P-GF-20 CONCILIACION BANCARIA V5

PROCEDIMIENTO DE
CONCILIACIONES BANCARIAS
CÓDIGO:
P–GF–20
VERSIÓN:
05
PÁGINA:
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CONCILIACIONES BANCARIAS
REVISÓ
SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE
CONTADURÍA
APROBÓ
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
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1. OBJETIVO
Conciliar las cuentas bancarias con el fin de determinar las diferencias entre
los movimientos registrados en los extractos bancarios con los presentados en
los libros de banco.
2. ALCANCE
Este procedimiento inicia desde el momento en que se realiza la consulta
virtual o la llegada del extracto bancario y documentación necesaria para la
ejecución de la conciliación, y finaliza con el archivo de la conciliación con sus
respectivos soportes.
Este procedimiento aplica para el Proceso de Gestión Financiera.
3. DEFINICIONES

CONCILIACIÓN: Proceso mediante el cual se comparan cuentas o
documentos con el fin de establecer diferencias.

NOTA DEBITO: Soporte contable que se utiliza para registrar movimientos de
salida de dinero de una cuenta.

NOTA CREDITO: Soporte contable que se utiliza para registrar movimientos
de entrada de dinero a una cuenta.

UNIDAD EJECUTORA: Son las unidades que componen la administración
departamental y están encargadas de ejecutar un presupuesto.

TIPO DE INGRESO: Son todos aquellos conceptos por los que se reciben o
captan ingresos por parte del departamento, de acuerdo a la clasificación
adoptada en el presupuesto de la vigencia.
4. RESPONSABLE


Gerente de Contaduría
Funcionarios de la Gerencia de Contaduría
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5. DESARROLLO
No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
INICIO
1
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Los primeros días de cada mes
se debe consultar la sucursal
virtual de cada una de las
entidades
y
bajar
los
movimientos correspondientes
al mes inmediatamente anterior
con el fin de conciliar ese
periodo. En caso de que la
entidad bancaria no cuente con
este servicio se deben esperar o
solicitar los extractos impresos
dentro de los primeros diez días
de cada mes.
2
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Se revisan los extractos soporte
contra el listado de cuentas
bancarias por cada banco.
N.A.
¿Llegaron Todos Los Extractos?
Obtener extractos
bancarios
Revisar extractos
con listado de
cuentas bancarias
Extractos y
listados de
cuentas
bancarias
SI
NO
3
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Cuando hacen falta extractos
bancarios se oficia a los bancos
solicitándolos.
Oficiar a los bancos,
si faltan extractos
5
Conciliación
bancaria con sus
soportes
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No.
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
4
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Se procede a unificar las
diferentes cuentas paralelas
(ahorros y corriente).
Unificar las cuentas
paralelas
5
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Se compara la información de
los extractos contra la existente
en el módulo de conciliaciones.
Comparar
información de los
extractos
Módulo de
conciliaciones y
extractos
bancarios
SI
N.A.
¿La información coincide?
10
NO
6
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
No: Solicitar a los bancos y
dependencias implicadas los
soportes para identificar las
diferencias. Si no hay respuesta
de los implicados continua la
partida pendiente por identificar.
N.A.
¿Continua pendiente por
identificar?
Solicitar a bancos y
dependencias
soportes
NO
SI
7
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Si: Informar al Secretario de
Hacienda al final de cada
vigencia, para que autorice por
acto administrativo, el cual
puede afectar el presupuesto de
ingresos o de gastos.
Informar al
Secretario de
Hacienda
10
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No.
RESPONSABLE
8
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ACTIVIDAD
FLUJOGRAMA
REGISTRO
Revisar en el sistema si el tipo
de ingreso está parametrizado
Revisar en el
sistema si el ingreso
está
parametrización
SI
¿Está parametrizado?
10
NO
9
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
No: Avisar al Gerente de
Contaduría
para
la
parametrización del mismo.
Consultar
el
P-GF-25
Procedimiento
de
Parametrización.
10
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Si: Registrar en el sistema a
través de una nota débito o
crédito.
Registrar nota
débito o crédito
11
Funcionario
Gerencia de
Contaduría
Imprimir conciliación bancaria
mensualmente y archivar con
sus respectivos soportes.
Imprimir conciliación
bancaria y archivar
Informar al Gerente
para la
parametrización
FIN
Software PCT
Conciliación
bancaria con sus
soportes
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6. REGISTROS
Responsable
Como
conservarlo
Donde
conservarlo
Tiempo de
conservación
Disposición
Final
Conciliación
Bancaria con
sus
respectivos
soportes
Funcionario
responsable
de la
Gerencia de
Contaduría
Medio físico
en carpetas
Puesto de
trabajo de la
persona
responsable
Según Tablas
de Retención
Documental
(Dos años)
Según Tablas
de Retención
Documental
Extractos y
listados de
cuentas
bancarias
Funcionario
responsable
de la
Gerencia de
Contaduría
Medio físico
en carpetas
Puesto de
trabajo de la
persona
responsable
Según Tablas
de Retención
Documental
(Dos años)
Según Tablas
de Retención
Documental
Registro
7. HISTORIAL
VERSIÓN
VIGENCIA
IDENTIFICACIÓN DE LOS
CAMBIOS
01
Según Acto Administrativo
Versión inicial
02
Según Acto Administrativo
Reingeniería de Procesos
03
15/04/2010
04
23/10/2012
05
16/08/2013
Revisión y ajuste como resultado
de la Acción Correctiva No. 0001
del 15 febrero de 2010.
A partir de los ajustes que surgen
de la normatividad de la
Contaduría General de la Nación
se ajustan las actividades
desempeñadas orientado en la
reingeniería de procesos
Se realizan ajustes a partir de la
reestructuración
de
la
Gobernación del Meta, según el
decreto 0460 de 2012.
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
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GENERALIDADES
Después de cerrado el mes de conciliación por la Gerencia de Tesorería quedan
partidas por identificar, cuando la consignación llega dentro del mismo mes se
hace un ingreso por recibo de caja, y cuando llegan fuera del mes se hace un
ingreso por nota crédito de esta forma queda acreditado las partidas pendientes
de conciliar; cuando no es posible identificar un partida de la conciliación, al final
de la vigencia se debe informar al Secretario de Hacienda para que él por acto
administrativo autorice el ingreso de estas partidas.
1. RECIBIR Y REVISAR EXTRACTOS BANCARIOS
Los primeros días de cada mes se debe consultar la sucursal virtual de cada una
de las entidades y bajar los movimientos correspondientes al mes
inmediatamente anterior con el fin de conciliar ese periodo.
En caso de que la entidad bancaria no cuente con este servicio se deben esperar
o solicitar los extractos bancarios impresos dentro de los primeros diez días de
cada mes.
2. UNIFICAR CUENTAS Y CRUZAR INFORMACIÓN
Para consultar la información del movimiento de las cuentas se ingresa a la
aplicación PCT – Módulo Conciliación Cuentas Bancarias y se llevan a cabo las
siguientes acciones:




Abrir nuevo comprobante.
Seleccionar mes.
Seleccionar cuenta bancaria.
Dar clic en la opción “Buscar”.
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En este momento se despliega la siguiente pantalla:
Las cuentas corrientes existentes en los bancos que poseen una cuenta de ahorro
paralela, que tienen como finalidad generar rendimientos financieros; se deben
unificar los saldos existentes en éstas y proceder a conciliar como si fuera una
sola cuenta.
Para realizar la acción anteriormente descrita se debe, en la pantalla desplegada,
llenar el campo “saldo bancos” con la sumatoria de los saldos en extractos de las
cuentas de ahorros y corrientes. En caso de que los saldos coincidan se procede a
grabar e imprimir.
Cuando los saldos no coinciden se inicia el paso de comparar los movimientos
(débitos y créditos) que se encuentran registrados en el extracto bancario contra
los movimientos registrados en el libro de bancos, durante el desarrollo de ésta
actividad se pueden presentar las siguientes situaciones:

Que el saldo inicial del extracto no coincida con el saldo inicial del libro.
Acción a realizar: Revisar conciliaciones anteriores.

Que el movimiento entre el extracto y el libro de bancos coincida.
Acción a realizar: Conciliar movimiento y grabar. Esta acción se realiza
marcando el movimiento en la columna conciliación.
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
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Que el movimiento entre el extracto y el libro de bancos no coincida
Acción a realizar: Identificar si es una diferencia o ausencia de un movimiento
en el extracto o en el libro de bancos.
En caso de ser una diferencia se debe establecer el origen, si la diferencia es
por error en el ingreso de la información se lleva a cabo la corrección por
medio de nota de ajuste (débito o crédito) y si la diferencia es por error de la
entidad bancaria se debe dejar pendiente en la conciliación, y adicionalmente
enviar oficio a la entidad correspondiente solicitando se realice la corrección.
En este caso se debe estar pendiente para que la diferencia sea corregida en
el mes inmediatamente siguiente.
En caso de una ausencia en el libro de bancos se procede a indagar en el
arqueo de caja del día correspondiente para identificar la diferencia y tomar la
decisión de ajuste.
3. ELABORAR NOTAS DEBITO Y CREDITO.
Para elaborar una Nota de Ajuste sea Debito o Crédito se debe tener una
justificación, puesto que estas afectan los saldos existentes a la fecha de
conciliación.
Los ajustes que se ingresen producto de la conciliación se deben realizar antes
del día dado para el cierre de conciliación.
La información necesaria a subir después de la fecha se sube con fecha del
mes siguiente.
4.1.
NOTAS CREDITO
Una nota crédito se realiza cuando existen valores crédito relacionados en los
extractos que no fueron registrados en los libros de bancos. Los conceptos por
los que se debe elaborar una nota crédito son entre otros: consignaciones,
notas crédito de traslado, reintegros, rendimientos financieros y devoluciones
de cheques propios. Siempre se debe identificar terceros y el concepto
Para llevar a cabo esta actividad se debe ingresar al aplicativo PCTG – Modulo
Ingresos – Nota Crédito:
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Se deben llenar los campos correspondientes a:









Unidad ejecutora
Tipo de ingreso
Cédula o NIT
Nombre del tercero
Cuenta bancaria
Concepto
Valor
Fecha
Grabar
Nota: Cada movimiento genera su propia nota de ajuste. No se deben globalizar
valores; se deben discriminar uno a uno para una mayor claridad y facilidad en la
conciliación.
4.2. NOTA DEBITO
Una nota debito se realiza cuando en el extracto existen valores debito que no han
sido registrados en el libro de bancos, y los conceptos más comunes son los
siguientes: Comisiones, IVA, Gravamen financiero, Retención en la fuente, Etc.
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Para llevar a cabo esta actividad se debe ingresar al aplicativo PCTG – Modulo de
Egresos – Nota Debito:
Se deben diligenciar todos los campos requeridos por el sistema







Unidad Ejecutora
Nit
Beneficiario
Valor
Concepto
Fecha
Grabar
Nota 1: Cada movimiento genera su propia nota de ajuste. No se deben globalizar
valores; se deben discriminar uno a uno para una mayor claridad y facilidad en la
conciliación.
Nota 2: Cuando la entidad bancaria efectúe descuentos a la gobernación por
concepto del gravamen financiero (4x1000), se debe enviar al banco oficio para
que efectúe el reembolso del descuento practicado con copia a tesorería para que
ellos estén pendientes de este proceso.
Nota 3: cuando en la conciliación bancaria existen cheques pendientes de cobro y
estos han superado seis meses se le escribe una carta al funcionario responsable
de tesorería notificándole que dicho cheque no ha sido cobrado y debe constituirse
como un acreedor.