Informe Pormenorizado de Control Interno

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA
Jefe de la Oficina de Control Interno,
o quien haga sus veces:
VICTORIA EUGENIA ARRENDO YEPES
Periodo Evaluado: Marzo 12 a Julio 12 de 2015
Fecha de Elaboración: Julio 10 de 2015
1. Módulo de Control de Planeación y Control
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia- IDEA, obtuvo la autorización para que la Entidad haga parte del Régimen especial de control y
vigilancia para los INFIS por parte de la Súper Financiera, bajo los lineamientos de la circular externa 034 del 2013. Este contexto ha contribuido
a la adecuación y mejoramiento de toda la estructura administrativa y funcional del Instituto.
El Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA a partir del 12 de noviembre de 2014 se encuentra bajo el régimen especial de vigilancia y
control por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, la cual se otorgó mediante oficios No. 2014059674-047-000 del 12 de
noviembre de 2014 y oficio No. 2014111788-016-000 del 11 de febrero de 2015.
La sociedad calificadora de valores Fitch Ratings confirmó, por tercer año consecutivo, al Instituto para el Desarrollo de Antioquia, IDEA, la
calificación financiera AAA (Triple A) a la deuda de largo plazo y F1+ a la de corto plazo, con perspectiva estable. Fue clave para mantener esta
calificación, el hecho de ser el único instituto de fomento y desarrollo (Infi) de Colombia aceptado para iniciar la vigilancia de tipo especial por
parte de la Superintendencia Financiera, sumado a las mejoras que el IDEA realizó a sus procesos, adaptando estándares de la banca privada sin
perder su sentido social. La Sociedad Calificadora considera "positiva esta situación, puesto que la estructuración de estos procesos permite
permear la cultura de riesgos y fortalecer el gobierno corporativo".10 de marzo de 2015
El ICONTEC en auditoría de recertificación practicada al IDEA en mayo de 2015 concluyó recomendar la renovación de la certificación del
sistema de calidad, encontrando conforme el sistema de gestión con los requisitos de la norma de sistema de gestión.
El 21 y 22 de mayo de 2015 en la asamblea de ALIDE – Asociación Latinoamericana de Instituciones Financieras para el Desarrollo, se premió al
IDEA en la categoría "Información, Asistencia Técnica y Responsabilidad Social" con el proyecto “Gobiernos locales fuertes”.
1.1 Componente Talento Humano
1.1.1
Elemento Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
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Documento de los principios y valores de la Entidad. - Código de Buen Gobierno mediante Resolución de Junta Directiva 007 del 03 de junio de
2014.
Código de Ética. Resolución de Gerencia 0486 de 2012. Se construyó participativamente. Conformando un equipo interdisciplinario liderado
desde la oficina Asesora de Planeación, con representantes de las áreas de comunicaciones, control interno y secretaria general para la
redacción del texto del código de ética y se realizó una campaña con los funcionarios para la escogencia de los valores de la entidad.
Con base en el diagnóstico de Clima Organizacional del año 2014 se construyó la agenda de activaciones comunicacionales en las cuales se
socializan los valores y principios 2015. Cada mes, a través de los medios internos se hace necesario reforzar el valor que se trabajará en general
con los servidores públicos, se ha trabajado Buenas prácticas de convivencia Servicio al cliente, Tolerancia, Liderazgo y Calidad.
1.1.2 Elemento Desarrollo del Talento Humano
Manual de Funciones y competencias laborales. Para responder a la normativa y específicamente al Decreto Nacional 2484 de2014 de
diciembre de 2014, que determina las disciplinas académicas o profesionales por núcleos básicos del conocimiento, las entidades tenían seis
meses (antes del primero de julio de 2015) para ajustar los correspondientes manuales específicos de funciones y competencias laborales. Es así
como el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA mediante Resolución de Gerencia 0317 del 02 de junio de 2015, ajusta este manual
conforme a la identificación de los núcleos básicos de conocimiento –NBC de los diferentes cargos que existen en el IDEA.
La Resolución 385 del 23 de junio de 2015 modificó parcialmente la Resolución 317 del 02 de junio de 2015, modificando los manuales de
funciones de algunos cargos de la Subgerencia Financiera, de la Dirección de Tesorería y asignó los manuales de funciones der la planta de
cargos de la Dirección de Operaciones.
Plan Institucional de Formación y Capacitación. El Comité de Gerencia mediante Acta No.07 del 07 de abril de 2015, aprobó el Sistema General
de estímulos para la vigencia 2015.
Entre las principales capacitaciones están: XVII Congreso de Tesorería: Sectores Financieros y Real: Tesorerías preparadas para un mundo
cambiante, Diplomatura sobre Normas Internacionales de Contabilidad e Información Financiera -NIFF/NIC, Reforma Tributaria Ley 1739 de
2014 y Obligaciones Tributarias y Contables para 2015, Estructuración de Proyectos Asociaciones Publico Privadas -APP-, Seminario Retención
en la Fuente sobre Ingresos Laborales, IX Congreso Nacional de Contabilidad Pública 2015, Seminario Retención en la Fuente sobre Ingresos
Laborales, Estructuración del Plan de Gestión Comercial (PGC) y motivacional, Seminario Evaluación de Indicadores , Gestión del riesgo y
Evaluación de Controles de Procesos y Procedimientos, VII Congreso Nacional de Presupuesto Público, Seminario Cultura de servicio y atención
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al Cliente,
Programa de Inducción y Reinducción. El programa de inducción, tiene por objeto iniciar al servidor en su integración a la cultura organizacional,
al sistema de valores de la entidad, familiarizarlo con el servicio público, instruirlo acerca de la misión, visión y objetivos institucionales y crear
sentido de pertenencia hacia el Instituto. Este programa se inicia cada vez que ingresa un servidor a la entidad, y se realizan las siguientes
actividades: Bienvenida y recibo del servidor por parte de la Dirección de Gestión Humana. Presentación del saludo del señor Gerente y video
institucional, Reseña histórica sobre el Instituto, estructura Organizacional, derechos y deberes del servidor Público en el IDEA, Régimen Salarial
y de prestaciones, Seguridad Social y riesgos profesionales, plan de bienestar Social, capacitación y de Salud ocupacional, Presentación personal
por cada una de las áreas de la entidad y recorrido por las instalaciones del IDEA, Presentación del programa de autocontrol, código de ética y
valores de la entidad, Presentación del plan estratégico institucional y del sistema de Calidad de la entidad, Presentación de Plan de
comunicación organizacional interno y externo, Presentación de los Sistemas de Administración del Riesgo en el IDEA, Designación de un tutor
por un periodo de un mes para que realice el entrenamiento y capacitación sobre las funciones específicas del puesto a desempeñar.
Como parte integral de la reinducción se han realizado las siguientes actividades en el año 2015:
 En Café con Ideas, se socializo la presentación del IDEA que se le realizó a los Diputados del Departamento de Antioquia el 14 de abril de
2015, con los temas: Contexto Financiero al 31 de diciembre de 2014, Vigilancia de la Superintendencia Financiera, Banco de las Oportunidades,
Inversiones del IDEA.
 Red de líderes y red de multiplicadores. Reuniones con la red de líderes (servidores de cada dependencia, seleccionados por su liderazgo y
quienes estarán encargados de replicar temas estratégicos dentro de sus áreas) y la red de multiplicadores (Servidores elegidos aleatoriamente
cada vez de diferentes niveles y dependencias).
Programa de Bienestar (Anual). Mediante Resolución de Gerencia 393 de 2013, se encuentra reglamentado el Plan de Bienestar del IDEA, pero
cada año y con base en las necesidades detectadas, se diseña, se presenta al Comité de Gerencia, para el año 2015 se aprobó mediante acta No.
07 del 07 de abril de 2015. El Plan de Bienestar aprobado para 2015 se encuentra disponible en la intranet del Instituto. Para su operatividad se
firmó el convenio de asociación 0096del 09 de marzo de 2015, con el Fondo de Empleados del IDEA - FEIDEA.
Dentro delas actividades realizadas en el sistema de gestión en salud y seguridad en el trabajo realizadas en el primer semestre de 2015, están:
Feria de la salud y la seguridad, simulacro de evacuación, Sistema de vigilancia sobre higiene postural y el uso adecuado de las sillas de los
puestos de trabajo, Inspección, análisis y elaboración riesgo eléctrico, mecánico y trabajo en caliente a nivel institucional-elaboración matriz de
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elementos de protección y de etiquetado, programa de protección contra caídas.
Plan de Incentivos (Anual). Los incentivos son otorgados de acuerdo a lo planteado en la Resolución 0426 de 2012 donde se adopta el sistema
de estímulos del Instituto, modificada por la Resolución 0357 de 2013, y es orientado a reconocer el desempeño individual de los mejores
funcionarios de carrera administrativa y/o de libre nombramiento y remoción de la entidad, ubicados en cada uno de los niveles jerárquicos y el
mejor funcionario entre todos, de acuerdo a los resultados de la evaluación anual de desempeño con calificación de sobresaliente, conforme la
Resolución de Gerencia 0174 del 27 de marzo de 2015, donde se acogió el sistema tipo de evaluación de desempeño para servidores de carrera
expedido por la CNSC y se define la utilización de cinco factores para acceder al nivel sobresaliente en el periodo febrero de 2015 a enero de
2016.
Sistema de Evaluación del Desempeño. La Resolución de Gerencia 0174 de 2015 acogió el formato sistema tipo, expedido por la Comisión
Nacional del Servicio Civil para los empleados inscritos en Carrera Administrativa o en período de prueba y se define la utilización de cinco
factores para acceder al nivel sobresaliente para la evaluación del desempeño del período comprendido entre el 1 de febrero de 2015 y el 31 de
enero de 2016.
En el Instituto se aplica la evaluación del desempeño tal y como lo establece la norma, conformando la calificación total con las dos
evaluaciones semestrales que se realiza.
Calamidad doméstica. Resolución de Junta Directiva 013 de 2014, se define el concepto de calamidad doméstica, el monto que debe otorgarse
por calamidad, entre otros.
1.2
Componente Direccionamiento Estratégico
1.2.1 Elemento Planes, programas y proyectos
Plan Estratégico Institucional. El Instituto cuenta con un Plan Estratégico 2012-2015, en donde se establecen los objetivos institucionales
(objetivos estratégicos). Mediante Acta de Junta Directiva 005 de 2012. El Plan Estratégico adoptó la misión y visión del instituto, como
componentes del direccionamiento estratégico para el IDEA 2012-2015.
Planes de acción por áreas. De los objetivos estratégicas y metas para el cuatrienio se desprenden los respectivos planes de acción anuales, los
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cuales contemplan las metas correspondientes a cada vigencia, con los responsables.
Planes de la Entidad. Dentro de la planeación del Instituto se cuenta además con el plan de adquisiciones, el plan de bienestar social, el plan
anticorrupción y de atención al ciudadano, entre otros.
Se construyó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el cual fue adoptado median Resolución de Gerencia 0053 del 30 de enero de
2015 y está publicado en la página WEB, se realizó el seguimiento correspondiente al 30 de abril de 2015; según lo establecido en los artículos
73 y 76 de la ley 1474 de 2011, DR 2641 de 2012.
Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. En la página web del instituto se puede consultar el Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano del año 2015. Igualmente se aprecia el seguimiento realizado en el mes de abril de 2015.
1.2.2 Elemento Modelo de operación por procesos
Mapa de Procesos. El mapa de procesos sufrió una modificación al incluir el procedimiento de Gestión Operativa en los procesos de Apoyo.
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Los procesos del MOP se encuentra la caracterización: se describe el nombre del proceso, el líder, los requisitos del MECI y de la NTCG a la que
está dando respuesta, el objetivo, el alcance, el proveedor, los insumos, el PHVA del proceso, los productos o servicios, cliente, los indicadores y
el objetivo institucional relacionado. Igualmente cada proceso tiene relacionado los procedimientos asociados y cada uno de ellos está
caracterizado así: Objetivo, alcance, base legal, documentos internos del procedimiento, definición de conceptos, procedimiento, flujograma,
responsabilidad y autoridad, políticas de operación, documentos de referencia, registros, anexos, mil gracias.
Divulgación de procedimientos. Se utilizan los diferentes medios de la Institución para comunicar sobre las actualizaciones y divulgación de los
procedimientos.
Mediante Resolución de Gerencia 0172 del 27 de marzo de 2015 se reglamentan las líneas de crédito que ofrece el IDEA, en sus diferentes
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modalidades y la actividad de captación y administración de fondos especiales respecto a las tasas y plazos.
1.2.3 Elemento Estructura Organizacional
La estructura de la entidad garantiza la gestión por procesos, estructura que es revisada y ajustada de acuerdo a las necesidades de la Entidad,
como bien se evidenció en el año 2014 y primer semestre del 2015 con los ajustes que soportaban la estructura requerida para la vigilancia y
control por parte de la Súper Financiera de Colombia.
La Resolución de Junta Directiva 003 del 27 de marzo de 2015 aprobó unos ajustes a la estructura orgánica del Instituto para el Desarrollo de
Antioquia – IDEA entre ellas el Modelo de Operación por Procesos, el organigrama, cambios en la Subgerencia Administrativa y Dirección de
Operaciones, trasladó la Dirección de Operaciones de la Subgerencia Administrativa a depender funcional y jerárquicamente de la Gerencia
General como unidad de apoyo.
La Resolución 0863 de 2014 (22 de diciembre), ajusta el Sistema de Gestión Institucional que integra el Sistema de Gestión de la Calidad, el
Sistema de Control Interno y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA, dentro de la
cual estableció la estructura de organización para el mantenimiento, fortalecimiento y perfeccionamiento del Sistema de Gestión Institucional SGI, en esta estructura se encuentran: Junta Directiva, gerente General, Comité Coordinador del SGI, un representante de la dirección, Comité
Técnico del SGI, equipo de trabajo de la Oficina Asesora de Planeación, Líderes de procesos, líderes de procedimientos, Jefe Oficina Control
Interno, Jefe Oficina Comunicaciones y servidores Públicos del Instituto, con las responsabilidades correspondientes.
La Resolución de Gerencia 0202 de abril 17 de 2015 realizó unas precisiones respecto a los ajustes de la estructura orgánica del IDEA que
consisten en el cambio de denominación de la Subgerencia Administrativa y de operaciones y se dispone de las direcciones adscritas a la
Subgerencia Financiera y la Subgerencia Administrativa.
1.2.4 Elemento Indicadores de Gestión
Se tienen definidos los indicadores de gestión para medir el cumplimiento de los objetivos estratégicos como los indicadores por procesos, estos
hacen parte de un sistema de información que desarrolla el Balance Scored Card y permite llevar un seguimiento y control sobre los resultados
obtenidos.
1.2.5
Elemento Políticas de Operación
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El manual del sistema de gestión institucional está disponible en la intranet en el modulo denominado Calidad del software MECI, igualmente
cada que sufre modificaciones es notificado y recordado el método de acceso para su consulta por medio de la intranet.
Este elemento refleja la radiografía del Sistema de Gestión del Instituto definiendo el alcance del mismo, el marco estratégico, la gestión de
procesos, el modelo de operación por procesos, la caracterización de los mismos, la política de administración de riesgos, responsabilidades,
entre otros.
1.3
Componente Administración del Riesgo
Para la administración del riesgo en el instituto se tiene formalizado dentro del modelo de operación por procesos, dos procedimientos: Gestión
del Riesgo Operativo y Seguimiento y Control del Crédito. Adicionalmente se documentó los diferentes manuales relacionados con la operación
del instituto. En dichos manuales se tiene definido los objetivos, las definiciones, las políticas de administración del riesgo, los roles y
responsabilidades dentro de la estructura organizacional y el seguimiento y control, entre otros.
La Resolución de Junta Directiva 002 del 02 de marzo de 2015 modifica los manuales del Sistema de Administración de Riesgo Operativo – SARO
y del sistema de Administración de Riesgo de Mercado – SARM, de las actividades que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia – IDEA
desarrolla dentro del marco del Régimen Especial de Control y Vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia – SFC.
El instituto cuenta con un Comité de Riesgos, creado mediante Resolución de Junta Directiva 015 del 19 de diciembre de 2014, modificada por la
Resolución 017 del 18 de diciembre de 2014, con el objeto de que a través del mismo y como primer estamento, se gestionen los diversos
riesgos en los que incurre el Instituto en la ejecución y desarrollo de las diferentes actividades bajo el régimen especial de control y vigilancia de
la Superintendencia Financiera de Colombia. Igualmente la Resolución 017, asigna la responsabilidad al Jefe de la Oficina de Gestión del Riesgo
de comunicar en primera instancia al Comité, la potencial violación o incumplimiento de alguno de los límites o políticas de riesgo impartidas
por la Junta Directiva.
En lo que va corrido del 2015 dicho comité ha sesionado en dos ocasiones: enero 29 y abril 16 de 2015, en la última sesión se aprobaron los
mapas de riesgo de los procesos de Planeación (Plan Institucional y Seguimiento y Evaluación de la Gestión) y Gestión Institucional (Gestión
Estratégica por procesos y Gestión del mejoramiento).
1.3.1 Elemento Políticas de Administración del Riesgo.
La Junta Directiva como máximo órgano de dirección de la entidad, adoptó dentro del código de buen gobierno (Resolución 007 de junio 3 de
2014) entre otros, la política de administración de riesgos, el objetivo general y los objetivos específicos de la administración del riesgo, el
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compromiso del gerente y el equipo directivo frente a la gestión del riesgo en el Instituto, la documentación, la responsabilidad y la divulgación
y actualización de la misma. Adicionalmente las se han adoptado políticas específicas en cada uno de los manuales de riesgos.
1.3.2 Elemento Identificación del Riesgo y 1.3.3
Elemento Análisis y valoración del riesgo
En el modelo de operación por procesos se tiene documentado la metodología para la identificación, análisis, evaluación del control existente,
valoración del riesgo, los controles y el mapa de riesgo por procesos. La metodología sufrió una modificación, la cual fue aprobada por la Junta
Directiva a través de la Resolución 008 de junio de 2014, metodología con la cual se debe actualizar todos los procesos de la Entidad.
Para el 2015 se tiene programada la actualización de los mapas de riesgos de todos los procedimientos del Instituto, actualizando controles y
planes de acción respectivos, para ello la Oficina de Gestión del Riesgos implementó para el año 2015 la estrategia de visitar todas las áreas para
realizar el seguimiento a los mapas de riesgos de cada uno de los procedimientos.
Con la revisión y aplicación de la metodología para la elaboración de los mapas de riesgos de cada uno de los procedimientos, se viene
alimentando el mapa de riesgo institucional, el cual estará completamente diligenciado a finales de noviembre.
2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento
2.1
Componente Autoevaluación Institucional
2.1.1 Elemento Autoevaluación del Control y Gestión
El Instituto realiza seguimiento y autoevaluación a través de los acuerdos de gestión que suscribe cada gerente público con su superior
jerárquico, se realiza un seguimiento al cumplimiento de las metas fijadas en los mismos, metas que están acordes con lo definido en el Plan
Estratégico 2012-2015.
A través de los grupos primarios se realiza igualmente seguimiento a los diferentes planes de acción, permitiendo así tomar las acciones
oportunamente para el cumplimiento de los mismos. Igualmente y a través de los Comités de Gerencia el Instituto está permanentemente
realizando seguimiento a la gestión.
Anualmente y a través de la revisión por la dirección (elemento del sistema de gestión institucional), se evalúa entre otros: los resultados de
auditorías, la retroalimentación del cliente, el desempeño de los procesos y la conformidad del producto y/o servicio, el estado de las acciones
correctivas y preventivas. Revisión que se realizó el 6 de mayo de 2015.
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Se realizó la evaluación del desempeño anual del 1 al 15 de febrero de 2015 con corte a enero 31.
Se le hizo seguimiento a las estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano con corte al 15 de abril de 2015.
Entre otras actividades relacionadas con la autoevaluación, están: el análisis de indicadores en el software que el Instituto posee, con la
periodicidad definida en cada una de las fichas técnicas de los indicadores. El Seguimiento a la atención de las PQRS, el cual es realizado por la
oficina de comunicación y por la oficina de Control Interno semestralmente.
2.2
Componente Auditoría Interna
2.2.1 Elemento Auditoría Interna
Dentro del modelo de operación por procesos del Instituto se tiene documentado el procedimiento Auditorías y Evaluaciones, procedimiento
que se desarrolla tanto con las auditorías de gestión que realiza la Oficina de Control Interno como las auditorías de calidad que coordina
igualmente dicha oficina.
Anualmente se realiza un programa de auditoría donde se incluye las auditorias de calidad y las de gestión, así como las evaluaciones y
seguimientos a realizar durante el año. El programa de auditoría fue aprobado en Comité Coordinador de Control Interno en el Acta No. 01 del
24 de marzo de 2015. Se programaron para las auditorías de calidad todos los procedimientos, para ser ejecutadas en el mes de agosto, y a
junio de 2015 se ha realizado 3 auditorías de gestión.
Producto de las auditorias, se suscriben los respectivos planes de mejoramiento, a los cuales se hace seguimiento periódico para evaluar el
cumplimiento de los mismos.
También se realizó el informe ejecutivo anual a través del instrumento reportado por el DAFP, en el se relacionan debilidades y oportunidades
de mejora, las cuales son socializadas en Comité Coordinador de Control Interno.
A finales de marzo de 2015 se presentó informe sobre verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las
normas en materia de derechos de autor sobre el software ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor.
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Se reportó a la Contaduría General de la Nación el informe anual de evaluación del control interno contable.
En cumplimiento de la función asignada por la Junta Directiva para coordinar la evaluación a las prácticas de Buen Gobierno Corporativo del
Instituto para el desarrollo de Antioquia, tal como lo establece el artículo 93 del Título XIV: “Administración y Evaluación del Código de Buen
Gobierno”, adoptado por la Junta Directiva a través de la Resolución 007 del 3 de junio de 2014, La Oficina de Control Interno, conjuntamente
con la Oficina Asesora de Planeación, realizaron el informe correspondiente a la vigencia 2014.
2.3
Componente Planes de mejoramiento
2.3.1 Elemento Plan de Mejoramiento
La Oficina de Control Interno, planeación y el líder del proceso/procedimiento hacen el plan de mejoramiento producto de las auditorias,
haciendo además el análisis de causas, este plan es diligenciado en un formato y posteriormente ingresado al software de auditorías. En el
procedimiento de auditorías y evaluaciones se encuentra documentado este mecanismo.
A través de la agenda del correo electrónico se les recuerda mensualmente a los responsables de las acciones que debe cumplir y su fecha de
vencimiento, así mismo el software de auditorías envía notificaciones cuando las acciones se encuentran vencidas.
La Oficina de Control Interno hace un seguimiento periódico al cumplimiento de las acciones establecidas tanto de las auditorías internas como
las de los entes de control y lo registra en el software de auditorías. Seguimiento que igualmente está documentada en el procedimiento de
auditorías y evaluaciones.
En auditoría realizada por la Contraloría General de Antioquia en marzo de 2015 a la vigencia 2014, se verificó el cumplimiento al plan de
mejoramiento suscrito como resultado de las observaciones de la gestión del 2013, dando como resultado un cumplimiento del 87.5%, 6
acciones cumplidas:, 2 acciones parcialmente cumplidas y cero acciones no cumplidas. Las acciones en ejecución hacen referencia a la
implementación del software financiero del Instituto y la depuración de algunas cuentas contables.
En Comité Coordinador de Control Interno con fecha de marzo 24 de 2015 y julio 10 de 2015 se presentó el seguimiento realizado por la Oficina
de Control Interno al estado del plan de mejoramiento, incluyendo las acciones de la Contraloría General de Antioquia y de las auditorías
internas del 2011, 2012 y 2013. Con corte a junio 30 de 2015 se tenía un total de 345 acciones a cumplir, de las cuales el 93% de ellas,
equivalentes a 322 se cumplieron.
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Eje Transversal de Información y Comunicación
La comunicación interna en el Instituto se apoya en varias estrategias, las que facilitan un adecuado flujo de información, como son:
Grupos primarios: se crean mediante resolución de gerencia 0251-06, con el fin de hacer un aporte a la mejora continua, clima
organizacional y efectividad en la comunicación, promueven y facilitan la comunicación, la interrelación y la toma de decisiones en las
organizaciones. Son el vehículo para la difusión de políticas, objetivos y metas del Instituto, los cuales servirán de medio para canalizar la
información entre los diferentes niveles que la conforman, por ello son una herramienta eficiente de comunicación interna.
- La red de líderes es una estrategia complementaria de comunicación interna que busca refrendar aspectos informativos que es importante
divulgar entre los servidores del IDEA. La RED se configura con un delegado por cada una de las dependencias que asume la divulgación en los
grupos de trabajo dela información que allí se trata.
- Altavoz, todos los días a las 8:00 a.m. por altavoz se dan los titulares.
- Correo Electrónico Masivo: se envían permanentemente y con el fin de mantener informado a los servidores del Instituto correo electrónico
masivo Nuestras Noticias.
- Carteleras informativas: Infórmate, se dispone información institucional, novedades de personal, agendas del mes, fechas de cumpleaños,
eventos del municipio de Antioquia, eventos de ciudad.
- Boletín Interno: Todas las áreas informan sobre sus avances, proyectos y programas a desarrollar o desarrollados durante determinado
periodo.
- Intranet. Medio de comunicación Institucional en el cual los funcionarios del IDEA pueden participar activamente con el objetivo de
establecer un lazo más estrecho entre los empleados y la Entidad. La Intranet se actualiza diariamente de acuerdo a las necesidades
Institucionales y se encuentran secciones tales como: Deportes, Pausa Activa, Foto de la semana, Reportaje, Información Institucional, Grupos
Primarios, Novedades de personal, Agenda, Fechas Especiales, Póngase al día (que hace referencia a la información externa, información que
difunden otras Instituciones descentralizadas, emitida por la Gobernación de Antioquia u otros medios de comunicación) y otras que puede ser
de interés para el público interno.
- Grupos de Smartphone.De manera voluntaria las personas que desean se suscriben a los grupos de información a través de dispositivos
móviles (Blackberry, Iphone, Tablas, entre otros).
Los medios son de permanente uso y expuestos a las necesidades y requerimientos de los usuarios, se actualiza permanentemente contenidos y
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permanentemente se está innovando y creando de tal forma que contribuya a la gestión institucional y como respuesta a la ciudadanía.
Se identifican a través de las encuestas anuales que realiza la oficina asesora de comunicaciones "Investigación Cuantitativa Medios de
Comunicación Internos Oficina Asesora de Comunicaciones – IDEA 2014" y "Investigación Cuantitativa Satisfacción Cliente Externo IDEA - 2014"
Tanto en los canales internos como la intranet y carteleras, así como en los externos como la pagina web, la información que se publica o se
transmite esta actualizada por las diferentes áreas generadoras de dicha información al momento de ser divulgada.
La comunicación externa –El objetivo es fomentar el posicionamiento institucional y la gestión administrativa, mediante la promoción de los
servicios financieros y líneas estratégicas, y el suministro de información permanente sobre el acontecer del IDEA y su impacto social,
contribuyendo a generar relaciones de valor con el público objetivo y la comunidad en general. Los Medios de comunicación externos del IDEA
son:
- Página web: www.idea.gov.co. La entidad ha facilitado la divulgación de la información a la ciudadanía interesada mediante la página Web.
- Redessociales: Facebook Idea Antioquia, Twitter @IDEA_Antioquia, Youtube Idea – Antioquia, Flickr Idea - Antioquia
Dentro de la estrategia de Lucha contra la corrupción y de Atención al ciudadano, se cuenta con la oficina de atención al ciudadano. La cual está
asignada a la Oficina Asesora de Comunicaciones.
La recepción de la PQRSD se hacen a través de 7 medios como son:
a. Buzones de sugerencias ubicados en la ventanilla de Tesorería, Oficina de Comunicaciones y recepción.
b. La línea telefónica 018000 - 42002
c. La cuenta de correo [email protected]
d. La cuenta de correo [email protected] (ambas cuentas de correo se encuentran además disponibles por la página web
www.idea.gov.co)
e. De manera oral en la sede administrativa, a través de la oficina de la Oficina de Atención al Ciudadanía.
f. Por la cuenta de la red social Facebook: Idea Antioquia.
g. Por la cuenta de la red social Twiter: @IDEA_Antioquia.
Analizar, clasificar, radicar, registrar, tramitar las PQRSD, además de evaluar la satisfacción del cliente y elaborar los informes respectivos está a
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cargo de del la Oficina Asesora de Comunicaciones.
Aunque la ley 1474 del 2011 establece que el plazo para dar respuesta es de 15 días hábiles, el procedimiento de PQRSD estableció por
eficiencia administrativa e imagen institucional generar estas respuestas en un tiempo máximo de 8 días hábiles. Durante el primer semestre de
2015 se observó que de 111 peticiones 9 sobrepasaron el tiempo de respuesta de 15 días hábiles. Se diseñó a finales de mayo un nuevo control
que consiste en escribirle al funcionario dos días antes del vencimiento que debe responder la petición con copia a la Oficina de Control Interno,
mejorando la respuesta en el tiempo establecido.
En desarrollo de la ley 1712 de 2014 “Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública”, el Instituto dispuso en su página
web un link denominado ley de transparencia con la información que debe publicarse de acuerdo a los requerimientos establecidos en dicha ley
y e teniendo en cuenta el decreto reglamentario 103 de 2015.
Victoria Eugenia Arredondo
Yepes.______________________________________________________________
Jefe de la Oficina de Control Interno