Tablero de Comando Integral

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Tablero de Comando Integral
CONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN 2010
Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica
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Contenido
1
Presentación
2
Situación Inicial
3
Fases de Implementación
4
Situación Lograda
Departamento de Control de Gestión - Gerencia de Planificación Estratégica
Presentación
CONVOCATORIA PREMIO PROVINCIAL A LA INNOVACIÓN
2010
DESCENTRALIZACIÓN, DESCONCENTRACIÓN, MEJORA Y
EFICIENCIA EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Utilización de nuevas tecnologías y procesos que contribuyan al
buen funcionamiento de la Administración Pública Provincial.
Experiencia: La Gestión en un Click: Tablero de Comando
Integral en la Agencia de Recaudación de la
Provincia de Buenos Aires
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Situación Inicial
NECESIDAD DE UNA HERRAMIENTA EFICIENTE DE MANAGEMENT ESTRATÉGICO
PARA LA TOMA DE DECISIONES
Existía información dispersa en formatos no homogéneos, y se necesitaba una
metodología sistémica e innovadora para el análisis y la formación de la estrategia
organizacional, adecuada para el contexto de la Administración Tributaria Provincial.
La implementación del Tablero de Comando Integral en Arba resuelve satisfactoriamente
esta necesidad de información para la toma de decisiones agrupando y alineando en un
formato común toda la información considerada estratégica para la organización.
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Situación Inicial
EXISTENCIA DE ALGUNOS TABLEROS HETEROGÉNEOS EN CUANTO A
UNIFICACIÓN DE FORMATO, CONTENIDO Y PERIODICIDAD
Existían antecedentes dispersos entre los tableros de diferentes áreas que no estaban
homogeneizados en cuanto a su formato, exposición de datos y períodos de
presentación.
Devenía necesario contar con un conjunto de herramientas para anticiparse a los cambios
del futuro, incorporando en forma pragmática las nociones de marco estratégico,
habilidades gerenciales, lógica operativa, aprendizaje dinámico y escenarios posibles.
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Situación Inicial
Luego de varios cambios de estructura en la Organización, se detectaron
ÁREAS EN LA
ORGANIZACIÓN
indicadores que se referían a la misma temática pero utilizaban metodologías
distintas para la medición, haciendo que los datos no fueran comparables.
FUNCIONANDO COMO
COMPARTIMIENTOS
ESTANCOS CON
RESPECTO A LA
Esta situación se modificó positivamente con la alineación de los diferentes
tableros de acuerdo a la estructura piramidal, contando ya no con datos
dispersos, sino con información valiosa para la toma de decisiones gerenciales.
INFORMACIÓN EN EL
TABLERO DE COMANDO
En algunas áreas, se verificó que las metas no se modificaban en el
transcurso del tiempo. Se generaron reuniones participativas donde se
revisaron las mismas y se establecieron cursos de acción.
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Fases de Implementación
CAPACITACIÓN Y CONCIENTIZACIÓN
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La primera tarea de cualquier proceso
Con esta premisa, se inició el
Se trata de aprender a tener visión de
de capacitación es unificar y especificar
proceso de capacitación, que no
futuro dentro de las organizaciones,
términos y conceptos confusos. Sólo
sólo consistió en la docencia
poder crear desde una base la
después de llegar a este acuerdo básico
tradicional en lo relativo a su
estrategia minimizando los errores,
podremos considerar las cuestiones de
implementación, sino también en
buscar las herramientas necesarias
forma fácil y clara, compartiendo el
mostrar las ventajas que su uso
para mirar al pasado para poder crear
mismo punto de vista.
depara en la gestión cotidiana.
un futuro mejor.
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Fases de Implementación
REUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑO
En dichas reuniones los responsables de las áreas que completarán periódicamente el tablero indican cuáles son sus
prioridades, las cuales serán enunciadas como objetivos.
Posteriormente se analiza qué tareas desarrollan que reflejen dichos objetivos, así como la información de la que se
dispone y que se encuentre asociada a éstos. La misma debe reunir las siguientes características:
Información susceptible de ser medida.
Que responda a procesos centrales
(relevantes).
Que su seguimiento y monitoreo permita
tomar acciones en tiempo real.
Que exista documentación respaldatoria.
Que se produzca en plazos homogéneos (meses).
Con dicha información se generan los indicadores concretos que la plasman.
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Fases de Implementación
REUNIONES DE DESARROLLO Y DISEÑO
Se logró la alineación de los diferentes
Se establecieron metas para
Se logró el compromiso del
tableros de acuerdo a la estructura
cada indicador, con planes
personal al comprender el
piramidal, contando ya no con datos
de acción, tareas,
aporte de cada uno a la
dispersos, sino con información valiosa
responsables y fechas.
estrategia de la Organización.
para la toma de decisiones gerenciales.
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Situación Lograda
INNOVACIÓN RADICAL EN LA GESTIÓN, HERRAMIENTA TECNOLÓGICA DE
MONITOREO DISEÑADA PARA EL LOGRO EFICIENTE DE OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES
Luego del proceso de implementación, surge el
Tablero de Comando de cada área, que se
transforma en una herramienta que permitirá
supervisar y monitorear en forma permanente
Mejora Continua
el rumbo de las áreas hacia el cumplimiento
de los objetivos en cuestión.
Objetivos
Se genera una base para la toma de
decisiones orientadas a alcanzar dichos
objetivos y la mejora continua que permite
Toma de Decisiones
el aprendizaje de la propia experiencia
que trasciende las gestiones.
Tablero de Comando
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Situación Lograda
DESARROLLO DE TABLERO DE COMANDO INTEGRAL A NIVEL EJECUTIVO COMO
BASE PARA LA TOMA DE DECISIONES
Genera el análisis de las
Al producirse un desvío entre lo
Una vez que el Tablero se
implementa en su totalidad,
muestra una comparación
entre los datos reales
expresados en los indicadores
y los previstos.
previsto y lo real, se manifiesta la
necesidad de tomar decisiones
correctivas para alcanzar las
metas, otorgando mayores
márgenes de maniobra para
corregir deficiencias y objetivos
incumplidos.
distintas situaciones de
acuerdo al escenario real,
facilitando el aprendizaje
organizacional.
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Situación Lograda
HOMOGENEIZACIÓN DE LOS TABLEROS EXISTENTES Y LOS NUEVOS
DESARROLLADOS CONFORME AL TABLERO DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA
Los diversos formatos de tablero de comando existentes en
las áreas se unificaron al establecerse un único formato
1
Su alta velocidad de respuesta
2
Flexibilidad
3
Escalabilidad
4
Rápida implementación
5
Visión Integrada de la Información
para todos los tableros de la Agencia.
En este sentido los tableros de las distintas Gerencias
Generales, las Subdirecciones y el de la propia Agencia se
exponen de manera uniforme mediante un formato modelo
normalizado a nivel de la Agencia.
Profundizando esta línea de trabajo existe en la actualidad
una tendencia hacia la automatización en la generación de
los tableros. Para esto se plantea la utilización de un nuevo
tipo de software.
El mismo se caracteriza por:
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Situación Lograda
REUNIONES DE PERFORMANCE
A través de las cuales se reúne el responsable
máximo con sus referentes de área a los
Corrigiendo - si corresponde- el rendimiento aludido ya
efectos de revisar la medición, verificación y
sea de los referentes o de los demás participantes.
comparación para determinar:
Implica un conjunto de acciones que permite ajustar los
objetivos y metas definidos al momento de planificar y se
basa en la información que recibe el decisor.
Qué
Ocurre?
Si la historia sirve para no repetir los errores, estudiar las
acciones pasadas y compararlas posibilita determinar los
desvíos y luego, adoptar medidas correctivas, en especial
Qué
Ocurrió?
Qué
resultados
se están
obteniendo
u obtuvieron?
si sabemos con exactitud por qué ocurrió.
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Situación Lograda
APLICABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
El Tablero de
Comando de la
Agencia de
Recaudación de la
Provincia de
Buenos Aires se
presenta como la
aplicación práctica
de conceptos de
vanguardia
orientados a la
administración
eficiente de las
organizaciones.
Esta experiencia y
metodología de
trabajo resulta
aplicable a otras
administraciones,
permitiendo la
perfecta
adaptación a la
infraestructura
informática con la
que se cuente.
Permite la gestión
por resultados, la
mejora continua de
los procesos, la
identificación de
variables
controlables y no
controlables, así
como también la
adaptación de los
planes de acción
para el
cumplimiento de
los objetivos.
Esta herramienta
permite además
tener la historia de
cada indicador con
su tendencia,
estudiar su
evolución y fijar
metas motivadoras
con la impronta de
cada gestión.
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FIN de presentación