INSPECCIÓN DE LA OBTENCIÓN DE CÉLULAS Y

COMISIÓN EUROPEA
DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD Y CONSUMIDORES
Salud Pública y Evaluación de Riesgos
Legislación Sanitaria y Cuestiones Internacionales
INSPECCIÓN DE LA OBTENCIÓN DE CÉLULAS Y
TEJIDOS
Y
DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE TEJIDOS
Manual operativo para las autoridades competentes
Versión 1.0
Este manual operativo para las autoridades competentes ha sido
elaborado únicamente con fines informativos. No ha sido adoptado ni
aprobado en modo alguno por la Comisión Europea, ni es legalmente
vinculante.
Comisión Europea, 1049 Bruselas - Bélgica. Teléfono: +32 22991111.
ÍNDICE
Página
1.0
Introducción
2.0
Responsabilidades de los inspectores
3.0
Cualificaciones y formación
3.1 Formación y experiencia
3.2 Cualidades personales
3.3 Formación introductoria
3.4 Formación especializada
3.5 Formación interna
3.6 Autorización
4.0
Tipos de inspección
5.0
Programación de inspecciones
5.1 Priorización de las inspecciones
5.2 Inspecciones sin previo aviso
6.0
Procedimientos de inspección
6.1 Procedimientos de inspección: antes de la inspección
6.2 Procedimientos de inspección: durante de la inspección
6.2.1 Reunión inicial
6.2.2 Inspección de las instalaciones
6.2.3 Revisión de la documentación
6.2.4 Reunión final
6.2.5 Notas de la inspección
6.3 Procedimientos de inspección: después de la inspección
6.3.1 Informe de inspección y acción correctiva
6.3.2 Acreditación, designación, autorización o aprobación de
los establecimientos de tejidos
2
7.0
Gestión de la calidad de la inspección
7.1 Resultados del sistema
7.2 Resultados de los inspectores
7.3 Habilidades de los inspectores
Anexo 1
Obtención y evaluación de donantes
Anexo 2
Recepción, procesamiento, almacenamiento y distribución
Anexo 3
Evaluación de los métodos de preparación
Anexo 4
Evaluación de los informes de evaluación del riesgo
Anexo 5
Importación/exportación: verificación de los requisitos técnicos
Anexo 6
Modelo (propuesto) de expediente de establecimiento de tejidos
Anexo 7
Modelo (propuesto) de formulario de conclusiones de
inspección
Anexo 8
Modelo (propuesto) de informe de inspección de un
establecimiento de tejidos
Anexo 9
Modelo (propuesto) de expediente del método de preparación
Anexo 10
Modelo (propuesto) de certificado de autorización
Anexo 11
Documentos consultados para elaborar estas directrices
Anexo 12
Abreviaturas y glosario
3
1.0 Introducción
El artículo 7 de la Directiva 2004/23/CE1 establece la necesidad de realizar inspecciones y
de adoptar medidas de control. El apartado 5 dispone que, de conformidad con el
procedimiento de comitología, «se establecerán directrices relativas a las condiciones de
las inspecciones y las medidas de control, así como sobre la formación y la cualificación
de los funcionarios encargados de ellas, con el fin de lograr un nivel uniforme de
competencia y de resultados».
Este manual operativo pretende orientar a los Estados miembros de la UE en relación con
la implementación de una serie de tareas reguladoras para cumplir las Directivas
2004/23/CE, 2006/17/CE2 y 2006/86/CE3, y abarca las siguientes acciones:
• inspección, acreditación, designación y autorización o aprobación de los
establecimientos de tejidos;
• inspección y autorización de las condiciones para la obtención de células y tejidos;
• inspección y autorización de los métodos de preparación para tejidos y células; e
• inspección y autorización de actividades de importación y exportación.
El manual operativo tiene como objeto asistir a los Estados miembros que están
poniendo en funcionamiento dichos sistemas reguladores por vez primera. Debería
asimismo promover la normalización de los sistemas reguladores que ya están
consolidados en la Unión Europea.
El presente manual refleja las disposiciones que recogen las tres Directivas relacionadas
sobre la calidad y la seguridad de las células y tejidos humanos empleados para
transplantes o tratamientos de fertilidad.
Determinadas secciones de este manual son pertinentes para las células y los tejidos
humanos utilizados, por ejemplo, como material de partida para fabricar medicamentos
de terapia avanzada (es decir, terapia génica, terapia celular somática o ingeniería
tisular). En estos casos se aplican los requisitos reglamentarios establecidos por las
Directivas arriba indicadas para la donación, la obtención y la evaluación. El Reglamento
1
Directiva 2004/23/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, relativa al
establecimiento de normas de calidad y de seguridad para la donación, la obtención, la evaluación, el
procesamiento, la preservación, el almacenamiento y la distribución de células y tejidos humanos (DO
L 102 de 7.4.2008, p. 48).
2
Directiva 2006/17/CE de la Comisión, de 8 de febrero de 2006, por la que se aplica la Directiva
2004/23/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo relativo a determinados requisitos técnicos
para la donación, la obtención y la evaluación de células y tejidos humanos (DO L 38 de 9.2.2006, p.
40).
3
Directiva 2006/86/CE de la Comisión, de 24 de octubre de 2006, por la que se aplica la Directiva
2004/23/CE del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que se refiere a los requisitos de trazabilidad,
la notificación de las reacciones y los efectos adversos graves y determinados requisitos técnicos para
la codificación, el procesamiento, la preservación, el almacenamiento y la distribución de células y
tejidos humanos (DO L 294 de 25.10.2006, p. 32).
4
1394/2007 sobre medicamentos de terapia avanzada4 está en vigor desde el 30 de
diciembre de 2008. Se insta a los Estados miembros a que preparen un sistema integrado
para gestionar sus responsabilidades reguladoras en su papel de punto de contacto entre
los sectores médicos y los relacionados con los tejidos o células (es decir, estatus del
centro, prácticas de inspección, acreditación, designación, proceso de autorización o
aprobación, trazabilidad de materiales y sistemas de codificación).
2.0 Responsabilidades de los inspectores
Los inspectores recibirán de la autoridad competente un mandato claro por escrito para la
tarea específica, y llevarán una identificación oficial. Recopilarán la información
detallada que hayan de proporcionar a la autoridad competente conforme al mandato
específico de la inspección.
Una inspección es un ejercicio de muestreo, ya que no permite examinar todos los
ámbitos y la totalidad de la documentación. Los inspectores no serán responsables de las
deficiencias que no hayan podido detectarse durante la inspección debido a limitaciones
de tiempo o de alcance, o en el caso de procesos que no hayan podido observarse durante
la inspección.
3.0 Cualificaciones y formación
3.1
Formación y experiencia
Como mínimo, el personal de inspección:
a)
poseerá un título, certificado u otra prueba de cualificación formal en el ámbito de
la medicina o la biología expedido tras cursar estudios universitarios completos o
unos estudios reconocidos como equivalentes por el Estado miembro de que se
trate,
así como
b)
tendrá una experiencia práctica en los ámbitos pertinentes de un centro de
obtención de tejidos, células o sangre. Podrán considerarse también pertinentes
otras experiencias previas.
Las autoridades competentes podrán, en casos excepcionales, considerar que determinada
persona posee una experiencia considerable y pertinente que la exime del requisito a).
Los inspectores tendrán una experiencia práctica posterior a la titulación en ámbitos
pertinentes en un centro de tejidos, células o sangre. Podrán considerarse también
pertinentes otras experiencias previas, como haber trabajado en la industria farmacéutica,
en el ámbito sanitario o en algún organismo de regulación, como una autoridad
competente que inspeccione establecimientos de tejidos o bancos de sangre de hospitales,
establecimientos de tejidos y células o medicamentos.
4
Reglamento (CE) no 1394/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de noviembre de 2007,
sobre medicamentos de terapia avanzada y por el que se modifican la Directiva 2001/83/CE y el
Reglamento (CE) no 726/200 (DO L 324, 10.12.2007, p. 121).
5
3.2
Cualidades personales
Los inspectores deberán poseer buenas habilidades interpersonales. Deberán ser buenos
comunicadores, ser capaces de analizar y debatir con eficacia, comprender con rapidez
temas complicados y actuar asertivamente manteniendo al mismo tiempo un nivel
adecuado de tacto y conducta profesional.
Deberán presentar un alto nivel de madurez e integridad personal, una mentalidad
abierta, una gran capacidad de comprensión de temas complejos, un juicio sólido,
firmeza, capacidad analítica y tenacidad, así como la habilidad de ver las situaciones
desde una óptica realista.
3.3
Formación introductoria
A fin de obtener un puesto en un cuerpo de inspectores, los nuevos inspectores deberán
probar que poseen las cualificaciones o la experiencia necesarias para llevar a cabo las
funciones que se les asignen. Por otra parte, hay que reconocer que las habilidades que se
requieren de un inspector son especializadas, por lo que la formación introductoria será
facilitada por el cuerpo de inspectores, al margen de las cualificaciones o de la
experiencia previa.
Esta formación abarcará, al menos, los siguientes temas:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Actividades relacionadas en los establecimientos de tejidos (donación, obtención,
evaluación, procesamiento, preservación, almacenamiento y distribución);
Sistemas de acreditación, designación, autorización o aprobación en los Estados
miembros;
Directivas comunitarias relativas a células y tejidos;
Técnicas y procedimientos de inspección, con ejercicios prácticos;
Sistemas internacionales de gestión de la calidad (ISO y EN);
Sistemas nacionales de salud y organizaciones de células y tejidos en los Estados
miembros;
Legislación nacional vigente en los Estados miembros;
Organización de las autoridades reguladoras nacionales;
Instrumentos internacionales de inspección y otros organismos pertinentes.
Los inspectores recibirán asimismo formación continua en los temas arriba indicados
para mantenerse al día de los cambios técnicos y jurídicos.
3.4
Formación especializada
Tal y como se ha indicado, los inspectores, en general, poseerán numerosas habilidades
procedentes de su educación, cualificaciones, experiencia de trabajo previa o formación
adicional. No obstante, es poco probable que tengan el mismo nivel de conocimientos en
cada uno de los temas relacionados con los tejidos y células. Deberá existir un
procedimiento que permita realizar un análisis de las necesidades de formación de los
nuevos empleados y del personal contratado a fin de garantizar que los inspectores
puedan realizar inspecciones de conformidad con los requisitos exigidos.
Entre los temas importantes en los que los inspectores deberán contar con formación
especializada destacan:
6
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Principios generales del transplante de tejidos y células;
Conocimientos básicos de los procesos y equipos usados en los establecimientos
de tejidos;
Principios básicos de las técnicas de reproducción asistida;
Conocimientos básicos de los reglamentos aplicables a los equipos médicos;
Conocimientos básicos de la legislación farmacéutica (en concreto, del
Reglamento relativo a los medicamentos de terapia avanzada);
Diseño, validación y mantenimiento de instalaciones y principales equipos;
Sistemas de procesamiento y protección de datos;
Comunicación eficaz, incluida la gestión de conflictos;
Higiene general;
Identificación de actividades ilegales o fraudulentas, y posterior acción para
combatirlas;
Técnicas de laboratorio, pruebas de diagnóstico in vitro (pruebas de cribado y
técnicas de amplificación de ácidos nucleicos);
Gestión de riesgos;
Directrices o requisitos nacionales específicos;
Enfermedades transmisibles;
Vigilancia
Los inspectores recibirán asimismo formación continua en los temas arriba indicados
para mantenerse al día de los cambios técnicos y jurídicos.
3.5
Formación interna
El programa de formación interna incluirá una serie de inspecciones con supervisión (el
cuerpo de inspectores decidirá cuántas). Los inspectores en prácticas observarán, en
primer lugar, a un inspector autorizado realizando una serie de inspecciones, a
continuación participarán en algunas y, por último, dirigirán varias inspecciones bajo la
supervisión de un inspector autorizado.
3.6
Autorización
La competencia de los inspectores en prácticas deberá ser verificada y documentada por
parte de la autoridad competente antes de que se les autorice a dirigir inspecciones.
La competencia y los resultados de los inspectores deberán ser revisados periódicamente
con arreglo a los requisitos del sistema de calidad aplicado por la autoridad competente o
el cuerpo de inspectores.
4.0 Tipos de inspección
Pueden realizarse distintos tipos de inspección en función de las actividades del
establecimiento de tejidos y de las terceras partes que participan. Pueden ser
documentales o in situ. Pueden abarcar el sistema entero o centrarse en uno o más temas
específicos (sistemas de calidad, procesamiento de células o tejidos concretos, método de
preparación específico o un problema concreto, etc.).
Las inspecciones generales de los sistemas deberán ser realizadas in situ y abarcar
todos los procesos y actividades, incluida la estructura organizativa, políticas,
7
responsabilidades, gestión de la calidad, personal, documentación, instalaciones, equipo,
contratos, reclamaciones, retiradas, auditorías, etc.
•
•
•
•
Se efectuarán, al menos, una vez cada cuatro años de actividad.
Se realizarán antes de acreditar, designar, autorizar o aprobar un establecimiento
de tejidos. (No obstante, la acreditación, designación, autorización y aprobación
pueden necesitar basarse en un historial de las revisiones.)
Podrían ser necesarias para cualquier variación significativa de la acreditación,
designación, autorización o aprobación iniciales (por ejemplo, un cambio en la
actividad o en los métodos de preparación).
También podrían ser necesarias si hay un historial de deficiencias (por ejemplo,
efectos adversos graves o reacciones adversas graves).
Las inspecciones temáticas se realizarán in situ y se centrarán en un tema específico o
varios, como los sistemas de gestión de la calidad, el procesamiento de células o tejidos
específicos, métodos de preparación específicos, etc.
Deberán realizarse:
•
•
•
•
En el momento de realizar una evaluación intermedia, entre dos inspecciones
generales de los sistemas;
Cuando los métodos de preparación sean nuevos, complejos, innovadores o
únicos para un establecimiento de tejidos;
Siempre que se informe de un cambio considerable en uno de los temas
específicos;
También podrían ser necesarias en caso de (antecedentes de) una deficiencia
específica, como efectos o reacciones adversas graves.
Las revisiones documentales no se realizan in situ, sino a distancia. Pueden abarcar
todos los procesos y actividades o centrarse en un tema específico o varios. Estarán
basadas en un expediente actualizado del establecimiento de tejidos. Podrían utilizarse en
las siguientes situaciones:
•
•
•
Para efectuar una evaluación inicial de las actividades del establecimiento de
tejidos;
Como preparación para las inspecciones in situ;
En el momento de realizar una evaluación intermedia, entre inspecciones
generales de los sistemas, si no se han producido cambios significativos.
Las repeticiones de inspecciones pueden ser necesarias para realizar un seguimiento o
una nueva evaluación a fin de controlar la acción correctiva requerida en respuesta a la
inspección previa.
También pueden efectuarse otras inspecciones específicas:
Inspecciones de laboratorios de evaluaciones de donantes: Estas inspecciones
incluyen normalmente la evaluación in situ del cumplimiento de las buenas prácticas de
control de la calidad en los laboratorios. Pueden ser realizadas por una autoridad
competente distinta de la autoridad competente responsable de la inspección del
establecimiento de tejidos, dependiendo de la situación en cada Estado miembro. Sin
embargo, podrían formar parte de una inspección general de los sistemas o de una
8
inspección temática si el laboratorio de evaluaciones es parte de un establecimiento de
tejidos.
Inspecciones de terceras partes: Las autoridades competentes deberán realizar
inspecciones in situ de terceras partes, especialmente cuando una evaluación del riesgo
así lo aconseje. Deberá considerarse la posibilidad de efectuar una inspección de terceras
partes en las siguientes situaciones, entre otras:
•
•
•
Cuando las terceras partes actúan como proveedoras de servicios críticos para un
número considerable de establecimientos de tejidos, por ejemplo, instalaciones
comerciales de procesamiento de tejidos, una organización centralizada de
obtención o selección de donantes de tejidos o una empresa contratada de
esterilización.
Cuando las terceras partes actúan como proveedoras de servicios críticos para un
único establecimiento de tejidos, pero dicho establecimiento suministra un gran
volumen de tejidos o células.
Cuando en la inspección del establecimiento de tejidos se detecta un alto nivel de
incumplimiento con el acuerdo escrito de una tercera parte.
Inspecciones conjuntas: Determinadas circunstancias específicas (como el hecho de que
los conocimientos técnicos o recursos disponibles sean limitados) podrían hacer que un
Estado miembro solicite a otra autoridad competente de la UE la realización de
inspecciones conjuntas en su territorio en colaboración con funcionarios del Estado
miembro solicitante.
5.0 Programación de inspecciones
Las autoridades competentes programarán con antelación la secuencia de inspecciones.
Diseñarán un programa y garantizarán que se puede cumplir la frecuencia de las
inspecciones de los establecimientos de tejidos individuales según la planificación.
Deberán habilitarse los recursos suficientes para llevar a cabo adecuadamente el
programa de inspecciones.
Con arreglo a la Directiva 2004/23/CE, los establecimientos de tejidos tienen que
inspeccionarse en intervalos de dos años como mínimo. Se recomienda realizar una
inspección general de los sistemas (al menos cada cuatro años) que abarque todos los
sectores de actividad. Durante el intervalo entre dos inspecciones generales de los
sistemas, se puede efectuar una inspección temática centrada en un proceso o en un tema
concreto (quizás relacionado con las deficiencias detectadas previamente o nuevas
actividades). Como alternativa, si no se han producido cambios considerables desde la
última inspección in situ, se puede efectuar una revisión documental.
5.1 Priorización de las inspecciones
Las inspecciones se programarán de conformidad con criterios documentados basados en
una evaluación del riesgo. En el caso de las inspecciones sistemáticas, los criterios para
programarlas se basan en los siguientes indicadores:
•
•
Complejidad de las operaciones de la planta;
Cumplimiento de los reglamentos existentes (tal y como se indica en el
expediente del establecimiento de tejidos cumplimentado);
9
•
•
•
5.2
Datos de los resultados anteriores (por ejemplo, número de deficiencias
detectadas en una inspección anterior);
Número de reacciones o efectos adversos comunicados, o de retiradas ordenadas;
Volumen de actividad, incluidos cambios considerables.
Inspecciones sin previo aviso
Las inspecciones pueden organizarse sin avisar previamente al establecimiento de
tejidos, siempre y cuando haya pruebas o información que las justifique. Entre los
motivos para realizar inspecciones sin previo aviso se encuentran los siguientes:
sospechas de actividades ilegales o fraudulentas, incumplimientos graves de los
requisitos legales que podrían exponer a los donantes o a los receptores a un riesgo, una
reacción adversa grave que tenga como consecuencia el fallecimiento de un paciente o
una retirada de un producto importante, etc.
6.0 Procedimientos de inspección
En esta sección se ofrecen directrices generales sobre los procedimientos para cualquier
tipo de inspección. En los anexos del 1 al 5 se facilitan directrices técnicas sobre cómo
verificar el cumplimiento de los requisitos técnicos específicos para: la obtención de
células y tejidos y la evaluación de donantes (anexo 1); la recepción, el procesamiento, el
almacenamiento y la distribución (anexo 2); la evaluación de los métodos de preparación
(anexo 3); la evaluación de los informes de valoración de los riesgos (anexo 4) y la
importación/exportación (anexo 5).
6.1
Procedimientos de inspección: antes de la inspección
Deberá decidirse la constitución del equipo, teniendo en cuenta el tipo de inspección que
va a llevarse a cabo.
La inspección podrá ser realizada por un único inspector siempre y cuando las
evaluaciones del riesgo realizadas por las autoridades competentes antes de la inspección
hayan determinado que una sola persona es suficiente para inspeccionar el
establecimiento de tejidos. No obstante y en general, debe evitarse que un único
inspector lleve a cabo la inspección.
Si los recursos lo permiten, el equipo estará formado por miembros con conocimientos
técnicos en diferentes ámbitos. Al menos uno de los inspectores deberá tener el nivel de
competencia o educación exigido con arreglo al artículo 17 de la Directiva 2004/23/CE a
la persona responsable del establecimiento de tejidos o bien, contar con el nivel de
educación y formación necesario para inspeccionar el lugar.
En caso necesario, los inspectores podrán requerir la ayuda de un experto técnico (por
ejemplo, en tecnología de células embrionarias o de reproducción asistida) o de expertos
en otras materias (por ejemplo, temas jurídicos o médicos) para una inspección
específica. Los expertos deberán tener conocimientos especializados en el ámbito de la
inspección. La función de los expertos no es inspeccionar sino asesorar a los inspectores
en asuntos técnicos. La función de los expertos dentro del equipo deberá estar claramente
definida en documentos formales, el acuerdo de confidencialidad firmado por los
expertos y su declaración de inexistencia de conflicto de intereses. Los expertos deberán
estar informados de la política del cuerpo de inspectores cuando realizan las
inspecciones.
10
Antes de realizar la inspección, el equipo deberá familiarizarse con la organización que
se va a inspeccionar, lo que incluye, al menos, los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Examen del expediente del establecimiento de tejidos, para revisar el estado
actual con respecto a las Directivas comunitarias relativas a tejidos y células y
cualquier normativa nacional pertinente;
Examen del expediente del método de preparación;
Una revisión de los informes de las inspecciones previas, en su caso;
Una revisión de las variaciones (cambios) para la autorización del
establecimiento de tejidos, en su caso;
Cualquier requisito específico relativo a prendas o a vacunas exigido para acceder
al establecimiento de tejidos;
Una revisión de la acción de seguimiento (en su caso) en respuesta a inspecciones
previas;
Una revisión de las retiradas de células o tejidos iniciadas a partir de la última
inspección, en su caso;
Un examen de los efectos adversos graves o las reacciones adversas graves
pertinentes notificadas desde la última inspección, en su caso;
Una revisión de las orientaciones o directrices nacionales aplicables al lugar que
se va a inspeccionar;
Volumen de actividad, incluidos cambios considerables.
Se puede preparar un plan de inspección específico para la inspección que se va a
realizar, que deberá abordar cualquier tema que surja desde la revisión previa a la
inspección que requiera una investigación específica durante la inspección y pondrá de
relieve cualquier cuestión pertinente detectada al estudiar el expediente del
establecimiento de tejidos a fin de garantizar que se analiza y se evalúa durante la
inspección.
Se recomienda informar con antelación a la organización que va a ser inspeccionada de
los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Los objetivos y el alcance de la inspección, a la luz de las inspecciones anteriores,
incluida la de los establecimientos de obtención, de ser el caso;
Las personas que han de estar presentes durante la inspección; en los casos de
inspección de procesos concretos, deberán estar presentes las personas
directamente responsables;
La identidad de los miembros del equipo de inspección y sus funciones
individuales;
Cuándo y dónde se va a llevar a cabo la inspección (fecha, hora y lugar);
Las unidades organizativas que se van a inspeccionar;
La hora y la duración estimadas para cada actividad principal de la inspección
(instalaciones, procesos, etc.);
Un esbozo de la documentación principal que deberá estar disponible para su
revisión durante la inspección;
La programación de las reuniones inicial y final;
La programación aproximada para la transmisión del informe de inspección
escrito;
La posibilidad de que, si son pertinentes, se compartan los resultados de la
inspección con otros reguladores de la misma autoridad competente u otra.
11
6.2
Procedimientos de inspección: durante la inspección
Los inspectores se esforzarán por crear un ambiente constructivo durante la inspección.
Deberán ser conscientes de su influencia en los procesos de toma de decisiones.
Responderán a las preguntas que se les formule pero evitarán asumir el papel de
consultores. No obstante, las tareas de los inspectores no están limitadas exclusivamente
a detectar fallos, deficiencias y discrepancias: deberán acompañar cualquier conclusión
con comentarios instructivos y motivadores.
Las inspecciones podrían ser una molestia en el desarrollo normal del trabajo de la
organización inspeccionada, por lo que los inspectores prestarán mucha atención para no
poner en peligro los tejidos o las células y trabajarán con cuidado y orden.
Tendrán acceso a información confidencial, que tratarán con integridad y gran cuidado y
cumpliendo con los requisitos legales relativos a la protección de la confidencialidad y la
divulgación a fin de proteger la salud pública.
En algunos casos, los inspectores podrán realizar copias de los documentos que puedan
ser útiles para elaborar el informe inicial de la inspección o como documentos de prueba
de posibles conclusiones. En algunos Estados miembros, los inspectores pueden realizar
fotografías o vídeos que servirán como pruebas documentales en los centros, siempre y
cuando no interfieran con el proceso o con la calidad y la seguridad de los tejidos o
células.
6.2.1
Reunión inicial
Las inspecciones empezarán con una reunión inicial en la que el equipo encargado de la
inspección se reunirá con la dirección y el personal a cargo de la organización, incluida
la persona responsable. El propósito de esta reunión es presentar al equipo y a los
funcionarios acompañantes o especialistas y analizar el plan de inspección (que puede
estar sujeto a cambios sin previo aviso).
Durante esta reunión, el equipo de inspección deberá realizar las siguientes tareas:
•
•
•
•
•
Describir el propósito y el alcance de la inspección;
Revisar la estructura de la dirección de la organización (organigrama);
A pesar de que en esta fase todos los documentos deberían estar disponibles,
identificar los documentos que puedan ser requeridos durante la inspección, en
función de las actividades o ámbitos en los que los inspectores decidan centrarse;
Confirmar que toda la información se va a tratar como confidencial;
Explicar si se van a notificar las deficiencias a medida que se identifican o en
reuniones al final del día para resumir los resultados, o bien, en la última reunión
de cierre.
Si se le solicita, el equipo del establecimiento de tejidos deberá ser capaz de realizar las
siguientes actividades:
•
•
•
•
Describir el sistema de gestión de la calidad;
Explicar la estructura organizativa y los procedimientos operativos;
Explicar cada paso desde la obtención al procesamiento y la distribución;
Explicar los cambios significativos realizados en las instalaciones, equipo,
procesos y personal producidos desde la última inspección;
12
•
•
•
Explicar cómo se han resuelto las deficiencias si esta información no ha sido ya
trasladada a la autoridad competente;
Designar a las personas que han de acompañar al equipo responsable de la
inspección mientras esta tiene lugar;
Acomodar una sala para los inspectores, en caso necesario; si la inspección es
realizada por un equipo, se necesitará una sala independiente para la sesión
informativa final del equipo.
Realizar una visita rápida al centro inmediatamente después de la reunión inicial podría
resultar muy útil para familiarizarse con él y apreciar cualquier cambio significativo
producido desde la última inspección, pero no sustituirá a una visita exhaustiva de las
instalaciones que se realizará en un momento posterior de la inspección. En algunos
casos, puede ser necesario en esta fase observar ciertas actividades que no van a estar
realizándose cuando se visite la zona más tarde durante la inspección.
6.2.2
Inspección de las instalaciones
Deberá incluir una visita detallada para ver si la disposición y el diseño de las
instalaciones y los equipos son aptos, tal y como se describe en el expediente del
establecimiento de tejidos, y si el modo en que se utilizan se ajusta a las operaciones que
se llevan a cabo en su interior. Deberá analizarse cualquier cambio producido desde la
última revisión. Por norma general, los inspectores siguen el flujo del proceso de las
actividades para las que el establecimiento de tejidos está autorizado o va a estarlo,
teniendo en cuenta las disposiciones detalladas de las Directivas 2004/23/CE,
2006/17/CE y 2006/86/CE. A veces resulta conveniente concentrarse en un departamento
de la organización si hay problemas o requisitos especiales. Deberán tenerse en cuenta
las áreas de servicios importantes, por ejemplo, los sistemas de ventilación, vapor o agua,
así como los de apoyo técnico.
Durante la visita a las instalaciones, los inspectores deberán comentar en todo momento
las observaciones que vayan surgiendo con el personal responsable, supervisores y
operadores, a fin de aclarar hechos, indicar puntos de preocupación y valorar los
conocimientos y la competencia del personal.
6.2.3
Revisión de la documentación
El sistema de documentación (incluidas las especificaciones, métodos de preparación,
transporte e instrucciones de acondicionamiento, procedimientos y registros de los
diferentes procesos, control de la calidad y operaciones de distribución) deberá revisarse
examinando ejemplos seleccionados, tanto durante el uso como tras la recopilación en
registros completos.
Una inspección general de los sistemas incluirá por norma general un examen del
sistema de gestión de la calidad documentado para las actividades para las que se ha
concedido o solicitado autorización, incluida la siguiente lista, que no es exhaustiva:
•
5
Descripciones de tareas, organigrama, función de la persona responsable y el
médico autorizado5;
Cada establecimiento de tejidos debe tener acceso a un médico autorizado que aconseje sobre las
actividades médicas del establecimiento y las supervise, como por ejemplo la selección de donantes, la
13
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Formación del personal, incluida formación inicial o introductoria, planes de
readaptación y evaluación de la competencia;
Control de los documentos, incluido el mantenimiento (por ejemplo, control de
cambios) de los procedimientos normalizados de trabajo;
(Procesos de) validación y cualificación (equipos e instalaciones);
Programas de mantenimiento preventivo (equipos e instalaciones);
Seguimiento y análisis de las pruebas de esterilidad, de las condiciones de la
calidad del aire y de sus tendencias;
Criterios de selección de los proveedores, en su caso;
Contratación de terceras partes y proveedores;
Sistema de auditoría interna, autoinspección y acciones correctivas y preventivas;
Gestión del rechazo, almacenamiento y destrucción del material de los donantes
en los casos en que no sea apto para la aplicación en el ser humano;
Gestión de las reclamaciones, incumplimientos, reacciones adversas graves,
efectos adversos graves, retiradas y planes de contingencia para la finalización de
las actividades;
Trazabilidad, tratamiento de la información y confidencialidad;
Importación/exportación;
Registros: informe anual de actividades e informe anual de vigilancia.
Deberá entrevistarse a la persona responsable y efectuar una evaluación crítica del papel
que desempeña.
Deberán identificarse claramente las operaciones subcontratadas y las responsabilidades
de las diferentes partes. Deberá examinarse si los contratos cumplen las disposiciones
nacionales para la transposición de las Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE y
2006/86/CE.
Durante la inspección deberá examinarse el procedimiento para registrar y revisar las
reacciones y los efectos adversos graves y el sistema para retirar células y tejidos
distribuidos desde dentro y fuera de los Estados miembros. Se examinarán y se
comentarán todos los informes sobre efectos y reacciones adversas graves.
Deberá examinarse el sistema para efectuar autoinspecciones en la organización. A pesar
de que normalmente los inspectores no leen los informes, puede resultar útil revisar la
programación de la auditoría o autoinspección del año anterior para confirmar que las
auditorías han resultado satisfactorias. A continuación se puede comprobar el registro de
acciones correctivas y preventivas adoptadas en el momento en que se realizaron las
auditorías o autoinspecciones a fin de garantizar que se ha puesto en práctica la acción
correcta.
Deberán revisarse los procedimientos para controlar las exportaciones o importaciones
de tejidos y células (si son pertinentes) y examinarse la documentación relativa a los
casos individuales. En el anexo 5 se facilitan directrices técnicas sobre la inspección de
importaciones y exportaciones.
revisión de los resultados clínicos de las células y los tejidos aplicados o la interacción, en su caso, con
los usuarios clínicos.
14
Las inspecciones temáticas incluirán la evaluación de la documentación relacionada con
el tema en cuestión.
En las inspecciones de procesos se examinará la documentación específica relativa a un
proceso finalizado o no finalizado (o varios) para la preparación de células o tejidos,
incluidos los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
•
•
6.2.4
Cumplimiento del expediente del método de preparación (véase el anexo 9);
Trazabilidad y seguimiento (incluido el donante y el sistema de codificación de
los tejidos o células utilizado);
Validación del proceso;
Instrucciones de procesamiento (procedimientos normalizados de trabajo) y
registros;
Procedimientos de puesta en circulación;
Especificaciones y datos sobre el control de la calidad de los materiales de
partida, intermedios y células y tejidos tratados, otros materiales, reactivos y
equipos técnicos;
Acondicionamiento y etiquetado;
Distribución.
Reunión final
Una vez finalizada la inspección, los inspectores deberán resumir las conclusiones en la
reunión final con los representantes de la organización, normalmente la persona
responsable, la persona encargada del sistema de gestión de la calidad (si procede) y
cualquier miembro del personal invitado por la persona responsable. La reunión final es
una parte importante de la inspección. Las deficiencias observadas durante la inspección
deberán describirse con claridad y, si el procedimiento normalizado de trabajo de la
autoridad competente así lo establece, deberán ser notificadas por escrito a la
organización. En el anexo 7 se propone un modelo de formulario estándar. Deberá
comentarse oralmente la gravedad de las deficiencias detectadas. En esta reunión se
describirán los hechos y las pruebas objetivas que apoyan las observaciones, en especial,
en relación con las conclusiones más importantes o críticas. La organización, si lo desea,
puede debatir propuestas iniciales para la aplicación de la medida paliativa. En la medida
de lo posible, en esta reunión se comentarán todas las observaciones importantes, a fin de
que la organización pueda poner en práctica la acción correctiva necesaria a la mayor
brevedad posible. Las deficiencias se comunicarán teniendo en cuenta la legislación
nacional que transpone las tres Directivas comunitarias sobre tejidos y células. En el caso
de detectar deficiencias críticas que impliquen un riesgo inmediato para la salud y la
seguridad de los donantes y receptores de tejidos y células, el cuerpo de inspectores
delegará competencias a los inspectores para solicitar la cuarentena inmediata o el cese
del suministro y, si procede, la retirada de las células o tejidos humanos afectados. En
estas circunstancias especiales se cumplirán los procedimientos normalizados de trabajo
de la autoridad competente que correspondan.
6.2.5
Notas de la inspección
Los informes de la inspección deberán estar basados en las notas tomadas durante la
misma. Estas notas se gestionarán de conformidad con las prácticas especificadas por la
autoridad competente. En el anexo 7 se facilita un formulario de conclusiones de la
inspección que puede emplearse para anotar las conclusiones.
15
6.3
Procedimientos de inspección: después de la inspección
6.3.1
Informe de inspección y acción correctiva
El informe escrito de la inspección incluirá información general sobre el establecimiento
de tejidos, una descripción de la inspección y las observaciones y conclusiones extraídas
de la misma. El informe incluirá asimismo una referencia al expediente del
establecimiento de tejidos, junto con cualquier corrección de dicho expediente realizada
a raíz de la inspección.
En el anexo 8 se recoge una propuesta de formato estándar para el informe. Incluye una
clasificación estándar de las deficiencias. Dependiendo de los procedimientos internos de
la autoridad competente, se extraerán de este informe las conclusiones de la inspección
que se enviarán por carta al establecimiento de tejidos o bien, se enviará el informe
completo al establecimiento de tejidos.
Las conclusiones del informe deberán identificar claramente las deficiencias, clasificarlas
como críticas, importantes u otros con arreglo a las definiciones del anexo 8 (esta
clasificación se realiza normalmente en el cuerpo de inspectores para garantizar la
coherencia con otras inspecciones). Deberá fijarse una fecha límite para que el
establecimiento de tejidos presente propuestas y una planificación para rectificar las
deficiencias descritas en el informe (plan de acción). Los inspectores evaluarán el plan de
acción propuesto y, sobre esta base, realizarán una recomendación a la autoridad
competente encargada de conceder la autorización con arreglo al mandato específico de
la inspección, detallando claramente si el establecimiento de tejidos cumple o no las
leyes nacionales para la transposición de las Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE y
2006/86/CE.
El establecimiento de tejidos será informado de la decisión por escrito.
En algunos casos, el equipo encargado de realizar la inspección puede considerar
necesario realizar una segunda visita al centro (repetición de la inspección) o solicitar
información adicional sobre la acción correctiva antes de efectuar una recomendación.
La medida tomada por la autoridad competente dependerá de la naturaleza y el alcance
de las deficiencias y de la adecuación del plan de acción correctiva, de conformidad con
las Directivas comunitarias y los amplios conocimientos de la autoridad competente
sobre las prácticas existentes en relación con todos los tipos de establecimientos de
tejidos.
6.3.2 Acreditación, designación, autorización o aprobación de los establecimientos
de tejidos
De conformidad con el artículo 6 de la Directiva 2004/23/CE, los establecimientos de
tejidos deberán ser acreditados, designados, autorizados o aprobados por una autoridad
competente para las actividades que realizan.
En el anexo 10 se propone un formato para un certificado de autorización basado en las
disposiciones de las Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE y 2006/86/CE. Este formato
podría facilitar la creación del registro público de la autoridad competente para los
establecimientos de tejidos exigido en virtud de la Directiva 2004/23/CE (artículo 10) y
la creación de una red que conecte los registros nacionales de establecimientos de tejidos,
tal y como se exige en virtud del apartado 3 del artículo 10. El formato propuesto incluye
sólo la información mínima que ha de aparecer siempre en el certificado y en el registro
16
de la autoridad competente de los establecimientos de tejidos autorizados. No obstante,
se puede añadir más información para cumplir los requisitos específicos de la autoridad
competente. No se publicará en el registro general, pero sería parte del registro nacional
mantenido por la autoridad competente.
Este formato puede utilizarse independientemente de si la acreditación, designación,
autorización o aprobación iniciales de la autoridad competente están basadas o no en
inspecciones in situ.
Cualquier autoridad competente deberá, a petición de otra, facilitar una copia del
certificado de autorización de un establecimiento de tejidos.
17
Figura 1: Proceso de inspección
Inicio de la inspección
•
•
•
•
•
Nombrar al director del equipo de inspección
Definir los objetivos, alcance y criterios de la inspección
Determinar la viabilidad de la inspección
Seleccionar al equipo de la inspección
Notificar al establecimiento que se va a inspeccionar
Revisión de los documentos
•
•
Revisar el expediente del establecimiento de tejidos
Determinar la idoneidad con respecto a los criterios de la inspección
Preparación para la -inspección in situ
•
•
•
Preparar el plan de inspección
Asignar trabajo al equipo de inspección
Preparar los documentos de trabajo
Ejecución de la inspección in situ
•
•
•
•
•
•
•
Celebrar la reunión inicial
Informar durante la inspección
Decidir las funciones y responsabilidades de guías y observadores
Recoger y verificar la información
Elaborar las conclusiones de la inspección
Preparar las conclusions de la inspección
Celebrar la reunión final
Preparación, aprobación y distribución del informe
de la inspección
•
•
•
•
•
Preparar el informe de la inspección
Aprobar y distribuir el informe de la inspección con deficiencies
clasificadas
Proponer un plan de acción (por parte del establecimiento inspeccionado)
Evaluar el plan de acción
Realizar recomendaciones a la autoridad competente en relación con
la autorización, acreditación y aprobación
Seguimiento de la inspección
18
7.0 Sistema de gestión de la calidad del cuerpo de inspectores
Cada autoridad competente dispondrá de un sistema de gestión de la calidad con los
correspondientes procedimientos normalizados de trabajo y un sistema apropiado de
auditoría interna. Estas autoridades efectuarán una evaluación periódica de sus sistemas
de inspección atendiendo a los procedimientos especificados. A continuación se recoge
información que podría ser de utilidad para desarrollar el sistema de gestión de la
calidad.
7.1
Resultados del sistema
Cada autoridad competente establecerá su propia lista a título indicativo. Como mínimo,
deberán evaluarse periódicamente los siguientes indicadores de resultados:
•
•
•
•
•
•
•
7.2
Número de visitas de inspección al año;
Número de centros acreditados, designados, autorizados o aprobados al año;
Intervalo de tiempo medio desde la inspección hasta el informe final;
Número de procesos evaluados al año;
Número de procesos autorizados al año;
Intervalo medio de tiempo transcurrido entre la solicitud de autorización del
proceso y el informe final;
Comparación de los resultados de inspecciones posteriores.
Resultados de los inspectores
Los inspectores y expertos (cuando proceda) se someterán a una revisión anual de sus
resultados que incluirá la identificación de necesidades de formación. Entre los
indicadores clave de los resultados que deberán revisarse periódicamente se encuentran
los siguientes:
•
•
•
•
•
7.3
Número de inspecciones realizadas al año por cada inspector;
Número de centros acreditados, designados, autorizados o aprobados por cada
inspector al año (en su caso);
Intervalo de tiempo medio que cada inspector emplea desde la inspección al
informe final;
Número de procesos evaluados (si procede) por cada inspector al año;
Número de procesos autorizados (si procede) por cada inspector al año.
Habilidades de los inspectores
El sistema deberá incluir una evaluación periódica realizada, por ejemplo, por
inspectores especialistas o con dilatada experiencia, cuya función sea la de observadores
de las visitas de inspección a fin de valorar las habilidades de los inspectores en los
siguientes ámbitos:
•
•
•
•
El alcance y profundidad de la inspección;
La habilidad para reconocer deficiencias;
La evaluación de la gravedad de las deficiencias;
La acción recomendada;
19
•
La eficacia con la que la acción decidida se lleva a cabo.
Nota: Estos indicadores deberán adaptarse al tipo, tamaño y complejidad de los
establecimientos de tejidos inspeccionados.
Anexo 1: Obtención y evaluación de donantes
Obtención
Los inspectores deberán comprobar si el organismo de obtención cumple los requisitos
establecidos con arreglo a la Directiva 2006/17/CE y con las medidas de aplicación en
los Estados miembros.
Se podrán verificar las prácticas de donación y obtención:
•
•
indirectamente auditando estos servicios en el establecimiento de tejidos;
o bien, directamente realizando una inspección específica de las instalaciones de
la organización donde estas actividades tienen lugar.
Se recomiendan los siguientes métodos para verificar el cumplimiento con estos
requisitos:
Revisión de los documentos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Organigrama: descripción de los trabajos, cualificaciones y competencia del
médico autorizado y cualificaciones y formación de la plantilla;
Autorización y acreditación de las condiciones de la obtención (si la autoridad
competente no es responsable de la autorización);
Datos relativos al donante: procedimientos normalizados de trabajo y
registros;
Proceso de obtención: procedimientos normalizados de trabajo y registros;
Procedimientos normalizados de trabajo para la verificación de la identidad de
los donantes;
Procedimientos normalizados de trabajo para la evaluación de los criterios de
selección de los donantes fallecidos (muerte cerebral y cardiaca) y donantes
vivos;
Procedimientos normalizados de trabajo para obtener muestras de sangre para
pruebas serológicas o de amplificación de ácidos nucleicos de los donantes,
identificación y manipulación de las muestras y validación y evaluación de las
pruebas de laboratorio;
Procedimientos normalizados de trabajo para el acondicionamiento, el
etiquetado y el transporte, en su caso;
Sistema de trazabilidad (como por ejemplo, codificación de las células o
tejidos obtenidos);
Documentación presentada junto con los tejidos o células al establecimiento
de tejidos;
Procedimientos normalizados de trabajo para reacciones y efectos adversos
graves.
Entrevistas con el personal
20
•
Entrevistas con el personal seleccionado para evaluar sus conocimientos y
comprensión de los procedimientos así como la adecuación de la formación
facilitada.
Observaciones y exámenes
•
•
•
•
•
•
•
Los inspectores comprobarán que la evaluación y la selección de los donantes han
sido realizadas por personal formado de conformidad con los procedimientos
normalizados de trabajo y que se han descrito en detalle en los registros. Los
inspectores revisarán los registros de cribado y selección de los donantes
prestando atención a los requisitos relativos a la identidad de los donantes, los
datos de consentimiento, la información facilitada, el historial médico, la
evaluación de los criterios de selección y riesgos relacionados con el
comportamiento, el examen físico exhaustivo y la evaluación de los resultados de
las pruebas del laboratorio.
Los inspectores buscarán pruebas de que, en el caso de donantes vivos, las
entrevistas directas se realizan cumpliendo con los requisitos especificados en el
anexo I de la Directiva 2006/17/CE.
Los inspectores comprobarán que, en el caso de donantes fallecidos, se ha
registrado la causa, la hora y las circunstancias de la muerte. Deberán confirmar
asimismo que antes de que se iniciase la obtención de los tejidos se habían
cumplido los requisitos nacionales y locales relativos a la confirmación del
fallecimiento.
Los inspectores seleccionarán varios registros de donantes al azar para confirmar
que el establecimiento de tejidos cumple los criterios de exclusión de donantes
establecido en virtud del anexo I de la Directiva 2006/17/CE. Esta revisión
garantizará que se han revisado los antecedentes personales relativos al
comportamiento del donante (pertinentes en caso de riesgo importante de
transmisión de enfermedades). Deberá prestarse especial atención a los tumores,
infecciones y factores de riesgo para enfermedades transmisibles.
Los inspectores verificarán que se han realizado todas las pruebas biológicas
obligatorias de conformidad con la legislación aplicable. En el caso de donantes
fallecidos, las muestras de sangre deberán haberse obtenido antes de la muerte o,
de no ser posible, en un plazo de 24 horas desde el momento del fallecimiento. En
el caso de donantes vivos, las muestras de sangre deberán obtenerse en el
momento de la donación o, si no es posible, en un plazo de siete días desde el
momento de la donación.
Los inspectores deberán comprobar que las muestras de sangre utilizadas para la
evaluación no están diluidas por infusiones o transfusiones previas que pudiesen
invalidar el resultado de la prueba.
Condiciones de la obtención: Los inspectores comprobarán que la obtención de
tejidos y células se efectúa en locales adecuados por personal formado y que se
emplean equipos cualificados y métodos descritos detalladamente en los
procedimientos normalizados de trabajo. Las instalaciones deberán tener una zona
exclusiva para donantes fallecidos. Los inspectores comprobarán que se emplean
técnicas asépticas y procedimientos adecuados para la descontaminación y la
limpieza a fin de evitar la contaminación cruzada o un nivel más elevado de
contaminación. Siempre que sea posible deberán emplearse instrumentos estériles
de un solo uso. El equipo y los instrumentos utilizados deberán ser cualificados y
deberán esterilizarse entre obtenciones, siguiendo un método validado.
21
•
•
•
En el caso de donantes vivos, la obtención deberá producirse en un ambiente que
garantice su salud, seguridad y privacidad.
Transporte: Los inspectores examinarán la adecuación de la zona donde se
almacenan temporalmente los tejidos o células antes de su expedición y
transporte al establecimiento de tejidos (incluido el control de la temperatura).
Examinarán algunos contendores y sus etiquetas y evaluarán su idoneidad.
Comprobarán la esterilidad del envase primario en el momento del uso y
verificarán si se mantiene la integridad y las condiciones de almacenamiento o
transporte exigidas para los tejidos o las células.
Si la inspección del establecimiento de tejidos donde se procesan y distribuyen
los tejidos o células se produjo con anterioridad a la inspección de la
organización o del establecimiento de obtención, los inspectores pueden realizar
una comprobación cruzada al azar de los datos biológicos y clínicos o cualquier
otro dato pertinente de los donantes comparándolos con los registros de los
donantes del establecimiento de tejidos.
Datos relativos al donante
Deberá existir un registro por cada donante, que contenga la siguiente información:
a) El nombre y apellidos del donante y su fecha de nacimiento; si en la donación
participan madre e hijo (por ejemplo, placenta o sangre del cordón umbilical),
deberá indicarse el nombre y la fecha de nacimiento de la madre y el nombre, si
se sabe, y la fecha de nacimiento del niño;
b) Edad, sexo, antecedentes médicos y personales (la información recogida
deberá bastar para permitir la aplicación de los criterios de exclusión, en su caso);
c) En su caso, el resultado de la exploración física;
d) En su caso, la fórmula empleada para calcular la hemodilución;
e) En su caso, el formulario de consentimiento o autorización;
f) Los datos clínicos, los resultados de los análisis de laboratorio y demás pruebas
realizadas;
g) Si se llevó a cabo una autopsia en un donante fallecido, los resultados tienen
que figurar en el expediente (en el caso de células y tejidos que no pueden
almacenarse mucho tiempo, se registrará un informe preliminar de la autopsia);
h) En el caso de donantes de células progenitoras hematopoyéticas, estará
documentada la compatibilidad del donante con el receptor. En caso de
donaciones sin vínculo de parentesco, cuando la organización responsable de la
obtención tiene acceso limitado a los datos del receptor, la organización que
realiza el trasplante recibirá los datos del donante necesarios para confirmar la
compatibilidad;
i) En el caso de donaciones de gametos que no son de la pareja, se realizará un
cribado genético de genes autosómicos recesivos prevalentes en la etnia del
donante según datos científicos internacionales. Se evaluará asimismo el riesgo de
transmisión de enfermedades hereditarias presentes en su familia. El donante
deberá dar su consentimiento para realizar todas estas pruebas;
22
j) En el caso de donantes vivos, se evaluará cualquier riesgo potencial para la
propia salud (por ejemplo, la capacidad de un donante de médula ósea para
someterse a una anestesia general o superovulación, sedación o los riesgos
asociados al procedimiento de recogida de óvulos).
Los expedientes deberán cumplir la legislación relativa a la protección de datos y serán
legibles y permanentes. Deberán estar en vigor las medidas de protección de datos y
confidencialidad de conformidad con el artículo 14 de la Directiva 2004/23/CE.
Informe de la obtención
Para cada obtención de célula o tejido deberá trasladarse un informe de obtención al
establecimiento de tejidos. En dicho informe figurarán, como mínimo los datos
siguientes:
a) El nombre y la dirección del establecimiento de tejidos que recibirá las células
o los tejidos;
b) Los datos de identificación del donante (también quién ha identificado al
donante y de qué modo), de conformidad con la legislación aplicable relativa a la
protección de datos;
c) Una descripción e identificación de las células y tejidos obtenidos (con
inclusión de las muestras que deban someterse a prueba, si procede);
d) La identidad de la persona responsable de esta obtención y su firma;
e) La fecha, la hora (si procede, principio y fin), el lugar de la obtención, el
procedimiento normalizado de trabajo utilizado, así como posibles incidentes
sobrevenidos. Si procede, las condiciones ambientales de las instalaciones
(descripción de los locales en que se realizó la obtención);
f) La fecha, la hora y la persona que ha obtenido las muestras para los ensayos
biológicos;
g) En el caso de donantes fallecidos, las condiciones de conservación del cadáver:
refrigerado (o no) y la hora de comienzo y de finalización de la refrigeración;
h) Números de identificación o de lote de los reactivos y de las disoluciones
empleadas en el transporte (si procede);
i) En el caso de donantes fallecidos, el informe deberá indicar asimismo la hora y
la fecha del fallecimiento.
Cuando el esperma se haya obtenido en el domicilio, este particular figurará en el
«informe de obtención», que sólo contendrá:
a) El nombre y la dirección del establecimiento de tejidos que recibirá las células
o los tejidos;
b) La identificación del donante (si procede);
c) La firma del donante mediante la que confirma que el esperma es suyo.
23
Evaluación de donantes
Deberá verificarse el cumplimiento de los requisitos para la evaluación establecidos en
virtud de la Directiva 2006/17/CE a través de los siguientes mecanismos:
• Inspecciones de los laboratorios para la evaluación de donantes:
Cuando la evaluación se realice fuera del establecimiento de tejidos o el organismo de
obtención, y la autoridad no sea competente para realizar inspecciones en un laboratorio
de tales características, los inspectores deberán, durante la inspección general de los
sistemas, solicitar pruebas de que el laboratorio externo ha sido acreditado, designado,
autorizado o aprobado para realizar dichas pruebas por las autoridades competentes
adecuadas. Los inspectores que realicen las inspecciones en los establecimientos de
tejidos deberán:
o Solicitar una copia del certificado de autorización o verificar con las
demás autoridades competentes que se ha concedido la autorización
adecuada para realizar el cribado de donantes de células y tejidos;
o Solicitar a los establecimientos de tejidos que confirmen el modo en que
comprueban que los laboratorios que realizan las evaluaciones cumplen
los requisitos;
o Solicitar a los establecimientos de tejido que confirmen el modo en que
comprueban el cumplimiento continuado de los requisitos. Durante la
inspección del establecimiento de tejidos se revisarán los medios para
realizar dichas confirmaciones.
• O como parte de la inspección general de los sistemas del organismo de obtención o
del establecimiento de tejidos:
Cuando el laboratorio forma parte de un establecimiento de tejidos, el inspector deberá:
o Comprobar si la evaluación descrita en los procedimientos cumple los
requisitos de las normativas nacionales para la transposición de la
Directiva 2006/17/CE;
o Examinar la evaluación realizada en la práctica y analizar un número
representativo de expedientes a fin de verificar que cumplen las
normativas nacionales para la transposición de la Directiva 2006/17/CE;
o Revisar los procedimientos normalizados de trabajo.
Anexo 2: Recepción, procesamiento, almacenamiento y distribución
Recepción: Verificación del control de las células y los tejidos recibidos
Los inspectores comprobarán si el establecimiento de tejidos verifica que las células y los
tejidos recibidos cumplen los requisitos establecidos con arreglo a la Directiva
2006/17/CE y las medidas de aplicación en los Estados miembros.
El sistema deberá revisarse en su totalidad, prestando especial atención a los aspectos
que se mencionan a continuación.
Se recomienda emplear los siguientes métodos para verificar el cumplimiento con estos
requisitos:
24
Revisión de los documentos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Autorización o consentimiento del donante o su familia;
Documentación de los antecedentes personales y médicos del donante;
Evaluación de donantes;
Identificación del donante y examen físico;
Revisión del historial del donante y de la aceptación o el rechazo;
Documentación de la obtención;
Etiquetado, acondicionamiento y transporte de las células o tejidos obtenidos;
Procedimiento de obtención de células y tejidos;
El proceso de interconsulta para potenciales donantes;
El sistema para garantizar la trazabilidad al tiempo que se protege la
confidencialidad.
Entrevistas con el personal
Se entrevistará a la persona responsable de realizar la selección de los donantes. Si dicha
persona no es el médico autorizado, sería muy recomendable que éste estuviese también
presente. Si hay otra organización que desempeñe un papel importante (por ejemplo, una
oficina de coordinación de trasplantes), también debería invitársele a asistir.
Observaciones y exámenes
En ciertos casos, puede resultar útil para los inspectores realizar una comprobación
cruzada de la información sobre la obtención recogida durante la inspección de un
establecimiento de tejidos inspeccionando un establecimiento de obtención.
Procesamiento
Los inspectores comprobarán si el establecimiento de tejidos cumple los requisitos
establecidos con arreglo al anexo II de la Directiva 2006/86/CE y con las medidas de
aplicación en los Estados miembros.
Los inspectores comprobarán la exactitud de la información facilitada en el expediente
del establecimiento de tejidos y el expediente del método de preparación y determinarán
si los procesos aplicados son compatibles con los equipos y las instalaciones utilizadas por
el establecimiento de tejidos.
Se recomienda emplear los siguientes métodos para verificar el cumplimiento con estos
requisitos:
Revisión de documentos
•
•
•
•
Procedimientos normalizados de trabajo;
Registros de procesamiento;
Resultados de la clasificación de las áreas de procesamiento (incluida una
revisión de las pruebas documentadas en las que se base la clasificación
comunicada);
Procedimientos y datos para garantizar y demostrar el cumplimiento continuado
de la clasificación (incluido el recuento de partículas, muestras microbianas del
ambiente y procedimientos para acceder a la zona, incluidos procedimientos
relativos a la ropa);
25
•
•
•
Procedimientos para evitar la contaminación cruzada;
Procedimientos para garantizar un acceso restringido adecuado y la protección de
los datos confidenciales;
Procedimientos para la comunicación de reacciones y efectos adversos graves.
Entrevistas con el personal
Entrevistas con el personal seleccionado para evaluar sus conocimientos y su nivel de
comprensión de los procedimientos.
Observaciones y exámenes
•
•
•
Inspección del área de procesamiento (controlada). Deberá prestarse especial
atención a los siguientes elementos:
o Flujo de personal, células y tejidos recibidos, productos finales y residuos
en la zona;
o Disposición, tamaño y funcionamiento de los vestuarios entre zonas
clasificadas;
o Procedimientos para cambiarse, vestirse, lavarse las manos, etc.;
o Idoneidad de las superficies, equipos, etc.;
Observación del procesamiento en el momento en que se lleva a cabo, si es
posible;
Revisión de los informes de reacciones o efectos adversos graves relacionados
con el procesamiento y la acción correctiva asociada.
Almacenamiento y distribución
Los inspectores comprobarán si el establecimiento de tejidos cumple los requisitos
establecidos con arreglo al anexo II de la Directiva 2006/86/CE y las medidas de
aplicación en los Estados miembros.
Los inspectores comprobarán si la información facilitada en el expediente del
establecimiento de tejidos es exacta.
Se recomienda emplear los siguientes métodos para verificar el cumplimiento con estos
requisitos:
Revisión de documentos
•
•
•
•
•
•
Procedimientos normalizados de trabajo para el almacenamiento;
Procedimientos normalizados de trabajo para la distribución;
Procedimientos normalizados de trabajo para la trazabilidad;
Procedimientos normalizados de trabajo para la retirada;
Procedimientos normalizados de trabajo para el etiquetado (del contenedor
primario y del de envío);
Acuerdos con terceras partes que pueden distribuir tejidos o células en nombre
del establecimiento de tejidos.
Entrevistas con el personal
Entrevistas con el personal seleccionado responsable del almacenamiento y la
distribución.
26
Observaciones y exámenes
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Inspección de la zona de almacenamiento. Deberá prestarse especial atención a
los siguientes elementos:
o Control de las condiciones físicas pertinentes (por ejemplo, la temperatura
y la humedad);
o Clara separación entre tejidos o células en cuarentena y de «distribución
autorizada»;
o El sistema para autorizar y ejecutar la transferencia de tejidos o células de
cuarentena a «distribución autorizada»;
o El sistema empleado para la identificación de tejidos y células y la
trazabilidad en cada paso del proceso (por ejemplo, codificación,
etiquetado y sistema TI);
o Residuos que suponen un peligro biológico (zona restringida, seguridad,
manipulación, acondicionamiento y etiquetado, etc.).
Examen de las etiquetas, incluida la etiqueta del último paquete de tejidos o
células;
Examen de los registros de la temperatura de almacenamiento;
Examen de la trazabilidad, seleccionando células y tejidos tratados listos para su
distribución y solicitando información sobre los siguientes aspectos:
o El historial del donante;
o El día y la hora en que se han procesado;
o La identidad de la persona que ha realizado el procesamiento;
o Qué números de lotes de reactivos o aditivos se han utilizado, con las
fechas de caducidad;
o El equipo utilizado y, en su caso, su mantenimiento y su cualificación;
o Especificaciones para cada paso de los procesos;
o A qué condiciones ambientales se han expuesto los tejidos o células
(también los lugares de almacenamiento);
o Qué tipo de prueba microbiológica se ha realizado y cuáles han sido sus
resultados (también los resultados del control microbiológico de los
productos a base de células, de conformidad con la Farmacopea Europea o
controles alternativos aceptables para la autoridad competente);
o Quién ha puesto en circulación los tejidos o células y sobre qué base.
Revisión de la documentación sobre las solicitudes particulares de tejidos y
células y de los tejidos o células distribuidos;
Examen de la información de la etiqueta del paquete distribuido con tejidos o
células;
Revisión de los informes de reacciones o eventos adversos graves y la acción
correctiva asociada.
Revisión de, al menos, un registro de mantenimiento y calibración de cada pieza
crítica del equipo de almacenamiento seleccionado por el equipo de inspección;
Revisión de un ejemplo de un documento que confirme la autorización de
transferencia de los tejidos o células de la cuarentena a la distribución.
Los inspectores revisarán ejemplos representativos de la documentación del
donante sobre tejidos o células disponibles para la distribución o distribuidos
durante el año pasado y sobre tejidos o células en cuarentena o que han sido
importados/exportados. Siempre que sea posible, los expediente deberán ser
seleccionados por el equipo de inspección y deberán incluir expedientes de los
tejidos observados en el inventario del establecimiento de tejidos. En algunas
27
ocasiones puede ser necesario examinar los expedientes en busca de tejidos o
células que hayan caducado.
Anexo 3: Evaluación de los métodos de preparación
Los inspectores comprobarán si el establecimiento de tejidos cumple los requisitos
establecidos con arreglo al anexo II de la Directiva 2006/86/CE y las medidas de
aplicación en los Estados miembros.
Los procesos simples, consolidados y ampliamente extendidos pueden evaluarse
adecuadamente durante una inspección general de los sistemas (véase el anexo 2).
Si se va a evaluar un método de preparación complejo, innovador o específico de un
establecimiento de tejidos concreto, se recomienda que se haga por separado durante una
inspección temática.
Antes de la inspección
•
•
El establecimiento de tejidos presentará un expediente revisado del método de
preparación (véase el anexo 9) (o un nuevo apéndice del expediente) para
autorizar el nuevo método.
El expediente del método de preparación se evaluará sobre la base de una
revisión exhaustiva de la documentación efectuada antes o después de la
inspección. Las conclusiones de dichas revisiones se pueden confirmar
durante una posterior inspección in situ.
Durante la inspección
La inspección deberá ser realizada, como mínimo, por un evaluador o inspector y, si es
posible (a menos que el evaluador o el inspector sean expertos técnicos en las
correspondientes fases del proceso), por uno o más expertos de un ámbito pertinente al
método que se está analizando. Los expertos consultarán a otros especialistas siempre
que sea necesario (véase el punto 6.1).
Deberán verificarse los siguientes aspectos durante la inspección:
1.
Evaluación de los informes de validación
Los establecimientos de tejidos deberán demostrar que el procesamiento de células y
tejidos críticos ha sido validado y que no provoca que los tejidos o las células sean
clínicamente ineficaces o dañinos para el receptor o el paciente. No hay requisito alguno
para la aprobación centralizada de un proceso de procesamiento concreto o para estudios
que demuestren la eficacia clínica.
La Directiva 2006/86/CE permite que los estudios de validación se basen en alguno de
los que se enumeran a continuación:
Estudios realizados por el propio establecimiento
Los informes deberán incluir, al menos:
•
Un plan de validación que especifique los parámetros críticos que se van a
evaluar y los umbrales de resultado aceptables para dichos parámetros;
28
•
•
•
Un metodología documentada;
Todos los resultados obtenidos, expuestos con claridad y con una
interpretación pertinente;
Una declaración firmada de la aceptación o rechazo de la validación por parte
del director de calidad o la persona responsable.
Datos de los estudios publicados
Las publicaciones estarán disponibles para su revisión. En este caso, los establecimientos
de tejidos deberán demostrar que pueden reproducir de forma eficaz el método publicado
con los mismos resultados en su centro (validación operativa). Se facilitarán copias de
los procedimientos normalizados de trabajo pertinentes y los resultados de la validación
operativa a fin de demostrar que el método es equivalente al aplicado en el estudio
publicado. Si se han cambiado o adaptado pasos específicos, la validación independiente
deberá confirmar que dichos cambios no han invalidado el método. Deberá incluirse una
incluirse una declaración firmada de la aceptación o rechazo de la validación por parte
del director de calidad o la persona responsable.
En el caso de procedimientos de procesamiento ya consolidados, se puede utilizar la
evaluación retrospectiva de los resultados clínicos para tejidos y células facilitados
por el establecimiento.
Se facilitarán pruebas del número de injertos de células o tejidos implantados siguiendo
el procesamiento realizado con el método que se está analizando y el período durante el
cual se produjeron dichas implantaciones. En los casos en los que existía un sistema de
vigilancia en ese momento, deberá demostrarse que los usuarios clínicos conocían el
proceso para comunicar reacciones adversas. Deberá incluirse una declaración firmada
de la aceptación o rechazo de la validación por parte de la persona responsable.
2.
Evaluación de los informes de evaluación del riesgo
Cuando se introducen nuevos métodos de preparación, por norma general se habrán
realizado evaluaciones del riesgo en el marco del proceso de transición. En el anexo 4 se
recogen directrices para la revisión de las valoraciones de los riesgos durante la
inspección o durante la evaluación de los métodos de preparación.
Medicamentos de terapia avanzada
Las células y tejidos sustancialmente manipulados cuya función o funciones esenciales
difieran entre el recipiente y el donante se consideran «manipulados por ingeniería» y
están regulados por el Reglamento relativo a medicamentos de terapia avanzada6.
Los procesos que se mencionan en la lista del anexo I del Reglamento sobre
medicamentos de terapia avanzada se consideran no «manipulados sustancialmente» por
lo que corresponden a las Directivas relativas a células y tejidos, es decir, corte,
trituración, moldeo, centrifugación, imbibición en disoluciones antibióticas o
6
Reglamento (CE) nº 1394/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de noviembre de 2007,
sobre medicamentos de terapia avanzada y por el que se modifican la Directiva 2001/83/CE y el
Reglamento (CE) nº 726/200 (DO L 324 de 10.12.2007, p. 121).
29
antimicrobianas, esterilización, irradiación, separación, concentración o purificación
celular, filtrado, liofilización, congelación, criopreservación y vitrificación.
Esta lista no es exhaustiva; los procesos empleados en la tecnología de reproducción
asistida no se consideran «sustancialmente manipulados».
Los límites entre los medicamentos de terapia avanzada y las células y tejidos pueden no
estar claros en algunas ocasiones. En este sentido, en virtud del artículo 17 del
Reglamento 1394/2007, los fabricantes de productos a base de genes, células o tejidos
podrán solicitar una recomendación científica de la Agencia7 para determinar si hay
fundamento científico para clasificar su producto como medicamento de terapia
avanzada.
(Para más información y valoración, véase: [email protected]).
Cuando se haya emitido un dictamen a este respecto, tanto por parte del Comité de
terapias avanzadas como por parte de las autoridades competentes del Estado miembro,
deberá guardarse junto con el expediente del establecimiento de tejidos o el del método
de preparación.
Anexo 4: Evaluación de los informes de evaluación del riesgo
Las Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE y 2006/86/CE establecen varios requisitos
legales para valorar los riesgos cuando se manipulan tejidos o células para uso en seres
humanos. El transplante a pacientes humanos conlleva un riesgo de transmisión de
enfermedades que puede reducirse considerablemente si se adoptan medidas científicas y
prácticas en el establecimiento de tejidos. Con este fin pueden aplicarse nuevas técnicas o
procedimientos revisados que se actualizan para adaptarlos a las mejores
recomendaciones científicas.
Los programas de inspección deberán verificar que todos los establecimientos de tejidos
cumplen su tarea de realizar evaluaciones del riesgo para determinar el destino de las
células y tejidos almacenados cuando se introducen nuevos criterios de evaluación o de
selección de donantes o alguna fase del procesamiento considerablemente modificada que
mejore la calidad o la seguridad (anexo II, punto C del apartado 5 de la Directiva
2006/86/CE). Este enfoque cobra aún más importancia cuando el proceso de inspección
identifica células o tejidos donados, evaluados y almacenados con anterioridad, siguiendo
los reglamentos nacionales existentes o las prácticas profesionales que podrían no cumplir
en su totalidad las normativas vigentes. Por ejemplo, los requisitos de la prueba biológica,
las prácticas de cribado de donantes o los sistemas de trazabilidad son posiblemente más
estrictos en la actualidad que en el pasado. De manera excepcional, en los casos de
disponibilidad limitada y en los que se espera obtener un beneficio clínico, las células y
los tejidos almacenados podrían utilizarse siempre y cuando las partes interesadas estén
totalmente informadas de su estado y las opciones terapéuticas alternativas.
Con arreglo al anexo I de la Directiva 2006/17/CE de la Comisión deberá realizarse una
valoración de los riesgos justificada documentalmente y aprobada por la persona
responsable, tal y como se recoge en el artículo 17 de la Directiva 2004/23/CE, para
justificar la aceptación de una donación aun cuando exista uno de los criterios de
7
Agencia Europea de Medicamentos.
30
exclusión mencionados. También será obligatorio realizar una evaluación del riesgo en los
casos en los que los antecedentes de viajes y de exposición del donante impliquen un
riesgo de infección por el cual no se suele realizar la prueba.
Con arreglo al anexo II de la misma Directiva deberá efectuarse una valoración de los
riesgos justificada documentalmente a fin de determinar la admisibilidad para uso clínico
si las pruebas anti HBc dan positivo o las pruebas HBsAg dan negativo o si la prueba
específica para el treponema da reactivo en las muestras de un donante.
Los inspectores verificarán que la valoración de los riesgos efectuada en el
correspondiente establecimiento de tejidos se llevó a cabo aplicando un enfoque metódico
en términos de la evaluación científica de los aspectos relacionados a fin de permitir la
adopción de una decisión adecuada. Todos los planes de valoración de los riesgos
incluirán documentación sobre los siguientes aspectos:
•
•
•
•
•
•
•
•
El alcance y las circunstancias de la evaluación;
Las personas asignadas al programa de trabajo;
La identificación de los peligros asociados con el alcance o las
circunstancias;
Una estimación de su gravedad (impacto) y probabilidad de incidencia;
El análisis de riesgos, evaluación y medidas de control para estos peligros;
Los motivos científicos para la aceptación o el rechazo de la decisión;
Una justificación para la aceptabilidad del riesgo residual;
Una declaración de aceptación del riesgo residual por parte de la persona
responsable o de las partes.
También se puede aplicar un enfoque similar para otras valoraciones de los riesgos a fin
de evaluar y apoyar las actividades de obtención o de terceras partes y las prácticas o los
sistemas adoptados para minimizar el riesgo de infección de pacientes. Por ejemplo, puede
ser pertinente para:
•
•
•
•
•
•
•
Gestión de los protocolos y las prácticas de selección de donantes;
Recepción de tejidos o células en el establecimiento de tejidos;
Almacenamiento intermedio de donaciones a la espera de los resultados de
las pruebas biológicas;
Política de los sistemas de almacenamiento para tejidos y células que se
sospecha o se sabe que son positivas;
Puesta en circulación formal de las células y los tejidos procesados para
almacenamiento o distribución;
Justificación para el uso del paciente en casos excepcionales de
distribución directa;
Aplicación de procesos nuevos o considerablemente modificados.
Los planes de gestión deberán identificar y describir las actividades principales del
establecimiento de tejidos (por ejemplo, mediante un organigrama) y las circunstancias en
las que se aplican las diferentes fases del plan. Todos los componentes del proceso de
gestión de los riesgos deberán estar vinculados a las actividades autorizadas o aprobadas
del establecimiento de tejidos. Su nivel de detalle deberá corresponder a los riesgos
percibidos y conocidos asociados con los diferentes tipos de tejidos o células y estarán
integrados en el sistema de calidad.
31
La norma ISO sobre la aplicación de la gestión de los riesgos de los equipos médicos
(EN ISO 14971) y el anexo 20 de la Guía europea de prácticas correctas de fabricación8
recogen directrices informativas sobre la aplicación y las herramientas para realizar
valoraciones de riesgos.
Anexo 5: Importación/exportación: verificación de los requisitos
técnicos
En el artículo 9 de la Directiva 2004/23/CE se pueden consultar más detalles.
1.
Importaciones de tejidos
establecimientos de tejidos
y
células
por
parte
de
los
Sólo los establecimientos de tejidos autorizados para este fin podrán actuar de
importadores de terceros países. La inspección de esta actividad deberá abordar:
•
•
La razón para decidir importar;
El tipo de acuerdo adoptado con la parte exportadora, es decir, si se trata de
un acuerdo de suministro sistemático o excepcional.
Importación sistemática
La inspección incluirá el análisis de la documentación relativa a la revisión realizada por
el establecimiento de tejidos importador de la equivalencia de los sistemas de calidad y
seguridad en el establecimiento exportador. Este análisis abarcará:
•
•
La documentación con la descripción del sistema general de calidad y
seguridad en el establecimiento exportador: organigrama, formación del
personal, instalaciones, métodos de procesamiento, estudios de validación,
sistema de trazabilidad, licencias y acreditación, etc.;
La documentación relativa a la revisión de la seguridad y la calidad de las
expediciones individuales de tejidos o células: confirmación del tipo de
pruebas efectuadas y los resultados, idoneidad del donante, descripción de los
tejidos o células, modos de transporte, etc.
Importación excepcional
En este caso, durante la inspección se examinará la evaluación documentada del
establecimiento de tejidos importador sobre la calidad y la seguridad de los tejidos o
células importadas.
Inspecciones de terceros países por parte de las autoridades competentes de la UE
De conformidad con las Directivas comunitarias, los establecimientos de tejidos son
responsables de verificar que las organizaciones de las que importan tejidos o células
trabajan con normas de calidad y seguridad equivalentes a las especificadas en las
Directivas. No obstante, en algunos casos, las autoridades competentes pueden
considerar necesario visitar a un proveedor de tejidos o células de un tercer país y
8
http://ec.europa.eu/health/files/eudralex/vol-4/pdfs-en/2008_02_12_gmp_annex20_en.pdf
32
realizar una inspección. Entre las razones para realizar dichas inspecciones cabe citar las
siguientes:
•
•
•
•
•
Múltiples establecimientos de tejidos importan de un único establecimiento de
un tercer país;
Un gran volumen de tejidos o células se importan de un único establecimiento
de un tercer país;
Se demuestra que el rendimiento de un establecimiento de un tercer país que
exporta a un establecimiento de tejidos de la UE es bajo;
Se ha asociado una reacción o efecto adverso grave con las células o tejidos
en cuestión;
Los tejidos y las células se utilizan como material inicial para fabricar un
medicamento de terapia avanzada y la Agencia Europea de Medicamentos
exige una inspección o visita de las instalaciones a las autoridades
competentes en materia de tejidos y células en relación con una solicitud de
autorización de comercialización o certificación de los datos de calidad o
preclínicos.
Procedimientos de inspección
Las inspecciones en terceros países se realizarán de conformidad con las directrices
recogidas en la sección general de este documento.
El cuerpo de inspectores del país en cuestión deberá ser notificado sobre la inspección, se
le invitará a acompañar al inspector y recibirá una copia del informe.
Si un Estado miembro no es capaz de reunir los suficientes expertos para realizar
inspecciones en terceros países o si el establecimiento de tejidos del tercer país que se va
a inspeccionar distribuye tejidos y células a varios Estados miembros, éstos podrán
organizar inspecciones conjuntas.
Intercambio de información
Si una autoridad competente de un Estado miembro aprueba la importación desde un
establecimiento concreto de un tercer país, se recomienda que el proceso en el que se ha
basado la aprobación y el informe se pongan en común con las autoridades competentes
de otros Estados miembros (especialmente si algún establecimiento de tejidos de otro
Estado miembro está importando tejidos y células desde el establecimiento en dicho
tercer país).
Para las inspecciones o visitas realizadas a petición de la Agencia Europea de
Medicamentos, se facilitará el informe a la Agencia, que lo pondrá a disposición de las
autoridades competentes de otros Estados miembro a petición de éstos.
2.
Exportaciones de tejidos
establecimientos de tejidos
y
células
por
parte
de
los
Sólo podrán exportar a terceros países los establecimientos de tejidos autorizados a tal
fin. Las inspecciones de esta actividad abarcarán los siguientes puntos:
•
Verificación de que sólo los tejidos o células que cumplen los requisitos para la
aplicación en el ser humano dentro de la UE se exportan con tal fin fuera de la
33
•
•
UE, a no ser que existan circunstancias especiales tales como la exportación para
el uso en un ensayo clínico aprobado con requisitos de seguridad y calidad
específicos que difieran de los establecidos por las Directivas relativas a tejidos y
células.
Se revisará un número representativo de expedientes de donantes y obtenciones a
fin de garantizar que se aplican normas de seguridad y calidad equivalentes a los
tejidos o células en cuestión.
Si los tejidos o células que no cumplen los requisitos normales se exportan sobre
la base de una valoración de los riesgos, ésta deberá revisarse para garantizar que
ha sido realizada de forma adecuada y que todas las partes involucradas conocían
las deficiencias y se mostraron conformes con el análisis del riesgo/beneficio.
Para más información sobre la gestión de la valoración de los riesgos, véase el
anexo 4.
3.
Autorización de la importación/exportación con distribución
directa
En la Directiva 2004/23/CE se contempla la distribución de tejidos o células en caso de
emergencia directamente desde un centro de recogida a un centro clínico. Dado que
normalmente no participa en ella ningún establecimiento de tejidos, en el caso de la
distribución directa desde un tercer país, la autoridad competente es responsable de
autorizar la importación/exportación y puede aplicar criterios más estrictos que los
especificados en las Directivas.
La distribución directa se aplica principalmente a células progenitoras hematopoyéticas
y, en algunos casos, a tejidos y células para tratamientos de fertilidad.
En términos generales, la importación/exportación y entrega al centro clínico se
permitirán aun en espera de la autorización por la autoridad competente; la autorización
deberá concederse con celeridad, teniendo en cuenta la corta vida y la naturaleza única
de los tejidos o células así como el estado del receptor. Esto no debería evitar que las
autoridades competentes tomen las medidas adecuadas para garantizar que las
exportaciones e importaciones directas de tejidos y células cumplan los estándares de
calidad y seguridad equivalentes a los establecidos en las Directivas.
La solicitud de autorización será realizada por el centro clínico que va a solicitar el
material y, en algunos casos, por el registro de trasplantes regional o nacional. Los
inspectores deberán asegurarse de que la revisión efectuada por el médico o por el
registro nacional o regional de trasplantes incluye:
• Los motivos de la importación/exportación;
• La documentación del registro o del centro clínico sobre la equivalencia de los
sistemas de seguridad y calidad (también cualquier certificado o autorización
vigente);
• Si faltase información o no se pudiese demostrar el cumplimiento de la totalidad de
los requisitos que establecen las Directivas comunitarias, pero el centro clínico
desease continuar, deberá revisarse la valoración documentada de los riesgos
efectuada por el centro clínico (o registro).
Anexo 6: Modelo (propuesto) de expediente de establecimiento de
tejidos
34
Expediente de establecimiento de tejidos
Cumplimente un expediente para cada centro si el establecimiento de tejidos tiene
más de uno
Sección A: Información general
Nombre completo
del establecimiento
de tejidos:
Nombre y apellidos de
la persona responsable,
de conformidad con la
definición recogida en
la Directiva
2004/23/EC:
(Adjunte un CV)
Nombre y apellidos del
director del sistema de
calidad (si procede):
(Adjunte un CV)
Dirección postal del
establecimiento de
tejidos:
Número de
teléfono:
Número
fax:
de
Dirección
electrónica:
Resumen de actividades
Tipo de tejidos o células
Actividad
prescrita (AP)
Métodos de preparación (MP) aplicados
(Introduzca los códigos de los MP indicados
35
(Introduzca
los
códigos de las AP
indicados
más
abajo)
Óseo

Cutáneo

Vascular

Oftálmico

Membrana amniótica

Ovárico

Testicular

Otros tejidos

…………………............................
Médula ósea

Células progenitoras de médula ósea

Sangre umbilical

Oocitos

Espermatozoides

Otras células

36
más abajo)
……………………………...
Embriones

Zigotos

Otros

…………………...........………
CÓDIGOS DE LAS ACTIVIDADES PRESCRITAS
Donación: AP1
Obtención: AP2
Almacenamiento: AP5
Evaluación: AP3
Distribución: AP6
Procesamiento: AP4
Importación: AP7
Exportación: AP8
CÓDIGOS DE LOS MÉTODOS DE PREPARACIÓN
Corte/trituración/moldeo
MP1
Desmineralización
MP13
Centrifugación
MP2
Almacenamiento en un medio de cultivo orgánico
MP14
MP3
Almacenamiento a 4 ºC
MP15
Esterilización (no mediante irradiación)
MP4
Glicerolización (alta concentración)
MP16
Esterilización por irradiación
MP5
Descongelación
MP17
Separación, concentración y purificación celular
MP6
Fertilización in vitro
MP18
Filtrado
MP7
Inyección de esperma intracitoplasmático
MP19
Liofilización
MP8
Preparación del esperma
MP20
Congelación
MP9
Eclosión asistida
MP21
Criopreservación
MP10
Cultivo de blastocito
MP22
Vitrificación
MP11
Maduración in vitro
MP23
Secado
MP12
Embrión/biopsia del corpúsculo polar
MP24
Imbibición
en
antimicrobianas
disoluciones
antibióticas
o
Código/Número de referencia de la autorización de procesamiento
de la autoridad competente (si está disponible):
37
Sección B: Actividad – Detalles
Incluya un organigrama que describa toda la actividad del establecimiento de
tejidos.
¿El establecimiento de
tejidos realiza la
obtención?
SÍ/NO
¿El establecimiento de
tejidos obtiene tejidos y
células de organismos de
obtención externos?
En caso afirmativo, indique qué organismos de obtención:
¿El establecimiento de
tejidos realiza la
evaluación de donantes?
SÍ/NO
SÍ/NO
En caso negativo, indique qué organismos realizan las evaluaciones de
tejidos o células de los donantes:
Tipos de tejidos, células o
sustancias de origen humano
recibidas por el
establecimiento de tejidos (de
obtención propia o externa):
Enumérelos aquí o adjunte una lista:
Número de donantes de los cuales se han
recibido tejidos o células en el establecimiento
de tejidos en el año anterior (deberá ser igual al
número indicado en el informe anual):
Vivos alogénicos (sin vínculo de parentesco, no
pareja):
Vivos alogénicos (con vínculo de parentesco o
pareja):
Vivos autólogos:
Fallecidos:
Tipos de tejidos o células
procesados por el
establecimiento de
tejidos:
¿Cómo se han validado
los métodos de
procesamiento (para
demostrar que no
Enumérelos aquí o adjunte una lista:
a) ¿Mediante estudios realizados en su establecimiento de tejidos? 
b) ¿Mediante estudios publicados?
38

provocan la pérdida de
eficacia clínica de los
tejidos o las células ni
resultan tóxicos para el
receptor)?
c)
¿Mediante un análisis retrospectivo de los resultados clínicos?


d) Otros (especifique):
……………………………………………………………
(no es necesario
cumplimentar esta sección
si se usa el expediente del
método de preparación)
……………………………………………………………
Métodos de evaluación
del control de la calidad
definitivos y en curso
aplicados a tejidos o
células:
Enumérelos aquí o adjunte una lista:
Tipos de sustancias,
células o tejidos tratados
de origen humano
distribuidos por el
establecimiento de
tejidos:
Enumérelos aquí o adjunte una lista:
¿El establecimiento de
tejidos recibe células o
tejidos tratados de otros
establecimientos en el
mismo Estado miembro
de la UE para su
distribución?
SÍ/NO
¿El establecimiento de
tejidos recibe células o
tejidos de otros
establecimientos en otro
Estado miembro de la
UE para su distribución?
SÍ/NO
¿El establecimiento de
tejidos importa tejidos o
células de fuera de la UE
SÍ/NO
En caso afirmativo, indique qué tipo de tejidos o células y facilite los
nombres de los establecimientos de tejidos:
En caso afirmativo, indique el tipo de tejidos o células y el país o países de
origen de los establecimientos de tejidos:
En caso afirmativo, indique el tipo de tejidos o células y el país o países de
39
para su distribución?
origen de los establecimientos de tejidos:
Número de unidades de células o tejidos (paquetes
individuales, bolsas, tubos o viales) distribuidos por el
establecimiento de tejidos para aplicación humana
durante el pasado año (deberá ser igual al
número indicado en el informe anual):
Sección C: Personal
Nombre y apellidos del director del
establecimiento de tejidos
(si no coincide con el de la persona responsable)
(adjunte un breve CV):
Nombre y apellidos del director médico
(si no coincide con el anterior)
(adjunte un breve CV):
Nombre y apellidos del director de
procesamiento (si procede)
(adjunte un breve CV):
Número total de personas en plantilla:
Facilite un organigrama indicando las funciones y la jerarquía
(insertar en el espacio previsto o adjuntar por separado)
Indique en el organigrama cuántas personas están trabajando en la selección de donantes, obtención,
procesamiento, control de la calidad, garantía de la calidad, administración, almacenamiento y transporte.
40
Sección D: Instalaciones
Describa las instalaciones de almacenamiento y procesamiento. Indique el número de salas, sus
medidas y su clasificación medioambiental, si es relevante.
(Adjunte un plano de la zona y facilite detalles de las salas (numeradas), su función y personal, así
como de los tejidos o células y del personal, material y flujo de residuos.)
Sección E: Equipamiento
Enumere los principales equipos empleados para el procesamiento y la evaluación.
Describa el sistema
utilizado para
garantizar la
trazabilidad (en caso
relevante).
Sección F: Contratos o acuerdos con otras organizaciones
¿Realiza una tercera
parte alguna de las
actividades autorizadas
(desde la obtención a la
distribución)?
SÍ/NO
En caso afirmativo, indique qué actividades y el nombre la organización que actúa como
tercera parte. Facilite copias de los acuerdos pertinentes.
Sección G: Transporte y distribución
Describa los acuerdos
vigentes para
transportar cada tipo de
tejidos o células desde la
41
obtención al
establecimiento de
tejidos.
Describa los acuerdos
vigentes para
transportar cada tipo de
tejidos o células desde la
obtención al
establecimiento de
tejidos.
Sección H: Notificación de reacciones adversas y efectos
adversos
Describa los acuerdos
vigentes para comunicar
y gestionar las
reacciones y los efectos
adversos graves.
Sección I: Sistema de gestión de la calidad
Facilite una breve descripción del sistema de calidad aplicado al establecimiento de tejidos.
Adjunte una lista de los procedimientos normalizados de trabajo en vigor.
¿El establecimiento de
tejidos ha sido certificado
por algún organismo
externo o sociedad
profesional?
SÍ/NO
En caso afirmativo, detalle el organismo y la fecha y añada el número de
certificación.
Sección J: Firma y fecha
42
Firma de la persona
responsable:
Fecha:
Sección K: Instrucciones para la presentación de este
formulario
Este formulario se presentará como solicitud inicial para la acreditación, designación, autorización o
aprobación por parte de la autoridad competente en materia de tejidos y células. Deberá presentarse
nuevamente antes de una inspección a petición del cuerpo de inspectores y siempre que se hayan
producido cambios considerables en las actividades, el personal o los procesos o siempre que se haya
realizado algún cambio importante en alguno de los documentos adjuntos.
Entre los cambios que se consideran importantes se encuentran:
-
cambio de la persona responsable;
cambio en las actividades;
uso de nuevo equipo para un proceso autorizado;
firma de un nuevo contrato con nuevos subcontratistas o un nuevo acuerdo con un
centro de recogida;
transferencia de una actividad o más a nuevas instalaciones;
cese de las actividades o cierre del centro;
introducción de un nuevo sistema de tecnología de la información.
Cada autoridad competente incluirá las instrucciones de presentación pertinentes.
Anexo 7: Formato propuesto para un formulario de conclusiones de
inspección
FORMULARIO DE CONCLUSIONES DE LA INSPECCIÓN
AUTORIDAD COMPETENTE:
«Nombre de la autoridad competente»
Nombre y apellidos del inspector jefe:
«Nombre y apellidos»
Unidad o departamento correspondiente:
«Unidad o departamento correspondiente»
Nombre y apellidos de los inspectores:
«Nombre y apellidos»
Unidad o departamento correspondiente:
«Unidad o departamento correspondiente»
Nombre y apellidos del experto técnico (si es pertinente):
«Nombre y apellidos»
Unidad o departamento correspondiente:
«Unidad o departamento correspondiente»
ESTABLECIMIENTO DE TEJIDOS INSPECCIONADO:
«Dirección1»
43
«Dirección2»
«Nº de teléfono»
«Nº de fax»
«Nombre y apellidos»
Nombre y dirección de la persona responsable:
«Nº de teléfono»
«Nº de fax»
Fecha de la inspección:
/___/___/ /___/___/ /___/___/___/___/
Personal
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
Instalaciones
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
Materiales y equipos
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
44
Sistema de gestión de la calidad
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
Selección de donantes, evaluación de donantes y obtención
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
Procesamiento, almacenamiento y distribución
No evaluado durante esta inspección
Evaluado durante esta inspección
Nº
Observación
Comentarios
Control de la calidad
No evaluado durante esta inspección
Evaluado durante esta inspección
Nº
Observación
Comentarios
Distribución fuera de los Estados miembros, importación y
exportación
Evaluado durante esta inspección
No evaluado durante esta inspección
45
Nº
Observación
Comentarios
Trazabilidad
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
Acuerdos con terceras partes
Evaluado durante esta inspección
Nº
No evaluado durante esta inspección
Observación
Comentarios
Observación
Comentarios
Otros
Nº
46
Anexo 8: Modelo (propuesto) de informe de inspección de un
establecimiento de tejidos
INFORME DE INSPECCIÓN DEL ESTABLECIMIENTO DE TEJIDOS
Cumplimente este formulario sustituyendo el texto en cursiva
Información general
Nº de referencia del informe:
Nombre y dirección completa del centro inspeccionado.
Centros inspeccionados:
Resumen de actividades:
Tipo de tejidos o células
Actividad
prescrita (AP)
Métodos de preparación (MP) aplicados
(Introduzca los códigos de los MP indicados más
abajo)
(Introduzca los
códigos de las AP
indicados
más
abajo
Óseo

Cutáneo

Vascular

Oftálmico

Membrana amniótica

Ovárico

Testicular

47

Otros tejidos
…………………........

Médula ósea
Células progenitoras de
médula ósea

Sangre umbilical

Oocitos

Espermatozoides

Otras células

Embriones

Zigotos

Otros

…………………...………
CÓDIGOS DE LAS ACTIVIDADES PRESCRITAS
Donación: AP1
Almacenamiento: AP5
AP8
Obtención: AP2
Evaluación: AP3
Distribución: AP6
Procesamiento: AP4
Importación: AP7
CÓDIGOS DE MÉTODOS DE PREPARACIÓN
48
Exportación:
Corte/trituración/moldeo
MP1
Desmineralización
Centrifugación
MP2
Almacenamiento
cultivo orgánico
Imbibición en disoluciones antibióticas o
antimicrobianas
MP3
Almacenamiento a 4 ºC
MP15
Esterilización (no mediante irradiación)
MP4
Glicerolización (alta concentración)
MP16
Esterilización por irradiación
MP5
Descongelación
MP17
Separación, concentración y purificación
celular
MP6
Fertilización in vitro
MP18
Filtrado
MP7
Inyección
de
intracitoplasmático
Liofilización
MP8
Preparación del esperma
MP20
Congelación
MP9
Eclosión asistida
MP21
Criopreservación
MP10
Cultivo de blastocito
MP22
Vitrificación
MP11
Maduración in vitro
MP23
Secado
MP12
Embrión/biopsia del corpúsculo polar
MP24
MP13
en
un
medio
Fecha de la inspección:
Día, mes, año
Inspectores:
Nombre y apellidos de los inspectores
de
esperma
MP14
MP19
Nombre y apellidos de los evaluadores expertos (si procede)
Nombre de la autoridad competente
Dirección electrónica:
Reglamentos en los que se ha basado la
inspección:
Breve informe sobre las actividades de inspección realizadas
49
Introducción:
Breve descripción del centro de obtención o del establecimiento de tejidos y las
actividades realizadas en el centro (o referencia a un expediente de establecimiento de
tejidos adjunto).
En el caso de inspecciones realizadas en países de fuera del EEE, indique si la
autoridad competente del país donde se ha realizado la inspección estaba informada y
participó en la inspección.
Fecha de la inspección anterior.
Nombre y apellidos de los inspectores de la inspección anterior.
Principales cambios desde la inspección anterior.
Ámbito de la inspección:
Breve descripción de la inspección (inspección de procesos o inspección
general del sistema de calidad, con referencia a células o tejidos específicos
en su caso).
Deberá especificarse el motivo de la inspección (por ejemplo, solicitud de un
nuevo proceso, inspección sistemática, investigación de un defecto en un
producto, etc.).
Actividades o áreas inspeccionadas:
Breve descripción del área o de las actividades. Especifique cada
área o actividad inspeccionada.
Actividades o áreas no inspeccionadas: En caso necesario, deberá prestarse atención a las áreas o
actividades no inspeccionadas en esta ocasión.
Personal entrevistado durante la
inspección:
Especifique los nombres y títulos del personal clave que ha
conocido o adjunte una lista.
Resumen de las conclusiones desde la Resuma las conclusiones previas y la medida correctiva adoptada.
última inspección y medida correctiva
adoptada:
Principales conclusiones del inspector, incluidas las deficiencias
Esta sección puede vincular las conclusiones con las deficiencias y explicar la clasificación.
Requisitos para la obtención y la evaluación de donantes, según se especifica en la Directiva
2006/17/CE
50
Criterios de selección del donante de
tejidos o células:
Describa las conclusiones de cada tipo de donante [fallecido, vivo,
pareja (uso directo o indirecto) o no pareja].
Pruebas de laboratorio necesarias
para los donantes:
Procedimientos de obtención y
donación de tejidos o células:
Datos relativos al donante:
Informe de la obtención:
Recepción en el establecimiento de
tejidos:
Requisitos para la acreditación, designación, autorización o aprobación de los
establecimientos de tejidos, de conformidad con lo dispuesto en la Directiva 2006/86/CE
Organización y dirección:
Personal:
Equipos y materiales:
Instalaciones:
Documentación y registros:
Contratos con terceros:
Revisión de la calidad:
Procesamiento:
51
Almacenamiento y puesta en
circulación de tejidos o células:
Etiquetado definitivo para la
distribución y etiquetado externo del
contenedor de envío:
Transporte:
Distribución y retirada:
Gestión de reacciones adversas y
efectos adversos graves:
Información sobre los datos mínimos
del receptor y el donante que el
establecimiento de tejidos y las
organizaciones responsables de la
aplicación en el ser humano han de
guardar:
Sistema de codificación:
Importación/exportación:
Otros temas específicos identificados: Por ejemplo, futuros cambios relevantes anunciados por el
establecimiento de tejidos.
Conclusiones
Expediente del establecimiento de Valoración y fecha del expediente del establecimiento de
tejidos.
tejidos:
Anexos adjuntos:
Enumere todos los anexos adjuntos.
52
Lista de las deficiencias
clasificadas en críticas,
importantes y otras (véanse las
definiciones al final de este
formulario):
Deberán enumerarse todas las deficiencias y mencionar la
legislación nacional pertinente que transpone las Directivas
comunitarias.
Deberán indicarse todas las deficiencias encontradas, aun
cuando se hayan subsanado de forma inmediata.
El establecimiento de tejidos deberá informar al cuerpo de
inspectores del calendario propuesto para las correcciones y
su progreso.
Las deficiencias se clasificarán sobre la base de las
definiciones recogidas al final de este documento.
Recomendaciones para la
autoridad competente o de
ejecución para el centro
inspeccionado:
Resumen y conclusiones:
Los inspectores deberán indicar si, en el transcurso de la
inspección, el establecimiento de tejidos estaba funcionando
de conformidad con la legislación nacional que transpone las
Directivas 2004/23/CE, 2006/17/CE y 2006/86/CE, facilitar,
en su caso, las medidas correctivas adecuadas y mencionar
cualquier otro elemento para alertar a la autoridad
solicitante. Deberá prestarse atención a la expresión. Se
recomienda utilizar el condicional cuando el establecimiento
de tejidos necesite cumplir requisitos críticos antes de recibir
la aprobación definitiva del cuerpo de inspectores. Se puede
hacer alusión a las conclusiones recogidas en otros
documentos, como la carta de cierre, en función de los
procedimientos nacionales.
Nombre y apellidos:
En el informe de inspección deberá figurar la fecha y la
firma de los inspectores o evaluadores que hayan participado
en la inspección.
Firma:
Organización:
Fecha:
Distribución del informe:
Esta estructura puede tener que adaptarse al uso local en algunos Estados
miembros en los que la evaluación de las deficiencias es un ejercicio independiente
del informe de la inspección.
Definición de las deficiencias:
1. DEFICIENCIA CRÍTICA:
53
Una deficiencia que representa un riesgo directo considerable de provocar daño a un
paciente receptor o a un donante vivo.
2. DEFICIENCIA IMPORTANTE:
Una deficiencia que no es crítica:
que representa un riesgo indirecto para la seguridad de un donante o un receptor
debido a que la obtención o distribución de tejidos o células no cumple con los
requisitos de la autorización del establecimiento de tejidos, de la autorización de
procesos o con los procedimientos de seguridad y calidad propios del
establecimiento de tejidos;
o
que indica una deficiencia importante respecto de las Directivas 2004/23/CE,
2006/17/CE y 2006/86/CE o cualquier normativa nacional pertinente;
o
que indica un fallo en el cumplimiento satisfactorio de procedimientos para la
puesta en circulación de tejidos o células o un incumplimiento por parte de la
persona responsable de sus obligaciones legales;
o
que es una combinación de varias «otras» deficiencias, ninguna de las cuales es
importante por sí misma, pero que, juntas, podrían constituir una deficiencia
importante y que deberían explicarse y comunicarse como tal.
3. OTRA DEFICIENCIA:
Una deficiencia que no se puede clasificar ni como crítica o importante, pero que
indica una desviación de una buena práctica.
54
Anexo 9: Modelo (propuesto) de expediente del método de preparación
Expediente del método de preparación
Sección A: Información sobre el establecimiento de tejidos
Nombre completo
del establecimiento
de tejidos:
Nombre y apellidos de la
persona responsable:
Dirección postal del
establecimiento de
tejidos:
Número de
teléfono:
Número
fax:
de
Dirección
electrónica:
Sección B: Método de preparación - Información general
Nombre del método de
preparación:
Descripción de los tejidos o células a
los que se aplica este método de
preparación:
Detalles de cualquier requisito
específico adicional para la evaluación
55
o la selección de donantes que haya
que aplicar a los donantes de células o
tejidos procesados de este modo.
Detalles de cualquier requisito
específico que haya que aplicar a la
obtención de células o tejidos
procesados de este modo.
Breve descripción del
método de preparación.
(Adjunte un diagrama
que ilustre el proceso.)
Sección C: Materiales y equipos
Enumere todos los materiales y los equipos utilizados en este proceso, facilitando
detalles del proveedor en cada caso.
Reactivos o
materiales que
entran en
contacto con los
tejidos o células
Especificación
Proveedor
56
Equipo
Especificación
Proveedor
Sección D – Evaluación del control de la calidad (incluidos análisis
microbiológicos)
Prueba
Descripción de la muestra (análito)
Criterios de puesta en circulación
57
Sección E: Validación del proceso
¿Cómo se han validado
los métodos de
procesamiento para
demostrar que no
provocan la pérdida de
eficacia clínica de los
tejidos o las células ni
resultan tóxicos para el
receptor?
a) ¿Mediante estudios realizados en su establecimiento de tejidos? SÍ  NO 
En caso afirmativo, adjunte una copia del informe de validación.
b) ¿Mediante estudios publicados por otros?
SÍ 
NO 
En caso afirmativo, adjunte copias de las publicaciones más importantes.
c) ¿Mediante un análisis retrospectivo de los resultados clínicos? SÍ 
NO 
En caso afirmativo, adjunte una copia de los datos recogidos.
d) Otros (especifique): …………………………………………………..
e)
Si el proceso es objeto de
una solicitud de patente,
facilite el número de
patente.
Si el proceso incluye un paso de esterilización o
inactivación vírica, facilite una breve
descripción de la validación y copias de los
estudios sobre la inactivación del virus en los
que se basa la validación.
Adjunte una copia del informe de validación.
Sección F: Etiquetado final y ficha de información
Adjunte una copia de la etiqueta definitiva pegada al envase primario de tejidos o células que se han procesado
utilizando este método.
Adjunte una copia de la ficha de información facilitada a los usuarios clínicos con los tejidos o células.
58
Instrucciones de presentación que cada autoridad competente deberá
incluir.
Anexo 10: Modelo (propuesto) de certificado de autorización
CERTIFICADO DE AUTORIZACIÓN DE ESTABLECIMIENTO DE TEJIDOS
Detalles del establecimiento de tejidos
Número del registro o la autorización:
Nombre y apellidos del titular del registro o
la autorización:
Nombre y apellidos del establecimiento de
tejidos:
Dirección de las sedes del establecimiento
de tejidos
(todas las sedes autorizadas deberán ser
enumeradas si no tienen licencias
independientes):
Domicilio social del titular del registro o la
autorización:
Ámbito de la autorización
Fundamento jurídico de la autorización:
Fecha de expiración
autorización
del
registro
o
la
(si procede con arreglo a las normativas
nacionales):
Actividades autorizadas
Tipo de tejidos o células
Actividad prescrita (AP)
(Introduzca los códigos de la AP que se indican más
abajo)
Óseo

59
Cutáneo

Vascular

Oftálmico

Membrana amniótica

Ovárico

Testicular

Otros tejidos

………………….......................
Médula ósea

Células progenitoras de médula ósea

Sangre umbilical

Oocitos

Espermatozoides

Otras células

……………………………...
Embriones

60
Zigotos

Otros

CÓDIGOS DE LAS ACTIVIDADES PRESCRITAS
Donación: AP1
Obtención: AP2
Almacenamiento: AP5
Exportación: AP8
Evaluación: AP3
Distribución: AP6
Procesamiento: AP4
Importación: AP7
¿Alguna restricción o aclaración respecto
del alcance de estas actividades?
Nombre
y Firma del funcionario de la Fecha:
apellidos
del autoridad competente:
funcionario de la
autoridad
competente:
Sello de la
competente:
Anexo 11: Documentos consultados para la elaboración de estas
directrices
Documentos redactados por los organismos reguladores
Agence de la Biomédecine (ABM), Guidance on inspection of centres for assisted
conception (borrador)
AFSSAPS, Guidance for tissue and cell bank inspection (Aide-Mémoire for Inspection of
Tissue and Cell Banks, 2004; Inspection Guidelines Relating to Procurement of HSC and
Mononuclear Blood Cells; Sub-Guidelines Relating to Inspection of Procurement of
Cells from Umbilical Cord Blood, 2007)
Documentos de la Autoridad competente belga:
-
Aide-mémoire for tissue bank inspection, abril 2006
Site master file for tissue and cell banks
Centro Nacional de Trasplantes, Italia (CNT): Guidance for tissue bank inspection
(Guidelines on the Conduct of Inspections, 2005: el formulario previo a la inspección y la
lista de control de la inspección de bancos de piel a modo de ejemplo)
61
autoridad
Documentos de orientación para las inspecciones GMP de la EMEA: CoCP (Compilation
of Community Procedures) Inspection Conduct (EMEA/INS/GMP/313513/2006) and
report writing EMEA/INS/GMP/313539/2006)
EN ISO 14971:2007 Equipos médicos – Aplicación de la gestión de riesgos a los equipos
médicos
FDA Compliance Programme Guidance Manual, 2005
Human Fertilisation and Embryology Authority (HFEA), Reino Unido – Tejidos y
células para la reproducción asistida (www.hfea.gov.uk)
-
Información sobre el sistema
Cuestionario previo a la inspección
Human Tissue Authority (HTA), Reino Unido. Inspection Site Visits: Manual for
Specialist Assessors (2006) y Guidance for Designated Individuals (2006)
Irish Medicines Board, Aide-Mémoire for Tissue Establishments
Irish Medicines Board, Authorisation of Prescribed Activities carried out in Relation to
Human Tissues and Cells (Certificate)
Irish Medicines Board, Points to Note for the Inspection of Reproductive Cells
Directrices ISO para la auditoría de los sistemas de gestión ambiental o de la calidad
(ISO 19011)
Medicines Control Council, Department of Health, RSA, Guidelines for Preparation of
Site Master File
Medicines and Healthcare Products Regulatory Agency (MHRA), Reino Unido.
Consultation on a risk-based inspection programme for good practice inspections
PIC/S Guidance for Blood Establishments, 2004
PIC/S Standard Operating Procedure (pi 026-1 octubre 2006): Qualification and
training of inspectors in the field of human blood, tissues and cells
Documentos elaborados por proyectos o sociedades profesionales
AABB Quality System Assessment Tool, 2006
AATB Tissue Bank Self-Assessment Tool and Audit Report (Star), 2006
EBAA, Inspection Manual of the Eye Bank Association of America, 2005
EQSTB (European Quality System for Tissue Banks, Sistema de calidad europeo para
bancos de tejidos – proyecto DG SANCO) – Tissue Bank Audit Guidelines, 2007
JACIE Inspection Manual, 2004
Tissue Bank Evaluation Guidance Directrices empleadas por la Agencia Internacional de
Energía Atómica en sus análisis de bancos de tejidos en todo el mundo respaldados por
su programa
Anexo 12: Abreviaturas y glosario
AP
Actividad prescrita
EMEA
Agencia Europea de Medicamentos
62
GMP
Normas de correcta fabricación
ISO
Organización Internacional de Normalización
MP
Métodos de preparación
UE
Unión Europea
Auditoría
Definición
Fuente
Estudio documentado de los procedimientos,
registros, funciones del personal, equipo,
material, instalaciones o proveedores a fin de
evaluar el grado de cumplimiento de los
procedimientos de trabajo normalizados
escritos, normas o leyes y reglamentos
nacionales, realizado por pares profesionales,
auditores de sistema de calidad internos o
auditores de organismos de certificación
Adaptado de la Guía
sobre seguridad y
garantía de calidad de
órganos, tejidos y
células para
transplantes publicada
por el Consejo de
Europa, 3ª edición
Publicación del
Consejo de Europa,
enero 2007
Células
Células individuales de origen humano o una
colección de células de origen humano
cuando no estén unidas por ninguna forma de
tejido conjuntivo
Crítico
Que posee un efecto potencial en la calidad o Directiva 2006/86/CE
la seguridad de las células y los tejidos, o está
en contacto con las células y los tejidos
Distribución
Transporte y entrega de tejidos o células Directiva 2004/23/CE
destinadas a aplicaciones en el ser humano
Donación
El hecho de donar tejidos o células humanos Directiva 2004/23/CE
destinados a su aplicación en el ser humano
Donante
Toda fuente humana, viva o muerta, de Directiva 2004/23/CE
células o tejidos humanos
Experto
Persona con la adecuada cualificación y Grupo de elaboración
experiencia para ofrecer asesoramiento de directrices
técnico a un inspector de la autoridad
competente
Aplicación en el ser
humano
Uso de tejidos y células en un receptor Directiva 2004/23/CE
humano y en aplicaciones extracorporales
Organización
responsable de la
aplicación en el ser
humano de tejidos y
células
Centro de asistencia sanitaria o unidad Directiva 2006/86/CE
hospitalaria u organismo que desarrolla
actividades de aplicación en el ser humano de
células y tejidos humanos
63
Directiva 2004/23/CE
Donación por la
pareja
Donación de células reproductoras entre un Directiva 2006/86/CE
hombre y una mujer que declaran tener una
relación física íntima
Preservación
Utilización de agentes químicos, alteraciones Directiva 2004/23/CE
de las condiciones medioambientales u otros
medios durante el procesamiento a fin de
impedir o retrasar el deterioro biológico o
físico de las células o los tejidos
Procesamiento
Todas las operaciones que implica la Directiva 2004/23/CE
preparación, manipulación, preservación y
acondicionamiento de los tejidos y las células
destinados a su aplicación en el ser humano
Obtención
Proceso por el que se dispone de tejidos o Directiva 2004/23/CE
células
Organismo de
obtención
Centro de asistencia sanitaria, unidad Directiva 2006/86/CE
hospitalaria u organismo que desarrolla
actividades de obtención de células y tejidos
humanos, y que no ha de estar
necesariamente
acreditado,
designado,
autorizado o aprobado como centro de tejidos
Sistema de calidad
Estructura organizativa, definición de Directiva 2006/86/CE
responsabilidades, procedimientos, procesos
y recursos para aplicar la gestión de la
calidad; incluye todas las actividades que
directa o indirectamente contribuyen a la
calidad
Células
reproductivas
Todas las células y los tejidos destinados a su Directiva 2006/86/CE
utilización con fines de reproducción asistida
Persona responsable
Cada establecimiento de tejidos designará a Directiva 2004/23/CE
un responsable de: velar por que en el ámbito
del establecimiento del que esta persona es
responsable, las células y los tejidos humanos
destinados a la aplicación humana se
obtengan, evalúen, procesen, almacenen y se
distribuyan de conformidad con las
Directivas y la legislación vigente en el
Estado miembro en cuestión, facilitar
información a la autoridad o autoridades
competentes y aplicar en el establecimiento
de tejidos los requisitos establecidos en las
Directivas
Efecto adverso grave
Cualquier hecho desfavorable vinculado con Directiva 2004/23/CE
la obtención, evaluación, procesamiento,
almacenamiento y distribución de tejidos y
células que pueda conducir a la transmisión
de una enfermedad transmisible o la muerte
del paciente, o a estados que hagan peligrar
su vida, a minusvalías o incapacidades, o que
pueda dar lugar a hospitalización o
64
enfermedad, o las pueda prolongar
Reacción adversa
grave
Una respuesta inesperada del donante o del Directiva 2004/23/CE
receptor,
incluida
una
enfermedad
transmisible, asociada a la obtención o la
aplicación en el ser humano de tejidos y
células que resulte mortal, potencialmente
mortal,
discapacitante,
que
produzca
invalidez o incapacidad o que dé lugar a
hospitalización o enfermedad, o las
prolongue
Procedimientos
normalizados de
trabajo
Instrucciones escritas en las que se describen Adaptado
de
la
los pasos de un proceso específico, los Directiva 2006/86/CE
materiales y métodos que deberán utilizarse y
las propiedades que se espera obtener de las
células o tejidos que se van a distribuir
Almacenamiento
Mantenimiento de las células o tejidos bajo Directiva 2004/23/CE
condiciones controladas y apropiadas hasta
su distribución
Tercer país
Cualquier país que no sea un Estado miembro Comisión Europea:
de la Unión Europea
ec.europa.eu
Tercera parte
Cualquier organización que ofrezca un Grupo de elaboración
servicio a un organismo de obtención o un del manual operativo
establecimiento de tejidos sobre la base de un
contrato o acuerdo escrito. Incluye
laboratorios de evaluación de tejidos o
donantes, contratos con esterilizadores y
hospitales usuarios que almacenan tejidos o
células en espera de una aplicación en el ser
humano
Tejido
Todas las partes constituyentes del cuerpo Directiva 2004/23/CE
humano
formadas por células
Establecimiento de
tejidos
Un banco de tejidos o una unidad de un Directiva 2004/23/CE
hospital o cualquier otro centro en el que se
lleven a cabo actividades de procesamiento,
preservación, almacenamiento o distribución
de células y tejidos humanos. El
establecimiento de tejidos podrá encargarse
también de la obtención o la evaluación de
tejidos y células
Trazabilidad
La capacidad de localizar e identificar la Directiva 2006/86/CE
célula o el tejido en cualquiera de las fases
desde su obtención hasta su destino, ya sea a
un receptor o para su eliminación, pasando
por la evaluación, el procesamiento y el
almacenamiento; conlleva la capacidad de
65
identificar al donante, el establecimiento de
tejidos o el de procesamiento que recibe,
procesa o almacena las células o el tejido; en
los centros médicos en los que se aplica el
tejido o las células a los receptores, conlleva
también la capacidad de identificar a éstos; la
trazabilidad también abarca la capacidad de
localizar e identificar todos los datos
pertinentes sobre los productos y materiales
que entren en contacto con dichos tejidos y
células
Validación (o
«cualificación» si se
trata de equipos o
instalaciones)
Establecimiento de pruebas documentales Directiva 2006/86/CE
que ofrezcan un alto nivel de garantía de que
con un proceso, un equipo o una instalación
dados se llegará invariablemente a un
producto que cumpla los requisitos y los
atributos de calidad que se le hayan
predeterminado; un proceso se valida para
evaluar el rendimiento de un sistema en
cuanto a su eficacia real con respecto al uso
que se le pretende dar
66