la contabilidad de las organizaciones de productores como

FONDOS OPERATIVOS:
LA CONTABILIDAD DE LAS ORGANIZACIONES DE PRODUCTORES
COMO HERRAMIENTA PARA EL CONTROL DE LA AYUDA
Madrid, 24 de Noviembre de 2005
Presentación
Presentación de la ponencia
PricewaterhouseCoopers agradece la oportunidad que nos brinda el Fondo Español de Garantía
Agraria de participar en el curso “ Fondos Operativos”
Para cualquier consulta o información
complementaria sobre La ayuda a
Fondos Operativos les rogamos se
pongan en contacto con:
Maria Isabel Morillo
Directora
Soledad Guisado
Gerente
Susana Galván
Gerente
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Castellana, 43
28046 - MADRID
Tel. 91 568 50 78 / 5 68 57 36
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Índice de Contenidos
1.
Introducción.
1.1 Problemas generales
1.2 Puntos crí
críticos del control
1.3 Por qué
qué la contabilidad
2.
3.
4.
Page-3
Valor de la Producción Comercializada:
Ejecución Fondo Operativo
Aportación de los Socios
Introducción
Page-4
I. Introducción: Problemas Generales
Cuando se realiza una verificación física de un Fondo Operativo (FO) a una Organización
de Productores (OP), el principal problema que se tiene, desde el punto de vista
documental y de muestreo, es:
De Organizaciones de Productores
LA DIVERSIDAD
De formas de presentar la propia documentación del FO
De procedimientos de gestión económica interna
Lo que exige una continua:
Metodología del control
ADAPTACIÓN
Pruebas de cumplimiento (mayores contables)
Sistemas de muestreo para la verificación
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I. Introducción: Puntos críticos
Desde el punto de vista documental los items más críticos o complicados a la hora de realizar un
control son:
1.
Valor de la Producción Comercializada: Diversidad entre las OP en el método de cálculo
de la VPC que lleva a diferencias positivas y negativas en el control que se efectúa con
respecto a lo declarado.
2.
Ejecución del Fondo Operativo: Justificación documental de las acciones privativas.
3.
Aportación de los socios: cálculo de la aportación e ingreso en la cuenta bancaria.
Page-6
I. Introducción: Por qué la contabilidad
ES EL REFLEJO DE LA SITUACIÓN ECONÓMICA-FINANCIERA O DEL PATRIMONIO EN UN
MOMENTO DADO DE LA ORGANIZACIÓN DE PRODUCTORES.
PATRIMONIO: EL CONJUNTO DE BIENES, DERECHOS Y OBLIGACIONES NO SÓLO RESPECTO
A TERCEROS SINO TAMBIEN A LAS ASUMIDAS FRENTE A LOS TITULARES DE LA EMPRESA
POR RAZONES DE PROPIEDAD.
 PATRIMONIO = BIENES+ DERECHO-OBLIGACIONES
 NETO PATRIMONIO= ACTIVO-PASIVO
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I. Introducción: Por qué la contabilidad
 PATRIMONIO= BIENES+ DERECHO-OBLIGACIONES
 NETO PATRIMONIO= ACTIVO-PASIVO
PASIVO: Financiación o Fuente
ACTIVO: Inversiones y medios de producción
Activo fijo inmovilizado: (Superior a un año)
A Largo Plazo: (Superior a un año)
•Inmovilizado inmaterial
•Fondos Propios.
•Inmovilizado material
(Capital, reservas y Pérdidas y Ganancias)
•Inmovilizado financiero
•Deudas a Largo plazo
 Activo circulante (Inferior a un año)
 Financiación a corto plazo (Inferior a un año)
•Deudas a corto plazo (Proveedores, ..)
•Existencias
•Deudores (clientes, etc..)
•Inversiones financieras temporales
•Tesorería
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I. Introducción: Por qué la contabilidad
Cuentas contables: Vienen establecidas por el Plan General Contable. Se encuentran divididas en
grupos según la naturales de la transacción.
PASIVO
ACTIVO
Grupo 2; Inmovilizado
Grupo 1; Financiación Básica; financiación
Inversiones (vida útil superior a un año)
propia (Capital y reservas) ajena a largo
plazo.
Grupo 3; Existencias
Grupo 4; Acreedores y deudores por operaciones de tráfico
SubGrupo 430; Clientes
SubGrupo 400; Proveedores
Subgrupo 44: Deudores varios
Subgrupo 410: Acreedores varios
Grupo 5; Cuentas financieras; financiación a corto plazo propia o ajena
SubGrupo 57; Tesorería
SubGrupo 55; Otras cuentas bancarias (Fondos Operativos)
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I. Introducción: Por qué la contabilidad
Las cuentas de Perdidas y Ganancias
Grupo 6 recoge todos los gastos ya sean
Grupo
compras de las frutas y hortalizas como los
percibidos ya sean procedentes por la venta
gastos propios de la explotación (agua,
de mercancías, como por las subvenciones,
luz, personal, alquileres, etc….).
financieros o extraordinarios.
Subgrupo 60: compras
Subgrupo 70; ventas
Subgrupo 62: Servicios exteriores
Subgrupo 740: ingresos por subvenciones
(arrendamientos, calidad; transporte,
Subgrupo 64: gastos de personal
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7
recoge
todos
los
ingresos
I. Introducción: Por qué la contabilidad
Balance de comprobación o de Sumas y saldos: Se limita a presentar, en cualquier momento, y sin
necesidad de practicar cierres del periodo, la totalidad de las cuentas (de activo y de pasivo, de
ingresos y de gastos) que integran en sistema contable de la OP.
Cada cuenta se presenta con las sumas de los valores registrados en su debe y haber.
Sumas
Nº
Cuentas
600
Debe
Saldos
Haber
Deudor
Acreedor
Compras de mercaderías
10.095.252,90
0,00
0,00
10.095.252,90
Compras de frutas
10.095.252,90
0,00
0,00
10.095.252,90
6000001100
Compras de frutas socios
10.015.747,34
0,00
0,00
10.015.747,34
6000001104
Compras de frutas 3º
79.505,56
0,00
0,00
79.505,56
6000
Page-11
Valor de la
producción
Comercializada
Page-12
2. VPC: Introducción
Según se deduce del art. 3 del R (CE) 1433/ 2003, el Valor de la Producción Comercializada es el
Valor de la Producción comercializada procedente de los socios durante el periodo de referencia
establecido en el art. 4 del R(CE) 1433/2003, valor “Franco organización de productores”.
Para su cálculo, se tienen en cuanta los siguientes aspectos:
1. Compras: Se determinan el total de compras durante el periodo de referencia para verificar la
coherencia entre las compras y ventas y determinar el porcentaje de compras de socios sobre
la totalidad.
2. Ventas: Se determina las ventas procedentes de socios durante el periodo de referencia
relativas a los productos para la categoría de la OP.
3. Gastos: Relativos a las ventas procedentes de socios durante el periodo de referencia
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2. VPC: Compras
Objetivo: Verificar el valor de compras durante el periodo de referencias relativas a los socios y
productores independientes.
Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación:
1.
Balance de Sumas y Saldo del periodo de referencia. Son todas las cuentas del grupo 600,
“Compra de Mercancías”. Dentro de este grupo la OP puede establecer todas las cuentas que
considere necesario para su gestión interna.
6001: Compra de socios
6002: Compra a productores independientes
2.
Listado de compras por socios y productores independientes indicando los Kgrs entregados e
importe, conciliado por el mayor contable.
3.
Mayores contables de compras (Grupo 600) que hemos determinado a partir del Balance.
4.
Mayores contables de los socios (Grupo 400) como proveedores de la frutas y hortalizas
5.
Facturas seleccionadas
Page-14
2. VPC: Compras (cont.)
Sistema de Muestreo:
Por la diversidad de OP y casuística nos podemos encontrar, en general, con dos situaciones:
1. A partir de mayores contables de compras: Selección de facturas que representen el 30% del valor
de compras.
2. A partir de los mayores contables de socios y compras: Selección de socios que representen un
30% del valor de facturación. Y sobre cada uno de ellos selección de facturas que represente un 30%
de su valor de facturación.
Resultado del control:
1.
Cotejo de los Krg comprados por la OP y su importe.
2.
Determinación del porcentaje de las compras procedentes de socios y productores
independientes sobre el total.
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2. VPC: Ventas
Objetivo: Verificar el valor de las ventas procedentes de los socios durante el periodo de referencia.
Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación:
1.
Balance de Sumas y Saldo del periodo de referencia. Son todas las cuentas del grupo 700,
“Venta de Mercancías”. Dentro de este grupo la OP puede establecer todas las cuentas que
considere necesario para su gestión interna.
7001: Venta nacional
7002: Venta exportación
2.
Listado de facturas de venta , conciliado por el mayor contable.
3.
Mayores contables de ventas (Grupo 700)
4.
Mayores contables de los clientes (Grupo 430)
5.
Facturas seleccionadas
6.
Declaraciones de IVA//Intrastac// DUA
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2. VPC: Ventas (cont.)
Sistema de Muestreo: por la diversidad de OP y casuística nos podemos encontrar en general las
siguientes situaciones:
 A partir de listados de venta: Selección de facturas que representen el 30% del volumen de ventas.
 A partir de los mayores contables de venta y clientes: Selección de clientes que representen un
30% del volumen de facturación. Y sobre cada uno de ellos selección de facturas que represente un
30% de su volumen de facturación.
 A partir de varios mayores contables de venta: Cuando la OP contabiliza sus ventas en varias
cuentas de mayor (ventas nacionales y ventas exportación) Se reparte el 30% de volumen de
facturación a controlar de forma proporcional entre ambas.
Por ejemplo:
concepto
% sobre
ventas
% de
muestra
ventas nacionales
70,00%
21,00%
Ventas extranjero
30,00%
9,00%
100,00%
30,00%
Total %
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2. VPC: Ventas (cont.)
Principales situaciones; que nos encontramos en el cálculo de las ventas son:
No diferenciación entre las ventas de socios y productores independientes. Aplicamos el %
de compras procedentes de socios.
Facturas fuera de plazo o anticipo. Se eliminan
Inclusión de productos fuera de categoría. Se eliminan
Diferencias entre calculado y declarado. Se concilia
Venta a socios o único cliente: Verificar que el precio de compra y de venta sea el mismo.
Cálculo del Valor de la producción comercializada procedente de socios: Cuando contablemente
no se pueda diferenciar entre socios y productores independientes. Se aplica al volumen total de las
ventas ya cotejado, el % de las compras de socios determinado previamente.
Resultado: Valor de la producción comercializada procedente de socios durante el periodo de
referencia.
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2. VPC: Otros Ingresos
Además de las ventas se pueden considerar como Ingresos:
Subvenciones:
Ayudas cobradas en el periodo de referencia correspondiente a los socios relativas a transformación
de Frutas y Hortalizas, Cítricos y Retirada (Art. 3.2 y 3.4 del R (CE) 1433/2003).
Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación :
1.
Extracto bancario de cobro
2.
Notificación de pago del Servicio Gestor
3.
Asiento contable de la ayuda. (cuentas 740, 600 y 700)
Sistema de Muestreo:
Se verifica el 100% de las ayudas que la OP ha incluido para el cálculo de la VPC.
Resultado;
Determinación de las ayudas cobradas durante el periodo relativas a los socios.
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2. VPC: Gastos
Objetivo: Verificar el valor de los gastos a deducir relativo a las ventas procedentes de los socios.
Según el art. 3.6 del R (CE) 1433/2003:
“La producción será facturada en la fase “Franco organización de productores”.
Documentación utilizada, para realizar dicha comprobación se utiliza la siguiente documentación:
1.
Balance de Sumas y Saldo del periodo de referencia. El grupo 62 contempla las cuentas de
gastos propios de la explotación:

623 Servicios de profesionales independientes (comisionistas)

624. Transporte

629 Otros gastos (aduana)

668 Diferencias negativas de cambio

708 Devoluciones de ventas y operaciones similares

665 Descuentos sobre ventas por pronto pago
2.
Mayores contables de los gastos (Grupo 62)
3.
Facturas seleccionadas
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2. VPC: Gastos
Sistema de Muestreo:
A partir de los distintos mayores contables de gastos a deducir: Selección de facturas que representen
el 30% del valor de cada tipo de gasto.
Cálculo del Valor de los gastos deducibles correspondiente a la producción comercializada
procedente de socios: Cuando contablemente no se pueda diferenciar. Se aplica al Importe de cada
tipo de gastos, el % de las compras de socios determinado previamente.
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Ejecución Fondo
Operativo
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3. Ejecución Fondo Operativo
Objetivo: Verificar que:

Las actuaciones se han ejecutado conforme al Fondo Operativo aprobado o modificado, en
tiempo y forma.
Documentación utilizada, para realizar la comprobación documental en el beneficiario se utiliza la
siguiente documentación:
1.
Facturas, Nóminas, TCS y justificantes de pago.
2.
Contabilización (mayores de proveedores, mayores de socios, mayores de gasto o inversión).

Inversión (tractores; riego; naves) = Subgrupo 22 inmovilizado materia o 23
inmovilizado material en curso

Gastos (personal; calidad; feromonas)=Grupo 6 Gastos (62; 64; 601)

Proveedor: Subgrupo 400

Acciones privativas: Subgrupo 55 (otras cuentas bancarias)
acreedores)

Amortización; Subgrupo 282 y subgrupo 671
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ó 410 (otros
3. Ejecución Fondo Operativo (cont.)
Dificultades en la verificación documental y física en la visita a beneficiario:

Verificación las acciones privativas. (se solicita documentación complementaria, como seguros
de transporte, documentación de la maquinaria, etc…)

Verificación de los Servicios. Se solicitan albaranes de entrega, análisis, informes o certificados
en el caso de implantación de sistemas de calidad.

Verificación actuaciones plurianuales: Se verifica la amortización de la inversión.
Sistema de Muestreo:
Se verifican en la documentación justificativa del 100% de las actuaciones.
Resultado.
Comprobación que se han realizado el 100% de las actuaciones aprobadas en tiempo y forma.
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Aportación de
los socios
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4. Aportación de socios
Objetivo: Verificar que:

Las aportaciones se han determinado conforme a la normativa. (Art. 6 del R (CE) 1433/2003).

Los socios o la OP han aportado efectivamente al menos el 50% del Fondo Operativo
ejecutado.
Documentación utilizada, para realizar dichas comprobaciones se utiliza la siguiente documentación:
1.
Extracto bancario de la cuenta específica del FO
2.
Documento con el cálculo de la aportación de cada socio, según el criterio aprobado.
3.
Mayores Contables de los socios
Subgrupo 55 “Fondo Operativo XX” (aportación)
Subgrupo 41: “Socios XXX”
4.
Facturas o liquidaciones seleccionadas (si procede).
Dificultades en el control:

Ingreso de la aportación no sea nominativo y lo realice la propia OP.

La aportación se detraiga de las liquidaciones de los socios. Obliga a comprobación a través
de la contabilidad
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4. Aportación de socios (cont.)
Sistema de Muestreo:
 Con respecto al Ingreso, se verifican en 100% del ingreso en la cuenta bancaria.
 Con respecto a la comprobación sobre los criterios de cálculo de la aportación: El porcentaje
varía:
 Del 30% del número de socios en el supuesto que el ingreso sea nominativo y el cálculo
se haya realizado a partir del volumen o el valor de la producción comercializada relativo a
la VPC y se emite liquidación por la aportación.
 Del 60% del número de socios en el supuesto que el ingreso no sea nominativo y el
cálculo de la aportación se realiza sobre la anualidad del FO, así como cuando se detrae
de las liquidaciones a los socios.
Resultado.
Comprobación que se ha aportado al menos el 50% del FO ejecutado y que el cálculo de la aportación
se ha realizado conforme al art. 6 del R (CE) 1433/2003.
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