un método para evaluar equipo de laboratorio basado en
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UN MÉTODO PARA EVALUAR EQUIPO DE LABORATORIO BASADO EN INDICADORES DE FUNCIONALIDAD (Trabajo Científico) 1 Ortiz-Posadas MR, 1Pérez-Rodríguez LA y 2Rodríguez-Alfaro S. 1 Departamento de Ingeniería Eléctrica. Universidad Autónoma Metropolitana-Iztapalapa. D. F. México. Departamento de Ingeniería Biomédica. Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubirán”. D. F. México. 2 Resumen: En este trabajo se presenta un Método para evaluar equipo de laboratorio basado en 16 indicadores definidos y distribuidos en cuatro niveles de evaluación: 1) Funcionalidad del equipo, 2) Departamento de Ingeniería Biomédica, 3) Impacto del equipo y 4) Costos asociados con el equipo. El Método propone una función de evaluación que además de incorporar el resultado de la aplicación de los indicadores, asocia un factor de ponderación para cada uno de ellos y un parámetro de estandarización, que acota el resultado de la evaluación en el intervalo [0, 1]. A su vez, dicho intervalo se dividió en cinco categorías cualitativas: excelente, muy bueno, bueno, regular y malo, con el objetivo de facilitar la interpretación del resultado al tomador de decisiones. El trabajo se desarrolló en el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubirán” ubicado en la Ciudad de México, que cuenta con 21 laboratorios clínicos especializados y que en el año 2003 cubrieron una demanda de 3,246,867 estudios (270,572 en promedio por mes) de donde se deriva la importancia de contar con un método de evaluación para dichos equipos. El Método fue validado con dos equipos: un microscopio de epifluorescencia, ubicado en el Laboratorio de Inmunología y Reumatología, y un procesador de tejidos, ubicado en el Laboratorio de Patología, obteniéndose resultados que reflejaron el desempeño del equipo en el servicio, así como la información que permitió al DIB decidir sobre la mejor estrategia para otorgar el mantenimiento a dichos equipos. INTRODUCCIÓN En la actualidad, los sistemas de salud (públicos o privados) se enfrentan a la realidad que imponen las condiciones económicas y la demanda de calidad y seguridad de los servicios de atención a la salud que emana de la población. Desde hace unos años la alternativa apropiada para enfrentar este problema, ha sido la evaluación de la tecnología médica. Dicho procedimiento proporciona elementos de juicio más pragmáticos para optimizar la labor de quienes enfrentan la responsabilidad de la toma de decisiones [1]. Por lo que se requiere un enfoque racional en el manejo de los costos en la atención a la salud y por ende, en el manejo adecuado de los recursos invertidos en tecnología médica, por lo que se hace necesaria una definición y evaluación del uso racional de dicha tecnología. En este trabajo se presenta un método para evaluar equipo de laboratorio basado en 16 indicadores definidos y distribuidos en cuatro niveles de evaluación: 1) Funcionalidad del equipo, 2) Departamento de Ingeniería Biomédica, 3) Impacto del equipo en el servicio clínico y 4) Costos asociados con el equipo. El Método generado propone una función de evaluación que además de incorporar el resultado de la aplicación de dichos indicadores, también asocia un factor de ponderación para cada uno de ellos y un parámetro de estandarización, que acota el resultado de la evaluación en el intervalo [0, 1]. A su vez, dicho intervalo se dividió en cinco categorías cualitativas: excelente, muy bueno, bueno, regular y malo, con el objetivo de facilitar la interpretación del resultado, al tomador de decisiones [2]. Este trabajo se desarrolló en el Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubirán” ubicado en la Ciudad de México, que es uno de los 11 Institutos Nacionales dependientes de la Secretaría de Salud, el cual dispone de 167 camas censables y una amplia consulta externa con un promedio de 215,000 consultas anuales. Cuenta con servicios de laboratorio de alta calidad y especialización, cuya demanda en el año 2003 fue de 3,246,867 estudios (270,572 en promedio por mes). Dichos estudios se realizaron en 21 laboratorios clínicos especializados [3]. Por esto, resulta prioritario contar con un método de evaluación para los equipos de laboratorio del Instituto. El Método fue validado en dos equipos: un microscopio de epifluorescencia ubicado en el Laboratorio de Inmunología y Reumatología, y un procesador de tejidos ubicado en el Laboratorio de Patología, obteniendo resultados que reflejaron el desempeño del equipo en el servicio, así como información que le permitió al DIB decidir sobre la mejor estrategia para otorgar el mantenimiento a dichos equipos. METODOLOGÍA Indicadores. La construcción de indicadores es un proceso de clasificación o medición de cambios que se generan en un fenómeno o proceso. Generalmente los indicadores diseñados para evaluación, buscan describir y explicar los resultados del desarrollo de la tecnología médica. [4]. En este sentido, un indicador puede representar el nivel de uso de los recursos disponibles (eficiencia), el nivel de cumplimiento de los objetivos y/o programas (efectividad) y el cumplimiento de las especificaciones definidas (calidad), así como la cadena de repercusiones hacia otras unidades de análisis internas de la organización y/o aquellas coincidentes con el entorno (efecto e impacto) [5]. En este trabajo la definición de los indicadores se hizo con el fin de evaluar el desempeño del equipo, así como el impacto del uso de la tecnología específica en el servicio que proveía el área clínica específica. Asimismo, se contemplaron otros factores relacionados con el Departamento de Ingeniería Biomédica (DIB), que es la instancia que se encarga de la gestión de la tecnología médica, así como con la demanda total de estudios de laboratorio en el Instituto. De este modo se definieron 16 indicadores distribuidos en cuatro diferentes niveles de evaluación: a) Funcionalidad del equipo. En este rubro se definieron siete indicadores: 1. Tiempo fuera de servicio, 2. Utilización, 3. Producción, 4. Edad, 5. Improductividad, 6. Uso neto y 7. Producción neta). B) Departamento de Ingeniería Biomédica. En este nivel se determinaron tres indicadores: 8. Capacidad de respuesta en la solicitud de un servicio de mantenimiento, 9. Disponibilidad de los ingenieros biomédicos para realizar el servicio y 10. Existencia del manual técnico del equipo en cuestión). C) Impacto del equipo en el servicio. En este se definieron dos indicadores: 11. Contribución del equipo en el laboratorio y 12. Contribución del laboratorio en el Instituto). D) Costos asociados con el equipo. En este nivel se determinaron cuatro indicadores: 13. Costo de adquisición del equipo, 14. Gasto incurrido en mantenimiento, 15. Costo de la hora ingeniero interno y 16. Costo de la hora ingeniero externo (en caso de que el pmanteniemiento sea realizado por un proveedor). En la Tabla 1 se muestran las relaciones que definen cada uno de los indicadores en cada nivel de evaluación. Procesamiento de los indicadores. Considerando que la información de un grupo de indicadores refleja la situación particular de cada nivel de evaluación, fue necesario procesar de manera integral los valores obtenidos. Al respecto se planteó una ponderación para cada indicador y posteriormente se generó una expresión matemática que relaciona la información del conjunto de indicadores asociados al nivel particular y expresar la evaluación en forma global para dicho nivel (ver expresiones 1, 2 y 3 en Tabla 2). Tabla 2. Funciones de evaluación para los diferentes niveles EF: Evaluación de Funcionalidad (6 indicadores) 6 EIM: Evaluación del Impacto (2 indicadores) 2 3 ∑ ρi Ii E F = i =1 n=6 EDIB: Evaluación del DIB (3 indicadores) (1) ∑ ρi Ii ∑ ρi Ii E DIB = i = 1 n=3 (2) E Im = i = 1 n=2 (3) Donde: ρi Es el factor de ponderación asignado a cada uno de los indicadores. En este trabajo la ponderación asignada por el experto a cada indicador resultó igual a 1. Lo que significa que todos tienen la misma importancia. n Es el número de indicadores que serán considerados en la función de evaluación E, que a su vez corresponden al máximo valor que Ii puede tomar. Ii Es el resultado obtenido en el cálculo de cada indicador contenido en el nivel que se está evaluando. Tabla 1: Clasificación de los 16 indicadores definidos en cuatro niveles de evaluación y su relación. Nivel de evaluación 1. Funcionalidad del equipo Nombre del indicador Relación del Indicador I1. Tiempo fuera de servicio del equipo Total de días fuera de servicio por fallas (año) 1− Número de días de servicio del laboratori o (año) I2. Utilización del equipo Hrs. de utilizació n del equipo (año) Hrs. de servicio del Laboratori o (año) I3. Producción del equipo # estudios realizados con el equipo (año) # estudios que demandan el equipo (año) I4. Edad del equipo # de años desde que se adquirió el equipo, hasta el momento actual I5. Improductividad del equipo 2. Departamento de Ingeniería Biomédica 3. Impacto del equipo en el servicio [Promedio de estudios realizados con el equipo por día ] × [Días del equipo fuera de servicio] I6. Uso neto del equipo Tiempo de uso del equipo - Tiempo fuera de funcionami ento Tiempo de servicio del laboratori o(anual) I7. Producción neta del equipo Estudios realizados con el equipo - Improducti vidad del equipo Estudios que demandan el equipo (año) I8. Capacidad de respuesta del DIB Días fuera de servicio del equipo(año) Número de solicitudes de servicio del equipo(año) I9. Manual de servicio del equipo Se evalúa la disponibilidad del manual en el DIB I10. Disponibilidad del ingeniero biomédico Tiempo disponible de los IB después de realizar sus actividades programadas y de rutina en el DIB I11. Contribución del equipo en el laboratorio # estudios realizados con el equipo (año) # estudios realizados en el laboratori o (año) I12. Contribución del laboratorio en el Instituto # estudios realizados en el laboratorio (año) # estudios realizados en el Instituto (año) I13. Costo de adquisición del equipo Costo del equipo registrado en el momento de la compra en pesos mexicanos. I14. Gasto por 4. Costos asociados mantenimiento correctivo con el equipo I15. Hora ingeniero interno (DIB) I16. Hora ingeniero externo Gasto total asociado al equipo por mantenimiento correctivo en un año. [salario base + prestaciones ] 15 número de horas laborales Cotizada por el proveedor La aplicación de las funciones de semejanza mostradas en la Tabla 2, como se dijo, da como resultado un valor acotado en el intervalo [0, 1]. Con el objetivo de facilitar su interpretación se propuso dividir dicho intervalo en cinco categorías y asignar un concepto cualitativo a cada una: excelente, muy bueno, bueno, regular y malo (ver Tabla 3). Tabla 3. Concepto cualitativo asignado al resultado obtenido en al función de evaluación. Intervalo [0, 0.19] [0.2, 0.39] [0.39, 0.59] [0.6,0.79] [0.8,1.0] Concepto cualitativo Malo Regular Bueno Muy Bueno Excelente Método. Para realizar la evaluación del equipo de laboratorio, es necesario procesar e interpretar la información en forma sistemática y ordenada. Para ello, se propuso un Método de evaluación para equipo de laboratorio basado en los indicadores definidos en este trabajo, en el cual además, se describe el tipo de información que se requiere para aplicar dicho método. El Método consta de 6 pasos que se describen a continuación: 1) Seleccionar el equipo que se desee evaluar. 2) Seleccionar el laboratorio donde se ubique el equipo. 3) Obtener la siguiente información: 3.1) Para el equipo seleccionado: a) Determinar el periodo (mensual, anual, etc.) en el cual se obtendrá la información de interés. b) Si el equipo seleccionado es utilizado para investigación y/o asistencia c) Cantidad de estudios realizados con el equipo. d) Tiempo de utilización del equipo. e) Tiempo que el equipo ha estado fuera de servicio. f) Edad del equipo. 3.2) Para el laboratorio donde se ubica el equipo: a) Promedio de estudios que se realizan al mes. b) Horario de servicio del laboratorio. c) Si el laboratorio esta dividido por áreas, en qué área se ubica el equipo. d) Cantidad total de estudios realizados en el área donde se ubica el equipo. 3.3) Para el Departamento de Ingeniería Biomédica. a) Costo asociado a los mantenimientos correctivos realizados al equipo. b) Si el equipo cuenta con el manual de servicio. c) El costo de adquisición del equipo. d) Disponibilidad del ingeniero que esté capacitado para realizar el mantenimiento al equipo. 4) Aplicar los indicadores a la información obtenida. 5) Procesar los resultados mediante la aplicación de la función de evaluación en cada nivel. 6) Interpretar los resultados. RESULTADOS El Método fue validado en dos equipos de laboratorio: un microscopio de epifluorescencia ubicado en el Laboratorio de Inmunología y Reumatología, y un procesador de tejidos ubicado en el Laboratorio de Patología. En la Tabla 4 se muestran los resultados obtenidos para cada indicador en la evaluación del equipo particular. Tabla 4. Resultados obtenidos en cada indicador para el microscopio de epifluoresecencia y el procesador de tejidos Nivel de Evaluación 1. Funcionalidad 2. Departamento de Ingeniería Biomédica 3. Impacto 4. Costos asociados con el equipo Indicador I1 Tiempo fuera de servicio del equipo I2 Utilización del equipo. I3 Producción del equipo. I4 Edad del equipo. I5 Improductividad del equipo I6 Uso neto del equipo. I7 Producción neta del equipo. I8 Capacidad de respuesta del DIB I9 Manual de servicio del equipo I10 Disponibilidad del IB a I11 Contribución del equipo en el laboratorio I12 Contribución del laboratorio en el Instituto I13 Costo de adquisición del equipo I14 Costo asociado al equipo por MC. I15 Hora Ingeniero interno I16 Hora Ingeniero externo Microscopio de epifluorescencia 1.00 0.08 1.00 1.00 0.00 0.08 1.00 1.00 1.00 0.68 0.129 0.007 $ 116,379.80 $ 0.00 $ 67.32 $ 250.00 Procesador de tejidos 1.00 0.41 1.00 1.00 0.00 0.41 1.00 1.00 1.00 0.68 0.43 0.008 $ 112,100.00 $ 0.00 $ 67.32 Posteriormente se aplicó la función de evaluación para cada nivel y se obtuvieron los resultados que se muestran en la Tabla 5, haciendo la correspondencia de dichos valores con los conceptos cualitativos definidos en la Tabla 3. Tabla 5. Resultado de la función de evaluación en cada nivel y la asignación cualitativa correspondiente. Nivel de Evaluación E Concepto cualitativo E Concepto cualitativo EF=0.69 Muy bueno EF=0.80 Excelente 2. Departamento de Ingeniería Biomédica EDIB=0.89 Excelente EDIB=0.89 Excelente 3. Impacto EIM=0.07 Malo EIM=0.22 Regular 1. Funcionalidad del equipo DISCUSIÓN La evaluación del microscopio de epifluorescencia, desde el punto de vista cualitativo, resultó muy bueno en el caso de la funcionalidad, lo que significa que el desempeño del equipo se encuentra en muy buenas condiciones, pues con excepción de los indicadores I2 e I6 que obtuvieron un valor de 0.08, todos los demás obtuvieron su máximo valor (ver Tabla 4). El hecho de que los indicadores de utilización del equipo y uso neto del equipo resultaran tan bajos, se traduce en que el equipo está siendo subutilizado. Sin embargo, su producción es de 100% y dado que el equipo no ha sufrido fallas por descompostura, no se tiene improductividad alguna, lo cual también se refleja en el indicador de producción neta, que es un indicador compuesto que incorpora la información de la improductividad para su cálculo (ver Tabla 1). De igual manera la corta edad del equipo (4 años) indica que no hay problema para obtener refacciones y/o consumibles en el mercado. Respecto a la evaluación del DIB (nivel 2) resultó excelente, lo que significa que el mantenimiento para este equipo particular puede realizarlo el personal del DIB. Para el nivel 3 (Impacto) su evaluación resultó malo, lo cual significa que la contribución del equipo en la producción del Laboratorio es baja. Es decir, que de todos los estudios que se realizan en el Laboratorio de Inmunología y Reumatología, aquellos que específicamente se procesan con el microscopio son muy pocos, porque la demanda es poca. Lo que significa que este Laboratorio posee una tecnología que no está siendo suficientemente explotada por el Instituto y que requiere de una estrategia de difusión hacia el exterior sobre los estudios que pueden ser realizados con ella y así poder captar una mayor demanda. Para el caso del procesador de tejidos, la evaluación en el nivel de funcionalidad resultó excelente, desde el punto de vista cualitativo, lo que significa que el desempeño del equipo se encuentra en óptimas condiciones, pues salvo los indicadores utilización del equipo (I2) y uso neto del equipo (I6) que obtuvieron un valor de 0.41 (que de cualquier modo resulta bueno), todos los indicadores obtuvieron su máximo valor (ver Tabla 4). Esto se traduce en que la producción del equipo es del 100%, y dado que no ha sufrido fallas por descompostura, no se ha presentado improductividad alguna, lo cual también se refleja en el indicador producción neta, que (como se mencionó en el caso anterior) es un indicador que incorpora la improductividad para su cálculo (ver Tabla 1). De igual manera la corta edad del equipo, que también es de 4 años, indica que la obtención de refacciones y/o consumibles en el mercado, no tiene problema. Respecto a la evaluación del DIB (nivel 2) también resultó excelente, lo que significa que el mantenimiento para este equipo lo puede realizar el personal del DIB exitosamente. Para el caso del nivel 3 (Impacto) resultó regular, lo cual significa que la contribución del equipo en la producción del Laboratorio es baja. CONCLUSIONES El Método resultó una buena herramienta para generar criterios auxiliares en la toma de decisiones relativas a la gestión de la tecnología, ya que reflejó el desempeño de los equipos en el servicio que se proporciona, directamente en los estudios que se realizan a los pacientes, así como en su contribución en la demanda del mismo. Por otro lado, desde el punto de vista del Departamento de Ingeniería Biomédica, la información que se obtuvo fue en torno a la decisión de contratar el servicio de mantenimiento (preventivo y/o correctivo) con alguna compañía externa, o realizarlo de manera interna con los recursos disponibles. En este sentido es importante mencionar, que las actividades relacionadas con mantenimiento, son las de mayor demanda en el Instituto, y dado que es una institución de salud pública, se hace prioritario optimizar los recursos humanos y financieros del hospital. Finalmente, hay que subrayar que aunque los indicadores y el Método se desarrollaron para evaluar equipo de laboratorio, dicho método podría aplicarse para evaluar cualquier tecnología médica, modificando en todo caso, la información relacionada con el equipo y el ámbito clínico particular donde se desempeña. AGRADECIMIENTO Los autores de este trabajo queremos agradecer al personal del Laboratorio de Inmunología y Reumatología y del Laboratorio de Patología del Instituto, por su colaboración en la realización de este trabajo. REFERENCIAS [1] Instituto Mexicano del Seguro Social: Manual de Evaluación de la Delegación-Región (SIEM). Desarrollo e implantación del esquema de evaluación tecnológica, 2002. [2] Pérez-Rodríguez LA: “Método para evaluar equipo de laboratorio basado en indicadores. Caso de estudio: Microscopio de Epifluorescencia”. Proyecto terminal. Licenciatura en Ingeniería Biomédica. Universidad Autónoma Metropolitana-Iztapalapa, 2004. [3] Instituto Nacional de Ciencias Médicas y Nutrición “Salvador Zubirán”. Manual de Organización. Sitio de Internet: http://www.innsz.mx/org/manual.pdf visitado en enero de 2004. [4] Gómez Bravo, L y Rodríguez, F: Indicadores de Calidad y Productividad en la Empresa. Ed. FIM-Productividad. Caracas 1992. [5] Espinoza R, Méndez F: Gestión de Tecnología Hospitalaria. Sitio en Internet: www.ugts.usb.ve Biblioteca de Trabajos Gerenciales Indicadores para la Evaluación Hospitalaria.pdf.url visitado en octubre de 2003.
