Proceso Objetivo proceso Causas N° Riesgo Descripción

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2013 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA - DAPRE
Analisis Antes de
Controles
Identificación
Proceso
Objetivo proceso
Causas
N°
Riesgo
1
Fraude en la elaboración de los
estudios previos o pliegos de
condiciones en un proceso de
selección (estableciendo
necesidades inexistentes o aspectos
que beneficien a un oferente en
particular) (RC)
Manipulación o direccionamiento
de la necesidad de contratación
hacía una firma específica
Adelantar los procesos para la
adquisición de bienes, servicios y Falta de conocimiento de los
Adquisición de
obras
requeridos
para
el estructuradores del estudio previo
Bienes y Servicios
desarrollo de la gestión de la
Presidencia de la República
Inadecuado analisis de la
necesidad de contratación
Descripción
Probabilidad
Antes de los
controles
ACC: Elaborar estudios previos de acuerdo con la
modalidad de selección y los lineamientos del manual
de Contratación. Fraude en la elaboración de los
Moderada
estudios previos o pliegos de condiciones en un proceso
de selección (estableciendo necesidades inexistentes o
aspectos que beneficien a un oferente en particular)
Catastrófico
Atender los requerimientos de
los clientes internos y externos Desconocimiento del uso del
para satisfacer sus necesidades y aplicativo SIGOB, frente al control
espectativas en el marco de la de los plazos de las PSQR's
normativa vigente.
2
Incumplimientos legales en la
atención (Respuesta, Información
del Trámite y Notificación por Aviso)
de peticiones, sugerencias, quejas o
reclamos (RC)
ACC: Coordinar y Atender las peticiones, sugerencias,
quejas y reclamos que se reciban en la Entidad a
través de los medios electrónicos establecidos para tal
fin, la línea telefónica y las que se reciban
presencialmente. Incumplimiento de compromisos
legales ante la atención de peticiones, sugerencias,
quejas o reclamos
Probable
Desconocimiento de los objetivos
estratégicos de la entidad
3
Decisiones erroneas en el momento
de definir las prioridades que se
incluyen en el plan de compras (RC)
ACC:Elaborar y consolidar el Plan de Compras.
Decisiones erroneas en el momento de definir las
prioridades que se incluyen en el plan de compras
Moderada
No se tienen en cuenta los
antecedentes e insumos para la
formulación o actualización de los
proyectos de inversión
Procedimientos y herramientas
internas desactualizados para la
formulación de proyectos.
4
Decisiones erroneas en la
formulación o actualización de los
proyectos de inversión -(RC)
Falta de competencias o
compromiso de los formuladores
de los proyectos para alinear el
PND, la planeación instucional y
los proyectos de inversión
Desconocimiento de la ley general
Programar, controlar y registrar
de presupuesto y la
las operaciones financieras de
acuerdo
con
los
recursos reglamentación establecida por el
Ministerio de Hacienda - Dirección
disponibles de la Entidad
General del Presupuesto Público
Nacional
Probable
Catastrófico
5
Decisiones erroneas en el momento
de efectuar los registros
presupuestales (RC)
ACC: Elaborar y expedir Certificados de Disponibilidad
Presupuestal, registros presupuestales y generar
informes de ejecución presupuestal; En el momento de
Moderada
expedir el CDP y el registro presupuestal se pueden
cometer errores de asociación en el momento de
manipular el sistema de información
Error en la información que
soporta el pago.
Talento Humano
Talento Humano
Talento Humano
Programar, controlar y registrar
Desconocimiento o mala
las operaciones financieras de
interpretación de la normatividad
acuerdo
con
los
recursos
aplicable
disponibles de la Entidad
Gestionar
y
promover
el
desarrollo del talento humano a
través de planes orientados a
brindar
bienestar
a
los
funcionarios,
así
como
el
mejoramiento
de
las
competencias
laborales,
propiciando un adecuado clima
Errores en la información que
soportan las decisiones para
iniciar investigaciones
disciplinarias.
Aplicación errónea de criterios
para adelantar los procesos
disciplinarios.
Falsedad en las pruebas.
Errores en la información que
soportan las hojas de vida de los
aspirantes.
Aplicación errónea de los criterios
definidos en el Manual de
Funciones, competencias y
requisitos y la normatividad
aplicable.
Gestionar
y
promover
el
desarrollo del talento humano a
través de planes orientados a
brindar
bienestar
a
los
funcionarios,
así
como
el
mejoramiento
de
las
competencias
laborales, Falsedad en documentos que
propiciando un adecuado clima soportan la decisión.
laboral.
Presiones por terceros para la
vinculación del personal
Gestionar
y
promover
el
desarrollo del talento humano a
través de planes orientados a
brindar
bienestar
a
los
funcionarios,
así
como
el
mejoramiento
de
las
competencias
laborales,
propiciando un adecuado clima
laboral.
6
7
8
Decisiones erróneas al momento de
efectuar un pago a una persona
natural o juridica que no
corresponda por vacios de
información (RC)
Decisiones erróneas en adelantar
los procesos disciplinarios (RC)
Decisiones erróneas en la selección
de personal - por trafico de
influencias (RC)
ACC: Realizar pagos, la Entidad efectua los pagos a
través del aplicativo SIIF, con abono en cuenta a los
proveedores, por tanto se debe verificar que la cuenta
bancaria corresponda al tarcero beneficiario del pago,
Moderada
certificada por cada una de las entidades bancarias, asi
mismo se debe verificar que cumpla con todos los
soportes necesarios para efectuar el pago establecidos
en el contrato y la normativa vigente.
Catastrófico
ACC: Realizar las investigaciones disciplinarias. No
esten dados alguno de los presupuestos legales para
tomar la decisión en la apertura proceso disciplinario.
Catastrófico
ACC: Proveer los servidores públicos de la entidad de
acuerdo con las necesidades y requisitos exigidos: Se
pueden tomar decisiones erroneas en la selección de
personal por el no cumplimiento de los requisitos
exigidos.
Moderada
Improbable
9
Incumplimientos legales en la
liquidación de las novedades
laborales y prestacionales (RC)
ACC: Elaborar y liquidar la Nómina, de acuerdo a las
novedades y obligaciones de ley. Se pueden presentar
Moderada
incumplimientos legales por mala liquidación de las
mismas de acuerdo con las herramientas utilizadas.
Catastrófico
Analisis Después de los controles
Administración del
Riesgo
Reducir el riesgo
Probabilidad
Después de los
controles
Raro
Impacto
Después de los
controles
Catastrófico
Preventivo
Seguimiento
Acciónes a adelantar
Responsable
Periodo de ejecución
Estrategía:Implementación de
acciones que contribuyan a
mejorar la transparencia,
participación y servicio al
ciudadano del Departamento
Administrativo de la Presidencia de
la República
Jefe Area de Contratos
04/Feb/2013 08:00 - 13/Dec/2013
23:59
Generación de reportes quincenales por parte de las
dependencias
Preventivo
Aplicativo SIGOB para la atención de las PSQR's
Preventivo
Capacitación sobre PSQR's
Preventivo
Generación de reportes preventivos semanales por
parte del Grupo de Atención al Usuario y Servicios
Compartidos
Preventivo
Lineamientos para la elaboración del plan de compras
Preventivo
Revisión de las necesidades y montos solicitados por
parte de las dependecias
Preventivo
Reducir el riesgo
Priorización de las necesidades teniendo en cuenta los
proyectos de inversión y los objetivos estratégicos
Preventivo
Matriz del plan de compras
Preventivo
Controles de viabilidad en el SUIFP
Preventivo
Capacitación en la MGA en la formulación de proyectos
Preventivo
Asistencia técnica para el manejo de las herramientas
técnicas para la formulación de proyectos
Preventivo
Moderado
Moderado
Evitar el riesgo
Improbable
Improbable
Mayor
Revisión de la solicitud de CDP acorde con el plan de
compras
Preventivo
Revisión por parte de la Coordinadora de Presupuesto
de todos los CDPs y Registros Presupuestales
expedidos
Preventivo
Revisión de los documentos soportes de pago
Preventivo
Confrontación de la información del sistema SIIF
contra documentos físicos
Preventivo
AU - Mejora integral Peticiones,
Quejas y Reclamos
Realizar seguimiento permanente a los expedientes
Preventivo
Valoración objetiva de las pruebas
Preventivo
Solicitar a la Secretaría de Seguridad realizar el
respectivo estudio de seguridad del aspirante a ocupar
el cargo
Preventivo
Aplicación del formato control Control de documentos
para la posesión legal del cargo
Preventivo
Verificar la idoneidad del personal
Preventivo
Control de documentos para la posesión legal del cargo
Preventivo
Solicitud de aplicación de pruebas de meritocracia
Preventivo
Realizar el estudio de Seguridad
Preventivo
Utilización del aplicativo de nómina
Preventivo
Revisión técnica y normativa en la prenómina
Preventivo
Ejecución de los procedimientos de backup, de
configuración de SAN y Servidor de Archivos
Divulgación de Políticas de Seguridad de la Información Preventivo
Moderada
Catastrófico
Desde el mes de enero a la fecha se han suscrito 150
contratos y se han aceptado 14 ofertas (Minima cuantía), en
ninguno de estos se ha materializado el riesgo.
30/Aug/2013 23:59
Oportunidad en la atención de
Peticiones, Quejas y Reclamos BSC
2012
17/May/2013 15:20
De un total de 18.429 peticiones recibidas durante el primer
trimestre del año 2013, se atendieron oportunamente un
total de 18.263, presentandose un incumplimiento del 0,9%,
esto se debe a que se respondieron extemporaneamente un
total de 29 peticiones, adicionalmente se han identificado
errores en la clasificación de las PSQR’s al momento de su
radicación por parte del Grupo de Gestión Documental Correspondencia y/o en el manejo del SIGOB por parte de los
funcionarios de las dependencias, al no relacionar la
respuesta con la petición recibida.
31/Aug/2013 23:59
01/Feb/2013 08:00 - 15/Oct/2013
23:59
4.Afianzamiento de la Gestión de
los Proyectos de Inversión del
DAPRE y del Sector.
Jefe Oficina de Planeación
15/Jan/2013 15:54 - 30/Apr/2013
23:59
Raro
Calidad y Oportunidad en la
Información de la Programación y
Seguimiento al Plan de Compras
(P)
17/May/2013 12:21
En el primer trimestre del año 2013 (con corte a 31 marzo)
no se materializó el riesgo, sin embargo la Oficina de
Planeación realizó el seguimiento y registro de la ejecución al
plan de compras de la entidad. Este registro de la ejecución
se presenta semanalmente ante el comite de seguimiento
con el fin de identificar y prever los traslados presupuestales
que sean necesarios para suplir necesidades no programadas.
de atender los requerimeintos de las dependecias y de
cumplir las directrices y la metas establecidas de ejecución.
Se asocia como concepto el indicador de calidad y
oportunidad en la información de la programación y
seguimiento al Plan de compras.
31/Aug/2013 12:21
Nivel de percepción de los clientes
internos en Gestión de Proyectos
de Inversión (P)
17/May/2013 12:28
Durante la actualización de los proyectos de inversión para la
programación de los recursos 2014 realizada el 30 de abril no
se materializó el riesgo de "Decisiones erroneas en la
formulación o actualización de los proyectos de inversión" en
tanto que se aplicaron los controles establecidos para
prevenir su materialización.
31/Aug/2013 12:29
N.A. Este riesgo es nuevo
31/Aug/2013 11:20
Jefe Oficina de Planeación
02/Jan/2013 08:00 - 15/Dec/2013
23:59
Jefe Area Financiera
01/Jan/2013 00:00 - 22/Jan/2014
23:59
14/May/2013 09:25
17/05/2013 17:19
Con corte al 30 de abril de 2013 no se ha materializado el
riesgo "Decisiones erróneas en adelantar los procesos
disciplinarios", sin embargo la Oficina viene adelantando
actividades preventivas que eviten la apertura de procesos
disciplinarios.
31/Aug/2013 17:52
15/May/2013 09:49
De acuerdo al seguimiento realizado al riesgo con corte 30
abril Decisiones erróneas en la selección de personal - por
trafico de influencias RC, se evidencia que este no se ha
materializado, por cuanto los controles se han aplicado con
resultados satisfactorios.
31/Aug/2013 23:59
15/May/2013 10:23
De acuerdo al seguimiento realizado al 30 de abril de 2013
para el riesgo Incumplimientos legales en la liquidación de las
novedades laborales y prestacionales (RC), se evidencia que
este no se ha materializado, por cuanto los controles se han
aplicado con resultados satisfactorios
31/Aug/2013 10:23
Catastrófico
Estrategia No 1 Monitorear la
ejecución presupuestal de la
vigencia 2013 y la reserva
presupuestal
Estrategia No 4 Monitorear que la
ejecución del PAC solicitado por
cada dependencia se realice en su
totalidad y de acuerdo a su
destinación
Jefe Area Financiera
01/Jan/2013 00:00 - 22/Jan/2014
23:59
POP-2013 Oficina Control Interno
Disicplinario
Jefe Oficina de Control Interno
Disciplinario
28/Feb/2013 00:00 - 30/Nov/2013
23:59
Estrategia No 2 Fortalecer las
competencias laborales de todos
los funcionarios y crear espacios de
sano esparcimiento laboral, de
seguridad y salud laboral
Jefe Area de Talento Humano
02/Jan/2013 00:00 - 31/Dec/2013
23:59
Estrategia No 1 Optimizar la
prestación de los servicios del Área
de Talento Humano
Jefe Area de Talento Humano
02/Jan/2013 00:00 - 31/Dec/2013
23:59
Jefe Area de Talento Humano
13/Nov/2012 15:11 - 28/Jun/2013
23:59
Jefe Area de Información y
Sistemas
01/Jan/2013 00:00 - 31/Dec/2013
23:59
N.A. Este riesgo es nuevo
Corte 30 de abril: De acuerdo con los lineamientos para la
administración de riesgos actualizados se efectúa monitoreo.
Evitar el riesgo
Raro
Catastrófico
Reducir el riesgo
Raro
Mayor
Evitar el riesgo
Raro
Catastrófico
Evitar el riesgo
Raro
Moderado
Cumplimiento de las Competencia
de los Servidores Públicos
GTH12012
Durante el primer cuatrimestre del año se revisaron las
cuentas antes de efectuar el pago las cuales contaban con
toda la documentación soporte exigida en los contratos y
normatividad aplicable, adicionalmente todas las cuentas se
verificaron en el sistema SIIF revisando que la cuenta
bancaria correspondiera al proveedor al cual se le efectuó el
pago, por lo tanto no se ha materializado el riesgo.
31/Aug/2013 10:14
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Seguimiento a Incidentes
Correctivo
Análisis de Logs de Actividades de los Archivos
Herramienta prevención de perdida de información
(DLP)
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Preventivo
Políticas de Seguridad aprobada
Preventivo
Falta de Verificación de
vulnerabilidades de la plataforma
TICs
Cifrado de Información
Preventivo
Estudios de Seguridad
Preventivo
Usuarios inconformes
Verificación de vulnerabilidades de la plataforma TICs
Preventivo
Fuente: Aplicativo SIGEPRE Modulo de Gestión del Riesgo - Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica.
29/Apr/2013 09:18
Preventivo
Capacitación al personal en temas de TICs
Autenticación de dos factores
Fecha de próximo monitoreo
Preventivo
Desconocimiento del manual de
políticas de seguridad
10
19/Apr/2013 09:57 - 31/Jan/2014
23:59
Jefe Oficina de Planeación
5.Fortalecimiento de las
competencias en la Programación
y ejecución del Presupuesto e
Inversión para el DAPRE y el
Sector
Evitar el riesgo
Falta de conocimiento técnico en
el personal que administra la
plataforma informática
Vandalismo Informático.
Coordinador Grupo de Atención al
Usuario y Servicios Compartidos
3.Rediseño de los Instrumentos
para la Programación y
seguimiento del Plan de Compras
GF - Incapacidades
ACC. Soporte, mantenimiento y apoyo logístico de la
Plataforma informática de TIC y ACC. Asegurar la
plataforma informática de TICs.
Perdida, robo, alteración o fuga de Información
Publica, Confidencial o reservada.
Comentario de monitoreo
Se programa proxima revision de los riesgos en 4 meses
Moderado
Preventivo
Planilla de control de registro de novedades
Hurto, Perdida, robo o fuga de
Información Publica, Confidencial o
reservada en las actividades de
gestión, soporte, mantenimiento,
aseguramiento de la plataforma.
(RC)
Fecha de monitoreo
En este sentido se materializó el riesgo, a pesar de los
esfuerzos realizados por el Grupo de Atención al Usuario y
Servicios Compartidos en el marco del Plan de Mejoramiento
"AU -Atención Oportuna a las PQR". Teniendo en cuenta esto,
el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos
formuló el plan de mejoramiento "AU - Mejora integral
Peticiones, Quejas y Reclamos".
Reducir el riesgo
Se incluyen novedades sin los
respectivos soportes.
Facilitar y Agilizar la gestión y la
toma
de
decisiones
en el
Fallas Técnicas de Hardware.
Departamento Administrativo de
la Presidencia de la República a
través de las tecnologías de Conflicto armado
Información y Comunicaciones
(TIC'S)
Indicadores
Preventivo
Catastrófico
Usuarios sin cultura Informática.
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
Preventivo
Cumplir con las medidas de seguridad establecidas en
el sistema SIIF
Desconocimiento de la
normatividad vigente.
Omitir la liquidación de
novedades reportadas.
Revisión previa del pliego de condiciones por parte del
Jefe del Área de Contratos.
Catastrófico
Falta de revisión de los registros
presupuestales
Aplicación errónea de
procedimiento y controles
existentes para efectuar un pago.
Gestión
Financiera
Preventivo
Definición del documento de perfil del proyecto y MGA
Desconocimiento o
incumplimiento de los
procedimientos internos
Gestión
Financiera
ACC: Formular o actualizar proyectos de inversión
alineados con la planeación estratégica y operativa
institucional. No se tienen en cuenta con los
antecedentes necesarios para la formulación o
actualización de los proyectos.
Revisión previa por parte del Abogado responsable de
elaborar el contrato.
Catastrófico
Falta de apliación de los criterios
para la priorización de
necesidades incluidas en la
propuesta del Plan de Compras.
Formular y realizar seguimiento a
la Planeación Estratégica Sectorial
Direccionamiento e institucional y al Sistema
Estratégico
Integrado de Gestión de la
Presidencia de la Republica SIGEPRE
Tipo de Control
Catastrófico
Falta de capacitación al interior de
las dependencias de la
normatividad aplicable a la
atención de PSQR's
Debilidades en la divulgación de
la información relevante para la
priorización de las necesidades
Formular y realizar seguimiento a del plan de compras
la Planeación Estratégica Sectorial
Direccionamiento e institucional y al Sistema
Estratégico
Integrado de Gestión de la
Presidencia de la Republica Debilidades en la aplicación de los
SIGEPRE
lineamientos y procedimientos
internos.
Controles
Revisión previa de los estudios previos y pliego de
condiciones por el comité de ordenación del gasto
Observaciones por parte de los oferentes al proyecto
de pliegos de condiciones y a los informes de
evaluación
Desconocimiento de la
normatividad aplicable y los
lineamientos internos
Atencion al
Usuario
Medidas de Mitigación
Impacto
Antes de
los
controles
Evitar el riesgo
Improbable
Moderado
Estrategia No 2 ADECUACIÓN Y
AMPLIACIÓN DE HARDWARE Y
SOFTWARE PARA EL DAPRE
19/Mar/2013 15:41
Se realiza la validación de los controles evidenciando la
realización de eventos como la seguridad informática la cual
contribuye a la disminución de usuarios sin cultura
Informática y el desconocimiento del manual de políticas de
seguridad. De igual forma se evidencia la realización de
contratos de mantenimiento que permiten a la entidad contar
con el soporte frente a Fallas Técnicas de Hardware.
Se evidencia la realización de pruebas a vulnerabilidades de
la plataforma TICs
31/Aug/2013 16:34