Comprar versus Crear

EMPRESAS EN MOVIMIENTO
Comprar versus Crear
1. EL GRAN DEBATE
En la actualidad uno de los mayores debates tecnológicos en las empresas es cómo implementar mejores soluciones móviles en terreno. ¿Se deben crear y mantener estas soluciones internamente o el
camino a seguir son soluciones móviles creadas previamente y envasadas?
Las soluciones móviles para empresas continúan
desarrollándose a una velocidad impresionante. Los fabricantes de dispositivos y las marcas tras los principales
sistemas operativos están dotando a los trabajadores
en terreno con cada vez más herramientas, además del
acceso a smartphones y tablets. Esto ha provocado que las empresas estén barajando la mejor manera
de maximizar lo que su fuerza laboral puede hacer en
terreno.
El desafío para toda empresa es claro: proporcionar a sus
trabajadores las mejores y más eficientes herramientas
móviles posibles. De lo contrario, es casi seguro que para
cada empresa que piensa en implementar una solución
móvil, hay firmas de la competencia que consideran tomar
las mismas decisiones.
Sin embargo, es importante diferenciar entre las
soluciones
móviles
que
estamos
considerando.
A medida que las soluciones de movilidad continúan su rápida expansión entre las compañías, es
posible definir varios requerimientos únicos. Si bien las
empresas
pequeñas
pueden
requerir
solo
una
solución, las empresas más grandes pueden requerir
varias soluciones únicas, envasadas y hechas a pedido,
incluyendo aplicaciones móviles para comercialización y
retención.
Crear para B2C
Usualmente, las empresas que buscan crear
aplicaciones móviles B2C (Business to
Consumer o del negocio al consumidor)
quieren entretener, comercializar y conectarse de manera íntima con sus clientes. Esta
implementación de aplicación móvil requiere
una estrategia y una solución única y dirigida.
Por ejemplo, a una compañía de bebidas que
busca crear una aplicación de juego móvil
interactivo único le resulta mejor tomar el
camino de la creación. Para realmente realizar
una experiencia de juego móvil que sea exclusiva, el desarrollo al interior de la compañía es
la alternativa clara. Esto contrasta con las soluciones disponibles comercialmente donde la
regla empírica es que si uno personaliza más
del 20 por ciento de la solución puede resultar
más eficaz -en términos de costo- construir en
vez de comprar.
Este documento se concentra en soluciones de productividad para los negocios. Compara los costos
de compra versus creación de una solución móvil multiplataforma completamente integrada para datos
intercambiados y enviados a trabajadores de la empresa en terreno y para los datos recopilados en terreno y compartidos en tiempo real con la oficina y otros miembros del equipo.
Para los encargados de informática y ejecutivos de empresas, las ventajas y las desventajas de comprar
v/s crear es algo que se debe ponderar con cuidado. La presión que reciben los encargados de informática viene desde abajo, con empleados quejándose de cuán productivos pueden ser con su propio
smartphone, y desde arriba: expectativas del directorio acerca de una estrategia móvil. Por una multitud
de razones, la velocidad de implementación de este tipo de proyectos es de 18 a 24 meses, y pueden frecuentemente sobrevivir a muchos miembros del equipo, estrategias e incluso, al gerente de informática.
Lo que compone el desafío de la estrategia móvil, en el marco del constante debate de comprar v/s
crear, es la importancia de interconectar los datos de la oficina con el terreno y los datos en terreno
con la oficina. Una aplicación móvil no puede trabajar por sí sola: debe estar conectada a la oficina para
maximizar la productividad del negocio.
Invariablemente, al final del día, todo se reduce al ROI proyectado. ¿Cuánto tiempo y dinero invierte una
empresa y qué tipo de resultados generará?
© 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados.
© 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation.
Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías.
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Con la ayuda de un experto en TIC (Tecnologías de la Información y Comunicación) comparamos las
aplicaciones envasadas personalizables como los formularios móviles ProntoForms, respecto de
aplicaciones similares creadas al interior de las empresas.
Steven Woodward es un experto internacional en estimación de TIC y gobernabilidad de computación
en la nube. Tiene más de 20 años de experiencia en estimación de software, benchmarking y valoración.
Especialista de Punto de Función Certificado desde 1994 y Analista de Calidad de Software Certificado
desde 1995. En 2010, Woodward fue elegido Director de educación y de las conferencias de Análisis de
Medición Internacional de Software junto con el Grupo de Usuarios de Punto de Función Internacional
(International Function Point Users Group), custodios de las normas de dimensionamiento funcional
ISO/IEC 20926. Esta norma se usa para cuantificar y categorizar de manera coherente la funcionalidad
de los softwares para establecer compromisos realistas, monitorear el avance y aclarar los costos de
asistencia de las soluciones. Se le pidió a Woodward analizar de manera independiente los escenarios de
comparación entre comprar v/s crear.
2. APLICACIONES PODEROSAS DISPONIBLES
Comprar versus crear no siempre ha sido un debate
candente. Antes de la reciente explosión de aplicaciones
móviles para la empresa, las compañías esencialmente se
contentaban con cualquier aplicación para consumidores
que pudieran adaptar y usar en su flujo de trabajo. Esta a
ntigua opción fue a cambio de una aplicación que pudiera
adaptarse a sus necesidades: a un gran costo de programación y gestión de proyecto.
En general, la mayoría de las aplicaciones móviles de
consumidores simplemente no son lo suficientemente
escalables para soportar un uso intenso, ya que no están
equipadas para manejar grupos o equipos, no cuentan con
herramientas de seguridad suficientes, o simplemente no
soportan el volumen del servidor de una fuerza de trabajo
empresarial.
Personalización
ProntoForms es tan personalizable como sus
clientes requieran. Además, cuenta con capacidades que incluyen:
• Un portal de gestión Web con todos los
servicios, que permite a los administradores
crear ilimitados formularios y grupos de
usuarios, gestionar permisos de usuarios, así
como visualizar y exportar informes.
• Conectividad con servicios en la nube como
Microsoft SharePoint (y SkyDrive), Google
Docs (y Drive), Box.net, Dropbox y Evernote.
Dada la simplicidad de la mayoría de los procesos de
negocio en el terreno, las empresas ahora tienen alternativas
móviles personalizables, abiertas, en constante actualización
y eficientes en términos de costo. Además no requieren
programación y se pueden implementar en cuestión de días.
• Para empresas que desean externalizar la
personalización, ProntoForms cuenta con un
equipo de Pro-Services dedicado para ayudar
a crear y personalizar formularios, incluido
logotipos de la empresa, así como salidas en
Actualmente una de las aplicaciones comerciales más
vendidas es ProntoForms, un ejemplo de una solución móvil
dirigida a empresas de cualquier tamaño, desde pequeñas y
medianas empresas hasta corporaciones.
PDF personalizadas para coincidir con las
declaraciones actuales en papel.
ProntoForms es una plataforma y aplicación móvil de
formularios que funciona con cualquier smartphone o tablet y que se conecta con cualquier sistema back office. Puede transmitir importantes datos de la oficina a los trabajadores en terreno (por
ejemplo, órdenes de trabajo) y permite a los trabajadores móviles recolectar datos (incluido firmas,
fotografías y códigos de barra) y enviar en tiempo real de vuelta a la oficina. Además, ProntoForms
también se conecta con servicios en la nube, facilitando el acceso a archivos y el intercambio de información desde el terreno.
Ya implementado en más de 1800 empresas, desde multimillonarias corporaciones hasta pequeñas y
medianas empresas, ProntoForms se puede instalar por completo en un periodo que va desde los 5 a
los 60 días.
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Considerando los diversos tamaños y tipos de empresas que usan ProntoForms y sus características
personalizadas, es una aplicación móvil ideal de usar en nuestro debate y comparación acerca de crear
v/s comprar.
ProntoForms es la mejor solución de formularios móviles en su clase. El tiempo, los recursos y el
presupuesto para crear una plataforma y aplicación similar son amplios. Sin embargo, debido a una
variedad de motivos, muchas empresas siguen convencidas de que el camino a seguir es crear.
3. ¿QUÉ IMPLICA LA CREACIÓN DE UNA HERRAMIENTA MÓVIL?
Una vez que una empresa ha identificado sus necesidades móviles, los siguientes pasos son desarrollar,
instalar, brindar asistencia y mantener la aplicación móvil creada al interior de la empresa.
Estas soluciones también incluyen el desarrollo de aplicaciones móviles usando estructuras de
desarrollo de sistema back office que requieren un conjunto de habilidades de alto nivel y un esfuerzo de
mantenimiento.
LA LÍNEA DE TIEMPO
La realidad de las empresas es que si recién están considerando el comprar o crear una solución móvil de negocio, las cartas están más o menos en contra de ellas. A medida que estas
empresas contemplan qué tipo de solución de instalación
móvil crear e implementar, otras ya tienen algo establecido.
Y es ahí donde está el desafío. Desde no tener nada a una
instalación completamente funcional, la línea de tiempo puede ser extensa e impredecible.
Definiendo lo que es
“Al interior de la empresa”
De acuerdo con el informe de 2009 del Grupo Standish, una
organización que evalúa el rendimiento del valor y proyectos
de TI, las tasas de éxito de proyectos de TI han caído a su
punto más bajo en más de una década.
Para fines de este documento, “una creación al
Las tasas de éxito de proyectos cayeron en 32 % (en tiempo,
presupuesto y funcionalidad), por causas que incluyen:
calendarios de entrega comprimidos, medición deficiente
de proyecto, requerimientos inestables, nuevas tecnologías
móviles, falta de personal técnico con experiencia y mayor
esfuerzo consumido debido a nuevos requerimientos/
riesgos de seguridad.
desarrollo. Las soluciones creadas de manera
interior de la empresa” también incluye contratar
a una empresa de desarrollo de software para
completar una parte (o todo) del trabajo de
personalizada son únicas para el negocio que las
crea. Como tales, la compañía que desarrolla o
externaliza el desarrollo es responsable de todo
desarrollo, asistencia y mantenimiento constante.
Lo esencia en las soluciones creadas de manera
personalizada es la especificidad, las
Además, el Informe 2011 de Desempeño de la Industria del
Software del International Software Benchmarking Standards
Group observó de manera similar que el desempeño había
bajado en el mercado de desarrollo de TIC.
características diseñadas cuidadosamente y,
Asimismo, de acuerdo con un artículo de Computer World
de marzo de 2011, la permanencia promedio de un Jefe de
Informática en una empresa es de un poco más de cuatro
años. Si bien esta permanencia ha aumentado ligeramente,
todavía habla a gritos sobre la potencial inestabilidad que
involucra llevar a cabo una creación.
creada desde cero puede tomar mucho tiempo.
frecuentemente, prueba y error. Como resultado,
la línea de tiempo para la instalación
completamente funcional de una aplicación móvil
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“Las instalaciones de soluciones comparables con
ProntoForms toman de 5 a 60 días, aunque los desarrollos tradicionales de funcionalidad similar toman de 12 a 16
meses, en el mejor de los casos,” explicó Steven Woodward.
Más aún, en el caso de soluciones móviles que requieren
de un mayor desarrollo y tiempos de instalación, el plazo
puede alcanzar hasta 24 meses y no existen garantías de
que un Jefe de Informática siga estando en la empresa para
supervisar toda la implementación.
También hay que indicar que el extender los cronogramas
de implementación usualmente no es factible ya que se
comprimen continuamente los tiempos del ciclo comercial y
de transformación técnica. Por otro lado, los proyectos que
resisten calendarios más largos deben ir adaptándose
constantemente a la evolución natural de las empresas y las
nuevas tecnologías disponibles para no quedar obsoletos.
EL DESARROLLO
Cuando se conceptualizan las primeras etapas de la creación de una solución móvil, hay muchos factores a tener en cuenta. Para maximizar la eficacia de la solución,
una empresa tiene que tener capacidad de equilibrar sus
necesidades móviles actuales con lo que serán sus necesidades futuras, esto es, proyectar la vida de la solución.
No es una ciencia exacta, pero es absolutamente necesario
para el proceso.
El contratista de construcción elige
comprar sobre crear
Cerfcorp es una empresa de arriendo de
equipos y de gestión de residuos que tiene
más de tres décadas de experiencia sirviendo a
grandes empresas relacionadas con construcción, incluida la industria de petróleo y gas.
Con sede en Alberta, Canadá, las dos divisiones
principales de Cerfcorp requieren una cantidad
excepcional de informes, especialmente de los
conductores y trabajadores en terreno.
”Estábamos usando formularios en papel, pero
ocasionalmente se archivaban de forma
incorrecta o se ponía en algún lugar incorrecto.
Intenté trabajar con desarrolladores para que nos
crearan una aplicación que instalar en más de
una ocasión, pero siempre hubo limitaciones.”
Mike Horvath, Gerente de TI - Cerfcorp
El proyectar la vida de una solución implica considerar las cambiantes necesidades del panorama comercial y cómo la solución se expandirá en varios departamentos y divisiones en el futuro.
Luego, ha y que considerar los dispositivos y sistemas operativos:
• ¿Funcionará una solución creada al interior de la empresa en una variedad de sistemas operativos (y
posteriormente, habrá un compromiso de continuar actualizando y brindando asistencia a todos los
sistemas operativos elegidos)?
• ¿Funcionará solamente en dispositivos entregados por la empresa?
• ¿Pueden los empleados instalar la solución en sus propios dispositivos móviles (BYOD)?
• ¿Trabajarán todas las funcionalidades desarrolladas en todos los dispositivos y con varias resoluciones
y tamaños de pantalla?
• ¿Existe una infraestructura capaz de adaptar la solución para que mantenga su funcionamiento,
velocidad y capacidades a pesar los nuevos hardware de los dispositivos?
Una vez que responda esta multitud de preguntas, puede iniciar la siguiente fase de planificación de la
aplicación.
En sus hallazgos, Woodward estimó que aproximadamente un desarrollo similar a la funcionalidad que
se proporciona en la mayoría de las instalaciones de ProntoForms supera $1 millón de dólares. Esto no
considera ningún obstáculo de desarrollo ni problemas que puedan surgir durante el proceso de creación.
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“En contraste, en una instalación para 400 usuarios de ProntoForms, el costo del primer año (esencialmente
equivalente al desarrollo) es de aproximadamente $61 million pesos, si se compra por usuario, o de
alrededor de $310 pesos por registro, para un número ilimitado de usuarios. Para 20 usuarios, el costo
del primer año es mucho más reducido y puede ser de un total de menos de $6 million pesos”, indicó
Woodward.
REQUERIMIENTO DE PORTAL DE ADMINISTRADOR
Un área clave en el desarrollo de una aplicación propia es
la creación de un portal de administrador. Este portal es un
componente esencial de cualquier solución móvil exitosa,
ya que es un centro de comando en línea. El portal es donde
los administradores pueden efectuar fácilmente cambios
en el flujo de trabajo, personalizar labores, crear tareas y
soluciones complementarias, asignar y gestionar permisos
de usuario, gestionar dispositivos, monitorear actividades
y lugares donde se efectúan, acceder a datos, conectar un
formulario a un sistema de back office y generar y exportar
informes.
Sin un portal de administrador sólido y completamente
funcional, el desempeño de una solución móvil no se
maximiza realmente. Si bien la creación de un portal de
administrador de alto nivel es un proceso complejo y que
extiende el tiempo de desarrollo e instalación de la aplicación, es un elemento al que no se le puede restar importancia.
ProntoForms y las Redes Sociales
Mostrando la importancia de la conectividad,
ROMCO, un vendedor y arrendatario de equipos de construcción con varias tiendas en Texas,
utiliza ProntoForms para mejorar sus procesos,
aprovechando su conectividad con Twitter para
ayudar en la entrega más rápida de los equipos.
El Gerente de Soporte y Ventas de Productos de
ROMCO J.P. McLain, dijo que esta conectividad
para notificar a los empleados sobre el estado
del equipo mediante una configuración privada
de Twitter ha sido una tremenda ventaja. Los
trabajadores en todos los lugares pueden ver la
información continua del estado de un equipo. En
algunos casos, McLain dijo que la conectividad
de ProntoForms ha permitido al equipo de ventas
EXPORTAR Y CONECTAR
Hay que dedicar mucho tiempo y planificación al trabajo
que se va a realizar en terreno y a los datos que se recolectarán.
Algunos aspectos a tener en cuenta son:
de ROMCO arrendar una maquinaria hasta una
semana más rápido que antes, lo que marca una
diferencia significativa en los resultados.
Lo esencia en las soluciones creadas de manera
personalizada es la especificidad, las
características diseñadas cuidadosamente y, fre-
• ¿Cómo se conectarán los resultados en terreno? ¿Se
compartirán con la oficina y los diversos miembros del
equipo?
cuentemente, prueba y error. Como resultado, la
• ¿Podrán los trabajadores móviles comunicar su trabajo al
instante por medio de servicios en la nube disponibles?
creada desde cero puede tomar mucho tiempo.
línea de tiempo para la instalación
completamente funcional de una aplicación móvil
• ¿Estarán los sitios HTTP o FTP accesibles en todo momento?
• Integración y conectividad con los sistemas de oficina existentes
• ¿Queremos poder automatizar o programar ciertas tareas de datos aprovechando los datos existentes?
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CREADORES DE SOLUCIONES MÓVILES PARCIALES
En vez de crear desde cero, las empresas también pueden buscar un creador de soluciones móviles
parciales, una plataforma que puede sustituir hasta un 60 por ciento del desarrollo de la solución móvil.
Desde un punto de vista positivo, un creador de solución móvil parcial puede ayudar a las empresas a
ahorrar considerablemente en costos y tiempo de desarrollo.
Sin embargo, esta creación se produce en un ambiente restringido y funciona con herramientas
prestablecidas y productos con licencia. Además, la empresa sigue incurriendo en licencias por usuarios,
costos de asistencia y mantenimiento durante la vida de la solución móvil instalada. Esta ventaja puede
ayudar a mejorar la velocidad de desarrollo e instalación, pero frecuentemente estos costos inesperados
y continuos no se planifican con antelación.
4. LA COMPARACIÓN
A medida que más y más empresas continúan instalando aplicaciones móviles sólidas, muchas firmas de
alto perfil han lanzado sus creaciones al público, publicitando soluciones comerciales móviles desarrolladas al interior de la empresa.
EJEMPLO UNO
De acuerdo con un artículo publicado en el New York Times
el 6 de mayo de 2012, Amtrak quería escanear y procesar
mejor los boletos de los pasajeros. Con el objetivo de lograr
resultados en tiempo real, la corporación desarrolló su
propia
aplicación
para
smartphone
iOS,
ideada
para
la
lectura
de
código de barras y capacidad de comunicación en tiempo
real, como transmitir mensajes sobre asuntos particulares de
los pasajeros o fallas de equipos. Este elaborado desarrollo e
instalación se centró sólo en un sistema operativo, limitando
la flexibilidad y opciones de los usuarios. Sin embargo,
Amtrak informó que estaban en realidad emprendiendo la
creación de otra aplicación, con planes para ser compatible
con una versión de la aplicación en Android.
Mientras la aplicación recolecta datos de los pasajeros,
ellos no utilizan la aplicación. De esta manera, la aplicación se
puede clasificar por tener más de un propósito B2B.
¿Qué son los puntos de función?
Un punto de función es una unidad de medida
que cuantifica el volumen de funcionalidad específica de negocio que un sistema back office o
una aplicación entrega a un usuario determinado.
Existen desde 1979 corresponden a una norma
ISO (ISO/ IEC 20926).
Se pueden derivar los costos usando puntos de
función junto con otros atributos de proyecto
como: categoría de software, tipo de actividades, experiencia del personal y estabilidad de
los requerimientos. La información y el análisis
correspondiente ayudan a aclarar y gobernar las
oportunidades en Tecnologías de Información y
La corporación informa que los gastos totales alcanzaron
$7,5 millones: $5,5 millones dedicados al desarrollo de software y $2 millones a hardware. Estas cifras no consideran
los costos de mantenimiento y asistencia constante de
cuenta. De igual manera es desconocido si estos costos
también incluyen la creación de la aplicación en sistema
operativo Android.
Comunicación (TIC) al centrarse en la
funcionalidad para el usuario. Este método
centrado en objetivos y negocio proporciona el
contexto para el desarrollo, las mejoras y el mantenimiento constante que se puede traducir hasta
cuantificar el Costo Total de Propiedad.
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EJEMPLO DOS
De acuerdo con un artículo publicado el 21 de junio en el Wall Street Journal, Home Depot estaba
buscando aprovechar las tecnologías móviles para mejorar su capacidad de hacer seguimiento de las
existencias en tienda, así como ayudar mejor a sus clientes en los pasillos. Como resultado, adaptaron e
instalaron 34000 dispositivos Motorola First Phone para los trabajadores de ventas, con capacidad para
leer códigos de barra y comunicarse directamente con otros colaboradores de la tienda. Visto desde
afuera, la aplicación parecía estar limitada a varias opciones creadas a pedido y funciona solamente con
el dispositivo modificado. Las estimaciones de tiempo ponen el comienzo del proceso de desarrollo e
instalación en la primera mitad de 2010.
EJEMPLO TRES
Movers Speciality Service Inc, empresa de transporte para reubicación de recursos humanos, buscaba una
aplicación de recolección de datos móviles que fuera flexible para instalarla en los dispositivos usados por
sus subcontratistas. En consecuencia, la compañía optó por la opción de compra y seleccionó ProntoForms.
Además, la empresa estaba también considerando la frecuencia con que los subcontratistas usarían la
solución de negocios móvil. Como ProntoForms ofrece tanto una opción de suscripción de usuario
mensual y una opción de pago por datos usados, la empresa creyó que comprar ProntoForms era una
opción mucho mejor que desarrollar una solución al interior de la empresa.
Steven Woodward analizó de manera comparativa y proyectó cuál habría sido el costo de desarrollar,
instalar y mantener una aplicación del tipo ProntoForms a diferencia de simplemente comprar la solución.
Sobre un periodo de 10 años e incluyendo todos los costos de mantenimiento y desarrollo estimados, le
habría costado a la empresa de transporte $4,2 millones el crear una aplicación al interior de la empresa
que fuera similar a ProntoForms.
Por el contrario, para el mismo periodo, el instalar ProntoForms costaría a la empresa $1,1 millones.
5. MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TÉCNICA
Después de la instalación, la mayor diferencia entre comprar y crear se encuentra en el mantenimiento
y el soporte. Una aplicación instalada por suscriptor como ProntoForms tiene cero costo de mantenimiento y soporte. Por otra parte, cualquier aplicación desarrollada e instalada al interior de una empresa
tendrá costos eternos de mantenimiento y soporte.
Generalmente, estos requerimientos continuos se pueden categorizar en tres áreas clave:
• Aplicación – Es la aplicación real que se instala en terreno. Los usuarios móviles invariablemente se
verán enfrentados a problemas y requerirán soluciones de manera periódica.
• Portal de Administrador– El portal del administrador siempre debe estar al tanto de las innovaciones
más recientes en seguridad y software para asegurar que continúa siendo la mejor alternativa para la
empresa.
• Exportar y Conectar – Ya que tanto la aplicación como el portal de administrador se usan para organizar y recolectar datos en terreno, el elemento de exportación y conexión es clave para el buen
desempeño de la aplicación y cómo ésta se integra con los sistemas de la empresa. Ya sea manteniendo su sitio FTP, HTTP o IPA funcionando o asegurando que los datos se puedan compartir y sean
accesibles desde los diversos servicios de nube, el jefe de informática de la empresa debe manejar la
presión de mantener las líneas de comunicación de datos abiertas y funcionando en todo momento.
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Así, al describir los tres elementos anteriores resulta seguro decir que requiere un equipo dedicado a
mantener y brindar asistencia continua.
Estos son otros componentes clave de mantenimiento y soporte que las empresas deben considerar:
• Actividad del servidor– Se requieren inversiones y configuraciones asociadas a licencias y operación
del servidor. Si se externaliza, hay que considerar los honorarios mensuales del proveedor de servicios en la nube, incluyendo calidad del servicio, tiempo de funcionamiento, seguridad de los datos y
redundancia.
• Mantenimiento general– Corrección de errores y trabajo continuo de aseguramiento de calidad.
• Actualizaciones– Se deben crear regularmente aplicaciones actualizadas para cada sistema operativo compatible. Además, cada vez que se introduce un nuevo sistema operativo, las aplicaciones se
deben adaptar.
• Variables – Pueden surgir varios desafíos, incluido quiebres de estructura o alguna otra situación de
emergencia impredecible.
En contraste con los elementos de mantenimiento de creación anteriores, el comprar una aplicación
como ProntoForms libera a los departamentos de informática y desarrollo de la empresa, sin requerir
mayores costos de mantenimiento. Sumado a esto, las capacidades de integración como IPA (interfaz de
programación de aplicaciones) siguen siendo posibles.
“Las opciones de pago en base al uso de ProntoForms entrega beneficios adicionales a los consumidores, incluyendo una mayor funcionalidad y mantenimiento a un precio fijo, que evita costos adicionales”, indicó Woodward.
Además, de acuerdo con el análisis hecho por Woodward sobre Movers Speciality Service Inc (ejemplo
tres), de los $4,2 millones que costaría generar la aplicación internamente, durante un periodo de 10
años, $1,4 millones se pueden atribuir únicamente a costos de mantenimiento.
6. GESTIÓN DE MULTICANAL
Está demás decir que cualquier solución móvil, ya sea comprada o creada, debe ser lo más fácil de gestionar que sea posible para que tenga un impacto positivo en los diferentes departamentos o divisiones.
La mayor ventaja para una solución móvil instalada son las posibilidades de gestión sobre el aire
(Over-The-Air, OTA) que esta brinda. Las opciones y funciones de comunicación en tiempo real a disposición de un gerente de equipo/oficina parecen ser infinitas.
Pero estas posibilidades traen expectativas consigo. La plataforma de solución móvil debe ser bien pensada antes del desarrollo y ser extremadamente versátil, con capacidad para maximizar realmente la presencia de una empresa en terreno. El facilitar y gestionar la comunicación con los equipos de trabajadores en
terreno, al margen de la división o departamento donde se encuentren, debe ser un proceso instantáneo
y sin interrupciones.
Dicho en pocas palabras, una plataforma de gestión de soluciones móviles debe ser lo más amplia
posible, con capacidad de atender cualquier necesidad imaginable y con las funcionalidades requeridas para
gestionar a los trabajadores sobre la marcha.
© 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados.
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EL EJEMPLO DE LA PLATAFORMA PRONTOFORMS
ProntoForms, es una plataforma multipropósito que permite
a los administradores personalizar y acceder a todos los
aspectos de una solución en terreno. Desde la creación de
formularios móviles a la asignación de permisos a los
usuarios, ProntoForms es accesible en línea desde cualquier
lugar, utilizando dispositivos como smartphones o tablets.
• Quienes administran la cuenta ProntoForms, pueden
crear y personalizar completamente formularios móviles
específicamente adecuados a los escenarios en terreno
y a los equipos de trabajadores.
Sumando personal para una creación
Una creación interna sin contratistas requiere de
un equipo de desarrollo especializado y
escalable, no siempre factible de conseguir en
un mercado rápidamente creciente, en que los
desarrolladores móviles son altamente
cotizados y difíciles de encontrar.
Usualmente para un proyecto pequeño de
creación, 15 meses es un tiempo razonable para
• El portal web permite a los administradores monitorear
instantáneamente indicadores como marcas de tiempo
y zonas geográficas para, por ejemplo, tener mayor control sobre las entregas.
que un equipo recientemente reunido se acople
• Los informes sobre la actividad de los usuarios y
registros de datos son accesibles y se pueden exportar,
para mostrar mejor el retorno sobre la inversión de la
solución móvil.
El crear una solución móvil al interior de la
ProntoForms Web Portal también incluye la poderosa
funcionalidad de despacho. Esta permite a los administradores del portal enviar formularios llenados parcialmente en terreno, ya sea a usuarios individuales o grupos de usuarios. En términos prácticos, significa que
los trabajadores ya no tienen que ir a la oficina a buscar
sus órdenes de trabajo del día, ahorrando valiosas horas
de trabajo y costos de combustible. También significa
que los trabajadores en terreno ya no tienen que volver
a llenar la información básica del cliente y otros detalles,
maximizando la eficiencia y la productividad. Sumado a
esto, la funcionalidad de despacho de ProntoForms también se puede lograr por medio de una IPA integrada,
automatizada y programada.
y funcione de manera completa. Para proyectos
más grandes, un periodo más realista es de 24 a
30 meses.
empresa requerirá algunos o todos los
siguientes trabajadores:
• Encargados de equipo de I&D (trabajando en
conectividad de datos, servidor y móvil)
• Gerentesdeprograma
• Desarrolladoresmóviles
(paravariasplataformas)
• DesarrolladoresHTML
• GerentesdeQAypersonaldeprueba
• Especialistasencapacitacióny
documentación
• Personaldeasistenciatécnica
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UN CLIENTE PRONTOFORMS
International enterprise Crowley Maritime Corporation, una empresa con más
de 100 años de experiencia en transporte y logística, emplea a más de 4500
trabajadores en varios continentes. La empresa buscaba una manera de
recolectar y comunicar datos en línea de manera más eficiente.
Instalada inicialmente con sus Guardas oceánicos para inspecciones de terreno, Crowley ha implentado ProntoForms en otros departamentos y flujos
de trabajo, como gestión de TI, y está considerando usar la aplicación para la
gestión de despacho en los conductores que manejan los contenedores en los
patios.
En vez de crear una solución móvil para cada departamento adicional que decide instalar, Crowley utiliza
la misma plataforma y aplicación.
Es difícil el estimar los costos asociados a tener que crear varias plataformas para cada nueva necesidad
de negocio, pero en base al verdadero tamaño y cobertura territorial de las operaciones de Crowley,
el crear soluciones móviles adicionales con funcionalidades comparables a las de ProntoForms estaría
rondando los millones de dólares.
7. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD
SEGURIDAD
Otra razón por la que las empresas eligen la ruta de comprar aplicaciones es la seguridad. Muchos jefes
de informática y ejecutivos de empresas saben la importancia de controlar la seguridad para proteger
mejor sus negocios. El crear medidas de seguridad desde cero es, sin lugar a dudas, una opción posible.
Sin embargo, con la creciente irrupción de los servicios en la nube y la baja en la tendencia de almacenar
datos en los servidores tradicionales operados por las empresas, cada vez más compañías están confiando sus medidas de seguridad a terceros.
Los creadores de dispositivos producen una mayor variedad de smartphones y tablets seguros para
empresas, poniendo mayor énfasis en la seguridad móvil.
Los gobiernos han comenzado a aumentar el uso de aplicaciones móviles, parcialmente debido a una
mejor seguridad general de los dispositivos. Muchas instituciones y organizaciones públicas requieren
que sus dispositivos tengan aprobación FIPS (Norma Federal de Procesamiento de Información), certificada por el Instituto Nacional de Normas y Tecnología, y actualmente el número de fabricantes de
dispositivos que ahora produce dispositivos FIPS también está en aumento.
Muchos dispositivos ofrecen opciones adicionales de seguridad, incluido acceso a remoto a las funciones del dispositivo (como por ejemplo, borrar la información si se ha perdido o ha sido robado), conexión
a redes privadas virtuales, cifrado y protección de datos y encendidos de seguridad.
ProntoForms, funciona en infraestructura de nube líder en la industria. Cuenta con seguridad física de
avanzada, seguridad de datos, red y cumplimiento de procedimientos. La posibilidad de puntos únicos
de falla es prácticamente inexistente.
Como una medida de seguridad adicional, los clientes ProntoForms pueden usar su capacidad única de
paso de datos.
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“Dicho de forma sencilla, la opción de paso significa que los registros de datos nunca persisten en nuestro
servidor en la nube. Los registros de datos ingresan a nuestro servidor y se retienen en memoria hasta que
termina el procesamiento de destino, en cuyo momento, se borran. Solamente un registro de los resultados
del procesamiento de destino se conserva en el servidor”, explica Glenn Chenier, VP de Investigación y
Desarrollo de ProntoForms.
REDUNDANCIA
Un elemento crítico para cualquier instalación de solución móvil es la capacidad de redundancia o copia
de seguridad de los datos. El malfuncionamiento o extravío de dispositivos siempre es un riesgo que las
empresas tienen que mitigar. Por ello, es también un riesgo que tiene que ser considerado de manera
cuidadosa y estratégica cuando se desarrolla una solución móvil.
• ¿Tendrá la empresa servidores?
• ¿Respaldará el acceso a datos para que sea instantáneo y sin interrupciones?
• ¿Cuáles son los costos involucrados?
En relación con la opción de compra, la redundancia es un elemento que usualmente ya ofrece el proveedor, como es el caso de ProntoForms.
SERVICIOS EN LA NUBE
La proliferación de servicios comerciales en la nube (Cloud Services) de alto ancho de banda y asequibles ha cambiado la manera como las empresas almacenan, acceden y comparten datos. Como
resultado, las medidas de seguridad de gestión y almacenamiento en la nube también se han hecho más
sofisticadas. Esto ha conducido a que más empresas consideren e integren servicios en la nube como
parte de sus procesos generales.
Además, la disponibilidad y las capacidades de gestión avanzada de los servicios en la nube, incluido
Microsoft SharePoint, Google Docs y Dropbox, han permitido a las soluciones móviles con conectividad
como ProntoForms integrarse más aún en los sistemas y procesos de cualquier empresa.
DISPOSITIVOS
Al margen de la versión más reciente de iOS, Android, Windows o RIM (con cada sistema operativo
haciendo cambios cada seis meses aproximadamente), la plataforma y los formularios de ProntoForms
continúan siendo funcionales con cada tipo de sistema operativo. Además, independientemente del año
del modelo del dispositivo, ProntoForms funciona perfectamente.
© 2015 ProntoForms Corporation. Todos los derechos reservados.
© 2015 ProntoForms Corporation. All rights reserved. La marca comercial ProntoForms es una marca comercial registrada de ProntoForms Corporation.
Otros logotipos son propiedad de sus respectivas compañías.
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ProntoForms admite varios dispositivos (lo que es crítico en ambiente de negocio tipo BYOD) y cuenta con
conectividad de API abierta, ideal para gestionar un flujo de trabajo de despacho y para hacer que los datos
de back office se encuentren disponibles a los usuarios en terreno. Sumado a esto, ProntoForms incluye
opciones de conectividad sofisticadas de fábrica, que facilitan el movimiento de datos desde el terreno a la
nube o al back office. Más aún, el portal de administración de ProntoForms permite a los administradores
gestionar usuarios, crear y editar formularios y establecer preferencias de datos.
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8. CONCLUSIONES
Para resumir, el debate sobre comprar o crear aplicaciones no ha sido ganado completamente por un
lado, pero se inclina significativamente hacia la opción de compra. Aunque la eficacia en términos de
costo, el tiempo y la conveniencia están marcados en la columna de compra, hay escenarios en que crear
resulta más adecuado, como se ha analizado (por ejemplo, para determinados objetivos móviles B2C
específicos).
Pero para la mayoría de las empresas que busca instalar una solución móvil B2B en terreno, la opción de
comprar v/s crear es la alternativa más lógica. En vez de dedicar recursos adicionales, tiempo y presupuesto a crear, cuando en la mayoría de los casos, el comprar una aplicación es una solución comercial
móvil más eficaz, los jefes de informática y ejecutivos de empresa están ajustando ahora su pensamiento
para estar en línea con la tecnología móvil disponible hoy en día.
La opción de compra es simplemente el enfoque
más práctico. Con una letanía de variables y contingencias asociadas al desarrollo, instalación, gestión,
soporte y seguridad de las soluciones comerciales
móviles creadas al interior de las empresas que
considerar, el ancho de banda requerido puede
salirse rápidamente de control.
Las empresas buscan una manera más sencilla de recolectar y comunicar información hacia y desde un
dispositivo móvil, están mejor atendidas comprando una solución móvil fácil de integrar y disponible
comercialmente.
Si la principal prioridad de una empresa es mejorar la productividad de su fuerza de trabajo en terreno
con una instalación inmediata, la opción es clara. De lo contrario, el emprender un arduo y complejo proceso de desarrollo, instalación y mantenimiento puede distraer a una compañía de su actividad principal,
de sus necesidades y objetivos originales de una solución móvil.
No importa cómo se diseccione el debate entre comprar o crear y como se compare para fines B2B, sea
con puntos de función, ROI, horas hombre o gastos asociados, el comprar le gana al crear en la mayoría
de las soluciones empresariales.
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