Sin título-1 - Cámara de Comercio de Santa Marta

Versión No. 3 - Abril de 2011
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www.ccsm.org.co
E-mail: [email protected]
“Este documento contiene información y orientación de carácter general
sobre algunos aspectos legales aplicables a los actos y documentos
sujetos a inscripción en el registro mercantil. El presente texto no suple la
normatividad vigente ni evita la aplicación de la misma”.
debe allegarse firmado por el representante legal de la
entidad, donde se diligencien los datos obligatorios que
permita la ubicación exacta de la misma, así como la
identificación de su actividad. Si bien el formulario está
compuesto de una Carátula Única Empresarial y un anexo de
matrícula mercantil o renovación, en el registro de la
constitución de la ESAL deben llenar únicamente la carátula
única empresarial. O también, el representante legal de la
entidad puede anexar una comunicación al momento de
solicitar el registro en la Cámara de Comercio donde informe
la dirección, teléfono, fax y demás datos que permita la
ubicación exacta de la misma.
El nombre de la ESAL debe ser diligenciado en forma correcta
de acuerdo a lo establecido en los estatutos. (el nombre o
razón social debe ser igual al del documento de
constitución).
Tenga en cuenta que el número de teléfono informado sea el
mismo del formulario RUT.
Así mismo, que los documentos allegados no contengan
tachones ni enmendaduras. (Le sugerimos leer
detenidamente las instrucciones del formulario antes de
diligenciarlo).
Formulario del PRERUT:
De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del
1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la constitución
de una ESAL deberá inscribirse previamente en el Registro
Único Tributario
RUT. Que al imprimir el formulario
aparezca la frase Para Trámite en Cámara . Si la entidad ya
posee el número del NIT, el formulario saldrá con la leyenda
CERTIFICADO. LU
De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del
1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la constitución
de una ESAL deberá inscribirse previamente en el Registro
Único Tributario RUT, para lo cual debe diligenciar el
formulario que encontrará en https//muisca.dian.gov.co,
junto con la presentación personal del documento de
acuerdo a lo establecido en el artículo 9 del decreto 2788 de
2004 y lo dispuesto por la resolución 1887 de la DIAN en su
artículo 3.
 Nombre de la entidad sin ánimo de lucro y su sigla, si la
tiene. La conformación del nombre depende de la clase
de entidad que se constituya (Fundación, Asociación,
etc.)., para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas
que la rigen.
 Clase de persona jurídica: indique si se trata de una
corporación, fundación, cooperativa, fondo de
empleados, asociación mutual, etc.
 Domicilio de la entidad: ciudad o municipio donde la
entidad sin ánimo de lucro va a desarrollar su objeto
social. Verifique que el domicilio social de la entidad a
registrar corresponda a la jurisdicción de la Cámara de
Comercio de Santa Marta. (los municipios de Pedraza,
Concordia, Cerro de San Antonio, Remolino y Sitio Nuevo
son parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de
Barranquilla)
 Objeto social: enunciar en forma clara y completa las
actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
 Patrimonio y forma de hacer los aportes.
 Forma de administración: establecer en forma clara y
precisa la forma de administración con indicación de las
facultades y limitaciones de los órganos de
administración (asamblea de asociados, junta directiva,
consejo de administración) y representación legal
(presidente, vicepresidente, gerente, director y sus
suplentes). No es obligatoria la composición del órgano
de administración como junta directiva o consejo de
administración, bastará con el representante legal.
 Periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en los
que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias de
los órganos de dirección y administración.
 Duración precisa de la entidad, expresada en años. Por
ejemplo: 20 años, En el caso de las fundaciones y las
entidades del sector solidario, la vigencia es indefinida,
de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo primero
del Artículo 1 del Decreto 427 de 1996.
 Causales de disolución: enunciar las causales de
disolución anticipada de la entidad.
 Forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad
indicando el destino de sus remanentes, según los
estatutos (Ej: si se van a entregar a una entidad de la
misma naturaleza).
Por acta de constitución junto con los estatutos.
De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará
un acta que se denomina acta de la asamblea de
constitución y debe contener:
 La aprobación de los estatutos que van a regir la entidad
que deben contener los requisitos que más adelante se
señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento
anexo.
 Los nombramientos de los órganos de administración,
junto con su forma de aprobación.
 Firma de las personas que actuaron como presidente y
secretario de la reunión.
Por escritura pública.
Cuando se constituye por escritura pública, todos los
asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en
forma personal o mediante apoderado, a otorgar el
instrumento público que debe contener los estatutos con los
requisitos que más adelante se señalan.
Por documento privado.
Cuando se constituye por documento privado, debe
presentarse con firma de todos los asociados o fundadores
quienes deben firmar el documento de constitución, que
debe contener los estatutos con los requisitos que más
adelante se señalan.
Es importante tener en cuenta que el nombre de los
asociados debe coincidir en todas las partes del acta, o del
documento privado o de la escritura pública donde se haga
referencia a ellos.
 Nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio
donde desarrolla sus actividades) de los asociados o
fundadores.
Recomendaciones:
8) Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y
no nacionales y asociaciones de segundo y tercer grado.
9) Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para
adelantar actividades en comunidades indígenas;
10) As o c i a c i o n e s, co r p o ra c i o n e s, f u n d a c i o n e s e
instituciones de utilidad común, tales como:







Gremiales.
De beneficencia.
Profesionales, juveniles, sociales.
Democráticas, participativas, cívicas y comunitarias.
Promotoras de bienestar social.
De egresados.
De rehabilitación social y ayuda a indigentes,
drogadictos e incapacitados que no estén
exceptuados.
 Clubes sociales.
11) Entidades cuyo objeto sea el desarrollo de planes y
programas de vivienda de interés social, excepto si se
trata de entidades sin ánimo de lucro integradas por
familias interesadas en la auto-construcción de sus
viviendas.
12) Asociaciones de padres de familia de cualquier grado;
13) Asociaciones de instituciones educativas.
14) Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria
formadas por padres de familia y educadores.
15) Las demás organizaciones civiles, corporaciones,
fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no
sujetas a excepción.
Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse:



Por acta de constitución junto con los estatutos.
Por escritura pública.
Por documento privado.
septiembre de 2007 y número 8 del 11 de octubre de 2007,
por medio del cual, el ente de control imparte a las cámaras
instrucciones relacionadas con el registro de las personas
jurídicas sin ánimo de lucro a que hace referencia el artículo
40 del Decreto 2150 de 1995. La circular 4 está relacionada
con las entidades del régimen común sujetos a registro en las
cámaras de comercio, mientras que la circular 8, establece las
instrucciones para las entidades del sector solidarios sujetas
a ese mismo registro (Artículo 143 del Decreto 2150 de 1995 Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de
empleados y las asociaciones mutuales, así como sus
organismos de integración y las instituciones auxiliares del
cooperativismo).
La ley establece que están obligadas a efectuar su registro
ante las cámaras de Comercio las siguientes entidades:
1) Cooperativas, federaciones, confederaciones,
instituciones auxiliares del cooperativismo y
precooperativas, excepto cooperativas y
precooperativas de trabajo asociado.
2) Fondos de empleados.
3) Asociaciones mutuales, así, como sus organismos de
integración.
4) Empresas de servicios en las formas de administraciones
públicas cooperativas.
5) Entidades ambientalistas.
6) Entidades científicas, tecnológicas, culturales e
investigativas.
7) Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios,
arrendatarios de vivienda compartida y vecinos,
diferentes a las de propiedad horizontal regidas por la ley
182 de 1.948, ley 16 de 1.985 y ley 675 de 2001.
B. FUNDACIONES.
Son entes jurídicos conformados por la voluntad de una sola
o varias personas, quienes afectan parte de su patrimonio a la
realización efectiva de un fin de beneficencia pública, de
utilidad común o de interés social.
No obstante la clasificación anterior, la doctrina, como
consecuencia de la regulación especial de algunas entidades,
así como también su inscripción o excepción del registro de
las entidades sin ánimo de lucro que llevan las cámaras de
comercio, clasifica a estas personas jurídicas de la siguiente
manera:
A. ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO PERTENECIENTES
AL RÉGIMEN COMÚN: Hacen parte de este grupo, las
asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de
utilidad común, sujetas las normas generales del código civil
y a sus propios estatutos. Estas entidades son objeto de
inscripción en el registro de las entidades sin ánimo de lucro
que llevan las cámaras de comercio.
B. ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO PERTENECIENTES AL
RÉGIMEN ESPECIAL. Hacen parte de este grupo los entes
jurídicos sujetos a normas especiales que regulan su
creación, o su organización o su funcionamiento.
Dentro de este grupo, se encuentran entidades sujetas a
inscripción en el registro que llevan las cámaras de comercio,
como es el caso de las entidades del sector solidario
(cooperativas), las asociaciones agropecuarias y campesinas,
asociaciones de padres de familia, etc).
De igual forma, se encuentran dentro de las entidades
pertenecientes al régimen especial, las personas jurídicas
que están expresamente exceptuadas del registro de las
entidades sin ánimo de lucro que llevan las cámaras de
comercio, en virtud de lo establecido por el artículo 45 del
decreto 2150 de 1995, el artículo 3 del decreto 427 de 2006, y
de más normas que las modifican, adicionan o
complementan.
Con base en esta clasificación, la Superintendencia de
Industria y Comercio expidió las circulares número. 4 del 3 de
Que entidades están obligadas a inscribirse en el
Registro de las Entidades Sin Ánimo de Lucro que llevan
las cámaras de comercio:
Las Entidades Sin Ánimo de Lucro, son personas jurídicas que
se constituyen por la voluntad de asociación o creación de
otras personas (naturales o jurídicas) para realizar
actividades con fines altruistas, en beneficio de los asociados
o de terceras personas o de la comunidad en general y no
persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros. Dada
la personalidad jurídica otorgada por el legislador, se les
concede la facultad para adquirir y ejercer derechos y
contraer obligaciones, y de ser representada judicial y
extrajudicialmente, con sujeción a la ley y a sus propios
estatutos.
Una de sus características especiales es la ausencia de lucro,
lo que impide el reparto de utilidades o remanentes
generados en desarrollo de sus actividades contempladas en
sus objetivos, ni tampoco es viable el reembolso de los
bienes o dineros aportados a la entidad.
El código civil, de manera general clasifica a estas personas
de derecho privado en dos categorías:
A. CORPORACIONES O ASOCIACIONES.
Son personas jurídicas que surgen del acuerdo de una
pluralidad de individuos, las cuales se agrupan mediante el
aporte de dinero, otro tipo de activos, o trabajo, con el fin de
desarrollar actividades de tipo social, y en consecuencia
lograr el bienestar de los asociados, sea físico, intelectual,
moral, religioso, recreacional, etc. Dentro de este grupo
podemos citar a las entidades de naturaleza cooperativa, las
juntas de acción comunal, sindicatos, asociaciones de
campesinos, clubes sociales, etc.
 Nombre e identificación de los administradores y
representantes legales. (Si el cargo de revisor fiscal está
creado en los estatutos, también debe exigirse el nombre
y la identificación).
 Nombramientos de:
 Los órganos colegiados: junta directiva o consejo de
administración.
 Revisor fiscal.
 Representantes legales: presidente, vicepresidente,
director, etc.
 Aceptaciones de las personas designadas en los
cargos de administradores, representantes legales y
revisores fiscales si estos se nombrasen. (Artículo 42
del Decreto-Ley 2150 de 1995). Cuando las personas
designadas no suscriben el documento de
constitución debe anexarse una carta donde se
indique el cargo aceptado y el número de
identificación.
 Le recomendamos incluir, si el del caso las facultades y
obligaciones de los revisores fiscales, si el cargo está
previsto en la ley o en los estatutos. (Para las fundaciones,
cooperativas, fondos de empleados y asociaciones
mutuales es obligatorio tener revisor fiscal). Este tema se
revisará si el cargo está creado en los estatutos de cada
entidad.
 Verifique previamente en la cámara de comercio con
jurisdicción en el municipio escogido como domicilio, si
el nombre escogido para la entidad sin ánimo de lucro ya
se encuentra inscrito (homonimia).
Además de los requisitos generales señalados
anteriormente, se requiere la presentación de una constancia
suscrita por quien ejerza o vaya a ejercer las funciones de
representante legal, según el caso, donde manifieste haberse
dado acatamiento a las normas especiales y reglamentarias
que regulan a la entidad constituida; y tener constancia de la
aprobación de los estatutos de la empresa asociativa.
(Artículo 143 del Decreto-Ley 2150 de 1995).

Una vez otorgada el acta de constitución, la escritura
pública, o el documento privado, presente copia
auténtica, según el caso, en cualquiera de nuestras sedes.
Cancele el valor de los derechos de inscripción que le
liquidará el cajero.

La inscripción del acta de constitución de la escritura
pública o el documento privado, causa adicionalmente
un impuesto de registro a favor del departamento, en
una tarifa del 0,7% con base en el monto del patrimonio
inicial de la entidad; si no tiene monto de patrimonio
inicial y si no señala un patrimonio, la tarifa será el
equivalente a cuatro (4) salarios mínimos diarios legales
vigentes al momento de la inscripción.
Se debe allegar certificado especial con destino a la Cámara
de Comercio respectiva expedido por la entidad que le
reconoció personería jurídica de la entidad sin ánimo de
lucro.

El certificado debe contener los mismos requisitos
establecidos para la constitución de una entidad.

Presente el certificado en cualquiera de nuestras sedes.

Cancele únicamente el valor de los derechos de
inscripción.
ANEXOS.
La Cámara de Comercio verificará lo siguiente:
Formulario de Carátula Única Empresarial:
El formato se puede adquirir en cualquiera de las sedes de
atención al público de la Cámara de comercio de Santa Marta,