Versión 02 Fecha Aprobación 2016-08

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
SENADO DE LA REPÚBLICA
Código
PC-Ca01
Versión
02
Fecha
Aprobación
2016-08-04
1. Responsable - Líder de Proceso
Ordenador del Gasto
2. Objetivo
Planear y contratar en forma oportuna y eficaz los bienes y servicios de acuerdo a las necesidades de los procesos, cumpliendo con los requisitos legales y los establecidos por el Senado de la
República
3. Alcance
Este proceso aplica para todo el Senado de la Republica y comprende desde la elaboración de los estudios previos y pliegos de condiciones hasta la liquidación de los contratos de adquisición
de bienes y/o prestación de servicios
4. Ciclo PHVA
Proveedor
Interno
Proceso
Gestión
Estratégica
V.1
Entradas
Externo
Actividades
Planear
Interno
Externo
Proceso Gestión
Estratégica
Plan Estratégico
N.A
Cliente
Salidas
Diseñar el plan de acción táctico
Plan de Acción General
Plan de acción táctico
N.A
Proceso Gestión
de Control Interno
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GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
SENADO DE LA REPÚBLICA
Proveedor
Interno
Proceso
Gestión de
Bienes e
Infraestructura
Todos los
procesos
Externo
N.A
N.A
Entradas
Actividades
Hacer
Código
PC-Ca01
Versión
02
Fecha
Aprobación
2016-08-04
Cliente
Salidas
Interno
Externo
Plan Anual de
Adquisiciones
Estudios Técnicos para la
contratación de bienes y
servicios.
Elaborar los estudios previos y del sector a los que haya lugar para Estudios Previos y del
satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los procesos sector
Proceso
Gestión de
compras y
contratación
N.A
Proceso de
gestión de
compras y
contrataicón
(Comité Asesor
Evaluador)
Ciudadanía en
general
Proyectos aprobados
Proceso
Gestión de
compras y
contratación
N.A
Estudios previos y del
sector
Elaborar, aprobar y publicar pliegos de condiciones
Pliegos de condiciones
publicados
Partes
interesadas
Todos los
procesos
Proveedores
N.A
Proceso
Gestión de
compras y
contratación
Partes
interesadas
N.A
Ofertas/ propuesta
Evaluar/ seleccionar ofertas/ seleccionar contratista
Adjudicar, legalizar y perfeccionar los contratos
V.1
Partes
interesada
Ciudadanía en
general
Proveedores
Partes
interesadas
Ciudadanía en
general
Ofertas seleccionadas o
propuesta
Proveedores
N.A
Informe de evaluación de
ofertas (Técnica, jurídica y Proceso de
financiera)
gestión de
compras y
Ofertas seleccionadas o
contrataicón
propuesta
Documentos contractuales
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Proceso de
gestión de
Contratos perfeccionados y
compras y
legalizados
contratación
(Supervisor
designado)
Proveedores
Contratistas
Partes
interesadas
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Versión
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Aprobación
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GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
SENADO DE LA REPÚBLICA
Proceso de
gestión de
compras y
contratación
(Supervisor
designado)
N.A
Proceso Gestión
de Recursos
Financieros
Proveedores
Proveedores
Informes de supervisión
Informes actividades
Ejecutar, hacer seguimiento contratos
Contratistas
Informe Final
V.1
Contratistas
Partes
interesadas
Todos los
procesos
Proceso de
gestión de
compras y
contratación
Informe Final
Informe Final
Realizar cierre y liquidación de contratos
N.A
Gestión de
compras y
contratación
Gestión de
Recursos
Financieros
Reporte de Pagos a
Proveedores
Página 3 de 6
Acta de liquidación del
contrato
Proceso Gestión
de Recursos
Proveedores
Financieros
Gestión de
compras y
contratación
Todos los
procesos
Contratistas
Partes
interesadas
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Aprobación
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GESTIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN
SENADO DE LA REPÚBLICA
Proveedor
Interno
Proceso
Gestión de
compras y
contratación
Externo
N.A
Entradas
Informes de gestión
Proveedor
Interno
Externo
Entradas
Cliente
Actividades
Verificar
Salidas
Revisar el cumplimiento de metas, indicadores y administración de
riesgos
Medición de indicadores
Actividades
Actuar
Salidas
Interno
Externo
Proceso Gestión
de Control Interno
N.A
Cliente
Interno
Externo
Informes de Auditorias.
Proceso
Gestión de
Entes de
control interno. Control
Planes de acción de
mejora.
Ejecutar planes de acción de mejora y de mejoramiento
Proceso
Gestión de
Calidad
Entes de
certificación
Planes de mejoramiento
Proceso Gestión
Planes de acción de
de control interno
mejora y de mejoramiento
cerrados
Proceso Gestión
Estratégica
Entes de
Control
Entes de
certificación
Informes de revisión por la
dirección
5. Indicadores
(Eficacia=Resultado / Eficiencia=Recursos / Efectividad=Impacto)
Ver tablero de seguimiento a indicadores
6. Riesgos y Controles
Ver mapa de riesgos del proceso
V.1
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Legales
Ver Normograma de Proceso
7. Requisitos
ISO 9001:2008 / NTCGP 1000: 2009
7.4 Compras
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2 Acción Correctiva
8.5.3 Acción Preventiva
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Aprobación
2016-08-04
Internos
Ley 5ta de 1992
Ley 80 de 1993
Ley 1150 de 2007
Decreto 1082 de 2015
Demás normas aplicables a modalidades de
contratacion específicos.
8. Recursos
Talento Humano
(cargos que intervienen en el proceso)
Director(a) General Administrativo(a)
Progesionales de la DGA asignados a actividades de contratación
Infraestructura
Informáticos
Instalaciones físicas
Sistema electrónico de contratación publica - SECOP
Sistema de información y gestión de empleos públicos SIGEP
Sistema de rendición electrónica de la cuenta e informes SIRECI
9. Documentos de Referencia
PC-Pr02 Procedimiento Precontractual
V.1
PC-Pr03 Procedimiento Contractual
PC-Pr04 Procedimiento Poscontractual
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Versión
02
Fecha
Aprobación
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SENADO DE LA REPÚBLICA
10. Control de Cambios
Descripción
Versión
1
Fecha
*Por cambio actualización en la estructura de codificación del SGC se emite la versión No. 1 de esta caracterización de proceso la cual reemplaza los
antiguos documentos "PE01 Proceso de Contratación V3"
26/03/2015
*Se emite este documento para su divulgación e implementación.
2
*Se revisan y actualizan las entradas y salidas de las actividades del PHVA, se separan las actividades de ejecucion y cierre de los contratos y se
actualizan los nombre de los grupos de trabajo que intervienen en el proceso.
11. Aprobaciones
Revisó
Elaboró
V.1
04/08/2016
Aprobó
Nombre: L. Piñeros; L. Jimenez; J. Peña y J.
Saldarriaga
Nombre: Astrid Salamanca Rahin
Nombre: Grupo Evaluador SGC
Cargo: contratistas DGA
Cargo: Directora General
No. de Acta y Fecha: 037 del 4 de agosto de 2016
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