consulta ctcp libros de contabilidad comerciante

Bogotá D.C. Mayo 31 de 2002
Señor
XXXXXXXXXXXXXX
Ciudad.
REFERENCIA:
LIBROS DE CONTABILIDAD DE LOS COMERCIANTES;
LIBRO FISCAL PARA RESPONSABLES DEL IMPUESTO A LASVENTAS DE
REGIMEN SIMPLIFICADO, Su solicitud del pasado 14 de mayo de 2002
Cordial Saludo
A continuación nos permitimos dar respuesta a sus inquietudes de acuerdo con
sus planteamientos, advirtiendo que los referidos temas están sustentados en las
normas correspondientes y que la respuesta se proyecta sobre lo entendido para
“Un comerciante persona natural registrado en la Cámara de Comercio junto con
el establecimiento” y otra “ persona (comerciante) que tiene como negocio una
tienda de barrio(establecimiento de comercio)”. Pues de no ser así las preguntas
habrán de ampliarse en lo referente a tipo de establecimiento e incluso a su
estructura financiera y de operación, a fin de ubicarlos dentro del ordenamiento.
De otra parte es preciso señalar que parte de la consulta corresponde resolverla a
las autoridades tributarias de orden nacional DIAN
1- Un comerciante persona natural registrado en la Cámara de Comercio, junto
con el establecimiento, habrá de llevar los libros de contabilidad de acuerdo
con lo previsto en el articulo 48 del Co. Co. Y en particular “ (...) es necesario la
utilización de los llamados libro diario y mayor y balances, amen de los
auxiliares que se consideren indispensables para una mayor comprensión de
la contabilidad. Valga tener en cuenta
que por no establecerlo así la ley, los
libros auxiliares no requieren ser inscritos en el registro mercantil”1. “Para
todos los efectos legales se presume que una persona ejerce el comercio en
los siguientes casos:
1o) Cuando se halle inscrita en el registro mercantil;
2o) Cuando tenga establecimiento de comercio abierto, y
1
Supersociedades, Of 220-3655, sep/2001)
3o) Cuando se anuncie al público como comerciante por cualquier medio.”2
“Es obligación de todo comerciante:
1o) Matricularse en el registro mercantil;
2o) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto
de los cuales la ley exija esa formalidad;
3o) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones
legales;
4o) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos
relacionados con sus negocios o actividades;
5o) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus
obligaciones mercantiles, y
6o) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.”3
“Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los
libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben
conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por
clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus
operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o
por resúmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada
cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los
diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben
llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros
de resumen en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de
cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones;
c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los
códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de
las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de
unas y otras;
2
3
Código del Comercio, Articulo 13
Código del Comercio, Articulo 19
d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos
homogéneos;
e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras
bases comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de
dirección, administración y control del ente económico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.”4
2. Ahora bien, visto el tema del LIBRO FISCAL “El artículo 616 del Estatuto
Tributario en la forma como fue modificado por el artículo 36 de la Ley 223 de
1995, establece que "Quienes comercialicen bienes o presten servicios gravados
perteneciendo al régimen simplificado, deberán llevar el libro fiscal de registro de
operaciones diarias por cada establecimiento, en el cual se identifique el
contribuyente, esté debidamente foliado y se anoten diariamente en forma global o
discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes deberán, con base
en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la
adquisición de bienes y servicios, así como los ingresos obtenidos en desarrollo
de su actividad. (...).”5
De lo anterior se concluye:
•
Los comerciantes deben llevar los libros de contabilidad, previstos en la norma
•
El libro fiscal en manera alguna deroga, suprime o suple la obligatoriedad para
el comerciante de llevar libros de contabilidad.
•
Las personas obligadas a llevar el libro fiscal son las personas naturales
responsables del impuesto a las ventas pertenecientes al REGIMEN
SIMPLIFICADO
4
5
Decreto Reglamentario 2649 de 1993, Artículo 125
CONCEPTO TRIBUTARIO 046572 DE 1999, Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales
(diciembre 7)