Informe Control Interno Contable 2014 OCI

Informe Final de Control Interno Contable
Correspondiente a la Vigencia 2014
(Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2014)
Febrero de 2015
Oficina de Control Interno
INTRODUCCIÓN
El Control Interno Contable, evalúa los controles existentes en las actividades de
Identificación, Clasificación, Registro y Ajuste que conforman la Etapa de
Reconocimiento, así como las actividades de Elaboración de Estados Contables y
demás Informes, Análisis e Interpretación de la información de la etapa de
revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en el
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República-DAPRE, para el
mejoramiento continuo del proceso contable.
Este Informe se elaboró de acuerdo a lo establecido en el literal k) del artículo 3 de
la Ley 298 de 1996 y en cumplimiento a lo preceptuado en la Resolución 357 de
2008, y el Instructivo 003 del 10 de diciembre de 2014, expedidos por la
Contaduría General de la Nación, las cuales establecen las instrucciones
relacionadas con el Informe de Control Interno Contable, y los aspectos a el
reporte de la información a la Contaduría General de la República.
ALCANCE
El presente informe corresponde al periodo contable comprendido desde el
primero (01) de enero al treinta y uno (31) de diciembre del año 2014, donde se
analiza el Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República.
METODOLOGÍA
Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable, se contó con la
colaboración de la Coordinadora del Grupo de Contabilidad y del personal del área
contable, consulta en el módulo de contabilidad-SIIF II
Se revisaron selectivamente documentos soportes de comprobantes de
contabilidad, los cuales están básicamente constituidos por conciliaciones y
documentos expedidos por terceros que sustentan las operaciones económicas y
financieras que realiza el DAPRE.
Para la evaluación de Control Interno Contable, se utilizó el cuestionario adoptado
por la Contaduría General de la Nación mediante resolución 357 de 2008, el cual
fue diligenciado en su totalidad.
Los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la
evaluación del Control Interno Contable, establecidos por la Contaduría General de
2
la Nación, son los siguientes de conformidad con la resolución 357 de 2008 de la
CGN:
RANGOS DE INTERPRETACIÒN DE LAS
CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS
RANGO
CRITERIO
1.0 - 2.0
INADECUADO
2.0 -3.0 (no incluye 2.0)
DEFICIENTE
3.0 - 4.0 (no incluye 3.0)
SATISFACTORIO
4.0 - 5.0 (no incluye 4.0)
ADECUADO
En la siguiente tabla se muestran los resultados obtenidos del grado de
implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del
proceso contable, teniendo como base para evaluación, los controles existentes de
las actividades de: Identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la
etapa de reconocimiento, así las actividades de elaboración de estados contable y
demás informes, análisis, interpretación, comunicación y acciones implementadas
como elemento de control en la etapa de revelación.
RESULTADOS DE LA APLICACIÒN DE LA ENCUESTA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
OFICINA DE CONTROL INTERNO
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
VIGENCIA EVALUADA: 2014
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA
NÚMERO
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
1
CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1
IDENTIFICACIÓN
1.1.2
CLASIFICACIÓN
1.1.3
REGISTRO Y AJUSTES
1.2 ETAPA DE REVELACIÓN
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y
1.2.1
DEMÁS INFORMES
ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE
1.2.2
LA INFORMACIÓN
1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1
ACCIONES IMPLEMENTADAS
PUNTAJE
OBTENIDO
4,96
4,93
4,92
5,00
4,88
4,92
INTERPRETA
CIÓN
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
4,85
ADECUADO
5,00
5,00
5,00
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
3
De acuerdo a la estructura del aplicativo, las calificaciones finales relacionadas con
los controles asociados a cada actividad del proceso contable, se obtienen
dividiendo el valor de la sumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre el
número de preguntas que se han formulado, es decir, el resultado obtenido es un
promedio aritmético.
El Control Interno Contable para la vigencia 2014, tiene una calificación de 4.96 1
sobre 5, la Etapa de Reconocimiento tiene una calificación de 4.93 y la de
Revelación de 4.92, en cuanto a otros elementos de control establecidos en el
DAPRE se tiene una calificación de 5.00.
Con respecto a la vigencia 2014, se puede observar que no existe variación.
En la Etapa de Reconocimiento de 4,93, en la Etapa de Revelación en 4,92 y en
los Otros Elementos de Control se mantuvo en 5,0.
1
En el aplicativo CHIP, la calificación es de 4,94, por cuanto este aplicativo no toma las calificaciones con
decimales; en el caso de Registros y Ajustes el ítem 30 fue calificado con 4,5 y el aplicativo toma 4,0, es
por esto existe la diferencia en la calificación del CHIP, y la manual realizada 4,96 y 4,94.
4
1.
1.1.
EVALUACION CUALITATIVA.
ETAPA DE RECONOCIMIENTO.
De conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública, el Reconocimiento es
la etapa de captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis
desde la óptica de origen, la aplicación de recursos y el proceso de su
incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual
de la Contabilidad, para lo cual se requiere adelantar un proceso de medición, que
consiste en la tasación de las magnitudes físicas o monetarias de los recursos que
permiten incorporar y homogenizar los atributos de los hechos acaecidos en la
realidad y su impacto para la Entidad que desarrolla el proceso contable. Esta
etapa incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones,
así como las posteriores actualizaciones de valor.
El puntaje obtenido en esta Etapa es de cuatro punto noventa y dos (4,93).
ADECUADO.
Para la vigencia 2014, la etapa de reconocimiento del DAPRE, fue satisfactorio ya
que se registraron todas las transacciones, hechos y operaciones realizadas por los
grupos de contabilidad, presupuesto, pagaduría, almacén, nómina, jurídica y
además se tienen documentados los procedimientos del proceso contable los
cuales sirven de soporte al sistema de organización interna de trabajo, facilitando
el control y mejoramiento de las actividades.
La etapa de Reconocimiento se materializa con la ejecución de las siguientes
actividades:
1.1.1.
IDENTIFICACIÓN.
Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y
operaciones sean incorporados al proceso contable.
1.1.1.1-
Registro de la totalidad de las operaciones.
Se evidencio que el Proceso de Gestión Financiera –Grupo de Contabilidad
incorpora todas sus operaciones en el Sistema Integrado de Información
Financiera – SIIF, adicionalmente cuenta con un sistema complementario, Aladino
a través del cual maneja los inventarios y la depreciación en forma individual y el
sistema Hominis para el manejo de Nómina, lo anterior debido a que el SIIF no
5
desarrolla estas tareas, el de gestión financiera para la elaboración de las cuentas
de pago.
1.1.1.2-
Soportes documentales.
Se verificó que los soportes contables, de los comprobantes Manuales reposan en
las carpetas correspondientes, debidamente custodiados por el Área Financiera –
Grupo de Contabilidad, los cuales físicamente se encuentran en buen estado de
conservación. Los soportes contables, se hallan adjuntos al comprobante de
contabilidad, y están debidamente registrados en SIIF, el cual es el sistema oficial
establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adicionalmente los
documentos que soportan las obligaciones reposan en la Pagaduría, como soporte
de pago.
La totalidad de las operaciones realizadas por el DAPRE están respaldadas en
documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible
de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria, para lo cual se realizan
pruebas selectivas a algunos documentos soportes como: Comprobantes de pago
o egresos, extractos bancarios, conciliaciones bancarias, relaciones de almacén y
conciliaciones entre otros, que sirven de soporte a las operaciones realizadas por la
entidad y registradas en el proceso contable.
1.1.1.3-
Estructura del área contable y gestión por procesos.
Se puede determinar que la estructura del Área Financiera es pertinente con la
responsabilidad y estructura de la Entidad, conforme las funciones establecidas
para el área por el Articulo 45 del 02 de septiembre de 2014, a la fecha del
presente informe se encuentra pendiente la Resolución que crea los grupos de
trabajo del Área:
-
Grupo
Grupo
Grupo
Grupo
de
de
de
de
Presupuesto.
Contabilidad.
Central de Cuentas.
Pagaduría.
Estableciendo para cada uno de ellos las funciones que deben cumplir.
Se pudo evidenciar que el Grupo de Contabilidad cuenta con seis (5) funcionarios
de los cuales tres (3) son Contadores Públicos, Un (1) Administrador de Empresas,
un (1) Técnicos de Contabilidad del Sena, que cada uno se ellos tiene definidas sus
funciones, establecidas en el Manual de Funciones de la Entidad.
6
La ejecución de las actividades de Identificación, se pudieron evidenciar con el
siguiente cuestionario:
1.1
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.1 IDENTIFICACIÓN
4,93
4,92
1
Se tienen debidamente identificados los
productos del proceso contable que deben
suministrarse a las demás áreas de la
entidad y a los usuarios externos?
5
2
Se tienen debidamente identificados los
productos de los demás procesos que se
constituyen en insumos del proceso
contable?
5
3
Se tienen identificados en la entidad los
procesos que generan transacciones,
hechos y operaciones y que por lo tanto
se constituyen en proveedores de
información del proceso contable?
5
4
Existe una política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones
realizados en cualquier dependencia del
ente
público,
son
debidamente
informados al área contable a través de
los documentos fuente o soporte?
5
5
6
7
Se cumple la política mediante la cual las
transacciones, hechos y operaciones
realizados en cualquier dependencia del
ente
público,
son
debidamente
informados al área contable a través de
los documentos fuente o soporte?
Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales realizados por la
entidad contable pública son de fácil y
confiable medición monetaria?
Las cifras existentes en los estados,
informes y reportes contables se
encuentran soportadas con el documento
idóneo correspondiente?
OBSETVACIONES
5
5
5
Si en la caracterización del proceso se
determinan
los
objetivos,
el
alcance,
responsables, las actividades y su interacción
dada a través de las entradas y salidas
asociadas, frente a los respectivos proveedores y
clientes. -C-GF-09.
Si en la caracterización del proceso se
determinan
los
objetivos,
el
alcance,
responsables, las actividades y su interacción
dada a través de las entradas y salidas
asociadas, frente a los respectivos proveedores y
clientes. -C-GF-09.
Si la Entidad tiene un mapa de procesos que
identifica 12 procesos y en el Procedimiento PGF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados
Financieros, identifica los procesos que generan
transacciones para información al Grupo de
Contabilidad.
Si el DAPRE cuenta con un Sistema Integrado de
Gestión de Calidad., denominado SIGEPRE en el
cual
se
encuentran
documentados
los
lineamientos y procedimientos para el envío de la
información al área Financiera:
L-GA-02
Lineamiento Manejo y control de los bienes, LGF-01
Requisitos
de
modificaciones
presupuestales, L-GF-02 Lineamientos para la
Administración de las Cajas Menores, P - GJ - 02
-Procedimiento: Atención de Procesos y Acciones
Judiciales, P-GA-10 Cierre de movimientos, PTH-02-Liquidación de Nómina y Prestaciones
Sociales, P-TH-09-Liquidación de Bonificación
Especial Casa Militar, entre otros.
Si, cada uno de los procesos tiene la
responsabilidad del envió de la información
oportuna y en los formatos establecidos de
acuerdo con los procedimientos adoptados en el
SIGEPRE.
Si, los soportes de los registros contables
(Contratos, facturas, resoluciones, etc.) se
detallan claramente el valor de cada una de las
transacciones efectuadas.
Si, los registros contables se encuentran
respaldados con soportes en medio físico y
magnético: Contratos, facturas, resoluciones,
etc., los cuales son documentos idóneos para el
registro de la transacción.
7
8
Son
adecuadas
y
completas
las
descripciones que se hacen de las
transacciones, hechos u operaciones en el
documento fuente o soporte?
4
9
Las personas que ejecutan las actividades
relacionadas con el proceso contable
conocen suficientemente las normas que
rigen la administración pública?
5
10
Las personas que ejecutan las actividades
relacionadas con el proceso contable
conocen suficientemente el Régimen de
Contabilidad Pública aplicable para la
entidad?
5
11
Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales que han sido
objeto de identificación están soportados
en documentos idóneos y de conformidad
con la naturaleza de los mismos?
5
12
Los documentos fuente que respaldan los
hechos financieros, económicos, sociales y
ambientales contienen la información
necesaria para realizar su adecuada
identificación?
5
13
Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales que han sido
objeto
de
identificación
fueron
interpretados de conformidad con lo
establecido en el Régimen de Contabilidad
Pública?
5
Si, los documentos que soportan el registro
contable, describen el detalle de la transacción.
Sin embargo las restricciones del SIIF II, en los
campos de la información, en los comprobantes
automáticos, solo permiten registrar datos
básicos, no permite incorporarse la información
necesaria en los comprobantes de contabilidad,
para que el concepto sea más detallado.
Si, los manuales de funciones establecen los
perfiles necesarios para ejercer los cargos del
Grupo de Contabilidad , adicionalmente el grupo
contable cuenta con funcionarios de amplia
experiencia en el sector público.
Si, los servidores públicos del Grupo Contable,
conocen el Régimen de Contabilidad Pública,
para ello cuentan con los ejemplares suficientes
de consulta y adicionalmente con la Pagina Web
de la Contaduría General de la Nación, en donde
se encuentra igualmente este Régimen.
Igualmente asisten a las capacitaciones que
realiza la Contaduría General de la Nación.
Si, cada hecho financiero esta soportado con:
Órdenes de Pago, Facturas, contratos y demás
documentos requeridos para su legalización.
Si, los soportes de los registros contables,
contienen la información necesaria y suficiente
que respalda la transacción efectuada. Dicho
soporte obedece a los requerimientos legales, de
manera que se constituye en hecho probatorio
de la transacción efectuada.
Si, los hechos y transacciones financieras,
automatizase encuentran parametrizados en el
SIIF II, sin embargo los registros son analizados
por las personal del Grupo de Contabilidad, y de
considerar que no corresponden se hacen los
ajustes del caso en comprobantes manuales.
Para el proceso de Identificación, la Entidad aplicó el Maco conceptual del Régimen
de Contabilidad Pública, determinando la ocurrencia de los hechos, transacciones y
operaciones a los procesos contables en materia de registro oficial de los libros y
documentos soporte.
En cuanto a las actividades de identificación se evidenciaron las siguientes
Fortalezas.

La Entidad cuenta con un Sistema Integrado de Gestión de Calidad, en donde
se encuentran documentados los Lineamientos y Procedimientos, que
permiten un adecuado flujo de información entre el proceso contable y los
demás procesos generadores de hechos, transacciones u operaciones
8
susceptibles de ser reconocidos contablemente, a través de documentos
soporte.

El Área Financiera en su Caracterización, Procedimientos y Formatos, tiene
debidamente identificados los productos del proceso contable que deben
suministrarse a las demás áreas de la Entidad y a los usuarios externos, los
productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso
contable, así como los procesos que generan transacciones, hechos y
operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información
del proceso contable.

Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la
Entidad son de fácil y confiable medición monetaria, ya que se encuentran
soportados con documentos idóneos, en medio magnético y/o físico los
cuales detallan las transacciones.

El Grupo de Contabilidad cuenta con el recurso humano idóneo para el
desarrollo de las actividades propias del área, apoyados con
retroalimentación y auto capacitación al interior del equipo de trabajo, tienen
suficiente conocimiento de las normas que regulan la Contabilidad Pública y
de la administración en general. El compromiso y disposición para la mejora
continua del equipo de trabajo que participa en el proceso contable, liderado
por la servidora pública que dirige al área contable.
Debilidades.

Los comprobantes automáticos generados en el SIIF, no permiten detallar
con claridad el concepto del registro, esta situación se corrigió, a principios
de diciembre de 2014.
Avances.

Durante la vigencia 2014, el Proceso de Gestión Financiera realizó
actualización a los procedimientos y Lineamientos del área, y de ésta manera
se realizó aquellos cabios que de acuerdo a cada caso se consideró necesario.
1.1.2 CLASIFICACIÓN.
Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u
operación, se determina su codificación según el catálogo general de cuentas. En
9
esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y
ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la
cuenta en la cual se clasifica.
1.1.2.1 -
Conciliaciones de información.
La Oficina de Control Interno, verificó que la información entre las áreas de
presupuesto, pagaduría y contabilidad se encuentran en línea con el Sistema SIIF
II, por lo cual la información registrada es la misma para las tres áreas, sin
embargo el grupo de contabilidad no ha obviado las conciliaciones, entre éstas
áreas, las cuales se hacen con base en los saldos que arroja el Balance del SIIF II,
lo que genera un control por parte de la Entidad.
Así mismo el Grupo de Contabilidad realiza conciliaciones bancarias mensualmente,
a las Cuentas Corrientes que tiene el DAPRE, con los bancos: Popular, Davivienda
y Banco Agrario, las cuales se encuentran debidamente conciliadas y no presentan
partidas pendientes de depurar a 31 de Diciembre de 2014. Estas conciliaciones
su original reposa en Pagaduría y una copia en Contabilidad.
Para verificar lo anteriormente dicho, se solicitaron y revisaron las Conciliaciones
de las Cuentas Bancarias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República- DAPRE, y se evidenció que se encuentran debidamente conciliadas a
31 de Diciembre de 2014, fecha de corte de este informe, se cuenta con seis (6)
Cuentas Corrientes así:
SALDOS EN BANCOS A DICIEMBRE 31 DE 2014
Cuadro Nro. 01.
BANCO
Nº CUENTA
CONCEPTO
Banco Popular
04000075-4
Gastos de Personal
0,00
Banco Popular
05000094-2
Gastos Generales
1.464.601,98
Banco Popular
05000128-8
Acreedores Varios
0,00
Banco Agrario
0070-000583-2
Acreedores Varios
0,00
Banco Davivienda
01899267-7
Transferencias
0,00
Banco Davivienda
01899268-5
Inversión
0,00
TOTAL SALDO BANCOS
SALDO A DICIEMBRE 31/14.
1.464.601,98
Fuente: SIIF II.
Esta cuenta, a 31 de diciembre de 2014 tiene un saldo de $1.464.601,98, que
corresponde a las consignaciones efectuadas por concepto de fotocopias a favor
del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica por gastos
generales.
10
De otra parte se pudo evidenciar que se envía trimestralmente oficios y correos a
las Entidades con las cuales se tienen Operaciones Reciprocas, y que se hace
seguimiento permanente a estos saldos.
1.1.2.2 -
Actualización permanente y continuada.
Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos
económicos, financieros, sociales y ambientales en el Departamento Administrativo
de la Presidencia de la Republica tienen la formación necesaria, de tal manera que
garantizan la debida identificación, clasificación, medición, registro y ajustes,
elaboración, análisis, interpretación y comunicación de la información, para ello los
funcionarios del proceso contable solicitan conceptos técnicos contables a la
Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las dudas que surgen en el
desarrollo del proceso, las consultas se realizan a través de oficios, correos
electrónicos y telefónicamente, igualmente se consultan los conceptos emitidos por
la Contaduría General de la Nación, los cuales son publicados en la página Web de
ésta Entidad.
Estas consultas que el Grupo de Contabilidad realiza se pudieron evidenciar con los
memorandos 2014-550-000033-2, 2014-550-001094-2, 2015-550-000060, OFI0027981 y por correos electrónicos.
Los funcionarios del Proceso en el cuatrimestre han asistido a las siguientes
capacitaciones:
Capacitación Información Exógena.
Capacitaciones realizadas por la Administración SIIF II:
Vigencias Futuras.
Pagos Masivos.
Perfil Gestión Presupuesto Gastos.
Reintegros.
Capacitaciones realizadas por la Contaduría en relación a las NIIF.
La ejecución de las actividades de Clasificación, se pudieron evidenciar en con el
siguiente cuestionario:
11
1.1
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.2 CLASIFICACIÓN
14
15
16
Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales llevados a cabo
en los procesos proveedores de la
entidad han sido incluidos en el
proceso contable?
Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales realizados por la
entidad contable pública son de fácil y
confiable clasificación en el Catálogo
General de Cuentas?
Son adecuadas las cuentas utilizadas
para
la
clasificación
de
las
transacciones, hechos u operaciones
realizadas por la entidad contable
pública?
4,93
5
OBSERVACIONES
5
Si, los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales llevados a cabo por
los grupos de Presupuesto y Pagaduría
son incorporados automáticamente a
través del SII II, adicionalmente se
registran todos los hechos reportados por
las demás áreas proveedoras
de
información al Grupo de Contabilidad.
5
Si, los registros contables se efectúan de
acuerdo a lo dispuesto en el catálogo de
cuentas que se encuentra descrito en el
Régimen de Contabilidad Pública.
5
17
La clasificación de las transacciones,
hechos y operaciones corresponde a
una correcta interpretación tanto del
marco conceptual como del Manual de
Procedimientos del Régimen de
Contabilidad Pública?
5
18
El Catálogo General de Cuentas
utilizado para la clasificación de los
hechos
financieros,
económicos,
sociales y ambientales, corresponde a
la última versión publicada en la
página web de la Contaduría General
de la Nación?
5
19
Son adecuadas las
cuentas
y
subcuentas
utilizadas
para
la
clasificación de las transacciones,
hechos u operaciones realizadas?
5
20
Se elaboran y revisan oportunamente
las conciliaciones bancarias para
establecer los valores objeto de
clasificación, registro y control del
efectivo?
5
Si, los hechos y transacciones financieras,
se registran con base en el Régimen de
Contabilidad Pública, parametrizadas en el
SIIF II, pero el Grupo de Contabilidad
realiza reclasificaciones de ser necesario.
SI, la clasificación de las transacciones,
hechos y operaciones automáticos se
encuentran parametrizadas en el SIIF,
cumpliendo tanto del marco conceptual
como del Manual de Procedimientos del
Régimen de Contabilidad Pública, sin
embargo el Grupo de Contabilidad los
analiza y de ser el caso realiza los ajustes
necesarios.
Si este se encuentra parametrizado en el
SIIF II, y es actualizado cuando así se
requiere.
Si, los hechos, se registran con base en el
Catálogo General de Cuentas, utilizando la
cuenta
y
subcuenta
adecuada
y
respectiva, de manera que los Estados
Financieros reflejan la realizad de las
operaciones.
Si, el Grupo de Contabilidad
realiza
conciliaciones bancarias mensualmente, a
las Cuentas Corrientes que tiene el
DAPRE, con los bancos: Popular,
Davivienda y Banco Agrario, las cuales se
encuentran debidamente conciliadas y no
presentan partidas pendientes de depurar
a 31 de Diciembre de 2013.
12
21
Se
ejecutan
periódicamente
conciliaciones de saldos recíprocos con
otras entidades públicas?
5
Si, el Grupo de Contabilidad envía oficios
y correos a las Entidades públicas con las
cuales se tienen Operaciones Reciprocas,
y hace seguimiento permanente a estos
saldos.
La Entidad cumple con la clasificación propia de las cuentas en las cuales se
registran hechos, transacciones y operaciones de acuerdo con las características
del Catálogo General de Cuentas, se ejecutan periódicamente las conciliaciones de
operaciones reciprocas así como se realizan conciliaciones entre áreas, se tienen al
día las conciliaciones bancarias. De otra parte los funcionarios que hacen parte del
proceso contable reciben actualización permanente.
En cuanto a las actividades relacionadas con la clasificación, se tienen identificadas
las siguientes Fortalezas:

Todos los hechos económicos realizados por la entidad son incluidos en el
proceso contable y clasificados acorde con el catálogo de cuentas
actualizado, por lo cual estas son adecuadas para la clasificación de las
transacciones dentro del marco de la Contaduría General de la Nación, el SIIF
II, cuenta con la parametrización establecida por la Contaduría General de la
Nación la cual es analizada de acuerdo a las necesidades de la Entidad, se
hacen las reclasificaciones de ser necesario.

Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias, las cuales
no presentan partidas conciliatorias antiguas, al igual que se realiza
circularización de saldos recíprocos mensualmente, haciendo seguimiento
permanente a éstos saldos.
No se identificaron debilidades en la actividad de clasificación.
1.1.3- REGISTRO Y AJUSTES.
Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los
registros en los libros respectivos, corresponde también a la verificación de la
información producida durante las actividades procedentes del proceso contable,
para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los
estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a
ajustes y reclasificaciones.
1.1.3.1-Depuración contable permanente y sostenibilidad.
13
Se evidencio que el Grupo de Contabilidad, periódicamente efectúa análisis a las
cuentas contables, con el fin de depurar la información.
El Proceso de Gestión Financiera – Grupo de Contabilidad estableció en el
SIGEPRE la Estrategia 3-Elaborar Estados Financieros confiables, comprensibles y
relevantes y enviarlos oportunamente a los órganos de control, para ello creo la
actividad de Conciliar los saldos de las cuentas con la información reportada por
las dependencias, estableciendo así los ajustes a que haya lugar, depurando los
Estados Financieros con el fin de que éstos reflejen la realidad económica de la
Entidad.
Con el fin de facilitar proceso de depuración contable se efectúa seguimiento
puntual de los temas objeto de estudio a través de los Comités de Seguimiento de
la Subdirección de Operaciones, saneamiento contable y baja de bienes, a través
de los cuales la subdirección de operaciones establece las medidas que se deben
seguir con el fin de que los Estados Financieros reflejen la realidad económica de
la Entidad.
Es por ello que el DAPRE cuenta con el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable
que fue creado mediante resolución 2880 del 16 de diciembre de 2010, derogada
con Resolución 5042 de 2014 del 08 de octubre de 2014, la Secretaría Técnica del
Comité fue modificada por la resolución 5564 del 15 de diciembre de 2014.
EL comité de baja de bienes creado mediante resolución 2968 del 23 de diciembre
de 2010 y el Comité de Conciliación de procesos judiciales creado mediante
resolución 2186 del 27 de septiembre de 2010.
De acuerdo al informe anual establecido en numeral 4 del artículo 4 de la
Resolución 5042 de 2014, presentado por la Secretaría Técnica del Comité de
Sostenibilidad Contable, tenemos:
Las actividades desarrolladas por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable
durante la vigencia 2014 fueron las siguientes:
De acuerdo con las funciones establecidas en la Resolución 2880, los días 15 de
mayo de 2014 y 6 de junio de 2014, se reunió el Comité Técnico de Sostenibilidad
Contable, para analizar la pertinencia de retirar de los Estados Financieros de la
Entidad el valor adeudado por la Policía Nacional de $3.638.000, por concepto de
impuesto de vehículos, correspondiente a los vehículos entregados con comodato
Nro. 496 de 1993 al Fondo Rotatorio de la Policía Nacional, así:
14
PLACA
OBA-995
OBA-995
OBA-998
OBA-998
OBB-004
VIGENCIA
2002
2008
2002
2008
2002
TITULO
EJECUTIVO
DDI 020624
DDI 096020
DDI 20627
DDI 096023
DDI020626
TOTAL PAGADO
VALOR PAGADO
$
$
$
$
$
948.000
397.000
948.000
397.000
948.000
$ 3.638.000
Lo anterior de acuerdo con el concepto emitido por la Secretaría Jurídica del
DAPRE. Con el No. OFI14-00046432 de fecha 20 de mayo de 2014, suscrito por la
doctora Cristina Pardo Schlesinger, Secretaría Jurídica de la Entidad, dirigido a la
Dra. Claudia Yolima Jiménez, el cual indicó:
“En relación con los vehículos entregados en comodatos de acuerdo con los contratos Nos. 496-1993, 158 de
1994 y 013 de 1995, tal y como se consigna en el precitado oficio, si bien en ellos no se refleja la obligación
que establezca como sujeto pasivo del pago del impuesto del vehículo a la Policía Nacional, se debe anotar
que la obligación reposa en cabeza de quien sea poseedor o propietario del mismo, en tal sentido el artículo
142 de la Ley 488 de 1998 dispone:
“Artículo 142. Sujeto pasivo. El sujeto pasivo del impuesto es el propietario o poseedor de los vehículos
gravados.”
Sobre este aspecto, debe igual tenerse en cuenta lo expresado por el Consejo de Estado al referirse a los
elementos y características del contrato de comodato, donde precisó lo siguiente:
“El artículo 2200 del Código Civil define el comodato como el contrato ´(…) En que una de las partes entrega
a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma
especie después de terminar el uso’ y cuya perfección se logra únicamente con la tradición de la cosa,
debiendo entenderse este último vocablo simplemente como su entrega, dado que el comodante
no se desprende ni de la propiedad, ni de la posesión, permitiendo únicamente su uso.” (negrillas
nuestras) 2
Por lo tanto, resulta de recibo lo argumentado por la Policía Nacional en el sentido de considerar que la
obligación de cancelar los impuestos de los vehículos antes referidos, corresponde al comodante, al verificar
que dentro de los contratos de comodatos aludidos no se estipulo en el contrato una clausula clara, expresa y
completa que permitiera exigir al comodatario el cumplimiento de tal obligación, y adicionalmente por que
siendo la Policía Nacional un mero tenedor de los bienes , no se constituye en sujeto pasivo del pago del
impuesto, razón por la cual, corresponderá al comodante como sujeto pasivo claramente definido por el
artículo 142 de la Ley 488 de 1998 el asumir la carga de pago de los impuestos causados.”
El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable deliberó y aprobó por unanimidad el
retiro de esta partida de las Cuentas por Cobrar, por tanto se procedió a retirarla
de los Estados Financieros con el comprobante de diario Nro. DAPRE-JUN7 de junio
30 de 2014.
2
] CONSEJO DE ESTADO – SECCIÓN TERCERA, C.P. RAMIRO SAAVEDRA BECERRA. Radicación No. 25000 23 31 000 1996
02562 01 del 30/07/2008
15
1.1.3.2-Eficiencia de los sistemas de información.
Los registros de la información financiera, económica, social y ambiental de la
Entidad, se efectúan en forma segura y efectiva en el Sistema Integrado de
Información Financiera SIIF Nación, el cual está reglamentado en el Decreto 2674
del 21 de diciembre de 2012, emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público. Adicionalmente la información que por falencia de éste sistema no es
Registrada en el mismo, se registra en los Sistemas complementarios, utilizados
por la Entidad los cuales son: Aladino a través del cual maneja los inventarios y la
depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de Nómina.
La ejecución de las actividades de Registro y Ajustes, se pudieron evidenciar en
con el siguiente cuestionario:
1.1
ETAPA DE RECONOCIMIENTO
1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES
4,93
4,88
22
Se
realizan
periódicamente
conciliaciones y cruces de saldos
entre las áreas de Presupuesto,
Contabilidad, Tesorería, y demás
áreas y/o procesos de la entidad?
5
23
Se realizan periódicamente tomas
físicas de bienes, derechos y
obligaciones y se confronta con los
registros contables para hacer los
ajustes pertinentes?
5
24
Las cuentas y subcuentas utilizadas
revelan adecuadamente los hechos,
transacciones
u
operaciones
registradas?
5
25
26
Se hacen verificaciones periódicas
para comprobar que los registros
contables se han efectuado en forma
adecuada y por los valores correctos?
Se efectúan los registros contables
en forma cronológica y guardando el
consecutivo
de
los
hechos,
transacciones
u
operaciones
realizadas, cuando a este último haya
OBSERVACIONES
Si, la información entre las áreas de
presupuesto, Pagaduría y contabilidad se
encuentran en línea con el Sistema SIIF II,
por lo cual la Información registrada es la
misma para las tres áreas, sin embargo el
grupo de contabilidad no ha obviado las
conciliaciones, entre éstas áreas y las demás
que reportan información a contabilidad, la
cual se realiza mensualmente
Si, los inventarios son tomados por el grupo
de Recursos Físicos y los resultados se
registran en los Boletines de Almacén los
cuales son cruzados contra los registros
contables.
Si, los hechos, se registran con base en el
Catálogo General de Cuentas, utilizando la
cuenta y subcuenta adecuada y respectiva, de
manera que los Estados Financieros reflejan la
realidad de las operaciones. Por ser un
sistema en línea, las transacciones obedecen
a la revelación de los hechos económicos
efectuados
5
Si, se efectúan análisis mensual a cada una de
las cuentas del Balance.
5
Si, las transacciones contables se efectúan en
orden cronológico, con el consecutivo de
comprobantes dado por el SIIF, el cual es
automático.
16
27
28
lugar?
Se generan listados de consecutivos
de
documentos
para
hacer
verificaciones de completitud de
registros?
Se conoce y aplica los tratamientos
contables diferenciales existentes
entre entidades de gobierno general
y empresas públicas?
5
5
29
El proceso contable opera en un
ambiente de sistema de integrado de
información
y
este
funciona
adecuadamente?
30
Son adecuadamente calculados los
valores correspondientes
a los
procesos de depreciación, provisión, 4,5
amortización,
valorización,
y
agotamiento, según aplique?
31
32
33
Los registros contables que se
realizan tienen los respectivos
documentos soportes idóneos?
Para el registro de las transacciones,
hechos u operaciones se elaboran los
respectivos
comprobantes
de
contabilidad?
Los libros de contabilidad se
encuentran debidamente soportados
en comprobantes de contabilidad?
4
3
Si, en el aplicativo SIIF II se genera
automáticamente el consecutivo de las
transacciones y la revisión periódica de
listados se realizó parte del área contable
Si, la contabilidad del DAPRE se rige de
acuerdo a lo establecido por la Contaduría
General de la Nación. Teniendo en cuenta
que somos una Entidad del sector General.
Si, la Contabilidad, Pagaduría y Presupuesto,
opera en el Sistema Integrado SIIF II, de
conformidad con lo establecido por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público,
adicionalmente se tienen los aplicativos para
el manejo de inventarios y de nómina,
módulos que no tiene el SIIF, a los cuales la
Entidad le ha realizado las mejoras necesarias
para su mejor funcionamiento. Sin embargo el
Modulo Contable aun presenta dificultades en
su operatividad.
Los cálculos correspondientes a los inventarios
y bienes muebles, son adecuados, y se realiza
a través del aplicativo Aladino el cual tiene
parametrizados
estos
cálculos.
Las
Valorizaciones y el agotamiento de los bienes
inmuebles, se efectúa conforme a norma, de
manera manual al igual que las provisiones.
5
Si, todos los registros contables
encuentran adecuadamente soportados.
se
5
Si, manuales y automáticos a través del
aplicativo (SIIF) consecutivamente.
5
Si, los libros de contabilidad son el reflejo de
los registros contables, y se encuentran
soportados con los respectivos comprobantes
de contabilidad, tanto manuales como
automáticos.
En cuanto al registro y ajustes de la información se elaboran los comprobantes de
contabilidad los cuales afectan automáticamente los Libros, donde se puede
evidenciar la consecuencia y confiabilidad de la información, así mismo se observa
que el flujo de información es permanente y oportuno.
En la actividad de Registro y Ajustes se evidenciaron las siguientes Fortalezas:
3
El Aplicativo CHIP, solo toma 4,0
17

La información entre las áreas de presupuesto, pagaduría y contabilidad se
encuentran en línea con el Sistema SIIF II, por lo cual la Información registrada
es la misma para las tres áreas, adicionalmente se tienen sistemas
complementarios utilizados por la Entidad para aquellos módulos que no tiene
el SIIF II, como el Aladino a través del cual maneja los inventarios y la
depreciación en forma individual y el sistema Hominis para el manejo de
Nómina.

El grupo de contabilidad realiza análisis mensual a las cifras del balance,
realizando conciliaciones entre las diferentes áreas, determinando así las cifras
sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, los cuales se registran según lo
dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

Las transacciones contables se efectúan en orden cronológico, con el
consecutivo de comprobantes dado por el SIIF II.
Debilidades:

Aunque son debilidades que no dependen de la Entidad, el aplicativo del SIIF
(Sistema Integrado de Información
Financiera), no cuenta con la
implementación de los módulos de Inventarios, nómina, a fin de que no se
hagan registros manuales.
1.2.
ETAPA DE REVELACIÓN.
18
1.2.1- ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES.
La Revelación es la etapa que sintetiza y representa la situación, los resultados de
la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de
recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y
comprensibles.
Para garantizar estas características de los estados, informes y reportes contables,
la revelación implica la presentación del conjunto de criterios o pautas particulares,
seguidas en la etapa previa de reconocimiento, así como la manifestación de la
información necesaria para la comprensión de la realidad que razonablemente
representa la información contable pública.
El resultado muestra que una calificación de (4.92), que en la tabla de medición se
manifiesta como ADECUADO.
1.2.1.1- Libros de contabilidad.
De acuerdo con la revisión realizada por la OCI al Sistema Integrado de
Información Financiera – SIIF, se estableció que los siguientes libros están a
disposición, con corte a 31 de diciembre de 2014:
Adicionalmente que la Entidad cuenta con los libros de contabilidad, principales
(Libros Oficiales) Diario y Mayor y Balance, impresos que están debidamente
actualizados y registrados de acuerdo con el Actas de Apertura del 29 de
Septiembre de 2011, Acta de Registro de fecha 19 de septiembre de 2014 y del 02
de mayo de 2010, dando cumplimiento a la Carta Circular N° 009 de 1996, emitida
por la Contaduría General de la Nación.
Estos reposan en medio físico y se encuentran numerados y firmados, el ultimo
folio del Libro Mayor y Balance a Diciembre 31 de 2014 es el 1.539 y del Libro
Diario el 21.315, los auxiliares se encuentran en medio magnético, a través del
SIIF, las cuentas auxiliares que se manejan son las establecidas por la Contaduría
General de la Nación y se encuentran parametrizadas en el SIIF II.
De otra parte se verifica que mensualmente el Balance General y el Estado de
Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, son publicados en la cartelera
que se encuentra ubicada en la entrada principal y en la Página Web del DAPRE,
19
que a la fecha de este informe se encuentran publicados estos Informes con corte
a 31 de diciembre de 2014.
1.2.1.2- Elaboración de estados, informes y reportes contables.
La Presidencia de la República, ha transmitido trimestralmente a la Contaduría
General de la Nación a través del sistema CHIP, los Estados Financieros de manera
oportuna, como se ha evidenciado mediante consultas hechas por esta Oficina en
el CHIP, a la fecha el último informe fue enviado el 18 de febrero de 2014,
correspondiente al cuarto trimestre de 2014, como se pudo evidenciar mediante
consulta. Adicionalmente éstos son publicados en la página web del DAPRE.
20
La presentación de la Información Financiera, Económica, Social y Ambiental a
través del CHIP, para el corte Octubre-Diciembre de 2014, fue prorrogada según
resolución 035 del 05 de febrero de 2015, expedida por la Contaduría General de
la Nación hasta el 17 de febrero de 2014.
Al analizar y comparar el Informe Contable presentado por el DAPRE a diciembre
31 de 2014, en el CHIP y la información contable registrada en el SIIF II, la OCI
pudo evidenciar que es la misma.
Con relación a las fechas de cierre estas son establecidas por la Contaduría
General de la Nación y el Administrador del Sistema Integrado de Información
Financiera- SIIF del (Ministerio de Hacienda y Crédito Público), la OCI pudo
evidenciar que de acuerdo a estas fechas trimestralmente el Coordinador del
Grupo de Contabilidad establece sus fechas internas de cierre de manera trimestral
para la vigencia fueron las siguientes:
FECHAS DE CIERRES ESTABLECIDAS CONTABIBLIDAD DAPRE VS. SIIF
MES
Enero-14
Febrero-14
Marzo-14
Abril-14
mayo-14
junio-14
julio-14
agosto-14
septiembre-14
octubre-14
noviembre-14
diciembre-14
FECHA LIMITE PARA
REGISTROS CONTABLES
S/CONTABILIDAD
17 de marzo
14 de abril
24 de abril
23 de mayo
20 de junio
25 de julio
22 de agosto
24 de septiembre
22 de octubre
24 de noviembre
15 de diciembre
06 de febrero/15
FECHA LIMITE PARA
REGISTROS CONTABLES
S/SIIF.
28 de abril
28 de abril
28 de abril
29 de julio
29 de julio
29 de julio
29 de octubre
29 de octubre
29 de octubre
28 de noviembre
18 de diciembre
29 de octubre
21
La ejecución de las actividades de Elaboración de Estados Contables y demás
informes, se pudieron evidenciar en el siguiente cuestionario:
1.2
ETAPA DE REVELACIÓN
4,92
1.2.1
ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y
DEMÁS INFORMES
4,85
34
Se elaboran y diligencian los libros de
contabilidad de conformidad con los
parámetros establecidos en el Régimen de
Contabilidad Pública?
5
35
Las cifras contenidas en los estados,
informes y reportes contables coinciden con
los saldos de los libros de contabilidad?
5
36
Se efectúa el mantenimiento, actualización y
parametrización
necesarios
para
un
adecuado funcionamiento del aplicativo
utilizado para procesar la información?
4
37
Se elaboran oportunamente los estados,
informes
y
reportes
contables
al
representante legal, a la Contaduría General
de la Nación, a los organismos de
inspección, vigilancia y control, y a los
demás usuarios de la información?
38
Las notas explicativas a los estados
contables cumplen con las formalidades
establecidas en el Régimen de Contabilidad
Pública?
39
40
El contenido de las notas a los estados
contables revela en forma suficiente la
información de tipo cualitativo y cuantitativo
físico que corresponde?
Se verifica la consistencia entre las notas a
los estados contables y los saldos revelados
en los estados contables?
5
5
5
5
OBSERVACIONES
Si, los libros de contabilidad se encuentran
parametrizados en el aplicativo SII II, los cuales
re rigen bajo los parámetros establecidos por la
Contaduría General de la Nación, estos se
encuentran impresos en los folios registrados en
acta conforme lo estable la Norma.
Si, las cifras presentadas de los
Estados
Financieros, son consistentes con las reportadas
en los libros de contabilidad. Ya que estos son
generados a través del SII II.
Si, del aplicativo SIIF II, las solicitudes de
mantenimiento, se efectúan cuando las
circunstancias así lo ameriten ante el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público, las cuales son
atendidas, los aplicativos de Almacén y Nómina
el área de sistemas de la Entidad realiza los
mantenimientos requeridos.
Si, los informes y reportes
contables son
enviados a los entes de control, con oportunidad
de acuerdo a los plazos establecidos. Es así
como se pudo evidenciar por esta oficina en
cada uno de los trimestres de la vigencia 2013.
Si, cumplen con los formatos establecidos para
el cargue a través del CHIP, adicionalmente se
elaboran el Work, las cuales son publicadas en
la página web de la Entidad y se envían a la
Contraloría y a la Comisión Legal de Cuentas.
Si, están estructuradas de acuerdo a lo
establecido en el Régimen de Contabilidad
Pública y detallan la información cualitativa y
cuantitativa correspondiente.
Si, los saldos que se enuncian en las notas son
los mismos saldos del Balance.
Una de las actividades de esta etapa es la elaboración de Estados Contables y
demás informes que demuestren el resultado del proceso contable, expresado en
el diseño y entrega oportuna de los estados contables, informes y reportes
contables, los cuales contienen la discriminación básica y adicional necesaria para
una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones
y operaciones realizadas. Así mismo la Entidad debe lograr la oportuna elaboración
de los estados contables, informes y reportes contables
a los diferentes
22
organismos de Inspección, vigilancia y control, conforme a lo establecido en
Régimen de Contabilidad Pública.
En la actividad de Elaboración de Estados Contables y demás Informes se
evidenciaron las siguientes Fortalezas:

Los Libros de Contabilidad se encuentran debidamente registrados según los
establece el Plan General de Contabilidad Pública; se tiene organizados y
archivados los soportes documentales; se realiza la causación
oportunamente, se registra correctamente todas las operaciones realizadas,
como de igual forma se realizan los ajustes necesarios, para revelar
razonablemente la información contable.

Los saldos reflejados en los Estados Financieros son concordantes con los
saldos de los Libros y reportes generados por los módulos que alimentan el
proceso contable. Las notas a los estados financieros son elaboradas por el
funcionario responsable, aclarando las situaciones que así lo ameritan.

Los Estados Financieros son elaborados oportunamente, y enviados a la
Contaduría General de la Nación, a la Contraloría General de la Republica y a
los demás usuarios de información y organismos de inspección vigilancia y
control, que así lo requieran.

Programación interna de fechas de cierre previstas para el registro de las
operaciones contables.
Avances.

En el Aplicativo SIIF II, los Libros Auxiliares, ya muestran el concepto por el
cual se generó la transacción, lo cual permite el análisis de la información.
1.2.2. ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Para el análisis, interpretación y comunicación de la información, actividad que
corresponde a la lectura que se hace de los Estados Contables, informes y reportes
contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de
las Entidades Públicas desde las perspectivas financiera, económica, social y
ambiental. De tal manera, que su comunicación sea suficientemente útil para
soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos
teniéndose una calificación ADECUADO.
23
La ejecución de las actividades de Análisis, Interpretación y comunicación de la
Información, se pudieron evidenciar en el siguiente cuestionario:
1.2
ETAPA DE REVELACIÓN
1.2.
2
ANÁLISIS,
INTERPRETACIÓN
Y
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN
41
Se presentan oportunamente los estados,
informes y reportes contables al
representante legal, a la Contaduría
General de la Nación, y a los organismos
de inspección, vigilancia y control?
5
42
Se publica mensualmente en lugar visible
y de fácil acceso a la comunidad el
balance general y el estado de actividad
financiera, económica, social y ambiental?
5
43
44
Se utiliza un sistema de indicadores para
analizar e interpretar la realidad
financiera, económica, social y ambiental
de la entidad?
La información contable se acompaña de
los respectivos análisis e interpretaciones
que facilitan su adecuada comprensión
por parte de los usuarios?
4,92
OBSERVACIONES
5
0
5
45
La información contable es utilizada para
cumplir propósitos de gestión?
5
46
Se asegura la entidad de presentar cifras
homogéneas a los distintos usuarios de la
información?
5
Si, los informes y reportes contables son
enviados a los entes de control, con
oportunidad de acuerdo a los plazos
establecidos, como esta oficina lo pudo
evidenciar trimestralmente.
Si, los estados financieros son publicados
mensualmente en la cartelera que se
encuentra ubicada en la entrada del
Edificio Administrativo del DAPRE, por
donde
ingresa
la
ciudadanía.
Adicionalmente, son publicados en la
página WEB del DAPRE.
N/A
Si, mediante las Notas a los Estados
Financieros se interpretan, para una
mejor comprensión por parte de los
Usuarios
Si,
la
información
contable,
es
presentada al Comité de Seguimiento
que
realiza
la
Subdirección
de
Operaciones, para la tomas de las
acciones pertinentes, con el fin de que
los Estados Financieros reflejen la
realidad Financiera, Económica y Social
de la Entidad.
Si, esta es generada siempre desde el
Aplicativo SIIF II, por lo cual es la misma
para cualquier usuario.
Se identificaron las siguientes Fortalezas:

Los Estados, informes y Reportes contables, son presentados dentro de las
fechas establecidas por los órganos de control y vigilancia.

Publicación de los Estados Financieros y Notas explicativas en la página web
del DAPRE, www.presidencia.gov.co., como en cartelera de fácil acceso a la
comunidad.
24

El Proceso de Gestión Financiera cuenta indicadores que permiten medir las
metas establecidas para el cumplimiento de Plan Operativo y Estratégico de
la Entidad.

Las Notas a los Estados Financieros permiten conocer la explicación sobre el
contenido de las cuentas contables de mayor relevancia y su contenido es
claro y conciso de acuerdo a la norma técnica.

La información contable y financiera siempre es la misma para los diferentes
usuarios. Siempre que se solicita información es verificada por el área para
cerciorarse que es la correcta.
No se presentaron debilidades en la etapa de Análisis, interpretación y
comunicación de la información.
1.3.
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL.
1.3.1- ACCIONES IMPLEMENTADAS.
1.3.1.1- Actualización de los valores.
Los avalúos de los bienes muebles e inmuebles de la Entidad se efectúan
atendiendo lo dispuesto en el procedimiento contable para el Reconocimiento y
Revelación de Hechos Relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo, de
acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública y el lineamiento para el Manejo y
Control Administrativo de los Bienes de propiedad del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República y su Fondo Cuenta.
El puntaje obtenido en esta Etapa es de cinco punto cero (5,0). ADECUADO.
La Entidad cada tres años avalúa sus bienes de acuerdo con las Normas
establecidas por la Contaduría General de la Nación y lo concerniente en el
lineamiento para el Manejo y control Administrativo de los bienes de propiedad del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.- DAPRE y su Fondo
Cuenta, es así como se evidencia que el último avalúo que había realizado la
Entidad se había llevado a cabo el 15 de diciembre de 2011, por el Instituto
Geográfico Agustín Codazzi, y durante el presente año se realizó de nuevo el
avalúo de los bienes de propiedad de la Entidad, a los inmuebles los efectúo el
Instituto geográfico Agustín Codazzi, a las obras de arte la Fundación para la
Conservación y Restauración del Patrimonio Cultural – FUNCORES y a los demás
25
bienes los funcionarios de la Entidad de acuerdo con la normatividad vigente, el
resultado fue el siguiente:.
DESCRIPCION
Terrenos
Edificaciones
Muebles Enseres y Equipo de Oficina
Equipo
de
Comunicación
y
Computación
Equipo de Transporte
Obras de Arte
Total cuenta 1999
31 DICIEMBRE 2014
$ 29,037,059,853.00
$ 95,184,674,702.79
$ 6,433,333.03
31 DICIEMBRE 2013
$ 22,882,885,453.00
$ 86,808,921,074.18
$ 0.00
$ 356,349,252.95
$ 99,347,209.01
$ 1,420,012,764.52
$ 6,995,005,417.18
$ 132,999,535,323.47
$ 1,900,587,623.67
$ 6,885,877,669.52
$ 118,577,619,029.38
De acuerdo a la consulta realizada en SIIF II, los saldos a 31 de diciembre de 2014
son los siguientes:
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Código
1.6
1.6.05
1.6.10
1.6.15
1.6.35
1.6.37
1.6.40
1.6.50
1.6.55
1.6.60
1.6.65
1.6.70
1.6.75
1.6.80
1.6.85
1.6.95
Descripción
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
TERRENOS
SEMOVIENTES
CONSTRUCCIONES EN CURSO
BIENES MUEBLES EN BODEGA
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO
EXPLOTADOS
EDIFICACIONES
REDES, LÍNEAS Y CABLES
MAQUINARIA Y EQUIPO
EQUIPO MEDICO Y CIENTÍFICO
MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA
Saldo Final
63.715.917.515,41
7.824.172.647,00
62.644.156,41
12.245.249.091,08
1.420.319.115,85
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION
EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y
ELEVACION
EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y
HOTELERIA
DEPRECIACION ACUMULADA (CR)
PROVISIONES PARA PROTECCION DE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (CR)
27.884.944.340,08
2.022.766.989,51
31.864.202.111,88
7.921.354,00
2.289.259.427,55
64.579.066,88
5.019.530.881,78
24.067.520.341,70
928.519.339,26
-49.550.620.132,31
-2.435.091.215,26
Los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento Administrativo de
la Presidencia de la República se encuentran debidamente identificados e
inventariados y asegurados en forma individual su control y administración está a
cargo de Área Administrativo-Grupo de Recursos Físicos, quien cuenta con el
aplicativo Aladino para la administración y gestión de los mismos dado que el SIIF
II, no cuenta con el módulo de inventarios.
26
Se mantiene un registro de forma individual del costo de cada bien, de su
depreciación, provisión o amortización, según corresponda, en bases de datos
administradas Grupo de Recursos físicos.
1.3.1.2- Cambio de Representante Legal.
La Oficina de Control Interno pudo evidenciar mediante acta de Informe de
Gestión de fechas 12 de septiembre de 2014, que la Entidad presento los
respectivos Informes de Gestión, por cambio de Representante Legal, conforme lo
Establece la Ley 951 de 2005 y el Manual de Procedimientos de la Contaduría
General de la Nación: Capítulo IV. Procedimiento para la Elaboración del Informe
Contable cuando se produzcan cambios de Representante Legal.
La ejecución de las actividades de Otros elementos de control, se pudieron
evidenciar en con el siguiente cuestionario:
1.3
OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1.3.1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
47
48
Se identifican, analizan y se le da
tratamiento adecuado a los riesgos de
índole contable de la entidad en forma
permanente?
Existe y funciona una instancia asesora
que permita gestionar los riesgos de
índole contable?
5
OBSERVACIONES
5
5
Si, el mapa de riesgos del Proceso de
Gestión Financiera se encuentra en el
SIGEPRE, a los cuales se les hace
seguimiento de manera trimestral.
5
Si, la instancia es la Oficina de Planeación.
49
Se
realizan
autoevaluaciones
periódicas
para
determinar
la
efectividad
de
los
controles
implementados en cada una de las
actividades del proceso contable?
5
50
Se han establecido claramente niveles
de autoridad y responsabilidad para la
ejecución de las diferentes actividades
del proceso contable?
5
51
Las políticas contables, procedimientos
y demás prácticas que se aplican
internamente
se
encuentran
debidamente documentadas?
5
Si, trimestralmente se actualizan los
indicadores del Área Financiera y se
efectúan análisis a las diferentes cuentas
del balance, validando que los controles
existentes cumplen con su razón de ser, y
semanalmente se realiza reunión del área.
Si, las actividades del proceso contable se
encuentran adecuadamente segregadas
para cada uno de los funcionarios, del
Grupo de Contabilidad, y se encuentran
documentadas en el Manual de Funciones
y
en
el
P-GF-07-Elaboracion
y
Presentación de los Estados Financieros,
Si, los registros contables se efectúan de
acuerdo con lo establecido en el Plan
General
de
Contabilidad
Pública,
adicionalmente se tienen lineamientos y
procedimientos los cuales se encuentran
documentados en el SIGEPRE.
27
52
Los
manuales
de
políticas,
procedimientos y demás prácticas
contables se encuentran debidamente
actualizados, y sirven de guía u
orientación efectiva del proceso
contable?
53
Se
evidencia
por
medio
de
flujogramas, u otra
técnica o
mecanismo, la forma como circula la
información a través de la entidad y su
respectivo efecto en el proceso
contable de la entidad?
54
55
56
57
58
Se ha implementado y ejecuta una
política
de
depuración
contable
permanente y de sostenibilidad de la
calidad de la información?
Los bienes, derechos y obligaciones se
encuentran
debidamente
individualizados en la contabilidad,
bien sea por el área contable o en
bases de datos administradas por otras
dependencias?
Los costos históricos registrados en la
contabilidad
son
actualizados
permanentemente de conformidad con
lo dispuesto en el Régimen de
Contabilidad Pública?
Se cuenta con un área contable
debidamente
estructurada
de
conformidad con la complejidad,
desarrollo tecnológico y estructura
organizacional de la entidad?
Los funcionarios involucrados en el
proceso contable cumplen con los
requerimientos técnicos señalados por
la entidad de acuerdo con la
responsabilidad que demanda el
ejercicio de la profesión contable en el
sector público?
5
Si, de acuerdo a los lineamientos dados
por la Oficina de Planeación todos los
procedimientos
se
encuentran
documentados en el SIGEPRE. Los cuales
fueron actualizados en esta vigencia según
análisis de cada una de los grupos que
conforman el proceso contable.
5
Si, el flujo grama de la información se
encuentra descrita en el procedimiento
documentado en el Sistema de Gestión de
la
Calidad,
P-GF-07-Elaboracion
y
Presentación de los Estados Financieros.
5
Si,
el
Grupo
de
Contabilidad,
periódicamente efectúa análisis a las
cuentas contables, con el fin de depurar la
información. Adicionalmente se cuenta con
un Comité de sostenibilidad contable, un
comité de baja de y un Comité de
Conciliación de Procesos, los cuales
permiten llegar a la depuración a que haya
lugar.
5
Si, Los bienes se encuentran registrados
adecuadamente en la contabilidad, en la
base de datos Aladino y los , derechos y
obligaciones se encuentran igualmente
individualizados en el SIIF II.
5
5
5
Si, Los registros de los costos históricos, se
actualizan de acuerdo con lo dispuesto en
el Régimen de Contabilidad Pública y el
Manual para el Manejo de Bienes
documentado en el SIGEPRE.
Si, el Área Financiera cuenta con un Grupo
de Contabilidad, el cual está conformado
por 5 servidores Públicos, quienes tienen
la competencia para ejecutar las funciones
asignadas por ley.
Si, los servidores públicos que hacen parte
del Grupo de Contabilidad, cumplen con el
perfil de conformidad con el Manual
Específico de Funciones del DAPRE. Este
grupo cuenta con 5 funcionarios entre los
cuales se tienen 3 Contadores Públicos, 1
Administrador de Empresas, 1 Técnico en
Contabilidad del Sena, capacitados en el
tema.
28
59
Se ha implementado una política o
mecanismo
de
actualización
permanente para los funcionarios
involucrados en el proceso contable y
se lleva a cabo en forma satisfactoria?
60
Se producen en la entidad informes de
empalme
cuando
se
presentan
cambios de representante legal, o
cambios de contador?
5
61
Existe una política para llevar a cabo
en forma adecuada el cierre integral de
la información producida en todas las
áreas o dependencias que generan
hechos
financieros,
económicos,
sociales y ambientales?
5
62
Los soportes documentales de los
registros contables se encuentran
debidamente organizados y archivados
de conformidad con las normas que
regulan la materia?
5
5
Si, mediante el Plan Institucional de
Capacitación-PIC, establecido por la
Entidad. Se da capacitación Constante.
Si, el DAPRE como política, realiza
empalme a los servidores públicos cuando
se efectúan cambios en el cargo de
Representante Legal. Para la Vigencia
2014
se
realizaron
los
Informes
Correspondientes.
Si, el cierre de la información contable, se
encuentra descrito en los Manuales de
procedimientos. La información a los
diferentes clientes internos y externos,
para efectos del cierre
contable, es
solicitada y reportada oportunamente. El
contador programa las fechas para sus
cierres internos.
Si, la documentación que soporta los
registros contables, cumple con los
requerimientos normativos y de Gestión de
la Calidad, mediante las Tablas de
Retención Documental.
Se identificaron las siguientes Fortalezas:

Se cuenta con un mapa de riesgos, los cuales se identifican teniendo en cuenta
las Actividades Críticas de Control – ACC definidas en la caracterización del
proceso, a partir de éstas el líder del proceso y su equipo de trabajo
determinan los riesgos teniendo en cuenta lo establecido en los Lineamientos
para la Administración del Riesgo, dado por el Proceso de Direccionamiento
Estratégico y que para la vigencia 2014, fueron actualizados conforme a los
nuevos Lineamientos dados.

En la Entidad, la administración del riesgo es un proceso liderado por la Alta
Dirección con la participación y compromiso de todo el personal. La Alta
Dirección designó al Jefe de la Oficina de Planeación como representante de la
Dirección mediante Resolución 0575 de 2010, que es la instancia ante la cual se
gestionan los riesgos.

El monitoreo de riesgos se realiza en primera instancia por el responsable del
proceso y en instancias posteriores por las auditorías internas de calidad o de
gestión programadas por la Oficina de Control Interno. La finalidad principal de
estas es verificar las disposiciones de monitoreo y sugerir los correctivos y
ajustes necesarios a los riesgos identificados.
29

Se efectúa análisis a las cuentas contables, con el fin de depurar la
información. Para lo cual se cuenta con un Comité de sostenibilidad contable,
un comité de baja de y un Comité de Conciliación, los cuales permiten llegar a
la depuración a que haya lugar.

El P-GF-07-Elaboracion y Presentación de los Estados Financieros,
evidencia la forma como circula la información a través de la entidad y su
respectivo efecto en el proceso contable.

Se cuenta con un aplicativo llamado Aladino, en la cual los bienes, se
encuentran debidamente individualizados mostrando tanto su costo histórico
como sus valoraciones y/o depreciaciones.

La Entidad presenta los informes de empalme cuando se presentan cambios de
representante legal.
No se presentaron debilidades en la etapa de Otros elementos de control.
El contenido de la calificación de las preguntas del cuestionario con sus respectivas
observaciones, es el mismo que se envió en línea a la Contaduría General de la
Nación por el aplicativo CHIP el 26 de febrero de 2015 a las 04:29:25 p.m. Los
valores calculados de los ítems del cuestionario, pueden variar, debido a que son
calculados directamente por el aplicativo CHIP.
EVIDENCIAS DEL ENVIO
30
Fecha 2015-02-26 04:29:25.0
Nota: La calificación presentada en el aplicativo CHIP, se encuentra por debajo de la Calculada,
por cuanto este aplicativo no acepta los decimales en aquellos casos cuya calificación fue de 4,5
AVANCES OBTENIDOS RELACIONADOS CON EL APLICATIVO SIIF II:
Esta Oficina pudo evidenciar que el Aplicativo SIIF II, ha presentado mejoras
relacionadas con:

El Reporte auxiliar detallado por PCI, ya trae el concepto por el cual se
registraron los hechos.
31

Durante la vigencia 2014, el Proceso de Gestión Financiera realizó
actualización a los procedimientos y Lineamientos del área, y de ésta
manera se realizó aquellos cabios que de acuerdo a cada caso se consideró
necesario.

Se actualizaron los riesgos de acuerdo a los nuevos lineamientos dados por
el Proceso de Direccionamiento Estratégico.

Se realizó el Avaluó de los Bienes conforme lo establecido por la Ley.
RECOMENDACIONES.

Continuar con la solicitud de mejoras al aplicativo SIIF II, adicionalmente que
se continúe aplicando el Autocontrol que permita una mejora Continua.

Tener en cuenta el Subcomité de Control Interno como el instrumento que
busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que
permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad del
Proceso; el nivel de ejecución de su plan, detectar desviaciones, establecer
tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejora.

Mantener el análisis de datos tanto de los indicadores como los registros del
plan operativo en el 2015, para que la calidad de la información de se
mantenga en excelente.
OPINIÓN:
La responsabilidad de la Oficina de Control Interno consiste en expresar una
opinión sobre la efectividad de dicho control interno contable.
Como resultado de la evaluación del sistema de Control Interno Contable, del
Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se evidencio, que
cuenta con un proceso contable sólido, que incluye controles es sus diferentes
etapas que garantizan la generación de información oportuna y confiable, existe un
manejo apropiado en la clasificación y el registro de las operaciones, cumplimiento
de las Normas y principios de contabilidad, los cuales proporcionan una seguridad
razonable con respecto a la efectividad y eficacia de las operaciones.
32
Ahora bien, dando cumplimiento a los establecido en la Circular Externa Nro.
2013EE0009743, de la Contraloría General de la Nación, la Oficina de Control
Interno pudo evidenciar:
1.- Desmonte de Sistemas Paralelos.
“Para garantizar la convergencia, cohesión e integralidad del sistema es necesario dar
estricto cumplimiento a lo previsto en el artículo 33 del Decreto 2674 de 2012, en
cuanto a que las entidades no podrán adquirir ni mantener software financiero que
contemple las mismas funcionalidades del SIIF Nación, que implique la duplicidad de
registros de información presupuestal y contable”.
Dando cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2674 del 21 de diciembre de
2012, que en su Artículo 33 establece: “Restricciones a la adquisición y utilización de
software financiero. Las entidades y órganos usuarios del SIIF Nación no podrán adquirir ningún
software financiero que contemple la funcionalidad incorporada en tal aplicativo y que implique la
duplicidad del registro de información presupuestal y contable” . La Oficina de Control Interno
pudo evidenciar que el DAPRE no cuenta con Software Financieros alternos, que
impliquen la duplicidad de la información Presupuestal y Contable, por cuanto se
encuentra operando dentro del Sistema Integrado de Información Financiera –
SIIF II.
2.- Información de Contabilidad Presupuestal para Efectos de Rendición
de Cuenta.
“La Oficina de Control Interno deberá considerar e informar a la administración que la
información y fecha que se utiliza a efectos de la rendición de cuenta a la CGR será la
que se encuentre en la Plataforma SI/F, el 28 de febrero a las 23:59 horas.
Dicha información debe estar contenida y ser conciliable, cuando haya lugar a ello, con
los registros de la contabilidad financiera patrimonial presentada formalmente a la
Contaduría General de la Nación CGN, sin perjuicio de la posibilidad de retransmisiones
del módulo contable, posteriores a esa fecha, cuyos plazos serán definidos por la CGN
mediante resolución”.
33
34
35
La Oficina de Control Interno, pudo evidenciar que la información correspondiente
a la rendición de cuenta a la CGR realizó el 26-02-2015 a las 09:57:58 a.m.
3.- Periodo de Transición, Constitución de Rezago y Límites de Reservas.
3.1- “Con la entrada en producción de la plataforma SIIF II para la totalidad de
entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y una vez agotado el
plazo establecido por el artículo 7° del Decreto 4836 de 2011 y conforme a la Circular
No. 066 de Cierre de la Plataforma SIIF, una vez constituido en forma definitiva el
rezago presupuestal, es necesario verificar que este se haya constituido atendiendo la
normatividad vigente, recogida en la Función de Advertencia emitida el 29 de
noviembre de 2012 por este Despacho, en relación con la legalidad, requisitos y
circunstancias que dieron lugar a su constitución como reservas y cuentas por pagar”.
Conforme a los establecido en el Articulo 35 del Decreto 2710 de 2014 y en la
Circular Externa 061 del 14 de noviembre de 2014, numeral 2 literales: e, f, j y k;
emitidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las cuales establecen el
20 de enero de 2015, como último día para la constitución de las mismas. La
oficina de Control Interno estableció que el Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República cumplió con el plazo establecido, como lo pudo
evidenciar en Formato de Seguimiento y Verificación del 26 de enero de 2015.
Adicionalmente conforme lo establece el Decreto 2710 de 2014, ARTICULO 34. “A
través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF -Nación se definirá
con corte a 31 de diciembre de 2014, las reservas presupuestales y cuentas por
pagar de cada una de las secciones del Presupuesto General de la Nación 4”.
Como resultado de estas diferencias la Entidad Constituyo sus Reservas y Cuentas
por Pagar conforme lo establecido en cada una de las cuentas así:
RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2014
DESCRIPCION
GASTOS DE PERSONAL
GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
TOTAL FUNCIONAMIENTO
INVERSION
TOTAL GENERAL
COMPROMISOS (1)
OBLIGACIONES (2)
RESERVA (1) - (2)
75.617.231.078,45
42.918.627.966,38
29.849.247.235,04
148.385.106.279,87
75.616.925.118,45
42.055.268.382,24
29.564.276.465,13
147.236.469.965,82
305.960,00
863.359.584,14
284.970.769,91
1.148.636.314,05
106.569.829.889,99
97.252.171.730,42
9.317.658.159,57
254.954.936.169,86
244.488.641.696,24
10.466.294.473,62
4
“Las reservas presupuestales corresponderán a la diferencia entre los compromisos y las obligaciones, y las
cuentas por pagar por la diferencia entre las obligaciones y los pagos”.
36
CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2014
DESCRIPCION
GASTOS DE PERSONAL
GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
TOTAL FUNCIONAMIENTO
INVERSION
TOTAL GENERAL
CUENTAS POR
PAGAR (1) - (2)
OBLIGACIONES (1)
PAGOS (2)
75.616.925.118,45
42.055.268.382,24
29.564.276.465,13
147.236.469.965,82
74.828.522.969,42
37.477.049.988,28
27.149.686.504,64
139.455.259.462,34
788.402.149,03
4.578.218.393,96
2.414.589.960,49
7.781.210.503,48
97.252.171.730,42
81.316.604.150,44
15.935.567.579,98
244.488.641.696,24
220.771.863.612,78
23.716.778.083,46
Esto teniendo en cuenta lo señalado en el penúltimo párrafo de la Circular Externa
015 del 17 de diciembre de 2013, expedida por la Contraloría General de la
República, sobre la constitución y refrendación de las reservas vigencia 201425:
De otra parte se pudo establecer la justificación de las reservas constituidas a
diciembre 31 de 2014, así:
VALOR RESERVA
51.325.205,45
278.441.434,29
1.203.245,00
51.492.977,00
4.177.060.938,53
5.906.770.673,35
10.466.294.473,62
JUSTIFICACION
Por parte del supervisor del contrato a diciembre 31 de 2014, no se
allegó documentación para pago al Área Financiera
Por solicitud de la Delegación de UE el contrato se suscribió por una
de las partes del Consorcio (DRC_DDG) , mientras se legalizaba el
Consorcio. Se debe esperar la aprobación de esa modificación del
contrato por parte de la Delegación
para el pago de la
prefinanciación
Según Memorando suscrito por el Supervisor del Contrato se informa
que el Contratista OTS Ltda, no puede cumplir con la entrega de los
equipos a 31 de diciembre de 2014 por el proceso de importación
que demora alrededor de siete semanas.
Plazo de duración hasta el 15 de Agosto de 2015
Dando cumplimiento al concepto emitido por el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público de fecha noviembre 4 de 2011, en el cual
se establece que saldos de contratos que está amparado con
vigencias futuras se puede constituir y ejecutar en reserva
presupuestal.
Contratos a los cuales se les realizó Prórroga.
5
“De igual forma, es preciso señalar que la información oficial y válida para el proceso de refrendación
de las reservas será la que se obtenga de los registros de los saldos y movimientos de la plataforma SIIFNación para las entidades de este ambiente, conforme al procedimiento y funcionalidad definida por la
administración de dicha plataforma, con lo cual no se considerará información por fuera, ni la posibilidad
de reaperturas de dicha plataforma”.
37
3.2- La evaluación de Control Interno debe contemplar igualmente, el cumplimiento
del artículo 3 del Decreto 4836/11 en el sentido de que “para pactar la recepción de
bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso, se debe
contar previamente con una autorización por parte del Confis o de quien este delegue,
de acuerdo con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a
presupuestos de vigencias futuras".
Cumplimiento de lo establecido en el Articulo 3 del Decreto 4836 de 2011, el cual
en su enciso 1 establece6
RUBRO PRESUPUESTAL
GASTOS DE PERSONAL
GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
TOTAL FUNCIONAMIENTO
TOTAL INVERSION
TOTAL GENERAL
AUTORIZADA
4.218.065.775,20
24.331.520.871,48
4.097.687.842,28
32.647.274.488,96
22.321.143.669,00
54.968.418.157,96
La Oficina de Control Interno pudo evidenciar que la Entidad constituyó vigencias
Futuras para el 2015, por con la debida autorización, conforme lo establece la Ley.
3.3- De acuerdo con lo ordenado en el artículo 9 de la ley 225 de 1995, se verificará
que los reservas constituidas tanto en inversión como en funcionamiento no superen
los topes allí establecidos.
Cumplimiento a lo establecido en el Artículo 9 de la ley 225 de 1995, el cual dice7.
PORCENTAJES RESERVAS PRESUPUESTALES CONSTITUIDAS A DICIEMBRE 31 DE 2014
DETALLE
GASTOS DE PERSONAL
GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
TOTAL FUNCIONAMIENTO
APROPIACION
DEFINITIVA
83.626.621.000,00
46.996.379.000,00
33.127.000.000,00
163.750.000.000,00
RESERVA
PRESUPUESTAL
305.960,00
863.359.584,14
284.970.769,91
1.148.636.314,05
%
RESERVA
0,00%
1,84%
0,86%
0,70%
6 “Para pactar la recepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración del compromiso,
se debe contar previamente con una autorización por parte del Confis o de quien este delegue, de acuerdo
con lo establecido en la ley, para asumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras”
7
“
En cada vigencia, el gobierno reducirá el presupuesto de gastos de funcionamiento cuando las reservas
constituidas para ellos, superen el 2% del presupuesto del año inmediatamente anterior. Igual operación
realizará sobre las apropiaciones de inversión, cuando las reservas para tal fin excedan el 15% del
presupuesto de inversión del año anterior”.
38
INVERSION
TOTAL GENERAL
113.296.640.816,00
9.317.658.159,57
8,22%
277.046.640.816,00
10.466.294.473,62
3,78%
Como se puede observar en el cuadro anterior el DAPRE constituyo Reservas
Presupuestales en Gastos de Funcionamiento por valor de $1.148.636.314,05,
equivalentes al 0,70% de la Apropiación Definitiva para la Vigencia 2014, y en
Gastos de Inversión $9.317.658.159,57, equivalente al 8,22%, de la Apropiación
Definitiva de la Vigencia 2014, con los cual se puede evidenciar que la Entidad no
supero los topes establecidos en la Ley 225 de 1995.
4. Legalidad del proceso contractual que da origen a la constitución del Rezago.
Dado el marco legal para la constitución de reservas y cuentas por pagar, sin perjuicio
de situaciones de fuerza mayor que llevan a la prorroga y/o ampliación de contratos, la
Oficina de Control Interno debe verificar y establecer todas aquellas situaciones que
dieron lugar a dichas prórroga, principalmente aquellas que se presentaron en los
últimos días de la vigencia fiscal mostrando un nivel de ejecución presupuestal que en
realidad, por el escaso tiempo de ejecución se traduce en un mayor monto de reserva y
no en la entrega a satisfacción de bienes y servicios en funcionamiento e inversión en la
vigencia que culmina.
Esta Oficina pudo evidenciar que la Entidad justifico diez y ocho (18) contratos con
prorroga, por un valor de $5.906.770.673,35, los cuales fueron llevados a Comité
donde le Ordenador autorzó dicha prorroga.
5. Evaluación de las Pérdidas de Apropiación.
Esta evaluación debe permitir establecer la consistencia, mediante indicadores que den
cuenta objetivamente, de los resultados de la programación y ejecución presupuestal
en los que se evidencie:
5.1. Monto de Pérdidas de Apropiación que no fue afectada con CDP.
PERDIDAS DE APROPIACION NO AFECTADAS CON CDP VIGENCIA 2014
DETALLE
APROPIACION
DEFINITIVA
C.D.P ACUMULADOS
PERDIDA DE
APROPIACION NO
AFECTADA POR
CDP
% PERDIDA DE
APROPIACION
NO AFECTADA
POR CDP
GASTOS DE PERSONAL
83.626.621.000,00
75.617.231.078,45
8.009.389.921,55
9,58%
GASTOS GENERALES
TRANSFERENCIAS
CORRIENTES
TOTAL
FUNCIONAMIENTO
46.996.379.000,00
43.101.095.190,38
3.895.283.809,62
8,29%
33.127.000.000,00
30.302.241.520,04
2.824.758.479,96
8,53%
163.750.000.000,00 149.020.567.788,87 14.729.432.211,13
9,00%
39
INVERSION
TOTAL GENERAL
113.296.640.816,00
106.968.895.334,99
6.327.745.481,01
5,59%
277.046.640.816,00 255.989.463.123,86 21.057.177.692,14
7,60%
Como se puede observar en el cuadro anterior la Entidad de su Apropiación
Definitiva en Gastos de Funcionamiento no fueron afectados con CDP
$14.729.432.211,13, equivalente al 9,00%, de este porcentaje el 54,38%
corresponde a Gastos de Personal, el 26,44% a Gastos Generales y el 19,18% a
Transferencias; y para Gastos de Inversión $6.327.745.481,01, equivalente al
5,59%.
5.2. Monto de Pérdidas de Apropiación derivadas de Apropiaciones afectadas por CDP,
que no se utilizaron en Funcionamiento e Inversión.
PERDIDAS DE APROPIACION AFECTADAS CON CDP NO UTILIZADOS VIGENCIA 2014
DETALLE
GASTOS DE
PERSONAL
GASTOS
GENERALES
TRANSFERENCIAS
CORRIENTES
TOTAL
FUNCIONAMIENTO
INVERSION
TOTAL GENERAL
APROPIACION
DEFINITIVA
C.D.P
ACUMULADOS
COMPROMISOS
PERDIDA DE
APROPIACION
AFECTADA CON
CDP NO
UTILIZADOS
%
PERDIDA
DE
APROPIA
CION
AFECTAD
A CON
CDP NO
UTILIZA
DOS
83.626.621.000,00
75.617.231.078,45
75.617.231.078,45
0,00
0,00%
46.996.379.000,00
43.101.095.190,38
42.918.627.966,38
182.467.224,00
0,42%
33.127.000.000,00
30.302.241.520,04
29.849.247.235,04
452.994.285,00
1,49%
163.750.000.000,00
149.020.567.788,87
148.385.106.279,87
635.461.509,00
0,43%
113.296.640.816,00
106.968.895.334,99
106.569.829.889,99
399.065.445,00
0,37%
277.046.640.816,00
255.989.463.123,86
254.954.936.169,86
1.034.526.954,00
0,40%
La Oficina de Control Interno puede observar que el DAPRE no utilizó
$1.034.526.954,00, equivalente al 0,40%, de la Apropiación afectada con CDP, en
Gastos de Funcionamiento y $635.461.509,00, equivalente al 0,43% y de los
Gastos de Inversión $399.065.445,00, equivalente al 0,37% de la Apropiación
afectada con CDP.
5.3.- Cancelación Reservas que se constituyeron principalmente en el componente de
Gastos de Inversión en el último trimestre de la Vigencia.
Se pudo evidenciar que la Entidad cancelo Reservas Presupuestales en el último
trimestre de la Vigencia 2014, en Gastos de Funcionamiento por valor de
$10.259.300,20 y en Inversión no canceló reservas en el último trimestre de 2014.
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Circular Externa 061 del 14 de noviembre de 2014.
Fechas Importantes:
ACTIVIDADES
Límite para la legalización definitiva de Cajas Menores.
FECHA MAXIMA
Hasta el Domingo 28 de diciembre de 2014.
Jueves 26 de diciembre de 2014.
d.
Ultimo día de Giro para Órdenes de Pago
Presupuestales por parte de la DGCPTN.
Ultimo día de Giro para Ordenes de Pago No
Presupuestales de deducciones por parte de la
DGCPTN.
Cierre Calendario
e.
Periodo de Transición.
f.
g.
Cierre definitivo de Ingresos y Egresos.
Reintegro de sobrantes de Cuentas por pagar y
Reservas presupuestales no ejecutadas de recursos
nación CSF
Reintegro de sobrantes de vigencia presupuestal 2013
no ejecutados de recursos nación CSF
Del jueves 1 al martes 20 de enero de 2015, hora 11
p.m.
Martes 20 de enero de 2015, hora 11 p.m.
Jueves 8 de enero de 2015.
a.
b.
c.
h.
Viernes 29 de diciembre de 2014.
Martes 31 de diciembre de 2014, hora 10 p.m.
Viernes 13 de febrero de 2015.
i.
Plazo de registro de compromisos de vigencias futuras.
Martes 20 de enero de 2015, hora 11 p.m.
j.
Constitución de Reservas Presupuestales y Cuentas por
Pagar.
Traslado
de
compromisos
presupuestales
y
obligaciones que constituyen reservas presupuestales
y cuentas por pagar.
Fecha límite para registros contables correspondiente al
periodo de diciembre de 2014.
Martes 20 de enero de 2015, hora 11 p.m.
k.
l.
Hasta el Sábado 31 de enero de 2015, hora 11 p.m.
Hasta el Jueves 13 de febrero de 2015, hora 10 p.m.
m. Fecha de cierre contable correspondiente al año 2013.
A partir del Viernes 6 de marzo de 2015.
n.
Serán aplicados a partir del 10 de marzo de 2015.
Los saldos Iniciales a 1 de enero de 2015.
En relación a las fechas establecidas por la Circular Externa 061 del 14 de
noviembre de 2014, expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, esta
oficina pudo verificar que a la fecha la Entidad ha venido dando cumplimiento a
estas fechas, de acuerdo a lo establecido en la Circular.
MARIA ELISA MORÓN BAUTE
Jefe Oficina de Control Interno
Elaboró
Nubia Yalile López Salamanca
Control Interno
Febrero 26 de 2015
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