semana 6

REMUNERACIONES Y COMPENSACIONES
SEMANA 6
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
1
ÍNDICE
UNIDAD 6 ...................................................................................................................................... 3
PAGO DE REMUNERACIONES Y DE RETENCIONES ........................................................................ 3
PROCESO Y FECHAS DE PAGO ....................................................................................................... 4
Pago de liquidaciones de sueldos ............................................................................................. 4
Pago de retenciones judiciales .................................................................................................. 5
Pago de anticipos de sueldos .................................................................................................... 5
Pagos de descuentos previsionales y aportes patronales......................................................... 5
Pagos de impuesto único a los trabajadores ............................................................................ 6
Pago por liquidaciones de vacaciones....................................................................................... 6
Pago de indemnizaciones .......................................................................................................... 6
Pagos de otros descuentos ....................................................................................................... 7
Sanciones por pagos con atraso ................................................................................................ 7
CONTABILIDAD DE LOS PAGOS ..................................................................................................... 8
Asientos de Diario ..................................................................................................................... 8
Asiento de pago de liquidación ................................................................................................. 8
Asiento de pago de retenciones judiciales................................................................................ 9
Asiento de pago de anticipo de sueldo ..................................................................................... 9
Asiento de pago por descuentos previsionales....................................................................... 10
Asiento de pago por impuesto único ...................................................................................... 10
Asiento de pago por liquidación de vacaciones ...................................................................... 11
Asiento de pago por indemnizaciones y finiquito ................................................................... 11
Asiento por pago de otros descuentos y retenciones............................................................. 12
CONTROL DE LOS PAGOS ............................................................................................................ 13
Controles administrativos ....................................................................................................... 13
Controles automáticos de sistemas ........................................................................................ 13
Controles contables................................................................................................................. 13
Auditorías ................................................................................................................................ 14
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
2
UNIDAD 6
PAGO DE REMUNERACIONES Y DE RETENCIONES
Objetivos
•
Identificar y cumplir las fases del proceso de pago de remuneraciones y
retenciones.
Contenidos
•
•
•
Proceso y fechas de pago
Contabilidad de los pagos
Controles de pagos
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
3
PROCESO Y FECHAS DE PAGO
El primer pago que se efectúa es el que corresponde a la Remuneración Líquida a favor de los
trabajadores. Según lo dispone el Código del Trabajo (art. 64): “Las remuneraciones deberán
pagarse en día de trabajo, entre lunes y viernes, en el lugar en que el trabajador preste sus
servicios y dentro de la hora siguiente a la terminación de la jornada. Las partes podrán
acordar otros días u horas de pago”, pero los períodos de dichos pagos “no podrán exceder de
un mes”. Por consiguiente, en el caso de remuneraciones mensuales el pago debe efectuarse a
más tardar el último día del mes.
Luego, en los primeros 10 días del mes siguiente, debe pagarse a las entidades de previsión los
descuentos y aportes por este concepto. A continuación, dentro de los primeros 12 días del
mes siguiente se debe pagar al Fisco, a través de las entidades bancarias o financieras, el
impuesto a la renta retenido. Y, finalmente, en los plazos convenidos con las organizaciones
sindicales y otros beneficiarios, se pagan las demás retenciones efectuadas, como se muestra
en la Figura N° 30.
CALENDARIO DE PAGOS
1. Liquidaciones de sueldos
Al menos una vez al mes, en día pactado.
2. Retenciones judiciales
Al menos una vez al mes, en día pactado.
3. Anticipos de sueldos
Cuando lo soliciten o lo acuerden las partes.
4. Descuentos previsionales y
aportes patronales
Dentro de los primeros 10 días del mes
siguiente (1 o 2 días de extensión para pagos
electrónicos).
5. Descuentos impuesto único
Dentro de los primeros 12 días de cada mes
6. Liquidaciones de vacaciones
En las fechas acordadas.
7. Liquidaciones por
indemnizaciones
8. Otros descuentos
efectuados
En las fechas del retiro o en los plazos
convenidos para cuotas.
En las fechas convenidas, generalmente se
consideran los topes para pagos previsionales
y de impuestos.
Figura N° 30
PAGO DE LIQUIDACIONES DE SUELDOS
Estos pagos los efectúa el empleador, generalmente, mediante transferencias electrónicas de
fondos a las cuentas de los trabajadores y, en menor medida, mediante giros de cheque o
pagos en dinero efectivo.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
4
Los plazos de pago varían según se trate de contratos por día, semana o mes. En todo caso el
plazo no debe exceder de un mes.
Los montos deben corresponder con los de la liquidación individual de sueldos de cada
trabajador y deben estar registrados en el Libro de Remuneraciones de la empresa. El
empleador debe entregar copia de la liquidación al trabajador.
PAGO DE RETENCIONES JUDICIALES
Se efectúan en los mismos plazos de pago que las liquidaciones de sueldos a los trabajadores,
También se realizan por transferencias electrónicas, con cheques a nombre de la beneficiaria.
En ocasiones las empresas los efectúan mediante depósitos en cuentas judiciales para retiro
de las beneficiarias.
PAGO DE ANTICIPOS DE SUELDOS
El pago de los anticipos se efectúa cuando el trabajador lo solicita o en las fechas acordadas
para este fin. La forma de pago es también mediante transferencias electrónicas de fondos de
la empresa a las cuentas de los trabajadores y, en menor medida, mediante giros de cheque o
pagos en dinero efectivo.
Muchas empresas tienen incorporada la práctica de otorgar anticipos semanales o quincenales
a sus trabajadores, según sea el plazo de pago de la liquidación.
PAGOS DE DESCUENTOS PREVISIONALES Y APORTES PATRONALES
Estos pagos se efectúan dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al de la liquidación de
remuneraciones, por ejemplo, lo liquidado en el mes de enero se paga dentro de los 10 días
del mes de febrero, o día hábil siguiente si este es domingo o festivo. Aunque con el uso de
medios electrónicos de pagos se amplia en 1 ó 2 días este plazo.
Para efectuar dicho pago la empresa debe completar los formatos que cada entidad de
previsión le requiere, con el detalle individual por cada trabajador y los montos del afiliado y
empleado en cada caso. Así sucede, por ejemplo, en los pagos a AFP y a ISAPRES, donde la
institución es de libre elección del trabajador y los montos que se pagan van a cuentas
individuales de cada cotizante.
Recordemos que entre las entidades de previsión en las que se deben enterar los descuentos a
los trabajadores así como los aportes patronales, se encuentran:
•
•
•
•
•
•
•
AFP (varias)
AFC (una)
ISAPRES (varias)
FONASA (una)
IPS (una)
Cajas de compensación (varias)
Mutuales de seguridad (varias)
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
5
La fuente de información para elaborar estos formatos es el sistema de remuneraciones de la
empresa, donde está individualizado cada trabajador con los topes remunerativos y
descuentos previsionales efectuados, además de los aportes patronales correspondientes.
En caso de licencia médica del trabajador, la entidad encargada de efectuar la liquidación,
retención y pagos de los descuentos previsionales e impuestos es la ISAPRE o FONASA, según
cual sea la afiliación del trabajador.
PAGOS DE IMPUESTO ÚNICO A LOS TRABAJADORES
Estos pagos corresponde hacerlos al Fisco, mediante transferencias electrónicas o pagos a su
nombre en instituciones financieras, dentro de los 12 primeros días del mes siguiente al del
descuento y retención. Se paga junto a otros impuestos de retención y pago mensual como el
Impuesto al Valor Agregado (IVA) de las empresas. Por ejemplo, lo descontado en diciembre se
paga en enero y así sucesivamente.
Para ello el empleador completa formularios estandarizados proporcionados por el Servicio de
Impuestos Internos (SII) a los contribuyentes. Este pago no requiere detalle individual por
trabajador, sino que el total de acuerdo con el libro de remuneraciones del mes de pago.
Para el control individual de las retenciones a los trabajadores y pagos mensuales al Fisco, al
término de cada año las empresas deben informar al SII lo retenido a cada trabajador por mes
y otorgar un certificado al empleado con igual información. Estos antecedentes constituyen la
información de base para la declaración anual de impuesto a la renta de las personas, que se
efectúa en el primer cuatrimestre del año siguiente al que se devengaron las remuneraciones.
PAGO POR LIQUIDACIONES DE VACACIONES
Recordemos que las vacaciones o feriado legal son derechos de los empleados por haber
cumplido un periodo de tiempo en su trabajo cada año. Por tal motivo, tiene derecho a un
descanso remunerado, de tal forma que en el caso de vacaciones legales el trabajador recibe la
misma remuneración durante su descanso como si hubiera estado en funciones. La que se
paga en los mismos términos de la liquidación mensual o periódica establecida.
Cuando la empresa ha pactado colectiva o individualmente bonos de vacaciones, adicionales a
lo legal, entonces dichos pagos se efectúan al momento de hacer uso de su feriado por parte
del trabajador y se liquidan y pagan en el mes o período en que hizo uso del descanso.
PAGO DE INDEMNIZACIONES
Las indemnizaciones a las que nos referimos, son las indemnizaciones laborales por años de
servicios (IAS) y pueden ser de dos tipos:
•
•
Pagos de indemnizaciones legales, sólo en casos de despido sin justa causa.
Pagos de indemnizaciones contractuales, de acuerdo con lo pactado (por sobre
lo legal).
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
6
Los pagos los efectúa el empleador de acuerdo con los montos indicados en el finiquito de
trabajo y a los siguientes destinatarios.
•
Pagos al trabajador: en las fechas de la cesación de servicios o en las fechas
acordadas para pago en cuotas si el pago no fue de única vez, de acuerdo con
los valores del finiquito (equivalente de la liquidación mensual o periódica).
•
Pagos a entidades de previsión: los descuentos previsionales y aportes
patronales de efectúan en iguales fechas que las liquidaciones mensuales, esto
es: 10 primeros días del mes siguiente a la del finiquito (con extensión de 1 ó 2
días si es declaración y pago por Internet).
•
Pagos de impuestos al Fisco: la retención de impuesto único se efectúa en igual
fecha que las de las liquidaciones mensuales, esto es; 12 primeros días del mes
siguiente.
•
Pagos de otras retenciones: se efectúan de manera similar a las demás
retenciones de las liquidaciones mensuales y en iguales fechas.
PAGOS DE OTROS DESCUENTOS
Las fechas de pago de otros descuentos a los trabajadores se efectúan en las fechas
convenidas con los beneficiarios o destinatarios, o siguiendo las fechas de pago de los
descuentos y aportes previsionales, es decir, dentro de los primeros días del mes siguiente.
Entre estos pagos se encuentran los descuentos por:
•
•
•
•
Cuotas sindicales
Dividendos hipotecarios
Aportes a cooperativas
Aportes a Servicios de Bienestar
SANCIONES POR PAGOS CON ATRASO
Las empresas o empleadores deben cumplir con las fechas de pago por las remuneraciones a
los trabajadores, por los descuentos y aportes patronales a las entidades de previsión, por los
descuentos de impuestos al Fisco y por los demás descuentos que debe pagar a terceros.
El atraso en los pagos, tiene dos implicancias negativas para la empresa:
•
SANCIONES ECONÓMICAS: pues debe pagar multas, intereses y reajustes a entidades
previsionales, el Fisco, el trabajador y en los pagos a terceros.
•
SANCIONES SOCIALES: pues la imagen de la empresa se deteriora, se pone en duda su
solvencia financiera, puede tener dificultades con sus acreedores y también con
sindicatos y trabajadores, peor aún, deja de ser atractiva para que un trabajador
acepte incorporarse a ella si tiene otras alternativas de empleabilidad.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
7
CONTABILIDAD DE LOS PAGOS
La contabilidad de los pagos de las remuneraciones y partidas asociadas es tan importante
como lo es la contabilidad de los costos por las remuneraciones devengadas, sin los cuales no
se podría disponer de información estructurada en las empresas, además de cumplir con las
obligaciones legales de llevar contabilidad de toda empresa, disponer de los controles
tributarios, previsionales y de orden laboral.
Las Unidades de Contabilidad para las remuneraciones y demás costos y beneficios al personal,
dedicadas a la función de registro, control y análisis, pueden estar situadas en el área de
personal o separadamente en el área de contabilidad general de la empresa. Esto depende del
tamaño de la empresa y su organización.
ASIENTOS DE DIARIO
Los Asientos de Diario son el medio técnico de registro contable de las remuneraciones, costos
y pagos al personal y a terceros. Para estas contabilizaciones existen asientos estándares que
se repiten periódicamente en cada fecha de pago.
Una buena práctica para obtener la información para estos asientos contables es que el
sistema de cálculo de remuneraciones y elaboración de las liquidaciones entregue de forma
automática los asientos, de esta forma se garantiza la corrección de datos, se evita la
intervención manual y mejoran los controles de registros.
Las cuentas contables que se emplean para los pagos son las mismas empleadas al efectuar los
asientos para reflejar los descuentos y retenciones efectuadas. Estas cuentas varían de una
empresa a otras y dependen de cómo se ha estructurado su plan de cuentas respectivo. Y,
como se trata de pagos, la cuenta de abonos es Efectivo, Banco, Caja u otra denominación
similar. Aquí emplearemos denominaciones genéricas de cuentas contables, de más frecuente
uso.
ASIENTO DE PAGO DE LIQUIDACIÓN
FECHA
30.01.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxSueldos por Pagar
Banco
Glosa: pago de
remuneraciones de enero
2010, según nómina adjunta.
DEBE
10.000.000
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
HABER
10.000.000
8
La cuenta de cargo pudo haber sido Remuneraciones por Pagar si es la que se empleó al
contabilizar las remuneraciones devengadas. Es cuenta de pasivo, con este pago dicha cuenta
debe quedar en cero (saldada) y así todos los meses. El abono a Banco implica un giro de
cheques o transferencia electrónica a las cuentas de los empleados.
ASIENTO DE PAGO DE RETENCIONES JUDICIALES
FECHA
10.02.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxRetenciones Judiciales
por Pagar
Banco
DEBE
200.000
HABER
200.000
Glosa: pago de retenciones
judiciales de enero 2010 en
favor de Sra. Flor Feres.
La cuenta Retenciones Judiciales por Pagar es de pasivo, queda salda con este cargo y así debe
ocurrir mes a mes.
ASIENTO DE PAGO DE ANTICIPO DE SUELDO
FECHA
10.02.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxAnticipos de Sueldo
Banco
DEBE
300.000
Glosa: pago de anticipo de
sueldo, descontable en una
cuota al Sr. Juan Jara, en
febrero.
HABER
300.000
La cuenta Anticipo de Sueldo es una cuenta de activo que con este pago refleja los anticipos
otorgados a los trabajadores. Los abonos vienen en los descuentos al contabilizar las
remuneraciones devengadas a fin de mes y debe quedar también saldada, salvo que el anticipo
o préstamo se descuente en varias cuotas, en tal caso, el saldo deudor refleja lo pendiente de
descuento.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
9
ASIENTO DE PAGO POR DESCUENTOS PREVISIONALES
FECHA
10.02.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
DEBE
-xxEntidades de Previsión por Pagar
Banco
400.000
Glosa: pago de retenciones y
aportes patronales a entidades de
previsión, según nóminas adjuntas
de diciembre.
HABER
400.000
La cuenta Entidades de Previsión por Pagar es de pasivo, refleja todos los movimientos con
entidades de previsión. Recibe abonos en las liquidaciones de remuneraciones por los
descuentos al personal y aportes patronales. Los cargos se efectúan con los pagos de los
descuentos más el aporte patronal. Cuando queda con saldo debe ser acreedor, el cual refleja
las deudas a favor de entidades de previsión por descuentos a los trabajadores y aportes
patronales.
En este asiento hemos empleado una denominación genérica aunque bien puede emplearse
una cuenta para cada entidad de previsión, así tendríamos cuentas separadas para:
•
•
•
•
•
•
•
AFP (varias)
AFC (una)
ISAPRES (varias)
FONASA (una)
IPS (una)
Cajas de compensación (varias)
Mutuales de seguridad (varias)
ASIENTO DE PAGO POR IMPUESTO ÚNICO
FECHA
12.02.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxImpuesto Único por Pagar
Banco
DEBE
500.000
HABER
500.000
Glosa: pago de retenciones
judiciales de enero 2010 en favor
de Sra. Flor Feres.
La cuenta Impuesto Único por Pagar es de pasivo y con este asiento debe quedar saldada cada
mes. Aquí se presenta como si el pago fuera sólo de impuesto a la renta. En la práctica, hay
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
10
una declaración y pago de impuestos mensuales que incluye todos los impuestos a favor del
Fisco del mes anterior, esto es: impuestos de renta de IVA y demás impuestos.
ASIENTO DE PAGO POR LIQUIDACIÓN DE VACACIONES
FECHA
28.02.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxVacaciones por Pagar
Banco
DEBE
600.000
Glosa: pago de retenciones
judiciales de enero 2010 en favor
de Sra. Flor Feres.
HABER
600.000
Cuando existen provisiones contabilizadas para vacaciones el cargo es a la cuenta Provisión por
Vacaciones. En caso de pago de bonos adicionales por vacaciones, como sucede en convenios
colectivos o individuales para vacaciones, el asiento es del tipo de este modelo.
Pero, en general, el pago de las vacaciones no amerita un asiento contable especial tratándose
de feriados legales, pues estos son descanso remunerado; es decir, se pagan las
remuneraciones con sus haberes y descuentos como si el trabajador estuviera en funciones.
ASIENTO DE PAGO POR INDEMNIZACIONES Y FINIQUITO
FECHA
28.02.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxProvisión IAS
Costos de Indemnizaciones
Banco
DEBE
5.000.000
2.000.000
HABER
7.000.000
Glosa: pago de indemnizaciones
por años de servicio al Sr. Carlos
Campos, según finiquito adjunto.
Cuando el pago de indemnizaciones corresponde a IAS provisionadas se carga la cuenta de la
provisión para dejarla salda. Pero como las provisiones son registradas a su valor presente y el
pago es a valor corriente la diferencia que se genera se carga directamente a una cuenta de
resultados del ejercicio, en este caso, se emplea Costos de Indemnizaciones.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
11
Cuando no hay provisiones, como el caso de indemnizaciones legales, se emplea sólo una
cuenta de cargo para reflejar el costo de la indemnización, si es que no se efectúa el asiento de
devengo para reflejar los gastos y la indemnización por pagar.
ASIENTO POR PAGO DE OTROS DESCUENTOS Y RETENCIONES
FECHA
12.01.2010
LIBRO DIARIO
DETALLE
-xxCuotas Sindicales por Pagar
Banco
DEBE
100.000
HABER
100.000
Glosa: pago de descuentos
sindicales al personal de enero,
según nómina adjunta.
12.01.2010
-xxDividendos por Pagar
Banco
200.000
200.000
Glosa: pago de descuentos por
dividendos del personal de enero,
según nómina adjunta.
12.01.2010
-xxCooperativa de Consumo
Banco
300.000
300.000
Glosa: pago de descuentos por
consumos en cooperativas del
personal, de enero, según nómina
adjunta.
12.01.2010
-xxBienestar del Personal
Banco
400.000
400.000
Glosa: pago de cuotas del personal
a Bienestar de enero, según
nómina adjunta.
Figura N° 31
Aquí se muestran varios modelos de asientos por pagos de otros descuentos y retenciones al
personal. Los cargos son a las cuentas de pasivo en que se registró el descuento en el
momento de la liquidación al trabajador, con lo que mes a mes deben quedar saldadas con el
pago de los montos contabilizados.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
12
Si la empresa lleva un Libro Auxiliar de Banco, se efectúa un solo asiento por la centralización
de los cheques girados o transferencias efectuadas, en sustitución de un asiento por cada
pago, cargando igualmente las cuentas de pasivo con abono al Banco.
CONTROL DE LOS PAGOS
Los sistemas de remuneraciones y beneficios al personal tienen incorporados una serie de
controles para verificar la correcta ejecución de operaciones y cumplimiento de acuerdos en
contratos individuales de trabajo, convenios colectivos o regulaciones contractuales y muy
especialmente de los pagos, pues se trata de las remuneraciones de cada trabajador, tema
sensible en toda organización.
Entre estos controles destacan los siguientes:
•
•
•
•
Controles administrativos
Controles automáticos de sistemas
Controles contables
Auditorías
CONTROLES ADMINISTRATIVOS
Se refieren a las autorizaciones otorgadas a jefaturas del área de personal para que visen
ingresos y egresos de personas a las nóminas del sistema, aprueben procesos de cálculos de
remuneraciones, incorporen novedades de personal del mes, actualicen las tablas del sistema,
emitan y firmen informes.
CONTROLES AUTOMÁTICOS DE SISTEMAS
Son controles incorporados a los distintos procesos de sistemas manuales o automáticos para
obtener verificaciones y chequeos de cálculos en dichos procesos. Van desde algoritmos de
sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, fracciones, porcentajes hasta entrega de muestras
de haberes, descuentos y líquidos de todos o un grupo de trabajadores de manera aleatoria
para el periodo presente, comparado con uno más periodos anteriores.
CONTROLES CONTABLES
Tratan sobre los registros contables, asientos realizados, análisis de cuentas del mayor y
demostraciones de saldos. Una de las reglas de oro en materias de control contables es el
análisis de las cuentas del Libro Mayor relacionadas con remuneraciones. Entre las de activos
están los anticipos y préstamos al personal; las del pasivo, como cuentas de remuneraciones
por pagar y demás cuentas por pagar de retenciones y descuentos, las que deben quedar en
cero al término de cada cierre de proceso; y las de costos y gastos para verificar la adecuada
distribución de los costos de remuneraciones y personal.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
13
AUDITORÍAS
Corresponden a exámenes más bien externos al área de personal, efectuados por auditores
externos o internos.
Se parte por efectuar evaluaciones del sistema de control interno aplicado al área de
remuneraciones, se sigue con pruebas de cumplimiento de los procedimientos establecidos y
con pruebas sustantivas para verificar autorizaciones, contratos, cálculos y por cierto, los
pagos.
Las auditorías de personal deben ser un apoyo a la administración y mejora en la gestión de
recursos humanos, mediante la entrega de informes con sugerencias y proposiciones que
eviten deficiencias o condiciones sub-estándar en esta importante área de la empresa.
| ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 6
14