El sistema de información financiero para la toma de

ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
visión
gerencial
El sistema de información financiero
para la toma de decisiones y control
de la Alcaldía de Barinas
Barrios, Sofia*
Recibido: 12/11/2008tRevisado: 05/02/2009
Aceptado: 15/02/2009
Resumen
Los objetivos de esta investigación se orientan hacia el análisis de los procedimientos
municipales de la Alcaldía de Barinas en el período 2005-2006, para identificar los
requerimientos de información de sus actores, y así generar estrategias que faciliten el diseño
de un nuevo sistema, con apoyo tecnológico. La investigación es de tipo descriptiva, con un
diseño no experimental, transversal y de campo. La población de estudio está conformado por
un total de 16 individuos, que incluyen al personal que labora en los departamentos: Tesorería,
Contabilidad y Presupuesto, los cuales constituyen la muestra, dado que la población es pequeña
y finita. Luego de efectuado el análisis del sistema de información financiero de la Alcaldía,
se identificó lo siguiente: el sistema de información es fragmentado y disperso, hay exceso
de trabajo, el equipo disponible es insuficiente, la tecnología es obsoleta, los procedimientos
son manuales y lentos, muchos procesos son cambiados según la administración de turno,
se improvisan algunos pasos, la información no llega de forma oportuna, además de que hay
información importante que no se genera. En función de las debilidades encontradas, se
proponen como estrategias: la mayor dotación de equipos de trabajo, la automatización de los
procedimientos y la implantación de una red de información, pero no sin antes cambiar los
procedimientos de operación para hacerlos menos burocráticos.
Palabras clave: sistema, información financiero, alcaldía, SIGECOF municipal.
Abstract
THE FINANCIAL INFORMATION SYSTEM FOR DECISION MAKING AND CONTROL
OF THE MAYOR OF BARINAS
The objectives of this research are oriented towards the analysis of municipal procedures for
Mayor of Barinas in the period 2005-2006, to identify information requirements of its actors,
and generate strategies to facilitate the design of a new system with technology support. The
research is descriptive, with a non-experimental design, transversal and field. The study
population consists of a total of 16 individuals, including staff working in departments: Treasury,
Accounting and Budget, which constitute the sample, since the population is small and finite.
After carrying out the analysis of financial information system at City Hall, was identified that the
information system is fragmented and dispersed, there is excess work, the team is insufficient, the
technology is outdated, procedures are manual and slow Many processes are changed according
to the administration in power, some steps are improvised, the information is not timely, well
there is important information that is not generated. Depending on the weaknesses found are
proposed as strategies: the greater allocation of work equipment, automation of procedures and
implementation of an information network, but not before changing the operating procedures to
make them less bureaucratic.
Keywords: system, financial information, municipality, municipal SIGECOF
* Profesora de la Cátedra de Gerencia General y de los Recursos Humanos, Escuela de Administración y Contaduria, FACES-ULA.- Email:
[email protected]
5
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
los países latinoamericanos. De hecho, en el
año 1989 la Comisión de Estudio y Reforma
Fiscal del Congreso, luego de realizar una
investigación integral del sector público
venezolano, llegó a calificar a la información
financiera como “inadecuada, fragmentaria
y no oportuna”, indicando además que el
propósito de los datos financieros de las
entidades públicas del gobierno central
están limitados a simplemente demostrar
que los límites presupuestarios no han sido
excedidos, pero los mismos no se reciben de
manera oportuna para la toma de decisiones
(Comisión de Estudio y Reforma Fiscal, 1989.
Tomo 25, p. 243)
1. Introducción
Hoy día la información se ha convertido
en un activo importante de las organizaciones.
No se conciben las actividades de la vida
moderna sin información y esta no solo es
importante en su cantidad y calidad, sino en
la rapidez con la que se obtiene. Mientras
mejor sea la información de una organización,
ésta podrá administrar mejor sus recursos,
sin embargo, no solo es suficiente que la
información exista, porque de alguna manera
siempre está presente, lo esencial es que la
información obtenida sea adecuada y oportuna
para la toma de decisiones del momento. Por
tanto, no basta con que la misma se genere de
forma dispersa en cada unidad administrativa,
sino que es necesario la existencia de un
sistema que coordine los flujos y registros de
información de toda la empresa, recopilando,
elaborando y distribuyendo los datos útiles
para las actividades de dirección y control.
(Andreu, Ricart y Valor, 1996)
De esa manera, la necesidad de coordinar
y consolidar oportunamente la administración
financiera de cada ente público, tanto central
como regional, a través de la sistematización
integrada de toda actividad expresada en
términos financieros, parece ser evidente.
Tanto es así que, desde 1999, los mismos
organismos internacionales han extendido su
financiamiento hacia programas de reforma
de la gestión municipal, con preferencia a otro
tipo de programa, tales como medio ambiente,
salud o educación. (López, Caba y Rodríguez,
2001, p. 2)
En el sector público, el primer paso hacia
un verdadero “control de la gestión”, tiene que
ser el establecimiento de una administración
financiera eficaz y moderna a todo nivel del
gobierno. Es de tanta importancia la relación
que pueda haber entre una gestión financiera
transparente y un adecuado sistema de
información, que la mayoría de los programas de
modernización de la administración pública en
América Latina, han tenido como componente
constante las reformas a los sistemas de
administración financiera, considerando que la
mayor parte de los gobiernos latinoamericanos
reconocen lo deficiente que han sido los
mismos. (Asselin, 1998)
No obstante, modernizar la administración
financiera de las alcaldías para mejorar
la gestión municipal, no resulta una tarea
sencilla. Muchos municipios tienen una gran
complejidad en su gestión administrativa,
entre ellos se encuentra el municipio del
estado Barinas, el cual según la clasificación
de la Comisión Económica para la América
Latina y el Caribe (CEPAL), se considera como
un “municipio grande” tomando en cuenta su
tamaño poblacional (aproximadamente 263.272
habitantes, según el censo del año 2001, lo cual
De la misma manera, en Venezuela la
situación no dista mucho de la del resto de
6
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
representa aproximadamente un 42,16 por
ciento del total poblacional del estado). Además
de esto, la Alcaldía del municipio Barinas
cuenta con cuarenta y siete departamentos
internos y con más de 1000 trabajadores, por
lo que homogeneizar el trabajo de ellos, para
generar información oportuna constituye un
trabajo de largo plazo que requiere de voluntad
política y disponibilidad financiera.
visión
gerencial
procesamiento de datos, sino de un sistema que
organice las actividades desempeñadas. Por
esta razón, es necesaria la existencia de fases
de análisis y diseño previas a la implantación
de un sistema en cualquier organización. Del
análisis de los procedimientos actuales, se
podrá establecer cuáles son los requerimientos
de información de sus principales actores, y en
función de ello, considerando las exigencias
legales, se podrá diseñar el nuevo sistema
municipal, con apoyo tecnológico.
Por lo expuesto, se plantea con esta
investigación la posibilidad de generar
estrategias para mejorar la eficiencia del
sistema de información financiero de la Alcaldía
de Barinas, a fin de optimizar el control y la
toma de decisiones.
En cuanto a la voluntad política, se podría
presumir que ésta existe, debido a que el
alcalde de Barinas ha autorizado en varias
oportunidades la instalación de un sistema
automatizado para agilizar las operaciones en
la Alcaldía. Sin embargo, los esfuerzos han
sido en vano, pues la falta de continuidad en los
proyectos, ha hecho que muchos se queden en
el camino.
2. Objetivos de la investigación
Por otro lado, la mayoría de los esfuerzos
realizados en la Alcaldía de Barinas estuvieron
orientados simplemente a la aplicación de
tecnología sobre las operaciones ya existentes,
obviando el hecho de que la implantación
de un sistema de información financiero
municipal requiere de transformaciones en
muchos de los procesos que se desempeñan.
No es suficiente la simple sistematización de
los procedimientos, puesto que muchas de las
fallas que pudieran existir en la generación de
la información financiera tienen sus raíces en la
forma cómo éstos se llevan a cabo. De allí que
sea necesario la realización de adecuaciones
institucionales en lo que respecta a los
procedimientos administrativos, redefinición
de las funciones y el establecimiento de nuevas
responsabilidades. (Ministerio de Finanzas,
2002)
Objetivo general
Generar estrategias para mejorar la
eficiencia del Sistema de Información
Financiero a fin de optimizar el control y la
toma de decisiones en la Alcaldía de Barinas.
Objetivos específicos
Identificar las funciones asignadas
formalmente a las unidades de la Alcaldía de
Barinas que manejan información financiera.
Describir el Sistema de Información
Financiero de la Alcaldía de Barinas durante el
período 2005-2006.
Analizar el Sistema de Información
Financiero de la Alcaldía durante el período
2005-2006 según los requerimientos de sus
usuarios.
Generar estrategias para mejorar la
eficiencia del Sistema de Información
Financiero a fin de optimizar el control y la
toma de decisiones en la Alcaldía de Barinas.
En ese sentido, la administración municipal,
no sólo precisa de un sistema que acelere el
7
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
3. Metodología
Finalmente se aplicó un cuestionario
diseñado bajo la escala tipo Likert,
conformado por un total de treinta y nueve
(39) afirmaciones, cada una de ellas con una
escala de cinco puntos: muy de acuerdo, de
acuerdo, indeciso, en desacuerdo y muy en
desacuerdo. Las primeras veintitrés (23)
afirmaciones del cuestionario, estuvieron
destinadas a identificar los requerimientos
del sistema de información existente en la
Alcaldía evaluados en función de: capacidad,
control, accesibilidad de la información y
complejidad. Las afirmaciones restantes,
estuvieron destinadas a evaluar la calidad de
la información que se maneja, tomando como
referencia: el tiempo, contenido y la forma
como se transmiten los datos.
El estudio se realizó en la Alcaldía del
municipio Barinas, tomando en cuenta sólo
el conjunto de personas que laboran en las
divisiones donde se maneja información
financiera, las cuales son: la División
de Contabilidad, responsable de emitir
la información financiera; la Oficina de
Programación, Planificación y Presupuesto,
por ser responsable de la contabilidad
presupuestaria; y la División de Tesorería, por
manejar parte de la contabilidad fiscal. Sin la
información generada por estas dos últimas
unidades, la División de Contabilidad se vería
imposibilitada de cumplir con su función.
Por tales motivos, la población o universo
de estudio estuvo conformado por un total
de dieciséis (16) individuos, que constituyen
el 100 por ciento del personal que labora en
los tres departamentos, los cuales estaban
distribuidos así: seis (6) personas de la
Oficina de programación, planificación y
presupuesto, cinco (5) personas de la División
de Contabilidad y cinco (5) personas de la
División de Tesorería
El cuestionario fue aplicado en noviembre
del año 2005. El proceso que se siguió
para administrar el cuestionario, fue el de
entregar personalmente el instrumento a los
encuestados, para luego recogerlo respondido
el día siguiente.
También fue necesario el uso del Método del
Análisis Estructurado, el cual permitió conocer
el sistema en una forma lógica, enfocando la
atención en qué es lo que se hace y no en el
cómo se hace. Las técnicas utilizadas para el
desarrollo de este análisis fueron: el diagrama
de flujo de datos y el diccionario de datos. Para
desarrollar la descripción del sistema por el
método de análisis estructurado se siguió un
proceso descendente (top-down),
En un principio se realizó una serie de
observaciones directas para conocer la forma
como se ejecutan los trabajos, quiénes los
realizan, quiénes los supervisan, y el grado
de veracidad de los datos suministrados por
los encuestados. Posteriormente se aplicó
una entrevista, con la finalidad de recoger
información sobre el flujo de datos entre los
tres departamentos (datos de entrada y salida,
número de procesos efectuados, tiempo de
cada proceso, responsables involucrados). Las
entrevistas se efectuaron durante los meses
de noviembre y diciembre del año 2005, en
el momento en que cada persona estimó
conveniente según sus obligaciones laborales.
4. Resultados
Luego de realizar el análisis del sistema de
información de la Alcaldía de Barinas para los
años 2005-2006, se obtuvieron los siguientes
resultados:
8
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
1. Respecto a la distribución
de funciones entre las unidades
de la Alcaldía
visión
gerencial
dispersos debido a que se encuentran adscritos
a dependencias distintas (Gráfico 1). Esta
situación dificulta la coordinación que debe
haber entre tales departamentos y genera
la impresión de que Presupuesto tiene más
importancia jerárquica que el resto, y que, por
tanto, goza de mayor autonomía, generándose
así conflictos de autoridad y responsabilidad.
t&TUSVDUVSBMNFOUF MPT EFQBSUBNFOUPT RVF
ofrecen la información financiera (Contabilidad,
Tesorería y Presupuesto) se encuentran
Gráfico 1.
Estructura organizativa de la Alcaldía de Barinas
Fuente: Ordenanza sobre la Estructura Organizativa de la Administración y Gobierno Municipal 2005.
t&T EJGÓDJM EFMJNJUBS MBT GVODJPOFT EF MPT USFT
departamentos en estudio. Todos manejan
la misma información, pero en diferentes
momentos: toda transacción financiera debe
ser autorizada por presupuesto, cancelada por
tesorería y registrada por contabilidad. Están
muy interrelacionados en teoría, mas no en la
práctica.
t.VDIBTEFMBTGVODJPOFTEFTFNQF×BEBTQPSMPT
departamentos no se encuentran formalmente en
la “Ordenanza sobre la Estructura Organizativa
de la Administración y Gobierno Municipal del
2005”, por ejemplo: según dicha Ordenanza
la División de Contabilidad debe ejecutar la
contabilidad patrimonial, presupuestaria y de
bienes, pero desde el año 2000 y hasta la fecha
de realización de la investigación (2006), sólo
ejecuta la contabilidad patrimonial, puesto
que la contabilidad presupuestaria la hace la
Oficina de Presupuesto, y la de Bienes la realiza
Contraloría Municipal, lo cual hace que esta
información no coincida y que sea necesario
estarla ajustando periódicamente.
2. Respecto al Sistema de
InformaciónFinanciero
de la Alcaldía (2005-2006)
Antes de analizar el Sistema de Información
Financiero de la Alcaldía, fue necesario describir
QUÉ hace el sistema actual y CÓMO funciona,
9
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
para luego analizarlo. Se identificaron, en este
sentido, tres procesos básicos que involucran
a las tres unidades en la generación de la
información financiera:
Es importante aclarar que este no es
el universo total de operaciones, sólo son
los procesos claves –identificados por la
investigadora– alrededor de los cuales gira la
información financiera (Gráfico 2)
t1SPDFTPEFFMBCPSBDJØOEFMBPSEFOEFQBHP
t1SPDFTPEFSFBMJ[BDJØOEFSFHJTUSPTDPOUBCMFT
t1SPDFTP EF QSFTFOUBDJØO EF MB JOGPSNBDJØO
financiera
Gráfico 2.
Diagrama de flujo de datos de primer nivel del sistema de información actual
Fuente: Elaboración propia con datos obtenidos en las entrevistas, año 2005.
Con respecto a este diagrama de flujo se pueden hacer los siguientes comentarios:
En la elaboración de la orden de pago
participan un total de seis departamentos
(Cuadro 1). Cada uno de estos departamentos
participa hasta dos (2) veces, solamente en
este procedimiento, lo que origina que las
10
órdenes de pago se tarden no menos de una
semana para ser emitidas, si es que existe
disponibilidad financiera. De lo contrario,
puede tardar hasta ocho (8) meses para la
culminación de este proceso.
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
visión
gerencial
Cuadro 1.
Departamentos que participan en el procedimiento de elaboración
de la orden de pago
Fuente: Elaboración Propia
t$PO SFTQFDUP B MPT SFHJTUSPT DPOUBCMFT
éstos se efectúan según lo dispuesto en la
Publicación Nº 21 de la Contraloría General
de la República, un documento que data de
1970, que es poco flexible y que no se adapta
a las necesidades actuales de la Alcaldía. Aun
cuando el responsable directo de los registros
contables es la División de Contabilidad –por
ser el encargado de llevar manualmente los
libros diario, mayor y auxiliar– este es un
procedimiento que depende en un 100% de
información enviada por otros departamentos,
debido a que la Oficina de Presupuesto se
encarga de la Contabilidad Presupuestaria, y
las Divisiones de Contabilidad y Tesorería se
encargan de la Contabilidad Fiscal.
Los informes que requiere la División de
Contabilidad para realizar los pases a los libros
son:
a) el “Resumen de Ejecución Presupuestaria
de Gastos” que es remitido mensualmente por
la Oficina de Programación, Planificación y
Presupuesto
b) el “Movimiento Mensual de Tesorería
Municipal” que es enviado mensualmente por
la División de Tesorería
c) un listado de incorporaciones y
desincorporaciones de bienes muebles, que
es remitido anualmente por la División de
Compras.
t"QBSUF EFM DPOUSPM B RVF FT TPNFUJEB MB
información financiera, la misma resulta de
gran utilidad para la toma de decisiones a corto
plazo, lo que garantiza la operatividad de las
actividades diarias dentro de la Alcaldía, así
como para la realización de la Memoria y Cuenta
que el alcalde debe presentar anualmente ante
el Poder Legislativo Municipal. En el Cuadro 2
se aprecia el uso de la información financiera
para la toma de decisiones de la Alcaldía.
3. Respecto al análisis del Sistema
de Información Financiero
de la Alcaldía
El análisis del sistema de información de
la Alcaldía se realizó tomando en cuenta dos
aspectos: los REQUERIMIENTOS del sistema y
la CALIDAD de la información que se genera.
3.1 Requerimientos del sistema
de información actual
Para identificar los requerimientos, se
examinaron las áreas de: capacidad, control,
accesibilidad a la información y complejidad.
(Senn, 1998)
11
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
Cuadro 2.
Uso de informes financieros para tomar decisiones a corto plazo en la Alcaldía
Fuente: Elaboración propia con datos obtenidos de las entrevistas efectuadas en el año 2005.
Capacidad del sistema de información
Gráfico 3.
Capacidad del sistema
El 75% de los encuestados tiene una
opinión favorable respecto a la capacidad del
sistema de información. La mejor apreciación
está relacionada con la actuación del personal
en sus funciones (carga de trabajo, nivel
de instrucción, mantenimiento de equipos
y rendimiento laboral). La baja apreciación
(el 25% restante) está relacionada con las
condiciones físicas de trabajo (cantidad de
equipo, de personas, de espacio físico y
operaciones mecanizadas). Gráfico 3.
Las opiniones anteriores no involucran
procedimientos, puesto que los mismos se
valoraron mediante la entrevista. En este
12
sentido, el 100% de los entrevistados está de
acuerdo con automatizar los procesos para
agilizarlos, además de que se identificaron las
siguientes debilidades:
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
t-PT QSPDFEJNJFOUPT TPO NBOVBMFT MP DVBM
origina que la información no llegue de manera
oportuna para el momento en que se requiere.
t-B EVSBDJØO EFM SFUSBTP EF BMHVOPT
procedimientos es incierta, debido a la falta
de coordinación entre la disponibilidad
presupuestaria y financiera. El retraso depende
también del tipo de gastos (nómina nunca
se retrasa) y del grado de influencia del
beneficiario del pago.
t.VDIPT QSPDFEJNJFOUPT TPO MFOUPT Z DPO
pasos innecesarios (la información entre
departamentos se transfiere mediante un
mensajero o mediante el traslado físico de la
persona de un departamento a otro)
t-PT QSPDFEJNJFOUPT TPO PCTPMFUPT TF VTB MB
publicación 21 de la Contraloría General de la
República, existente desde 1970, cuando tienen
la posibilidad de usar su propio plan de cuentas,
según el artículo 77 y 104 de la Ley Orgánica
del Poder Público Municipal)
t)BZ FYDFTP EF QBQFMFT FO DJFSUPT
procedimientos, por ejemplo, cada gasto a
efectuar genera tres (3) ordenes de pago, y
cada una de ellas genera cuatro (4) copias, por
lo que se producen 15 documentos en total por
cada gasto (3 originales y 12 copias).
visión
gerencial
Gráfico 4.
Control del sistema
Control de procedimientos: el personal
entrevistado tiene una actitud positiva ante
las actividades que se corresponden dentro
de sus cargos, pero tienen una actitud
negativa sobre aspectos que no son su
responsabilidad directa, sino que se derivan
de la organización formal del trabajo. De allí
que las quejas se centren en dos aspectos:
t-B JNQSPWJTBDJØO EF MPT QSPDFEJNJFOUPT
generalmente los procedimientos internos
cambian según la administración de turno,
por ejemplo, desde el año 2000 la contabilidad
presupuestaria se transfirió de la División de
Contabilidad a la Oficina de Presupuesto;
y según el gusto de cada jefe, algunos
documentos necesitarán más firmas para su
autorización, lo cual incrementa la lentitud
del procedimiento y lo hace más tardío.
t-B EVQMJDBDJØO EF GVODJPOFT WBSJPT
departamentos pueden estar llevando la
misma información de manera simultánea,
y contrario a lo que se piensa, la misma
no coincide, por lo que el personal se ve
obligado a realizar comparaciones mensuales
y a buscar el error y –si se consigue– realizar
los ajustes correspondientes. La duplicación
de funciones que se encontró se presenta en
el Cuadro 3.
Control de la información
El 94% de los encuestados tiene una
opinión favorable respecto al control del
sistema de información, es decir, están dadas
las condiciones para mantener un buen control
sobre la información generada, por lo que la
misma es confiable, según la apreciación de
los encuestados. (Gráfico 4).
El control se evaluó tomando en
cuenta los controles de procedimientos, de
contenido de la información, de auditoria y de
responsabilidad.
13
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
Cuadro 3.
Duplicación de funciones
Fuente: Elaboración propia.
Control de contenido: existe un fuerte
control del contenido de la información,
lo cual concuerda con el hecho de que
exista duplicación de funciones, puesto
que es necesario verificar la exactitud de la
información de otros departamentos antes de
usarla. La verificación se realiza cotejándola
con los documentos fuente. Ello permite
identificar errores, pero también implica el
uso de mucho tiempo, y de la voluntad que
tenga cada empleado.
Control
de
auditoría:
existen
procedimientos que facilitan la realización de
controles posteriores de auditoría. Es uno de
los controles más apreciados por ser exigido
por la ley. De hecho, es el centro de atención y
motivación de muchos empleados.
Control de responsabilidad: en este aspecto,
los encuestados critican:
t-B GBMUB EF EFMJNJUBDJØO DMBSB EF MBT
funciones dentro del departamento (no hay
responsables directos o “culpables” de la
tardanza de la información que se genera en
algunos departamentos)
Accesibilidad a la información
Respecto a la accesibilidad a la
información, se identificaron dos tipos de
problemas:
t1SPCMFNBT EF JOGPSNBDJØO FYJTUF MB
información pero la misma no es oportuna
(Cuadro 4)
t1SPCMFNBEFQSPDFEJNJFOUPIBZJOGPSNBDJØO
importante que no se genera. Es inexistente,
por ejemplo: el registro de inmuebles, no
hay control sobre las depreciaciones de los
bienes, no se registran las deudas de obras
que se realizan con dinero de FIDES –según
información suministrada por uno de los
encuestados– lo cual indica que el monto de
las deudas se encuentra desactualizado.
t-BGBMUBEFFWBMVBDJØOQFSJØEJDBEFMEFTFNQF×P
del personal, el cual pocas veces es considerado
para los ascensos
14
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
visión
gerencial
Cuadro 4.
Información generada poco oportuna
Fuente: Elaboración propia.
Complejidad de la información
t5JFNQP FYJTUFO GBMMBT FO MB PQPSUVOJEBE
con que se presenta la información, pero los
encuestados consideran que, en términos
generales, la información es de data reciente
y frecuente.
t$POUFOJEPMBJOGPSNBDJØOFTÞUJMZFTUÈMJCSF
de errores, según los encuestados. Muchos
de ellos están de acuerdo con la necesidad
de mejoras sobre el sistema de información
(automatización para mejorar la oportunidad
de la información y la formalización de muchos
procedimientos)
t'PSNBMPTFODVFTUBEPTFTUÈODPOGPSNFTDPO
la forma de presentación de la información
Los procedimientos son medianamente
complejos. La complejidad se deriva de la
cantidad de tareas interrelacionadas, difíciles
de coordinar. Muchos informes se hacen para
cubrir un requisito legal, se ignora su uso en
órganos de la Administración Central, lo que
genera desmotivación para la presentación
oportuna de los mismos.
3.2 Calidad del sistema de
información actual
4. Respecto a las estrategias para
mejorar la eficiencia del Sistema
de Información Financiero en
la Alcaldía de Barinas
El 100% de los encuestados considera que
la información es confiable, es decir, que no se
distorsionan los hechos reales en los informes
que se realizan. Se evaluó la calidad de la
información tomando en cuenta el tiempo,
el contenido y la forma de presentación (O’
Brien, 2001):
Tomando en cuenta el análisis realizado
del Sistema de Información Financiero de la
15
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
Alcaldía de Barinas, se sugiere la implantación
de varias estrategias que conduzcan hacia
el cambio o mejora deseada, las cuales se
presentan a continuación:
1. Reorganizar a los departamentos que generan
información financiera, en la estructura
organizativa de la Alcaldía, para garantizar la
coordinación entre los mismos.
2. Mejorar la dotación de equipos de trabajo y
el espacio físico
3. Automatizar los procedimientos
4. Implantar una red de información. La
interconexión entre los distintos usuarios
ofrecerá varias ventajas:
t'PSNBDJØOEFFYQFEJFOUFTFMFDUSØOJDPT
t4FFMJNJOBMBEVQMJDBDJØOEFBDUJWJEBEFTFOUSF
los departamentos y entre el personal de un
mismo departamento
t4FBHJMJ[BOMBTPQFSBDJPOFTBMOPTFSOFDFTBSJP
el traslado físico de las personas de un sitio a
otro en busca de información.
t-PT SFHJTUSPT DPOUBCMFT Z QSFTVQVFTUBSJPT
se pueden realizar de forma simultánea
y en el momento real en que ocurren las
transacciones.
t-BHFOFSBDJØOEFMBJOGPSNBDJØOmOBODJFSBTF
realizarían de forma automática y oportuna.
t3FEFmOJS MBT GVODJPOFT FOUSF FM QFSTPOBM Z
redistribuir las responsabilidades
t(FOFSBSNBOVBMFTEFOPSNBTZQSPDFEJNJFOUPT
que orienten al funcionario
6. Establecer indicadores de gestión de los
principales procesos de la Alcaldía.
7. Preparar al personal en función de dos
aspectos: preparación en informática y
preparación psicológica del trabajador para
evitar la resistencia natural que se produce ante
el cambio del sistema de información.
8. Considerar los cambios propuestos en el
marco conceptual de SIGECOF municipal, bien
sea para sumarse a él o para tomarlo como
punto de referencia en el diseño de un nuevo
sistema de información.
Según la experiencia de otros países, en
la implantación de reformas al sistema de
información financiero, la mayor dificultad
está en el inicio de tales reformas porque
implica tener un alto grado de voluntad política
y generar cambios legales que validen tales
transformaciones (Quintana, 2000). En este
aspecto la Alcaldía de Barinas tiene una gran
ventaja al tener el apoyo de la Administración
Central, que ya inició el proceso de reingeniería
desde 1999 con la implantación de un Sistema
Integrado de Gestión y Control de las Finanzas
Públicas (SIGECOF) aplicable –hasta los
momentos– en el ámbito de los órganos de la
Administración Central, por lo que se cuenta
con la voluntad política y con las reformas
legales necesarias que den vida a un posible
cambio en la Alcaldía de Barinas.
Las diferencias entre el sistema actual
de información de la Alcaldía y el Sistema
del SIGECOF Municipal, devela las ventajas
de éste sobre aquél, las cuales se presentan
grosso modo en el Cuadro 5.
5.Cambiar los procedimientos de operación:
no es suficiente con automatizar los
procedimientos, si éstos se mantienen con las
mismas debilidades que antes. Por tanto, es
prioritario
t.PEJmDBS MPT QSPDFEJNJFOUPT mOBODJFSPT
tTJNQMJmDÈOEPMPT Z BKVTUÈOEPMPT B MBT
necesidades de información de la Alcaldía
t(FOFSBSSFHMBTZOPSNBUJWBTSFMBDJPOBEBTDPO
los nuevos procesos financieros
16
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
visión
gerencial
Cuadro 5.
Comparaciones entre el sistema actual y el SIGECOF Municipal
Fuente. Elaboración propia con información recabada en las encuestas y entrevistas aplicadas en el último trimestre del año 2005 e
información obtenida del Marco conceptual del Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF) para
municipios elaborado en abril del 2003 por el Ministerio de Finanzas.
2. Agilización en el proceso de registros:
el registro contable para la actualización de
libros y demás datos necesarios para elaborar
los estados financieros ya no dependerían de
la información suministrada mensualmente
por las distintas divisiones a Contabilidad.
Prácticamente todo el proceso de registro y de
generación de la información financiera estaría
en función de los momentos presupuestarios
de los ingresos (devengado y recaudado)
y del gasto (precompromiso, compromiso,
causación y pagos), los cuales, a medida que
se van generando, actualizan la base de datos
de la Ejecución Presupuestaria de Ingresos y
Gastos, así como también los libros contables.
En caso de que la Alcaldía de Barinas
llegue a implantar un Sistema de Información
Financiero basado en el marco conceptual del
SIGECOF municipal, el flujo de información
se modificaría y se presentarían los siguientes
cambios generales:
1.
Reducción
en
el
número
de
procedimientos identificados: se identifican
dos procedimientos generales en vez de tres:
a) primer proceso: la realización de registros
presupuestarios y contables y b) segundo
proceso: la realización de informes financieros.
El proceso identificado anteriormente como la
“elaboración de la orden de pago” pasa a ser un
proceso secundario, ya que es usado sólo por la
persona que autoriza la erogación del efectivo,
cuyos datos –al ser introducidos en el sistema–
alimentan la base de datos para los registros y
demás operaciones financieras.
3. Concentración de la información
financiera en una sola unidad departamental:
la elaboración de la información financiera que
se consigna a los órganos de control no estaría
17
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
dispersa entre las distintas unidades de la
Alcaldía, sino que los datos necesarios para su
elaboración estarían concentrados en la base
de datos única, la cual se alimentaría de las
operaciones diarias realizadas por las unidades
que manejan la información financiera. Por otro
lado, el SIGECOF municipal propone, no solo
la generación de los informes financieros, sino
el análisis de los mismos para su consignación
al alcalde y a los distintos órganos de control.
se caracterizan por ser manuales en su totalidad,
el uso del computador es complementario; hay
muchos pasos informales que dependen de la
pericia de la persona de turno; son procesos
lentos y burocráticos en su mayoría, y generan
exceso de documentos para archivar.
5. Conclusiones
El análisis de los resultados del presente
estudio lleva a las siguientes conclusiones de
acuerdo con los objetivos propuestos:
El Sistema de Información Financiero
de la Alcaldía de Barinas, se caracteriza por
ser fragmentado y disperso, puesto que la
información se genera en tres departamentos
diferentes
(Contabilidad,
Tesorería
y
Presupuesto), los cuales, a pesar de estar
altamente interrelacionados, no se encuentran
coordinados, lo que genera en muchos casos
duplicación de funciones. Esta dispersión
se aprecia, inclusive, desde el punto de vista
estructural, al estar adscritos a direcciones
gerenciales diferentes.
Luego de analizar el Sistema de Información
Financiero de la Alcaldía de Barinas, tomando
en cuenta variables como: capacidad, control,
accesibilidad y complejidad, se identificaron
los siguientes aspectos:
En cuanto a capacidad: hay exceso de trabajo
en algunas unidades, el equipo disponible
no es suficiente para cubrir las necesidades
y la tecnología que utilizan es obsoleta, en
comparación con los adelantos tecnológicos de
hoy. En referencia a los procedimientos, estos
18
En cuanto al control, la mayoría de los
encuestados defienden la exactitud de la
información que generan los departamentos
hacia otras unidades, dado que existen
auditorias y controles de los superiores jerarcas
al respecto. Sin embargo, se pudo constatar la
falta de manuales de procedimiento, lo que
origina que muchos procesos sean cambiados
según la administración de turno y que se
improvisen algunos pasos.
Aun y cuando el personal tenga accesibilidad
a la información generada, la misma no llega de
forma oportuna para cuando se le requiere, lo
que origina que la información que se produzca
sólo sea útil para efectos de control, pero no
para toma de decisiones importantes. Por otro
lado, hay información importante que no se
genera, por lo que es inexistente. También se
generan cierto tipo de reportes periódicos,
cuyo destino y utilidad se desconoce, puesto
que quienes los elaboran no reciben ningún
tipo de retroalimentación, haciendo que se
realicen tan sólo para cumplir un requisito
legal.
La información financiera que se maneja
en la Alcaldía puede optimizarse en cuanto
a calidad se refiere. De hecho, la mayoría
de los encuestados estuvo consciente de la
necesidad de implantar mejoras en el sistema
de información actual, especialmente en lo
referente a la oportunidad de la información
que ofrece y la formalización de muchos de
sus procedimientos.
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg:5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
Según las debilidades encontradas,
como resultado del análisis del Sistema de
Información Financiero de la Alcaldía, se
determinó la necesidad de que cualquier
modificación o reforma a realizar sobre el
mismo, deberá responder a los siguientes
requisitos:
Modificación de los procedimientos para
hacerlos más sencillos, rápidos y confiables,
acordes a las necesidades propias de la
Alcaldía.
visión
gerencial
Mayor velocidad de procesamiento
mediante el uso de las Tecnologías de
Información y Comunicación (TIC), que
permitan a su vez interrelacionar las funciones
de los distintos departamentos.
Establecer una mejor formalización de los
procedimientos para evitar la improvisación y
la duplicación de funciones.
Mayor conciencia y compromiso por parte
del poder ejecutivo y legislativo municipal
de la necesidad de mejorar el sistema de
información financiero de la Alcaldía.
Referencias
tAndreu,
R., Ricart, J. y Valor, J. (1996). Estrategia y Sistemas de Información (2da ed.). España: McGrawHill Interamericana S.A.
tAsselin,
L. (1998). De la política a la práctica: Reformas a los sistemas de administración financieros de la
Administración Pública. España. [Documento enMLínea].CEPAL,mSeriemdemSeminariosmymConfer
enciasmNº 3.mDisponible:http://www.eclac.cl/publicaciones/DocumentosPublicaciones/6/LCL1456/
lcl1456e_IIIa.pdf [Consulta: 2005, Mayo 15]
tComisión de Estudio y Reforma Fiscal. (1989). La reforma del sistema fiscal venezolano: Tesorería Nacional,
Contabilidad Administrativa y Control de Gestión en Venezuela. (Tomo 25). Caracas: Fundación Editorial
Universitaria Caracas.
t Decreto
Nº 570 (Elaboración del Programa de Modernización de la Administración Financiera del
estado para desarrollar e implantar el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas
(SIGECOF)). (1995, Febrero 23). Gaceta Oficial de la República de Venezuela, 35.660, febrero 23,
1995.
tDecreto
Nº 2.695 (Reforma del Decreto Nº 570). (1998, Septiembre 2). Gaceta Oficial de la República de
Venezuela, 36.572, noviembre 2, 1998.
t Instituto
Nacional de Estadística. (2001). Censo. Población y vivienda 2001. Caracas: Dirección Estadal
INE Barinas.
t López,
A., Caba, C. y Rodríguez, M. (2001). El Impacto de las nuevas tecnologías en la difusión de
información financiera pública de los países de la Asociación Interamericana de Integración (ALADI).
España. [Documento en Línea].mDisponible:mwww.respondanet.com/spanish/admin_financiera/
publicaciones/iNTERNETAMERICA%20_3_.pdf [Consulta: 2005, Febrero 16]
19
visión
gerencial
ISSN 1317-8822 • Año 8 • Edición Especial • Pg: 5-20
El sistema de información financiero para la toma t Barrios, Sofia
t Ley
Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. (2000). Gaceta Oficial de la República
Bolivariana de Venezuela, 37.029, septiembre 5, 2000.
tLey Orgánica del Poder Público Municipal. (2005). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela,
38.204, junio 8, 2005.
t López,
A., Caba, C. y Rodríguez, M. (2001). El Impacto de las Nuevas Tecnologías en la Difusión de
Información Financiera Pública de los países de la Asociación Interamericana de Integración (ALADI).
España. [Documento en Línea].mDisponible:mwww.respondanet.com/spanish/admin_financiera/
publicaciones/iNTERNETAMERICA%20_3_.pdf [Consulta: 2005, Febrero 16]
t Makón,
M. (2000). Sistemas Integrados de Administración Financiera Pública en América Latina. Chile.
Dirección de Programación del Sector Público del Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación
Económica y Social. (ILPES).[DocumentomenmLínea].mDisponible:mhttp://unpan1.un.org/intradoc/
groups/public/documents/uneclac/unpan015079.pdf [Consulta: 2005, Julio 01]
tMinisterio de Finanzas. (2002). Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF)
(3ra. ed.). Caracas: Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado.
t Ministerio
de Finanzas (2003). Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas para los
Municipios. Marco Conceptual. Caracas: Programa de Modernización de la Administración Financiera
del Estado.
tO`Brien,
J. (2001). Sistemas de Información Gerencial (4ta ed.). Colombia: McGraw-Hill.
t Ordenanza
de Presupuesto Ejercicio Fiscal año 2004. (2003). Gaceta Municipal Nº 97 (Extraordinaria),
diciembre 29, 2003
tOrdenanza
de Reforma Parcial de la Ordenanza sobre la Estructura Organizativa de la Administración y
Gobierno Municipal. (2005). Gaceta Municipal Nº 04 (Extraordinaria), enero 23, 2005.
t
Quintana, J. (2000). Algunas reflexiones sobre los sistemas de información en el sector público.
México: Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas (IIESCA).
[Documento en línea]. Disponible: http://www.uv.mx/iiesca/revista2000/reflexionsistemas.htm
t República
Bolivariana de Venezuela. Alcaldía digital. [Página Web en línea] Disponible: http://barinasbarinas.gov.ve/portal-alcaldias/. [Consulta: 2005, junio 24]
t República
Bolivariana de Venezuela. Ministerio de Finanzas. [Página Web en línea] Disponible: http://
www.mf.gov.ve. [Consulta: 2005, marzo 2]
t Sampieri,
R., Fernández, C. y Baptista, P. (2003). Metodología de la investigación (3ra ed.). México:
McGraw-Hill Interamericana Editores S.A de CV.
tSenn,
J. (1998). Análisis y diseño de sistemas de información (2da ed.).México: McGraw-Hill
tUniversidad Pedagógica Experimental Libertador, (2000). Manual
maestría y tesis doctorales. Caracas.
20
de trabajos de grado de especialización,