007-05-OA-UE-CON. Conciliación Bancaria

CODIGO: OA-UE/CON-007-05
VERSION: PRIMERA
AREA:
OFICINA DE ADMINISTRACION
UNIDAD DE ECONOMIA – AREA DE CONTABILIDAD
TITULO:
CONCILIACION BANCARIA
RUBRO
Formulado por:
NOMBRE
FIRMA
Equipo de Elaboración del Manual
de Procedimientos (MAPRO) – OPP
Aprobado por:
Oficina de Administración
VºBº por:
Oficina
de
Presupuesto
Planificación
y
FECHA
INDECI
PROCEDIMIENTO:
Sede Central
CONCILIACION BANCARIA
COD: OA-UE/CON-007-05
FECHA: 17/08/2005
PAG
2/12
1.
OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento de conciliación bancaria realizado por el Area de
Contabilidad de la Unidad de Economía, con el libro bancos y los extractos
bancarios remitidos por el Area de Tesorería.
2.
ALCANCE
Este procedimiento es de aplicación en el Area de Contabilidad de la Unidad de
Economía en la Oficina de Administración.
Describe las actividades desde la recepción de los extractos bancarios por el
Area de Tsorería y la impresión del libro bancos del SIAF, hasta la realización de
la conciliación bancaria y su archivo temporal en el Area de Contabilidad, para
luego realizar la conciliación presupuestal contable en base a esta información.
3.
BASE LEGAL
3.1. Decreto Ley N° 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil.
3.2. Decreto Supremo Nº 059-2001-PCM, del 21MAY01 que aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) del INDECI.
3.3. Resolución Jefatural N° 361-2003-INDECI, que aprueba el Manual de
Organización y Funciones (MOF) del INDECI.
3.4. Ley Nº 28112 – Ley de Administración Financiera del Sector Público.
3.5. Resolución Directoral Nº 003-EF/77.15, Directiva de Tesorería para el Año
Fiscal 2005.
4.
REQUISITOS DEL PROCESO
4.1. El envió de los extractos bancarios y el libro bancos del Area de Tesorería,
al Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de
Administración, para poder realizar la conciliación bancaria.
4.2. La firma del libro bancos por el Jefe del Area de Tesorería de la Unidad de
Economía.
5.
RESPONSABLES DEL PROCESO
5.1. Area de Contabilidad de la Unidad de Economía de la Oficina de
Administración.
5.2. El Area de Tesorería de la Unidad de Economía de la Oficina de
Administración.
6.
CONSIDERACIONES
6.1. Las fuentes de financiamiento que maneja el INDECI, son: recursos
ordinarios, recursos directamente recaudados, crédito interno y donaciones.
6.2. Para cada fuente de financiamiento existe una cuenta corriente en el banco
de la nación, para los respectivos movimientos bancarios, que luego son
contemplados en los extractos bancarios.
INDECI
Sede Central
PROCEDIMIENTO:
CONCILIACION BANCARIA
COD: OA-UE/CON-007-05
FECHA: 17/08/2005
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6.3. El libro bancos y el extracto bancario respecto a la cuenta corriente que
corresponde a la fuente de financiamiento de recursos ordinarios solo
consigna los gastos realizados, a diferencia de las cuentas corrientes
correspondientes a los recursos directamente recaudados, crédito interno y
donaciones y transferencias, consignan los ingresos y egresos efectuados.
7.
SIGLAS
7.1. OA: Oficina de Administración.
7.2. RO: Recursos Ordinarios.
7.3. RDR: Recursos Directamente Recaudados.
7.4. SIAF: Sistema Integrado de Administración Financiera.
7.5. UE: Unidad de Economía.
8.
DEFINICIONES
8.1. Conciliación Bancaria: Es la confrontación de los movimientos del libro
bancos de la entidad, con los saldos de los estados bancarios cada fin de
mes, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes
de registro en uno u otro lado.
8.2. Extracto Bancario: Estado de cuenta que el banco de la nación suministra
al INDECI, en el cual se indica el saldo anterior, los movimientos durante el
mes y el saldo final, de acuerdo a cada cuenta corriente consignando los
números y montos de las papeletas de depósitos bancarios, también
contiene el número y monto de los cheques cobrados.
8.3. Fuente de Financiamiento: Es una modalidad de clasificación
presupuestaria de los ingresos del estado de acuerdo al origen de los
recursos que comprende cada fuente de financiamiento.
8.4. Libro Bancos: Se genera automáticamente en el SIAF, al realizar un
ingreso o egreso, luego mensualmente son impresos a modo de reportes
de acuerdo a las cuentas corrientes de las diversas fuentes de
financiamiento, el sistema mostrará el acumulado al inicio del mes
siguiente, de acuerdo al movimiento del mes anterior, siempre y cuando el
usuario realice la actualización de saldos en el libro bancos, por cada
cuenta bancaria, esto al terminar el ingreso de sus operaciones de ingresos
y gastos de cada mes, consignando las facturas y los recibos de ingresos.
8.5. Recursos Públicos: Son todos los recursos que administran las entidades
del sector público para el logro de sus objetivos institucionales,
debidamente expresados a nivel de metas presupuestarias. Los recursos
públicos se desagregan a nivel de fuentes de financiamiento y se registran
a nivel de categoría del Ingreso, genérica del Ingreso, subgenérica del
ingreso y específica del ingreso.
9.
ANEXO
“ Formato conciliación bancaria”
INDECI
Sede Central
10.
PROCEDIMIENTO:
COD: OA-UE/CON-007-05
CONCILIACION BANCARIA
FECHA: 17/08/2005
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
UNIDAD
ORGANICA
BANCO DE LA
NACION
OA/UE/AREA DE
TESORERIA
RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
Cada Semana
1. Prepara los extractos bancarios
generados en las cuentas corrientes
del INDECI.
Responsable
2. Guarda los extractos bancarios en el
casillero correspondiente al INDECI.
Técnico
Administrativo
3. Se apersona al banco y recoge los
extractos bancarios del casillero del
INDECI, con la verificación del
responsable de comprobar el recojo de
los extractos bancarios del Banco de la
Nación.
Cada Fin de Mes
Técnico
Administrativo
OA/UE/AREA DE
TESORERIA
Secretaria
OA/UE/AREA DE
CONTABILIDAD
Contador
4. Imprime los reportes de libro bancos
del SIAF.
5. Ordena, clasificándolos por cuenta
corriente las que a su vez están de
acuerdo
a
las
fuentes
de
financiamiento.
6. Firma el libro bancos, juntamente con
el Jefe de Tesorería.
7. Prepara
memorándum,
adjunta
extractos bancarios y libro bancos del
mes, luego hace firmar memorándum al
Jefe de Tesorería.
8. Entrega memorándum y documentos
adjuntos a la secretaria para que a su
vez los entregue al Area de
Contabilidad.
9. Recibe
documentos
del
técnico
administrativo, registra en el cuaderno
de cargos, luego entrega al técnico
contador los documentos consistentes
en el libro bancos y extractos bancarios
de acuerdo a las cuentas aperturadas
en ese mes.
Si se aperturó la cuenta de Recursos
Ordinarios
10. Recibe el libro bancos y extracto
bancario de la cuenta corriente
correspondiente a los recursos
INDECI
Sede Central
OA/UE/AREA DE
CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO:
COD: OA-UE/CON-007-05
CONCILIACION BANCARIA
Contador
FECHA: 17/08/2005
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ordinarios de ese mes, luego ir a la
actividad 14.
No se aperturó la cuenta de Recursos
Ordinarios
Va al condicional “Se aperturó la cuenta
de recursos directamente recaudados”.
Si se aperturó la cuenta de Recursos
Directamente Recaudados
11. Recibe el libro bancos y extracto
bancario de la cuenta corriente
correspondiente a los recursos
directamente recaudados de ese
mes, luego ir a la actividad 14.
No se aperturó la cuenta de Recursos
Directamente Recaudados
Va al condicional “Se aperturó la
cuenta de crédito interno”.
Si se aperturó la cuenta de Crédito
Interno
12. Recibe el libro bancos y
extracto bancario de la cuenta
corriente correspondiente a
crédito interno, de ese mes,
luego ir a la actividad 14.
No se aperturó la cuenta de
Crédito Interno
Va al condicional “Se aperturó la
cuenta
de
donaciones
y
transferencias”
No se aperturó la cuenta de
donaciones y transferencias
Se da fin al proceso.
Si se aperturó la cuenta de
donaciones y transferencias
13. Recibe libro bancos y
extractos bancarios de la
cuenta correspondiente a
las
donaciones
y
transferencias.
14. Realiza
la
conciliación
bancaria, comparando los
extractos bancarios y los
libros bancos, de acuerdo a
los gastos o ingresos
consignados
en
los
documentos
correspondientes.
Si son ingresos
15. Compara el monto de los recibos
de ingresos con los montos de las
INDECI
Sede Central
OA/UE/AREA DE
CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO:
CONCILIACION BANCARIA
Contador
Secretaria
Jefe
OA/UE/AREA DE
TESORERIA
Técnico
Administrativo
OA/UE/AREA DE
CONTABILIDAD
COD: OA-UE/CON-007-05
Contador
FECHA: 17/08/2005
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papeletas
de
depósitos
bancarios registrados en los
extractos bancarios, para luego
ir al condicional “montos
coinciden”.
No son ingresos
16. Compara los montos de las
facturas
con
los
cheques
cobrados registrados en los
extractos bancarios.
Los montos No coinciden
17. Devuelve la documentación
observada
al
Area
de
Tesorería con memorándum
y solicita firma de cargo.
18. Recibe
copia
de
la
conciliación
bancaria
o
documentación observada en
contabilidad, firma cargo,
registra en el cuaderno de
cargos y entrega.
19. Recibe
documentos
observados,
toma
conocimiento y delega.
20. Recibe
copia
de
la
conciliación
bancaria
o
documentos
con
las
observaciones realizadas en
el Area de Contabilidad.
Si son documentos para
corregir
21. Realiza correcciones a las
observaciones realizadas
en contabilidad, luego va
al condicional “se aperturó
la cuenta de recursos
ordinarios”, luego de la
actividad 9.
No son documentos para
corregir
22. Archiva
copia
de
conciliación
bancaria,
dando fin al proceso.
Si los montos coinciden
23. Llena formato “conciliación
bancaria” con conciliaciones
bancarias del mes y solicita
visto bueno del Jefe del Area
de Contabilidad.
24. Envía una copia de la
conciliación bancaria al Area
de Tesorería, luego va a la
INDECI
Sede Central
OA/UE/AREA DE
CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO:
CONCILIACION BANCARIA
Contador
COD: OA-UE/CON-007-05
FECHA: 17/08/2005
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actividad
18,
donde
la
secretaria
del
Area
de
Tesorería recibe y firma
cargo.
25. Archiva los originales del libro
bancos y la conciliación
bancaria,
temporalmente
hasta la realización del
balance
general
y
la
conciliación
presupuestal
contable.
Ir al proceso “Conciliación
Presupuestal – Contable”,
donde analiza la información
consignada en la conciliación
bancaria,
dando
fin
al
proceso.
11. DIAGRAMA DE FLUJO
CONCILIACION BANCARIA
INDECI
OFICINA DE ADMINISTRACION
UNIDAD DE ECONOMIA
AREA DE TESORERIA
BANCO DE LA
NACION
Secretaria
Jefe
AREA DE CONTABILIDAD
Técnico Administrativo
Contador
Inicio
Cada semana
1
Prepara los extractos
bancarios generados en
las cuentas del INDECI
2
Guarda los extractos
bancarios en el casillero
correspondiente al INDECI
3
Verifica el recojo de los
extractos bancarios
3
Se apersona al banco y recoge
los extractos bancarios
Cada fin de mes
4
Imprime reportes del libro
bancos del SIAF
5
Ordena de acuerdo a las
fuentes de financiamiento
9
Recibe, registra y entrega el
libro bancos y extractos
bancarios de acuerdo a las
cuentas aperturadas
6
Firma libro bancos
6
Firma libro bancos
7
Firma memorándum
7
Prepara memorándum,
adjunta extractos bancarios y
libro bancos del mes
8
Entrega memorándum
y adjuntos
c
Se aperturó la
cuenta de R.O
?
No
Si
10
Recibe libro bancos y extractos
bancarios de la cuenta de R.O
a
Se aperturó la
cuenta de RDR
?
No
Si
11
Recibe libro bancos y extractos
de la cuenta de RDR
a
No
b
Se aperturó
la cuenta de
credito interno
?
Si
α
CONCILIACION BANCARIA
INDECI
OFICINA DE ADMINISTRACION
UNIDAD DE ECONOMIA
AREA DE TESORERIA
Secretaria
Jefe
AREA DE CONTABILIDAD
Técnico Administrativo
Contador
Jefe
α
12
Recibe libro bancos y
extractos bancarios de la
cuenta de credito interno
b
Se
aperturó la cuenta
de donaciones y
transferencias
?
No
Fin
Si
13
Recibe libro bancos y
extractos bancarios de la
cuenta de donaciones
14
Realiza conciliación
a
No
Son ingresos
?
Si
15
Compara el monto de
los recibos de
ingresos V.S. las
papeletas de depósito
bancario
16
Compara el monto de
las facturas V.S. los
cheques cobrados
Montos
coinciden
?
d
18
Recibe copia de la
conciliación bancaria o
documentos
observados, firma cargo,
registra y entrega
Si
No
17
Devuelve documentación
observada con memorándum
19
Recibe documentos,
toma
conocimiento y delega
20
Recibe documentos
No
23
LLena formato "conciliación
bancaria" con las
conciliaciones del mes y
solicita visto bueno
Son
documentos
para corregir
?
d
Si
21
Realiza correciones a las
observaciones realizadas
en contabilidad
Copia de conciliación
bancaria
24
Envía una copia de la
conciliación bancaria al
Area de Tesorería
c
Original de la
conciliación bancaria
y libro bancos
25
22
Conciliación
Presupuestal
Contable
Fin
Fin
23
Da visto bueno a la
conciliación
ANEXO
FORMATO CONCILIACION BANCARIA
CONCILIACION BANCARIA AL ---------------------CTA CTE N° ------------------
SALDO SEGÚN LIBRO BANCO (SIAF)
S/.
0.00
(+) CHEQUES GIRADOS PENDIENTES DE COBRO
S/.
0.00
(-) GASTOS BANCARIOS :
S/.
0.00
TOTAL CONCILIACION BANCARIA AL :
S/.
0.00
SALDO SEGÚN EXTRACTO BANCARIO AL :
S/.
0.00
V° B°
Elaborado por