instructivo in-di-ins - Registro de la Propiedad

Registro de la Propiedad
Distrito Metropolitano de Quito
Dirección: Ulloa N31-10 y Murgeón
Telf: 398-8170 Ext.:29636
Instructivo para a Inscripción
de los Instrumentos Púb
REGISTRO DE LA
PROPIEDAD
DISTRITO METROPOLITANO DE
QUITO
REGISTRO DE
LA PROPIEDAD
015.21011.7X000~0
Instructivo para la Inscripción de Instrumentos
Públicos
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Firmas de validación y aprobación del Procedimiento:
CÓDIGO:
FECHA DE VIGENCIA:
VERSIÓN:
PÁGINAS:
IN-DI-INS
19 de Marzo de 2013
1.0
19
INSTRUCTIVO PARA LA INSCRIPCION DE INSTRUMENTOS
PÚBLICOS
RUBRO
APROBADO
POR:
CARGO
FIRMA
Dr. Sandro Vallejo
/000,
REGISTRADOR DE LA PROPIEDAD
Dr. Daniel García
REVISADO
POR:
DIRECTOR DE INSCRIPCIONES
_...
Dr. Manuel Pérez
/11111./-111111111.
-
COORDINADOR DE INSCRIPCIONES
ELABORADO
POR:
400.,I'
Ing. Patricia Espinosa
,
CONTROL Y GESTION DE PROYECTOS
-
,
Instructivo para la Inscripción de los Instrumentos Públicos del
,
re
REGISTRO DE
LA PROPIEDAD
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Públicos
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Registro de Control de Cambios
FECHA
MOTIVO DE
MODIFICACIÓN
Instructivo para
SECCIÓN/CAPITULO/
DIAGRAMA/ARCHIVO
RESPONSABLES
la Inscripción de los Instrumentos Públicos del
DIRECCIÓN
Z1~11111~
REGISTRO DE
LA PROPIEDAD
0151$1. ME II,
OPOUTAHO
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Contenido
Firmas de validación y aprobación del Procedimiento:
Registro de Control de Cambios
2
3
1. OBJETIVO
5
2.
ALCANCE
5
3.
DEFINICIONES
5
4.
CONDICIONES GENERALES
6
5. ACTIVIDADES
7
6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
Instructivo para la Inscripción
de los Instrumentos Públicos del
19
REGISTRO DE
PROPIEDAD
LA
DISIAVO METAO■
OLIMO
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Públicos
1.
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OBJETIVO
Establecer directrices que permitan realizar la inscripción de los instrumentos
públicos, títulos y demás documentos que la Ley exige, elaborados por profesionales
del derecho pertenecientes al Registro de la Propiedad de Quito.
2.
ALCANCE
Comprende desde la recepción de las escrituras por parte Servicio Ciudadano —
Cajas hasta el despacho de las escrituras inscritas al usuario.
3.
•
DEFINICIONES
Documentación: son los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que
la ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes. Ref. Art.
1 y Art. 25 de la Ley de Registro.
•
Inscripción: es el medio de tradición del dominio de bienes raíces y
deconstitución de otros derechos reales constituidos en ellos. Ref. Art. 1 de la
Ley de Registro, literal a.
•
Índice:
son los registros en orden alfabético, destinados a expresar
separadamente el nombre y apellidos de los otorgantes y los datos del inmueble
a que se refiere la inscripción. Ref. Art. 23 de la Ley de Registro.
•
Razón de Inscripción: es la nota de haberse inscripto designando el registro,
número y fecha de inscripción, consta la firma del Registrador. Ref. Art. 48 de la
Ley de Registro.
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MINIENTIN
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4. CONDICIONES GENERALES
•
Para el desarrollo del procedimiento de Inscripciones el grupo de inscriptores
requiere de un computador, un escritorio, el sistema informático registra!,
biblioteca jurídica física y virtual, libros que contienen las Actas de Inscripción
para realizar las marginaciones de cesión de derechos hipotecarios y además
elaborar las marginaciones de modificaciones conforme al Art. 50 de la Ley de
Registro y materiales de oficina.
•
Los tiempos estimadospara el desarrollo del procedimiento de Inscripciones son
los establecidos por la Dirección de Inscripciones.
•
En la parte inicial del proceso de inscripción de actos y contratos, se realizauna
revisión legal previa tanto de forma como de fondo, proceso que nuevamente es
analizado al efectuar la Inscripción por parte de los amanuenses y asesores de
cada uno de los grupos que conforman la Dirección de Inscripciones.
•
La normativa legal aplicable al proceso de Inscripciones es la constante en la
Constitución de la República del Ecuador, Códigos, Leyes, Decretos,
Ordenanzas, Reglamentos y políticas internas establecidas por el Registrador de
la Propiedad, Directoresde Asesoría y Control Jurídico; y de Inscripciones.
-
En La Constitución de la República del Ecuador, en su Art. 321, dispone que
"El Estado reconoce y garantiza el derecho a la propiedad en sus formas
públicas, privada, comunitaria, estatal, asociativa, cooperativa, mixta, y que
deberá cumplir su función social y ambiental."
-
En la Ley de Registro en el título I, Objeto del Registro. Art. 1.- [Objeto].- "La
inscripción de los instrumentos públicos, títulos y demás documentos que la
Ley exige o permite que se inscriban en los registros correspondientes, tiene
principalmente los siguientes objetos:
a) Servir de medio de tradición del dominio de los bienes raíces y de los
otros derechos reales constituidos en ellos;
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b)
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Dar publicidad a los contratos y actos que trasladan el dominio de los
mismos bienes raíces o imponen gravámenes o limitaciones a dicho
dominio;
c)
Garantizar la autenticidad y seguridad de los títulos, instrumentos
públicos y documentos que deben registrarse."
-
Adicionalmente, y al amparo de lo dispuesto en título VII, Del Procedimiento
de las Inscripciones, Art. 26 y siguientes de la Ley de Registro; así corno el
título VIII, De La Forma Y Solemnidad de las Inscripciones; Art. 34 y
siguientes del mismo cuerpo legal; además del título IX, De la Variación de las
Inscripciones y su Cancelación, Art. 50 y siguientes, ibídem.
5. ACTIVIDADES
DIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL:
o El Técnico de Apoyo de Archivo encargado del proceso de repertorio retirará
la documentación ingresada por cajas para poder registrar el repertorio.
o Posteriormente se efectúa las Marginaciones físicas y electrónicas.
o Digitalización de todos los documentos que soporten el trámite para
inscripción.
o El Técnico de Apoyo de Archivo encargado efectuará el listado con todos los
trámites que se enviarán a la Dirección de Inscripciones y que posteriormente
se procederá a distribuir a los grupos de Inscripción.
PROCESO DE INSCRIPCIONES:
Matriculación:
o El Auxiliar de Inscripciones procederá a validar los listados entregados por el
Técnico de Apoyo de Archivo, es decir físico vs listado,e1 mismo que servirá
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para dejar como constancia de la entrega de todo lo asignado por fechas, y se
archivará diariamente los listados.
o Posteriormente se repartirá el trabajo equitativamente entre los
matriculadores y cada uno de ellos procede a generar en el sistema
informático registra! un número de matrícula a un inmueble, que servirá para
poder identificar al bien inmueble.
Asignación de Inscripciones
o El sistema informático registral asigna automáticamente los trámites
ingresados de acuerdo al número de amanuenses y asesores, tomando como
referencia que esta asignación es equitativa para cada funcionario
involucrado en el proceso.
o El Auxiliar de Inscripciones - Matriculadoresanotan en la hoja de trámite que
genero el sistema en cajas, las iníciales del asesor y amanuense que debe
realizar la inscripción, posteriormente organizarán los lotes de trabajo de
lasescrituras para que posterior retiren los grupos de inscripción.
Grupos de Inscripción
o Los inscriptores proceden a retirar los lotes de trabajo de escrituras
correspondientes a sus grupos y comienzan elaborando las actas de
inscripción.
AMANUENSES
Revisión de Contratantes.- En el inicio del proceso al amanuense se le despliega
una primera pantalla en el sistema informático registral la que muestra el tipo de
persona que comparece al Contrato.
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Estas personas según el Código Civil pueden ser naturales o jurídicas. Por tanto el
amanuense realiza una comparación entre la escritura y lo que aparece en el
sistema informático registral. Además si son personas naturales el amanuense
procede a cargar en el estado civil de cada uno de los comparecientes; y si es
persona jurídica de igual forma procederá a digitar el tipo de compañía y el nombre
de la persona que representa a la misma.
Se debe aclarar que los datos consignados se encuentran en el sistema informático
registral, por cuanto al momento de realizar la proforma del o los contratos, se
ingresan ciertos datos concernientes a los comparecientes.
Revisión de Propiedad:
En esta pantalla aparece el campo en el cual consta la matricula asignada a la
propiedad objeto del contrato que se desea inscribir; el amanuense tiene la
obligación de ingresar los datos específicos de mencionada propiedad, tales como
tipo de inmueble, asignatura, calles o conjunto, y parroquia a la que pertenece él o
los inmuebles.
Añadir Comparecientes:
El amanuense ingresa en este pantalla nuevos comparecientes, que no han sido
por error u omisión cargados en el sistema informático registral por los proformistas.
es decir pueden haber personas que constando en la escritura no fueron cargados
en el sistema oportunamente, lo cual en esta pantalla permite corregir dichos errores
u omisiones y que no existan inconsistencias posteriores en los índices que se crean
diariamente por la inscripción de los contratos que se registran.
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INGRESO DE INFORMACIÓN
Existen varios campos o íconos que deben ser completados con la información de la
escritura que se presenta para su inscripción, los cuales van a ser detallados
individualmente:
1.- Comparecientes.- En el inicio del proceso al amanuense se le despliega el tipo
de persona que comparece al Contrato, dichas personas según el Código Civil
pueden ser naturales o jurídicas, se ingresa sus estados civiles, si lo hacen por sus
propios derechos o representados según el caso, con el número de cédula
respectivo y lo mismo para las personas jurídicas mencionando a sus representantes
legales y el RUC respectivo, esto previo a que dentro del sistema informático
registral ya se encuentra preestablecido número de proforma, repertorio, días, hora,
y parroquia.
2.- Otorgamiento.- En este campo se tiene que hacer constar que copia certificada
de la escritura se procede a inscribir, conjuntamente con la fecha que se otorgó la
misma y ante que notario.
3.- Antecedentes.- Es el campo en el cual consta la forma de adquisición de quién
va a enajenar el inmueble objeto del contrato, puede ser únicamente la última forma
de adquisición o preferiblemente se remitirá a uno o dos antecedentes anteriores
según sea necesario.
Cuando se trata de bienes hereditarios consta la forma de adquisición del causantey
la posesión efectiva del mismo.
Cuando se trata de inmuebles declarados en propiedad horizontal, a más de los
antecedentes indicados, se tiene que hacer constar tanto la fecha de otorgamiento
del contrato, su notario, como la fecha de inscripción del mismo.
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Para el caso de Cooperativas, adicionalmente se hace constar la Ordenanza y el
acta de sorteo de los lotes aprobada por el MIES.
4.- Objeto.- Se hace constar nuevamente a los comparecientes en calidad de qué
intervienen, el objeto del contrato, es decir que inmueble o inmuebles son los que se
transfieren o se gravan, su ubicación y la parroquia ala que pertenecen. Si se trata
de derechos y acciones se hace constar el porcentaje objeto del contrato, la
ubicación y la parroquia dónde se encuentran.
5.- Linderos.- Es la opción en la que consta textualmente los linderos, dimensiones,
del o los inmuebles que son materia del contrato, seincluye la superficie del mismo,
y, si el texto de la escritura se manifiesta que es cuerpo cierto se hace constar el
texto del acta de inscripción.
Si se trata de derechos y acciones, constanlos linderos y superficie generales del
inmueble.
Cuando el contrato se trata de inmueble o derechos y acciones declarados en
propiedad horizontal, consta tanto los linderos generales del edificio o conjunto
dónde se encuentran los inmuebles o derechos y acciones objeto del contrato y los
linderos específicos con áreas y alícuotas respectivas.
En los casos en los que los linderos específicos se encuentran detallados en la
Declaratoria de Propiedad Horizontal respectiva, se hace referencia en esta opción,
que los mismos se encuentran detallados en dicha Declaratoria y se deben
mencionar y adjuntar la parte pertinente del mismo.
6.- Cuantía.- Existen dos opciones: Determinada o Indeterminada, la primera
consiste en un valor que es objeto del contrato y debe determinar claramente; la
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DISTPRO 1.117 101.001,80
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segunda consiste en que no se puede determinar un valor específico y por lo mismo
se la considera Indeterminada.
7.- Gravámenes.- Opción en la cual se debe hacer constar todos y cada uno de los
gravámenes que afecten al inmueble o derechos y acciones objeto del contrato,
sean estos ya existentes o que posteriormente le afectarán.
8.- Observaciones.- Se detalla los datos del certificadode gravámenes con su
fecha, número del certificado he iniciales del certificador que lo elaboró, se
describetodos los documentos que se adjuntan por separado como autorizaciones,
oficios, impuestos a la herencia, impuestos a la donación, certificado de ventas,
impuestos a la herencia, impuestos a la donación, informe catastral, certificado de
expensas o declaración juramentada, autorizaciones de acreedores, etc.
Todos estos campos tienen que ser llenados por los amanuenses, para la posterior
revisión del acta de inscripción por parte del asesor de grupo.
El asesor revisa la parte formal y legal del acta de inscripción;si es admisible para su
inscripción genera la razón de inscripción en el sistema informáticoregistral y emite
del sistema la autorización para que se imprima la razón y el acta de inscripción, la
razónde inscripción será firmada por el delegado del señor Registrador de la
Propiedad y el acta de inscripción será firmada por el señor Registrador, la misma
que formará los libros correspondientes.
9.- Copia textual-Por seguridad y por política interna del Registro de la Propiedad
se realizará copia textual en los casos de sentencias, testamentos y fideicomisos,
además de los que amerite el Asesor de Grupo por temas de complejidad de la
escritura, respetando siempre los principios de seguridad jurídica para el usuario y el
Registro de la Propiedad.
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10.- Recuperar Trabajo.- Esta pantalla nos permite realizar modificaciones al acta
de inscripción previa a la impresión de la misma que por error u omisión no se
detectó oportunamente. De existir inconsistencias en las actas impresas se
procederá a efectuar la corrección de la misma, tomando en cuenta que debe existir
autorización formal por parte del Director de Inscripciones. Es importante mencionar
que este reproceso se los efectuará siempre y cuando no conste la firmadel señor
Registrador.
11.- Elaboración de Oficios.- Son los Oficios de información dirigida a juzgados,
tribunales y demás dependencias públicas, sobre las transferencias de dominio de
los inmuebles sobre los que pesa alguna demanda y que se pretenden inscribir.
12.- Corrección De Razones.- Esta pantalla permite la corrección de los
contratantes que no se encuentren ingresados o se han omitido algunos de ellos, el
objeto del contrato en el cual también pueden faltar algunos datos y los mismos
pueden estar mal digitados.
13.- Consulta De Índices.- Se verifica las propiedades de las personas naturales y
jurídicas en cualquiera de las parroquias que forman parte del cantón Quito y los
gravámenes que pudieren tener los inmuebles de dichas personas.
14.- Revisión De Prohibiciones.- Es la verificación del estado judicial y de
propiedad actual del bien y de la persona natural o jurídica, que tiene algún
gravamen, como una prohibición de enajenar, un embargo, una demanda, etc., en
relación a los inmuebles que posea en el cantón Quito.
15.- Consulta de Certificados.- Nos permite recuperar un certificado que ya ha sido
elaborado y emitido por los certificadores - Dirección de Certificaciones; para
verificar su autenticidad y obtener información que se requiere para elaborar el acta
de inscripción.
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16.- Consulta de Libros.- Es la recuperación digital de las actas de inscripción, las
mismas que sirven para revisar datos que no han sido consignados en la escritura
pública que se desea inscribir, adicionalmente se compara los datos: linderos,
superficie, alícuotas, etc.
ACTAS DE INSCRIPCIÓN
Un acta de inscripción debe contener, lo establecido en el Art. 41 de la Ley de
Registro y lo establecido por el Registro de la Propiedad por seguridad jurídica:
1.-
Apellidos y nombres de los contratantes;
2.-
Fecha de otorgamiento;
3.-
Antecedentes de dominio;
4.-
Objeto del Contrato;
5.-
Linderos del inmueble;
6.-
Cuantía del Contrato;
7.-
Gravámenes y limitaciones que pesan sobre el inmueble;
8.-
Observaciones;
Cuadro Actas de Inscripción
Cuando el título que se presenta para su inscripción contiene los documentos
necesarios y el mismo no incurre en prohibiciones establecidas en la Ley, el señor
Registrador tiene la obligación de realizar el Acta de Inscripción.
Cuando se trata de inscribir un título versa sobre bienes inmuebles y este contiene
errores de forma y fondo el Registrador tiene la facultada de negarla.En los dos
casos de conformidad con lo dispuesto en el literal a, numerales 1 al 6 del el Art. 11
de la Ley de Registro.En el primer caso el documento inscrito sale con la respectiva
razón debidamente legalizada por el Registrador.En el segundo caso se incorpora
una razón fundamentada del porque de la negativa de la inscripción del contrato.
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Pá
REGISTRO DE
A PROPIEDAD
LMIPS.
1.14',Ped.40
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De la negativa del Registrador el afectado puede recurrir ante el Juez Civil
competente, el cual examinará el contenido de la negativa, y dictará resolución, la
misma que notificará al Registrador de la Propiedad; si dicha resolución ordena la
inscripción el Registrador no tendrá otra opción que realizar aceptar el trámite a su
inscripción, ya que la misma no es susceptible de recurso alguno; si fuese lo
contrario, es decir si el Juez negare la inscripción. el interesado podrá interponer
recurso ante la Corte Provincialcorrespondiente.
Si es que la negativa es emitida por el señor Registrador se fundamenta en ordinal
segundo del Art. 11, el perjudicado podrá acudir al Tribunal Fiscal, quien dictará de
igual manera resolución, la cual será definitiva y el Registrador realizará lo
dispuesto.
MODELO DE ACTA
REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL CANTON QUITO
Nro. de Inscripción:
3XX
Nro. de Trámite:
19XXX
Nro. de Repertorio:
40XXX
Fecha de Repertorio:
28/0X/20XX 9:43:37
Tomo:
1XX
Notaria:
10
Parroquia:
CHAUPICRUZ
Tipo de Contrato:
DECLARATORIA
1.- APELLIDOS Y NOMBRES DE LOS CONTRATANTES
COMPAÑIA XXXXXXX S.A. PROPIETARIO Representado por Mario José XXXX en
calidad de Gerente General según aparece del documento inserto en copia.2.- FECHA DE OTORGAMIENTO
En esta fecha se me presento la PRIMERA copia de la escritura pública otorgada el
Instructivo para la Inscripción de los Instrumentos Públicos del
1.111N1111~.
.
•
REGISTRO DE
LA PROPIEDAD
asnwonfonpouvo.
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VEINTE DE XXX DEL DOS XXX, ante el Notario DECIMO del cantón Quito, Doctor
Eduardo Orquera Zaragosin.
3.- ANTECEDENTES
La Compañía XXXXX SOCIEDAD ANONIMA, es propietaria del Predio situado en
las calles Fray XXXXX siete guión noventa y tres y Avenida Seis de diciembre de la
parroquia CHAUPICRUZ adquirido mediante compra al FIDEICOMISO MERCANTIL
ESPEJO DE ADMINISTRACION BANCO DEL XXXY - CERO CERO DOS.
Representado por la Compañía A.F.P.V. Administradora de Fondos y Fiduciaria
S.A., en calidad de Fiduciaria, según escritura otorgada el tres de abril del dos mil
dos, ante el Notario Décimo del cantón Quito, Doctor Eduardo Orquera, inscrita el
dos de diciembre del dos mil dos.-
4.- OBJETO DEL CONTRATO
Con estos antecedentes la Compañía XXXX SOCIEDAD ANONIMA, legalmente
representada según documento adjunto en copia, en forma libre y voluntaria tiene a
bien declarar bajo el Régimen de Propiedad Horizontal el predio situado en las calles
Fray XXXX E siete guión noventa y tres y Avenida Seis de diciembre de la parroquia
CHAUPICRUZ, en el que se construirá el CONJUNTO HABITACIONAL PORTAL DE
XXXXX, Según copia certificada de la Autorización Municipal con referencia del
expediente No. XXXX del seis de mayo del dos mil tres, Oficio AL-ACN-XXXX,
concedida por el Jefe Zonal Centro Norte del Distrito Metropolitano de Quito.- Se
adjunta listado de planos, cuadro de áreas de alícuotas y linderos.- MATRICULA
ASIGNADA.- CHA-00013XXX
5.- LINDEROS
GENERALES NORTE, terrenos de XXXX, SUR, callejón de ingreso, ESTE,
antiguamente terrenos del señor Carlos, OESTE, terrenos del mismo señor Carlos.SUPERFICIE, once mil metros cuadrados.
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de
los Instrumentos Públicos del
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6.- CUANTIAS
La cuantía es INDETERMINADA. Por impuesto de Registro y adicionales se pagó
un dólar veinte y seis centavos.-
7.- GRAVAMENES Y LIMITACIONES
NINGUNO.
8.- OBSERVACIONES
Se ha presentado la Hoja de Referencia No. XXX de fecha 05-XXX suscrita por el
Administrador Zonal Centro Norte del Distrito Metropolitano de Quito, también se ha
presentado los cuadros de alícuotas, linderos, áreas y superficies, así como el plano
en el que consta ubicación, fachadas, cortes, y también el Reglamento de Propiedad
Horizontal dictado por el Ejecutivo en R.O. XX de 06-09-19XX los mismos que se
insertan a la presente inscripción.- Se ha presentado el certificado de gravámenes
No. C50835XXXXX PG de fecha 18-0X-20XX.- EL REGISTRADOR.
RESPONSABLES
ASESOR:
LUCIANO
DEPURADOR:
LENIN
AMANUENSE:
RITA
RAZONES DE INSCRIPCIÓN
Es un resumen que contiene datos específicos en relación al Contrato que se
inscribió, la misma que debe llevar la firma del Registrador o su Delegado, para que
tenga plena validez y efecto legal. Este documento cuenta con sello holográfico y
código de barras, que permiten mantener la seguridad del mismo; evitandosu
falsificación o suplantación.
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Impresión de Razones de Inscripción
Imprimir actas para la conformación de los diferentes libros de Registro; e Imprimir
razones de inscripción para los usuarios.
Revisar la Razón de Inscripción de la escritura
Es el último filtro en la revisión de comparecientes, catastro, predio, el objeto del
bien, la dirección correcta, la razón vs. la minuta, certificado o contrato. Se ingresa al
sistema informático registral por medio de los códigos de barra de la razón de
inscripción en el mismo, con el propósito de que el sistema registre que un trámite
terminó el proceso de inscripción.
Firmas de las Razones de Inscripción
El Director de Inscripciones firma las razones de inscripción de los documentos
públicos, así como también las razones de inscripción de las resoluciones.
Colocación de Sellos Holográficos
Se coloca los sellos se seguridad holográficos encima de la firma del Director de
Inscripciones.
Entrega de escrituras con Razones
Firmadas las razones de inscripción por el señor Registrador o su Delegado, las
mismas se envían conjuntamente con la copia o copias certificadas de la escritura, al
Área de Servicios Ciudadanos para que sean entregadas al usuario que solicito su
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REGISTRO DE
1.
..A
.. PFIPEDAD
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inscripción; una copia simple del documento inscrito se archiva conjuntamente con
todos los documentos que sirvieron para su inscripción.
Firmadas las actas de inscripción se procede a enviar éstas a la Dirección de
Archivo, intercalando los documentos necesarios que justifican su inscripción,
culminando con la elaboración de los libros respectivos.
Firmas de las Actas de Inscripción
De conformidad con la Ley de Registro, las Actas de inscripción deben ser
legalizadas única y exclusivamente por el señor Registrador o su Delegado.Si las
Actas aludidas se encuentran suscritas por personas ajenas a los funcionarios
mencionados éstas carecerán de valor legal alguno.
6. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
Nombre del Documento
Código
Manual de Procedimiento de Proceso de Inscripciones
AV-RPQ.1
Instructivo Anotaciones Marginales
IN-DI-MAR
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IIIIININTIMIll