Desvinculación Estratégica y Outplacemen1

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Desvinculación Estratégica y Outplacement
Comunicarle a un empleado que no trabajará más en nuestra empresa es una tarea difícil que debe ser
manejada de manera humana y profesional.
Desvinculación es una palabra que en el contexto laboral actual evoca miedo y ansiedad. Estas emociones
no sólo las siente la persona que es desvinculada, sino también y en la misma medida, la persona
responsable de comunicar esta noticia. Nada en nuestra formación de profesionales de negocios nos
prepara para esta tarea, Menos aún cuando el proceso involucra a un número significativo de personas,
muchas de ellas, cercanos colaboradores.
El proceso de desvinculación es una situación potencialmente desestabilizadora de las personas y de la
organización. Por ello la importancia de otorgarle una estructura y preparación cuidadosa y detallada. Si se
realiza adecuadamente, disminuye el impacto para todas las partes involucradas. Los ejecutivos sentirán
que han sido tratados con dignidad y conservarán su autoestima. Quienes permanecen en la empresa
valorán el cuidado proporcionado a sus pares.
LOS OBJETIVOS:
1. Ayudarlo con su responsabilidad durante el proceso de desvinculación.
2. Establecer un mejor balance entre las necesidades personales de la persona desvinculada y las
necesidades de negocio de la empresa.
3. Mostrarle y guiarlo a través de las etapas críticas de un proceso de desvinculación.
4. Asistirlo en las comunicaciones destinadas a la retención.
5. Minimizar el desgate suyo, de la persona desvinculada y del resto de la empresa.
EN RELACION CON LOS EMPLEADOS DESVINCULADOS:
• Como prepararse para la reunión de desvinculación.
• Como llevar a cabo la reunión de desvinculación.
• Tipos de reacción que pueden esperarse.
• Preguntas comunes y respuestas sugeridas.
• Desvincular no tiene por qué ser igual a maltratar.
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EN RELACION CON LOS EMPLEADOS QUE PERMANECEN EN LA EMPRESA
• Pautas de comunicación para el día de la desvinculación.
• Pautas de comunicación para las reuniones.
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Consejos sobre la forma de tratar a los que se retiran.
Como Prepararse para la Reunión de Desvinculación
Estar bien preparado para la reunión de desvinculación disminuye la ansiedad y hace más fácil dar un trato
adecuado y eficaz a la persona que dejará la empresa: de este modo, se reduce al mínimo la posibilidad de
conflictos.
Los siguientes aspectos de la preparación requieren ser analizados cuidadosamente:
• FECHA, HORA Y LUGAR DE LA REUNION: Haga arreglos para que ésta se efectúe en privado, en un
ambiente de trabajo alejado ruidos, distracciones y sin ningún tipo de interrupción. Tenga su escritorio
libre de documentos u otros elementos, idealmente disponer sólo de la carpeta. Comience en el horario
estipulado, no antes ni después. Recuerde que debe alternar entre las personas que se retiran de la
empresa.
• INFORMACION SOBRE LA INDEMNIZACION: Asegúrese de contar con información escrita para
facilitársela al empleado.
• PREPARAR UN LIBRETO: Tenga en mente lo que va a decir sobre la medida que se va a adoptar:
cuándo, cómo y por qué.
• ASPECTOS DE SEGURIDAD: Determine cuál es el momento más apropiado para que el empleado
devuelva la tarjeta de identificación de la empresa y sus llaves de acceso, teniendo en cuenta las
necesidades específicas del departamento.
• ANTICIPARSE A LAS REACCIONES: Practique simulando que haría usted frente a reacciones de
irritación, impacto, negación y silencio, a fin de saber cómo tratar eficazmente a cada empleado.
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• ESTRUCTURAR LAS PROXIMAS ETAPAS: Coordinar las reuniones sobre beneficios y outplacement
con las personas apropiadas.
• PREPARARSE EMOCIONALMENTE: Para la mayoría de las personas no es fácil ni agradable
comunicarle a otro ser humano que ya no tiene empleo. Es natural sentirse inquieto, incómodo,
incompetente o culpable por el hecho de ser el portador de esa noticia. Como parte de la preparación
es necesario prever esa sensación desagradable y aceptarla. También es preciso planificar un libreto,
ya que éste nos permite comunicar el mensaje de la manera más profesional y humana posible.
Como Llevar a Cabo la Reunión de Desvinculación
Una vez que hemos finalizado la preparación, es necesario considerar tres factores esenciales para llevar a
cabo una reunión de desvinculación exitosa:
•
Comunicar el mensaje
•
Manejar las relaciones
•
Estructurar las próximas etapas
COMUNICAR EL MENSAJE
Lo que debe hacerse
Lo que no debe hacerse
•
Ofrecerle asiento a la persona
•
Decir "Buenos días, me alegro de verlo"
•
Ir directamente al grano
•
Recurrir a bromas
•
Ser claro en cuanto a las medidas
•
Ofrecer excusas
•
Enfrascarse en conversaciones triviales
adoptadas
•
Específicar por qué, qué y cuándo
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REACCIONES DE PARTE DE LA PERSONA
ENCARGADA DE LA DESVINCULACION
Lo que debe hacerse
•
Lo que no debe hacerse
Escuchar y esperar a que el empleado •
Ponerse a la defensiva, discutir o justificarse
responda
•
Proporcionar estructura
•
Tratar el problema con otros.
•
Repetir el mensaje si fuera necesario
•
Usar frases hechas o hacer comentarios
gratuitos
•
Pegarse al libreto
•
Tratar de minimizar el problema u ofrecer
falsas esperanzas.
•
Proporcionar una estructura.
ESTRUCTURAR LAS PROXIMAS ETAPAS
Lo que debe hacerse
•
Especificar claramente la fecha
Lo que no debe hacerse
•
Permitir que la reunión dure demasiado.
oficial de desvinculación.
•
Analizar el paquete de desahucio.
•
Hacer promesas que no podrá cumplir.
•
Explicar los aspectos logísticos
•
Desviarse de su guión/notas.
del proceso de abandono de la empresa.
•
Entregue material escrito.
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Tipos de Reacciones que Pueden Esperarse
Cuando de manera imprevista una persona experimenta un cambio en su empleo o es despedida,
generalmente se observa en ella una de las siguientes reacciones:
CONSTRUCTIVA / REALISTA: Si existe una reacción "normal" ante una mala noticia, ésta se
caracteriza por expresiones de irritación, dolor o desilusión, y por una disposición a escuchar el
mensaje, solicitando que le responda algunas preguntas. Este es el más racional de los cuatro
patrones de reacción que analizaremos.
Al enfrentar esta reacción conviene escuchar,
proporcionar información y estructura de la manera más completa posible, y especificar
claramente las próximas etapas.
IRRITACION: En ocasiones las personas se dejan llevar por sus emociones y se vuelven irritables
y agresivas, lo cual puede desembocar en una acción hostil hacia usted o hacia la empresa. Al
hacer frente a esta reacción, sentimos la tentación de ponernos a la defensiva o de discutir.
Ninguna de estas actitudes contribuye a apaciguar la reacción del empleado. Es importante
permitir que la persona exprese su ira, hacerle notar que la estamos escuchando y, sin embargo,
conservar la tranquilidad. Gradualmente la persona se irá calmando y comenzará a formular
preguntas como "Cuáles son mis alternativas?" Cuando el empleado empieza a hacer estas
preguntas, entonces quiere decir que hemos superado el punto crítico y podemos tratar con él de
un modo racional.
SHOCK: En algunas personas se advierten señales de conmoción, confusión, incertidumbre o
bien de pasividad como si no experimentase ninguna reacción. En esta situación es importante
formular preguntas para asegurarse de que la persona ha escuchado el mensaje. No hay que
temer emplear el silencio, pues permite darle tiempo a la persona para que comprenda lo que le
estamos diciendo. Hay que asegurarse de informarle al consultor cualquier reacción que nos
parezca inusual.
NEGACION Y CONTROL: Algunas personas reaccionan adoptando una actitud "serena" o
carente de toda emoción. Con ella pueden estar tratando de dar a entender que ya habían
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previsto las malas noticias y dar la impresión que casi sintieran alivio. Puesto que evitan afrontar la
situación, estas personas son las que generalmente están expuestas al mayor riesgo. No
exteriorizan sus emociones, sino que se engañan a si mismas mientras les sea posible. Con el
tiempo pueden llegar a sentirse sumamente perturbadas. Es fundamental en este caso formular
preguntas para asegurarse de que la persona ha escuchado el mensaje, proporcionar una
estructura, especificar con claridad las siguientes etapas.
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Preguntas Comunes y Respuestas Sugeridas
Es extremadamente importante proporcionar respuestas correctas y coherentes a las preguntas formuladas
por empleados desvinculados. Si nos sentimos inseguros frente a las respuestas relativas a beneficios,
prolongación del sueldo, compensación por cesantía o materias similares, debemos aconsejar al empleado
que se dirija al especialista apropiado en el área de Recursos Humanos.
Las siguientes preguntas y respuestas corresponden a ejemplos generales de cómo otras personas han
manejado eficazmente estos aspectos durante la reunión de desvinculación.
Es necesario que las
respuestas que preparemos reflejen las políticas específicas de nuestro departamento de modo que es
posible que difieran ligeramente de las que se mencionan a continuación.
Pregunta
¿Por qué me escogieron a mí?, ¿Quién adoptó la decisión final?, ¿En qué
criterios se basó la evaluación?
Respuesta
La Selección se basó en numerosos factores, incluidos las aptitudes
individuales para el empleo, la experiencia laboral, las necesidades de
organización, los años de servicio y el rendimiento. Siempre es difícil adoptar
decisiones, pero ellas fueron analizadas y aprobadas por el consejo
administrativo.
Pregunta
¿A quién puedo recurrir?
Los empleados siempre tienen libertad para hablar con los niveles gerenciales
superiores.
Sin embargo, debido a que todas las decisiones han sido
cuidadosamente analizadas por los directivos, es improbable que varíe el
resultado.
Pregunta
¿Puedo seguir trabajando en la empresa durante cierto tiempo?
No. Nos parece que lo que más le conviene a usted y a la empresa es emplear
su tiempo en explorar el mercado en busca de oportunidades de empleo fuera
de la compañía. Por esta misma razón hemos solicitado la intervención de una
firma especializada para que le ayude a preparar su búsqueda de empleo.
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Pregunta
¿Pueden volver a contratarme?, ¿Pueden transferirme a otra sección?
Respuesta
Aunque usted reúne los requisitos para volver a ser contratado, no es probable
que eso ocurra. Por eso usted debe concentrar sus esfuerzos en encontrar un
empleo fuera de la compañía.
Pregunta
No puedo comprender que con lo que yo he aportado no forme parte del
equipo.
Respuesta
Como te comente esta es una decisión estratégica del negocio y no tiene que
ver con tu desempeño. Nadie esta poniendo en duda tu compromiso con la
organización.
Pregunta
¿Cómo van a manejar mis referencias?
Respuesta
Por norma, la entrega de información personal es limitada, cuando es solicitada
por personas ajenas a la empresa. El Departamento de Recursos Humanos le
proporcionará los potenciales nuevos empleadores las fechas de empleo y los
cargos ocupados.
Pregunta
Quisiera hablar con el señor "X" (el superior del gerente o alguien en un
puesto aún más alto).
Respuesta
Por supuesto que usted está en libertad para pedir una audiencia y hablar con
él, pero debo informarle que está completamente al tanto de la decisión y la
respalda.
Pregunta
No puedo comprender que en una organización tan grande como esta no
puedan considerarme para algún otro cargo.
Repuesta
Antes de que se adoptara esta decisión, se hizo todo lo posible para considerar
otras opciones.
Pregunta
No quiero hablar con este asunto sin que esté presente mi abogado.
Respuesta
Desde luego usted puede hacer que un representante legal se contacte con
nosotros. No obstante, nuestro compromiso actual es ayudarle para que vuelva
a establecerse lo más pronto posible en un empleo que tenga sentido para
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usted con el mínimo de perturbaciones en su carrera y en su vida personal. Le
recomendamos abiertamente que mantenga su cita con los representantes de
la sección de Recursos Humanos . (Si un abogado se pone en contacto con un
ejecutivo, diríjase a la Oficina de Asesoría Jurídica).
Pregunta
¿Has pensado en lo que significa que yo me vaya de esta manera?
Respuesta
Si y por eso hemos incluido en los beneficios un programa de outplacement.
Pregunta
¿Cómo pueden hacerme esto luego de haber trabajado aquí durante "X"
años?
Respuesta
Esta reorganización fue necesaria por razones de negocios.
Pregunta
Les advierto que esto no va a quedar así. Me las van a pagar.
Respuesta
Lamento que sus sentimientos sean tan negativos, pero quisiera reiterarle que
nos hemos comprometido a ayudarle para que vuelva a establecerse en un
nuevo puesto lo antes posible. Le ruego encarecidamente que, a pesar de lo
que usted pueda estar sintiendo en este momento, no cancele la cita con el
Consultor.
Pregunta
¿Despidieron a Jorge López?
Respuesta
No voy a responder ninguna pregunta referente a otros empleados. Estoy
seguro que usted desearía la misma consideración en su caso.
Pregunta
Respuesta
¿Cuantas posiciones o cargos fueron eliminados?
Si, esto esta impactando a varias áreas. Sin embargo mientras que estas
notificaciones se están llevando acabo, no tenga la libertad de discutirlas aún.
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ALGUNOS CONSEJOS FINALES
SUGERENCIAS:
•
El acto mismo de comunicar la separación o terminación, debe hacerse en los primeros 3 minutos
de la entrevista. El resto del tiempo (15 minutos aproximadamente) debe dedicarse a la persona
para que exprese sus sentimientos y específicamente para que pregunte sobre las razones de la
decisión y explicarle el Paquete de Compensaciones y Beneficios.
•
El encargado de comunicar la terminación del vínculo laboral nunca debe estar a la defensiva o
sentir que debe discutir o persuadir al individuo que la terminación es justificada. Una terminación
del vínculo laboral nunca puede ser positiva.
•
El encargado de comunicar la terminación debe evitar comentarios como: “Estoy seguro que
encontrarás trabajo inmediatamente” o “No hay mal que por bien no venga”. No se debe debatir,
defender o siquiera discutir las razones como si se dieran esperanzas al ejecutivo de la posibilidad
de permanecer en la empresa.
•
Los detalles sobre compensación y beneficios (propuestos o finales) deben estar por escrito y
deben ser entregados al momento de la terminación. Esto es necesario ya que los individuos
podrían no recordar lo que se dijo y el documento será esencial cuando se revise posteriormente
las condiciones de separación.
•
Los errores más comunes en la reunión de desvinculación son los siguientes :
a) No llegar a completar realmente la terminación de la persona.
b) Decir las cosas de manera tan insensible que la persona termine en un estado
psicológico negativo.
c) Aprovechar el momento para hablar de las carencias o defectos de la persona.
En el momento de despedir evite cualquier referencia a hábitos personales del individuo.
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Cuando sea posible, se debe tener cuidado de enfatizar que este proceso es consecuencia de las
necesidades de la empresa, no un problema de desempeño, profesionalismo o de química
personal.
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PAUTAS DE COMUNICACIÓN PARA REUNIONES CON EL EQUIPO DE TRABAJO POST ANUNCIOS
Esta reunión debe realizarse una vez que terminó de realizar todos los anuncios.
Objetivos :
1. La reunión tiene como objetivo alinear y tranquilizar a las personas que
permanecen.
2. La Reunión no debe ser informativa, sino más bien una reunión de
comunicación.
3. En esta etapa las personas necesitan validación y apoyo, esto se
traduce en la práctica gerencial de escuchar, comprender y anticipar
sentimientos.
ACTITUD
1. Debe estar en una actitud abierta, tranquila y honesta
2. Debe expresar que ha sido una experiencia dolorosa y que comprende que todos estén muy
afectados.
3. No conviene enganchar con comentarios negativos que puedan surgir. Son propios de la situación
y no personales.
4. Debe imprimir una orientación hacia el futuro.
ENTREGUE INFORMACION PRECISA SOBRE LO SUCEDIDO:
•
Desvinculaciones y las razones para efectuarlos
•
Beneficios adicionales de salida que se le otorgo a las personas que dejan la empresa
•
La nueva orientación de la empresa
•
Cambios en la estructura, los objetivos, las prioridades
SEA SINCERO Y FRANCO RESPECTO DE PROBLEMAS AUN NO RESULTOS
PIDA A LAS PERSONAS QUE DEN A CONOCER SUS INQUIETUDES Y ESCUCHELAS
PROGRAME PROXIMAS REUNIONES DE TRABAJO
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COMUNIQUE CUALES SERAN LOS PROXIMOS PASOS, COMO SEGUIREMOS TRABAJANDO,
REPORTES, PLAZOS
PONGA TÉRMINO A LA REUNION, REITERANDO SU ABIERTA DISPONIBILIDAD PARA RECIBIR,
ATENDER O ESCUCHAR A CUALQUIERA QUE QUIERA CONVERSAR CON USTED.
PAUTAS DE COMUNICACION PARA EL DIA DE LA DESVINCULACION
A medida que usted se prepara para el día de la desvinculación es importante que tenga en cuenta las
pautas que se incluyen a continuación. Las personas que permanecen en la empresa van a acudir a usted
en busca de orientación. Por lo tanto, su presencia y su sensibilidad serán fundamentales.
•
ESTE DISPONIBLE: Esto es válido para todo el día, pero especialmente para después de la reunión.
•
DEMUESTRE EMPATIA CON TODOS LOS EMPLEADOS: Los comentarios que usted haga con
respecto a los que dejaron la empresa son tan importantes como la manera en que usted trate a las
personas que permanecen.
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PREPARESE PARA ESCUCHAR COMENTARIOS EMOCIONALES: Escuche y no se ponga a la
defensiva.
•
ESPECIFIQUE LAS TAREAS QUE DEBERAN CUMPLIR LOS EMPLEADOS: Estas personas
requieren una sensación de orientación, de modo que el hecho de concentrar su atención en los pasos
que deberán seguir en el futuro le permitirá ordenar sus ideas en medio del ambiente de incertidumbre
que le rodea.
•
PROPORCIONE INFORMACION COHERENTE: Esta actitud permite que las personas recobren la
confianza en lo que usted les está diciendo, y finalmente acepten que usted les sirva de guía.
•
EVITE HACER SUPOSICIONES SOBRE PROBLEMAS AUN NO RESUELTOS: Sea sincero respecto
de lo que usted ignora, al igual que de aquello de lo que usted si está enterado.
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