introduccion al estudio del control interno de efectivo

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad De Contaduría y Administración
CAMPUS COATZACOALCOS
“MEDIDAS DE CONTROL INTERNO APLICABLES A LA CUENTA DE EFECTIVO”
TESINA
QUE PARA ACREDITAR
LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL
DEL PROGRANA EDUCATIVO DE:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
PRESENTA:
DANAI SILVA RUIZ
DIRECTOR DEL TRABAJO RECEPCIONAL:
C.P.A. NORMA NIEVES LUNA PÉREZ
COATZACOALCOS, VER., A 03 DE ENERO DEL 2012
1
2
INDICE
INTRODUCCION................................................................................................................................... 5
CAPITULO 1: INTRODUCCION AL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO .... 6
CAPITULO 1: INTRODUCCION AL ESTUDIO DEL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO .... 7
ANTECEDENETES DEL EFECTIVO ................................................................................. 8
1.1
1.1.1
GENERALIDADES DEL EFECTIVO .......................................................................... 9
1.1.2 CONCEPTOS....................................................................................................................... 9
1.1.3 PRESENTACION DEL EFECTIVO EN LOS ESTADOS FINANCIERO ................... 11
1.2 EVOLUCIÓN DEL CONTROL INTERNO ............................................................................. 12
1.2.1 GENERALIDADES ............................................................................................................ 13
1.2.2 CONCEPTOS..................................................................................................................... 14
1.2.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ....................................................................... 15
1.2.4 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO ...................................................................... 16
1.2.5 CLASIFICACIÖN DEL CONTROL INTERNO ............................................................... 16
GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO ............................... 17
1.3
1.3.1 CONCEPTOS..................................................................................................................... 18
1.3.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO ......................................... 18
1.3.3 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO ........................................ 20
1.3.4 IMPORTANCIA .................................................................................................................. 21
CAPITULO 2: CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL
EFECTIVO ............................................................................................................................................ 23
CAPITULO 2: CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL
EFECTIVO ............................................................................................................................................ 24
2.1 GENERALIDADES DE LAS TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL EFECTIVO EN
EMPRESAS COMERCIALES. ...................................................................................................... 24
2.2 TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL EFECTIVO EN EMPRESAS COMERCIALES.
............................................................................................................................................................ 25
2.2.1 INGRESOS ......................................................................................................................... 25
2.2.2 EGRESOS .......................................................................................................................... 25
2.2.3 FONDOS DE CAJA ........................................................................................................... 26
2.3
ESTABLECER EL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO ............................................ 27
2.4
LOS PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL DE EFECTIVO ......................................... 28
2.5
CONTROL INTERNO SOBRE LOS INGRESOS DE EFECTIVO ............................... 31
3
2.6
CONTROL INTERNO SOBRE LOS EGRESOS DE EFECTIVO................................. 37
2.7
EL CONTROL INTERNO DE CAJA CHICA .................................................................... 42
2.8
LA CUENTA BANCARIA COMO UN DISPOSITIVO DE CONTROL.......................... 45
CAPITULO 3: APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO AL EFECTIVO................................... 50
3.1
PRESUPUESTO DE CAJA ................................................................................................ 51
3.2
INTERPRETACIÓN DEL PRESUPUESTO DE CAJA .................................................. 51
3.2.1
EL PRONÓSTICO DE VENTAS ............................................................................... 52
3.2.2
ENTRADAS DE CAJA ................................................................................................ 53
3.2.3
DESEMBOLSOS DE EFECTIVO.............................................................................. 53
3.2.4
EL FLUJO NETO DE EFECTIVO, CAJA FINAL Y FINANCIAMIENTO.............. 54
3.3 REDUCCIÓN DE LA INCERTIDUMBRE EN EL PRESUPUESTO DE CAJA ................ 54
3.4 DEFINICIÓN DE FLUJO DE EFECTIVO .............................................................................. 55
3.5 OBJETIVOS DEL FLUJO DE EFECTIVO ............................................................................ 55
3.6 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO – GENERAL ........................................................ 58
3.7 FORMAS DE PRESENTACIÓN ............................................................................................. 60
3.8
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO ................................................ 62
3.9
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE EFECTIVO?. 63
3.10 CASO PRÁCTICO .................................................................................................................. 64
CONCLUSIÓN ..................................................................................................................................... 69
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 70
4
INTRODUCCION
Este trabajo de investigación tienen el propósito de dar a conocer más ampliamente
el tema de medidas de control interno aplicables a la cuenta de efectivo, el cual se
puede definir como un simple medio para evitar fraudes o robos, debe también
ayudar a lograr las demás transacciones de dinero y el mantenimiento de saldos
adecuados sin que lleguen a ser excesivos.
El objetivo del control interno del efectivo es salvaguardar y proteger el efectivo de la
entidad, es por eso que la administración del efectivo, es de principal importancia en
cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se
requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que
este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo
generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el
control interno de contabilidad.
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se
ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en
las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse
en el mercado.
Este trabajo describe los aspectos generales de efectivo y control interno, así como
de las de las transacciones que afectan el efectivo y su respectivo manejo, además
incluye un caso práctico en donde se maneja el control detallado del efectivo que se
maneja actualmente.
5
CAPITULO 1: INTRODUCCION AL ESTUDIO DEL CONTROL
INTERNO DE EFECTIVO
6
CAPITULO 1: INTRODUCCION AL ESTUDIO DEL CONTROL
INTERNO DE EFECTIVO
Debido a la situación económica que atraviesa el país en la actualidad el dinero tiene
un valor real que ha afectado a muchas empresas con fines de lucro, porque sus
transacciones o movimientos giran alrededor de la partida de efectivo. Desde
nuestros antepasados se origina el concepto de moneda por la importancia del valor
que en ese momento empieza a tener.
Surge la necesidad de establecer diversos sistemas de control interno que garanticen
la salvaguarda del efectivo. De esta manera la dirección de la empresa tendrá un
respaldo de las diversas transacciones que realiza, asegurando una adecuada toma
de decisiones las cuales orientan a la entidad hacia el éxito o crecimiento de la
misma.
En base a estas necesidades, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos
establece diversos principios y normas que regirán el proceso de control interno del
efectivo para tener una mayor confiabilidad en la información financiera referente al
renglón de efectivo.
Con el estudio realizado a la entidad económica, se obtendrán resultados que
servirán para establecer el control interno que funcionara en todas las operaciones y
actividades de la misma, con el propósito de que finalmente se logre el objetivo
establecido.
Es así, como se hace necesario que se seleccione, diseñe e implante un sistema de
control interno de efectivo como medida de seguridad para caja y banco, y las
transacciones que afectan los ingresos, egresos y fondos de caja chica.
7
1.1 ANTECEDENETES DEL EFECTIVO
El dinero nace de la necesidad del intercambio de mercancías para establecer lo que
hoy es el comercio: nuestros antepasados en base a sus necesidades por que
poseen características materiales que los hacen útiles.
La mercancía trae un valor debido al trabajo humano y el tiempo que se utilizo para
desarrollar el producto en base a estas necesidades de los comerciantes nace el
intercambio de las mercancías, lo que se conoce como el trueque.
Al paso del tiempo y de acuerdo a sus propias necesidades establecen un precio a la
mercancía, es decir, la conversión del valor en precio. Este es un proceso que facilita
la comparación de valores de las diversas mercancías, porque se reduce el valor a
una sola que es: el dinero.
El dinero se considero como un valor desde nuestros antepasados, como medida de
cambio para realizar transacciones comerciales; ya que el dinero existe desde la
época esclavista, pero a lo largo de la historia ha experimentado cambios, hasta
llegar al sistema capitalista, donde cumple funciones básicas para el desarrollo del
mismo.
La moneda es un signo representativo del precio de las cosa para hacer efectivo los
contratos y los intercambios, antes se manejaba con monedas de oro, plata, cobre u
otro metal regularmente en figura de disco acuñada con el busto del soberano o sello
del gobierno que la fabrica.
En la actualidad se conoce el dinero como: El valor neto en moneda de curso legal o
efectivo que manejan las empresas comerciales o con fines de lucro y que tiene
diversas funciones como:
8
•
Medidas de valores
•
Patrón de precios
•
Medio de cambio y circulación
•
Medio de cambio de atesoramiento y acumulación
•
Instrumentos de pagos diferidos
•
Dinero mundial
1.1.1 GENERALIDADES DEL EFECTIVO
Según los antecedentes mencionados, el efectivo existe como medio de intercambio
desde nuestros antepasados y en la actualidad es necesario para llevar cualquier
transacción económica.
1.1.2 CONCEPTOS
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos en su Boletín C-1 define el efectivo
como: 1
“Aquel que está constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad
de una entidad y disponibles para la operación, tales como: cajas, billetes y
monedas, depósitos bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y
metales preciosos amonedados.”
Para el C. Charles Horngren el efectivo es:
“El medio más común de intercambio y la mayoría de las operaciones repercuten
definitivamente en el efectivo, por ser papel moneda y monedas, cheques, giros
postales, y el dinero guardado en las cuentas bancarias.” 2
1
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS. Normas de Información Financiera. P.2.
2
HORNGREN CHARLES T. Contabilidad P.309.
9
Por otra parte, el C.P. Gerardo Guajardo Cantú lo conceptualiza como:
“un medio de cambio que está disponible inmediatamente para el pago de
obligaciones circulares y que está libre de restricciones contractuales que podría
limitar a la administración el uso de ellos para enfrentar las obligaciones.” 3
En la opinión del C.P. Raúl Niño Álvarez el efectivo está conformado por:
“valores de pronta y fácil disponibilidad sin ninguna restricción, como son:
•
Monedas de metal y billetes de curso legal
•
Deposito en los bancos en cuenta de cheques
•
Cheque a favor de la empresa
•
Fondo de caja chica
•
Cupones vencidos de bonos u obligaciones.” 4
En base a los conceptos de efectivo de dichos autores, se concluyen que el efectivo
es:
“el dinero o moneda de curso legal que se utiliza para realizar transacciones de
comercio, tanto ingresos como egresos, y cuya característica principal es ser un
activo liquido y de inmediata disponibilidad lo cual está formado por monedas,
billetes, giros postales y depósitos en la cuenta de bancos.
3
4
GUAJARDO CANTÚ GERARDO. Contabilidad Financiera. P.227
NIÑO ÁLVAREZ RAÚL. Contabilidad Intermedia I.P. 62
10
1.1.3 PRESENTACION DEL EFECTIVO EN LOS ESTADOS FINANCIERO
Una empresa comercial que mantiene cuentas bancarias con diferentes bancos debe
llevar una cuenta mayor para cada cuenta bancaria. No obstante, en el balance
general, se muestra como la primera partida del activo circulante bajo un solo total el
dinero en caja y el dinero en depósitos de los diferentes bancos. Uno de los objetivos
en la preparación de los estados financieros es el de presentar cifras en forma corta,
concisa y fácil de leer.
Si existe efectivo que este restringido su uso debe mostrarse por separado bajo
rubros descriptivos en el activo circulante, dependiendo del fin a que esté destinado y
a su disposición.
Las cuentas bancarias restringidas no se consideran como activos corrientes, debido
a que no están disponibles para su uso en el pago de pasivos corrientes, como
ejemplo se puede mencionar la amortización de fondos, una cuenta bancaria en un
país extranjero.
Cuando existe un sobregiro en los libros de contabilidad de la cuenta de cheques
deberán compensarse con otros saldos deudores del mismo concepto. Si después
de hacerlo, el monto de los cheques girados excede el efectivo de la entidad, se
presentara como un pasivo a corto plazo.
Los sobregiros reales, tanto en libros de contabilidad como en los estados de cuenta
bancarios deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, excepto cuando el
sobregiro real acumulado en una cuenta de cheques pueda ser compensado con otra
de la misma institución de crédito, siempre que se tenga un convenio de
compensación.
11
1.2 EVOLUCIÓN DEL CONTROL INTERNO
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de
partida simple. En la edad media aparecieron los libros de contabilidad para controlar
las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano
Frey Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un
libro sobre la contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial donde surge la necesidad de controlar las operaciones
que por su magnitud eran realizadas por maquinas manejadas por varias personas.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una
de las medidas de control interno, pero fue a fines del siglo XIX que los hombres de
negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento
económico de los negocios, implico una mayor complejidad en la organización y por
tanto en su administración.
Los sistemas de control interno con frecuencia necesitan ser implantados o
controlados con asistencia técnica externa o una evolución independiente.
Constantemente, los miembros de los consejos de administración, así como los
principales dirigentes conforme sus operaciones y sistemas, eleven el nivel de
complejidad de sus organizaciones. Las organizaciones tienden evaluar sus
resultados en términos de utilidad, pero otras organizaciones no utilitarias como
hospitales, universidades o entidades gubernamentales, pueden establecer medidas
igualmente útiles en sus unidades de servicios para alcanzar sus objetivos u otros
medios no financieros. Todos los administradores necesitan determinar si sus
estructuras organizacionales son sólidas y adecuadas para alcanzar los objetivos, los
sistemas de control no reemplazan, si no que asisten, en la adecuación de la
organización.
12
Sean públicas o privadas, ninguna organización tiene que estar en problemas para
reconocer la necesidad de un control más estricto. Actualmente, los dirigentes
exitosos tanto del sector público como privado, hacen hincapié sobre los controles
administrativos. Los hospitales son quizá un ejemplo, tanto de la necesidad como de
la respuesta a las medidas necesarias que estos adoptaron para controlar los costos
e incrementar la productividad.
La tecnología computacional, así como las nuevas y mejoradas técnicas para utilizar
la información han hecho que los controles mejoradas no solo sean posible si no
aceptables, además han agudizado el interés por el control administrativo.
1.2.1 GENERALIDADES
El control interno, es un elemento que se basa en procedimientos y métodos
adoptados, por una organización de manera coordinada para proteger sus recursos,
promover la exactitud y confiabilidad de la información, su eficacia y eficiencia, así
como para medir la validez de las operaciones.
El control interno es un proceso diseñado con el objeto de proporcionar una garantía
razonable para el logro de los objetivos. Es un sistema conformado por un conjunto
de procedimientos, interrelacionados para proteger los activos de la empresa.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio.
De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una
empresa son importantes, pero existen dependencias que siempre van a estar en
constantes cambios, con la finalidad de afinar su función dentro de la organización.
13
1.2.2 CONCEPTOS
A continuación se mencionan conceptos de control interno proporcionados por
diversos autores.
El C. Robert F. Meigs considera que el control interno es:
“Un sistema que incluye todas las medidas que toma la organización con el fin de
proteger sus recursos contra el desperdicio, fraude o uso ineficiente; asegurar la
exactitud y confiabilidad de las operaciones; asegurar el cumplimiento de las políticas
de la empresa y evaluar el desempeño de todas las divisiones de la empresa.” 5
En la opinión de C.P. Abraham Perdomo Moreno, el control interno es:
“Un plan de organización entre la contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados que adopta una empresa pública o privada, para obtener
información confiable, salvaguardar bienes, promover la eficiencia de sus
operaciones y adhesión a su política administrativa.” 6
Por último, el C. Charles T. Horngren menciona que el control interno es:
“Un plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por una
empresa para:
1. Proteger los activos.
2. Estimular el cumplimiento de las políticas de la empresa.
3. Promover la eficiencia operacional.
4. Asegurar registros contables exactos y confiables.”
De los conceptos antes citados se pueden desprender las principales características
del control interno:
5
6
•
Plan de organización.
•
Para una contabilidad.
F.MEINGS ROBERT. Contabilidad: las bases para decisiones gerenciales. P. 183
PERDOMO MORENO ABRAHAM. Fundamentos de control interno. P. 3
14
•
A través de las funciones de empleados.
•
Empleando procedimientos coordinados.
•
En empresas públicas o privadas.
•
Para obtener información confiable y exacta.
•
Salvaguardar bienes.
•
Promover la eficiencia de las operaciones. 7
1.2.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
Los objetivos de un sistema de control interno se establecen con la finalidad de
mantener a la empresa operando de acuerdo con los planes y políticas de la
gerencia, lo que trae como resultado una excelente organización, tanto en su
administración como en su información contable y recursos humanos.
•
Prevenir fraudes.
•
Descubrir robos y malversaciones.
•
Obtener información administrativa, contable y financiera, confiable y
oportuna.
•
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
•
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de
la empresa.
•
Promover la eficiencia personal.
•
Detectar desperdicios innecesarios de material, tiempo, etc.
•
Mediante su evaluación, graduar la extensión del análisis, comprobación
(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditorias, etc.
Para lograr los objetivos propuestos por el control interno es necesario recurrir a los
siguientes elementos.
7
•
Organización.
•
Procedimientos.
T. HORNGREN CHARLES. Contabilidad P. 302
15
•
Entrenamiento, eficiencia y moralidad del personal.
•
Supervisión.
1.2.4 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO
La adecuada operación del Sistema de Control Interno está garantizada si se llevan a
cabo estos principios, ya que son considerados como punto de partida para que se
respeten las funciones o actividades a desarrollar dentro de la organización.
Principios del control interno:
1°. Separación de funciones de operación, custodia y registro.
2°. Dualidad o plurilateral de personas en cada operación; es decir, en cada
operación de la empresa, cuando menos deben intervenir dos personas.
3°. Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su
actividad.
4°. El trabajo de empleados será de complemento y no de revisión.
5°. La función de registro de operaciones será exclusiva del departamento de
contabilidad.
1.2.5 CLASIFICACIÖN DEL CONTROL INTERNO
El sistema de contabilidad depende de los procedimientos de control interno para
asegurar la confiabilidad de los datos confiables. La necesidad por su adecuado
control interno explica la naturaleza y existencia misma de muchos registros,
informes, documentos y procedimientos contables.
Los
controles
internos
se
agrupan
administrativos y controles contables.
16
en
dos
clases
principales:
controles
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
Son aquellas medidas que se relacionan principalmente con la eficiencia operacional
y con la observación de las políticas establecidas en todas las áreas de la
organización, es decir, normalmente son políticas, procedimientos y métodos, por
eso no tienen relación directa con la confiabilidad de los estados financieros y demás
informes contables.
Sus objetivos fundamentales son:
-
Promoción de eficiencia en la operación de la empresa.
-
Que la ejecución de las operaciones se adhiera a las políticas establecidas por
la administración de la empresa.
CONTROL INTERNO CONTABLE
Son medidas que se relacionan con la protección de activos y con la confiabilidad de
los informes contables y financieros, es decir, de la seguridad y exactitud de las
actividades financieras. Se refiere a este cuando los objetivos fundamentales son:
-
Protección de los activos de la empresa.
-
Obtención de información financiera veraz, confiable y oportuna.
-
1.3 GENERALIDADES DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
El control interno está constituido por una serie de procedimientos establecidos, con
el propósito de darle un seguimiento a todas las actividades de la empresa que
pueden afectar el manejo del efectivo.
17
1.3.1 CONCEPTOS
En este apartado se van a enlistar diversos conceptos del control interno del efectivo.
El C.P. Abraham Moreno menciona que el control interno del efectivo es:
“Un plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y
procedimientos coordinados, que tienen por objeto obtener información segura,
salvaguardar el efectivo en cajas y bancos, así como fomentar la eficiencia de
operaciones y adhesión a la política administrativa de cualquier empresa pública,
privada o mixta.”8
Por último, el C. Robert Meigs lo conceptualiza como sigue:
“Se considera algunas veces como un simple medio para evitar fraudes o robos,
debe también ayudar a lograr las demás transacciones de dinero y el mantenimiento
de saldos adecuados sin que lleguen a ser excesivos.” 9
1.3.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
El manejo de efectivo en una empresa es un aspecto de gran importancia y por lo
tanto el control interno del efectivo es primordial, ya que este presta los medios
suficientes para proteger, informar, obtener y aplicar en forma adecuada el efectivo
de la empresa.
De tal manera que los principales objetivos tienen la finalidad de cuidarlo y dar a
conocer sobre todo con exactitud en el momento correspondiente, y son los
siguientes:
1. Proteger y salvaguardar el efectivo: permite conocer las irregularidades,
errores y fraudes, además, también tienen la cualidad de evitarlas, y que con
su sistema de comprobación automática, se dificulta la colusión.
8
9
PERDOMO MORENO ABRAHAM. Fundamentos de control interno P.81
F. MEIGS ROBERT. Contabilidad: La base para decisiones gerenciales P.221
18
2. Obtener información confiable del efectivo: nos proporciona la información
financiera oportuna, completa y constante que es fundamental para el
desarrollo de las actividades de la organización, pues en ella descansan gran
parte de las decisiones y programas que han de llevarse a cabo en una
empresa.
3. Prevenir y descubrir fraude del efectivo: con la implantación del control no es
fácil cometer el fraude de efectivo, o en su defecto permanecer oculto, se
reduce el peligro de la sustracción indebida del dinero, este objetivo se cumple
de manera más efectiva sí, siempre que sea factible la custodia del efectivo,
se separe totalmente de la función de registros de las operaciones que la
afectan, de esta manera solo habiendo complicidad pueden cometerse
irregularidades.
4. Registros correctos y oportunos: presiona a realizar los registros de las
operaciones que la afectan día con día, para establecer de esta manera una
situación real del efectivo, y esto nos permite cumplir con las obligaciones
presentes de manera oportuna.
5. Localizar errores, desperdicios y filtraciones: dentro de las funciones del
control se encuentra la consolidación bancaria que en este caso nos permite
detectar errores, desperdicios y filtraciones, con su elaboración que debe ser
por personal ajeno al manejo de efectivo, permite ver rifar de esta manera que
los registros han sido los adecuados, que los saldos en bancos son los
necesarios y además que las aplicaciones de dicho banco son las
correspondientes.
6. Promover la eficiencia de personal que maneja efectivo: promover la eficiencia
del personal mediante la vigilancia que se ejerza, pues esto permite encontrar
los errores cometidos en forma involuntaria por el personal o por causas de
negligencia. Mediante los informes del personal, la gerencia puede apreciar el
19
trabajo realizado de cada uno y el logro de cada departamento, para estimular
de alguna manera la eficiencia de ellos y el jefe de cada departamento, así
como proporcionar al personal compensaciones y prestaciones suficientes
para atraerlos y asegurar la utilización más efectiva.
7. Promover eficiencia en la operación: las políticas y disposiciones instauradas
por la administración serán la base, soporte y punto de partida para operar.
Dichas políticas habrán de identificar metas t estándares de operación básicos
para medir el desempeño y calificar la eficiencia, eficacia y economía; los
elementos indispensables hacia la optima sinergia operativa integral.
8. Protección de los activos de la entidad: es indiscutible que debe haber
políticas claras y específicas y que se respeten, que involucren el buen
cuidado y alta protección y administración de los activos. Las políticas deben
tender
hacia una óptima eficiencia en la operación con los activos. Y
obviamente, los activos deben estar registrados en la contabilidad y que se
informe que se está haciendo con ellos; activos no registrados correctamente
son activos sin control.
El control interno debe ser mucho más que una herramienta dedicada a la
prevención de fraudes o al descubrimiento de errores en el proceso contable. Debe
constituirse
como
una
ayuda
indispensable
para
una
eficaz
y
eficiente
administración.
1.3.3 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
Los principios que se mencionan proporcionan las bases para que se lleven a cabo
correctamente las actividades planteadas en el control interno del efectivo.
1°. Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y
bancos.
20
2°. En cada operación de caja y bancos deben intervenir cuando menos dos
personas.
3°. Ninguna persona que interviene en caja y bancos, debe tener acceso a los
registros contables que controlen su actividad.
4°. El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento y no de revisión.
5°. La función de registros de operaciones de caja y bancos será exclusiva del
departamento de contabilidad.
1.3.4 IMPORTANCIA
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,
porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa
contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser
rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra
alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de
contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación
y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios
de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.
La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de
todos los activos de la empresa
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control
interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de
la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:
•
Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
21
•
Promover la contabilización adecuada de los datos.
•
Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
•
Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la oportunidad
que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del efectivo son
tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y establecer un
método adecuado para presentar el efectivo en los registros de contabilidad. Un buen
sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la función de registrarlo,
hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las recepciones de efectivo deben ser
registradas y depositadas en forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben
realizar mediante cheques.
La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de
cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de
efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya
saldos excesivos en las cuentas de cheques.
22
CAPITULO 2: CONTROL INTERNO DE LAS
TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL EFECTIVO
23
CAPITULO 2: CONTROL INTERNO DE LAS
TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL EFECTIVO
En este capítulo se dará a conocer las transacciones que afectan el efectivo,
estableciendo el control interno de cada partida, y se divide en tres secciones
principales.
En la primera sección se mencionan los conceptos de las transacciones más
importantes que están relacionadas con el efectivo.
En la segunda sección se dará a conocer la forma de establecer el control interno da
cada de cada transacción en efectivo.
Y por último, la tercera sección desarrollara el tema de la cuenta bancaria como un
dispositivo de control interno.
2.1 GENERALIDADES DE LAS TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL
EFECTIVO EN EMPRESAS COMERCIALES.
Las transacciones que afectan el efectivo por sus diversos movimientos pueden ser:
•
Compra de mercancía que ocasiona el pago a los diversos proveedores.
•
La venta de mercancías ocasiona el ingreso por ventas al contado o ventas a
crédito.
•
La venta a crédito origina la cobranza de la mercancía vendida.
•
Creación de fondos para pagos de menor importe.
•
Desembolso por pagos a los trabajadores en nomina.
Estas actividades se pueden resumir en tres transacciones principales: ingresos,
egresos y fondos de caja chica.
24
2.2 TRANSACCIONES QUE AFECTAN EL EFECTIVO EN EMPRESAS
COMERCIALES.
Las transacciones que realiza una empresa comercial por las actividades que
desempeña diariamente con la finalidad de lucro, ya sea, por la venta de un bien,
prestación de un servicio originan partidas que afectan diariamente al efectivo como
lo son:
•
Ingresos
•
Egresos
•
Fondos de caja chica
2.2.1 INGRESOS
Son incrementos de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, con
un impacto favorable en la utilidad, en el patrimonio contable o capital ganado. La
entrada constituye un aumento a los bienes tangibles que resulta de la entrada de
bienes y servicios a los clientes.
No deben reconocerse como ingreso, los incrementos de activos derivados de:
1. La disminución de otros activos.
2. El aumento de pasivos o,
3. El aumento del capital contable como consecuencia de movimientos de
propietarios.
2.2.2 EGRESOS
Son decremento de los activos o incrementos de los pasivos de una entidad, con la
intención de generar ingresos y con un impacto desfavorable en la utilidad, en el
patrimonio contable o capital ganado.
También es todo aquello que se produzca por la disminución de bienes tangibles
como el dinero en efectivo o por adquisición de compromisos que deban cumplirse a
25
futuro, por lo tanto, los egresos son disminuciones en el capital contable que se
derivan del costo de operaciones del negocio.
No deben reconocerse como egresos los decrementos de activos derivados de:
1. El aumento de otros activos,
2. La disminución de otros activos o,
3. La disminución del capital contable, como consecuencia de movimientos de
propietarios.
2.2.3 FONDOS DE CAJA
El efectivo recibido por la empresa no es recomendable que permanezca físicamente
en ella, existen razones de seguridad y control que hacen recomendable la apertura
de una cuenta de cheques e un banco para depositarse las entradas de efectivo y a
través del propio banco efectuarse los pagos.
Resultaría poco económico para un negocio extender un cheque individual para el
pago del taxi de un ejecutivo, para una caja de lápices o para la entrega de un
mensaje especial dentro de la ciudad, por lo tanto, las compañías deben tener un
pequeño importe en efectivo disponible para pagar dichos importes menores en un
periodo determinado. A estos fondos se le conoce como Caja Chica y se clasifica
como:
1. FONDO FIJO DE CAJA
2. FONDO VARIABLE DE CAJA
El C.P. Arturo Elizondo López define:
1) FONDO FIJO DE CAJA: es aquel en el que se determina una cantidad que
permanece estable por periodos más u menos amplios, es posible modificar
sus montos cuando las necesidades de la entidad así lo determinen.
Por su parte, el C.P. Raúl Niño Álvarez define:
26
2) FONDO VARIABLE DE CAJA: Cuando el fondo de los pagos menores varía
considerablemente de un día a otro, o de una semana a otra; se establecen
fondos variables de caja, en los cuales el ciclo de fondo – caja – reembolso
se repite en un lapso mucho más corto y siempre por cantidades diferentes.
2.3 ESTABLECER EL CONTROL INTERNO DE EFECTIVO
En base a las necesidades que se originan por las transacciones que la entidad
económica realiza, la administración y el departamento contable deben establecer el
control interno de efectivo para un mejor manejo ya que beneficiará tanto a la
administración para la toma de decisiones en el futuro. Además de que los directivos
podrán conocer la situación económica en la que se encuentra la organización y el
departamento contable se beneficiará porque la información fluirá con un grado de
seguridad en el manejo de documentación de las transacciones; es decir, de los
documentos fuentes que originan el manejo de efectivo dejara la evidencia de lo que
origino dicha transacción.
Mediante el establecimiento del control interno se tendrá la seguridad de que las
actividades se desarrollaran correctamente porque:
a) Existirá un control adecuado sobre las ventas mediante el uso de cajas
registradoras, notas de ventas pre-numeradas, recibos, facturas y otros.
b) Existirá un control sobre los ingresos y cobranzas mediante la expedición de
recibos pre-numerados, listados, de cajas registradoras, y su monto recibido
será depositado diariamente en su totalidad en cuentas bancarias.
c) Los pagos menores se harán a través de fondos fijos de caja y estos se
reembolsan con cheques.
d) Los pagos mayores se efectúan a través de cheques nominativos.
27
e) La custodia de los activos está claramente separada del registro de las
transacciones.
f) Las funciones de registro deben estar subdivididas entre varios empleados.
Al establecer un sistema de información financiera se deben considerar controles que
funcionen como medidas que eviten errores a los usuarios y a
personas que
manejen el efectivo.
•
Personal que posea una moralidad absoluta.
•
Cada empleado debe estar capacitado para el puesto que va a desempeñar.
•
Excelente conducta del empleado fuera y dentro de la empresa.
•
El empleado debe estar capacitado para el puesto que va a desempeñar.
•
El empleado debe estar afianzado por un monto tal, que dependerá del monto
promedio de los valores que maneje
•
Rotar al personal que maneje el efectivo.
•
División de funciones en el registro de las operaciones, de tal manera que el
registro sea verificado por otra persona.
2.4 LOS PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL DE EFECTIVO
Los procedimientos y políticas que establece la administración y que proporcionan
una seguridad razonable de que se van a lograr en forma eficaz y eficiente los
objetivos específicos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. El
hecho de que existan formalmente políticas o procedimientos de control, no significa
que estos estén operando efectivamente.
El auditor debe evaluar la manera en que la entidad ha aplicado las políticas y
procedimientos, su uniformidad de aplicación, que persona las ha llevado a cabo y,
finalmente, vasado en dicha evaluación, concluir si están operando efectivamente.
Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican a distintos
28
niveles de la organización y del procesamiento de las transacciones. También
pueden estar integrados por componentes específicos del ambiente del control, de la
evaluación de riesgos y de los sistemas de información y de comunicación.
Atendiendo a su naturaleza, estos procedimientos pueden ser de carácter preventivo
o demostrativo. Los procedimientos de carácter preventivo son establecidos para
evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de
control de carácter demostrativos tienen como finalidad detectar los errores o las
desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido
identificados por los procedimientos de control preventivos. Los procedimientos de
control están dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos:
SEPARACION DE FUNCIONES DE AUTORIZACION, CUSTODIA, EJECUCION Y
REGISTRO DE EFECTIVO: La característica de fácil apropiación y manipulación que
tiene el efectivo hace indispensable que existe una adecuada separación de
funciones que permita una supervisión constante y automática de los aspectos de
automatización, custodia y registro de las operaciones. Pues de esta manera no
estará solo a cargo de una persona y además permite el desahogo de las actividades
con mayor rapidez, evitando obstaculizar su mismo desarrollo.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDAD: es elemental que en las diferentes etapas
del manejo de efectivo se establezca inmediatamente la responsabilidad del
personal, y crear pruebas documentarias de la acción que tome cada uno de ellos.
SEGREGACION ADECUADA DE FUNCIONES: esta es una de las reglas más
importantes para prevenir errores de buena o mala fe de transacciones. Significa que
las obligaciones asignadas a las personas deben hacerse de tal manera que ningún
empleado controle toda la fase de un proceso. Buscando siempre que el trabajo de
un empleado sea independiente o se utilice para verificar el trabajo efectuado de
otro.
ADECUADA PROTECCION DE LA EMPRESA MEDIANTE EL AFIANZAMIENTO
DEL PERSONAL: los seguros y fianzas en el caso de efectivo son prácticamente
indispensables. Todo el personal que interviene directa o indirectamente en el
29
manejo de efectivo resulta indispensable al afianzamiento para asegurarse contra
posibles pérdidas. Además la selección del personal debe hacerse cuidadosamente,
investigando los antecedentes, hábitos de la vida, situación económica, etc.
MANEJO Y PROTECCION DE FONDOS: es necesario contar con bóvedas y cajas
fuertes, o en otras situaciones gabinetes con llave, el acceso debe restringirse y
autorizarse solo a la persona asignada. También es necesario que el dinero y los
documentos a la vista que están expuestos a peligros de robo o incendio se cubran
mediante una póliza de seguros. Otro aspecto muy importante es mantener los
niveles mínimos o necesarios de efectivo para reducir el riesgo de pérdida.
CONTROLES ADECUADOS PARA LA ENTRADA DE EFECTIVO: mediante recibos
prenumerados, relaciones de cobranza y valores recibidos por correo, endoso
restringido, etc., estas medidas permiten un control eficaz y estricto, además sirve de
base para los registros contables y verificar posteriormente.
REGISTROS AL DIA E INFORMES OPORTUNOS DE EFECTIVO: en todas las
etapas del proceso de efectivo es importante mantener los registros al día, tanto
como referencia como para revisión periódica. Es elemental como base para las
decisiones de pago o salidas de efectivo. La demora tanto en registros de
operaciones como en la elaboración de informes, puede ocasionar riesgos y al
mismo tiempo, restringir la utilización del efectivo recaudado.
AUTORIZACION PREVIA DE SALIDA DE EFECTIVO: deben establecerse controles
de autorización previa para conocer las erogaciones y su adecuada comprobación.
También establecer límites para pagos en efectivo; para que después de este límite
establecido los pagos sean mediante cheque para asegurarse que todo pago mayor
se sujete a la formalidad y control que implica la expedición de un cheque como el
uso de firmas mancomunadas que le dará mayor protección y seguridad.
ARQUEOS SORPRESIVOS: es la inspección de todos los valores en poder de los
custodios seleccionados en una fecha determinada. Es una de las formas de verificar
los fondos periódica y sorpresivamente, esto nos da una medida de control
30
importante y proporciona una seguridad más razonable en cuanto al adecuado
manejo del efectivo.
2.5 CONTROL INTERNO SOBRE LOS INGRESOS DE EFECTIVO
El control de los ingresos de efectivo asegura que todo el efectivo se deposite en el
banco y que el registro de la compañía sea el correcto. Muchos negocios reciben
efectivo sobre el mostrador y por medio del correo. Cada fuente de ingresos de
efectivo requiere medidas de seguridad. A continuación se enlistan los controles
internos sobre los ingresos de efectivo:
1) INGRESOS EN EFECTIVO DEL MOSTRADOR. La terminal de punto de
venta (registro de efectivo) ofrece un control de manejo sobre el efectivo
recibido en una tienda.
•
La maquina debe estar situada de tal forma que los clientes puedan ver
los importes que el cajero teclea en la computadora.
•
Ninguna persona debe pagar más del precio marcado en el artículo, por
lo que el cliente ayuda a evitar que el vendedor cobre en exceso sobre
los precios reales.
•
La política de la compañía también debe requerir la emisión de un
comprobante para asegurarse de que cada venta se marque en la
registradora.
•
El cajón de la registradora se abre únicamente cuando el empleado de
venta teclea un importe; y un rollo de cinta cerrado con llave dentro de
la maquina registra cada importe.
31
•
Al final del día, un gerente controla el efectivo comparando el importe
total en el cajón de la registradora con el total de la cinta mediante un
arqueo de caja. Este paso ayuda a prevenir los robos planeados por el
empleado. Por razones de seguridad, el empleado no debe tener
acceso a la cinta.
•
El rollo de cinta servirá al departamento de contabilidad para verificar
las ventas realizadas por el departamento contra el efectivo, vales de
despensa, Boucher recibidos al día son efectivos directamente, no se
maneja como una cuenta por cobrar, al igual que los vales de despensa
ya que algunos de ellos se reembolsan por correo cada 15 días.
•
Además la empresa debe contar con un servicio de cajas de seguridad
o bóveda en la cual se guarda el dinero de los cortes de cajas parciales
del día y se contrata de una empresa que del servicio de depósito al
banco.
2) INGRESO DE EFECTIVO POR CORREO. Cuando las empresas comerciales
tienen clientes que no poseen una cuenta bancaria y se encuentran en un
lugar lejano a la sucursal, estos tienen la opción de enviar el pago del
producto o servicio a través del correo postal. Todo el ingreso por correo debe
ser abierto por un empleado de correspondencia.
•
El empleado debe recibir al correspondencia y elaborar un informe de los
valores recibidos a fin de que esta lista incluya todos los ingresos del día la
cual debe ser con tres copias:
1ª. Copia.- se adjunta el efectivo y se entrega al cajero
32
2ª. Copia.- se envía al contador.
3ª. Copia.- empleado de correspondencia
•
Esta persona debe comparar el importe real del efectivo del cheque del
sobre, con el aviso que trae la remesa. Si no fue enviado un aviso, el
empleado de correspondencia debe preparar uno y anotar el importe de
cada ingreso en una cinta de control.
•
Los ingresos en efectivo deberían darse al cajero para que los combine
con cualquier efectivo recibido en el mostrador y prepare el depósito
bancario.
•
El empleado de correspondencia envía las notificaciones al departamento
contable.
•
Como paso final, el contador compara los tres registros de los ingresos de
efectivo del día:
I.
El total de la cinta de control de la correspondencia.
II.
El importe del depósito bancario del cajero.
III.
El cargo del efectivo del departamento contable.
3) INGRESO POR DEPOSITO DERECTO DE LOS CLIENTES.
•
El cliente se presenta al departamento de cobranza a pagar su saldo.
•
El cajero cobrara y expedirá un comprobante del dinero que está recibiendo a
través de recibos impresos que tienen una numeración progresiva; este es en
original para el cliente, copia para el departamento de contabilidad y copia que
conservara el cajero.
•
En el caso de que el cliente deposite a la cuenta de cheques de la empresa se
requiere preparar listados que controlen los avisos de los bancos o que
33
confirmen el cliente con su ficha de depósito para que se le pueda girar su
comprobante de pago.
4) INGRESOS EN EFECTIVO POR MEDIO DE COBRADORES.
•
Se tendrá personal que se dedicara a la cobranza exclusivamente.
•
Se les entregara una relación de los documentos a los cobradores, que
firmaran ellos, para aceptar de conformidad, el haber recibido los
documentos que en ella se detallan.
•
La relación se hará con copia al cobrador, copia del cajero, copia para el
jefe de cobranza o la persona que autoriza esa actividad.
•
Los cobradores deberán trabajar por zonas.
•
Los cobradores que reciban efectivo directamente de los clientes les
entregaran recibos provisionales de la empresa, previamente numerados y
con validez de la empresa en la que se le indicara a los clientes, que le
giraran los recibos oficiales cuando el dinero haya sido recibido por la
oficina de cobranza, siempre y cuando sea un pago parcial.
•
Además de que deberá
anotar al
reverso del documento la cantidad
recibida y se le entregara al cliente. Con este tipo de contra-recibos se
debe llevar un estricto control porque de lo contrario podría caer en el error
de que el cobrador “jinetee” el dinero, es decir, que lo use para sus propios
intereses y lo deposite después, por lo que se sugiere que el cliente hable
directamente a la empresa y reporte su pago.
34
•
Al terminar el día, el cobrador hace entrega al cajero del total cobrado y
devuelve los documentos pendientes de cobro. La relación que recibe el
cajero debe firmarla de acuerdo a los valores que le son entregados
(efectivo y documentos).
•
Las facturas que se hayan devuelto deberán llevar contra-recibos los
cuales son canjeables por un cheque o con una fecha probable de pago.
35
En el siguiente esquema se resumen los controles internos sobre los ingresos en
efectivos.
ELEMENTOS
DEL
CONTROLES INTERNOS SOBRE INGRESOS EN EFECTIVO
CONTROL INTERNO
Personal
competente, Las
confiable y ético.
compañías
investigan
cuidadosamente
a
los
empleados para evitar personalidades con rasgos
indeseables. Gastan también grandes sumas de dinero
en programas de entrenamiento.
Asignación
de Se designan empleados específicos como cajeros,
responsabilidades.
supervisores de cajeros o contadores para los ingresos
en efectivo.
Autorización apropiada.
Solamente
los
empleados
designados,
como
los
gerentes de departamento, pueden otorgar excepciones
para los clientes, aprobar los recibos de cheques por
arriba de cierta cantidad y permitir a los clientes las
compras a crédito.
Separación de deberes.
Los cajeros y los empleados de correspondencia que
manejan efectivo, no tienen acceso
a los registros
contables. Los contadores que registran los ingresos en
efectivo no tienen oportunidad de manejar el efectivo.
Los auditores internos examinan las operaciones de las
Auditorías
externas.
internas
y compañías
para
satisfacer
las
políticas
de
la
administración. Los auditores externos examinan los
controles internos sobre los ingresos en efectivo para
36
determinar si el sistema contable produce importes
exactos
de
los
ingresos
y
otros
conceptos
correspondientes con los ingresos en efectivo.
Los clientes reciben comprobantes como registros de la
Documentos y registros.
operación. El estado de cuenta del banco lista los
ingresos en efectivo para la conciliación con los registros
de la compañía (comprobante de depósito).
Los clientes que pagan por medio del correo incluyen
una notificación de remesa que muestra el importe de
efectivo recibido por la compañía.
Las
cajas
registradoras
sirven
como
registro
de
Controles electrónicos y operación. Los cajeros están limitados. El efectivo se
otros
guarda en cajas de seguridad y en los bancos. Los
ingresos de cada día se comparan con las notificaciones
de remesa de los clientes y con los comprobantes de
depósito diarios del banco. Los empleados se rotan los
trabajos y se requiere que tomen vacaciones
2.6 CONTROL INTERNO SOBRE LOS EGRESOS DE EFECTIVO
Los egresos de efectivo son tan importantes como los ingresos en efectivos por que
la manera en que un negocio gasta su dinero determina la fuente y el importe de los
ingresos en efectivo y por lo tanto es necesario establecer un adecuado sistema de
control interno sobre este rubro. Examinemos el proceso que conduce al pago de
efectivo en cualquier empresa comercial.
37
CONTROLES SOBRE LOS PAGOS MEDIANTE CHEQUES. Para retirar dinero de
una cuenta, el depositante extiende un cheque, el cual es el documento que instruye
al banco para pagar a la persona o negocio designado el importe especificado de
dinero. Existen tres partes en un cheque: el girador, quien firma el cheque; el
beneficiario, a quien le es extendido el cheque; y el banco, en el cual es cobrado el
cheque. El pago mediante cheques es un control importante sobre los desembolsos
en efectivo. El cheque actúa como un documento fuente.
Para realizar desembolsos a través de cheques se debe establecer el siguiente
control:
•
Para que un cheque sea valido debe de estar firmado por un funcionario
autorizado, por lo que cada pago mediante cheque requiere de la atención del
gerente.
•
Todos los desembolsos mayores se realizan con cheques además de que la
persona que firme los cheques no debe tener acceso a los registros contables.
•
Los cheques deben ser numerados.
•
Todo cheque que se dañe debe ser marcado como “CANCELADO”.
•
Se deben archivar por orden numérico.
•
Deben ir acompañado por el comprobante u orden de pago que demuestre
que la transacción ha sido completamente verificada y que el pago se justifica.
•
Se debe establecer un importe máximo individual para la expedición de
cheques, por lo que el banco rechazara cheques presentados por un importe
mayor al establecido, cuando requiera expedir un cheque por un importe
mayor podrá hacerlo activando la cuenta exacta.
•
La empresa recibirá mensualmente un estado de cuenta enviado por el banco
en el que se mostrara el saldo inicial y final de la cuenta durante el periodo y
también detalla las operaciones del mes, incluidos los cheques cancelados,
los depósitos y retiros aparecen en un orden cronológico junto con la fecha en
que fueron pagados por el banco, también aparecerán los movimientos que se
hayan tenido por transferencia electrónica de fondos.
38
•
Al realizar transacciones por medio de las cuentas de cheques, esto origina
llevar un control de los cheques expedidos a través de los libros de la empresa
y verificar los movimientos con los estados de cuenta que envía el banco. A
esta verificación se le conoce como “conciliación bancaria”.
•
Actualmente los cheques traen para mayor seguridad una cinta magnética
para la protección de las empresas que son cuentahabientes de la institución
bancaria; esto es con la finalidad de evitar que ocurra la falsificación o
alteración de los cheques.
CONTROLES SOBRE COMPRAS. El proceso de compra inicia cuando el
departamento de ventas identifica la necesidad de mercancía y prepara una solicitud
de compra o requisición. Un departamento trabajando por separado, se especializa
en localizar las mejores compras y envía un orden de compra al proveedor.
•
Cuando el proveedor embarca las mercancías al negocio envía también la
factura o cuenta, la cual es una notificación de la necesidad de pago.
•
Cuando las mercancías llegan, el departamento de recepción las verifica y
lista la mercancía recibida, en un documento llamado informe de recepción.
•
El departamento contable reúne todos los documentos anteriores, y los
verifica para lograr su exactitud y concordancia y envía este paquete de
desembolsos a los funcionarios designados para su aprobación y pago.
•
Antes de firmar los cheques se requiere que una persona apruebe los precios,
revise la recepción de mercancías, cálculos, descuentos y otros que surjan en
las facturas o comprobantes que amparen el pago, el día que se realizara el
pago, el comprobante se deberá cancelar anotándose el numero de cheque
con que fueron liquidados.
•
La factura se compara con una copia de la orden de compra y la solicitud de
compra, para asegurarse que el negocio paga efectivamente, solo por la
mercancía que ha sido ordenada.
39
•
La factura se compara con el informe de recepción para asegurar que
únicamente se paga, por la mercancías realmente recibidas.
•
Se comprueba la exactitud matemática de la factura. Los desembolsos que se
efectúen y sean sumas considerables serán a través de cheques nominativos
y se debe relacionar por mes, por que deberán estar amparados por las
facturas originales.
Para lograr seguridad y control sobre los desembolsos, muchas compañías requieren
dos firmas en un cheque. Para evitar la alteración de los documentos algunas
empresas utilizan maquinas que estampan de manera indeleble el importe del
cheque. Después del pago, el que firma el cheque puede perforar el paquete de
desembolsos o egresos. Esta perforación demuestra que la factura ha sido pagada y
desalienta a los empleados deshonestos a introducir documentos a través del
sistema para duplicar un pago.
40
En el siguiente esquema se resumen los controles internos sobre los egresos en
efectivo.
ELEMENTOS
DEL CONTROLES
INTERNOS
SOBRE
EGRESOS
EN
CONTROL INTERNO.
EFECTIVO
Personal
Los egresos de efectivo se confían a empleados de alto
competente,
confiable y ético.
nivel, con los grandes importes pagados por el tesorero
o el asistente del mismo.
Asignación
de
responsabilidades.
Los empleados específicos aprueban los documentos de
compra para los pagos. Los funcionarios examinan las
aprobaciones y luego firman los cheques.
Autorización apropiada.
Los grandes gastos deben ser autorizados por el
propietario de la compañía o por el consejo de
administración para asegurar la satisfacción de las
metas de la organización.
Los operadores de las computadoras y otros empleados
Separación de deberes.
que manejan cheques, no tienen acceso a los registros
contables. Los contadores que registran los egresos de
efectivo no tienen oportunidad de manejar el efectivo.
Auditorías
internas
y Los auditores internos examinan las operaciones de la
externas.
compañía
para
satisfacer
las
políticas
de
la
administración. Los auditores externos examinan los
controles internos de los egresos de efectivo para
determinar si el sistema contable produce importes
exactos de los gastos y otros conceptos correspondientes
a los desembolsos en efectivo.
Documentos y registros.
Los proveedores emiten facturas que documentan la
necesidad de pagar en efectivo. Los estados bancarios
listan los pagos de efectivo para conciliarlos con los
registros de la compañía.
41
2.7 EL CONTROL INTERNO DE CAJA CHICA
Resultaría poco económico para un negocio extender un cheque individual para el
pago del taxi de un ejecutivo, para una caja de lápices o para un mensaje de entrega
especial dentro de la ciudad. Por lo tanto, las compañías deben tener un pequeño
importe de efectivo, disponible para pagar dichos importes menores. A estos fondos
se les conoce como caja chica.
Aunque los importes individuales pagados por medio de los fondos de la caja chica
pueden ser pequeños, tales gastos ocurren muy a menudo que el importe sobre un
periodo contable puede llegar a ser grande, por lo tanto el negocio necesita
establecer los siguientes controles sobre la caja chica.
•
Designar a un empleado como custodio para administrar el fondo.
•
Mantener un importe específico disponible.
•
Respaldar todos los desembolsos del fondo con un comprobante de caja
chica.
•
Reponer los fondos a través de procedimientos normales de egresos de
efectivo.
•
El fondo de caja chica se abre cuando se aprueba un pago
por un
determinado importe y se emite un cheque por ese importe a la caja chica.
•
Para cada desembolso de caja chica, el custodio prepara un comprobante de
caja chica. El custodio mantiene todos los comprobantes de caja chica en el
fondo. La suma del efectivo mas el total de los importes de los comprobantes
debe ser igual al saldo de apertura siempre.
•
La característica del control de un sistema de fondo fijo es, que este identifica
claramente el importe por el cual es responsable el custodio.
42
•
Los desembolsos reducen el importe de efectivo del fondo, por lo que
periódicamente este debe reponerse.
•
El cajero reembolsara sus comprobantes solicitando se le expida un cheque
por el importe que esté constituido su fondo. El encargado de caja chica
presenta los vales al cajero de la empresa, el cual les anota el sello de
“PAGADO”, para evitar que vuelvan a utilizarse. Este proceso de reembolso
se hará cuando el efectivo este por terminarse.
Siempre que la caja chica se encuentra baja de fondos, se repone el fondo. Este
debe ser repuesto en la fecha del balance general. De otra manera, el saldo
reportado para la caja chica estará sobrestimado por el importe de los comprobantes
en el fondo. Se hace el cargo a la caja chica solo cuando se inicia el fondo, o cuando
su importe es modificado. El encargado debe expedir los cheques, deberá conservar
los vales que respaldan la póliza que amparara el cheque que emitió para entregar al
encargado de caja chica y en ese momento se restaura su saldo original de la caja
chica.
43
44
2.8 LA CUENTA BANCARIA COMO UN DISPOSITIVO DE CONTROL.
Mantener el efectivo en una cuenta bancaria es parte del control interno porque los
bancos han establecido prácticas para proteger el efectivo. Los bancos proporcionan
también a los depositantes registros detallados de las operaciones de efectivo. Para
aprovechar completamente las características de estos controles, la empresa debería
depositar todos los ingresos de efectivo en la cuenta de banco y hacer todos los
pagos en efectivo a través de este, con excepción de los desembolsos de la caja
chica.
A continuación se detallan los registros y documentos que el banco proporciona a
una empresa con la finalidad de salvaguardar de manera eficaz su efectivo
disponible y así tener un adecuado sistema de control interno.
Los documentos utilizados para controlar una cuenta bancaria incluyen la tarjeta de
firma, la ficha de depósito, la transferencia electrónica de fondos, el estado de cuenta
del banco, y la conciliación bancaria.
TARJETA DE FIRMAS: Los bancos requieren que cada persona autorizada para
realizar negocios a través de una cuenta en el banco, firme una tarjeta de firmas. El
banco compara las firmas en los documentos contra la que aparece en la tarjeta de
firmas para proteger el banco y al depositante contra falsificaciones.
FICHA DE DEPÓSITO: Los bancos proporcionan formas estándares como fichas de
depósitos. El cliente anota el importe monetario y la fecha del depósito. El cliente
conserva una copia de la ficha de depósito o un recibo de depósito, dependiendo de
la práctica del banco, como prueba de la operación.
TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS (TEF): El concepto del TEF
engloba a cualquier sistema que permite transferir dinero desde una cuenta bancaria
a otra cuenta directamente sin ningún intercambio de dinero en efectivo, por ejemplo
el pago con tarjeta, el pago a través de teléfono móvil o la banca electrónica a través
de internet. Los beneficios de los sistemas TEF son entre otros: reducción de los
costes administrativos, aumento de la eficiencia, simplificación de la contabilidad y
45
una mayor seguridad. Por ser este un medio de pago de bajo valor el monto máximo
de las transferencias es de cincuenta mil pesos.
ESTADO DE CUENTA DEL BANCO: la mayoría de bancos envían estados de
cuenta mensualmente a sus depositantes. Dicho saldo muestra los saldos inicial y
final de la cuenta durante un periodo y lista de las operaciones del mes. Incluidos con
el estado vienen los cheques cancelados del girador.
El estado de cuenta también muestra cualquier depósito u otro cambio de la cuenta.
Los depósitos aparecen en orden cronológico y los cheques en un orden lógico junto
con la fecha en que fueron pagados por el banco.
Este es un documento vital para el control interno del efectivo, ya que la empresa
tiene conocimiento sobre los movimientos que se han realizado sobre esta partida y
así puede comparar sus registros en contabilidad con los registros del banco.
El estado de cuenta del banco lista la recepción de efectivo por TEF entre los
depósitos, y los pagos en efectivo también por TEF entre los cheques y otros cargos
bancarios.
El estado bancario puede ser la única notificación de la operación del depositante.
46
Estado de cuenta bancario.
47
CONCILIACION BANCARIA: Existen dos registros sobre la partida de efectivo del
negocio: la cuenta efectivo en su propio mayor general y el estado de cuenta del
banco, el cual muestra el importe real del efectivo que dispone el negocio en el
banco. Por lo general el saldo de la cuenta de efectivo en bancos muestra un saldo
deferente al saldo mostrado en el estado de cuenta del banco.
Un control interno es eficiente cuando muestra el origen del dinero de la compañía,
como se gasta y el saldo de efectivo actual. Para asegurar la exactitud de los saldos,
tanto en libros como en el banco, es necesario llevar a cabo una conciliación
bancaria, que es una técnica que explica las razones de las diferencias entre los
registros contables de la cuneta de bancos con el estado de cuenta que envía en
banco.
Los conceptos comunes que causan diferencias entre el saldo en bancos y el saldo
en libros son:
1.- los conceptos registrados por la compañía pero aun no registrados por el banco:
•
Depósitos en tránsito o pendientes, es decir, aquellos que la compañía ha
registrado pero el banco aun no lo hace.
•
Cheques en tránsito. Estos cheques han sido emitidos por la empresa, pero
aun no han sido pagados por su banco.
2.- también existen rubros que son registrados por el banco pero aun no registrados
por la organización, dentro de estos conceptos cabe mencionar los cobros mediante
el banco.
•
Las instituciones bancarias cobran algunas veces dinero por cuenta de los
depositantes. Muchos negocios logran que sus clientes paguen directamente
a la cuneta bancaria de la empresa. Esta practicada llamada sistema de caja
48
de seguridad, reduce la posibilidad de un robo y pone también en circulación
el efectivo del negocio aún más rápido.
•
Otra partida que causa diferencias por registros del banco, son las
transferencias electrónicas de fondos, ya que el banco puede recibir o pagar
en efectivo a cuenta del depositante. El estado del banco listará las TEF y
pueden servir como notificación para que el depositante registre estas
operaciones.
49
CAPITULO 3: APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO AL
EFECTIVO
50
3.1 PRESUPUESTO DE CAJA
El presupuesto de caja les ofrece a los encargados de la dependencia financiera de
la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de
efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas
sobre su utilización y manejo.
El presupuesto de caja o pronostico de caja, permite que la empresa programe sus
necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas
las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la
planeación de sus déficits, ya que al obtener remanentes estos pueden ser
invertidos, pero por el contrario si hay faltante planear la forma de buscar
financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se encuentran en
los pronósticos que se hacen sobre las ventas, los que se hacen con terceros y los
propios de la organización, todos los inputs y outputs de efectivo y el flujo neto de
efectivo se explicarán a continuación sus planteamientos básicos.
3.2 INTERPRETACIÓN DEL PRESUPUESTO DE CAJA
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en
caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de
efectivo durante cada período que abarca el pronóstico.
El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas
necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el
presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que
se basan en los pronósticos de ventas.
51
Componentes fundamentales:
Pronósticos de ventas
Entradas de caja
Desembolsos en efectivo
Flujo neto de efectivo, caja final y financiamiento.
3.2.1 EL PRONÓSTICO DE VENTAS
El insumo fundamental en cualquier presupuesto de caja es el pronóstico de ventas,
este es suministrado por el departamento de comercialización, con base en este
pronóstico se calculan los flujos de caja mensuales que vayan a resultar de entradas
por ventas proyectadas y por los desembolsos relacionados con la producción, así
mismo por el monto del financiamiento que se requiera para sostener el nivel del
pronóstico de producción y ventas.
Este pronóstico puede basarse en un análisis de los datos de pronósticos internos
como externos.
Pronósticos internos: Estos se basan fundamentalmente en una estructuración de los
pronósticos de ventas por medio de los canales de distribución de la empresa. Los
datos que arroja este análisis dan una idea clara de las expectativas de ventas.
Pronósticos externos: Estos están sujetos a la relación que se pueda observar entre
las ventas de la empresa y determinados indicadores económicos como el Producto
52
Interno Bruto y el Ingreso Privado Disponible, estos dan un lineamiento de cómo se
pueden comportar las ventas en un futuro.
Los datos que suministra este pronóstico ofrecen la manera de ajustar las
expectativas de ventas teniendo en cuenta los factores económicos generales.
3.2.2 ENTRADAS DE CAJA
Las entradas de caja incluyen la totalidad de entradas de efectivo en un período de
tiempo cualquiera, entre los más usuales se encuentran las ventas al contado, el
recaudo de las cuentas por cobrar o a crédito y todas aquellas que en el corto plazo
sean susceptibles de representar una entrada de efectivo.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede
analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente.
3.2.3 DESEMBOLSOS DE EFECTIVO
Los desembolsos de efectivo comprenden todas aquellas erogaciones de efectivo
que se presentan por el funcionamiento total de la empresa, en cualquier período de
tiempo, entre los más comunes están las compras en efectivo, cancelación de
cuentas por pagar, el pago de dividendos, los arrendamientos, los sueldos y los
salarios, pago de impuestos, compra de activos fijos, pago de intereses sobre los
pasivos, el pago de préstamos y abonos a fondos de amortización y la readquisición
o retiro de acciones.
53
3.2.4 EL FLUJO NETO DE EFECTIVO, CAJA FINAL Y FINANCIAMIENTO
El flujo neto de efectivo de una empresa se encuentra deduciendo de cada mes los
desembolsos de las entradas durante el mes.
Agregando el saldo inicial en caja al flujo neto de efectivo de la empresa, puede
encontrarse el saldo final de caja en cada mes y por último cualquier financiamiento
necesario para mantener un saldo mínimo predeterminado de caja debe agregarse al
saldo final en caja para hallar un saldo final de caja con financiamiento.
3.3 REDUCCIÓN DE LA INCERTIDUMBRE EN EL PRESUPUESTO DE
CAJA
Aparte del cuidado necesario en la preparación del pronóstico de ventas y todos los
componentes del presupuesto de caja, hay dos maneras de reducir la incertidumbre
(Entendida como "la variabilidad de los resultados que realmente puede
presentarse") del presupuesto de caja en seguida se muestran estas opciones:
El primero consiste en preparar varios presupuestos de caja, uno inicial que se base
en pronósticos optimistas, otro en pronósticos probables y otro en pronósticos
pesimistas, para así ver el impacto que tendría en la empresa cada uno de los
escenarios y hacer las correcciones y los planteamientos más adecuados al
presentarse una situación adversa.
El segundo es un poco más complicado, es por medio de la simulación por
computador, esta se basa en establecer una distribución de probabilidades acerca de
los flujos de caja finales en un período de tiempo teniendo así una mayor
confiabilidad de las posibles desviaciones y un análisis de riesgo más cercano a la
realidad.
54
La preparación de un presupuesto de caja debe hacerse de forma muy cuidadosa ya
que por estar tan íntimamente ligado con los datos de pronóstico, son estos los que
permitirán tomar las decisiones adecuadas por los administradores financieros.
El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este
puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de
efectivo.
También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para
obtener flujos positivos de efectivo.
El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles
excedentes de caja como sus déficits, al contar con esta información, el
administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes
para inversión o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener
financiamiento en el corto plazo.
3.4 DEFINICIÓN DE FLUJO DE EFECTIVO
El estado de flujos de efectivo es el estado financiero básico que muestra el efectivo
generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. Un
Estado de Flujos de Efectivo es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y
cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un
período contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final.
3.5 OBJETIVOS DEL FLUJO DE EFECTIVO
El objetivo de este estado es presentar información pertinente y concisa, relativa a
los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico durante un periodo
para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos adicionales para
examinar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo, para
evaluar la capacidad para cumplir con sus obligaciones, determinar el financiamiento
55
interno y externo, analizar los cambios presentados en el efectivo, y establecer las
diferencias entre la utilidad neta y los recaudos y desembolsos.
Entre los objetivos principales del Estado de Flujos de Efectivo tenemos:
a.
Proporcionar información apropiada a la gerencia, para que ésta pueda medir
sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de
la empresa.
b.
Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite
mejorar sus políticas de operación y financiamiento.
c.
Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará
como resultado la descapitalización de la empresa.
d.
Mostrar la relación que existe entre la utilidad neta y los cambios en los saldos
de efectivo. Estos saldos de efectivo pueden disminuir a pesar de que haya utilidad
neta positiva y viceversa.
e.
Reportar los flujos de efectivo pasados para facilitar la predicción de flujos de
efectivo futuros.
f.
La evaluación de la manera en que la administración genera y utiliza el
efectivo
g.
La determinación de la capacidad que tiene una compañía para pagar
intereses y dividendos y para pagar sus deudas cuando éstas vencen.
h.
Identificar los cambios en la mezcla de activos productivos.
De lo expuesto se puede inferir que la finalidad del Estado de flujos de Efectivo es
presentar en forma comprensible información sobre el manejo de efectivo, es decir,
su obtención y utilización por parte de la entidad durante un período determinado y,
como consecuencia, mostrar una síntesis de los cambios ocurridos en la situación
56
financiera para que los usuarios de los estados financieros puedan conocer y evaluar
la liquidez o solvencia de la entidad.
A futuro:
El análisis del estado de flujos de efectivo debe reflejar claramente el entorno
económico, la demanda de información, la generación de recursos y la solvencia de
los agentes.
Para cumplir con el objetivo general, se debe mostrar de manera clara la variación
que ha tenido el efectivo durante el periodo frente a las actividades de:
Operación: Aquellas que afectan los resultados de la empresa, están relacionadas
con la producción y generación de bienes y con la prestación de servicios.
Los flujos de efectivo son generalmente consecuencia de las transacciones de
efectivo y otros eventos que entran en la determinación de la utilidad neta.
Inversión: Incluyen el otorgamiento y cobro de préstamos, la adquisición y venta de
inversiones y todas las operaciones consideradas como no operacionales.
Financiación: determinados por la obtención de recursos de los propietarios y el
reembolso de rendimientos. Se consideran todos los cambios en los pasivos y
patrimonio diferentes a las partidas operacionales.
Los efectos de actividades de inversión y financiación que cambien o modifiquen la
situación financiera de la empresa, pero que no afecten los flujos de efectivo durante
el periodo deben revelarse en el momento.
Adicionalmente se debe presentar una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de
efectivo.
57
3.6 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO – GENERAL
Según FASB-95, (Financial Accounting Standards Board / Consejo de Principios de
Contabilidad Financiera) emitido en el año 1995 el Estado de Flujos de Efectivo
especifica el importe de efectivo neto provisto o usado por la empresa durante el
ejercicio por sus actividades:
a.
De Operación
b.
De Inversión
c.
De Financiamiento
FLUJOS DE EFECTIVO DE OPERACIÓN
ENTRADAS:
•
Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios.
•
Cobro de cuentas por cobrar.
•
Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones.
•
Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación.
SALIDAS:
•
Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y
bienes para la producción.
•
Pago de las cuentas de corto plazo.
•
Pago a los acreedores y empleados.
•
Pago de intereses a los prestamistas.
•
Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.
58
Para proporcionar una visión de conjunto de los cambios en el efectivo o sus
equivalentes, el estado de flujo de efectivo debe mostrar las variaciones en
todas las actividades del ente económico.
FLUJOS DE EFECTIVO DE INVERSIÓN
ENTRADAS:
•
Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros
bienes de uso.
•
Cobros de préstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la entidad.
•
Otros cobros relacionados con operaciones de inversión o financiación.
SALIDAS:
•
Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de otros
bienes de uso.
•
Pagos en el otorgamiento de préstamos de corto y largo plazo.
•
Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.
FLUJOS DE EFECTIVO DE FINANCIACIÓN
ENTRADAS:
•
Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocación de aportes.
•
Préstamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las transacciones con
proveedores y acreedores relacionadas con la operación de la entidad.
•
Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de operación e
inversión.
SALIDAS:
•
Pagos de dividendos o su equivalente, según la naturaleza del ente
económico.
•
Reembolso de aportes en efectivo.
59
•
Readquisición de aportes en efectivo.
•
Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los originados en
actividades de operación.
•
Otros pagos no relacionados con las actividades de operación e inversión.
3.7 FORMAS DE PRESENTACIÓN
Existen dos formas o métodos para presentar las actividades de operación en el
estado de flujos de efectivo:
Método directo:
En este método las actividades se presentan como si se tratara de un estado de
resultados por el sistema de caja. Las empresas que utilicen este método deben
informar los movimientos relacionados con:
•
Efectivo cobrado a los clientes
•
Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos sobre
Inversiones.
•
Otros cobros de operación.
•
Efectivo pagado a los empleados y proveedores.
•
Efectivo pagado por intereses
•
Pagos por impuestos.
•
Otros pagos de operación.
Método indirecto:
Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de
efectivo neto de las actividades de operación, la cual debe informar por separado de
todas las partidas conciliatorias.
La utilización de este método, lleva a la utilización del flujo de efectivo generado por
las operaciones normales, se determina tomando como punto de partida la utilidad
60
neta del periodo, valor al cual se adicionan o deducen las partidas incluidas en el
estado de resultados que no implican un cobro o un pago de efectivo.
Entre las partidas mencionadas se encuentran:
•
Depreciación, amortización y agotamiento.
•
Provisiones para protección de activos.
•
Diferencias por fluctuaciones cambiarias.
•
Utilidades o pérdidas en venta de propiedad, planta y equipo, inversiones u
otros activos operacionales.
•
Corrección monetaria del periodo de las cuentas del balance.
•
Cambio en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y
provisiones.
Cuando se utilice este método la conciliación puede hacerse respecto de la utilidad
operacional.
Este estado financiero nuevo indica el efecto neto de esos movimientos sobre el
efectivo y las otras partidas equivalentes al efectivo de la empresa. En este estado se
incluye una conciliación de los saldos al final del ejercicio y sus equivalentes.
Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo, de alta liquidez, que: son
fácilmente cambiables por sumas de efectivo ciertas, y están tan cerca del
vencimiento que es insignificante al riesgo de cambios en su valor debido a cambios
en las tasas de interés. A lo expuesto podemos agregar que la empresa debe revelar
la política que emplea para determinar cuáles partidas clasifican como equivalentes
al efectivo.
Cualquier cambio de esta política se trata como un cambio de principio de
contabilidad y se efectúa modificando retroactivamente los estados financieros de
ejercicios anteriores que se presentan para la comparación.
61
3.8 IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE EFECTIVO
El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es el
presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero
(efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado.
La importancia del presupuesto de efectivo, es que éste nos permite prever la futura
disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener un déficit o una falta de efectivo, o
si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo:
Si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor
efectivo, podemos, por ejemplo:
•
solicitar oportunamente un financiamiento.
•
solicitar el refinanciamiento de una deuda.
•
solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al
contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.
•
cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor
crédito.
Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:
•
invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o equipos.
•
invertirlo en adquirir mayor mercadería.
•
invertirlo en la expansión del negocio.
•
usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.
Por otro lado, el presupuesto de efectivo nos permite conocer el futuro escenario de
un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando
62
los futuros ingresos sean mayores que los futuros egresos); o saber si seremos
capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.
Información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la
rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas); o al
querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda
contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).
3.9 ¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE
EFECTIVO?
La administración es responsable del control interno es decir de la protección de
todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más líquido de un negocio.
Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que
los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.
La mayoría de las actividades de la empresa van encaminadas a afectar, directa e
indirectamente, el flujo de la empresa. Consecuentemente, su administración es
tarea en la cual están involucradas todas las personas que trabajan en la empresa.
Lo que cada individuo haga (o deje de hacer) va a afectar de una manera u otra el
efectivo de la empresa. Por ejemplo:
- El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que el
precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el monto
de efectivo que se generará.
- Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué
condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito
durará "almacenado" en cartera y su monto.
63
- El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra de
nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren hasta que su insatisfacción
haya sido eliminada.
El Estado de Flujos de Efectivo se diseña con el propósito de explicar los
movimientos de efectivo proveniente de la operación normal del negocio, tales como
la venta de activos no circulantes, obtención de préstamos y aportación de los
accionistas y aquellas transacciones que incluyan disposiciones de efectivo tales
como compra de activos no circulantes y pago de pasivos y de dividendos.
3.10 CASO PRÁCTICO
A continuación se presenta un ejemplo práctico de la preparación de un presupuesto
de caja, con todos sus componentes y suposiciones.
Comentario: Para mayor comprensión del ejercicio, se aconseja complementarlo con
la información contenida en el artículo "El presupuesto de caja".
Este puede darle bases para comprender el fundamento teórico de este pronóstico.
INFORMACIÓN INICIAL 10
Para la realización del ejercicio, se asumirá una empresa cualquiera, que está
constituida legalmente y puede tener como objeto la producción o la prestación de
servicios.
Ejemplo:
La compañía ABC está preparando un presupuesto de caja para los meses de
octubre, noviembre y diciembre. Las ventas en agosto fueron de $100.000 y en
10
LAWRENCE GITMAN. Fundamentos de Contabilidad Financiera.
64
septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000
para noviembre y $200.000 para diciembre.
El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado
cuentas por cobrar que son cobradas después de 30 días y el restante 30% ha
generado cuentas por cobrar que se cobran después de dos meses. No se tiene
estimación de cuentas incobrables.
En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las
acciones de una subsidiaria. A continuación se presentan los datos.
Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compañía ABC
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Ventas
pronosticadas
Ventas al
contado (20%)
$100.000 $ 200.000 $400.000 $ 300.000
$ 200.000
$ 20.000 $ 40.000 $80.000 $ 60.000
$ 40.000
$ 50.000 $100.000 $ 200.000
$ 150.000
$ 30.000 $ 60.000
$ 120.000
Cuentas por
cobrar
Un mes (50%)
Dos meses
(30%)
Otras entradas
$ 30.000
efectivo
Total entradas
efectivo
$210.000 $ 320.000
$ 340.000
Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía
ABC durante los mismos meses.
65
Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las
compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el
20% restante se paga dos meses después del mes de compra. En el mes de octubre
se pagan $20.000 de dividendos.
Se paga arrendamiento de $500 mensuales.
Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus
ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan
impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el
mes de noviembre.
Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un
fondo de amortización $20.000.
No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El
programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación:
UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE
PROGRAMAR INVERSIONES, EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE
DÉFICITS
DE
CAJA,
DEBE
PLANEAR
FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO.
66
LA
FORMA
DE
OBTENER
Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compañía
ABC
Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Compras (70%
ventas)
Compras al
contado (10%)
$70.000 $ 140.000 $280.000 $ 210.000
$ 140.000
$ 7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 21.000
$ 14.000
Pagos
Un mes (70%)
Dos meses
(20%)
Dividendos
Sueldos y
salarios
Arrendamientos
$
4.900 $ 98.000 $ 196.000
$ 147.000
$ 14.000 $ 28.000
$ 56.000
$ 20.000
$ 48.000 $ 38.000
$ 28.000
$
$
5.000 $
5.000
Impuestos
Compra
máquina
$ 25.000
$ 130.000
intereses
$ 10.000
Fondo de
$ 20.000
amortización
Readquisición
$
acciones
Total
desembolsos
67
5.000
$213.000 $ 418.000
-
$ 305.000
El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento.
El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos
por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad económica.
Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el
saldo final de caja para cada mes.
Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja
debe agregársele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con
financiamiento.
Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de
$50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mínimo de caja de
$25.000. Basándose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el
presupuesto de caja para la compañía ABC, así:
Presupuesto de caja para la compañía ABC
Octubre
68
Noviembre Diciembre
Total entradas de efectivo
$ 210.000 $ 320.000 $ 340.000
(-) Total desembolsos
$ 213.000 $ 418.000 $ 305.000
Flujo neto de efectivo
$
(+) Saldo inicial en caja
$ 50.000 $ 47.000 $ -51.000
Saldo final en caja
$ 47.000 $ -51.000 $ -16.000
(+) financiamiento
$
-3.000 $ -98.000 $
-
35.000
$ 76.000 $
41.000
Saldo final con financiamiento $ 47.000 $ 25.000 $
25.000
CONCLUSIÓN
En la actualidad muchos usuarios de los Estados Financieros desconocen los
beneficios que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo, es por ello que no le dan
la importancia que merece y al momento de tomar decisiones únicamente utilizan el
balance de situación general y el estado de resultados, lo cual no está mal, pero
serían decisiones más acertadas si se tomaran en cuenta los cuatro estados
financieros en su conjunto, lo cual no se está practicado por la muchas de empresas.
La falta de aplicación del Estado de Flujos de Efectivo en algunas empresas puede
crear desventajas, restando competitividad con relación a otras empresas que sí lo
aplican, debido a que dicho estado permite ver con claridad y certeza la utilización
del efectivo, cuánto ingresa y cuánto se utiliza y evaluar qué tipo de actividad es la
que genera mayor fuente de ingreso a la empresa.
La empresa debe preparar el Estado de Flujos de Efectivo con el objetivo de
aprovechar los beneficios que éste proporciona y no simplemente para cumplimiento
normativo, sino para tener muy presente que al igual que el balance general, y
estado de resultados, es una herramienta idónea para tomar decisiones.
Al preparar el Estado de Flujos de Efectivo se debe anexar a éste información
detallada, esto le permitirá al usuario tener una mejor comprensión de las cifras que
figuran en dicho estado financiero y de esta forma poder descubrir los beneficios que
este proporciona a la empresa.
69
BIBLIOGRAFÍA
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