DFOE-EC-IF-04-2016 - Contraloría General de la República

INFORME Nro. DFOE-EC-IF-04-2016
15 de ENERO, 2016
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS
INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS
IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA
EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD
SOCIAL (MTSS) SOBRE EL EJERCICIO
ECONÓMICO 2014
2015
Firmado digitalmente por ROBERTO
ARMANDO JAIKEL SABORIO (FIRMA)
Firmado digitalmente por MARTA
FONSECA JIMENEZ (FIRMA)
Fecha: 2016.01.25 11:12:36 -06'00'
Firmado digitalmente por ROSAURA
CAMACHO SANCHEZ (FIRMA)
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CONTENIDO
Página N°
RESUMEN EJECUTIVO
1.
INTRODUCCIÓN .................................................................................................... ..1
ORIGEN DE LA AUDITORÍA ........................................................................................ ….1
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA.......................................................................................... 1
ALCANCE DE LA AUDITORÍA .......................................................................................... 2
ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA..................... 2
GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ................................................................... 2
METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................. 4
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................ 5
2.
RESULTADOS ......................................................................................................... 5
TEMA 1: CONCILIACIÓN ENTRE DE LAS PROPUESTAS DE PAGO Y LOS DESEMBOLSOS
REALIZADOS POR LA TESORERÍA NACIONAL POR CONCEPTO DE PENSIONES ...................... 5
HALLAZGO 1.1: INCONSISTENCIAS
EN LA CONCILIACIÓN ENTRE LAS PROPUESTAS DE
PAGO Y LOS DESEMBOLSOS REALIZADOS POR LA TESORERÍA NACIONAL POR CONCEPTO
DE PENSIONES ...................................................................................................... ..5
HALLAZGO 1.2: RESGUARDO INADECUADO DE LA DOCUMENTACIÓN CONCERNIENTE
AL PAGO DE PENSIONES ........................................................................................... 7
TEMA 2: COMUNICACIÓN A LA DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD NACIONAL SOBRE
CUENTAS POR COBRAR ............................................................................................... 8
HALLAZGO 2.1: OMISIÓN DEL ENVÍO DE INFORMACIÓN A LA DIRECCIÓN GENERAL DE
CONTABILIDAD NACIONAL SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR CORRESPONDIENTES A
SUMAS GIRADAS DE MÁS A PENSIONADOS .................................................................. 8
HALLAZGO 2.2: CUENTAS POR COBRAR POR CONCEPTO DE INFRACCIONES A LA
LEGISLACIÓN LABORAL PENDIENTES DE REGISTRO ...................................................... 9
TEMA 3: REGISTRO CONTABLE DE BIENES .................................................................... 10
HALLAZGO 3.1: REGISTROS INCORRECTOS EN LA CUENTA CONSTRUCCIONES EN
PROCESO EDIFICIO E INSTALACIONES .................................................................... .10
3.
CONCLUSIONES ................................................................................................... 11
4.
DISPOSICIONES.................................................................................................... 12
A LA LICDA. ELIZABETH MOLINA SOTO EN SU CALIDAD DE DIRECTORA NACIONAL DE
PENSIONES O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO .............................................. …12
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AL LIC. ROGER PORRAS ROJAS EN SU CALIDAD DE DIRECTOR EJECUTIVO DE LA JUNTA DE
PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE
EL CARGO ................................................................................................................. 13
AL LIC. RODRIGO ACUÑA MONTERO EN SU CALIDAD DE DIRECTOR NACIONAL E INSPECTOR
GENERAL DE TRABAJO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ................................. 13
CUADROS
CUADRO N° 1 CUENTAS AUDITADAS DEL MTSS………………………………………………….4
CUADRO N° 2 SUMAS GIRADAS DE MÁS DEL RÉGIMEN DEL MAGISTERIO NACIONAL……………9
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INFORME Nro. DFOE-EC-IF-04-2016
RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué examinamos?
La auditoría financiera ejecutada en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) tuvo
como objetivo examinar la información financiera correspondiente al ejercicio económico 2014,
con el fin de emitir una opinión sobre su razonabilidad y comprobar su correspondencia con el
marco normativo aplicable.
En cumplimiento de este objetivo, la auditoría comprendió la revisión de las cuentas de Balance
de Propiedad Planta y Equipo, y Depreciación Acumulada, así como de las cuentas de
resultados de Gastos por Servicios Personales; Gastos por Servicios No Personales; Gastos
por Materiales y Suministros; Gastos por Transferencias Corrientes; y Gastos por Depreciación,
relativas al MTSS, presentadas en el Balance General y en el Estado de Resultados del Poder
Ejecutivo para el ejercicio económico 2014.
¿Por qué es importante?
El estudio es de relevancia por cuanto se constituye en un insumo para informar al Poder
Legislativo, así como a la ciudadanía en general, sobre la razonabilidad de los saldos
consignados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, además de constituirse en una
herramienta para fortalecer la transparencia y el control ciudadano al brindarle a la población un
panorama sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos,
máxime si se toma en consideración que para el período 2014 el MTSS presenta una inversión
en bienes de ₡9.509,6 millones, así como gastos por ₡1.043.659,5 millones.
¿Qué encontramos?
Como resultado de la auditoría se determinó una serie de debilidades que afectan la
razonabilidad de los saldos presentados en la Balanza de Comprobación del MTSS
correspondiente al ejercicio económico 2014.
Al respecto, se identificó que en atención a la Circular DNP-020-2013, emitida por la Dirección
Nacional de Pensiones (DNP), la cual establece la aplicación de los procedimientos para las
conciliaciones de planilla del Régimen del Magisterio Nacional y de los Regímenes Especiales,
la Administración ha realizado, comparaciones entre los montos de las propuestas de pago y los
desembolsos efectivamente realizados por la Tesorería Nacional por concepto de pensión, sin
embargo dichas comparaciones no incorporan una justificación de las diferencias detectadas
entre ambos registros, apartándose de este modo del objetivo de una conciliación. Asimismo, se
determinó que la DNP carece de un registro íntegro de los archivos que respaldan los pagos de
pensiones.
En relación con el suministro de información a la Dirección General de Contabilidad Nacional
(DGCN), se determinó que tanto la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional
(JUPEMA) como la Dirección Nacional de Inspección (DNI), presentan oportunidades de
mejora, pues no han informado apropiadamente a la DGCN
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sobre las cuentas por cobrar por concepto de sumas giradas de más del Régimen del
Magisterio Nacional y por infracciones a la legislación laboral, respectivamente.
Por otra parte, se identificó que el saldo de ₡26,9 millones registrado en la Cuenta
Construcciones en Proceso Edificio e Instalaciones, de la Balanza de Comprobación del MTSS
al 31 de diciembre de 2014, es improcedente, pues ₡23,6 millones se encontraban clasificados
de forma incorrecta y los restantes ₡3,3 millones corresponden a un registro duplicado.
¿Qué sigue?
Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones a la Directora Nacional de Pensiones,
tanto para que se ajusten los procedimientos relativos a la realización de conciliaciones entre
las propuestas de pago y los desembolsos efectivamente realizados por la Tesorería Nacional,
como para que se custodie adecuadamente la documentación sobre dichos pagos.
Por último, se establecen disposiciones para el Director Ejecutivo de JUPEMA y el Director
Nacional e Inspector General de Trabajo, para que remitan a la DGCN, la información
concerniente a las cuentas por cobrar por concepto de sumas giradas de más del Régimen del
Magisterio Nacional y por infracciones a la legislación laboral, respectivamente.
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ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS
INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS
IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA
EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD
SOCIAL (MTSS) SOBRE EL EJERCICIO
ECONÓMICO 2014
1.
INTRODUCCIÓN
ORIGEN DE LA AUDITORÍA
1.1. La auditoría se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2015 de la
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la
cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos.
1.2. La ejecución de este tipo de auditorías por parte de la Contraloría General de la
República, se fundamenta en dos ejes principales, el primero referente a la
función fiscalizadora establecida su Ley Orgánica, N° 7428; y el segundo
relacionado con el mandato legal establecido en la Constitución Política y en la
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N°
8131, cuyas disposiciones legales estipulan la obligación, por parte de este
Órgano Contralor, de remitir a la Asamblea Legislativa una opinión respecto de la
razonabilidad de la información financiera del Poder Ejecutivo.
1.3. Por otra parte, el desarrollo de auditorías financieras, contribuye a incrementar la
transparencia y el control ciudadano, al brindarle a la población un panorama
sobre la razonabilidad de la información financiera plasmada en los Estados
Financieros del Poder Ejecutivo, así como sobre los controles establecidos para
la gestión e inversión de los recursos públicos.
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
1.4. El objetivo del estudio consistió en examinar la información financiera del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), correspondiente al ejercicio
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económico 2014, con el fin de emitir una opinión sobre su razonabilidad y
comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
1.5. La auditoría comprendió la revisión de las cuentas de balance de Propiedad
Planta y Equipo, y Depreciación Acumulada, así como de las cuentas de
resultados de Gastos por Servicios Personales; Gastos por Servicios No
Personales; Gastos por Materiales y Suministros; Gastos por Transferencias
Corrientes1, y Gastos por Depreciación, relativas al Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social, presentadas en el Balance General y en el Estado de
Resultados del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico 2014.
1.6. Como parte del estudio se contempló la ejecución de procedimientos, entre los
cuales destacan la revisión de los registros efectuados de las transacciones
financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara; para
obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y
revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de
representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude
o por error. Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los
controles internos del MTSS que son relevantes en la emisión de información
financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las
circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la
efectividad de los controles internos de la institución.
ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA
1.7. Como aspecto positivo se indica la colaboración brindada por los funcionarios del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el apoyo logístico ofrecido al equipo
de fiscalizadores de esta Contraloría General.
GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA
1.8. El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, es una institución pública creada con
fundamento en la Ley N° 18602, del 21 de abril de 1955, cuyo objetivo principal
es velar por la dirección, estudio y despacho de los asuntos relativos a trabajo y
bienestar social, así como por el desarrollo, mejoramiento y aplicación de todas
las leyes, decretos, acuerdos y resoluciones referentes a estas materias.
1.9. Para llevar a cabo el cumplimiento de sus objetivos y funciones, el MTSS se
encuentra conformado por ocho Direcciones a saber: Dirección General de
Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, Dirección Nacional de Pensiones,
1
2
Incluye tanto gastos por Transferencias Corrientes, del título presupuestario 212 Ministerio de Trabajo
y Seguridad Social, como del título 231 Regímenes de Pensiones.
Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
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Dirección Nacional de Inspección, Dirección de Asuntos Laborales, Dirección
Nacional de Empleo, Dirección Nacional de Seguridad Social, Dirección
Financiera y Dirección de Economía Social Solidaria.
1.10. Respecto a lo anterior, la Dirección Nacional de Pensiones (DNP), se constituye
en una de las instancias más relevantes del MTSS, al registrar durante el período
2015, un presupuesto devengado de ₡705.414,6 millones, en el pago de
pensiones contributivas, pensiones no contributivas y prejubilaciones; lo cual
representa un 67,6%3 del total de gastos reflejados en la Balanza de
Comprobación del MTSS correspondiente al ejercicio económico 2014.
1.11. En cuanto a la Balanza de Comprobación, debe considerarse que sus registros
provienen de la información ingresada en el Sistema Integrado de Gestión de la
Administración Financiera (SIGAF) y que la responsabilidad de su elaboración
recae sobre la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), ente rector
del Subsistema de Contabilidad instituido en el artículo 90 de la Ley N° 8131.
Cada una de las instituciones que conforman el Poder Ejecutivo cuenta con su
propia Balanza de Comprobación, la cual es empleada para visualizar el
resultado contable individual y elaborar los Estados Financieros del Poder
Ejecutivo.
1.12. En el siguiente cuadro se presenta un detalle de la información financiera objeto
de examen durante el desarrollo de la auditoría, la cual se encuentra registrada
en la Balanza de Comprobación del MTSS, correspondiente al período 2014.
3
Porcentaje obtenido al dividir los ₡705.414.624.337,2, correspondientes a los gastos del Título
Presupuestario 231 Regímenes de Pensiones, entre el total de gasto reflejado en la Balanza de
Comprobación del MTSS, el cual alcanza la suma de ₡1.043.659.480.084,4.
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Cuadro N° 1
Cuentas auditadas del MTSS
En colones costarricenses
Detalle
Propiedad, Planta y Equipo
Depreciación Acumulada
TOTAL ACTIVO
Gastos por Servicios Personales
Saldos
9.509.605.472,0
-2.610.974.340,7
6.898.631.131,4
12.521.065.220,9
Gastos por Servicios No Personales
1.827.502.694,8
Gastos por Materiales y Suministros
127.195.078,1
Gastos por Transferencias Corrientes
Gastos por Depreciación
TOTAL GASTOS AUDITADOS
1.004.237.499.173,5
4
516.214.950,3
1.019.229.477.117,5
Fuente: CGR, con base en la Balanza de Comprobación del MTSS y la
liquidación presupuestaria del Título 231 Regímenes de Pensiones,
correspondientes al ejercicio económico 2014
1.13. En lo concerniente al ámbito regulatorio, en materia financiero contable el MTSS
debe acatar las directrices, circulares y demás disposiciones legales, emitidas
por la Dirección General de Contabilidad Nacional, la Dirección General de
Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), la Dirección
General de Presupuesto Nacional, así como por la Tesorería Nacional, todas
ellas instancias del Ministerio de Hacienda.
1.14. En materia de control interno, el MTSS se encuentra regulado por la Ley General
de Control Interno, N° 8292, las Normas de Control Interno aplicables al Sector
Público, así como por los lineamientos establecidos por este Órgano Contralor.
METODOLOGÍA APLICADA
1.15. Para la realización de esta auditoría, se consideró lo estipulado en las Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de
Fiscalización Integral (MAGEFI), el Manual del Procedimiento de Auditoría de la
4
Este saldo comprende la totalidad de las transferencias corrientes realizadas por el MTSS, así como a
las transferencias con cargo al título 231 Regímenes de Pensiones generadas por movimientos en las
partidas Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional; Pensiones de Hacienda y Poder
Legislativo; Régimen General de Pensiones, Régimen de Obras Públicas; Beneficio adicional a
pensionados; Contribución patronal y estatal por concepto de Enfermedad y Maternidad; Cuota estatal
y Convenios Especiales por concepto del Seguro de Pensiones y Pago complementario de servicios
prestados a trabajadores independientes Seguro de Pensiones.
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Contraloría General de la República, los lineamientos establecidos en las Normas
de auditoría emitidas por INTOSAI, las Normas Internacionales de Auditoría (NIA)
y los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.
1.16. La metodología aplicada para el desarrollo de la auditoría se enfocó en la
aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales
como entrevistas, cuestionarios, conciliaciones, verificaciones y análisis de los
documentos que sustentan las transacciones.
1.17. La determinación de las cuentas a evaluar, se realizó considerando la
importancia relativa de los recursos indicados en la Balanza de Comprobación
del MTSS para el ejercicio económico 2014, así como el nivel de riesgo asociado.
La selección de muestras, con el fin de evaluar la razonabilidad de los saldos
consignados, se obtuvo a partir de la aplicación de notas técnicas sobre
muestreo y del empleo del software para análisis de datos denominado IDEA,
considerando para ello los criterios definidos en la Contraloría General para este
tipo de fiscalizaciones.
COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
1.18. El borrador del presente informe se entregó el 8 de enero de 2016, al Ministro de
Trabajo y Seguridad Social, con el oficio N° DFOE-EC-0009 (00100), con el
propósito de que en un plazo de cinco días hábiles formularan y remitieran a la
Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones
que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento.
1.19. Mediante oficio N° DMT-53-2016, el Ministro solicitó una ampliación de plazo de
cinco días adicionales para remitir las observaciones. Dicha solicitud, fue
denegada por el Órgano Contralor mediante oficio DFOE-EC-0017 (00631), en
vista de no presentarse argumentos que sustentaran tal petición, además de
considerarse que el plazo originalmente otorgado era razonable.
2.
RESULTADOS
TEMA 1: CONCILIACIÓN
ENTRE DE LAS PROPUESTAS DE PAGO Y LOS
DESEMBOLSOS REALIZADOS POR LA TESORERÍA NACIONAL POR CONCEPTO
DE PENSIONES
HALLAZGO 1.1: Inconsistencias en la conciliación entre las propuestas
de pago y los desembolsos realizados por la Tesorería Nacional por
concepto de pensiones
2.1. Con respecto al establecimiento de procedimientos adecuados, las Normas de
Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) establecen:
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4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según
sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como
parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden
las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a
asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el
logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser
dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los
requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su
efectividad.
2.2. Asimismo, el inciso iv, artículo 15 Actividades de control de la Ley N° 8292,
establece que “serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre
otros, realizar conciliaciones periódicas de registros, para verificar su exactitud y
determinar y enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido”.
2.3. Sobre el particular, como resultado de la evaluación se determinó que, en
atención a la Circular DNP-020-2013, la cual establece la aplicación de los
procedimientos para las conciliaciones de planilla del Régimen del Magisterio
Nacional (Procedimiento DNP-DP-13) y de los Regímenes Especiales
(Procedimiento DNP-DP-14), la Administración ha realizado, para el caso de los
Regímenes Especiales de Pensiones, comparaciones entre los montos de las
propuestas de pago y los desembolsos efectivamente realizados por la Tesorería
Nacional por concepto de pensión, sin embargo dichas comparaciones no
incorporan una justificación de las diferencias detectadas entre ambos registros.
2.4. Una situación similar se presenta para el Régimen del Magisterio Nacional, en
donde el Departamento de Concesión de Derechos de la Junta de Pensiones y
Jubilaciones del Magisterio Nacional (JUPEMA), realiza una comparación entre
las propuestas de pago y los montos realmente pagados. Dicha comparación es
remitida al Núcleo de Pagos del Magisterio Nacional, instancia perteneciente a la
DNP, pero no incorpora una justificación entre las diferencias presentadas, las
cuales tampoco son consultadas por parte de la DNP a JUPEMA.
2.5. Lo anterior, se presenta debido a que los procedimientos DNP-DP-13 y DNP-DP14, establecen la realización de cruces de información entre ambos registros, sin
embargo son omisos en solicitar la incorporación de las razones por las cuales se
presentan tales diferencias.
2.6. Por otra parte, con base en el procedimiento DNP-DP-14, la responsabilidad de
realizar la conciliación entre las propuestas de pago y los desembolsos
efectivamente realizados por concepto de pensión de los Regímenes Especiales,
recae sobre el Núcleo de Administración de Servicios de Información, el cual
debe efectuar el cruce de información respectivo, no obstante dicha labor está
siendo realizada por el Núcleo de Sistemas de Información, incumpliendo de este
modo con lo establecido en el procedimiento supra citado.
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2.7. La ausencia de conciliaciones, limitan a la Administración en la detección de
errores o irregularidades en el proceso de pago de planillas, que pudieran afectar
al pensionado o a la Dirección Nacional de Pensiones, pues no se llevan a cabo
las verificaciones necesarias sobre su correcto pago.
HALLAZGO 1.2: Resguardo inadecuado
concerniente al pago de pensiones
de
la
documentación
2.8. En lo referente a los controles y supervisión sobre el resguardo de la información,
la Norma de Control Interno 4.5.1 Supervisión Constante, indica: “El jerarca y los
titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión
constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las
regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para
la consecución de los objetivos”.
2.9. Asimismo, la norma 4.4.1 Documentación y registro de la gestión Institucional,
establece:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión
institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y
documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen
razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública,
según corresponda.
2.10. En relación con la documentación soporte sobre los pagos realizados por
concepto de pensión, se determinó que los departamentos involucrados en la
conciliación establecida en la Circular DNP-020-2013, presentan debilidades de
control sobre la custodia de dichos archivos, pues la información remitida a este
Órgano Contralor estaba incompleta, originando diferencias entre los registros
contables y la documentación de respaldo.
2.11. El resguardo inadecuado de la documentación, se presenta debido a los débiles
mecanismos de control y supervisión establecidos por la DNP, en cuanto a la
custodia de esta información. Esta situación quedó plasmada en el oficio DNPNPRE-588-2015 del 10 de agosto de 2015, en donde la Coordinadora del Núcleo
de Pagos de Regímenes Especiales, manifiesta que algunas de las diferencias
consultadas por este Órgano Contralor, corresponden a archivos de validaciones
y errores, los cuales no le fueron suministrados por la Tesorería Nacional a
través de correo electrónico, siendo que estos archivos únicamente los
conservaba, el Coordinador de la Unidad de la Base de Datos del Departamento
de Tecnologías de Información y Comunicación del MTSS.
2.12. El contar con información incompleta sobre los pagos efectuados, genera
incertidumbre respecto de la razonabilidad del gasto registrado en la Balanza de
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8
Comprobación, además de evidenciar los débiles controles que mantiene la DNP
sobre el presupuesto asignado para el pago de pensiones.
TEMA 2: COMUNICACIÓN A LA DIRECCIÓN GENERAL
NACIONAL SOBRE CUENTAS POR COBRAR
DE
CONTABILIDAD
HALLAZGO 2.1: Omisión del envío de información a la Dirección
General de Contabilidad Nacional sobre las cuentas por cobrar
correspondientes a sumas giradas de más a pensionados
2.13. Respecto del suministro de información a la DGCN, el artículo 94 de la Ley N°
8131, establece lo siguiente: “Las entidades y los órganos comprendidos en el
artículo 1 de esta ley, estarán obligados a atender los requerimientos de
información de la Contabilidad Nacional para cumplir con sus funciones”.
2.14. En esta línea, las Normas de Control Interno del Sector Público, respecto del
Sistema de Control Interno (SCI) establecen en el punto 4.4. Exigencia de
confiabilidad y oportunidad de la información lo siguiente:
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben
diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control
pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese,
mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del
SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se
comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas
respectivas (…)
2.15. Al respecto, con base en la revisión realizada, se determinó que JUPEMA no ha
remitido a la Dirección General de Contabilidad Nacional, el registro de las sumas
acreditadas de más que no corresponden por concepto de pensiones del
Régimen del Magisterio Nacional (RMN), afectando con ello la integridad de la
información presentada en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo.
2.16. No obstante lo anterior, se identificó que JUPEMA en atención al Reglamento
general para el control y recuperación de acreditaciones que no corresponden,
Decreto 34574-H, ha comunicado sobre estas sumas, a la Tesorería Nacional.
2.17. La omisión en el envío de la información a la DGCN, genera que los Estados
Financieros del Poder Ejecutivo para el 2014, carezcan de integridad, al existir
montos por concepto de cuentas por cobrar pendientes de registro. Lo anterior,
afecta negativamente la utilidad de la información contable como insumo para la
toma de decisiones.
2.18. En el siguiente cuadro, se muestra el detalle de las sumas pendientes de
registro:
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Cuadro N° 2
Sumas giradas de más en el RMN
En colones costarricenses
Año
2011
2012
2013
2014
Saldo acumulado
Monto
16.940.880,9
7.599.969,1
8.687.104,3
57.338.758,9
90.566.713,2
Fuente: CGR, datos tomados de información suministrada por
el Departamento de Concesión de Derechos del Magisterio
Nacional
HALLAZGO 2.2: Cuentas por cobrar por concepto de infracciones a la
legislación laboral pendientes de registro
2.19. En lo concerniente al registro oportuno e íntegro de la información de carácter
contable, los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público
Costarricense, estipulan:
4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados
en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se
presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada. Con este
principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se
den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información
registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de
manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.
2.20. En esta línea, las Normas de Control Interno para el Sector Público, señalan:
4.4.3 Registros contables y presupuestarios El jerarca y los titulares
subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas
pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan
actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un
conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos,
las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos
realizados.
2.21. Bajo esta premisa, como resultado de la revisión de los Estados Financieros del
Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2014, se determinó que dichos informes
no muestran el monto pendiente de cobro a los patronos infractores de la
legislación laboral, ni su respectiva estimación por incobrables.
2.22. Sobre el particular a octubre de 2015, según datos de la Dirección Nacional de
Inspección (DNI), las cuentas por cobrar y la estimación por incobrables,
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acumuladas al 31 de diciembre de 2014, ascienden aproximadamente a
₡267.176.711,8 y ₡171.169.144,1 respectivamente.
2.23. De conformidad con lo indicado por la DNI, así como con lo evaluado, los casos
correspondientes al período 2014 que conforman este monto han sido
informados mensualmente a la DGCN, a través del reporte de contingentes, el
cual incluye el número de expediente, el nombre del patrono, el monto y el
estado en que se encuentran los casos (sentencia firme), sin embargo, su
registro no se llevó a cabo pues el MTSS no realizó la actualización de la
información solicitada por la DGCN.
2.24. Por su parte, el monto de las multas anteriores al año 2014, fueron comunicadas
a la DGCN hasta noviembre del año 2015, por medio del oficio DNI-1749-15,
esto en cumplimiento de la disposición 4.9 emitida por este Órgano Contralor en
el informe DFOE-EC-IF-16-2013, relativo a la auditoría sobre la información
financiera del MTSS correspondiente al período 2012.
2.25. La omisión de registros en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, afecta la
interpretación que puedan hacer los diferentes usuarios e interesados de la
información financiera contable, tal como se indicó anteriormente.
TEMA 3: REGISTRO CONTABLE DE BIENES
HALLAZGO 3.1: Registros incorrectos en la cuenta Construcciones en
Proceso Edificio e Instalaciones
2.26. En lo referente al registro pertinente y confiable de las transacciones, los
Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense,
establecen:
10. Revelación Suficiente: Los estados contables y financieros deben
contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la
situación económica financiera y de los recursos y gastos del Ente y, de
esta manera, sean la base para la toma de decisiones. / Dicha información
en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable,
oportuna, confiable, comparable y suficiente.
2.27. Sobre el particular, como resultado de la auditoría se determinó que el saldo de
₡26.923.541 registrado en la Cuenta Construcciones en Proceso Edificio e
Instalaciones, de la Balanza de Comprobación del MTSS al 31 de diciembre de
2014, es improcedente, pues ₡23.623.541 se encuentran clasificados de forma
incorrecta y los restantes ₡3.300.000 corresponden a un registro duplicado.
2.28. Así las cosas, de conformidad con el SIGAF el registro de ₡23.623.541 se refiere
a un Ascensor adquirido en el año 2011, el cual de acuerdo con el Diccionario de
Imputaciones Presupuestarias del Sector Público, debe ser registrado en la
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partida 5.01.02 Edificios, la cual a nivel contable corresponde a la cuenta 1224001-001.
2.29. Por su parte, los ₡3.300.000 corresponden a una Acometida Eléctrica, misma
que aparece registrada en el SIGAF tanto en la cuenta de Construcciones en
Proceso Edificio e Instalaciones como en la cuenta Instalaciones.
2.30. En relación con este tema, la Administración por medio del oficio PI-571-2015,
indicó a este Órgano Contralor lo siguiente:
…Las Acometidas Eléctricas (...) pertenecen a la partida 50207
"Instalaciones", de la cuenta 1224001002. En reunión realizada el 28 de
julio en las oficinas de la Contabilidad Nacional se realiza la consulta sobre
el registro de estos montos que fueron comunicados para su corrección
mediante PI-274-2015, de fecha 13 de abril, pero que no se había
realizado por parte de la Contabilidad Nacional, por lo tanto se procede a
corregir el monto y se adjunta copia de la corrección contable.
2.31. Al respecto, se verificó que efectivamente se realizó, en el año 2015, el ajuste
indicado por la Proveeduría Institucional. Asimismo, se obtuvo evidencia de que
los ₡23.623.541 concernientes al ascensor fueron reclasificados en la cuenta de
Edificios, tal como corresponde.
2.32. La ocurrencia de este tipo de errores se debe a la carencia de mecanismos de
control y supervisión efectivos por parte del MTSS así como de la DGCN, lo cual
en consecuencia va en detrimento de la correcta presentación de la información
financiera, en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, afectando con ello la
interpretación que pueda realizarse de los activos bajo responsabilidad de la
Administración Central.
3.
CONCLUSIONES
3.1. El resultado contable del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social presenta de
manera razonable los saldos de las cuentas de: Gastos por Servicios
Personales; Gastos por Servicios no Personales; Gastos por Materiales y
Suministros y Gastos por Transferencias Corrientes (monto relativo a las
transferencias atinentes propiamente del MTSS); incorporados en los Estados
Financieros del Poder Ejecutivo referentes al ejercicio económico 2014, esto de
conformidad con la normativa técnica aplicable.
3.2. Por su parte, los saldos de las cuentas Bienes Duraderos; Depreciación
Acumulada; Gastos por Depreciación y Transferencias Corrientes (porción
correspondiente a los Regímenes de Pensiones) no se consideran razonables,
por cuanto no se logró obtener evidencia suficiente sobre el pago correcto de
pensiones y sus respectivas revalorizaciones de conformidad con el Régimen al
que corresponda, se presentan cuentas por cobrar pendientes de registro por
concepto de sumas giradas de más a pensionados del Régimen del Magisterio
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Nacional y por infracciones a la legislación laboral, así como debilidades en el
registro contable de los bienes.
3.3. Estas situaciones, generan incertidumbre respecto de la exactitud de saldos
presentados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, afectando de forma
adversa la interpretación de la información financiera, así como su utilidad para la
toma decisiones.
4.
DISPOSICIONES
4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la
Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control
Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento
obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo
que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.
4.2. Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que
considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas,
así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que
correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.
A LA LICDA. ELIZABETH MOLINA SOTO EN SU CALIDAD DE DIRECTORA
NACIONAL DE PENSIONES O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO
4.3. Incorporar e implementar, al 31 de mayo de 2016, como parte de los
procedimientos DNP-DP-13 y DNP-DP-14, referentes a la conciliación de la
planilla del Magisterio Nacional y de Regímenes Especiales respectivamente, los
ajustes correspondientes con el fin de que se justifiquen las diferencias
identificadas entre las propuestas de pago y los montos efectivamente pagados
por concepto de pensión. Remitir a este Órgano Contralor, en el plazo máximo
de 10 días hábiles posteriores a la fecha indicada, una certificación en donde se
acredite la inclusión e implementación de lo aquí dispuesto. (Ver Hallazgo 1.1,
párrafos del 2.1 al 2.7 de este informe).
4.4. Establecer e implementar, al 29 de abril de 2016, los mecanismos de control y
supervisión que permitan garantizar que los documentos remitidos por la
Tesorería Nacional, respecto del pago de pensiones, sean resguardados y
almacenados en su totalidad por la Dirección Nacional de Pensiones, de manera
tal que se eviten vacíos en la información. Remitir a este Órgano Contralor, en un
plazo de 10 días hábiles posteriores a la fecha indicada, una certificación en
donde se haga constar el cumplimiento de lo aquí dispuesto. (Ver Hallazgo 1.2,
párrafos del 2.8 al 2.12 de este informe).
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AL LIC. ROGER PORRAS ROJAS EN SU CALIDAD DE DIRECTOR EJECUTIVO
DE LA JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL O
A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO
4.5. Instruir al Departamento de Concesión de Derechos de JUPEMA, para que se
informe mensualmente a la Dirección General de Contabilidad Nacional, sobre
los saldos de las sumas giradas de más por concepto de pensión
correspondientes al Régimen del Magisterio Nacional, que deben registrarse en
los Estados Financieros del Poder Ejecutivo. Remitir a este Órgano Contralor en
el plazo máximo de 10 días hábiles contados a partir de la remisión del presente
informe, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo
dispuesto. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos del 2.13 al 2.18 de este informe).
AL LIC. RODRIGO ACUÑA MONTERO EN SU
NACIONAL E INSPECTOR GENERAL DE TRABAJO
CALIDAD DE DIRECTOR
O A QUIEN EN SU LUGAR
OCUPE EL CARGO
4.6. Informar mensualmente a la Dirección General de Contabilidad Nacional sobre
los saldos de las cuentas por cobrar a los patronos que deben registrarse en los
Estados Financieros del Poder Ejecutivo, en forma separada del reporte de
contingentes. Remitir a este Órgano Contralor en el plazo máximo de 10 días
hábiles posteriores al primer informe a la DGCN, una certificación en donde se
haga constar el cumplimiento de lo aquí dispuesto. (Ver Hallazgo 2.2, párrafos
del 2.19 al 2.25 de este informe).
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