Documento - Procuraduría General de la Nación

SUBPROCESO
GESTiÓN
DE CALIDAD
Fecha de
Aprobación
Versión
MAN-MC-GC-001
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OL
AD
MANUAL DE CALIDAD
PROCURADURIA
GENERAL DE LA NACiÓN
CO
N
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
NO
PROCURADURlA
A
GENERAL DE LA NACION
CO
PI
Fecha de
Revisión
CONTINUO
A
PROCESO MEJORAMIENTO
MANUAL DE CALIDAD
Fecha de
SUBPROCESO GESTiÓN DE CALIDAD
Aprobación
MANUAL DE CALIDAD
Versión
Fecha
1
19/10/2007
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MAN.MC-GC-001
Versión
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Fecha de
Revisión
PROCESO MEJORAMIENTO CONTINUO
Descripción de la modificación
Versión original, adoptada según Resolución No. 292.
Ajustes derivados de la expedición de la Resolución número 366 de
2
01/02/2008
3
13/02/2008
4
2007 y los resultados de la auditoría interna, la pre-auditoria y la
revisión por la dirección. Se adopta por Resolución No. 030.
Precisión del alcance del Sistema de Gestíón de Calidad, numeral 1.2
del Manual de Calidad. Se adopta por Resolución No. 043.
Ajustes derivados de la elaboración de dos nuevos procedimientos,
cambios de la visión estratégica de la entidad y de la auditoria de
30/11/2009
CO
N
seguimiento del ente certificador. Se adopta por Resolución No. 399.
Se retiran del Manual de Calidad las matrices, las cuales harán parte
04/06/2012
NO
5
dei Listado Maestro de Documentos. Se eliminan tres (3)
procedimientos del subproceso de selección de empleados de carrera,
se ajustan algunas de las definiciones producidas por los cambios en
los procedimientos, se ajustan los objetivos de calidad del subproceso,
se incorporan las caracterizaciones de los procesos del mapa del
subproceso de Selección de Empleados de Carrera. Se ajustó el perfil
requerido para ser auditor interno dentro del SGC. Se actualiza el
mapa de procesos del subproceso. Se adopta mediante Resolución
No. 166 de 2012.
Se incorporan al sistema de gestión de calidad, el cumplimiento de los
requisitos y elementos definidos en las normas ISO, para adelantar las
25/02/2013
CO
PI
A
6
actividades de implementación y/o certificación, por proceso o
subproceso, cuando las pollticas, directrices o necesidades
organizacionales asl lo dispongan en mejora del fortalecimiento del
Sistema de Gestión de Calidad de la Entidad. Se adopta mediante
7
8aboró
Resolución No. 058 de Febrero 25 de 2013.
Se modifica el alcance y las exclusiones dentro del Manual teniendo en
cuenta la auditoria externa en su fase I para la certificación del
subproceso de Conciliación Extrajudicial. Se adopta mediante
22/04/2014
Resolución No. 122 de Abril 22 de 2
4.
~
EQUIPO
CALIDAD- PGN
DE
IQUE
Revisó
VALDNIES
ACEVEOO
Oficina de Aaneaci6n
Aprobó
;£;;::",,:' ,
MALOONAOO
A"ocurador General de la
Nación
•
PROCESO MEJORAMIENTO
SUBPROCESO
GESTiÓN
CONTINUO
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RO
LA
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Fecha de
Revisión
Fecha de
A
••
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1
1.1.
1.1.1.
5
INTRODUCCIÓN
5
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
1.2.
OBIETlVO
1.3.
ALCANCE
1.4.
EXCLUSIONES
1.5.
PRESENTACIÓNDE LA PROCURADURíAGENERALDE LA NACIÓN
6
7
7
FUNCIONESDE LA PGN
1.5.1.1.
LA FUNCiÓN PREVENTIVA
1.5.1.2.
LA FUNCiÓN DE INTERVENCiÓN
1.6.
LA FUNCiÓN DISCIPLlNAIUA
MISIÓN
VISIÓN
SERVICIOS
DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO
NO
1.5.2.
1.5.3.
1.5.4.
CO
1.5.1.
1.5.1.3.
1.6.1.
COMPROMISODE LA ALTA DIRECCIÓN
1.6.2.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
1.7.
8
9
9
9
10
10
10
10
11
11
12
SISTEMA DE GESTIÓNDE CALIDAD DE LA PROCURADURíAGENERALDE LA NACIÓN 13
POLíTICA DECALIDAD
OBJETIVOSDE CALIDAD DE LA PGN
PROCEDIMIENTOSDELSUBPROCESODEGESTIÓNDECALIDAD
MAPA DE PROCESOS
DE LA PGN
CO
PI
A
1.7.1.
1.7.2.
1.7.3.
1.7.4.
6
13
13
14
15
1.7.4.1.
MACHDPRDCESO ESTRATÉGICO:
16
1.7.4.2.
MACRO PROCESOMISIONAL:
16
1.7.4.3.
MACROPROCESODE Apoyo:
16
1.7.4.4.
MACRO PROCESODE EVALUACiÓN Y CONTROL:
16
1.7.5.
1.7.6.
PERFIL DELAUDITOR INTERNO
ESTRUCTURAORGANIZACIONALDE LA PGN
16
17
3
SUBPROCESO
GESTION
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DE CALIDAD
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Revisión
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Aprobación
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Página
CAPITULO 2
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PROCESO MEJORAMIENTO
18
2.1. PRESENTACIÓN DEL SUBPROCESODE SELECCIÓNDE EMPLEADOS DE CARRERA DE LA
PGN. 18
2.2.
POLÍTICA DE CALIDAD SUBPROCESODE SELECCIÓNDE EMPLEADOS DE CARRERA
19
2.3. OBIETlVOS DE CALIDAD DEL SUBPROCESODE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE
CARRERA.
20
2.3.1.
2.3.2.
20
20
2.4.1.
2.4.2.
2.4.3.
2.4.4.
MAPA DE PROCESOSDEL SUBPROCESODE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA 20
PROCESO ESTRATEGICO:
PROCESOS MISIONALES:
PROCESOS DE APOYO:
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y CONTROL:
22
22
22
22
24
A
NO
ANEXOS
CO
PI
3.
OBJETIVOS ESPEcíFICOS
CO
N
2.4.
OBJETIVO GENERAL
4
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GESTiÓN
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PROCESO MEJORAMIENTO
1. CAPíTULO I
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACiÓN
CO
N
1.1.INTRODUCCIÓN
La Ley 872 de 2003 establece la obligación, para las entidades de la Rama Ejecutiva
del Poder Público y otras entidades
prestadoras
del servicios, de implementar
Sistema de Gestión de Calidad que les garantice el mejoramiento
un
del desempeño
interno en pro de entregar mejores resultados a la sociedad. La Procuraduría General
de la Nación, organismo constitucional
de control y autónomo, a pesar de no estar
obligado a las disposiciones expuestas en la referenciada Ley, ha decidido establecer el
Sistema de Gestión de Calidad en la Entidad para lograr tal objetivo y una coherencia
NO
con las demás entidades del Estado, sín afectar su independencia
y dentro de un
proceso de implementación a seis (6) años, todo esto conforme con lo establecido en la
Resolución No. 366 de 2007 y en la Resolución No. 535 de 2011 expedidas por el
Procurador General de la Nación.
A
En cumplimiento de uno de los requisítos en el numeral 4.2.2. de la norma técnica de
calidad de la gestión pública NTCGP 1000:2009 del Sistema de Gestión de Calidad y de
CO
PI
la norma ISO 9001 :2008 se presenta el Manual de Calidad de la PROCURADURIA
GENERAL DE LA NACiÓN como herramienta de contextualización
elemento
de mejor gestión
acompañado
de la aplicación
del Sístema y como
de los componentes
y
En el primer capítulo del presente manual se definen el objetivo, las exclusiones,
la
elementos del Modelo Estándar de Control Interno.
presentación
de la Entidad, junto con sus funciones y los servicios que presta en
5
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GESTiÓN
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PROCESO MEJORAMIENTO
términos generales, asi como el direccionamiento
y estructura la Procuraduria General
de la Nación, los procedimientos documentados y una descripción de la interacción de
los procesos de acuerdo con los requisitos exigidos en la norma NTCGP 1000:2009
(Mapa de procesos) y las normas de la ISO existentes o las que las modifiquen o
actualicen.
El segundo capitulo del manual de calidad de la PGN describe al SUBPROCESO
DE
SELECCiÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA, el cual se encuentra certificado bajo la
norma ISO 9001 :2008 y referencia los procedimientos documentados,
la interacción de
los procesos y las exclusiones, para demostrar su capacidad para seleccionar personal
1.1.1.
CO
N
idóneo que satisfaga los requisitos de la entidad, con un enfoque basado en procesos.
ACTUALIZACiÓN DEL MANUAL DE CALIDAD
Los anexos correspondientes
al Manual de Calidad podrán ser modificados, eliminados
o incorporados al Manual de acuerdo con lo previsto en el procedimiento PRO-ME-GC001 previo el levantamiento
del acta de aprobación,
modificación
o eliminación
del
NO
documento de acuerdo con el formato REG-ME-GC-012 por parte del Jefe de la Oficina
de Planeación y el Líder del Proceso, sin que medie acto administrativo, utilizando como
cambio de versión el siguiente número decimal. Ej. Versión 5.1.
CO
PI
A
Los cambios que afecten directamente el Manual de Calidad se realizarán por parte del
Procurador General de la Nación y ameritarán cambio de versión en valor absoluto. Ej.
Versión 6.0.
1.2. OBJETIVO
Describir la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad y referenciar
los procesos que interactúan de acuerdo con los requisitos exigidos en las normas
NTCGP 1000:2009, normas ISO o las que lo modifiquen o actualicen.
6
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•
1.3. ALCANCE
El sistema de gestión de la calidad de la PROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN
se enmarca dentro de los principios y requisitos de las normas NTCGP 1000:2009 y las
normas ISO y las que las modifiquen
Disciplinario, Preventivo e Intervención
o actualicen,
definidos en la Entidad asi como los servicios
prestados en los procesos de planeación,
Entidad.
del SUBPROCESO
apoyo, de mejoramiento
DE SELECCiÓN
CO
N
Para las actividades
para los servicios de control
y control de la
DE EMPLEADOS
CARRERA el sistema de gestión de la calidad de la PROCURADURiA
DE
se enmarca
dentro de los principios y requisitos de la norma NTC ISO 9001 :2008, que se encuentra
dentro del proceso de Talento Humano, proceso de apoyo de la PGN.
Por
otra
parte
EXTRAJUDICIAL
para
las
actividades
PARA ASUNTOS
del
SUBPROCESO
EN LO CONTENCIOSO
NO
sistema de gestión de la calidad de la PROCURADURIA
DE
CONCILlACION
ADMINISTRATIVO
el
se enmarca dentro de los
principios y requisitos de la norma NTC ISO 9001 :2008, que se encuentra dentro del
proceso de Intervención, proceso misional de la PGN.
A
1.4. EXCLUSIONES
CO
PI
A los procesos de la Entidad le es aplicable como exclusión la definida en el numeral
7.3 en virtud a que los servicios
que ofrece
la Procuraduria
están definidos
y
delimitados por la Ley.
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MANUAL DE CALIDAD
1.5.PRESENTACIÓN
La PROCURADURIA
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DE LA PROCURADURíA GENERAL DE LA NACiÓN
GENERAL DE LA NACiÓN, es la Entidad que representa a los
ciudadanos ante el Estado. Es el máximo organismo del Ministerio Público. Por norma
Constitucional se le otorgan las siguientes funciones.
1. Vigilar
el cumplimiento
de la Constitución,
las leyes,
las decisiones
judiciales y los actos administrativos.
CO
N
11. Proteger los derechos humanos y asegurar su efectividad, con el auxilio
del Defensor del Pueblo.
111.Defender los intereses de la sociedad.
IV. Defender los intereses colectivos, en especial el ambiente.
V. Velar por el ejercicio diligente y eficiente de las funciones administrativas.
VI. Ejercer vigilancia superior de la conducta oficial de quienes desempeñen
funciones
públicas,
preferentemente
inclusive
las
de
el poder disciplinario;
NO
correspondientes,
elección
adelantar
popular;
ejercer
las investigaciones
e imponer las respectivas sanciones conforme a la
ley.
VII.
Intervenir
en
administrativas,
los
procesos
y ante
las autoridades
judiciales
o
cuando sea necesario en defensa del orden juridico,
del patrimonio público, o de los derechos y garantías fundamentales.
Rendir anualmente informe de su gestión al Congreso,
A
VIII.
IX. Exigir a los funcionarios públicos y a los particulares la información que
CO
PI
considere necesaria.
X. Las demás que determine la ley.
Para el cumplimiento de sus funciones la Procuraduría tendrá atribuciones de policía
judicial, y podrá interponer las acciones que considere necesarias.
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SUBPROCESO
La Procuraduría
GESTiÓN
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DE CALIDAD
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Página
tiene autonomía
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AD
,
administrativa,
financiera
y presupuestal
en los
términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional. Es su obligación
velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas
en la Constitución y la
Ley a servidores públicos y promover la cultura de la conciliación en especial en la
jurisdicción
de
lo contencioso
administrativo
(conflictos
entre
el
Estado
y
los
ciudadanos) y lo hace a través de su misión, visión y los servicios que presta a través
del desarrollo de sus tres funciones misionales principales:
CO
N
FUNCIONES DE LA PGN
1.5.1.
1.5.1.1.
Considerada
La función
preventiva
la principal responsabilidad
de la Procuraduria,
que está empeñada en
"prevenir antes que sancionar", vigilar el actuar de los servidores públicos y advertir
cualquier hecho que pueda ser violatorio de las normas vigentes, sin que ello implique
coadministración o intromisión en la gestión de las entidades estatales.
La función de intervención
NO
1.5.1.2.
En su calidad de sujeto procesal la Procuraduría General de la Nación interviene ante
las jurisdicciones
Contencioso
Administrativa,
Constitucional
y ante las diferentes
instancias de las jurisdicciones penal, penal militar, civil, ambiental y agraria, de familia,
laboral, ante el Consejo Superior de la Judicatura y las autoridades administrativas y de
A
policía. Su facultad de intervención no es facultativa sino imperativa y se desarrolla de
forma selectiva cuando el Procurador General de la Nación lo considere necesario y
CO
PI
cobra trascendencia
siempre que se desarrolle
garantías fundamentales.
contencioso
en defensa de los derechos
y las
A este proceso se suma el subproceso de conciliación en lo
administrativo
y las funciones
especiales
en el tema de atención
reparación de víctimas, atención a los procesos de desmovilización
y
y atención a los
procesos relacionados con la normatividad de justicia y paz.
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GESTiÓN
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1.5.1.3.
La función
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disciplinaria
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La Procuraduria General de la Nación es la encargada de iniciar, adelantar y fallar las
investigaciones que por faltas disciplinarias se adelanten contra los servidores públicos
y contra los particulares que ejercen funciones públicas o manejan dineros del Estado.
MISiÓN
TR
1.5.2.
1.5.3.
VISiÓN
CO
N
Vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos
administrativos; promover y proteger los derechos humanos; defender el interés público
y vigilar la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas; objetivos estos
que se logran a través de actuaciones preventivas, de intervención judicial y
administrativa y procesos disciplinarios; siendo referentes de eficiencia, eficacia y
valoración ética en el ejercicio de la función pública.
Una Procuraduría cercana al ciudadano, que protege sus derechos, combate la
corrupción y la impunidad, vigila y controla la función de los servidores públicos; en aras
de eliminar las causas que dan origen a las actuaciones administrativas improcedentes.
SERVICIOS
NO
1.5.4.
La Procuraduría General de la Nación a través de sus sedes en todo el pais (Nivel
central,
32 procuradurias
participación
en
(intervención),
la acción
regionales
y 50 provinciales)facilita
preventiva,
en el control
a la ciudadanía
disciplinario
y de
la
gestión
a la vez que cuenta con personal especializado para orientar el trámite
A
de quejas y denuncias.
PI
De acuerdo con la normativa vigente y el Plan Estratégico,
prestar la Procuraduría
los servicios que debe
General de la Nación se orientan al logro de los siguientes
CO
objetivos:
./
Defender
los derechos humanos, derechos fundamentales
e interés público
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./
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PROCESO MEJORAMIENTO
"
Fortalecer la Defensa del patrimonio público y los intereses colectivos
./ Vigilar el cumplimiento
de deberes y responsabilidades
1.6. DIRECCIONAMIENTO
COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCiÓN
CO
N
1.6.1.
ESTRATÉGICO
La alta dirección del Sistema de Gestión de la Calidad de la PGN, está comprometida
con el desarrollo de todos y cada uno de los procesos, subprocesos y procedimientos
de la entidad, mediante los cuales se busca brindar satisfacción a los clientes. De igual
manera
manifiesta
cumplimiento
su
apoyo
al mismo
en forma
permanente,
para
de la politica y los objetivos de calidad establecidos,
lograr
el
a través de la
disposición de los recursos necesarios, la comunicación a los servidores públicos de la
entidad
de la importancia
así como los determinados
NO
ciudadanos),
de satisfacer
los requisitos
de los clientes
por la ley, y efectuando
(usuarios,
las revisiones del
sistema de gestión de manera periódica, propendiendo por un mejoramiento continuo
de los procesos y procedimientos de la PGN.
Mediante el articulo 3°. de la Resolución
No. 366 de 2007, se estableció como máxima
A
instancia del Sistema de Gestión de Calidad al Comité de Coordinación del Sistema de
Control Interno el cual fue creado por la Resolución No. 228 de 2006. Así mismo el
CO
PI
articulo 40. De la mencionada resolución asigna las siguientes funciones al Comité de
Coordinación de Sistema de Control Interno:
1. Revisar periódicamente
la Politica y los Objetivos de Calidad de la Entidad para
garantizar su continua adecuación.
1I
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PROCESO MEJORAMIENTO
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AD
•
2. Gestionar el suministro de los recursos y mecanismos de comunicación necesarios
para
que
cumpla
con
las actividades
mejoramiento del SGC.
3. Realizar
periódicamente
la revlslon
de
del
implementación,
funcionamiento
del
mantenimiento
y
SGC,
el
según
procedimiento que se establezca para tal efecto.
4. Las demás que le asigne el Señor Viceprocurador y que correspondan al desarrollo
del SGC, en su calidad de Presidente del Comité de Coordinación del Sistema de
CO
N
Control Interno.
El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno revisa anualmente el Sistema
de Gestión de la Calidad de la entidad, con el fin de asegurarse de su conveniencia,
adecuación y eficacia continuas. De igual manera, revisa la politica de calidad para
determinar
su adecuación
a los propósitos de la PGN y se analizan los posibles
cambios al sistema, con el fin de garantizar la integridad del mismo.
Representante de la Dirección
NO
1.6.2.
El representante
de la Dirección designado por el Procurador General de la Nación
mediante Resolución No. 366 de 2007, es el servidor que asuma el cargo de Jefe de la
Oficina de Planeación, quien tiene las siguientes funciones respecto al Sistema de
A
Gestión de Calidad de la Entidad.
1. Coordinar
la implementación,
desarrollo
y mejora continua del SGC en la
CO
PI
Procuraduria General de la Nación.
2. Informar al Comité de Coordinación
del Sistema de Control Interno sobre el
desempeño del SGC.
3. Mantener informado al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
sobre las mejoras realizadas al SGC.
12
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PROCESO MEJORAMIENTO
4. Diseñar mecanismos que permitan asegurar que los servidores comprendan
la
importancia de cumplir con los requisitos del usuario interno y externo.
5. Representar
a la Entidad
en asuntos
organismos externos.
relacionados
6. Las demás que le asigné el Comité de Coordinación
con
la calidad,
ante
del Sistema de Control
Interno y que correspondan al desarrollo del SGC.
1.7.1.
CO
N
1.7.SISTEMA DE GESTiÓN DE CALIDAD DE LA PROCURADURíA
LA NACiÓN
GENERAL DE
POLíTICA DE CALIDAD
La Politica de Calidad de la Procuraduría General de la Nación fue establecida por el
Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, fue dada a conocer mediante
NO
Circular 040 de 2006 del Procurador General de la Nación y aplica para todo el Sistema
de Gestión de Calidad de la Entidad:
"En la PGN tenemos como política de calidad satisfacer las necesidades de nuestros
usuarios
conforme
al ordenamiento
juridico,
mediante
la prestación
de servicios
disciplinarios, preventivos y de intervención los cuales serán mejorados a través de la
A
revisión y adecuación continua de los procesos y procedimientos,
para hacerlos cada
CO
PI
vez más confiables, transparentes, eficaces, oportunos, pertinentes y justos."
1.7.2.
OBJETIVOS DE CALIDAD DE LA PGN
Son los fines hacia
en forma medible y
Gestión de Calidad
julio de 2006, y son
los cuales está encaminada la actividad de la entidad, expresados
coherente con la politica de calidad, aplicables a todo el Sistema de
de la Entidad y dados a conocer mediante Circular 040 del 10 de
los siguientes:
13
SUBPROCESO
Versión
MAN-MC-GC-001
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Fomentar en los funcionarios la cultura de servicio tanto a usuarios internos
Mejorar los tiempos de respuesta y trámite de los procesos al interior de la
entidad.
•
Fecha de
Aprobación
MANUAL DE CALIDAD
como externos.
•
DE CALIDAD
Fecha de
Revisión
TR
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•
GESTiÓN
CONTINUO
A
PROCESO MEJORAMIENTO
Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los usuarios
los servicios ofrecidos.
con respecto a
Establecer un esquema de medición para realizar un seguimiento y control.
•
Fomentar la sinergia inter dependencias mediante enfoque de proceso, para
CO
N
•
garantizar el uso eficiente de los recursos y la toma adecuada de decisiones.
•
1.7.3.
Buscar la mejora continua de los procesos y procedimiento.
PROCEDIMIENTOS
DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE CALIDAD
Procedimiento Control de Documentos y Registros.
PRO-ME-GC-002
Procedimiento Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas.
PRO-ME-GC-003
Procedimiento Control al Producto y/o Servicio No Conforme.
PRO-ME-GC-004
Procedimiento para revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de
CO
PI
A
NO
PRO-ME-GC-001
PRO-EV - EI- 006
la PGN.
Procedimiento para la Planeación y realización de Auditorias
Internas de Calidad.
El control de los documentos
asociados al sistema se realiza a través del listado
maestro de documentos en el cual se lleva el inventario de los procedimientos, registros
e instructivos asociados a cada uno de los procesos y subprocesos
existentes en la
Entidad.
14
SUBPROCESO
1.7.4.
GESTiÓN
Fecha de
Revisión
12/08/2013
Fecha de
Aprobación
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CONTINUO
DE CALIDAD
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,
MAPA DE PROCESOS DE LA PGN
Mapa de Procesos
Procuraduría
General de la Nación
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El Modelo de Operación es el estándar organizacional que soporta la operación de la
entidad pública, integrando elementos necesarios para el cumplimiento de su función y
misión; se define bajo el enfoque por procesos, definido por la NTCGP 1000:2009 como
la "identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades", así
A
como lo define y/o complementa las normas ISO.
El Modelo de Operación por procesos de la PGN ha sido trabajado de acuerdo con la
CO
PI
metodologia establecida en el Manual de Implementación del MECI, la norma NTCGP
1000:2009,
las normas
ISO y a la metodología
utilizada
por el
Departamento
Administrativo de la Función Publica, ente rector de las politicas de implementación del
Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno dentro del
Estado Colombiano.
Adicionalmente
se han tornado como referentes elementos
de
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PROCESO MEJORAMIENTO
consultorías desarrolladas en las áreas misionales y de apoyo realizadas por las firmas
Deloitte y la Universidad Nacional.
Se consideró el enfoque por procesos y el enfoque sistémico, basado en la propuesta
de optimización del proyecto CIFI de la Universidad de los Andes (Tomo 11Capílulo
5) y
el modelo de procesos de negocio elaborado por Synapsis.
El mapa contiene los siguientes macroprocesos y procesos:
Macroproceso Estratégico:
CO
N
1.7.4.1.
Procesos de Planeación Estratégica y Planeación Presupuestal.
1.7.4.2.
Macroproceso Misional:
Procesos Preventivo, Intervención y Disciplinario.
1.7.4.3.
Macroproceso de Apoyo:
NO
Procesos de Administración de Bienes y Servicios, Gestión de Contratación, Gestión
Financiera, Gestión de Seguridad, Gestión Documental, Gestión Jurídíca, Gestión de
Talento
Humano,
Gestión
de
la Comunicación,
Gestión
de Tecnologias
de
Información y Relatoría.
Macroproceso de Evaluación y Control:
A
1.7.4.4.
CO
PI
Evaluación Institucional, Administración del Riesgo y Mejoramiento Continuo.
1.7.5.
PERFIL DEL AUDITOR INTERNO
Para el desarrollo de las auditorias internas de calidad, los auditores deben ser
servidores con titulo profesional, que hayan completado la formación como audítor
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interno de calidad acreditado
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PROCESO MEJORAMIENTO
con la respectiva
certificación
expedida
por una
para ello. De acuerdo con lo requerido en la Norma ISO
19011 :2002 o las que la actualicen o modifiquen.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.7.6.
DE LA PGN
e-.n..
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CO
N
Estrudura orgánica de la Procuradurla General de la Nación
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CO
PI
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2. CAPíTULO
2.1. PRESENTACiÓN
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PROCESO MEJORAMIENTO
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DEL SUBPROCESO DE SELECCiÓN DE EMPLEADOS DE
CARRERA DE LA PGN.
El proceso de Gestión del Talento Humano de la Procuraduría General de la Nación
cuenta además
del subproceso
de Selección
subprocesos:
Capacitación
•
Bienestar Social Integral
•
Situaciones Administrativas
•
Compensación
•
Calificación de Servicios
•
Gestión de la Historia Laboral
•
Vinculación de personal
•
Salud Ocupacional
•
Control Disciplinario Interno
con
los siguientes
NO
CO
N
•
de Empleados
Para la búsqueda de la certificación se delimitó el alcance del Sistema de Gestión de
Calidad al Subproceso de Selección de Empleados de Carrera, cuyo objetivo es
garantízar el ingreso de personal idóneo y el ascenso de los empleados de la PGN
a través de concurso con base en el mérito y la partícipación
A
seleccionados
en
CO
PI
igualdad de condiciones de quienes demuestren cumplir con los requisitos.
Las actividades de este subproceso son realizadas por varias dependencias, bajo el
liderazgo de la Oficina de Selección y Carrera, una de cuyas funciones establecidas
está contemplada por el numeral 20. del articulo 12 del Decreto No. 262 de 2000 la
cual es "Ejecutar y coordinar los procesos de selección de personal para el ingreso a
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GBEIlLIlEUa
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PROCESO MEJORAMIENTO
la Entidad y el ascenso de los servidores públicos inscritos en la carrera ... ", para lo
cual se llevan a cabo las etapas relacionadas a continuación:
1) PLANEACIÓN
DEL SUBPROCESO (Concurso)
2) CONVOCATORIA
3) RECLUTAMIENTO
CO
N
4) DISEÑO, DESARROLLO Y APLICACiÓN DE PRUEBAS ESCRITAS
5) DISEÑO Y DESARROLLO DE ENTREVISTA
6) ANÁLISIS DE ANTECEDENTES
7) LISTA DE ELEGIBLES
el desarrollo
de estas etapas
NO
Durante
se requiere
soporte
en los procesos
de
planeación presupuestal en la planeación del subproceso (obtención de los recursos),
de apoyo
(contratación,
gestión de tecnologías
de la información,
gestión
de la
comunicación, gestión documental, gestión del talento humano y gestión financiera).
A
2.2. POLÍTICA DE CALIDAD SUBPROCESO DE SELECCiÓN DE EMPLEADOS
CARRERA
las necesidades
CO
PI
Satisfacer
selección
de Empleados
procedimientos
DE
de los usuarios internos y externos del Subproceso
de Carrera por medio de la aplicación
de procesos
que serán mejorados a través de la revisión y adecuación
de
y
continua,
orientados a garantizar la prestación efectiva de servicio de la Procuraduría General de
la Nación, mediante el ingreso y ascenso de personal ídóneo por medio de concurso
y
su evaluación en periodo de prueba para determinar su inscrípción o actualización en
Registro Único.
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Versión
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PROCESO MEJORAMIENTO
su evaluación en periodo de prueba para determinar su inscripción o actualización en
Registro Único.
2.3. OBJETIVOS DE CALIDAD DEL SUBPROCESO DE SELECCiÓN DE
EMPLEADOS DE CARRERA.
2.3.1.
Objetivo General
2.3.2.
CO
N
De acuerdo con lo establecido en el articulo 191 del Decreto 262 de 2000, el procesos
de selección de empleados de carrera tiene como objetivo, garantizar el ingreso de
personal idóneo a la Procuraduria General y el ascenso de los empleados con base en
el mérito, mediante procedimientos que permitan la selección objetiva y la participación
en igualdad de condiciones de quienes demuestren cumplir los requisitos para
desempeñar los empleos".
Objetivos Especificos
al
NO
Son objetivos especificas del subproceso de selección de empleados de carrera:
Cumplir las condiciones establecidas en la convocatoria.
b) Proveer los cargos de carrera vacantes con personal idóneo.
e) Alcanzar niveles adecuados de satisfacción de los clientes con respecto a los
servicios ofrecidos.
A
d) Implementar acciones de mejora en cada concurso.
CO
PI
2.4. MAPA DE PROCESOS DEL SUBPROCESO DE SELECCiÓN DE EMPLEADOS
DE CARRERA
Como se mencionó
anteriormente,
el Subproceso
de Selección
de Empleados
de
Carrera pertenece al proceso de Gestión de Talento Humano, el cual es un proceso de
apoyo dentro del mapa de procesos de la Procuraduría General de la Nación.
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•
El mapa del subproceso de selección de empleados de carrera contiene e interactúa
con los siguientes procesos:
PLANEACIÓN
DEL SUBPROCESO
~~-------
ro
o
.C
(j)
u
z
o
i
o
W
Ü
w
Z
W
1Z
W
Proceso
Gestión
da
Proceso
de
Tecnologías
de Gestión
-o-
de
Humano
NO
SUBPRoceso
PLANEAR
(j)
de la
Gestión
Documental
W
1-
Z
W
....J
Ü
DE GESTION DE CALIDAD
SUBPROCESO
DE EVALUACiÓN
INDEPENDIENTE
AUDITORIAS
CONTROlDELPRODUCTO
INTERNAS
DE CALIDAD
VIOSERVICIONOCONF~ME
D
PROCEDIMIENTOS
HACER
D
PROCEDIMIENTOS
VERIFICAR
PROCEDIMIENTOS
ACTUAR
CO
PI
A
•
PROCEDIMIENTOS
~
Comunicación
r:W;~r~:x::~::Y.::x:~::~¡r:¥:~¡
DE LA PON
(j)
Gestión
Gestión
Financiera
CONTROL
DEDOCUMENTOS,,"ii.~'¡'.il~,
v REGISTROS
REVISiÓNDEL SGC
L£
Proceso de
Talento
e Contratación
Información
Ü
de
ü
ü
Proce",
Gestión
de
....J
CO
N
«
O
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•,
-,
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Proceso estratégico:
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2.4.1.
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PROCESO MEJORAMIENTO
Planeación del Subproceso- Planeación presupuestal
2.4.2.
Procesos misionales:
Convocatoria,
reclutamiento, diseño, desarrollo y aplicación de pruebas, diseño y
desarrollo de entrevista, análisis de antecedentes, lista de elegibles,
Procesos de apoyo:
CO
N
2.4.3.
Proceso de Gestión de Contratación,
Gestión de la Comunicación,
Gestión Financiera,
2.4.4.
Gestión de Tecnologias
de la Información,
Gestión Documental, Gestión del Talento Humano y
Procesos de evaluación y control:
NO
Proceso de mejoramiento continuo, proceso de administración del riesgo y proceso
CO
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de evaluación institucional.
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3. ANEXOS
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NO
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1.
Caracterización de los procesos de la PGN
11.
Caracterización subproceso de Selección de Empleados de Carrera
111. Caracterización del subproceso de conciliación extrajudicial en
asuntos de lo Contencioso Administrativo.
CO
I
OL
AD
A
,
o.