658.1552-L562d-Capitulo II
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CAPITULO II MARCO TEORICO SOBRE DISEÑO, SISTEMA, PROCEDIMIENTO, CONTROL, COSTOS, COSTO ESTANDAR, PROCESO PRODUCTIVO. A 1 DISEÑO CONCEPTOS Es el que hace referencia a la descripción, bosquejo de alguna cosa hecha con palabras, es decir es la elaboración de un plan de actuación una vez que se ha establecido el problema.10 Es un trabajo de proyección de objetos de uso cotidiano, teniendo básicamente en cuenta los materiales empleados y su función: ejemplo la elaboración de un bosquejo de un edificio, vestido, grafico, arte y técnica de traducir ideas e imágenes en formas visuales, que luego serán fabricados en serie. 2 a) TIPOS Transversal: El objeto de este diseño es descubrir una población en un momento dado. Si bien todas las opiniones acaban cambiando con el transcurso del tiempo, en muchos contextos es suficiente conocer cual es el estado actual. b) Longitudinal: Surge cuando el interés del investigador es observar el cambio en una población, su plan de investigación debe ser tomar varias medidas a lo largo de un periodo de tiempo. 10 Diccionario Hispano Universal 2002 24 c) De panel: Se refiere cuando son exactamente los mismos sujetos los que se entrevistan más de una vez. Lo importante de este diseño es el estudio del cambio y secundariamente la presentación de la población, a menudo se utilizan muestras que no tienen tamaño y poder de representación de un estudio típicamente transversal. d) De cohorte: Este diseño estudia el cambio producido en grupos grandes de sujetos que tienen alguna característica común muy notoria. La característica más frecuente son las edades. B SISTEMA 1 ORIGEN El concepto de sistema arranca del problema de las partes y el todo, ya discutido en la antigüedad por Hesíodo (Siglo VIII A.C.) y Platón (siglo IV A.C.) Sin embargo, el estudio de los sistemas como tales no preocupa hasta la segunda guerra mundial, cuando se pone de relieve el interés del trabajo interdisciplinario y la existencia de analogías en el funcionamiento de sistemas biológicos y automáticos. Este estudio tomaría carta de naturaleza cuando, en los años cincuenta, L. Von Bertalanffy propone su Teoría General de Sistemas. La aparición del enfoque de sistemas tiene su origen en la incapacidad manifestada de la ciencia para tratar problemas complejos. El método científico, basado en reduccionismo, repetitividad y refutación, fracasa ante fenómenos muy complejos por varios motivos: El número de variables que interactúan es mayor de la que el científico puede controlar, por lo que no es posible realizar verdaderos experimentos. La posibilidad de que factores desconocidos influyan en las observaciones es mucho mayor. Como consecuencia, los modelos cuantitativos son muy vulnerables. 25 2 CONCEPTOS Es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad.11 Es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, interactuantes y especializadas. Cualquier sistema tiene un número de objetivos, y los pesos asignados a cada uno de ellos puede variar ampliamente de un sistema a otro. Un sistema ejecuta una función imposible de realizar por cualquiera de las partes individuales. La complejidad de la combinación está implícita.12 Es una unidad organizada que consiste en 2 o más partes interdependientes o subsistemas y que pueden distinguirse del medio en que existen mediante algún limite identificable.13 3 TIPOS En cuanto a su constitución, pueden ser: Físicos o concretos compuestos por equipos, maquinaria, objetos y cosas reales Abstractos: Compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas 11 Mario Bunge (1999) Estándar X3.12-1970 (ANSI), Estándar 2382/V, VI (ISO) Vocabulary for Información Processing 13 Diccionario contable y comercial Bilingüe- Español ingles Vametta edición 2003 O Greco y A Godoy 12 26 En cuanto a su naturaleza, pueden ser: No presentan intercambio con el medio Cerrados ambiente que los rodea, son herméticos a cualquier influencia ambiental. No reciben ningún recurso externo y nada producen que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado que operan con muy pequeño intercambio de energía y materia con el ambiente. Presentan intercambio con el ambiente, a Abiertos través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque: a nivel de individuo, grupo, organización y de la sociedad. 4 PARÁMETROS El sistema se caracteriza por ciertos parámetros arbitrarios que son propiedades, del valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del sistema. 27 Los parámetros de los sistemas son: Entrada, insumo o impulso: Es la fuerza de arranque del sistema, que provee el material o la energía para inicio de operación. Salida, producto o resultado: Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el objetivo del sistema. Procesamiento o transformador: Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de las entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja negra, en la que entran los insumos y salen cosas diferentes, que son los productos. Es Ambiente: el medio que envuelve externamente el sistema. Está en constante interacción con el sistema, ya que éste recibe entradas, las procesa y efectúa salidas. 5 CLASIFICACIÓN Un modo conceptual de clasificar los sistemas se basa en dos criterios distintos, que son los siguientes: a) Nivel de Predictibilidad. b) Nivel de Complejidad. 28 C PROCEDIMIENTOS 1 CONCEPTO Acción de proceder método de ejecutar algunas cosas.14 Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa15. Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente16. 2 OBJETIVOS Uniformar Controlar Evitar su alteración arbitraria Simplificar la responsabilidad Facilitar las labores Facilitar la evaluación del control interno y su vigilancia; Reducir los costos Aumentar la eficiencia general 3 PRINCIPALES REGLAS. 1. Los procedimientos deben fijarse por escrito y de preferencia, gráficamente. 2. Los procedimientos deben ser periódicamente revisados, a fin de evitar tanto la rutina (defecto) como la especialización (exceso). 14 15 16 Diccionario océano uno color edición 2001 Agustín Reyes Ponce Administración de empresas Teoría y Práctica 2da. Edición P. 121 Parte es.wikipedia.org/wiki/Procedimiento 29 3. Debe cuidarse siempre el evitar la duplicación innecesaria de los procedimientos. 4 TIPOS Procedimiento administrativo. Procedimiento judiciales. Procedimiento pedagógico. Procedimiento médico. Procedimientos de producción. Procedimientos de ventas. Procedimientos operativos. Procedimientos psíquicos. Procedimientos contables. Procedimientos de auditoria. Procedimientos de control. D 1 CONTROL CONCEPTOS Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcial con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes17 Es la medida de los resultados actuales en relación con los esperados, ya sea total o parcial con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. 17 Agustín Reyes Ponce, Administración de Empresas, Teoría y Práctica, 2da. Edición, editorial Limusa, año 2005, Pág. 355 30 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. 2 OBJETIVOS Proporcionar a los encargados de la toma de decisiones datos oportunos que conlleven a adquirir y aplicar medidas necesarias para mejorar las relaciones reciprocas entre hombres, materiales, maquinas y dinero, con el objeto de alcanzar las metas establecidas para la organización. 3 CARACTERISTICAS Establecer medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, personas y los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden generar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4 IMPORTANCIA Es importante para: Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a 31 las amenazas y oportunidades de todo, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. 5 ELEMENTOS Compuesto por cuatro elementos que son: Establecimiento de estándares Evaluación del desempeño Comparación del desempeño con el estándar establecido Acción correctiva: 6 ÁREAS El control actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo. 32 Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes: Producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas destinadas a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas. Calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros). Costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra. Tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos. Inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto ensamblados como terminados, entre otros. Operaciones Productivas: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros. Desperdicios: Se refiere a la fijación de sus mínimos tolerables y deseables. Mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros. 7 TÉCNICAS Entre las diferentes técnicas de control se pueden mencionar las siguientes: Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes 33 Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc. Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc. Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc. Métodos cuantitativos Redes Modelos matemáticos Investigación de operaciones Estadística Cálculos probabilísticas E 1 COSTO ANTECEDENTE El hombre en la antigüedad utilizaba como herramienta sus dedos para contar y se apoyaba en su memoria. Posteriormente se implantaron sistemas que auxiliaban al hombre para resolver los problemas que él se le planteaban, se desarrollaron sistemas abstractos como: las tablas de sumar, y sistemas numéricos elementales con lo que ya se podían resolver problemas matemáticos de relativa sencillez. A medida que fueron más complejos estos problemas hubo la necesidad de crear mejores sistemas de cálculo y otros medios de proceso que le permitieron resolverlos. Los primeros métodos que existieron fueron: Método chino 34 Método ruso Método griego Estos tres métodos fueron el antecedente del ábaco, las operaciones ejecutadas en este instrumento eran efectuadas manualmente, y cuando se realizaban con destreza, se lograba gran rapidez en los cálculos. Paso mucho tiempo para que se efectuaran cambios o modificaciones en los mecanismos de conteo. Sin embargo la primera innovación fue la realizada por: John Napoer (1550 - 1617), quien inventó los huesos o rodillos Napier, con este mecanismo se podía multiplicar y dividir, pero se tenía que hacer en forma parcial. Otro importante precursor fue: Pascal, quien inventó una máquina de sumar, la cual consistía en ruedas dentadas que iban avanzando según la unidades introducidas, esta sumadora es considerada como la primera máquina de calcular construida por el hombre. Posteriormente el inglés: Samuel Morland, inventó el aritmómetro, aparato con ocho ruedas que giran sobre un mismo eje, su limitación fue la calidad de los engranes de la época. Wilhelm Von Liebnitz, tomo la idea de Pascal y construyó una maquina que llevaba las sumas. Desde el siglo XIX hasta el XX se efectuaron los siguientes descubrimientos: Joseph Marie Jacquard: Construyó una máquina de tejer, que usaba tarjetas perforadas. Herman Hollerith: Elaboró también una máquina pero con un enfoque estadístico, llevó a cabo el censo de su país (EUA) en 1890. Charles Babbage: Construyó una máquina que realiza operaciones en forma matemática y lógica. Bourroghs: En 1884, se inventa su máquina sumadora e impresora diseñada para realizar trabajos de contabilidad. Jay Monroe y Stephen Baldwin: Fabricaron una máquina que superó a las anteriores en cuanto a precisión y calidad. Turing: Utilizó las ideas de Babbage y construyó una sumadora que aceptara un programa, dando los primeros pasos para la invención de la computadora. Bull: Inventó diversos dispositivos electromecánicos y fundó su propia compañía. 35 Aiken: Construyó e! Primer calculador automatizado, patrocinado por la IBM, proyecto que posteriormente fue explotado. Con el tiempo se construyeron las grandes computadoras las cuales utilizaron bulbos y relevadores electromagnéticos, computadoras de gran tamaño y pertenecen a la primera generación. El costo en sus orígenes suscito confusión ya que fue estudiado desde diversos puntos de vista; pero en los últimos años se ha tratado de coordinar estas diferencias en relación a este tema. La teoría de los costos es relativa a la producción de bienes y servicios. El ingreso de cualquier actividad económica deberá ser superior a su costo, este principio económico fundamental rige en la economía privada y social, de aquí que el estudio del costo venga acompañado de su respectivo ingreso la diferencia entre ingresos menos costos y gastos constituye el beneficio o utilidad. 2 CONCEPTOS El sacrificio realizado para obtener algún bien o servicio.18 El valor sacrificado para adquirir bienes o servicios, que se miden en dólares mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios.19 Es el recurso que se sacrifica o se pierde para lograr un objetivo específico.20 3 OBJETIVOS Servir de base para fijar precios de venta y para establecer políticas de comercialización. Facilitar la toma de decisiones. Permitir la valuación de inventarios. Controlar la eficiencia de las operaciones. 18 19 20 Carlos Fernando Cuevas Contabilidad Gerencial y de Gestión 2da. Edición Pág. 12 Ralph S. Polimeni,Contabilidad de Costos 3er. Edición Ph D., CPA, CCA ISB 958-600-195-4 Pág. 11 prentice hall hongren. Foster.Datar contabilidad de costos 10 edición 2002 ISB 970-260096-0 36 Contribuir al planeamiento, control y gestión de la empresa. 4 CLASIFICACION a) SEGÚN LOS PERÍODOS DE CONTABILIDAD: Corrientes Previstos Diferidos b) SEGÚN LA FUNCIÓN QUE DESEMPEÑAN: Industriales Comerciales Financieros c) SEGÚN LA FORMA DE IMPUTACIÓN A LAS UNIDADES DEL PRODUCTO: Directos Indirectos d) SEGÚN EL TIPO DE VARIABILIDAD: Variables Fijos Semífijos 5 ELEMENTOS Las cuentas de costos se componen de subcuentas que detallan los elementos que integran el costo de los artículos o del servicio prestado. Generalmente se reconocen tres elementos del costo de producción: 37 Materias primas: Todos aquellos elementos físicos que es imprescindible consumir durante el proceso de elaboración de un producto, de sus accesorios y de su envase. Esto con la condición de que el consumo del insumo debe guardar relación proporcional con la cantidad de unidades producidas. Mano de obra directa: Valor del trabajo realizado por los operarios que contribuyen al proceso productivo. Carga fabril: Son todos los costos en que necesita incurrir un centro para el logro de sus fines; costos que, salvo casos de excepción, son de asignación indirecta, en los procesos productivos sobre una base de distribución. 6 SISTEMA DE COSTO Un sistema de costo es un conjunto de procedimientos y técnicas para calcular el costo de las distintas actividades. Y se dividen de la siguiente manera: a) SEGÚN EL TRATAMIENTO DE LOS COSTOS FIJOS: Costeo por absorción Costeo variable b) SEGÚN LA FORMA DE CONCENTRACIÓN DE LOS COSTOS: Costeo por órdenes Costeo por procesos 38 c) SEGÚN EL MÉTODO DE COSTEO: Costeo histórico o resultante Costeo predeterminado Costeo estimado o presupuesto Costeo estándar 7 RELACION DE LOS COSTOS CON LA CONTABILIDAD La contabilidad patrimonial tiene dos objetivos fundamentales: informar acerca de la situación del ente (Balance) y evaluar los cambios que se producen en el capital como resultado de las actividades (Estado de Resultados). Los informes relativos al costo afectan a ambos, ya que el costo de los productos no vendidos se refleja en el primero y el de los vendidos en el segundo. Por tanto el sistema de contabilidad de costos no es independiente de las cuentas patrimoniales. El sistema de contabilidad de costos se ocupa directamente del control de los inventarios, activos de planta y fondos gastados en actividades funcionales. La contabilidad de costos se ocupa de la clasificación, acumulación, control y asignación de costos. Los costos pueden acumularse por cuentas, trabajos, procesos, productos u otros segmentos del negocio. Los costos sirven, en general, para tres propósitos: Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el inventario (Estado de Resultados y Balance General). Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informes de control). Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y la toma de decisiones (análisis y estudios especiales). El sistema formal de la contabilidad de costos generalmente ofrece información de costos e informes para la realización de los dos primeros objetivos. Sin embargo, para los fines de planeación y toma de decisiones de la administración, esta 39 información generalmente debe reclasificarse, reorganizarse y complementarse con otros informes económicos y comerciales pertinentes tomados de fuentes ajenas al sistema normal de contabilidad de costos. Una función importante de la contabilidad de costos es la de asignar costos a los productos fabricados y comparar estos costos con el ingreso resultante de su venta. La contabilidad de costos sirve para contribuir al control de las operaciones y facilita la toma de decisiones. Las características de la contabilidad de costos son las siguientes: Es analítica, puesto que se planea sobre segmentos de una empresa, y no sobre su total. Predice el futuro, a la vez que registra los hechos ocurridos. Los movimientos de las cuentas principales son en unidades. Sólo registra operaciones internas. Refleja la unión de una serie de elementos: materia prima, mano de obra directa y gastos indirectos de fábrica. Determina el costo de los materiales usados por los distintos sectores, el costo de la mercadería vendida y el de las existencias. Sus períodos son mensuales y no anuales como los de la contabilidad general. Su idea implícita es la minimización de los costos. La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad general que sintetiza y registra los costos de los centros fabriles, de servicios y comerciales de una empresa, con el fin de que puedan medirse, controlarse e interpretarse los resultados de cada uno de ellos, a través de la obtención de costos unitarios y totales en progresivos grados de análisis y correlación. Al igual que la contabilidad general se basa en la partida doble. Es una parte de la contabilidad general que exige ser analizada con mayor detalle que el resto. Si bien puede prescindirse de la base contable para establecer costos, no es recomendable por las deficiencias, errores y omisiones que pueden originarse. 40 Un sistema de costos integrado en la contabilidad general permite operar con la perfecta seguridad que ofrece el balanceo de las cuentas. D COSTO ESTANDAR 1 ORIGEN Producto del desarrollo industrial y el avance tecnológico, F. W. Taylor y Henry Fayol Elaboro teorías que abarcaron ampliamente el estudio de tiempos y movimientos en la producción, lo que originó posteriormente la estandarización de los tiempos en la mano de obra. Este fue sin duda, el paso más importante hacia el control de las actividades fabriles. Debido a la segunda revolución industrial a principios del siglo XX, las empresas alcanzaron altos niveles de producción, contribuyendo para ellos avance tecnológico y la capacidad de trabajo humano. Como consecuencia de esta situación surgieron problemas que afrontaban los dirigentes industriales tales como: Las continuas variaciones de precio que se producían en los artículos, cuyos costos se establecían por el método histórico y que servía de base para la fijación de aquellos. Repercusión desfavorable en los beneficios de los negocios, debido al atraso con que se recibían la información contable. Falta de una medida que les facilitara el control periódico de las eficiencias operativas a los directivos empresariales. En esta época el ingeniero Harrington Emersión, basado en las aportaciones de F. W. Taylor y Henry Fayol, elaboró sus teorías que propugnaron la predeterminación científica del costo, lo cual inspiró al Contador Crister F. Harrison, en sus investigaciones de elaborar un método que permitiera el control de la producción industrial publicado en el Enginee "COST ACCOUNTING TO AID PRODUCCION", 41 razón por la cual se le considera diseñador del método de los costos estándares el cual se aplicó por primera vez en 1912 en los Estados Unidos. A partir de 1912 el estudio de costo estándar se profundizó considerablemente, destacándose el Contador Crister F. Harrison con sus aplicaciones, las cuales se tomaron de libros en 1921, con la consiguiente aplicación en las empresas pero su uso no se generalizó notoriamente, no fue hasta la década de los 50s (1950-1960) cuando comenzaron a divulgar las técnicas del costo estándar en las cátedras universitarias y en las instituciones privadas del país que estudiaban los problemas empresariales. Los beneficios que reportó el uso del costo estándar a nivel gerencial y contable, en las empresas que desarrollaron este sistema; además de la aparición de la computadora en los procesamientos de datos, contribuyeron al auge en la aplicación del costo estándar hasta nuestros días. El origen de este sistema fue a fines de la primera década del presente siglo precisamente cuando surge el mecanismo (desplazamiento del esfuerzo humano por las maquinas) de acuerdo a los estudios realizados por el Ing. Federico Taylor, en esta época se pudo estandarizar las operaciones y las unidades considerando las cantidades de trabajo, posteriormente cuantificándolas en cantidades, llegando a lo que ahora denominamos costos estándar, el cual indica lo que el producto debe costar, es aquí donde difiere de los costos estimados ya que estos nos indican lo que puede costar. En razón de esto, los costos estándar deben ser una base para ajustar a los costos históricos y a su vez los costos estimados deben ajustarse a los costos históricos. A diferencia de los costos estimados los costos estándar son más avanzados ya que están basados en estudios técnicos que autores llaman científicos ya que cuentan con la experiencia del pasado que comprenden: Selección minuciosa de los materiales. El estudio de tiempos y movimientos de las operaciones. Un estudio de ingeniería industrial sobre la maquinaria y otros medios de fabricación. 42 El cálculo por medio de los costos estándar representa un instrumento de medición de eficiencia de la fábrica, ya que está basado en la eficiencia del trabajo midiéndose de acuerdo al volumen de producción considerando lo siguiente: Tipo de equipo. Personal calificado. La inversión necesarias para poner en movimiento la conjugación de los elementos antes mencionados para que el volumen de producción se encuentre es su punto normal, o sea sin excesos tomando en cuenta las perdidas de tiempo de la maquinaria etc. 2 CONCEPTOS Son los costos que se esperan lograr en determinado proceso de producción en condiciones normales.21 Los costos estándar son lo contrario de los costos reales. Estos últimos son costos históricos que se han incurrido en un período anterior. La diferencia entre el costo real y el costo estándar se denomina variación22. Es lo que debe costar un artículo con base a la eficiencia de trabajo normal de una empresa o la operación de un proceso durante cierto período, sobre la base de ciertas condiciones de eficiencia, económicas y de otros factores.23 3 TIPOS Estándar circular, corriente o actual. Estándar fijos, básico o de medida. Los circulantes son aquellos que representan lo que debieran ser las circunstancias sobresalientes, considerándose como un costo real lo que se lleva a los libros, los cuales deben ser revisados frecuentemente para que se reflejen los cambios en los 21 Ralph S. Polimeni, Ph D., CPA, CCA Contabilidad de Costos 3er. Edición Pág. 413. Cristóbal del Rió Gonzáles Costos II edición Thonson P111-12 23 Cristóbal del Rió Gonzáles Costos II edición Thonson 2000 Pág. I-86 22 43 métodos de producción o de precios ya que de otra manera dejarían de ser costos representativos en las circunstancias presentes. Los fijos sirven solo como punto de referencia para compararse con los resultados reales, pudiendo ser base para calcular un índice de precio, ya que consiste en reducir los costos reales a porcentajes relativos del costo estándar que se haya tomado como base, una de las características de los costos fijos es que facilita la exposición de tendencias de los costos corrientes con relación a los costos estándar básicos. 4 NORMAS O ESTÁNDARES. Normas o estándares ideales o teóricos. Son normas rígidas que en la práctica nunca pueden alcanzarse. Una de las ventajas de las normas ideales es que pueden usarse durante períodos relativamente largos sin tener que cambiarlas o adecuarlas. Promedio de costos anteriores. Cuando las normas se basan en un promedio de una actuación pasada, tienden a ser flexibles. Los costos promedio anteriores pueden incluir deficiencias que no deben incorporarse a las normas. Si se sigue este procedimiento, es aconsejable reemplazar gradualmente las normas por otras que representen un nivel de actuación más significativo. Normas regulares. Una norma regular se basa en las futuras probabilidades de costos bajo condiciones económicas y operaciones normales. Tienden a basarse en promedios pasados que han sido ajustados para tomar en cuenta las expectativas futuras. Una de sus ventajas es que no requieren ajustes frecuentes. Alto nivel de rendimiento factible. Representa el mejor criterio para evaluar la actuación, por lo cual su uso está muy difundido. Incluyen un margen para ciertas deficiencias de operación que se consideran inevitables. Es posible alcanzar o sobrepasar estas normas mediante una actuación efectiva. 44 5 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACION24 Definición de los niveles de producción. Departamentalización de la empresa, donde cada uno de los centros actúa como una empresa individual. Definición del plan de cuentas analítico que habilite el juego entre presupuesto y real. Elección del tipo de sistema a utilizar. Determinación minuciosa de las especificaciones del producto en cada etapa. Distribución correcta de la carga fabril. Fijación del volumen de fabricación (decisión empresaria). 6 VENTAJAS. Pueden ser un instrumento importante para la evaluación de la gestión. Cuando las normas son realistas, factibles y están debidamente administradas, pueden estimular a los individuos a trabajar de manera más efectiva. Las variaciones de las normas conducen a la gerencia a implementar programas de reducción de costos concentrando la atención en las áreas que están fuera de control. Son útiles a la gerencia para el desarrollo de sus planes. El mismo proceso de establecer las normas requiere una planificación cuidadosa en áreas como la estructura de la organización, asignación de responsabilidades y las políticas relacionadas con la evaluación de la actuación. Son útiles en la toma de decisiones, particularmente si las normas de costos de los productos se segregan de acuerdo con los elementos de costos fijos 24 http//www.gestiopolis.com/introducciocosto.zip 45 variables y si los precios de los materiales, las tasas de mano de obra se basan en las tendencias esperadas de los costos durante el año siguiente. Pueden dar como resultado una reducción en el trabajo de oficina. 7 PROCESO PARA DETERMINACIÓN Para esto se requiere de conocimiento de una serie de datos que formulen varios profesionales como son: Ing. Industriales, expertos en tiempos y movimientos, economistas, contadores, etc. para que ellos permitan fijar un estándar en todos los aspectos por ejemplo: Estandarización de productos. Estandarización de las rutinas de producción. Estandarización de las rutinas de operación como son: manejo de materiales, de equipo y herramientas y manejo de productos elaborados. Formular instructivos de trabajo. Como vemos lleva una implementación rigurosa ya que requiere trabajos previos, ya que pocas empresas pueden sufragar financieramente esta carga basándose en la propia experiencia que hayan tenido como son. Formulación de la hoja de costo estándar. Se integrara la hoja de costo estándar para cada producto. Predeterminación de materiales, esto se hará de acuerdo a: cantidad y valor. 8 LIMITACIONES El grado de rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse de manera específica. Con frecuencia, las normas tienden adquirir rigidez en períodos relativamente cortos. Mientras que las condiciones de fabricación cambian constantemente, las revisiones 46 de las normas pueden ocurrir a intervalos poco frecuentes. Estas revisiones crean problemas especiales relacionados con el inventario. Cuando las normas se revisan frecuentemente, su efectividad para evaluar la actuación se debilita. Por otra parte, si no se revisan las normas cuando se producen cambios de fabricación importantes, se obtiene una medición o evaluación inapropiada o poco realista. Otra limitación es la inflación, que obliga a cambiar constantemente estos estándares. Aislar los elementos controlables y los no controlables de las variaciones es una tarea sumamente difícil. Durante los últimos años, algunos sociólogos han realizado estudios que arrojan dudas sobre el valor de los estándares como base para la evaluación de la actuación. Sostienen que las normas son opresivas y que crean actitudes de resistencia en lugar de actuar como incentivos. 9 DETERMINACIÓN DE ESTÁNDARES FÍSICOS 9.1 Materia prima Los estándares deben incluir todos los materiales que pueden identificarse directamente con el producto. Por lo general, las cantidades estándar es desarrolladas por profesionales y están formadas por los materiales más económicos de acuerdo con el diseño y calidad del producto. Cuando se requieren muchas clases distintas de materiales se confecciona la llamada lista estándar de materia prima. Estas normas suponen la existencia de un adecuado planeamiento de materiales, así como procedimientos de control y el uso de materiales cuyo diseño, calidad y especificaciones están estandarizados. Los márgenes de deterioro deben incluirse en las normas sólo por cantidades que se consideren normales o inevitables. Los desperdicios que sobrepasan estos márgenes se consideran como una variación del uso de los materiales. 47 9.2 Mano de obra directa Las asignaciones de producción estándar pueden basarse en una determinación de lo que representa un buen nivel de actuación. Frecuentemente se emplean los estudios de tiempo y movimientos para determinar las normas de mano de obra; o bien se recurre a normas sintéticas. Éstas se basan en tablas que contienen la asignación de tiempo estándar para varios movimientos y otros elementos que intervienen en un trabajo. Las normas de tiempo sintéticas requieren una descripción del trabajo muy cuidadosa y detallada. Generalmente se usan promedios de actuaciones pasadas como normas de tiempo. Algunas compañías utilizan tirajes de prueba como base para establecer normas de tiempo de mano de obra. Las normas establecidas sobre esta base no suelen ser satisfactorias, ya que es difícil simular las condiciones de operación reales sobre una base experimental. 9.3 Carga Fabril Se determinan y se usan casi en la misma forma que las normas para las materias primas. La mayor utilidad de esta tasa de costos indirectos de fabricación estándar está en el costeo y planificación de productos. Por lo general, las cargas fabriles variables se colocan deliberadamente en relación directa con los productos mediante el uso de una tasa al efecto. La carga fabril fija consta principalmente del costo de las máquinas e instalaciones en que incurrirá la empresa independientemente del nivel productivo. Por lo tanto el uso de estándares en este caso carece de significado para propósitos de control de las operaciones. 48 10 DETERMINACIÓN DE ESTÁNDAR MONETARIO 10.1 Materia prima: El tipo de estándares depende de la política de la gerencia; puede basarse en precios promedio recientes y pasados, en precios actuales, o en precios esperados para el período en el cual las normas tendrán vigencia. Además, como son particularmente útiles para la toma de decisiones a corto plazo, muchas empresas prefieren atenerse a los futuros cambios de precio, sobre todo en una época inflacionaria. 10.2 Mano de obra directa Para establecer estos estándares es necesario conocer las operaciones que se han de realizar, la calidad de la mano de obra que se desea así como su tasa promedio por hora que se espera pagar. La tasa salarial por hora puede basarse en convenios sindicales. En general, las variaciones de las tasas saláriales de mano de obra no son controlables. Sin embargo, si la tasa real se basa en un acuerdo por contrato, puede producirse una variación de la tasa como resultado del uso de mano de obra de mayor o menor calidad que lo previsto por la norma. Pueden existir varias clases distintas de costos unitarios de mano de obra. Las tasas saláriales pueden basarse en distintas habilidades o experiencia, o en ambos factores. 10.3 Carga Fabril: Es una norma expresada en $/hh o en $/hm, o como un porcentaje de los costos de mano de obra directa o costos de producción. La pérdida debida a capacidad ociosa se presenta cuando la actividad de producción no es suficiente para absorber todos los costos indirectos de fabricación incurridos. 49 E PROCESO PRODUCTIVO 1 CONCEPTOS Es definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más entradas los transforma, generando una salida. Fases sucesivas de un fenómeno que constituyen un procedimiento.25 2 OBJETIVOS DE PLANIFICACIÓN Equidad, todos los procesos deben poder ejecutarse Eficacia, mantener ocupada al 100% del tiempo Tiempo de respuesta, minimizar el tiempo de respuesta al usuario Tiempo de regreso, minimizar el tiempo que deben esperar los usuarios obtener sus resultados Rendimiento, maximizar el número de tareas procesadas por hora. 3 CARACTERÍSTICAS La principal característica del Procesos: Incrementarla eficacia. Reducir costos. Mejorar la calidad. Acortar los tiempos y reducir, así, los plazos de producción y entrega del servicio. Además están presentes, en la gestión de procesos, otras características que le confieren una personalidad bien diferenciada de otras estrategias y que suponen, en 25 (Diccionario contable y comercial Valleta ediciones 2003 Greco y A. Godoy Pág. 563 ) 50 algunos casos, puntos de vista radicalmente novedosos con respecto a los tradicionales. Así, podemos aproximar las siguientes: Identificación y documentación. Lo habitual en las organizaciones es que los procesos no estén identificados y, por consiguiente, no se documenten ni se delimiten. Tal y como se expuso anteriormente, los procesos fluyen a través de distintos departamentos y puestos de la organización funcional, que no suele percibirlos en su totalidad y como conjuntos diferenciados y, en muchos casos, interrelacionados. Definición de objetivos. La descripción y definición operativa de los objetivos es una actividad propia de la gestión. Esto permitirá orientar los procesos hacia la calidad, es decir hacia la satisfacción de necesidades y expectativas. Especificación de responsables de los procesos. Al estar, por lo común, distribuidas las actividades de un proceso entre diferentes áreas funcionales, lo habitual es que nadie se responsabilice del mismo, ni de sus resultados finales. Reducción de etapas y tiempos. Generalmente existe una sustancial diferencia entre los tiempos de proceso y de ciclo. La gestión de procesos incide en los tiempos de ciclo, y en la reducción de las etapas, de manera que el tiempo total del proceso disminuya. Simplificación. Intentando reducir el número de personas y departamentos implicados en un ejercicio de simplificación característico de esta estrategia de gestión. Reducción y eliminación de actividades sin valor añadido. Es frecuente encontrar que buena parte de las actividades de un proceso no aportan nada al resultado final. Puede tratarse de actividades de control, duplicadas o, simplemente, que se llevan a cabo porque surgieron, por alguna razón más o menos operativa en principio, pero que no han justificado su presencia en la actualidad. Ampliación de las funciones y responsabilidades del personal. Con frecuencia es necesario dotar de más funciones y de mayor responsabilidad al personal 51 que interviene en el proceso, como medio para reducir etapas y acortar tiempos de ciclo. La implementación de estos cambios afecta fuertemente al personal, por lo que ha de ser cuidadosamente llevada a cabo para reducir la resistencia que pudiera darse en las personas implicadas. Inclusión de actividades de valor añadido. Que incrementen la satisfacción del cliente del proceso. Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente y eficaz. Es conseguir que rinda en un grado superior al que tenía anteriormente, y ello gracias a una acción sistemática sobre el proceso que hará posible que los cambios sean estables. 4 DIAGRAMA El diagrama para el procedimiento, es el orden y combinación de las diferentes actividades de producción, es una secuencia de operaciones expresada en forma gráfica. También es una forma de detallar y estudiar el proceso productivo, a través de la utilización de un diagrama de flujo, cuya simbología básica es la siguiente: SIMBOLOGÍA SIGNIFICADO DESCRIPCIÓN OPERACIÓN Se refiere a cualquier actividad cuyo resultado sea una transformación física o química en un producto o componente del mismo. DEMORA Cualquier lapso en el que un componente del producto se encuentre esperando por alguna operación, revisión o traslado. ARCHIVO O ALMACENAMIENTO Custodiar un producto o insumo en el almacén, hasta que se necesite para su utilización o venta 52 INSPECCIÓN Se refiere a efectuar comparaciones o verificaciones de las características comparándolas con los estándares de calidad, así como la cantidad determinada para el mismo. TRANSPORTE Cualquier movimiento que no forme parte de una operación o de una inspección. DOCUMENTO Generalmente se utiliza para designar cheques, requisiciones, cotizaciones, etc. Todo aquello que sea necesario para un efectivo desarrollo del proceso productivo. 5 ELEMENTOS En este proceso se añade valor de las entradas. Es posible distinguir algunos elementos en los procesos productivos. Tareas: Una tarea es cualquier acción realizada sobre las entradas de tal forma que pueden realizarse a través de diferentes procedimientos: Herramientas manuales. Es el operario quien fija el ritmo de trabajo Máquinas. En la mecanización es la máquina lo importante no la habilidad del trabajador. El control de la tarea esta en manos del operario, pero el ritmo no. En la automatización la máquina controla la tarea y la realiza. 53 Flujos: Hacen referencia a desplazamientos de materiales o información dentro de la planta productiva. Cabe distinguir entre flujos de información y flujos de bienes que no son otra cosa que la secuencia que siguen los materiales desde que son recibidos hasta que salen. Almacenamientos: Se da un almacenamiento cuando sobre un material no se esta realizando ninguna tarea ni ningún flujo. Distinguimos entre almacenamientos de bienes y de información. 54 55
