismo a las condiciones que permitan la viabilidad y
cumplimiento de la conciliación.
Del seguimiento que se realizará vía telefónica y personal se dejará constancia en un formato
que se elaborará para tal fin, que contendrá la información básica de las Partes, del asunto
conciliado y de las razones de no cumplimiento del acuerdo, lo que permitirá además conocer
aquellos casos de reincidencia en el conflicto. Las actas deberán guardarse en el archivo
documental y servirán además para realizar estadística sobre el seguimiento a los acuerdos de
conciliación.
Además corresponderá al conciliador y al director del centro de conciliación velar por el
cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley en los procesos de conciliación, tales como el
control de legalidad y que el asunto conciliado realmente corresponda a un derecho disponible.
Así mismo, el Centro de Conciliación del Consultorio de la Escuela de Derecho de la
UNIVERSIDAD EAFIT hará seguimiento a través de la generación de indicadores de gestión y
resultados de la información arrojada y consignada por los usuarios. Para ello se diseñará un
sistema que permita llevar el control de las audiencias realizadas, los acuerdos celebrados, los
acuerdos cumplidos y los acuerdos fracasados. Igualmente, se llevará un control de las
audiencias que no se realizaron por inasistencia de las partes y sobre la calidad del servicio
ofrecido.
3.6.1 INDICADORES DE GESTIÓN. Con el fin de verificar el cumplimiento de la misión,
visión y de los objetivos del Centro de Conciliación de la Universidad Eafit, y de obtener
información que nos permita impulsar, la eficiencia y eficacia en las distintas actividades del
Centro, se han establecido los siguientes indicadores de gestión:
3.6.1.1 INDICADORES DE EFICIENCIA: Este indicador medirá el grado de aprovechamiento de
los recursos del Centro de Conciliación que contribuyan a la optimización de los mismos.
3.6.1.2 INDICADORES DE EFICACIA. Este indicador medirá la necesidad de cumplir con los
objetivos del Centro de Conciliación, es decir que éste realmente sea un espacio que permita a
las personas la solución directa de su conflicto a través del mecanismo de la conciliación.
11
De esta manera, los indicadores de gestión, constituyen una herramienta para conocer en
dónde debe mejorar el servicio del Centro de Conciliación, cuáles son las áreas de derecho
donde más servicios se demandan, cuáles las razones de las conciliaciones fallidas y de los
acuerdos incumplidos, con miras a buscar correctivos que permitan conducir para que el
proceso de conciliación finalice con un acuerdo que satisfaga a ambas partes y que lo mismo
sea cumplido.
A continuación presentamos una ficha técnica por cada indicador que será tenido en cuenta
para efectos de realizar el control y seguimiento a las actividades que realizará el Centro de
Conciliación, con la advertencia que los mismos pueden llegar a ampliarse, o modificarse con un
único propósito, esto es, que el proceso de evaluación y autoevaluación pueda reorientar las
acciones, servicios y objetivos, todo en aras de optimizar la gestión institucional.
12
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC001
EFICIENCIA
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de casos atendidos que llegaron a acuerdo total sin reincidencia del conflicto
Total de casos atendidos anualmente
Es decir: EF=No.CAE/No. CAA
OBJETIVO DEL INDICADOR
Establecer índices de satisfacción y cumplimiento del centro de conciliación en su propósito de lograr
acuerdos que terminen efectivamente con el conflicto.
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
001: Número del indicador
Escuela de Derecho
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
13
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC002
OFERTA
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de casos realmente atendidos en el Centro de Conciliación
Total número de conciliaciones que esperan tramitarse en el Centro de Conciliaciones
Es decir: O=No.CRAC/No. CET
OBJETIVO DEL INDICADOR
Establecer índices de cumplimiento de las metas del Centro de Conciliación respecto de las
conciliaciones que se han propuesto tramitar.
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
002: Número del indicador
Escuela de Derecho
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
14
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC003
DEMANDA
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de solicitudes anuales debidamente tramitadas
Total de solicitudes radicadas al año
Es decir: D=No.SRDT/No.SR
OBJETIVO DEL INDICADOR
Establecer índices de cumplimiento del Centro de Conciliación en su propósito de atender la totalidad
de las solicitudes de Conciliación que se presenten.
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
003: Número del indicador
Escuela de Derecho
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
15
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC004
CRUCE DE OFERTA Y DEMANDA
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de casos atendidos anualmente por área
Total de casos atendidos anualmente
OBJETIVO DEL INDICADOR
Establecer índices que permitan confrontar la cantidad de servicios que los usuarios solicitan al Centro
de Conciliación frente a cada área de derecho.
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
004: Número del indicador
Escuela de Derecho
Áreas de Derecho: Familia, Civil, Comercial, Penal
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
16
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC005
ÉXITO
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de acuerdos totales logrados por área del derecho al año
Número de conciliaciones anuales realizadas por área del derecho
Número de acuerdos parciales logrados por área del derecho
Número de conciliaciones realizadas por área del derecho
OBJETIVO DEL INDICADOR
Cuantificar por área los resultados del proceso de conciliación.
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
005: Número del indicador
Escuela de Derecho
Áreas de Derecho: Familia, Civil, Comercial, Penal
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
17
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC006
CASOS FALLIDOS
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de casos de audiencias de conciliación anuales fallidas
Número total de audiencias de conciliación realizadas al año
Número de audiencias de conciliación anuales fallidas por causa
Número total de audiencias de conciliación fallidas realizadas al año
OBJETIVO DEL INDICADOR
Determinar por área los casos fallidos y sus causas
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
006: Número del indicador
Escuela de Derecho
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
Tipos de causa fallida: Inasistencia; No acuerdo; Materia no
conciliable
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
18
UNIVERSIDAD EAFIT
ESCUELA DE DERECHO
CONSULTORIO JURÍDICO
INDICADORES DE GESTIÓN
FICHA TÉCNICA DEL INDICADOR
ÁREA O DEPARTAMENTO:
Centro de Conciliación
NOMBRE DEL INDICADOR
CÓDIGO:
CC007
SATISFACCIÓN DEL SERVICIO
FÓRMULA O ESTRUCTURA DEL INDICADOR
Número de quejas recibidas al año
Total de solicitudes radicadas anualmente
Número de reclamos recibidos al año
Total de solicitudes radicadas anualmente
OBJETIVO DEL INDICADOR
Determinar la calidad del servicio que ofrece el Centro de Conciliación.
FRECUENCIA PROPUESTA
MENSUAL
TRIMESTRAL
SEMESTRAL
ANUAL
OTRA
CUÁL?
CRITERIOS DE ANÁLISIS
EFICIENCIA
Materiales
Calidad
EFECTIVIDAD
Rendimiento
Personal
Costo
Productividad
Equipos
Cumplimiento
Competitividad
Método
Confiabilidad
Participación
M. Logísticos
Comodidad
Crecimiento
Financiero
Comunicación
Cobertura
Responsable
EFICACIA
Director Centro de Conciliación
USUARIOS DEL INDICADOR
Observaciones adicionales:
Centro de Conciliación.
CC: Centro de Conciliación
007: Número del indicador
Escuela de Derecho
Ministerio del Interior y de
Justicia
FECHA ELABORACIÓN:
FECHA ÚLTIMA REVISIÓN
19
3.6.2 BALANCE DEL SERVICIO DE CONCILIACIÓN.
Grados de Satisfacción. El director del Centro de Conciliación se encargará de hacer
seguimiento al servicio que se presta, con el fin de medir el nivel de satisfacción del usuario con
el servicio que recibe.
Con este fin, siempre al finalizar cada audiencia de conciliación se solicitará a los usuarios
diligenciar un formato para que se evalué la calidad del servicio prestado. Igualmente, podrá
aleatoriamente efectuarse la encuesta vía telefónica, o por internet.
ENCUESTA A USUARIOS DEL CENTRO DE CONCILIACION
Con el fin de mejoran los servicios que presta el Centro de Conciliación, le agradecemos su
colaboración en responder la siguiente encuesta:
1. Cuánto tiempo esperó en la recepción para la atención de su solicitud:
Menos de 5 minutos
______
Entre 5 y 10 minutos
______
Más de 10 minutos
______
2. Cómo se sintió atendido (a) durante el trámite de la conciliación, en cuanto a :
BUENA
REGULAR
MALA
Atención del conciliador
Agilidad en la atención
Disposición a escuchar
Profesionalismo del
conciliador
Respeto
Habilidad para hacerse
entender
3. La información que recibió del Centro de Conciliación en cuanto a trámite para atender su
solicitud?
Buena
_____
Deficiente _____
20
4. Considera Usted que la audiencia de conciliación se realizó dentro del término en que se le
informo al momento de realizar la solicitud:
Si
No
_____
_____
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_________________________________________________________
5. Si el término en que se le se realizó la audiencia de conciliación fue mayor al que se le
informó cuando Usted acudió al Centro de Conciliación, indique si se le informaron las
razones para la demora en el señalamiento de la audiencia de conciliación?
Si
No
_____
_____
Observaciones:
6. La conciliación fue un mecanismo adecuado para solucionar su conflicto
SI
NO
Explique_________________________________________________________________
___________________________________________________________
7. Las instalaciones físicas del Centro de Conciliación son:
BUENAS
REGULARES
MALAS
21
8. Quedó satisfecho con el servicio que le prestó el Centro de Conciliación?.
SI
NO
Explique_________________________________________________________________
___________________________________________________________
9. Recomendaría Usted la Conciliación como mecanismo para resolver conflictos?
SI
NO
Explique_________________________________________________________________
___________________________________________________________
10. Volvería Usted a utilizar nuestros servicios :
Si
_____
No
_____
Por qué?
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
____________________________________
Sugerencias:
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
22
3.6.3 ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS:
Para canalizar la atención de quejas y reclamos, se colocará al ingreso del Centro de
Conciliación un buzón de sugerencia que permita a los usuarios de manera directa y anónima,
consignar sus percepciones respecto a la calidad del servicio que recibió en el Centro de
Conciliación o las quejas y reclamos que en su sentir debe presentar.
El Centro de Conciliación además cuenta con el correo electrónico cjuridico@ eafit.edu.co, a
través del cual los usuarios podrán también dejar constancia escrita de quejas, reclamos o
sugerencias respecto al servicio que recibió en el Centro de Conciliación.
La dirección del Centro de Conciliación, deberá atender dentro de los tres (3) días siguientes a
su recibo las quejas y reclamos presentados por los usuarios y adoptar de manera inmediata los
correctivos necesarios para evitar que en el futuro las situaciones denunciadas puedan seguir
presentándose.
Así mismo, la secretaría del centro de conciliación, tendrá como tarea hacer seguimiento
personal a las observaciones emitidas en forma verbal por los usuarios del Centro.
De las quejas y reclamos se hará medición y se hará una evaluación porcentual de las quejas
que se refiere a la calidad de la atención y otro porcentaje que corresponde a la diligencia de
los funcionarios. Así mismo se hará medición de los reclamos que se presenten frente a la
asesoría recibida en los trámites, la calidad de las instalaciones, la calidad del servicio prestado,
el profesionalismo del conciliador y la efectividad del trámite conciliatorio.
Por su parte en los reclamos, que se entiende son los que van dirigidos contra un proceso
independientemente de quien lo origine, también se hará medición y se establecerá un
porcentaje para cada item correspondiente a:
-Amabilidad de la persona que lo atendió
-Orientación brindada
-Calidad de la información suministrada
-Claridad de la información recibida
-Oportunidad del servicio
-Tiempo de solución
-Interés que se le prestó en el Centro de Conciliación
-Solución a inquietudes
-Calidad de las instalaciones
23
-Calidad del servicio prestado
-Profesionalismo del conciliador
-Efectividad del trámite conciliatorio.
3.6.4 CUMPLIMIENTO DE LOS ACUERDOS. Luego de la etapa conciliatoria, cuando las
partes lograron un acuerdo, le corresponde al conciliador en particular, y al centro de
conciliación en general medir el cumplimiento de los acuerdos, para ello se hace una medición a
través de encuesta que se formulará personalmente, vía telefónica o a través de correo
electrónico.
ENCUESTA DE MEDICION DE CUMPLIMIENTO DE ACUERDO
Fecha de Conciliación:
Fecha de realización de la encuesta:
Nivel de cumplimiento del acuerdo: El acuerdo de conciliación a que llegó se cumplió:
SI____ No. ______PARCIALMENTE__________
Si la pregunta anterior respondió No o PARCIALMENTE, indique el punto del acuerdo no
cumplidos y las causas:___________________________________
Observaciones o críticas______________________________________________
3.6.5 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN EN LOS CASOS DE INCUMPLIMIENTO
DE LOS ACUERDOS O REINCIDENCIA DEL CONFLICTO.
Del seguimiento a los acuerdos de conciliación pueden detectarse las razones del
incumplimiento de los mismos, las cuales deben consignarse en un informe que permita
adoptar medidas tendientes a lograr el cumplimiento del acuerdo, como sería una nueva
citación para que las partes concurran al Centro de Conciliación para concientizarlas de cumplir
con lo acordado, o de lograr un nuevo acuerdo que sustituya el anterior en aquel evento en que
sea imposible el cumplimiento del pacto anterior.
En esta nueva audiencia, también se insistirá en las consecuencias legales que se derivan del
incumplimiento del acuerdo, esto es, la posibilidad de acudir ante la jurisdicción para reclamar
el cumplimiento del acuerdo de conciliación.
24
En todo caso, el director del Centro de Conciliación deberá elaborar un informe escrito
denominado “Informe del Incumplimiento de Acuerdo Conciliatorio”
Las siguientes causales de incumplimiento del acuerdo se tendrán en cuenta a efectos de
establecer la medición del mismo:
1- -Falta de recursos económicos. 2-No saben, pues no se puede hacer seguimiento, porque no
se pueden ubicar. 3-Se desconoce paradero de las partes. 4-No se cree en la seriedad de la
figura. 4-Problemas de comunicación y relaciones entre las partes. 5-Inconformidad de las
partes frente a los compromisos adquiridos. 6-Fuerza mayor. . 7.-Solicitud de prórroga del plazo
fijado. 8-No presupuestar el pago. 9-Mutuo acuerdo se aplazó. 10-Falta de interés de las partes.
11-El comprometido le tocó ausentarse por motivos de orden público
Cuando el acuerdo conciliatorio tenga por objeto obtener la restitución de un bien inmueble, a
efectos de dar cumplimiento al acuerdo celebrado, el director del Centro de Conciliación
solicitara a la Inspección de Policía correspondiente para que se de cumplimiento a lo señalado
en el artículo 69 de la ley 446 de 1998, esto es para que se proceda de inmediato a ordenar la
restitución del bien vinculado al acuerdo de la conciliación, de conformidad al siguiente texto:
Señor
JUEZ CIVIL MUNICIPAL DE MEDELLÍN (REPARTO)
CIUDAD
ADRIANA ELVIRA POSSO RAMIREZ, mayor de edad, con domicilio y residencia en la ciudad de
Medellín, obrando en este acto en mi condición de directora del Centro de Conciliación del
Consultorio Jurídico de la Universidad EAFIT, aprobado según resolución número XXXXX y
codificado con el número XXXG del Ministerio del Interior y de Justicia, mediante el presente
escrito a Usted manifiesto:
1. De conformidad al acta de conciliación que se acompaña a este escrito, el señor xxx se
comprometió a entregar al señor xxx el bien inmueble ubicado en xxx.
2. Dicha entrega debió realizarse el día de xxx, según obra en el acta de conciliación referida.
3. El señor xxx se ha negado a dar cumplimiento al acuerdo conciliatorio.
4. Como consecuencia de ello, le solicito se sirva ordenar comisionar a la Inspección Municipal
de Policía correspondiente, con el fin de que se de cumplimiento al acta de conciliación del
día xxxx, y se proceda por dicho funcionario a realizar la restitución del bien inmueble
ubicado en xxxx.
Anexos:
-Copia auténtica del acta de conciliación referida
25
-Copia de esta solicitud para el archivo del proceso.
Cordialmente,
ADRIANA ELVIRA POSSO RAMIREZ
Director Centro de Conciliación
Consultorio Jurídico Universidad EAFIT
3.6.6 MAPA DE RIESGOS.
El mapa de riesgos constituye una herramienta que permite visualizar los riesgos que pueden
presentarse en el ejercicio de las distintas actividades que se desarrollaran en el Centro de
Conciliación, y adicionalmente establecer las soluciones preventivas o correctivas que sean
necesarias para evitarlos o para enmendarlos.
El diseño e implementación del mapa de riesgos busca además implementar las acciones de
mejoramiento necesarias que conduzcan al cumplimiento de los propósitos del Centro de
Conciliación y generar un mayor grado de compromiso y responsabilidad de parte de los
asesores, estudiantes, conciliadores, personal administrativo, como también de los usuarios,
buscando prevenir y controlar las distintas situaciones irregulares que pueden presentarse en
todo el proceso conciliatorio que se inicia con la recepción de las solicitudes de conciliación.
De esta manera y atendiendo a la misión y visión del Centro de Conciliación de la Universidad
EAFIT, así como a las metas que nos hemos propuesto, esto es, de propiciar un espacio a la
comunidad de Medellín para la solución de sus conflictos a través de la conciliación, de una
manera ágil, eficiente, eficaz y con total transferencia, se han establecido los siguientes riesgos,
con su descripción, consecuencias, y estrategias de solución:
26
MAPA DE RIESGOS
RIESGO
DESCRIPCION
MALA
CALIDAD
EN EL SERVICIO
Posibilidad
de
prestar
un
servicio de mala
calidad
AGENTE
GENERADOR
Personal
Administrativo
de Centro y
Conciliadores
CAUSA
CONSECUENCIA
Falta
de
capacitación
Falta
de
estandarización
en los procesos
Deterioro de
imagen
institucional
Perdida
usuarios
la
de
Responsabilidad
económica
DEMORA
ERROR
DESACIERTO
Y
FRAUDE
DISMINUIÓN DE
LA DEMANDA DE
CONCILICACION
EN EL AREA DE
INFLUENCIA
FRACASO
DEL
INTENTO
CONCILIATORIO
Posibilidad
de
tener retrasos
en la atención y
trámite de las
solicitudes
de
conciliación
Personal
Administrativo
de Centro de
Conciliación
Posibilidad
de
equivocarse en
la prestación del
servicio, o en la
elaboración del
acta
de
conciliación
Personal
administrativo
del Centro de
Conciliación
Posibilidad
de
engaño
para
obtener
beneficios
Posibilidad
de
que
se
presenten
cambios en la
población
del
sector al cual va
dirigido
el
Centro
de
Conciliación
Posibilidad
de
que no se logra
el
acuerdo
conciliatorio
Asesores de
Centro
de
conciliación y
estudiantes
conciliadores
Usuarios
Exceso
demanda
de
Falta
de
capacitación
Falta
de
capacitación
Falta
de
supervisión
Deterioro de
imagen
institucional
la
Perdida
de
usuarios
Deterioro de la
imagen
institucional
Pérdida
usuarios
de
Falta
de
controles
de
admisión de la
solicitud
de
conciliación
Pérdida
económica
Personal
administrativo
del Centro de
Conciliación
Cambio
de
índices
de
conflictos y por
ende de la
demanda del
servicio
del
Centro
de
Conciliación
Pérdida
usuarios
de
Usuarios
Las
partes
interesadas no
están
interesadas en
aplicar
la
conciliación
Bajo índice
conciliaciones
logradas
de
Deterioro
institucional
Desmotivación de
los conciliadores
ESTRATEGIA
PREVENTIVA
Capacitaciones
Constantes a
conciliadores y
personal
administrativo
Control
y
vigilancia
sobre
todos
los
procesos
del Centro de
Conciliación
Programas de
capacitación
Estandarizar
los
procesos
administrativos
Programas de
capacitación
constante
a
todas
las
personas
vinculadas al
Centro
de
Conciliación
Establecer
controles para
la admisión de
la conciliación
y
para
la
revisión de los
documentos
aportados
Estrategias de
comunicación
eficientes para
divulgar
los
servicios
del
Centro
de
Conciliación
Capacitación
constante
a
conciliadores
para afrontar
este tipo de
actitudes
de
ESTRATEGIA
CORRECTIVA
Rediseñar
el
programa de
capacitación
Estandarizar
los
procesos
administrativos
Rediseñar
el
programa de
capacitación
Rehacer
la
audiencia
de
conciliación
Asumir
la
responsabilidad
económica por
el daño que
pueda
causarse
Programas de
capacitación
constante
Rediseñar las
estrategias de
comunicación
Que
el
diagnóstico
con base en
los indicadores,
grados
de
satisfacción y
27
RIESGO
FALLAS EN LA
APLICACIÓN
E
INTERPRETACION
DE LA NORMA
LEGAL
DESCRIPCION
Posibilidad
de
equivocarse en
la naturaleza de
los
asuntos
conciliables
AGENTE
GENERADOR
Asesores del
Centro
de
Conciliación,
conciliadores
y director del
centro
de
conciliación
CAUSA
CONSECUENCIA
como
medio
para solucionar
el conflicto
del Centro
Falta
de
capacitación
Deterioro de
imagen
institucional
Falta
de
estandarización
en los procesos
Baja
de
demanda
servicio
Perdida
usuarios
ESTRATEGIA
PREVENTIVA
las partes
la
del
Informar
al
público
en
general sobre
la importancia
y
los
beneficios de
los
mecanismos
alternativos de
solución
de
conflictos, en
especial de la
conciliación
la
Capacitaciones
Constantes a
conciliadores y
personal
administrativo
de
Responsabilidad
económica
Control
y
vigilancia
sobre
todos
los
procesos
del Centro de
Conciliación
ESTRATEGIA
CORRECTIVA
atención
de
quejas
y
reclamos sea
permanente
para
poder
determinar la
causas de las
audiencias
fallidas,
adoptar
correctivos en
cuanto
a
formación de
los
conciliadores,
logística, entre
otros
Rediseñar
el
programa de
capacitación
Estandarizar
los
procesos
administrativos
3.6. 7 PROGRAMA DE EDUCACION CONTINUADA
Escuela de Derecho de la Universidad EAFIT en asocio con la Cámara de Comercio de Medellín,
ha venido realizado el Diplomado en Conciliación, de conformidad con la ley 640 de 2001,
programa que piensa retomarse en el futuro.
En la actualidad la Cámara de Comercio de la ciudad de Medellín en convenio con la Escuela de
Derecho de la Universidad EAFIT, se encuentra capacitando a los Estudiantes de Consultorio
Jurídico para obrar como conciliadores en el Centro de Conciliación; igualmente se programó
dentro del presupuesto del Consultorio Jurídico de la Universidad el costo de la capacitación que
al respecto se dará nuevamente a los Estudiantes en el año 2010. Así mismo se pretende que
la capacitación en métodos alternativos de conflictos sea permanente y como mínimo dos
veces al año. Dicha capacitación en mecanismos alternativos de conflictos se extenderá además
a los profesores asesores del Centro de Conciliación y al director del mismo.
Igualmente se procurará al menos una vez al año capacitar al personal administrativo, en
diseños de sistemas de medición, tales como, indicadores, grados de satisfacción, ye
28
interpretación de sus resultados; técnicas de administración, entre otros y en técnicas de
mercadeo.
El programa de capacitación se realizará con el apoyo institucional, y para tal efecto en el
presupuesto del Consultorio Jurídico siempre existirá un rubro para atender éste concepto.
Los temas de la capacitación los determinará el director del Centro de Conciliación y el Decano
de la Escuela de Derecho, de conformidad con las sugerencias realizadas por los profesores
asesores, por los estudiantes y por las necesidades que demanda la prestación de un mejor
servicio. En cada caso se definirá la modalidad de la capacitación, esto es, charla magistral,
conferencia, diplomado, talleres, mesa de trabajo, entre otros.
3.7
RECURSOS LOGÍSTICOS Y FÍSICOS.
Como se expresó anteriormente, el Centro de Conciliación contará con el recurso humano que
se describe en el numeral 3.4 de este estudio de factibilidad.
Dentro del presupuesto del Consultorio Jurídico de la Universidad EAFIT para el año 2010 se
incluyeron las reformas locativas que son necesarias realizar para el funcionamiento del Centro
de Conciliación, ello, con el fin de garantizar una óptima ejecución de sus funciones sustantivas
de docencia, investigación y proyección social, así como el desarrollo de las actividades de
Administración y gestión, en la que se pueden delimitar perfectamente todos los espacios
correspondientes a cada una de sus finalidades. La relación de disponibilidad de recursos físicos
para el nuevo Centro de Conciliación, que se tiene previsto ubicarlo en el cuarto piso del bloque
27 de la Universidad, será la siguiente:
3.7.1 DISPONIBILIDAD DE PLANTA FÍSÍCA:
Descripción
Sala de espera, recepción y secretaría
Oficina para el director
Salas de Conciliación
Sala de reunión
Auditorios disponibles
Servicios sanitarios
Biblioteca o similar
Buzón o similar
Zona de café
Cantidad
1 (Compartirá con la recepción del Consultorio
jurídico)
1
2
1 (Comparte con el Consultorio Jurídico)
6 (Que son los mismos auditorios con que cuenta la
Institución para las diferentes académicas)
3
1 (Que corresponde a la Biblioteca de La
Universidad)
1
1
29
3.7.2 RECURSOS LOGÍSTICOS:
Descripción
Computadores
Impresora
Fax
Archivadores
Ayudas audiovisuales
Grabadora
Internet.
Muebles de oficina
Cantidad
8
1 Kyocera (en red)
1
3
La Universidad cuenta con un departamento encargado de
suministrar a las diferentes dependencias los apoyos
audiovisuales que se requieran, tales como video beam,
proyectores de video, sala multimedial, entre otros.
2
Todos los computadores están habilitados con puntos de
red, incluidas las salas de conciliación, la recepción y las
oficinas del personal administrativo y de los asesores.
Todas las oficinas (4) se encuentran dotadas con muebles
de oficinas, como escritorios, archivador, papelera, espacio
para libros, computador y punto de red.
1
2
Escritorio tipo secretaria
Mesas redondas de reuniones de
4 puestos
Mesa rectangular para 10 puestos 1
Sillas
30
Papeleras de piso
7
3.8
RECURSOS FINANCIEROS:
3.8.1 INGRESOS
El Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico de la UNIVERSIDAD EAFIT, se prestará a la
comunidad como un servicio social gratuito, por lo tanto no percibirá ingresos en razón del
mismo.
3.8.2 EGRESOS
Tomando como referencia la estructura para el funcionamiento del Centro, se ha logrado
determinar las tarifas correspondientes a los egresos y gastos de Administración para el Centro
de Conciliación.
En la siguiente relación se presenta presupuesto que se ha señalado para el año 2010 para el
año del año 2010, detallando según la planta de cargos definida con sus respectivos salarios y
los demás costos y gastos de funcionamiento, de acuerdo con las tarifas vigentes y proyectadas
con base en la inflación para el próximo año.
30
3.8.3 PRESUPUESTO La sostenibilidad y crecimiento del Centro de Conciliación del Consultorio
Jurídico estará apoyada por el presupuesto que le sea asignado por la Universidad EAFIT
31
PRESUPUESTO DE OPERACIÓN
SEPTIEMBRE DE 2009
DESCRIPCIÓN
TOTAL
GASTOS:
DE PERSONAL
Directora
12.893.623
Auxiliar Administrativa
26.596.835
39.490.458
GENERALES
Honorarios (Seminario de Capacitación)
Arrendamiento Equipo de Oficina (Servicio de Impresión)
Correspondencia
Publicidad
Materiales y Recursos
Papeleria, Útiles y Fotocopias
Elementos para Computador
SUBTOTAL GASTOS
12.000.000
500.000
400.000
3.000.000
50.000
900.000
700.000
57.040.458
Gastos Operacionales de Funcionamiento
1.578.870
Gastos de Administración y Apoyo
9.015.488
Imprevistos
2.852.023
TOTAL GASTOS:
70.486.838
INVERSIONES
Reforma Locativa y Dotación Puesto de Trabajo (Modulares y Muebles)
Equipos de Computo
TOTAL INVERSIONES
TOTAL PRESUPUESTO GASTOS MÁS INVERSIONES
55.000.000
4.200.000
59.200.000
129.686.838
32
3.9
REGLAMENTO INTERNO DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA
UNIVERSIDAD EAFIT
El Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico, es una dependencia de carácter
administrativo adscrito al Consultorio Jurídico de la Escuela de Derecho de la Universidad Eafit.
CAPÍTULO PRIMERO
1. ASPECTOS INSTITUCIONALES
1.1
VISIÓN
El Centro de Conciliación se proyectará como un centro que propenderá por implementar la
conciliación como el primer mecanismo en la solución de los conflictos, buscando con ello que
las partes sean actores de la solución de sus propios problemas, logrando así un reconocimiento
en el ámbito local por el compromiso con la comunidad en la búsqueda de la paz social y de la
convivencia pacífica de las personas.
1.2
MISIÓN
El Centro de Conciliación consciente de la necesidad de contribuir al desarrollo y a la proyección
social de la Universidad, será un espacio al servicio de la comunidad de Medellín y de su área
metropolitana, en la solución de conflictos de una manera dinámica, organizada, participativa y
ética; en el entendimiento de que su misión es contribuir a su entorno social y a la paz social,
mediante la aplicación de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, que permitan
superar los altos índices de violencia y la congestión de los Despachos Judiciales en el ámbito
local, sin olvidar su compromiso con la excelencia en el proceso de la formación de los
Estudiantes.
1.3
PRINCIPIOS
El personal administrativo, docente y los estudiantes en las actuaciones que realicen en El
Centro de Conciliación, se regirá por los principios de la tolerancia, integridad, audacia,
excelencia, responsabilidad, que se consagran en el Proyecto Educativo Institucional de la
Universidad Eafit, además se incluyen los principios de imparcialidad y neutralidad y el de
confidencialidad.
1.3.1 Principio de Tolerancia. “La tolerancia es la base sobre la que se funda la
comunidad académica eafitense y, para que esta sea posible, se requiere
generosidad para escuchar y ponerse en el lugar del otro, respecto por las opiniones
de los demás y transigencia para buscar la conformidad y la unidad.
33
1.3.2 Principio de Integridad. Es la preocupación constante por el cumplimiento o
cabalidad de las tareas asumidas, bajo el respecto de los valores éticos y universales
y de los valores específicos de la comunidad en donde se desarrolla la acción.
1.3.3 Principio de Audacia. Se entiende como la capacidad para generar y proponer
nuevas ideas en los ámbitos académico, empresarial, cultural y social; al igual que
para liderar los procesos necesarios para llevarlos a cabo.
1.3.4 Principio de Excelencia: Es el compromiso para buscar siempre el logro de las
acciones emprendidas bajo condiciones de alta calidad. También contribuye a la
excelencia la búsqueda de la perfección en todas las realizaciones y la calidad en los
servicios ofrecidos a la comunidad.
1.3.5 Principio de Responsabilidad. Es la capacidad para identificar, prever y afrontar
las consecuencias derivadas de cualquier acción realizada. Este valor expresa
además la competencia e idoneidad en el desarrollo de los compromisos el sentido
del deber en el cumplimiento de las tareas asumidas; y la sensatez y madurez en la
toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. “1
1.3.6
Principio de Imparcialidad y Neutralidad. Es la garantía de otorgar un trato
igual para todas las personas involucradas en la conciliación.
1.3.7 Principio de Confidencialidad. Se guardará estricta reserva en los asuntos que se
tramiten en el Centro de conciliación.
Estos principios también son aplicables a las partes, sus representantes, abogados,
estudiantes y asesores.
1.4
POLITICAS
Son políticas del Centro de Conciliación:
1.4.1 Responsabilidad social para influir positivamente en el desarrollo de la ciudad de
Medellín y del País.
1.4.2 Obrar como terceros neutrales en la solución de un conflicto.
1.4.3 Establecer una Gerencia participativa que optimice los recursos de la Universidad para
el cumplimiento de los fines del Centro de Conciliación.
1.5
METAS
Son metas del Centro de Conciliación y/o Arbitraje “Negociemos y Conciliemos”
1 Tomado de: Proyecto Educativo Institucional Universidad EAFIT 2008. Páginas 10, 11.
34
1.5.1 El servicio a la comunidad se prestará de una manera ágil y eficiente acorde con
la necesidad de la misma y el cumplimiento de la Constitución y de la Ley.
1.5.2 Promover y contribuir a la solución ágil y directa de los conflictos de la
comunidad mediante una participación activa y neutral del conciliador.
1.5.3 Evitar por medio de la conciliación que las personas tengan que recurrir al
órgano jurisdiccional para resolver sus conflictos.
1.6
1.5.4
Contribuir para que en el proceso de formación profesional, el Estudiante se
prepare para ser protagonista de su propia formación integral como persona y
como ciudadano, teniendo presente que el rol del abogado es contribuir a la
prevención del conflicto y a la convivencia ciudadana.
1.5.5
Educar a las comunidades en el uso de los Centro de Conciliación, y en otras
formas alternativas de administración de justicia.
CALIDAD DEL SERVICIO
Son parámetros de calidad del servicio:
1.6.1 Promedio de duración de los trámites conciliatorios.
1.6.2 Índice de solicitudes de conciliación tramitados, en relación con las solicitudes
presentadas, por semestre.
1.6.3 Grado de satisfacción del usuario.
El director (o el Consejo Directivo, si es del caso) definirán los parámetros de calidad del
servicio prestado por el Centro que consideren pertinentes, de acuerdo con los sistemas
más actuales de medición de gestión de la calidad.
El sistema de evaluación y seguimiento se adecuará a los parámetros de calidad del servicio
definidos por las directivas del Centro.
1.7
EFICACIA DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR EL CENTRO
La eficacia en la prestación de los servicios del Centro se medirá en un rango de cero (0) a uno
(1) en relación con el cumplimiento de las metas, de conformidad con el sistema de evaluación
y seguimiento del Centro de Conciliación.
1.8
EFICIENCIA DEL CENTRO
El Centro de Conciliación dirigirá su actividad a optimizar la utilización de todos los recursos con
que cuenta el Centro en la prestación de sus servicios, en una relación numérica que tenga
35
como punto de equilibrio el cero (0), siendo menos uno(-1) el grado de optimización mínimo y
más uno(+1) el grado máximo de optimización de los recursos.
CAPÍTULO II
DE LA ORGANIZACIÓN DEL CENTRO
2. ESTRUCTURA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN
El Centro de Conciliación tendrá una estructura administrativa y otra académica, con órganos y
funciones diferentes pero coordinados por la Dirección del Consultorio Jurídico.
2.1
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA
La estructura Administrativa del Centro de Conciliación estará integrada así:
Jefe de Carrera de Derecho
Director del Centro de Conciliación
Auxiliar del Centro de Conciliación
2.2
FUNCIONES DEL AREA ADMINISTRATIVA
2.2.1
Del Jefe de Carrera
Como autoridad de Dirección de la Carrera de Derecho, ejercerá las funciones relacionadas
con la mejor organización y funcionamiento general del Centro de Conciliación.
2.2.2
Del Director
El Director del Consultorio Jurídico será a su vez el Director del Centro de Conciliación,
quien deberá reunir los requisitos contemplados en el Decreto 0765 de 1977, Además
deberá tener una experiencia mínima de cinco (5) años en el tema de Mecanismos
Alternativos de Solución de Conflictos y bajo su gestión estarán todas las funciones del
Centro de Conciliación sin perjuicio de aquellas que se deleguen en otras personas según
este reglamento.
2.2.2.1
Funciones del Director
El Director del Centro de Conciliación debe cumplir con las siguientes funciones:
36
-
Elaborar el Reglamento interno del Centro de Conciliación y los proyectos de reforma
cuando las circunstancias lo exijan, los cuales presentará al Consejo Académico de la
Universidad para su aprobación.
-
Cumplir y hacer cumplir el Reglamento interno del Centro de Conciliación y las demás
disposiciones pertinentes.
-
Distribuir entre los Estudiantes las audiencias de conciliación en forma adecuada y
equitativa, para que aquellos tengan oportunidad de participar como conciliadores con la
mayor diversidad posible de casos.
-
Nombrar el conciliador que actuará como tal en las audiencias de conciliación, teniendo
en cuenta que sólo podrá designar Estudiantes de Consultorio Jurídico que se
encuentren debidamente capacitados para ello.
-
Llevar y actualizar el libro oficial de conciliadores, según su especialidad.
-
Organizar un archivo de actas, y las respectivas constancias cuando no hay acuerdo
conciliatorio; y expedir las copias y certificaciones en los casos autorizados por la ley, de
conformidad al decreto 30 de 2002.
-
Promover la difusión de los servicios que se prestan en el Centro de Conciliación.
-
Implementar y desarrollar programas de capacitación y acreditación de los conciliadores.
-
Llevar los archivos estadísticos de conformidad a los requerimientos del Ministerio del
Interior y de Justicia, que permitan conocer cualitativa y cuantitativamente los trámites
desarrollados en el Centro de Conciliación.
Firmar conjuntamente con el Conciliador las actas de conciliación y velar por que las mis
mas cumplan con los requisitos de ley.
-
Remitir periódicamente al Ministerio del Interior y de Justicia, los informes que la Ley y
sus reglamentos exigen y la información que en cualquier momento soliciten las
autoridades.
-
Expedir a quien lo solicite, copia auténtica de las actas de conciliación, o de las
constancias sobre la conciliación, bien porque las Partes no llegan a un acuerdo, o por la
inasistencia a la audiencia por alguna de ellas, de conformidad a los señalado en el
decreto 30 de 2002.
-
Recibir las quejas que se presenten contra los Estudiantes que obran como
Conciliadores en el Centro de Conciliación, resolverlas cuando sean de su competencia
o remitirlas a las instancias competentes.
-
Llevar estadísticas de las Conciliaciones que se adelantan a través del Consultorio.
37
-
Realizar convenios de cooperación con entidades de derecho público o privado.
-
Asignar funciones específicas del Auxiliar del Centro de Conciliación, además de las
establecidas en éste Reglamento.
-
Coordinar con otros Consultorios, con el Ministerio del Interior y de Justicia y con otras
entidades, las labores de tipo académico relacionados con la difusión y capacitación o
con cualquier otro programa que resulte conveniente para el logro de los fines
propuestos.
-
Gestionar con las autoridades de la Universidad todas las dotaciones que requiera el
funcionamiento del Centro de Conciliación.
-
Elaborar el proyecto de presupuesto del Centro de Conciliación y presentarlo para su
aprobación ante las autoridades competentes, así como velar por la correcta ejecución
del presupuesto.
-
Establecer las políticas que deberán adoptarse para realizar seguimiento a los acuerdos
de Conciliación que se realicen en el Centro de Conciliación.
-
-
-
Verificar el desarrollo de las audiencias y el cumplimiento de los deberes de los
conciliadores, elaborando los informes pertinentes y reclamando la responsabilidad
mediante las denuncias a que haya lugar.
Dirigir según la ley todas las actividades del Centro de Conciliación, garantizando que la
prestación de los servicios se realice de una manera transparente, ágil, eficiente,
responsable, con total diligencia y cuidado, con sujeción a los más altos mandatos
éticos, a la Constitución y la ley.
Notificar por un medio seguro al conciliador sobre la designación.
Citar oportunamente y por escrito a las Partes involucradas en la Audiencia de
Conciliación.
Las demás que se asignen en este Reglamento y las que establezcan las autoridades
Universitarias competentes.
2.2.3 Del Auxiliar del Centro de Conciliación.
El Centro de Conciliación contará con un cargo de Auxiliar Administrativo, que será nombrado y
removido por el Decano de la Escuela y quien no podrá tener antecedentes penales,
disciplinarios o correccionales.
38
2.2.3.1.
Funciones del Auxiliar.
El Auxiliar del Centro de Conciliación tendrá las siguientes funciones:
-
Recibir y radicar las solicitudes que lleguen al Centro de Conciliación, verificando los
requisitos necesarios para proseguir con la actuación.
-
Mantener en orden el archivo del Centro de Conciliación, expedir las copias autorizados por
el director y conservar toda la documentación del Centro de Conciliación.
-
Velar por el mantenimiento y conservación de todos los útiles y muebles del Centro de
Conciliación, así como de la papelería, códigos y obras de consulta que pertenezcan a éste.
-
Ayudar al reparto de los asuntos cuyo trámite ha sido autorizado por la dirección del Centro
de Conciliación.
-
Permanecer en las dependencias del Centro de Conciliación durante la jornada laboral
asignada.
-
Informar inmediatamente al director del Centro de Conciliación de cualquier irregularidad
que se presente en esta dependencia.
-
Colaborar en la oportuna atención a los usuarios y servir de medio entre éstos y los
Estudiantes.
-
Las demás funciones que le asigne el Director.
2.3
ESTRUCTURA ACADÉMICA
La estructura Académica del Centro de Conciliación estará integrada así:
-
Decano de la Escuela de Derecho
Asesores del Consultorio Jurídico con capacitación en métodos alternativos de solución de
conflictos.
Estudiantes- Conciliadores
2.3.1
Del Decano de la Escuela
Como autoridad de Dirección de la Escuela de Derecho, ejercerá las funciones relacionadas con
la mejor organización y funcionamiento general del Centro de Conciliación y velará por que los
contenidos académicos que se impartan a los Estudiantes sean los adecuados. Participará en las
reuniones de Comité que se realicen en el Centro de Conciliación e intervendrá en el proceso de
selección del Director del Consultorio Jurídico que será a su vez el director del Centro de
Conciliador y del Auxiliar del Centro de Conciliación.
39
2.3.2
De los Asesores- Conciliadores
Los Asesores del Consultorio Jurídico que cuenten con la capacitación en métodos alternativos
de solución de conflictos participaran activamente de las actividades del Centro de Conciliación
que requieran de un conciliador abogado, y prestarán en todo momento apoyo a los
Estudiantes Conciliadores, asesorándolos previo a la Audiencia de Conciliación sobre las dudas e
inquietudes que tengan al respecto.
El número de Asesores se determinará por la Dirección del Centro de Conciliación y el Jefe de
Carrera, teniendo en cuenta el número de Estudiantes inscritos en el Centro de Conciliación.
2.3.2.1 Requisitos que deben cumplir para ser conciliadores:




Ser abogado titulado
Acreditar la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos avalada
por el Ministerio del Interior y de Justicia.
Tener Aprobada la evaluación practicada por el Ministerio del Interior y de Justicia.
Haber solicitado su inscripción en el Centro de Conciliación.
No registrar sanciones disciplinarias en el SIRI de la Procuraduría General de la Nación,
ni impuestas por el Consejo Superior o los Consejos Seccionales de la Judicatura.
2.3.2.2 Funciones de los Asesores-conciliadores
Los Asesores tendrán las siguientes funciones:
- Presentar al Decano de la Escuela, por medio de la Dirección del Consultorio Jurídico, el plan
de trabajo, estudio e investigación ha realizar durante el respectivo período académico.
- Planear, realizar y orientar los cursos de inducción y talleres que se han de desarrollar en el
Centro de Conciliación.
- Asesorar a los Estudiantes con la finalidad de que éstos se encuentren debidamente
preparados para la respectiva Audiencia de Conciliación.
2.3.3 De los Estudiantes Conciliadores
Formarán parte del Centro de Conciliación, los Estudiantes de Consultorio Jurídico que cumplan
los requisitos establecidos por la ley para actuar como conciliadores, que estén cursando el
último año de derecho y que acrediten la capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución
de Conflictos avalada por el Ministerio del Interior y de Justicia.
2.3.4 Funciones de los Conciliadores.
Son deberes de los Estudiantes y de los conciliadores que forman parte del Centro de
Conciliación los siguientes:
40
- Dar cumplimiento a lo señalado en este Reglamento y en Reglamento Interno del Centro de
Conciliación.
-Asistir a los seminarios, talleres, clases de práctica forense, clínicas y demás actividades
académicas que los Asesores o la Dirección del Centro de Conciliación señalen con carácter
obligatorio.
- Aceptar el conocimiento de los casos asignados a ellos, siempre que no haya causal de
impedimento o inhabilidad.
- Comunicar al director del Centro de Conciliación sobre la inhabilidad o impedimento para
obrar como conciliador en el asunto que le ha sido asignado.
- Preparar con la ayuda de su asesor las actividades previas a la diligencia de conciliación que
le ha sido encomendada.
-Iniciar la Audiencia de Conciliación el día y en la hora señalada.
-Ilustrar a las Partes intervinientes en la Audiencia de Conciliación, sobre el objeto, alcance y
limites de la conciliación.
-Orientar la Audiencia de Conciliación con criterios de igualdad, imparcialidad, y respeto por los
intervinientes.
-Guardar absoluta reserva sobre los asuntos en los que actué como conciliador.
-Motivar a las Partes de la Audiencia de Conciliación para que presenten formulas de acuerdo.
-Presentar a las Partes propuestas de acuerdo.
-Verificar durante el desarrollo de la audiencia que el acuerdo conciliatorio reúna los requisitos
de eficacia y validez.
-Elaborar el acta de la conciliación y someterla a su archivo oficial.
-Elaborar la constancia de la realización de la Audiencia de Conciliación y del fracaso
conciliatorio y someterla a su archivo oficial.
2.4 Exclusión de Conciliadores.
El Decano de la Escuela de Derecho de la Universidad EAFIT, el Jefe de Carrera de la misma y
el Director del Centro de Conciliación, actuando conjuntamente, tendrán la potestad de excluir
de la lista de conciliadores, a aquellos que por causa debidamente comprobada incurran en
alguna de las siguientes conductas:
2.4.1 No cumpla con los requisitos de ley o de éste reglamento para el ejercicio del cargo
41
2.4.2 No atienda los casos asignados o la inasistencia a las audiencias programadas, salvo
fuerza mayor debidamente comprobada ante el director del centro.
2.4.3 Sea sancionado penal o disciplinariamente o excluido del ejercicio de la profesión
2.4.4 La no observancia de éste reglamento.
2.4.5 Se encuentre en una causal de inhabilidad o incompatibilidad para el ejercicio de sus
funciones.
2.4.5 Las ausencias permanentes a las actividades académicas, de capacitación promovidas por
el Centro.
Parágrafo. La exclusión será tramitada de oficio o a petición de parte. En el primer caso, la
petición será motivada por el director del centro quien expondrá brevemente las causas que
justifican la sanción. En todo caso antes de aplicarse la sanción deberá garantizarse el derecho
de defensa del conciliador, para tal efecto el Decano, el Jefe de carrera y el director del Centro
de Conciliación, una vez se reciba la queja citarán al interesado quien dispondrá de un término
de cinco días para brindar sus explicaciones y solicitar las pruebas que crea tener en su favor.
Si luego de los descargos presentados por el conciliador, se determina que incurrió en una
causal de exclusión en razón de la violación de sus obligaciones legales o éticas, se decretará la
exclusión del mismo, y el director del centro de conciliación comunicará de tal decisión al
Ministerio del Interior y de Justicia, y al Consejo Superior de la Judicatura, en el evento de que
el sancionado sea un profesional del derecho.
CAPÍTULO III
3. EVALUACIÓN ACADÉMICA DE LA GESTIÓN DEL ESTUDIANTE
3.1 Criterios para la evaluación de los Estudiantes La evaluación del estudiante debe consultar
los siguientes aspectos:
-
La asistencia a la audiencia de conciliación.
Los Informes presentados sobre la actividad desplegada al Asesor del área respectiva.
La Diligencia en la tramitación de los asuntos encomendados.
La aplicación de los conocimientos teóricos a los asuntos prácticos, teniendo en cuenta
el acierto en el planteamiento jurídico y en la argumentación del asunto y en las
fórmulas propuestas en la conciliación.
La asistencia a talleres, cursos de inducción, clínicas, conferencias y seminarios.
La presentación oportuna ante el Asesor respectivo de sus actuaciones, lo que se
verificará con la firma del Asesor en los documentos presentados, los que deben
reposar en el respectivo expediente.
La adecuada elaboración de las actas de conciliación.
42
3.1.1 Término para la evaluación de los Estudiantes.
La revisión y evaluación de la gestión de los Estudiantes, se realizará por los Asesores y por la
dirección del director del centro de conciliación, de acuerdo a la programación del calendario
académico de la Universidad.
3.1.2 FORMA DE EVALUACIÓN. La nota será cuantitativa de 1 a 5 y se promediará con el
resto de las notas que el estudiante tenga en la respectiva área de Consultorio Jurídico a la que
pertenezca el asunto a conciliar.
CAPÍTULO IV
DEL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO DE CONCILIACION
4.1
De la atención al público
El Centro de Conciliación iniciará y terminará sus labores de conformidad al calendario
académico de la Universidad, no obstante, el Director del Centro de Conciliación puede
suspender la prestación del servicio durante el período de exámenes, sin perjuicio de tramitar
en forma regular asuntos que se encuentren ya asignados.
4.1.1 Horario de atención al público
El Centro de Conciliación estará abierto al público de lunes a viernes en el horario que el
Director señale en el Reglamento de acuerdo con las necesidades de la comunidad.
Del procedimiento y trámite en la audiencia de conciliación.
4.2
Requisitos para la solicitud de conciliación.
Los siguientes serán requisitos para la aceptación de cualquier asunto que pretenda tramitarse
a través del Centro de Conciliación:
- Sólo se tramitarán aquellas solicitudes que recaigan sobre asuntos que puedan ser objeto de
transacción.
- Si se trata de un hecho punible que sean de aquellos que la ley permite desistir.
4.3
Requisitos de la solicitud de conciliación.
La solicitud de conciliación deberá hacerse siempre por escrito y deberá contener:
- El nombre del las partes, de sus representantes y de su apoderado si los tuvieren.
43
-
-
El domicilio y la dirección donde recibirán notificaciones las partes, sus representantes y
sus apoderados si los tuvieren.
Una narración suscita de los hechos que sirven de fundamento a la petición de
conciliación.
Lo que se pretenda con la conciliación, expresado con claridad y precisión.
La estimación de la cuantía del asunto en conflicto o la afirmación de no tener valor
determinado.
La relación de los documentos que sirvan de prueba.
Certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas que obren
como partes en la conciliación, expedido con no más de 5 días de antelación a la
solicitud de conciliación.
El registro civil que acredite la calidad de padre, madre, e hijo con el que se cita a la
audiencia de conciliación.
4.4 Reparto para la Audiencia de Conciliación
Recibida la solicitud de conciliación, corresponderá al director del Centro de Conciliación
verificar que el asunto sobre el cual recae la solicitud sea susceptible de transacción, procederá
a repartirlo dentro de los dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la misma.
4.5 Designación de Conciliadores.
Dentro de los cinco (5) días siguientes a la solicitud de conciliación, el director del Centro de
Conciliación designará conciliador, lo que se hará de manera equitativa entre todos los
estudiantes que obran como conciliadores en el Centro de Conciliación de la Universidad Eafit,
buscando que cada estudiante atienda en el semestre el mismo número de conciliaciones.
Si quien es designado como conciliador se halla impedido o no comparece, será sustituido
inmediatamente por otro estudiante, o uno de los asesores- conciliador que forme parte del
Centro de Conciliación, atendiendo siempre los criterios de igualdad y aleatoriedad.
4.6 Fecha para la Audiencia de Conciliación.
Dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud, el director del Centro de
Conciliación además de designar el respectivo conciliador, procederá a señalar fecha y hora
para llevar a cabo la audiencia de conciliación, teniendo en cuenta que las circunstancias de
modo, tiempo y lugar de la reunión convengan por igual a los intereses de las partes.
4.7 Citación a las partes.
El director del Centro de Conciliación comunicará por escrito a las Partes del lugar, la fecha y la
hora en que se realizará la Audiencia de Conciliación que siempre se realizará en el Centro de
Conciliación de la Universidad Eafit. La comunicación se enviará a través de la oficina de
correo postal en las direcciones anotadas en el escrito de solicitud de Conciliación.
44
4.8 Notificaciones.
Las notificaciones o comunicaciones se harán a través de la oficina de correo postal avalada
por el Ministerio de Comunicaciones para realizar notificaciones judiciales, y se enviarán a las
direcciones anotadas en el escrito de solicitud de conciliación y en los certificados de existencia
y representación legal de las personas jurídicas que obren como partes. Las notificaciones se
entenderán realizadas cinco (5) días después de enviadas, siempre que ninguna de las partes
alegue haber sido indebidamente notificado o citado con vulneración del derecho al debido
proceso. Cuando la comunicación deba ser entregada en un Municipio distinto al de la sede del
Centro de Conciliación, el término para considerarla válidamente surtida será de diez (10) días,
y si es en el extranjero, el término será de treinta (30) días.
4.9
Procedimiento en la Audiencia De Conciliación
El Estudiante que designe el Director del Centro como Conciliador, orientará la audiencia con
criterios de imparcialidad, respeto, y otorgará iguales oportunidades a las Partes para su
intervención, procurando que éstas presenten fórmulas de acuerdo que les permitan superar
sus diferencias.
El Conciliador indagará a las Partes con el fin de determinar claramente las razones del
conflicto involucrado. El Conciliador propiciará la comunicación entre los intervinientes con el
fin de que se propongan y debatan fórmulas de acuerdo para la solución del conflicto.
Igualmente corresponderá al Estudiante Conciliador presentar fórmulas de acuerdo basadas en
los argumentos presentados por las Partes durante la audiencia.
La Audiencia de Conciliación podrá suspenderse por solicitud de las Partes o por el Conciliador,
si éste estima que es conveniente hacerlo para lograr el acuerdo conciliatorio, siempre que las
Partes consientan en ello.
La conciliación podrá ser total o parcial.
En todo caso, de lo ocurrido en la Audiencia de Conciliación se dejará constancia en el acta
respectiva que deberá suscribirse por todos los intervinientes y por el Director del Centro de
Conciliación al finalizar la audiencia.
Con el propósito de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes y el
conciliador tendrán a su disposición toda la asistencia administrativa por parte del centro.
PARÁGRAFO: En el evento de que no comparezcan a la Audiencia una o la totalidad de las
Partes, se procederá a elaborar la respectiva acta con la constancia que no hay ánimo
conciliatorio y que por lo tanto se entiende agotado el requisito de procedibilidad. El acta será
suscrita por el Conciliador, el Director del Centro de Conciliación y por la Parte que asista a la
Audiencia.
45
4.10 Objeto de la audiencia de conciliación.
El objeto de la audiencia de conciliación es propiciar un espacio para que las partes logren
hablar y discutir en torno a sus diferencias con el fin de alcanzar un acuerdo, y para alcanzar
ese cometido el Centro de Conciliación facilitará y prestará a las partes y al conciliador el apoyo
que se requiera.
4.11 Facultades del Conciliador.
El conciliador en todo momento garantizará para que con la conciliación no se vulneren
derechos ciertos, indiscutibles, mínimos o intransigibles.
Igualmente corresponderá al conciliador informar a las partes sobre el objeto, alcance y limites
de la conciliación y sobre las ventajas de la conciliación, instándolas para que presenten
formulas de arreglo. Igualmente el conciliador presentará a las partes propuestas de acuerdo.
4.12 Comparecencia.
Las partes antes del inicio de la audiencia de conciliación acreditarán su identidad y podrán
estar representadas por abogado titulado, si ésta no reside en el mismo circuito judicial donde
se realizará la audiencia de conciliación, siempre que su traslado físico sea difícil, todo previo
aviso al Centro de ésta u otra circunstancia que impida su presencia personal en la diligencia de
conciliación.
4.13 Autorización.
Los abogados que concurran a la audiencia de conciliación como apoderados de alguna de las
partes, deberán acreditar con el respetivo poder tal calidad. No obstante el poder podrá
conferirse dentro de la respectiva audiencia.
De igual manera quienes comparecen a la audiencia en representación de una persona jurídica
deberán acreditar tal calidad al comenzar la respectiva audiencia. Cuando la representación sea
de hijos con respecto a los padres, o de éstos hacia los hijos, será obligatorio presentar prueba
del parentesco y carácter de representación legal.
46
4.14 Apertura. Nuevas pruebas.
Identificadas las partes, sus apoderados y representantes, se dará apertura a la audiencia de
conciliación, donde las partes podrán presentar nuevas pruebas o alegar hechos nuevos que no
consten en el expediente.
4.15 Instrucciones del conciliador a las partes.
El conciliador informará a las partes sobre el mecanismos de la conciliación, sus efectos, su
papel como conciliador, la naturaleza y dimensión del conflicto, con el fin de limitar la
controversia a los puntos de discordia.
4.16
Contenido del Acta de Conciliación.
Terminada la audiencia de conciliación, el conciliador (estudiante conciliador o el asesor
conciliador) que hubiere realizado la audiencia, procederá a elaborar la respectiva acta, que
deberá contener como mínimo:
a.
Lugar, fecha y hora de la celebración de la audiencia de conciliación.
Nombre e identificación de las personas citadas y el señalamiento expreso de los que
asistieron a la audiencia.
b.
Resumen del conflicto.
c.
Petición de las Partes.
d.
Hechos en que se fundan las peticiones de las Partes.
e.
Pruebas aportadas cuando los hechos no sean susceptibles de confesión.
Acuerdos logrados y puntos conciliados con indicación de la cuantía, modo tiempo y
lugar de cumplimiento de las obligaciones pactadas.
f.
Firma de los intervinientes y del Director del Centro de Conciliación
4.16.1 Acta de acuerdo
Si durante la audiencia de conciliación las partes intervinientes lograran un acuerdo total o
parcial, se procederá a elaborar el acta que deberá cumplir los requisitos de la ley 640 de 2001,
y deberá contener como mínimo.
a. Lugar, fecha y hora de la celebración de la audiencia de conciliación.
b. Nombre e identificación de las personas citadas y el señalamiento expreso de los que
asistieron a la audiencia.
c. Resumen del conflicto.
d. Petición de las Partes.
e. Hechos en que se fundan las peticiones de las Partes.
f. Pruebas aportadas cuando los hechos no sean susceptibles de confesión.
47
g. Acuerdos logrados y puntos conciliados con indicación de las obligaciones que surgen
para cada parte, el plazo para su cumplimiento, y si se trata de prestaciones económicas
se determinará la cuantía, modo tiempo y lugar de cumplimiento de las obligaciones
pactadas.
h. Se dejará constancia de que el acuerdo presta mérito ejecutivo y hace tránsito a cosa
juzgada, pudiéndose discutir en posterior juicio solamente las diferencias no conciliadas.
i. Firma de los intervinientes y del Director del Centro de Conciliación
4.16.2 Falta de acuerdo
Si durante la audiencia no se logra un acuerdo entre las partes, el conciliador elaborará la
respectiva constancia del fracaso del intento conciliatorio y se procederá a su archivo
únicamente para efectos de control y seguimiento, en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles
posteriores al día de celebración de la audiencia, con la cual se dará constancia de que se
frustró el intento conciliatorio.
4.4.2
Constancias
El Conciliador expedirá constancia al interesado en la que se indicará la fecha de presentación
de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrarse, y se expresará
sucintamente el asunto objeto de conciliación en cualquiera de los siguientes eventos:
-
Cuando se realice la Audiencia de Conciliación y no haya acuerdo conciliatorio.
Cuando las Partes o una de ellas no asista a la audiencia. En este evento deberá indicarse
expresamente las excusas presentadas por la inasistencia si la hubiere.
Cuando se presente una solicitud para la celebración de una Audiencia de Conciliación, y el
asunto de que se trate no sea conciliable de conformidad con la ley. En este evento la
constancia deberá expedirse dentro de los diez (10) días calendarios siguientes la
presentación de la solicitud.
En los anteriores eventos, con la constancia respectiva se devolverán los documentos aportados
por los interesados.
4.4.3 Registro de las Actas de Conciliación:
Una vez logrado el acuerdo conciliatorio, total o parcial, dentro de los dos (2) días siguientes a
la Audiencia, el Conciliador que haya realizado la Audiencia de Conciliación deberá registrar el
acta ante el Centro. Para este efecto, el Conciliador entregará los antecedentes del trámite
conciliatorio, un original del acta para que repose en el Centro y cuantas copias como Partes
hayan participado en la Audiencia.
Dentro de los tres (3) días siguientes' al recibo del acta y sus antecedentes, el Centro certificará
en cada una de las actas la condición de Conciliador inscrito, hará constar si se trata de las
primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las Partes. El Centro sólo
registrará las actas que cumplan los requisitos formales establecidos en el artículo 1 de la ley
640 de 2001.
48
Los efectos del acuerdo conciliatorio y del acta de conciliación, previstos en el artículo 66 de la
ley 446 de 1998, sólo se surtirán a partir del registro del acta en el centro de conciliación. El
registro a que se refiere este artículo no será público. El Centro de Conciliación se sujetará en
esta materia a las previsiones del decreto 0030 del 14 de enero de 2002.
4.5
De los Usuarios
Podrán obtener los servicios del Centro de Conciliación las personas que no posean recursos
económicos para la contratación de un abogado, ni para acudir a un Centro de Conciliación que
cobre por los servicios que presta. Esta situación será comunicada por el usuario desde el
momento en que éste presente su solicitud de Conciliación. .
4.5.1 Deberes de los usuarios
- Suministrar al Centro de Conciliación toda la información que éste requiera para realizar la
Audiencia de Conciliación.
- El usuario debe aportar oportunamente la documentación que en cada caso exija el Centro de
Conciliación.
- El usuario debe manifestar que no cuenta con recursos económicos y acreditar su estrato
con una copia de la factura de servicios públicos de su casa de habitación.
-El usuario deberá sufragar los gastos que se ocasionen con el envió de la citación a la
Audiencia de Conciliación a través del servicio de correo postal.
5.
GRATUIDAD DEL SERVICIO
El Centro de Conciliación será gratuito
6
Deberes y obligaciones de las personas que hacen parte del Centro de
Conciliación.
El personal del Centro de Conciliación, los conciliadores y en general las personas que hagan
parte del Centro están obligadas a:
6.1
Cumplir la Constitución Política, la Ley y sus reglamentos, y en particular el
reglamento interno del Centro de Conciliación
6.2
Actuar con transparencia, probidad y honestidad en todas las actividades que
desarrollen en el Centro de Conciliación y en las que comprometan la actividad
desarrollada por el Centro.
6.3
Informar oportunamente a las Directivas del Centro de Conciliación sobre cualquier
situación anómala que se presente en desarrollo de sus actividades en el Centro o
que comprometan la actividad desarrollada por el Centro.
49
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
Dirigirse con respeto a los integrantes del Centro de Conciliación y a los usuarios del
mismo
Cumplir fielmente todas las funciones propias del cargo que ejerza en el Centro de
Conciliación, y colaborar, en lo posible, a las demás personas en función de la
eficacia y eficiencia de los servicios prestados por el Centro.
Dirigir toda su actividad en función del cumplimiento de las metas del Centro de
Conciliación.
Comprometerse con la efectividad de los mecanismos alternativos de solución de
conflictos y en particular con los que preste el Centro.
Proponer acciones a tomar tendientes a mejorar la calidad de los servicios que
presta el Centro de Conciliación.
7. Confidencialidad.
El conciliador, las partes, sus representantes, asesores y los eventuales observadores
mantendrán el carácter confidencial de todas las cuestiones relativas al procedimiento
conciliatorio. La confidencialidad se hará también extensiva a los acuerdos conciliatorios, salvo
en los casos establecidos en la Ley.
8. Vigilancia.
El Centro de Conciliación estará sometido a la vigilancia y control del Ministerio del Interior y
de Justicia. Para tal efecto, estará obligado a cumplir con las solicitudes de información
requeridas por éste.
9. Incorporación del Código de Ética.
El personal administrativo y académico en el Centro de Conciliación (en adelante, el
Centro) consciente de la misión, visión, objetivos del mismo, está comprometido en la
solución del conflicto, por ello los conciliadores y demás miembros del Centro tienen un
deber hacia las partes, hacia su profesión o actividad y para con ellos mismos.
En sus actuaciones estarán regidos por los principios de la Universidad, esto es, por la
tolerancia, integridad, audacia, excelencia, responsabilidad, imparcialidad y neutralidad,
confidencialidad, así como por los principios de independencia y diligencia con el solo
propósito lograr el acuerdo conciliatorio.
El conciliador es un profesional con responsabilidades y deberes éticos. Todos los
Conciliadores que ejerzan como tales en el Centro deben sujetarse a los principios
éticos.
50
9.1
Obligatoriedad.
Las normas del Código de Ética del Centro de Conciliación son obligatorias para el
personal administrativo, el académico, para los usuarios del Centro y para todos
aquellos que actúen como conciliadores, incluso aquellos nombrados como tales por las
partes.
9.2 Normas éticas.
Las normas éticas no se agotan en lo señalado en este Código, toda vez que las
mismas constituyen principios generales con el objetivo de fijar conductas de actuación
procesal. Por lo tanto, no son limitativas ni excluyentes de las normas de ética
vinculadas a la profesión de quienes intervengan en el trámite conciliatorio, o de
aquellas que puedan llegar a establecerse en aras de garantizar la transparencia e
imparcialidad.
9.3 Principios Fundamentales.
Sin excepción el personal del Centro de Conciliación en sus actuaciones estará sujeto a
los principios que rigen la universidad, y a los principios de independencia y diligencia:
9.3.1 Principio de Tolerancia. “La tolerancia es la base sobre la que se funda la
comunidad académica eafitense y, para que esta sea posible, se requiere
generosidad para escuchar y ponerse en el lugar del otro, respecto por las
opiniones de los demás y transigencia para buscar la conformidad y la unidad.
9.3.2 Principio de Integridad. Es la preocupación constante por el cumplimiento o
cabalidad de las tareas asumidas, bajo el respecto de los valores éticos y
universales y de los valores específicos de la comunidad en donde se desarrolla
la acción.
9.3.3 Principio de Audacia. Se entiende como la capacidad para generar y proponer
nuevas ideas en los ámbitos académico, empresarial, cultural y social; al igual
que para liderar los procesos necesarios para llevarlos a cabo.
9.3.4 Principio de Excelencia: Es el compromiso para buscar siempre el logro de las
acciones emprendidas bajo condiciones de alta calidad. También contribuye a la
excelencia la búsqueda de la perfección en todas las realizaciones y la calidad en
los servicios ofrecidos a la comunidad.
9.3.5 Principio de Responsabilidad. Es la capacidad para identificar, prever y
afrontar las consecuencias derivadas de cualquier acción realizada. Este valor
expresa además la competencia e idoneidad en el desarrollo de los compromisos
el sentido del deber en el cumplimiento de las tareas asumidas; y la sensatez y
madurez en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas. “
51
9.3.6 Principio de Imparcialidad y Neutralidad. Es la garantía de otorgar un
trato igual para todas las personas involucradas en la conciliación.
9.3.7 Principio de Confidencialidad. Se guardará estricta reserva en los asuntos
que se tramiten en el Centro de conciliación.
9.3.8 Principio de Independencia. Concebido como la libertad y autonomía para
actuar en el ejercicio de sus funciones.
9.3.9 Principio de Diligencia. Esto es gestionar con prontitud y cuidado las
actuaciones que se realicen en el Centro de Conciliación.
Estos principios también son aplicables a las partes, sus representantes, abogados, estudiantes
y asesores.
9.4
. Aceptación del nombramiento.
El conciliador aceptará el nombramiento siempre que:
9.4.1 Pueda desempeñar su labor con absoluta imparcialidad.
9.4.2 Sea idóneo para obrar como conciliador en el asunto que se le encomienda.
9.4.3 Disponga del tiempo necesario para atender adecuadamente la labor encomendada.
9.10
. Deber de declaración al momento de la inscripción en el Centro de
Conciliación.
9.10.1 Todas las personas que obren como conciliadores suscribirán una Declaración
Jurada al momento de realización de su inscripción en el Centro, la cual
deberá ser entregada a la Secretaría del Centro, de que no se encuentra
incurso en causales de impedimento o inhabilidad e incapacidad para
desempeñar su cargo con independencia, credibilidad e imparcialidad, en
razón de parentesco, dependencia, sentimientos o interés con relación a las
partes o sus apoderados, antecedentes personales u otras como:
a. Toda la relación de parentesco o dependencia con alguna de las partes, sus
representantes, abogados o asesores.
b. Toda relación de amistad íntima o frecuencia en el trato con alguna de las partes,
sus representantes, abogados o asesores.
c. El tener litigios pendientes con alguna de las partes.
d. El haber sido representante, abogado o asesor de una de las partes o haber
brindado servicio profesional o asesoramiento o emitido dictamen y opinión o dado
recomendaciones respecto del conflicto.
e. El no estar suficientemente capacitado para conocer de la controversia, tomando en
cuenta el contenido de la disputa y la naturaleza del procedimiento.
52
f. El haber recibido beneficios de importancia de alguno de los participantes.
g. El que se presentare cualquier otra causal que a su juicio le impusiera abstenerse de
participar en la conciliación por motivos de decoro o delicadeza.
h. La declaración se hará por escrito y será puesta en conocimiento de todas las partes
para que en un plazo no mayor de cinco (5) días manifiesten lo que consideren
conveniente a su derecho.
i. El conciliador designado deberá revelar todos los hechos o circunstancias que
puedan originar dudas justificadas respecto a su imparcialidad o independencia.
Enunciativamente deberán considerar, entre otros los siguientes hechos o
circunstancias:
El no revelar tales hechos o circunstancias u otros similares dará la apariencia de parcialidad y
puede servir de base para su descalificación.
9.11
. Deber de declaración al momento de inicio de trámite conciliatorio.
Al momento de iniciar la audiencia de conciliación el Conciliador deberá informar al director del
Centro de Conciliación, si se presenta alguno de los siguientes eventos
9.11.1 Cualquier relación de negocios, presente o pasada, directa o indirecta, según
lo indicado en el numeral 3 del artículo antecedente, con cualquiera de las
partes, sus representantes, abogados o asesores, incluso su designación
previa como conciliador o árbitro, por alguna de ellas. En cuanto a las
relaciones actuales, el deber de declaración existe cualquiera que sea su
importancia. En cuanto a las relaciones habidas con anterioridad, el deber
existe sólo respecto de aquellas relaciones que tengan significación
atendiendo a los asuntos profesionales o comerciales del conciliador.
9.11.2 La existencia o duración de cualquier relación social sustancial mantenida con
una de las partes.
9.11.3 La existencia o duración de cualquier relación social sustancial mantenida con
otros conciliadores (incluyendo los casos de previo desempeño conjunto de la
función de conciliador)
9.11.4 El conocimiento previo que haya podido tener de la controversia o litigio.
9.11.5 La existencia de cualquier compromiso que pueda afectar su disponibilidad
para cumplir sus deberes como conciliador, en la medida en que ello pueda
preverse.
9.11.6 Cualquier otro hecho, circunstancia o relación que a su juicio resultase
relevante para salvaguarda de la imparcialidad.
9.11.7 El deber de revelar nuevos hechos o circunstancias se mantiene durante todo
el proceso de conciliación o arbitral.
53
9.12
. Ámbito de aplicación.
Este reglamento establece el conjunto de principios de carácter ético y moral así como algunos
procedimientos y reglas que deben seguir los conciliadores del Centro de Conciliación. El Centro
es responsable de velar por el cumplimiento de este reglamento.
9.13
. Información sobre el proceso conciliatorio.
Al iniciar la audiencia, el conciliador informará a las partes sobre el mecanismo de la
conciliación, su papel como conciliador, el procedimiento a seguirse, la naturaleza y dimensión
del conflicto, con el fin de limitar la controversia a los puntos de discordia, y los efectos y
naturaleza del acuerdo en caso de que éste se produzca. . Igualmente, orientará la audiencia
con criterios de imparcialidad, respeto, y otorgará iguales oportunidades a las Partes para su
intervención, procurando que éstas presenten fórmulas de acuerdo que les permitan superar
sus diferencias.
El Conciliador indagará a las Partes con el fin de determinar claramente las razones del
conflicto involucrado. El Conciliador propiciará la comunicación entre los intervinientes con el
fin de que se propongan y debatan fórmulas de acuerdo para la solución del conflicto.
9.14
. Papel de la conciliación.
Durante el trámite de la audiencia de conciliación, el conciliador deberá instruir a las partes
sobre la importancia de la conciliación como un mecanismo eficiente para contribuir a la paz
social. En este sentido deberá tener presente que con la conciliación se persigue no solo la
terminación del conflicto particular, sino la prevención del mismo, generando así una cultura de
convivencia pacifica entre los miembros de la sociedad.
Igualmente corresponderá al Conciliador presentar fórmulas de acuerdo basadas en los
argumentos presentados por las Partes durante la audiencia. Las fórmulas deberán partir de la
reflexión y análisis del desarrollo de la audiencia de conciliación, y de la experiencia y
conocimiento del Conciliador, para evitar sugerencias que no sean convenientes para la
solución del conflicto.
La información recibida por el conciliador es confidencial y no debe ser revelada a ninguna otra
persona ni a las partes fuera del contexto de la audiencia.
9.15
. Uso de la información.
Se prohíbe al conciliador utilizar la información adquirida durante el proceso conciliatorio en
beneficio propio o ajeno.
9.16. Neutralidad.
Tan pronto sea designado o tome conocimiento de algún caso, El conciliador esta en la
obligación de informar al director del Centro y a las partes, todas las afiliaciones económicas,
54
sicológicas, emocionales o profesionales que tuviera con alguna de ellas, que pudieran generar
un conflicto de interés o ser susceptibles de afectar la neutralidad, real o percibida en el
ejercicio de su función.
Esta prohibido al conciliador establecer una relación profesional con alguna de las partes, en
algún asunto relacionado con la controversia o sobre cualquier asunto no relacionado con ella,
si con ello se puede afectar la integridad del proceso de conciliación.
9.17. Imparcialidad.
Durante el trámite de la audiencia de conciliación, el conciliador en todo momento deberá
actuar y obrar garantizando la igualdad e imparcialidad entre las partes y trabajar con el fin de
que se logre un acuerdo que satisfaga a todos los intervinientes. De igual manera el conciliador
no podrá desempeñar un papel adversarial en el proceso de conciliación.
El conciliador y/o árbitro deberá dirigir con honestidad e imparcialidad el proceso de conciliación
y/o arbitraje, actuando como un tercero neutral y pondrá a disposición de las partes todas las
habilidades inherentes a su profesión y todos los esfuerzos tendientes a conducir la conciliación
y/o arbitraje con el más alto grado de excelencia.
9.18 . Deberes del conciliador.
El conciliador debe evitar realizar cualquier comportamiento inapropiado o indecoroso que
afecte la imagen del Centro de conciliación y no podrá utilizar su posición para obtener ventaja
o ganancia, o tomar parte en labores, actividades o proyectos que contravengan o se opongan
a su desempeño como conciliador.
10 De las faltas y sanciones.
Para efectos de la imposición de sanciones, las faltas se califican como graves o leves,
determinando su naturaleza, sus efectos, las modalidades y circunstancias del hecho,
los motivos determinantes y los antecedentes personales del infractor.
10.1 Criterios: Para esa determinación se tendrán en cuenta, entre otros, los
siguientes criterios:
- . La naturaleza de la falta y sus efectos se apreciarán por su aspecto disciplinario y si
se ha producido escándalo o mal ejemplo y se ha causado perjuicio.
- . Las modalidades y circunstancias del hecho se apreciarán de acuerdo con el grado
de participación en la comisión de la falta y la existencia de circunstancias agravantes,
atenuantes o eximentes.
- Los motivos determinantes se apreciarán, según se haya procedido, como innobles o
fútiles o por nobles o altruistas, y
- . Los antecedentes personales del infractor se apreciarán según las condiciones
personales del inculpado.
55
10.2
Son faltas leves:
- El llegar después de la hora fijada para la audiencia de conciliación
- Desatender el desarrollo de la audiencia de conciliación en razón de atender
llamadas por teléfono celular, radios, o beeper.
10.3
Son faltas graves:
-
El incumplimiento injustificado de los deberes que le corresponden como Conciliador.
-
El engaño que se compruebe sobre la información suministrada a la Dirección, para evadir
la asistencia a las actividades programadas por el Centro de Conciliación.
-
El extravío de los documentos que entregó el usuario para la realización de la Audiencia de
Conciliación.
-
Recibir remuneración por la atención de todo tipo de asunto asignado en cumplimiento de
la práctica.
-
Tramitar asuntos cuya recepción no haya sido autorizada por el Centro de Conciliación.
-
El incumplimiento injustificado de los deberes que se establecen el protocolo para la
Práctica del Consultorio Jurídico y del presente Reglamento.
-
Incurrir en violaciones al régimen establecido en el decreto 196 de 1971 y demás normas
concordantes y modificatorias
-
Permitir la suplantación en los casos que le sean asignados
-
Incurrir en actos de maltrato o descortesía con los usuarios o cualquier miembro del Centro
de Conciliación.
-
Todo daño ocasionado a los bienes y enseres del Centro de Conciliación y la no devolución
de los libros y demás materiales prestados al Estudiante por el Centro.
10.4
De las sanciones.
El Decano de la Escuela de Derecho, el Jefe de Carrera conjuntamente sancionarán las faltas
anteriores, según la gravedad del hecho. Le corresponde al Director comunicar por escrito de
ellas para iniciar el respectivo procedimiento.
56
La infracción a las normas de este Código traerá como consecuencia, según la gravedad de la
falta, la imposición al responsable de alguna de las sanciones siguientes:
a. Amonestación escrita, la que puede ser privada o pública.
b. Suspensión del derecho a ser elegido como conciliador. El plazo de suspensión se
impondrá a criterio del órgano máximo, no pudiendo ser mayor a seis meses.
c. Separación de los Registros de Conciliadores y anotación en la hoja de vida del
estudiante conciliador
10.5
Imposición de sanciones.
La imposición de sanciones se registrará en el Libro de Sanciones del Centro a cargo de la
auxiliar administrativa, la que conservará los antecedentes respectivos.
Dicho registro y los antecedentes estarán a disposición de los interesados en la Secretaría.
10.6
Procedimiento de aplicación de sanciones.
Para la verificación de infracciones a los deberes previstos por el presente Código y la
imposición de sanciones respectivas se estará al siguiente procedimiento:
a. Toda persona natural o jurídica que tenga conocimiento de alguna violación a las
normas del presente Código, podrá denunciar la comisión de dichas infracciones ante el
director del Centro de Conciliación, a través de la Secretaría del Centro.
b. El Decano y el Jefe de Carrera de la Escuela de Derecho conjuntamente, serán los el
encargado de conocer las posibles infracciones a los deberes impuestos por el presente
Código y resolver sobre la aplicación de las sanciones respectivas.
10.7 Iniciación del Trámite: Conocida una situación que pudiere constituir falta disciplinaria
por parte de un conciliador, el director del Centro de Conciliación procederá a comunicarlo al
Decano y al Jefe de Carrera de la Escuela de Derecho de la Universidad EAFIT.; el Decano y el
Jefe de Carrera asumirán el trámite del asunto y procederán a notificar al conciliador dentro de
los cinco (5) días siguientes a la recepción del informe de director del Centro de Conciliación
10.8 . Descargos: El Conciliador dispondrá, a partir de la notificación, de 5 días hábiles para
formular sus descargos y presentar las pruebas que considere convenientes para su defensa.
10.9 . Sancion: Vencido el plazo indicado en el artículo anterior, El Decano y el Jefe de
Carrera de la Escuela de Derecho calificarán la falta e impondrá la sanción a que haya lugar. Si
no hallare mérito para continuar el procedimiento podrá archivar el asunto sin más trámites.
10.10. Apreciación de las Pruebas: En todos los casos las pruebas allegadas se apreciarán
según las reglas de la sana crítica.
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10.11. Recursos: Contra los actos que impongan las sanciones de que trata este reglamento
podrá interponerse el recurso de reposición, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la
notificación personal.
La interposición de los recursos deberá hacerse por escrito.
DISPOSICIONES FINALES
10.13 Cursos de inducción y capacitación en métodos alternativos de solución de
conflictos
Para los Estudiantes matriculados en el Consultorio Jurídico, por cada una de las áreas se
realizará un curso de inducción, el que tendrá por objeto familiarizarlos con el funcionamiento
interno del Centro de Conciliación y con la aplicación práctica de nociones básicas en Derecho
Sustantivo, Procesal y Probatorio. Así mismo recibirán capacitación sobre los métodos
alternativos de solución de conflictos que los habiliten de conformidad con la ley para obrar
como Conciliadores.
10.14
Programación, coordinación y evaluación de los cursos de inducción y
práctica forense
Estará a cargo de la Dirección del Centro de Conciliación la programación de las actividades a
desarrollar, las fechas y horas concretas, así como la duración de los cursos de inducción y
capacitación. Estos se determinarán de común acuerdo con el Jefe de Carrera y el Decano de
la Escuela de Derecho.
Los cursos de capacitación tendrán lugar dentro de los dos (2) primeros meses de labores
académicas. La asistencia a estos cursos es obligatoria.
10.15 Principio de integración normativa
Los aspectos no previstos en el presente Estatuto, se decidirán conforme al Reglamento
Académico de los programas de pregrado de la Universidad EAFIT.
CENTRO DE CONCILIACIÓN
ESCUELA DE DERECHO
UNIVERSIDAD EAFIT
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