Manual de Funciones - Consejo Nacional de Educación y Cultura

CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
Manual de Organización y
Funciones
CONSEJO NACIONAL DE
EDUCACION Y CULTURA
CONEC
Asunción – Paraguay
Diciembre de 2011
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
INDICE
1.
PRESENTACIÓN _______________________________________________ 3
2.
OBJETIVO ____________________________________________________ 4
3. .SISTEMAS Y PRACTICAS DE GESTION ____________________________ 5
3.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL ______________________________ 6
3.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO ______________________ 7
4.
DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES _________________ 9
4.1. DIRECCION GENERAL___________________________________________________ 9
4.2 RECUROS HUMANOS ___________________________________________________ 19
4.3 . PLANIFICACION Y PROYECTOS ______________________________________ 22
4.4 . INFORMATICA CPD__________________________________________________ 25
4.5. UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS ___________________________________ 28
4.6 COORDINACION FINANCIERA ________________________________________ 30
4.7. COORDINACION ADMINISTRATIVA ___________________________________ 43
5.
FUENTES DE CONSULTA _____________________________________________ 56
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-2–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
1. PRESENTACIÓN
El presente Manual fue elaborado con el principal propósito de definir la estructura
organizacional, las relaciones, responsabilidades y funciones de la cada área del
Consejo Nacional de Educación y Cultura (CONEC), conforme a Principios y Normas
de Organización generalmente aceptadas.
Busca organizar y ordenar adecuadamente cada una de las áreas que forman parte
del CONEC y que el personal de los distintos niveles, conozcan ampliamente los
objetivos de la Empresa y el funcionamiento de la Estructura Organizacional, a fin de
hacer más eficaz y eficiente su tarea. De igual forma, intenta ser un instrumento de
consulta, de interés general, con el correspondiente grado de flexibilidad que permita
realizar las correcciones originadas por los cambios que surgen de las necesidades
propias de toda institución, y con una revisión técnica permanente para mantener su
utilidad a través del tiempo.
La formulación de funciones ha previsto el establecimiento de mecanismos de
integración estructural y funcional, en vista a un funcionamiento orgánico de las
dependencias que conforman el CONEC El enfoque sistémico que ha regido la
formulación funcional realizada, exige como imperativo fundamental, que las
Direcciones Temáticas y Órganos de Apoyo, funcionen en forma coordinada, como un
todo integrado, en concordancia con la misión institucional y es concurrente con el
principio “Orientación Estratégica”
1.1 FUNDAMENTOS Y PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Los ejes y principios que sirven de principio técnico y filosófico a la formulación de las
funciones contenidas en el presente Manual, han sido fundamentalmente los
siguientes:
Orientación Estratégica
Las funciones están en todos los casos orientadas al cumplimiento de la misión
institucional que deriva de la Ley de creación del CONEC.
Asignación Homogénea
La agrupación de funciones o departamentalización, definida para las diferentes áreas,
se ha realizado sobre la base del criterio de afinidad funcional.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-3–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Alcance de Control
Se ha considerado en la medida de lo posible, limitar la diferenciación funcional
horizontal, a fin de evitar una complejidad innecesaria y que en consecuencia la gestión
pueda resultar más integrada, ágil y eficiente.
Control por oposición de intereses
A los efectos de evitar que existan dependencias que actúen como juez y parte, en el
tratamiento de algunos asuntos, se ha evitado radicar bajo un mismo sector
organizativo funciones incompatibles.
2. OBJETIVO
Elaborar un Manual de Organización y Funciones para el Consejo Nacional de
Educación y Cultura que permita una eficiente y eficaz coordinación, gerenciamiento,
control y evaluación de resultados de las actividades realizadas, conforme a los
objetivos, políticas y estrategias establecidas, y la libertad de creación y autonomía del
personal.2.1
OBJETIVOS ESPECIFICOS
a) Definir la estructura organizacional y agrupar las funciones y responsabilidades de
cada unidad administrativa y productiva de mandos superiores, medios y de
servicios del CONEC. conforme a las necesidades operativas actuales.b) Servir como guía para las acciones y funciones concretas que determina el ámbito
de competencia de CONEC.
c) Delimitar el grado de responsabilidad y competencia de cada cargo así como las
interrelaciones entre los mismos, para evitar la duplicidad de funciones, que
repercutan en la sub-utilización y uso irracional de recursos.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-4–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
3. SISTEMAS Y PRÁCTICAS DE GESTIÓN
El CONEC cuenta con un plantel de profesionales altamente calificados, con un nivel
operativo calificado y eficiente, la plantilla está compuesta por funcionarios nombrados,
contratados y comisionados, es relativamente estable existe baja rotación.
La estructura se encuentra altamente centralizada en el área de Administración y Finanzas,
se en cuentran estructuralmente definidas otras áreas administrativas.
En cuanto a la toma de decisiones no se puede mencionar la existencia de alguna política
organizacional referente a la misma, debido a la centralización actual.
Se cuenta con un sistema de comunicación y un soporte tecnológico actualizado, pero no
se ha implementado un sistema de información organizacional que permita el uso del
mismo en todos los sectores.
La planificación es escasa, no se detectaron objetivos sectoriales y por lo señalado no se
cuenta con un sistema de control y verificación de los logros gestión.
La Institución cuenta con el apoyo de servicios externos en los aspectos técnicos, todos
los trabajos de consultoría son tercerizados, no cuenta con un área técnica capacitada que
pueda elaborar los trabajos, que es una de las propuestas de la presente estructura
organizacional propuesta.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-5–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
3.1.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ACTUAL
CONSEJO NACIONAL DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Secretaría Ejecutiva
Auditoría Interna
Dirección General de
Administración y Finanzas
Biblioteca
Coordinación
Administrativa
Dpto. de Recursos
Humanos
Dpto. de Servicios
Generales
Coordinación
General
Unidad Operativa
de
Contrataciones
Coordinación
Financiera
Dpto. de
Patrimonio
Dpto. de
Contabilidad
Dpto. de Tesorería
Dpto. de
Presupuesto
Sección de
Almacenes
Sección
Mantenimiento y
Limpieza
Sección
Transporte
Sección Seguridad
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-6–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
3.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO
CONSEJO NACIONAL DE
CULTURA
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARIA EJECUTIVA
Asesorias
COORDINACIÓN TÉCNICA
Auditoria Interna
Girador de
Gastos
Biblioteca
INFORMÁTICA
CDP
Hadwar y sowar
Implementación
de redes
Área Financiera
Contabilidad
Presupuesto
Rendición de
Cuentas
Tesorería
Proyecto
Soporte
Multimedia
Área
Administrativa
Talento Humano
Gestión Educativa
Políticas
Educativas
Informes y
Publicaciones
Evaluación del
Sistema Educativo
UOC
Patrimonio
Evaluacion y
Control
Comité de
Evaluaciones
Servicios
Generales
Sumnistro
Procesamiento de
Contratos
Adjudicación de
Contrataciones
Comunicaciones y
Mantenimiento de
Sitios Wes
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-7–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
4. DESCRIPCIÓN DE TAREAS Y RESPONSABILIDADES
4.1 DIRECCION GENERAL
OBJETIVO:
El Director General actúa como representante legal del CONEC, fija las políticas
operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por el MEC y
conforme a la aplicación de los principios de centralización normativa y descentralización
operativa, aprobados por el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).
Es responsable, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional,
planea, dirige y controla las actividades del CONEC. Ejerce autoridad funcional sobre el
resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Actúa como
soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y de manejo de cada
área funcional, así como con conocimientos del área técnica y de aplicación del CONEC. .
Administra los recursos de la Institución, supervisa el cumplimiento de los recursos
asignados por el presupuesto nacional, buscando la optimización de los mismos mediante
la aplicación de modernas técnicas de administración y atendiendo a las normativas
propias de la administración pública
Organizar y atender las actividades relacionados a la Secretaría Ejecutiva y al CONEC
Nacional de Educación y Cultura
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-8–
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: DIRECCION GENERAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
MINISTRO DE EDUCACION Y CULTURA
RELACIÓN SUPERIOR:
PLENARIA CONEC
RELACIÓN HORIZONTAL:
SECRETARIA EJECUTIVA
Asesorías,
RELACIÓN INFERIOR:
No
DIRECTOR GENERAL
Auditoria,
Coordinación
Financiera, Coordinación Técnica Informática.
DESCRIPCION
1.
Administrativa
FRECUENCIA
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades
Periódicamente
financieras y administrativas del CONEC, con el fin de aplicar las
políticas
institucionales,
leyes,
decretos
y
disposiciones
reglamentarias y la obtención de recursos financieros destinados a
cumplir con los compromisos contraídos por la institución.
2.
Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización,
Periódicamente
determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los
objetivos y metas específicas.
3.
Elaborar
conjuntamente
con
el
Coordinador
Financiero
el Anualmente
anteproyecto del Presupuesto General del CONEC, a ser
presentado al Ministerio de Hacienda
4.
Está autorizado a firmar en forma conjunta de los cheques del
En cada caso
CONEC.
5.
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y
Periódicamente
metas propuestas
6.
Apoyar a la Secretaría Ejecutiva y a las distintas comisiones del Periódicamente
CONEC en materia de normas y reglamentaciones administrativas
públicas
7.
Mantener vínculos fluidos con los responsables del área de
Periódicamente
Administración y Finanzas del Ministerio de Educación y Cultura y
de otras Instituciones, a fin de garantizar la homogeneidad,
actualización e interpelación adecuadas con el objeto de optimizar
las gestiones de cada área.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
-9–
y
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
8.
Analizar conjuntamente con los responsables de cada área sobre Periódicamente
los presupuestos establecidos y recursos disponibles a los efectos
de definir sistemas para el mejor organización y control de los
gastos
9.
A través de sus equipo de trabajo vuelve operativos los objetivos,
Periódicamente
metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto,
mediano y largo plazo
10. Implementar una estructura administrativa que contenga los
Periódicamente
elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción y
realizar modificaciones conforme necesidades del CONEC.
11. Controlar y asegurar la aplicación de las disposiciones que marca En cada caso
la Ley Nacional, referente al presupuesto y las Condiciones
Generales
en
materia
de
licitaciones,
adquisiciones
y
contrataciones
12. Apoyar en la organización de los Recursos para la realización de Mensualmente
las actividades así como las decisiones de gasto referidas al
CONEC
13. Controlar la gestión , de los procesos administrativos y financieros En cada caso
y evaluar el cumplimiento de programas establecidos en los planes
operativos de las unidades a su cargo del CONEC
14. Representar al CONEC ante ,el MEC, el Ministerio de Hacienda y En cada caso
otros
en los aspectos referidos a la gestión Administrativa y
Financiera
15. Brindará información para la evaluación y el seguimiento de los Según necesidad
alcances del CONEC
elevando los informes según las
necesidades y demandas de otras instituciones.
16. Proponer a la Secretaria Ejecutiva los proyectos de reglamento Periódicamente
interno
y
de reestructuración
funcionamiento
y
la
organizativa
estructura
de
para
regular
el
las dependencias que
conforman la Dirección General
17. Controlar las planillas de sueldos y jornales, los contratos de Según necesidad
consultores y del personal contratado y remitir a la Secretaría
Ejecutiva con las órdenes de pago correspondiente para su firma.
18. Asesorar a las demás áreas de la institución en cuanto a la Periódicamente
organización, racionalización y optimización en el uso de los recursos
institucionales
19. Solicitar al Departamento respectivo la contratación, aplicación de
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 10 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
medidas de estímulos, disciplinarios o despidos del personal
conforme a las normas vigentes
20. Realizar la evaluación de desempeño a los
Coordinadores, Semestralmente
Encargados y demás personal a su cargo
21. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas Periódicamente
de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es
decir optimizando los recursos disponibles
22. Desarrollar programas de entrenamiento para potenciar las Periódicamente
capacidades del personal a su cargo.
23. Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales
Periódicamente
con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de
Gestión).
24. Supervisa constantemente los principales indicadores de la Según necesidad
actividad de la organización con el fin de tomar decisiones
adecuadas, encaminadas a lograr un mejor desempeño.
25. Elevar informes de su gestión a la Plenaria del CONEC
Periódicamente
26. Ejercer los demás actos considerados necesarios y conforme a las Según necesidad
instrucciones recibidas de la Plenaria del CONEC, relacionadas a
su función, en cumplimiento de los objetivos Institucionales,
conforme a la legislación vigente y las normas y procedimientos,
considerando que las funciones establecidas en el presente
Manual son enunciativas y no limitativas.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 11 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: DIRECCION GENERAL
EDUCACIÓN Y CULTURA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
SECRETARIA
RELACIÓN SUPERIOR:
DIRECTOR GENERAL
RELACIÓN HORIZONTAL:
Secretaria de otras dependencias del CONEC
No posee
RELACIÓN INFERIOR:
No
DESCRIPCION
1.
FRECUENCIA
Recibir, registrar y entregar todos los documentos, expedientes, Periódicamente
correspondencia, telegramas, correos electrónicos
2.
Redactar, enviar y dar seguimiento a
notas, memorándums,
Periódicamente
invitaciones, correspondencia, y otros escritos para las distintas
áreas del CONEC. Asegurarse siempre de que los documentos,
contengan todos los requisitos y datos legales requeridos
3.
Llevar un registro y archivo de los documentos recibidos, Periódicamente
enviados y de las actas y acuerdos aprobados y firmados por el
CONEC
4.
Preparar las convocatorias a las reuniones del CONEC,
Según necesidad
atendiendo todos los aspectos de local, cafetería, otros.
Realizando
siempre
invitaciones
por
escrito,
confirmando
asistencia previa, así como un listado de invitados confirmados.
5.
Participar en las reuniones tomando nota, elaborar acta de los Según necesidad
apuntes tomados en las reuniones, pasar en limpio y remitir una
copia a los asistentes para su comprobación , dar lectura del acta
en la siguiente reunión
6.
Realizar y atender
mensajes
las llamadas telefónicas, registrando En cada caso
tomando nota y realizando la comunicación de lo
referido
7.
Elaborar y controlar la agenda del Director, organizando y
En cada caso
actualizando las actividades conforme a las directivas recibidas.
8.
Organizar y mantener actualizado el archivo del CONEC.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Periódicamente
Pág.
- 12 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
9.
Presentar un informe semestral sobre las actividades realizadas y
Semestralmente
una planificación sobre las actividades previstas.
10.
Trabajar coordinadamente con los otros sectores apoyando en Periódicamente
los aspectos que se relacionen con sus actividades.
11.
Realizar
cualquier
actividad
requerida
para
el
adecuado En cada caso
funcionamiento del CONCEC
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 13 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: DIRECCION GENERAL
EDUCACIÓN Y CULTURA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ASESORIA JURIDICA
RELACIÓN SUPERIOR:
DIRECTOR GENERAL
RELACIÓN HORIZONTAL:
Auditoria
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
DESCRIPCION
1.
FRECUENCIA
Pronunciarse sobre los trámites y expedientes sometidos a su En cada caso
consideración, conforme a las normas y procedimientos
vigentes
2.
3.
Asesorar a los Consejeros, al Director General, sobre temas En
los
casos
relacionados con su área de competencia
requeridos
Integrar el Grupo Consultivo y comisiones técnicas consultivas o
Semanalmente
comisiones especiales, cuando sea designado por la institución
4.
Controlar
la
actualización
adecuada
del
archivo
organización,
de
conservación
documentos,
impresos
y En cada caso
y
electrónicos, de los sectores a su cargo
5.
Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás
En cada caso
eventos relacionados con las actividades de su sector, en el
país o en el exterior
6.
Estudiar y sugerir a la Dirección General
las opciones de En cada caso
solución para los inconvenientes que observare en el desarrollo
de las actividades del sector a su cargo; o las medidas
tendientes a mejorar los sistemas y o procedimientos en uso
7.
Mantenerse informado respecto a las actividades y novedades
del
sector
Periódicamente
a su cargo, a través de informes respectivos y
realizar las consultas que fueren necesarias en
el momento
oportuno
8.
Resolver, dentro de sus facultades, los asuntos que sean En cada caso
sometidos
a
su
consideración,
conforme
a
normas
y
procedimientos vigentes
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 14 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
9.
Analizar los Modelos de los Pliegos de Bases y Condiciones En cada llamado
para el llamado a Licitación Pública o Licitación por Concurso
de Ofertas, remitidos a su observación por la Unidad Operativa
de
Contrataciones
referentes
a
construcción
de
obras,
adquisición de bienes y prestación de servicios
10.
Verificar los contratos emergentes de Licitaciones Públicas o En cada llamado
Licitaciones por Concurso de Ofertas remitidos por la Unidad
Operativa de Contratación
11.
Revisar y controlar la documentación de las adjudicaciones a fin En cada llamado
de que estén de acuerdo con los requisitos establecidos por la
ley
12.
En los casos requeridos, realizar sumarios administrativos al
En cada caso
personal
13.
Realizar otras actividades requeridas dentro del ámbito de su En cada caso
competencia para el adecuado funcionamiento del CONCEC
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 15 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: DIRECCION GENERAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
AUDITORIA
RELACIÓN SUPERIOR:
DIRECTOR GENERAL
RELACIÓN HORIZONTAL:
Auditoria
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
1.
DESCRIPCION
FRECUENCIA
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo,
Diariamente
conforme a las normas y procedimientos vigentes.
2.
Establecer sistemas de gestión para el control de las distintas
aéreas y verificar la ejecución y eficacia.
3.
Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la
Anualmente
Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo
4.
Controlar el cumplimiento de las leyes, decretos, ordenanzas,
Diariamente
reglamentos y resoluciones, mediante el control interno de todas
las acciones y gestiones que han sido efectuadas en el ámbito.
5.
Realizar auditorías en forma inmediata, en cualquier
En cada caso
dependencia, cuando las circunstancias lo exijan y/o a
instrucciones.
6.
Elevar a la Dirección General informaciones relacionadas con el
En cada caso
resultado de auditorías practicadas
7.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su
En cada caso
competencia.
8.
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de
Diariamente
oficina que se le ha asignado
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 16 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: DIRECCION GENERAL
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
BIBLIOTECA
RELACIÓN SUPERIOR:
DIRECTOR GENERAL
RELACIÓN HORIZONTAL:
Auditoria
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
DESCRIPCION
1.
FRECUENCIA
Atender al público que visita la Biblioteca, brindándole la
comodidad requerida y en el horario establecido para el efecto
2.
Mantener en forma ordenada y en los lugares pertinentes,
Diariamente
libros, folletos, revistas y otros, llevando el registro y control
riguroso de los mismos, conforme a la metodología apropiada
3.
Prestar al usuario del o los materiales de lectura, en forma
En cada caso
transitoria, llenando previamente los recaudos exigidos en el
Reglamento de la Biblioteca
4.
Proceder a la restauración de libros que por el tiempo y el uso
En cada caso
se hace necesaria, solicitando para ello, la contratación de
personas entendidas en la materia
5.
Solicitar la adquisición de libros que por su importancia son
En cada caso
necesarios en la Biblioteca
6.
Brindar asistencia y tutoría a los usuarios que solicitan los
Diariamente
servicios de la Biblioteca
7.
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de
Diariamente
oficina que se le ha asignado
8.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su
En cada caso
competencia.
9.
Realizar el inventario general de los libros
Semestralmente
10.
Confeccionar las fichas bibliográficas y codificar los libros
Periódicamente
conforme a los criterios convencionales de Bibliotecología
11.
Recepcionar los libros nuevos, codificarlos conforme a la
En cada caso
reglamentación adecuada
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 17 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
12.
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de
En cada caso
oficina que se le ha asignado
13.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su
En cada caso
competencia
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 18 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
4.2 RECUROS HUMANOS
OBJETIVO:
Planificar, organizar, dirigir y controlar, de acuerdo a la política general de la Institución y
las disposiciones legales, la adecuada administración del personal, procurando niveles
óptimos de bienestar social y dirigiendo y controlando la correcta aplicación de criterios
técnicos referentes a la gestión del personal del CONEC Nacional de Educación y Cultura.
Finalidad
Realizar la gestión referente a los recursos humanos de CONEC.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 19 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS
Relación Superior
DIRECTOR GENERAL
COORDINADOR
Relación Horizontal
1.
COORDINADOR
ADMINISTRATIVO, UOC,INFORMATICA
Relación Inferior
No
FINANCIERO,
No posee
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
FRECUENCIA
Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y los
Anualmente
funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a ser
realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los objetivos
organizacionales
2.
3.
Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados con su
En los casos
área de competencia.
requeridos
Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en su
Diariamente
sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan y
realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada caso.
4.
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo,
Diariamente
conforme a las normas y procedimientos vigentes.
5.
6.
Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser
Semestralmente
desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia.
y en cada caso
Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar
En cada caso
periódicamente el desempeño de los mismos.
7.
Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los procesos
Semanalmente
y actividades a su cargo, mediante informes escritos.
8.
Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o sanciones En cada caso
a los funcionarios a su cargo, según corresponda.
9.
10.
Planificar las vacaciones de los funcionarios a su cargo, cuidando de
Anualmente
no alterar el normal desarrollo de las actividades de su sector.
Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la
Anualmente
Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 20 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o comisiones
11.
En cada caso
especiales, cuando sea designado por el Director General, sugiriendo
las medidas tendientes a mejorar los sistemas y procedimientos en
uso.
Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos
En cada caso
12. relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el
exterior; en representación del CONEC.
No
1.
2.
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
FRECUENCIA
Elaborar contratos de trabajo de nuevo personal y/o pasantes,
conforme a las necesidades.
Elaborar los Certificados de trabajo solicitados por el personal y
presentar Director General para la firma.
En cada caso
En cada caso
Elaborar las Planillas de Control de Asistencia referentes a ausencias
3.
sin justificación, llegadas tardías, permisos, vacaciones, reposos y Mensualmente
otros.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Elaborar liquidación por fin de contrato de personal conforme a la
legislación legal.
En cada caso
Asesorar oportunamente al Director General, sobre temas
En los casos
relacionados con su área de competencia.
requeridos
Coordinar la evaluación periódica del desempeño de los funcionarios
proporcionando los formularios, los métodos y técnicas a ser utilizados
Planificar procesos de entrenamiento orientados hacia las necesidades
del funcionario en la realización de sus tareas para el CONEC
Periódicamente
Semestralmente
Prever las necesidades de los funcionarios, focalizando en la provisión
de materiales y herramientas, que permitan un adecuado desempeño.
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina que
se le ha asignado
Periódicamente
Diariamente
Llevar el control de asistencias, licencias, faltas con o sin aviso, becas
10.
y demás movimientos del personal incorporar al Legajo y comunicar a Periódicamente
la Dirección General sus efectos
11.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 21 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
4.3.
PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS
Finalidad
Proyectar y fijar las bases de las actividades de CONEC.
Realizar la adecuada planificación de las actividades a través de un Plan de Desarrollo
Sustentable del CONEC. Y la creación, mantenimiento y actualización de un sistema de
información de la Institución.
Planificar, conforme a objetivos sectoriales y en base a la planificación estratégica
institucional con un sistema de control y verificación de los logros de la gestión definidos
claramente mediante índices claros pre establecidos.
Coordinar el trabajo de los técnicos externos, realizar el seguimiento, control y verificación
de todos los trabajos de consultoría tercerizados.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 22 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: Dto. DE PLANIFICACION Y PROYECTOS
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
Relación Superior
Relación Horizontal
ENCARGADO DE PLANIFICACION Y PROYECTOS
INSTITUCIONALES
DIRECTOR GENERAL
COORDINACION
FINANCIERA,
ADMINISTRATIVA,
UOC,
COORDINACION
RECUROS
HUMANOS,
INFORMATICA
Relación Inferior
No posee
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
No
1.
FRECUENCIA
Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y Anualmente
los funcionarios de las dependencias a su cargo, las
actividades a ser realizadas en el sector, con miras al
cumplimiento de los objetivos organizacionales
2.
Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados En los casos
con su área de competencia.
3.
requeridos
Participar en la selección de los funcionarios de su área y En cada caso
evaluar periódicamente el desempeño de los mismos.
4.
Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los Semanalmente
procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos.
5.
Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o En cada caso
sanciones a los funcionarios a su cargo, según corresponda.
6.
Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes Anualmente
la Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo.
Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o En cada caso
7.
comisiones especiales, cuando sea designado por el Director
General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los
sistemas y procedimientos en uso.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 23 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás En cada caso
8.
eventos relacionados con las actividades de su sector, en el
país o en el exterior; en representación del CONEC.
No
DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS
1.
FRECUENCIA
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades de los
técnicos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos Periódicamente
vigentes
2.
Supervisar permanentemente todos los trabajos o proyectos
realizados en su sector, tomando conocimiento de las
dificultades que se presentan y realizando las correcciones
Periódicamente
necesarias y pertinentes en cada caso.
3.
Establecer
sistemas
de
información
para
las
distintas Periódicamente
dependencias ser desarrolladas por cada sector y controlar su
ejecución y eficacia.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 24 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
4.4.
INFORMÁTICA CPD
Finalidad
Satisfacer los requerimientos en materia de redes, procesamiento electrónico de datos e
informaciones a los usuarios
Ubicación
Es un órgano de línea de Nivel Estratégico
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 25 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: INFORMATICA
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
ENCARGADO DE INFORMATICA CPD
Relación Superior
DIRECTOR GENERAL
Relación Horizontal
COORDINACION
FINANCIERA,
ADMINISTRATIVA,
UOC,
COORDINACION
RECUROS
HUMANOS,
PLANIFICACION Y PROYECTOS
NINGUNA
Relación Inferior
No
1.
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
FRECUENCIA
Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y
Anualmente
los funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a
ser realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los
objetivos organizacionales
2.
3.
Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados
En los casos
con su área de competencia.
requeridos
Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en su
Diariamente
sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan
y realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada
caso.
4.
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo,
Diariamente
conforme a las normas y procedimientos vigentes.
5.
6.
Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser
Semestralmente y
desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia.
en cada caso
Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar En cada caso
periódicamente el desempeño de los mismos.
7.
Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los
Semanalmente
procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos.
8.
Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la
Anualmente
Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 26 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o
9.
En cada caso
comisiones especiales, cuando sea designado por el Director
General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los sistemas
y procedimientos en uso.
Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos
En cada caso
10. relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el
exterior; en representación del CONEC.
No
DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS
FRECUENCIA
Verificar la calidad y exactitud de los informes elaborados en las
1.
Dependencias de la Institución mediante el procesamiento Periódicamente
electrónico de los datos de manera que los mismos respondan a
las exigencias del sistema y de las normas vigentes
2.
Prestar servicios rápidos y eficientes que permitan la continuidad
del buen funcionamiento de los equipos y sistemas
En cada caso
Verificar y hacer seguimiento de las actividades de análisis e
3.
implantación de los sistemas y programas elaborados en la
En cada caso
Institución, como asimismo de los adquiridos para su implantación
4.
5.
6.
7.
8.
Controlar la calidad de las operaciones de los sistemas
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina
que se le ha asignado
Desarrollar técnicas de procedimientos de trabajos para capacitar
al personal con miras a una mayor eficiencia de las operaciones
Mantener un relacionamiento permanente y directo con los
usuarios, atendiendo a llamadas y problemas de los mismos
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Diariamente
Diariamente
Según necesidad
Permanentemente
En cada caso
Pág.
- 27 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
UNIDAD OPERATIVA DE COMPRAS
RELACIÓN SUPERIOR:
DIRECTOR GENERAL
RELACIÓN HORIZONTAL:
RELACIÓN INFERIOR:
No
Coordinación Financiera-Coordinación Administrativa
Recursos Humanos-Planificación y Proyectos-Informática
No posee
DESCRIPCION
1.
FRECUENCIA
Elaborar el Programa Anual de Contrataciones conforme al Anualmente
presupuesto anual aprobado para cada ejercicio fiscal.
2.
Participación en el proceso de preparación del Presupuesto anual Anualmente
de gastos del CONEC y la elaboración y el diseño del PAC
3.
Análisis del POA para la planificación de las contrataciones y Mensualmente
adquisiciones del periodo fiscal.
4.
Mantener relaciones institucionales con el Área de UOC del MEC,
En cada caso
la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas.
5.
Remitir informes a la UOC del MEC, la Dirección Nacional de
En cada caso
Contrataciones Públicas, Área Administrativa del MEC, de todas
las resoluciones e informes requeridos por los mismos
6.
Planificar, organizar y dirigir los procesos de contrataciones del En cada caso
Proyecto, evaluar y controlar los resultados cualitativos y
cuantitativos obtenidos de conformidad por lo establecido en la Ley
de Contrataciones Públicas
7.
Solicitar a la UOC del MEC y Hacienda la disponibilidad financiera En cada caso
para el inicio de cada llamado.
Realizar
8.
estimaciones de costos para cada adquisición a los En cada caso
efectos de determinar la modalidad de contratación e iniciar el
procedimiento correspondiente a cada caso.
Elaborar pliegos de bases y condiciones para cada Licitación
9.
En cada caso
Pública, tramitar el llamado, responder a las aclaraciones y
comunicar las enmiendas de cada llamado del CONEC
10. Elaborar pliegos de bases y condiciones para la licitación por
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 28 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
concurso, tramitar el llamado, responder a las aclaraciones y
comunicar las enmiendas de cada llamado del CONEC
Elaborar proformas de contratos así como los Pliegos de Bases y En cada caso
11.
Condiciones, para la Licitación Pública, Concurso de Ofertas,
Contratación Directa. según modelos estándares. Establecer las
especificaciones técnicas para cada contratación
Realizar el seguimiento de los expedientes de los llamados a En cada caso
Licitación Pública, Concurso de Ofertas, Contratación Directa en la
12. Dirección Nacional de Contrataciones Públicas, UOC – MEC, así
como la apertura de sobres, y evaluación de los llamados, así
como la verificación de los contratos antes de la firma.
Seguimiento de los expedientes desde la apertura de los sobres, En cada caso
13. evaluación, resolución, contrato, código de contrataciones y el
pago a los proveedores y otras resoluciones referentes la licitación.
Autorizar los informes de aspectos legales, económicos y técnicos En cada caso
14. para la adquisición por el procedimiento de compra directa, y
someter a consideración de la Dirección General.
15.
Elaborar las actas de apertura, y adjudicación correspondiente y En cada caso
elevarlo a consideración de la Dirección General.
Elaborar los dictámenes que justifiquen las causales de excepción En cada caso
16.
a la Licitación establecidas en el artículo 33 de la Ley Nº 2.051
de Contrataciones Públicas y su Decreto Reglamentario y elevar a
la Unidad Operativa de Contrataciones del MEC
Elaborar las notificaciones
17.
a la Unidad Central
Normativa y En cada caso
Técnica del Ministerio de Hacienda en casos de incumplimiento
de contratistas y proveedores
y solicitar la aplicación de
sanciones si corresponden.
18.
Realizar las adquisiciones a través de Contratos y Órdenes de En cada caso
Compras y controlar el cumplimiento de los mismos.
Controlar el estricto cumplimiento de las cláusulas y condiciones
19. de los contratos
En cada caso
adjudicados por el procedimiento de compra
directa, hasta la recepción definitiva de los bienes y servicios.
20. Gestionar la contratación y/o renovación de seguros.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Periódicamente
Pág.
- 29 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
4.5.
COORDINACION FINANCIERA
OBJETIVO:
Apoyar la gestión del Consejo Nacional de Educación y Cultura a través de la dotación de
recursos financieros a todas las dependencias del mismo de forma eficiente, oportuna y
eficaz; así como la correcta aplicación de las normas y procedimientos relacionados con el
presupuesto asignado, su ejecución, el pago de las obligaciones y el registro contable de
las operaciones efectuadas.
Finalidad
La finalidad de la Coordinación Financiera es dirigir, controlar y evaluar los procesos
económicos, financieros de la institución, así como el de controlar los recursos y las
actividades económico-financieras del CONEC.
El Coordinador Financiero su función será instrumentar los apoyos y servicios
administrativos necesarios para la ejecución presupuestaria del CONEC Está encargado
de ocuparse de la optimización del proceso financiero, el manejo del inventario, y todo el
proceso de administración financiera de la organización.
Elaborará el POA, referente todas las áreas del CONEC y se encargará de la planificación
financiera para asegurar un flujo financiero normal.
Supervisará todas las rendiciones de cuentas y pedidos de reembolsos al MEC y del
proceso presupuestario
Es el encargado de la elaboración de presupuestos e informes que muestren la situación
económica y financiera del CONEC, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en
los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.
Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias del
CONEC.
Asegura también la existencia de información financiera y contable razonable y oportuna
para el uso del CONEC.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 30 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
COORDINACION FINANCIERA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
COORDINACION FINANCIERA
RELACIÓN SUPERIOR:
DIRECCION GENERAL
RELACIÓN HORIZONTAL:
Contabilidad,
RELACIÓN INFERIOR:
No
1.
Coordinación Administrativa
Presupuesto,
Rendición
de
Cuentas
Tesorería.
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
FRECUENCIA
Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y los
Anualmente
funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades a ser
realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los objetivos
organizacionales
2.
3.
Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados con
En los casos
su área de competencia.
requeridos
Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en su
Diariamente
sector, tomando conocimiento de las dificultades que se presentan
y realizando las correcciones necesarias y pertinentes en cada
caso.
4.
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo,
Diariamente
conforme a las normas y procedimientos vigentes.
5.
6.
Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser
Semestralmente
desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia.
y en cada caso
Participar en la selección de los funcionarios de su área y evaluar
En cada caso
periódicamente el desempeño de los mismos.
7.
Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los
Semanalmente
procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos.
8.
Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o
En cada caso
sanciones a los funcionarios a su cargo, según corresponda.
9.
10.
Planificar las vacaciones de los funcionarios a su cargo, cuidando
Anualmente
de no alterar el normal desarrollo de las actividades de su sector.
Evaluar, consolidar y remitir a las instancias correspondientes la
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Anualmente
Pág.
- 31 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Memoria Anual de Actividades del sector a su cargo.
Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o
11.
En cada caso
comisiones especiales, cuando sea designado por el Director
General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los sistemas
y procedimientos en uso.
Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos
12.
En cada caso
relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el
exterior; en representación del CONEC.
No
DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS
1.
Control y verificación
FRECUENCIA
de los registros de los contratos de Periódicamente
prestación de servicios técnicos del área operativa de la Institución
así como la ejecución presupuestaria conforme al Presupuesto
General de Gastos del periodo
2.
Controlar y supervisar los registros del personal del CONEC, de Periódicamente
acuerdo a lo que establece la ley Nacional en la Materia.
3.
Elaborar el Plan Financiero Anual y gestionar oportunamente los Anualmente
recursos financieros destinados al pago de personal, proveedores
de bienes y servicios y otros compromisos a través de la
elaboración del Plan de Caja Trimestral.
4.
Efectuar el control de saldos
disponibles en libros, con los Periódicamente
registros que estén relacionados con las cuentas corrientes.
5.
Disponer
la
elaboración
de
propuestas
de
resoluciones, Periódicamente
reglamentaciones y circulares, en materia de política financiera y
vigilar la implementación una vez aprobada por la Secretaria
Ejecutiva del CONEC.
6.
Controlar y evaluar la contabilidad general del CONEC, manejar y
vigilar los fondos y valores disponibles, elaborar y controlar, en
colaboración
con
las
demás
unidades
del
CONEC,
Periódicamente
los
presupuestos generales y el cumplimiento de las obligaciones
tributarias que tengan relación con las operaciones realizadas por
el CONEC de Educación de Cultura.
7.
8.
Vigilar el comportamiento de la deuda flotante del CONEC y
sugerir las acciones correctivas.
Planificar, dirigir y controlar la elaboración de los registros
contables, así como preparar los estados contables y financieros
Periódicamente
Periódicamente
de la Institución.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 32 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
9.
Definir e implementar mecanismos de control tendientes a Periódicamente
precautelar la fiabilidad e integridad de las registraciones contables
10.
Coordinar y consolidar la elaboración del Presupuesto Anual de la Anualmente
Institución
11.
Analizar la información que surja de los estados contables y Semanalmente
financieros a fin de que puedan tomarse acciones administrativas y
financieras preventivas y/o correctivas
12.
Acompañar la gestión y ejecución presupuestaria del CONEC.
13.
Aprobar las transferencias de recursos solicitadas a través del En cada caso
departamento
de
tesorería
siempre
y
cuando
se
Trimestralmente
hallen
debidamente documentadas.
14.
Elaborar y consolidar la Programación de Caja de acuerdo al Diariamente
período definido, así como aprobar las solicitudes en base a la
programación establecida.
15.
Elaborar y proponer alternativas de adecuaciones presupuestarias
y coordinar la incorporación de las fuentes de financiamientos
externos en el Presupuesto de Gastos, de acuerdo a normas y
Según
necesidad
procedimientos vigentes.
16.
Definir criterios, pautas y procedimientos administrativos y
Anualmente
financieros para la elaboración, programación y ejecución del
Presupuesto del Consejo
17.
Controlar y evaluar los resultados de la gestión administrativa – Anualmente
presupuestaria – financiera de la institución.
18.
Disponer y supervisar el registro de bienes, donde conste todo tipo Periódicamente
de movimientos de altas y bajas del patrimonio; y mantener el
inventario en cuanto a existencia y valorización, conforme a las
disposiciones vigentes y a métodos reconocidos y usuales.
19.
Realizar otras actividades relativas a su competencia
Según
necesidad
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 33 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION FINANCIERA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ASISTENTE FINANCIERO
RELACIÓN SUPERIOR:
COORDINADOR FINANCIERO
RELACIÓN HORIZONTAL:
Asistente Administrativo
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
DESCRIPCION
No
1.
FRECUENCIA
Elaboración del formulario de solicitud de pago y órdenes de Según necesidad
compra y de sus correspondientes planillas de control.
2.
Recopilación de respaldos ,facturas, IVA, fotocopia de Según necesidad
antecedentes necesarios para el proceso de pago
3.
Control documentario de legajos de solicitudes de pagos antes Periódicamente
de la firma autorizada. Gatos referidos a ejecución de
presupuesto.
4.
Gestorías
otras instituciones relacionadas. Seguimiento de Según necesidad
expedientes hasta su obligación y pago
5.
Realizar el apoyo a las tareas administrativas que sean En cada caso
necesarias para el cumplimiento de los objetivos del CONEC,
conforme a las normas y procedimientos vigentes.
6.
Atender y evacuar las consultas de los demás Sectores del Diariamente
CONEC
7.
Realizar otras actividades compatibles con sus funciones
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 34 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION FINANCIERA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
CONTABILIDAD
RELACIÓN SUPERIOR:
COORDINACION FINANCIERA
RELACIÓN HORIZONTAL:
Presupuesto, Rendición de Cuentas Tesorería.
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
DESCRIPCION
No
1.
FRECUENCIA
Sugerir las políticas contables de la institución a través de la Según necesidad
Coordinación Financiera.
2.
Velar por el cumplimiento de las normas legales y resoluciones Periódicamente
vigentes en la organización, gestión y documentación del
sistema contable del CONEC.
3.
Efectuar el control, verificación y análisis previo integral de la
En cada caso
documentación respaldatoria de todo desembolso en concepto
de adquisiciones y/o pagos diversos
4.
Registrar
las
operaciones
económico-financieras, Diariamente
presupuestarias y patrimoniales, de conformidad con las normas
legales establecidas.
5.
Coordinar conjuntamente con la división Patrimonio para la Semestralmente
actualización constante de los registros de activos fijos del
CONEC
6.
Elaborar y conciliar
el Libro de Bancos conformado con los Mensual
extractos de cuentas bancarias, previendo y realizando los
ajustes que sean necesarios y remitir informes a contraloría, de
los mismos
7.
Es el personal de contrapartida de la auditoría Externa de los Según necesidad
Estados Contables
8.
Proveer la información requerida al área financiera para la
Mensualmente
correcta elaboración de las solicitudes de reposición, como:
saldo de las cuentas, gastos por categoría en el período
rendido, saldo por categoría, etc.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 35 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
9.
Organizar y mantener el archivo de la documentación contable Mensualmente
y el archivo de legajos de los gastos del CONEC.
10.
Examinar
en
coordinación
con
el
Administrador
el En cada caso
comportamiento de la ejecución presupuestaria e informar sobre
novedades de reprogramación a ser efectuadas
11.
Preparar y elevar informes de:
Mensual
 Cuadro General de los Estados Contables
 Cuadro de Vencimientos de Compromisos Financieros
 La Comparación Analítica del Presupuesto del CONEC y
su ejecución
 Estado de Solicitud de Desembolsos
 Balance General de Acumulados
 Estado de efectivos y desembolsos realizados
 El Inventario de los Bienes Patrimoniales
12.
Supervisar y controlar la impresión de las solicitudes de En cada caso
transferencias de recursos (STR) firmando el informe de
documentos verificados, a ser presentados en la administración
central del Ministerio de Educación y Cultura.
13.
Coordinar con el departamento de patrimonio, la preparación del En cada caso
inventario general de los bienes de la institución interviniendo en
la determinación del valor contable de los mismos.
14.
Organizar, mantener y controlar el sistema de archivo de
Periódicamente
documentos conforme a las disposiciones legales vigentes en
materia de rendición de cuentas.
15.
Preparar las planillas de rendición de cuentas con los datos de En cada caso
las obligaciones incluidas en cada solicitud de transferencia de
recursos (STR).
16.
Verificar y analizar las respuestas a las observaciones y reparos
formulados en la rendición de cuentas.
17.
Analizar los estados financieros y realizar los informes
comparativos
en
cuanto
a
su
evolución,
tendencias
y
En cada caso
En cada caso
cumplimiento estadístico.
18.
Realizar cualquier otra actividad conforme con sus funciones.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 36 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION FINANCIERA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
TESORERIA
RELACIÓN SUPERIOR:
COORDINADOR FINANCIERO
RELACIÓN HORIZONTAL:
Contabilidad, Presupuesto, Rendición de Cuentas
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
1.
DESCRIPCION
FRECUENCIA
Organizar, ejecutar y controlar la adecuada realización de las
Diariamente
tareas asignadas a su área de competencia.
2.
Organizar, controlar y procesar las transferencias de recursos para Semanalmente
el pago a proveedores, acreedores varios y funcionarios del
CONEC, conforme al cronograma de desembolsos.
3.
Redactar y procesar informes técnicos o cualquier otro documento
Diariamente
escrito solicitado por el Superior.
4.
Confirmar y controlar la disponibilidad en Caja y Cuentas
Semanalmente
Corrientes, considerando los egresos y transferencias de fondos
recibidos.
5.
Controlar integralmente las documentaciones relacionadas con el Semanalmente
gasto institucional y el cumplimiento del aspecto impositivo y legal
de las mismas.
6.
Solicitar
las
transferencias
de
recursos
conforme
a
los Semanalmente
compromisos asumidos.
7.
Supervisar la confección de cheques, las planillas de pago, las Semanalmente
órdenes de pago y otros comprobantes de egresos.
8.
Realizar las actividades relacionas con el registro, liquidación de
Diariamente
ingresos y gastos del CONEC conforme a las normas y
disposiciones vigentes.
9.
Procesar y efectuar todos los pagos, debidamente autorizados por
Diariamente
los niveles jerárquicos a proveedores, contratistas, funcionarios y
otros.
10.
Controlar los cálculos y verificar los documentos elaborados para Diariamente
la retención sobre el pago de impuestos, previstos sobre los
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 37 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
documentos.
11.
Controlar las planillas de liquidación de salarios y jornales, y los Mensualmente
descuentos por multas, embargos judiciales, prestación de
alimentos, permisos sin goce de sueldo etc.
12.
Controlar las planillas de remuneración extraordinaria, gastos de Mensualmente
representación, seguro medico, bonificaciones y gratificaciones y
verificar las órdenes de pago correspondientes.
13.
Supervisar el libro banco y controlar los estados de cuentas del Diariamente
CONEC.
14.
Custodiar la documentación involucrada en los procesos de pagos Diariamente
de acuerdo a normas administrativas y disposiciones legales.
15.
Programar y ejecutar oportuna y adecuadamente las obligaciones Periódicamente
de la Institución, dentro de su ámbito de competencia, verificando
el
cumplimiento
de
los
procedimientos
y
autorizaciones
correspondientes.
16.
Elaborar, comunicar y efectuar el seguimiento del Plan Financiero Anualmente
de la Institución.
17.
Elaborar y controlar la ejecución del Plan de Caja Institucional.
18.
Procesar y emitir los informes pertinentes referentes a los pagos Semanalmente
ejecutados.
19.
Conformar los legajos definitivos de las órdenes de pagos Diariamente
procesadas remitiendo la documentación original a las instancias
pertinentes, en forma documentada y sistematizada.
20.
Mantener un archivo actualizado de soporte de las operaciones
Diariamente
que involucren el movimiento de fondos.
21.
Sugerir al Superior las opciones de solución para los
Periódicamente
inconvenientes que observare en el desarrollo de sus actividades.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 38 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION FINANCIERA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
RENDICION DE CUENTAS
RELACIÓN SUPERIOR:
COORDINADOR FINANCIERO
RELACIÓN HORIZONTAL:
Contabilidad, Presupuesto, Tesorería.
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
1.
DESCRIPCION
FRECUENCIA
Planificar, las actividades a ser realizadas, conforme a los
objetivos y políticas establecidas y los recursos disponibles, de
Periódicamente
modo a obtener la realización efectiva de las tareas
encomendadas y la permanente optimización del rendimiento
laboral.
2.
Mantener la coordinación entre las distintas unidades y niveles
administrativos, a través de una buena comunicación, facilitando
Periódicamente
el compromiso y efectividad en la gestión individual y colectiva de
la Institución.
3.
Preparar carpetas de documentos recibidos y a remitir que deben
ser revisados
En cada caso
Velar por la integridad y confidencialidad de los documentos.
4.
Supervisar y controlar, en forma permanente los trabajos
realizados por los diferentes estamentos y dar instrucciones
Diariamente
precisas sobre la documentación respaldatoria requerida
5.
Verificar si el procedimiento requiere algún respaldo y en caso de
que falte, solicitar a la dependencia para que lo proporcione lo
Diariamente
más rápido posible.
6.
Proveer en forma oportuna al Coordinador toda la información
que este solicite referente a las documentaciones que se emiten y
reciben.
7.
Controlar el registro de los expedientes, que estén correctamente
ingresados en los cuadernos correspondientes y que se respete
Según
necesidad
Diariamente
la correlatividad de los mismos.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 39 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
8.
9.
Establecer el orden de prioridad en el procesamiento de datos,
considerando el carácter de urgencia de los mismos.
Cooperar en facilitar el ejercicio del control externo de la
Institución, de manera especial a los órganos de control del
Periódicamente
Periódicamente
estado, mediante el suministro de la información pertinente a
cada uno de ellos; de manera clara, oportuna y confiable.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 40 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION FINANCIERA
EDUCACIÓN Y CULTURA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
ENCARGADO DE PRESUPUESTO
RELACIÓN SUPERIOR:
COORDINADOR FINANCIERO
RELACIÓN HORIZONTAL:
Contabilidad, Rendición de Cuentas, Tesorería.
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
1.
DESCRIPCION
FRECUENCIA
Elaborar y proponer los lineamientos y criterios de aplicación del
Anualmente
proceso presupuestal de la Institución en lo que respecta a
orientaciones de proyecciones presupuestarias y elaboración y
distribución de topes presupuestarios.
2.
Realizar el seguimiento del estudio del Proyecto de Presupuesto Anualmente
en el Congreso Nacional, facilitando las informaciones requeridas
por la comisión y realizando los ajustes necesarios conforme a
las disposiciones emanadas de la Dirección de Presupuesto del
Ministerio de Educación y Cultura.
3.
Efectuar el análisis del presupuesto aprobado e informar las Anualmente
posibles incidencias en la obtención de los objetivos y metas
institucionales.
4.
Controlar el cumplimiento de la correcta imputación de los gastos Periódicamente
a los rubros presupuestarios que correspondan, conforme a las
normas y leyes vigentes.
5.
Consolidar el anteproyecto de presupuesto de ingresos, gastos e Anualmente
inversión del CONEC.
6.
Supervisar la previsión del gasto, certificando los saldos
presupuestarios y controlando los registros correspondientes
Periódicamente
conforme al clasificador presupuestario.
7.
Controlar regularmente los saldos de las partidas presupuestarias
e informar de los mismos a las dependencias, a fin de permitir
Periódicamente
acciones preventivas y/o correctivas en materia de ejecución
presupuestaria.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 41 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
8.
Cooperar con la Coordinación Financiera en la elaboración del Anualmente
Plan Financiero y el Plan Caja Institucional y sus modificaciones.
9.
Procesar
y
emitir
los
Certificados
de
Disponibilidad
Periódicamente
Presupuestaria.
10.
Analizar conforme a la ejecución presupuestaria, las necesidades En cada caso
de la institución, elaborar y solicitar las reprogramaciones y/o
ampliaciones presupuestarias, conforme a las disposiciones
legales vigentes y las instrucciones emanadas de la superioridad.
11.
Emitir periódicamente informes de ejecución presupuestaria por Periódicamente
programas y por rubros presupuestarios a la superioridad.
12.
Asesorar y apoyar a las distintas unidades administrativas de la Periódicamente
Institución en los aspectos de técnicas presupuestales en cada
una de las fases del proceso.
13.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 42 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
4.6.
COORDINACION ADMINISTRATIVA
OBJETIVO
Ejecutar las actividades relacionadas con la administración de los recursos humanos,
materiales y de seguros, gestión de bienes patrimoniales, enajenación de bienes,
administración de los servicios generales, de apoyo administrativo y de seguridad y
custodia de la Institución, aplicando las normativas vigentes.
Administrar los recursos de la Institución, asignados por el presupuesto nacional, buscando
la optimización de los mismos mediante la aplicación de modernas técnicas de
administración y atendiendo a las normativas propias de la administración pública,
organizar y atender las actividades relacionados al Consejo Nacional de Educación y
Cultura
Sus responsabilidades son:
El gerenciamiento de los procedimientos de modo a lograr el buen funcionamiento de todo
el soporte administrativo para una ejecución dinámica del CONEC, para el cumplimiento de
los objetivos del mismo.
Se encargará de la observancia de las normas nacionales que rigen para la ejecución del
Presupuesto del CONEC Intervendrá en las instancias que correspondan para la
agilización de los procesos Administrativos y Financieros.
Coordinar las actividades relacionadas con el mantenimiento, reparación y/o ampliaciones
menores de obras civiles; mantenimiento preventivo y/o correctivo de mobiliarios;
prevención de incendios en edificios y/o locales del CONEC; administración de los
servicios de transporte de funcionarios, y limpieza de las distintas dependencias de la
Institución. Así como las actividades relacionadas con la adopción de las medidas de
seguridad para la custodia y transporte de valores; custodia y seguridad interna de los
distintos locales y predios e investigación de los casos de robos, hurtos o extravíos de
bienes pertenecientes al Consejo Nacional de Educación y Cultura.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 43 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Relación Superior
GERENTE GENERAL
CORDINADOR
Relación Horizontal
1.
UOC,
RECURSOS
HUMANOS
Relación Inferior
No
FINANCIERO,
Servicios generales – Patrimonio- Suministro
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
FRECUENCIA
Planificar y programar, conjuntamente con el Director General y
Anualmente
los funcionarios de las dependencias a su cargo, las actividades
a ser realizadas en el sector, con miras al cumplimiento de los
objetivos organizacionales
2.
3.
Asesorar oportunamente al Director, sobre temas relacionados
En los casos
con su área de competencia.
requeridos
Supervisar permanentemente todos los trabajos realizados en
Diariamente
su sector, tomando conocimiento de las dificultades que se
presentan y realizando las correcciones necesarias y pertinentes
en cada caso.
4.
Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades a su cargo,
Diariamente
conforme a las normas y procedimientos vigentes.
5.
6.
Establecer sistemas de gestión para las distintas tareas a ser
Semestralmente y en
desarrolladas en el sector y controlar su ejecución y eficacia.
cada caso
Participar en la selección de los funcionarios de su área y
En cada caso
evaluar periódicamente el desempeño de los mismos.
7.
Mantener informado al Superior acerca del desarrollo de los
Semanalmente
procesos y actividades a su cargo, mediante informes escritos.
8.
Solicitar al Superior la aplicación de medidas de estímulos o
En cada caso
sanciones a los funcionarios a su cargo, según corresponda.
Planificar las vacaciones de los funcionarios a su cargo,
9.
Anualmente
cuidando de no alterar el normal desarrollo de las actividades de
su sector.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 44 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Participar en comités, comisiones técnicas consultivas o
10.
En cada caso
comisiones especiales, cuando sea designado por el Director
General, sugiriendo las medidas tendientes a mejorar los
sistemas y procedimientos en uso.
Participar en reuniones, seminarios, congresos y demás eventos En cada caso
11. relacionados con las actividades de su sector, en el país o en el
exterior; en representación del CONEC.
No
1.
2.
3.
4.
DESCRIPCION TAREAS ESPECIFICAS
FRECUENCIA
Planificar la adquisición de bienes y servicios conforme al
presupuesto de la empresa
Realizar el seguimiento de la contabilidad de gestión, financiera,
de costos y patrimonial de la empresa.
Elaborar Informe de cierre de ejercicio de los diferentes servicios
de la Empresa.
Salvaguardar el manejo de flujo de fondos y mantener el
equilibrio financiero de la Empresa.
Periódicamente
Periódicamente
Anualmente
Anualmente
Custodiar el Patrimonio de la Empresa, a través del control
5.
adecuado y oportuno de las transacciones que afectan al activo
y pasivo, conforme a las exigencias legales y a los principios de
Permanentemente
Contabilidad Generalmente aceptados.
Asegurar que a través de las informaciones surgidas de los
6.
Estados Contables y Financieros puedan realizarse la toma de En cada caso
acciones correctivas.
Programar, conjuntamente con el Encargado de Compras las
7.
actividades de adquisición y suministros, conforme a las Trimestralmente y en
cada caso
necesidades de los diferentes sectores de la Empresa.
Autorizar los pedidos de suministros de los distintos sectores de
8.
la Empresa, como también lo solicitado por los sectores a su En cada caso
cargo, conforme a los procedimientos establecidos.
Supervisar las gestiones correspondientes a compras de bienes
9.
y/o contratación de servicios, conforme a las normas y En cada caso
procedimientos establecidos.
Evaluar conjuntamente con el Gerente la cobertura de riesgos
10.
de las Pólizas de Seguros de CONEC y realizar el seguimiento
Anualmente
de la vigencia de las mismas.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 45 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Solicitar a la empresa aseguradora antes de la renovación del
11.
contrato la toma de inventario de todos los bienes que tienen
cobertura de seguro, de modo que ningún bien quede sin Anualmente
cobertura.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 46 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
PATRIMONIO
RELACIÓN SUPERIOR:
COODINADOR ADMINISTRATIVO
RELACIÓN HORIZONTAL:
Servicios Generales-Suministro-Evaluación y Control
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
1.
DESCRIPCION
FRECUENCIA
Velar por la correcta utilización de los bienes patrimoniales de la
Periódicamente
Institución y que el movimiento de los mismos se encuadre al
Decreto Nº 20.132/03 que establece el “Manual de Normas y
Procedimientos
para
la
Administración,
Control,
Custodia,
Clasificación y Contabilización de los Bienes del Estado”.
2.
Tomar conocimiento de todas las adquisiciones, registrarlas y En cada caso
preparar el listado de altas y bajas de los bienes patrimoniales.
3.
Llevar el control y registro permanente y actualizado del Periódicamente
inventario de inmuebles, bienes muebles, equipos, máquinas y
vehículos con sus valorizaciones correspondientes
4.
Verificar cuando el caso lo requiera, la existencia física de los
En cada caso
bienes de la Institución y determinar si las especificaciones
concuerdan con las registradas en el inventario y elevar el
informe al Coordinador Administrativo.
5.
Intervenir en la recepción, destino y conservación de los bienes
En cada caso
adquiridos y codificarlos de acuerdo a su destino, ya sea que los
mismos hayan sido adquiridos en compra, permuta o recibido en
donación y que pasan a formar parte del activo fijo de la
Institución.
6.
Gestionar ante los organismos estatales, la titulación de los
En cada caso
inmuebles y rodados de la Institución.
7.
Proponer y acompañar las gestiones referentes al proceso de En cada caso
remate público de maquinarias, equipos y bienes en desuso de la
Institución
8.
Verificar que las entregas, devoluciones, altas, transferencias de Mensualmente
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 47 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
bienes, se produzcan de acuerdo al régimen de comprobación
establecida, y que tales bienes estén debidamente inventariados
y contabilizados.
9.
Remitir al Departamento de Contabilidad el inventario anual de Anualmente
los bienes de la Institución, además de las planillas mensuales de
movimiento patrimonial, detallando si los bienes se han registrado
por altas, bajas, traspaso o donaciones, dentro de los plazos y
formularios establecidos para el efecto.
10.
Elaborar
la documentación que identifique los bienes y las En cada caso
dependencias usuarias, las cuales se harán responsables de su
cuidado y custodia.
11.
Preparar la Planilla de bienes para la entrega y recepción, cuando En cada caso
existen cambios o nombramientos
o nuevos responsables de
sectores. En caso de faltantes de bienes en uso, imputable al
funcionario saliente, informar a las instancias superiores para que
se realice las gestiones administrativas que correspondan según
las normas vigentes.
12.
Preparar las Planillas de Responsabilidad Individual y hacerlas En cada caso
firmar al responsable de la unidad destinataria del bien, con sus
codificaciones correspondientes
13.
Coordinar con el Departamento de Contabilidad, la preparación En cada caso
del Inventario General de Bienes, del CONEC controlando que la
determinación de los valores contables sea la correcta,
proponiendo por escrito las medidas correctivas que sean
necesarias.
14.
Controlar el revalúo y depreciación de los activos fijos preparado En cada caso
por el Departamento de Contabilidad controlando que la
determinación de los valores sea la correcta, proponiendo por
escrito en tiempo y forma las medidas correctivas que fueren
necesarias.
15.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia.
En cada caso
16.
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles de oficina En cada caso
que se le ha asignado.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 48 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
EDUCACIÓN Y CULTURA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
DENOMINACIÓN DEL CARGO:
SERVICIOS GENERALES
RELACIÓN SUPERIOR:
COODINADOR ADMINISTRATIVO
RELACIÓN HORIZONTAL:
Limpieza- Chofer- Guardia- Jardinero
RELACIÓN INFERIOR:
No posee
No
DESCRIPCION TAREAS GENERALES
1.
FRECUENCIA
Realizar las gestiones con los propietarios o representantes En cada caso
expresamente habilitados por estos, destinados a la celebración de
los contratos de alquiler, y verificar que los mismos reúnan las
condiciones establecidas por ley.
2.
Preparar informes relativos a las actividades del departamento y Mensualmente
reportar
los
resultados
de
la
gestión
a
la
Coordinación
Administrativa para su estudio y evaluación.
Recepcionar las solicitudes y reclamos de las diferentes áreas en En cada caso
3.
lo referente a mantenimiento y reparaciones de maquinas,
fotocopiadoras, teléfono fax, reloj marcador y otros.
Verificar que los trabajos de instalaciones, mantenimientos o En cada caso
4.
reparaciones realizados por terceros han cumplido con los
requisitos de calidad y otros aspectos técnicos relacionados con la
prestación del servicio.
5.
Gestionar la obtención de servicios públicos (agua, luz, teléfono y En cada caso
otros) para los diversos sectores
Realizar las gestiones con los propietarios o representantes En cada caso
6.
expresamente habilitados por estos, destinados a la celebración de
los contratos de alquiler, y verificar que los mismos reúnan las
condiciones establecidas por ley.
7.
8.
9.
Coordinar la inspección y recepción de los inmuebles alquilados y En cada caso
labrar acta describiendo las condiciones de los mismos.
Apoyar en el servicio de limpieza de las distintas dependencias de En cada caso
la Institución.
Gestionar la ornamentación de fachadas de edificios, locales de la En cada caso
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 49 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Institución para eventos especiales o fechas festivas.
Elaborar especificaciones técnicas, planillas de obras y costo En cada caso
10. estimado para los trabajos de reparación y/o ampliaciones
menores de obras civiles.
Controlar el correcto funcionamiento de tableros de comando En cada caso
11. eléctrico, centrales telefónicas, sistema de climatización de oficinas
e instalaciones sanitarias.
Programar, ejecutar y supervisar el mantenimiento preventivo y/o Trimestralmente
12. correctivo del sistema de prevención de incendios, y alarmas
contra incendios en los edificios del CONEC
Programar, ejecutar y fiscalizar los trabajos de mantenimiento, En cada caso
13.
reparación y/o ampliaciones menores de obras civiles, eléctricas,
telefónicas y de refrigeración de edificios, locales de oficinas de las
distintas dependencias del CONEC.
Participar en la elaboración de los pliegos de bases y condiciones En cada caso
para las licitaciones, concursos de ofertas y otros procedimientos
14. relativos a contrataciones para la construcción de obras civiles en
propiedades del CONEC, conforme a las disposiciones legales de
contrataciones públicas.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 50 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
GUARDIA
Relación Superior
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Relación Horizontal
Servicios Generales – Chofer-Limpieza-Jardinero
Relación Inferior
NINGUNA
Nº
1.
2.
3.
4.
TAREAS Y RESPONSABILIDADES
FRECUENCIA
Resguardo de las entrada principal de la oficina, portones de acceso
vehicular, de la Institución
Control de la seguridad de personas sospechosas o vehículos cerca de
la Institución
Cuidado de la seguridad de los Consejeros y las personas
en su
permanencia de la Institución
Personales de la empresa, control de las personas que ingresan y
salen de la empresa.
Diariamente
Diariamente
Diariamente
Diariamente
5.
Realiza reporte según necesidad y rutina diaria.
Diariamente
6.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia.
En cada caso
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 51 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
CHOFER
Relación Superior
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Relación Horizontal
Limpieza -Guardias –Jardinero- Servicios Generales
Relación Inferior
NINGUNA
Nº
TAREAS Y RESPONSABILIDADES
1.
FRECUENCIA
Encargado de transportar tanto al personal administrativo y al Periódicamente
operativo para los trabajos de campo necesarios del CONEC,
por otro lado también para realizar trámites de todo tipo de
acuerdo a su disponibilidad de tiempo.
2.
Mantener en buenas condiciones el vehículo asignado al Según necesidad
CONEC y hacerlo lavar.
3.
Preparar una ficha con el mantenimiento periódico realizado al Periódicamente
vehículo.
4.
Controlar y comunicar cualquier desperfecto o situación que Periódicamente
salga del contexto y pueda afectar a las buenas condiciones
del vehículo asignado al CONEC
5.
Realizar
trámites
administrativos
solicitados
por
los Según necesidad
supervisores a quienes reporta.
6.
Atender y evacuar las consultas de los demás Sectores del Diariamente
CONEC
7.
Recibir del Coordinador Administrativo la llave del vehículo,
consignando el kilometraje y el nivel de combustible.
Semanalmente
Antes de hacer funcionar el vehículo:
Realizar la inspección visual del mismo.
Verificar:
8.
averías,
roturas,
pérdidas
de
combustible
y
lubricantes, sistema hidráulico, nivel del agua en el radiador, Diariamente
ventilador, calibración y estado de cubiertas.
Drenar agua y sedimento del tanque de combustible.
Calentar el motor.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 52 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
Durante el funcionamiento del vehículo:
Verificar: pérdida de combustible, lubricantes y agua, nivel de
9.
lubricantes, ruidos anormales, tablero de indicadores (presión Diariamente
de aire, agua, nivel de combustible), dispositivo de seguridad,
frenos, puertas, palanca de cambio, luces, reflectores y otros.
Al término del trabajo:
10.
Realizar la inspección visual del mismo.
Estacionar el vehículo en el lugar estipulado bajo freno de
Diariamente
mano y cambio.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 53 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
ENCARGADO DE LIMPIEZA
Relación Superior
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
Relación Horizontal
Personal de Servicios –Guardias- Chofer-Jardinero
Relación Inferior
NINGUNA
Nº
1.
2.
TAREAS Y RESPONSABILIDADES
Realizar la ejecución de las rutinas de Limpieza y Mantenimiento, y los
trabajos específicos asignados
Elaborar y ejecutar el plan de trabajo de limpieza de las instalaciones
del CONEC en los sectores asignados.
Atender
3.
FRECUENCIA
y
evacuar
los
pedidos
realizados
por
las
Diariamente
Mensualmente
distintas
dependencias de la Empresa y que guarden relación a la naturaleza Diariamente
de sus funciones.
4.
5.
6.
7.
8.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia.
Utilizar adecuadamente los equipos, materiales y útiles que se le ha
asignado.
Mantener en óptimas condiciones de limpieza tanto el interior como el
exterior de la Empresa, conforme al Plan de Trabajo asignado.
Reportar cualquier anomalía detectada en las instalaciones durante el
desarrollo de sus tareas.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Diariamente
Diariamente
Diariamente
En cada caso
En cada caso
Pág.
- 54 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
CONSEJO NACIONAL DE
CON
EC
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
SECTOR: COORDINACION ADMINISTRATIVA
EDUCACIÓN Y CULTURA
Denominación del Cargo
JARDINERO
Relación Superior
COORDINACION ADMINISTRATIVA
Relación Horizontal
Servicios Generales – Guardias-Choferes-Limpieza
Relación Inferior
NINGUNA
Nº
1.
2.
3.
TAREAS Y RESPONSABILIDADES
FRECUENCIA
Realizar el mantenimiento del jardín: trasplantes, cultivo, riego, Periódicamente y
limpieza y abono.
en cada caso
Podar los árboles.
Una vez al año
Realizar la limpieza de vidrios exteriores de las ventanas, así como de Mensualmente y
los techos.
según necesidad
Mensualmente y
4.
Realizar fumigaciones.
5.
Desarrollar otras funciones inherentes al área de su competencia.
Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
según necesidad
Aprobado por:
En cada caso
Pág.
- 55 –
M a n u a l d e O rg a n i z a c i ó n y F u n c i o n e s d e CO N E C
FUENTES DE CONSULTA
LEY GENERAL DE EDUCACIÓN
FLOR ROMERO, Martín (2009). Organización y Procesos Empresariales. 6ª Edición.
Editorial Litocolor. Asunción, Paraguay.
LAUDON, Kenneth C.& Laudon, Jane P. (2004). Sistemas de Información Gerencial.
Octava Edición. Pearson Educación. México.
MANUAL CONEC (2008) Sin editar

Elaborador por:
Celia Acosta F.
Fecha de Vigencia:
Aprobado por:
Pág.
- 56 –