Informe de Seguimiento SIDEAP (30-08-2015)

ALCALDIA MAYOR
DE BOGOTA D.0
t
f darin,),
VERIFICACION IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION
DISTRITAL DEL EMPLEO Y LA ADMINISTRACION PUBLICA (SIDEAP)
AGOSTO 30 DE 2015
OBJETIVOS:
Verificar el estado de implementaciOn realizada por la OFB, del Sistema de Informacion Distrital
del Empleo y la Administracion POblica (SIDEAP) en cumplimiento del Decreto 367 de 2014 y Ia
circular 034 de 2014 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital —DASCD.
1. METODOLOGIA
La metodologia utilizada en esta verificacion fue la siguiente:
✓ Revision de la normatividad correspondiente al tema.
✓ Consulta directa al SIDEAP - Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital —DASCD.
✓ Solicitud de informaciOn y entrevistas con el Responsable del area de Gestion de Talento
Humano
✓ Consolidacion de Ia informaci6n recopilada y verificacion de la misma.
2. MARCO NORMATIVO.
✓
LEY 87 DE 1993 - "por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las
entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones"
✓
Manual Tecnico del Modelo Estandar de Control Intern° para el Estado Colombiano - MECI
2014, 1. MOdulo de Control de Planeacion y GestiOn 1.1. Componente Talento Humano
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1
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✓
NTC GP 1000:2009: Norma Tecnica de Calidad en la GestiOn Publica Numerales 6.2 Gesti6n de
los Recursos — TALENTO HUMANO. Los servidores pablicos y/o particulares que ejercen
funciones pubicas que realicen trabajos que afecten la conformidad con los requisitos del
producto y/o servicio deben ser competentes con base en la educacion, formacion, habilidades
y experiencia apropiadas. 6.2.2. Competencia, formacion y toma de conciencia.
✓
Decreto 367 del 09 de Septiembre de 2014 - "Por el cual se actualiza el Manual General de
Requisitos para los empleos pablicos correspondientes a los Organismos pertenecientes al
Sector Central de la Administracion Distrital de Bogota, D.C. y se dictan otras disposiciones".
Articulo 9, Paragrafos 2 y 3 y Articulo 10.
✓ Circular 34 del Departamento Administrativo del Servicio Civil, por Ia cual se imparten
instrucciones a los Jefes de Control Interno para realizar el seguimiento a la ImplementaciOn
del aplicativo del Sistema de Informacion Distrital del Empleo y la AdministraciOn PtIblica —
SIDEAP.
✓ Circular 36 del Departamento Administrativo del Servicio Civil de fecha 21 de Octubre de
2014, por Ia cual se da el instructivo para realizar la CapacitaciOn del Sistema de Informacion
Distrital del Empleo y la AdministraciOn Publica — SIDEAP
✓
CertificaciOn de ActualizaciOn de InformaciOn — Sistema Distrital del Empleo y Ia
Administraci6n Publica — SIDEAP
3. DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO
3.1. GENERALIDADES:
"El Sistema de Informacion Distrital del Empleo y la Administracion Publica (SIDEAP) es un servicio
complementario e instrumento integral que permite la formulacion de politicos para garantizar la
planificacion, el desarrollo y la GestiOn del Talent() Humana en las entidades de la Administracion
Distrital." (Pagina Institucional SIDEAP)
El seguimiento a Ia implementaciOn del SIDEAP dentro de la OFB, da cumplimiento a lo expuesto
en Ia Ley 87 de 1993 en su Articulo 12 literal e) que indica que dentro de las funciones del auditor
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HUVANA
2
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interno esta "Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, politicos, procedimientos, planes,
programas, proyectos y metas de la organizacion y recomendar los ajustes necesarios".
Es necesario considerar que Ia implementaciOn de este Sistema responde a lo expuesto en el
MECI 2014 a traves del Modulo de Control de Planeacion y Gesti6n en su componente de Talento
Humano cuyo su proposito es establecer los elementos que permitan a Ia entidad crear una
conciencia y adecuado control a los lineamientos y actividades tendientes al desarrollo del talento
humano con base en el marco legal que le es aplicable; asi como tambien a lo indicado en la
norma NTC GP 1000:2009 que establece especificamente que la entidad esta obligada a mantener
los registros apropiados de la educacion, formaciOn, habilidades y experiencia de los servicios
publicos y/o particulares que ejercen funciones publicas. (Item 6.2.2.)
En desarrollo de este seguimiento se revisO el Articulo 9° del Decreto 367 de 2014, el cual
especifica que a partir de su expedici6n el Sistema General de Informacion Administrativa del
Distrito Capital - SIGIA, se denominara "Sistema de InformaciOn Distrital del Empleo y la
Administracion P6blica — SIDEAP"-, el cual sera Administrado por el Departamento Administrativo
del Servicio Civil Distrital -DASCD-. Adicionalmente en el Paragrafo 1°. aclara que este sistema
servira para recopilar, registrar, almacenar, administrar, analizar y suministrar informaciOn en
temas de organizacion y gestion institucional, empleo public° y contratos de prestaciOn de
servicios profesionales en el Distrito Capital y cuyo objetivo es soportar la formulacion de politicas
y Ia toma de decisiones por parte de la AdministraciOn en los temas de gestion de Ia organizacion
institucional y de talento humano que permita el ejercicio del control social, suministrando a los
ciudadanos la informacion requerida.
En el Paragrafo 22. el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, con el fin de lograr
la implementacion del Sistema sera el responsable de recopilar la informacion respectiva y
reportara al Departamento Administrativo de la Funcion Publica — DAFP, sin embargo de acuerdo
con lo evidenciado Ia recopilacion de la informaci6n hasta el momento realizada por el Servicio
Civil, no se ha gestionado directamente a traves del SIDEAP; se viene recopilando informacion en
formato Excel con datos relacionados con la Planta de Empleados, la Comision de Personal, los
Trabajadores Oficiales y los Contratistas, el cual ha sido reportado por la OFB a traves de correos
electronicos asi:
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MES DEL INFORME
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
FECHA UNITE PARA
REPORTAR
06/0212015
06:03/2015
17/04/2015
04705/2015
05/06/2015
07/07/2015
10:08/2015
08:99/2015
FECHA DE ENTREGA
20/03/2015
20, 03/2015
02/07/2015
02,07/2015
02/07/2015
21/07/2015
26/0812015
09'09/2015
PROMEDIO EXTEMP.
DIA S
EXTEMPORANEI
DAD
42
14
76
59
27
14
16
1
31
Fuente: Area de GestiOn de Talent() Humano
Calculos Propios OCI
Segun lo indicado por el responsable del area de Gestion de Talento Humano los informes de
marzo y abril no fueron remitidos teniendo en cuenta que el funcionario que reporta dicha
informaciOn se encontraba incapacitado en estos meses, por lo cual se conciliO con el Servicio Civil
el envio de Ia informacion de mayo actualizada.
En Ia revision de los archivos recibidos del area de Gestion de Talento Humano que fueron
reportados al SIDEAP, se evidenciaron las siguientes situaciones:
REPORTE
SIDEAP
PLANTA DE
EMPLEADOS
(Cargos
Ocupados)
COMISION DE
PERSONAL
ENE
MAR
FEB
78
78
5
5
ABR
MAY
JUN
78
78
5
5
JUL
81
5
AGO
OBSERVACIONE
S
81 En el reporte enviado
5
los datos de los meses
de Febrero, Mayo y
Junio corresponden al
mes de Enero de 2015
y asi se evidencia en el
encabezado del mismo
en la celda donde se
indica la fecha de corte
En el mes de Agosto se
funcionarios
reportan
se
ya
no
que
encuentran vinculados
directamente con la
entidad.
Se recomienda ajustar
de
reporte
el
en
los
Septiembre
integrantes de esta
comisi6n en raz6n a los
funcionarios
nuevos
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4
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TRABAJADOR
ES OFICIALES
97
97
97
97
97
CONTRATIST
AS
230
230
230
471
469
elegidos en el mes de
Agosto de 2015. En el
reporte de todos los
aparece un
meses
se
que
funcionario
encuentra retirado de la
entidad desde el mes
de Abril.
97 En el reporte enviado
los datos de los meses
de Febrero, Mayo y
Junio corresponden al
mes de Enero de 2015
y asi se evidencia en el
encabezado del mismo
en la celda donde se
indica la fecha de torte.
464 Dentro de los informes
se evidencia que en el
reporte de febrero y
mayo solo se envian
los datos de enero. En
el reporte de Junio en
adelante se relacionan
con
contratos
los
informaciOn
inconsistente
414,427,
(Contratos
426, 452, 463, 484 y
486 Y 524 de 2015)
Fuente: Area de GestiOn de Talento Humana
Calculos Propios OCI
Si bien el paragrafo 32, hace referenda a que la definici6n de los modulos que componen cada uno
de los subsistemas del SIDEAP, su alcance, funcionalidad y operaciOn sera definida por el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital; de la entrevista realizada a la funcionaria
encargada del SIDEAP del Servicio Civil Distrital se manifiesta que esta definiciOn aim no se
encuentra establecida por lo que el seguimiento a este aspecto no puede ser desarrollado.
En el Articulo 102, del decreto en mention se establece que los organismos, entidades y organos
de control y vigilancia pertenecientes al ente territorial de Bogota, D.C., deberan garantizar el
diligenciamiento, por parte de los servidores p6blicos y contratistas de prestaciOn de servicios, de
las Hojas de Vida y la DeclaraciOn de Bienes y Rentas. Adicionalmente se establece que esta
informacion sera remitida segun el procedimiento establecido por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital. La informacion de la hoja de vida y bienes y rentas tendra
reserva en los terminos que establece la ley.
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A Ia fecha de este seguimiento el SIDEAP no tiene un lineamiento especifico dado por el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital sobre su implementaciOn por lo que no es
posible realizar un analisis del avance del mismo.
La Circular 34 de octubre de 2014 del Departamento Administrativo del Servicio Civil, instruye a los
Jefes de Control Interno sobre los aspectos a tener en cuenta en el seguimiento a Ia
ImplementaciOn del aplicativo del Sistema de Informacion Distrital del Empleo y Ia Administraci6n
PCiblica —SIDEAP, asi:
•
"Las entidades acogeren las instrucciones, circulares y guias metodologicas que el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital imparta para el desarrollo adecuado
del Sistema de Informed& Distrital del Empleo y la Administracion Publica - SIDEAP-.
•
La veracidad de la information reportada es responsabilidad de los jefes de la respective
entidad y organismos y el jefe de control interno o quien haga sus veces debe hacer el
seguimiento al cumplimiento de esta obligation.
•
En consonancia con lo dispuesto en el articulo 2 de la Ley 87 de 1993, consagra que uno de los
objetivos fundamentales que orientara el Sistema de Control Interno es: "(. . .)e) Asegurar la
oportunidad y confiabilidad de la informed& y de sus registros. (. )"
•
El incumplimiento de la obliged& legal de reporter information conipleta, veraz y oportuna
al SIDEAP, sera sancionable disciplinariamente, previo el cumplimiento del procedimiento
establecido en la Ley 734 de 2002."
En estos aspectos es necesario precisar que al no tener el lineamiento para la implementacion, se
ha trabajado en el reporte de informaci6n mensual de acuerdo con las caracteristicas dadas en el
formato CertificaciOn de ActualizaciOn de Informacion — Sistema Distrital del Empleo y Ia
AdministraciOn PtIblica — SIDEAP (ISOD948KPAv2).
En relation con el cumplimiento de la Circular 36 del Departamento Administrativo del Servicio
Civil de fecha 21 de Octubre de 2014, por la cual se da el instructivo para realizar Ia CapacitaciOn
del Sistema de Informacion Distrital del Empleo y la AdministraciOn Publica — SIDEAP, se evidenci6
que Ia OFB dio respuesta a lo solicitado en la misma y que hate referencia al envio de un listado
de los funcionarios encargados de actualizar, reportar y revisar Ia informacion de plantas de
personal, Trabajadores oficiales, Planta Temporal y Contratos de PrestaciOn de Servicios, con el
objetivo de crear un cronograma para la capacitaciOn del aplicativo en mention. Respuesta dada
por la OFB en fecha 28 de Octubre de 2014, enviada a traves de correo electrOnico donde se
indican como responsables a los siguientes funcionarios:
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FP,RNTA
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DENOMINACION DEL EMPLEO
Jefe de Talento Humano
Jefe de Control Interco
Responsable del reporte de Planta de Personal
Responsable del reporte de Contratos de Prestacidn de Sericios
No. DOCUMENT°
19 439.236
51 563.624
80 075 842
51 909 646
CORREO ELECTRONICO
NOMBRE COMPLETO
rrc.asaoth gov cc
Rail Rcas Devia
-1:).edraza0cfb go; co
Pedraza Daze Magdalena
Frei, Mauncio Vargas Undarle Fgaroas@oib go% co
Marten, Elsa Torres Caniacho nitorres@cfp go. co
TELEFONO
2883466 Ext. 122
2320266 Ext. 118
2883466 Ext. 149
2883466 Ext. 104
Fuente: Area Gestion Talent() Humano
Posterior a esta gestiOn, no se evidencia ningUn requerimiento o programaciOn de cronograma de
capacitaci6n por parte del Servicio Civil relacionada con el tema.
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
a.
Se evidencia desconocimiento por parte de los funcionarios del marco normativo relacionado
con el tema, por lo que se recomienda la revision de la misma y su socializaciOn dentro de los
funcionarios que se encuentran involucrados.
b. Se observa el envio de la informacion solicitada relacionada con los funcionarios a los cuales
se les orientara la capacitaci6n del Servicio Civil a traves de la comunicaciOn del 28 de Octubre;
se recomienda socializar con los mismos el objetivo, alcance, rol y responsabilidad ante Ia
implementation del nuevo sistema, asi como la actualizaciOn de Ia informacion ante el
Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital -DASCD ante cambios en los
responsables.
c.
Si bien la entidad ha venido reportando en los formatos indicados por el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital -DASCD la informaciOn basica relacionada con el
tema, Ia misma se ha realizado de manera extemporanea, es decir despues de los 5 primeros
dias habiles del mes siguiente (con un promedio de extemporaneidad de 30 dias); se
recomienda que los funcionarios encargados de realizar este reporte (Profesional
Universitario- Nomina) conozcan los plazos establecidos por el Servicio Civil que aunque no
han sido socializados por esa entidad deben ser de estricto cumplimiento de acuerdo con lo
enmarcado en Ia Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Codigo Disciplinario Unico.
De otro lado, el documento "CertificaciOn de ActualizaciOn de Information — Sistema Distrital
del Empleo y la Administraci6n Publica — SIDEAP (ISOD948KPAv2)" expresa: "... esta
informacion debe ser reportada dentro de los cinco (5) primeros dias hobiles de coda mes y que
es responsabilidad del Jefe de Talento Humano de coda entidad mantener actualizada la
informacion de planto de personal y es responsabilidad de lo persona encargada de
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contratacion reporter la informed& de Contratistas de Prestacion de Servicios suscritas con
personas naturales al Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, en los formatos
Excel ya socializados a ustedes como son: Empleados POblicos, Trabajadores Oficiales,
Supernumerarios, Comision de Personal y Contratistas de Prestacion de Servicios".
d.
En Ia verificaciOn realizada se evidencia la no presentacion de los informer de SIDEAP de los
meses de Marzo y Abril de 2015, en razOn a la incapacidad del funcionario encargado de enviar
el reporte; se recomienda que independiente del responsable de la actividad, el area como tal
debe dar cumplimiento a los requerimientos legales de manera oportuna.
e.
De acuerdo con la revision realizada a los reportes mensuales elaborados por el area de
Gestion del Talento Humano y enviados por la OFB al Departamento Administrativo del
Servicio Civil Distrital -DASCD, se evidencian debilidades de control de la informacion
reportada teniendo en cuenta que no se encuentra debidamente actualizada; por lo que se
recomienda fortalecer los controles internos que permitan garantizar el cumplimiento de lo
dispuesto en el Decreto 367 de 2014, la Circular 034 de 2014 del DASCD, la NTC GP 1000:2009:
Norma Tecnica de Calidad en la GestiOn Publica y lo indicado en los documentos internos Guia
para Ia elaboraciOn de documentos del Sistema lntegrado de Gesti6n, el Procedimiento
ProducciOn y Control de Registros y el Procedimiento Control de Documentos del SIG.
f.
Se recomienda verificar periOdicamente la normatividad que el Departamento Administrativo
del Servicio Civil emita relacionada con la implementaciOn del SIDEAP.
MA IA JANNETH
Audi or
Et0 MARTINEZ
Vo. Bo. MA DALENA PEDRAZA DAZA
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