elaboración de un manual para la administración de

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACION
Tema: Desarrollo de un Manual para la Administración de Contratos
Línea de Investigación: Manuales, pequeñas y medianas empresas (PYMES),
investigación y científica.
ELABORACIÓN DE UN MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS DE LA EMPRESA SOLDITECA C.A. UTILIZANDO LA
CODIFICACIÓN WBS
Trabajo de Grado para optar al Título de Licenciado en Administración de
empresas.
Tutor: Lic. Tirso Gonzales
Trabajo de Grado presentado por:
Br. Busato Leoni, Juan Carlos
C.I. 17.706.971
Elaboración de un manual para la administración de contratos de la empresa
solditeca c.a. utilizando la codificación wbs by Juan Busato is licensed under
a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0
Unported License
Caracas - Venezuela
Marzo, 2012
1
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACION
Tema: Desarrollo de un Manual para la Administración de Contratos
Línea de Investigación: Manuales, pequeñas y medianas empresas (PYMES),
investigación y científica.
ELABORACIÓN DE UN MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
CONTRATOS DE LA EMPRESA SOLDITECA C.A. UTILIZANDO LA
CODIFICACIÓN WBS
Jurado: ______________________
Nombre y Apellido
Jurado: ______________________
Nombre y Apellido
______________________
Cedula de Identidad
______________________
Cedula de Identidad
______________________
Firma
______________________
Firma
Caracas - Venezuela
Marzo, 2012
2
INDICE
Dedicatoria…………………………………………………………………………I
Agradecimiento…………………………………………………………………...II
Resumen de Trabajo de Grado……………………………………………..…III
Summary……………………………………………………….…………………IV
Introducción…………………………………………………………………….…1
CAPITULO I:
1.1. El Problema de Investigación……………………………………………….4
1.2. Planteamiento del Problema………………………….……………………..4
1.3. Formulación del Problema…………………………………………………..7
1.4. Objetivos de la Investigación………………………………………………..8
1.4.1. Objetivos General…………………………………………………...8
1.4.2. Objetivos Específicos…………………………………………….…8
1.5. Justificación de la Investigación………………………………………….…8
1.6. Delimitaciones……………………………………………………………….10
1.6.1. Temáticas…………………………………………………………..10
1.6.2. Espacial…………………………………………..…………………10
1.6.3. Temporal……………………………………………………………10
1.7. Limitaciones de la Investigación...………………………………………...11
CAPITULO II:
2.1. Antecedentes de la Investigación…………………………………………13
2.2. Bases Teóricas……………………...………………………………………17
2.2.1. Manual………………………………………………………………17
2.2.2. Tipo de manuales administrativos...……………………………..19
2.2.2.1. Manuaal de organización ………………………………..20
2.2.2.2. Manual de políticas ……………….……………………..20
2.2.2.3. Manual de procedimientos……………………………..21
2.2.3. Administración……………………………………………………..22
2.2.4. Gerencia Administrativa…………………………………………..23
2.2.5. Funciones de la Gerencia………………………………………...25
2.2.5.1. Planeamiento……………………………………………..26
2.2.5.2. Organización……………………………….……………..26
2.2.5.3. Dirección………………………………….……………….26
2.2.5.4. Control………………………………….………………….27
2.2.6. Administración de Contratos……………………………………..27
2.2.7. Codificación WBS…………………………….……………………32
2.3. Términos Básicos…………………….……………………..………………34
3
2.4. Cuadro de Variables………………………………………….…………….36
CAPITULO III:
3.1. Tipo de Investigación……………………………………………….………39
3.2. Diseño de la Investigación…………………………………………………40
3.3. Población y Muestra de la Investigación……………………….…………42
3.3.1. Población………………………………………………….………..42
3.3.2. Muestreo……………………………………………………………44
3.4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……………….….…46
3.5. Validez y Confiabilidad de los Instrumentos……………………………..47
3.6. Técnicas e Instrumentos de Análisis y Procesamiento de Datos….…..49
CAPITULO IV:
4.1. Presentación de Resultados………………………………………….……51
4.2. Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Solditeca C.A…...53
CAPITULO V:
5.1. Descripción de la Propuesta…………………………………………….…70
5.2. Objetivos de la Propuesta……………………………………………….…71
5.2.1. Objetivo General………………………………………………...…71
5.2.2. Objetivo Específicos…………………………………………….…71
5.3. Beneficiarios de la Propuesta………………………………………..….…72
5.4. Localización Física de la Propuesta………………………………………72
5.5. Estructura de Trabajo……………………………………….………………73
5.6. Modelo de la Propuesta………………………………………………….…83
5.7. Descripción del Modelo de la Propuesta…………………………………84
CAPITULO VI:
6.1. Conclusiones……………………………………………………………...…87
6.2. Recomendaciones……………………………………………………….….93
Bibliografía. ………………………………………………………………….……95
Anexos……………………………………………………………….……………9
4
AGRADECIMIENTO
Primero quiero agradecerle a Dios, por darme la paciencia y la
dedicación para poder realizar este trabajo.
A toda mi familia infinitas gracias, pero en especial a la persona más
importante de mi vida; gracias Mamá por confiar en mí y por apoyarme en todo
momento.
También quiero darle las gracias a mi maravillosa novia; por apoyarme y
alentarme a continuar y por compartir conmigo todas las noches de desvelo.
Y por último pero no menos importante, le quiero dar las gracias al Profesor
y Tutor Tirso González ya que fue de gran ayuda y orientación para la realización
de este proyecto.
Juan C. Busato
5
DEDICATORIA
Quiero dedicarle este trabajo y todo este gran esfuerzo de varios años de
carrera a mi maravillosa familia que nunca dudo que lograría este triunfo, ya que
ellos también hicieron un gran esfuerzo, por verme llegar a la meta.
Esta es mi mejor manera de devolverles un poco, por lo mucho que me han
apoyado, amado, comprendido y ayudado a lo lardo de toda mi vida, ya que
gracias a ellos puedo decir con certeza plena que poseo todas las herramientas
necesarias para lograr tener éxito en mi vida profesional.
Juan C. Busato
6
Universidad Nueva Esparta
Facultad de Ciencias Administrativas
Escuela de Administración de Empresas
Elaboración de un Manual para la Administración de Contratos de la
Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la Codificación WBS
Autor: Busato, Juan Carlos
C.I. V- 17.706.971
Tutor: Tirso González
Marzo 2012
RESUMEN
La finalidad de este Trabajo de Grado, fue la elaboración de un Manual para
la Administración de Contratos., utilizando la codificación WBS, para la empresa
SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado Anzoátegui. La investigación se
hizo, tomando como base los lineamientos de la investigación descriptiva,
apoyada en un diseño de campo y bibliográfica. La propuesta para la creación del
referido manual para la administración de proyectos y contratos, usando la
codificación WBS, permite al administrador del contrato, traducir los asuntos
administrativos en un documento de trabajo y en reportes de control, análisis y de
acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del
proyecto y la minimización de su costo. Desde esta perspectiva, una de las
razones que influye en esta situación es, no poseer un manual que le permita
llevar de manera organizada estos proyectos. Se considera de gran importancia, la
realización de esta investigación, porque, una vez que la empresa SOLDITECA
C.A., establezca su manual basado en la codificación WBS, tendrá definida la
cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por áreas, paquetes o
especialidades, también tendrá un código identificador a través del catálogo de
actividades. Por consiguiente, el manual permitirá concretar el trabajo, de lo general
a lo particular en la etapa de planeación y cuantificar avances y recursos de lo
particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto. Concluye
que, trabajando con la codificación WBS, se deben dividir los paquetes de trabajo
en tareas que hagan más fácil determinar cuándo la contratación del servicio es
una opción apropiada. Al respecto, las tareas o actividades, delimitarán los pasos
a ser tomados en la oferta, asignación, monitoreo y terminación del contrato,
además de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como el
contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones.
Descriptores: Proyecto, Contrato, Administración, WBS, Manual.
7
University of Nueva Esparta
Faculty Busines Administration
School Business Administration
Preparation of a Manual for Contract Management Company SOLDITECA CA,
using the WBS coding.
Authors: Busato, Juan Carlos.
C.I. V- C.I. V- 17.706.971
Mentor: Tirso González
March 2012
SUMMARY
The purpose of this graduate work was the preparation of a Manual for
Contract Administration., Using the WBS coding for CA SOLDITECA company
located in Barcelona, Anzoátegui State. The research was done, based on the
guidelines of descriptive research, supported by a field design, and literature. The
proposal for the creation of that manual for managing projects and contracts, using
the WBS coding allows the contract administrator, administrative issues translate a
working document and control reports, analysis and corrective action for effective
management encompassing project control and cost minimization. From this
perspective, one of the reasons influencing this situation is not having a manual
that permits these projects in an organized manner. It attaches great importance to
the realization of this research, because, once the company SOLDITECA CA, set
its coding manual based on the WBS, will set the amount of work to do, totally
organized by areas, packages or specials, also have an identifier code through the
catalog of activities. Therefore, the manual will specify the work, from the general
to the particular in the planning stage and quantify progress and resources
particular to the general, in the process of monitoring and controlling the project. It
concludes that, working with WBS coding, should be divided into work packages
that make tasks easier to determine when contracting the service is an appropriate
option. In this regard, the tasks or activities shall identify the steps to be taken in
the supply, allocation, monitoring and termination of the contract, and identify
mandatory participants in the process, such as contracting, finance, legal, and their
roles, responsibilities and interrelations.
Descriptors: Project, Contract, Management, WBS, Manual.
8
INTRODUCCIÓN
La administración de contratos es a menudo una de las partes más
descuidadas del proceso de procura de unos proyectos de diferentes secciones.
Una buena administración de contratos requiere de dedicación y persistencia. La
intensidad y forma en que se desarrollará la administración de un contrato,
dependerá de las características específicas del mismo. En efecto, un contrato de
poco monto de dinero y de corta duración o procura de una sola compra, requerirán
menos esfuerzo administrativo que aquellos relacionados con proyectos costosos y
de larga duración.
Desde esta perspectiva, Daccach (2006), plantea: “la administración de
contratos es un elemento crítico en el ciclo de gestión de proyectos de las diferentes
empresas y debe jugar un rol destacado y relevante en las operaciones de procura
del sector tanto público como privado” (p. 2). El propósito de la administración de
contratos es, avalar el desempeño de los objetivos propuestos entre los límites de
tiempo convenidos. Estas habilidades van desde la definición del proyecto, hasta la
administración de las medidas de avance del mismo.
En este orden de ideas, la empresa SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona,
Estado Anzoátegui, se ha caracterizado por muchos años, en manejar importantes
contratos con compañías nacionales e internacionales, especializadas en
actividades petroleras. La referida organización, participa en contrataciones y
licitaciones en inspección de alta tecnología, que le ha permitido una extensa
experiencia en el trabajo realizado, en el país y en la región de oriente.
En los últimos meses y dado al gran número de contratos que hoy en día
están gestionando, se ha presentado una serie de inconvenientes administrativos,
que han entorpecido el buen desenvolvimiento de las labores del equipo que tiene a
cargo la gestión de los contratos, y lamentablemente, en oportunidades se ha
quedado mal con los contratantes, pues se les ha incumplido con el cronograma de
9
actividades fijado previamente, con el consentimiento de ambas partes. Pequeño o
grande el proyecto, la definición de su alcance es herramienta vital para que el
gerente o los comités respectivos puedan tomar decisiones en las etapas
administrativas que lo conforman.
Como consecuencia de ello, se ha considerado relevante proponer en esta
investigación la elaboración de un manual para la administración de contratos de la
mencionada empresa, utilizando la codificación WBS, como es conocida por sus
siglas en inglés. La intención de este manual, es que la empresa SOLDITECA,
realice una presentación simple y organizada de su trabajo requerido, para
completar los proyectos que lleva con sus diferentes clientes y proveedores. El
desarrollo de la misma se estructuró en seis (6) capítulos, como se señala a
continuación:
Capítulo I: Correspondiente al Problema de Investigación, incluye aspectos
relativos al planteamiento, formulación del problema, objetivos; justificación,
delimitación y limitaciones.
Capitulo II: Referido al Marco Teórico, se tratan los aspectos conceptuales
relativos a los antecedentes, bases teórica, cuadro de operacionalización de las
variables y glosario de términos.
Capítulo III: Contiene los Aspectos Metodológicos que fundamentan el
estudio, por lo tanto se desarrolla todo lo referente a tipo de investigación, el
diseño de la misma, la población y la muestra, técnicas e instrumentos de
recolección de la información y de procesamiento de datos.
Capítulo IV: En él se hace referencia al análisis estadístico de la
presentación de los resultados obtenidos a través de la muestra investigada. Para
ello, se elaboraron cuadros y gráficos de pastel y de barras, de cada uno de los
10
ítems que conformaron el la guía de entrevista aplicada, con sus respectivos
análisis inferenciales.
Capítulo V: Este capítulo plantea la propuesta de elaboración de un manual
para la administración de contratos de la Empresa SOLDITECA C.A. utilizando la
Codificación WBS, que permita una mejor planificación y control del trabajo
relacionado con la administración de los contratos de la empresa.
Capítulo VI: Contiene aspectos relacionados con las conclusiones y
recomendaciones que permitan aportar soluciones al problema objeto de
estudio, además de las referencias bibliográficas.
11
CAPÍTULO I
MARCO PROBLEMÁTICO
1.1.
EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
En esta primera fase de la investigación se describe de manera amplia la
situación objeto de estudio, ubicándola en un contexto que permita comprender su
origen y relaciones. En efecto, en el primer capítulo se plantean los aspectos
fundamentales que dan inicio al estudio, en tal sentido contiene: planteamiento del
problema, formulación, objetivos, justificación, delimitación y limitaciones.
1.2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La administración de contratos, es considerada como el conjunto de
funciones comprometidas con preparar y administrar los contratos y manejar
adecuadamente las relaciones entre clientes-propietarios, ingenieros consultores y
contratistas. De tal manera, las funciones y responsabilidades de la administración
de contratos varían ampliamente en las diferentes industrias u organizaciones
empresariales a nivel público y privado, para ajustarse a los requerimientos del
cliente-propietario y a los alcances definidos de los servicios de la gerencia de
administración de proyectos. De acuerdo con Ochoa (2001):
El propósito y objetivo de la administración de contratos es obtener bienes y
servicios de la calidad especificada, de manera oportuna y dentro del
presupuesto establecido para la construcción de un proyecto. Como tal, la
administración de contratos constituye la parte principal del proceso de
procura que asegura al propietario del proyecto la obtención del mejor valor
por el precio pagado (p. 51).
De acuerdo a estos planteamientos, para lograr un desarrollo óptimo en
cuanto a las actividades administrativas, es importante que el administrador
12
organice sus ideas y comience por los aspectos más relevantes. En este sentido
Gómez (2000), sostiene que: “un administrador de empresas es una persona con
visión, capaz de aplicar y desarrollar los conocimientos de la planeación,
organización, dirección y control empresarial, a fin de lograr los propósitos de la
institución en la cual presta sus servicios. (p.15)
Entre esas múltiples tareas que ha de cumplir el administrador se encuentra
la administración de contratos, en empresas que prestan servicios y asistencia a
otras compañías, instituciones, tanto del sector privado como también del público.
Cabe destacar que este proceso de gerenciar contratos, a través de una variedad
de procedimientos y vínculos intraservicio, presta asistencia a la actuación global
del equipo de cada empresa, estableciendo un enfoque sistemático de gerencia,
ajustado a su tarea y de conformidad a los lineamientos de implementación del
proceso.
Como ejemplo de estas empresas que trabajan con contrataciones y
proyectos se encuentra SOLDITECA C.A., ubicada en Barcelona, Estado
Anzoátegui y especializada en inspección de alta tecnología que la ha hecho
acumular, durante veinte años, una amplia experiencia en áreas de aseguramiento
y control de calidad, inspección visual y diagnóstico de equipos con ensayos no
destructivos con tecnología de punta, corrosión de materiales, sistemas de
protección y desarrollo e implementación de programas de inspección basada en
riesgo, servicio que presta a la industria del petróleo, gas y petroquímica.
Actualmente, la referida empresa posee varios proyectos en la región y en su
ejecución, ha utilizado los mismos recursos y estrategias para los distintos planes,
porque
presenta algunas debilidades en la estructura de su departamento
administrativo, por falta de una buena planificación en lo referente al proceso de
contratación. En efecto, la empresa no cuenta con técnicas que le permita
manejarlos de forma individual, presentando inconvenientes a la hora de ver la
rentabilidad de cada uno de ellos de forma separada.
13
En consecuencia, se genera una problemática, porque la empresa objeto de
este estudio, no ha manejado los diferentes proyectos de forma estructurada, a
través de una data de información que ayude al administrador a manipular las
distintas operaciones que implica el desarrollo de los contratos que lleva con sus
asociados, clientes y proveedores.
En efecto, una de las razones por la cual la empresa ha confrontado estos
inconvenientes, radica en la administración de los contratos, responsabilidad que
manejan los profesionales que integran el Departamento Administrativo. Ellos,
cumplen diferentes actividades y tareas, identificar las funciones específicas y
necesarias de cada una de ellas, unificar los criterios, estableciendo el nivel de
esfuerzo apropiado a cada función de los servicios que presta, hecho que le ha
impedido, en algunas ocasiones, cumplir con las fechas convenidas para la entrega
de los servicios requeridos por las empresas contratantes.
Desde esta perspectiva, una de las razones que influye en esta situación es,
no poseer un manual que permita llevar de manera organizada los proyectos, a
través de una serie de procedimientos administrativos acompañados de las
correspondientes actividades, responsables, fecha de inicio y de culminación del
proyecto, aunado al desglose y jerarquización de las actividades a realizar.
En este orden de ideas, la implementación del manual propuesto en esta
investigación, se hará basado en una estructura de descomposición del trabajo o
EDT, también conocido por su nombre en inglés Work Breakdown Structure o WBS,
definida como una estructura exhaustiva, jerárquica y descendente formada por los
entregables, tareas o actividades a realizar en un proyecto. La EDT es una
herramienta muy común y crítica en la gestión de proyectos. Se ha escogido esta
codificación, por considerarla la más apropiada debido a que, sus niveles de
desglose incluyen todas las actividades que se desarrollan en este trabajo de
investigación, así como también, permiten visualizar aquellas que no sean de su
incumbencia, las cuales se dejarán fuera del mismo.
14
En consecuencia, se considera de gran importancia, la realización de esta
investigación, porque, una vez que la empresa SOLDITECA C.A., establezca su
manual basado en la codificación WBS, tendrá definida la cantidad de trabajo a
realizar, totalmente organizado por áreas, paquetes o especialidades, también
tendrá un código identificador a través del catálogo de actividades. Por
consiguiente, el manual le permitirá concretar el trabajo, de lo general a lo particular
en la etapa de planeación y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo
general, en la etapa de seguimiento y control del proyecto.
Por otra parte, el uso del manual basado en la codificación WBS, propuesto
para manejar los contratos en los cuales participa la empresa SOLDITECA C.A.,
permitirá al administrador de contratos y a su equipo, desde el principio del
proyecto, estimular y fomentar una comunicación eficiente, una cuidadosa y
completa comprensión de las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos,
de manera que el director pueda conducir apropiadamente una buena gerencia sin
tener que preocuparse por molestos asuntos administrativos.
1.3.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Tomando en consideración los aspectos expuestos, donde se destaca la
problemática generada porque la empresa SOLDITECA, no posee una técnica
administrativa que guíe las actividades del proceso de contratación, que mantiene
con organizaciones asociadas, proveedores y clientes, se propone un manual
para la administración de contratos, con la codificación WBS o Estructura
Desglosada del Trabajo, herramienta de planeación para definir y cuantificar el
trabajo a realizar en todo el proyecto. Se escogió esta técnica por considerarla
sencilla y, además, permite al administrador de contrato, tener a la vista, a través
de un gráfico, tipo organigrama o mapa conceptual, todas las actividades, tareas
responsables y cronograma del contrato, entre otros aspectos importantes.
15
1.4.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.4.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual para la administración de contratos de la empresa
SOLDITECA C.A., utilizando la codificación WBS con la finalidad de favorecer el
buen manejo de las actividades administrativas.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las debilidades que confronta el personal en cuanto al manejo
administrativo de los contratos.
Determinar las competencias que debe poseer el administrador de
contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del
propietario del proyecto.
Establecer la importancia de la codificación WBS, en los procesos de
planificación y seguimiento de los contratos.
Determinar las actividades del manual y su respectivo código WBS, que
permita una mejor planificación y control del trabajo relacionado con la
administración de los contratos de la empresa.
Analizar los beneficios que se generarán al elaborar el manual de
administración de contratos basado en la codificación WBS.
1.5.
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
En el proceso de desarrollo de toda investigación, es muy significativo
tomar en cuenta su impacto en la sociedad. La realización de este estudio se
considera de gran importancia porque su intención es elaborar un manual para la
16
administración de contratos de la empresa SOLDITECA C.A., utilizando la
codificación WBS, con la finalidad de favorecer el buen manejo de las actividades
administrativas que allí se ejecutan.
En consecuencia, el valor del manual se evidencia, en la necesidad que
posee la mencionada empresa de, generar nuevas estrategias al momento de
administrar los distintos contratos, que perduren en el tiempo y se conviertan en
normas y leyes dentro de la misma, las cuales garanticen el éxito y sean de fácil
manejo para los miembros del departamento administrativo de la empresa.
La propuesta para la creación de un manual para la administración de
proyectos de la empresa SOLDITECA C.A. utilizando la codificación WBS, permite
al administrador del contrato traducir los asuntos administrativos en un documento
de trabajo y en reportes de control, análisis y de acciones correctivas, para una
gerencia efectiva que abarque el control del proyecto y la minimización de su
costo. Así lo confirma García (2000), al señalar que:
Los proyectos por definición tienen una fecha de inicio y finalización
determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados específicos y
recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que sean las
actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias
cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. (p.
45)
En este sentido los empleados de la empresa SOLDITECA C.A. tendrán
una misma línea de criterios, la cual rige las funciones de los administradores de
los diversos contratos, generando lineamientos uniformes para todos. En
consecuencia, la gerencia podrá controlar con mayor facilidad los recursos que se
utilizarán en las distintas obras y contratos que posee la empresa. Por último, la
17
propuesta implica un aporte al desarrollo de las actividades de la empresa y al
mercado petrolero venezolano, logrando de esta manera una optimización de los
recursos disponibles.
1.6.
DELIMITACIONES
1.6.1. Temática
El tema del trabajo de grado es considerado innovador porque, en revisión
bibliográfica realizada en varias universidades de la ciudad de Caracas y de
investigar en algunas empresas, no se consiguió ninguna que utilice un manual de
codificación WBS, como el propuesto para la Administración de Proyectos de la
empresa SOLDITECA C.A.
Desde esta perspectiva temática, el estudio propuesto está delimitado en el
área de las Ciencias Administrativas, aplicadas al ámbito de las medianas
empresas dentro del mercado petrolero en Venezuela y específicamente la
administración de contratos.
1.6.2. Espacial
La unidad de análisis es la Empresa SOLDITECA, C.A., especializada en
Inspección de Alta Tecnología, ubicada geográficamente en la avenida Fuerzas
Armadas, Centro Comercial RA RA RA, Galpón Nº 3, Sector Redoma de Los
Pájaros. Barcelona, Estado Anzoátegui.
1.6.3. Temporal
La realización de este proyecto se desarrolló, su primera fase, durante el
período Octubre 2010 y la segunda parte desde febrero hasta Octubre de 2011,
fase en la cual está programada la culminación del proyecto de grado.
18
1.7.
LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN
Se considerarán como aspectos que limitan u obstaculizan la investigación:
La falta de investigaciones similares, en las Universidades visitadas para
elaborar los antecedentes.
Falta de información y cooperación por parte de los integrantes de la
muestra sobre la necesidad de elaborar el manual.
La ubicación geográfica de la unidad de investigación, (Barcelona, Estado
Anzoátegui), que podría dificultar el traslado.
Al evidenciar estas limitaciones se procedió a la aplicación de las siguientes
estrategias:
Se revisaron, de manera general, diferentes tesis que abarcaran el tema de
administración de contratos aunque no se utilizará la codificación WBS, las cuales
sirvieron como referencias para seleccionar los elementos que conformarían el
manual propuesto.
Se entrevistará al gerente administrativo de la empresa para evidenciar las
debilidades que tiene su departamento en cuanto al desarrollo de las actividades
inherentes a la administración de los contratos, con la finalidad de incluir
alternativas de solución en el manual que ha sido propuesto en esta investigación.
Se informó al personal del Departamento Administrativo, que su
receptividad y apoyo es de gran importancia para la recolección de información
que le dará sustento a la investigación.
19
En cuanto a la ubicación de la empresa, se hizo todo lo posible por
mantener un contacto vía teléfonos o internet, cuando se requería alguna
información y no se podía estar personalmente, para ello se organizó un
cronograma de actividades donde se planificaron estas visitas, para evitar las
improvisaciones.
20
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
Este capítulo es considerado el compendio de una serie de elementos
conceptuales que sirven de base a la indagación que se está realizando. En tal
sentido contiene en detalles las consideraciones teóricas que fundamentaron el
estudio, tales como: antecedentes de la investigación, aspectos teóricos
relacionados con manuales, administración de contratos, gerencia, codificación
WBS, glosario de términos básicos y cuadro de variables.
2.1. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
Los antecedentes de la investigación están referidos a los estudios previos
relacionados con el problema planteado y que guardan alguna vinculación con el
objetivo de estudio. Al respecto, se realizó un estudio documental en la
Universidad Nueva Esparta y otras universidades de la ciudad de Caracas donde
se consultaron varias investigaciones relacionadas con el tema en estudio. Los
estudios seleccionados que guiaron el desarrollo de esta problemática a nivel de
conocimiento, se indican a continuación:
Gómez León, J y Larrazábal Hernández, E. (2001). Administración de
Contratos Petroleros. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Metropolitana.
Los autores antes identificados destacan en su investigación que, la buena
administración de contratos, es lo que hace que una organización o empresa
subsista a lo largo del tiempo, hecho que se logra, a través de habilidades
administrativas, combinado con una adecuada Imagen Corporativa, coherente con
su misión y visión.
21
Por consiguiente, esta investigación indica que los proyectos, por definición,
tienen una fecha de inicio y finalización determinados, al igual que un alcance,
presupuesto, resultados específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada
proyecto, por similar que sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes
porque las circunstancias cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se
lidia con personas.
El aporte de este Trabajo de Grado, fue muy valioso porque se utilizó como
antecedente, por cuanto en el mismo se aplican técnicas administrativas en lo
referente a contratos, tales como: licitación, análisis de riesgos, negociación y
firmas de contratos, entre otros, que tienen como finalidad hacer que la empresa
que se desenvuelva en un mercado petrolero, sea lo más eficiente posible, sin que
un contrato determinado influya negativamente con otro. Así mismo, estructuran
entrevistas que reflejan el manejo metodológico correcto para obtener la
información necesaria para alcanzar los objetivos específicos.
Redondo, R y López, C. (2002). Manual Administrativo para nuevas
Empresas. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nueva Esparta. Caracas.
En esta investigación se desarrolla una propuesta piloto para todas las empresas
en general donde se tratan puntos vitales dentro de la administración de una
empresa. Es de señalar que una de las funciones primordiales de los
administradores de proyectos es administrar los procesos internos del mismo
donde realmente se efectúa el trabajo. No importa cuál sea la dimensión del
proyecto, para demandar destrezas de parte de la gerencia administrativa, para
superar los diferentes contextos que se presenten, y en consecuencia, lograr las
metas u objetivos en los períodos establecidos.
22
Es evidente que, estas habilidades van desde la definición del proyecto,
hasta la administración de las medidas de avance del mismo. Adicionalmente, se
deben incorporar técnicas para el manejo de contratos y de proveedores. El
presente trabajo antes identificado, se utilizó como referencia; la estructura de la
entrevista aplicada en campo para conocer las expectativas de los propietarios de
la empresa en relación al contenido y elementos administrativos a utilizar para la
elaboración del manual para la administración de contratos.
En este sentido se destaca que la información existente en dicha propuesta,
sobre la importancia de los manuales como herramienta de soporte para la
organización y comunicación de la empresa, permitió fortalecer los conocimientos
y aplicación de los mismos en cuanto a la capacidad para generar una propuesta
funcional para la empresa venezolana, que contenga información ordenada y
sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y
procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr
una eficiente administración
Pacheco, A. (2002). Manual para la Administración y Operaciones de la
Galera Cigar Company C.A. Trabajo de Grado no publicado. Universidad Nueva
Esparta. Escuela de Administración, Caracas. En esta tesis se elaboró un manual
de administración y operaciones con la finalidad de ejecutar nuevos planes y
programas en el área de ventas y administración, que permita a la empresa
continuar abarcando el mercado en hoteles cinco estrellas y donde considere
necesario brindar el servicio de expendio de puros.
Esta investigación constituye un valioso aporte para este estudio, por estar
dirigido el manual a la parte administrativa, incluyendo las áreas de contratos de
ventas, muy características en el desarrollo de este estudio. La propuesta de este
23
manual de administración y operaciones aportó numerosos aspectos relacionados
a la estructura administrativa de una empresa, en lo referente al sistema de
relaciones formales que se establecen en el interior de la organización para que
ésta alcance sus objetivos de conservación, productivos y económicos
Bastardo, F. (2010). Diseñó un Modelo de Gestión para la Administración y
Control de los Proyectos en Desarrollo de la Empresa IMPSA Caribe, C.A. Trabajo
de Grado no publicado. Universidad Nacional Experimental “Antonio José de
Sucre”. Caracas. El autor señala que son muchas las variables y factores que se
manejan en el desarrollo o ejecución de un determinado proyecto, y más aún
cuando se tienen que administrar y controlar varios de estos de manera
simultánea, lo cual resulta difícil si no se dispone de una herramienta o modelo
guía, basado en fundamentos o estándares que puedan ayudar o contribuir de
manera efectiva y eficiente en la gestión exitosa de cualquier organización.
El referido trabajo, expone el estudio que permitió el diseño de un modelo
de gestión para la administración y control de los proyectos en desarrollo de la
empresa IMPSA CARIBE, C.A. basado en la metodología del PMBOK del (PMI)
Project Management Institute.
El desarrollo de este trabajo fue de suma importancia para esta
investigación, porque permitió generar y disponer de información efectiva y
oportuna para la toma de decisiones gerencial, utilizada por la empresa IMPSA
CARIBE, C.A, con la finalidad de aplicarlas a la empresa en estudio, hecho que
influirá positivamente en la imagen de la organización, garantizar la satisfacción de
los clientes con respuestas eficientes y oportunas y contribuir con la optimización
de la gestión de la organización.
24
2.2. BASES TEÓRICAS
2.2.1. MANUAL
Con el estado actual de innovación tecnológica la complejidad de los
mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los
gerentes perciben que la buena elaboración y difusión de los objetivos, políticas,
estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del
ámbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. Es por
ello que manifiestan que la finalidad del manual es ofrecer una descripción
actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por
ello, un manual jamás puede ser considerado como concluido y completo, ya que
debe evolucionar con la organización.
En la actualidad, es un requisito de suma importancia que las empresas de
gran tamaño posean varios manuales de procesos. La verdadera orientación
consiste en establecer una guía de trabajo, oficial y racional, formalizando la
aprobación del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la
obligatoriedad del uso a través de un manual, para evitar que el largo y arduo
trabajo de la organización sea diluido, distorsionado, negado y hasta ridiculizado
por algunas personas que generalmente, lo combaten de todas las formas
posibles porque lo consideran innecesario.
Gómez (2000), señala que “Un manual es el documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones
de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas” (p. 87). El manual incluye
además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
25
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las actividades de la empresa, facilita
las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o
no adecuadamente. Con base en estos planteamientos, Franklin (2005, p. 79),
considera que el manual es útil porque:
1. Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecución.
2. Auxilia en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
3. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
4. Interviene en la consulta de todo el personal.
5. Indispensable para comenzar tareas de simplificación de trabajo como análisis
de tiempos, delegación de autoridad, entre otros.
6. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
7. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
8. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
26
9. Facilita las labores de auditoría, evaluación del control interno y su evaluación.
10. Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
11. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
12. Constituye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y métodos.
2.2.2. TIPO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza
como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene
información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los
objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de
decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la
orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades
administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo
o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar
los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.
Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada
empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se
elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los
aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve
limitado únicamente por las exigencias de la administración.
27
2.2.2.1. Manual de organización
Estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa, describen
los distintos puestos de trabajo y la relación que existe entre ellos para el logro de
sus objetivos. También explican la jerarquía, los grados de autoridad y
responsabilidad; las funciones y actividades de los órganos de la empresa.
Generalmente contienen graficas de organización, descripciones de trabajo,
cartas del límite de autoridad, entre otras cosas. Desde esta perspectiva C.L.
Littlefield declara al que:
“Los manuales de organización se usa donde se desea una descripción
detallada de las relaciones de organización. Se elabora ordinariamente con
base en los cuadros de la organización, los cuales se acompañan de las
descripciones de los diferentes puestos inscritos en el cuadro. Comúnmente
se hace la división de los encabezados de estos manuales en atención a la
función general, a las obligaciones y autoridad y al conjunto de relaciones
con los demás.” (p.97)
Con base en la cita mencionada, se puede decir que el manual de
organización sirve como un instrumento de apoyo que define y establece la
estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control y
responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad
administrativa de la institución.
2.2.2.2. Manual de políticas
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra
angular ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se
exponen de manera clara y precisa las normativas de la empresa, incluyen una
declaración de objetivos de la empresa que expresan una política.
Según González “Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco
dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
28
objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo
social.” (p.67)
Tomando en cuenta lo mencionado anteriormente, la importancia de los
manuales de política radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la
orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo
puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.
2.2.2.3. Manual de procedimientos
Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben
seguirse en la realización de las funciones de una unidad específica. El manual
incluye además los puestos o unidades de trabajo que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa. Gómez plantea que “en él se encuentra registrada y transmitida sin
distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su
vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está
realizando o no adecuadamente.” (p.88)
Con base en el planteamiento de la cita, puede afirmar que este tipo de
manual Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a
descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de
su ejecución, así como auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y
capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.
29
2.2.3. ADMINISTRACIÓN
La administración general, comprende planear, organizar, la consecución de
recursos humanos, ejecutar, y controlar las operaciones de una empresa en
funcionamiento continuo. La administración general también incluye disciplinas de
soporte tales como: programación de computadoras, abogacía, estadística y
teorías de probabilidad, logística, y administración de personal. Desde esta
perspectiva, Fischer y Schwartz (2000), plantean que:
La administración general tiene un ámbito de aplicación en muchas áreas:
comportamiento organizacional, proyecciones financieras, y técnicas de
planeación sólo para nombrar algunas pocas. Las áreas de aplicación son
categorías de proyectos que tienen elementos comunes significativos en tales
proyectos pero que no son requeridos o presentes en todos los proyectos.
Las áreas de aplicación usualmente están definidas en términos de:
elementos técnicos, elementos de la administración, grupos de industria (p.
89).
En relación con la cita planteada, la gestión en el ámbito empresarial puede
definirse como el conjunto de actividades que puedan repercutir en los resultados
de la organización. Y para esto es necesario un proceso de control y
administración que permita optimizar recursos, costos y esfuerzos, con la
integración de todos aquellos conceptos cuya gestión tienen aspectos y requisitos
comunes.
El proceso de administración es muy importante para las organizaciones,
debido a que éstas son sistemas complejos e integrales conformados por recursos
tanto humanos como una variedad de recursos físicos coordinados para la
obtención de una finalidad establecida y que, a su vez, están constituidas por
sistemas o subsistemas que interactúan entre sí, los cuales deben estar
30
vinculados adecuadamente e interrelacionados activamente, cuando se quiere
lograr una gestión eficiente y efectiva.
En la empresa SOLDITECA, la eficacia con la que se desarrolla el proceso
administrativo, se reconoce como el factor individual más importante en su éxito a
largo plazo. Por consiguiente, sus logros se miden en términos del cumplimiento
de las metas propuestas en la ejecución de cada proyecto que se lleva a la
práctica con sus asociados, proveedores y clientes.
Es importante destacar que la referida empresa en estudio no posee
manuales de procedimientos gerenciales ni administrativos, hecho que motivó la
propuesta de elaborar un manual para la administración de contratos, utilizando la
codificación WBS, técnica de planificación administrativa que, una vez establecida,
permitirá tener definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por
áreas, paquetes o especialidades, también se tendrá un código identificador a
través del catálogo de actividades que se elaborará.
2.2.4. GERENCIA ADMINISTRATIVA
La gerencia administrativa, es el componente básico responsable de la
dirección y coordinación de otras partes de la organización. De acuerdo con
García (2000), el término gerencia se define “como un proceso de organización y
empleo de recursos para lograr objetivos predeterminados. El objetivo global de la
gerencia de una agencia es lograr eficiencia máxima en sus operaciones al llevar
a cabo las misiones que se le asignen” (p. 64).
Tomando en cuenta lo anteriormente planteado, tanto la operación en sí,
como la gerencia de esa operación, son medios hacia un fin, a saber: el logro del
objetivo propuesto y, en la medida en que se logre alcanzar el objetivo, revelará el
31
grado de eficacia de la operación. De modo que el término eficacia no tiene ningún
significado, excepto en su vinculación con el objetivo que se desea alcanzar.
El éxito de la gerencia administrativa se comprueba por la eficacia de las
operaciones. Aun los más lógicos diagramas de organización, programas de
planificación, documentos de personal y demás mecanismos gerenciales resultan
inútiles si no logran el propósito específico que se espera de ellos. La introducción
de mecanismos gerenciales teóricamente buenos que no producen los resultados
deseados puede ser hasta peligrosa, pues ello sugiere que las cosas están
haciéndose bien simplemente porque el elemento de organización funciona bajo
esa buena gerencia.
En toda gerencia administrativa, el gerente organiza, supervisa el trabajo para
entregar el producto final. Durante el proceso de organizar el trabajo los gerentes
deben estar en alerta para conservar los recursos para producir el máximo
volumen de resultados finales sin pérdida de recursos ni tiempo. A este fin, cada
uno debe emplear métodos eficientes para hacer las cosas. En tal sentido, Druker
(2000), plantea que “el gerente debe dejarse guiar por sus subordinados, debido a
que, como todo ser humano, puede cometer errores, en este caso, el gerente
debe aceptar todo tipo de comentarios que le hagan las personas que están bajo
su mando” (p. 12).
Con base en los planteamientos de la cita, puede afirmarse que un gerente
con mente abierta, propicia un ambiente positivo de mejorar, ya que existe un
mutuo apoyo en la organización, hecho que permite lograr, que todos se
conviertan en expertos respecto a los demás. Así que, el gerente debe ser, en
primer lugar, un líder, con capacidad de influenciar, motivar y conducir personas
hacia una determinada dirección.
32
2.2.5. FUNCIONES DE LA GERENCIA
Cuando se estudia la gerencia como una disciplina académica, es necesario
considerarla como un proceso, la cual, vista de ese modo, puede ser analizada y
descrita en términos de varias funciones fundamentales, sin embargo, es
necesaria cierta precaución.
Al discutir el proceso gerencial es conveniente, y aun necesario, describir y
estudiar cada función del proceso separadamente. Como resultado, podría
parecer que el proceso gerencial es una serie de funciones separadas, cada una
de ellas encajadas ajustadamente en un compartimiento aparte. Esto no es así
aunque el proceso, para que pueda ser bien entendido, deberá ser subdividido, y
cada parte componente discutida separadamente.
La gerencia de la empresa SOLDITECA, comprende las funciones de la
gerencia como el proceso de diseñar la planeación, organización, dirección y
control de las operaciones de la organización, que les permita, mediante la
coordinación de los recursos humanos y materiales, esenciales para alcanzar los
objetivos propuestos de manera eficiente y efectiva en el suministro de servicios
profesionales de asesoría, asistencia técnica, consultoría y adiestramiento de
personal, así como prestar servicios de inspección con técnicas especializadas
durante la construcción, operación y mantenimiento industrial, orientado al sector
petrolero, petroquímico e industrial.
En este sentido, se debe tener claro que cuando se habla de proceso, es
porque sigue una serie de pasos, encontrándose con la entrada, luego el proceso
que envuelve la planeación, organización, dirección y control; finalmente una
salida que es donde se van a evaluar los logros obtenidos u objetivos esperados.
Al respecto, Fermín y otros (2002), señalan que en la práctica, “un gerente puede
33
ejecutar simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas de
las siguientes cuatro funciones: planeamiento, organización, dirección y control”:
2.2.5.1. Planeamiento
Cuando la gerencia es vista como un proceso, planeamiento es la primera
función que se ejecuta. Una vez que los objetivos han sido determinados, los
medios necesarios para lograr estos objetivos son presentados como planes. Los
planes de una organización determinan su curso y proveen una base para estimar
el grado de éxito probable en el cumplimiento de sus objetivos. En la empresa
SOLDITECA, esta etapa de la función gerencial en la codificación WBS, es la que
permite definir el trabajo de lo general a lo particular y cuantificar avances y
recursos de lo particular a lo general, en la etapa de seguimiento y control del
proyecto.
2.2.5.2. Organización
Para poder llevar a la práctica y ejecutar los planes, una vez que estos han
sido preparados, es necesario crear una organización. Es función de la gerencia
determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de
los planes que se hayan elaborado. La clase de organización que se haya
establecido, determina, en buena medida, el que los planes sean integralmente
apropiados. A su vez los objetivos de una empresa y los planes respectivos que
permiten su realización, ejercen una influencia directa sobre las características y la
estructura de la organización.
2.2.5.3. Dirección
Esta tercera función gerencial envuelve los conceptos de motivación, liderato,
guía, estímulo y actuación. A pesar de que cada uno de estos términos tiene una
34
connotación diferente, todos ellos indican claramente que esta función gerencial
tiene que ver con los factores humanos de una organización. Es por medio de
resultado de los esfuerzos de cada miembro de una organización que ésta logra
cumplir sus propósitos. De ahí que dirigir la organización de manera que se
alcancen sus objetivos en la forma más óptima posible, es una función
fundamental del proceso gerencial.
2.2.5.4. Control
La última fase del proceso gerencial es la función de control. Su propósito,
inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación
con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación, determinar
si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en
línea con las normas establecidas. La función de control es ejercida
continuadamente, y aunque relacionada con las funciones de organización y
dirección, está más íntimamente asociada con la función de planeamiento (pp. 8995).
2.2.6. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
En muchas organizaciones la función más importante del Gerente de Proyecto
es administrar los contratos de los proveedores, hecho que significa desarrollar un
proceso de contrataciones para especificar qué servicios se deben comprar,
seleccionar a los proveedores más convenientes y firmar con cada uno de ellos un
contrato para el proyecto. Refiere Gitman, (2003) que “en este proceso pueden
participar el área de compras de la empresa o el área de asuntos legales, sin
embargo, no significa que estas áreas "gerencien los contratos" (p. 54).
35
Conforme a este planteamiento, se puede afirmar que en la mayoría de las
empresas, el responsable de gerenciar el contrato con cada proveedor es
compromiso del gerente de proyecto. Cabe destacar que, en el contexto de
proyecto gerencial, esto es conocido como contrato gerencial. El gerente de
proyecto debe ser la persona interesada en la ejecución del contrato.
Los contratos o proyectos por definición tienen una fecha de inicio y
finalización determinados, al igual que un alcance, presupuesto, resultados
específicos y recursos asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar que
sean las actividades y los alcances, se tornan diferentes porque las circunstancias
cambian, y las cosas siempre son distintas cuando se lidia con personas. Al
respecto, Hermida y Serra (2004), plantean que:
Una de las funciones primordiales de los administradores de proyectos es
administrar los procesos internos del mismo donde realmente se efectúa el
trabajo. Por pequeño que sea el proyecto, se requieren habilidades de
administración del mismo para sortear las diferentes situaciones que se
presenten, y además garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro de los
tiempos estipulados (p. 94).
Desde esta perspectiva, estas habilidades van desde la definición del
proyecto, hasta la administración de las medidas de avance del mismo.
Adicionalmente, se deben incorporar técnicas para el manejo de contratos y el
manejo de proveedores. Es importante destacar que, buena parte de las
decisiones se toman y se califican mediante valoración del impacto que tienen en
el resultado final del mismo, dado por esta etapa de definición. En la
administración de contratos, entre más grande el proyecto, la importancia de dejar
esta información explícitamente estipulada aumenta. El resultado de esta actividad
36
debe ser un documento titulado "definición del proyecto". En relación a ello, Ortiz,
(2005), señala:
Puede ser un poco difícil determinar cuáles serán las salidas del proyecto en
detalle, y también puede ser complejo determinar el costo total y la fecha de
finalización. En este caso se recomienda dividir el proyecto en proyectos más
pequeños. Se definiría en detalle los primeros subproyectos en el
cronograma, y se definiría el detalle de los proyectos más lejanos, cuando se
acerque su ejecución. Habrá, en este caso, que dejar actividades de revisión
de proyecto para garantizar que estas definiciones si se llevarán a cabo.
Omitirlas del plan de trabajo, casi certifica que no se harán (pp. 45-46).
Plantea el autor que, al final de esta etapa, se debe tener entonces un
documento con el alcance y expectativa del mismo, como se medirá, quien lo
hará, y cuánto costará. Este documento deberá estar aprobado por todos los
involucrados, ya que tratar de buscar consenso sobre estos temas en un proyecto
que ya ha arrancado es extremadamente difícil.
Con respecto al contrato, es importante destacar que, con frecuencia se olvida
que éste es un documento legal, regido por el código de comercio de cada país,
por lo que es indispensable conocer este código. De la misma manera se
convierte en necesidad conocer el esquema de manejo de las pólizas de
cumplimiento, las instancias para su ejecución, y la documentación de soporte.
Sobre el contrato, Vives. (2005), señala que:
Es el documento que rige las condiciones bajo las cuales se adquiere un bien
y/o servicio. En el caso de los bienes, es mucho más fácil medir la entrega de
lo adquirido, situación que se dificulta cuando son servicios. Por esto es
recomendable tener una lista de "entregables" que se esperan obtener de los
37
servicios recibidos. Entre más tangibles los entregables, más fácil de
administrar el cumplimiento (p. 76).
Se observa que, hay dos temas fundamentales en la administración de un
contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas
para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que
permiten controlar el cumplimiento de los dos temas. En resumen, la
administración del contrato involucra el control de los entregables, los pagos, y el
manejo del tiempo del proyecto.
Actualmente, la empresa SOLDITECA, especialista en alta tecnología,
mantiene relaciones profesionales con INTRON PLUS, Ltd. proveedor líder de
equipos y servicios para ensayos no destructivos (NDT) desde 1988 y con FG
Internacional Holland BV, como asociados. Por otra parte, tiene clientes como:
PDVSA y filiales: Pequiven, PetroCedeño, Mejorador de Refinación de Oriente
(MRO), PetroMonagas, PetroPiar, Refinería PLC, Centro de Refinación Morichal.
Además, con el Consorcio Barbacoa Margarita, Inelectra, Z&P, Confurca,
Controval, High Tech Trading Services, Sonotest.
En la organización SOLDITECA, una de las funciones más importante del
Gerente General y del Gerente Administrativo, es administrar los contratos de los
proveedores, asociados y clientes. Este hecho significa, que debe desarrollar un
proceso de contrataciones para especificar qué servicios se deben comprar,
seleccionar a los proveedores más convenientes y firmar con cada uno de ellos un
contrato para el proyecto, de igual manera, especificaciones similares deben
gestionarse con los contratos de los asociados y clientes.
38
En este proceso, como ya se mencionó anteriormente, participa la Gerencia
General y la Administrativa, conjuntamente con la asesoría Jurídica del
Departamento Legal de la empresa, aunque cabe destacar que gerenciar el
contrato con cada proveedor, cliente o asociado, es responsabilidad del Gerente
asignado al Proyecto.
No obstante, la empresa no cuenta con un manual que guíe las actividades
del proceso de contratación, en tal sentido, la realización de pedidos, registro de
las cuentas por cobrar y por pagar, del pago y cobro de dichas cuentas, de la
tramitación de los seguros (cuando se requieran), de la formulación de reportes de
avances de obra/trabajo/servicios, de la realización de instalaciones y/o de
servicios dentro o fuera de garantía, entre otros, es llevado de manera tradicional,
con carpetas que abre el encargado del proyecto a cada uno de los asociados,
proveedores o clientes, que tiene la responsabilidad de dar el seguimiento
adecuado a que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se
cumplan.
Por estas razones expuestas, se propone un manual para la administración de
contratos de la mencionada empresa, utilizando la codificación WBS o Estructura
Desglosada del Trabajo, técnica de planeación para definir y cuantificar el trabajo
a realizar en todo el proyecto. Para ello, hay que organizar las ideas alrededor de
lo que se pretende hacer en el proyecto, o sea definir el título el título del proyecto,
que esté de acuerdo con la meta que se pretende alcanzar.
Seguidamente, se deberá pensar en las grandes áreas de trabajo en que
puede ser dividido el proyecto a ejecutar por la empresa, hecho que constituiría las
actividades o los paquetes de trabajo a desarrollar para lograr la meta. Para el
logro de este proceso en la elaboración de la WBS, se puede utilizar con éxito,
39
una técnica de tormenta
de ideas en un grupo de trabajo, dirigido por el
administrador o gerente del proyecto y el equipo que va a trabajar en dicha obra.
2.2.7. CODIFICACIÓN WBS
El Work Breakdown Structure, WBS, es una herramienta para el tratamiento
de problemas complejos en el contexto de la planificación o de gestión por
proyectos basada en la estrategia de "descomposición jerárquica" de la
complejidad
inicial.
Sus
elementos
básicos
fueron
desarrollados
en
el
Departamento de Defensa (D.D) estadounidense en los años 60, para facilitar un
enfoque y trabajo lógico en la planificación de proyectos de la defensa nacional.
De acuerdo con Bravo, (2003), la referida herramienta es:
El desglose jerárquico de tareas, es una descripción (modelo) del trabajo a
realizar en un proyecto. Se articula esa descripción en varios niveles de
progresivo detalle sobre las tareas, con identificadores a los que puede luego
referirse el conjunto de datos básicos de cada una (personas, tiempos, entre
otros). Se puede decir, que es el instrumento de planificación que posibilita
mayor detalle en los planes (p. 34).
Parafraseando al citado autor, esto implica que la distribución de las tareas o
actividades, se hacen en forma de árbol jerárquico (estructurado en forma
descendente, de modo que cada nivel posterior detalle más lo contenido en los
ítems del nivel superior), construido con la finalidad de ordenar de acuerdo a cierta
lógica las tareas temporales referentes implicadas en la realización del proyecto.
El WBS sirve de marco orientador en la planificación, ejecución y control de la
realización del proyecto en referencia a las dimensiones de: tiempo (calendario de
fechas planificadas para las tareas), costes, prestaciones técnicas e interfaces
técnicos.
40
En base a lo expuesto, debe tenerse en cuenta que un WBS sólo es una
descripción parcial de las actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del
proyecto. Pero el WBS suministra un útil marco lógico para planificar y controlar
las actividades del proyecto o plan. Su construcción y uso sigue principios,
adquiridos a lo largo de experiencias con esta herramienta de planificación, y que
ayudan a estructurar el trabajo de forma que mejore su efectividad y eficiencia.
No obstante, no pocos planificadores o gestores de proyectos utilizan
erróneamente el WBS cuando, por los motivos que sea (a veces, con intención de
adelantarse a otros, o incluso para provocar sus fallos) identifican falsos nexos o
secuencias de tareas, o indican tiempos equivocados en el calendario de trabajos
entre otros aspectos. En cuanto a los objetivos de una WBS, Bravo (2003), refiere
que:
Es indudable que esta herramienta ayuda a realizar el desglose en las tareas
en que se descomponen las actividades y procesos de forma: clara y fácil de
entender, planificada en el tiempo, se puedan identificar recursos materiales y
estimar el nivel de asignación necesaria en cada fase del desarrollo o
ejecución, identificar y estimar actividades humanas y dotación de recursos
humanos para las distintas tareas a desarrollar, asignar responsabilidades
sobre partes del proyecto. Por otra parte, asegurar que se incluyen en el plan
todas las tareas necesarias sin duplicar trabajo, organizar el flujo de trabajo y
controlar el avance del trabajo en referencia a un plan maestro (p. 65).
Se quiere con ello significar que el trabajo de preparación de la WBS; como el
resto del proceso de planificación, debe realizarse en equipo y con espíritu de
camaradería. Esto es sobre todo necesario al realizar la última revisión de la WBS,
en la que se detallan más las tareas. Es importante asimismo recoger el parecer
de los expertos, que además ayudarán a comprobar que la descripción logra el
41
mayor grado posible de precisión.
En la empresa SOLDITECA, para el control más efectivo de la contratación de
los proyectos es importante integrar el cronograma con el presupuesto en un solo
sistema para que se pueda hacer un rastreo significativo. La WBS también
permitirá una organización del trabajo de manera de arreglar los requerimientos
contables de los cargos del proyecto con su codificación apropiada.
2.3. TÉRMINOS BÁSICOS
Administración:
Proceso
de
planificación,
organización,
dirección,
coordinación, comunicación, evaluación, y control de los recursos disponibles y de
los esfuerzos de los miembros de una organización, para que al aplicarlos
eficientemente en la producción de bienes, prestación de servicios o ambas, se
logren con eficacia y economía los objetivos previamente establecidos (Block, y
Hirt, 2005, p. 97).
Administración de Contratos: Involucra el control de los entregables, los
pagos, y el manejo del tiempo del proyecto (Block, y Hirt, 2005, p. 115).
Codificación WBS: La Estructura Detallada del Trabajo (Work Breakdown
Structure WBS), es un entregable orientado a agrupar los elementos del proyecto
que organiza y define el alcance total del proyecto. Cada nivel descendiente
representa un aumento detallado de la definición del trabajo del proyecto (Pereña,
2001, p. 121).
Contrato: Es toda relación contractual, que implica un vínculo laboral, entre
una persona natural y una Entidad del Estado o entre dos o más empresas
públicas o privadas (Desatrick, 2000, p. 23).
42
Contrato de Entrega Futura: Contrato en el que el vendedor se compromete
a entregar al comprador una cantidad determinada de un bien, moneda o título a
un precio y en condiciones definidas, dentro de un plazo determinado (Fea, 2006,
p. 58).
Contratos de Futuros: Son contratos normalizados a plazo por medio del
cual el comprador se obliga a comprar el Activo Subyacente y el vendedor a
venderlo a un precio pactado, en una fecha futura (Fea, 2006, p. 56).
Empresa: Asociación de personas, capital y bienes, con el firme propósito
de lograr objetivos determinados, para lo cual es necesario la planeación, la
administración y el trabajo adecuado, las empresas se pueden constituir en cada
tipo de actividad económica, y bajo todas las formas de hacer empresa (Desatrick,
2000, p. 12).
Manual: Se entiende como la colección sistemática de los procesos que
indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas y la forma como
deben ser realizadas (Candela, 2001, p. 67).
Organización: Es la unidad social deliberadamente construida para
alcanzar fines específicos. Se caracterizan por: La división del trabajo, del poder y
de las responsabilidades de la comunicación. Presencia de uno o más centros de
poder que controlan los esfuerzos concertados de la organización y los dirigen
hacia sus fines. Sustitución del personal. La organización puede también combinar
a su personal mediante el traslado y la promoción. (Desatrick, 2000, p. 4).
Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las
cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la
expansión de la acción de la empresa (Contreras, 2000, p. 7).
43
Suministros: Son los recursos materiales devolutivos o de consumo que se
requieren para la adecuada marcha de los programas, para su cálculo se debe
identificar lo requerido por cada tipo de actividad que sea necesario de desarrollar,
el costo unitario de cada tipo de suministro, estimar su volumen por periodo de
tiempo, para calcular el costo total de los suministros por cada programa
(Contreras, 2000, p. 5).
Toma de Decisiones: Elección de un curso de acción de entre diversas
opciones. Selección entre varias alternativas de un curso de acción, selección
racional de un curso de acción (Fischer y Schartz, 2000, p. 74).
2.4. CUADRO DE VARIABLES
Las variables son características que pueden ser medidas, adoptando
diferentes valores en cada uno de los casos de un estudio. Según D´Ary (2003), el
término variable se define como “las características o atributos que admiten
diferentes valores como por ejemplo, la estatura, la edad, el cociente intelectual, la
temperatura, el clima, entre otras” (p. 65). La referida cita, plantea que la variable
es una determinada característica del objeto que se investiga, a la cual se observa
y cuantifica en la investigación y que puede variar de un elemento a otro del
Universo.
En relación al proceso de operacionalización, es el procedimiento por el cual se
pasa de variables generales a indicadores, considerado el proceso de medición en las
ciencias sociales. Según Silva (2006), “la definición operacional consiste en definir las
operaciones que permiten medir los indicadores observables por medio de los cuales
se manifiesta un concepto,” (p. 32). De acuerdo a la cita, operacionalizar es definir las
variables para que sean medibles y manejables, además que, puede señalar el
instrumento por medio del cual se hará la medición de las mismas.
44
n
Tabla Nº 01
Operacionalización de las Variables
OBJETIVOS
VARIABLES
Identificar las
debilidades que
confronta el personal
en cuanto al manejo
administrativo de los
contratos.
Debilidades en el
manejo
administrativo de los
contratos.
Determinar las
competencias que
debe poseer el
administrador de
contratos para que
su trabajo satisfaga
los objetivos
organizacionales del
propietario del
proyecto.
Competencias.
Establecer la
importancia de la
codificación WBS,
en los procesos de
planificación y
seguimiento de los
Codificación WBS.
DIMENSIÓN
Desempeño
laboral.
Competencias
profesionales.
INDICADORES
-
-
Manejo de la Ley de
Contrataciones
Públicas.
-
Conocimiento sobre
las normativas
internas de la
empresa.
Tipos de Contratos.
Conocimiento sobre
los riesgos
asociados a los
procesos de
contratación.
-
Planificación.
Años de Servicio.
Nivel académico.
Experiencia en
administración de
Contratos.
-
Conocimiento sobre
Código WBS.
-
Asegura control de
calidad.
-
Programas de
45
FUENTE
Investigación
de Campo.
TÉCNICA
INSTRUMENTO
Entrevista.
Guía de Entrevista.
Observación.
Lista de Observación.
Entrevista.
Guía de Entrevista.
Observación.
Lista de Observación.
Entrevista.
Guía de Entrevista.
(Primaria)
Investigación
de Campo.
(Primaria)
Investigación
de Campo.
Revisión
Bibliográfica.
contratos.
Determinar las
actividades del
manual y su
respectivo código
WBS, que permita
una mejor
planificación y
control del trabajo
relacionado con la
administración de los
contratos de la
empresa.
Analizar los
beneficios que se
generarán al
elaborar el manual
de administración de
contratos basado en
la codificación WBS.
Actividades del
manual.
Beneficios del
manual.
Operativa
Operativo
inspección visual.
(Secundaria)
-
Áreas o divisiones
en paquetes de
trabajo.
Investigación
de Campo.
-
Actividades o
tareas.
-
Jerarquización de
actividades.
-
Desglose de las
actividades en
subtareas.
-
Cronograma.
-
Participación
conjunta.
Investigación
de Campo.
-
Calidad de servicio.
(Primaria)
46
Revisión
Bibliografía
(Secundaria)
Realizada por
el Tesista con
un Asistente
Técnico que
apoyará en la
elaboración
del Software
de
Codificación
WBS.
Entrevista.
Guía de Entrevista.
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
El Marco Metodológico de la presente investigación propone la elaboración
de un manual para la administración de contratos, en la empresa SOLDITECA
C.A., en tal sentido, en este capítulo se indicó la manera como se desarrolló la
investigación y los distintos elementos relacionados con: tipo y diseño de
investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección,
análisis y procesamiento de los datos recabados. Todo esto sirvió de base para
obtener la información necesaria para elaborar el manual propuesto en esta
investigación.
3.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
El desarrollo de este estudió se enmarcó en el tipo de investigación
descriptiva, en correspondencia con la estructura del problema planteado y los
objetivos propuestos en el mismo. Este tipo de investigación describe los hechos
como son observados y se utiliza cuando se desea describir, en todos sus
componentes principales, una realidad. En relación a ello, Van Dalen Y Meyer (2005),
plantean que:
El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita
a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las
relaciones que existen entre dos o más variables (p. 74).
Desde esta perspectiva, en este tipo de investigación se suele involucrar
alguna pauta de comparación o contraste y se pretende expresar relaciones entre
47
variables no manipuladas pero reales. Su finalidad es buscar especificar las
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro
fenómeno que sea sometido a análisis. Al respecto Best (2002) sostiene:
Miden o evalúan diversos aspectos, dimensiones o componentes del
fenómeno o fenómenos a investigar. Desde el punto de vista científico,
describir es medir. Esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una serie
de ecuaciones y se mide cada una de ellas independientemente, para así
describir lo que se investiga (p. 54).
En opinión de los autores citados, el objetivo fundamental de las
investigaciones descriptivas es lograr detectar lo que está sucediendo en el
momento cuando se está llevando a cabo la investigación. Permitiendo describir
cuáles son las causas que han originado la situación problemática; y que han
motivado al investigador a desarrollar el estudio.
3.2. DISEÑO DE INVESTIGACIÓN
El diseño de investigación, no es más que la estrategia general que se
adoptan para responder al problema planteado. En el mismo, se desglosan las
estrategias básicas que el investigador asume para generar información exacta e
interpretable. En otras palabras, es un plan coherente y racional de trabajo, con
una estrategia orientada a la correcta selección de técnicas de recolección y
análisis de los datos. Para la recolección de la información que se requiere para
describir el problema planteado, se realizó un diseño de campo. Las fuentes de
información fueron el personal que labora en la empresa SOLDITECA C.A., de
Barcelona, Estado Anzoátegui. De acuerdo con Sabino (2003):
48
En los diseños de campo los datos de interés se recogen en forma directa de
la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo. Estos
datos, obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados
primarios, denominación que alude al hecho de que son datos de primera
mano, originales, producto de la investigación en curso sin intermediación de
ninguna naturaleza (p. 62).
En el desarrollo de la investigación los datos fueron recogidos de manera
directa, a través de una entrevista que se aplicó a la muestra, seleccionada. Los
diseños de campo se realizan en contacto directo con la comunidad, grupo o
personas que son motivo de estudio, es decir, los fenómenos sociales se estudian
en su ambiente natural, en la realidad misma donde se producen. Para De La
Fuente (2006), el trabajo de campo asume:
Las formas de la exploración y la observación del terreno, la encuesta, la
observación participante y el experimento. La primera se caracteriza por el
contacto directo con el objeto de estudio, del modo que trabajan el arqueólogo
y el topógrafo. La encuesta consiste en el acopio de testimonios orales y
escritos de personas vivas. La observación participante combina los
procedimientos de las dos primeras. En ocasiones, el observador oculta su
verdadera identidad para facilitar su inmersión en el fenómeno del estudio y la
comunicación con los afectados (p. 45).
El estudio de campo permitió observar y recolectar los datos directamente
de la realidad, obteniendo los datos de medición y de ejecución específicamente,
entre un grupo del personal que labora en la referida empresa, para
posteriormente analizar e interpretar los resultados de estas indagaciones, las
cuales conllevan a formular la elaboración del manual, las conclusiones y
recomendaciones. En consecuencia, su indiscutible valor reside en que permite
49
cerciorarse al investigador de las verdaderas condiciones en que se han
conseguido los datos, posibilitando su revisión o modificación en el caso de que
surjan dudas respecto a su calidad.
Por otra parte, se requiere de una revisión bibliográfica para fundamentar el
Marco Teórico. Sobre los diseños bibliográficos, Ávila (2006), señala:
El diseño bibliográfico, es la etapa inicial es conocer y explorar todo el
conjunto de fuentes capaces de ser de utilidad en el problema de
investigación. Luego deberá ordenarse el material a fin de recolectar los
datos, tareas que se hará por medio de fichas. Las fichas se ordenarán de
acuerdo a sus contenidos (p. 22).
Sobre la base del planteamiento expresado por el autor, los diseños
bibliográficos, consisten en un proceso basado en la búsqueda, recuperación,
análisis, crítica e interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y
registrado
por otros investigadores
en fuentes documentales:
impresas,
audiovisuales o electrónicas, en este caso se indagó sobre elaboración de
manuales, administración, gerencia, administración de contratos y codificación
WBS.
3.3. POBLACIÓN Y MUESTRA DE LA INVESTIGACIÓN
3.3.1 POBLACIÓN
La población o universo se refiere al conjunto para el cual serán válidas las
conclusiones que se obtengan: a los elementos o unidades (personas,
instituciones o cosas) a las cuales se refiere la investigación. Es considerada la
totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades de población poseen una
característica común, la que se estudia y da origen a los datos de la investigación.
50
Para Sabino (2003), una población es “el conjunto total de elementos que
constituyen un área de interés analítico donde los elementos que integran una
población, no tienen que ser necesariamente individuos; pueden referirse a
naciones, grupos, edificios, animales, objetos, entre otros” (p. 32).
El tipo de población en esta investigación es finita, la cual según Arias
(2004), “es aquella que indica que es posible alcanzarse o sobrepasarse al contar”
(p. 34). En base a esta definición, en la realización de este estudio la población
objeto estuvo integrada por cuarenta y nueve personas (49), que prestan sus
servicios en la empresa SOLDITECA C.A., tal como se distribuye a continuación:
Tabla Nº 02
Personal de la Empresa SOLDITECA C.A., Barcelona, Estado Anzoátegui
Empresa SOLDITECA C.A.
Cargos
N° de Empleados
Presidente
Director Administrativo
Director Operativo
Departamento Legal
Departamento Administrativo
Trabajo de Campo
Secretaria
Logística
Limpieza
Chofer
01
01
01
01
05 Asistentes
34 Ingenieros y Técnicos
01
02
02
01
Total General
49
Fuente: Datos Suministrados por la Dirección Administrativa de la Empresa
SOLDITECA C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Marzo 2011.
51
Por la misma naturaleza de la investigación, la población presenta
características definidas por las condiciones que a continuación se especifican:
a.
Los integrantes de la población son de ambos sexos.
b.
La edad de los integrantes de la población oscilan entre 22 a más de 50
años, aproximadamente.
c.
Poseen diferentes niveles académicos.
d.
Los integrantes de la población desempeñan diferentes ocupaciones.
3.3.2. MUESTREO
La muestra, es una porción del total del universo o población y que
sirve para representarlo. El tipo de muestreo utilizado fue el intencional,
también llamado selectivo, el cual se utiliza cuando se requiere tener casos
que puedan ser representativos de la población estudiada.
Al respecto, Ávila (2006) señala: “El muestreo intencional es un
procedimiento que permite seleccionar los casos característicos de la
población limitando la muestra a estos casos. Se utiliza en situaciones en las
que la población es muy variable y consecuentemente la muestra es muy
pequeña” (p. 32).
Con la aplicación del muestreo intencional se persigue seleccionar los
elementos con base en criterios o juicios del investigador, relacionados con el
grado de conocimiento que poseen en torno a la administración de los
contratos, por lo tanto se seleccionaron como integrantes de la muestra objeto
de este estudio al director administrativo y al personal que integra el referido
departamento.
52
En total, la muestra estuvo integrada por seis (06) personas, quienes
son las encargadas de manejar los contratos que tiene la empresa
SOLDITECA C.A., con diferentes compañías nacionales e internacionales, y
las cuales cumplen, en sus respectivos cargos, las siguientes funciones:
El Director Administrativo de la mencionada empresa, tiene la
responsabilidad de la gestión económica, incluyendo como parte de singular
relevancia, las relaciones económicas con la administración y los procesos de
contratación de obras y servicios mediante licitaciones. Para el desarrollo de
sus funciones, el Director contará con el apoyo externo tanto de la Asesoría
Jurídica como de la Laboral, Fiscal y Contable de la empresa.
Por consiguiente, para desarrollar el proceso de contratación, el
departamento cuenta con cinco asistentes administrativos, los cuales tienen
en común características como: profesionales universitarios, jóvenes, con
cursos de capacitación en contratación y licitaciones públicas y privadas.
De igual manera, cumplen con las siguientes responsabilidades
básicas: manejar, revisar y analizar todo lo concerniente con: contratación
administrativa, licitaciones, concursos públicos, soporte legal, contabilidad,
tesorería, seguimiento, apoyo a negociación con bancos (financiación), fiscal,
gestión Impuestos, control de gestión, control y seguimiento de los
presupuestos, facturación de cobros y de servicios, gestión de cobros,
relación con proveedores, planificación, implementación y evaluación de
proyectos, entre otros.
53
3.4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de
obtener la información. En este caso se utilizó la observación directa y una
entrevista. Con respecto a la observación, ésta tuvo como finalidad, el uso
sistemático de los sentidos en la búsqueda de los datos que se necesitan para
resolver el problema de investigación planteado, el cual condujo a la elaboración
del manual para la administración de los contratos, basados en la codificación
WBS.
De acuerdo con Ávila (2006), “observar científicamente es percibir
activamente la realidad exterior con el propósito de obtener los datos que
previamente han sido definidos de interés para la investigación” (p. 67). Cabe
destacar que la observación se hizo de manera planeada, cuidadosa y
sistemáticamente y se llevó por escrito, un control riguroso de la misma.
Con respecto a los instrumentos, Hurtado (2000), señala que “son los
medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la información (p.
87). En este caso, se utilizó la guía de entrevista o formato de preguntas, el cual
se administró a la muestra seleccionada. Su aplicación, permitió recaudar la
información sobre el proceso de administración de contratos de la empresa
SOLDITECA C.A., y obtener así las respuestas a las interrogantes planteadas.
Hernández y Otros, (2003) refieren: “Un cuestionario consiste en un conjunto de
preguntas respecto a una o más variables a medir” (p. 344).
En base a este planteamiento, la entrevista fue respondida directamente por
la muestra seleccionada y permitió medir las expectativas de la población objeto
de estudio en cuanto a la elaboración de un manual para la administración de los
54
contratos, basándose en la codificación WBS, hecho que favorecerá todas las
mejorar relacionadas con los contratos que tiene con diferentes empresas, la
compañía objeto de esta investigación.
La guía de la entrevista constó de diecisiete (17) preguntas, conformada
primero por la presentación, donde se plantea el propósito de la misma y las
instrucciones que debe cumplir la muestra para responderla. Se elaboraron
preguntas referentes a cada uno de los aspectos a investigar y el esquema para el
diseño del mismo se hizo en concordancia con los objetivos y variables expuestas.
Por otra parte, para registrar los resultados de la observación, se utilizó una
lista de cotejo. Al respecto, Fox (2004) sostiene que la lista de cotejos es, “un
instrumento que permite identificar comportamiento con respecto a actitudes,
habilidades y destrezas. Contiene un listado de indicadores de logro en el que se
constata, en un solo momento, la presencia o ausencia de estos mediante la
observación del encuestado” (p. 32).
3.5. VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS
La validez establece relación del instrumento con las variables que pretende
medir y, la validez de construcción relaciona los ítems del cuestionario aplicado;
con los basamentos teóricos y los objetivos de la investigación para que exista
consistencia y coherencia técnica. En referencia a ello, Herrera (2008), establece
que “ese proceso de validación se vincula a las variables entre si y la hipótesis de
la investigación” (p. 8).
De acuerdo al planteamiento expuesto, en este estudio, la validez, estuvo
determinada por el juicio de los expertos en el área, quienes aportaron su
experiencia en la elaboración del instrumento que recogió la información necesaria
55
que sirvió de base para elaborar el manual para la administración de contratos de
la empresa SOLDITECA C.A., basado en la codificación WBS.
La etapa de validación se realizó antes de la aplicación de la entrevista y
estuvo a cargo de dos especialistas en la materia en estudio, profesoras: Nancy
Omaña, por su amplio conocimiento en organización de empresas, análisis de
riesgos dentro de una empresa, elaboraciones de presupuestos y todo lo
relacionado con administración de empresas y por la profesora Danny Gómez de
Perdomo, por su gran experiencia laboral, por haber trabajado en instituciones
financieras como el Banco Central de Venezuela, BCV, y por dominar todo el
contenido en cuanto a jerarquización de cargos, organización empresarial y su
amplio conocimiento en micro y macro economía.
Se considera importante resaltar que, la validez representa la posibilidad
de que un método de investigación sea capaz de responder a las interrogantes
formuladas. La fiabilidad designa la capacidad de obtener los mismos resultados
de diferentes situaciones. La fiabilidad no se refiere directamente a los datos, sino
a las técnicas de instrumentos de medida y observación.
Ahora bien, en esta investigación, para validar el instrumento, se les
entregó un formato del instrumento para ser sometido a revisión y le hicieron las
correcciones necesarias. Finalizada esta fase, la consideraron confiable y válida
para el logro de los objetivos y propósitos de la investigación. Es importante
resaltar que para registrar los resultados de la validación del cuestionario, se
anexó una matriz a cada ítem, en la cual se registró la siguiente información:
56
Tabla Nº 03
Matriz para la Evaluar la Validez del Instrumento
CRITERIOS
OPCIONES
Óptimo
Bueno
Regular
Deficiente
La pregunta está bien redactada o
formulada
El contenido de la pregunta se
entiende con facilidad
La pregunta recoge la información
sobre el indicador que se quiere
medir en el objetivo especifico
La pregunta induce una respuesta
en el encuestado
3.6. PROCESAMIENTO DE DATOS
Una vez concluidas las etapas de recolección y procesamiento de datos se
inició con una de las más importantes fases de la investigación: el análisis de
datos, obtenidos con la aplicación del cuestionario a la muestra objeto de este
estudio. Para Kerlinger (2001), “Analizar significa establecer categorías, ordenar,
manipular y resumir los datos”, (p. 96). La actividad consiste en establecer
inferencias sobre las relaciones entre las variables estudiadas para extraer
conclusiones y recomendaciones. En tal sentido, la información recabada se
clasificó, codificó y luego se tabuló en cuadros y gráficos.
En los cuadros se expresaron cuantitativamente, la distribución absoluta y
porcentual de cada uno de los ítems que conforman la entrevista, y luego se
elaboraron gráficos de pastel e histogramas de frecuencia porcentual de cada uno
de ellos. Estos últimos permitieron visualizar la distribución de las unidades en sus
57
partes y su respectiva distribución porcentual. Posteriormente se procedió a
analizar cualitativamente estos resultados; para ello se utilizó el análisis
descriptivo e inferencial.
Al respecto, Trillo (2001) refiere: “es la parte de la estadística que se
encarga del estudio del fenómeno en muestras poblacionales que permitan hacer
inferencias sobre el comportamiento de la población en general o hacer
predicciones de eventos futuros” (p. 18).
El análisis permitió ofrecer conclusiones y recomendaciones ante la
situación problema planteada en este estudio, fundamentándose en la recolección,
organización y presentación de los resultados de forma tal, que permitan
representar a partir de ellos, cual es la situación actual del fenómeno estudiado.
58
CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS
Con respecto a la forma de presentar los resultados, es necesario referir
que tabular es un mecanismo de ordenamiento de datos por tablas, que faciliten la
interpretación o toma de decisiones sobre un problema específico. Esa tabulación
se hizo de acuerdo a criterios gerenciales de interés. Los datos se organizaron y
tabularon, sustentados en lo planteado por Chacín y Padrón (2000):
El proceso de tabulación consiste en el recuento de los datos que están
contenidos en los cuestionarios. En este proceso incluimos todas aquellas
operaciones encaminadas a la obtención de resultados numéricos relativos a
los temas de estudio que se tratan en los cuestionarios. Se requiere una
previa codificación de las respuestas obtenidas en los cuestionarios. Los
resultados serán presentados en cuadro y en gráficos de pastel y de barras,
que expliquen las relaciones existentes entre las diversas variables
analizadas (p. 92).
En esta investigación, la información se presentó en cuadros y gráficos de
pastel y de barras, los mismos contienen alternativas de frecuencia simple y
porcentual. Para Malhotra, (2005), tabular es:
Es el proceso posterior a la recolección de datos primarios (generalmente por
respuestas a cuestionarios-encuestas) y es donde se obtienen los resultados
concretos en su manera más pura de todo el proceso de investigación
(siempre y cuando el proceso de planificación, muestreo y recolección hayan
sido hechos libres de sesgo), metódicamente es ordenar las respuestas a los
cuestionarios que permitan de manera práctica y concisa ver los patrones de
comportamiento y las tendencias de los encuestados para su posterior
análisis, difusión y uso de la investigación, es fundamental en cualquier
59
aspecto relevante al proyecto de investigación que se esté realizando dónde
intervengan cuestionarios (p. 74).
El procedimiento de la tabulación permitió resumir y analizar los resultados
ofrecidos por la muestra investigada. En la presentación de los resultados se
utilizaron primero, cuadros con la distribución absoluta y porcentual de cada uno
de los ítems que conforman la guía de entrevista y luego se elaboraron gráficos de
pastel y de barras, de cada uno de ellos, los cuales permitieron visualizar la
distribución de las unidades en sus partes y su respectiva distribución porcentual.
En cuanto al tipo de análisis para examinar los datos obtenidos a través del
instrumento aplicado a la muestra involucrada en el estudio, Bisquerra (2002), el
análisis es “la actividad de transformar un conjunto de datos con el objetivo de
poder verificarlos muy bien dándole al mismo tiempo una razón de ser o un
análisis racional. Es analizar los datos de un problema e identificarlos” (p 61). .
Con base en este planteamiento, la información recabada permitió verificar
la relación existente entre la realidad y la teoría presentada, con la finalidad de
tener una visión más precisa de la problemática planteada. El análisis se hizo
desde el punto de vista cuantitativo, con su ponderación absoluta y porcentual, y
también, cualitativamente donde se destacan los criterios más relevantes
expresados por la muestra objeto de este estudio. Cada ítem fue analizado
individualmente, incluyendo un comentario con el propósito de realizar las
inferencias que permitan evidenciar los objetivos establecidos y las variables que
representan el soporte que sirvió de referencia a la presente investigación.
60
4.1. ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA
SOLDITECA C.A.
Ítem 01. ¿Cuál es su nivel académico?
Cuadro 1
Opción
Gráfico 1
Absoluta Porcentual
a. Bachiller
4
66%
b. T.S.U
1
17%
c. Lic. Administración
1
17%
d. Economista
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
En los resultados mostrados en el cuadro y gráfico 1, con respecto al ítem
relacionado con el nivel académico, se evidencia que la opción Bachiller, obtuvo
una incidencia del 66%, 17%, T.S.U y otro 17%, es licenciado en administración.
Los datos expuestos permiten deducir que un porcentaje significativo de la
muestra no es profesional universitario, hecho considerado importante en el
crecimiento profesional de todo ser humano. Se infiere que, el personal de este
departamento, el cual maneja las contrataciones de la empresa, debe ser
motivado para seguir preparándose, para adquirir nuevos conocimientos y
herramientas, necesarias para ser aplicadas en su área laboral y personal.
61
Ítem 02. ¿Tiempo de servicio en la empresa?
Cuadro 2
Opción
Gráfico 2
Absoluta Porcentual
a. Menos de 5 años
1
17%
b. Entre 6 y 10 años
3
50%
c. Entre 11 y 15años
2
33%
d. Más de 15 años
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 2, presenta la distribución de frecuencias de los sujetos
de la muestra, en relación al tiempo de servicio en la empresa. En tal sentido, el
50%, dijo tener entre 6 y 10 años, 33%, opinó que estaba ubicado entre 11 y
quince años y un 17%, menos de 5 años. Los datos expuestos permiten inferir
que, los entrevistados, en su mayoría, tienen suficientes años de servicio en esta
empresa, hecho que facilitará que acepten los cambios que se les proponen con el
uso del manual para la administración de proyectos, utilizando la codificación
WBS, pues esa experiencia laboral les ha permitido consolidar una imagen
positiva de la empresa con la cual se identifican y sienten que son parte
importante de ella.
62
Ítem 03. ¿Cómo es tu experiencia laboral en administración de contratos?
Cuadro 3
Opción
Gráfico 3
Absoluta Porcentual
a. Excelente
b. Bueno
c. Regular
0
2
4
0%
33%
67%
d. Deficiente
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
Los datos mostrados en el cuadro y gráfico 3, en referencia a cómo ha sido
la experiencia del encuestado con las tareas relacionados con las contrataciones,
el 67%, opinó que regular y un 33%, dijo que buena. A través de estos resultados,
se evidencia que, para un importante segmento de los entrevistados, el proceso
de contratación es bastante complejo, con muchas actividades o tareas que hay
que manejar con mucha precaución para que no sean devueltos los paquetes
sometidos a los concursos. Al respecto, se infiere que los integrantes del
departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A. deben estar
preparados y conocer todos los antecedentes y documentos que conforman un
contrato de obra.
63
Ítem 04. ¿Ha realizado cursos sobre el manejo de la Ley de Contrataciones
Públicas?
Cuadro 4
Opción
Gráfico 4
Absoluta Porcentual
a. Si
4
67%
b. No
2
33%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 04, presenta los resultados del ítem referido a si los
entrevistados han asistido a cursos sobre la nueva Ley de Contrataciones
Públicas. En este sentido, se evidencia que el 67% de la muestra, dijo que Si ha
asistido, y un 33%, opinó que No. Se infiere que, en la actualidad, para todo
personal que maneje la Ley de Contrataciones Públicas, debe recibir
adiestramiento, con la finalidad de adquirir las herramientas necesarias para que
puedan manejar a cabalidad este instrumento legal, hecho que les permitirá no
incurrir en errores ni delitos.
64
Ítem 05. ¿Las Normas Internas de la Empresa se ajustan a la Ley de
Contrataciones Públicas?
Cuadro 5
Opción
Gráfico 5
Absoluta Porcentual
a. Si
6
100%
b. No
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El análisis generado del cuadro y gráfico 5, presenta la opinión de los
entrevistados en torno a, si las normas internas de la empresa se ajustan a la Ley
de Contrataciones Públicas. Al respecto, toda la muestra dijo que Si.
Esta
unanimidad de criterios permite inferir que, toda empresa que trabaje con
contratos y licitaciones debe ajustar sus normas internas a la Ley de
Contrataciones Públicas, creada en el marco de la Ley Habilitante, y la misma
debe ser de conocimiento público, para todas las organizaciones y personas
interesadas en este tema. Cabe destacar que, esta Ley tiene una ventaja
significativa para el ente contratante porque permite la selección inmediata del
contratista, por cuanto se incorporó en la Modalidad de Contrataciones Directa
todas aquellas situaciones de carácter excepcional, que generaban retardos e
incumplimientos recurrentes a los procesos licitatorios.
65
Ítem 06 ¿Qué tipos de contratos maneja la Empresa? Pueden escoger tres
opciones.
Cuadro 6
Opción
Gráfico 6
Absoluta
Porcentual
a. Perforación
b. Suministro de
Personal
0
0%
6
100%
c. Construcción
0
0%
d. Inspección de Alta
Tecnología
6
100%
e. Asfaltados
0
0%
f. Estudios Integrales
6
100%
18
300%
Totales
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
Los resultados porcentuales del cuadro y gráfico 6, con respecto al tipo de
contratos que maneja la empresa SOLDITECA C.A., dándoles la libertad de
escoger más de una opción. Los entrevistados escogieron que la empresa
manejaba contratos de suministro de personal, inspección de alta tecnología, y
estudios integrales, en un 100%. Estos datos permiten evidenciar que la referida
empresa, ofrece a sus clientes y asociados servicio de solución eficaz e innovador,
para cada tipo de problema de los que han sido seleccionados en las opciones y
muchos otros, realizados con el uso de técnicas especializadas no destructivas.
Se infiere que, sus años de experiencia en este sector y la continua adaptación de
todos sus equipos a la más alta tecnología los sitúa entre las empresas más
especializadas del sector.
66
Ítem 07 ¿Tiene conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de
contratación?
Cuadro 7
Opción
Gráfico 7
Absoluta Porcentual
a. Si
6
100%
b. No
0
0%
6
100%
Totales
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
En los resultados mostrados en el cuadro y gráfico 7, con respecto a los
riesgos asociados a los procesos de contratación, el 100% de los entrevistados
dijo que si tenía conocimientos sobre ellos. Esta unificación de criterios permite
inferir que, tener conocimiento de los riesgos relacionados con el proceso de
contratación, debido a que esto le ayudará a actuar con prudencia, identificar esos
riesgos e implementar estrategias para mitigarlas. Desde esta perspectiva, se
debe resaltar que todo proceso de contratación está cargado de problemas y
posibles escollos que deben ser manejados si el servicio deseado debe recibirse
en el momento, al costo y con la calidad correcta.
67
Ítem 08 ¿Has trabajado con la codificación WBS?
Cuadro 8
Opción
Gráfico 8
Absoluta Porcentual
a. Si
0
0%
b. No
6
100%
6
100%
Totales
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
En los resultados mostrados en el cuadro y gráfico 8, con respecto al
indicador sobre si ha trabajado con la codificación WBS, el 100%, opinó que no.
Se evidencia, a través de este consenso de opiniones, que para la muestra
investigada será de gran utilidad adiestrarse sobre la codificación WBS y el uso
del manual propuesto que coadyuvará en el proceso de contrataciones que
desarrolla la empresa en estudio. Se infiere que, la codificación WBS, será una
herramienta cuyo valor consiste en ayudar a la necesaria reducción de
complejidad en todo proceso complicado, ayudando a comprender y definir mejor
las tareas a realizar y facilitar así su mejor planificación, coordinación y control.
68
Ítem 09 ¿Consideras que con el uso de la codificación WBS, se asegura el
control de calidad de los contratos?
Cuadro 9
Opción
Gráfico 9
Absoluta Porcentual
a. Siempre
1
17%
b. Frecuentemente
3
50%
c. Ocasionalmente
2
33%
d. Nunca
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 9, muestra la distribución de frecuencia de las opiniones
de los sujetos involucrados en el estudio, referida a si con el uso de la codificación
WBS, se asegura el control de calidad de los contratos. De este modo, se observa
que en la opción frecuentemente, la incidencia fue del 50%, ocasionalmente, 33%,
y siempre 17%. Los datos expuestos permiten evidenciar que los entrevistados,
miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A.,
consideran que organizar el trabajo de las contrataciones y licitaciones que
maneja la empresa, siguiendo las instrucciones de un manual, con las actividades
y tareas, establecidas utilizando la codificación WBS, servirá para reducir la
complejidad de este proceso y se desarrolle un programa continuo de control de
calidad para verificar la codificación de las actividades de los contratos.
69
Ítem 10 ¿Considera importante obtener conocimiento en cuanto a, un
programa de inspección visual en la planificación y seguimiento de los
contratos, con codificación WBS?
Cuadro 10
Opción
Gráfico 10
Absoluta Porcentual
a. Si
2
33%
b. No
0
0%
c. No Sabe
Totales
4
6
67%
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
Los resultados presentados en el cuadro y gráfico 10, referido a si es
importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de inspección visual
en la planificación y seguimiento de los contratos, con codificación WBS. En
efecto, el 67%, dijo que no sabe y un 33%, dijo que si. La opinión de la muestra
permite evidenciar que, un porcentaje significativo no sabe si sería importante o
no, un programa de inspección visual para la organización y seguimiento de los
contratos, porque desconocen de que se trata el programa. No obstante, un
porcentaje menor, si lo consideró importante. Estas divergencias de opiniones
permiten inferir que, para entender y manejar el manual de administración de
contratos, basado en la codificación WBS, se requiere de un programa de
inspección visual para que el usuario entienda y se familiarice con la información y
codificación del manual.
70
Ítem 11 ¿Consideras importante dividir el manual propuesto en paquetes de
trabajo?
Cuadro 11
Opción
Gráfico 11
Absoluta Porcentual
a. Si
5
83%
b. No
1
17%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
Los datos expuestos en el cuadro y gráfico 11, en torno a si, es importante
dividir el manual propuesto en paquetes de trabajo, se observa que, la incidencia
para el si, fue de 83% y para el no, de 17%. A través de estos resultados, se
deduce que para la muestra, como ya tiene experiencia sobre el manejo de las
contrataciones, y todo lo complejo que es su organización y conformación de los
sobres, consideran que, si se va a utilizar esta modalidad del manual basado en la
codificación WBS, es relevante que todo el proceso de planeación y programación,
se planifique en paquetes de trabajo, para lograr la meta y hacerlo más sencillo,
evitando los riesgos que se corren en tantos papeles que se deben recaudar por
cada sobre que se organiza.
71
Ítem 12 ¿Cree que cada contrato debe ser clasificado en actividades o
tareas?
Cuadro 12
Opción
Gráfico 12
Absoluta Porcentual
a. Si
6
100%
b. No
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 12, con respecto al ítem sobre si, cada contrato debe ser
clasificado en actividades o tareas, el 100%, de los entrevistados estuvo de
acuerdo en que si era una buena opción. Los datos expuestos permiten evidenciar
que, la muestra considera que los paquetes de trabajo se dividan en tareas o
actividades que harán más fácil determinar cuándo la contratación del servicio es
una opción apropiada. Se infiere que las tareas o actividades, delimitarán los
pasos a ser tomados en la oferta, asignación, monitoreo y terminación de los
contratos, además de identificar los participantes obligatorios en el proceso, como
el contratante, finanzas, legales, y sus roles, responsabilidades e interrelaciones.
72
Ítem 13 ¿Cuándo se manejan varios contratos, cree necesario jerarquizar las
actividades?
Cuadro 13
Opción
Gráfico 13
Absoluta Porcentual
a. Siempre
2
33%
b. Frecuentemente
3
50%
c. Ocasionalmente
1
17%
d. Nunca
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 13, muestra la distribución de frecuencia de las
opiniones de los entrevistados, en relación a si, cuándo se manejan varios
contratos, es necesario jerarquizar las actividades. En tal sentido, el 50%, dijo que
frecuentemente, el 33%, siempre, 17%, dijo ocasionalmente y la opción nunca, no
tuvo ninguna incidencia. Los datos expuestos permiten evidenciar que en
empresas como SOLDITECA C.A., que tiene tantos clientes y asociados y maneja
diferentes tipos de contratos, es necesario jerarquizarlos, de acuerdo al orden de
importancia. Se infiere que, se deben elaborar listados de actividades que luego
serán estructuradas, agrupadas en tareas como elementos del nivel inferior de la
WBS. Esta información permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de
tareas de un nivel superior y así sucesivamente, observando naturalmente la regla
del 100%, en cada nivel.
73
Ítem 14 ¿Al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarlas
en subtareas?
Cuadro 14
Opción
Gráfico 14
Absoluta Porcentual
a. Si
5
83%
b. No
1
17%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
Los datos expuestos en el cuadro y gráfico 14, referentes a si, al planificar
las actividades o tareas, es conveniente desglosarlas en subtareas, el 83%, opinó
que si y un 17%, dijo que no. Por medio de estos resultados se puede evidenciar
que los miembros del comité de contratación y licitación de la empresa consideran
que, el trabajo de preparar los sobres de contratación, se facilitará, si cada una de
las actividades se desglosan en subtareas y se les asigna a cada uno de los
integrantes del equipo, por cada paquete, diferentes actividades, tareas y
subtareas. Se infiere que, las actividades pueden ser subdivididas hasta alcanzar
el desglose necesario.
74
Ítem 15 ¿Considera importante la realización de un cronograma para cada
proyecto de contratación, con las actividades y subtareas, fecha de
ejecución, supervisión, evaluación, entre otros?
Cuadro 15
Opción
Gráfico 15
Absoluta Porcentual
a. Si
6
100%
b. No
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
En el cuadro y gráfico 15, con respecto a la importancia de la realización de
un cronograma para cada proyecto de contratación, con las actividades y
subtareas, fecha de ejecución, supervisión, evaluación, entre otros, el 100% de la
muestra estuvo de acuerdo en que si era necesario. A través de estos resultados
se evidencia que, el equipo de contratación y licitación de la empresa SOLDITECA
C.A., tiene conocimiento sobre lo trascendental que es para la realización de un
proyecto, guiarse por un cronograma de actividades. Se infiere que, con el
cronograma es más fácil poder cumplir con una serie de contenidos, teniendo en
cuenta una secuencia determinada y un tiempo establecido.
75
Ítem 16 ¿Considera importante la participación de todos los integrantes del
Departamento Administrativo para realizar un análisis de los cambios que
generen el uso del manual propuesto?
Cuadro 16
Opción
Gráfico 16
Absoluta Porcentual
a. Si
6
100%
b. No
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 16, muestra la distribución de frecuencias de la opinión
de la muestra, en relación a la participación de todos los integrantes del
Departamento Administrativo para realizar un análisis de los cambios que generen
el uso del manual propuesto. Todos los integrantes de la muestra consideraron
que, si se va a implementar una propuesta del uso de un manual de
administración, usando la codificación WBS, para organizar administrar los
contratos, es necesario que se hagan reuniones frecuentes para ir evaluando los
cambios, positivos y negativos, que se generarán con esta nueva modalidad de
planificación del trabajo.
76
Ítem 17 ¿Cree Ud. que con la implementación del manual de administración
de contratos, basado en la codificación WBS, se logrará realizar un trabajo
basado en el la calidad del servicio?
Cuadro 17
Opción
Gráfico 17
Absoluta Porcentual
a. Siempre
4
67%
b. Frecuentemente
2
33%
c. Ocasionalmente
0
0%
d. Nunca
0
0%
Totales
6
100%
Fuente: Encuesta Aplicada al Personal Administrativo de la Empresa SOLDITECA
C.A. Barcelona, Estado Anzoátegui. Junio 2011.
El cuadro y gráfico 17, contiene los resultados del ítem referido a si, con la
implementación del manual de administración de contratos, fundamentado en la
codificación WBS, se logrará realizar un trabajo basado en el la calidad del
servicio. Al respecto, el 67%, dijo que siempre, el 33%, opinó que frecuentemente,
y las opciones ocasionalmente y nunca no tuvieron ninguna incidencia. De esta
manera, se evidencia que los integrantes de la muestra consideran, que con el uso
del manual se logrará el manejo efectivo de los contratos, garantizando la calidad
del servicio que se presta a los clientes y asociados.
77
CAPITULO V
DESCRIPCIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta de la elaboración de un Manual para la Administración de
Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la Codificación WBS, o
Estructura desglosada del Trabajo, la cual constituye una técnica de planeación
mediante la cual se puede definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo los
proyectos que administra la referida empresa, en el Estado Anzoátegui.
Para lograr establecer la WBS del proyecto, hay que organizar las ideas
alrededor de lo que se pretende hacer en el proyecto; o sea, definir el título del
proyecto de investigación, que esté de acuerdo con la meta que se pretende
alcanzar. Seguidamente, se deberá pensar en las grandes áreas de trabajo en
que puede ser dividido, lo cual constituiría los “paquetes” de trabajo a desarrollar
para lograr la meta. Para el logro de este proceso en la elaboración de la WBS, se
puede utilizar con éxito, una técnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo.
Posteriormente, cada uno de esos “paquetes” de trabajo, pueden
examinarse también a través de la tormenta de ideas y elaborar un listado de
actividades constituyentes de cada uno de dichos “paquetes” de trabajo. Tales
actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario.
El nivel de desglose requerido por el proyecto, estará determinado por la
complejidad y tamaño del proyecto. Pero se pueden considerar las siguientes
recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario:
1. Los “paquetes” de trabajo deben ser independientes unos de otros.
2. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; esto es,
que pueda establecerse un estimado de plazo de ejecución y recursos
78
necesarios para llevarla a cabo, con la mayor precisión por parte del
investigador más experimentado.
3. Es necesario también que cada actividad se refleje en algo “tangible”, como
puede ser: elaboración de un dibujo o plano, realización de un experimento,
compra de un equipo, escribir un capítulo de la tesis, entre otros. De tal manera
que pueda ser también cuantificable su avance real en la etapa se ejecución,
seguimiento y control del proyecto.
En este orden de ideas, para la empresa SOLDITECA C.A., elaborar un
manual para la administración de contratos basado en la codificación WBS, es
simplemente descomponer o desglosar todas las actividades de un proyecto
5.1. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
5.1.1 Objetivo General
Establecer los lineamientos aplicables a la administración de los contratos
ejecutados por SOLDITECA, usando la codificación WBS.
5.1.2. Objetivos Específicos

Identificar el proyecto o contrato que servirá de modelo para aplicarle la
codificación WBS.

Establecer un esquema con la estructura del proyecto a administrar,
relacionado con un contrato de prestación de servicio.

Realizar la estructura desglosada de trabajo WBS, con las actividades
códigos y tareas.
79
5.2. BENEFICIARIOS DE LA PROPUESTA
En la realización del manual para la administración de contratos, usando la
codificación WBS los beneficiarios de la propuesta serán, por una parte, el
personal que labora en el departamento administrativo de la empresa SOLDITECA
C.A., porque realizará un trabajo con una organización más eficiente. Por otro, la
empresa, los clientes, proveedores y asociados de la mencionada organización,
con las cuales lleva varios contratos.
5.3. LOCALIZACIÓN FÍSICA DE LA PROPUESTA
SOLDITECA C.A., está localizada en la avenida Fuerzas Armadas, Centro
Comercial RA RA RA, Galpón Nº 3, Sector Redoma de Los Pájaros. Barcelona,
Estado Anzoátegui - Venezuela.
E-mail: [email protected]
Teléfonos:
 +58 (281) 274.3233
 +58 (281) 274.2809
Fax:
 +58 (281) 274.7505
80
5.4. ESTRUCTURA DE TRABAJO
1.
Planificación de la prestación del servicio.
Gerente de Operaciones 1.
Procede a la planificación de la prestación del servicio, para
lo
cual
establece
la
estructura
organizativa
y
las
características del personal que realizará el servicio.
2.
Da instrucciones al Administrador de Recursos Humanos,
en caso de ser requerida la contratación de personal, o
selecciona entre el grupo de inspectores disponibles.
3.
Organiza la selección del personal, dotación de equipos,
equipos de protección personal requeridos, normas y
procedimientos aplicables, elaboración o revisión del Plan
de Calidad y Plan de Seguridad.
2.
Inicio del Trabajo.
Coordinador de
1.
Inspección e Inspectores
Da inicio a la ejecución del trabajo cumpliendo lo
establecido en los documentos del contrato, normas y
especificaciones aplicables a la prestación del servicio y
documentos del Manual de Procedimientos de Inspección,
según las características del servicio a realizar.
3.
Realización de actividades de administración de Contrato de Órdenes de
Servicio.
Cliente
1.
Gerente de Operaciones 2.
3.
Solicita el Servicio.
Elabora la Orden de Servicio (Original y 2 copias).
Según las características del servicio a realizar asigna al
Inspector, y lleva el control de la prestación del servicio.
4.
Entrega la original de la Orden de Servicio al Inspector
asignado.
Entrega copia de la Orden de Servicio al Asistente de
Contratos.
81
Inspector asignado
5.
Solicita los equipos requeridos para prestar el servicio al
Coordinador de Logística.
Inspectores asignados
6.
Realizan las actividades asignadas según planificación de la
prestación del servicio o cumplen las horas hombre
asignadas en el período, cumpliendo lo establecido en las
especificaciones de la Orden de Servicio, normas,
documentos aplicables y según lo indicado en el Plan de
Calidad y Manual de Procedimientos de Inspección que
sean aplicables según las características del servicio.
7.
Emiten los Reportes de Inspección, tal como se indica en el
Manual de Procedimientos de Inspección.
Emite el reporte “Relación de Servicio al Cliente”
(descripción del servicio realizado).
8.
Entrega al cliente para su revisión y firma de aceptación
9.
Una vez firmado por el Cliente lo entrega al Asistente de
Contratos.
Asistente del Contrato
10. Asienta los servicios realizados en el registro “Control de
Servicio”, en el cual se registra: fecha de entrega, fecha del
reporte, número del reporte, cliente, entregado por, recibido
por, firma.
11. Prepara las facturas Pro-forma correspondientes a las
órdenes de servicio y lo entrega al Gerente de Operaciones
para su revisión.
12. Si el cliente contrató por horas hombre (H/H), entonces se
elabora una Hoja de Control de Horas y pro-forma para
facturar por H/H.
13. Envía a Administración, al personal encargado de
elaborar las facturas, para la elaboración de la factura
correspondiente, Ver procedimiento “Facturación”.
82
4.
Realización de actividades de Administración de Contrato de personal
asignado a proyectos.
Gerente de Operaciones 1.
Según las características del contrato a realizar, coordina la
ejecución del mismo según o establecido en el Manual de
Procedimientos de Inspección, y lleva el control de la
prestación del servicio.
Coordinador de
2.
Inspección e Inspectores
Realizan las actividades asignadas o cumplen las horas
hombre asignadas en contrato, cumpliendo lo establecido
en las especificaciones del contrato, normas, documentos
aplicables y según lo indicado en el Plan de Calidad y
Manual de Procedimientos de Inspección que sean
aplicables según las características del contrato.
4.1. Hojas de Control de Tiempo.
Inspector
1.
Por cada semana de trabajo culminada, elabora el lunes
siguiente la Hoja de Tiempo y la entrega al Coordinador
de Inspección o supervisor.
Coordinador de
2.
Inspección
Recibe los días lunes de cada semana las Hojas de
Tiempo de su personal, las revisa y firma en señal de
aceptación, a más tardar el día martes de cada semana.
En caso de presentar incongruencias, contacta al
Inspector para aclarar dudas o corregir la Hoja de Tiempo.
3.
Entrega a más tardar el día miércoles de cada semana las
Hojas de Tiempo al Cliente para su revisión y firma.
4.
Solicita al cliente las Hojas de Tiempo firmadas a más
tardar el día viernes de cada semana.
5.
Las hojas de Control de tiempo firmadas por el
Coordinador de Inspecciones y el Cliente las entrega al
Asistente de Contratos.
Asistente de Contratos
6.
Carga semanalmente la información correspondiente al
Control de Horas Trabajadas, para la facturación mensual
83
7.
Prepara la Pro-Formas de las horas hombre trabajadas y
lo envía al Gerente de Operaciones para su revisión.
Gerente de Operaciones 8.
Una vez revisada la pro-forma envía a Administración
para
la
posterior
elaboración
de
la
Factura
correspondiente.
4.2. Control de Servicios
Coordinador de
1.
Inspección e Inspectores
Realizan las actividades asignadas según planificación de la
prestación del servicio o cumplen las horas hombre
asignadas en el período, cumpliendo lo establecido en las
especificaciones de la Orden de Servicio, normas,
documentos aplicables y según lo indicado en el Plan de
Calidad y Manual de Procedimientos de Inspección que
sean aplicables según las características del servicio.
2.
Emiten los Reportes de Inspección, tal como se indica en el
Manual de Procedimientos de Inspección.
Emite el reporte “Orden de Servicios” (descripción del
servicio realizado.
3.
Entrega al cliente para su revisión y firma de aceptación.
4.
Entrega al Administrador del Contrato las copias de Orden
de Servicio y Reporte de Inspección firmadas por el
cliente.
5.
Archiva las copias de los Reportes de Inspección en el
archivo de inspectores, clasificado por técnica de
inspección y orden cronológico.
Administrador del
Contrato
6.
Asienta los servicios realizados en el registro “Control de
Servicio”, en el cual se registra: fecha de entrega, fecha del
reporte, número del reporte, cliente, entregado por, recibido
por, firma.
84
7.
Al concluir el servicio o al final del período a facturar,
procede a tramitar la elaboración de la factura, ver punto
7.5.
4.3.
Control semanal del sobre-tiempo.
Cliente
1.
Solicita y autoriza la realización de sobre tiempo por el
personal de SOLDITECA.
Inspector
2.
Realiza el sobre tiempo solicitado.
3.
El día siguiente de realizado el sobre tiempo, en la
mañana debe obtener la firma de cliente que autorizó el
sobretiempo o feriado, en la Hoja de Control de Tiempo.
4.
Al cierre de la semana prepara y obtiene la firma de
aprobación de los siguientes reportes:
Hojas de Control de Tiempo
Control Semanal de Sobretiempo.
Administrador de
5.
Recopila, los reportes indicados en el punto anterior (4).
6.
A más tardar los primeros cinco (5) días de cada mes,
Contrato
prepara la elaboración de la Pro-forma para lo cual
desglosa o separa la información para cada proyecto en
ejecución o centro de costo.
7.
Elabora la pro-forma según los requerimientos del cliente:
8.
Envía la factura Pro-Forma al cliente con documentos
requeridos, para la revisión y aceptación.
9.
Una vez que el cliente aprueba la factura pro-forma, envía
al Asistente Administrativo encargado de elaborar la
Factura, para la elaboración de la factura correspondiente.
85
Inspector
10. Elabora el formato “Control Semanal del Sobretiempo” y lo
entrega al Administrador de Contrato.
Administrador de
11. Elabora la Tabla “Horas Extras” (en Excel), en la cual se
Contrato
indica la cantidad de horas extras, especificando si
corresponden a turno diurno o nocturno.
12. Envía mensualmente (en la tercera semana de cada mes)
a Administrador de Recursos Humanos, para que procese
el pago mensual de las Horas Extras a los trabajadores.
4.4. Gastos Reembolsables.
Cliente
1.
Realiza la solicitud para que el trabajador realice sus
actividades en otra zona a la que está normalmente
asignado, para lo cual genera una Orden de Servicio.
Inspector
2.
Realiza la solicitud de anticipos y una vez realizada la
actividad, elabora el Reintegro de los gastos de viaje. Ver
procedimiento de Solicitud de Anticipos y Reintegro de
Gastos del Manual de Administración.
Jefe de Administración
3.
Entrega
copia
de
los
Reintegros
y
Soportes
al
Administrador de Contratos (ya que los originales se
mantienen para el envío a Contabilidad).
Administrador de
4.
Contratos
Al finalizar el mes, clasifica los Reintegros de Gastos por
cada proyecto a la que correspondan o centro de costo.
5.
Procede a elaborar la pro-forma por cada servicio
solicitado, indicando centro de costos o proyecto al cual
corresponde, Ver punto 7.4.
6.
Envía al Cliente la Pro-forma junto con copia de los
reintegros o copia de los soportes físicos que demuestran
el gasto (pasajes, facturas de traslado y hospedaje, etc.),
para su revisión y aceptación.
86
4.5. Uso de equipos por parte del cliente.
Inspector
1.
Al realizar el servicio, mantiene el registro de “Control de
Uso de Equipos” y una vez finalizado el servicio solicita la
firma del cliente en señal de aceptación.
2.
Entrega al Administrador de Contrato el “Control de Uso
de Equipos”.
Administrador de
3.
Contrato
Lleva el control de las tarifas a aplicar por el alquiler de
equipos y la cantidad de horas a facturar.
4.6. Sub-contratación de servicios.
Subcontratista
1.
Una vez realizado la inspección emite el Informe Final a
Solditeca, al Coordinador de Inspección o Gerente de
Operaciones.
Gerente de Operaciones 2.
3.
Entrega al Cliente el Informe de la Infección
Solicita al personal de Administración la elaboración de la
factura correspondiente al servicio.
5.
Facturación.
Asistente de Contrato
1.
Con la información obtenida de:
-
Hojas de Control de Tiempo
-
Control de Servicio
-
Control de Horas Extras o Sobretiempos
-
Gastos Reembolsables
-
Control de uso de equipos
-
Informes de empresas sub-contratistas (en caso
que aplique).
Elabora la Pro-Forma por cada servicio realizado o
período a facturar.
87
Existen las siguientes tipos de pro-forma:
2.
-
Costos de Labor
-
Reintegros
-
Frentes de Trabajo (Servicios de Inspección)
-
Equipos
Entrega al Cliente para su revisión y aceptación lo
siguiente: (lo que aplique según el caso):
-
Pro-Forma
-
Copia de la Orden de Servicio
-
Copia del Reporte de Inspección
-
Copia de la Hoja de Control de Horas (cuando el
servicio se cobra por H/H).
-
Control de uso de equipos.
-
Copia de los reintegros o copia de los soportes
físicos que demuestran el gasto (pasajes, facturas
de traslado y hospedaje, etc.) cuando es por
gastos reembolsables.
Informes de empresas sub-contratistas (en caso que
aplique).
Cliente
3.
Revisa y firma en señal de aceptación y devuelve al
Asistente de Contrato.
Asistente de Contrato
4.
Recibe la pro-forma autorizada por el cliente y entrega al
personal de Administración encargado de procesar la
factura, para la elaboración de la Factura correspondiente.
Si se requiere, obtiene del cliente el número de
Autorización de Compra asignado.
88
6. Entrega y Seguimiento a las facturas.
Asistente de Contrato
1.
Entrega la factura Original al Cliente, junto con Copia de
los Reportes y Copia de la Orden de Servicio/ Orden de
Compra (cuando aplique).
2.
Recibe la copia de la factura selladas como recibidas por
el cliente. Archiva la copia de la factura así:
Si corresponde a un contrato en el expediente del
contrato.
Si corresponde a órdenes de Compra / Servicio las
archiva clasificadas por cliente junto con el original de la
Orden de Compra o Solicitud del Servicio.
Asistente de Contratos
3.
Registra la factura en el Control de “Cuentas por Cobrar”.
4.
Lleva el control de las facturas presentadas, emisión y
entrega de facturas y pago del cliente.
5.
Realiza la gestión de cobro y hace seguimiento a la
cancelación de las facturas de acuerdo a sus períodos de
vencimiento.
6.
Verifica la cancelación de las facturas, cuando estas son
introducidas por proyectos y son canceladas por el cliente,
para luego informar al Gerente de Operaciones y la
Gerencia de División de Administración y Finanzas.
7.
Verifica la correspondencia entre lo facturado y lo
cancelado por el Cliente. De no existir correspondencia,
se contacta con el Cliente para obtener una explicación.
8.
Mantiene para archivo la copia de la factura y soporte de
pago (depósito, cheque, transferencia, etc.) si aplica.
9.
Elabora la relación mensual de facturación, la cual
utiliza como herramienta en el proceso de verificación de
facturas canceladas.
89
10. Distribuye la relación mensual de facturación a las
siguientes áreas:
11.

Gerencia de División Técnico Comercial

Gerencia de División de Administración y Finanzas
Procesa los reconocimientos de Sobrecostos imprevistos
que afectan el equilibrio económico del Contrato, cuando
aplique (Ej. Aumentos, cambios de alcance, etc.), y envía
un
comunicado
formal
al
cliente,
explicando
la
problemática y solicitando el reconocimiento del mismo.
12.
Recibe respuesta del cliente y procesa los sobrecostos
derivados de los requerimientos adicionales por el Cliente
o sugeridos por la empresa, tales como obras extras o
adicionales, modificación de servicios.
13.
Formaliza la aprobación de los sobrecostos derivados de
trabajos extras, modificación de alcance de acuerdo a las
previsiones del Contrato (Presupuestos de servicios
extras, órdenes de servicio especial, órdenes de
cambios).
Asistente del Contrato
15.
Una vez finalizado el contrato, da cumplimiento al Cierre
Administrativo
del
Contrato
de
acuerdo
a
las
formalidades previstas en el mismo contrato.
16.
Está atento a los pagos pendientes que hubiera una vez
finalizadas las actividades y las correspondientes a la
liberación de fianzas, si aplica.
17.
Suministra
la
Administración
información
y
la
requerida
Gerencia
de
al
Jefe
de
División
de
Administración y Finanzas.
Seguidamente toda esta estructura de actividades, tareas y sub-tareas,
serán representadas gráficamente en el siguiente modelo de Estructura
Desglosada de Trabajo, WBS:
90
5.6. MODELO DE LA PROPUESTA
91
5.7. DESCRIPCIÓN DEL MODELO DE LA PROPUESTA
El WBS presentado está dirigido a un contrato para suministrar personal.
Está apoyado en una forma de "modelado" (Modelos) que utiliza la forma de
representación gráfica en "diagramas de árbol jerárquico". Partiendo de las
actividades más importante.
Como puede observarse, el WBS sólo es una descripción parcial de las
actividades a desarrollar, no esas mismas acciones del proyecto. No obstante,
suministra un útil marco lógico para planificar y controlar las actividades de un
proyecto, contrato o plan.
En el modelo presentado, la articulación de elementos subdividiendo tareas
sigue una lógica, que se refleja claramente la naturaleza del producto, servicio o
sistema, en este caso, suministro de personal. Cabe destacar que cada elemento
de la WBS expuesta, representa un elemento discreto de trabajo que será descrito
en el diccionario o glosario propio de esa WBS.
Cada elemento de la WBS presentada, referida a la administración de un
contrato de suministro de personal posee un único identificador.
La descripción de los elementos de la WBS deberá utilizar nombres (o
frases nominales) aunque si es necesario se emplearán adjetivos como
modificadores. Para mayor claridad, o por razones culturales, los descriptores de
la WBS pueden incluir verbos y otros modificadores.
Entre las ventajas que presenta trabajar la gestión del contrato, con la
codificación WBS, se mencionan las siguientes:
92
a. El sendero crítico en la estructura temporal de la red de actividades y acceso a
recursos.
b. El calendario o cronograma del proyecto
c. Evaluar mejor los riesgos (amenazas ligadas a decisión) y oportunidades
(ventajas ligadas a decisión)
d. Organización del "staff" en cuanto conjunto de conocimientos (prácticos o de
know-how, en métodos, herramientas de organización entre otros)
e. Líneas y campos de competencias y responsabilidades
f. Recursos a emplear
g. Presupuestos o planes de asignación de recursos.
h. Cada "bloque de tareas" define las actividades y recursos precisos.
i.
La estructuración del WBS sirve como marco de referencia y casillero para
ordenar y calcular recursos y costes consumidos.
j.
Después de haber identificado los bloques de tareas, debe determinarse el
orden de precedencia para su ejecución (la estructura WBS no muestra tales
precedencias).
k. Una vez definido el orden de ejecución de bloques debe aplicarse una
herramienta de configuración de red (PERT) y calcularse el sendero crítico
(línea de actividades con suma mayor de tiempos acumulados).
l.
En esa representación de la red de actividades deben determinarse asimismo
los riesgos.
93
m. La suma de todos los bloques de tareas indica la suma de los medios
personales, en recursos y medios financieros necesitados.
n. El plan de tiempos y cantidades de recursos a emplear sirve de paso previo a
la determinación del equilibrio de aplicación de recursos.
o. El proceso de planificación de tiempos se realiza de forma recursiva, en
intercambio de informaciones con la administración de fondos (planificación de
inversiones y financiación, cálculo del cash-flow y otros).
94
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Al concluir la investigación sobre la elaboración de un Manual para la
Administración de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A., utilizando la
codificación WBS, ubicada en Barcelona, estado Anzoátegui, se concluye lo
siguiente:
El propósito y objetivo de la administración de contratos es obtener bienes y
servicios de la calidad especificada, de manera oportuna y dentro del presupuesto
establecido para la construcción de un proyecto. Por consiguiente,
la
administración de contratos constituye la parte principal del proceso de gestión
que asegura al propietario del proyecto la obtención del mejor valor por el precio
pagado.
La Administración de Contratos es un conjunto de funciones comprometidas
con: preparar y administrar los contratos, manejando, adecuadamente las
relaciones entre clientes-propietarios, ingenieros consultores y contratistas.
En consecuencia, hoy en día, todo personal que maneje contratos, debe
recibir adiestramiento, con la finalidad de adquirir las herramientas necesarias
para que puedan operar a cabalidad tanto la Ley de contrataciones, como los
contratos que administra la empresa, disminuyendo de esta manera, las
posibilidades de incurrir en errores o delitos.
Es importante destacar que, toda empresa que trabaje con contratos y
licitaciones debe ajustar sus normas internas a la Ley de Contrataciones Públicas,
95
creada en el marco de la Ley Habilitante, y la misma debe ser de conocimiento
público, para todas las organizaciones y personas interesadas en este tema. Cabe
destacar que, esta Ley tiene una ventaja significativa para el ente contratante
porque permite la selección inmediata del contratista, por cuanto se incorporó en
la Modalidad de Contrataciones Directa todas aquellas situaciones de carácter
excepcional, que generaban retardos e incumplimientos recurrentes a los
procesos licitatorios.
Sobre el objetivo específico que hace mención a identificar las debilidades
que confronta el personal en cuanto al manejo administrativo de los contratos, se
puede concluir que:
En la empresa objeto de estudio, las funciones y responsabilidades de la
Administración de Contratos varían ampliamente, pues mantienen relaciones de
trabajo con diferentes clientes y asociados, hecho que genera, en ocasiones,
inconvenientes para ajustarse a los requerimientos del cliente-propietario y a los
alcances definidos de los servicios de la Gerencia de Proyectos.
Por medio de la aplicación de un instrumento a la muestra seleccionada, se
pudo constatar que las personas encargadas de manejar los contratos en la
empresa objeto de estudio, en su mayoría, son bachilleres, por lo tanto, deben
motivarse para continuar preparándose, para adquirir nuevos conocimientos y
herramientas, necesarias para ser aplicadas en su área laboral y personal.
Se evidenció que, desarrollar el proceso de administrar los contratos, se les
hace un tanto complejos, por la serie de procedimientos administrativos,
acompañados de la correspondiente responsabilidad, el administrador del
contrato, que bien puede ser una persona o un grupo, ejerce asuntos de
96
administración del proyecto para lograr una completa comunicación entre el
personal de la gerencia, a todos los niveles de responsabilidad.
Se logró determinar las competencias que debe poseer el administrador de
contratos para que su trabajo satisfaga los objetivos organizacionales del
propietario del proyecto, y se puede decir que:
La empresa SOLDITECA C.A., maneja contratos de suministro de personal,
inspección de alta tecnología, y estudios integrales, en base a ello, la referida
empresa, ofrece a sus clientes y asociados servicio de solución eficaz e innovador,
para diferentes tipos de problemas, utilizando técnicas especializadas no
destructivas, es por ello es importante que sus empleados tengan conocimiento de
los riesgos relacionados con el proceso de contratación, debido a que esto les
ayudará a actuar con prudencia, identificar esos riesgos e implementar estrategias
para mitigarlas.
Adicionalmente es necesario que el administrador de contratos sea capaz
de trabajar en grupo de manera efectiva, debe ser explícito con su equipo de
trabajo y mantener vías de comunicación efectivas para poder detectar cualquier
situación anormal dentro del contrato, pudiendo así tomar decisiones oportunas y
efectivas.
Desde esta perspectiva, se debe resaltar que todo proceso de contratación
está cargado de problemas y posibles escollos que deben ser manejados si el
servicio deseado debe recibirse en el momento, al costo y con la calidad correcta.
Sobre la importancia de la codificación WBS, en los procesos de
planificación y seguimiento de los contratos, se concluye lo siguiente:
97
En la actualidad, el administrador del contrato traduce los asuntos
administrativos en documentos de trabajo y en reportes de control, análisis y de
acciones correctivas, para una gerencia efectiva que abarque el control del
proyecto y la minimización de su costo. No obstante, esta propuesta lleva implícita,
la elaboración de un manual, utilizando la codificación WBS, con la finalidad de
facilitar el trabajo, mantener el orden y hacer un trabajo verdaderamente eficaz. En
relación a la propuesta de la estructura WBS, se considera que la mayoría de los
empleados de la empresa aceptarán los cambios para mejorar el manejo de los
contratos, debido a que son personas con suficiente experiencia laboral,
Consideran que el proceso de contratación es bastante complejo, con
muchas actividades o tareas que hay que manejar con mucha precaución para
que no sean devueltos los paquetes sometidos a los concursos. Es por ello que
hay que hacer un manual para la administración de contratos basado en la
codificación WBS, que les hará simple la tarea de descomponer o desglosar todas
las actividades de un proyecto.
Al aceptar la propuesta, los empleados del departamento administrativo
deberán recibir adiestramiento, sobre la codificación WBS y el uso del manual
propuesto que coadyuvará en el proceso de contrataciones que desarrolla la
empresa en estudio.
Para el personal que maneja la administración de los contratos, la
codificación WBS, será una herramienta cuyo valor consiste en ayudar a la
necesaria reducción de complejidad en todo proceso complicado, ayudando a
comprender y definir mejor las tareas a realizar y facilitar así su mejor
planificación, coordinación y control.
98
Los miembros del departamento administrativo de la empresa SOLDITECA
C.A., consideran que organizar el trabajo de las contrataciones y licitaciones que
maneja la empresa, siguiendo las instrucciones de un manual, con las actividades
y tareas, establecidas utilizando la codificación WBS, servirá para reducir la
complejidad de este proceso y se desarrolle un programa continuo de control de
calidad para verificar la codificación de las actividades de los contratos.
Para entender y manejar el manual de administración de contratos, basado
en la codificación WBS, se requiere de un programa de inspección visual para que
el usuario entienda y se familiarice con la información y codificación del manual.
En tal sentido, es relevante que todo el proceso de planeación y programación, se
planifique en paquetes de trabajo, para lograr la meta y hacerlo más sencillo,
evitando los riesgos que se corren en tantos papeles que se deben recaudar por
cada sobre que se organiza.
Es importante decir como conclusión del objetivo específico que hace
mención las actividades del manual y su respectivo código WBS, que permita una
mejor planificación y control del trabajo relacionado con la administración de los
contratos de la empresa, lo siguiente:
Trabajando con la codificación WBS, se deben dividir los paquetes de
trabajo en tareas o actividades que hagan más fácil determinar cuándo la
contratación del servicio es una opción apropiada. Al respecto, las tareas o
actividades, delimitarán los pasos a ser tomados en la oferta, asignación,
monitoreo y terminación de los contratos, además de identificar los participantes
obligatorios en el proceso, como el contratante, finanzas, legales, y sus roles,
responsabilidades e interrelaciones.
99
Para la empresa SOLDITECA C.A., que tiene tantos clientes y asociados y
maneja diferentes tipos de contratos, es necesario jerarquizarlos, de acuerdo al orden
de importancia. En tal sentido, deberán elaborar listados de actividades que luego
serán estructuradas agrupadas en tareas como elementos del nivel inferior de la
WBS. Esta información permite pasar luego a establecer grupos o paquetes de tareas
de un nivel superior y así sucesivamente, observando naturalmente la regla del 100%,
en cada nivel.
Al analizar los beneficios que se generarán al elaborar el manual de
administración de contratos basado en la codificación WBS, se puede concluir
que:
En base a estas consideraciones, los miembros del comité de contratación
y licitación de la empresa consideran que, el trabajo de preparar los sobres de
contratación, se facilitarán si cada una de las actividades se desglosa en
subtareas y se les asigna a cada uno de los integrantes del equipo, por cada
paquete, diferentes actividades, tareas y subtareas.
El departamento administrativo de la empresa SOLDITECA C.A., tiene
conocimiento sobre lo trascendental que es para la realización de un proyecto,
guiarse por un cronograma de actividades. Debido a que, con el cronograma es
más fácil poder cumplir con una serie de contenidos, teniendo en cuenta una
secuencia determinada y un tiempo establecido.
Para la empresa SOLDITECA C.A., si se va a implementar una propuesta
del uso de un manual de administración, usando la codificación WBS, para
organizar administrar los contratos, es necesario que se hagan reuniones
frecuentes para ir evaluando los cambios, positivos y negativos, que se generarán
con esta nueva modalidad de planificación del trabajo.
100
Por último, con el uso del manual se logrará el manejo efectivo de los
contratos, garantizando la calidad del servicio que se presta a los clientes y
asociados.
6.2. RECOMENDACIONES
Al implementar un manual para la administración de contratos de la
Empresa SOLDITECA C.A. utilizando la codificación WBS, se le sugiere a:
La empresa, al iniciar la administración de un proyecto, debe estimular y
fomentar una comunicación libre y total, una cuidadosa y completa comprensión de
las funciones y responsabilidades, así como un programa de implementación de la
administración del contrato bien desarrollado,
de manera que el
gerente
administrativo, tenga más que una escasa posibilidad de conducir apropiadamente
una buena gerencia sin tener que preocuparse por molestos asuntos administrativos.
Para el personal que maneja la administración de contratos en la empresa
SOLDITECA C.A., o cualquier otra empresa de la misma naturaleza, deben tener
en cuenta que existen dos temas fundamentales en la administración de un
contrato: la entrega de los resultados (entregables) y el cumplimiento de las fechas
para estas entregas. Para ambos se establecen criterios y requerimientos que
permiten controlar el cumplimiento de los dos temas.
En cuanto a la codificación WBS, se le recomienda a la gerencia general de
proyectos de la empresa objeto de estudio, realizar una detallada organización y
una correcta implementación y revisión efectiva de las actividades de escogencia
o identificación del proyecto, planificación, ejecución, control, evaluación y
terminación de los contratos, en todos los niveles, lo cual favorece la entrega de
proyectos de acuerdo al tiempo y presupuesto previsto.
101
A
los
miembros
del
departamento
administrativo
de
la
empresa
SOLDITECA C.A., se les sugiere cursos de adiestramiento para capacitarse en
cuanto al manejo de la codificación WBS, como herramienta de planificación en la
administración de contratos.
De igual manera se les sugiere que, generalmente al llevar a la práctica un
WBS, éste no debe tener más de 100 elementos terminales (si parece que se
requieren más, se deberán utilizar subproyectos). Un WBS debería tener 3 o 4
niveles de profundidad, y cada nivel debería tener entre 5 y 9 elementos de ancho.
Estas sugerencias se derivan de los siguientes hechos: la capacidad de
memoria a corto plazo está restringida a entre 5 y 9 elementos. Por consiguiente,
teniendo un tiempo fijo para planear el proyecto, a mayor cantidad de elementos
terminales, habrá menor tiempo para prestar atención a cada uno de ellos. En
consecuencia, los estimados son menos pensados.
A las personas encargadas de administrar los contratos, deben tener
conocimiento de que la WBS cubre todo el ámbito abarcado por el proyecto. Las
tareas no incluidas no forman parte del proyecto o plan.
A los empleados de diferentes empresas, que ponen en práctica la
Estructura de Descomposición del Trabajo, deben tener en claro que la
elaboración de la WBS, con la identificación de las tareas parciales, es la base
necesaria para poder preparar un buen plan de tiempos y calendario detallado de
actividades.
A los estudiantes de administración, durante el desarrollo de la carrera,
deberían realizar actividades, donde se valore la importancia de la planeación,
coordinación inicial y estructuración de proyecto. Creación del WBS y de las
matrices de responsabilidad.
102
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105
Disponible:
[Consulta:
ANEXO
Diseño del Manual para la Administración de Contratos
Portada
106
Páginas Internas (Contenido)
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
ANEXO GUÍA DE ENTREVISTA
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE
EMPRESAS TURÍSTICAS
CARACAS-VENEZUELA
GUÍA DE ENTREVISTA
Amigables Señores
Reciba un cordial saludo. La finalidad de la administración de esta guía de
entrevista es, solicitarle su apoyo en la ocasión se solicitarle su apoyo, en la
oportunidad de recolectar la información que fundamente la elaboración de un
Manual para la Administración de Contratos de la Empresa SOLDITECA C.A.,
utilizando la codificación WBS.
Se le invita cumplir a las instrucciones que seguidamente se señalan:
1.
Marca con una Equis (X), la alternativa que más se ajusta a tu criterio.
2.
No dejes ninguna pregunta sin respuesta.
3.
Si tiene dudas consulte al encuestador.
4.
Este instrumento es de uso estrictamente confidencial.
¡Gracias por su Colaboración¡
117
GUÍA DE ENTREVISTA
1 ¿Cuál es su nivel Académico?
Bachiller
_____
T.S.U.
_____
Licenciado en Administración
_____
Economista
_____
2 ¿Tiempo de servicio en la empresa?
Menos de 5 años
Entre 6 y 10 años
Entre 11 y 15 años
Más de 15 años
_____
_____
_____
_____
3 ¿Cómo es tu experiencia laboral en administración de contratos?
Excelente
Bueno
Regular
Deficiente
_____
_____
_____
_____
4
¿Ha realizado cursos sobre el manejo de la Ley de Contrataciones
Públicas?
 Si
 No
5
¿Las Normas Internas de la Empresa se ajustan a la Ley de Contrataciones
Públicas?
 Si
 No
118
6
¿Qué tipos de contratos maneja la Empresa?
a. Perforación Petrolera
d. Inspección de Alta Tecnología
b. Suministro de Personal
d. Asfaltado
c. Construcción
e. Estudios Integrales
7
¿Tiene conocimiento sobre los riesgos asociados a los procesos de
contratación?
 Si
 No
8
¿Has trabajado con la codificación WBS?
 Si
 No
9
¿Considera que con el uso de la codificación WBS, se asegura el control de
calidad de los contratos?
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
_____
_____
_____
_____
10
¿Considera importante obtener conocimiento en cuanto a, un programa de
inspección visual en la planificación y seguimiento de los contratos, con
codificación WBS?
 Si
 No
 No Sabe
119
11.
¿Consideras importante dividir el manual propuesto en paquetes de
trabajo?
 Si
 No
12
¿Cree que cada contrato debe ser clasificado en actividades o tareas?
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
_____
_____
_____
_____
13
¿Cuándo se manejan varios contratos, cree necesario jerarquizar las
actividades?
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
_____
_____
_____
_____
14
¿Al planificar las actividades o tareas, es conveniente desglosarla en
subtareas?
 Si
 No
15
¿Considera importante la realización de un cronograma para cada proyecto
de contratación, con las actividades y subtareas, fecha de ejecución, supervisión,
evaluación, entre otros?
 Si
 No
16
¿Considera importante la participación de todos los integrantes del
departamento Administrativo para realizar un análisis de los cambios que generen
el uso del manual propuesto?
 Si
 No
120
17
¿Cree Ud. que con la implementación del manual de administración de
contratos, basado en la codificación WBS, se logrará realizar un trabajo basado en
el la calidad del servicio?
Siempre
Frecuentemente
Ocasionalmente
Nunca
_____
_____
_____
_____
121