Instructivo de llenado para la lista de verificación de expediente de

Secretaría de Desarrollo Urbano
Dirección General de Desarrollo Urbano
Dirección de Caminos
Clave: IT-05-07-01
Fecha de emisión: 25/11/2011
Versión N°. 0
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Instructivo de llenado para la
lista de verificación de
expediente de obra
Elaboró
Revisó
Ing. Rubén Tejeda Torres
Ing. José Antonio Sánchez
Ibarra
Jefe del Departamento de control
Administrativo, Estimaciones y
Estadística
Aprobó
Arq. Oscar Alejandro Torres
Contreras
Secretario de Desarrollo Urbano
Director de Caminos
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Dirección de Caminos
INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LA LISTA DE
VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA
Clave: IT-05-07-01
Emisión: 25/11/11
Versión: 0
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1. OBJETIVO
Tiene como propósito detallar los pasos a seguir para el llenado de la lista de verificación de expediente de
obra FO-05-07-01 que permitirá la correcta integración de la documentación requerida en un expediente
de obra.
2. ALCANCE
Aplica a la dirección de caminos para el departamento de control administrativo estimaciones y estadística.
3. CUERPO DEL DOCUMENTO
El expediente de obra se integra con toda la documentación que se genera desde los procesos de
planeación, programación y presupuestación de la obra hasta la conclusión de ésta, incluyendo su entrega.
Los principales documentos que integran el expediente, dependen de las características de las obras y de
acuerdo a la Ley de Obras Públicas del Estado, su Reglamento y otras disposiciones, las cuales se
La conformación de expedientes será por cada obra, se hace con el objeto de analizar y evaluar las
acciones desarrollas.
Teniendo como registro de calidad y documento de apoyo la “Lista de Verificación para Expediente de
Obra” FO-05-07-01
Encabezado Formato
Contenido
Firma del responsable
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTE DE OBRA
Categoría
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Descripción del Documento
Fecha de inicio:
Fecha cuando la Empresa inicia la obra independientemente
de haya recibido el Anticipo.
Integración de expedientes
Fecha de término:
Fecha que debe ser de acuerdo al periodo de ejecución
estipulado en el Contrato, tomando en cuenta la fecha de
inicio.
Código:
Se deduce de acuerdo al nombre del Municipio, fuente de
recursos, Expediente de Obra y número consecutivo de obra
del municipio al que pertenece.
Metas del proyecto:
Son aquellas que se derivan una vez teniendo el levantamiento
topográfico del Proyecto.
Presupuesto base:
Resulta de la cuantificación de conceptos del Proyecto.
Factibilidad:
De que exista el proyecto, que cuente con los recursos
Financieros y cumpla con las necesidades de la Población
beneficiada.
Información general del proyecto:
Documento que debe traer la información relativa a la
ubicación, Descripción y alcances.
Croquis de Localización:
Documento donde se plasma la ubicación de la Obra.
Planos de obra :
Son los documentos que describen el proyecto de la obra.
Expediente técnico
Especificaciones Técnicas:
Son las Normas que regirán la construcción del Proyecto que
pueden ser Normativas o Particulares.
Licencias:
Son los permisos otorgados por los Organismos Municipales
Beneficiados.
Oficio de autorización
Oficio de autorización:
Oficio donde de autoriza con fundamentos legales ejercer del
presupuesto de egresos los recursos para la obra.
Oficio de aprobación:
Oficio que se emite en base a previa autorización de los
recursos con base al marco normativo legal, para ejercer la
obra.
Publicación de la convocatoria:
Documento donde se estipula los generales de la obra que se
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pretende licitar, indicando Ubicación y fechas.
Propuesta técnica de concurso, entregada por la unidad de
licitación:
Integrada por Documentos solicitados a las empresas
participantes, contenidas en las bases de concurso.
Propuesta económica de concurso entregada por la unidad de
licitación:
Integrada por Documentos solicitados a las empresas
participantes, contenidas en las bases de concurso.
Acta primera:
Documento generado por la apertura de las proposiciones de
las empresas participantes.
Acta segunda:
Documento relativo al fallo de la obra a la Empresa Ganadora
que genere certidumbre en relación a Solvencia Económica, de
equipo y de personal calificado.
Reseña Cronológica:
Documento donde se plasma el proceso de licitación de la obra
y sus datos generales.
Actas de concurso
Cuadro comparativo de propuesta para emisión de fallo:
Documento generado por la Dependencia con los montos
propuestos por las empresas participantes.
Oficio de Asignación de obra al supervisor:
Documento generado por el Director del Área al supervisor
designado para ejecutar la Obra.
Contrato de obra :
Documento Oficial donde se plasma los Derechos y
Obligaciones que adquieren la Dependencia y la empresa para
Realizar la Obra.
Convenio adicional:
Documento Legal que se elabora para pago de volúmenes
excedentes y conceptos extraordinarios de obra que realiza la
Empresa con autorización de la Dependencia.
Fianza de anticipo:
Documento Legal que garantiza el Reintegro del Anticipo a la
Dependencia.
Fianza de cumplimiento:
Documento Legal que presenta la Empresa para garantizar el
compromiso de ejecutar la Obra.
Fianzas
Fianza contra vicios ocultos:
Documento Legal que se le exige a la Empresa al termino de la
obra para garantizar la reparación de los vicios ocultos que
pudieran surgir durante el periodo de un año al termino de la
misma.
Oficio de diferimiento de fecha de inicio de obra por pago de
anticipo:
Documento que presenta la Empresa acompañado por el
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programa de obra a partir del pago del anticipo.
Oficio de la dependencia Vo.Bo. al diferimiento solicitado:
Documento Oficial expedido por la Dependencia dando el Visto
Bueno, siempre y cuando se apegue al plazo pactado en el
contrato.
Oficio de inicio de obra
Oficio de inicio de obra de la empresa:
Documento expedido por la Empresa informando el inicio de la
Obra a la Dependencia.
Oficio de inicio de obra a la contraloría:
Documento generado por la Dependencia a la Contraloría
general del estado para dar seguimiento a la Obra.
Cuentas por liquidar certificadas o documentos
similares(Facturas):
Documento Legal que presenta la Empresa para el cobro de
los trabajos realizados.
Números generadores:
Documentos que presenta la Empresa como soporte de la
cantidad de obra ejecutada para su pago.
Memoria fotográfica:
Secuencia de fotografías tomadas a las principales etapas
generadas de Obra.
Estimaciones
Bitácora de obra:
Documento Legal que relata los Puntos importantes de la
ejecución de la Obra.
Prorrogas autorizadas:
Documento autorizando por la Dependencia a solicitud de la
Empresa de otorgamiento en tiempo para la conclusión de la
Obra.
Pagos de escalatorias:
Documento generado para el pago de conceptos ya realizados
por incremento de los insumos.
Convenios modificatorios:
Documento Legal que modifica el catalogo Original por
variación de cantidades de obra y de conceptos
extraordinarios.
Oficio de termino por la empresa:
Documento que expide la empresa notificando la conclusión de
los trabajos contratados.
Oficios de termino de obra
Oficio de termino a la contraloría:
Documento generado por la Dependencia informando del
término de los trabajos a la Contraloría General del Estado.
Concentrado de estimaciones:
Documento generado por la Empresa de todas las
estimaciones tramitadas y cobradas concentradas en un
documento.
Oficio solicitando la recepción de la obra:
Documento que expide la empresa solicitando la recepción de
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la Obra.
Oficio donde se informa fecha de visita de obra para su
recepción:
Documento generado por la Dependencia donde se le informa
a la empresa el día y la hora para revisión física de la Obra
para su posterior recepción.
Acta de entrega recepción
Documento Legal Protocolario donde se hace la entrega
recepción de la Obra.
Actas
Acta finiquito de obra:
Documento Legal donde se plasma el estado contractual entre
la dependencia y la Empresa.
4. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
0
N/A
Descripción del cambio
Inicia su uso
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”