SONIA ELENA LEAL VELASCO 1. PRESENTACIÓN: En este

SONIA ELENA LEAL VELASCO
1. PRESENTACIÓN:
En este proyecto se tratará el tema de la falta de comunicación que existe
actualmente entre el área de Producción y Ventas en la empresa STERLING
FLUIDS COLOMBIA,
los métodos que se aplicarán para mejorar la
retroalimentación de la información entre un área y la otra.
2. JUSTIFICACIÓN:
Soy estudiante del programa de Administración de Empresas, y la relación que
existe entre el proyecto que voy a desarrollar, mi carrera y el área de comunicación
es que entre las funciones de un administrador de empresas está coordinar el
correcto desarrollo y funcionamiento de las operaciones de la organización,
garantizando una buena comunicación entre los funcionarios. También entre mis
funciones como administradora de empresas está la Planeación, que consiste en
desarrollar planes de mejora que aseguren el cumplimiento de las diferentes tareas
de las áreas de la empresa, así como mejorar los inconvenientes que se presentan
en ella.
3. CONTEXTO:
Con este proyecto se intentará mejorar la comunicación entre los deptos. De Ventas
y Producción, debido a que actualmente la falta de esta impide que los procesos se
realicen eficientemente y se han ocasionado problemas por la falta de
retroalimentación de información. Como administradora este proyecto me permite
desarrollarme como una gestora en el planeamiento y desarrollo de estrategias para
mejorar los inconvenientes de una organización.
4. PROBLEMÁTICA:
No existe una buena comunicación entre el área de producción y ventas, ya que
estas dependen una de la otra y deben retroalimentarse la información necesaria
para sus procesos.
5. PREGUNTA GUÍA:
¿Por qué no existe una comunicación oportuna entre el área de Producción y
Ventas?
Porque los gerentes de cada área no se han reunido de manera formal para acordar
posibles mejoras en los procesos y en la comunicación, además, no existe un
proceso estructurado formalmente que lo indique.
6. OBJETIVOS:
- GENERAL: Identificar los factores que ocasionan la falta de comunicación efectiva
entre el área de Producción y Ventas, para desarrollar una estrategia que permita
mejorarla
- ESPECÍFICOS:
- Aplicar a los procesos de producción y ventas, un mecanismo que permita
solucionar el problema que causa la falta de comunicación oportuna.
- Mejorar la calidad de la comunicación existente entre el área de Producción y
ventas.
7. METODOLOGÍA:
- Comenzaremos por realizar un par de reuniones con los Gerentes y 3
representantes de cada una de las áreas implicadas, para que expongan sus puntos
de vista y opiniones respecto a la problemática que se abordará.
- Con la información compilada en la primera reunión, tendremos otra, sólo con los
2 gerentes de área y el Gerente General, para escuchar sus propuestas de
mejoramiento.
- Instalaremos en el Software, unas nuevas entradas que nos permitan tener al día
la información necesaria para retroalimentar la información.
8. REFERENCIAS:
En 2012 se llevó a cabo el desarrollo del proyecto “100 Grados”, con el que se
buscaba establecer un plan de mejora en las comunicaciones internas de la
empresa, pero quedó en Stand By, por falta de personal encargado.
9. PROPUESTAS:
- Nombrar uno o varios supervisores o monitores de cada área encargados de
mantener al día la información en el sistema.
- Generara un memorando interno que formalice la actualización de la información,
y así mismo la retroalimentación.
10. SITIO:
La propuesta se desarrollará en la empresa Sterling FLUIDS Colombia, en las áreas
de producción y ventas. Esta compañía se dedica a la fabricación y comercialización
de bombas para transporte de fluidos. Cuando el área de ventas realiza un negocio,
debe informar al área de producción para iniciar el proceso de fabricación.
11. PÚBLICO:
La propuesta está dirigida a los gerentes de ventas y producción, quienes deben
evaluarla y revisarla, para determinar su eficiencia en el mejoramiento del problema
actual.
12. ACTIVIDADES PLANTEADAS:
- Generara un memorando interno que formalice la actualización de la información,
y así mismo la retroalimentación.
- Nombrar uno o varios supervisores o monitores de cada área encargados de
mantener al día la información en el sistema.
13. REGISTRO DEL DESARROLLO:
ENCUESTA AL GERENTE DE VENTAS
- SONIA: Buenas tardes ingeniero. ¿Cómo califica usted la propuesta que he
planteado para el mejoramiento de la comunicación entre las áreas de Producción
y Ventas?
- GERENTE: Buenas tardes, Realmente pienso que sí existe un problema por
solucionar y esta es sin duda una buena propuesta para mejorar.
- SONIA: ¿Estaría dispuesto a llevar a cabo esta propuesta en la compañía?
- GERENTE: Claro que sí. En todo aquello que esté en pro del mejoramiento de las
relaciones en la compañía, trataremos de colaborar.
- SONIA: ¿Cree que esta propuesta es suficiente para solucionar de raíz el
problema?
- GERENTE: Es muy útil, pero no es totalmente suficiente, pues también hace falta
el compromiso por parte de cada uno de los colaboradores de las áreas implicadas.
- SONIA: ¿Considera usted, que la propuesta planteada ataca directamente las
causas del problema?
- GERENTE: Sí, es por eso que la califico como muy buena, porque se enfoca
directamente en eso que hace falta por mejorar.
- SONIA: Gracias por su colaboración y participación en el desarrollo de esta
propuesta.
14. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS:
- Se logró reunir a los gerentes y representantes de cada área y llegar a un común
acuerdo.
- Se pudo reconocer las causas del problema.
- Se logró implementar una directriz para mejorar la comunicación interna.
- Se realizaron las modificaciones correspondientes en el software para mejorar la
comunicación.
15. CONCLUSIONES:
- Gracias a la formalización de la retroalimentación de la información en el software
de consultas, se logró mejorar la comunicación entre las áreas implicadas.
- Con la labor de los monitores de comunicación se ha dado cumplimientos a los
acuerdos establecidos para la retroalimentación eficiente de la información.