universidad de carabobo facultad de ciencias económicas y

UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y
CONTADURÍA PÚBLICA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
EN EL INVENTARIO DE MATERIALES E INSUMOS DEL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS DE LA
EMPRESA AUTOYOTA, C.A.
AUTORES:
CUARES, MERY
PORTOCARRERO, JODIE
VELÁSQUEZ, DAYENIS
BÁRBULA, DICIEMBRE DE 2005
INTRODUCCIÓN
La mayoría de los fraudes ocurren debido a la escasez de controles internos, la
confabulación entre empleados y terceros y desatención de los controles internos por parte
de la administración de las organizaciones. Dentro del proceso administrativo, la gerencia
o dirección de la organización desarrolla una serie de actividades encaminadas a la
consecución de los objetivos previstos; para ello desarrolla actividades de planeación,
organización, dirección, ejecución y control. Es precisamente por ese conjunto de acciones
que se hace evidente la necesidad de contar con un eficiente sistema de control interno.
El control interno es una expresión que se utiliza para describir todas las medidas adoptadas
por los propietarios y directores de empresas o negocios o por los administradores y
gerentes para dirigir y controlar las operaciones de las organizaciones bajo su
responsabilidad.
La evolución de la importancia, necesidad y conveniencia del control se manifestó
inicialmente en las actividades del sector privado, donde se reconoció que estos eran
fundamentales e indispensables en virtud del crecimiento de las empresas, del volumen de
sus operaciones y en el aumento de sus niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas de
información y el aumento de los niveles de riesgos reales y potenciales. En virtud de
abordar esta problemática, la investigación está dirigida a proponer procedimientos de
control interno en el inventario de materiales e insumos del Departamento de Servicios y
de esta manera mejorar el desarrollo de los procesos a través de la correcta administración
y control del inventario que le permitan mayor rendimiento y reducción de pérdidas por el
mal manejo de los mismos.
El proyecto de investigación está conformado por seis capítulos, conteniendo el primero el
planteamiento del problema, destacando el estudio de los procesos y normas existentes en
los procesos de compra, almacenamiento y manejo de los inventarios y la presentación de
los objetivos y justificación de la investigación, que sustenta el desarrollo del trabajo.
El segundo capítulo, contiene la reseña histórica de la empresa, antecedentes del tema en
estudio, bases teóricas y la definición de términos básicos, que orientan y apoyan el estudio
de la investigación.
El tercer capítulo, está referido al marco metodológico donde se explican, los métodos y
técnicas empleadas para recabar y procesar la información necesaria para la realización del
estudio. En este capítulo se define el nivel documental de campo y el carácter descriptivo
de la investigación, así como las muestras representativas de la población establecida y las
variables en estudio. Confirmándose la validez y confiabilidad de los instrumentos
aplicados para la selección y análisis de datos por juicio de expertos.
En el cuarto capítulo, se realizó el análisis e interpretación de datos, se describen los
sistemas operativos que maneja la empresa, la cual sirvió de base para el desarrollo de una
serie de conclusiones y recomendaciones que se encuentran en el capítulo sexto, y están
orientadas al mejoramiento de la situación de la empresa objeto de estudio.
En el quinto capitulo se presenta la propuesta de procedimientos para el desarrollo de las
actividades encaminadas a la consecución de un sistema de control adecuado para el
inventario de materiales e insumos en el departamento de servicios de la empresa Autoyota,
cumpliendo así con el objetivo general del estudio.
CAPITULO I
El Problema
Planteamiento del problema
La empresa es un sistema total que se encuentra en interacción con su ambiente, ambos
forman un conjunto en evolución constante y dinámica. El sistema organizacional integra
en su estructura una serie de subsistemas que responden al conjunto de tareas y a los
elementos necesarios para llevar a cabo su actividad. Como conjunto dinámicamente
estructurado, requiere de diversas cualidades que han de verificarse para que pueda lograr
resultados con eficiencia y eficacia.
En la actualidad las organizaciones presentan los retos de la globalización, quienes han
contribuido a la creación de niveles impredecibles de competencia. En los mercados
competitivos globales, las organizaciones necesitan encontrar mejores soluciones de
negocios, con estructuras flexibles y confiables. La estructura de una empresa y la
organización son permitidas por los sistemas de control que directa o indirectamente
apoyan a los procesos del negocio. Manejando estos procesos de manera más eficiente, una
ventaja competitiva puede ser obtenida mediante procesos que colaboren con la reducción
de costos, mejoras en el servicio al cliente y controles dentro de la organización.
El cambio global del mercado se ha convertido en una constante, que revela una necesidad
clara e imprescindible de estar constantemente mejorando los procesos del negocio. Puesto
que dichos procesos son el pilar de éxito en una organización, las tecnologías de
información que centran en los procesos y la mejora han sido buenas candidatas para
ayudar a las organizaciones a satisfacer sus visiones corporativas y para mejorar sus
competitividades.
Los sistemas de control administran los procesos del negocio. La administración de dichos
procesos, permite una integración funcional departamental de información y aplicaciones
para que las organizaciones realicen una mejor toma de decisiones y planeación. Estos
sistemas de control son implementados alrededor de una idea de aplicaciones prefabricadas.
Las organizaciones adquieren las aplicaciones de acuerdo a sus necesidades y cada
aplicación controla los procesos de tal manera que se garantice el logro de los objetivos y
planes establecidos
Uno de los retos de las organizaciones es la selección correcta de un sistema de control, las
empresas que son capaces de hacer esto son las que están dispuestas a invertir bien su
capital, que no tienen miedo al cambio y sobre todo tienen una actitud inteligente, es decir
que es capaz de reaccionar eficazmente al continuo cambio global de las circunstancias y
que exitosamente enfrentan los problemas y retos que no han sido definido con
anticipación.
La palabra control tiene varios significados y más aun varios sentidos: verificar, regular,
comparar con una norma, ejercer autoridad sobre, limitar o restringir, sin embargo,
tendremos que referirnos básicamente a los significados verificar y comparar con una
norma.
La veracidad y exactitud de la información financiera en una organización tiene sus bases
en la eficiencia de los controles internos aplicados, ya que estos proporcionan seguridad a
la administración acerca de la confiabilidad de los datos contables que se usan para la toma
de decisiones. Sin embargo aplicar un sistema de control interno eficiente resulta una labor
compleja pues debe considerarse una variedad de procedimientos físicos contables
involucrados en cada operación realizada, para garantizar el resguardo de los activos de la
organización.
Hoy en día muchos son los problemas que se repiten con
frecuencia dentro de las
organizaciones y en la medida en que crecen mayores son los problemas de control. Es por
ello que diariamente se requieren de mejoras de sistemas de planeación y de control, que se
apliquen a la gran diversidad de situaciones operativas de la empresa.
Luego de haber comenzado un plan de trabajo se hace necesario tener los medios para
cerciorarse de que se actúa en forma debida y que los resultados serán satisfactorios así
como los objetivos cubiertos. Esta es una función del control.
Para que cualquier sistema funcione adecuadamente se deben contar con indicadores que
den a conocer su grado de eficiencia y eficacia en relación con su entorno y sus procesos
internos, la retroalimentación proporciona esta clase de información, de modo que el
sistema puede regular su rendimiento si es necesario.
El Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) define al control interno como
sigue:
El control interno abarca el plan de organización y medidas adoptadas dentro de la empresa
para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y flexibilidad de la información
financiera de contabilidad, promover la eficiencia operacional y fomentar la adherencia a
las políticas establecidas de dirección (p.278)
Para mantener un buen control dentro de una organización es imprescindible que se realice
una distribución global de las funciones de compra, recepción, almacenamiento, tesorería y
contabilidad, con la finalidad de ejercer unas medidas de protección física y mantener una
contabilización eficaz.
James Cashin, Paúl Neuvirth y John Leny, (1999) definen el control interno de inventario
de la siguiente manera:
El control interno tal y como se aplica a la existencia, requiere la separación de las
responsabilidades de custodia y contabilidad, deben aplicarse unos buenos métodos de
dirección de empresas y de almacenamiento, para impedir la acumulación de existencia,
deterioro caída de desuso de artículos, perdidas de ventas debidas a tiempo muerto o
deficiencia y perdida fraudulenta por hurto o malversación (p506).
Tanto en las grandes y medianas empresas puede implementarse un adecuado sistema de
control interno por una amplia división de trabajo, de tal forma que ninguna persona
maneje una operación desde su inicio hasta su término, sin embargo en las pequeñas con
solo uno o dos auxiliares de oficina la oportunidad de lograr una división de labores,
asignación de responsabilidades es poca o nula y consecuentemente, el control interno
tiende a debilitarse o desaparecer.
Autoyota es una empresa que brinda servicio automotriz y requiere de una logística interna
que les permita desarrollar sus actividades de forma efectiva, disponiendo de recursos
dirigidos a mantener la satisfacción de sus clientes sin detenimientos que conlleven al
malestar de los mismos.
La utilización de formatos no prenumerados, la adquisición de recursos materiales sin la
elaboración de un pedido formal, la ausencia de procedimientos escritos, establecidos y
formales son algunos ejemplos de negligencia en operaciones rutinarias, que es necesario
realizar y diseñar, haciendo recomendaciones sobre la implementación que garantice que no
se comentan errores o fraudes sin ser descubiertos, si la magnitud de la empresa permite la
separación de funciones podrá obtenerse un control adecuado.
En consecuencia, el propósito de la presente investigación es examinar y evaluar
cuidadosamente el sistema y los procedimientos actuales, relacionados con los controles
internos del manejo de los inventarios de materiales e insumos del Departamento de
Servicios de la empresa Autoyota y de esta manera proponer procedimientos que den
seguridad razonable de que las operaciones se realizan de manera eficiente. Además existe
la necesidad de implementar procedimientos de control ya que de esta manera se ayuda a
cumplir uno de los objetivos de la empresa el cual consiste en la satisfacción al cliente y
que se logra en la medida que se preste un buen servicio teniendo a la mano todos los
materiales e insumos necesarios para lograr este fin.
Formulación del problema
¿Qué procedimientos de controles internos en el inventario de materiales e insumos del
Departamento de Servicios de la Empresa Autoyota, C.A. deben ser aplicados y llevados de
tal forma que garanticen de manera eficiente el manejo del inventario?
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
Objetivo general
Diseñar procedimientos de control interno dirigidos al manejo de inventario de materiales
e insumos del Departamento de Servicios de la empresa Autoyota, C.A.
Objetivos específicos
9 Describir los sistemas y procedimientos para el manejo y control del inventario de
materiales e insumos presentes en la empresa Autoyota, C.A.
9 Identificar las debilidades de control interno existentes en el manejo de inventario
de materiales e insumos de la empresa Autoyota, C.A.
9 Definir como las debilidades de control interno en el inventario de materiales e
insumos afectan la eficiencia en las operaciones de la empresa Autoyota, C.A.
9 Proponer procedimientos adecuados al manejo de inventario de materiales e
insumos del departamento de Servicios de la empresa Autoyota, C.A.
Justificación
Describir los sistemas de control interno tiene como propósito conocer los procedimientos
y métodos
que se están utilizando en la empresa para el manejo del inventario de
materiales e insumos, con el fin de diagnosticar fallas y omisiones en las funciones y en el
proceso de trabajo.
Diseñar procedimientos adecuados y dirigidos al control interno del inventario de
materiales e insumos ayudará a mejorar el acatamiento de un conglomerado de medidas y
procedimientos para el manejo y registro del mismo, cuyos resultados han de percibirse en
la responsabilidad de la gerencia de llevar y mantener registros contables seguros, que
permitan producir estados financieros confiables, de acuerdo a los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
En los inventarios de empresas comerciales, condicionando su importancia para con éstas,
son numerosas las posibilidades de presentación incorrecta de los mismos y como
consecuencia afecta a la contabilidad, debido a la importancia y significado de éstos con
respecto a los aspectos económicos y financieros, siendo el camino más viable en la
obtención de seguridad razonable más no absoluta de cifras financieras.
Las investigadoras, pretendiendo orientar sus esfuerzos hacia la búsqueda de información
que le permita diseñar y proponer procedimientos con lo cual sea posible minimizar el
porcentaje incierto de manera que el flujo de información contable exprese razonablemente
las condiciones y manejo del inventario de materiales e insumos y de esta manera dar valor
agregado a la empresa objeto de estudio.
Esta investigación podrá servir para generar las bases a futuras investigaciones y nos
permite poner en práctica los conocimientos adquiridos; de igual manera, nos ayudará a
estar mejor capacitados para el mercado laboral.
CAPITULO II
Marco Teórico
Reseña histórica
Autoyota, C.A., se encuentra ubicada en la Avenida Bolívar, cruce con Avenida Valencia
Sector La Granja, Naguanagua, Estado Carabobo.
La empresa se fundó el 29 de junio de 1994, ubicándose en aquel entonces en el sector El
Viñedo, siendo después mudada para Naguanagua, que es donde se encuentra actualmente.
La empresa Autoyota, C.A. tiene como principal función la comercialización de vehículos
Toyota, además de prestar un servicio Post-Ventas y distribuir repuestos.
Autoyota, C.A., está constituida por varios departamentos entre los que se encuentran:
Departamento de Ventas, Departamento de Repuestos, Departamento de Latonería y
Pintura y por último el Departamento de Servicios. (Ver cuadro Nº 1) Dichos
departamentos son de vital importancia para el funcionamiento de la empresa ya que cada
uno de ellos realiza tareas específicas que ayudan a elevar el servicio que se presta a los
clientes.
Esta compañía es parte de la separación de un grupo de empresas que conforman al Grupo
Herrera, el cual esta conformado por empresas tales como Camiones La Florida, MG
Motores Valencia y H Motores Valencia, estas empresas se encuentran actualmente
independizadas.
La empresa Autoyota tiene como principal objetivo la venta de vehículos marca Toyota,
garantizando al cliente un servicio post-venta con la finalidad de que el cliente tenga un
producto de alta calidad.
Para Autoyota, C.A. su primera visión consiste en tener personal más eficiente y eficaz, con
altos niveles de motivación, para lograr la renovación y evaluación del recurso humano, y a
través de la renovación de la tecnología alcanzar ser el mejor concesionario que preste
mejor servicio dentro de la línea Toyota. Cabe destacar que previamente capacitan a sus
trabajadores, dictándoles cursos de mejoramiento profesional, ofreciéndoles áreas de
recreación, comedor y centros de entrenamientos, firmes en la convicción de que su
principal herramienta es su gente.
En vista de la alta competitividad existente, esta empresa tiene como misión ser uno de los
mejores talleres, en cuanto a concesionario Toyota se refiere, ser pioneros en el mercado de
repuestos y accesorios Toyota para así prestar un excelente servicio y la mejor calidad en
productos.
Cuadro Nº 1
Fuente: Autoyota, C.A. (2005)
Antecedentes
Existen antecedentes de otras organizaciones que constituyen una base de conocimientos o
informaciones que a pesar de haber desarrollado procesos diferentes persiguen fines
similares, pero constituyen referencias validas a la hora de realizar una investigación. Como
soporte para la investigación fueron considerados estudios realizados por otros autores, los
cuales tienen estrecha relación con la presente investigación. Cabe destacar que dicha
investigación contribuyen al mejoramiento de la misma.
Deben señalarse que de estos autores fue tomado lo más resaltante de su investigación o lo
que hace más énfasis con respecto al titulo de su trabajo, para así poder observar la
concordancia o vinculo con respecto al trabajo realizado.
ARIZA. P MADURO Y VOLPATO (2003) realizaron un trabajo de investigación en la
Universidad de Carabobo, titulado Evaluación del sistema de control de inventarios de
solventes a granel en la empresa Dupont de Venezuela, C.A., para reducir las diferencias
en inventarios, para optar por al titulo de Licenciados en Contaduría Publica. El objetivo
del trabajo fue evaluar el sistema de control de inventarios de solventes a granel en la
empresa Dupont de Venezuela, para reducir las diferencias en inventarios y las principales
recomendaciones fueron: La empresa debe analizar la posibilidad de sustituir el sistema de
medición que existe actualmente, ya que en el mercado existe una gran diversidad de
opciones que disminuyan el margen de diferencia en los niveles de inventarios evitando así
incurrir en gastos innecesarios. Incrementar la frecuencia de los entrenamientos al personal
de planta de manera de mantenerlos constantemente actualizados en cuando a los registros
de consumo de material a fin de evitar que sigan cometiendo errores.
En tal sentido este trabajo sirve de antecedente por que presenta modernos conceptos
basados en la eficacia, eficiencia y en la economía para una mejor utilización de los
recursos financieros que optimizan el funcionamiento operativo de los inventarios.
ALFONSO, DILIA (2002), realizo un trabajo en la Universidad de Carabobo, titulado
Evaluación del control interno de inventario en la sección de almacén de la empresa
agropecuaria Marapure, C.A. ubicada en San Fernando de Apure, Edo. Apure, para optar
por el titulo de Licenciada En Contaduría. El objetivo del trabajo fue evaluar el control
interno del inventario en la sección de almacén de la empresa agropecuaria Marapure, C.A.,
y las principales recomendaciones fueron: Realizar auditorias internas de forma periódica,
que permita detectar fallas y debilidades de la materia en cuestión (control interno de
inventario). Incluir formularios claros y sencillos que puedan ser manejados por el usuario
de la sección de almacén, así mismo asignar a una persona para que se encargue de
llevarlos y supervisarlos. Capacitación y adiestramiento del personal así como establecer
un sistema automatizado.
En tal sentido este trabajo sirve de antecedente por que los dos trabajos tienen la necesidad
de realizar un control de inventario para tener un mejor control en los bienes coactivos de
cada una de las empresas, lo que conlleva a una mejor gestión administrativa y un mejor
control en la existencia de mercancía.
FERREIRA, M: (2001). Presentó ante la Universidad de Carabobo su trabajo de grado
denominado “Propuesta de un modelo de control interno para el eficiente manejo del
inventario de la empresa MACK de Venezuela, para optar al titulo de Licenciada en
contaduría Pública. El desarrollo de esta investigación permitió obtener el diagnostico de la
situación actual de la empresa, determinándose así desviaciones existentes en el área de
inventario; lográndose de esta manera resultados que fueron analizados y graficados con el
fin de sentar las bases para la elaboración de un manual de procedimientos, lográndose así a
la conclusión de la necesidad de un modelo de control interno de inventario que permita un
adecuado manejo y planificación del mismo, mediante la aplicación de un modelo factible
con apoyo de una investigación de campo de tipo descriptiva y documental. Esta
investigación nos aporta datos muy importantes para el desarrollo del presente trabajo, en lo
que se refiere a las estrategias y recomendaciones para la elaboración de un manual de
control interno para el proceso Almacén-Inventario.
BETANCOURT, M (2001) Presentó ante la Universidad de Carabobo su trabajo de grado
denominado “Propuesta de una estructura de control interno para el proceso produccióninventario de la empresa Aldor, C.A., para optar al titulo de Licenciada en Contaduría
Publica. Dicha investigación la llevo a cabo bajo la metodología de proyecto factible,
basada en trabajo de campo de carácter descriptivo. La autora llegó a la conclusión de que
muchas de las desviaciones del control interno se deben a debilidades en cuanto a la
organización, falta de coordinación entre los departamentos y la ausencia de un sistema
administrativo y contable que integre los distintos almacenes con los demás departamentos
involucrados en el proceso. Betancourt propuso la delimitación de funciones y áreas de
responsabilidad en los departamentos y en las personas que intervienen en el proceso.
Este trabajo sirvió como antecedente para el desarrollo de la investigación debido a que esta
relacionada con el control interno de los almacenes y las desviaciones en el manejo del
mismo.
Bases teóricas
Esta investigación trata de una empresa comercial que se dedica a la compra-venta de
mercancía, según Maldonado
las empresas comerciales son definidas de la siguiente
manera: “Son todas aquellas empresas que se encargan de la compra-venta de mercancía al
mayor o al detal; el producto que adquieren lo venden en la misma manera sin agregarle
nada”. (Maldonado 1995:15).
La compra y la venta de mercancía siendo el pilar fundamental del negocio, el éxito de las
mismas depende de su capacidad de adquirir, distribuir y vender el inventario rápidamente.
En muchos casos el inventario es un activo rápidamente “liquido” es decir, generalmente se
vende en un término de pocos días o semanas, de ahí que radique la importancia de control
de inventario compuesto por mercancías, ya que los mismos son la columna vertebral de
toda organización perteneciente al ramo en tal sentido sería conveniente esclarecer todas las
acciones relacionadas con los inventarios.
Según Robert Meigs (2000:323), “En una compañía comercial, el inventario consta de
todos los bienes propios y disponibles para la venta de los clientes.”
Fernando Catacora (1998:151) señala al respecto “Los inventarios de mercancías están
formados por los bienes que adquiere una empresa comercializadora y en los cuales se
deben incorporar todos los costos relacionado con la compra o adquisición de dichos
bienes.
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al
final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del
negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos
en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en transito.
La contabilidad para los inventarios forma parte
importante para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El
inventario es, por lo general, el activo mayor en el balance general, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el
estado de resultados.
Estupiñán señala.
“Los motivos que llevan a la presentación incorrecta en la contabilidad y los estados
financieros,
pueden
provenir
de
malversaciones,
colusiones,
tergiversaciones,
encubrimientos, fraudes, desfalcos y otras irregularidades, como también de políticas o
prácticas contables impropias o inadecuadas”( Estupiñán.2002:5)
Ahora bien, dentro de este orden de ideas tenemos que reconocer la importancia de los
inventarios para los fabricantes en general, y varía ampliamente entre los distintos grupos
de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y
es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos:
Inventarios de Materia Prima
Inventarios de Producción en Proceso
Inventarios de Productos Terminados
Inventarios de Materiales e insumos
Inventario de Mercancía para la venta o mercancía en tránsito
En el inventario de materiales e insumos se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, un
ejemplo para la industria cervecera es, sales para tratamiento de agua.
Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro de
estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y
están formados por los combustibles y lubricantes, estos en la industria tienen gran
significación.
Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controlados
adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades.
La mercancía para la venta son aquellos bienes que fueron comprados a terceros y serán
destinados a la venta sin someterlos a ninguna modificación o transformación. Este tipo de
inventario es propio de aquellas empresas que se dedican a la simple compra-venta de
mercancías (empresas comercializadoras)
El inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio.
Para los negocios de ventas al menudeo o al mayor, el inventario más importante es la
mercancía a mano disponible para la venta.
El inventario está en diferentes lugares, lo que dificulta su control y conteo físico. Las
compañías tienen su inventario accesible para la fabricación eficiente y venta del producto,
pero esta dispersión crea considerables problemas si no se cuenta con un adecuado sistema
de control interno.
El ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero relacionados
entre sí, ya que uno involucra el flujo de la producción y el otro los costos relacionados. A
medida que los inventarios pasan a través de la compañía, se realizan controles adecuados
sobre su movimiento físico.
Existen funciones esenciales para el control interno del ciclo inventario-almacenamiento, lo
cual ayuda a comprender mejor su efectividad.
El procesamiento de órdenes de compra, se utilizan estas requisiciones de compra para
solicitar al departamento de compras y obtener diversos artículos para el inventario. El
personal de almacén inicia las requisiciones, o se realiza esto por computadora cuando el
inventario llega a un nivel predeterminado; se colocan las órdenes para obtener los
materiales requeridos para un pedido de un cliente, o se inician órdenes a partir de un
conteo periódico de inventarios realizados por una persona responsable.
Los materiales recibidos se inspeccionan en cantidad y calidad. El departamento de
recepción elabora un reporte de recepción que se convierte en parte de la documentación
necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, se envía el material al
almacén y los documentos de recepción por lo general se envían a compras, almacén y
cuentas por pagar.
Cuando se reciben los materiales, se guardan en el almacén hasta que se necesitan en el
proceso de producción, mediante la presentación de una requisición de materiales, orden de
trabajo, u otro documento similar debidamente aprobado, que indica la cantidad de
materiales necesarios. Se utiliza este documento de requisición para actualizar los archivos
maestros de inventario perpetuo.
En el archivo maestro de los inventarios se incluye información acerca de los costos, las
unidades vendidas y las unidades existentes, se actualizan de forma automática cuando se
procesan las adquisiciones de inventarios como parte del registro de las adquisiciones, por
ejemplo cuando en el sistema de computación se captura el número de unidades y el costo
unitario para cada adquisición, y esta información se utiliza para actualizar los archivos
maestros de inventario.
Dentro de los controles para el inventario se tiene que tomar en cuenta que exista un
almacén adecuado con un custodio competente a su cargo, también resulta por lo general,
en el almacenamiento ordenado del inventario.
Todos estos controles internos son necesarios para poder tener seguridad razonable de la
custodia y buen uso de los inventarios.
Control interno
Control, según una de sus aceptaciones gramaticales, quiere decir comprobación,
intervención o inspección. Una definición extraída del documento conocido como Standard
(Standard para la Práctica Profesional de la Auditoria Interna, 1997), dice:
El control interno se define como cualquier acción tomada por la gerencia para aumentar la
probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplidos. La gerencia
establece el control interno a través de la plantación, organización, dirección y ejecución de
tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados.
(p.359)
El propósito final del control es, en esencia, preservar
la existencia de cualquier
organización y apoyar su desarrollo; su objetivo es contribuir con los resultados esperados.
Control interno es una función esencialmente de la dirección superior, es un factor básico
que opera de una u otra forma dentro de la administración de todo tipo de organización
publica o privada.
Aún cuando el control interno se identifica algunas veces con la propia organización,
frecuentemente se caracteriza como el sistema dinámico que activa las políticas de
operación en su conjunto y las conserva dentro de áreas funcionales de acción factibles.
Se dice que existe un adecuado sistema de control, cuando la organización opera de
conformidad con los objetivos y planes, con economías en la utilización de recursos, es
decir, con eficacia y eficiencia.
En la práctica, una gran cantidad de decisiones administrativas se basa en información de
contabilidad. Estas decisiones fluctúan desde asuntos como la adquisición de materiales de
oficina hasta decisiones sobre la determinación de conveniencia de arrendar o adquirir un
equipo computo. El control interno proporciona a los administradores la seguridad de que
los informes contables en los que basa su toma de decisiones son confiables.
El control interno incluye controles que se pueden considerar como contables o
administrativos.
Los controles de contabilidad comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros
financieros; y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable de que:
•
Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la administración.
•
Las operaciones se registran debidamente para:
•
Facilitar la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
•
Lograr salvaguardar los activos.
•
Poner a disposición información suficiente y oportuna para la toma de decisiones.
•
El acceso a los activos sólo se permita de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
•
La existencia contable de los bienes se compare periódicamente con la existencia
física y se tomen las medidas oportunas en caso de presentarse diferencias.
Los controles administrativos se relacionan con las normas y procedimientos relativos a la
eficiencia operativa y la adhesión a las políticas prescritas por la administración. Estos
controles solo influyen indirectamente en los registros contables.
El concepto de control interno ha sufrido a través de los años diversas modificaciones, hace
mas de 50 años el término utilizado era “Verificación Interna”, describía las practicas
seguidas por los departamentos de contabilidad y finanzas para realizar el doble objetivo:
reducir al mínimo los errores de la rutina contable y proteger los objetivos, particularmente
el efectivo, contra pérdidas o robo.
Según Joaquín Rodríguez Valencia, en su libro titulado “Control Interno, un efectivo
sistema para la empresa” define al control interno como:
Es un elemento del control que se basa en procedimientos y métodos, adoptados por una
organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra perdida, fraude o
ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de informe contables y administrativos;
apoyar y medir la eficacia y eficiencia de ésta, y medir la eficiencia de operación en todas
las áreas funcionales de la organización. (p.254)
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, define al control interno de la siguiente
manera:
Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma
coordinada se adopten en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la
confiabilidad de su información financiera, promover eficiencia y provocar adherencia a las
políticas prescritas por la administración.(p58)
Fundamentos teóricos:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y
todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con
miras a la consecución de objetivos en las siguientes áreas:
¾ Efectividad y eficiencia en las operaciones.
¾ Confiabilidad en la información financiera.
¾ Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas
adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y
veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el cumplimiento de
las metas y objetivos programados.
Objetivos del control interno:
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no financiera
para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos
financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y
misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco
de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Los objetivos básicos del enfoque tradicional del control interno son: proteger los activos y
salvaguardar los bienes de la empresa; verificar la razonabilidad y la confiabilidad de los
informes contables y administrativos; promover la adhesión a las políticas administrativas
establecidas; lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Tiene suma importancia el informe COSO emitido por el Commitee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Comisión que desde septiembre de mil novecientos noventa
y dos ha constituido un fenómeno mundial debido a que ésta incorporó en una sola
estructura conceptual los distintos enfoques tradicionales existentes a nivel mundial
generándose un consenso para dar solución a las dificultades que se daban como resultado
malas comunicaciones lo cual ocasionaba problemas en la empresa.
La gran innovación del informe COSO con respecto al enfoque tradicional del control
interno es el reconocimiento que hace el primero al factor humano que integra las
organizaciones, debido a que reconoce que la gente no siempre comprende, comunica o
desempeña de una forma consistente, aunado a que cada individuo arrastra a su lugar de
trabajo un trasfondo de debilidades técnicas, necesidades y prioridades diferentes. Por otro
lado la gran innovación es la valoración cuantitativa de los riesgos inherentes a las
operaciones de la organización debido a que ésta debe enfrentarla estableciendo
mecanismos para identificarlos, analizarlos y administrarlos.
La nueva concepción del control interno según el COSO sería la siguiente:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y
otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a
la consecución de los objetivos: Efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad
en la información financiara; cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
(Estupiñán.2002.21).
Componentes del control interno según el informe COSO
Para Mantilla, S. (2000) el control interno consta de cinco componentes interrelacionados
que se derivan de la forma como la administración maneja el negocio, esta integrado en el
proceso de administración. Tales componentes son: Ambiente de control, valoración de
riesgos, actividades de control, información y comunicación, monitoreo.
Es definido por Mantilla como:
La esencia de cualquier negocio es su gente; sus atributos individuales; incluyendo la
integridad; los valores éticos y la competencia; y el ambiente de control en que ella opera.
La gente es el motor que dirige la entidad y el funcionamiento sobre la cual todas las cosas
descansan. (Mantilla.2000:18)
El ambiente de control: permite mantener una atmósfera en la cual las personas
involucradas cumplen sus responsabilidades de control. El ambiente de control considera al
personal parte importante, toma en consideración atributos personales, valores éticos y la
competencia.
Este es el fundamento de todos los demás componentes del control interno ya que
proporciona disciplina y estructura incluyendo la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente de la entidad, la filosofía de los administradores junto al estilo de
operación, la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad, y como
organiza a su gente, dirección y atención prestada al consejo de directores. El ambiente de
control ésta influenciado por la historia y cultura de la empresa, influyendo así en la
conciencia de control de su gente.
Por otro lado, respecto al ambiente de control Estupiñán señala:
“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del
personal con respecto al control de sus actividades”. (Estupiñán. 2002:23)
La integridad y los valores éticos son componentes esenciales del ambiente de control, en
donde la integridad es un pre-requisito para el comportamiento ético en todos los aspectos
del desenvolvimiento de las empresas a través de sus operaciones, Mantilla define un clima
ético como:
“Es vital para el bienestar de la corporación, de todos sus componentes y del público en
general. Tal clima contribuye de manera importante a la efectividad de las políticas de la
compañía y de los sistemas de calidad”. (Mantilla: 2000:26)
Los integrantes de las empresas deben tomar en cuenta que al poseerlo en las operaciones
del negocio, traería como retribución un buen negocio, debido a la existencia de una
excelente reputación empresarial para con proveedores, clientes y demás personajes que se
beneficien de forma directa o no con la entidad.
Es importante tener en cuenta la forma como son comunicados los valores éticos debido a
que la participación de la alta administración es fundamental, ya que su presencia frente a
los subordinados generaría ejemplos a seguir por estos, coincidiendo así con su labor de
liderazgo.
Una influencia sobre la conducta ética son los incentivos y tentaciones que puedan existir
en las organizaciones y estos influencian la probabilidad de ocurrencia de transacciones
fraudulentas y cuestionables al momento de revelarse en la información financiera. Los
incentivos a fraudes y condicionantes a estos, son definidos según mantilla como:
Los incentivos citados, que permiten involucrarse en práctica de información financiera
fraudulenta o cuestionable y por extensión, otras formas de conductas antiética, son:
Presiones para cumplir objetivos de desempeños irreales, particularmente resultados a corto
plazo; altas recompensas dependientes del desempeño, y cortes de operaciones superiores y
bajos en los planes bonos.(Mantilla:2000:27)
Las tentaciones hacia los empleados que provocan en ellos la realización de actos
impropios, son señaladas según Mantilla como:
Controles no existentes o inefectivos, tales como malas segregaciones de funciones en áreas
sensibles, que ofrecen facilidad para robos o para encubrir malos desempeños; altas
descentralización que abandona la buena administración, ignorante de acciones tomadas en
los niveles bajo de la organización y por consiguiente reduce las oportunidades de
conseguir resultados; una función de auditoria interna débil que no tiene capacidad de
detectar e informar conductas impropias; un concejo de directores inefectivo que no
proporciona advertencias a la negligencia de la alta administración; sanciones
insignificantes o no publicadas a conductas impropias, para de esta manera perder sus
valores y desinhibirlos. (Mantilla.2000:28)
Para eliminar o reducir los incentivos y tentaciones hacia los hechos fraudulentos, deben
aplicarse prácticas de negocios sólidas y rentables, acompañadas de controles adecuados a
las actividades de la organización.
La valoración de los riesgos consiste en identificar los riesgos derivados de fuentes internas
y externas; previas a la valoración de riesgo, es necesario definir los objetivos para que la
administración pueda identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para
administrarlos.
Los riegos pueden provenir de factores internos y externos.
Cuadro Nº 02
FACTORES EXTERNOS
FACTORES INTERNOS
Desarrollos tecnológicos cambios en la 1. Ruptura en el procesamiento de los
organización
tanto
de
asignación
de sistemas de información, debido a fallas en
responsabilidades como de simplificación el
manejo
de
los
sistemas,
genera
del trabajo y reducción de papeleo en las información poco contable.
actividades administrativas.
Expectativas
del
cliente,
2. Calidad del personal en cuanto a su perfil
nuevas y las relaciones humanas, métodos de
especificaciones el producto y eficiencia en entrenamientos poco eficientes y poca
los servicios hace que la empresa se adapte motivación, repercute en la eficiencia de los
al entorno.
procesos.
En el caso de las empresas privadas, la 3. Cambios en las responsabilidades de la
competencia puede alterar las actividades de administración,
mercadeo
o
servicios,
desviando
intereses de la organización.
no
acorde
con
las
los competencias del personal hace ineficiente
los procesos.
Nuevas legislaciones en materia mercantil y 4. Facilidad del personal para acceder a los
laboral,
catástrofes
económicos
y
naturales,
políticas
del
cambios activos hace que se requiera una evaluación
Gobierno exhaustiva
de
Nacional generan riesgos para cualquier implementación
organización.
los
controles
de
políticas
y
la
y
procedimientos.
Fuente: Elaboración propia (2005)
Las actividades de control están relacionadas con las políticas y procedimientos incluidos
en las directrices administrativas. Dependiendo de las circunstancias, una actividad
particular de control puede ayudar a satisfacer los objetivos de la entidad.
El sistema de información produce el documento que contiene información operacional,
financiera y relacionada con el cumplimiento, el cual hace posible operar el negocio. Los
reportes administrativos de mediciones monetarias y relacionadas permiten monitoreo de
utilidades definidas, desempeños de la cuentas por cobrar por clientes, participación en el
mercado entre otras.
El monitoreo “ongoing” ocurre en el curso de las operaciones e incluye las actividades
regulares de administración y supervisión, así como otras acciones personales tomadas en
el desempeño de sus obligaciones. El monitoreo asegura que el control interno continua
operando efectivamente, este proceso implica la valoración por parte del personal, el
diseño, y las operaciones de control en base al tiempo.
Sistema de control interno:
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal
son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene
que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los directivos de
las organizaciones deben crear un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de
control directo y las limitaciones del control interno.
Objetivos del sistema de control interno:
El diseño, la implantación, el desarrollo, la revisión permanente y el fortalecimiento del
sistema de control interno se debe orientar de manera fundamental al logro de los siguientes
objetivos:
™ Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
los riesgos potenciales y reales que lo puedan afectar(control interno contable)
™ Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la
organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades establecidas (control interno administrativo)
™ Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización (control interno administrativo)
™ Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los
registros que respaldan la gestión de la organización (control interno contable)
™ Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presentan en la organización y que puedan comprometer el
logro de los objetivos programados (control interno administrativo)
™ Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación, de los cuales hace parte la auditoria interna (control
interno administrativo)
™ Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de planeación
y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza, estructura,
características y funciones (control interno administrativo)
Elementos del sistema de control interno:
¾ Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como específicas, además de
la formulación de los clientes operativos que sean necesarios.
¾ Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución
de los procesos.
¾ Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
¾ Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
¾ Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
¾ Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de
evaluación.
¾ Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de control
interno.
¾ Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las
opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.
¾ Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control.
¾ Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
¾ Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal.
¾ Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado sistema de control interno
son: el ambiente de control, los sistemas de contabilidad, los controles contables internos y
los controles administrativos internos, los cuales se traducen el los siguientes subelementos:
Objetivos y planes perfectamente definidos
Se basan en normas de realización establecidas con anterioridad, que servirán
primordialmente para planificar y controlar de manera adecuada las operaciones con el fin
de disminuir el riesgo de la incertidumbre de la organización. Dichos objetivos y planes
deben poseer las siguientes características.
9 Posibles y razonables.
9 Definidos claramente por escrito.
9 Útiles.
9 Aceptados y usados.
9 Flexibles.
9 Comunicados al personal.
9 Controlables.
Estructura sólida de la organización
Es aquella que proporciona una separación apropiada de las responsabilidades funcionales
y que sirven de base para facilitar la lógica delegación de funciones y responsabilidades.
Dicha estructura debe poseer las siguientes características:
™ Existencia de una dirección eficaz.
™ Asignación o funciones a cada empleado.
™ Segregación apropiada de funciones.
™ Establecimiento y delimitación de línea claras de autoridad y responsabilidad.
™ Revisión y control de la actuación, los datos y las transacciones.
™ Coordinación entre departamento y personas.
™ Existencia de un programa permanente de capacitación al personal.
™ Existencia de instrumentos de organización adecuados.
Procedimientos efectivos y documentados
Sirve para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales deben reunir las
siguientes características:
•
Diseño y aplicación a nivel de diferentes operaciones
•
Libros y registros
•
Plan de cuentas
•
Inventario y contabilidad de costos
•
Informes
•
Sistema de información útil y periódica.
Personal competente
Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes requisitos:
™ Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.
™ Capacitación del personal.
™ Evaluación del personal.
™ Remuneración de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de
destreza demostrado.
™ Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.
™ Medidas de seguridad adecuadas.
™ Exigencias de acatamiento de las normas establecidas (disciplina)
Sistema de revisión de los controles y de las operaciones
El cual incluye:
9 La auditoria interna.
9 La auditoria externa.
9 La revisoría fiscal.
Sistema de protección de activos
El cual incluye:
¾ Protección física por medio de todos los instrumentos pertinentes.
¾ Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias, tales
como responsabilidad civil, incendios, catrástofes, deudores, morosos, etc.
¾ Verificación de los sistemas de custodia, preservación y registro.
Procedimientos para mantener un buen control interno:
¾ Delimitación de responsabilidades.
¾ Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
¾ Segregación de funciones de carácter incompatible.
¾ Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
¾ División del procesamiento de cada transacción.
¾ Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
¾ Rotación de deberes.
¾ Pólizas.
¾ Instrucciones por escrito.
¾ Cuentas de control.
¾ Evaluación de sistemas computarizados.
¾ Documentos prenumerados.
¾ Orden y aseo.
¾ Identificación de puntos claves de control en cada actividad.
¾ Gráficas de control.
¾ Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
¾ Actualización de medidas de seguridad.
¾ Registro adecuado de toda la información.
¾ Conservación de documentos.
¾ Uso de indicadores.
¾ Prácticas de autocontrol.
¾ Definición de metas y objetivos claros.
¾ Hacer que el personal sepa por que hace las cosas.
Algunos procedimientos de control interno en una empresa:
9 Control de asistencia de los trabajadores.
9 Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de la entidad.
9 Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la empresa y
cotejarlos con los que están registrados en los libros de contabilidad.
9 Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la compañía son las
adecuadas y lo están realizando de una manera eficaz.
9 Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma consecutiva y
de fácil manejo para las personas encargadas de obtener información de estos.
9 Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes departamentos de la
empresa.
9 Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto tributarias, fiscales y
civiles.
9 Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que se le pueden
aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que mejor se acomoden a la
actividad que desarrolla y le brinden un mayor beneficio.
Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:
™ Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
™ Solo brinda seguridad razonable.
™ El costo esta ligado al beneficio que proporciona.
™ Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.
™ Se puede presentar error humano por mal entendido, descuidos o fatiga.
™ Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la segregación de
funciones.
™ Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.
™ Al terminar la implementación del sistema de control interno debe realizarse un
análisis con una retroalimentación continua para encontrar posibles fallas y
controlarlas lo más rápido posible y así evitar problemas de mayor magnitud.
Diagrama de flujo:
Senn, James (1998:502) lo define como “El diagrama de flujo de datos (DFD), es una
herramienta que permite visualizar un sistema como una red de procesos funcionales,
conectados entre sí (por conductos y tanques) de almacenamiento de datos. Siendo éste, una
de las herramientas comúnmente usadas, sobre todo por sistemas operacionales, en los
cuales las funciones del sistema son de gran importancia y son más complejos que los datos
que éste maneja.
Componentes de un diagrama típico de flujo de datos:
Cuadro Nº 03
Fuente: Catacora 2000
Bases legales
La información que se expone a continuación representa las referencias que conforman el
fundamento legal de la investigación, las misma lograron enfatizar las obligaciones que se
tienen con respecto al inventario.
Código de Comercio (1995)
En toda empresa se deben llevar libros obligatorios que reflejan los movimientos que se
realicen en forma periódica de sus inventarios, permitiéndole un control adecuado de sus
operaciones.
Este comentario se fundamenta en el articulo 35 del Código de Comercio (1995), donde
establece que “Todo comerciante al comenzar su giro y al final de cada año hará en el libro
de inventario una descripción estimativa de todos sus bienes, tanto mueble como inmueble
y todos sus créditos, activos y pasivos, vinculado o no en su comercio”.
El registro del inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y perdidas,
este debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las perdidas sufridas.
Se harán mención expresa de las fianzas otorgadas, así como cualquier otra obligación
contraída bajo condición suspensiva de anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio
que se hallen presente en su formación.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (Boletín C-4)
La norma que establece el concepto de inventario esta expuesta en los principios de
contabilidad de aceptación general de México, descrito en el boletín C-4 que indica “ El
rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinada a la venta o a una
empresa destinada a la producción para su posterior venta, tales como materia prima,
producción en proceso, productos terminados y otros que se utilicen en el empaque, envase
de mercancías, las refracciones para mantenimiento que se consume en el ciclo normal de
operaciones”
Así mismo expone en el párrafo 11, Materia prima y materiales” Los importes aquí
registrado deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, mas todos
los gastos adicionales incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de
fabricación, tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros,
acarreos etc. Por lo que se refiere a materiales, debemos entender artículos tales como:
refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercancía, etc.
“Por la naturaleza de la cuenta inventarios, su presentación en el balance general debe
hacerse dentro del activo circulante, detallando las partidas que lo componen según trate la
empresas industriales y comerciales (materia primas y materiales, producción en proceso y
artículos terminados, anticipo a proveedores y mercancía en transito)…..”
“En virtud de los procedimientos alternativos que pueden usarse para la valuación del
inventario, estos se presentaran en el balance con las indicaciones los sistemas y métodos a
que estén valuados, en su caso, el importe de la modificación sufrida por el efecto del
mercado u obsolescencia o lento movimiento de los artículos…..”
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (Boletín 5120)
“El estudio y la evaluación del control interno deberá efectuarse conforme a lo dispuesto en
el Boletín 3050 de esta Comisión Consecuentemente deben cumplirse los objetivos
relativos a autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, salvaguarda física
y de verificación y evaluación, incluyendo los que sean aplicables a la actualización de
cifras y a los controles relativos al proceso electrónico de datos (PED).”
“El control interno de los inventarios y costo de ventas está vinculado con las actividades
de compra, fabricación, distribución, ventas y consignación. Un adecuado control exige que
los inventarios sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados,
contados físicamente, embarcados y facturados….”
Ejemplo de estos aspectos, en forma enunciativa pero no limitativa, son los controles
internos clave en cuanto a:
“Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y registro: la segregación
de las funciones relativas a inventarios, tales como adquisición, recepción, almacenaje y
embarque, evita que un departamento o persona controle todas las fases de un transacción”
“Control de las devoluciones: la existencia de controles para el manejo de las devoluciones
debe permitir asegurar que las mismas sean procedentes, estén debidamente autorizadas,
valuadas y oportunamente registrada dentro del periodo”
“Inventarios físicos: Deberá existir una plantación adecuada de la toma periódica de los
inventarios físicos, así como de su recopilación, valuación y comparación con los registros
contables, incluyendo la investigación y ajuste oportuno de las diferencias faltantes…..”
“Comprobación de los inventarios físicos por personal interno independiente: es
conveniente que personal distinto (por ejemplo auditoria interna) de quien autoriza, la
custodia, registra y tenga acceso a los almacenes lleve a cabo comprobaciones de que los
inventarios físicos han sido efectuados desde su plantación hasta el ajuste en registros
contables…..”
DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS
Auditoria interna: es una actividad de evaluación independiente, dentro de la
organización, cuya finalidad en el examen de las actividades contables, financieras,
administrativas y operativas, cuyos métodos constituye la base para la toma de decisiones
en los altos niveles de la organización.
Control: proceso por el cual un orden modifica, regula o dirige el funcionamiento de otro
orden existente dentro del mismo sistema funcional.
Control interno: conjunto de planes, métodos y procedimientos adoptados por una
organización, con el fin de asegurar que los activos están debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente
de acuerdo a las políticas trazadas por la gerencia en atención a los métodos y objetivos
previstos.
Evaluación: diagnosticar de los problemas actuales y futuros que pueden ser resultados a
través de formación y desarrollo.
Inventario: constituye el centro de todo el esfuerzo productivo y la principal fuente de
ingreso, se puede decir que es el alma de la empresa, ya que lo conforman todas las
existencias que la empresa tiene disponible para la venta.
Organización: unión voluntaria de una serie de individuos, esta integrada por múltiples
vínculos, contractuales entre factores (Personas, productos y procesos) con una función de
asignación eficiente de los recursos y bajo la dirección y coordinación de una autoridad
directiva.
Políticas corporativas: son lineamientos establecidos por la casa matriz, que guían el
pensamiento o la acción de los ejecutivos para la toma de decisiones.
Presupuesto: expresión cuantitativa de las metas y objetivos de la gerencia y un medio de
supervisar el avance hacia su logro.
Procedimientos: planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son
guías de la acción; detallan la manera exacta en la que deben realizarse ciertas actividades.
Sistema: conjunto de componentes que interactúan entre si para lograr un objetivo. Es una
colección de elementos o medios que están relacionados y que pueden ser descritos en
términos de sus atribuciones o de sus partes o componentes.
Sistema contable: son todos los métodos, procedimientos y mecanismos que una entidad
utiliza para verificar las actividades financieras y resumir estas actividades en una forma
útil para quienes toman decisiones.
Sistema de Control Interno: consiste en todos los procedimientos y políticas que
promuevan la exactitud y confiabilidad de los datos contables y operativos, preservar los
recursos de la empresa contra el derroche, el fraude y la ineficiencia total de las funciones
operativas.
CAPITULO III
Marco Metodológico
Esta investigación tuvo como objetivo proponer procedimientos de control interno para el
inventario de materiales e insumos en el Departamento de Servicios de la Empresa
Autoyota, C.A.”
Nivel de investigación
La investigación es de carácter descriptivo, ya que se pretende observar y cuantificar un
hecho “Procesos de control interno del inventario de material e
insumo”.
Este
planteamiento se basa en el texto “El Proyecto de Investigación”, de Fidias G Arias (1999),
el cual define un estudio descriptivo como: “… la caracterización de un hecho o fenómeno
o grupo con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo
de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los
conocimientos se refiere.” (p.22)
Tipo de investigación:
De acuerdo a lo anteriormente expuesto se desarrolló el estudio bajo la modalidad de
campo basada en una investigación documental de carácter descriptivo. Esta metodología
de investigación sirvió para recoger información pertinente del tema seleccionado y de esta
forma llegar al cumplimiento de los objetivos.
En este sentido una investigación de campo según Tamayo, M (1998) se utiliza: “Cuando
los datos son recabados directamente de la realidad, su valor radica en que permiten
cerciorarse de las verdaderas condiciones en que se han obtenido los datos, lo cual facilita
su revisión o modificación en caso de existir dudas”. (p. 71)
En el mismo orden de ideas la investigación documental está centrada en el esfuerzo
exclusivamente de la recopilación bibliográfica con el propósito de obtener antecedentes
sobre el aspecto de estudio. Bernal (2000) establece que:
El propósito fundamental de la investigación documental es encontrar la gran diversidad de
aportes teóricos, conceptuales y explicativos de hecho y fenómenos determinados. Así, es
necesario advertir que todo hecho de índole social, cultural, política, económica, ideológica,
entre otros, está contextualizado en páginas escritas producto del tratamiento sistemático y
científico de investigadores intelectuales que con anterioridad han abordado fenómenos de
naturaleza singular y colectiva. (p. 39)
Así mismo se analizó la información obtenida de fuentes primarias y secundarias y se
revisaron con el fin de recopilar material necesario para ampliar y profundizar los
conocimientos sobre el tema en estudio. Tal como lo plantea Bernal (2000):
“las primarias se convierten en el sustrato fidedigno de toda investigación, y en ella se
condensan los aportes cuantitativos y cualitativos que consustancian y denotan el objeto de
estudio...” y las secundarias “sirven para exponer detalladamente argumentos teóricos y
conceptuales que sustentan el objeto de interés en estudio” (p. 40).
Población
En la investigación se evaluaron los aspectos relativos al control interno del inventario de
materiales e insumos, la población esta conformada por (26) personas que laboran en el
Departamento de servicios de la Empresa Autoyota. Las unidades de análisis y la población
objeto de estudio, son de tipo finita en la medida que están constituidas por un determinado
número de elementos.
La Población según Flames (2001) es definida como: “conjunto de personas con
características afines que son objeto de estudio”
Cuadro Nº 04 Distribución de la Población
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Muestra
Para los fines de este estudio la muestra que se tomo está conformada por (18) personas que
representan aproximadamente el 70 % de la población a estudiar. Es de señalar que la
muestra seleccionada en esta investigación es de tipo intencional no probabilística, debido a
que fue escogida a conveniencia de las autoras.
La muestra no probabilística según Flames (2001) se define como sigue:
“… es una parte representativa de la población objeto de estudio… las muestras no
probabilísticas son
aquellas donde los miembros de la población no tienen igual
oportunidad de conformarla, debido a que el investigador selecciona los integrantes de la
misma según su razonamiento personal y/o circunstancia especifica…”
Cuadro Nº 05
Distribución de la Muestra
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Validez y confiabilidad
La validez, en términos generales, como explica Hernández, R. “…se refiere al grado en
que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir.”(p.243)
La validez de los instrumentos de recolección de datos, se realizó a través de juicios de
profesionales expertos en el área temática de estudio. Para la revisión de los instrumentos
se les proporcionó a los mismos, el título del problema, los objetivos y fuentes
documentales, con la finalidad de determinar la validez de contenido.
Por su parte Sabino (1992) señala que el juicio de experto consiste en:
Someter a evaluaciones por parte de un conjunto calificado de personas (expertos) una
serie de aspectos elementales o etapas de un proyecto o programa, a los fines de obtener su
opinión acerca de la validez, relevancia, coherencia, tipo de deficiencias, tipo de decisiones,
etc. de los mismos, convirtiéndose el juicio de expertos como la única vía válida, rápida
disponible, para ejecutar el proceso de validación del instrumento, ya que la obtención de
otras fuentes requeriría tiempo, esfuerzo y dinero.(p.47)
“La confiabilidad de un instrumento de medición se refiere al grado en que su aplicación
repetida al mismo sujeto u objeto produce iguales resultados”. Hernández, R. (p.235)
En este sentido, según Flames, la confiabilidad del investigador se utiliza cuando éste
basándose en criterios propios o de otros autores, emite una opinión acerca de un
instrumento de recolección de datos, sin necesidad de realizar operaciones cuantitativas.
(p.44)
Técnicas e instrumentos de recolección de datos
Seleccionado el tipo de investigación planteada, la siguiente etapa consistió en recabar la
información pertinente a las variables de interés. De acuerdo a Arias (1997) la técnica de
recolección de datos “...Son las distintas formas de obtener la información” p. (35) De esta
forma la técnica utilizada fue la observación directa, por ser fundamental en todos los
campos de la ciencia la cual fue aplicada mediante el uso del cuestionario Para Sabino, C.
(1992) “la observación consiste en el uso sistemático de nuestros sentidos orientados a la
captación de la realidad que queremos estudiar.”
La modalidad de la observación asumida para esta investigación, es la observación
participante, no estructurada, en donde el investigador se involucra en las actividades
propias del grupo, como si fuera parte del mismo, pero sin abandonar la actitud
observadora. (p.146)
Tomando en cuenta la afirmación de Arias, F. que “los instrumentos son los medios
materiales que se emplean para recoger y almacenar la información.” Se utilizó como
instrumento la estadística descriptiva, para facilitar el análisis de los datos. También se
utilizó el instrumento de la entrevista no estructurada con preguntas abiertas y cerradas,
siendo su definición según Sabino C (2000) “es aquella en que existe un margen mas o
menos grande de libertad para formular las preguntas y las repuestas” (Pág. 158)
Técnica para el análisis de los datos:
Los resultados obtenidos de la aplicación de los instrumentos fueron organizados en tablas
de frecuencia, resultado de cada ítem e interferencia estadística, proporcionando riguroso y
efectivos recursos para dar respuestas a las interrogantes planteadas en la investigación. Al
aspecto Valera (1996) opina que la Estadística descriptiva es: …. “Es aquella que presenta
información en forma conveniente, útil y comprensible y se utiliza en conjuntas fuentes
para presentar, organizar y analizar datos, comparar y luego comunicar”. (p.26)
No obstante, sobre la base de la información obtenida por medio de la aplicación de los
instrumentos de recolección de datos, se aplicó para el desarrollo de la investigación las
gráficas sectoriales o circulares, debido a que son las más utilizadas y adecuadas para
manifestar el análisis y la interpretación de los resultados obtenidos. Según Valera (1996),
los gráficos circulares o de pastel son: “Aquellos que representan la suma porcentual del
conjunto de la distribución de las razones (100%) donde cada porción indica una razón de
serie (p.99).
También sirvió el análisis cualitativo y cuantitativo, el cual se basa en el estudio del control
interno, la información se califico en forma cuantitativa, así se organizaron los datos
obtenidos en forma correctiva antes de tabular los datos.
Por otro lado se confrontaron las respuestas de la encuesta para así establecer discrepancia
o igualdades, para luego analizarlas y realizar una síntesis o deducción de las mismas.
Con relación a lo anteriormente mencionado, Sabino, C (1996) pronuncia que:
“Con relación a los datos cuantitativos, este tipo de operación se efectúa naturalmente con
toda la información numérica resultante de la investigación. Este luego del procedimiento
sufrido, se nos presenta como un conjunto de cuadros tablas y medidas a las cuales habrá
que pasar en limpio calculando sus porcentajes y otorgándoles formas definitivas”. (p.172)
Con este concepto, se ratifica todo lo antes descrito. El estudio se realizó con la
coexistencia en la empresa, por lo que dentro de la organización pudo efectuarse una
observación totalmente directa y se obtuvo todo lo que se requirió por parte del personal.
Esta es la forma más conveniente de realizar nuestro estudio, ya que evita el sesgo, por ser
parte integrante de las áreas de trabajo.
CAPITULO IV
Análisis de los Resultados
En el presente capitulo se han de conocer los resultados obtenidos, luego de aplicarse a la
población estudio (18 personas), los siguientes instrumentos de recolección de datos:
observación directa de los participantes, entrevista no estructurada, la cual permitió tener
libertad en la formulación de las preguntas con el Gerente del Departamento de Servicios,
la encuesta con preguntas cerradas , y la revisión de los documentos relacionados con el
área de almacén de inventario de materiales e insumos de la empresa Autoyota, C.A., y que
permitieron el desarrollo de los objetivos con su respectivo orden en el cual fueron
planteados a la par de comprender la situación de la problemática plasmados en el primer
capitulo.
El diagnostico de la situación actual del control interno sobre el inventario fue determinado
mediante la observación directa y una entrevista al Gerente del Departamento de Servicios,
la cual fue organizada y posteriormente analizada a fin de orientar la investigación y que
ésta sirva de soporte de estudio. Tanto la entrevista como la observación directa permitieron
determinar las debilidades del control interno en el área de inventario de materiales e
insumos.
Por medio de los instrumentos se pudo delimitar la problemática planteada y esclarecer las
características generales de la empresa en cuanto a la puesta en práctica de muchos de sus
objetivos y políticas, debido a la actividad que realizan y al trabajo grupal que desempeñan.
Objetivo especifico nº 01
Describir los sistemas y procedimientos para el manejo y control del inventario de
materiales e insumos presentes en la empresa Autoyota, C.A.
Compras:
Se efectúan únicamente a proveedores nacionales. Son realizadas directamente por el
Gerente del Departamento de Servicios y/o el Jefe de Taller, los cuales contactan a sus
proveedores, estos últimos periódicamente visitan las instalaciones de la empresa
ofreciendo sus productos, determinando las necesidades para realizar así nuevos pedidos.
Las cantidades y tipos de mercancías a adquirirse, son determinadas con una consulta
verbal del Gerente y/o jefe de taller con el encargado del almacén, este último verifica las
existencias a través de un conteo físico, regresándole la información requerida al Gerente
de forma escrita sin utilizar un formato previo definido.
Recepción de la mercancía:
Al momento de la recepción de la mercancía en el almacén, esta es revisada por el
encargado del mismo, quien verifica los ingresos con la nota de despacho o la factura del
proveedor, firmándola en conformidad con la mercancía requerida.
Una vez recibida la mercancía, se procede a almacenar la misma, así como también se
realiza la orden de compra y se anexa esta a la factura para ser entregada al departamento
de contabilidad para el registro y el pago de la misma.
Cuadro Nº 06
Orden de Compra
Fuente: Autoyota, C.A. (2005)
Devolución al proveedor:
En caso de haber discrepancia entre la mercancía requerida y la recibida, es decir que la
mercancía este defectuosa o exista faltantes o sobrantes en los pedidos, se genera una
devolución, estas son asentadas en la nota de entrega o la factura del proveedor, para que se
proceda a realizar la nota de crédito correspondiente y poder así emitir enviar la factura al
departamento de contabilidad para el pago respectivo.
Almacén:
En la empresa Autoyota, C.A., específicamente el departamento de Servicios, existen dos
almacenes para los materiales e insumos, utilizados en el servicio previo y posterior a la
venta que se realiza a los vehículos marca Toyota y Daihatsu que ingresan a la empresa, los
cuales pueden tener origen en las garantías, necesidades de mantenimiento, reparaciones
generales, siniestros de las compañías aseguradores entre otros. Un almacén principal
conocido como “Sala de Lubricantes”, y uno secundario para los misceláneos y un pequeño
stock de lubricantes ubicado en la “Sala de Herramientas”.
Salidas del almacén:
Las salidas de la mercancía ubicada en los almacenes, son generadas por la venta, así como
también para la reparación de vehículos propios de la compañía y para el mantenimiento
del departamento.
Estas son despachadas por el almacenista el cual anota en la orden de reparación, la
mercancía entregada a los mecánicos para que luego sean cargados en la factura al
momento que se termina el trabajo, cuando se trata de un vehículo bajo servicio.
Cuando se trata de el mantenimiento de los vehículos propios de la compañía se realiza un
interno y es en este formato es donde se anota la mercancía que es entregada del
almacenista a los mecánicos para realizar dicha reparación.
No obstante, cuando son para mantenimiento de áreas no existe registro de las salidas.
Cuadro Nº 07
Carga de los materiales a la Orden de reparación
Fuente: Autoyota, C.A. (2005)
Orden de reparación (OR):
Es un documento, en el cual se describen todos los datos tanto del cliente (nombre, cedula
de identidad, dirección, teléfono etc.), el vehículo (placa, color, modelo, serial de carrocería
etc.), así como todas aquellas operaciones a realizar, también se detallan todos aquellos
costos y gastos incurridos para la elaboración de la reparación ejemplo: mano de obra,
repuestos, aceite y lubricantes, trabajos realizados en otros talleres (TOT) etc. También se
encuentran los precios de ventas de los trabajos a realizar, el status del vehículo etc.
Una vez terminado el trabajo se procede a cerrar la orden de reparación, para luego, con el
consentimiento del cliente, emitir la factura correspondiente.
Cuadro Nº 08
Orden de Reparación:
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Actividades realizadas por el Almacenista:
Realiza inventarios periódicos que le permiten mantener control de las herramientas,
materiales y suministros del taller.
Indica en la orden de reparación la salida de los insumos solicitados por los mecánicos y/o
técnicos.
Indica al Jefe de Taller la necesidad de reposición de inventario.
Indica al Jefe de Taller de los equipos que requieran mantenimiento.
Mantiene las herramientas y equipos siempre limpias y en orden, ubicadas en su respectivo
sitio y con su respectiva rotulación.
Guarda control de las piezas por cambio y reemplazadas en garantía, colocándolas en lugar
seguro y con su respectiva etiqueta.
Mantiene control de las herramientas y equipos solicitados por los técnicos, verificando la
correcta devolución de las mismas.
Objetivo específico nº 02:
Identificar las debilidades de control interno existentes en el manejo de inventario de
materiales e insumos de la empresa Autoyota, C.A.
Ítem 1 ¿Existe en la empresa un manual de normas y procedimientos que detalle las
funciones de cada uno de los integrantes de la empresa?
Tabla Nº 01
Existencia de manual de control interno
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
2
2
11
NO
16
16
89
No Aplica
0
0
0
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 01
El 89 por ciento de los encuestados afirma que no existe un manual de normas y
procedimientos en donde se detalle las funciones de cada uno de los empleados de la
compañía y el 11 por ciento afirma que si existe tal manual. Esto indica que no existen
procedimientos escritos que aseguren un buen manejo y control de los inventarios.
Ítem 2 ¿De ser afirmativa la respuesta anterior ¿El manual de normas y
procedimientos es puesto en practica por el personal?
Tabla Nº 02
Utilización del Manual de Normas y Procedimientos
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
0
0
0
NO
2
2
11
No Aplica
16
16
89
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 02
El 89 por ciento de las personas encuestadas, respondieron que la pregunta no aplica debido
a que no existe tal manual de normas y procedimientos, mientras que el resto de las
personas afirman que existe el manual y no es puesto en práctica por los empleados. Lo
cual indica que al no existir dicho manual los empleados no cuentan con una descripción de
las actividades correspondientes a su cargo.
Ítem 3 ¿Existe algún documento que registre el tipo y cantidad de mercancía
requerida en el almacén de materiales y suministros?
Tabla Nº 03
Documento de requisición de materiales
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
01
01
06
NO
16
16
88
No Aplica
01
01
06
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 03
El 88 por ciento de los encuestados afirman que no existe ningún documento donde se
registre el tipo y la cantidad de mercancía requerida en el almacén, lo cual indica que las
requisiciones de materiales no son realizadas en formatos específicos, esto pude ocasionar
la compra innecesaria de materiales teniendo como consecuencia el atraso de las
actividades.
Ítem 4 ¿Existe alguna autorización (orden) para elaborar la compra a los proveedores
de la empresa?
Tabla Nº 04
Autorización para la compra
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
15
15
83
NO
03
03
17
No Aplica
0
0
0
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 04
El 83 por ciento de los encuestados afirman que para las compras de mercancías a los
proveedores se realiza una orden de compra y esta debe estar autorizado por el Gerente del
Departamento, mientras que el 17 por ciento afirma que no existe tal autorización, lo cual
nos indica que los procedimientos para la realización de las compras no es conocido por
todo el personal que labora en el departamento, esto se debe a la falta de manuales y
flujogramas en el departamento.
Ítem 5 ¿La mercancía que entra al almacén por parte de los proveedores es verificada
en cuanto al tipo y la cantidad de productos que fueron solicitados?
Tabla Nº 05
Verificación de entradas al almacén.
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
15
15
83
NO
01
01
11
No Aplica
02
02
6
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 05
El 83 por ciento de las personas encuestadas afirman que la mercancía proveniente de los
proveedores es revisada antes de ingresar al almacén, el 6 por ciento niega este
procedimiento y el 11 por ciento restante lo desconoce. Esto indica la existencia de un buen
control interno dentro de las actividades de almacenamiento y de esta manera se asegura la
recepción de materiales en buen estado.
Ítem 6 ¿Existe algún documento impreso donde se asienten las entradas de productos
al almacén de la empresa?
Tabla Nº 06
Kárdex de inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
03
03
17
NO
13
13
61
No Aplica
02
02
22
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 06
Del 100 por ciento de las personas encuestadas, el 61 por ciento considera que no existe en
la empresa un documento donde se asienten las entradas de mercancías al almacén,
mientras que el 17 por ciento considera que sí se registran estas entradas al almacén, el
resto de las personas no tienen relación directa con la pregunta. Esto indica que no se tiene
la garantía de la existencia de los materiales necesarios para prestar al cliente un adecuado
y oportuno servicio.
Ítem 7 ¿Existe un documento donde se detalle la devolución de mercancía a los
proveedores?
Tabla Nº 07
Documento de devolución de mercancías a proveedores
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
03
03
17
NO
13
13
72
No Aplica
02
02
11
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 07
El 17 por ciento de los encuestados afirman que si existe tal formato, el 11 por ciento lo
desconoce, mientras que el 72 por ciento de los encuestados restantes niegan la existencia
de algún formato en donde se especifiquen las devoluciones realizadas a los proveedores,
teniendo como consecuencia la ausencia de un buen control que asegure o garantice por
parte del proveedor la respuesta inmediata y correcta con respecto al cambio de los
materiales solicitados.
Ítem 8 ¿Existe un documento donde se detalle la devolución al almacén por
materiales no utilizados en la reparación y mantenimiento de los vehículos?
Tabla Nº 08
Documento de devolución de materiales no utilizados
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
02
02
11
NO
15
15
83
No Aplica
01
01
6
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 08
El 11 por ciento afirma la existencia de este formato, el 6 por ciento lo desconoce, mientras
que el 83 por ciento de las personas encuestadas negaron la existencia de algún formato en
donde se especifiquen las devoluciones de los materiales no utilizados en el servicio de los
vehículos, teniendo como consecuencia el uso inadecuado de los materiales.
Ítem 9 ¿Cuando se realizan salidas del almacén a través a un pedido son asentadas en
un formato específico para después ser cargadas en la orden de reparación?
Tabla Nº 9
Formato de salida de material
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
15
15
83
NO
01
01
6
No Aplica
02
02
11
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 9
El 6 por ciento de los encuestados indican que no existe tal formato, el 11 por ciento
desconoce el tema, el 83 por ciento restante afirman que existe un formato para asentar las
salidas de almacén que posteriormente son cargadas a la orden de reparación, pero se
observó el uso irregular del mismo y esto trae como consecuencia el registro de costos
inexactos.
Ítem 10 ¿Se realizan tomas físicas
por lo menos una vez al año al almacén de
inventario materiales e insumos?
Tabla Nº 10
Toma física del inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
08
08
44
NO
09
09
50
No Aplica
01
01
6
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 10
Del 100 por ciento de los encuestados, el 44 por ciento de las personas afirman que se
realiza la toma física por lo menos una vez al año, el 6 por ciento desconoce el tema y el
resto equivalente al 50 por ciento asegura que la toma física al almacén no se realiza
periódicamente, es decir no existe una norma de procedimiento que indique el lapso de
tiempo para realizar la toma física del inventario.
Ítem 11 ¿El almacén esta rodeado de sistemas apropiados de protección tales como
rejas, protectores, alarmas, entre otros?
Tabla Nº 11
Protección física del inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
16
16
89
NO
02
02
11
No Aplica
00
00
0
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 11
Del 100 por ciento de las personas encuestadas, el 89 por ciento consideran que los
sistemas de protección del almacén son apropiados, lo cual indica la existencia de un buen
control con respecto al resguardo físico de los inventarios, aunque el resto de los
encuestados opinan lo contrario.
Ítem 12 ¿El inventario posee ubicaciones específicas y claramente identificadas?
Tabla Nº 12
Ubicaciones del inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
06
06
33
NO
11
11
61
No Aplica
01
01
6
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 12
Del 100 por ciento de las personas encuestadas, el 33 por ciento afirman que el inventario
posee ubicaciones específicas y debidamente identificadas, el 6 por ciento lo desconoce,
pero el 61 por ciento de ellos informan que las ubicaciones no están identificadas ni
debidamente ubicadas, lo cual refiere una falla en el control de los materiales e insumos al
momento de ser ubicados para su uso en los servicios diarios y para la respectiva
realización de la toma física del inventario.
Ítem 13 ¿El organigrama de la empresa incluye un empleado con la función de
supervisar el cumplimiento de la debida ubicación e identificación del inventario?
Tabla Nº 13
Existencia de personal encargado del inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
11
11
61
NO
02
02
11
No Aplica
05
05
28
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 13
El 11 por ciento de los encuestados niega la existencia de un empleado con esta función, el
28 por ciento lo desconoce, mientras que el resto equivalente al 61 por ciento informan que
al Jefe de Taller descrito en el organigrama recae la responsabilidad de supervisar el
cumplimiento de esta norma.
Ítem 14 ¿Existe en la empresa un manual normas y procedimientos de Control
Interno del inventario?
Tabla Nº 14
Manual de control interno del inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
02
02
11
NO
14
14
78
No Aplica
02
02
11
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 14
El 11 por ciento de los encuestados afirman la existencia de este manual, pero el 78 por
ciento de ellos indican que no existe un manual de procedimientos de control interno para
el uso de los inventarios, esto trae como consecuencia el desconocimiento de los
procedimientos que deben realizarse para garantizar un buen manejo y uso de los mismos.
Ítem 15 ¿El personal involucrado en las actividades de control de inventario recibe
adiestramiento periódicamente?
Tabla Nº 15
Adiestramiento al personal para manejo del inventario
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
03
03
17
NO
12
12
66
No Aplica
03
03
17
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 15
El 17 por ciento de los encuestados afirman la existencia de un programa de adiestramiento
para el manejo de inventario, pero un 66 por ciento indican que no hay adiestramiento para
el personal en las actividades de control interno, es decir que el personal no está
constantemente actualizado con los procedimiento para poder llevar a cabo las labores
correspondientes a su cargo de una manera eficiente y eficaz.
Ítem 16 ¿En el proceso del ciclo de compra de materiales, está involucrado distinto
personal para cada una de las etapas de requisición, cotización y autorización?
Tabla Nº 16
Segregación adecuada de funciones
Alternativas
Frecuencia
Total
%
Si
17
17
94
NO
00
00
0
No Aplica
01
01
6
Total
18
18
100
Fuente: Elaboración Propia (2005)
Grafica Nº 16
Del 100 de las personas encuestadas el 94 por ciento de ellas afirman que existe una
segregación adecuada en el ciclo de compra, lo cual indica un buen control interno para la
compra de los materiales e insumos y el resto de los encuestados desconoce este control.
Cabe destacar que la organización tiene la posibilidadad de tener una adecuada segregación
de funciones.
Cuadro 09
Fortalezas y debilidades del control interno del inventario de materiales e insumos del
departamento de servicios de la empresa Autoyota, C.A.
FORTALEZAS
DEBILIDADES
1. Las compras se realizan a través de la 1. Ausencia de un manual donde se detallen
orden de compra y es autorizada por el las funciones de cada uno de los integrantes
Gerente del Departamento.
del Departamento de Servicios.
2. La mercancía que ingresa al almacén es 2. No existe un formato específico para la
revisada en cuanto al tipo y la cantidad requisición de compra de materiales para el
requerida
así
como
los
estándares almacén.
establecidos.
3. Existencia de un sistema computarizado 3. No existe un documento donde se registre
donde se puede llevar un control de las la entrada al almacén de materiales e
FORTALEZAS
DEBILIDADES
entradas y salidas de materiales e insumos insumos.
del almacén.
4. Existe segregación de funciones para el 4. Falta de documentos o formatos donde se
ciclo de compra de los materiales así como realice la devolución de mercancía a los
también el manejo del mismo.
proveedores.
5. Existencia de formatos para la salida de 6. Uso inadecuado del formato de salida de
materiales del almacén para ser cargadas en materiales del almacén para ser cargadas en
la orden de reparación.
la orden de reparación.
6. El almacén se encuentra rodeado de 7. Se realizan tomas físicas del inventario
protección para acceso solo de personal para llevar el inventario teórico al físico una
autorizado.
vez al año.
7. Existencia de un personal a cargo de 8. No existe un tiempo determinado para la
vigilar
el
manejo
del
inventario
de toma física del inventario.
materiales e insumos.
Fuente: Elaboración propia (2005)
Cuadro 09
Fortalezas y debilidades del control interno del inventario de materiales e insumos del
departamento de servicios de la empresa Autoyota, C.A.
FORTALEZA
DEBILIDADES
9. Ausencia de identificaciones específicas
para las ubicaciones del inventario en el
almacén de materiales e insumos.
10. Falta de un manual de control interno
para el manejo del inventario
11.
Falta de inducción al personal
encargado del inventario.
Fuente: Elaboración propia (2005)
De acuerdo al análisis se evidencia que las debilidades de control interno hasta este punto
tienen sus bases en el incumplimiento de procedimientos generalmente aceptados para
mantener un buen control, como lo es el uso de documentos prenumerados, registrar
adecuadamente la información, conservar en buen estado los documentos, hacer que la
gente sepa para qué y por qué se hacen las cosas, para que se realicen los procedimientos
adecuados en cuanto a la entrada y la salida de los materiales del almacén.
Objetivo específico Nº 03:
Definir como las debilidades de control interno en el inventario de materiales e
insumos afectan la eficiencia en las operaciones de la empresa Autoyota, C.A.
La inexistencia de un manual de control interno en la empresa no permite una clara
definición de las funciones inherentes a cada integrante de la organización en cuanto a su
responsabilidad, líneas de mando y trabajo a realizar, lo que trae como consecuencia el
incumplimiento de los objetivos trazados e ignorar los riesgos externos a que esta expuesta
la misma.
La inexistencia de una requisición de materiales e insumos trae como consecuencia que
la empresa al momento de adquirir los productos, compren materiales que no se requieren,
o que no corresponda al tipo y cantidad de los bienes deseados o que no estén en el orden
de prioridad con respecto a aquellas mercancías que tengan un alto índice de rotación o de
inmediata necesidad.
Así mismo pueden comprarse mercancías en condiciones no convenientes originando
efectos negativos en los resultados operacionales, además de afectar la liquidez del
efectivo, costos adicionales en el almacenaje, pérdidas y extemporaneidad de los productos.
La Inexistencia de informes de recepción de materiales e insumos, en los almacenes
(lubricantes y misceláneos), al momento que estas mercancías ingresan al almacén
proveniente de los proveedores, no permite la comparación de la requisición interna, orden
de compra y la factura del proveedor. Estos documentos deben coincidir en las
especificaciones del tipo, cantidad y calidad de los productos a adquirir.
Además, al no existir este informe no se puede controlar los ingresos efectuados en un
determinado día o periodo, teniendo fuente para revisión en caso de faltantes o sobrantes en
las existencias de los almacenes.
La inexistencia de formatos de entradas al almacén (tarjeta de kardex) cuando ingresan
los materiales al almacén no existe un registro de los mismos impidiendo así el control de
las entradas, dando como consecuencia no poder tener a la mano la cantidad de mercancía
existentes en el almacén, no obstante esta situación puede propiciar el ocultamiento o
desconocimiento de pérdidas, robos, desperdicios y uso inadecuado de los materiales e
insumos.
La inexistencia de una nota de despacho que registre las devoluciones a los proveedores,
actuando esto como soporte a la nota de crédito que se emite por dicha devolución, trae
consigo un inadecuado registro de los pasivos (distorsionados por la devolución no
registrada) ya que se incrementa indebidamente las sumas inadecuadas a favor de los
proveedores que pudiese provocar desembolsos indebidos de efectivo, corriéndose el riesgo
de efectuar pagos duplicados o la no contabilización de las “cuentas por pagar por
devoluciones al proveedor”, existiendo esta cuando ya se haya cancelado o extinguido el
pasivo generado en la transacción.
Así mismo cuando se utilizan los materiales e insumos para el mantenimiento de las áreas
del taller, no se realiza una nota de despacho para que la misma sea rebajada de los
inventarios y sea contabilizada como gastos de mantenimiento, provocando esto, datos
incorrectos en la elaboración de los estados financieros, y afectando también las existencias
de los inventarios y de esta manera se originan variaciones en cuanto a las existencias
reales de mercancía en los almacenes.
La inexistencia de un informe de recepción de mercancía en la reparación de los
vehículos y/o mantenimiento de las instalaciones o por encontrarse defectuosa, trae como
consecuencia que no se puedan llevar registros exactos de los materiales en existencia, así
como también el uso inapropiado de los materiales e insumos por falta de control de estas
devoluciones.
Al carecer este documento no es factible controlar los ingresos de las mercancías en los
almacenes en un determinado lapso. Sirviendo esto como guía para las revisiones
posteriores en cuanto a faltantes o sobrantes que se puedan presentar en los conteos
realizados para la toma del inventario físico.
La inexistencia de ubicaciones en el almacén de los materiales, trae como consecuencia
atraso en las operaciones de la empresa ya que no existen ubicaciones específicas que
ayuden al momento de necesitar algún material para agilizar el trabajo o cuando se realiza
un conteo físico para la reposición de los materiales. Esto trae como consecuencia atraso en
los procesos y de esta manera malestar a los clientes, ya que siempre esperan un servicio
rápido y oportuno.
La ausencia de controles en la toma física de los inventarios, en primer lugar, la toma
física de inventario se realiza una vez al año, con lo cual es posible que las diferencias entre
los registros contables y las existencias, sean conocidas a destiempo, dado a la poca
frecuencia con que se realiza el proceso.
La falta de capacitación al personal es decir no existe un adecuado adiestramiento al
personal encargado del control del inventario, tomando en consideración que éste es un
componente de gran importancia para el buen desempeño del control interno, ya que los
controles son realizados por las personas y estas deben estar capacitadas en las labores a
desempeñar, por lo tanto se requiere entrenamiento continuo.
CAPITULO V
La Propuesta
Objetivo especifico Nº 04:
Propuesta de procedimientos adecuados al manejo de inventario de materiales e
insumos del departamento de Servicios de la empresa Autoyota, C.A.
Presentación de la Propuesta
La presente propuesta está basada en el propósito de facilitar las normas de control interno
que debe aplicar la Empresa Autoyota, C.A., para corregir las fallas existentes en el manejo
de los inventarios. Al respecto se establecen algunos procedimientos a seguir en forma
organizada y coordinada en las cuales se encontraron dificultades, una vez realizado el
diagnostico de la situación actual todos los procesos relacionados con el inventario, con la
finalidad de lograr el buen desempeño de las actividades que diariamente se efectúan en la
empresa desde el momento de la compra de la mercancía hasta el despacho de la misma.
Estructura de la propuesta
La presente propuesta destinada para el área del inventario de materiales e insumo, estará
conformada de acuerdo a las fallas detectadas en la investigación de la siguiente manera:
Segregación de funciones y formularios
Salvaguarda física
Procedimientos a seguir en la toma física del inventario.
Flujogramas.
Justificación de la Propuesta
La presente propuesta se justifica debido a la importancia que tienen los inventarios para el
desarrollo de las operaciones diarias en la reparación de los vehículos y el mantenimiento
de las áreas de la empresa. De acuerdo a las fallas detectadas se propone una serie de
normas de control en el manejo de los materiales y de esta manera evitar posibles pérdidas
por hurto o malversación, así como garantizar un sistema eficiente de información contable
que refleje las cantidades reales permita la toma de decisiones acertadas.
Fundamentación de la propuesta
La propuesta se fundamenta en las bases teóricas obtenidas de la revisión bibliográfica
realizada para suministrar y ofrecer soluciones a las fallas existentes en el manejo del
inventario de materiales e insumos en el departamento de Servicios de la empresa
Autoyota, C.A., para los cuales se citaron todos los aspectos relacionados con el control
interno de los inventarios.
Desde el punto de vista técnico, se utilizó el cuestionario relacionado con el control interno
de los inventarios, el cual proporcionó las bases y la información necesaria en la que se
fundamenta la propuesta.
La Propuesta
A continuación se presenta las acciones que debe seguir la empresa Autoyota, C.A. para
implementar el sistema de control interno de acuerdo a la estructura antes mencionada:
Separación de funciones en cuanto a recepción, almacenamiento y despacho:
En cuanto a este aspecto, es de gran importancia para todas las organizaciones implementar
una adecuada segregación de funciones que se resume en estos tres pasos:
Procedimientos de requisición de materiales
La empresa debe implementar un formato de requisición de materiales que debe ser llenado
por el almacenista al momento de solicitar los materiales e insumos, con copia a la persona
que realiza la compra. La misma debe contener el tipo y la cantidad de los bienes
necesarios para poder mantener la operatividad. Como todas las requisiciones esta deben
ser aprobadas, esto permitirá que se adquieran mercancías con altos índices de rotación, a
demás este documento tiene como finalidad la de contrarrestar la afectación del flujo del
efectivo al efectuarse compras innecesarias, costos adicionales de almacenaje, pérdidas y
obsolescencia de los productos que pudieran adquirirse con una mala planificación de las
reposiciones de los inventarios o compra de mercancías.
Cabe destacar que el formulario propuesto contiene un control numérico secuencial, la
fecha de su emisión, el almacén solicitante, el código del producto en el sistema de la
empresa, la cantidad de cajas y/o unidades requeridas, la descripción de la mercancía
solicitada, un espacio para asentar observaciones en cuanto a la urgencia de los productos,
un campo para detallar que persona realiza la requisición, es decir, el visto bueno de la
necesidad de los productos para proceder a su compra como tal.
En el formato Nº 1 se muestra un modelo de Requisición de Materiales diseñado para la
empresa Autoyota, C.A. (Ver Anexo A)
Procedimientos de Recepción
La persona que recibe la mercancía debe ser independiente a la que realiza las compras,
almacena la mercancía y la que hace los registros contables.
Esta persona debe solicitarle a la encargada de realizar las compras una copia de la orden de
compra emitida, para poder hacer la comparación entre lo solicitado y lo recibido y llevar
un control adecuado de toda la mercancía que entra a la empresa.
Así mismo, la empresa debe implementar formatos de recepción de la mercancía
prenumerados, con copias par la persona que realiza y autoriza el pedido de compra para
que ésta pueda efectuar el seguimiento de las recepciones completas o parciales según el
orden de compra emitida, así como también debe enviarse una copia a la persona que
registra las entradas de mercancías al inventario y a la que genera las cuentas por pagar al
proveedor, que le sirve de soporte para los comprobantes de desembolsos y la otra copia es
para el almacenista con la cual respalda sus controles internos.
En el formato Nº 2 se muestra un modelo de Nota de Recepción diseñado para la empresa
Autoyota, C.A. Con el cual de una manera sencilla se suministran los datos de toda la
mercancía recibida, la cual debe estar debidamente firmada por la persona que cumple con
esta función.
El formulario propuesto contiene un control numérico secuencial, la fecha de emisión, el
almacén de recepción, el proveedor de donde proviene la mercancía, el número de orden de
compra y de la factura del proveedor, el código del producto en el sistema de la empresa, la
cantidad de cajas o unidades que ingresan, la descripción de la mercancía, un campo para
anotaciones (observaciones) sobre los ingresos, un espacio para la firma aprobatoria de la
recepción e ingreso de los productos a el almacén. (Ver Anexo B)
Procedimientos para el almacenamiento
El almacenista debe ordenar y clasificar toda la mercancía una vez recibida, debe tener una
copia de la nota de recepción y verificar que todas las unidades coincidan con la nota,
además debe cerciorarse del estado físico de las mercancía con el fin de detectar aquellas
que estén dañadas o n o estén aptas para su uso, si fuese el caso, también estará encargado
de codificar cada una de las piezas y colocarlas en forma ordenada para su fácil ubicación.
El almacenista debe archivar diariamente todas las copias de las ordenes de compra con su
respectiva nota de recepción y a su vez, cada una de las copias de las ordenes de pedido al
almacén con su respectiva nota de despacho que emitirá el mismo.
Se recomienda que el almacenista lleve un registro interno de las Entradas y Salidas del
inventario, en este sentido se propone el siguiente formato Nº 03 que es de fácil llenado y a
la vez sirve de tarjeta KARDEX para un mejor control del almacenista.
El formulario propuesto contiene la identificación del departamento, la fecha, el saldo
inicial, las entradas, las salidas y el saldo final. (Ver Anexo C)
Procedimientos para el despacho de mercancía
Los procedimientos de entrega de la mercancía deben ser estrictos, respaldados por una por
una orden de reparación previamente enviada al almacenista y debidamente autorizada de
modo que los materiales y suministros no puedan abandonar el almacén si no es mediante
esta orden, la cual constituye la fuente de abono al almacén. La solicitud de los materiales e
insumos al almacén deben ser expedidas por la persona que atiende al cliente y procede a la
facturación de la misma.
El formato Nº 4 muestra una Nota de Despacho a ser usada por el almacenista cada vez
que se despache algún pedido, ésta deberá contener en forma detallada toda la descripción
de la mercancía que sale del almacén, firmada por el almacenista, con el número de la
orden de reparación. (Ver Anexo D).
Salvaguarda Física
En cuanto a la salvaguarda física del inventario es importante e imprescindible que sea
únicamente el personal autorizado el que tenga el acceso a esta área, sobre todo cuando las
mercancías son de poco volumen y se pueden sustraer con facilidad.
Por otra parte un almacén en buenas condiciones físicas, que resguarde la mercancía de
posibles deterioros y que todas sus partes componentes garanticen una fácil ubicación de
toda la existencia, proporcionará a la persona responsable del mismo un mejor control en el
desempeño de sus funciones.
Procedimientos a seguir para la toma física
Un requisito casi invariable para el buen inventario físico es la elaboración previa de un
programa por escrito. Para que sea más eficaz, el programa debe contener instrucciones
tales como:
1.- La disposición física del inventario, para simplificar recuentos.
2.- La identificación y descripción adecuada de toda la mercancía.
3.- La separación o la debida identificación de los artículos de movimiento lento obsoletos
o dañados.
5.- Los procedimientos que se seguirán para lograr un corte correcto de documentos,
recepción, despacho.
6.- Procedimientos para corregir los errores.
7.- Personal preparado e independiente al almacén que participe en la toma física del
inventario.
El plan de inventario debe contar con la supervisión para asegurarse que los procedimientos
dispuestos para la toma física se cumplen correctamente y que los resultados sean
satisfactorios.
En los casos de que existan mercancías en paquetes o cajas en las cuales se compraron o se
van a remitir, deberán abrirse para inspeccionar los materiales y verificar la existencia de
las mismas, así como su estado físico.
Las diferencias que surjan entre las diferencias físicas y el registro deben ser investigadas
oportunamente, siempre se debe tener en cuenta la posibilidad de que existan fugas o robos.
No se deben hacer ajustes sin una investigación a fondo, y deben realizarse conteos
periódicos por lo menos dos veces al año. Se propone el uso de formatos en donde se indica
la fecha del inventario, así como una descripción del material, el código indicado en el
sistema, la cantidad contada, la cantidad según registro, la variación y observaciones en
cuanto a la observación. El total de la variación y el porcentaje, debe contener el nombre y
la firma de la persona que realiza el conteo y la persona que revisa dicha información. Esta
información se encuentra en la propuesta del formato 5 (Ver Anexo E).
Es de notar que todos estos formularios propuestos se pueden implementar a través del
sistema de taller con el que cuenta la empresa, utilizando los diseños ya propuestos.
Implementación de Manuales
En todas las empresas bien organizadas, existen éstas herramientas o documentos; que
delimitan, especifican y describen claramente las funciones que tiene una persona en un
área determinada, por esta razón se propone la implementación de manuales en el
Departamento de Servicios de la Empresa Autoyota, C.A., que siendo una empresa mediana
puede hacer el uso de los mismos para establecer los procedimientos a seguir con todos los
procesos relacionados con el inventario desde el momento de la compra hasta el
almacenamiento de la misma, así como los pasos a seguir para su despacho.
La existencia de manuales en la empresa garantizará conocer con detalle todas las
actividades o el trabajo que deben realizar los empleados para un área determinada, la
información estará disponible para cualquier persona que vaya a ocupar un cargo, sin
limitaciones en su desempeño, ya que encontrará en un manual todas las herramientas
necesarias para hacer bien su trabajo. Sin embargo, realizar un manual implica tiempo y
dedicación, además de hacerles las modificaciones necesarias para mantener actualizada la
información cada vez que en las operaciones de la empresa surja algún cambio o se
mejoren los controles internos.
Factibilidad de la propuesta
La propuesta de un sistema de control interno a ser aplicada en el área de inventarios es
factible, para medir dicha factibilidad es necesario evaluar los aspectos que conforman
dicho estudio, los cuales permitirán su implementación a futuro.
Entre los puntos que permiten medir el estudio y evaluación de la factibilidad se
encuentran:
Factibilidad Técnica:
Consiste en evaluar la tecnología con que cuenta la organización.
El departamento de Servicios posee un sistema de taller y además la Empresa Autoyota
cuenta con un Departamento de Sistemas que puede modificar y agregar todos los formatos
que fueron propuestos al sistema. La compra de un computador para el área del almacén del
Departamento de Servicios ya está planteada y aprobada por la administración.
Es de hacer notar que Autoyota cuenta con recursos económicos para invertir en las
tecnologías necesarias para mejorar los procesos.
Factibilidad económica:
Los recursos necesarios para llevar a cabo la propuesta serán medidos en función a los
beneficios que obtendrá el Departamento de Servicios, sin embargo, el desarrollo de la
propuesta no representa en dinero mayor inversión, ya que el departamento posee las
condiciones técnicas necesarias y personal capacitado.
Factibilidad psicosocial:
A través de la entrevista realizada al Personal del Departamento de Servicios, se pudo
conocer su interés en la implantación de la propuesta, debido a que reconocen la necesidad
de mejorar los controles del proceso, permitiendo manejar información actualizada y
confiable. El Gerente del Departamento de Servicios de la Empresa Autoyota, C.A. está
dispuesto a oír recomendaciones que le proporcionen soluciones para mejorar el
funcionamiento de las operaciones que se realizan en el departamento,
Además se cuenta con empleados dispuestos a colaborar en el proceso.
A continuación se presentan los flujogramas de entrada y salida de materiales y suministros
que fueron diseñados de acuerdo a los recursos y al personal disponible. Sin embargo, en
todo proceso es necesario respaldar la información a través de la documentación, utilizando
los formatos propuestos, que servirán de soporte y ayudarán a fortalecer el control interno
para cada una de las operaciones.
(Ver Anexo F - G)
CAPITULO VI
Conclusiones y Recomendaciones
Sobre la base de la investigación realizada y los resultados obtenidos en cada una de las
fases necesarias para cumplir con el objetivo planteado de proponer procedimientos de
control interno del inventario de materiales e insumos del Departamento de Servicios de la
empresa Autoyota, C.A., se puede expresar que para hacer una gestión efectiva sobre el
correcto uso de los materiales es necesario poner en práctica un control eficaz de los
mismos, por consiguiente en una organización donde existan normas y procedimientos bien
planeados, una dirección capaz, firmeza administrativa, pero si no coexiste un control
adecuado en el uso de los recursos de todos estos elementos, la organización no tendrá
éxito alguno.
El grado de fortaleza del control interno, determinará si existe una seguridad razonable de
que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no. El tener una
adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia de una entidad, por
lo tanto debe buscar las medidas necesarias para fomentar la eficiencia operacional y
estimular el cumplimiento de las políticas de la empresa.
Debido a la complejidad del sistema de control interno que se ejerce sobre el inventario, es
necesario relacionar diversas áreas de la organización vinculadas directa o indirectamente
con la adquisición, manejo y registro de esta categoría del inventario.
De este modo las funciones de adquirir, almacenar y contabilizar los materiales e insumos
deben segregarse en cuanto sea posible compras, almacén y contabilidad, respectivamente,
los cuales deben mantener un proceso de interacción constante que le permita obtener la
información necesaria para salvaguardar la existencia física y valor contable del inventario.
Después de haber realizado el diagnóstico, se puede concluir que la mayor falla del control
interno de debe a la falta de documentación de procesos y la ausencia de un manual de
funciones y procedimientos mediante el cual cada organización, según su estructura
organizacional, su misión y sus recursos, determine objetivamente las funciones y
establezca los métodos y procedimientos para alcanzar sus objetivos. Los manuales sirven
como guía para la realización de actividades, detallando paso a paso los patrones para la
ejecución de tareas. Se optimizan las actividades, se evita la sobrecarga de trabajo y la
duplicidad de las funciones. Sobre esta base se definen de una manera más amplia una serie
de conclusiones y recomendaciones como se presenta a continuación.
Conclusiones
Ausencia de manual de normas y procedimientos, en donde se establece cada uno de los
pasos a seguir para la solicitud, adquisición, almacenamiento y manejo de los materiales e
insumos, lo cual ocasiona un desconocimiento de la normativa a seguir por parte del
personal.
Se pudo apreciar la inexistencia de flujogramas (proceso de compras, almacenamiento y
manejo de materiales e insumos) que respalden y delimiten las condiciones a seguir en las
áreas involucradas con el proceso lo cual evidencia el desconocimiento y la toma de
decisiones erróneas en la realización de las actividades diarias.
No existen formatos para la requisición de materiales.
No existen formatos para la entrada de mercancía al almacén de materiales e insumos, lo
cual no permite que se lleve un control de las existencias sin realizarse un conteo físico.
Uso inapropiado del formato de salida de mercancía del almacén en la reparación de
vehículos.
No existen formatos para la salida de mercancía del almacén de insumos utilizados para el
mantenimiento y reparación de los equipos y herramientas del departamento de Servicios.
No existe un adiestramiento constante en el personal que labora en las áreas, esto en cuanto
a sus áreas de trabajo y concientización en el uso y racionalización de los recursos de los
cuales se dispone.
La ubicación y condiciones de almacenamiento de los materiales en los almacenes no es la
adecuada.
La toma física del inventario son realizadas a destiempo y no son planificadas de forma
adecuada, así como también se observó que no se toman medidas con respecto a los
resultados obtenidos.
Recomendaciones
En atención a los resultados de esta investigación y con miras a mejorar el proceso y
minimizar el mal manejo de los materiales e insumos desde su adquisición,
almacenamiento y despacho, se exhorta a tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
Elaborar e implementar manuales de normas y procedimientos con la finalidad de instruir a
los empleados en el manejo de los inventarios.
Fijar a cada uno de los empleados responsabilidades concernientes al área del inventario,
las cuales deben estar en el manual de normas y procedimientos que se esta proponiendo.
Elaborar formatos específicos y velar por el uso adecuado de los mismos para cada una de
las etapas de manejo de los materiales e insumos.
A través del sistema de taller establecer el uso del kardex para tener un control de las
entradas y salidas de materiales e insumos del almacén y así tener un mejor control de las
existencias.
Verificar que para la adquisición de materiales e insumos se hayan preparado ordenes de
compras formales con su respectiva requisición enumeradas consecutivamente, con la
intención de controlar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para llevar a
cabo las transacciones de compra.
Antes de aprobar una orden de compra, deberá constatarse que se hayan solicitado por lo
menos dos cotizaciones con los proveedores. Con esta medida se asegura que se ha
seleccionado aquel proveedor que ofrece mejor calidad de los productos, rapidez en la
entrega del pedido, mejores precios y condiciones de pago.
En el almacén se debe intensificar la custodia y control de los documentos emitidos para
dar entrada y salida de los materiales, entendiéndose por documentos la requisición de
compra, la nota de entrega del proveedor y la requisición o nota de materiales. De esta
manera el departamento de materiales salva su propia responsabilidad ante la posible
ocurrencia de irregularidades en cuanto al uso y manejo indiscriminado de los mismos.
El control se acrecentará si antes de aprobar y autorizar los registros contables del
inventario, se verifica minuciosamente los documentos que respaldan o soportan las
transacciones. Aunado a esto, deben realizarse con mayor periodicidad las comparaciones
de los registros contables y los activos físicos en existencia, es decir, el conteo físico del
inventario debe efectuarse con mayor frecuencia.
Los procedimientos contables establecidos para registrar los movimientos relativos al
inventario, serán mayormente eficientes, si el departamento de contabilidad recibe
constantemente la información
de los materiales en condiciones de deterioro, con
movimiento lento o en estado de obsolescencia para lograr enriquecer con exactitud la
información financiera.
Se recomienda reordenar los materiales e insumos por posición y uso, también deben
elaborase identificaciones en el almacén para mayor agilidad y facilidad de manipulación
de los mismos.
Métodos y procedimientos documentados
y actualizados para que la memoria
organizacional pueda definir metas o resultados.
Diseñar y establecer un plan de adiestramiento y charlas para la manipulación de los
materiales e insumos para de esta forma concienciar al personal involucrado en el proceso
sobre la necesidad, importancia y beneficios que genera el control y la disminución de
pérdidas por mal manejo del inventario.
Implementar el monitoreo de forma continua es decir la evaluación o supervisión
independiente del sistema de control para garantizar la actualización, eficiencia ya que de
esto depende que el sistema sea modificado o adaptado a los cambios organizacionales.
Difundir al personal la integridad y valores éticos, la innovación, el trabajo en equipo y
civismos como valores claves.
Es importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y
valores éticos, fortaleciendo así el ambiente de trabajo, ya que cada persona es importante
en el sistema. Lo cual permite garantizar en cierto punto la eficiencia y efectividad de las
operaciones. Cabe destacar que la responsabilidad principal debe estar siempre a la mano
de la administración y del gerente, con el fin de que exista un compromiso real a todos los
niveles de la organización.
BIBLIOGRAFIA
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almacén de la empresa agropecuaria Marapure, C.A .Tesis de Licenciatura publicada.
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UIVERSIDAD PEDAGOGICA EXPERIMENTAL (UPEL). (2001) Normas Para La
Elaboración De Trabajos De Grado.
FACES
ANEXOS
UNIVERSIDAD DE CARABOBO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN COMERCIAL Y
CONTADURÍA PÚBLICA
ENCUESTA – CONTROLES INTERNOS
La presente encuesta representa un instrumento de recolección de datos para la elaboración
de una tesis de grado de la Universidad de Carabobo, la cual consiste en: “Propuesta de
procedimientos de control interno en el inventario de materiales e insumos del
Departamento Servicios de la empresa Autoyota, C.A.”
Cargo que desempeña:
Por favor complete los datos que se le solicitan a continuación:
Lea cuidadosamente antes de responder.
Seleccione la respuesta con X a la alternativa que considere correcta.
1.
¿Existe en la empresa un manual de normas y procedimientos que detalle las
funciones de cada uno de los integrantes de la Empresa?
2.
3.
4.
5.
6.
De ser afirmativa la respuesta anterior ¿El manual de normas y procedimientos es
puesto en práctica por el personal?
¿Existe algún documento que registre el tipo y cantidad de mercancía requerida
por el almacén de materiales y suministros?
¿Existe alguna autorización (orden) para elaborar la compra a los proveedores de
la empresa?
¿La mercancía que entra al almacén por parte de los proveedores es verificada en
cuanto al tipo y cantidad de producto que fueron solicitados?
¿Existe algún documento impreso donde se asienten las entradas de productos al
almacén de la empresa?
N/A
NO
aplica”.
SI
Si alguna pregunta formulada no tiene relación directa seleccione la opción “No
7.
8.
¿Existe un documento donde se detalle la devolución de mercancía a los
proveedores?
¿Existe un documento donde se detalle la devolución al almacén por materiales no
utilizados en la reparación y mantenimiento de los vehículos?
Por favor complete los datos que se le solicitan a continuación:
Lea cuidadosamente antes de responder.
Seleccione la respuesta con X a la alternativa que considere correcta.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
¿Cuándo se realizan salidas del almacén a través de un pedido son asentadas en un
formato específico para después ser cargada en la orden de reparación?
¿Se realizan tomas físicas por lo menos una vez al año al almacén de inventario
materiales e insumos?
¿El almacén esta rodeado de sistemas apropiados de protección tales como rejas,
protectores, alarmas, entre otros?
Ítem 12 ¿El inventario posee ubicaciones específicas y claramente identificadas?
¿El organigrama de la empresa incluye un empleado con la función de supervisar
el cumplimiento de la debida ubicación e identificación del inventario?
¿Existe en la empresa un manual normas y procedimientos de Control Interno del
inventario?
¿El personal involucrado en las actividades de control de inventario recibe
adiestramiento periódicamente?
Ítem 9 ¿En el proceso del ciclo de compra de materiales, está involucrado distinto
personal para cada una de las etapas de requisición, cotización y autorización?
Gracias!
N/A
NO
aplica”.
SI
Si alguna pregunta formulada no tiene relación directa seleccione la opción “No