Outlook Web Access Para Exchange Server

INSTITUO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA
OFICINA TECNICA DE INFORMATICA
Outlook Web Access
Para Exchange Server
Dirección Ejecutiva de Soporte Técnico - OTIN
Administración de Red – INEI
Oficina Técnica de Informática
Outlook Web Access
Para Exchange Server
Outlook Web Access (conocido como OWA) le permite tener acceso a
su buzón de correo, calendario, contactos, tareas y carpetas públicas
desde cualquier computadora con acceso a Internet. Las nuevas
características de OWA permiten encriptación de mensajes, mejor
rendimiento, un sistema de seguridad mas confiable y posee una
presentación mas sofisticada y visualmente agradable.
Como acceder a su buzón de correo
Para acceder al servicio usted tiene que digitar en su navegador la siguiente
dirección:
http://iinei.inei.gob.pe/exchange
Al conectarse al servicio se mostrara un formulario solicitando su usuario y
contraseña. Luego de haber ingresado su usuario en el formato inei\nomusuario y
su contraseña presione el botón Iniciar sesión .
La opción Cliente permite seleccionar el estilo en el que se mostrara la ventana
de OWA, en este manual se usa el check Premiun. Es recomendable que se use el
check Básico si su conexión a Internet es lenta.
La opción Seguridad configura la forma en que el OWA gestiona la
identificación dentro del equipo que estamos usando, en el check Equipo público
o compartido se protege la sesión estableciendo límites de tal manera que otras
personas que usen el mismo equipo puedan perjudicar la seguridad de los otros. El
check Equipo privado se puede usar solo si la pc la utiliza una sola persona.
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La pantalla de OWA 2003
Una vez que ha ingresado al OWA se debe mostrar una pantalla similar a la figura
anterior.
Por defecto la pantalla de OWA esta dividida en 4 áreas: Carpetas, Accesos
rápidos, Contenido de la Bandeja y Panel de Vista Previa.
Carpetas, en esta lista de carpetas se pueden visualizar las
carpetas correspondientes a la Bandeja de entrada, Correo
basura (no deseado), Diario, Calendario,
Notas , etc.
Acceso rápido, Es una manera rápida de
poder ingresar a las diferentes carpetas que
existen en su buzón
Bandeja de Entrada (Inbox), en este espacio se puede visualizar la lista de
objetos que contiene la carpeta, por defecto la vista que usa es de 2 líneas . Esta
vista permite visualizar información sobre el email (Enviado por, fecha, etc.), distribuida a
través de 2 líneas. Se puede modificar esta
vista usando el control de Vista ubicado al lado
derecho de la palabra Inbox.
Se puede tener una vista de 2 líneas, solo
mensajes, mensajes no leídos, ordenados por
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remitente, por asunto por tema de conversación, etc.
Para ver el mensaje completo en una ventana aparte (no en el panel de vista
previa), sencillamente déle doble clic al mensaje.
El panel de vista previa, permite al usuario visualizar el mensaje de correo activo
sin necesidad de abrir una ventana aparte. Una característica nueva en OWA 2003
es la facilidad que tiene el usuario para poder abrir un archivo adjunto
directamente del panel de vista previa.
Como cambiar de 3 columnas a 1 columna con la Vista Previa
Cuando se abre por primera vez el OWA 2003, se puede ver que la ventana esta
dividida en 4 grandes áreas: carpetas, accesos, Inbox y el panel de vista previa.
Esto hace que la pantalla se divida en 4 columnas. Algunas personas prefieren la
tradicional vista donde el panel de vista previa esta debajo de los mensajes y no al
costado derecho de la pantalla.
Para cambiar la forma en que aparecen las columnas en la
pantalla déle clic al control que esta ubicado en la barra de
botones (según se muestra en la figura) y luego elija
Inferior para colocar el panel en la parte inferior.
Como crear un nuevo mensaje
Para crear un nuevo mensaje déle clic al botón
Nuevo (según se muestra en la figura) y luego
clic en la opción Mensaje.
Al momento de elegir esta opción se abrirá una
ventana con una estructura similar a la
utilizada en cualquier programa de correo
estándar. Elija el destinatario, componga su
mensaje y luego presione Enviar.
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Usar el botón Para… para buscar direcciones
Para digitar una dirección de correo OWA funciona igual que cualquier otro
servicio de correo, simplemente digite la dirección redacte el mensaje y envie.
Cuando se utiliza OWA la forma como se presentan las direcciones es muy
diferente a la usual que utiliza Microsoft Outlook , es por eso que puede
representar cierta dificultad al momento de escoger los destinatarios ubicados
dentro del servicio de correo del INEI. Una característica que ayuda a solucionar
este problema es la que tienen los botones Para.. CC… que es la Comprobación
de nombres, por ejemplo digite en el cuadro la palabra soporte y luego presione el
, el sistema automáticamente resuelve el nombre
botón Comprobar nombres
en la lista de direcciones y muestra la dirección completa y correcta.
Así bastaría con digitar cualquier detalle de la identificación de un usuario y
OWA buscara en la libreta direcciones del INEI y le devolvera la dirección
completa, si existieran mas usuarios con el mismo criterio le mostrara una lista
con las opciones similares donde podrá elegir la que desee.
Otra función es la de Buscar nombres. Para usar esta función puede presionar
cualquiera de los botones Para…, CC… o CCO…y se abrirá la ventan de diálogo
Buscar nombres.
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Como se observa existen diferentes criterios para la búsqueda digite el que desee
consultar y presione el botón Buscar. También puede elegir si la búsqueda se hace
en la Lista global de direcciones o en sus Contactos almacenados en su buzón
personal (no los que están en su pc).
Datos adjuntos
Con OWA 2003 se puede adjuntar
documentos, imágenes u otro tipo de
archivo para que sena enviados junto
con el mensaje. Para adjuntar un
archivo simplemente déle clic al
botón Datos adjuntos
.
Nota: también puede darle clic al
Clip que se encuentra en la barra de
comandos. Cuando se abra la ventana
de Datos adjuntos puede presionar el
botón Examinar para ubicar el
archivo a adjuntar y luego presionar el botón Adjuntar para agregarlo a la lista,
puede repetir este proceso con tantos archivos desee adjuntar (tomar en cuenta el
límite de envió que tiene asignada su cuenta).
Borrar mensajes
Para borra cualquier mensaje de la lista, simplemente seleccione el mensaje (o
mensajes) y luego presione la tecla Suprimir o en la barra de botones
.
NOTA IMPORTANTE: Cuando se borra un mensaje, automáticamente es
movido a la carpeta Elementos eliminados (Deleted ítems); esto quiere decir que
el mensaje aún ocupa espacio dentro de su buzón y por ende si no es depurado
puede ocasionar que su buzón se llene y al final se bloquee su cuenta. Es por eso
que antes de cerrar su sesión debe vaciar la carpeta Elementos eliminados, para
ello de un clic con el botón derecho del Mouse sobre la carpeta Elementos
eliminados (Deleted ítems) y luego clic en la opción Vaciar elementos eliminados.
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Como crear un contacto
La sección de contacto representa su Lista de direcciones
personales que usted puede almacenar en su buzón de correo. NOTA: por lo
general todos los usuarios del INEI deben tener su Lista de direcciones
personales en su computadora personal, use esta función solo para guardar
temporalmente las direcciones y luego mueva las direcciones a su PST personal.
Para crear un nuevo contacto déle clic al botón y elija la opción Contacto, en la
ventana que se abre digite los datos que necesite guardar sobre el contacto y luego
guárdelo.
Como crear una lista de distribución
Una lista de distribución (también conocida como Grupo) es una dirección de
correo que representa o agrupa a direcciones individuales. Esta función es de gran
ayuda cuando envía frecuentemente a varias personas el mismo mensaje.
Para crear una lista de distribución se procede en forma similar a la creación de un
contacto.
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Opciones
Esta función permite personalizar a OWA 2003. Después de
haber modificado algún valor dentro de las opciones es necesario guardar los
cambios, para ello se utiliza los botones de la parte superior.
Agregar una firma. Con esta opción
puede personalizar una firma que se
puede agregar al final de sus mensajes,
Presione el botón Modificar firma…,
digite la firma, déle el formato que
desee y listo.
Opciones
de
ortografía,
Con
esta opción puede
verificar
la
ortografía de sus
mensajes antes de
ser enviados.
Cambiar la contraseña de acceso
Una de las funcionalidades mas interesantes que ofrece OWA 2003 es el cambio
de contraseña de acceso (contraseña de red), esta funcionalidad es importante
sobre todo para aquellas personas que no poseen una PC fija y realizan
frecuentemente sus operaciones a través de Internet. Esta operación es totalmente
segura ya que la transmisión de datos se realiza sobre un canal seguro (encriptado
y protegido).
y luego de clic en el botón
Para acceder a esta opción ingrese a
. Automáticamente se abrirá una ventana que le
donde debe ingresar los siguientes datos:
1.
2.
3.
4.
5.
Domain: INEI
Account: El nombre de la cuenta con la que acceso ej. jaguero.
Old password: Digita la contraseña actual.
New password: Digita la nueva contraseña
Confirm new password: Redigita la nueva contraseña
Si desea limpiar todos los cuadros de clic en el botón
, para confirmar los
cambios de clic en el botón
, para salir sin hacer ningún cambio de clic en
.
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Después de dar clic en el botón
, se mostrara una ventana de
confirmación, el mensaje debe ser Password successfully changed. Después que el
mensaje de confirmación haya salido es necesario Cerrar todas las ventanas y
reiniciar su sesión.
Manejo del correo basura (spam)
Una de las grandes mejoras que posee el OWA es el manejo automático del correo
basura o spam, tanto Microsoft Outlook como OWA 2003 pueden gestionar el
correo no deseado (Prevención de correo electrónico no deseado y privacidad).
Cuando se habilita esta función se reduce significativamente el número de
mensajes no deseados que aparecen en un Bandeja de entrada (Inbox).
Cuando un mensajes es considerado como no deseado es movido a la carpeta
Correo electrónico no deseado. Al igual que la carpeta Elementos eliminados
(Deleted ítems), se debe vaciar también la carpeta de correo no deseado.
Algunas recomendaciones para manejar el correo basura
Antes de eliminar el contenido de la carpeta Correo electrónico no deseado,
verifique su contenido porque algunos mensajes pueden ser considerados por el
sistema como indeseados y realmente pueden no serlo.
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Si el sistema considera un mensaje como indeseado pero no lo es, puede usar la
lista de Remitentes seguros para colocar en ella las direcciones que son seguras.
Al momento de recibir un mensaje también puede decidir si es un mensaje seguro
o de un remitente indeseado para ello déle clic derecho sobre el mensaje y elija la
opción deseada.
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Reglas de filtrado
Las reglas de filtrado permiten gestionar los mensajes de acuerdo a
algún criterio que el usuario selecciones, por ejemplo los mensajes que son de tal
remitente moverlas a una carpeta determinada.
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