Procedimiento para Gestión de Visitas

Procedimiento
para Gestión de
Visitas
Objetivo: Establecer los lineamientos para realizar una visita con calidad, eficiencia y atención
óptima al público interesado en visitar las instalaciones de las Centrales de la Unidad de
Negocio Hidropaute.
.
Versión: 1.0
Fecha de vigencia: 07 de diciembre del 2015
Procedimiento para Gestión de Visitas
Tabla de Contenido
Tabla de Contenido
Tabla de Contenido ........................................................................................................................................... 2
1
Alcance ........................................................................................................................................................ 3
2
Definiciones ................................................................................................................................................. 3
3
Referencias .................................................................................................................................................. 3
4
Responsabilidades y Políticas .................................................................................................................. 4
4.1
Responsabilidades ...................................................................................................................................... 4
4.2
Políticas....................................................................................................................................................... 5
5
Procedimiento para Gestión de Visitas .................................................................................................... 5
5.1
Recepción de solicitud de visita .................................................................................................................. 5
5.1.1
Receptar solicitudes en oficinas cuenca ............................................................................................ 5
5.1.2
Receptar solicitud de visita en centrales ............................................................................................ 6
5.2
Realización de la visita ............................................................................................................................... 6
5.3
Evaluación de Satisfacción del Cliente ....................................................................................................... 7
6
Disposiciones transitorias ......................................................................................................................... 7
7
Derogaciones .............................................................................................................................................. 8
8
Diagrama de flujo ........................................................................................................................................ 8
9
Anexos ......................................................................................................................................................... 9
Procedimiento para Gestión de Visitas
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1 Alcance
Este procedimiento involucra a todo el personal de la Unidad de Negocio Hidropaute, que realiza las
actividades para la gestión de visitas técnicas y/o turísticas para el público en general a las instalaciones
de las Centrales de Generación de la Unidad de Negocio Hidropaute.
2 Definiciones
Visitante: Persona (s) o grupo de personas de una institución que solicita realizar una visita a las
instalaciones de las Centrales de Generación de la Unidad de Negocio Hidropaute.
Visita Turística: Visita a las instalaciones, donde se indican conceptos generales del funcionamiento de
las centrales. Estas visitas pueden ser particulares o de familiares.
Visita Técnica General: Visita a las instalaciones con mayor detalle de los diferentes procesos de
generación. Estas visitas pueden ser:

Educativas: Estudiantes de nivel primario y secundario.

Institucionales: Empresas públicas, privadas, instituciones educativas, entre otros.
Visita Técnica especializada: Visita especializada que aborda un nivel más alto de explicación y a mayor
detalle de los diferentes procesos de generación, conforme al requerimiento del visitante. Estas visitas
pueden ser:

Educativas especializadas: Estudiantes de nivel universitario y maestrías de carreras técnicas e
instituciones del Sector Eléctrico.
EPP: Equipos de Protección Personal, constituyen todos los implementos de Seguridad que son
entregados a las visitas para realizar, de la forma más segura, los recorridos respectivos.
SERVIDESK: Herramienta informática utilizada para atención de requerimientos que corresponden al
área de Servicios Generales.
3 Referencias

Plan General para la Apertura de los Proyectos Estratégicos al Público.

Procedimiento para el Control y Vigilancia.

Instructivo para identificación y evaluación de riesgos.

Matriz de requisitos normativos
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4 Responsabilidades y Políticas
4.1 Responsabilidades
Jefe de Servicios Generales

Identificar los recursos necesarios para la correcta gestión del proceso.

Analizar los resultados de la satisfacción de las visitas y generar Planes de Acción, en caso de
requerirlos.
Subgerente Administrativo

Gestionar los requerimientos de toma de decisión y asignación de recursos, ante la Gerencia de
Unidad.

Autorizar el ingreso de visitas, o rechazar en caso fortuito, en ausencia del Subgerente de
Producción.
Recepcionista-Asistente administrativa de Jefatura de Centrales

Receptar las Solicitudes de Visitas, por medio de la Web, de correo electrónico, en forma
personal o por otro medio y solicitar su autorización.
Analista – Asistente de Servicios de Campamentos

Gestionar las visitas, sean estas técnicas o turísticas.

Realizar las visitas turísticas.

Realizar la inducción general y de seguridad laboral para las visitas turísticas y visitas técnicas
especializadas.

Realizar la encuesta de satisfacción a todas las personas que realicen las visitas.

En el caso de que una visita, incluya personas con capacidades especiales, se debe comunicar
al personal de Seguridad y Salud Laboral para evaluar y determinar los sitios a los que puede
acceder.
Analista-Asistente de Seguridad y Salud Laboral

Realizar las visitas técnicas.

Realizar la inducción general y de seguridad laboral para las visitas técnicas generales y visitas
técnicas especializadas.

Identificar los factores de riesgo laboral según el tipo de visitas y capacitar al personal que
atiende las visitas en temas de prevención de riesgos.
Subgerencia de Producción

Autorizar el ingreso de visitas, o rechazar en caso fortuito. A ausencia de este, autorizará la
Subgerencia Administrativa u otra del mismo nivel jerárquico.
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Subgerentes/Jefaturas de Área

En caso de visitas técnicas especializadas, designar a los técnicos de las diferentes ramas
(Eléctrico, electrónico, mecánico, ambiental, entre otros) para que sean los responsables de la
realización de la visita.
4.2 Políticas

Las visitas técnicas o turísticas a los Proyectos de la Unidad de Negocio Hidropaute que se
encuentran en operación, se realizan los 365 días del año en horario de 08H00 a 18H00. Sin
embargo estos horarios podrían restringirse por trabajos de mantenimientos o imprevistos que
puedan presentarse, lo que será informado oportunamente.

Las visitas técnicas tienen una duración de dos horas con treinta minutos, aproximadamente y
las visitas turísticas tienen una duración de una hora con treinta minutos, aproximadamente.

Para el caso de Proyectos que se encuentran en construcción, la disponibilidad de visitas
depende de la programación de los días y horarios que la Unidad de Negocio determine. Pueden
ser negadas de acuerdo a Cronogramas de trabajo.

En caso de que alguna visita coincida con el mantenimiento de una Unidad de Generación, de
no interferir en ninguna actividad y a criterio del guía, los visitantes de esta categoría pueden
observar parte del desarrollo de esa actividad con el equipo abierto.

La visita a las instalaciones de las centrales de la Unidad de Negocio Hidropaute es gratuita.

El servicio de alimentación y hospedaje corre a cargo del visitante y será entregado por el
contratista de la empresa cuyo requerimiento debe ser coordinado previamente en la Solicitud de
Visita.

No está restringido el uso de cámaras, filmadoras, celulares, bajo responsabilidad del visitante.

Para las visitas de personas con capacidades especiales se tomarán en cuenta los riesgos a los
que se encuentren expuestos.
5 Procedimiento para Gestión de Visitas
5.1 Recepción de solicitud de visita
5.1.1
Receptar solicitudes en oficinas cuenca
Recepcionista
Recibe la SOLICITUD DE VISITA que puede ser mediante la página web (anexo 1), correo electrónico o
personalmente en la recepción
Para el caso de visitas que sean solicitadas mediante correo electrónico o personalmente, con la información entregada, llena el
formato Solicitud de Visita disponible en la página web.
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Todo colaborador que recepte solicitudes de visita, las reasigna a la Recepcionista o Asistente Administrativa, en caso de
Centrales, para el respectivo trámite.
1. Solicita la aprobación de la solicitud mediante firma de la Subgerencia de Producción o en caso
de ausencia, de la Subgerencia Administrativa u otra del mismo nivel jerárquico.
2. Ingresa en el aplicativo SERVIDESK la solicitud de visita requerida direccionando a la central
correspondiente y anexando el archivo digital.
3. Comunica a la asistente administrativa de la Jefatura de Central correspondiente, la visita
solicitada para la obtención del permiso de ingreso.
4. Informa al solicitante el estado de su Solicitud de Visita (aprobación o negación).
5.1.2
Receptar solicitud de visita en centrales
Asistente administrativa de Jefatura de Central
1. Recepta las solicitudes de visita y llena el formulario disponible en la página web SOLICITUD DE
VISITAS .
2. Solicita la autorización a la Jefatura de central.
3. Ingresa en el aplicativo SERVIDESK la solicitud de visita requerida, direcciona a la central
correspondiente y anexa el archivo digital.
Subgerencia de Producción –Subgerencia Administrativa-Jefatura de central

Evalúa y aprueba la solicitud de visita.
Las condiciones sobre la aprobación de la visita serán informadas al solicitante con antelación.
En la solicitud del servicio, el visitante especifica si requiere servicio de alojamiento y alimentación, para su respectiva coordinación
y lugares que desea visitar.
5.2 Realización de la visita
Visitante
1. Presenta la solicitud aprobada al personal de Control y Vigilancia en la Central Hidroeléctrica a
visitar.
Personal de Control y Vigilancia
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1. Comunica al personal a cargo (de la Central) para que sea atendida la visita.
Analista-Asistente de Servicios de Campamento
2. En base a los requerimientos que constan en la S OLICITUD DE VISITA , proporciona al visitante la
información del contratista de acuerdo a los servicios solicitados (alimentación y hospedaje).
3. Realiza un cronograma de la visita e informa de éste a los asistentes a la misma.
4. Realiza la inducción de Seguridad y Salud Laboral, entrega información escrita (folletería) y el
Equipo de Protección Personal, el mismo que se debe utilizar durante todo el tiempo que dure la
visita con la finalidad de precautelar la integridad física de la visita, minimizando la probabilidad
de que se produzcan incidentes.
5. Realiza la visita turística y en el caso de ausencia del personal de Seguridad y Salud Laboral,
recibe las visitas técnicas con el respaldo del personal técnico adecuado.
En el caso de visitas No Programadas, el Jefe de Central o su delegado será el encargado de aprobar la visita. Se registrará en los
controles de ingreso y salida (garitas de control) acorde al PROCEDIMIENTO PARA CONTROL Y VIGILANCIA .
5.3 Evaluación de Satisfacción del Cliente
Asistente/Analista de Servicios de Campamento

Una vez realizada la visita, solicita al visitante completar la encuesta de SATISFACCIÓN DE LAS
VISITAS A NUESTRAS INSTALACIONES .

Realizan la tabulación de datos y reportan al Jefe de Servicios Generales.
Las encuestas se aplicarán a un representante por grupo de visitas, sea turística o técnica.
Jefe de Servicios Generales

Revisa los datos de las evaluaciones de satisfacción entregadas y realiza el informe consolidado
para la revisión gerencial.

Analiza el resultado de las evaluaciones, y en caso de aplicar, genera Planes de Acción acorde
al PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE MEJORA .
6 Disposiciones transitorias
Aplica desde la fecha de publicación de este procedimiento.
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7 Derogaciones

8
Procedimiento para Control de Visitas a las Instalaciones de Las Centrales Hidroeléctricas de
Celec Ep Hidropaute Código: Ml-S-P005
Diagrama de flujo
Procedimiento para Gestión de Visitas
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9 Anexos
Anexo 1: Solicitud de Visita disponible en la página web.