Reglamento de las Colecciones Paleontológicas del Instituto Argentino de Nivología, Glaciología y Ciencias Ambientales — IANIGLA — Noviembre, 2014 Reglamento de las Colecciones Paleontológicas del IANIGLA Introducción Las colecciones paleontológicas albergan un patrimonio que representa el testimonio de la historia de la vida sobre la Tierra a lo largo del tiempo geológico. El Instituto Argentino de Nivología, Glaciología y Ciencias Ambientales, en adelante IANIGLA, posee cinco colecciones paleontológicas, cada una de las cuales está identificada por un nombre oficial y su acrónimo (Anexo 1). Para un adecuado manejo de las colecciones y una apropiada toma de decisiones, es importante que el IANIGLA cuente con un protocolo que se materialice a través del presente Reglamento. Este documento surge a partir de las recomendaciones realizadas por el Curador del IANIGLA a cargo de las colecciones, habiendo sido consensuado por los paleontólogos y aprobado por el Consejo Directivo de este Instituto. La elaboración de este reglamento tiene como referencia la ley nacional nº 25743 de Protección al Patrimonio Arqueológico y Paleontológico y la ley provincial 6034 y sus modificatorias, y los reglamentos correspondientes del Museo Argentino de Ciencias Naturales “Bernardino Rivadavia” (MACN, Buenos Aires) y del Museo de La Plata (MLP, La Plata), así como la política de manejo de la Colección Entomológica del IADIZA, CCT-CONICET Mendoza y la del Museo Paleontológico “Egidio Feruglio” (MPEF, Trelew). Se han considerado además las propuestas de los integrantes del grupo de Paleontología del IANIGLA, CCT-CONICET Mendoza. Este documento podrá ser modificado a partir de nuevas recomendaciones, con la consiguiente aprobación del Consejo Directivo del IANIGLA. Objetivo de las colecciones paleontológicas del IANIGLA El principal objetivo de las colecciones paleontológicas del IANIGLA es constituir una base de estudio activa que permita: Conservar el registro biológico pasado Desarrollar la investigación científica Facilitar la exhibición temporal de los ejemplares y la extensión educativa. Consideraciones generales 1. Todo el material que ingrese a las colecciones paleontológicas del IANIGLA está bajo su tutela, siendo éste responsable de su correcta preservación. 2. La publicación de los estudios realizados sobre los ejemplares de las colecciones paleontológicas incrementa su valor científico. 3. Se propone la creación de un Comité Asesor de las colecciones paleontológicas, que será elegido entre los paleontólogos del IANIGLA que se postulen, por votación, en 1 una reunión del grupo y quedará documentado en el acta correspondiente. El Comité Asesor estará conformado por tres investigadores de cualquier categoría y tendrán derecho a votar, para su elección, todos los paleontólogos (investigadores, becarios y personal de apoyo) del IANIGLA. Los integrantes de dicha comisión serán renovados parcial o totalmente cada dos años con posibilidad de ser reelegidos por un segundo periodo. Su función será la de asesorar al Curador en relación a la gestión y el manejo de las colecciones. 4. Es responsabilidad del Consejo Directivo del IANIGLA favorecer la organización más adecuada para la correcta conservación de las colecciones paleontológicas. 5. Es responsabilidad del Curador de las colecciones la adecuada administración de las mismas, promoviendo el cumplimiento de las normas básicas de la conservación preventiva (luz, humedad, control de plagas, mobiliario). 6. Es responsabilidad de los investigadores que hagan uso de las colecciones el cuidado de las mismas. 7. Es obligación de los investigadores que depositen en las colecciones paleontológicas del IANIGLA brindar toda la información y las publicaciones referidas al material depositado de acuerdo a lo solicitado por el Curador. 8. Está prohibida la venta de material original de las colecciones paleontológicas, tal como lo establece la ley nacional, y de la información presente en la base de datos. 9. Las colecciones paleontológicas deben ser accesibles a toda persona calificada para generar conocimiento científico, restringiéndose el uso a criterio del Curador, de los investigadores y del Consejo Asesor de las colecciones paleontológicas. 10. Se recomienda la formación de series didácticas que no estén integradas formalmente a las colecciones, para tareas de divulgación. 11. Respetando la legislación vigente, los profesionales que elijan las colecciones paleontológicas del IANIGLA como repositorio final del material estudiado, deberán depositar en la colección respectiva el material colectado y/o estudiado una vez finalizada su investigación. 12. Cada uno de los paleontólogos y el Curador de las colecciones podrán plantear al Comité Asesor cualquier sugerencia que favorezca la administración de las colecciones, siempre y cuando no entre en discrepancia con el presente Reglamento ni con las normativas que provengan del CONICET. Las nuevas propuestas que discrepen con el reglamento se discutirán con el resto de los integrantes del grupo de paleontología. 13. Es responsabilidad del Curador y del Comité Asesor la resolución de cualquier conflicto que surja a partir de la aplicación o interpretación del presente Reglamento. En caso de no llegarse a un acuerdo, se solicitará como última instancia la intervención del Consejo Directivo del IANIGLA. 14. Una vez al año, el Curador deberá presentar un informe al Comité Asesor y, por su intermedio, al Consejo Directivo del IANIGLA sobre el estado de las colecciones (ingreso, documentación, préstamos, etc.). 15. El Curador deberá confeccionar un manual de procedimiento para las colecciones paleontológicas que se ajustará al presente Reglamento. 16. El inicio de una colección deberá estar avalado por el Comité Asesor, quien lo notificará al Consejo Directivo del IANIGLA, quedando expresamente manifiesto el acrónimo utilizado. 2 17. El uso o usufructo de material de las colecciones para actividades tales como exposiciones privadas, patentes, registros de propiedad intelectual, etc. deberá ser acordado con el Comité Asesor y el Consejo Directivo. Identificación 18. Se considera como principio ordenador que la unidad de colección está formada por el ejemplar o preparado y su información, y se sugiere limitar el uso de “lote”. 19. Cuando la unidad de colección sea el ejemplar y su información, la misma estará identificada por un número precedido por el acrónimo correspondiente a la colección (ej: IANIGLA-PI 1548). En los casos en que la unidad de colección esté formada por un preparado, la identificación tendrá el acrónimo y el número correspondiente seguido por un agregado de acuerdo a la metodología utilizada en la colección respectiva. 20. El primer número utilizado cuando se de inicio a una colección será el “1” y los posteriores serán correlativos. Documentación 21. La información que forme parte de la unidad de colección debe ser llevada de manera actualizada en un único libro oficial, foliado, aún cuando la misma esté documentada en un medio digital de manera ampliada. La información correspondiente a cada unidad de colección se llevará en un renglón del libro foliado y de manera consecutiva. 22. Toda la información que se guarde en un medio digital deberá tener una copia resguardada por separado en un lugar seguro. 23. Los investigadores y becarios son responsables de suministrar al curador de la colección la información que acompañe a la unidad de colección. 24. Se sugiere que la persona que deposite material en las colecciones presente, de ser posible la documentación que avale la colecta legal de acuerdo a las normas vigentes en el momento de la colecta (ej: otorgamiento de concesiones). En caso de donación, el donante deberá presentar una información detallada de las circunstancias de adquisición del material a donar. Asimismo, se le entregará un “certificado de donación” donde se indicará que la misma es total, incondicional y permanente. Este documento se archivará y se le entregará una copia al donante. 25. Toda la documentación escrita que haga referencia a las unidades de colección (convenios, solicitudes de préstamo, etc.) debe ser archivada en lugares seguros. Ingreso 26. Sólo se incorporarán a las colecciones paleontológicas del IANIGLA aquellos materiales paleontológicos que cumplan con los objetivos establecidos. 27. El material que haya ingresado a una colección solo podrá ser retirado de la misma por quien lo solicitara a través de la normativa que se establece para el Préstamo en el presente Reglamento. 3 28. La solicitud de números de ingreso a la colección respectiva deberá estar acompañada de información sobre colector, procedencia geográfica y estratigráfica e identificación taxonómica preliminar. Esta solicitud será considerada un compromiso de ingreso a la colección por parte del solicitante y el material será considerado en préstamo. 29. Se recomienda que el material que ingrese a las colecciones paleontológicas debe tener datos lo más precisos posible de acuerdo a las características de cada colección y adecuados a los estándares definidos por el Sistema Nacional de Datos Biológicos (Anexo 2). 30. Los ejemplares que ingresen a las colecciones deben estar en los medios de almacenamiento apropiados para un mantenimiento preventivo adecuado; en caso contrario, el Curador podrá plantear al Consejo Asesor el rechazo del ingreso del material a la colección. 31. Si el material ingresado a la colección fuera publicado, la identificación asignada en el inventario deberá figurar en la publicación. El autor deberá proveer la publicación respectiva y las fotografías de los ejemplares ingresados (particularmente de los ejemplares tipo o de los figurados en publicaciones) de acuerdo al formato requerido por el Curador. Baja de material de las colecciones 32. Por motivos de canje, destrucción, pérdida, restitución al país de origen, redundancia de material, reubicación en otra colección, etc., se podrán dar de baja materiales de las colecciones, contando con una justificación bien documentada y con el aval del Comité Asesor, quien lo notificará al Consejo Directivo. 33. La información del material dado de baja no debe ser destruida y la identificación no debe ser reutilizada. Consultas 34. Las consultas serán autorizadas sólo por el Curador o por quien éste haya designado para reemplazarlo. 35. El Curador podrá solicitar al visitante una nota detallando el motivo de la consulta. 36. Cada colección debe llevar un registro del material consultado (visitante, institución que representa, ejemplar, año, etc.). 37. El Curador podrá establecer días y horarios para la consulta. En el caso de visitantes que no residan en la ciudad de Mendoza, deberán acordar previamente la visita. 38. El Curador no podrá negar a ningún visitante calificado la posibilidad de la consulta y, si así lo hiciere, deberá justificarlo por escrito ante el Comité Asesor, instancia a la que el visitante podrá apelar ante la negativa del Curador. 39. Cuando el material sea inédito y quiera ser consultado por alguna persona que no sea el colector, el curador deberá notificarlo al colector y al Comité Asesor para obtener su aprobación. 40. Toda modificación del estado del material de la colección consultado (extracción de partes, muestras de cutículas, cortes de huesos, restauración, etc.) debe ser solicitada y justificada por escrito por el investigador que realiza la consulta (válido para los 4 responsables de préstamos), describiendo la metodología a utilizar y el efecto que tendrá en el material. Una vez terminado el estudio, la muestra extraída, exceptuando si ha sido destruida, debe ser incorporada nuevamente a la colección con los resultados obtenidos. En caso de duda, el Curador consultará al Comité Asesor sobre la pertinencia de la intervención en el ejemplar fósil. 41. El investigador que estudie o mencione cualquier material de las colecciones de Paleontología del IANIGLA en una publicación debe proveer al Curador un PDF del trabajo publicado. 42. Se recomienda al visitante facilitar al Curador una copia digital de las fotografías de los materiales que consulte de las colecciones de Paleontología del IANIGLA. 43. Las actividades con fines de lucro por parte de empresas privadas relacionadas con cualquier material de las colecciones de paleontología estarán sujetas a la autorización del Curador y del Consejo Asesor y al abono de un canon por parte del solicitante que será utilizado para la mejora en la administración de la colección respectiva. Préstamos 44. El préstamo se considera un tipo particular de consulta y, por lo tanto, toda norma al respecto no debe discrepar con el presente Reglamento. 45. El material en préstamo debe estar identificado como perteneciente al IANIGLA y de ser posible fotografiado previo al préstamo. 46. La publicación del material en préstamo y su reproducción fotográfica deberán estar acompañadas de la identificación técnica que facilite el Curador. 47. Cada préstamo debe estar acompañado de dos copias del formulario de solicitud (Anexo 3), una de las cuales quedará en poder del solicitante y la otra archivada por el Curador. En la solicitud deberán figurar nombre, apellido y documento del solicitante; institución a la que representa; fecha de préstamo y fecha de devolución. 48. La solicitud informará al solicitante las condiciones de préstamo establecidas en el presente Reglamento. 49. El Curador fijará un tiempo límite de préstamo del material, con opción a renovación. Se recomienda que el período de préstamo no sea mayor a un año. 50. Una vez vencido el plazo de préstamo, el solicitante deberá reintegrar el material o pedir una renovación. Se considera que no recibir una nota de reclamo no constituye motivo para retrasar la devolución del material. 51. Es deber del Curador reclamar inmediatamente en forma escrita si el material no fuera devuelto en el plazo estipulado. En caso de que no se cumpla con el pedido de reintegro, se iniciarán los reclamos pertinentes ante la autoridad de aplicación que corresponda. 52. No se efectuarán nuevos préstamos a quienes no hayan cumplido con el artículo 50. 53. Si la cantidad de material solicitado en préstamo fuera considerada excesiva, el Curador podrá exigir una justificación por escrito al solicitante, que podrá ser aceptada o denegada por el Comité Asesor. 54. La entrega y la devolución del material deberá realizarse de manera personal y se recomienda limitar el uso del correo a casos especiales, en cuyo caso la responsabilidad será del solicitante. 5 55. El material solicitado en préstamo a otras instituciones es responsabilidad del solicitante. 56. En caso de que el solicitante sea un alumno de pregrado o postgrado, el préstamo se hará a su director, quien será responsable directo del material. 57. Al recibir el material en devolución, el Curador debe dejar constancia, en el formulario de préstamo, de la fecha de devolución y de las condiciones en que se recibe el material prestado. 58. El solicitante se compromete a proveer condiciones de conservación y seguridad al material en préstamo. 59. El solicitante no podrá transferir el material en préstamo a otra persona. Donaciones y canjes 60. El canje y la donación de ejemplares paleontológicos estarán sujetos a las leyes nacionales y provinciales vigentes. Acceso a las Colecciones 61. El recinto que albergue las colecciones estará bajo llave, permaneciendo una copia en poder del Curador y otra en poder del Comité Asesor o de quien éste designe. 62. Tendrá acceso al recinto que almacena las colecciones el Curador o la persona designada por el Comité Asesor. Material Tipo 63. El material tipo (holotipo, paratipo, lectotipo, neotipo o sintipo) debe estar identificado como tal y su lugar de almacenaje debe ser seguro, recomendándose que el mobiliario utilizado sea diferente al del resto de la colección. 64. Cada colección debe poseer un listado actualizado (catálogo) del material tipo, junto a las publicaciones que indiquen su condición como tal. 65. El material tipo no estará sujeto a préstamo, salvo excepciones, en cuyo caso la autorización deberá ser otorgada por el Curador, previo acuerdo del Comité Asesor, tomándose los mayores recaudos en materia de embalaje. En caso de desacuerdo, se consultará al Consejo Directivo del IANIGLA. 66. El canje, la donación, el préstamo y el traslado de material tipo estarán reglamentados por las leyes nacionales y provinciales vigentes. Moldes y copias 67. Los moldes y copias de materiales de las colecciones son propiedad del IANIGLA, teniendo, por tanto, los derechos sobre su uso. 68. El Comité Asesor, con el aval del Consejo Directivo, podrá autorizar la venta, el préstamo, la donación o el canje de las copias, pero nunca de los moldes. 69. Los moldes y copias se consideran elementos coleccionables y, como tal, son válidas para éstos todas las consideraciones efectuadas para los materiales originales. 6 70. El Curador, contando con la aprobación del Comité Asesor, es el responsable de emitir la autorización de la confección de las copias de ejemplares solicitadas tanto por investigadores del grupo de Paleontología del IANIGLA como de otras instituciones, quedando el molde confeccionado en posesión del IANIGLA. Los gastos incurridos en la realización de las copias quedarán a cargo del solicitante que las requiera. 71. Es deber del Curador conservar un duplicado de la autorización de la confección de las copias de los materiales de las colecciones de Paleontología del IANIGLA. 72. La autorización de la confección de las copias dependerá tanto de la finalidad de las copias como del estado de conservación del material original. 73. Está terminantemente prohibida la copia de una copia cuyo molde original pertenece al IANIGLA. El incumplimiento de esta norma resultará en iniciar los reclamos pertinentes ante la autoridad que corresponda. 74. El uso de copias por parte de otras instituciones estará limitado a fines científicos y/o didácticos. El uso de copias con fines de lucro sólo es posible con expresa autorización del Consejo Directivo del IANIGLA. 75. La comercialización de copias deberá estar de acuerdo con la reglamentación de servicios a terceros que establezca el organismo administrativo superior al IANIGLA. 7 Reglamento de las Colecciones Paleontológicas del IANIGLA Anexo 1 Nombre y acrónimo oficial de las Colecciones Paleontológicas del IANIGLA Colección de Paleoinvertebrados: IANIGLA-PI Colección de Paleovertebrados: IANIGLA-PV Colección de Paleobotánica: IANIGLA-PB Mendoza Palinoteca Laboratorio Paleopalinología: MPLP Colección de Icnología: IANIGLA-Icn 8 Anexo 2 Estándares definidos por el Sistema Nacional de Datos Biológicos (lista de de campos mínimos) Identificador del registro Identificador global único Fecha de última modificación Tipo de registro Código de la institución Código de la colección Número de catálogo Elementos taxonómicos Nombre científico Reino Phylum Clase Orden Familia Género Epíteto específico Categoría infraespecífica Epíteto infraespecífico Autor del nombre científico y año de publicación Elementos de identificación Calificador de la identificación Elementos de localidad País Provincia o Estado Localidad Elementos de evento de colecta Colector Extensión curatorial Número de registro del colector Georreferenciación Latitud decimal Longitud decimal Datum geodésico Error de coordenadas (m) Protocolo de georreferenciación Fuentes de georreferenciación Elemento Darwin Core GlobalUniqueIdentifier DateLastModified BasisofRecord InstitutionCode CollectionCode CatalogNumber Categoría general R R R R R R ScientificName Kingdom Phylum Class Order Family Genus SpecificEpithet InfraspecificRank InfraspecificEpithet AutorYearOfScientificName R R R R R R R V V V V IdentificationQualifier V Country State/Province Locality R R R Collector V Collector number V V V V V V V V R: Requerido por el SNDB para todos los grupos taxonómicos; V: Valioso 9 Reglamento de las Colecciones Paleontológicas del IANIGLA Anexo 3 (formulario tipo de préstamo) Colección de……………………………… Formulario de Préstamo nº………. Fecha…………….……………. Se otorga en calidad de préstamo a: Nombre y apellido………. …………………... ……………………………. DNI…………………………………………………………………………… en representación de (institución)……………………………………………. ……………………………………………………………………………….. el /los ejemplar/es ……………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………...…………... Estado de conservación: ……………………………………………………. Fecha devolución: ………………………………………….………………. Firma Firma del destinatario:…………………………Aclaración:..………………. Autorizado por:………………………………………………………………… Firma………………………………………………………………………….. ______________________________________________________________ Devolución:…………………………………Estado del ejemplar:……………. OBSERVACIONES:…………………………………….…………………… Recibido por: firma del de Firma………………………………… Aclaración:..........…………………….. 10 Condiciones de préstamo según el Reglamento de las Colecciones Paleontológicas del IANIGLA-CCT CONICET Mendoza El préstamo se considera un tipo particular de consulta y, por lo tanto, no deben violarse las normas establecidas en el Reglamento. El material en préstamo debe estar identificado como perteneciente al IANIGLA y de ser posible fotografiado previo al préstamo. La publicación del material en préstamo y su reproducción fotográfica deberán estar acompañadas de la identificación técnica que facilite el Curador. Cada préstamo debe estar acompañado de dos formularios de solicitud (Anexo 3), uno de los cuales quedará en poder del solicitante y el otro archivado por el Curador. En la solicitud deberán figurar nombre, apellido y documento del solicitante; institución a la que representa; fecha de préstamo y fecha de devolución. La solicitud informará al solicitante las condiciones de préstamo establecidas en el presente Reglamento. El Curador fijará un tiempo límite de préstamo del material, con opción a renovación. Se recomienda que el período de préstamo no sea mayor a un año. Una vez vencido el plazo de préstamo, el solicitante deberá reintegrar el material o pedir una renovación. Se considera que no recibir una nota de reclamo no constituye motivo para retrasar la devolución del material. Es deber del Curador reclamar inmediatamente en forma escrita si el material no fuera devuelto en el plazo estipulado. En caso que no se cumpla con el pedido de reintegro, se iniciarán los reclamos pertinentes ante la autoridad de aplicación que corresponda. No se efectuarán nuevos préstamos a quienes no hayan cumplido con el reintegro o el pedido de renovación del material. Si la cantidad de material solicitado en préstamo fuera considerada excesiva, el Curador podrá exigir una justificación por escrito al solicitante, que podrá ser aceptada o denegada por el Comité Asesor. La entrega y la devolución del material deberá realizarse de manera personal y se recomienda limitar el uso del correo a casos especiales, en cuyo caso la responsabilidad será del solicitante. El material solicitado en préstamo a otras instituciones es responsabilidad del solicitante. En caso de que el solicitante sea un alumno de pregrado o postgrado, el préstamo se hará a su director, quien será responsable directo del material. Al recibir el material en devolución, el Curador debe dejar, en los formularios de préstamo, de la fecha de devolución y de las condiciones en que se recibe el material prestado. El solicitante se compromete a proveer condiciones de conservación y seguridad al material en préstamo. 11 Toda modificación del estado del material de la colección (extracción de partes, muestras de cutículas, cortes de huesos, restauración, etc.) debe ser solicitada y justificada por escrito por el investigador responsable del préstamo describiendo la metodología a utilizar y el efecto que tendrá en el material. Una vez terminado el estudio, la muestra extraída, exceptuando si ha sido destruida, debe ser incorporada nuevamente a la colección con los resultados obtenidos. El investigador que estudie o mencione cualquier material de las colecciones de Paleontología del IANIGLA en una publicación debe proveer al Curador un PDF del trabajo (artículo, libro o capítulo de libro). Se recomienda al visitante facilitar al Curador una copia digital de las fotografías de los materiales que consulte de las colecciones de Paleontología del IANIGLA. El solicitante no podrá transferir el material en préstamo a otra persona. 12