trámites de proveedores - Instituto Salvadoreño del Seguro Social

Instituto Salvadoreño del Seguro Social
TRÁMITES DE
PROVEEDORES
02 DICIEMBRE 2015
Objetivo de la reunión
OBJETIVO GENERAL:
El objetivo es presentar a nuestros socios estratégicos (Proveedores) los requisitos, documentos
y plazos de los trámite que deben realizar PREVIO, DURANTE, POSTERIOR AL PROCESO DE
ADQUISICIÓN Y DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1.
Informar los mecanismos adquisitorios conforme a la legislación vigente concomitantemente dar a
conocer los procesos de modernización que la presente administración se lleva a cabo que permita
simplificar los trámites para que los Oferentes compitan con reglas claras, fomentando la
transparencia y competitividad.
2.
Comprometernos la administración y los oferentes con el cumplimiento de los adquiridos con la
población derechohabiente.
3.
Dar a conocer los procedimientos de deben seguir para los procesos de adquisición de bienes o
servicios en el ISSS.
4.
Informarles que pueden notificar cualquier irregularidad durante los diferentes procesos de adquisición
ante las instancias correspondientes.
Trámites
Posteriores a
la
Adjudicación
4. EJECUCIÓN
Trámites
durante el
proceso de
Adquisición
3. POSTERIOR
Trámites
Previos al
proceso de
Adquisición
2. DURANTE
1. PREVIO
TRÁMITES ADMINISTRATIVOS CON
PROVEEDORES
Ejecución del
Contrato y
relación con
el
Administrador
del mismo
1. TRÁMITES PREVIOS AL PROCESO DE ADQUISICIÓN
BANCO DE PROVEEDORES DEL INSTITUTO
Expediente Único del Proveedor
1.1 Inscripción de
Proveedores
1.2 Actualización de Expediente
del Proveedor
UACI
UACI
Documentación legal,
Financiera y administrativa
Para participar en
procesos de
Adquisición del
ISSS.
Incumplimientos (tiempo,
cantidad, etc.)
1.3 Calificación de
medicamentos
DACABI
Productos
nuevos
Actualizaciones
Caducidad e
inhabilitación
El banco de proveedores del ISSS se conforma, en cumplimiento del Art. 10 de
LACAP, por las atribuciones del Jefe UACI: literal j). Además, artículos 27 y 28 de
LACAP
1.1 Inscripción de Proveedores
Presentación
de
documentos
Análisis de
documentos
Registro de
proveedor
LUGAR DE PRESENTACIÓN: Sección de Registro y Actualización de Proveedores, ubicada en la
Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI), en Boulevard Constitución,
Complejo la Meta No. 340, Colonia Escalón San Salvador.
PARA PODER SER SUMINISTRANTE DEL ISSS DEBE ESTAR INSCRITO YA QUE ES UN REQUSITO DE
NUESTRO SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN FINANCIERA.

Los requisitos se encuentran publicados en:
http://www.isss.gob.sv/index.php?option=com_content&view=article&id=119:requisitos-para-laapertura-de-expediente-unico-persona-natural&catid=41:banco-de-contratistas&Itemid=67
1.2 Actualización de Expediente
del Proveedor
Actualización de
información legal
Calificación anual
Financiera
• Proveedor actualiza
información legal,
Administrativa y
Financiera por iniciativa
propia, por requerimiento
de UACI - ISSS o por
requerimiento anual.
• Convocatoria anual para
evaluación anual
Financiera de:
• 1. Estados financieros
• 2. Constancia de
calificación de riesgo
crediticio.
Actualización de
experiencia
• Incumplimientos
• Multas
• Fallas de calidad
• Caducidad
Art. 15.- La UACI llevará un registro de todas las contrataciones realizadas en los últimos diez años,
que permita la evaluación y fiscalización que deben realizar los organismos y autoridades
competentes. Asimismo, llevará un registro de ofertantes y contratistas, a efecto de incorporar
información relacionada con el incumplimiento y demás situaciones que fueren de interés para
futuras contrataciones o exclusiones.
1.3 Calificación de medicamentos
Proceso público mediante el cual el ISSS, califica a los proveedores de
Medicamentos a través de requisitos técnicos establecidos en las Fichas Técnicas
de Medicamentos (FTM) e Instructivo de Calificación, a fin de contar con un
Banco de Datos de Proveedores Calificados que sirva de insumo en los procesos
de Compra.
 A PARTIR DEL AÑO 2015 PARA PODER SER SUJETO DE RECOMEDACIÓN EN LOS
PROCESOS DE COMPRA DE MEDICAMENTOS DEL ISSS LOS PRODUCTOS DEBEN
ESTAR CALIFICADOS.

VIGENCIA:
depende de la
vigencia de los certificados de los
productos
DNM,
buenas
prácticas, calidad etc.
TIEMPO DE ATENCIÓN:
Producto Nuevo: 3 semanas
Actualización de calificación: 1 a 3 días
La información sobre el proceso y fichas técnicas se encuentra en:
http://www.isss.gob.sv/index.php?option=com_docestandar&view=docestandar&cate
goria=46&showview=0&Itemid=260
2. TRÁMITES DURANTE EL PROCESO DE ADQUISICIÓN
OFERTAS: CONSULTAS, PRESENTACIÓN Y
APERTURA, SUBSANACIÓN
2.1 Consulta a Bases,
Aspectos Generales o
Términos de Referencia
El plazo de
respuesta a
consultas se
encuentra en las
bases
2.2 Presentación de
ofertas
Las ofertas deben
ser presentadas en
los formatos
indicados en las
bases.
2.3 Apertura de ofertas
Presentación de las
ofertas en las fechas y
horas exactas
estipulada en las bases.
Garantía de
mantenimiento de oferta
3. POSTERIOR A LA ADJUDICACIÓN
RECURSO DE REVISIÓN – FIRMA DE CONTRATO –
PRESENTACIÓN DE GARANTÍAS
3.1 Recurso de
Revisión
3.2 Firma de
Contrato
El recurso de revisión
deberá interponerse por
escrito ante el
funcionario que dictó el
acto del que se recurre,
dentro del término de
cinco días hábiles
contados a partir del día
siguiente al de la
notificación
…
La formalización u
otorgamiento del
contrato, deberá
efectuarse en un plazo
máximo de 5 días hábiles
para las LICITACIONES
PÚBLICAS posteriores a
declarar en firme, salvo
caso fortuito o fuerza
mayor.
3.3 Presentación
de Garantías
Por el valor definido
en contrato para
garantía de
cumplimiento de
contrato.
Devolución de
garantías.
3.3 Presentación de garantías
Cumplimiento de contrato
• Asegurar que el contratista cumpla con
todas las cláusulas establecidas en el
contrato, así como la entrega bien en
el tiempo y la calidad acordada.
Buen servicio, funcionamiento o
calidad de bienes
• Asegurar que el contratista responderá
ante los incumplimiento en la calidad y
funcionamiento de los bienes
contratados, durante el período que se
establezca en el contrato.
• El plazo de vigencia de la garantía
puede ser diferente para cada
contrato, por lo cual es necesario leer
detenidamente el requisito en la
cláusula respectiva para cada
contrato.
Art. 36.- Al contratista que incumpla alguna de las especificaciones consignadas en el contrato
sin causa justificada, se le hará efectiva la garantía de cumplimiento de contrato, sin perjuicio
de las responsabilidades en que incurra por el incumplimiento.
Devolución de Garantías
TIPO DE FIANZA
TIEMPO DE DEVOLUCIÓN
Mantenimiento de
oferta
10 días posterior a la solicitud de devolución
por parte del oferente.
Cumplimiento de
Contrato
20 días hábiles después de haber vencido su
plazo (art. 31 inciso penúltimo LACAP) o;
20 días después de que el administrador del
contrato informe y remita el acta de recepción
final en donde no haya incumplimientos (art.
82 BIS letra “f” LACAP).
Buen servicio,
funcionamiento o
calidad de bienes
20 días posterior a la fecha de vencimiento de
la garantía.
Los tiempos estipulados son de aquellos casos en que la ejecución del
contrato no ha tenido inconvenientes o incumplimientos, y no existen
entregas pendientes.
4. EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y RELACIÓN
CON EL ADMINISTRADOR DEL MISMO
4.1 Recepción de
bienes y
administración de
contratos
4.2 Evaluación de
Calidad del
Medicamento o bien
Los medicamentos
e Insumos medico
quirúrgicos serán
recepcionados en
los Almacenes del
ISSS de acuerdo a
calendario
establecido.
Cuando el Instituto
compruebe defectos de
calidad en los productos
entregados, el
contratista dispondrá de
un plazo que no podrá
ser superior a 10 días
hábiles a partir de la
notificación, para la
sustitución.
4.3 Incumpliendo en las
entregas
Cálculo provisional de
multas
Cálculos de multa no
pagados/no aceptados
Publicación en medio
escrito por
desabastecimiento a
causa de incumplimiento
de entregas
Tiempos de proceso de recepción
Almacenes centrales
Administrador del Contrato: Los Jefes de los Almacenes, donde se reciben los
productos contratados serán los responsables de administrar el contrato.
RESPONSABLE
TIEMPO
OPERACIÓN
Encargado de recepción
15 min
Tecnico ACABI
30 min
Encargado de estantería
1 a 3 horas
Digitador
5 min
Revisión de documentos del
sistema
Encargado de recepción
5 min
Trámite de firmas
Secretaria de recepción
4 a 8 horas
PROCESO
Revisión documental y Física de
los bienes
Revisión de documentos e
Inspección de Calidad
Revisión y conteo de bienes
Ingreso de documentos al sistema
TIEMPO
PERCIBIDO
1 a 2 horas
1 a 3 horas
1 a 2 días
Aspectos importantes entregas

Reprogramaciones: El ISSS podrá designar otro lugar, fecha o
cantidad para la entrega del producto contratado o suspender
las entregas temporalmente hasta nuevo aviso. La contratista se
obliga a realizar la entrega conforme a lo requerido. Esta solicitud
debe hacerse al menos 30 días calendario previo a la fecha de
entrega establecida.

Anticipos: el ISSS para garantizar el abastecimiento podrá solicitar
anticipos a las entregas programadas, a partir de la fecha de
suscripción del contrato y de común acuerdo con el contratista

Deberá entregar el producto en
garantizando el almacenaje y manejo.

Productos de cadena de frío, deben traer monitores de
temperatura por empaque y proporcionar la lectura.
optimas
condiciones,
Evaluación de Calidad de bienes de
existencia
1.
Los criterios para el envío de producto a pruebas control de calidad son:

Historial de rechazos

Nuevos productos o marcas

Cambios de lote
2.
Cuando un producto se encuentre en investigación por DACABI, no se entregará
Acta de recepción solo un comprobante de recibido, hasta la finalización de la
investigación.
3.
Los tiempos en obtener los resultados de las pruebas dependen de sus
especificaciones, ejemplo:

Pruebas Físico Químicas: 3 a 5 días

Pruebas Microbiológicas 8 a 17 días

Perfil de Disolución 21 días.
4.3 Incumplimiento en las entregas
Otros aspectos relacionados
1.
Publicación en medio escrito por desabastecimiento a causa de
incumplimiento de entregas.
2.
Reintegros por parte del Contratista: cuando el ISSS deba realizar compras
o reintegrar costos al derechohabiente por causa de incumplimiento, el
contratista deberá pagar el monto de lo adquirido.
3.
El Pago de Almacenamiento procede:
4.

A partir de la finalización del plazo que estableció el administrador
del contrato para la sustitución del producto rechazado.

En caso que la contratista no cambie el producto vencido
amparado en Acta Notarial en un plazo de 4 semanas.
El valor es calculado en base al número de tarimas, por el precio de
almacenaje por día.
5. OTROS SERVICIOS:
Emisión de constancias
La Sección de Monitoreo de Contratos de la UACI podrá
emitir constancia a solicitud de los contratistas sobre:
Cumplimiento de Plazos de Entrega, de Experiencia de
Calidad, Fallas Terapéuticas y Cumplimiento de
Condiciones Contractuales.
Si la constancia solicitada se refiere únicamente al
cumplimiento de plazo de entrega, en uno o varios
Almacenes Locales de los Centros de Atención, la solicitud
debe ser requerida al Administrador de Contrato. En este
caso la UACI no efectúa ninguna diligencias.
TIEMPO PROMEDIO PARA EMISIÓN DE CONSTANCIAS
POR UACI:
MINIMO: 2 SEMANAS
MAXIMO: 3 SEMANAS
Recepción de
requerimiento
especifico de
constancia
UACI solicita a una o
varias dependencias la
información requerida
por el contratista
Emisión de
constancia
6. TRÁMITE DE PAGOS
Emisión de Quedan
Almacén
Tiempo promedio para emitir quedan: 1.5 horas
Emitir Acta de
recepción
Centro de
Atención
Emitir Acta de
recepción
Proveedor
Acta de
recepción
Presenta
Facturas
conforme al acta
de recepción
Factura
Trámite de
Pago
Documentos
Revisados
Revisión de
Documentos
Operaciones
Financieras
Tramitar fondos
y pago a
proveedor
Abono a cuenta
Quedan
Proveedor
Recepcionar
documentos y
pago
No se reciben documentos para pago si el acta registra entrega EXTEMPORANEA
y no ha pagado la multa, o si no presenta copia de última recibo de
cotizaciones.
6. Trámite de pagos
Abono Electrónico

El proceso se desarrolla en dos etapas:

Registro de la información en SAFISSS

Emisión y autorización de pago en banca electrónica (Tesorería y
refrendarios).

El 95% de los pagos no es mayor a 30 días calendario ,
contados a partir de la emisión del quedan.

La liberación de los pagos depende de la disponibilidad
diaria de los fondos del ISSS en los diferentes bancos.

No se efectúa ningún trámite de descuento en los
pagos a proveedores.
Gracias por
su atención