Presentación Gestión Documental

Gestión Documental:
Ley N°20.285
Orientaciones para la Organización de Archivo
Índice de Contenidos
.01
I.
Trascendencia legal y administrativa de la Gestión Documental
1.1 ¿Qué es información pública?
1.2 ¿Qué se entiende por documentos?
1.3 Documentación oficial / no oficial
1.4 Documento / Información
II.
Presentación de las Orientaciones para la Organización de Archivos
2.1. Primera Fase: Organización y Catastro
2.2. Segunda Fase: Envío y Eliminación
2.3. Tercera Fase: Descripción Documental
Índice de Contenidos
Comisión de Probidad y Transparencia
Trascendencia Legal y Administrativa de la
Gestión Documental: Ley N°20.285
www.probidadytransparencia.gov.cl
Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión
Documental
La Ley N° 20.285 establece como obligación de los órganos y servicios de
la administración del Estado, entregar a la personas que soliciten la
información considerada como pública, de acuerdo con los procedimientos y
los plazos establecidos
La responsabilidad de la entrega de la información recae en la autoridad,
jefatura o jefe superior del órgano o servicio (Artículo 16°)
.02
Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental
Comisión de Probidad y Transparencia
¿Qué es Información Pública?
Es la información elaborada con presupuesto público y toda otra
información que obre en poder de los órganos de la administración del
Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen,
clasificación o procesamiento, a menos que esté sujeta a las excepciones
señaladas
Son asimismo, los actos y resoluciones de los órganos, sus
fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento
directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación
(Artículo 5°)
.03
¿Qué es Información Pública?
Comisión de Probidad y Transparencia
¿Qué se comprende por Documentos?
Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo,
diagrama, documento gráfico, fotografía, microforma, grabación sonora,
video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la utilización de
sistemas mecánicos, electrónicos o computacionales y, en general, todo
soporte material que contenga información, cualquiera sea su forma física
o características, y las copias de ellos
.04
¿Qué se comprende por Documentos?
Comisión de Probidad y Transparencia
Tipos de Documentos
Documentos oficiales
Son los asimilados a la
nocióndeinstrumento
público o auténtico. Es
decir, los autorizados con
las solemnidades legales
porelcompetente
funcionario. Por ejemplo:
Decretos,resoluciones,
oficios, entre otros
.05
Tipos de Documentos
Comisión de Probidad y Transparencia
Documentos no oficiales
Toda la documentación
que obre en poder del
órgano o la que haya sido
dictada por éste, que no
constituyadocumento
oficial.Porejemplo:
Cartasdepeticiones,
memorándum,diarios,
borradores,fotocopias,
entre otros
Desafíos de la Gestión Documental
Documento
.06
Desafíos de la Gestión Documental
Comisión de Probidad y Transparencia
Información
Orientaciones para la
Organización de Archivos:
Presentación
www.probidadytransparencia.gov.cl
Orientaciones para la Organización de Archivo
¿Qué?
1° FASE
Control
¿Cuándo?
CATASTRO DE
ARCHIVO
¿Dónde?
2° FASE
Eliminación
documental
Envío al Archivo
Nacional
Eliminación
3° FASE
.07
Sistematización
de información
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
ELIMINACIÓN
FÍSICA DE
DOCUMENTOS
Descripción
documental
BASE DE DATOS
Primera Fase: Organización y Catastro
www.probidadytransparencia.gov.cl
Metodología para Organizar la Información
Se debe diseñar una metodología para llevar a cabo la organización documental. Uno
de los productos de esta acción es la elaboración de un cuadro que contenga campos
generales de clasificación. A continuación, un ejemplo:
CUADRO CLASIFICATORIO DOCUMENTACIÓN
Archivo
MINISTERIO
INTENDENCIAS
Fondo
SERVICIOS PÚBLICOS
RESPECTIVOS DE
CADA ARCHIVO
MINISTERIAL
GOBERNACIONES
MUNICIPALIDADES
NOTARIOS
JUDICIALES
CONSERVATORIOS
.08
Metodología para Organizar la Información
Comisión de Probidad y Transparencia
Sub Fondo
FUNCIONES
(DEPENDENCIAS)
Sub-Sub Fondo
SUB FUNCIONES
(SUB
DEPENDENCIAS)
Serie Documental
Oficios, Resoluciones, Actas,
Proyectos, Balances,
Bienestar, Comisiones de
Servicio, Convenios,
Contratos, Difusión,
Capacitación, Libro Mayor,
Inventario de Bienes, entre
otros
Recomendaciones para Organizar e Identificar los
Documentos
Identificar los espacios físicos donde se conservan los documentos
Evaluar las condiciones ambientales y de seguridad del recinto
Formar un equipo de trabajo
Considerar medidas de seguridad pertinentes: mascarillas y guantes
.09
Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos
Comisión de Probidad y Transparencia
Acciones para Organizar e Identificar los Documentos
Clasificar / ordenar los documentos según serie documental
Identificación general de la documentación para el envío al Archivo
Nacional (Decreto Supremo, Resoluciones Exentas, Oficios, entre
otros)
Asegurar la conservación de los documentos
Aislar unidades en muy mal estado de conservación
.10
Acciones para Organizar e Identificar los Documentos
Comisión de Probidad y Transparencia
Catastro de Series Documentales
Esto implica registrar las series documentales que se conservan en el
servicio a través de una planilla con el fin de controlar los documentos del
órgano o servicio
Esta planilla debe incluir todos los documentos que tiene el órgano o
servicio
Debe contestar a las preguntas: ¿Qué documentos tenemos?, ¿Dónde
están? y ¿De cuándo son?
PLANILLA DE CATASTRO
.11
Catastro de Series Documentales
Comisión de Probidad y Transparencia
Segunda Fase: Envío y Eliminación
www.probidadytransparencia.gov.cl
Envío de Documentos al Archivo Nacional
.12
1.
De conformidad a lo establecido en el Decreto con Fuerza de Ley N° 5.200,
artículo 14, deben ingresar, anualmente, los documentos oficiales que hayan
cumplido los siguientes PLAZOS de antigüedad
2.
Se deben observar para este trámite los procedimientos establecidos y
recomendaciones técnicas de envío al Archivo Nacional. (Por ej.: clasificación,
encuadernación, traslado, etc.). Este servicio cuenta con tres unidades
dependientes: Archivo Nacional de la Administración Central (Santiago), Archivo
Regional de la Araucanía (Temuco) y Archivo Regional de Tarapacá (Iquique)
3.
Adicionalmente, se completará el “FORMULARIO DE TRANSFERENCIA”, en
el que se debe resumir la información por cada serie documental que se envíe
Envío de Documentos al Archivo Nacional
Comisión de Probidad y Transparencia
Excepciones de Envío al Archivo Nacional
Los documentos del Ministerio de Defensa, de las FF.AA., de Orden y
Seguridad Pública
Documentos relacionados con asuntos de límites y correspondencia
intercambiada con las misiones y consulados chilenos en países vecinos
.13
Excepciones de Envío al Archivo Nacional
Comisión de Probidad y Transparencia
Eliminación de Documentos
1.
Los documentos oficiales sólo pueden ser eliminados de acuerdo a las
disposiciones y recomendaciones establecidas en el Oficio Circular N° 28.704 de
1981, de la Contraloría General de la República
2.
La autoridad competente para decidir la eliminación de estos documentos son:
2.1. Presidente de la República o un funcionario delegado
2.2. Jefe superior del servicio, en el caso de organismos descentralizados
2.3. Otros autorizados por ley
.14
3.
El encargado de archivos deberá elaborar un inventario y un acta de
eliminación. Ambos documentos deben ser entregados al jefe de servicio para su
revisión y firma
4.
Finalmente, la eliminación se formaliza a través de un decreto o resolución
exenta
Eliminación de Documentos
Comisión de Probidad y Transparencia
Tercera Fase:
Descripción Documental
www.probidadytransparencia.gov.cl
Productos de la Descripción Documental
En esta fase, es recomendable que los servicios comiencen a trabajar sobre dos
productos: Base de datos y Manual de Procedimiento sobre Gestión de Archivos
Base de datos
.15
Manual de
Procedimientos
• Estandarización de campos de
información contenidos en un
documento
• Instrumento esencial para la
adecuada gestión de archivo
• Loscamposmínimosde
información se construyeron a
partir de la Norma Internacional
GeneraldeDescripción
Archivística (ISAD G)
• Normaliza el cumplimiento y
desarrollodelos
procedimientosdeusoy
archivo de los documentos en
la organización
Productos de la Descripción Documental
Comisión de Probidad y Transparencia
Resumen de Productos de las Orientaciones
Cuadro Clasificatorio
Documentos identificados y almacenados
Catastro
Depósito adecuado, con estanterías suficientes
Encargado de Archivo - Equipo de ayudantes
Base de Datos
Manual de Procedimientos Gestión de Archivos
.16
Resumen de Productos de las Orientaciones
Comisión de Probidad y Transparencia
Equipo Técnico Archivos Públicos
Comisión de Probidad y Transparencia
El Equipo Técnico Archivos Públicos de la Comisión de
Probidad y Transparencia entregará apoyo permanente:
E-mail: [email protected]
.17
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
www. leydetransparencia.cl
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
Planilla de Catastro de Documentos de Archivo
FONDO
SUB FONDO
UBICACIÓN FISICA
SERIEVOLUMEN
SUB-SUBVOLUMENCRONOLOORDENAMIEN
DOCUMENT CONTENIDOMTS.INSTALACIÓN
FONDOUNIDADESGÍATO
ALLINEALES
DEPOSITO
Subsec. de Div. de
SaludPlanificación
PúblicaSanitaria
Div. de
Politicas
Subsec. de Públicas
SaludSaludables y
PúblicaPromoción
-
Resolucio Vertederos
nesregionales
Dep. de
Alimentos
yPromoción
Nutrición Circulares de la Salud
TOTAL
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
1
10
0,10
2006
1
20072008
SECTOR /
ESTANTE
Archivador
Sector .
Bodega1/
Cronológico Mac- Iver Estante. 4
Carpetas
Sector .
Bodega2/
Cronológico Mac- Iver Estante. 1
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia
Código de
referencia
Título
Productor
Corporativo
Número de
registro
Resumen
del
contenido
Nivel de
descripción
(Serie
documental)
Notas
Control de
ingreso:
Fecha y
responsable
Fechas del
documento
(Extremas)
Unidad de
almacenamiento
Orientaciones para la Organización de Archivo
Comisión de Probidad y Transparencia