Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno

Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno
Anexo 3F Descripción de Funciones
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PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
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PERSONAL DE PROYECTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
A. COORDINADOR GENERAL DE PROYECTO
I.
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Profesional de alta responsabilidad, experiencia y formación académica, quien planea, organiza,
dirige, motiva y supervisa las actividades de un equipo de trabajo multidisciplinario en cuanto a
contenidos y objetivos, en proyectos de muy alta complejidad y magnitud económica igual o
superior a USD 1.000.000, con el fin de lograr los objetivos inmediatos del proyecto.
II.
ATRIBUCIONES
Autoridad reconocida en los campos especializados, que implica pleno dominio de técnicas,
prácticas y teorías científicas y/o desarrollo especial, adquirido a través de formación profesional
acompañada de una extensa maduración de experiencia.
Acabada habilidad y experiencia gerencial para integrar y coordinar actividades de naturaleza y
objetivos diversos, pudiendo o no ser conflictivos entre sí.
Buena experiencia en la coordinación de proyectos de gran o mediana envergadura y alta
complejidad técnica y/o científica, combinando la supervisión de expertos en distintas áreas
profesionales y el relacionamiento con muy altos funcionarios deL sector público, organizaciones
internacionales, actividad privada, etc.
Extremada eficiencia en las relaciones interpersonales, fundamentalmente para el manejo con los
organismos con los que debe interactuar y habilidad especial para motivar, convencer y vender
ideas dentro y fuera de su equipo de trabajo o del proyecto.
Habilidad para resolver problemas a través de un pensamiento analítico, interpretativo e innovador
en situaciones fuera de lo común y que presentan características singulares y sin antecedentes.
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Perfecto dominio de español y muy buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo (lectura,
conversación y escritura),
Manejo de procesadores de texto, planillas de cálculo y bases de datos
III.
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Integra y coordina técnica y administrativamente los diferentes proyectos y/o áreas y actividades
del equipo de trabajo multidisciplinario,
Resuelve y coordina con la Oficina del PNUD, articulando las orientaciones de la entidad ejecutara
con las directrices y procedimientos del PNUD.
Dirige la acción del proyecto dentro de los términos acordados en el Documento del Proyecto,
Ejerce su responsabilidad sobre más de un proyecto o área altamente especializada en términos de
insumos (equipos, financieros y otros) y recursos humanos,
Tiene bajo su responsabilidad el manejo del presupuesto proponiendo “en qué, cómo y cuando”
debe ser aplicado,
Es responsable ante la entidad ejecutora y el PNUD por la buena marcha y el logro de los objetivos
del Proyecto,
NOTA: Generalmente, un equipo de trabajo multidisciplinario se caracteriza por la participación de
un número elevado de expertos en diversas técnicas y/o disciplinas científicas con alto grado de
especialización individual implicando alta complejidad gerencial (subprogramas). El presupuesto
anual del proyecto suele ser muy grande.
IV. PERFIL
1.
EDUCACIÓN: Phd o Master en uno o más campos específicos.
2.
EXPERIENCIA: Más de 10 años de experiencia y 8 años de experiencia específica.
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B.
CONSULTOR ESPECIALISTA – ASESOR TECNICO I
I.
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Profesional de alta responsabilidad, con sustantiva experiencia laboral y sólida formación
académica que desarrolla funciones esencialmente técnicas y de coordinación supervisión,
evaluación y ejecución directa con relativa autonomía técnica y administrativa en uno o
varios campos sustantivos y específicos del proyecto.
II.
ATRIBUCIONES
Pleno dominio de técnicas, prácticas y teorías científicas en un campo altamente
especializado y/o desarrollo especial, adquirido mediante formación profesional
complementada por una extensa maduración, amplia experiencia. Es un experto reconocido
en un campo especializado.
Experiencia de realización de trabajos de consultoría de alta complejidad preferentemente
para organismos internacionales.
Perfecto dominio de español y muy buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo
(lectura, conversación y escritura),
Manejo de procesadores de texto, planillas de cálculo y bases de datos
Adecuado nivel de relaciones interpersonales, necesario para vender ideas.
Habilidad para resolver problemas a través de un pensamiento analítico e interpretativo en
situaciones
fuera de lo común y que presentan características singulares y sin
antecedentes.
III.
FUNCIONES
Ejecuta tareas directas con gran autonomía y responsabilidad técnica y administrativa en
coordinación con otros consultores especializados o expertos nacionales o internacionales.
Propicia el relevamiento y diagnóstico de situación.
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Realiza los estudios técnicos y/o científicos; elaboración y discusión de informes,
propuestas, recomendaciones, etc.
Diseña sistemas, métodos, normas y procedimientos y elabora manuales y/o documentación
relevante.
Elabora los programas de implementación y de capacitación.
Dicta cursos y seminarios.
IV.
PERFIL
1. PHD más 5 años de experiencia específica.
2. Master más 10 años de experiencia específica.
C.
I.
CONSULTOR – ASESOR TECNICO II
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Profesional, experto en su materia con responsabilidad limitada a un área o sistema de alcance
institucional y/o con experiencia en coordinación de programas operativos de complejidad
intermedia y especialización académica en una disciplina requerida.
II.
ATRIBUCIONES
Eficiencia en una actividad especializada o técnica, que combina una comprensión tanto en sus
prácticas y precedentes como la teoría científica y sus principios, adquirida a través de formación
profesional complementada por regular experiencia en un campo especializado y/o técnico.
Experiencia en realización de trabajos de consultoría de complejidad intermedia, preferentemente
para organismos internacionales.
Aceptable nivel de relaciones interpersonales.
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Habilidad para enfrentar situaciones diferentes recurriendo a la búsqueda de soluciones dentro
de un campo mayor de conocimientos ya existentes.
III.
FUNCIONES
Generalmente bajo supervisión de un Coordinador, Jefe de Área o Consultor Senior, tiene que:
Participar del relevamiento y diagnóstico de situación.
Realizar estudios técnicos y/o científicos de complejidad intermedia; elabora informes,
propuestas, recomendaciones.
Desarrollar el diseño detallado de sistemas, métodos, normas y procedimientos de complejidad
intermedia.
Elaborar manuales y documentación respaldatoria.
Participar en la elaboración de programas de capacitación, preparación del material de apoyo y
dictado de cursos y seminarios.
La revisión del trabajo se efectúa al final de cada actividad.
III.
PERFIL
1. PHD más 1 año de experiencia específica.
2. Master más 4 años de experiencia específica.
3. Licenciatura más 6 años de experiencia específica.
D. ADMINISTRADOR/A DE ALTA COMPLEJIDAD
I.
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Profesional de alta responsabi1idad en el área de los sistemas de administración y control de los
recursos humanos, físicos, financieros y los servicios generales, tanto internos como externos
sub-contratados; con experiencia y formación académica para ejercer la coordinación de una
Unidad Administrativa que tenga encargados o Asistentes por áreas de la administración de
recursos, y de las relaciones con el personal técnico, directivos, proveedores y afines, Asegura la
obtención y disponibilidad de insumos y recursos según el Plan de Trabajo del Proyecto y las
orientaciones del Director Nacional o del Coordinador Técnico.
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Se considera un administrador/a de alta complejidad cuando maneja un volumen financiero de
proyecto igual o superior a USD 1.000.000.
II.
ATRIBUCIONES
- Habilidad gerencial para integrar las diversas áreas de la gestión administrativa, mantener
un seguimiento de los asuntos pendientes y la correspondiente coordinación con las
autoridades, proveedores, PNUD, etc.
- Capacidad para planear y evaluar las operaciones, sincronizando el apoyo
administrativo con las actividades sustantivas del Proyecto,
- Habilidad para construir equipos y mantener buenas relaciones interpersonales.
- Capacidad para trabajo en condiciones de tensión y simultaneidad de operaciones,
para enfrentar y manejar conflictos o problemas aplicando un enfoque analítico,
interpretativo y asertivo para superarlos,
- Perfecto dominio de español y muy buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo
(lectura, conversación y escritura),
-
III.
Manejo de procesadores de texto, planillas de cálculo y bases de datos.
FUNCIONES
Orienta, coordina y supervisa la ejecución satisfactoria de actividades en cada una de las áreas
bajo su responsabilidad : Finanzas y Contabilidad, Personal, Adquisiciones y Control de
Inventarios, Servicios Generales.
Asiste al Director Nacional y al Coordinador del Proyecto en todos los aspectos de administración
y recursos del Proyecto, informándoles sobre la normatividad aplicable y los sistemas o
procedimientos pertinentes a cada situación.
Reúne, analiza y resume información que sirva para dar cuenta y/o proyectar la marcha del
Proyecto en cuanto a costos y utilización de recursos, asociando esa presentación a la estructura
del Proyecto en cuanto a Objetivos, Resultados y Actividades.
Alerta oportunamente al Director Nacional y/o Coordinador del Proyecto respecto del inicio de
trámite de una Revisión presupuestaria, para mantener la consistencia entre el Plan Anual de
Trabajo y las autorizaciones presupuestarias vigentes.
Autoriza con su firma la emisión de órdenes de compra, solicitudes de pago al PNUD, contratos
de personal y servicios de terceros, dentro del margen de delegación que haya recibido del
Director Nacional.
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Coordina con la Oficina Local PNUD los trámites de autorización y ejecución de contratos,
compras y otras operaciones administrativas, manteniendo informado al Coordinador del
Proyecto.
Actúa como responsable superior a cargo del control presupuestario, financiero y patrimonial de
los recursos del Proyecto, así como del cumplimiento de compromisos en tales materias.
Colabora con el Director Nacional y Coordinador del Proyecto en la determinación de
remuneraciones y condiciones contractuales al personal del Proyecto, y vigila el pago oportuno
de emolumentos cumpliéndose tales requisitos,
NOTA: Este puesto se justifica, de preferencia, en programas sectoriales y proyectos complejos
que tengan varios módulos como áreas especializadas con sus respectivos bloques de Resultados,
Actividades e Insumos atendidos desde una Unidad Administrativa común.
IV.
PERFIL
1. EDUCACIÓN: Profesional universitario, graduado en administración, contabilidad,
economía o finanzas, con especialización de postgrado en alguna de tales áreas.
2. EXPERIENCIA: Más de 10 años de experiencia, con 3 años de experiencia específica.
E ASISTENTE ADMINISTRATIVO – ASISTENTE TECNICO
I.
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Profesional que asume la responsabilidad por la gestión administrativa y sistemas para la
obtención y control de los diversos recursos que aplique el Proyecto, bajo las orientaciones y
decisiones que adopte el Director Nacional y/o el Coordinador del Proyecto, o sea, actuando
como gestor y supervisor de dicha área, Asimismo, le corresponde asistir a las autoridades y
personal del Proyecto para la programación, obtención oportuna y disponibilidad de los medios e
insumos que están asociados a los Resultados y Actividades del Proyecto.
Este nivel también se aplica a técnicos profesionales que asisten u operativizan técnicamente la
concreción de un resultado como parte de un equipo de trabajo y quien no posee ningun
supervisado/a bajo su responsabilidad.
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II.
ATRIBUCIONES
-
Habilidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales.
-
Capacidad para trabajar en ambientes de tensión por diversidad y simultaneidad de
actividades en marcha, sin perder el control de su seguimiento y resultados.
·
Habilidad gerencial para organizar e integrar las diversas funciones y actividades del área
administrativa o técnica específica.
·
Capacidad para planear y programar operaciones, coordinar su ejecución y sincronizar las
labores del área administrativa y técnica con las actividades sustantivas del Proyecto.
·
Perfecto dominio del español y buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo
(lectura, conversación y escritura).
III.
FUNCIONES
En lo Administrativo
•
Asiste al Coordinador del Proyecto en todos los aspectos de administración y control de los
recursos del Proyecto, que comprende las áreas de personal, finanzas, adquisiciones, control
de inventarios y servicios generales.
•
Asume directamente o mediante personal bajo su dependencia, la realización de gestiones
para la obtención oportuna y disponibilidad de los medios que el personal del Proyecto
requiera durante la ejecución de las Actividades que indica el Documento del Proyecto,
•
Informa a las autoridades del Proyecto sobre la normas y procedimientos aplicables en la
gestión administrativa, y en las relaciones con el PNUD,
•
Alerta oportunamente al Director Nacional y/o al Coordinador del Proyecto respecto del
trámite necesario de una revisión presupuestaria del Proyecto, según los requerimientos que
la programación anual de actividades y los saldos disponibles indiquen.
•
Preparar y/o visar con su conformidad todos los comprobantes, órdenes de compra,
solicitudes de pago, voucher y contratos, o documentación similar de respaldo a las
decisiones administrativas que se presenten a la firma del Director Nacional del Proyecto.
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•
Coordina con la Oficina Local PNUD los trámites de autorización y ejecución de contratos,
compras y otras operaciones administrativas, dando seguimiento a las mismas con un informe
semanal de situación al Coordinador del Proyecto, y mensual al Director Nacional.
•
Asume y ejerce la responsabilidad por e1 control presupuestario, financiero y patrimonial de
los recursos de] Proyecto, así como del cumplimiento de compromisos en tales materias, en
concordancia con la labor del Coordinador del Proyecto y del personal del área
administrativa.
•
Otras labores afines que determinen de común acuerdo con el Director Nacional y el
Coordinador del Proyecto, necesarias para el funcionamiento normal del área de
administración del Proyecto,
NOTA:
La mayoría de los proyectos justifican la existencia de un Asistente
Administrativo, excepto los más complejos y/o con un presupuesto que supere un
millón de dólares, en cuyo caso resulta más apropiado el puesto de Administrador.
En lo Técnico
•
En el caso de la Asistencia Técnica, asiste al Consultor Especialista o Consultor en la
operativización de tareas técnicas o apoyo al seguimiento de la ejecución de una actividad
como parte de un equipo de trabajo.
•
Hace trabajo de relevamiento y procesamiento de información técnica primaria
•
Elabora propuestas técnicas para la concreción de resultados
IV.
PERFIL
1. EDUCACIÓN: Profesional universitario, graduado en administración, contabilidad, economía
o finanzas, con cursos de especialización postitulo en alguna de esas materias y dominio de
programas computacionales aplicables al área administrativa, así como software comercial de
productividad personal al nivel de usuario (procesador de textos, hoja electrónica, base de datos).
2. EXPERIENCIA: 5 años de experiencia y 3 años de experiencia específica.
F.
I.
SECRETARIA/O EJECUTIVA/O
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Bajo la supervisión general del Coordinador del Proyecto y/o del Asistente Administrativo, realiza
labores secretariales y de apoyo administrativo para la aplicación de los procedimientos y controles
habituales de esa área. Su formación profesional en secretariado ejecutivo y/o comercial le permite
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asumir algunas de esas labores de apoyo según las instrucciones y asignación de responsabilidades
que le entreguen por escrito en cada periodo de su contrato,
II.
ATRIBUCIONES
- Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales, y trabajo en
equipo.
- Capacidad para trabajo ocasional en condiciones de tensión por la simultaneidad de
tareas y la coordinación de ellas para cumplir instrucciones.
- Perfecto dominio de español y buen conocimiento de inglés como idioma de trabajo
parcial, a requerimiento especifico en determinados puestos y/o proyectos.
-
III.
Iniciativa propia
FUNCIONES
Organiza la agenda diaria y/o semanal de reuniones de su jefe superior inmediato, toma
notas y prepara actas o ayuda memoria según instrucciones.
Mantiene directorios telefónicos y de referencia interna de personal, contactos con
autoridades del Gobierno y actividad privada, etc., según requerimientos.
Hace trabajo de mecanografiado y edición de textos, correspondencia, formularios
administrativos y afines.
Organiza y mantiene en orden los archivos de correspondencia y documentación
pertinentes al área que apoye con sus servicios.
Lleva registros y control de trámite de la correspondencia y asuntos administrativos que
se le encarguen, haciendo listados semanales de control de asuntos pendientes para el
seguimiento e instrucciones del superior inmediato.
Mantiene al día la recopilación de instrucciones, guías o manuales aplicables al área
donde preste servicios.
Realiza gestiones de preparación de viajes, reuniones y eventos organizados por o para
el personal del Proyecto, según instrucciones que reciba a ese respecto.
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III.
PERFIL
1. EDUCACIÓN: Formación de tipo profesional en secretariado ejecutivo y/o comercial
bilingüe inglés-español, y cursos de capacitación como usuario computacional en
procesamiento de textos, hoja de calculo y base de datos.
2. EXPERIENCIA: Profesional de al menos 5 años de experiencia, y 3 años de
experiencia específica.
G.
I.
AUXILIAR / ASISTENTE
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Bajo la supervisión general del Coordinador del Proyecto y/o del Asistente
Administrativo, realiza labores secretariales de apoyo administrativo para la aplicación
de los procedimientos y controles habituales de esa área. Su formación básica en
secretariado le permite asumir algunas de esas labores de apoyo según las instrucciones
y asignación de responsabilidades que le entreguen por escrito en cada periodo de su
contrato.
II.
ATRIBUCIONES
- Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales, y trabajo en
equipo.
- Capacidad para trabajo ocasional en condiciones de tensión por la simultaneidad de
tareas y la coordinación de ellas para cumplir instrucciones.
- Perfecto dominio de español.
III.
FUNCIONES
Organiza la agenda diaria y/o semanal de reuniones de su jefe superior inmediato, toma
notas y prepara actas o ayuda memoria según instrucciones.
Mantiene directorios telefónicos y de referencia interna de personal etc., según
requerimientos.
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Hace trabajo de mecanografiado y edición de textos, correspondencia, formularios
administrativos y afines.
Organiza y mantiene en orden los archivos de correspondencia y documentación
pertinentes al área que apoye con sus servicios.
Lleva registros y control de trámite de la correspondencia y asuntos administrativos que
se le encarguen, haciendo listados semanales de control de asuntos pendientes para el
seguimiento e instrucciones del superior inmediato.
Mantiene al día la recopilación de instrucciones, guías o manuales aplicables al área
donde preste servicios.
IV.
PERFIL
1. EDUCACIÓN: Formación básica en secretariado, y cursos de capacitación como
usuario computacional en procesamiento de textos, hoja de cálculo y base de datos.
2. EXPERIENCIA: Profesional de al menos dos años de ejercicio, y uno o más en
funciones equivalentes.
H.
I.
CHOFER
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Bajo la supervisión e instrucciones del Asistente Administrativo, rea1iza labores propias
de conducción de vehículos motorizados. Lleva los controles básicos de mantenimiento y
utilización de vehículos, incluyendo operaciones necesarias para mantener el vehículo en
condiciones de servicio seguro y confiable.
II.
ATRIBUCIONES
Licencia de conducir vigente, de tipo profesional, para toda clase de vehículos,
Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales.
Conocimientos de mecánica y seguridad en e 1 tránsito compatibles con los vehículos a
usar.
Capacidad para escribir y rendir cuentas de las informaciones que debe mantener al día.
Conduce vehículos oficiales del Proyecto y los demás que se pongan a su disposición.
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III.
FUNCIONES
Responsable por el mantenimiento y controles diarios del vehículo según las normas
establecidas, incluyendo reparaciones menores, aseo y seguridad de servicios de
transporte.
Rea1iza servicios de transporte fuera de1 horario oficia1 para personal del o asignado al
Proyecto.
Registra e informa sobre el consumo diario de combustible, kilometraje, cambios de
aceite, reparaciones, itinerarios, etc., según pautas establecidas.
IV.
PERFIL
Formación y experiencia como chofer, sin tener condenas por accidentes en los cuales
haya participado.
I.
MENSAJERO
I.
OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES DEL CARGO
Bajo la supervisión e instrucciones del Asistente Administrativo, rea1iza labores propias
de movimientos de entrega y recepción de correspondencia, así como de adquisiciones y
afines del área administrativa.
II.
ATRIBUCIONES
Capacidad para construir y mantener buenas relaciones interpersonales.
Capacidad para escribir y rendir cuentas de las informaciones que debe mantener al día.
III.
FUNCIONES
Recoge y entrega correspondencia, documentación administrativa o comercial, elementos
adquiridos en proveedores locales y afines.
Colabora en trabajos de fotocopiado de documentos, a requerimiento en períodos en que
no tenga otros encargos de trabajo.
IV.
PERFIL
Bachillerato concluido, experiencia en trabajo similar.
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