circular urgencias manifiesta

LORIA
DINAMARCA
CIRCULAR
PARA:
ALCALDES MUNICIPALES
DE:
CONTRALORíA
ASUNTO:
PROCEDIMIENTO
FECHA:
9 DE MAYO DE 2011
DEL DEPARTAMENTO
DE CUNDINAMARCA.
DE CUNDINAMARCA
PARA DECLARAR URGENCIAS MANIFIESTAS
Respetados alcaldes:
Dada la época invernal que afronta el país, varios municipios del departamento se han
visto en la necesidad de acudir a la figura de la urgencia manifiesta para celebrar contratos
que permitan
desarrollar
actividades tendientes
a superar inundaciones y otras
calamidades que por su gravedad, escapan de la órbita normal de la contratación.
A raíz de lo anterior, la Contraloría de Cundinamarca se permite hacer las siguientes
recomendaciones a la luz de lo contemplado en los artículos 42 y 43 de la ley 80 de 1993
que a la letra dicen:
"Artículo 42. DE LA URGENCIA MANIFIESTA. Existe urgencia manifiesta cuando la
continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o
la ejecución de obras en el inmediato futuro; cuando se presenten situaciones
relacionadas con los estados de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones
excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza
mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se
trate de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procedimientos de
selección públicos.
La urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado.
PARAGRAFO. Con el fin de atender las necesidades y los gastos propios de la
urgencia manifiesta, se podrán hacer los traslados presupuesta les internos que se
requieran
dentro
del presupuesto
del organismo
o entidad
estatal
correspondiente".
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Artículo 43. DEL CONTROL DE LA CONTRATAClON DE URGENCIA. Inmediatamente
después de celebrados los contratos originados en la urgencia manifiesta, éstos y el
acto administrativo que la declaró, junto con el expediente contentivo de los
antecedentes administrativos, de la actuación y de las pruebas de los hechos, se
enviará al funcionario u organismo que ejerza el control fiscal en la respectiva
entidad, el cual deberá pronunciarse dentro de los dos (2) meses siguientes sobre
los hechos y circunstancias que determinaron tal declaración. Si fuere procedente,
dicho funcionario u organismo solicitará al jefe inmediato del servidor público que
celebró los referidos contratos o a la autoridad competente, según el caso, la
iniciación de la correspondiente investigación disciplinaria y dispondrá el envío del
asunto a los funcionarios competentes para el conocimiento de las otras acciones.
El uso indebido de la contratación de urgencia será causal de mala conducta.
Lo previsto en este artículo se entenderá sin perjuicio de otros mecanismos de
control que señale el reglamento para garantizar la adecuada y correcta utilización
de la contratación de urgencia".
Tal cual se desprende del texto, la Urgencia Manifiesta es una situación que puede
decretar directamente cualquier autoridad administrativa, sin que medie autorización
previa, a través de acto debidamente motivado.
Dicha situación existe o se configura
siguientes presupuestos:
o cuando se acredite
la existencia de uno de los
1. Cuando la continuidad del servicro exija el suministro
servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro.
de bienes, prestación de
2. Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepción.
3. Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de
calamidad o constitutivos de fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones
inmediatas y,
4. En general, cuando se trate de situaciones similares que imposibiliten
procedimientos de selección o concurso públicos.
Atendiendo
las normas
antes transcritas,
es necesario
siguientes actuaciones para enviar posteriormente
como
mínimo
a la Contraloría:
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acudir a los
adelantar
las
1.- Identificar la necesidad de urgencia manifiesta.
2.- Recopilar
los antecedentes
CLOPAD, testimonios
(registros
de los habitantes
evidencien
los hechos,
comunidad,
recomendaciones
3.- Elaborar un documento
petición
de
fotográficos,
del sector,
actas de reunión
recortes
los habitantes
de periódico
o representantes
que
de la
de otras entidades u organismos de control.etc.}.
donde se señale la causal que se invoca, determinación
de los objetos de los contratos a suscribir, el presupuesto para la contratación
condiciones
del
que se le exigirán al proponente
o contratista,
ejercerá la supervisión o interventoría
de la contratación
4.- Elaborar
de justificación
el Acto Administrativo
y las
y el nombre de quien
a celebrar.
de la urgencia
manifiesta
(Resolución o Decreto).
5.- Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal correspondiente.
6.- Adelantar
el proceso para celebrar el contrato (solicitar ofertas o cotizaciones,
evaluar que tanto que las ofertas o las cotizaciones cumplan con las necesidades
requeridas por la administración).
7.- Elaborar el contrato.
8.-Legalizar el contrato.
9.-Expedir el registro presupuestal.
10.-lniciar la ejecución del contrato (elaborar y suscribir acta de inicio).
Inmediatamente
después de celebrados
los contratos
y firmada
ejecución de los mismos, se debe elaborar un expediente
copia de todos y cada uno de esos documentos
el acta de inicio de
debidamente
a la Contraloría
foliado y enviar
de Cundinamarca, tal y
como lo exige el artículo 43 de la Ley 80 de 1993 antes trascrito.
Es de aclarar que la competencia
que se celebra utilizando
acto administrativo
de este organismo de control recae sobre la contratación
la figura de urgencia manifiesta, por lo que es necesario que el
que declara la urgencia sea enviado con todos los documentos
referidos y los CONTRATOS con las actas de inicio y los certificados
registro presupuestal.
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antes
de disponibilidad
y
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Sin estos documentos,
no es posible efectuar pronunciamiento
alguno, y dado que sólo se
cuenta con dos (2) meses para emitir dicho pronunciamiento,
es necesario que todas las
entidades
del orden departamental
y municipal
envíen los soportes antes relacionados,
de disponibilidad
que declaren
incluyendo, se reitera, los contratos,
certificados
y registro presupuestal.
También es de comentar que para remitir la documentación
Contraloría,
la Urgencia Manifiesta
de la Urgencia Manifiesta a la
no hay necesidad de esperar hasta que se ejecuten los contratos.
Como se
dijo antes, solo basta con celebrarlos y firmar el acta de inicio.
Se recuerda también
urgencia manifiesta
forma inmediata
que el envío a la Contraloría del acto administrativo
sin los documentos
antes relacionados,
que declara la
equivale a no enviarlos en
al Órgano de Control, y, por tanto, dicha omisión da lugar a compulsar
copias a la Procuraduría General de la Nación.
Contralor de Cundinamarca
JAGR/VGM
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