Instructivo para la gestión de convenios

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ACUERDONo. 2011-016-IAEN-R
CONSIDERANDO:
Que, la Disposición General Novena de la Ley Orgánica de Educación Superior,
define al Instituto de Altos Estudios Nacionales como la Universidad de Posgrado
del Estado.
o
Que, la mencionada disposición otorga al IAEN la misión de formar, capacitar y
brindar educación continua, en especial a las y los servidores públicos; investigar y
generar pensamiento estratégico, con visión prospectiva sobre el Estado y la
Administración Pública; desarrollar e implementar conocimientos, métodos y
técnicas relacionadas con la planificación, coordinación dirección y ejecución de las
políticas y la gestión pública.
Que, la citada disposición, en su rncrso segundo reconoce al IAEN autonomía
académica, administrativa, financiera y orgánica, acorde con los objetivos el
régimen de desarrollo y los principios establecidos en la Constitución.
Que, para el desarrollo de sus fines y el cumplimiento de su misión, es necesario
que ellAEN suscriba convenios de cooperación interinstitucional.
En uso de las facultades contempladas en el Estatuto de Gestión Organizacional
por Procesos, según el Art. 28, literales i y j,
ACUERDA:
EXPEDIREL
INSTRUCTIVOPARALA GESTION DE CONVENIOS
Art. 1.- Ámbito: El presente instructivo establece las políticas para la administración
de los convenios interinstitucionales que celebra el Instituto de Altos Estudios
Nacionales con universidades y escuelas politécnicas, organismos públicos o
privados, nacionales e internacionales, determinando las normas que regularizan la
negociación, elaboración, monitoreo, evaluación y procedimientos para su correcta
ejecución.
CAPITULO 1: NATURALEZADE LOS CONVENIOS
Art. 2.- El Instituto de Altos Estudios Nacionales, IAEN, Universidad de Postgrado del
Estado, reconoce dos tipos de convenios de cooperación interinstitucional:&J
generales y específicos.
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a) Convenio Marco: Son instrumentos jurídicos a través de los cuales las
partes deciden establecer acuerdos generales de colaboración mutua para
la realización de dos o más actividades. A la firma de un convenio marco,
deberá acom pañar una hoja de ruta que establezca la implementación del
mismo.
b) Convenio Específico: Se suscribirán convenios específicos cuando las
instituciones firmantes tengan la necesidad de implementar actividades
concretas de manera conjunta. A través de este instrumento se acuerda
desarrollar
acciones
particulares
de trabajo
y de cooperación
interinstitucional.
Estos instrumentos no necesitarán
marco suscrito previamente para poder ser ejecutados.
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tener
un convenio
Art: 3:;;.··Ei-presente-instructivo-no-reguia-ios-contratos-que-se
rigen-por ia-i.:ey-de
Contratación Pública y por las disposiciones legales generales y reglamentarias
vigentes en la institución.
CAPITULO11:NEGOCIACIÓN
Art. 4.- Los procesos de negociación y renegoclación de convenios generales y
específicos son de responsabilidad exclusiva de las autoridades del IAEN, es decir,
del Rector, Vicerrector, Decanos/as Generales, Decanos/as de Escuela y Decano/a
del CEC. Solamente con la delegación expresa del Rector, docentes titulares de la
Institución podrán intervenir en un proceso de negociación de convenios
interinstitucionales.
En el caso de convenios internacionales, el Vicerrector acompañará el proceso de
negociación y para determinar la pertinencia de suscribirlos se seguirá el
procedimiento establecido en este instructivo.
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Art. 5.- La negociación de convenios generales-marco realizará el Rector del IAEN,
como representante legal, y podrá contar con la asesoría de otras autoridades de la
Institución. En todo convenio marco se deberá incorporar la creación de un comité
interinstitucional para su ejecución.
Art. 6.- La negociación de los convenios específicos deberá contar con la delegación
expresa del Rector. Con la participación de las siguientes instancias responsables
de la ejecución:
Decanatos Generales (Académico y/o Investigación);
Decanato de la Escuela de Política Internacional y Seguridad;
Decanato de la Escuela de Gobierno y Administración Pública;
Decanato de la Escuela de Constitución y Derecho;
Decanato del Centro de Educación Contínua; y
Demás Decanatos.
Art. 7.- La unidad ejecutora que impulse un convenio específico deberá justificar
debidamente su relevancia y viabilidad financiera en una propuesta técnica
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aprobada por la Dirección de Planificación y los Decanatos Generales Académico y
de Investigación según amerite el caso.
Art. 8.- De no justificarse la pertinencia del convenio específico de forma
satisfactoria por parte de la unidad ejecutora, los decanos generales mediante un
informe técnico al Comité de Gestión, tendrán la facultad de recomendar la
inconveniencia de firmar un convenio. El Comité de Gestión evaluará los elementos
y podrá emitir recomendaciones. El Rector será la instancia que apruebe o no un
convenio.
Art. 9.- Todo convenio deberá incorporar recursos y cronograma de trabajo para su
implementación previamente acordados con las contrapartes y validado por la
Dirección de Planificación del IAEN, quien deberá asegurar la inserción de las
acciones previstas en el convenio en la Programación Operativa Anual.
o
Art. 10.- Los convenios marco o generales deberán firmarse sobre los mismos
términos generales para todas las instituciones nacionales o internacionales. En el
caso de los convenios específicos, éstos deberán acompañarse de propuestas
concretas que puedan llevarse a cabo en corto y mediano plazos.
Art. 11.- Los convenios internacionales
traducción del texto en español.
marco y específicos deberán ser la fiel
CAPITULO111:
ELABORACiÓN
Art. 12.- La Dirección de Asesoría Jurídica será la instancia responsable de elaborar
los convenios generales o específicos sobre la propuesta técnica aprobada y
asesorará en los aspectos jurídicos que requ iera la unidad ejecutora.
Art. 13.- Una vez aprobada la propuesta por las instancias previstas en los Art.
6,7,8 Y 9 de este instructivo y formalizados los acuerdos preliminares con la o las
instituciones contrapartes, el Área de Asesoría Jurídica remitirá a la unidad
ejecutora, el texto de los convenios generales o específicos para su revisión final y
sumilla. Cuatro juegos del documento final se entregarán a la unidad ejecutora
para la firma de la(s) contraparte(s).
Art. 14.- En el caso de los convenios específicos, se deberá incluir una cláusula en
la que se identifique la instancia institucional responsable de la ejecución del
mismo y su respectivo responsable.
Art. 15.Los convenios específicos pasarán a la firma del Rector únicamente si
cuentan con la sumilla de la unidad ejecutora y de Asesoría Jurídica.
CAPITULO IV: EJECUCiÓN
Art. 16.efectivice
No se pondrá en ejecución ningún convenio específico mientras no se
la entrega de recursos financieros comprometidos por la institución ~
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contraparte. Este requerimiento se deberá hacer constar de manera expresa en el
texto de todos los convenios específicos que suscriba el IAEN, al igual que el
presupuesto y cronograma para la ejecución de las actividades previstas. Se
exceptúa en el caso de aquellos convenios en el que el administrador de los
recursos sea la institución contraparte.
Art. 17.- la ejecución de un convenio específico deberá ceñirse estrictamente a las
obligaciones contraídas, cronograma y presupuesto estipulados en la propuesta
técnica aprobada. En caso de que se compruebe la inviabilidad en la
implementación
de parte del IAEN o de las contrapartes, la unidad ejecutora
deberá emitir un informe al Comité de Gestión.
o
Art. 18.- De las reuniones que mantenga el comité interinstitucional conformado
para la ejecución de los convenios se deberán llevar actas o ayuda memorias que
servtrán-para dar-segu¡m¡ento-de-ros-cronogramas-propuestos~·Estos-documentos
así como los demás que se generen en la implementación de los convenios
deberán constar en el SIGIAEN.
Art. 19.- En el caso de convenios suscritos por el IAEN cuyo tiempo de ejecución
sea de un año o más, la Unidad de Planificación verificará el avance semestral de
los mismos. Este documento deberá dar cuenta de los avances realizados y de los
resultados obtenidos en función de los objetivos consignados en el texto del
convenio. Todo convenio deberá cerrarse con un informe final que incluya
actividades y recursos ejecutados.
Art. 20.- Para el caso de los convenios cuyo tiempo de ejecución sea menor a un
año, la Unidad de Planificación verificará su avance, al menos trimestralmente. El
cierre del proyecto deberá acompañarse de un informe final.
Art. 21.- la Dirección de Planificación, sobre la base de estos informes, deberá
emitir recomendaciones u observaciones a la unidad ejecutora y si el caso amerita,
podrá ser remitido al Comité de Gestión para su tratamiento.
Art. 22.- Las instancias ejecutoras serán responsables de la implementación del
convenio y la elaboración de todos los documentos relacionados con el avance y
cierre de los convenios específicos y/ que ejecutan, los mismos que deberán ser
puestos a consideración del Comité de Gestión, quien podrá recomendar la
renovación o ampliación de dichos convenios, así como los cambios que se
requieren para su mantenimiento.
Art. 23.- La responsabilidad de la implementación de un convenio recae en el
representante de la unidad ejecutora. El seguimiento de los convenios es
responsabilidad en la Dirección de Planificación.
CAPíTULO V: CUSTODIA
Art. 24.- El Departamento Jurídico será el encargado de distribuir los convenios
firmados en versión digital a los miembros de la unidad ejecutora involucrada, ~!)
Dirección Financiera y Dirección de Planificación.
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Art. 25.la Secretaría General será responsable
suscritos por el IAEN y todos sus respaldos.
de custodiar los convenios
Art. 26.- El Área de Asesoría Jurídica será el encargado de llevar un registro
actualizado en la base de datos del SIGIAEN que establezca inicio, finalización,
duración, recursos, instancia ejecutora, funcionario responsable, organizaciones
intervinientes, avance, entre otros temas. las unidades ejecutoras de los convenios
incorporarán sus avances dentro del módulo, que será administrado por la
Dirección de Planificación.
CAPíTULOVI: EVALUACiÓN
Art. 27.- El Departamento de Planificación presentará al Comité de Gestión, un
informe de-seguimiento de-los conven lossemestra lmente para-su consideración: .
o
Art. 28.En caso de que el Comité de Gestión considere que existen
inconvenientes en la implementación del convenio, será esta instancia la que
estime el curso de acción sobre los pasos a seguir.
Art. 29.- Si un convenio requiriere ser renovado o terminado de mutuo acuerdo,
será el Rectorado o un delegado del mismo que acompañen este proceso para
llegar a una definición institucional.
DEROGATORIA:
Deróganse, el "Instructivo para la suscripción de convenios y acuerdos de
cooperación académica e institucional del IAEN", expedido mediante Acuerdo No.
049-2009 de fecha 18 de noviembre del 2009 y el "Instructivo para la Gestión de
Convenios", emitido con Acuerdo No. 2011-003-JAEN-R de fecha 17 de febrero del
2011.
Dado en el Distrito Metropolitano de Quito, a los diez días de! mes de marzo del año
dos mil once.