Versión: PROBABILIDAD IMPACTO Disminuye en 2 casillas la

MAPA DE RIESGOS - DEPENDENCIA: OFICINA ASESORA JURIDICA
Código:
Proceso: GESTION JURIDICA
Objetivo del Proceso: Asesorar y conceptuar sobre asuntos de carácter legal que se relacionen con la administración y prestación de servicios de la entidad, a través de la emisión de actos administrativos y conceptos, con el fin de garantizar los intereses de la Entidad.
Fecha de Actualización : Marzo 31 de 2014 - IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
ANÁLISIS
EVALUACIÓN
ANTES DE CONTROLES
No.
RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL RIESGO
TIPO DE RIESGO
DESCRIPCIÓN DEL AGENTE GENERADOR
DEL RIESGO
CAUSAS
EFECTO - CONSECUENCIAS
PROBABILIDAD
IMPACTO
VALORACIÓN DE CONTROLES
CONTROLES
EXISTENTES
TIPO DE CONTROL
Posee una herramienta para
ejercer control
VER SIGNIFICADO EN LA HOJA
MATRIZ DE CALIFIACIÓN
Existen manuales, instructivos
En el tiempo que lleva la
Estan definos los responsables
o procedimientos para el
herramienta ha demostrado ser de la ejecución del control y del
manejo de la herramienta
efectiva
seguimiento
RIESGO RESIDUAL
La frecuencia de ejecución del
control y seguimiento es
adecuada
VARIACIÓN DE PROBABILIDAD O IMPACTO
SEGÚN PONDERACIÓN DE CONTROLES
OPCIÓN DE MANEJO
PROBABILIDAD
1
Falta de claridad o que la
solicitud abarque varios
temas misionales
El derecho de ptición no es
claro o abarca varios temas
misionales o no es
asignado adecuadamente
Personas
Jefe Oficina Jurídica y/o
coordinadores
El Jefe de la Oficina no
designa adecuadamente al
funcionario relacionado con Respuesta insatisfactoria
el tema misional
correspondiente
1 Raro
2 Menor
B Baja
Se lleva control a través
de la Gestión Documental Preventivo: Afecta
y se utiliza mecanismo de
Probabilidad
asignación P8
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Si
20 Si
20 Si
IMPACTO
ACCIONES
RESPONSABLE
INDICADORES
FECHA SEGUIMIENTO PRIMER
TRIMESTRE
Instrucciones precisas para la consolidación de
respuesta a través de los Coordinadores de Grupo.
Revisión inmediata del profesional para verificar si
requiere respuesta de otra área misional.
Coordinador y profesional
encargado del
procedimiento
Oficio radicado
oportunamente
30/03/2014
No se materializó
Control por parte del Grupo de Participación Ciudadana y
los coordinadores de cada area a traves de P8.
verificarán la confirmación de la salida
Coordinador y profesional
encargado del
procedimiento
No. De Derechos de
Petición resueltos en
terminos
30/03/2014
No se materializó
Fijar con suficiente anticipación lineamientos
conceptuales y planes de trabajo específicos, mediante
reuniones periódicas de unificación de criterios por
sectores misionales.
Abogado asignado a la
consulta
Historico de Consultas
30/03/2014
No se materializó
Cooperación entre las Direcciones y Oficina Asesora
Jurídica
Abogado asignado a la
consulta
Consulta a áreas técnicas
30/03/2014
No se materializó
Base de datos para para confirmar la respuesta oportuna
Coordinador y Jefe Oficina
Asesora Jurídica
Seguimiento oportuno a
actuaciones procesales
30/03/2014
No se materializó
VER SIGNIFICADO EN
LA HOJA MATRIZ DE
CALIFIACIÓN
100
1 Raro
2 Menor
B Baja
Evitar el Riesgo
1 Raro
2 Menor
B Baja
Evitar el Riesgo
1 Raro
2 Menor
B Baja
Evitar el Riesgo
1 Raro
2 Menor
B Baja
Evitar el Riesgo
1 Raro
2 Menor
B Baja
Evitar el Riesgo
RESULTADO SEGUIMIENTO
PRIMER TRIMESTRE
Disminuye en 2 casillas la
calificación Inicial en:
Ponderación de Controles
Probabilidad
2
No radicar oportunamente
las respuestas firmadas
El funcionario responsable
de la radicación no da
trámite a la salida del
documento
3
Falta de unificación de
criterios en torno a los
diferentes temas
consultados en las áreas
misionales
Que se asignen consultas
similares o iguales a
abogados diferentes, y
estos respondan de manera
opuesta o no ajustado a una
misma línea de
interpretación
4
No consultar con las
Direcciones Técncias,
aspectos estrictamente
técnicos
Las solicitudes de consuta
ordinariamente comprenden
temáticas de orden técnico
y jurídico que requieren el
concurso de la Direcciones
Personas
Funcionario encargado de
radicar
No control de los
vencimientos de los
terminos
Demanda
Personas
Oficina Asesora Jurídica y
abogado que tiene asignada
la consulta
Comunicacio´n y
coordinación entre los
abogados
Diversas respuestas en
líneas de interpretación
distintas frente a temas
similares
1 Raro
2 Menor
B Baja
Se realiza control de
terminos con la alarma
que lleva el Grupo de
Participación y Atención
al Ciudadano
Preventivo: Afecta
Probabilidad
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Está documentado y
se aplica
20 Si
20 Si
20 Si
Personas
Abogado asignado
Falta de diligencia del
abogado asignado
Apoderado del MME
Falta de informción por
parte del contratista y falta
de diligencia en la utilización
de las herramientas alternas
Falta de credibilidad
1 Raro
1 Raro
2 Menor
2 Menor
B Baja
B Baja
Revisión por parte del
coordinador
B Baja
El coordinador y los
abogados a cargo
verifican directamente el
cumplimiento del término
Preventivo: Afecta
Probabilidad
20 Si
Probabilidad
20 Si
20 Si
Probabilidad
20 Si
20 Si
5
Personas
Detrimento Patrimonial
1 Raro
2 Menor
Preventivo: Afecta
Probabilidad
20 Si
Ponderación de Controles
#¡REF!
#¡REF!
Ponderación de Controles
El apoderado no se entera
Las actuaciones procesales
de la fijación del proceso de
no se presentan dentro de
la notificación o de la
los terminos legales
fijación en lista
#¡REF!
#¡REF!
Ponderación de Controles
20 Si
#¡REF!
#¡REF!
Ponderación de Controles
El Jefe de la Oficina
Asesora Jurídica
permanece al tanto de las
Preventivo: Afecta
posible diferencias de
Probabilidad
criterio entre abogados y
marca línea de
unificación a seguir
Probabilidad
20 Si
20 Si
100
Disminuye en 2 casillas la
calificación Inicial en:
Probabilidad
2
Fecha:
05/11/2013
AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
VALORACIÓN
DESPUÉS DE
CONTROLES
Total
AG-P-05-F-06
Versión:
FECHA SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
SEGUNDO TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO TERCER
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
TERCER TRIMESTRE
FECHA SEGUIMIENTO CUARTO
TRIMESTRE
RESULTADO SEGUIMIENTO
CUARTO TRIMESTRE
IMPACTO
PROBABILIDAD
INSIGNIFICANTE (1)
MENOR (2)
MODERADO (3)
MAYOR (4)
CATASTRÓFICO (5)
RARO (1)
B
B
M
A
A
IMPROBABLE (2)
B
B
M
A
E
POSIBLE (3)
B
M
A
E
E
PROBABLE (4)
M
A
A
E
E
CASI SEGURO (5)
A
A
E
E
E
B: ZONA DE RIESGO BAJA:
M: ZONA DE RIESGO MODERADO:
A: ZONA DE RIESGO ALTA:
E: ZONA DE RIESGO EXTREMA:
Asumir el Riesgo
Asumir el Riesgo, Reducir el Riesgo
Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir
Reducir el riesgo, Evitar, Compartir o Transferir