Oficina de Atención Ciudadana (OAC)

Oficina de Atención Ciudadana (OAC)
 Área de Atención, Promoción y Participación Ciudadana
La Oficina de Atención Ciudadana juega un papel fundamental para orientar e
informar a las ciudadanas y ciudadanos y comunidades organizadas en el ámbito
de los servicios que presta la Superintendencia de la Actividad Aseguradora,
enfocándose en las siguientes actividades:
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Promoción y participación de Jornadas Sociales;
Gestión en Responsabilidad Social;
Formación y Capacitación.
Funciones
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Proponer políticas y estrategias para promover y desarrollar la participación
ciudadana en la actividad aseguradora.
Diseñar y ejecutar programas y proyectos que conlleven a las comunidades
organizadas a participar en la actividad aseguradora.
Proponer los programas de capacitación, formación y adiestramiento en
materia del sector asegurador en el área de atención, promoción y
participación ciudadana.
Atender, formar, capacitar y adiestrar a las comunidades organizadas en la
defensa de sus derechos.
Canalizar las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones que
formulen las ciudadanas y ciudadanos a través de los Consejos Comunales
u otras formas de organización social.
Proponer estrategias para la comunicación, promoción, difusión y
divulgación acerca de la organización y funcionamiento de la
Superintendencia de la Actividad Aseguradora, dirigido a las ciudadanas y
ciudadanos, comunidades organizadas y sujetos regulados.
Informar a las ciudadanas y ciudadanos, comunidades organizadas y
sujetos regulados acerca de la estructura, funciones, servicios,
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procedimientos y trámites administrativos de la Superintendencia de la
Actividad Aseguradora.
Brindar información en materia de participación ciudadana a las
trabajadoras y trabajadores del organismo.
Fomentar la conciencia de la participación del Poder Popular en las
trabajadoras y los trabajadores de la Superintendencia de la Actividad
Aseguradora y en otras Instituciones que conforman el sector asegurador a
través de medios informativos y programas de información.
Elaborar las estrategias y líneas de trabajo que permitan expandir la
participación ciudadana en la actividad aseguradora en todas las zonas
geográficas del país.
 Área de Registro y Control de Documentos
A través de esta área, la Oficina de Atención Ciudadana recibe a todos los
ciudadanos, ciudadanas y sujetos regulados quienes a través de los diferentes
medios de recepción de documentos y de solicitudes de información u orientación,
plantean sus requerimientos ante la Superintendencia de la Actividad
Aseguradora.
Funciones
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Recibir, registrar y entregar los documentos a los sujetos regulados y
público en general; recibir y canalizar denuncias, quejas, reclamos,
sugerencias o peticiones, con la finalidad de remitirlas a las respectivas
dependencias del Organismo.
Velar por la buena atención e información suministrada a las ciudadanas y
ciudadanos, orientándoles sobre las omisiones o irregularidades que se
observen en la documentación que consignan ante el Organismo, con el fin
de que puedan subsanarlas o corregirlas.
Esta Área ofrece a los administrados y ciudadanos los siguientes servicios:
Taquillas de Recepción y Retiro de Correspondencia
Se dispone de taquillas de recepción de documentos, en las cuales los
administrados y ciudadanos podrán consignar las denuncias, quejas, reclamos,
sugerencias, peticiones y demás trámites relacionados con el sector asegurador.
Requisitos para presentar
sugerencias o peticiones
sus
denuncias,
quejas,
reclamos,
Las comunicaciones consignadas ante la Superintendencia de la Actividad
Aseguradora deben contener los siguientes datos:
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Estar dirigida a la Superintendencia de la Actividad Aseguradora;
Lugar y fecha;
Identificación del solicitante o de su representante (Nombres y Apellidos,
número de cédula de identidad o pasaporte, nacionalidad, domicilio, estado
civil, profesión u oficio. Si es persona jurídica debe indicar el Registro de
Información Fiscal (RIF);
Dirección o lugar donde se harán las notificaciones, con indicación de la
calle, avenida, edificio o casa, parroquia, municipio, estado y Correo
Electrónico, número de teléfono local o celular;
Descripción detallada, clara y precisa sobre el hecho y/o solicitud.
Mencionar los anexos que acompañan la comunicación, de ser el caso;
Cualesquiera otras circunstancias que exijan las normas legales o
reglamentarias;
La firma de la persona interesada o interesado.
No se recibirán denuncias anónimas.
Se garantiza la confidencialidad de la información suministrada.
Adicionalmente tenemos disponible una Taquilla para que los diferentes
destinatarios puedan retirar personalmente cualquier comunicación emanada de la
Superintendencia de la Actividad Aseguradora, en los casos de que la persona
que vaya a retirar la correspondencia no sea el titular de la misma, debe consignar
una autorización original con la copia de la Cédula de Identidad del autorizado y
de la persona que autoriza.
Atención personalizada a las ciudadanas y ciudadanos
Se ofrece atención, orientación y asesoría a los ciudadanos y ciudadanas que
acuden a solicitar información, requerir documentos o interponer denuncias,
quejas, reclamos y sugerencias en nuestra Sede, ubicada en la Urb. El Rosal,
Final Avenida Venezuela, Torre del Desarrollo, Planta Baja. Chacao. Caracas.
 Área de Conciliaciones y Resolución de Conflictos
La Superintendencia de la Actividad Aseguradora a través de la Oficina de
Atención Ciudadana ofrece a las ciudadanas y ciudadanos mecanismos
alternativos para la solución de conflictos en la Actividad Aseguradora, como lo
son la Conciliación y el Arbitraje, con la finalidad de tramitar las denuncias y
reclamos y generar un espacio de dialogo que permita resolver las diferencias en
ocasión a la ejecución del contrato de seguro, planes o servicios de salud, que
puedan presentarse entre los tomadores, asegurados, beneficiarios o contratantes
y las empresas de seguros o de empresas de medicina prepagada.
Funciones
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Coordinar los procedimientos conciliatorios relacionados con las solicitudes
de intervención de la Superintendencia como conciliador, con la finalidad de
resolver las controversias que se susciten entre personas naturales y
jurídicas, con ocasión a la ejecución de los contratos de seguros.
Planificar y coordinar el cronograma de actos conciliatorios, así como las
notificaciones dirigidas a las partes involucradas en la conciliación;
Proponer políticas y estrategias para desarrollar mecanismos alternativos
para la solución de conflictos en la actividad aseguradora.
¿Qué es un Acto Conciliatorio?
Es una reunión donde intervienen el ciudadano o ciudadana solicitante, el
representante de la empresa de seguro o de medicina prepagada involucrada en
el asunto y el servidor público de la Superintendencia; quien actúa como
Conciliador, con la finalidad de coadyuvar a resolver las diferencias que puedan
derivarse del contrato de seguro o de medicina prepagada y procurar así un
acuerdo entre las partes.
Es importante destacar, que una vez que se convoca a un Acto Conciliatorio, la
asistencia es obligatoria para todos los involucrados y en caso de que una de las
partes no se presente a la hora pautada para la celebración del mismo o pasados
los quince (15) minutos de espera, se le considerará inasistente.
Si el solicitante no puede asistir personalmente al acto conciliatorio, podrá hacerse
representar por una persona de su confianza presentando al efecto, en anexo a la
solicitud o en el propio momento del acto conciliatorio, instrumento poder
autenticado o carta poder donde conste la autorización del representante con sus
datos de identidad y del asunto para el cual se le autoriza.
¿Cómo hacer la solicitud para un Acto Conciliatorio?
El ciudadano o ciudadana interesado en que la Superintendencia le ayude a
solucionar cualquier inconveniente a través de un Acto Conciliatorio, debe
consignar la solicitud por escrito en nuestra Sede ubicada en el Rosal o a través
del Correo Electrónico [email protected], la misma debe contener los
siguientes datos:
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Indicación del Organismo al cual está dirigida la comunicación
(Superintendencia de la Actividad Aseguradora);
Fecha de la solicitud;
Identificación del o la solicitante o de su representante (Nombres y
Apellidos, número de cédula de identidad o pasaporte, nacionalidad,
domicilio, estado civil, profesión u oficio. Si es persona jurídica debe indicar
el Registro de Información Fiscal (RIF);
Dirección o lugar donde se harán las notificaciones, con indicación de la
calle, avenida, edificio o casa, parroquia, municipio, estado y correo
electrónico;
Número de teléfono (local y celular);
Dirección de Residencia;
Descripción detallada, clara y precisa sobre el hecho o solicitud;
Mencionar los anexos de la comunicación, de ser el caso.
No
se
recibirán
denuncias
anónimas.
Garantizamos.
Se garantiza la confidencialidad de la información suministrada. Si la denuncia o
solicitud es presentada por un medio distinto al correo electrónico, la misma debe
estar debidamente firmada por el o la solicitante o su representante.
¿Cuándo se considera que ha terminado un Acto Conciliatorio?
Existen tres (3) motivos principales por los que se puede dar por terminado un
procedimiento Conciliatorio:
1. ACUERDO
Cuando el Acto Conciliatorio termina satisfactoriamente con un acuerdo
entre las partes involucradas.
2. FALTA DE ACUERDO
Cuando el abogado conciliador verifica que las partes no pueden alcanzar
un acuerdo. En estos casos, se remite el expediente del asunto a la
Dirección Legal del Organismo, a los fines de verificar si existen elementos
suficientes para abrir un procedimiento de averiguación administrativa al
sujeto regulado.
3. FALTA DE INTERÉS
Cuando la parte que solicita la intervención, deje de asistir a dos (02) Actos
Conciliatorios fijados; sin embargo, el solicitante podrá requerir
nuevamente por escrito la intervención de la Superintendencia de la
Actividad Aseguradora por el mismo caso.