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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales
Sistema: Integral de Manuales
Referencia:
Vigencia:
Procedimiento: Descripción de Puestos
Día
00
1. IDENTIF ICACIÓN
NOMBRE
DEL
PUESTO:
Jefe
de
Despensas Regionales.
SE REPORTA A: Director Administrativo
la
Mes
02
Unidad
Año
2013
de
Hoja:
Administración
de
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Administrador de Despensas.
SUPERVISA A: Encargado de Despensa
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO:
Graduado a nivel universitario en Licenciatura en Administración de Empresas, Licenciatura
en Contaduría Pública, Ingeniería Industrial o carreras afines al cargo o experiencia mínima
de 3 años en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Conocimientos relacionados con el manejo de inventarios, manejo de personal, paquetes
informáticos y utilitarios, conocimientos básicos de finanzas, así como de atención al cliente.
Conocimiento en administración, y aspectos básicos de auditoria, arqueos de fondos y de
bienes, entre otros.
HABILIDADES ESPECIALES:
Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad de organización, ser propositivo y
analítico. Con iniciativa, capacidad de trabajar bajo presión, responsable, discreto y con
disposición de trabajar fuera de la jornada de trabajo y de desplazarse a nivel nacional.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Desarrollar procesos especializados del área administrativa entre los que se pueden
mencionar, la coordinación de actividades de las áreas bajo su responsabilidad, controlar,
documentar y brindar seguimiento de todas las obligaciones de cada despensa, así como
velar por el buen funcionamiento de la misma, fortaleciendo el control interno, y generando
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Act. Junio 2013
mejoras a los servicios que presta dicha dependencia. Aplicando la eficiencia, eficacia y
economía en todas las actividades.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Velar por la eficiencia, eficacia y economía en las operaciones inherentes a las
despensas.
2. Mantiene la eficiencia y confiabilidad en los controles aplicados a las diferentes
operaciones que se realizan en las despensas.
3. Cumple con los objetivos del servicio que se brinda.
4. Coordina oportunamente el retorno de los créditos otorgados.
5. Procura a través del Comité Institucional de la Despensa Familiar, obtener precios
razonables de los productos que se ofrecen en las diferentes salas de ventas.
6. Coordina con los encargados de las salas de venta la realización de inventarios de
mercaderías en forma periódica, sin que esto afecte la operatividad de las despensas.
7. Elabora informes económicos y financieros en forma mensual, para ser presentados a
las autoridades superiores.
8. Planifica, coordina, controla y verifica el pago a proveedores.
9. Realiza gestiones oportunas (cuando fuere necesario) encaminadas a la recuperación
de las cuentas por cobrar ante la tesorería institucional.
10. Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato.
11. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
12. Identifica riesgos en las operaciones de su Unidad, definiendo las debilidades y
fortalezas para formular recomendaciones concretas que a corto, mediano y largo
plazo permitan mejorar y fortalecer las funciones asignadas.
13. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Controles, manejo de información confidencial, entrega oportuna
de informes, manejo eficiente de los bienes asignados y todos los demás inherentes a su
cargo. Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los limites deseables de
aceptación.
6. RELACIONES DE T RABAJO
Relaciones internas
CON
PARA
- Director Administrativo.
- Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área
- Encargado de despensa
- Consultas
relacionadas
con
el
funcionamiento de las despensas
- Comité Institucional de la Despensa - Coordinar acciones de compras y selección
Familiar
de proveedores para las despensas.
Relaciones externas
CON
PARA
- Proveedores
- Gestión de compras favorables para las
despensas y los empleados beneficiados.
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Act. Junio 2013
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:106
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
Año
2013
1 de 3
1. IDENTIFICACION
NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de Despensa.
SE REPORTA A: Jefe de Unidad de Administración de Despensas Regionales
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA
A: Contador de Despensa, Colaborador Administrativo de Despensa,
Cajero(a) de Despensa, Auxiliar Administrativo de Despensa, Bodeguero de Despensa.
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Estudios universitarios en las carreras de Ciencias Económicas o
carreras afines al cargo o experiencia mínima de 1 año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES PARA EL DESEMPEÑO:
Conocimientos relacionados con Inventarios de mercadería, fijación de precios, cortes de
caja y contabilidad general, elaboración de planillas, conciliaciones bancarias, elaboración
de cheques, quedan, elaboración de remesas bancarias, atención a proveedores y al cliente,
elaboración de planes operativos, presupuesto, y planes estratégicos.
HABILIDADES ESPECIALES: El encargado debe poseer capacidad de trabajo en equipo,
buenas relaciones interpersonales, en manejo de paquetes y sistemas informáticos, rapidez
de cálculo, capacidad de análisis, manejo de personal y liderazgo, recibir, interpretar y
aplicar instrucciones.
ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de
la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional, diligente y oportuno.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Desarrollar procesos especializados del área Administrativa entre los que podemos
mencionar: control de proveedores, control de emisión de cheques, de quedan, reportes de
descuentos de crédito, control de inventarios de activo fijo y de productos, gestión y tramite
de subsidio, control del personal bajo su cargo.
Desarrollar procesos especializados del área operativa tales como control y verificación de
productos en bodega, traslado a sala de ventas, ajustes de productos en sistema de
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Act. Junio 2013
inventario, manejo de sobrantes y faltantes de productos, atención de usuarios, devoluciones
y rebajas sobre compras, y sobre ventas, control sobre las ventas al contado y al crédito.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Mantiene las cantidades de producto para la venta según la demanda de los usuarios.
2. Verifica el cumplimiento de la prestación.
3. Coordina y verifica que el proceso de venta sea ágil y oportuno.
4. Vela por que todo producto tenga el precio visible.
5. Brinda una buena atención a los usuarios.
6. Vela por la limpieza, higiene y el orden en las instalaciones de las despensas.
7. Verifica fechas de vencimiento de los productos y solicitar los cambios de aquellos
productos vencidos oportunamente.
8. Administra eficientemente el capital de trabajo
9. Elabora informe y solicitud de sugeridos de productos y los envía al Comité
Institucional de la Despensa Familiar a través del Jefe de Unidad de Administración
de Despensas.
10. Coordina el personal asignado a las despensas
11. Vela por una correcta y adecuada atención a los usuarios de las despensas
12. El buen desempeño del personal a su cargo.
13. Realiza monitoreos constantes para verificar el abastecimiento de los productos.
14. Lleva el control del resultado de los inventarios de mercadería.
15. Elabora un informe de compras, ventas y subsidio mensual.
16. Realiza los requerimientos de compra de todos los productos, según demanda, en
forma oportuna, velando siempre por la disponibilidad de los mismos.
17. Realiza los arqueos y cortes de caja, de las ventas realizadas diariamente
18. Gestiona el pago oportuno a proveedores.
19. Autoriza las devoluciones de productos por parte de los usuarios de conformidad con
la normativa para tal fin.
20. Verifica los descuentos aplicados a los usuarios, en concepto de crédito de despensa,
ordenes de compras (ópticas y farmacias)
21. Tramita y gestiona en forma oportuna el reintegro del subsidio.
22. Realiza las remesas o depósitos bancarios del efectivo recibido en caja diariamente.
23. Vela porque se cumpla la normativa de la Despensa.
24. Colabora con los miembros del Comité Institucional de la Despensa Familiar para la
elaboración de pedidos, cuando le sea solicitado.
25. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su
superior jerárquico inmediato.
26. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato o
superior.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Controles y registros, manejo de información confidencial, con
entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados, manejo de las operaciones
de la despensa. Custodia y buen uso del mobiliario y equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de
aceptación.
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Act. Junio 2013
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
- Jefe Superior.
-
Encargados de área
Encargado de Planillas y
Tesorería
- Personal de la Institución
Relaciones externas
CON
-
-
Proveedores
Auditoria externa y Corte de
Cuentas de la República
Instituciones Financieras
-
PARA
Recibir instrucciones y brindar apoyo en
requerimientos de información o colaboración en
otras áreas.
Instrucciones, proporcionar información, y
gestionar aprobaciones.
Los descuentos del personal y pago a proveedores
-
Atención en la despensa
-
PARA
Compra de mercadería
Revisión de procesos
-
Para efectuar pagos y remesas
-
-
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
de Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
1 de 2
Año
2013
1. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Contador de Despensa
SE REPORTA A: Encargado de Despensa.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno
SUPERVISA A: Ninguno
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Graduado a nivel universitario o egresado de Licenciatura en
Contaduría Pública o Administración de Empresas o carreras afines al cargo o experiencia
mínima de 1 año en el puesto.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES:
Dominio completo de paquetes computacionales, en procesadores de texto, hoja de
cálculo, paquetes para presentación, Contabilidad, leyes tributarias, planillas, leyes
laborales.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad
de organización y análisis contable y financiero.
ACTITUDES:
Con buena presentación, responsable, discreto, diligente, oportuno y con disposición para
trabajar fuera de la jornada laboral y a desplazarse a nivel nacional.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Ejecuta labores administrativas relacionadas con la contabilidad de la despensa; es el
responsable de controlar, documentar, conciliar y brindar el seguimiento de todas las
cuentas de la despensa.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Elabora y anota partidas en libro diario
2. Lleva libro mayor
3. Revisa arqueos de caja y facturas de proveedores.
4. Revisa los ingresos de productos al sistema de inventario.
5. Verifica precios de productos
6. Colabora en el levantamiento del Inventario periódico de productos
7. Colabora en el levantamiento del inventario de activos de la despensa.
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Act. Junio 2013
8. Realiza conciliaciones de cuentas.
9. Elabora estados financieros en forma mensual y anual.
10. Informa oportunamente de las cuentas incobrables de la despensa
11. Informa oportunamente sobre cualquier irregularidad o error dentro de las
actividades administrativo y económico-financiero de la despensa
12. Controla y documenta las cuentas incobrables.
13. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
14. Elabora informes solicitados por la jefatura inmediata o superior.
15. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato
o superior.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES:
Por información relacionada con el sistema contable de la despensa de la Región y la
documentación original bajo su custodia.
Controles actualizados.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
- Jefe Superior
-
-
Jefe Inmediato
-
-
Empleados de la Región.
-
-
Auditoria Interna
-
Relaciones externas
CON
- Proveedores
- Auditorías Externas
-
PARA
Recibir instrucciones y brindar apoyo en
requerimientos
de
información
o
colaboración en otras áreas.
Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área y dar
atención a los clientes internos y/o
externos en lo que corresponda y a
requerimientos solicitados o apoyo en
otras áreas.
Consultas
relacionadas
con
la
contabilidad de la despensa, con previa
autorización de los jefes inmediatos.
Atención a requerimientos realizados.
PARA
Revisión de Facturas
Atención a requerimientos realizados
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
1 de 2
Año
2013
1. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Colaborador Administrativo de Despensa
SE REPORTA A: Encargado de Despensa
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno
SUPERVISA A:
Ninguno.
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Estudios Universitarios en Ciencias Económicas o Ingeniería
Industrial, o carreras afines al cargo a nivel de tercer año, o experiencia mínima de 1 año
en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Levantamiento de inventarios, elaboración de planillas
de sueldo, de descuentos, elaboración de presupuesto, planes operativos y estratégicos.
Leyes tributarias, planillas, leyes laborales. Manejo de paquetes computacionales.
HABILIDADES ESPECIALES:
Conocimientos relacionados con manejo de inventarios, paquetes informáticos y manejo de
personal y sistemas de inventarios.
ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de
la jornada laboral, diligente y oportuno, con disposición para trabajar en equipo y a
desplazarse a nivel nacional.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Desarrollar procesos del área Administrativa tales como levantamiento de inventarios de
activo así como de inventarios, elaboración de planillas de salarios, descuentos y
retenciones.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Elaboración de cheques a proveedores previa autorización del jefe de la Unidad de
Administración.
2. Elaboración y actualización de libros de bancos.
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Act. Junio 2013
3.
4.
5.
6.
7.
Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
Impresión de reportes para subsidio
Atención a Proveedores.
Asiste a reuniones que convoque sus jefes o la Gerencia.
Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
8. Elabora reportes de descuentos por ventas de productos al crédito del personal de la
institución.
9. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Controles y registros actualizados, manejo de información
confidencial, con entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de
aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones Internas
CON
- Jefe Superior
-
-
Jefe Inmediato
-
-
Empleados de la Región.
-
- Auditoria Interna
Relaciones Externas
CON
Proveedores
Auditorías Externas
-
PARA
Recibir instrucciones y brindar apoyo en
requerimientos
de
información
o
colaboración en otras áreas.
Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área y dar
atención a los clientes internos y/o
externos en lo que corresponda y a
requerimientos solicitados o apoyo en
otras áreas.
Consultas
relacionadas
con
los
descuentos por créditos y elaboración de
órdenes de compra para farmacias y
ópticas.
Atención a requerimientos realizados.
PARA
Revisión de Facturas de ópticas y farmacias.
Atención a requerimientos realizados
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción De Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
1 de 2
Año
2013
1. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Cajero (a) de Despensa.
SE REPORTA A: Encargado de Despensas
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno
SUPERVISA A: Ninguno
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller Comercial Opción Contador o bachillerato afín, o
experiencia mínima de 1 año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Manejo de caja registradora, contómetro y
conocimientos de paquetes y sistemas de computación, pago electrónico, cortes de caja,
arqueos de caja, elaboración de remesas, elaboración de reportes de ventas.
HABILIDADES ESPECIALES: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales, capacidad
de organización, análisis y habilidad numérica, interpretación de instrucciones,
ACTITUD: Con buena presentación, responsable, discreto proactivo, diligente y oportuno,
dispuesto a realizar otras actividades que le sean requeridas.
Capacidad, honestidad, probidad, relaciones interpersonales y con capacidad de trabajar
bajo presión. Dispuesto a desplazarse a nivel nacional y a trabajar fuera de la jornada
laboral.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Ejecuta labores administrativas en la atención a clientes internos en la cobranza y registro
de ventas al crédito y al contado que los empleados realizan en la despensa regional,
elaboración de arqueos, cortes de caja y reportes de ventas diarias.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Recolecta fondos por la cancelación de artículos adquiridos en la Despensa.
2. Organiza documentación para el arqueo y/o corte de caja.
3. Administra el fondo de caja asignado.
4. Atiende a clientes que compran productos en la despensa.
5. Cuadra la caja diariamente por compras al crédito y al contado con el efectivo en
caja.
6. Anota en el control de créditos los productos que han adquirido los clientes.
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Act. Junio 2013
7. Colabora en la realización de inventarios periódicos.
8. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
9. Colabora con la jefatura inmediata en otras actividades que de acuerdo al puesto le
sean encomendadas
10. Atiende instrucciones o requerimientos de los jefes superiores.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Por información relacionada con las compras que efectúan los
clientes internos al crédito y al contado, así como velar porque toda la mercadería que sale
de la despensa ya sea al crédito o al contado se registre y verificación de remesas de
fondos.
Administrar eficientemente el fondo de caja; custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: Condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
- Jefe Superior
-
-
Jefe Inmediato
-
-
Empleados de la Región
-
PARA
Recibir instrucciones y brindar apoyo en
requerimientos
de
información
o
colaboración en otras áreas.
Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área.
Atender a los clientes que compran en la
Despensa de la Región.
Relaciones externas
CON
-
Impulsadoras
-
PARA
Consultas de precios de productos
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
Año
2013
1 de 3
1. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Administrativo de Despensa
SE REPORTA A: Encargado de Despensa.
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno
SUPERVISA A:
Ninguno.
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller Técnico opción Contador o bachillerato afín, o experiencia
mínima de 1 año en puestos similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Elaboración de planillas, elaboración de quedan,
elaboración de cheques, elaboración de reportes de ventas, subsidios, compras,
elaboración de conciliaciones de cuentas, manejo de libros de bancos, reportes de control
financieros, control y archivo de facturas para pago.
HABILIDADES ESPECIALES:
Conocimientos relacionados con manejo de inventarios, paquetes informáticos y manejo de
personal y sistemas de inventarios, análisis financiero, habilidades numéricas, archivo
contable.
ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de
la jornada laboral, diligente y oportuna, con disposición para trabajar en equipo, realizar
otras actividades requeridas por las autoridades superiores y a desplazarse a nivel
nacional.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Desarrollar
elaboración
inventarios
descuentos
actividades de cierre de inventario en sistema, elaboración de cheques,
de quedan, elaboración de reportes de ventas, compras, subsidio, ajustes de
de activo así como de inventarios, elaboración de planillas de salarios,
y retenciones, atención a proveedores y usuarios para elaborar órdenes de
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
compra de ópticas y farmacias, entrega de cheques a proveedores.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Coordina las actividades relacionadas con los activos de la despensa.
2. Coordina levantamiento de inventarios de bienes muebles, materiales, de la
despensa.
3. Coordina la recepción de activos adquiridos para las despensas.
4. Elabora y da seguimiento mensual al PAO de la despensa.
5. Atiende consultas de bienes cargados al personal.
6. Presenta informes de inventarios de activos.
7. Elaboración de quedan.
8. Elaboración de reportes periódicos de emisión de quedan.
9. Elaboración de órdenes de compra para ópticas y farmacias.
10. Control de descuentos de Órdenes de compras.
11. Elabora reporte de descuentos por el uso de créditos en farmacias y ópticas por
parte del personal de la institución.
12. Verifica las entradas y salidas de los bienes muebles.
13. Asiste a reuniones que convoque sus jefes o la Gerencia.
14. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
15. Elabora reportes de descuentos por ventas de productos al crédito del personal de la
institución.
16. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Controles y registros, manejo de información confidencial, con
entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de
aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
- Encargado de Despensa
-
-
Empleados de la Región.
-
-
Auditoria Interna
-
PARA
Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área y dar
atención a los clientes internos y/o
externos en lo que corresponda y a
requerimientos solicitados o apoyo en
otras áreas.
Consultas
relacionadas
con
los
descuentos por créditos y elaboración de
órdenes de compra para farmacias y
ópticas.
Atención a requerimientos realizados.
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
Relaciones externas
CON
- Proveedores
-
Auditorías Externas
-
PARA
Revisión de Facturas de ópticas
farmacias.
Atención a requerimientos realizados
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
y
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
Año
2013
1 de 3
1. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliar Operativo de Despensa.
SE REPORTA A: Encargado de Despensa
OTROS NOMBRES DEL PUESTO: Ninguno
SUPERVISA A: Ninguno.
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller general, o experiencia mínima de 1 año en el puesto.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Levantamiento de inventarios, conocimiento de
sistemas y paquetes informáticos, elaboración de reportes, conocimientos básicos
financieros.
HABILIDADES ESPECIALES:
Conocimientos relacionados con manejo de inventarios, uso de equipos informáticos y
sistemas de inventarios, habilidad numérica, capacidad de análisis.
ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de
la jornada laboral, diligente y oportuno, con disposición para trabajar en equipo y cuando se
le requiera otras actividades por las autoridades superiores.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Desarrollar procesos del área operativa de la despensa como: Levantamiento de
inventarios de productos, colocación y monitoreo de productos, atención a los usuarios.
4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Traslado y colocación de productos de bodega a sala de ventas.
2. Limpieza y cuidado de los estantes donde se coloca producto
3. Limpieza y cuidado de las instalaciones de la sala de ventas y bodega
4. Revisión de fechas de vencimiento de productos en forma periódica
5. Colocación de precios de productos asignados.
6. Recepción de productos de proveedores.
7. Atención a usuarios de la despensa en sala de ventas.
8. Verificación de tickets de compras a la salida de la sala de ventas.
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
9. Apoyo a vigilancia en bodega y sala de ventas.
10. Control de plagas y roedores en las instalaciones de la despensa.
11. Reubicación de productos dejados en caja o fuera de su estante.
12. Levantamiento de inventario en sala de ventas en forma periódica.
13. Elaboración de reportes relacionados a sus actividades al Encargado de Despensa.
14. Elabora requerimientos de productos a bodega para ser trasladados a sala de
ventas.
15. Autorización de devolución de productos en el sistema (cuando sea autorizado por el
encargado de despensa).
16. Elaboración de reporte de requerimientos de productos para la venta.
17. Coordina las actividades del personal de sala de ventas.
18. Vela por una excelente atención al público.
19. Verifica los sugeridos de compras.
20. Lleva el control de las ventas.
21. Vela porque se cumpla el instructivo de la Despensa.
22. Verifica las compras de mercadería
23. Asisten a reuniones que convoque su jefe inmediato o la Gerencia.
24. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
25. Realizan otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Controles y registros, manejo de información confidencial, con
entrega oportuna de informes y por manejo de bienes asignados y actividades.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: De oficina, con condiciones ambientales dentro de los límites deseables de
aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
PARA
- Jefe Superior
- Recibir instrucciones y brindar apoyo en
requerimientos
de
información
o
colaboración en otras áreas.
- Jefe Inmediato
- Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área y dar
atención a los clientes internos y/o
externos en lo que corresponda y a
requerimientos solicitados o apoyo en
otras áreas.
- Empleados de la Región.
- Consultas relacionadas con los productos
que vende la despensa y precios en el
ámbito de las áreas asignadas por su jefe
inmediato.
Relaciones externas
CON
PARA
- Proveedores
- Recepción de mercadería y cambios de
productos, con la autorización del jefe
inmediato y con conocimiento del
bodeguero.
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UPYD12/2013
Act. Junio 2013
MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS
Área: Unidad de Administración de
Despensas Regionales.
Sistema: Integral de Manuales
Procedimiento: Descripción de Puestos
Referencia:
Vigencia:
Día
Mes
00
02
Hoja:
1 de 3
Año
2013
1. IDENTIFICACIÓN
NOMBRE DEL PUESTO: Bodeguero de Despensa
SE REPORTA A: Encargado de Despensa
OTROS NOMBRES DEL PUESTO:
SUPERVISA A:
Ninguno.
2. REQUISITOS MÍNIMOS
GRADO ACADÉMICO: Bachiller general, o experiencia mínima de 1 año en puestos
similares.
CONOCIMIENTOS ESPECIALES: Levantamiento de inventarios, elaboración y manejo de
kardex, paquetes y sistemas informáticos, sistemas de inventarios, conocimientos básicos
en finanzas, control de facturas, almacenamiento y resguardo de inventarios, seguridad de
inventarios, atención a proveedores y usuarios.
HABILIDADES ESPECIALES:
Manejo y control de inventarios, equipos informáticos y manejo de personal, sistemas de
inventarios, habilidad numérica, capacidad de análisis, manejo de contómetro y equipo de
oficina.
ACTITUD: Debe poseer iniciativa, responsable, discreción, disposición de trabajo fuera de
la jornada laboral, diligente y oportuna, con disposición para trabajar en equipo y
colaboración en actividades solicitadas por las autoridades superiores. Dispuesto a
desplazarse a nivel nacional.
3. DESCRIPCIÓN GENERAL
Desarrollar procesos como levantamiento de inventarios de productos en bodega, ingreso
de productos al sistema de inventarios, recepción de mercadería de proveedores, traslado
de productos de bodega a sala de ventas, control y actualización de kardex, control de
devolución, cambios, bonificaciones, notas de abono y ajustes de productos dañados por
causas fortuitas o fuerza mayor, elaboración de informes de ingresos.
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4. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA
1. Recepción y colocación de productos en bodega, para su almacenamiento y
resguardo.
2. Traslado de productos de bodega a sala de ventas.
3. Limpieza y cuidado de los estantes donde se coloca productos.
4. Limpieza y cuidado de las instalaciones de la bodega.
5. Control de plagas y roedores en las instalaciones de bodegas.
6. Revisión de fechas de vencimiento de productos al momento de la recepción de los
proveedores.
7. Revisión de facturas de conformidad a las órdenes de compra debidamente
autorizadas.
8. Recepción de productos de proveedores.
9. Atención a proveedores de la despensa.
10. Apoyo a vigilancia en bodega
11. Levantamiento de inventario en bodega en forma periódica
12. Elaboración de reporte de sugeridos y envía a Encargado de Despensa.
13. Elaboración de reportes relacionados a sus actividades al Encargado de Despensa
14. Atención de requerimientos de productos en sala de ventas.
15. Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante
su superior jerárquico inmediato.
16. Realiza otras actividades inherentes al cargo encomendadas por su jefe inmediato.
5. ESPECIFICACIONES
RESPONSABILIDADES: Manejo, resguardo y custodia del inventario de productos en
bodega, controles y registros de inventarios, manejo de información confidencial, entrega
oportuna de informes y manejo de bienes asignados, y todas las actividades inherentes a
su cargo.
Custodia y buen uso del equipo asignado.
AMBIENTE: En condiciones ambientales dentro de los límites deseables de aceptación.
6. RELACIONES DE TRABAJO
Relaciones internas
CON
PARA
- Jefe Inmediato
- Recibir instrucciones, apoya en las
actividades propias del Área y dar
atención a los clientes internos y/o
externos en lo que corresponda y a
requerimientos solicitados o apoyo en
otras áreas.
- Auditoria Interna
- Atención a requerimientos realizados.
Relaciones externas
CON
- Proveedores
-
Auditorías Externas
-
-
PARA
Revisión de Facturas de mercadería y
recepción, devolución, bonificaciones,
notas de abono, cambios de productos.
Atención a requerimientos realizados
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