GESTIÓN DE COMPRAS (318551)

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GESTIÓN DE COMPRAS
Abastecimiento es parte de la Cadena Logística
Es la integración de actividades que proveen recursos y materiales, que los
transforman en productos intermedios y finales, y que luego los transportan al
consumidor final
ABASTECIMIENTO Y CADENA LOGÍSTICA
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PROCESO DE ABASTECIMIENTO
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTO
¿QUÉ ESTÁ SUCEDIENDO?
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Algunas tendencias en
Gestión de Abastecimiento
1. Concentración de oferta y demanda
2. Segmentación de las compras
3. Estandarización, medición y benchmarking
4. Enfoque de calidad de servicio
5. Colaboración e integración Proveedores-Compradores
6. De “push” a “pull”: Just In Time y reducción de inventarios
7. Externalización de operaciones
8. Uso de tecnologías de información
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Gestión de Compras
Se entiende por “gestión de compra” en el ámbito de la organización de una
empresa la operación encargada de suministrar o aprovisionar en las mejores
condiciones posibles a los distintos sectores de la empresa.
En el concepto corriente, la gestión compra es una operación que se realiza para
satisfacer una determinada necesidad presentada en algún sector de la compañía
o cliente interno.
•
Compras:
Implica una transacción monetaria.
•
Toma de Decisiones:
La responsabilidad de adquirir los productos y servicios que la organización
necesita.
–
–
Productos:
•
Materias primas.
•
Insumos para la producción.
•
Materiales.
•
Repuestos.
Servicios:
•
Consultoría
•
Servicios básicos (electricidad, teléfono, etc.).
•
Servcicios de mantenciones.
•
Servicios de salud (seguros médicos).
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EVOLUCIÓN DE LAS ESTRATEGIAS DE COMPRA
El Proceso de Toma de Decisiones - Preparación:
1. Identificar necesidades, tales como dependencia o
disponibilidad a largo plazo.
2. Evaluar las necesidades del usuario para asegurar la
conveniencia de la compra Nacional o Importada.
3. Preveer cuándo y cómo será necesario comprar.
4. Identificar y seleccionar proveedores.
5. Desarrollar un sistema eficiente de ejecución y control de
pedidos.
6. Negociación: Licitación de Contratos.
El Proceso de Toma de Decisiones – Preparación
7.
Realizar el pedido a través de los canales adecuados
(ejemplo: pedido de compra autorizado).
8.
Recepción del pedido incluyendo ajustes por rechazos,
faltas, sobrantes, costes incorrectos, etc..
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9.
Evaluar el desempeño del proveedor a través de
indicadores.
Elementos de incertidumbre en el suministro:
1. Tiempo de entrega.
2. Cantidad entregada.
3. Calidad de la entrega.
4. Exactitud de los datos y precios de los productos entregados.
5. Servicios de Post venta.
Las Tendencias Positivas en el Proceso de Compras y Toma de Decisiones
incluyen:
1. Número reducido de proveedores.
2. Relaciones duraderas con los proveedores.
3. Proveedores localizados cerca del cliente, para mejorar la rapidez en
el suministro.
4. Infraestructura integrada de información: EDI, catálogos electrónicos.
5. Proveedores considerados como parte esencial del negocio.
6. Proveedores involucrados en programas de desarrollo de nuevos
productos.
Consideraciones claves para analizar el Proceso de Compra:
1. Ventas anuales.
2. Compras anuales.
3. Número de proveedores.
4. Número de alianzas con proveedores.
5. Número total de productos o accesorios comprados.
6. Compra a coste efectivo a corto y largo plazo.
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7. Gestión eficiente del proceso de compras.
Analizar qué requisitos de Proveedor son necesarios Para Productos y
Servicios:
1. Tamaños de lote, empaque, frecuencia de entrega, y respuesta.
2. Información: cuánto y cuándo.
3. Opciones de financiación y costes.
4. Compare sus necesidades y posibilidades con estos requisitos.
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El Comprador debe conocer:
1. Flujo de proceso productivo:
1. Proceso por líneas.
2. Proceso por lotes.
3. Proceso de ensamblaje.
4. Flujo continuo.
5. Flujo del proyecto.
2. Estrategias de ejecución:
1. Contra pedido.
2. Contra inventario.
El Comprador debe conocer los productos:
•
•
Cuántos.
•
Dónde están.
•
Qué porcentaje de ventas representan.
•
Cuál es su ciclo de vida.
•
Cuál es el “mix de producto”.
El Comprador debe conocer de los Proveedores:
1. Sus competencias actuales.
•
Demografía
•
Actuales y potenciales
•
¿Niveles de ingresos?.
Ejemplo:
2. ¿Quiénes son los potenciales fabricantes?.
3. ¿Cómo podrían estos proveedores estar agrupados?.
4. ¿Qué porcentaje de compra representan cada proveedor?.
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OBJETIVOS Y METAS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
Cadena de Suministro:
La Cadena de Suministro de una compañía se nutre de distintos departamentos;
desde las unidades de compra de materiales, hasta las unidades de Atención al
Cliente.
La Cadena de Suministro incluye actividades asociadas con los inventarios,
adquisición de materiales, almacenamiento, producción, tránsito y entrega a
clientes.
Actividades de la Cadena de Suministro:
1. Predicción de la demanda.
2. Selección de proveedores.
3. Pedido de materiales.
4. Gestión de inventarios.
5. Planificación de la producción.
6. Envío y entrega.
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7. Organización del intercambio de información.
La Cadena de Suministro se basa en los siguientes procesos de negocio:
•
Variabilidad / cambio de productos.
•
Planificación.
•
Gestión de pedidos.
•
Gestión de inventarios.
NO en funciones:
•
Ventas.
•
Compras.
•
Producción.
COMPRAS
La importancia que esta función puede revestir en la organización total de la
empresa, depende de la magnitud de ésta y de la trascendencia que estas
operaciones tengan en conjunto.
No es raro que las compras estén bajo la dirección de Finanzas. En las
empresas medianas las compras dependen directamente de Gerencia.
Cuando las empresas adquieren mayor importancia y tienen varias
unidades (fábricas) ubicadas geográficamente distante, generalmente
tienen una organización central, compras menores se delegan.
AGRUPACION DE LAS COMPRAS
•
Son varias las categorías de compras que se pueden observar en una
fábrica o empresa, por ejemplo:
A) Por tipo de materiales
•
Materias primas y accesorios.
•
Suministros en general.
•
Productos semi acabados, repuestos.
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•
P.T. , Maquinarias, Equipos de Oficina.
•
Hay ocasiones en que la empresa se ve obligada a entregar a
otras empresas especializadas, ejemplo, niquelado, cromado
esmaltado.
B) Según las cantidades
•
Adquirir grandes cantidades para reserva.
•
Adquirir estrictamente para el Plan de Producción.
•
Adquirir pequeñas cantidades para el consumo inmediato.
•
Adquirir suministros continuos.
Pueden existir varias técnicas diferentes de compras, es decir
aprovisionar y que requieran mayor cuidado.
Las compras esporádicas se efectúan de manera distinta a las
de carácter continuo.
La planificación de la producción implica la regularidad de los
suministros lo cual se obtiene planificando oportunamente.
Se debe determinar el lote económico más beneficioso y que
guarda relación con el lote de producción más conveniente.
C) En relación al tiempo de entrega
•
A corto plazo.
•
Sobre pedido, esto se hace por medio de cotizaciones.
•
A plazo fijo, se establecen los tiempos de entrega.
•
Con carácter continuo, entrega constante y que no varía con el
proveedor.
D) Modalidad de entrega
•
Por vagón o camión completo.
•
A granel, medios especializados.
•
En camiones especiales, frigoríficos.
•
En paquetes o bultos, embalado.
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E) Según condiciones de pago
•
Al contado.
•
Con anticipo.
•
Pago diferido.
•
Transferencia contra embarque (importaciones).
•
Carta de crédito (importaciones).
Las grandes empresas debido a su prestigio y solvencia,
solidez financiera establecen sus pagos en forma estándar,
con demoras en el pago respecto de su entrega, ejemplo: 30,
60, 90, 120, 150 días.
F) Funciones adicionales de las compras
Estudio de mercado:
- Busca fuentes de suministros.
- Estudio de precios y costo de la compra.
- Legislación vigente.
- Investigación de las compras de la competencia
(proveedor).
- Exigencia de calidad.
- Procedimientos administrativos.
- Presupuesto de planificación de las compras.
G) Costos involucrados en las compras
•
Procesar la Orden de Compra.
•
Poner una Orden de Compra.
•
Transportes, seguros.
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H) Características de las compras
Desde el punto de vista de la organización científica, es importante considerar los
siguientes factores:
•
Comprar los productos estrictamente necesaria, aprovechar
las situaciones especiales de mercado.
•
Efectuar los pagos con la máxima demora respecto del
momento de entrega de los productos sin caer en desprestigio
aparentado insolvencia de la firma.
•
Estudiar cuidadosamente las cantidades a comprar que deben
ser correlativas al plan de producción.
•
Estudiar las cantidades que deben elegirse para adecuarla
técnicamente a las exigencias de producción.
•
Examinar detalladamente las fuentes de aprovisionamiento
con el objeto de contar con proveedores serios y capaces.
I) Según los tipos de artículos
•
Materias primas y accesorios.
•
Materiales de consumo.
•
Productos semi terminados.
•
P.T., maquinarias, equipos de oficina.
•
Servicio.
LAS COMPRAS
•
Organización de las actividades de compra:
En general, se puede decir que las actividades de compras se pueden reducir a
las siguientes:
•
Ubicación y selección de las fuentes de abastecimiento: esto
implica conocer y analizar los datos sobre el mercado, oferta y
demanda, tendencia de los precios, de los materiales, etc..
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•
Realización del trámite de compra: corresponde
cotizaciones, extensiones de ordenes, contratos, etc..
•
Control de proceso de compras: se refiere tanto al tiempo
(demora de los proveedores) como a la calidad y cantidad de
los materiales.
a
Una empresa debe mantener una organización que permita realizar estas
actividades adecuadamente. Las unidades de compra pueden estar compuesta de
varias sub-unidades.
Considerando que todas las actividades de compra y su forma de
organizarlas, subsiste, sin embargo, la decisión más importante en la organización
es la centralización o descentralización del proceso. La alternativa de
descentralizar las compras nace cuando la empresa cuenta en su organización
general con más de una planta o establecimiento, de modo que exista la
posibilidad de realizar las adquisiciones en forma local en cada una de las
plantas.
Variables a considerar:
El grado de separación geográfica de las plantas o establecimiento. Es evidente
que cuando la distancia que separa a las distintas dependencias de la empresa es
grande, el costo de transportar los materiales desde el lugar de compra hasta el
lugar de uso será elevado y por lo tanto será una variable importante de
considerar.
La homogeneidad de los productos fabricados o necesidades de materiales. Si
cada una de las plantas o establecimientos de la empresa utiliza en sus procesos
de fabricación materiales idénticos, es decir, tiene necesidades con especificación
similar.
La compra centralizada
Podrá constituir un proceso especializado y, por su volumen, capaz de influir
favorablemente en los precios y condiciones.
Ubicación y características de los proveedores. No siempre es posible encontrar el
tipo de proveedor adecuado en todos los lugares donde están ubicados los
distintos establecimientos de la empresa, lo que puede obligar algunas veces a
adoptar un sistema de compras centralizado en un solo lugar.
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Como regla general, se puede decir que es aconsejable una centralización de
proceso de compras siempre y cuando el sacrificio que ella implique en términos
de eficiencia debido a la restricción de la iniciativa local.
Otras actividades de Compras
1. Identificación de Insumos y repuestos críticos (ABC).
2. Identificación de proveedores críticos (ABC).
3. Indicadores de gestión (Kanbam).
4. Efectuar mejoramiento continuo dentro de los procesos de compras
(Kaisen).
5. Just in Time.
6. Estrategias a largo plazo (negociación).
7. Trabajo en equipo.
8. Competitividad.
9. Outsorsing.
Compensada con las ventajas de la centralización
Estas ventajas se refiere a:
Posibilidad de obtener mejores precios de compra debido a los volúmenes y
a los ahorros del proveedor al tratar con sólo un cliente importante.
Reducción de existencia, lo que implica menor inversión de capital y menores
costos de mantención (la suma de los inventarios por compras locales suele
ser mayor que el inventario centralizado).
Posibilidad de standarización de materiales y especialización de compras.
Mayor rapidez y eficacia en las compras debido a registros únicos y
centralizados.
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¿CENTRALIZACIÓN/DESCENTRALIZACIÓN?
Una buena Gestión en Compras implica que la compañía puede obtener
mejores resultados dentro de sus procesos de la Cadena de suministro
(Supplyn Chain),lo que permite ser más competitivo con respecto a sus
competidores directos.