Plan Estratégico FONABE 2013

Plan estratégico Institucional
Fondo Nacional de Becas
Asesoría para el diseño del Plan Estratégico Institucional 2013-2016 y
Capacitación a los funcionarios del Fondo Nacional de Becas para la
implementación del mismo
Junio, 2013
Tabla de contenido
GLOSARIO ................................................................................................................................................ 3
ETAPA FINAL DEL PLAN ESTRATÉGICO ........................................................................................... 5
MARCO FILOSÓFICO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................... 6
MISIÓN: .......................................................................................................................................................... 6
VISIÓN: ........................................................................................................................................................... 6
VALORES: ....................................................................................................................................................... 6
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL PLAN .......................................................................................................... 7
PERFILES DE PROYECTOS ................................................................................................................. 19
POLÍTICAS INSTITUCIONALES ........................................................................................................... 25
DE RECURSOS HUMANOS (RRHH) ............................................................................................................ 25
DE TECNOLOGÍA .......................................................................................................................................... 26
DE ALIANZAS ESTRATÉGICAS ...................................................................................................................... 26
DE INVESTIGACIÓN ...................................................................................................................................... 26
DE PROCESOS Y TRABAJO EN EQUIPO ........................................................................................................ 27
DE ARTICULACIÓN CON LOS CENTROS EDUCATIVOS .................................................................................. 27
..................................................................................................................................................................... 28
DE ADQUISICIONES ...................................................................................................................................... 28
DE CALIDAD ................................................................................................................................................. 29
DE COMUNICACIONES .................................................................................................................................. 29
CUADRO DE GESTIÓN BASADA EN RESULTADOS (GBR)........................................................... 30
ESQUEMA DE GBR ............................................................................................................................... 31
MATRIZ DE MARGO LÓGICO DEL PLAN ESTRATÉGICO .............................................................. 31
CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN QUE SE COMPLETARÁ DURANTE LA FORMULACIÓN DE
CADA PROYECTO ................................................................................................................................. 34
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Glosario
1. FONABE: Es el Fondo Nacional de Becas creado según Ley Nº 7658.
2. Alianzas estratégicas: Articulación de entidades administrativas en
procura de un logro común bajo la forma de ganar-ganar.
3. Centros educativos: Instituciones educativas del Ministerio de Educación
Pública, ubicadas en cada localidad del país, donde se encuentran
matriculados los solicitantes de becas.
4. Gestión Basada en Resultados (GBR): Se refiere al sistema de gestión
por resultados, basado en la obtención de objetivos por aplicación de
recursos en una organización.
5. Indicadores: Elementos de cuantificación o cualificación para medir el
avance de un proceso.
6. Instrumento financiero de transferencia de recursos: Herramienta que
permite al becado recibir el pago periódico de su beca, en el lugar
geográfico de su conveniencia.
7. Matriz de Marco Lógico (MML): Es un instrumento para la gestión de un
proyecto.
8. Mapa estratégico: Ruta crítica de un proceso de gestión para el logro
efectivo de la Misión y Visión de una organización. Es la parte fundamental
para el diseño de un cuadro de mando o Balanced scorecard.
9. Objetivos estratégicos: Son los pilares que sustentan la ejecución de un
plan estratégico y de los cuales derivan acciones o proyectos para el plazo
del plan.
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10. Oficina Central del FONABE: Es la unidad administrativa que desarrolla la
logística y aplica la tecnología para que funcionen los procesos necesarios
para el otorgamiento de una beca, dentro del sistema integral de becas.
11. Perfil de proyecto: Matriz que contiene, de manera muy resumida, los
elementos para formular un proyecto.
12. Política institucional: Las políticas son guías para orientar la acción; son
lineamientos generales a observar en la toma de decisiones sobre asuntos
que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido,
las políticas son criterios generales de ejecución que complementan el logro
de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.
13. Perfil de proyecto: Un perfil de proyecto es una descripción simplificada de
un proyecto. Además de definir el propósito del proyecto, presenta un
primer estimado de las actividades requeridas y de la inversión total que se
necesitará.
14. Proyecto:
Es
un
conjunto
de
actividades
que
se
encuentran
interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto,
calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente
definido. Es decir, tiene un principio y un fin que se encuentra ordenado en
un cronograma de ejecución.
15. Sistema integral de gestión de becas: Es el instrumento articulado de las
partes componentes para la recepción de solicitudes, aplicación del SICOB
para la aprobación o no de la beca, y finalmente el pago al beneficiario.
16. Sistema Integrado de Control de Becas (SICOB): Es la herramienta
informática que aplica los parámetros establecidos para el otorgamiento o
no de la beca.
4
Etapa final del plan estratégico
De conformidad con los términos de referencia, el CICAP de la Universidad de
Costa Rica, ha servido de facilitador en un proceso para la formulación de un plan
estratégico participativo. Con esta última entrega, se cumplen las etapas
programadas: diagnóstico, marco filosófico y plan estratégico.
Este proceso se realizó con la participación de casi todo el personal, lo cual es
altamente significativo, pues no es lo usual aún en entidades de tamaño reducido
como es el caso; ahora continua la etapa de formulación de los proyectos
considerados prioritarios, lo cual no debe tardar más de unos pocos meses, para
entrar de lleno en la ejecución del plan a partir de 2014.
Cabe mencionar al respecto, que durante el tiempo de la formulación de los
proyectos es altamente deseable la ejecución de ciertas actividades que se
consideran importantes de tratar desde ahora mismo, por el impacto que tendrán
en el éxito del plan estratégico y porque en algunos casos, son una especie de
requisito, como se verá más adelante, para otros proyectos.
Es oportuno reiterar, que el plan estratégico es el inicio de un “camino largo”, que
pretende alcanzar una Visión con el fin de ofrecer el mejor servicio a la sociedad,
dentro de su ámbito de acción, en este caso, el otorgamiento de becas.
El diagnóstico se entregó a la Junta Directiva el 4 de abril y fue recibido en la
sesión ordinaria No. 7, de ese mismo día, con la recomendación de hacer algunas
variaciones, las cuales se realizaron y presentaron oportunamente. Realizado el
diagnóstico, se trabajó con la Junta Directiva y el personal en la definición del
marco filosófico de la organización, lo cual se realizó en una serie de sesiones,
que culminaron con un día completo dedicado a la escogencia de los valores, los
cuales fueron decididos mediante un proceso de votación por parte del personal.
Al efecto, dicho marco quedó de la siguiente manera:
5
Marco Filosófico de la organización
Misión:
“Otorgamos becas a estudiantes de escasos recursos, con el fin de
apoyarlos en la permanencia dentro del sistema educativo nacional”.
Visión:
“Atenderemos la demanda efectiva, con desarrollo tecnológico y un trabajo
articulado con los centros educativos y las redes de colaboración”.
Valores:
 Compromiso: como funcionarios, nos involucramos al máximo en nuestra
labor, poniendo todas nuestras capacidades para llevar a cabo una
actividad o proyecto y, de este modo, aportar con nuestro esfuerzo al
óptimo funcionamiento de la institución.
 Responsabilidad: es nuestro compromiso, consciente y congruente de
cumplir integralmente con la finalidad de la institución tanto en lo interno
como en lo externo, demostrando respeto por la gente, los valores éticos y
la sociedad, contribuyendo así a la construcción del bien común.
 Servicio: es el uso de todos los recursos disponibles, de una manera eficaz
y eficiente, con el objeto de ponerlo a disposición de otros para lograr
satisfacer las necesidades de los usuarios. Esto significa ofrecer una alta
calidad a la hora de atenderles sus demandas de servicios.
 Respeto: es el reconocimiento, la aceptación y la valoración de las
cualidades de todas las personas que trabajan en la organización y de las
que solicitan sus servicios.
 Transparencia: es nuestra capacidad de mostrar públicamente la
información y actividades que FONABE realiza, sabiendo que cada
6
funcionario y funcionaria actúa desde los valores de la honradez,
compromiso y responsabilidad
La Misión se encuentra en línea con lo establecido en la normativa que rige a la
organización, siendo esa su razón de ser, y en cuanto a la Visión, esta forma parte
de un anhelo de cobertura efectiva, en vez de demanda efectiva, pero, para tal
efecto, es preciso que se lleve a cabo toda la transformación establecida en el
plan estratégico, para cuando, será prudente hacer una nueva revisión del mismo
con el objetivo de enmarcarse en un campo de mayor efectividad con la sociedad.
Con base en los elementos fundamentales de la institución, se identificaron
objetivos a lograr en un período que abarca hasta el 2018, con la idea, incluso, de
concluir antes, dada su problemática estructural, la cual obliga a realizar una
transformación profunda en un mediano plazo, con el fin de cumplir la Misión para
la que ha sido creada.
En ese sentido, la Visión juega un papel destacado pues de eso dependerán los
logros futuros de la institución, en su aporte a la sociedad; ahora, se atenderá la
demanda efectiva con el fin de dar respuesta a las solicitudes de las comunidades
escolares, como se mencionó antes, pero, posteriormente, conforme se consolide
el plan estratégico, deberá darse una cobertura efectiva, en el sentido de atender,
según la razón de ser de la organización, a quienes verdaderamente necesiten la
beca.
Objetivos estratégicos del Plan
Sus tres grandes objetivos durante el período del plan, son:
A. El desarrollo tecnológico, toda vez que su accionar requiere de una
plataforma robusta que facilite atender a la gran cantidad de demanda, pero
sobre todo que propicie la cobertura efectiva de la población con verdadera
necesidad de la beca.
7
B. El desarrollo del talento humano, con el fin de conseguir una gestión
excelente de sus procesos y así brindar un servicio optimo a la población
meta, al mismo tiempo que se procura, cada vez más, dar una cobertura
efectiva mediante un proceso de investigación socioeconómico.
C. Alianzas estratégicas efectivas, en el sentido de que se trabaje como
verdaderos “socios” y no como en la actualidad, cuyo el resultado es
simplemente, el traslado de demanda. Además, esto pasa por el logro de
un efectivo apoyo político para tomar una serie de decisiones en asocio con
otras instituciones públicas.
Sin embargo, se requiere una transformación del actual sistema de gestión de
becas, que responde a la operatividad de FONABE, cuyas oficinas centrales sólo
disponen de 50 personas para realizar todo un trabajo de recepción y revisión de
demanda, (la cual, en un porcentaje aproximado al 40% viene de forma deficiente)
digitación y, finalmente, enviarla al SICOB para su proceso de asignación y pago.
Visto el otorgamiento de becas como un sistema integral desde los centros
educativos hasta la etapa final de transferencia de recursos a los beneficiarios,
este deberá operar como se observa en el siguiente gráfico y cuyos elementos se
derivan del diagnóstico realizado:
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Esta nueva forma de operar el FONABE, se fundamenta en el trabajo efectivo
desde el origen de las solicitudes de beca, es decir, en los centros educativos; en
esta instancia se deberá realizar el trabajo de comunicación, para lo cual se
dispondrá de las herramientas adecuadas, según las medidas pertinentes para
cada ocasión, al mismo tiempo que se ofrecerá la colaboración para que los
formularios sean debidamente completados, de tal forma que sólo se requiera su
incorporación al SICOB (Sistema Integrado de Control de Becas), para que realice
todo el proceso de recepción documental y entrega de la beca.
Para la gestión del sistema integral de gestión de becas de FONABE se han
diseñado una serie de políticas, como se verá más adelante, que serán los
lineamientos generales para la ejecución del plan estratégico.
9
Nueva posición de los centros educativos
Tal como se ha señalado, los centros educativos tendrán un papel más
preponderante dentro del FONABE, toda vez que en ellos estará centrada, en un
principio, la atencion de la demanda local y, más adelante, cuando se den las
condiciones de accesibilidad al SICOB, el logro de la demanda efectiva planeada,
para cuyos efectos se dará la capacitación necesaria y así realizar la gestión de su
proceso, que incluye, entre otros:

Comunicación de los planes de becas.

Indicación de cómo accesar y completar los formularios en la página web.

Colaboración a los solicitantes en caso de requerirlo, para llenar los
formularios y conseguir la información requerida.

Envío de la información al SICOB quien determina la viabilidad de la beca,
mediante los parámetros establecidos.

Los solicitantes encontrarán la resolución en la página web de FONABE, y
el centro educativo también podrá ayudar en la atención de esta función, en
caso de requerirse.

Corroboración.
Requerimientos:

Aplicación de la línea estratégica de acción Nº 5 del Ministerio de
Educación, que al efecto dice: ”Garantizar el derecho a la educación
mediante instrumentos de equidad que permitan avanzar hacia la cobertura
universal en preescolar, primaria y secundaria. Esto exige financiar
adecuadamente e integrar en forma eficiente los programas de equidad y
utilizarlos para compensar el efecto de las diversas desigualdades sociales,
económicas, étnicas, culturales, de género y de otros tipos que limitan el
acceso en igualdad de oportunidades al sistema educativo”.
10

Establecer lineamientos con el fin de que los centros educativos actúen
articuladamente con la Oficina Central, con el fin de otorgar oportunamente
la beca.

Alianzas estratégicas en las localidades para la colaboración con los
solicitantes y con el encargado de becas del centro. Para conseguir estas
alianzas será preciso coordinar con organizaciones de la sociedad civil,
como scouts, trabajo comunal de los educandos, asociaciones de
desarrollo, familias, iglesias, etc. Debe entenderse que en localidades con
pocos estudiantes, este trabajo relativo a las becas, por ser de menor
volumen, lo podrá realizar en su totalidad el encargado de becas.
Nuevas funciones de la oficina central de FONABE
En las oficinas centrales, se tendrá la plataforma tecnológica y una función de
investigación sobre la realidad nacional relacionada con el proceso de
otorgamiento de becas, así como la coordinación con los entes que entregan el
producto final, en este caso, con la organización que brinde el servicio más
oportuno dentro de costos razonables de mercado y que contemple las
condiciones requeridas por los beneficiarios.
Adicionalmente, tendrá a cargo toda la logística para la efectividad del proceso de
otorgamiento de becas y la coordinación con los centros educativos y los aliados
estratégicos para el financiamiento y los beneficios adicionales de los becados.
Esto implica una organización con las mejores competencias de gestión, con
procesos eficientes y eficaces y, con una capacidad de respuesta muy oportuna,
que le permita generar un valor público y político muy alto.
La Oficina Central, tendrá a cargo toda la programación relativa al FONABE y su
operatividad, desde el período de recepción, el flujo de caja y los momentos
11
críticos de éxito del mismo, hasta el movimiento financiero final para la entrega de
las becas, para lo cual se tendrá plena coordinación con los centros educativos,
tanto físicamente como por medio de la página web y otras formas efectivas de
comunicación.
Para que el FONABE opere de manera óptima, el cumplimiento de los objetivos
deberá tener un grado de avance muy importante y con un mantenimiento y
actualización oportunos.
Requerimientos:

Plataforma tecnológica robusta

Alto desarrollo del talento humano

Sólidas alianzas estratégicas
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Los pilares de la estrategia y
la relación con la Visión y la Misión
RRHH
TEC
Alianzas
estratégic
Procesos
Para lograr la Misión y la Visión se tienen dos grandes pilares: tecnología y
recursos humanos, con las alianzas estratégicas de manera transversal y los
procesos eficientes sosteniendo la organización. Lo que esto significa es que todo
deberá estar articulado efectivamente para conseguir los resultados que el plan
estratégico se ha planteado.
Lo que se desea, en resumen, es tal como puede observarse en el siguiente
esquema ( sin que tenga un orden determinado cada una de las variables):
13
Un sistema de otorgamiento de becas: ruta para el plan estratégico
Mañana: A
• HOY
•
Es una organización
Con una serie de debilidades, cuyas fortalezas
No le permiten dar becas de manera satisfactoria.
–
–
–
–
–
Entonces
debe tener
Desarrollo e
innovación
Desarrollo del
talento
humano
Pensamiento
estratégico e
indicadores de
Desarrollo de desempeño.
procesos
Control
efectivos y
estratégico
Desarrollo de (gestión
tecnología.
estratégica)
Excelencia y
anticipación
Sistema
de
transferen
cia de
recursos
efectivo y
oportuno
Alianzas
estratégicas.
Un
adecuado
proceso de
investigación
socioeconómico
de la
población.
–
–
–
Tendrá sostenibilidad financiera
Tendrá un nuevo marco político (normativa)
Estará desconcentrada (trabajará como un
sistema integrado: Centros EducativosOficina Central-Sistema de pagos)
Será una organización eficiente y eficaz, por
medio de procesos actualizados y con el
mejor de uso de la tecnología (suficientes
Recursos. Tecnológicos)
Su personal tendrá un sentimiento de
pertenencia y orgullo laboral
Posicionado dentro de las políticas de acceso
y pertenencia en el sistema educativo de los
niños y jóvenes con menos oportunidades y,
promoviendo la movilidad social
Con una orientación de satisfacción de las
expectativas
y
necesidades
de
los
estudiantes con menos oportunidades
Con impacto social más demostrable
•
Básicamente, lo que se busca es
una organización efectiva y con
impacto social que cumpla su
Misión y Visión
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Para que eso suceda se deberá realizar un trabajo programado, según se
observará más adelante, como causa y efecto, en el respectivo mapa estratégico.
Cada uno de los objetivos se compone de un grupo de metas a cumplir, que son
necesarias pero no suficientes pues el conjunto es el que da integralidad, toda vez
que cada una de ellas por sí solas no es suficiente para cumplir la Visión al 2018.
Lo que está implícito en este proceso, es la necesidad de una actitud asociada al
cumplimiento de los valores determinados, los cuales serán la catapulta para el
cumplimiento del plan estratégico.
Con base en lo anterior, se ha elaborado el mapa estratégico de FONABE,
mediante el cual se puede apreciar los resultados esperados durante la ejecución
del Plan. El mapa estratégico es una relación de causas y efectos, que viene de
los hallazgos del diagnóstico, y que permite observar la forma en que se irá
desarrollando la ejecución y los resultados que se estarán dando
Cada una de las perspectivas tiene su razón de ser, según está planteada la
pirámide de ejecución, partiendo de una base de fortalecimiento de la organización
para la adecuada formulación y gestión de sus procesos. Las dos primeras
perspectivas afectan a lo largo y ancho de la organización, pues se requiere una
integralidad de fortalecimiento para conseguir los resultados.
Es preciso un proceso de traslado de competencias a todo el personal con el fin
de fortalecer el talento humano, para que, trabajando en equipo, genere resultados
oportunos y eficientes de sus procesos.
Como
complemento
indispensable,
deberá
conseguirse
una
plataforma
tecnológica robusta, ágil y absolutamente integrada, dentro del nuevo sistema de
gestión de becas de FONABE, es decir, desde los centros educativos hasta el
centro de pagos, facilitando todo el proceso de logística que conlleva.
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Mapa estratégico de FONABE
Misión: Otorgamos becas a
estudiantes de escasos
recursos, con el fin de
apoyarlos en la
permanencia dentro del
sistema educativo nacional
Visión: “Atenderemos la
demanda efectiva, con
desarrollo tecnológico y un
trabajo articulado con los
centros educativos y las redes
de colaboración”
Unidades Administrativas afectadas: TEC. Financiero, Administración
General y J D, Otorgamiento de becas
Beneficiarios
satisfechos
Fortalecidas
las finanzas
Articulaci
ón
Desarro
llo de C
E
CE-O C-
Pensamie
nto y
Desarroll
o de Tec
 Compromiso
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Desarrol
lo de
Excelenc
ia e
Trabajo
en
Desarr.
de Clima
organ.
 servicio
Investig
a-
Desarrol
lo de
Efectiva
atención
Alianzas
estratégi
 Respeto
 transparencia
¿Cómo se desarrollará el plan estratégico?
Cada uno de los objetivos estratégicos tiene a su vez una serie de metas que
debe cumplir para su logro; esto se observa en los perfiles de proyecto que se han
elaborado, y que, una vez definida su prioridad, deberán ser formulados y
ejecutados.
16
Tomando en cuenta, que es materialmente imposible ejecutar todas las
actividades a la vez, tanto por los costos, como por que los recursos humanos y
físicos no estarán disponibles, sino conforme avance el proceso, estas iniciativas
conforman el plazo del plan, pero con la idea de que en poco tiempo se disponga
de los elementos que favorezcan una mejor gestión, aun cuando no se hayan
completado etapas. El FONABE debe conseguir en poco tiempo una mejora en
sus procesos y por esa razón se ha contratado ya dos consultorías que vienen a
coadyuvar en la ejecución del plan: una consultoría que viene a mejorar la
articulación entre Ultimus y SAP dentro del SICOB y, otra para la mejora de los
procesos.
Como se espera que esas dos consultorías estén concluyendo su etapa de
ejecución hacia diciembre de 2013 y junio de 2014, en el ínterin se podrá dar
énfasis en el desarrollo organizacional, mediante la formulación de los proyectos y
el inicio del fortalecimiento del capital humano con algunas charlas motivacionales.
Estas consideraciones anteriores conllevan a que el plan estratégico se estará
ejecutando de pleno a partir de 2014, aunque se haya comenzado algunas etapas,
durante el año 2013.
El cronograma establecido para el inicio de la ejecución es el siguiente:
2013 (establecimiento de requisitos para la ejecución)

Formulación de los proyectos: Comunicación interna y externa,
Desarrollo del Talento Humano, opciones para mecanismo financiero de
transferencia de recursos a los becados y Alianzas estratégicas.

Se continúa mejorando y ampliando el sistema informático.

Se inicia la consultoría para actualizar los procesos de acuerdo al plan
estratégico.
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
Detección de necesidades de capacitación, e inicio parcial del programa
de capacitación y traslado de competencias.

Una introducción al fortalecimiento del talento humano en disciplinas
estratégicas, como negociación, liderazgo y trabajo en equipo.

Determinación de los requerimientos logísticos en los centros educativos
para la articulación dentro del proceso de gestión del FONABE.
2014

Los proyectos se inician y se fortalecen los programas para el logro de
mejoramiento del talento humano, y las disciplinas estratégicas
mencionadas anteriormente.

En junio-julio, se concluye con la estabilización de la herramienta
SICOB, para que el uso de los módulos y funcionalidades de ÚLTIMUS
y SAP estén adecuados al personal.

Se inicia la articulación informática de los centros educativos con la
oficina central de FONABE, mediante el desarrollo de la interfase y un
plan piloto para el 2014 en varios centros educativos, por sectores
geográficos, con la meta de que en el 2015 se pueda iniciar la cobertura.

Se inicia de pleno la ejecución de los proyectos, con la meta de que, en
dos años más tendría una organización completamente moderna,
efectiva y con una imagen muy diferente dentro del sector social.
2015 y siguientes, se completa el proceso, realizando las evaluaciones y
modificaciones requeridas.
18
Perfiles de proyectos
Como parte fundamental del proceso de planificación estratégica, el personal se
capacitó para elaborar los perfiles de proyecto que deberán ejecutarse durante el
período del plan. En este aparte se presenta el trabajo realizado, cuya
continuación se da con la formulación posterior de los mismos.
Los indicadores se muestran en la matriz de marco lógico, que no estaba
programada, pero que es muy oportuna para facilitar el proceso que sigue, de
ejecución: esta matriz se estará aplicando en la formulación de los proyectos. Con
la Dirección Ejecutiva se definieron los perfiles que deberán aplicarse de
inmediato, pero quedan, como es previsible, algunos más para desarrollar de
manera posterior.
En línea con lo anterior el CICAP diseñó una capacitación, según los términos de
referencia, con el fin de crear una coalición rectora que dará seguimiento a la
ejecución del plan estratégico y sobre todo para el establecimiento de los perfiles
de referencia y la subsiguiente formulación de proyectos. Así, fueron capacitadas,
9 personas, dentro de los cuales se encuentran 3 jefaturas y las otras se
designaron por la percepción de liderazgo, que se tiene de ellas.
El
proyecto
sobre
mejoramiento
de
clima
organizacional
se
formulará
directamente, a partir de los resultados del diagnóstico sobre el clima en FONABE,
que se obtendrá de la “CONTRATACIÓN DIRECTA Nº2013 CD-000020-00001,
CONTRATO–00004 para la consultoría: “Fortalecimiento Organizacional del
FONABE”. Esa formulación se realizará en el segundo semestre de 2013.
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Perfil de Proyecto: Comunicación interna y externa
Objetivo
Lograr una efectiva
comunicación
internamente y con el
exterior, del sistema
FONABE
Metas
(Anexar
cronograma
para el periodo
completo)
Costos y fuente
de
financiamiento
asegurado
Hacer un plan
piloto(3-4 meses)
(Enero a abril
2014)
Ejecutar
el
proyectos
(2
años porque se
requiere
un
cambio
de
cultura)
(A
partir de junio
2014)
Responsable
(Nombre de la
persona a cargo del
proyecto)
Necesidad de
alianzas con otras
unidades u
organizaciones
Julio Esquivel
MEP, PANI, Redes de
Colaboración
Supuestos
(Elementos necesarios para
que se dé el proyecto)
200 millones
20
Perfil del Proyecto: Desarrollo del Talento Humano
Objetivo
Lograr un efectivo
cumplimiento de los
fines institucionales
mediante
el
desarrollo del talento
humano
en
su
potencial técnico y
profesional.
Metas
(Anexar cronograma
para el periodo
completo)
Costos y fuente de
financiamiento
asegurado
Formular el proyecto.
(3 MESES) (A partir de
setiembre 2013)
Financiamiento del
presupuesto.
Preparación
y
ejecución
de
un
programa
de
sensibilización para el
trabajo efectivo en los
procesos del FONABE
(5 MESES) (A partir de
agosto 2013). Nota:
Esta etapa es previa a
la
ejecución
del
Programa
de
Desarrollo del Talento
Humano.
Financiamiento del
presupuesto.
Responsable
(Nombre de la
persona a cargo del
proyecto)
Necesidades de
alianzas con otras
unidades u
organizaciones
Supuestos
(Elementos
necesarios para que
se dé el proyecto)
No aplica
Karla Cubero
Karla Cubero
Proceso de
Contratación con
Proveeduría
Institucional
No aplica
21
Perfil de Proyecto: Opciones para mecanismos financieros de transferencia de
recursos a los becados.
Objetivo
Metas
(Anexar
cronograma
para el periodo
completo)
Costos y fuente
de
financiamiento
asegurado
Responsable
(Nombre de la
persona a cargo del
proyecto)
Necesidad de alianzas con
otras unidades u
organizaciones
Supuestos
(Elementos necesarios para
que se dé el proyecto)
Fácil recepción
del pago de la
beca, por parte
de
los
beneficiarios.
Negociación
y
firma de convenio
para establecer
de un sistema de
transferencia de
recursos
(4
meses) (A partir
de agosto del
2013)
Comisión de pago
Gabriela Barahona
Entidad financiera
seleccionada
No hay conflicto con actual
transmisor de recursos
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Perfil del Proyecto: Alianzas estratégicas
Objetivo
Metas
(Anexar
cronograma para el periodo
completo)
Costos y fuente
de financiamiento
asegurado
Responsable (Nombre de
la persona a cargo del
proyecto)
Necesidades de
alianzas con otras
unidades u
organizaciones
Supuestos
(Elementos
necesarios para
que se dé el
proyecto)
15 000 000 colones
Emilie Baltodano
Instituciones públicas
y privadas.
Fortalecimiento de
la Rectoría Política
del MEP.
Formular plan de negociación
para el establecimiento de
alianzas
estratégicas
con
institucionales público y privado.
(3meses)
Fortalecimiento
del
sistema
de
becas
mediante efectiva red de
colaboración.
Definición del equipo negociador
y capacitaciones en materia de
negociación y resolución de
conflictos.
(Seis meses)
Fortalecimiento
de
las
competencias de negociación.
(1 año a partir de la capacitación
inicial)
Requisito para el inicio de
nuevas negociaciones: Cumplir
en tiempo y forma con los
informes externos. (Trimestral,
semestral).
(A partir del uso
adecuado del SICOB).
23
Perfil del Proyecto: Alianzas estratégicas
Fortalecer
las
alianzas
estratégicas vigentes con el fin de
lograr una eficaz articulación
intra-interinstitucional.
(De
manera permanente a partir del
personal capacitado
y uso
adecuado del SICOB)
Gestión de nuevas Alianzas
Estratégicas.
(De manera
permanente a partir del personal
capacitado y uso adecuado del
SICOB)
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Políticas institucionales
La formulación del plan estratégico concluye con la emisión de las políticas de
ejecución, las cuales se deberán completar con las políticas del Ministerio de
Educación, con la finalidad de hacer posible la articulación sistemática de los
centros educativos en todo el proceso de otorgamiento de becas.
Las políticas son los grandes lineamientos dentro de los cuales se estará actuando
en cada una de las áreas a que se refieren: son genéricas y concisas, pero su
aplicación es fundamental para la ejecución del plan estratégico.
Las políticas se han elaborado a partir de las sesiones de trabajo con el personal y
refleja las necesidades de orientación para que la organización consiga pronto un
alineamiento en el quehacer operativo y estratégico.
Desde el punto de vista teórico, algunos autores incluso llegan a señalar que el
proceso de gestión debe basarse en su ejecución de las políticas como eje
estratégico, razón por la cual se está concluyendo este trabajo con su formulación.
Durante el proceso de formulación de los proyectos del plan podría incluso
volverse a revisar estos enunciados con el fin de comenzar el año 2014 con las
definitivas y actuar en consecuencia.
De Recursos Humanos (RRHH)
 El desarrollo del talento humano tendrá como base el mejor clima
organizacional y el mejor proceso de transferencia de competencias.
Para ello, habrá un comité de clima que medirá regularmente el
estado del mismo, y la unidad de desarrollo del talento humano
tendrá, permanentemente, un programa de transferencia de
competencias, con base en la actualización de la detección de
necesidades.
25
De Tecnología
 FONABE, dispondrá de la tecnología necesaria para la articulación
de todo el sistema de becas y la atención efectiva de los
beneficiarios. El SICOB dará acceso a los centros educativos y a las
familias de cada localidad con el fin de que puedan ejercer la
demanda de becas.
 Los directores de cada área del FONABE deben desarrollar una
división de roles y responsabilidades que reduzca la posibilidad de
que un solo individuo afecte un proceso crítico dentro del FONABE,
considerando la legislación aplicable.
 La tecnología de la organización estará al servicio de su política de
calidad.
De alianzas estratégicas
 FONABE, mantendrá un sistema de alianzas estratégicas efectivo,
mediante un comité de alianzas, conformado por 5 personas (3
titulares y 2 suplentes) que serán los responsables de mantener
activas las alianzas y articular funciones pertinentes para que los
aliados puedan desarrollar su labor dentro de la alianza, así como
ofrecer la mayor colaboración para la efectividad de la misma. Esto
significa que ese comité conocerá la organización de los aliados,
como si trabajaran para ella.
De investigación
 FONABE tendrá el mayor conocimiento sobre su población meta,
mediante la investigación permanente en las localidades, para lo cual
se establece una unidad responsable de esas tareas, que deberá
trabajar
en
asocio
con
las
principales
organizaciones
de
26
investigación social a nivel nacional, de tal manera que se establezca
una red colaborativa sobre los temas de interés para la organización
 FONABE establecerá regularmente los criterios para sus programas
de becas, con el fin de atender las variaciones que el desarrollo del
país requiera, según los resultados de las investigaciones conjuntas.
De procesos y trabajo en equipo
 Los procesos establecidos por la organización deberán generar
resultados de alta calidad, con eficiencia y eficacia. El trabajo en
equipo y el trabajo para el equipo, será elemento fundamental para
que los beneficiarios reciban un servicio excelente y oportuno.
 En la línea anterior, habrá un traslado de conocimientos del
quehacer de cada una de las unidades administrativas, con el fin de
que todas las personas de FONABE, sepan qué se hace en cada
una de ellas.
De articulación con los centros educativos
 FONABE es un sistema articulado de otorgamiento de becas, de
conformidad con su misión, cuyo proceso se inicia en los centros
educativos, para lo cual recibirán todo el apoyo tecnológico y de
logística, trabajando de manera monolítica con la oficina de San
José, y con el medio de transferencia de recursos.
27
De adquisiciones
 FONABE
dará
un
trato
igualitario
y
transparente
en
las
contrataciones para la adquisición de bienes y servicios, en línea con
los valores establecidos; para ello realizará visitas por parte de sus
funcionarios a las instalaciones de los potenciales oferentes, con el
fin
de
solicitar
cotizaciones
preliminares,
asistir
a
ferias,
exposiciones, conferencias, en fin todo aquello que de manera
transparente genere un conocimiento para las bases técnicas. Se
dejará constancias por escrito de todas estas actuaciones, con el fin
de documentar todo el proceso.
 Con la información anterior, se realizará el estudio de mercado, con
el fin de conseguir los bienes y servicios que se constituyan en la
mejor alternativa para la organización.
28
De calidad
 Somos un equipo de trabajo, conformado dentro de un sistema
efectivo para el otorgamiento de becas, basado en los siguientes
valores institucionales:
● Compromiso
● Responsabilidad
● Servicio
● Respeto
● Transparencia
 Además de: Diligencia para la oportunidad en el servicio
De comunicaciones
 FONABE desarrolla un proceso de comunicación interno y externo,
mediante una comunicación abierta y veraz, cuyo fin es mantener
informado a todo su personal sobre el quehacer de la organización y
aplicar un sistema de comunicación permanente con el exterior, con
el fin de transmitir sus actividades en materia de becas y que estas
puedan ser aprovechadas de la mejor manera por su red de
colaboración.
 Para el logro efectivo de la comunicación, se utilizarán todos los
instrumentos tecnológicos disponibles, así como la conformación de
un comité que permitirá alinear el discurso de la institución a sus
objetivos y, por otro lado, que se establezcan los vínculos necesarios
con sus audiencias claves para asegurar su viabilidad.
29
Cuadro de Gestión Basada en Resultados (GBR)
GBR (gestión basada en resultados) es una forma de gestión que busca trabajar
por objetivos, con el fin de conseguir un impacto nacional y un efecto institucional,
a partir de las acciones y los productos que la organización genera. Como puede
apreciarse en la figura más adelante, el impacto final del plan estratégico es llegar
a tener una cobertura efectiva, es decir, dar las becas a quien verdaderamente las
ocupa, como se dijo anteriormente, dado que en la actualidad, por problemas de
procesos, podría tenerse algunas “filtraciones”.
El plan nacional de desarrollo vigente impulsa su aplicación, con el fin de
conseguir un verdadero impacto con el gasto público. En esta oportunidad, el
mejor aprovechamiento de los recursos se genera con la cobertura efectiva y no
con la cobertura de la demanda como tal.
No es muy extendida su forma de trabajo, pero el plan estratégico que se ha
elaborado tiene la línea de esta forma de gestión, toda vez que FONABE debe
conseguir un impacto verdaderamente impresionante, dentro del sistema
educativo nacional. Así, todo el quehacer de la organización se debe enfocar a la
realización de acciones y la generación de productos conducentes al máximo
aprovechamiento de los recursos por parte de los beneficiarios.
30
Esquema de GBR
Impacto:
1. Sistema de becas atiende cobertura efectiva
2. Crecimiento del sistema nacional de becas
3. Beneficiarios satisfechos por la articulación institucional
Efecto:
1. Trabajo articulado en todo el sistema de becas
2. Efectividad de manejo de los procesos
3. Mayor aprovechamiento de los recursos públicos
Producto:
1. Conectividad del sistema integral de becas
2. Alto talento humano para la gestión de los productos de becas
3. Trabajo conjunto efectivo con otras organizaciones
Actividad:
1. Desarrollo tecnológico
2. Desarrollo del talento humano
3. Alianzas estratégicas
Matriz de margo lógico del plan estratégico
Por su parte, la matriz de marco lógico es un instrumento para la ejecución de
proyectos, de fácil manejo y contiene la información requerida para pasar a la
gestión. Es muy utilizada en los convenios con organismos internacionales, por lo
que la aplicación futura en FONABE podrá ser conveniente, en caso de requerirse
algunos recursos externos o incluso para uso interno en el país.
31
Matriz de Marco Lógico
Ítem
Objetivo
general
Fuente de
verificación
Elemento del ítem
Indicadores
1. Sistema de becas
efectivo
2. Mayor
cobertura
efectiva
3. .Beneficiarios
satisfechos por la
articulación
institucional
4. Tiempo de duración
desde la solicitud
presentada hasta la
entrega de la beca
5. Cobertura
efectiva/
demanda
6. Índice de satisfacción
Informes
MIDEPLAN,
Contraloría
Ministerio
Educación
1. Índice de calidad del
proceso
2. Número
de
beneficiarios
/demanda efectiva
3. Recursos ejecutados/
recursos asignados
Informes del
Ministerio de
Educación y del
MIDEPLAN
Nuevo modelo de
FONABE
ampliamente
aplicado en las
comunidades del
país
Conectividad del
sistema integral de
becas
2. Efectividad de manejo
de los procesos
3.
Trabajo conjunto
efectivo con otras
organizaciones
1. Índice
de
conectividad
del
SICOB
2. Oportunidad
de
atención/demanda
3. Índice de satisfacción
de los aliados
Memoria anual de
FONABE y Auditoría
interna
Personal capacitado
y aplicando
efectivamente el
SICOB
1. Desarrollo tecnológico
2. Desarrollo del talento
humano
3. Alianzas estratégicas
1. Grado de eficiencia
del SICOB
2. Índice de percepción
de los beneficiarios
3. Número
de
organizaciones con
alianza / número de
organizaciones con
que se coordina
Informes de las
unidades
administrativas del
FONABE
1. Recursos
asignados
2. Personal
aplicando la
mejor tecnología
3. Cumplimiento de
compromisos
desde FONABE
de
La
el
de
Un sistema nacional
de
becas
con
amplios
recursos
tecnológicos y un
alto desarrollo del
talento humano.
1
Objetivo
específico
.Trabajo armonizado
desde el origen de la
beca
hasta
la
transferencia
del
recurso
2. Personal altamente
capacitado para la
gestión
de
los
diferentes productos
de FONABE
3.Mayor
aprovechamiento de
los recursos públicos
y
Supuestos
1.
Resulta
dos
Actividades
32
La matriz de marco lógico no muestra por ahora, todas las actividades a
desarrollar, lo cual se completará, una vez formulados los proyectos, en cuya
oportunidad se desglosarán las actividades y se incluirá el respectivo indicador en
este instrumento o, en la matriz del cuadro de mando integral, que se deriva del
mapa estratégico.
En todo caso, para la ejecución del plan estratégico es absolutamente necesario
contar que un instrumento que facilite esa actividad. Para proyectos, la matriz de
marco lógico es más apropiada y GBR lo es para la ejecución del plan, así como
también lo puede ser el cuadro de mando, del cual ya se tiene el mapa
estratégico.
33
Cronograma de ejecución que se completará durante la formulación de cada proyecto
Año/
Actividad
Año 2013
Indicadores
Mejoramiento del
SICOB/
X
Funcionarios
manejan bien
SICOB
Sensibilización para la
ejecución del plan:
plan de capacitación
X
Personal
trabajando en
equipo
Formulación de
proyectos
X
5 proyectos
formulados
Consultoría sobre
procesos
X
Consultoría
terminada
Revisión del clima
organizacional e inicio
del proceso para
mejorarlo
X
2014
2015
2016
2017
2018
SICOB favorece la
efectividad de FONABE
Se establece y aplica un
proceso para mejorar el
clima
Inicio de ejecución de
proyecto sobre talento
humano
30% del personal en
proceso de mejora
Inicio de proyecto de
comunicación
Diseño y puesta en
práctica de proceso
Se inicia cambio de
institución para
transferencia de
recursos
Formulación de
proyecto y gestión con
entidad financiera
80% del
personal ha
recibido un
proceso de
mejora
Proceso de
comunicación
efectivo
Nuevo
proceso de
transferencia
de recursos
Sistema de
transferencia
trabaja de
manera
efectiva
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Año/
Actividad
Proyecto de
articulación con los
centros educativos
Proyecto de alianzas
estratégicas
Año 2013
X
Indicadores
Levantamiento
de requerimientos de logística
en los centros
educativos
Grupo líder en
proceso
de
capacitación
2014
Desarrollo de la
interfase
2015
Plan piloto
ejecutado
2016
40% de
accesibilidad con los
centros
educativos
2017
100% de
conectividad
con centros,
trabajando
eficazmente
2018
FONABE
trabaja como
sistema
articulado según
plan estratégico
Fortalecidas las alianzas
actuales y nuevas en
proceso, de manera
continua
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