procedimiento inventario físico de activos fijos en las unidades de la

CÓDIGO: BS-P30-PR11
VERSIÓN:
4
FECHA:
Septiembre de 2013
PROCEDIMIENTO INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD
PUNTOS DE INTERÉS
 Es responsabilidad de la
Oficina de Activos Fijos
efectuar el inventario
físico de los activos fijos
asignados a las unidades
de la Universidad; previa
programación.
OBJETIVO
ALCANCE
Realizar la planeación, conteo físico y ajuste del inventario de los
activos fijos asignados a las unidades, de manera que se garantice la
verificación periódica de los mismos y se compruebe la eficacia de los
sistemas de control.
Inicia con la elaboración de la programación semestral del inventario
físico de activos fijos, y termina con el archivo del informe final del
inventario.
DEFINICIONES

CONDICIONES GENERALES

Índice de Flujo de
Procedimiento
 Inventario
Físico
Activos Fijos en
Unidades
de
Universidad.
de
las
la
PEOPLE SOFT. Módulo de AM - Activos Fijos: sistema de información a través del cual la Oficina de Activos Fijos administra el inventario
de activos fijos, realiza la creación de referencias.
Los inventarios de activos fijos de la Universidad se realizarán, agrupando los activos por valores de adquisición, para tener un control
permanente de los más representativos ubicados en las diferentes unidades.
Grupo 1
Grupo 2
Grupo 3
Grupo 4
Activos cuyo valor de adquisición supera los $50.000.000
Activos cuyo valor de adquisición está entre $20.000.000. y $50.000.000
Activos cuyo valor de adquisición está entre $10.000.000. y $20.000.000
Activos cuyo valor de adquisición está entre $5.000.000. y $10.000.000

Anulamente se revisarán los resultados de los inventarios realizados, con el fin de ajustar la programación del siguiente año. Teniendo
como base los criterios establecidos.

Las unidades podrán solicitar el inventario físico, mediante correo electrónico enviado por el Jefe de la Unidad a
[email protected] en el que se adjunte el formato Solicitud de Inventario de Activos Fijos (BS-P30-F15) debidamente
diligenciado. Estas solicitudes serán incluidas dentro de la programación del inventario físico de activos fijos.

Las unidades no podrán realizar movimiento de sus activos fijos durante la realización del inventario físico.
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene
información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad
Javeriana.
Oficina de Organización y Métodos
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INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIDADES DE LA UNIVERSIDAD
INICIO
4
Jefe de Oficina y Coordinador
Oficina de Activos Fijos
Elabora la programación del
inventario físico de activos fijos en
las Unidades de la Universidad con
base en los resultados del año
anterior, determinando el tiempo
estimado de duración y el Auxiliar de
Activos responsable del mismo.
1
Realiza la devolución de los activos
fijos obsoletos o activos que no se
utilizan a través de lo estipulado en
el
procedimiento
Devolución,
manejo y disposición de activos
fijos obsoletos (IF-P50-PR03).
3
Responsable Asignado
Unidad
Verifica la existencia de activos fijos
obsoletos o que no se utilicen.
¿Existen
¿Existen activos
activos fijos
fijos
obsoletos
obsoletos oo que
que no
no se
se
utilicen?
utilicen?
Oficina de Organización y Métodos
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Genera en el sistema Peoplesoft el
listado de los activos fijos asignados
a las Unidades
que se hayan
identificado dentro del grupo de
activos que se va a inventariar.
5
Jefe de Oficina
Oficina de Activo Fijos
Informa a través de correo
electrónico a los Jefes de las
Unidades que se hayan identificado
dentro del grupo de activos que se
van a inventariar acerca de la SI
realización del inventario físico de los
activos fijos asignados a esta unidad
y a sus centros de costo asociados y
le solicita realizar la devolución de
los activos fijos obsoletos o de
aquellos que ya no se utilicen.
2
Responsable Asignado
Unidad
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Realiza la verificación física de los
activos fijos asignados a la unidad,
registra el resultado y realiza las
observaciones del caso en el listado
(faltante, activo sin placa de
NO identificación, etc).
6
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Actualiza la información en el
sistema Peoplesoft del resultado del
inventario físico.
7
Jefe de Oficina
Unidad
Informa a través de correo
electrónico al Jefe de la Oficina de
Activos Fijos y al Coordinador de
Activos Fijos la justificación de los
activos fijos que no se hallaron.
11
¿Lo
¿Lo activos
activos tienen
tienen placa
placa //
sticker?
sticker?
NO
8
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Verifica la información de los activos
que no tienen placa/sticker, se
genera el número correspondiente,
mediante los cruces de inventario y SI
regresa a la unidad para colocarlo.
9
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
ACTIVO UBICADO EN LUGAR
DIFERENTE AL ASIGNADO
HURTO
Ó
PÉRDIDA
bb
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Verifica en la Unidad la ubicación
física de los activos que se
encontraron.
12
Actualiza en el sistema Peoplesoft los
cruces de inventario.
¿Existen
¿Existen diferencias?
diferencias?
NO
SI
aa
Jefe de Oficina y Coordinador
Oficina de Activos Fijos
Informa a la unidad a través de
correo electrónico la existencia de
faltantes de activos fijos detectada
como resultado del inventario físico,
anexando el listado correspondiente.
10
Justificación
Justificación de
de los
los activos
activos
fijos
que
no
se
fijos que no se hallaron
hallaron
Jefe de Oficina
Unidad
Decide si el activo regresa a la
unidad donde está asignado ó se
asigna a la unidad donde está
ubicado,
de
acuerdo
al
procedimiento Administración y
Control de Activos Fijos (IF-P50PR02).
13
AA
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Septiembre de 2013
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AA
aa
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Registra en el sistema Peoplesoft la
información de los activos fijos
encontrados.
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Genera en el sistema Peoplesoft un
reporte para cada uno de los
usuarios que tienen activos fijos
asignados.
14
15
bb
Jefe de Oficina
Unidad
Presenta a la Dirección de Recursos
Físicos la relación de los activos fijos
faltantes, junto con la justificación
enviada por la unidad y le solicita
autorización para dar de baja a los
activos fijos por faltante de
inventario.
16
Director
Dirección de Recursos Físicos
Autoriza la baja de los activos fijos
del inventario.
Auxiliar I
Oficina de Activos Fijos
Realiza la baja del activo fijo en el
inventario a través del sistema
Peoplesoft.
17
Oficina de Organización y Métodos
18
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Recolecta la firma en el reporte de
aquellos usuarios que tienen
asignados activos fijos y archiva los
mismos en la carpeta personal.
19
Coordinador
Oficina de Activos Fijos
Archiva copia del reporte final del
inventario
en
la
carpeta
correspondiente, junto con todos los
listados que se generaron durante el
proceso de conteo físico.
22
FIN
Auxiliar II
Oficina de Activos Fijos
Genera en el sistema Peoplesoft dos
copias del reporte final del
inventario
que
contiene
la
descripción de los activos fijos a
cargo de la unidad y de sus centros
de costo asociados.
20
Coordinador
Oficina de Activos Fijos
Envía a la unidad copia del reporte
final del inventario, junto con la carta
de entrega del mismo.
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Oficina de Organización y Métodos
REVISADO POR
APROBADO POR
Coordinador de Activos Fijos
Jefe Oficina Activos Fijos
Director de Recursos Físicos
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