Tablas de Retención Documental
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INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DA800-04 DA800-04.04 DA800-04.09 DA800-04.10 Página 1 de 8 CODIGO: DA800 RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DISPOSICION FINAL AG AC CT 2 18 X DA800-04.18 DA800-04.19 ACTAS Actas de Conciliación Laboral Actas Comité Interno de Archivo Actas Comité Paritario Salud Ocupacional COPASO Actas de Eliminación Actas de Posesión 10 80 X DA800-07 DA800-07.03 DA800-07.05 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificado Salarial Bono Pensional Constancia Laboral 2 2 18 E X COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 2 8 S Transferir al archivo histórico para conservación total, una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Serie documental con valores primarios la cual debe ser microfilmada para su conservación y consulta. X X DA800-10 M PROCEDIMIENTO X X X Los certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para el Instituto. NOTA: Los Certificados Laborales para trámite de Bono Pensional, están contenidos en la Serie Historias, Subserie Historias Laborales se microfilman. Se coloca en la Tabla para dar claridad sobre su trámite y formalizar el destino final. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA DA800-10.01 CÓDIGO Página 2 de 8 CODIGO: DA800 general informativo, utilizadas para dar Circular SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S DA800-10.02 Consecutivo oficial 2 8 X DA800-10.04 Memorandos 2 8 X DA800-19 DA800-19.04 HISTORIAS Historia Laboral Activos Resolución de nombramiento Hoja de Vida (formato Único de la función pública) Cedula de ciudadanía Certificados Antecedentes Disciplinarios y judiciales Certificados de Estudio Certificados laborales Declaración juramentada de bienes y rentas Formularios de afiliación EPS Formularios de afiliación Cesantía Afiliación ARP Formulario de Afiliación Pensión Acta de Posesión Liquidación Parcial de Cesantías Comunicación al Fondo de Cesantías 2 98 X PROCEDIMIENTO a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. X Finalizado el tiempo de retención en el Archivo Central, se sugiere hacer una selección de las historial laborales de las personas que revistan especial importancia para la entidad o que hayan efectuado aportes especiales para la sociedad en general Ley nombramiento 489 del 1998 Ley 594 del 2000, Decreto 1571 de 1998. Se digitaliza y microfilma lo Seleccionado. Esta serie documental tiene reserva legal. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DA800-19.05 Página 3 de 8 Certificado de Tiempo de Servicios Certificación para Bono Pensional SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CODIGO: DA800 Licencias de Maternidad Licencias Ordinarias Incapacidades médicas Certificado de Salarios Resolución de Reconocimiento de prestaciones sociales Resolución de Liquidación de Prestaciones Evaluación de Desempeño Laboral Procesos Disciplinarios: Oficios, Quejas, Fallos. Resolución de Traslados y/o incorporaciones Resolución de Comisión de Servicios y/o Estudios Solicitudes Respuestas a solicitudes Otras situaciones administrativas Historia Laboral Pensionados Resolución de nombramiento Hoja de Vida (formato Único de la función pública) Cedula de ciudadanía Certificados Antecedentes Disciplinarios y judiciales Certificados de Estudio Certificados laborales Declaración juramentada de bienes y rentas Formularios de afiliación EPS RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DA800-19.06 Página 4 de 8 Formularios de afiliación Cesantía Afiliación ARP Formulario de Afiliación Pensión SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CODIGO: DA800 Acta de Posesión Liquidación Parcial de Cesantías Comunicación al Fondo de Cesantías Certificado de Tiempo de Servicios Certificación para Bono Pensional Licencias de Maternidad Licencias Ordinarias Incapacidades médicas Certificado de Salarios Resolución de Reconocimiento de prestaciones sociales Resolución de Liquidación de Prestaciones Evaluación de Desempeño Laboral Procesos Disciplinarios: Oficios, Quejas, Fallos. Resolución de Traslados y/o incorporaciones Resolución de Comisión de Servicios y/o Estudios Solicitudes Respuestas a solicitudes Constancias de sanciones Oficio de Renuncia Resolución de Aceptación Resolución de Insubsistencia Pago de Emolumentos Resolución de Pensión Historia Laboral Retirados RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA CÓDIGO Página 5 de 8 Resolución de nombramiento Hoja de Vida (formato Único de la función pública) SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CODIGO: DA800 Cedula de ciudadanía Certificados Antecedentes Disciplinarios y judiciales Certificados de Estudio Certificados laborales Declaración juramentada de bienes y rentas Formularios de afiliación EPS Formularios de afiliación Cesantía Afiliación ARP Formulario de Afiliación Pensión Acta de Posesión Liquidación Parcial de Cesantías Comunicación al Fondo de Cesantías Certificado de Tiempo de Servicios Certificación para Bono Pensional Licencias de Maternidad Licencias Ordinarias Incapacidades médicas Certificado de Salarios Resolución de Reconocimiento de prestaciones sociales Resolución de Liquidación de Prestaciones Evaluación de Desempeño Laboral Procesos Disciplinarios: Oficios, Quejas, Fallos. Resolución de Traslados y/o incor- RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA CÓDIGO poraciones • Resolución de Comisión de Servicios y/o Estudios Solicitudes SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 DA800-20.05 Informe de Gestión 1 9 DA800-21 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Control Diario de Correspondencia Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Registro de Entrega de Certificados y Constancias Tabla de Retención Documental 2 DA800-21.10 DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO Respuestas a solicitudes Constancias de sanciones Oficio de Renuncia Resolución de Aceptación Resolución de Insubsistencia Pago de Emolumentos DA800-20 DA800-20.01 DA800-21.01 DA800-21.02 DA800-21.03 DA800-21.04 DA800-21.05 DA800-21.08 Página 6 de 8 CODIGO: DA800 5 X X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. X X 15 X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación. La subserie Inventario de Transferencia Primaria, transcurrido el tiempo en el archivo central, se selecciona el 10% teniendo en cuenta que sirve para futuras consultas por parte de la administración. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA DA800-26 DA800-26.01 NOMINA Nomina Activos Planilla Nomina Novedades Vinculaciones CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DA800.26-02 Retiros Cooperativas Incapacidades Sanciones Suspensiones Incrementos Prima Técnica Prima de Navidad Licencias de Maternidad Licencias ordinarias Certificado de disponibilidad presupuestal Soportes Nomina Pensionados Planilla Nomina Disponibilidades presupuestales Novedades de nomina Soporte de novedades DA800-27 PERMISOS DA800-28 DA800-28.06 DA800-28.11 PLANES Plan de Bienestar Social Plan Institucional de Capacitación Página 7 de 8 CODIGO: DA800 2 X 78 RETENCION ARCHIVO AG AC 2 78 2 8 X DISPOSICION FINAL CT E M S X X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. PROCEDIMIENTO X Constituyen parte del patrimonio documental del Instituto, se conservan permanentemente por ser documentos INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIVISION ADMINISTRATIVA CÓDIGO DA800-31 DA800-31.01 DA800-31.02 Página 8 de 8 CODIGO: DA800 misionales relacionados con cumplimiento de la función de Administración. Plan Circular Listado de Asistencia Evaluación capacitación SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROGRAMAS Programa de Gestión Documental Programa de Salud Ocupacional Cronograma de Trabajo CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC 2 AC: ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M S 8 CT: CONSERVACION TOTAL el la PROCEDIMIENTO Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. X E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACEN CÓDIGO Página 1 de 5 CODIGO: DAL810 RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DISPOSICION FINAL AG AC CT X DAL810-03 DAL810-03.01 ACTAS Actas Bajas de Elementos 2 18 DAL810-03.02 Actas Comité de Compras 1 4 DAL810-08 DAL810-08.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificado de Paz y Salvos 1 DAL810-09 DAL810-09.01 COMPROBANTES Comprobantes de Entrada de Almacén Reportes de entrada de elementos de consumo Reportes de entrada de elementos de devolutivos Certificado de donación Comprobantes de Salidas de Almacén Salidas de elementos de Consumo Salidas de elementos devolutivos DAL810-09.03 E M X X X 2 8 X 2 8 X PROCEDIMIENTO S Se conserva totalmente como parte de la memoria institucional de la entidad por ser documentos que reflejan la gestión administrativa y su contenido informativo posee valores secundarios; microfilmar para futuras consultas y conservar el original. Estas actas se eliminan cumplido su tiempo de retención en el archivo central se encuentra contenida este serie como tipo documental en la serie contratos. Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para el Instituto. Estos comprobantes luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se eliminaran ya que la información queda contenida en el libro mayor y balance. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se sugiere digitalizar para futuras consultas y el soporte papel se elimina. La eliminación se hace a INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACEN Página 2 de 5 CODIGO: DAL810 través de método de picado. CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DAL810-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta DAL810-10.01 Circulares DAL810-10.04 Memorandos DAL810-19 DAL810-19.01 HISTORIAS Historia de Vehículos Ficha técnica Tarjeta de propiedad duplicado Improntas Formulario pago impuestos Consumo de combustible Factura revisión técnico-mecánica Fotocopia SOAT Responsabilidades Orden de servicio o de mantenimiento 2 DISPOSICION FINAL AC 8 CT E X X 2 2 8 X 4 16 X M PROCEDIMIENTO S Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter general informativo, utilizadas para dar a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Esta serie documenta establece los procedimientos de manejo y reparación de los vehículos. Por esta razón se conservará en el Archivo de Gestión hasta que el vehículo sea dado de baja. Finalizado el tiempo en el archivo central se elimina ya que no adquiere valores secundarios. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACEN CÓDIGO Página 3 de 5 CODIGO: DAL810 Seguimiento mantenimiento externo Reclamaciones por siniestros RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG AC 4 16 DAL810-19.03 Historia Inmuebles (Terrenos Edificios) Ficha Técnica Certificado de Tradición y Libertad Ficha Catastral Escritura Publica Plano DAL810-20 DAL810-20.05 INFORMES Informe de Gestión 2 3 DAL810-20.06 Informe de Inventarios 1 5 DAL810-21 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Registro de Entrega de Certificados Y 2 DAL810-21.01 DAL810-21.02 DAL810-21.04 DAL810-21.05 DAL810-21.08 y DISPOSICION FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S X X X X Serie documental que muestra las actuaciones adelantadas en cada predio de propiedad del Instituto, por lo tanto se debe conservar en el archivo de gestión hasta tanto no se venda, o done. Culminado el tiempo de permanencia en el archivo central, se selecciona el 10% de la producción cuatrienal de la serie. Una vez terminado el tiempo de retención en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se sugiere digitalizar para futuras consultas el soporte papel se elimina porque pierde sus valores primarios y no adquiere valores secundarios. La eliminación se hace a través de método de picado. Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACEN DAL810-21.10 CÓDIGO Página 4 de 5 CODIGO: DAL810 Constancias Tabla de Retención Documental RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DAL810-22 DAL810-22.01 DAL810-22.02 INVENTARIOS DAL810-28 DAL810-28.04 PLANES Plan de Adquisición de Servicios DAL810-35 DAL810-35.01 DAL810-35.02 REINTEGROS DAL810-37 DAL810-37.01 DAL810-37.02 DAL810-37.03 DAL810-37.04 DAL810-37.05 RESPONSABILIDADES Inventarios de Bienes Inmuebles Inventarios de Bienes Devolutivos Bienes y DISPOSICION FINAL AC CT E M PROCEDIMIENTO S X 1 4 Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se elimina porque pierde sus valores primarios y no adquiere valores secundarios. La eliminación se hace a través del método de picado 2 18 1 4 X Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se elimina porque pierde sus valores primarios y no adquiere valores secundarios. La eliminación se hace a través del método de picado. 1 4 X Serie documental que se actualiza si el funcionario renuncia o cambia de puesto de trabajo una vez culmine su tiempo de permanencia en el archivo central se eliminará. La eliminación se hace a través del método de picado. X Material Nuevo Material Usado Administrativos Alumbrado Navideño Alumbrado Publico Parques y Zonas Verdes Plazas de Mercado Taller de Parques CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION Una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central se realizará una selección del 10% de los informes consolidados como evidencia de gestión adelantada. M: MICROFILMACION S: SELECCION INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALMACEN PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ CODIGO: DAL810 Página 5 de 5 SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALUMBRADO PÚBLICO CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DOAP710-10 DOAP710-10.04 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 3 DOAP710-21 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental 2 SOLICITUDES Solicitud Mantenimiento Alumbrado Publico Oficio de solicitud Formato Solicitud Oficio de Respuesta 2 DOAP710-39 DOAP710-39.04 CT E M X 8 X PROCEDIMIENTO S Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Memorandos 2 DOAP710-21.05 DOAP710-21.10 AC 8 INFORMES Informe de Gestión DOAP710-21.04 DISPOSICION FINAL 2 DOAP710-20 DOAP710-20.05 DOAP710-21.01 DOAP710-21.02 Página 1 de 2 CODIGO: DOAP710 X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: ALUMBRADO PÚBLICO CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DOAP710-39.06 Solicitud Visitas Alumbrado Publico Oficio de solicitud Formato Solicitud visita Oficio de Respuesta CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ Página 2 de 2 CODIGO: DOAP710 DISPOSICION FINAL CT E M S CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION PROCEDIMIENTO M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: _____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DFCP610-07 Página 1 de 4 CODIGO: DFCP610 DISPOSICION FINAL AC CT E M PROCEDIMIENTO S CERTIFICADO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CDP 2 5 X DFCP610-08 DFCP610-08.01 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Certificado de Paz y Salvos 2 8 X DFCP610-08.02 Certificado de Retención Solicitud de certificado Certificado de retención 1 2 X DFCP610-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 X Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. 2 8 X Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se elimina porque pierde sus valores primarios y no adquiere DFCP610-10.04 DFCP610-11 Los registros se elaboran, el soporte papel (original) se encuentra contenido como tipo documental en otra serie de mayor conservación, se deja un registro electrónico en el sistema de información en un archivo electrónico. Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se elimina porque pierde sus valores primarios y no adquiere valores secundarios. La eliminación se hace a través de método de picado. Memorandos CONCILIACIONES BANCARIAS Conciliaciones bancarios Extractos bancario INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES CODIGO: DFCP610 RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S Página 2 de 4 PROCEDIMIENTO valores secundarios. La eliminación se hace a través de método de picado. Notas débitos y créditos Consignaciones Planillas de aportes Libro Auxiliar de Bancos DFCP610-14 DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración de impuestos Anexos 1 4 X DFCP610-15 DFCP610-15.01 DFCP610-15.02 DFCP610-15.03 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Ingresos Gastos Reserva de Apropiación 2 18 X X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. DFCP610-16 ESTADOS FINANCIEROS Balance General Estado de Actividad Económica y Social Estados de Cambio en el Patrimonio Notas Generales Notas de Carácter Especifico Certificación de Estados Financieros 2 18 X X Finalizado el tiempo de retención en el archivo central se microfilma el total serie documental, teniendo en cuenta la aplicación y lo establecido en la Ley 962 del 2005 (art. 28) y el decreto 2620 de 1993. El soporte papel se elimina a través del método de picado DFCP610-20 DFCP610-20.01 INFORMES Informes a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 3 X Para conservar por 5 años, según lo dispuesto en el artículo 632 del Estatuto Tributario, se elimina porque se refleja en los Estados Financieros. Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DFCP610-21 DISPOSICION FINAL AC INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Registro de Entrega de Certificados y Constancias Tabla de Retención Documental 2 DFCP610-23 DFCP610-23.01 DFCP610-23.02 LIBROS Libros Auxiliares Libros Oficiales Libro Diario Mayor Libro Mayor y balances Balance de Pruebas 2 8 DFCP610-29 PRESUPUESTO Proyección de Presupuesto Acuerdo de Consejo Directivo Proyecto de Presupuesto distribuido por centro de costo 2 18 DFCP610-21.01 DFCP610-21.02 DFCP610-21.03 DFCP610-21.04 DFCP610-21.07 DFCP610-21.09 Página 3 de 4 CODIGO: DFCP610 CT E M X X PROCEDIMIENTO S Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación X Se conservar por 10 años, a partir del último asiento contable artículo 28 de la Ley 962 de 2005, eliminar soporte papel una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. X Documentos de carácter fiscal y legal, una vez cumplido su tiempo de retención el archivo central conservar en medio digital o microfilmación. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DFCP610-34 REGISTRO PRESUPUESTAL RP CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ AC DISPOSICION FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S X 2 AC: ARCHIVO CENTRAL Página 4 de 4 CODIGO: DFCP610 CT: CONSERVACION TOTAL Los registros se elaboran, el soporte papel (original) se encuentra contenido como tipo documental en otra serie de mayor conservación, se deja un registro electrónico en el sistema de información en un archivo electrónico. E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCIÓN SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA CUENTAS ESPECIALES CODIGO: OCE900 CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO DISPOSICION FINAL AG AC CT X E M PROCEDIMIENTO S OCE900-03 OCE900-03.06 OCE900-03.07 OCE900-03.11 ACTAS Actas Comité de Crédito Actas Comité de Inversiones Actas Consejo Administrativo Banfuturo 2 18 OCE900-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 X Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. OCE900-10.04 X Transferir al archivo histórico para conservación total, una vez cumplido el Tiempo de retención y realizado el Actas de Consejo proceso Territorial técnico de de Planeación microfilmación. Memorandos OCE900-18 OCE900-18.01 FORMATO Microempresarios OCE900-20 OCE900-20.01 INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 OCE900-20.05 Informe de Gestión 1 9 X X INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA CUENTAS ESPECIALES CODIGO: OCE900 CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG OCE900-21 OCE900-21.01 OCE900-21.02 OCE900-21.04 OCE900-21.05 OCE900-21.10 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ AC DISPOSICION FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S X 2 CT: CONSERVACION TOTAL Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ______________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION FINANCIERA CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG DF600-04 DF600-05 DF600-05.01 DF600-05.02 DF600-05.03 DF600-05.04 DF600-08 DF600-08.01 ACTAS ACUERDOS DE PAGO Alumbrado Público No Regulado Acuerdo de Pago Fotocopia de Cedula de Ciudadanía Fotocopia de Consignación Cuota Inicial Alumbrado Público Regulado Acuerdo de Pago Fotocopia de Cedula de Ciudadanía Fotocopia de Consignación Cuota Inicial Inmuebles Acuerdo de Pago Fotocopia de Cedula de Ciudadanía Fotocopia de Consignación Cuota Inicial Plazas de Mercado Acuerdo de Pago Fotocopia de Cedula de Ciudadanía Fotocopia de Consignación Cuota Inicial CERTIFICADOS Certificado de Paz y salvo Página 1 de 5 CODIGO: DF600 AC 1 4 5 5 2 DISPOSICION FINAL CT E M X X X X PROCEDIMIENTO S Se eliminara el soporte papel en su totalidad, cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. De conformidad con el reglamento y políticas internas del Recaudo de Cartera. Los certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para el Instituto. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION FINANCIERA CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 2 de 5 CODIGO: DF600 RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S X PROCEDIMIENTO DF600-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 DF600-10.01 Circulares 2 DF600-10.04 Memorandos 2 8 X DF600-17 DF600-17.01 DF600-17.02 DF600-17.03 FACTURACIÓN Alumbrado Público No Regulado Inmuebles y Otras Plazas de Mercado Reporte Mensual Novedades 2 8 X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. DF600-20 DF600-20.01 INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 X DF600-20.05 Informe de Gestión 1 9 Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación 8 Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter general informativo, utilizados para dar a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación X X X INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION FINANCIERA Página 3 de 5 CODIGO: DF600 total. CÓDIGO DF600-21 DF600-21.01 DF600-21.02 DF600-21.04 DF600-21.05 DF600-21.10 INSTRUMENTOS DE CONTROL REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental DF600-28 DF600-28.09 PLANES Plan Financiero DF600-30 DF600-30.03 PROCESO Proceso de Cobro Coactivo Cobro Persuasivo Cobro Pre jurídico Notificación Mandamiento de Pago Resolución de Embargo Diligencia de Secuestro Revocatoria Auto Acuerdo de Pago Diligencia de Remate Auto de Archivo Resolución de Prescripción Proceso de Cobro Persuasivo Oficio DF600-30.04 RETENCION ARCHIVO AG AC SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Y DISPOSICION FINAL CT E M S X 2 2 8 5 15 PROCEDIMIENTO Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación X X Una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central se realizará una selección del 10% de los informes consolidados como evidencia de gestión adelantada en el Instituto. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central (AC), seleccionar el 15% de los casos más representativos para una conservación total. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION FINANCIERA CÓDIGO DF600-30.05 DF600-33 DF600-33.01 DF600-33.02 DF600-33.03 DF600-33.04 DF600-38 Página 4 de 5 CODIGO: DF600 Acuerdo de Pago SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO Notificación Auto (Archivo, Excepción, Suspensión) Proceso de Cobro Prejurídico Oficio Acuerdo de Pago Notificación Auto (Archivo, Excepción, Suspensión) RECAUDOS Alumbrado Público No Regulado Cupones de Pago Reportes de Recaudo de Tesorería Alumbrado Público Regulado Cupones de Pago Reportes de Recaudo de Tesorería Inmuebles y Otras Cupones de Pago Reportes de Recaudo de Tesorería Plazas de Mercado Cupones de Pago Reportes de Recaudo de Tesorería 1 4 X Se entrega reporte a Contabilidad, para incluir asiento de contabilidad. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación SANEAMIENTO CONTABLE 2 18 X Se entrega reporte a Contabilidad, para incluir asiento de contabilidad.. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION AC: ARCHIVO CENTRAL CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION FINANCIERA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ CODIGO: DF600 Página 5 de 5 SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: _____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 1 de 3 CODIGO: GG100 RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S GG100-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 X GG100-10.01 Circulares 2 GG100-10.03 Derechos de Petición Oficio Respuesta 2 8 X GG100-10.04 Memorandos 2 8 X GG100-20 GG100-20.01 2 8 X X GG100-20.02 INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado Informes Anexos Informe al Concejo Municipal 2 8 X X GG100-20.03 Informe al Consejo Directivo 2 8 X X 8 PROCEDIMIENTO Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter general informativo, utilizados para dar a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. X Se conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control. Constituyen parte del patrimonio documental del Instituto, se conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA CÓDIGO GG100-21 GG100-21.01 GG100-21.02 GG100-21.04 GG100-21.05 GG100-21.09 GG100-21.10 GG100-36 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Registro de Resoluciones Tabla de Retención Documental 2 RESOLUCIONES Resoluciones Anexos 2 CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION Página 2 de 3 CODIGO: GG100 AC: ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M S X 18 CT: CONSERVACION TOTAL X PROCEDIMIENTO Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado, se elabora acta de eliminación. La información está contenida en los inventarios documentales. X E: ELIMINACION Por ser documentos originales que definen o resuelven situaciones de carácter particular y concreto tienen valor histórico para el Instituto, se conservarán totalmente, una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación, con el fin de evitar el deterioro físico de los soportes originales y para garantizar su divulgación. M: MICROFILMACION S: SELECCION INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: GERENCIA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ CODIGO: GG100 Página 3 de 3 SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: _______________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: PLAZAS DE MERCADO CÓDIGO Página 1 de 4 CODIGO: DOPM720 RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DISPOSICION FINAL AC CT E M X DOPM720-04 DOPM720-04.13 ACTAS Acta de Arqueo de Recaudo de Provisionalidad 1 4 X DOPM720-04.20 Acta de Reuniones de Grupo de Plazas 1 4 X DOPM720-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 X 2 58 DOPM720-10.04 DOPM720-19 DOPM720-19.02 PROCEDIMIENTO S Se eliminara el soporte papel en su totalidad, cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Se elimina ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Memorandos HISTORIAS Historia de Puesto Plazas de Mercado Ficha Técnica Solicitudes de puesto Certificado de vecindad Referencias comerciales o personales Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía Certificado de Sanidad e Higiene Declaración extrajuicio Constancia de no encontrarse dentro del listado de adjudicatario X X Esta serie documenta establece los procedimientos de manejo de cada uno de los puestos de las plaza de mercado. Por esta razón se conservará en el Archivo de Gestión hasta que el puesto sea modificado. Una vez cumplido los tiempos de retención en el archivo central, se debe realizar una selección del 5% como muestra representativa del patrimonio documental de la entidad. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: PLAZAS DE MERCADO CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 DOPM720-20.05 Informe de Gestión 1 9 DOPM720-21 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental 2 DOPM720-20.03 DOPM720-20.04 DOPM720-20.09 DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO Oficio de adjudicación Pago de tarifa de adjudicación Resolución de Adjudicación Contrato de uso Auto Certificado de cesión autenticado Notificación personal o edicto Llamados de Atención Oficio de citación Descargos Resolución de Sanción Certificados de Paz y salvo Acuerdos de Pago DOPM720-20 DOPM720-20.01 DOPM720-21.01 DOPM720-21.02 Página 2 de 4 CODIGO: DOPM720 X X X X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: PLAZAS DE MERCADO CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DOPM720-33 DOPM720-33.05 RECAUDOS Provisionalidad Informe de Recaudo Copia de consignación Informe detallado de las personas que cancelan CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC 1 AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ Página 3 de 4 CODIGO: DOPM720 DISPOSICION FINAL CT E M S X 4 CT: CONSERVACION TOTAL PROCEDIMIENTO Se entrega reporte a Contabilidad, para incluir asiento de contabilidad. Una vez cumplido el tiempo de retención, se elimina el soporte papel y se debe dejar constancia en Acta de Eliminación E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: PLAZAS DE MERCADO CODIGO: DOPM720 Página 4 de 4 INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO SG200-01 SG200-01.01 SG200-01.02 SG200-01.03 RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES CONSTITUCIONALES Acción de Cumplimiento Acción Oficio de Notificación Contestación de la Acción Pruebas Sentencia Impugnación Fallo Incidente de desacato Acción de Grupo Acción Oficio de Notificación Contestación de la Acción Citación Acta de audiencia de conciliación Sentencia Recursos Fallo Acción de Tutela Acción Oficio de Notificación Oficio de traslado al competente Poder Solicitud de antecedentes Antecedentes Página 1 de 14 CODIGO: SG200 DISPOSICION FINAL AG AC 2 18 CT E M PROCEDIMIENTO S X Los documentos originales reposan en los juzgados, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central (AC), seleccionar el 2% y conservar los fallos de primera y segunda instancia para una conservación total. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Contestación de la Acción SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG SG200-01.04 Página 2 de 14 CODIGO: SG200 Pruebas Oficio allegando las pruebas (cuando corresponda) Alegatos de conclusión Fallo de primera instancia Recurso de apelación Fallo de segunda instancia Oficio de traslado al competente Resolución que ordena el cumplimiento al fallo (cuando corresponda) Comunicación al demandante Comunicación de cumplimiento Acción Popular Acción Oficio de Notificación Contestación a la Acción Citación Pacto de Cumplimiento Pruebas Alegatos de conclusión Sentencia de Primera Instancia Recursos AC DISPOSICION FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Página 3 de 14 CODIGO: SG200 Fallo de Segunda Instancia Oficio de traslado al competente Resolución que ordena el cumplimiento al fallo (cuando corresponda) Comunicación al demandante Comunicación de cumplimiento SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S SG200-03 SG200-03.03 SG200-03.12 ACTAS Actas Comité de Conciliación Actas Consejo Directivo 2 18 X SG200-04 ACUERDOS CONSEJO DIRECTIVO 2 18 X SG200-08 SG200-08.04 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Constancia de Contratos 2 SG200-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 SG200-10.01 Circulares 2 X Transferir al archivo histórico para conservación una vez cumplido el Actas de Consejo Territorial detotal, Planeación tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. X X 8 PROCEDIMIENTO X X Transferir al archivo histórico para conservación total, una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Los certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja un registro de entrega en un archivo electrónico, no desarrollan valores documentales para el Instituto. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL SG200-10.03 CÓDIGO Derechos de Petición Oficio Oficio de traslado al competen SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SG200-10.04 Memorandos SG200-12 CONTRATOS MINIMA CUANTIA Necesidad Cotizaciones Acta Comité de Compras Estudio previo Solicitud de Disponibilidad presupuestal Certificado Disponibilidad presupuestal Invitación Ofertas Acta de cierre y aperturas de sobres Oficio de designación comité evaluador Acta de evaluación Observaciones al acta (si las hubiera) Respuesta a las observaciones Aceptación de la oferta Minuta Página 4 de 14 CODIGO: SG200 2 8 RETENCION ARCHIVO AG AC 2 8 2 18 general informativo, utilizados para dar a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose X DISPOSICION FINAL CT E M S X X PROCEDIMIENTO valores secundarios, que ameriten su conservación. Transcurrido su tiempo en el archivo central, se selecciona el 10% de los más representativos de la producción de la serie teniendo en cuenta que sirve para futuras consultas, por parte de la Secretaría General. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Registro presupuestal Representación legal Fotocopia documento de identidad Certificados de antecedentes: Penales , fiscales y disciplinarios Pensión, riesgos profesionales Acta de inicio Recibos de pagos seguridad social SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 5 de 14 CODIGO: SG200 Declaración de bienes y rentas Póliza Aprobación de pólizas Adición o prórrogas Reclamación por incumplimiento Orden de Pago Acta de liquidación SELECCIÓN ABREVIADA- MENOR CUANTIA Necesidad Cotizaciones Acta Comité de Compras Estudio previo Solicitud de Disponibilidad presupuestal Certificado Disponibilidad presupuestal Aviso Proyecto de pliegos y condiciones Observaciones al proyecto de pliegos Respuesta a las observaciones Resolución de apertura Pliego definitivo RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Adendas (si las hubiera) Resolución designación comité evaluador Presentación de la propuesta Acta de cierre y aperturas de sobres Acta de evaluación de las propuestas SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 6 de 14 CODIGO: SG200 Observaciones al acta (si las hubiera) Respuesta a las observaciones Resolución declaratoria desierta (si es el caso) Resolución de adjudicación Registro presupuestal Minuta Póliza Aprobación de pólizas Representación Legal Pensión, riesgos profesionales Fotocopia del documento de identidad Certificados de antecedentes: penales (pasado judicial), fiscales y Disciplinarios Afiliaciones a: régimen de salud (EPS), Pensión, riesgos profesionales Recibos de pagos a la seguridad social Declaración de bienes y rentas Acta de Inicio Adición o prórrogas Reclamación por RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Página 7 de 14 CODIGO: SG200 incumplimiento Informe del interventor y Orden de Pago Acta de liquidación Resolución declaratoria desierta (si es el caso) SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG SELECCIÓN ABREVIADA- SUBASTA INVERSA Necesidad Cotizaciones Acta Comité de Compras Estudio previo Ficha Técnica Solicitud de Disponibilidad presupuestal Certificado Disponibilidad presupuestal Aviso Proyecto de pliegos y condiciones Observaciones al proyecto de pliegos Respuesta a las observaciones Resolución de apertura Pliego definitivo Acta de audiencia de aclaraciones de los pliegos de condiciones Adendas (si las hubiera) Resolución designación comité evaluador Presentación de la propuesta Acta de cierre y aperturas de sobres AC DISPOSICION FINAL CT E M PROCEDIMIENTO S INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Acta de evaluación de las propuestas Observaciones al acta (si las hubiera) Respuesta a las observaciones Informe de verificación de los requisitos para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 8 de 14 CODIGO: SG200 técnicas uniformes y de común utilización Acta de audiencia subasta Resolución de adjudicación Registro presupuestal Minuta Póliza Aprobación de pólizas Representación Legal Pensión, riesgos profesionales Fotocopia del documento de identidad Certificados de antecedentes: penales (pasado judicial), fiscales y Disciplinarios Afiliaciones a: régimen de salud (eps), Pensión, riesgos profesionales Recibos de pagos a la seguridad social Declaración de bienes y rentas Acta de Inicio Adición o prórrogas Reclamación por incumplimiento Informe del interventor y Orden de Pago RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL Página 9 de 14 CODIGO: SG200 Acta de liquidación LICITACION PUBLICA Necesidad Cotizaciones Acta Comité de Compras CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Estudio previo Ficha Técnica Solicitud de Disponibilidad presupuestal Certificado Disponibilidad presupuestal Aviso de convocatoria a veeduría Aviso Proyecto de pliegos y condiciones Observaciones al proyecto de pliegos Respuesta a las observaciones Resolución de apertura Pliego definitivo Acta de audiencia de aclaraciones de los Pliegos de condiciones Audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones y Audiencia para la estimación, tipificación y asignación de riesgos previsibles Adendas (si las hubiera) Resolución designación comité evaluador Presentación de la propuesta Acta de evaluación de las propuestas RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL CÓDIGO Observaciones al acta (si las hubiera) Respuesta a las observaciones Resolución declaratoria desierta (si es el caso) Audiencia de Adjudicación Resolución declaratoria desierta (si es el caso SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 10 de 14 CODIGO: SG200 Resolución de Adjudicación Registro presupuestal Minuta Póliza Aprobación de póliza Registro de existencia y Representación legal Fotocopia documento de identidad Certificados de antecedentes: penales (pasado judicial), fiscales y Disciplinarios Afiliaciones a: régimen de salud (EPS), Pensión, riesgos profesionales Recibos de pagos a la seguridad social Declaración de bienes y rentas Acta de Inicio Adición o prórrogas Reclamación por incumplimiento Informe del interventor y Autorizaciones de pagos Acta de liquidación RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL SG200-13 SG200-13.01 CONVENIOS Convenios Interadministrativos Necesidad Cotizaciones Acta Comité de Compras Estudio previo CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Certificado disponibilidad presupuestal Oferta Certificado Existencia y Representación Legal Copia cedula de ciudadanía Fotocopia del RUT Certificación bancaria Certificación aportes parafiscales y seguridad social Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría) de Persona Jurídica y Representante Legal. Certificado de antecedentes fiscales (Contraloría) de Persona Jurídica y Representante Certificado de registro presupuestal Informe Acta de Suspensión Acta de Reanudación Acta de Cesión Acta de Terminación anticipada de mutuo acuerdo Acta de liquidación Página 11 de 14 CODIGO: SG200 18 X RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S 2 Una vez culmine su tiempo de permanencia en el Archivo Central se seleccionar el 10% de los más representativos de la producción de la serie, teniendo en cuenta que sirve para futuras consultas. Por parte de la Sria. PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL SG200-13.02 Página 12 de 14 CODIGO: SG200 Convenios Interinstitucionales Necesidad Cotizaciones Acta Comité de Compras Estudio previo Certificado disponibilidad presupuestal CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Oferta Certificado Existencia y Representación Legal Copia cedula de ciudadanía Fotocopia del RUT Certificación bancaria Certificación aportes parafiscales y seguridad social Certificado de antecedentes disciplinarios (Procuraduría) de Persona Jurídica y Representante Legal. Certificado de antecedentes fiscales (Contraloría) de Persona Jurídica y Representante Certificado de registro presupuestal Garantía Informe Acta de Suspensión Acta de Reanudación Acta de Cesión Acta de Terminación anticipada de mutuo acuerdo Acta de liquidación RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL SG200-20 SG200-20.01 INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 SG200-20.05 Informe de Gestión 1 9 CÓDIGO SG200-21 SG200-21.01 SG200-21.02 SG200-21.04 SG200-21.05 SG200-21.06 SG200-21.07 SG200-21.08 SG200-21.10 SG200-30 SG200-30.01 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 13 de 14 CODIGO: SG200 RETENCION ARCHIVO AG AC INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Registro de Contratos Registro de Convenios Registro de Entrega de Certificados y Constancias Tabla de Retención Documental 2 PROCESOS Proceso Administrativo de Nulidad y Restablecimiento del Derecho Demanda y Anexos Auto admisorio de la demanda Notificación Copia poder Contestación Demanda Acta de Audiencia Sentencia Adopción sentencia 2 X X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. X DISPOSICION FINAL CT E M S X 18 PROCEDIMIENTO Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación X Los documentos originales de los procesos jurídicos, reposan en los juzgados, una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central (AC), seleccionar el 2% y conservar los fallos de primera y segunda instancia para una conservación total INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL SG200-30.02 Página 14 de 14 CODIGO: SG200 Proceso Administrativo de Reparación Directa Demanda y Anexos Auto admisorio de la demanda Notificación Copia poder Contestación Demanda Acta de Audiencia CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTO Sentencia Adopción sentencia CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: __________________________ CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: _______________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: SISTEMAS CÓDIGO CODIGO: DAS820 Página 1 de 1 RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DISPOSICION FINAL AC CT E DAS820-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 X DAS820-10.04 Memorandos 2 8 X DAS820-20 DAS820-20.05 INFORMES Informe de Gestión 2 3 X DAS820-21 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental DAS820-21.01 DAS820-21.02 DAS820-21.04 DAS820-21.05 DAS820-21.10 CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: __________________________ S Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Una vez terminado el tiempo de retención en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo. X 2 AC: ARCHIVO CENTRAL M PROCEDIMIENTO CT: CONSERVACION TOTAL Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: _____________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: TESORERIA CÓDIGO BOLETÍN DIARIO DE TESORERIA Boletín Orden de pago Certificado de disponibilidad presupuestal Factura o cuenta de cobro Comprobante de egreso Comprobante Ingreso Informe de gestión Copia contrato Remisión de elementos Soporte de pago Legalizaciones Registro Presupuestal Comprobante de Contabilidad Recibos de consignación DFT620-09 DFT620-09.02 COMPROBANTES Comprobantes de Ingresos DFT620-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta DFT620-10.04 RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES DFT620-06 Página 1 de 3 CODIGO: DFT620 DISPOSICION FINAL AG AC CT E 2 18 2 8 X 2 8 X M PROCEDIMIENTO S X X Una vez cumplido los tiempos de retención en el archivo central, se debe realizar una selección del 5% del total transferido como muestra representativa del patrimonio documental de la Tesorería. Conservar por 10 años, a partir del último asiento contable artículo 28 de la Ley 962 de 2005, eliminar soporte papel una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: TESORERIA Página 2 de 3 CODIGO: DFT620 Memorandos CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC DFT620-20 DFT620-20.01 INFORMES Informes a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 DFT620-21 2 DFT620-21.04 DFT620-21.09 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental DFT620-28 DFT620-28.01 PLANES Plan Anual de Caja PAC 2 3 DFT620-40 TITULOS VALORES 1 19 DFT620-21.01 DFT620-21.02 DFT620-21.03 CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION AC: ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION FINAL CT E M S 3 X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación. X Finalizado en tiempo de retención en el archivo central se elimina la totalidad de la serie, ya que la información se refleja cunado se ejecuta el presupuesto. X CT: CONSERVACION TOTAL PROCEDIMIENTO Luego de transcurrido este tiempo se conservan totalmente. E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: TESORERIA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ CODIGO: DFT620 Página 3 de 3 SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ______________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 1 de 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA CONTROL INTERNO CODIGO: OACI300 CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S OACI300-03 OACI300-05 ACTAS Actas Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno 2 18 X OACI300-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 OACI300-10.01 Circulares 2 OACI300-10.02 Memorandos 2 8 OACI300-20 OACI300-20.01 INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 3 7 X OACI300-20.04 Informe de Auditorias de Control Interno 3 7 X PROCEDIMIENTO X Transferir al archivo histórico para conservación total, una vez cumplido el Tiempo de retención y realizado el Actas de Consejo Territorial de Planeación proceso técnico de microfilmación. X Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter general informativo, utilizados para dar a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. X X X Constituyen parte del patrimonio documental del Instituto, se conservan totalmente para evidenciar los distintos requerimientos de los organismos de control. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página 2 de 2 DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA CONTROL INTERNO CODIGO: OACI300 CÓDIGO OACI300-21 OACI300-21.01 OACI300-21.02 OACI300-21.04 OACI300-21.05 OACI300-21.10 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental OACI300-28 OACI300-28.05 PLANES Plan de Auditoría de Control Interno Plan anual de auditoría interna Control interno Registro de asistencia Cronograma Anexos OACI300-28.07 Plan de Mejoramiento Planes de mejoramiento Acciones correctivas CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC X 2 1 10 2 8 AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ DISPOSICION FINAL CT E M S Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel, se elabora acta de eliminación X X CT: CONSERVACION TOTAL Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Ley 87 de 1993. Diseñar, ejecutar, evaluar y controlar el Sistema de Control Interno del Instituto. Constituyen parte del patrimonio documental del Instituto, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración. E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: _____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION OPERATIVA CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DO700-04 DO700-04.14 DO700-04.15 DO700-04.16 DO700-04.17 Página 1 de 2 CODIGO: DO700 DISPOSICION FINAL AC CT E M PROCEDIMIENTO S DO700-04.21 ACTAS Actas de Entrega de Avisos Actas de Entrega de Bancas Actas de Entrega de Material Vegetal Actas de Entrega de Parques Infantiles Actas de Visita Relleno Sanitario DO700-02 DO700-02.01 DO700-02.02 DO700-02.03 DO700-02.04 ACTIVIDADES CUMPLIDAS Fuentes Jardinería Podas y Talas Rocerías 1 4 X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central, ya que no poseen valores secundarios que ameriten otra disposición. DO700-10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 X Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. 2 3 DO700-10.04 1 4 X Transferir al archivo histórico para conservación total, una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Memorandos DO700-20 DO700-20.05 INFORMES Informe de Gestión DO700-20.07 Informe de Visita Técnicas de Obras Civiles 2 X X X Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. La Información se encuentra contenida en el informe de gestión. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION OPERATIVA CÓDIGO DO700-21 DO700-21.01 DO700-21.02 DO700-21.04 DO700-21.05 DO700-21.10 DO700-39 DO700-39.01 DO700-39.02 DO700-39.03 DO700-39.05 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental SOLICITUDES Solicitud de Podas Oficio Resolución – Informe técnico Respuesta Solicitud de Rocerías Oficio Respuesta Solicitud de Talas Oficio Resolución – Informe técnico Respuesta Solicitud Taller de Parques Oficio Respuesta CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC DISPOSICION FINAL CT E M S X 2 2 AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: _________________________________ Página 2 de 2 CODIGO: DO700 Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación Eliminar la totalidad de la serie una vez cumplido el tiempo de retención. X 8 CT: CONSERVACION TOTAL PROCEDIMIENTO E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA PLANEACION CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Página 1 de 3 CODIGO: OAPL400 DISPOSICION FINAL AG AC CT X E OAPL400-04 OAPL400-04.08 ACTAS Actas Comité Directivo 2 18 OAPL400.10 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta 2 8 OAPL400-10.01 Circulares 2 OAPL400-10.04 Memorandos 2 8 X OAPL400-20 OAPL400-20.01 INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 X OAPL400-20.05 Informe de Gestión 1 9 M X X S Transferir al archivo histórico para conservación total, una vez cumplido el tiempo de retención y realizado el proceso técnico de microfilmación. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. Serie con valores primarios de carácter general informativo, utilizadas para dar a conocer actividades internas y asuntos de interés común para el Instituto, una vez cumplido su tiempo de retención se elimina. Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación X X PROCEDIMIENTO X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA PLANEACION CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG OAPL400-21 OAPL400-21.05 OAPL400-21.10 INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental OAPL400-24 MANUALES OAPL400-21.01 OAPL400-21.02 OAPL400.21.04 Página 2 de 3 CODIGO: OAPL400 DISPOSICION FINAL AC CT E M PROCEDIMIENTO S X 2 Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación Esta series se conservan en el Archivo de Gestión para su permanente actualización, su implementación y difusión; se dejara una muestra que se conservará totalmente. X OAPL400-25 OAPL400-25.01 OAPL400-25.02 MAPA DE RIESGOS Anticorrupción Institucional OAPL400-28 OAPL400-28.03 PLANES Plan de Acción Plan Comunicaciones Informes Anexos 1 20 2 8 X Regulados por la ley 87 de 1993, los mapas de riesgos constituyen parte del patrimonio documental del Instituto, se conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática. X X Una vez cumplido su tiempo de retención en el archivo central se realizará una selección del 10% de los informes consolidados como evidencia de gestión adelantada en el Instituto. INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: OFICINA ASESORA PLANEACION CÓDIGO OAPL400-28.10 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Plan Indicativo Metodología e instructivos Cronograma de asesorías Formato de elaboración Informes Concepto técnico Seguimiento Planes indicativos por dependencias CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC 4 16 AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ Página 3 de 3 CODIGO: OAPL400 DISPOSICION FINAL CT E M S X CT: CONSERVACION TOTAL E: ELIMINACION Constituyen parte del patrimonio documental del Instituto, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función del Instituto. M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ____________________________________ INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION TECNICA DE PROYECTOS Y PROMOCION EMPRESARIAL CODIGO: DTP500 CÓDIGO RETENCION ARCHIVO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES AG DTP500-10 DTP500-10.04 DTP500-20 DTP500-20.01 COMUNICACIONES OFICIALES Oficio Respuesta DISPOSICION FINAL AC CT E M DTP500-21.01 DTP500-21.02 DTP500-21.04 DTP500-21.05 DTP500-21.10 PROCEDIMIENTO S 2 8 X Una vez cumplidos los tiempos de retención, se puede proceder a eliminar la totalidad de la serie ya que no pose valores secundarios, que ameriten su conservación. INFORMES Informe a Entidades de Vigilancia y Control del Estado 2 8 X Informe de Gestión 1 9 Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado. Una vez terminado el tiempo de retención se procede a su conservación total. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y REGISTRO Control de Comunicaciones Control de Préstamo de Documentos Inventario de Transferencias Primarias Inventario Documental Tabla de Retención Documental 2 Memorandos DTP500-20.05 DTP500-21 Página 1 de 2 X X X Transcurrida su vigencia no genera valores secundarios. La eliminación de los documentos debe hacerse por medio de picado y reciclaje de papel , se elabora acta de eliminación INSTITUTO DE FINANCIAMIENTO, PROMOCIÓN Y DESARROLLO DE IBAGUÉ INFIBAGUE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEPENDENCIA PRODUCTORA: DIRECCION TECNICA DE PROYECTOS Y PROMOCION EMPRESARIAL CODIGO: DTP500 CÓDIGO DTP500-32 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROYECTOS Formulación de Proyectos Estudios de Pre factibilidad Proyecto CONVENCIONES: AG: ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO AG AC 2 AC: ARCHIVO CENTRAL PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO: ___________________________ 18 Página 2 de 2 PROCEDIMIENTO CT E M S X CT: CONSERVACION TOTAL Serie Documental de carácter misional para la entidad, de valor administrativo, la cual se conservará totalmente, teniendo en cuenta que sirve para futuras consultas por parte del Instituto y para posible Estudios Económicos y de Políticas Públicas. E: ELIMINACION M: MICROFILMACION S: SELECCION SECRETARIO COMITÉ DE ARCHIVO: ____________________________
