mapa de los procesos - Secretaría Nacional de Planificación y

MANUAL DE PROCESOS
MAYO - 2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 1 de 402
TABLA DE CONTENIDOS
Página
ANTECEDENTES……………….………………………………………………………………………...
3
LISTA MAESTRA DE PROCESOS………………………………………………………………………
6
MAPA DE LOS PROCESOS………………………….………………….………………………………..
9
PROCESOS GOBERNANTES………………………………….…………………………….....
10
PROCESOS PRODUCTIVOS…………………………………….…………………………....... 15
PROCESOS DE APOYO………………………………………….…………………………....... 21
INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS….………………………………... 26
FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS
PROCESOS GOBERNANTES………………………………….……………………………....... 27
PROCESOS PRODUCTIVOS…………………………………….……………………………… 82
PROCESOS DE APOYO………………………………………….…………………………….. 137
SUBSECRETARÍAS REGIONALES
CONFORMACION………………………………………………………………………………… 246
FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Austro)…………………… 248
FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Litoral)…………………… 311
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 2 de 402
1. ANTECEDENTES.Este documento responde al pedido de la Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación,
que con Memorando No. SENPLADES-SSE-2008-148 de fecha 29 de abril del 2008,
solicita que:
•
Se incorpore en el documento los procesos de las Subsecretarías Regionales.
•
Una validación con los responsables o delegados de las distintas
Subsecretarías.
•
Se consideren las observaciones de la Subsecretaría de Gestión Corporativa y
se realicen los ajustes pertinentes.
Para este efecto, se realizaron visitas a las Regionales del Litoral y del Austro a fin de
verificar sus procesos y contrastarlos frente a los procesos Institucionales definidos
previamente; por otro lado, se mantuvieron reuniones con varios funcionarios de las
distintas áreas, y se incorporaron las observaciones y lineamientos de la Subsecretaría
de Gestión Corporativa.
Es importante remarcar que – a mayo 2008 – se detectaron varios cambios a los
procesos y lista maestra definidos en febrero 2008 (se cambió el 80% del
documento); esto se debe a que SENPLADES es una Institución en constante cambio,
en continuo cuestionamiento de sus competencias; y, consecuentemente sus procesos
tienen que adaptarse a esa dinámica. Los cambios más importantes fueron:
•
En la Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas, se realizó una total
redefinición de la Lista Maestra de Procesos, faltando – a mayo/2008- la
definición de las actividades de cada uno de los nuevos Procesos identificados.
•
En la Dirección de Recursos Tecnológicos, de la Subsecretaría de Información
e Investigación, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 3 de 402
Procesos alineado a la normativa ITIL, faltando – a mayo/2008- la definición
de las actividades de cada uno de los nuevos Procesos identificados.
•
En la Subsecretaría de Inversión Pública, se incorporaron 3 nuevos procesos;
cuyos flujogramas se incorporan a finales de junio/2008.
•
En la Dirección de Recurso Humanos de la Subsecretaría de Gestión
Corporativa, se realizó una total redefinición de la Lista Maestra de Procesos,
alineado a la normativa de SENRES.
•
En la Unidad de Asesoría de Comunicación, se realizó una total redefinición
de la Lista Maestra de Procesos, sobre la base de nuevas definiciones.
El MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, es un documento “vivo” que
necesita ser administrado permanentemente; y sobre su base, desarrollar e implantar
proyectos de optimización y automatización de procesos, lo que facilitará el logro de
altos estándares de Calidad y Productividad.
Tal como se manifestó en el MANUAL DEPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS, se
sugiere la incorporación de la División de Calidad y Productividad, que reportando a la
Subsecretaría General, sea responsable de:
o Implantar la administración de los procesos institucionales como la técnica
gerencial que permita sistemáticamente cuantificar los respectivos
desempeños, a fin de establecer planes de innovación y mejora. Esto –
unido a la incorporación de tecnología habilitante- logrará reducir
sustancialmente los tiempos de respuesta frente al Cliente Externo / Interno.
o Propender a que SENPLADES, incorpore a su diaria operatividad el
Sistema de Gestión de la Calidad – ISO 9001:2000.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 4 de 402
o Implementar el MEJORAMIENTO CONTINUO como una técnica para
generar mejores desempeños de los Procesos y que la SENPLADES se
convierta en un referente de excelencia Institucional.
o Generar y ejecutar Proyectos que permitan lograr altos índices de
automatización de los Procesos Institucionales.
o Sobre la base del nuevo Mapa de Procesos de SENPLADES, generar
indicadores y estándares a fin de incorporarlos al Balanced Scorecard.
o Considerando los procesos que se ejecutan en “casa matriz” y en las
regionales; generar un Plan de Estandarización de Procesos, sobre la
base del análisis de los mejores desempeños, alineados a políticas de
descentralización y/o desconcentración.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 5 de 402
2. LISTA MAESTRA DE PROCESOS
GOBERNANTES
LISTA MAESTRA DE PROCESOS
Macro
Proceso
Proceso
Sub. Proceso
Sub. Proceso Nivel 1
Sub. Proceso Nivel 2
CODIGO
Gestión de la Planificación
Institucional
G o b e rn a n te s
Gestión del Desempeño
Organizacional y Mejora
Continua
PGGPI
PGGDO-01
PGGDO-02
PGGDO-03
Seguimiento al Cumplimiento de Recomendaciones de Auditoría
Seguimiento al Cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones
Gestión de Calidad y Productividad de los Procesos
Gestión de Medios
Gestión de Comunicación
Comunicación Externa
Proactiva
PGGIIC01-1.1
Reactiva
PGGIIC01-1.2
Gestión de Relaciones Públicas
PGGIIC01-2
Gestión de la Imagen Corporativa
PGGIIC01-3
Comunicación Interna
PGGIIC02
Gestión de la Participación
Ciudadana
PGGPC
Definición de Políticas de Cooperación Internacional
Coordinación de Convenios
Apoyo a Definición de Estrategias de los Organismos de Cooperación Internacional
Internacionales
Gestión de Cooperación Internacional para el Fortalecimiento del Sistema Nacional de Planificación
PGCCI01
PGCCI02
PGCCI03
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 6 de 402
PRODUCTIVOS
LISTA MAESTRA DE PROCESOS
Gestión de la Reforma
Democrática del Estado
Implementación del Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva
Implementación del Nuevo Modelo de Gestión desconcentrada y descentralizada del Estado
PPGRDE01
PPGRDE02
PPGISP01
PPGISP02
Gestión de la Innovación del Formación & Desarrollo del Sector Público (Escuela de Gobierno)
Sector Público
Generación de Planes de Acción para la Innovación del Sector Público
P r o d u c t iv o s
Gestión de la Información e Gestión del Sistema Nacional de Información
Investigación
Coordinación de la Investigación para la Ciencia & Tecnología
Planificación Institucional & Presupuesto
Gestión de la Planificación y de
las Políticas Públicas
Formulación y Acompañamiento de Políticas Públicas
PPGII01
PPGII02
Sistematización de PPI´s y POA´s
Formulación de Lineamientos Presupuestarios
PPGPL01-1
PPGPL01-2
PPGPL02
PPGPL03
Diseño de Pautas Metodológicas para Capacitación en Planificación & Formulación de Políticas Públicas
Análisis & Priorización de Proyectos de Inversión Pública
Reprogramación Presupuestaria de Proyectos de Inversión
Elaboración del Plan Anual de Inversiones Públicas
Gestión de la Inversión Pública
Gestión de Preinversión de Proyectos*
Administración del Inventario Nacional de Proyectos*
Asistencia Técnica
Gestión del Seguimiento y Seguimiento a Estrategias y Acciones Públicas
Evaluación
PPIP01
PPIP02
PPIP03
PPIP04
PPIP05
PPIP06
Seguimiento a POA´s
Seguimiento a Proyectos de Inversión
Seguimiento a Políticas
Seguimiento a Metas/Objetivos
PPGSYE01-1
PPGSYE01-2
PPGSYE01-3
PPGSYE01-4
Evaluación de Resultados e Impacto de las Acciones del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
PPGSYE02
Página 7 de 402
APOYO
LISTA MAESTRA DE PROCESOS
Gestión de Consultas
Gestión de la Asesoría Jurídica
Patrocinio
Gestión Técnica de Recursos Humanos
Planificación de Recursos Humanos
Clasificación de Puestos
Selección de Personal
Evaluación de Desempeño
Capacitación y Desarrollo del Personal
Ingreso al Servicio Civil
Licencias con Remuneración
Gestión del Talento Humano
Administración de Recursos Humanos
A poyo
Bienestar Social
PAJUR01
PAJUR02-1
PAJUR02-2
PAJUR02-3
Procesos Contenciosos
Procesos Extrajudiciales
Procesos Judiciales
Licencias sin Remuneración
Vacaciones
Enfermedad
Maternidad
Calamidad doméstica
Asuntos Particulares
Servicio militar obligatorio
Comisiones de Servicios
Traslados
Régimen Disciplinario
Sumario Administrativo
Cesación de Funciones
Asistencia Médica
Anticipos de remuneraciones
Planificación Presupuestaria
Gestión Contable / Financiera Ejecución Presupuestaria
Evaluación & Control de Presupuesto
PAGCF01
PAGCF02
PAGCF03
Gestión de Soporte de Servicios de T.I.
Administración de Recursos Tecnológicos
Gestión de TI & C
Entrega de Servicios de T.I.
Service Desk
Gestión de Incidentes
Gestión de Problemas
Gestión de Cambios
Gestión de la Configuración
Gestión de la Versión
Administración de la Capacidad
Administración de la Disponibilidad
Administración de la Continuidad del Servicio
Administración del Nivel de Servicio
Administración Financiera
Gestión de Proyectos Tecnológicos
Gestión de Riesgos & Seguridades
Servicios Generales
Activos Fijos
Gestión Administrativa
Administración de la Documentación Institucional
Proveeduría
Adquisiciones B/O/S
PATH01-1
PATH01-2
PATH01-3
PATH01-4
PATH01-5
PATH02-1
PATH02-2.1
PATH02-2.2
PATH02-2.3
PATH02-2.4
PATH02-3.1
PATH02-3.2
PATH02-4
PATH02-5
PATH02-6
PATH02-7
PATH02-8
PATH03-1
PATH03-2
Mantenimiento Edificios/Instalaciones
Transporte
Ingresos de Activos
Constatación Física
Bajas
Ingreso de Documentación
Salida de Documentación
Envío de Correspondencia
Ingresos
Egresos
Menores a 3 000 usd
De 3001 a 10000 usd
De 10 001 a 45 000 usd
Mayores a 45 000 usd
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
PATIC01-1.1
PATIC01-1.2
PATIC01-1.3
PATIC01-1.4
PATIC01-1.5
PATIC01-1.6
PATIC01-2.1
PATIC01-2.2
PATIC01-2.3
PATIC01-2.4
PATIC01-2.5
PATIC02
PATIC03
PAADM01-1
PAADM01-2
PAADM02-1
PAADM02-2
PAADM02-3
PAADM03-1
PAADM03-2
PAADM03-3
PAADM04-1
PAADM04-2
PAADM05-1
PAADM05-2
PAADM05-3
PAADM05-4
Página 8 de 402
3. MAPA DE LOS PROCESOS
3.1. CADENA DE VALOR DE LOS PROCESOS
MAPA DE LOS PROCESOS
NIVEL GOBERNANTE
GESTION DE LA
PLANIFICACION
INSTITUCIONAL
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
GESTION DEL
DESEMPEÑO
ORGANIZACIONAL Y
MEJORA CONTINUA
GESTION DE
COMUNICACIÓN
COORDINACION
DE CONVENIOS
INTERNACIONALES
GESTION DE
LA PARTICIPACION
CIUDADANA
NIVEL PRODUCTIVO
GESTION DE LA REFORMA
DEMOCRATICA DEL ESTADO
GESTION DE LA
INFORMACION
E
INVESTIGACION
GESTION DEL
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACION
GESTION DE LA
INNOVACION
DEL SECTOR PUBLICO
GESTION DE LA
PLANIFICACION
Y DE LAS
POLITICAS
GESTION DE LA
INVERSION PUBLICA
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL DE APOYO
GESTION DE
LA ASESORIA
JURIDICA
GESTION
DEL TALENTO
HUMANO
GESTION
CONTABLE/
FINANCIERA
GESTION
T. I & C.
GESTION
ADMINISTRATIVA
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 9 de 402
3.2. PROCESOS GOBERNANTES
MAPA DE LOS PROCESOS
NIVEL GOBERNANTE
GESTION DE LA
PLANIFICACION
INSTITUCIONAL
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 10 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
NIVEL GOBERNANTE
GESTION DEL
DESEMPEÑO
ORGANIZACIONAL Y
MEJORA CONTINUA
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Seguimiento a Recomendaciones
de Auditoría
Seguimiento al Cumplimiento de
Resoluciones y Disposiciones
Gestión de Calidad y Productividad de
los Procesos
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 11 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
NIVEL GOBERNANTE
GESTION DE
COMUNICACIÓN
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Gestión de Comunicación Externa
(Gestión de Medios; Gestión de Relaciones Públicas;
Gestión de la Imagen Corporativa)
Gestión de Comunicación Interna
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 12 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
NIVEL GOBERNANTE
COORDINACION
DE CONVENIOS
INTERNACIONALES
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Definición de Políticas de Cooperación
Internacional
Apoyo a la Definición de Estrategias de
los Organismos de Cooperación
Internacional
Gestión de Cooperación Internacional
para el fortalecimiento del Sistema Nacional
de Planificación
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 13 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
NIVEL GOBERNANTE
GESTION DE
LA PARTICIPACION
CIUDADANA
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 14 de 402
3.3. PROCESOS PRODUCTIVOS
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL PRODUCTIVO
GESTION DE LA
INFORMACION
E
INVESTIGACION
Gestión del Sistema Nacional
de Información
Coordinación de la Investigación para
la Ciencia & Tecnología
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 15 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL PRODUCTIVO
Planificación Institucional & Presupuesto
(Sistematización de PPI´s y POA´s; Formulación de
Lineamientos Presupuestarios)
GESTION DE LA
PLANIFICACION
Y DE LAS
POLITICAS
Formulación y Acompañamiento de
Políticas Públicas
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Diseño de Pautas Metodológicas para
Capacitación en Planificación &
Formulación de Políticas Públicas
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 16 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL PRODUCTIVO
GESTION DE LA REFORMA
DEMOCRATICA DEL ESTADO
Implementación del Rediseño
Institucional de la Función Ejecutiva
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Implementación del Nuevo Modelo
de Gestión desconcentrada y
descentralizada del Estado
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 17 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL PRODUCTIVO
GESTION DE LA
INNOVACION
DEL SECTOR PUBLICO
Formación & Desarrollo del
Sector Público
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Generación de Planes de Acción para
la Innovación del Sector Público
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 18 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
Análisis & Priorización de
Proyectos de Inversión Pública
Reprogramación Presupuestaria de
Proyectos de Inversión
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Elaboración del Plan Anual
de Inversiones Públicas
Gestión de Preinversión de Proyectos*
Administración del Inventario Nacional
de Proyectos*
GESTION DE LA
INVERSION PUBLICA
Asistencia Técnica
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 19 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL PRODUCTIVO
Seguimiento a Estrategias y Acciones
Públicas
(Seguimiento a POA´s; Seguimiento a Proyectos de
Inversión; Seguimiento a Políticas Públicas; Seguimiento
a Objetivos/Metas del PND)
Evaluación de Resultados e Impacto de las
Acciones del Sector Público
GESTION DEL
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACION
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 20 de 402
3.4. PROCESOS DE APOYO
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Gestión de Consultas
Patrocinio
(Procesos Contenciosos; Procesos Extrajudiciales;
Procesos Judiciales)
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL DE APOYO
GESTION DE
LA ASESORIA
JURIDICA
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 21 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
Gestión Técnica de Recursos Humanos
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
(Planificación de Recursos Humanos; Clasificación de
Puestos; Selección de Personal; Evaluación de
Desempeño; Capacitación y Desarrollo del Personal)
GESTION DEL
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACION
Administración de Recursos Humanos
Bienestar Social
(Asistencia Médica, Anticipos de Remuneraciones)
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
NIVEL DE APOYO
GESTION
TALENTO
HUMANO
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 22 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Planificación Presupuestaria
Ejecución Presupuestaria
Evaluación & Control de Presupuesto
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
GESTION
CONTABLE/
FINANCIERA
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 23 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
Administración de Recursos Tecnológicos
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
(Gestión de Soporte de Servicios de T.I.; Entrega de
Servicios de T.I.)
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Gestión de Proyectos Tecnológicos
Gestión de Riesgos & Seguridades
NIVEL DE APOYO
GESTION
T. I & C.
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 24 de 402
MAPA DE LOS PROCESOS
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
C
I
U
D
A
D
A
N
I
A
Servicios Generales
Activos Fijos
Administración de Documentación
Institucional
Proveeduría
Adquisición de B/O/S
NIVEL DE APOYO
GESTION
ADMINISTRATIVA
MAYO /2008
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 25 de 402
3.5. INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS
INTERRELACION DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS
GESTION DE LA
INFORMACION
E
INVESTIGACION
Gestión del Sistema Nacional
de Información
Coordinación de la Investigación
para la Ciencia y Tecnología
GESTION DE LA REFORMA
DEMOCRATICA DEL ESTADO
Implementación del Rediseño
Institucional de la Función Ejecutiva
Implementación del Nuevo Modelo
de Gestión desconcentrada y
descentralizada del Estado
GESTION DE LA
INNOVACION DEL ESTADO
Formación & Desarrollo del
Sector Público
Generación de Planes de Acción
para la Innovación del Sector Público
GESTION DE LA
PLANIFICACION
Y DE LAS
POLITICAS PUBLICAS
Planificación Institucional &
Presupuesto
GESTION DEL
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACION
Seguimiento a Estrategias y
Acciones Públicas
Evaluación de Resultados
e Impacto de las
Acciones del Sector Público
GESTION DE LA
INVERSION PUBLICA
Formulación y Acompañamiento
de Políticas Públicas
Análisis & Priorización de
Proyectos de Inversión Pública
Diseño de Pautas Metodológicas
para Capacitación en
Planificación & Formulación de
Políticas Públicas
Reprogramación Presupuestaria de
Proyectos de Inversión
Elaboración del Plan Anual
de Inversiones Públicas
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 26 de 402
4. FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS
4.1. PROCESOS GOBERNANTES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 27 de 402
GESTION DE LA PLANIFICACION INSTITUCIONAL
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 28 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PLANIFICACION
INSTITUCIONAL
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Establecer una plataforma coherente de planeación y seguimiento de la gestión
institucional, a través de Proyectos/Planes Estratégicos que apalanquen la
consecución de los objetivos propuestos por la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
FUNCIONARIO
Subsecretario General
Unidad de Planificación Institucional
Unidad de Planificación Institucional
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Unidad de Planificación Institucional
1.3. BASE LEGAL:
•
Planificación Estratégica de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Toda la Institución
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 29 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
POAs: Planes Operativos Anuales
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Planificación Institucional define un equipo de trabajo para la
ejecución del proceso.
2. El Subsecretario General convoca a todos los Subsecretarios para que participen en
los talleres de Planificación Interna, mediante Memorando.
3. Los Subsecretarios asisten a los talleres; al igual que el responsable de la Unidad de
Planificación Institucional.
4. Los participantes de los talleres analizan el ambiente externo de SENPLADES.
Para ello se emplea el análisis de las Oportunidades y Amenazas a las que se
enfrenta la Institución en la actualidad.
5. Los participantes de los talleres analizan el ambiente interno de SENPLADES. Para
ello se emplea el análisis de las Fortalezas y Debilidades a las que se enfrenta la
Institución en la actualidad.
6. Los participantes de los talleres revisan los Objetivos Estratégicos institucionales
planteados en el Orgánico Funcional.
7. Los participantes de los talleres definen las acciones/planes/programas/proyectos
que permitan alcanzar los objetivos institucionales.
8. Todos los Subsecretarios elaboran los POAs de sus respectivas Subsecretarías.
9. La Unidad de Planificación Institucional consolida todos los POAs y elabora el
POA institucional.
10. El Secretario Nacional aprueba el POA institucional mediante resolución.
11. Los Subsecretarios difunde el POA a todos los funcionarios que integran las
Subsecretarías.
12. La Unidad de Planificación Institucional realiza el seguimiento al cumplimiento del
POA institucional durante todo el año.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 30 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA: MARZO 2008
PROCESO: PLANIFICACION INSTITUCIONAL
CÓDIGO: PGGPI
SUB - PROCESOS: GESTION DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL
SUBSECRETARIO
GENERAL
HOJA #: 1 / 1.
UNIDAD DE
PLANIFICACION INSTITUCIONAL
TODAS
LAS SUBSECRETARÍAS
SECRETARIO
NACIONAL
Inicio
10
3
Define Equipo
de Trabajo
Aprueba
POAs
3
4
Convoca a Talleres
de Planificación
Interna
20
1
1
1
Asiste a Talleres
de Planificación
Interna
Asisten a Talleres
de Planificación
Interna
Asisten a Talleres
de Planificación
Interna
Analizan Ambiente
Externo
Analizan Ambiente
Externo
Analizan Ambiente
Interno
Analizan Ambiente
Interno
Revisan Objetivos
Estretégicos
Revisan Objetivos
Estretégicos
Definen
Acciones
Definen
Acciones
Elaboran
POAs
2
2
Consolida
POA Institucional
3
20
10
3
Difunden
POA
3
3
Realiza Seguimiento
a POA
DOCUMENTOS:
- 1:
- 2:
- 2:
- 4:
Fin
Memorando
POAs
POA Institucional (consolidado)
Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional de Planificación; Presidente de laRepública
ENTRADAS:Plan Nacional de Desarrollo; Lineamientos del Secretario Nacional; Lineamientos de la Presidencia;
Objetivos Institucionales; POA del año anterior.
SALIDAS: Plan Operativo Anual de SENPLADES.
CLIENTE: SENPLADES.
CONTROLES: Políticas y Normativas de SEPLADES; Plan Estratégico de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 31 de 402
GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 32 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE
RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones emitidas durante
auditorías realizadas por la Contraloría General del Estado.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Secretario General.
Unidad Técnica de la Subsecretaría
General.
DEL CONTROL PREVIO Y
Unidad Técnica de la Subsecretaría
CONCURRENTE
General.
DE LA REVISION Y
Unidad Técnica de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
General.
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Secretario Nacional de Planificación
• Subsecretario General de SENPLADES
• Unidad Técnica de la Subsecretaría General de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 33 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Contraloría General del Estado, luego de realizar la auditoría respectiva, emite
las recomendaciones del caso a SENPLADES, mediante Oficio.
2. La Unidad de Archivo de SENPLADES ejecuta el proceso “Ingreso de
Documentación”.
3. El Subsecretario General recibe las recomendaciones de Contraloría.
4. El Subsecretario General asigna a la Unidad Técnica como responsable de
asegurar el cumplimiento a las recomendaciones de Contraloría.
5. La Unidad Técnica de la Subsecretaría General asigna a un responsable –puede
ser Funcionario o alguna Unidad de SEPLADES– para la ejecución de las
recomendaciones de Contraloría. Se debe fijar las acciones que se deben seguir,
así como los plazos de ejecución (Cronograma de Trabajo).
6. La Unidad Técnica de la Subsecretaría General realiza el seguimiento al
cumplimiento de la ejecución de las recomendaciones realizadas por Contraloría.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 34 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA: MARZO 2008
PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA
CÓDIGO: PGGDO-01
SUB - PROCESOS: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
CONTRALORIA
UNIDAD DE
ARCHIVO
HOJA #: 1 / 1.
SECRETARÍA
GENERAL
UNIDAD
RESPONSABLE
Inicio
Emite
Recomendaciones
1
1
Ingreso
de
Documentación
1
Recibe
Recomendaciones
Asigna
Responsable
1
Asigna Responsable
de Ejecución de
Recomendaciones
1
Realiza Seguimiento
a Ejecución de
Recomendaciones
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio con recomendaciones
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Contraloría General del Estado.
ENTRADAS: Recomendaciones de auditoría.
SALIDAS: Recomendaciones aplicadas.
CLIENTE: SENPLADES; Contraloría GEneral del Estado.
CONTROLES: Contraloría General del Estado.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 35 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE
RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el cumplimiento de Resoluciones y Disposiciones emitidas por el
Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Subsecretario General.
Unidad Técnica de la Subsecretaría
General.
DEL CONTROL PREVIO Y
Unidad Técnica de la Subsecretaría
CONCURRENTE
General.
DE LA REVISION Y
Unidad Técnica de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
General.
1.3. BASE LEGAL:
•
Normativa Interna
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Secretario Nacional de Planificación
• Subsecretario General de SENPLADES
• Unidad Técnica de la Subsecretaría General de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 36 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Secretario Nacional de SENPLADES emite Resoluciones y Disposiciones,
mediante Memorando dirigido al Subsecretario General.
2. El Subsecretario General de SEPLADES recibe el Memorando.
3. La Asistente del Subsecretario General de SEPLADES actualiza el archivo de
Resoluciones y Disposiciones (Hoja electrónica – Excel). Se debe detallar el
Número de Resolución, la Fecha de Sesión, el Contenido, la(s) Unidad(es)
Administrativa(s) que deben cumplir con la Resolución, y Observaciones. Y en el
caso de las Disposiciones, se debe indicar: el Número de Disposición, la Fecha, el
Contenido, la(s) Unidad(es) Administrativa(s) que deben cumplir con la
Disposición, y Observaciones.
4. El Subsecretario General difunde las Resoluciones y/o Disposiciones, mediante
Memorando dirigido a todas las Subsecretarías; adjuntando una copia del
Memorando emitido por el Secretario Nacional.
5. Todas las Subsecretarías de SEPLADES reciben el Memorando con las
Resoluciones y/o Disposiciones.
6. Las Subsecretarías elaboran un informe de cumplimiento de las Resoluciones y/o
Disposiciones. Esta actividad se realiza de manera mensual.
7. Las Subsecretarías remiten el informe de cumplimiento de las Resoluciones y/o
Disposiciones, mediante correo electrónico.
8. El Subsecretario General recopila los informes de cumplimiento remitidos por las
Subsecretarías.
9. El Subsecretario General elabora el Informe Final de Cumplimiento de las
Resoluciones/Disposiciones.
10. El Subsecretario General remite el Informe Final de Cumplimiento de las
Resoluciones/Disposiciones al Secretario Nacional, mediante Memorando.
11. El Secretario Nacional recibe el Informe Final de Cumplimiento de las
Resoluciones/Disposiciones
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 37 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA: MARZO 2008
PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA
CÓDIGO: PGGDO-02
SUB - PROCESOS: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES Y DISPOSICIONES
SECRETARÍA
NACIONAL
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARÍA
GENERAL
TODAS LAS
SUBSECRETARIAS
Inicio
10
1.1
Emite
Resoluciones /
Disposiciones
Reciben
Memorando
1
1
Recibe
Memorando
Elaboran Informe de
Cumplimiento
2
Actualiza
Archivo
Remiten Informe de
Cumplimiento
1.1
2
Difunde
Resoluciones /
Disposiciones
20
1.1
10
20
2
Recopila Informes de
Cumplimiento
Elabora Informe
Final
3
Remite Informe
Final
3
3
Recibe Informe
Final
DOCUMENTOS:
- 1: Memorando con Resoluciones/Disposiciones.
- 1.1: Copia del Memorando
- 2: Informes de Cumplimiento de Resoluciones/Disposiciones
- 3: Informe Final de Cumplimiento
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.
ENTRADAS: Disposiciones y Resoluciones (Memorandos)
SALIDAS: Informe de cumpliimiento de Resoluciones y Disposiciones.
CLIENTE: Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo.
CONTROLES: Políticas y Normativa Interna de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 38 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE
LOS PROCESOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Establecer acciones sistemáticas para controlar, mejorar e innovar los procesos
de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Subsecretario General
DE LA EJECUCION
Unidad de Calidad y Productividad
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario General
Unidad de Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Secretario Nacional de Planificación
• Subsecretario General de SENPLADES
• Todas las Subsecretarías de SENPLADES
• Subsecretarías Regionales de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 39 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Calidad y Productividad, en base al Manual de Procesos, realiza
una priorización de los procesos, en coordinación con las Subsecretarías y el
Subsecretario General. Esta actividad permite establecer los procesos críticos de
la Institución.
2. La Unidad de Calidad y Productividad analiza los procesos críticos. Para el
análisis de procesos se pueden emplear varias técnicas, tales como: 5W1H;
Diagramas de Pareto; Diagramas Causa-Efecto, entre otras.
3. La Unidad de Calidad y Productividad determina estándares de calidad para los
procesos analizados, en coordinación con las Subsecretarías. Los estándares de
calidad, se puede fijar por datos históricos, o con procesos de benchmarking.
4. La Unidad de Calidad y Productividad identifica alternativas de mejora que
aseguren el cumplimiento de los estándares para los procesos críticos.
5. La Unidad de Calidad y Productividad, en coordinación con las Subsecretarías,
elabora un plan de trabajo para la implementación de las mejoras identificadas. El
plan de trabajo debe incluir: responsables de ejecución, tiempos de ejecución y
mecanismos de ejecución.
6. La Unidad de Calidad y Productividad remite el plan de trabajo al Subsecretario
General.
7. El Subsecretario General revisa y aprueba el plan de trabajo.
8. La Unidad de Calidad y Productividad implementa las alternativas de mejora de
los procesos críticos, en coordinación con las Subsecretarías.
9. La Unidad de Calidad y Productividad actualiza el Manual de Procesos.
10. La Unidad de Calidad y Productividad evalúa el resultado de las acciones
implementadas.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 40 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DEL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL Y MEJORA CONTINUA
CÓDIGO: PGGDO-03
SUB - PROCESOS: GESTION DE CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD DE LOS PROCESOS
UNIDAD DE CALIDAD
Y PRODUCTIVIDAD
TODAS
LAS SUBSECRETARÍAS
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETRÍA
GENERAL
Inicio
30
Prioriza
Procesos
Prioriza
Procesos
Prioriza
Procesos
Analiza
Procesos Críticos
Establece Estándares
de Calidad
Establece Estándares
de Calidad
Identifica Alternativas
de Mejora
Elabora Plan
de Trabajo
Elabora Plan
de Trabajo
10
1
10
1
Aprueba Plan
de Trabajo
1
20
20
1
Implementa
Alternativas de Mejora
Implementa
Alternativas de Mejora
Actualiza
Manual de Procesos
2
Evalúa Acciones
Implementadas
DOCUMENTOS:
- 1: Plan de Trabajo
- 2: Manual de Procesos actualizado
30
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: SENPLADES.
ENTRADAS: Manual de Procesos; Necesidad de mejorar la calidad y productividad de la Institución.
ELABORADO
REVISADO
POR
SALIDAS: Manual
de ProcesosPOR
actualizado; Plan de Mejoramiento e Innovación de Procesos; Reportes
de Desempeño.
CLIENTE: SENPLADES.
CONTROLES: Políticas y Normativa Interna de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 41 de 402
GESTION DE COMUNICACION
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 42 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener
actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite,
publicar información.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
DE LA EJECUCION
Unidad de Comunicación Social
DEL CONTROL PREVIO Y
Director(a) de la Unidad de
CONCURRENTE
Comunicación Social
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Unidad de Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Unidad de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 43 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Directora de Comunicación Social, o sino el Secretario Nacional o cualquier
Subsecretario, identifica la necesidad de generar una comunicación externa.
2. La Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo.
3. La Unidad de Comunicación Social recopila información relacionada con el
comunicado que se desea generar.
4. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información
recopilada por la Unidad de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar
una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las
Relaciones Públicas”.
5. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la
propuesta, junto con el Secretario Nacional y los Subsecretarios que ameriten ser
considerados.
6. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de
haber sido validada por el Secretario Nacional.
7. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la
propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES.
8. La Unidad de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros
Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto.
9. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por la Unidad
de Comunicación Social de SENPLADES, ofrece retroalimentación a las áreas
pertinentes.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 44 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.1
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA
(Gestión de Medios - Proactiva)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍA
SOLICITANTE
SECRETARÍA
NACIONAL
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
Inicio
Inicio
Inicio
Indentifica Necesidad
de Comunicación Externa
Indentifica Necesidad
de Comunicación Externa
Indentifica Necesidad
de Comunicación Externa
UNIDAD DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
U OTROS PUBLICOS
Brinda
Asesoramiento
Recopila información
dentro de SENPLADES
Genera
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Ejecuta
Propuesta
Reciben
Información
Realiza
Seguimiento a Medios
Ofrece
Retroalimentación
Fin
DOCUMENTOS:
1: Boletines de Prensa
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación.
ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES.
SALIDAS: Boletines de Prensa.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 45 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener
actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite,
publicar información.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
DE LA EJECUCION
Unidad de Comunicación Social
DEL CONTROL PREVIO Y
Director(a) de la Unidad de
CONCURRENTE
Comunicación Social
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Unidad de Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Unidad de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 46 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
Comité de Crisis: Comité conformado por el Secretario Nacional, los Subsecretarios, la
Directora de la Unidad de Comunicación Social, y el Asesor de Comunicación.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Monitoreo, perteneciente a la Unidad de Comunicación Social, es la
responsable de generar alertas relacionadas a comunicados generados por los medios,
que afecten a SENPLADES. No obstante, ya sea el Secretario Nacional, los diferentes
Subsecretarios, el Director de la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES,
también pueden generan dicho tipo de alertas.
2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES analiza si se requiere la
conformación del Comité de Crisis.
3. En caso de que sí se requiera del Comité de Crisis, se convoca al Comité.
4. El Comité de Crisis define la estrategia de Comunicación a ser utilizada; y se prosigue
con la actividad 6.
5. En caso de que no se requiera conformar el Comité de Crisis, la Directora de
Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo.
6. La Unidad de Comunicación Social recopila información relacionada con el
comunicado generado.
7. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información
recopilada por la Unidad de Comunicación Social. En caso de que se requiera realizar
una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las
Relaciones Públicas”.
8. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la
propuesta, junto con el Secretario Nacional y los Subsecretarios que ameriten ser
considerados.
9. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego de
haber sido validada por el Secretario Nacional.
10. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la
propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 47 de 402
11. La Unidad de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros
Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto.
12. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por la Unidad
de Comunicación Social de SENPLADES, ofrece retroalimentación a las áreas
pertinentes.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 48 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA
(Gestión de Medios - Reactiva)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍAS
SECRETARÍA
NACIONAL
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
UNIDAD DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
Inicio
Inicio
Inicio
Inicio
Generan
Alertas
Genera
Alertas
Genera
Alertas
Genera
Alertas
UNIDAD DE
MONITOREO
COMITÉ DE
CRISIS
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
OTROS
PUBLICOS
40
Define
Estrategia
50
Se
requiere
C.C.?
Sí
40
No
Brinda
Asesoramiento
50
Recopila
Información
Genera
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Ejecuta
Propuesta
Reciben
Información
Reciben
Información
Realiza
Seguimiento a Medios
Ofrece
Retroalimentación
Fin
DOCUMENTOS:
1: Boletines de Prensa
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación.
ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES.
SALIDAS: Boletines de Prensa.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
Página 49 de 402
APROBADO POR
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LAS RELACIONES PÚBLICAS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Fortalecer los vínculos con los distintos públicos relacionados con SENPLADES,
escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y
apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director de la Unidad de
Comunicación Social
DE LA EJECUCION
Unidad de Comunicación Social
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de la Unidad de
CONCURRENTE
Comunicación Social
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Unidad de Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Unidad de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 50 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
Directivos de SENPLADES: Secretario Nacional, Subsecretario General.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Este proceso puede provenir del proceso de Gestión (Reactiva) de Medios o del
proceso de Gestión (Proactiva) de Medios.
2. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES contacta a las instituciones
relacionadas con SENPLADES, previamente identificadas.
3. El Director de Comunicación Social de SENPLADES agenda reuniones entre los
Directivos de las instituciones y los Directivos de SENPLADES. Se debe consultar y
respetar la agenda de los Directivos de SENPLADES.
4. Los Directivos de SENPLADES asisten a las reuniones.
5. Los Directivos de SENPLADES definen acciones en común con las Instituciones
relacionadas con SENPLADES.
6. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, en base a las acciones en común
definidas entre SENPLADES y las Instituciones relacionadas, elabora un Plan de
Relaciones Públicas. El Plan es remitido a la Dirección de Comunicación Social para
su revisión.
7. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES revisa el Plan de Relaciones
Públicas.
8. En caso de que el Plan de Relaciones Públicas requiera de modificaciones, la Directora
de Comunicación Social solicita realizar las modificaciones necesarias.
9. La Unidad de Comunicación realiza las modificaciones solicitadas por la Directora; y
remiten el Plan para su nueva revisión.
10. En caso de que el Plan de Relaciones Públicas no requiera modificaciones, la
Directora de Comunicación Social lo aprueba, mediante firma.
11. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta el Plan de Relaciones
Públicas.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 51 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-2
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA (Gestión de Relaciones Públicas)
HOJA #: 1 / 1
UNIDAD DE COMUNICACION
SOCIAL
DIRECTIVOS DE
SENPLADES
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
Inicio
10
40
Gestión de Medios
(Reactiva)
Gestión de Medios
(Proactiva)
1
Revisa Plan de
Relaciones Públicas
Identifica Instituciones
relacionadas con
SENPLADES
(Interinstitucionales u Otras)
No
Plan
ok?
Solicita
Modificaciones
Sí
1
Contacta a las Instituciones
relacionadas con
SENPLADES
(Interinstitucionales u Otras)
30
Aprueba Plan de
Relaciones Públicas
1
Agenda
Reuniones
20
Asisten a
Reuniones
Definen Acciones
en común
Elabora Plan de
Relaciones Públicas
1
10
30
1
Realiza
Modificaciones
1
40
20
1
Ejecuta Plan de
Relaciones Públicas
DOCUMENTOS:
Fin
1: Plan de Relaciones Públicas
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Unidad de Comunicación Social de SENPLADES.
ENTRADAS: Plan de Comunicación de SENPLADES; Necesidad de administrar las relaciones públicas de SENPLADES.
SALIDAS: Plan de Relaciones Públicas.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones del Sector Público; Gobiernos Locales; Instituciones Privadas; Ciudadanía.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 52 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE IMAGEN CORPORATIVA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Apoyar al posicionamiento de SENPLADES, a través de una gestión eficiente e
innovadora de su Imagen Corporativa.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director de Unidad de
Comunicación Social
Unidad de Comunicación Social
Unidad de Calidad y Productividad
Unidad de Comunicación Social
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Unidad de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 53 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES elabora el Plan de
Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENLADES. El Plan debe incluir un
presupuesto referencial, tiempo establecido y cumplimiento de todos los requisitos. El
Plan de Fortalecimiento de la Imagen Corporativa debe considerar las demandas
internas que puedan existir.
2. El Director de Comunicación Social revisa el Plan de Fortalecimiento de la Imagen
Corporativa.
3. En caso de que el Director de Comunicación Social considere que el Plan puede ser
mejorado, solicita las modificaciones pertinentes.
4. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES realiza las modificaciones
solicitadas y remite el Plan modificado al Director de la Unidad, para su nueva
revisión.
5. En caso de que el Director de Comunicación Social considere que el Plan está
correctamente elaborado, solicita, a la Subsecretaría de Gestión Corporativa, se
apruebe la disponibilidad presupuestaria que permita la ejecución del Plan; y remite,
mediante Memorando, el Plan de Comunicación Social al Secretario Nacional para su
aprobación definitiva.
6. El Secretario Nacional aprueba la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la Imagen
Corporativa de SENPLADES.
7. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta el Plan de
Fortalecimiento de la Imagen Corporativa, de acuerdo a lo planificado.
8. La Unidad de Comunicación Social de SENPLADES monitorea el cumplimiento del
Fortalecimiento de la Imagen Corporativa de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 54 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-3
SUB - PROCESO: COMUNICACIÓN EXTERNA (Gestión de Imagen Corporativa)
HOJA #: 1 / 1
UNIDAD
DE COMUNICACION
SECRETARÍA
NACIONAL
DIRECCION DE
COMUNICACION
Imagen Corporativa:
- Identidad Gráfica (Colores, Logos,
Distintivos, Señalética)
- Apariencia de los Funcionarios
- Presentación Institucional
Inicio
Genera Plan
de Fortalecimiento
de Imagen
Corporativa
10
1
2
40
1
3
1
1.1
Revisa Plan
de Fortalecimiento
de Imagen Corporativa
Aprueba
Ejecución del
Plan
4
1
Sí
2
Solicita
Modificaciones
20
3
20
No
Ok?
4
1
Ejecuta Plan
de Fortalecimiento
de Imagen Corporativa
30
Remite
Plan
1
2
10
Da Seguimiento al Plan
de Fortalecimiento
de Imagen Corporativa
Fin
30
1
Realiza
Modificaciones
al Plan
1.1
40
DOCUMENTOS:
- 1: Plan de Fortalecimiento de Imagen
- 1.1: Plan de Fortalecimiento de Imagen mejorado
- 2: Memorando
- 3: Memorando de Aprobación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: SENPLADES / Subsecretarías
ENTRADAS: Necesidad de posicionamiento de la Institución / Demandas internas.
SALIDAS: Plan de Imagen Institucional en ejecución.
CLIENTE: SENPLADES, Ciudadanía.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 55 de 402
PROCEDIMIENTO PARA COMUNICACIÓN INTERNA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Promover una comunicación a todas las escalas (internas) que permita profundizar en
el conocimiento de la Institución como entidad, así como los logros conseguidos por
la Institución; generando un clima de confianza y motivación.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
DE LA EJECUCION
Unidad de Comunicación Social
DEL CONTROL PREVIO Y
Director(a)
CONCURRENTE
Comunicación Social
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
de
la
Unidad
de
Unidad de Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Unidad de Comunicación Social
•
Unidad de Calidad y Productividad
•
Subsecretarías de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 56 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de las Subsecretarías de SENPLADES puede generar una necesidad de
asesoría relacionada con temas de Comunicación. La solicitud puede ser en relación a
un comunicado, evento, taller, etc.
La solicitud se la envía mediante correo
electrónico dirigido a la Directora de Comunicación Social de SENPLADES.
2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES recibe la solicitud.
3. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES brinda asesoramiento.
4. En caso de que se decida que es más conveniente que la comunicación sea emitida a
través de la Subsecretaría solicitante, el(la) Subsecretario(a) responsable emite la
comunicación.
5. En caso que se decida que la comunicación debe ser emitida a través de la Unidad de
Comunicación Social, la Directora de Comunicación Social de SENPLADES emite la
comunicación.
6. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES realiza el seguimiento a la
comunicación generada; indistintamente de si la comunicación fue emitida por la
Unidad de Comunicación Social o por la Subsecretaría responsable.
7. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES ofrece retroalimentación. Es
responsabilidad de la Dirección de Comunicación Social de SENPLADES realizar una
evaluación periódica (cada 6 o 12 meses) de los resultados logrados con el Modelo de
Comunicación Intrainstitucional.
8. La Subsecretaría solicitante recibe la retroalimentación. Finaliza el proceso.
9. El proceso también puede iniciarse cuando la Directora de Comunicación Social de
SENPLADES revisa el cronograma del Plan de Comunicación y detecta la necesidad
de emitir un comunicado. Al detectar la necesidad se prosigue con la actividad 5 y se
continúa el proceso hasta su finalización.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 57 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC02
SUB - PROCESO: COMUNICACION INTERNA
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍA
SOLICITANTE
Inicio
Genera Necesidad de
Asesoría
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN
La necesidad de
Asesoría en
Comunicación puede
estar relacionada a:
un Comunicado,
Evento o Taller.
Inicio
Revisa Cronograma del
Plan de Comunicación
Recibe
Solicitud
Brinda
Asesoramiento
Responsable de
Emitir
Comunicación?
No
Sí
Emite
Comunicación
Emite
Comunicación
Realiza Seguimiento
a la Comunicación
Ofrece
Retroalimentación
Recibe
Retroalimentación
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Unidad de Comunicación Social / Subsecretarías de SENPLADES.
ENTRADAS: Plan de Comunicación interna / Solicitud de asesoría en temas de Comunicación.
SALIDAS: Información rerlacionada a SENPLADES transmitida a los funcionarios.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP); Modelo de Comunicación Intrainstitucional.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 58 de 402
COORDINACION DE CONVENIOS INTERNACIONALES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 59 de 402
PROCEDIMIENTO PARA DEFINICION DE POLITICAS
DE COOPERACION INTERNACIONAL
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Definir políticas de Cooperación Internacional, alineadas a los Objetivos y Políticas
del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Secretario Nacional.
Coordinador Técnico de Relaciones
Internacionales.
DEL CONTROL PREVIO Y
Coordinador Técnico de Relaciones
CONCURRENTE
Internacionales.
DE LA REVISION Y
Coordinador Técnico de Relaciones
ACTUALIZACION
Internacionales.
1.3. BASE LEGAL:
•
Decreto 699 del 30 de octubre de 2007.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Secretario Nacional de Planificación
• Subsecretario General de SENPLADES
• Subsecretaría de Inversión Pública
• Subsecretaría de Planificación
• Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
• Subsecretaría de Información
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 60 de 402
• Subsecretarías Regionales
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
CODCI: Consejo Directivo de Cooperación Internacional.
AGECI: Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional.
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PND: Plan Nacional de Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Presidente de la República y/o el Secretario Nacional de Planificación emite(n) sus
lineamientos relacionados a la Cooperación Internacional.
2. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES recibe los
lineamientos.
3. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES analiza los
lineamientos. El análisis de los lineamientos debe considerar los siguientes aspectos:
Objetivos del PND, orientaciones y principios de la política de cooperación
internacional, y las políticas de los Organismos de cooperación internacional.
4. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES formula
políticas de Cooperación Internacional; las cuales deben estar enfocadas en beneficio
de los intereses del país.
5. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES remite las
políticas elaboradas, mediante Memorando dirigido al Consejo Directivo de
Cooperación Internacional.
6. El CODCI recibe las políticas y las analiza. En caso de que el CODCI apruebe las
políticas formuladas el Director de Cooperación Internacional de SENPLADES, en
coordinación con la AGECI, difunde las políticas aprobadas. En caso de que el
CODCI no apruebe las políticas, dicho organismo devuelve al Director de
Cooperación Internacional de SEPLADES las políticas para que las reformule.
Cualquiera sea el caso, debe existir un Acta en la cual consten las resoluciones
tomadas por parte del CODCI.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 61 de 402
7. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES, luego de
reformular las políticas, las debe remitir nuevamente al CODCI para su análisis y
aprobación final.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 62 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI01
SUB - PROCESO: DEFINICION DE POLITICAS DE COOPERACION INTERNACIONAL
PRESIDENCIA DE LA
REPUBLICA
SECRETARIA
NACIONAL
Inicio
Inicio
Otorga
Lineamientos
Otorga
Lineamientos
HOJA #: 1 / 1.
COORDINACION TECNICA DE
RELACIONES INTERNACIONALES
CODCI
AGECI
3
Recibe
Lineamientos
Analiza
Lineamientos
Formula
Políticas
1
30
3
Remite
Políticas
1
2
1
2
Analiza
Políticas
Aprueba?
No
4
Sí
20
P
4
10
P
10
1
Difunde
Políticas
Difunde
Políticas
Fin
20
1
Reformula
Políticas
3
30
DOCUMENTOS:
- 1: Políticas
- 2: Memorando
- 3: Políticas Reformuladas
- 4: Acta
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Presidente de la República, Secretario Nacional de Planificación.
ENTRADAS: Lineamientos en materia de cooperación internacional; Objetivos del PND; Propuestas de Ministerios Coordinadores y Gobiernos Seccionales.
SALIDAS: Políticas de Cooperación Internacional.
CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES; CODCI; AGECI; SECI; Instituciones Públicas Centrales y Locales; ONG´s;
Agencias de Coop. Internacional; Embajadas.
CONTROLES: Decreto 699.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 63 de 402
PROCEDIMIENTO PARA APOYO A LA DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE LOS
ORGANISMOS DE COOPERACION INTERNACIONAL
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Apoyar en la definición de estrategias de apoyo país de los diferentes organismos de
cooperación internacional, a fin de lograr programas que beneficien al Ecuador en la
consecución de los Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo y de los Planes de
Desarrollo Territorial.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Secretario Nacional.
Coordinador Técnico de Relaciones
Internacionales.
DEL CONTROL PREVIO Y
Coordinador Técnico de Relaciones
CONCURRENTE
Internacionales.
DE LA REVISION Y
Coordinador Técnico de Relaciones
ACTUALIZACION
Internacionales.
1.3. BASE LEGAL:
• Decreto 699 del 30 de octubre de 2007.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales.
• Subsecretaría de Planificación.
• Subsecretaría de Inversión Pública.
• Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 64 de 402
• Subsecretaría de Información.
• Subsecretarías Regionales.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
CODCI: Consejo Directivo de Cooperación Internacional.
AGECI: Agencia Ecuatoriana de Cooperación Internacional.
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PND: Plan Nacional de Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. AGECI conforma un Comité Intergubernamental para realizar un diagnóstico de la
situación del país, considerando los lineamientos del Presidente de la República y del
Secretario Nacional, para identificar las necesidades existentes de apoyo por parte de
organismos internacionales de cooperación. SENPLADES forma parte del Comité
Intergubernamental.
2. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES presenta el
PND en los talleres con los diferentes organismos de cooperación internacional.
3. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES consulta a los
Organismos de Cooperación Internacional sus líneas de cooperación relacionadas con
el PND.
4. AGECI procesa la información recopilada y la valida.
5. AGECI en base a la información procesada y validada, construye consensos junto con
los organismos de cooperación internacional
6. Los Organismos de Cooperación Internacional, una vez que ha logrado consensos con
las Instituciones Públicas, publican los convenios “Estrategias de apoyo al país”.
7. AGECI es responsable del seguimiento al cumplimiento de los convenios firmados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 65 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI02
SUB - PROCESO: APOYO A DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE LOS ORGANISMOS DE
COOPERACION INTERNACIONAL
COORDINACION TECNICA
DE RELACIONES INTERNACIONALES
HOJA #: 1 / 1.
ORGANISMOS DE
COOP. INTERNACIONAL
AGECI
Inicio
Realiza Diagnóstico
de la Situación del
País
Organiza
Talleres
Presenta
PND
Consulta Líneas de
Cooperación
relacionadas al PND
Procesa
Información
Construye
Consensos/Estrategias
Construye
Consensos/Estrategias
Publican
Convenios
10
1
1
1
Recibe
Convenio(s)
10
Seguimiento a
Convenios
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Convenios
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Organismos de Cooperación Internacional; Presidente de la República.
ENTRADAS: Requerimientos de Cooperación Internacional del País; Objetivos y Políticas del PND; Políticas de los Organismos de Coop. Internacional;
Lineamientos del Presidente de la República y del Secreatrio Nacional de Planificación.
SALIDAS: Estrategias y Programas de Cooperación Internacional. que apoyen a la consecución de los objetivos del PND.
CLIENTE: Mininsterios; Gobiernos Centrales y Locales.
CONTROLES: CODCI.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 66 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE COOPERACION INTERNACIONAL
PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS SISTEMAS NACIONALES DE:
INFORMACION,
PLANIFICACIÓN,
SEGUIMIENTO
Y
EVALUACIÓN,
INVERSIÓN PÚBLICA, REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO, CIENCIA Y
TECNOLOGIA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar de manera oportuna la consecución de recursos técnicos y financieros para
el fortalecimiento de los Sistemas Nacionales de Información, Planificación,
Seguimiento y Evaluación, Inversión Pública, Reforma Democrática del Estado,
Ciencia y Tecnología.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Secretario Nacional.
Director de Coordinación Técnica de
Cooperación Internacional.
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Coordinación Técnica de
CONCURRENTE
Cooperación Internacional.
DE LA REVISION Y
Director de Coordinación Técnica de
ACTUALIZACION
Cooperación Internacional.
1.3. BASE LEGAL:
•
Orgánico Funcional por Procesos de SENPLADES.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Secretario Nacional de Planificación
• Subsecretario General de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 67 de 402
• Subsecretaría de Inversión Pública
• Subsecretaría de Planificación
• Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
• Subsecretaría de Información
• Subsecretaría de Gestión Corporativa
• Subsecretarías Regionales
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad solicitante identifica la necesidad de asistencia técnica y/o económica por
parte de algún Organismos de cooperación internacional.
2. La Unidad solicitante, a través de su máximo representante, remite un Memorando
dirigido al Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES
solicitando la búsqueda de financiamiento.
3. La Coordinación Técnica de Relaciones Internacionales de SENPLADES recibe la
solicitud.
4. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES, en
coordinación con la Unidad solicitante, elabora el proyecto para ser financiado.
5. El Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES busca
financiamiento para el proyecto, contactando a los Organismos de Cooperación
Internacional.
6. Los Organismos de Cooperación Internacional consultan su disponibilidad de
recursos. En caso de que no exista disponibilidad notifican a la Coordinación Técnica
de Relaciones Internacionales; entonces la Unidad de Coordinación Técnica de
Relaciones Internacionales de SENPLADES continúa con la búsqueda de
financiamiento hasta conseguirlo. En caso de que sí exista disponibilidad, el
organismo internacional acuerda el financiamiento con la Coordinación Técnica de
Relaciones Internacionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 68 de 402
7. Una vez acordado el financiamiento con el organismo de cooperación internacional, el
Coordinador Técnico de Relaciones Internacionales de SENPLADES notifica la
consecución del financiamiento a la Unidad solicitante.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 69 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: COORDINACION DE COOPERACION INTERNACIONAL
CÓDIGO DEL PROCESO: PGCCI03
SUB - PROCESO: GESTION DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DE LOS
SISTEMAS NACIONALES DE PLANIFICACION, INFORMACIÓN, Y CIENCIA Y TECNOLOGIA
UNIDAD
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
COORDINACION TECNICA
DE RELACIONES INTERNACIONALES
ORGANISMOS DE
COOP. INTERNACIONAL
Inicio
Identifica Necesidad
de Asistencia
Solicita
Financiamiento
1
1
Recibe
Solicitud
Elabora
Proyecto
Elabora
Proyecto
2
Busca
Financiamiento
20
3
Disponibilidad?
No
Sí
Emite
Negativa
4
Acuerdan
Financiamiento
Acuerdan
Financiamiento
Notifica Consecución
de Financiamiento
Fin
10
Continúa Búsqueda
de Financiamiento
20
DOCUMENTOS:
- 1: Memorando
- 2: Proyecto / Programa
- 3: Carta de Solicitud de Cooperación
- 4: Carta de Negación de Solicitud
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretarios de SENPLADES; Entidades Adscritas a SENPLADES.
ENTRADAS: Requerimientos de Asistencia Financiera y Técnica.
SALIDAS: Proyectos / Programas a ser financiados. (Requerimientos Atendidos)
CLIENTE: Subsecretarios de SENPLADES; Entidades Adscritas a SENPLADES.
CONTROLES: Orgánico Funcional de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 70 de 402
10
GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 71 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
(Generación de propuesta para Consejos Sociales)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la participación ciudadana en todas las propuestas de reforma,
planificación y seguimiento que se generen desde SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Directora de Participación
Ciudadana
Subsecretario de Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
•
Subsecretarías de SENPLADES.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 72 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES recopila información.
2. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES diagnostica la situación
actual, en base a la información recopilada.
3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES realiza el análisis
respectivo; el cual incluye la identificación y definición de problemas; así como
el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas; análisis de las consecuencias
y/o efectos que se derivan de los problemas identificados; entre otras
consideraciones.
4.
La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES elabora una propuesta
de mejora.
5. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES revisa la
propuesta elaborada por la Unidad de Participación Ciudadana.
6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve
la propuesta a la Unidad responsable, adjuntando sus comentarios y
observaciones.
7. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES reformula la propuesta,
considerando los comentarios y observaciones del Subsecretario de Reforma
Democrática del Estado; y se la remite para su nueva revisión..
8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de
Reforma Democrática del Estado, en conjunto la Directora de Participación
Ciudadana, socializan la propuesta con los Consejos Sociales.
9. Los Consejos Sociales deciden si están de acuerdo con la propuesta.
10. En caso de que los Consejos Sociales no estén de acuerdo con la propuesta,
plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en
la propuesta.
11. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES actualiza la propuesta,
considerando las opiniones planteadas por los Consejos Sociales.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 73 de 402
12. Una vez actualizada la propuesta, los Consejos Sociales validan la propuesta
final.
13. La propuesta es remitida a la Asamblea Nacional Constituyente para que sea
incluida en la nueva Constitución. Esta actividad se realiza directamente en caso
de que los Consejos Sociales estén de acuerdo con la propuesta planteada
inicialmente.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 74 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNATE
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
(Generación de Propuesta para Consejos Sociales)
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC
HOJA #: 1 / 1.
UNIDAD DE PARTICIPACION
CIUDADANA
SUBSECRETARÍA DE REFORMA
DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
CONSEJOS
SOCIALES
ASAMBLEA NACIONAL
CONSTITUYENTE
Inicio
50
20
10
2
1
40
Recopila
Información
2
Incluye Propuesta en
Nueva Constitución
2.1
No
De
Acuerdo?
Revisa
Propuesta
Diagnostica
Situación Actual
Plantean
Modificaciones/Mejoras
Sí
Ok?
2.2
2
Fin
No
60
Analiza
Situación Actual
Sí
50
Plantea
Modificaciones/Mejoras
Elabora
Propuesta
30
2
Socializa
Propuesta
70
2.2
10
20
Validan
Propuesta Final
50
30
Reformula
Propuesta
2.1
40
60
Actualiza
Propuesta
2.2
70
DOCUMENTOS:
- 1: Información
- 2: Propuesta
- 2.1: Propuesta Reformulada
- 2.2: Propuesta Final
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País)
ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información.
SALIDAS: Propuesta de Participación Ciudadana incluida en la Nueva Constitución.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Consejos Sociales; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 75 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
(Apoyo al Sistema Nacional de Planificación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la participación ciudadana en todas las propuestas de reforma,
planificación y seguimiento que se generen desde SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Directora de Participación
Ciudadana
Subsecretario de Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
•
Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 76 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES construye la
metodología para promover la Planificación Participativa. La metodología es
construida en conjunto con la Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas
(Consultor experto).
2. La Unidad de Participación Ciudadana valida la metodología. La validación se
realiza a través de talleres con los actores internos y luego con los actores
externos; que ameriten ser considerados. Esta actividad es responsabilidad de la
Directora de la Unidad.
3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES, una vez que la
metodología ha sido validada, implementa una prueba piloto. La prueba piloto
consiste en aplicar la metodología en una región; por lo cual se debe realizar en
coordinación con una de las Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
4. La Unidad de Participación Ciudadana, como resultado de la aplicación de la
prueba piloto, identifica opciones de mejora de la metodología.
5. La Unidad de Participación Ciudadana actualiza la metodología; incorporando
las mejoras identificadas.
6. La Unidad de Participación Ciudadana apoya en la elaboración de la Ley de
Planificación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 77 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNATE
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
(Apoyo al Sistema Nacional de Planificación)
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC
HOJA #: 1 / 1.
UNIDAD DE PARTICIPACION
CIUDADANA
SUBSECRETARÍA DE
PLANIFICACIÓN
SUBSECRETARÍAS
REGIONALES
Inicio
Construye
Metodología
Construye
Metodología
Valida
Metodología
Implementa
Prueba Piloto
Implementa
Prueba Piloto
Identifica Opciones
de Mejora
Actualiza
Metodología
Aporta a la Elaboración
de Ley de Planificación
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País)
ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información.
SALIDAS: Propuesta de Planificación Participativa implementada.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía
CONTROLES: PND.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 78 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
(Implementación de Veedurías Ciudadanas)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Desarrollar una metodología que permita implementar veedurías ciudadanas
que aseguren la participación activa de la ciudadanía en actividades de
seguimiento que se generen desde SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Directora de Participación
Ciudadana
Subsecretario de Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
•
Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 79 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES construye la
metodología para implementar veedurías ciudadanas.
La metodología es
construida en conjunto con un Consultor experto y con la Subsecretaría de
Seguimiento y Evaluación.
2.
La Unidad de Participación Ciudadana valida la metodología. La validación se
realiza a través de talleres con los actores internos y luego con los actores
externos; que ameriten ser considerados.
3. La Unidad de Participación Ciudadana de SENPLADES, una vez que la
metodología ha sido validada, implementa las veedurías. La implementación se
realiza en las 7 regiones; por lo cual se debe realizar en coordinación con todas
las Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
4. La Unidad de Participación Ciudadana, luego de implementar las veedurías,
analiza la pertinencia de modificar la Ley de Planificación.
5. En caso de que se requiera modificar la Ley, la Unidad de Participación
Ciudadana propone las reformas necesarias a la Ley.
6. En caso de que no se requiera modificar la Ley, la Unidad de Participación
Ciudadana realiza el acompañamiento a la Secretaría de Pueblos en el
seguimiento de las veedurías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 80 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: GOBERNATE
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACION CIUDADANA
(Implementación de Veedurías)
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGPC
HOJA #: 1 / 1.
UNIDAD DE PARTICIPACION
CIUDADANA
SUBSECRETARÍAS
REGIONALES
SECRETARÍA DE
PUEBLOS
Inicio
Construye
Metodología
1
Valida
Metodología
Implementa
Veedurías
Implementa
Veedurías
Se requiere
Reforma a
No
Sí
Propone Reforma a la
Ley de Planificación
Fin
Realiza Seguimiento
de Veedurías
Realiza Seguimiento
de Veedurías
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Metodología
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País)
ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Necesidades; Información.
SALIDAS: Veedurías Ciudadanas implementadas.
CLIENTE: SENPLADES; Gobiernos Locales; Secretaría de Pueblos; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 81 de 402
4.2. PROCESOS PRODUCTIVOS
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 82 de 402
GESTION DE LA INFORMACION E INVESTIGACION
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 83 de 402
GESTION DE LA PLANIFICACION Y DE LAS POLITICAS PÚBLICAS
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 84 de 402
PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION DE LINEAMIENTOS
PRESUPUESTARIOS
Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el
siguiente procedimiento:
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Formular y fomentar lineamientos que vinculen de una manera real el presupuesto
con las políticas de planificación.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas
Analistas de Planificación.
Unidad de Calidad y Productividad /
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas
Subsecretario de Planificación y
DE LA REVISION Y
Políticas Públicas / Analistas de
ACTUALIZACION
Planificación / Unidad de Calidad y
Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 85 de 402
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.
•
Subsecretarías de SENPLADES.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Los Analistas de Planificación de SENPLADES recopilan información referente a
planificación y su vínculo con presupuesto.
2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en
base a la información recopilada.
3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES analizan la situación actual del país
en materia de planificación y su relación con presupuesto. El análisis incluye el
reconocimiento y definición de problemas; historial del problema, el análisis de la(s)
causa(s) raíz de los problemas; entre otras consideraciones.
4.
Los Analistas de Planificación de SENPLADES elaboran una propuesta de mejora.
5. El Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas de SENPLADES revisa la
propuesta elaborada por los Analistas.
6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la
propuesta a los Analistas responsables, adjuntando sus comentarios y observaciones.
7. Los Analistas responsables reformulan la propuesta, considerando los comentarios y
observaciones del Subsecretario de Planificación.
8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de
Planificación autoriza a los Analistas responsables la socialización de la propuesta con
los actores que ameriten ser consideradas; dependiendo de la propuesta.
9. Los Analistas de Planificación de SENPLADES responsables de la propuesta,
socializan la propuesta con las Instituciones del Sector Público. Se debe definir el
método de socialización más conveniente.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 86 de 402
10. Las Instituciones del Sector Público convocadas para la socialización de la propuesta
deciden si están de acuerdo con la propuesta.
11. En caso de que las Instituciones Públicas no estén de acuerdo con la propuesta,
plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la
propuesta.
12. Los Analistas de Planificación actualizan la propuesta considerando las opiniones
planteadas por las Instituciones Públicas.
13. Una vez actualizada la propuesta, las Instituciones Públicas validan la propuesta final.
14. En caso de que las Instituciones Públicas estén de acuerdo con la propuesta planteada
por los Analistas de Planificación de SENPLADES se publica la Política/Ley
respectiva de forma inmediata. Esta actividad también debe ser realizada luego de que
las Instituciones Públicas validan la propuesta final (Actividad 13).
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 87 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL01-2
SUB - PROCESO: PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y PRESUPUESTO
(Formulación de Lineamientos Presupuestarios)
ANALISTAS DE
PLANIFICACIÓN
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARÍA DE
PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS
INSTITUCIONES DEL
SECTOR PUBLICO
ANC/ CONGRESO
Inicio
50
40
1
3
2
Recopilan
Información
No
De
Acuerdo?
Plantean
Modificaciones/Mejoras
Sí
Diagnostican
Situación Actual
Publica
Estrategia/Ley
Fin
60
50
Analizan
Situación Actual
30
Elaboran
Propuesta
2.1
2
70
2
Revisa
Propuesta
2.2
Validan
Propuesta Final
20
Ok?
No
50
Reformulan
Propuesta
Sí
20
2.1
30
10
10
Socializan
Propuesta
2
40
60
Actualizan
Propuesta
2.2
DOCUMENTOS:
70
- 1: Información
- 2: Propuesta
- 2.1: Propuesta Reformulada
- 2.2: Propuesta Final
- 3: Esrategia / Política / Ley
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País)
ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Estrategias de Planificación; Necesidades.
SALIDAS: Estrategias y/o Políticas Públicas de Planificación, enfocadas al Desarrollo.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Gobiernos Locales; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 88 de 402
PROCEDIMIENTO PARA FORMULACION Y ACOMPAÑAMIENTO DE
POLITICAS PÚBLICAS
Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el
siguiente procedimiento:
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Formular y fomentar estrategias y/o políticas públicas que permitan la consecución de
una planificación del país de forma participativa, ágil, eficiente y articulada a la
consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas
Analistas de Planificación.
Unidad de Calidad y Productividad
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas / Analistas de
Planificación
1.3. BASE LEGAL:
•
N/A
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.
•
Subsecretarías de SENPLADES.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 89 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Los Analistas de Planificación de SENPLADES recopilan información referente a
planificación.
2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en
base a la información recopilada.
3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES analizan la situación actual del país
en materia de planificación. El análisis incluye el reconocimiento y definición de
problemas; historial del problema, el análisis de la(s) causa(s) raíz de los problemas;
entre otras consideraciones.
4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES elaboran una propuesta de mejora.
5. El Subsecretario de Planificación y Políticas Públicas de SENPLADES revisa la
propuesta elaborada por los Analistas.
6. En caso de que la propuesta requiera modificaciones, el Subsecretario devuelve la
propuesta a los Analistas responsables, adjuntando sus comentarios y observaciones.
7. Los Analistas responsables reformulan la propuesta, considerando los comentarios y
observaciones del Subsecretario de Planificación.
8. En caso de que la propuesta no requiera modificaciones, el Subsecretario de
Planificación autoriza a los Analistas responsables la socialización de la propuesta.
9. Los Analistas de Planificación de SENPLADES responsables de la propuesta,
socializan la propuesta con las Instituciones del Sector Público que ameriten ser
consideradas; dependiendo de la propuesta. Se debe definir el método de socialización
más conveniente.
10. Las Instituciones del Sector Público convocadas para la socialización de la propuesta
deciden si están de acuerdo con la propuesta.
11. En caso de que las Instituciones Públicas no estén de acuerdo con la propuesta,
plantean las modificaciones o mejoras que consideren necesarias incorporar en la
propuesta.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 90 de 402
12. Los Analistas de Planificación actualizan la propuesta considerando las opiniones
planteadas por las Instituciones Públicas.
13. Una vez actualizada la propuesta, las Instituciones Públicas validan la propuesta final.
14. En caso de que las Instituciones Públicas estén de acuerdo con la propuesta planteada
por los Analistas de Planificación de SENPLADES se publica la Política/Ley
respectiva. Esta actividad también debe ser realizada luego de que las Instituciones
Públicas validan la propuesta final (Actividad 13).
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 91 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL01-2
SUB - PROCESO: FORMULACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO DE POLÍTICAS PÚBLICAS
ANALISTAS DE
PLANIFICACIÓN
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARÍA DE
PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS
INSTITUCIONES DEL
SECTOR PUBLICO
ANC/ CONGRESO
Inicio
50
40
1
3
2
Recopilan
Información
No
De
Acuerdo?
Plantean
Modificaciones/Mejoras
Sí
Diagnostican
Situación Actual
Publica
Estrategia/Ley
Fin
60
50
Analizan
Situación Actual
30
Elaboran
Propuesta
2.1
2
70
2
Revisa
Propuesta
2.2
Validan
Propuesta Final
20
Ok?
No
50
Reformulan
Propuesta
Sí
20
2.1
30
10
10
Socializan
Propuesta
2
40
60
Actualizan
Propuesta
2.2
DOCUMENTOS:
70
- 1: Información
- 2: Propuesta
- 2.1: Propuesta Reformulada
- 2.2: Propuesta Final
- 3: Esrategia / Política / Ley
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía (País)
ENTRADAS: Leyes actuales; Constitución; PND; Estrategias de Planificación; Necesidades.
SALIDAS: Estrategias y/o Políticas Públicas de Planificación, enfocadas al Desarrollo.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central; Gobiernos Locales; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 92 de 402
GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 93 de 402
PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACION DEL REDISEÑO
INSTITUCIONAL DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la implementación de la propuesta para la Reforma Democrática del País,
que permitan la consecución de una Función Ejecutiva ágil, eficiente y articulada a la
consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Subsecretario de Reforma Democrática del
Estado
Directora de Reforma Democrática del
Estado.
DEL CONTROL PREVIO Y
Subsecretario de Reforma Democrática del
CONCURRENTE
Estado / Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario de Planificación y Políticas
Públicas / Funcionarios de la Unidad de
Reforma Democrática del Estado
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
•
Subsecretarías de SENPLADES.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 94 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en conjunto
con la Directora de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, validan la
propuesta de rediseño de la Función Ejecutiva con las Instituciones del Sector Público;
en los gabinetes sectoriales.
2. En caso de que las Instituciones del Sector Público estén de acuerdo con la propuesta,
la Unidad de Reforma Democrática del Estado participa en la re-estructuración de la
Función Ejecutiva.
3. La Unidad de Reforma Democrática del Estado realiza el acompañamiento a la
SENRES para la implantación de la re-estructuración de la Función Ejecutiva.
4. En caso de que las Instituciones del Sector Público no estén de acuerdo con la
propuesta, plantean las modificaciones que consideren necesarias.
5. La Unidad de Reforma Democrática del Estado actualiza la propuesta, de acuerdo a lo
solicitado por las Instituciones; y validan la nueva propuesta.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 95 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGRDE01
SUB - PROCESO: IMPLEMENTACION DEL REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA
UNIDAD DE REFORMA DEMOCRÁTICA
DEL ESTADO
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARÍA DE
REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
DIRECCIÓN DE REFORMA
DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
INSTITUCIONES DEL SECTOR PÚBLICO
(Gabinetes Sectoriales)
Inicio
10
30
1
Participa en la
Reestructuración de la
Función Ejecutiva
1
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
1
1.2
Valida
Propuesta
Realiza
Acompañamiento a
SENRES
No
De
Acuerdo?
Sí
Fin
Plantean
Modificaciones
20
10
20
Actualiza
Propuesta
1.2
30
DOCUMENTOS:
- 1: Propuesta
- 1.2: Propuesta Reformulada
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: SENPLADES
ENTRADAS: Propuesta de Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva
SALIDAS: Rediseño Institucional de la Función Ejecutiva
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas de la Función Ejecutiva; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 96 de 402
PROCEDIMIENTO PARA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO MODELO DE
GESTIÓN DESCONCENTRADA Y DESCENTRALIZADA DEL ESTADO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Implementar la propuesta para la reorganización territorial, que responda a las
actuales y futuras demandas de un Estado participativo, ágil, eficiente y encaminado a
la consecución de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Directora de Reforma Democrática
del Estado.
Subsecretario de Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
Subsecretario de Planificación y
DE LA REVISION Y
Políticas Públicas / Funcionarios de
ACTUALIZACION
la Unidad de Reforma Democrática
del Estado
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
•
Subsecretarías de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 97 de 402
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
R.D.E.: Reforma Democrática del Estado
S.N.C.P.: Sistema Nacional de Competencias Públicas
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, bajo los
lineamientos de la Directora de RDE y del Subsecretario de RDE, diseña el S.N.C.P.;
en coordinación con los Gobiernos Seccionales autónomos.
2. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES crea el S.N.C.P.
3. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES implementa el
Sistema.
4. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en coordinación con
la Directora de RDE y del Subsecretario de RDE, diseña la Estructura descentralizada
del Estado.
5. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES implementa la
desconcentración regional.
6. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES, en conjunto con los
Gobiernos Seccionales autónomos, participa en la elaboración de las reformas legales
que sean pertinentes para lograr implementar la desconcentración regional.
7. La Unidad de Reforma Democrática del Estado de SENPLADES acompaña a los
Gobiernos Seccionales autónomos en el proceso de descentralización.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 98 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGRDE02
SUB - PROCESO: IMPLEMENTACION DEL NUEVO MODELO DESCONCENTRADO Y
DESCENTRALIZADO DEL ESTADO
UNIDAD DE REFORMA DEMOCRÁTICA
DEL ESTADO
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE REFORMA
DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
SUBSECRETARÍA DE REFORMA
DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
GOBIERNOS SECCIONALES
AUTONOMOS
Diseña el
S.N.C.P.
Diseña el
S.N.C.P.
Diseña el
S.N.C.P.
Diseña la Estructura
Descentralizada
Diseña la Estructura
Descentralizada
Inicio
1
Diseña el
S.N.C.P.
Crea el
S .N.C .P .
Implementa el
Sistema
Diseña la Estructura
Descentralizada
Implementa la
Desconcentración
Regional
Participa en Reformas
Legales
Participa en Reformas
Legales
Acompaña el proceso
de Descentralización
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: SENPLADES; Asamblea Nacional Constituyente.
ENTRADAS: Propuesta de un modelo desconcentrado y descentralizado del Estado..
SALIDAS: Reorganización Territorial del Estado.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones Públicas del Gobierno Central/Seccional/Local; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 99 de 402
GESTIÓN DE INNOVACIÓN DEL SECTOR PÚBLICO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 100 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GENERACIÓN DE PLANES DE ACCION PARA
LA INNOVACION DEL SECTOR PÚBLICO
Las actividades de este Proceso, aún no están definidas, sin embargo, se propone el
siguiente procedimiento:
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Generar planes de acción que permitan lograr una innovación de la gestión del sector
público en el menor tiempo posible.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Directora de Innovación del Sector
Público
Subsecretario de Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado / Unidad de
Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Modernización del Sector Público
•
Constitución de la República
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 101 de 402
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
•
Subsecretarías de SENPLADES.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Directora de Innovación del Sector Público de SENPLADES, define un grupo de
trabajo.
2. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora,
recopila información sobre las Instituciones del sector público.
3. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora,
consolida y estudia la información sobre las Instituciones del sector público.
4. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora,
realiza el levantamiento de percepciones/necesidades de las Instituciones del sector
público.
5. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora,
estructura las necesidades del sector público (relacionadas a herramientas de
modernización/innovación de gestión).
6. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora,
valida las necesidades.
7. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público definido por la Directora, en
conjunto con la Directora de Innovación del Sector Público, identifica herramientas de
modernización. (localmente y/o en el exterior)
8. El grupo de la Unidad de Innovación del Sector Público, en conjunto con la Directora,
define la(s) herramienta(s) de modernización que se deberían implementar en el Sector
Público.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 102 de 402
9. La Directora de la Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADE elabora
un Informe, en el cual se resumen todas las actividades anteriores. El Informe es
remitido al Subsecretario de Reforma Democrática del Estado.
10. El Subsecretario de Reforma Democrática del Estado revisa el Informe. En caso de
que el Informe requiera modificaciones, el Subsecretario solicita realizar las
modificaciones del caso.
11. La Unidad de Innovación del Sector Público reformula la Propuesta; y la remite al
Subsecretario de Reforma Democrática del Estado para su nueva revisión.
12. En caso de que el Informe no requiera modificaciones, el Subsecretario de RDE
aprueba el Informe, mediante sumilla.
13. La Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADES, una vez aprobado el
Informe, aplica la(s) herramienta(s) de innovación al interior de SENPLADES; con la
coordinación de la Subsecretaría de Información e Investigación (Dirección de
Recursos Tecnológicos).
14. La Unidad de Innovación del Sector Público de SENPLADES evalúa la herramienta
aplicada.
15. En caso de que la herramienta aplicada ofrezca resultados positivos, las Instituciones
del Sector Público aplican la herramienta; con la asesoría de SENPLADES. Finaliza
el proceso.
16. En caso de que la herramienta presente fallas, se regresa a la actividad de definición
de herramientas (Actividad 8) para definir una nueva herramienta y se continúa con el
proceso.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 103 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGISP02
SUB - PROCESO: GENERACION DE PLANES DE ACCION PARA LA INNOVACION DEL SECTOR PUBLICO
UNIDAD DE INNOVACION
DEL SECTOR PUBLICO
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE INNOVACION
DEL SECTOR PUBLICO
SUBSECRETARÍA DE
REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO
SUBSECRETARÍA DE INFORMACIÓN
E INVESTIGACIÓN
INSTITUCIONES DEL SECTOR
PÚBLICO
Inicio
10
Define Grupo de
Trabajo
40
3
3.1
Revisa
Informe
Consolida & Estudia
Información de las
Instituciones del Sector
Público
1
De
Acuerdo?
No
Sí
Realiza Levantamiento de
Percepciones/Necesidades de
las Instituciones del Sector
Público
Plantea
Modificaciones/Mejoras
2
Aprueba
Informe
30
Estructura
Necesidades
20
2
Valida
Necesidades
Identifica Herramientas
de Modernización
Identifica Herramientas
de Modernización
Define Herramienta(s)
de Modernización
Define Herramienta(s)
de Modernización
50
Elabora
Informe
30
3
3
10
Reformulan
Propuesta
3.1
40
20
Aplica
Herramienta
Aplica
Herramienta
Evalúa
Herramienta
Ok?
No
Sí
50
60
60
Aplica
Herramienta
Aplica
Herramienta
DOCUMENTOS:
- 1: Información
- 2: Necesidades
- 3: Informe
- 3.1: Informe Reformulado
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central / Instituciones Públicas Extranjeras / Instituciones Privadas
ENTRADAS: Necesidad de Innovar las Instituciones del Sector Público / Información
SALIDAS: Herramientas de Innovación para el Sector Público aplicadas
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central; Ciudadanía
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 104 de 402
GESTION DE LA INVERSION PUBLICA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 105 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS
DE INVERSIÓN PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Inversiones
Públicas
Director de Análisis de Proyectos
Director de Análisis de Proyectos
Subsecretario
de
Inversiones
Públicas / Director de Análisis de
Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento
•
Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento
•
Ley de Educación Superior y su Reglamento
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Instituciones del Gobierno Central
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 106 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
•
PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a
SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Secretario Nacional de SENPLADES.
2. La Unidad de Archivo recibe los proyectos, realiza el respectivo proceso de “Ingreso
de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional.
3. El Secretario Nacional, o su Asistente, remiten los proyectos a la Subsecretaría de
Inversiones Públicas.
4. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas recibe los proyectos y registra
los datos, ingresándolos en el SINAPRO.
5. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas entrega los proyectos (físicos)
al Director de Análisis de Proyectos.
6. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los
distintos Analistas para su respectiva revisión.
7. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en:
a. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND.
b. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local
c. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad
d. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado.
8. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un
borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de
Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario de Inversión Pública.
9. El Subsecretario de Inversiones Públicas remite el Oficio, con el dictamen de
priorización desfavorable, a la Institución responsable del proyecto.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 107 de 402
10. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador
de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director
de Análisis de Proyectos.
11. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los
borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al
Subsecretario de Inversiones Públicas. En caso de que los borradores no se encuentren
bien elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso;
sumilla el Informe y remite al Subsecretario de Inversiones Públicas.
12. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe y el borrador de Oficio. En
caso de que detecte errores, el Subsecretario de Inversión Pública solicita el Director
de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones pertinentes. Entonces el
Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega el documento corregido
al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión.
13. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario de Inversiones Públicas remite el
Informe y el borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando.
14. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del
proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 108 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP01
SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA
INSTITUCIONES DEL
GOBIERNO CENTRAL
HOJA #: 1 / 1.
ASISTENTE DE SUBSECRETARIA
DE INVERSION PUBLICA
ARCHIVO
DIRECCION DE ANALISIS
DE PROYECTOS
ANALISTAS DE
PROYECTOS
SUBSECRETARIO DE
INVERSIONES PUBLICAS
SECRETARIO
NACIONAL
Inicio
20
Remite(n)
Proyecto(s)
30
1
60
1
2
1
2
3
1
2
120
Entrega Proyecto
a Director
1
No
Ok?
2
80
Remite
Informe y Oficio
Elabora Borrador de
Oficio con
observaciones
correspondientes
Sí
100
4
3
70
70
5
80
3
4
30
Sí
6
Realiza
Correcciones
130
Salida
de
Documentación
Sumilla y
Remite
Sumilla Informe
y Remite
Fin
3
120
Solicita
Modificaciones
No
Cumple
criterios?
4
Revisa Borrador
de Informe y
Borrador de Oficio
Fin
6
2
20
40
3
7
110
No
Ok?
Sí
Registra
Datos
10
3
1
Analiza
Proyecto
1
3
Remite a
Subsecretaría de
Inversión Pública
Verifica
Informe
Ingreso
de
Documentación
7
2
4
Asigna Proyecto
a Analista
Recibe
Documentos
2
10
1
2
1
130
Firma
Oficio
Remite Borrador
de Oficio al
Director
Elabora Borrador de
Informe de Prioridad
3
110
3
50
4
90
60
5
Elabora Borrador
de Oficio
Remite Oficio a
Entidad Responsable
del Proyecto
60
4
7
Remite Borrador
de Informe y
Borrador de Oficio
50
100
3
5
40
4
Remite Borrador
de Oficio al
Subsecretario
5
90
DOCUM ENTOS:
- 1:
- 2:
- 3:
- 4:
- 5:
- 6:
- 7:
Proyecto
Oficio
Borrador de Informe de Prioridad
Borrador de Oficio
Borrador de Oficio con observaciones
Oficio firmado por Secretario Nacional
Oficio con observaciones, firmado por
Subsecretario de Inversión Pública
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública.
SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público;
Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
6
5
REVISADO POR
APROBADO POR
Página 109 de 402
PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA DE
PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Reprogramar, de manera objetiva, la asignación de recursos para los proyectos de
Inversión Pública.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario de Inversiones
Públicas
Director de Análisis de Proyectos
Director de Análisis de Proyectos
Subsecretario de Inversiones
Públicas / Director de Análisis de
Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Gobierno Central
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Ministerio de Economía y Finanzas
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 110 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Gobierno Central solicitan al Subsecretario de Inversiones
Públicas de SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un
Proyecto. Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto.
2. La Unidad de Archivo recibe los Oficios, realiza el respectivo proceso de “Ingreso
de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Subsecretario de
Inversión Pública.
3. La Asistente de la Subsecretaría de Inversiones Públicas recibe la(s) solicitud(es);
la(s) registra en el sistema SINAPRO; y entrega al Director de Análisis de
Proyectos.
4. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la
pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el
cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde
las Instituciones del Gobierno Central deben especificar: el grado de avance del
proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los
incrementos y decrementos presupuestarios.
5. En caso de que sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe
Técnico correspondiente y lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas. En
caso de que no se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe
Técnico correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y
lo remite al Subsecretario de Inversiones Públicas.
6. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe Técnico, sea este
favorable o desfavorable. En caso de que el Informe Técnico no contenga errores, el
Subsecretario firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente.
7. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación” y entrega la(s)
Resolucion(es) a las Instituciones respectivas.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 111 de 402
8. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Subsecretario de
Inversión Pública solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las
modificaciones del caso. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios
solicitados y entrega el Informe corregido al Subsecretario de Inversión Pública para
su nueva revisión y posterior envío.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 112 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION
INSTITUCIONES
DEL GOBIERNO CENTRAL
HOJA #: 1 / 1.
ASISTENTE DE SUBSECRETARIA
DE INVERSION PUBLICA
ARCHIVO
DIRECCION DE
ANALISIS DE PROYECTOS
SUBSECRETARÍA DE
INVERSIONES PÚBLICAS
Inicio
10
20
1
Solicitan
Reprogramación
2
1
1
2
2
3
30
Analiza
Solicitud
Ingreso
de
Documentación
60
Verifica
Informe
4
No
Ok?
1
2
No
Ok?
Elabora Informe
Técnico de
Negación
Sí
Recibe
Solicitud
Solicita
Modificaciones
Sí
4
70
Elabora Informe
Técnico de
Aprobación
Registra
Datos
3
5
50
Remite
Informe
Entrega a
Director
Notifica
Resolución
4
3
Recibe Notificación
de
Aprobación
30
3
4
5
5
Remite
Informe
1
2
Fin
3
40
10
20
40
3
4
5
5
50
80
Salida
de
Documentación
4
5
Realiza
Modificaciones
Recibe Notificación
de
Negación
60
70
80
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio de Solicitud
- 2: Datos del Proyecto
- 3: Informe Técnico de Aprobación
- 4: Informe Técnico de Negación
- 5: Oficio / Notificación de Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos.
SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 113 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE
INVERSIONES PÚBLICAS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Elaborar el documento que rige la ejecución de los proyectos de Inversión Pública a
nivel nacional; y, a través de ello, servir de insumo para la elaboración de la Proforma
Presupuestaria del Estado.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Inversiones
Públicas
Director de Inversiones Públicas
Director de Inversiones Públicas
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Inversiones
Públicas / Director de Inversiones
Públicas
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público
•
Ley de Transparencia Fiscal
•
Ley de Educación Superior
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Sector Público.
•
Subsecretaría de Inversión Pública.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 114 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
•
PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2010.
•
PAI: Plan Anual de Inversiones.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Secretario Nacional de SENPLADES envía una convocatoria a las entidades del
Gobierno Central, tales como Ministerios y Entidades Adscritas, mediante Oficio,
para que remitan sus proyectos de inversión pública. Se establece como fecha límite
para remitir los proyectos hasta el 15 de junio del año en curso.
2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación” y entrega la
convocatoria a las Instituciones respectivas. El envió del Oficio se lo realiza en los
primeros días del mes de mayo de cada año
3. Las Instituciones del Gobierno Central reciben la convocatoria y remiten a
SENPLADES los respectivos proyectos de inversión.
4. La Unidad de Archivo recibe los proyectos, realiza el respectivo proceso de “Ingreso
de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Secretario Nacional.
5. El Secretario Nacional, o su Asistente, remiten los proyectos a la Subsecretaría de
Inversión Pública.
6. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública recibe los proyectos.
7. La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública registra los datos del proyecto,
así como la fecha de recepción, en el sistema SINAPRO.
8.
La Asistente de la Subsecretaría de Inversión Pública, luego de ingresar la
información en el sistema, entrega los proyectos (documentos físicos) al Director de
Análisis de Proyectos.
9. El Director de Análisis de Proyectos y los Analistas a su cargo, analizan los proyectos
recibidos. El análisis de los proyectos consiste en: revisar que se cumpla con los
lineamientos de la Guía General para la Presentación de Proyectos de Inversión y de
Cooperación Externa, asegurar que los proyectos hayan sido priorizados por
SENPLADES, y que los proyectos se encuentren alineados al PND.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 115 de 402
10. En caso de que el/los proyecto(s) analizado(s) cumpla(n) con los criterios de análisis,
el Director de Inversiones Públicas incorpora el/los proyecto/s al Plan Anual de
Inversiones. En caso de que los proyectos analizados NO cumplan con los criterios de
análisis, son devueltos a la Instituciones responsables para que reformulen el Proyecto.
Los proyectos devueltos ya no se incluyen en el PAI.
11. El Director de Análisis de Proyectos, en base a los proyectos que sí cumplen con los
criterios de análisis, consolida el PAI, y lo presenta al Subsecretario de Inversión
Públicas.
12. El Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el PAI consolidado. En caso de que no
detecte errores, lo remite al Secretario Nacional, mediante Memorando y adjuntando el
Borrador de Oficio. El Secretario Nacional de SENPLADES firma el Oficio y remite
el PAI al Ministerio de Economía y Finanzas.
13. En caso de que el PAI consolidado contenga errores, el Subsecretario de Inversión
Pública solicita el Director de Análisis de Proyectos que realice las modificaciones
pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios solicitados y entrega
el documento corregido al Subsecretario de Inversión Pública para su nueva revisión.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 116 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: ELABORACION DEL PLAN ANUAL DE INVERSIONES PUBLICAS
SECRETARÍA
NACIONAL
HOJA #: 1 / 1.
ARCHIVO
ENTIDADES
ADSCRITAS AL GOBIERNO
MINISTERIOS
DIRECCION DE INVERSIONES
PUBLICAS
ASISTENTE DE SUBSECRETARIA
DE INVERSION PUBLICA
SUBSECRETARIA DE
INVERSION PUBLICA
Inicio
30
40
2
Envía
Convocatoria
Recibe
Proyectos
1
1
50
2
3
Analiza Proyectos
de Inversión Pública
80
Revisa Consolidado
PAI
Salida
de
Documentación
Registra
Datos
1
20
Sí
Sí
2
Reciben
Convocatoria
Reciben
Convocatoria
Remiten Proyectos
de Inversión Pública
Remiten Proyectos
de Inversión Pública
Remite a
Subsecretaría de
Inversión Pública
No
Ok?
No
Cumple
criterios?
1
Solicita
Modificaciones
Devuelve Proyecto
a Entidad
Responsable
Entrega a
Director
70
2
2
Incorpora Proyecto al
Programa Anual de
Inversiones
Remite PAI a
Secretario Nacional
40
30
2
10
2
10
3
2
60
10
Ingreso
de
Documentación
Consolida Documento
Final PAI
3
2
20
50
60
3
4
70
Remite PAI a Ministerio
de Economía
3
Realiza
Modificaciones
5
3
5
Salida
de
Documentación
80
DOCUMENTOS:
Fin
- 1:
- 2:
- 3:
- 4:
- 5:
Oficio de Solicitud
Datos del Proyecto
Informe Técnico de Aprobación
Informe Técnico de Negación
Oficio / Notificación de Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Proyectos de Inversión Pública.
SALIDAS: Plan Anual de Inversiones Públicas consolidado.
CLIENTE: Ministerio de Economía y Finanzas.
CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público;
Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
APROBADO POR
Página 117 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TECNICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos
de inversión pública a toda Institución del Sector Público que lo solicite.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario de Inversiones
Públicas
Director de Análisis de Proyectos
Director de Análisis de Proyectos
Subsecretario de Inversiones
Públicas / Director de Análisis de
Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Juntas Parroquiales
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Sector Público
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 118 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Institución interesada solicita capacitación relacionada a la formulación y
preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al Secretario
Nacional de SENPLADES.
2. La Unidad de Archivo recibe la solicitud de capacitación, realiza el respectivo proceso
“Ingreso de Documentación”, y remite la documentación al despacho del Secretario
Nacional.
3. El Secretario Nacional de SENPLADES, o su Asistente, remite el Oficio de solicitud
de capacitación a la Subsecretaría de Inversión Pública
4. El Subsecretario de Inversión Pública recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director
de Análisis de Proyectos.
5. El Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres
solicitudes para coordinar la capacitación. Se coordina lugar, fecha, hora y logística
respectiva.
6. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres
dictados por los analistas técnicos de la Dirección.
7. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la
retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 119 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP06
SUB - PROCESO: ASISTENCIA TECNICA
ENTIDAD
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
SECRETARIA
NACIONAL
ARCHIVO
SUBSECRETARIA DE
INVERSION PUBLICA
DIRECCION DE ANALISIS
DE PROYECTOS
Inicio
10
20
1
Solicita
Capacitación
Remite Solicitud a
Subsecretaría de
Inversión Pública
1
1
Remite a
Dirección de Análisis
de Proyectos
1
1
Ingreso
de
Documentación
1
1
20
Existen 3
solicitudes?
1
10
Sí
No
Espera contar con
3 solicitudes
Coordina
Capacitación
Ejecuta
Capacitación
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio de Solicitud
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Requerimiento(s) de capacitación.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Ley de Juntas Parroquiales.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
APROBADO POR
Página 120 de 402
GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 121 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES
OPERATIVOS ANUALES (POA’s)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las
Instituciones (No Financieras) del Sector Público.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Directora de Seguimiento
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.
•
Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y
Transparencia Fiscal.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías de SENPLADES.
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
•
Instituciones del Sector Público.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 122 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
POA´s: Planes Operativos Anuales.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de
Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el
plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones.
2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación”.
3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio.
4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la
página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las
Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de
Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y,
deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos.
5. Los analistas reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la
información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con
el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto
escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que
muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar
esta actividad.
6. Los analistas, en base a la información procesada, elaboran un borrador de Informe,
con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de
Seguimiento, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente
estadísticas referentes a:
a. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo
con el tiempo de entrega;
b. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera
del tiempo estipulado;
c. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 123 de 402
7. La Directora de Seguimiento consolida la información y la revisa. En caso de que se
requieran modificaciones las realiza. En caso de que no se requieran modificaciones
remite el Informe Preliminar a la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación, vía
correo electrónico.
8. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación revisa el Informe Preliminar. En caso
de que se requieran modificaciones solicita a la Directora de Seguimiento realizarlas.
En caso de que no se requieran modificaciones autoriza a la Directora de Seguimiento
la impresión del documento final.
9. La Directora de Seguimiento imprime el Informe Final de Seguimiento a POA´s y lo
entrega a la Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación.
10. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento
a POA´s al Secretario Nacional, mediante Memorando.
11. El Secretario Nacional elabora un Oficio y remite a la Presidencia de la República,
adjuntando el Informe Final de Seguimiento a POA´s.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 124 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-1
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA´s
HOJA #: 1 / 1.
ENTIDADES
PUBLICAS
SECRETARIA
NACIONAL
SUBSECRETARIA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
ARCHIVO
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO
ANALISTAS
Inicio
10
20
2
1
3
Envía Oficio a Instituciones
Públicas
Reciben
Oficio
Reciben
Información
2
1
2
1
Completan
Matriz
Procesan
Información
Salida
de
Documentación
Remiten
Matriz
Elaboran Borrador
de Informe
10
3
4
20
Remiten Borrador
de Informe
30
5
4
Revisa Informe
Preliminar
4
Consolida
Información
No
Informe
ok?
Solicta
Modificaciones
Sí
40
50
No
Informe
ok?
50
Realiza
Modificaciones
Sí
Remite Informe
Preliminar
5
60
30
6
Remite
Informe
80
70
6
6
7
7
40
70
Elabora Oficio y Remite
Informe a Presidencia
Imprime
Informe Final
DOCUMENTOS:
6
6
8
Fin
60
-
1:
2:
3:
4:
5:
6:
7:
8:
Oficio
Matriz
Matriz completa
Borrador de Informe
Informe preliminar
Informe Final
Memorando
Oficio
ICOMS/ELEMENT OS:
PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público.
ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual.
SALIDAS: Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales.
CLIENT E: Presidente de la República.
CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
Página 125 de 402
APROBADO POR
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS
DE INVERSIÓN PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para
incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
•
Subsecretaría de Inversiones Públicas
•
Subsecretarías Regionales
•
Instituciones del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 126 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PAI: Plan Anual de Inversión.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el
Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría
de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico.
2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de
Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de
realiza el seguimiento.
3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de
Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en
los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila
información relacionada a:
• Avance o estado del Proyecto
• Ejecución presupuestaria
4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas
a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los
proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en
ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una
vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información.
5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el
Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de
cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento;
a través del sistema.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 127 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-2
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA
SUBSECRETARIA DE INVERSIONES
PUBLICAS
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
SUBSECRETARIAS
REGIONALES
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO
MINISTERIO DE
ECONOMIA
Inicio
10
2.3
Envia Listado de
Proyectos
Recibe
Reporte
1
1
Recibe
Listado
Fin
Asigna
Responsables
Realizan
Seguimiento
Realizan
Seguimiento
Elaboran
Reporte
2
10
10
10
2.2
2.1
Recibe
Reporte
Recibe
Reporte
Fin
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Listado de Proyectos
- 2.1: Reporte de Avance de Proyectos
- 2.2: Reporte de Avance de Proyectos
- 2.3: Reporte de Avance de Proyectos
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretaría de Inversión Pública.
ENTRADAS: Plan Anual de Inversiones; Listado de Proyectos para realizar seguimiento.
SALIDAS: Reporte de Avance-Cumplimiento de los Proyectos de Inversión.
CLIENTE: Subsecretaría de Inversiones Públicas; Ministro de Finanzas; Presidente de la República.
CONTROLES: Metodología de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 128 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS DEL PLAN
NACIONAL DE DESARROLLO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las
Instituciones (No Financieras) del Sector Público, relacionados a la consecución de
las metas del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Directora de Seguimiento
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
Decreto Ejecutivo N° 745 (14 de noviembre de 2007)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
•
Subsecretarías Regionales
•
Instituciones del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 129 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PND: Plan Nacional de Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Los Analistas de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a las
Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través Oficios. En la
solicitud se debe indicar el tiempo del cual disponen las Instituciones para remitir la
información.
2. Las Instituciones remiten la información solicitada.
3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones.
En caso de que las Instituciones no remitan la información, los Analistas de
Seguimiento deben realizar llamadas telefónicas, enviar correos electrónicos, o incluso
visitar a las Instituciones para obtener la información.
4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada.
5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe.
6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de
Seguimiento, vía correo electrónico.
7. La Directora de Seguimiento revisa el borrador de Informe, en coordinación con la
Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación.
8. En caso de que el borrador de Informe se encuentre sin errores la Directora de
Seguimiento consolida el Informe Final, en coordinación con la Subsecretaria de
Seguimiento y Evaluación.
9. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento
al Cumplimiento de Metas del PND al Secretario Nacional, mediante Memorando.
10. En caso de que el borrador de Informe contenga errores, la Directora de Seguimiento
devuelve el borrador de Informe a los Analistas para que realicen las correcciones del
caso.
11. Los Analistas de Seguimiento realizan las correcciones solicitadas, y remiten
nuevamente el Informe a la Directora de Seguimiento, vía correo electrónico.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 130 de 402
12. La Directora de Seguimiento consolida el Informe Final, y la Subsecretaria de
Seguimiento y Evaluación remite el Informe Final de Seguimiento al Cumplimiento
de Metas del PND al Secretario Nacional, mediante Memorando.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 131 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MARZO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-4
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND
ANALISTAS DE
SEGUIMIENTO
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO
INSTITUCIONES
SUBSECRETARÍA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
Inicio
10
2
Solicitan
Información
Revisa Borrador
de Informe
Revisa Borrador
de Informe
Remiten
Información
No
Ok?
1
Sí
20
1
40
Recopilan
Información
Consolida Informe
Final
Consolida Informe
Final
3
Analizan
Información
30
30
Elaboran
Borrador de Informe
3
Remite Informe
al Secretario Nacional
2
3
4
Remiten
Borrador de Informe
2
Fin
10
20
Realizan
Correcciones
40
DOCUMENTOS:
- 1: Información (Indicadores)
- 2: Borrador de Informe
- 3: Informe Final
- 4: Memorando
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Indicadores / POA´s
SALIDAS: Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND.
CLIENTE: Secretario Nacional; Instituciones Públicas del Gobierno Central.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 132 de 402
PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIONES DE RESULTADOS E IMPACTO
DE LAS ACCIONES DEL SECTOR PUBLICO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Evaluar de manera objetiva y eficiente los resultados e impacto obtenidos por
Programas/Proyectos/Políticas implementados por las Instituciones del Sector
Público; en relación a las metas del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Director de Evaluación
Director de Evaluación
DE LA REVISION Y
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
ACTUALIZACION
Evaluación / Director de Evaluación
1.3. BASE LEGAL:
•
Decreto Ejecutivo 878. (Art. 3, literal f)
•
Decreto Ejecutivo 918 (Art. 7, literal h)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES
•
Instituciones del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 133 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
EVALUADOR: Persona ó Institución que se designa para que sea responsable
de la evaluación del Programa / Políticas / Institución.
•
EVALUADO: Institución / Programa / Proyecto que es evaluado.
•
MARCO LOGICO: Metodología que sirve de guía para el diseño, ejecución,
seguimiento y evaluación de un Proyecto.
•
BDD: Base de Datos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación convoca a un Comité, el cual debe
estar conformado por: un Evaluador, un representante de SENPLADES (Director de
Evaluación), y el Evaluado.
2. El Comité decide si se realiza una evaluación de impacto o una evaluación de
resultado.
3. Si el comité decide realizar una evaluación de resultado, verifica si el Programa o
Proyecto presentado por el Evaluado dispone de un marco lógico.
4. En caso de que el Programa o Proyecto SÍ disponga de un marco lógico, el Evaluador
evalúa dicho marco lógico.
5. El Evaluador evalúa el Programa o Proyecto, en su totalidad. La evaluación del
Programa debe realizarse tomando como referencia el marco lógico.
6. El Evaluador elabora un Informe Final.
7. El evaluador ingresa toda la información generada durante el proceso en la Base de
Datos.
8. En caso de que el Programa o Proyecto NO disponga de marco lógico, el Comité
ayuda a establecer uno.
9. El Evaluado valida el marco lógico establecido por el Comité; y el Evaluador sigue el
procedimiento correspondiente.
10. Si el comité decide realizar una evaluación de impacto, el Evaluado presenta la
información referente al Programa / Proyecto / Política que se va a evaluar.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 134 de 402
11. El Evaluador plantea una metodología de evaluación.
12. El Comité valida la metodología propuesta por el Evaluador; y analiza si existe
información disponible exacta para aplicar la metodología propuesta.
13. En caso de que SÍ exista información exacta, se autoriza al Evaluador aplicar la
metodología.
14. El Evaluador aplica la metodología.
15. El Evaluador, luego de que aplica la metodología, elabora un Informe Final.
16. El Evaluador ingresa toda la información generada durante el proceso a la Base de
Datos.
17. En caso de que NO exista información exacta para aplicar la metodología propuesta, el
Evaluador genera los instrumentos necesarios para asegurar la recolección de
información.
18. El Evaluador recolecta la información (Primera toma de datos)
19. El Evaluador, luego de recolectar la información, elabora un primer Informe.
20. El Evaluador, luego de un tiempo prudencial, recoge una segunda toma de datos.
21. El Evaluador evalúa el impacto del Programa / Proyecto / Política. La evaluación se
debe realizar considerando las variables de interés.
22. El Evaluador elabora un Informe Final e ingresa toda la información generada a lo
largo del proceso en la Base de Datos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 135 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MARZO 2008
PROCESO: GESTION DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE02
SUB - PROCESO: EVALUACIONES DE RESULTADOS E IMPACTO DE LAS ACCIONES DEL SECTOR PUBLICO
SUBSECRETARIA
SEGUIMIENTO. & EVAL.
HOJA #: 1 / 1.
COMITÉ
EVALUADO
EVALUADOR
Inicio
10
Convoca
Comité
20
1
Evaluación de
Impacto o
Resultado?
Impacto
1
Valida Marco
Lógico
Evalúa Marco
Lógico
20
Evalúa
Programa
30
Resultado
Elabora Informe
Final
2
Sí
Existe marco
lógico?
Ingresa Información
a BDD
1
No
2
20
BDD
Ayuda a
Levantamiento de
Marco Lógico
Fin
30
Presenta
Información
1
3
3
10
Plantea
Metodología
40
40
Valida
Metodología
50
Aplica
Metodología
Existe información
exacta para
metodología?
No
Elabora Informe
Final
60
Sí
4
70
8
Ingresa
Información a BDD
50
4
Fin
BDD
60
Genera Instrumentos
para Recolección de
Información
Recolecta
Información
5
Elabora Primer
Informe
6
Recoge Segunda
Toma de Datos
7
Evalúa
Impacto
DOCUMENTOS:
-
1:
2:
3:
4:
5:
6:
7:
8:
Marco Lógico
Informe Final de Evaluación de Resultado
Información
Informe Final de Evaluación de Impacto
Datos de primera recolección de información
Primer Informe de Evaluación de Impacto
Datos de segunda recolección de información
Informe Final de Evaluación de Impacto
Elabora Informe
Final
8
70
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público.
ENTRADAS: Programas / Proyectos.
SALIDAS: Informes de Evaluación de Resultado y/o Informes de Evaluación de Impacto.
CLIENTE: SENPLADES; Instituciones del Sector Público; Ciudadanía / País.
CONTROLES: Decreto Ejecutivo 878; Decreto Ejecutivo 918.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 136 de 402
4.3. PROCESOS DE APOYO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 137 de 402
GESTION DE LA ASESORIA JURIDICA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 138 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION DE CONSULTAS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar asesoramiento a los Funcionarios de SENPLADES sobre consultas en temas
jurídicos.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de Asesoría
Jurídica
Asesores Jurídicos
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Director(a) de la Unidad de Asesoría
ACTUALIZACION
Jurídica / Asesores Jurídicos
1.3. BASE LEGAL:
•
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva (ERJAFE)
•
LOSCCA y su Reglamento
•
Resoluciones de SENRES
•
Ley de Modernización
•
Ley de Transparencia y Acceso a la Información
•
Orgánico Funcional de SENPLADES
•
Demás leyes y reglamentos atenientes a la consulta que se recepte.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 139 de 402
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Unidad de Asesoría Jurídica
•
Unidad de Calidad y Productividad
•
Secretaría Nacional
•
Subsecretaría General
•
Subsecretarías de SENPLADES
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier funcionario de SENPLADES solicita asesoría jurídica, a través de un
Memorando.
2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el
Memorando con la consulta; y lo entrega al Asesor Jurídico de SENPLADES. La
Asistente debe registrar la fecha y hora de recepción.
3. El Asesor Jurídico asigna la consulta a un técnico de la Unidad de Asesoría Jurídica de
SENPLADES; mediante sumilla.
4. El Técnico Jurídico asignado, recopila antecedentes. La recopilación de antecedentes
se realiza de acuerdo a la consulta.
5. El Técnico Jurídico asignado, analiza la petición.
6. El Técnico Jurídico asignado, ofrece una respuesta en Derecho; a través de un
Memorando de respuesta. El Memorando (borrador) es remitido a la Coordinadora de
Asesoría Jurídica para su revisión.
7. La Coordinadora de Asesoría Jurídica recibe el Memorando y revisa la respuesta en
Derecho.
8. En caso de que la respuesta requiera correcciones, la Coordinadora de Asesoría
Jurídica solicita las modificaciones necesarias.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 140 de 402
9. El Técnico Jurídico asignado, realiza las modificaciones solicitadas por la
Coordinadora de Asesoría Jurídica; y remite el Memorando al Asesor Jurídico para su
conocimiento y firma.
10. En caso de que la respuesta no requiera correcciones, la Coordinadora de Asesoría
Jurídica sumilla el Memorando y lo remite al Director de Asesoría Jurídica para su
conocimiento y firma.
11. El Director de Asesoría Jurídica firma el Memorando de respuesta; y lo entrega a la
Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica, para que lo remita el Funcionario
solicitante.
12. El Funcionario solicitante recibe la respuesta a su consulta.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 141 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: ASESORIA JURIDICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR01
SUB - PROCESO: GESTION DE CONSULTAS
HOJA #: 1 / 1
ASESORÍA JURÍDICA
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
ASISTENTE
DIRECTOR
TECNICO JURÍDICO
COORDINADORA
Inicio
10
Solicita Asesoría
Jurídica
2
1
Revisa Respuesta
en Derecho
1
Recepta
Consulta
Ok?
No
1
Solicita
Modificaciones
Sí
Asigna Técnico
Responsable
1
30
Recopila
Antecedentes
20
Analiza
Petición
Ofrece Respuesta
en Derecho
2
10
20
2
40
Firma
Memorando
30
Realiza
Modificaciones
2
Remite
Memorando
40
2
Recibe
Respuesta
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Memorando de solicitud
- 2: Memorando de respuesta
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitud de asesoría jurídica.
SALIDAS: Solicitud atendida (Respuesta en Derecho).
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES.
CONTROLES: Estatutos, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 142 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO
(Administrativo y/o Contencioso Administrativo)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Vigilar, controlar, impulsar, supervisar y ejecutar procesos judiciales relacionados
con SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de la Unidad de Asesoría
Jurídica
Asesores Jurídicos
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Director de la Unidad de Asesoría
ACTUALIZACION
Jurídica / Asesores Jurídicos
1.3. BASE LEGAL:
•
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
•
LOSCCA y su Reglamento
•
Ley de Contratación Pública y su Reglamento
•
Código Civil
•
Código de Procedimiento Penal
•
Demás leyes y reglamentos que atañen al Patrocinio
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Unidad de Asesoría Jurídica
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 143 de 402
•
Unidad de Calidad y Productividad
•
Secretaría Nacional
•
Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso)
•
Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en
el proceso)
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Unidad de Asesoría Jurídica recibe el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda,
debidamente fundamentados y cumpliendo con todos los requisitos necesarios
conforme a la Ley.
2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el
Escrito/Solicitud/Petición/Demanda. Registra la fecha y hora de recepción; y entrega
al Director de Asesoría Jurídica.
3. El Director de la Unidad de Asesoría Jurídica asigna a un responsable de atender la
causa.
4.
El Técnico Jurídico responsable analiza el caso y procede a dar el trámite legal
respectivo; considerando plazos y términos legales.
5. El Técnico Jurídico responsable, una vez analizada la causa, elabora el documento
pertinente (contestación, aclaración, ampliación, legitimación de personería, etc.), el
cual debe ser firmado por el Secretario Nacional de SENPLADES y el Asesor Jurídico
o, en su defecto, por el asesor Jurídico y el responsable de Patrocinios.
6.
El responsable de Patrocinio, conjuntamente con el Asesor Jurídico, vigilan lo que la
autoridad competente realiza y que su accionar esté conforme a Derecho.
7. De ser el caso, el responsable de Patrocinios debe impulsar la causa ante la autoridad
competente.
8. El responsable de Patrocinios debe intervenir en la causa hasta la conclusión definitiva
de ésta (dictamen de sentencia).
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 144 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: ASESORIA JURIDICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-1
SUB - PROCESO: PATROCINIO
(Administrativos y/o Contencioso Administrativos)
ASESORÍA
JURÍDICA
HOJA #: 1 / 1
TÉCNICO
JURÍDICO
RESPONSABLE DE
PATROCINIOS
SECRETARÍA
NACIONAL
Inicio
Recibe Escrito, Solicitud,
Petición, Demanda, etc
1
1
Asigna Técnico
Responsable
1
Analiza
el Caso
Procede a dar trámite
legal respectivo
Elabora Documento
pertinente
2
2
2
Firma
Documento
2
Firma
Documento
Firma
Documento
2
Remite
Documento
Vigila Actuación de la
Autoridad Competente
Se necesita
impulsar la
causa?
Sí
No
Interviene en la Causa
hasta su conclusión
Fin
Impulsa
la Causa
Interviene en la Causa
hasta su conclusión
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Escrito / Petición / Demanda
- 2: Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Escrito, Solicitud, Petición, Demanda, etc.
SALIDAS: Resolución.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES.
CONTROLES: Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 145 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO
(Extrajudiciales)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Solucionar cualquier conflicto de orden judicial por la vía del diálogo, para no tener
que recurrir a procesos judiciales.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de la Unidad de Asesoría
Jurídica
Asesores Jurídicos
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Director de la Unidad de Asesoría
ACTUALIZACION
Jurídica / Asesores Jurídicos
1.3. BASE LEGAL:
•
Aplicación de la Norma Legal de acuerdo al caso.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Unidad de Asesoría Jurídica
•
Unidad de Calidad y Productividad
•
Secretaría Nacional
•
Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso)
•
Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en
el proceso)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 146 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Demandante envía el Escrito/Solicitud/Petición/Demanda a SENPLADES.
2. La Asistente de la Unidad de Asesoría Jurídica de SENPLADES recepta el
Escrito/Solicitud/Petición/Demanda. Registra la fecha y hora de recepción; y entrega
al Director de Asesoría Jurídica.
3. El Director de la Unidad de Asesoría Jurídica asigna a un Técnico Jurídico
responsable de atender la demanda.
4. El Técnico Jurídico contacta al Demandante, para mostrar la voluntad de solucionar el
problema o los puntos divergentes en base al diálogo. Se establece día, fecha y hora
para iniciar las conversaciones.
5. El Técnico Jurídico responsable se reúne, en el lugar, fecha y hora acordados, para
negociar con el Demandante hasta llegar a un acuerdo beneficioso para cada uno.
6. En caso de que se llegue a un acuerdo, finaliza el proceso; con la elaboración del
respectivo documento el cual debe ser legalizado conforme a Derecho.
7. Si no se llega a un acuerdo, se inicia el proceso administrativo o judicial pertinente.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 147 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: ASESORIA JURIDICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-2
SUB - PROCESO: PATROCINIO (Extrajudiciales)
DEMANDANTE
HOJA #: 1 / 1
ASESORÍA
JURÍDICA
TÉCNICO
JURÍDICO
Inicio
1
Envía Escrito, Solicitud,
Petición, Demanda, etc
Recibe Escrito, Solicitud,
Petición, Demanda, etc
1
Contacta
al Demandante
Negocia con
el Demandante
No
Acuerdo?
SÍ
Patrocinio
(Adm. o Judicial)
Elabora
Documento
Legaliza
Documento
Legaliza
Documento
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Escrito / Petición / Demanda
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Demandantes.
ENTRADAS: Solicitud de asesoría jurídica.
SALIDAS: Acuerdo o Proceso de Patrocinio Contencioso o Judicial.
CLIENTE: SENPLADES.
CONTROLES: Estatutos, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 148 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PATROCINIO
(Judiciales)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Defender los derechos e intereses de SENPLADES durante cualquier proceso judicial
en el que participe la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de la Unidad de Asesoría
Jurídica
Asesores Jurídicos
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Director de la Unidad de Asesoría
ACTUALIZACION
Jurídica / Asesores Jurídicos
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
•
Código de Procedimiento Penal
•
Código de Procedimiento Civil
•
Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva
•
Demás leyes y reglamentos, según el caso.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Unidad de Asesoría Jurídica
•
Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 149 de 402
•
Secretaría Nacional
•
Subsecretaría General (En el caso de que se encuentre involucrada en el proceso)
•
Subsecretarías de SENPLADES (En el caso de que se encuentren involucradas en
el proceso)
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Asesor Jurídico de SEPLADES determina si el proceso judicial es un proceso civil
o un proceso penal.
2. En caso de que sea un proceso penal, el Asesor Jurídico de SENPLADES asigna un
técnico responsable del proceso.
3. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de indagación del proceso penal.
4. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de instrucción del proceso penal.
5. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa intermedia del proceso penal.
6. El Técnico Jurídico responsable participa en la etapa de juzgamiento del proceso
penal.
7. La Autoridad competente dicta sentencia.
En caso de que la sentencia dictada sea favorable para SENPLADES, finaliza el
proceso. En caso de que la sentencia dictada por parte de la Autoridad competente no
sea favorable para SENPLADES, el Técnico Jurídico responsable debe impugnar la
sentencia.
8. En caso de que sea un proceso civil, el Asesor Jurídico determina si se trata de una
demanda recibida (se actúa como demandado) o si se plantea una demanda (se actúa
como demandante).
9. En caso de que SENPLADES sea el Demandado, el Técnico Jurídico responsable
contesta la demanda.
10. El Técnico Jurídico acude a la audiencia.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 150 de 402
11. El Técnico Jurídico presenta las pruebas de descargo ante la Autoridad competente,
según el caso.
12. El Técnico Jurídico presenta los alegatos correspondiente, según el caso.
13. La Autoridad competente dicta sentencia.
En caso de que la sentencia dictada sea favorable para SENPLADES, finaliza el
proceso. En caso de que la sentencia dictada por parte de la Autoridad competente no
sea favorable para SENPLADES, el Técnico Jurídico responsable debe impugnar la
sentencia.
14. En caso de que SENPLADES sea el Demandante, el Técnico Jurídico responsable
presenta la demanda ante la Autoridad competente, según el caso. Luego el proceso se
encadena con la actividad 10.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 151 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: ASESORIA JURIDICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAJUR02-3
SUB - PROCESO: PATROCINIO (Judiciales)
HOJA #: 1 / 1
ASESORÍA
JURÍDICA
TÉCNICO
JURÍDICO
AUTORIDAD
COMPETENTE
Inicio
10
Proceso
Civil o
Participa en Etapa
de Indagación
Penal
Asigna Técnico
Responsable
Civil
Participa en Etapa
de Instrucción
10
Participa en Etapa
Intermedia
Participa en Etapa
de Juzgamiento
Demandante o
Demandado?
Demandante
40
Demandado
40
30
Dicta
Sentencia
20
20
50
30
Contesta
Demanda
Presenta
Demanda
Acude a
Audiencia
Presenta
Pruebas
Presenta
Alegatos
40
50
No
Sentencia
Favorable?
Sí
Participa en Etapa
de Impugnación
Fin
DOCUMENTOS:
Fin
-
1:
2:
3:
4:
Citación
Excepciones
Prueba(s) de Descargo
Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Juez
ENTRADAS: Citación o Notificación.
SALIDAS: Resolución a favor de SENPLADES.
CLIENTE: SENPLADES
CONTROLES: Código de Procedimiento Civil, Código de Procedimiento Penal y Código de Trabajo.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 152 de 402
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 153 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION DEL TALENTO
HUMANO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Planificar, coordinar, ejecutar, verificar y controlar la planificación anual del Talento
Humano de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 154 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES establece un diagnóstico de la
situación actual del talento humano dentro de la Institución. Esta actividad se debe
realizar en coordinación con los Subsecretarios o en su defecto con los Directores de
todas las Subsecretarías; considerando, además, la planificación operativa de cada una
de las Subsecretarías.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. de SEPLADES, recopila la información obtenida
de la actividad anterior.
3. El Analista de RR.HH. procesa la información; y elabora un Informe de la situación
actual del talento humano dentro de SENPLADES.
4. El
Director
de
la
Unidad
de
RR.HH.
de
SENPLADES
revisa
el Informe.
5. En caso de que el Informe requiera modificaciones, el Director de RR.HH. solicita las
correcciones del caso.
6. El Analista de RR.HH. realiza las correcciones solicitadas por el Director y remite el
Informe para su nueva revisión.
7. En caso de que el Informe esté sin errores, la Unidad de RR.HH. de SENPLADES
imprime el Informe. El Informe (copia original) es remitido a SENRES. Una copia
de Informe es archivada en la Unidad de RR.HH.
8. La SENRES recibe el Informe. Finaliza el proceso.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 155 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-1
SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
(Planificación del Talento Humano)
DIRECCION
RR.HH.
HOJA #: 1 / 1
ANALISTA DE
RECURSOS HUMANOS
SENRES
Inicio
30
1
2
Realiza Diagnóstico de la
Situación Actual del
Recurso Humano
Recibe
Informe
Recopila
Información
Fin
Procesa
Información
Elabora Informe de la
Situación Actual del
Recurso Humano
20
1
Revisa
Informe
No
Informe
Correcto?
Solicita
Modificaciones
Sí
10
10
Imprime
Informe
1
1.1
Realiza
Modificaciones
P
20
30
DOCUMENTOS:
- 1: Informe: Planificación del Talento Humano
- 1.1: Copia de Informe
- 2: Oficio
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Subsecretarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitudes de Personal.
SALIDAS: Planificación del Talento Humano.
CLIENTE: Todos los Subsecretarios de SENPLADES.
CONTROLES: Norma Técnica de Administración de Recursos Humanos (SENRES), LOSCCA, Políticas y Normativas SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 156 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE PUESTOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Estructurar y administrar un sistema que permita valorar los puestos de trabajo dentro
de la Institución y determinar escalas salariales, de una manera objetiva.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 157 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Autoridad Nominadora (Secretario Nacional) de SENPLADES dispone la
realización de un Estudio de Clasificación de Puestos.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES define la Estructura de Puestos
actual.
3. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES compara la estructura de
puestos actual versus la estructura organizacional, planificación de RR.HH. y planes
operativos.
4. En caso de que la estructura ocupacional no se ajuste a los requerimientos de los
procesos institucionales, el Director de la Unidad de RR.HH. redefine la estructura de
puestos.
5. En caso de que la estructura ocupacional sí se ajuste a los requerimientos de los
procesos institucionales, el Director de la Unidad de RR.HH. establece la estructura de
puestos institucional
6. El Director de la Unidad de RR.HH. realiza el levantamiento de perfiles de puestos
por competencias.
7. El Director de la Unidad de RR.HH. realiza las descripciones y determina los perfiles
8. de competencias de los puestos.
9. El Director de la Unidad de RR.HH. valida la información de la descripción de
puestos y perfiles, en conjunto con el Secretario Nacional.
10. El Secretario Nacional remite el Informe a la SENRES, mediante Oficio.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 158 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-2
SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
(Administración de Puestos)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION
RR.HH.
SECRETARÍA
NACIONAL
Inicio
Dispone realización
de Estudio de Calsificación de
Puestos
Define Estructura de
Puestos actual
Compara estructura de
puestos actual vs. estructura
organizacional, planificación
de RR.HH. y planes operativos
Estructura
ocupacional se
ajusta a
requerimientos de
procesos
institucionales?
No
Sí
Redefine la estructura
de puestos
Establece la estructura
de puestos institucional
1
P
Realiza el
levantamiento de perfiles
de puestos por
competencias
Realiza las descripciones
y determina los perfiles
de competencias de
los puestos
2
P
Valida
Información
Valida
Información
Remite Informe
a la SENRES
3
3.1
4
Fin
P
DOCUMENTOS:
-
1:
2:
3:
4:
Estructura ocupacional institucional
Manual de Clasificación de Puestos
Informe
Oficio
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Unidad de RR.HH.; Subsecretarías de SENPLADES.
ENTRADAS: Orgánico posicional, Número y denominación de puestos; Estructura organizacional, Planes Operativos.
SALIDAS: Manual de Clasificación de Puestos
CLIENTE: SENPLADES, SENRES.
CONTROLES: LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 159 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la adecuada selección y contratación de los perfiles requeridos para suplir
las vacantes que se generen dentro de la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 160 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES realiza un análisis TécnicoJurídico de la Bolsa de Trabajo.
2. En caso de que no exista una vacante disponible finaliza el proceso.
3. En caso de que sí exista una vacante el Director de la Unidad de RR.HH. recepta la
disposición de concurso de merecimiento.
4.
El Director de la Unidad de RR.HH. conforma el Tribuna de Méritos y Oposición.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora la convocatoria para el concurso de
merecimientos.
6. El Director de la Unidad de RR.HH. revisa y suscribe la convocatoria.
7. El Director de la Unidad de RR.HH. difunde la convocatoria al concurso.
8. El Director de la Unidad de RR.HH. recepta las carpetas de los aspirantes a la vacante.
9. El Director de la Unidad de RR.HH. verifica los requisitos de los aspirantes.
10. En caso de que el/los aspirante/s no cumpla/n con los requisitos, el Director de
RR.HH: registra el no cumplimiento en el banco de datos; y comunica a los
interesados.
11. En caso de que el/los aspirante/s sí cumpla/n con los requisitos, el Director de
RR.HH., convoca a los aspirantes calificados.
12. El Director de RR.HH. ejecuta las pruebas y entrevistas a los aspirantes calificados.
13. El Director de RR.HH. revisa las pruebas y analiza entrevista de cada uno de los
aspirantes.
14. El Director de RR.HH. emite un Informe con la terna de los posibles elegibles, el cual
es remitido al Secretario Nacional.
15. El Secretario Nacional elige al aspirante ganador.
16. El Director de RR.HH. recepta el documento con el nombre del ganador del concurso.
17. El Director de RR.HH. emite una Acción de Personal.
18. El Director de RR.HH. registra la Acción de Personal.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 161 de 402
19. El Director de RR.HH. archiva la documentación del nuevo Funcionario en una
carpeta que se debe crear específicamente para el nuevo Funcionario.
20. EL Director de RR.HH. aplica el Plan de Inducción con el nuevo Funcionario.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 162 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-3
SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
(Selección de Personal)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION
RR.HH.
SECRETARÍA
NACIONAL
Inicio
Realiza análisis
Técnico-Jurídico de la
Bolsa de Trabajo
1
No
Existe
vacante?
Fin
Sí
Recepta disposición
de concurso de
merecimiento
Confoma el Tribunal
de Méritos y
Oposición
Elabora convocatoria
para el concurso
de merecimientos
Revisa y suscribe
la convocatoria
Revisa y suscribe
la convocatoria
Difunde la
convocatoria
Recepta las
carpetas de los
aspirantes
Verifica
requisitos
Cumple
con los
requisitos?
No
Sí
Registra en banco
de datos
Convoca a aspirantes
calific ados
Ejecuta
pruebas y entrevista
Comunica a
interesados
Fin
Revisa pruebas y
analiza entrevista
Emite
Informe
1
1
Elige al
aspirante ganador
Recepta documento
con nombre del
ganador
Emite Acción
de Personal
2
Registra Acción de
Personal
Archiva
Documentación del
Nuevo Funcionario
Aplica Plan
de Inducción
DOCUMENTOS:
Fin
- 1: Informe
- 2: Acción de Personal
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional; Director de RR.HH:; Subsecretarios.
ENTRADAS: Solicitud para cubrir vacante
SALIDAS: Inducción brindada al nuevo Funcionario.
CLIENTE: Secretario Nacional; Director de RR.HH:; Subsecretarios.
CONTROLES: LOSCCA, Norma Técnica de Evaluación del Desempeño (SENRES), Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 163 de 402
PROCEDIMIENTO PARA EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL
TALENTO HUMANO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Generar una cultura de evaluación para determinar el aporte de todos los funcionarios
en la consecución de los objetivos institucionales y, a partir de la evaluación, generar
acciones de mejora que permitan asegurar altos niveles de desempeño dentro de la
Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 164 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES elabora el Plan de Evaluación
del Desempeño.
2. La Autoridad Nominadora (Secretario Nacional) de SENPLADES conforma el
Comité de Servicios y Evaluación del Desempeño.
3. El Director de RR.HH. determina las herramientas e instrumentos técnicos a aplicarse
durante el proceso de evaluación del desempeño.
4. El Director de RR.HH. elabora una circular informando al personal de la Institución
sobre el inicio de las evaluaciones.
5. El Director de RR.HH. coordina el entrenamiento de los evaluadores.
6. El Director de RR.HH. envía documentación para la aplicación de las evaluaciones.
La documentación es remitida a los Directores y/o Coordinadores de las áreas.
7. El Director de RR.HH. realiza las evaluaciones; analizando y estudiando el
desempeño de los Funcionarios de acuerdo a lo requerido en el formulario de
evaluación.
8. El Director de RR.HH. legaliza los formularios de evaluación con las respectivas
firmas de responsabilidad. Los formularios legalizados son archivados en la Unidad
de RR.HH.
9. En caso de que el Funcionario evaluado no esté conforme con la evaluación, el
Funcionario evaluado puede presentar su respectiva queja al Tribunal de Reclamos.
10. El Tribunal de Reclamos revisa la evaluación del funcionario; y emite Dictamen.
11. En caso de que el Funcionario evaluado esté conforme con la evaluación, los
Directores y/o Coordinadores elaboran un Informe técnico final; en el cual se detallen
las calificaciones obtenidas individualmente.
Las calificaciones individuales son
entregadas a cada uno de los Funcionarios evaluados;
12. El Director de RR.HH. formula un Plan de Mejoramiento. Finaliza el proceso.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 165 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-4
SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
(Evaluación del Desempeño)
DIRECCION
RR.HH.
HOJA #: 1 / 1
SECRETARÍA
NACIONAL
DIRECTORES / COORDINADORES
FUNCIONARIO(S)
EVALUADO(S)
TRIBUNAL DE
RECLAMOS
Inicio
Elabora Plan de
Evaluación del
Desempeño
1
Conforma Comité
de Servicios y Evaluación del
Desempeño
Determina las
herramientas e
instrumentos técnicos a
aplicarse
2
Elabora circular
informando sobre el
inicio de las
evaluaciones
3
Coordina el entrenamiento
de los
evaluadores
Envía documentación
para la aplicación de
las evaluaciones
4
4
Realizan
evaluaciones
Legaliza formularios
de evaluación
5
P
Conforme
con la
evaluación?
Sí
20
Elabora Informe
Técnico final
No
6
Formula Plan de
Mejoramiento
Presenta queja respectiva
al tribunal de reclamos
Revisa evaluación del
funcionario
Fin
Emite
Dictamen
20
DOCUMENTOS:
- 1: Plan de Evaluación del Desempeño
- 2: Formularios de medición de gestión y desempeño
- 3: Circular
- 4: Herramientas e instrumentos técnicos
- 5: Formulario legalizado
- 6: Informe final
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Subsecretarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Disposición de realizar evaluación del desempeño de los funcionarios.
SALIDAS: Informe de Evaluación del Desempeño de los funcionarios de SENPLADES.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Unidad de RR.HH.
CONTROLES: LOSCCA, Norma Técnica de Evaluación del Desempeño (SENRES), Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 166 de 402
PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACION Y DESARROLLO
DEL TALENTO HUMANO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de todos los Funcionarios
de SENPLADES, mediante la generación de conocimientos y el desarrollo de
habilidades; para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo integral de las personas.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 167 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Director de la Unidad de RR.HH. determina las competencias que se deben
desarrollar. Esta determinación se realiza teniendo como insumo los resultados de la
evaluación del desempeño.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. revisa e introduce ajustes al borrador de Plan de
Desarrollo de Competencias.
3. El Director de RR.HH. elabora la programación detallada de los eventos de
capacitación.
4. El Director de RR.HH. difunde a todos los Funcionarios los programas de
capacitación.
5. El Director de RR.HH. inscribe al personal que será capacitado. Se obtiene una
nómina de los participantes en el evento.
6. El Director de RR.HH. ejecuta y desarrolla la capacitación.
7.
El Director de RR.HH. elabora los certificados del evento de capacitación.
8. El Director de RR.HH. evalúa el cumplimiento del Plan de Capacitación. Elabora un
Informe sobre la capacitación realizada; mismo que es remitido a la Autoridad
Nominadora (Secretario Nacional).
9. El Director de RR.HH. evalúa el impacto de la capacitación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 168 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH01-5
SUB - PROCESO: GESTIÓN TÉCNICA DE RECURSOS HUMANOS
(Capacitación y Desarrollo del Talento Humano)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
Inicio
Determina competencias
por desarrollar
1
Revisa e Introduce ajustes al
borrador de Plan de Deasrrollo
de Competencias
2
Elabora programación de
eventos de capacitación
Difunde programas de
capacitación
Inscribe al personal que
será capacitado
3
Ejecuta y desarrolla
la capacitación
Elabora certificados del
evento de capacitación
4
Evalúa cumplimiento del
Plan de Capacitación
5
Evalúa el impacto de
la capacitación
Fin
DOCUMENTOS:
-
1:
2:
3:
4:
5:
Informe de Diagnóstico de necesidades de capacitación
Plan de Desarrollo de Competencias
Nómina de participantes en la capacitación
Certificados
Informe sobre la capacitación realizada
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Unidad de RR.HH.; Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Resultados de la evaluación del desempeño, Requerimientos personales.
SALIDAS: Funcionarios capacitados.
CLIENTE: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
CONTROLES: LOSCCA (Art. 47 y 79); SENRES; Presupuesto; Reglamento Interno de Talento Humano.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 169 de 402
PROCEDIMIENTO PARA INGRESO AL SERVICIO CIVIL
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el ingreso de profesionales de alto nivel al Servicio Civil.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 170 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Director de la Unidad de RR.HH. de SENPLADES determina el cumplimiento del
perfil de exigencias del puesto por parte del servidor.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora un Informe técnico, producto del estudio
efectuado a los Funcionarios.
3. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora el Proyecto de resolución de
incorporación de los Funcionarios a la carrera administrativa.
4. El Director de la Unidad de RR.HH. remite el Informe y Proyecto de Resolución a
SENRES.
5. La SENRES recibe el Informe y Proyecto de Resolución.
6. La SENRES estudia y analiza la propuesta.
7. La SENRES emite la resolución de incorporación de los Funcionarios a la carrera
administrativa. Se entrega un Certificado de ingreso a la carrera administrativa al
Funcionario, y una copia del Certificado se archiva en el expediente del Funcionario.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 171 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-1
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Ingreso al Servicio Civil)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION
RR.HH.
SENRES
Inicio
Determina el cumplimiento
del perfil de exigencias del
puesto por parte del servidor
Elabora
Informe técnico
1
Elabora Proyecto de
Resolución
2
Remite Informe y Proyecto
de Resolución
1
1
2
2
Recibe Informe y Proyecto
de Resolución
Estudia y Analiza
propuesta
Emite Resolución de
Incorporación
3
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Informe de Recursos Humanos
- 2: Proyecto de Resolución
- 3: Certificados de Ingreso a la carrera Administrativa
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Autoridad Nominadora de SENPLADES.
ENTRADAS: Disposición para realizar estudio; Expediente del Servidor.
SALIDAS: Funcionarios ingresados en la carrera administrativa..
CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES.
CONTROLES: LOSCCA, SENRES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 172 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU
(Vacaciones)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar que todos los Funcionarios de SENPLADES hagan uso de su derecho de
acceder a vacaciones, de conformidad al Marco Legal vigente.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 173 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia/vacación, mediante
Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. coteja el Kardex de vacaciones vs. permisos.
3. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora acción de personal.
4. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza acción de personal, mediante firma de
responsabilidad.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la
licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original
es remitida al Funcionario solicitante.
6. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento,
considerando la ausencia del Funcionario que solicita la licencia/vacación.
7. El Funcionario solicitante, retorna de sus vacaciones; firma la hoja de entrada (registro
de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha retornado de sus vacaciones.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 174 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.1
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Licencias con RMU - Vacaciones)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
SOLICITANTE
Inicio
Solicita
licencia/vacación
1
Coteja kardex de vacaciones
vs. permisos
2
Elabora acción
de personal
3
Legaliza acción
de personal
Despacha acción
de personal
3.1
3.2
10
Planifica actividades
del departamento
Retorna de
Vacaciones
10
P
Firma Hoja de
Entrada
P
4
Fin
DOCUMENTOS:
-
1: Solicitud
2: Inventario de vacaciones
3: Acción de Personal
3.1: Copia de Acción de Personal
3.2: Copia de Acción de Personal
4: Registro de Asistencia
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones
SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución.
CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES.
CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 175 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU
(Enfermedad)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 176 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante
Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la
solicita por motivos de enfermedad, el solicitante debe adjuntar a su solicitud el
respectivo certificado médico.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud.
3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al
interesado. Finaliza el proceso.
4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de
personal.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de
responsabilidad.
6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la
licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original
es remitida al Funcionario solicitante.
7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia por enfermedad se reincorpora a las
actividades; firma la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de
RR.HH. que ha retornado.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 177 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.2
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Licencias con RMU - Enfermedad)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
SOLICITANTE
Inicio
Solicita
licencia
1
1
Analiza
Solicitud
No
Procede
la licencia?
Informa
al interesado
Sí
Elabora acción
de personal
Fin
2
Legaliza acción
de personal
Despacha acción
de personal
2.1
P
2.2
Se reincorpora a las
actividades
Firma Hoja de
Entrada
P
3
Fin
DOCUMENTOS:
-
1: Solicitud
2: Acción de Personal
2.1: Copia de Acción de Personal
2.2: Copia de Acción de Personal
3: Registro de Asistencia
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitud de Licencia por enfermedad
SALIDAS: Solicitud atendida.
CLIENTE: Funcionario(s) solicitante(s).
CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 178 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU
(Maternidad)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar que las Funcionarias de SENPLADES tengan acceso a licencias durante su
etapa de embarazo, de conformidad al Marco Legal vigente.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 179 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de las Funcionarias de SENPLADES solicita licencia, mediante
Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal.
3. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de
responsabilidad.
4. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la
licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original
es remitida al Funcionario solicitante.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento,
considerando la ausencia de la Funcionaria que solicita la licencia.
6. La Funcionaria solicitante, retorna de su período de licencia; firma la hoja de entrada
(registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que se ha reincorporado a
las actividades de la Institución..
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 180 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.3
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Licencias con RMU - Maternidad)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
SOLICITANTE
Inicio
Solicita
licencia
1
1
Analiza
Solicitud
Elabora acción
de personal
2
Legaliza acción
de personal
Despacha acción
de personal
2.1
2.2
10
Planifica actividades
del departamento
Retorna del
periodo de Licencia
10
P
Firma Hoja de
Entrada
P
3
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Solicitud
- 2: Acción de Personal
- 2.1: Copia de Acción de Personal
- 2.2: Copia de Acción de Personal
- 3: Registro de Asistencia
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones
SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución.
CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES.
CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 181 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS CON RMU
(Calamidad Doméstica)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 182 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante
Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la
solicita por motivos de calamidad doméstica, el solicitante debe adjuntar a su solicitud
un documento que avalice el siniestro (muerte o enfermedad de un familiar).
2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud.
3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al
interesado. Finaliza el proceso.
4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de
personal.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de
responsabilidad.
6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la
licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original
es remitida al Funcionario solicitante.
7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia se reincorpora a las actividades; firma
la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha
retornado.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 183 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-2.4
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Licencias con RMU - Calamidad doméstica)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
SOLICITANTE
Inicio
Solicita
licencia
1
1
Analiza
Solicitud
No
Procede
la licencia?
Informa
al interesado
Sí
Elabora acción
de personal
Fin
2
Legaliza acción
de personal
Despacha acción
de personal
2.1
P
2.2
Se reincorpora a las
actividades
Firma Hoja de
Entrada
P
3
Fin
DOCUMENTOS:
-
1: Solicitud
2: Acción de Personal
2.1: Copia de Acción de Personal
2.2: Copia de Acción de Personal
3: Registro de Asistencia
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitud de Licencia por calimidad doméstica.
SALIDAS: Solicitud atendida.
CLIENTE: Funcionario(s) solicitante(s).
CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 184 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS SIN RMU
(Asuntos Particulares)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 185 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante
Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. analiza la solicitud.
3. En caso de que la solicitud no proceda, el Director de RR.HH. informa la negativa al
interesado. Finaliza el proceso.
4. En caso de que la solicitud sí proceda, el Director de RR.HH. elabora una acción de
personal.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de
responsabilidad.
6. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha la acción de personal. Una copia de la
licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH., otra copia es remitida a la
Dirección Financiera; mientras que la original es remitida al Funcionario solicitante.
7. El Funcionario solicitante, luego de su licencia se reincorpora a las actividades; firma
la hoja de entrada (registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que ha
retornado.
8. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal de reintegro. Este
documento es archivado en la Dirección de RR.HH.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 186 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-3.1
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Licencias sin RMU - Asuntos Particulares)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
SOLICITANTE
Inicio
Solicita
licencia
1
1
Analiza
Solicitud
No
Procede
la licencia?
Sí
Informa
al interesado
Elabora acción
de personal
Fin
2
Legaliza acción
de personal
Despacha acción
de personal
2.1
P
2.2
2.3
10
10
Retorna del
periodo de Licencia
Firma Hoja de
Entrada
P
3
Elabora Acción de
Personal de reintegro
4
P
Fin
DOCUMENTOS:
-
1: Solicitud
2: Acción de Personal
2.1: Copia de Acción de Personal
2.2: Copia de Acción de Personal
3: Registro de Asistencia
4: Acción de Personal de reintegro
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones
SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución.
CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES.
CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 187 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LICENCIAS SIN RMU
(Servicio Militar Obligatorio)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar que los Funcionarios de SENPLADES que deban presentarse al Servicio
Militar obligatorio cumplan con su deber de ciudadanos ecuatorianos, de conformidad
al Marco Legal vigente.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 188 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de los Funcionarios de SENPLADES solicita licencia, mediante
Memorando dirigido a la Dirección de RR.HH. Considerando que la licencia se la
solicita por el Servicio Militar, el solicitante debe adjuntar a su solicitud la
convocatoria del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.
2. El Director de la Unidad de RR.HH. elabora una acción de personal.
3. El Director de la Unidad de RR.HH. legaliza la acción de personal, mediante firma de
responsabilidad.
4. El Director de la Unidad de RR.HH. despacha acción de personal. Una copia de la
licencia legalizada es archivada en la Dirección de RR.HH.; mientras que la original
es remitida al Funcionario solicitante.
5. El Director de la Unidad de RR.HH. planifica las actividades del departamento,
considerando la ausencia del Funcionario que solicita la licencia.
6. El Funcionario solicitante, retorna de su período de licencia; firma la hoja de entrada
(registro de asistencia) y comunica a la Unidad de RR.HH. que se ha reincorporado a
las actividades de la Institución.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 189 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH02-3.2
SUB - PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
(Licencias sin RMU - Servicio Militar Obligatorio)
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION DE
RR.HH.
SOLICITANTE
Inicio
Presenta Convocatoria
al Servicio Militar
1
1
Verifica
Notificación
Elabora acción
de personal
2
Legaliza acción
de personal
Despacha acción
de personal
2.1
P
2.2
2.3
10
Planifica actividades
del departamento
Retorna del
periodo de Licencia
10
Firma Hoja de
Entrada
P
3
Fin
DOCUMENTOS:
-
1: Solicitud
2: Acción de Personal
2.1: Copia de Acción de Personal
2.2: Copia de Acción de Personal
3: Registro de Asistencia
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todos los Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitudes/Necesidades de vacaciones
SALIDAS: Plan Anual de Vacaciones en ejecución.
CLIENTE: Todos los Funcionariosde SENPLADES.
CONTROLES: Reglamento Interno de Talento Humano; LOSCCA, SENRES, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 190 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL
(Asistencia Médica)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Garantizar a los colaboradores una Asistencia Médica oportuna y de calidad, a través
de la utilización del respectivo seguro médico.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 191 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
FORMULARIO DE RECLAMOS: Formulario que se utiliza para solicitar un
reembolso, luego de haber accedido a una atención medica.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Funcionario solicitante, pide un Formulario de Reclamos a la responsable de
Bienestar Social. La solicitud se la realiza personalmente.
2. El Funcionario solicitante asiste al médico.
3. El Funcionario solicitante, luego de asistir al médico, entrega el Formulario de
Reclamos con la documentación de respaldo pertinente a la responsable de Bienestar
Social.
4. La responsable de Bienestar Social revisa el Formulario de Reclamos y la
documentación de respaldo. Debe revisarse que el Formulario se encuentre llenado de
manera correcta, y que la documentación de respaldo sea acorde al reclamo que se
realiza. Además la responsable de Bienestar Social saca una copia del Formulario,
para su archivo personal.
5. La responsable de Bienestar Social remita el Formulario de Reclamos junto con la
documentación de respaldo al Broker de seguros.
6. El Broker de seguros gestiona la liquidación del reclamo. Se dispone de 8 días para
realizar esta actividad.
7. La responsable de Bienestar Social recibe la liquidación del reclamo.
8. La responsable de Bienestar Social revisa la liquidación del reclamo. Debe revisar que
los nombres sean los correctos, que las fechas concuerden, y que el monto devuelto
sea el correcto.
9. En caso de que la liquidación contenga errores, la responsable de Bienestar Social
remite la documentación al Broker de seguros para que gestione la liquidación
nuevamente.
10. En caso de que la liquidación esté correcta, la responsable de Bienestar Social
contacta al Beneficiario (Funcionario solicitante) vía telefónica para que se acerque a
retirar su liquidación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 192 de 402
11. La responsable de Bienestar Social actualiza el historial del Funcionario, en la base de
datos.
12. El Funcionario solicitante recibe su reembolso.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 193 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH07-1
SUB - PROCESO: PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Asistencia Médica)
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1
BROKER DE
SEGUROS
RESPONSABLE DE
BIENESTAR SOCIAL
Inicio
10
20
2
1
Solicita Formulario de
Reclamos
1
Revisa Formulario y
Documentación
Gestiona Liquidación
de Reclamo
Remite Documentación
al Broker
30
1
Asiste al
Médico
1
2
20
Entrega Formulario con
Documentación de
Respaldo
30
1
2
10
Recibe Liquidación
de Reclamo
Revisa
Liquidación
Liquidación
correcta?
No
Sí
Contacta
al Beneficiario
Recibe
Liquidación
Fin
Actualiza
BDD
DOCUMENTOS:
- 1: Formulario de Reclamo
- 2: Documentación de Respaldo
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Funcionarios en general.
ENTRADAS: Solicitud de Asistencia Médica
SALIDAS: Liquidación recibida
CLIENTE: Funcionario solicitante.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 194 de 402
2
PROCEDIMIENTO PARA PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL
(Anticipo de Remuneraciones)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar apoyo económico a los Funcionarios de SEPLADES, en casos emergentes,
entregándoles, anticipadamente, un porcentaje de su remuneración mensual.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Director de Recursos Humanos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Director de Recursos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 195 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Funcionario solicitante remite una solicitud de anticipo de remuneración al
Subsecretario de Gestión Corporativa, mediante Memorando.
2. El Subsecretario de Gestión Corporativa analiza la solicitud.
3. En caso de no aprobar la solicitud, el Subsecretario de Gestión Corporativa emite su
negativa al Funcionario solicitante; y el proceso finaliza.
4. En caso de aprobar la solicitud, el Subsecretario de Gestión Corporativa sumilla la
solicitud y la remite al Director de RR.HH.
5. El Director de RR.HH. autoriza el anticipo, mediante sumilla, y remite la solicitud al
Asistente de RR.HH. asignado.
6. El Asistente de RR.HH. recibe la solicitud y saca una copia de la solicitud.
7. El Asistente de RR.HH. remite la solicitud original al Departamento Financiero.
8. El Asistente de RR.HH. registra el valor autorizado/acreditado en el rol de pagos del
Funcionario solicitante, para descontarlo.
9.
El Departamento Financiero realiza la acreditación del valor aprobado en la cuenta
del Funcionario solicitante.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 196 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION DEL TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH07-2
SUB - PROCESO: PROTECCION LABORAL Y BIENESTAR SOCIAL (Anticipo de Remuneraciones)
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARIA DE
GESTION CORPORATIVA
DIRECTOR DE
RR.HH.
Inicio
ASISTENTE DE
RR.HH.
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
10
Remite solicitud de
anticipo
Autoriza
anticipo
1
1
1
Aprueba?
No
Sí
Sumilla solicitud
y remite
Emite
negativa
1
1
Recibe
solicitud
Fin
1
Sumilla solicitud
y Remite
Remite solicitud
(original)
1
Realiza
acreditación
1
10
Fin
Obtiene una copia
de la solictud
1.1
Descuenta valor
autorizado (en el Rol
de Pagos)
1.1
DOCUMENTOS:
P
1: Memorando
1.1: Copia del Memorando
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Funcionarios de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitud de anticipo de remuneración.
SALIDAS: Solicitud de anticipo aprobada o rechazada.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES.
CONTROLES: LOSCCA; Reglamento Interno de Recursos Humanos de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
Página 197 de 402
APROBADO POR
GESTION CONTABLE / FINANCIERA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 198 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PLANIFICACION PRESUPUESTARIA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Planificar, generar y controlar efectivamente el Presupuesto de gastos de la
Institución de una manera óptima y transparente.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
Responsable de Presupuesto
Directora Financiera
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Unidad de Calidad y
Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto
•
Reglamento de la Ley de Presupuesto
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías de SENPLADES
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 199 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Directora Financiera de SENPLADES solicita, mediante Memorando, a todas las
Subsecretarías (incluidas las Subsecretarías Regionales) su Informe de Proyección de
Gastos Anual. Esta solicitud se debe realizar durante el mes de abril.
2. Todas las Subsecretarías de SENPLADES remiten
su respectivo Informe de
Proyección de Gastos Anual. La elaboración del Informe debe ser realizada en
coordinación con el responsable de Presupuesto (o con la Unidad de Planificación
Institucional), para que se cubran todos los rubros necesarios. El Informe debe ser
elaborado de acuerdo al formato que utiliza el sistema e-SIGEF. Las Subsecretarías
disponen hasta el 30 de mayo de cada año para remitir sus Informes a la
Dirección Financiera de SENPLADES.
3. El responsable de Presupuesto de la Unidad Financiera de SENPLADES consolida los
Informes de Proyección de Gastos Anual y formula el presupuesto.
4. El responsable de Presupuesto de la Unidad Financiera de SENPLADES ingresa el
presupuesto al sistema e-SIGEF. Esta actividad debe ser realizada como máximo hasta
el 30 de junio de cada año. Para realizar esta actividad referirse al documento
“Directrices Presupuestarias” del Ministerio de Economía y Finanzas.
Se debe remitir una copia física al Subsecretario de Gestión Corporativa del
Presupuesto remitido al Ministerio de Finanzas para su conocimiento.
5. El Ministerio de Finanzas consolida los presupuestos de todas las Instituciones
Públicas.
6. El Ministerio de Finanzas elabora el Presupuesto General del estado y lo remite al
Congreso Nacional, para su aprobación.
7. El Congreso Nacional revisa el Presupuesto General del Estado.
8. El Congreso Nacional aprueba el Presupuesto General del Estado.
9. El Ministerio de Finanzas, una vez que ha sido aprobado el Presupuesto General del
Estado, difunde los montos aprobados; a través del sistema e-SIGEF.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 200 de 402
10. La Directora Financiera de SENPLADES difunde el presupuesto aprobado a cada una
de las Subsecretarías (incluidas las Subsecretarías Regionales).
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 201 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAGCF01
SUB - PROCESO: PLANIFICACION PRESUPUESTARIA
TODAS LAS
SUBSECRETARIAS
HOJA #: 1 / 1
DIRECCION
FINANCIERA
SUBSECRETARIO DE
GESTION CORPORATIVA
MINISTERIO DE
FINANZAS
50
10
CONGRESO
NACIONAL
Inicio
2
Recibe
Presupuesto
1
1
20
1
Solicita Informe
de Necesidades
Revisa
Presupuesto
Consolida
Presupuestos
Remiten Informe
de Necesidades
1
3
2
2
Remite Presupuestos
al Congreso
Formula
Presupuesto
Aprueba
Presupuesto
30
3
20
Ingresa
Presupuesto al Sistema
3
10
30
e-SIGEF
Difunde Montos
Aprobados
Remite
Presupuesto
40
50
40
Difunde
Presupuesto Aprobado
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Notas de Crédito
- 2: Papeletas de Depósito
- 3: Transferencias
- 4: Comprobante de Ingreso
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todas las Subsecretarías de SENPLADES.
ENTRADAS: Necesidades de Gasto de cada una de las Subsecretarías.
SALIDAS: Presupuesto aprobado y disponible.
CLIENTE: Todas las Subsecretarías de SENPLADES.
CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 202 de 402
PROCEDIMIENTO PARA EJECUCION PRESUPUESTARIA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asignar los recursos de una forma efectiva y eficiente; respetando la planificación
presupuestaria.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
Responsable de Presupuesto
Directora Financiera
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Unidad de Calidad y
Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto
•
Reglamento de la Ley de Presupuesto
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías de SENPLADES
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 203 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquiera de las Subsecretarías de SENPLADES solicita un compromiso
presupuestario, mediante Memorando dirigido al Subsecretario de Gestión
Corporativa.
2. El Subsecretario de Gestión Corporativa consulta la disponibilidad presupuestaria.
3. En caso de que no exista disponibilidad de presupuesto, el Subsecretario de Gestión
Corporativa emite la respectiva negativa; por medio de un Memorando.
4. En caso de que sí exista disponibilidad presupuestaria, el Subsecretario de Gestión
Corporativa autoriza al responsable de Presupuesto para que cree un compromiso
presupuestario.
5. El/La responsable de Presupuesto crea el compromiso presupuestario en el sistema eSIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”.
6. El/La responsable de Presupuesto solicita el compromiso presupuestario en el sistema
e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”.
7. El/La responsable de Presupuesto aprueba el compromiso presupuestario en el sistema
e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y UE´s”.
8. El/La responsable de Contabilidad devenga el compromiso presupuestario en el
sistema e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del Capacitador para las UDAF´s y
UE´s”.
9. La Directora Financiera aprueba el pago del compromiso presupuestario.
Esta
actividad se realiza a través del sistema e-SIGEF. Referirse al instructivo “Guía del
Capacitador para las UDAF´s y UE´s”.
10. La Directora Financiera remite la aprobación del pago del compromiso presupuestario
a Tesorería; a través del sistema e-SIGEF.
Referirse al instructivo “Guía del
Capacitador para las UDAF´s y UE´s”.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 204 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAGCF02
SUB - PROCESO: EJECUCION PRESUPUESTARIA
SUBSECRETARIA(S)
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARIA DE
GESTION CORPORATIVA
PRESUPUESTO
CONTABILIDAD
DIRECCION
FINANCIERA
Inicio
Solicita conpromiso
presupuestario
1
1
Consulta disponibilidad
de presupuesto
Existe
disponibilidad?
Sí
Crea compromiso
presupuestario
No
Emite
Negativa
Solicita compromiso
presupuestario
Fin
Aprueba compromiso
presupuestario
Devenga compromiso
presupuestario
Aprueba el
pago
Remite aprobación
a Tesorería
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Solicitud (Memorando)
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todas las Subsecretarías de SENPLADES.
ENTRADAS: Solicitud de compromiso presupuestario (gasto).
SALIDAS: Solicitud atendedida.
CLIENTE: Todas las Subsecretarías de SENPLADES.
CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 205 de 402
GESTION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y
COMUNICACION (T.I. & C.)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 206 de 402
GESTION ADMINISTRATIVA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 207 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES
(Mantenimiento de Instalaciones)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Mantener en óptimas condiciones funcionales los edificios, mobiliarios e
instalaciones de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
Director
de
Servicios
de
Servicios
Administrativos
Director
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 208 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier Funcionario de la SENPLADES identifica y notifica la necesidad de dar
mantenimiento a alguna instalación o área de la Institución. La notificación puede ser
vía telefónica o correo electrónico; dirigida al Director de Servicios Administrativos.
2. Este proceso también se puede iniciar sin la necesidad de que algún Funcionario
realice el requerimiento; ya que el Director de Servicios Administrativos revisa
constantemente las instalaciones y el mobiliario de la Institución.
3. Ya sea debido a una notificación o debido a la revisión constante de las instalaciones,
una vez que el Director de Servicios Administrativos tiene conocimiento de algún tipo
de problema, éste verifica el problema o necesidad.
4. Luego de verificar el problema, el Director de Servicios Administrativos asigna la
solución correspondiente. Según sea el caso, se asigna la solución ya sea al grupo de
electricistas, carpinteros, proveedor de llaves, o encargados de los sanitarios.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 209 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-1
SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Edificios)
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
FUNCIONARIOS
Inicio
Inicio
Identifica y Notifica
Problema o Necesidad
Revisa edificio,
instalaciones y
mobiliario
Verifica Problema o
Necesidad
Asigna solución
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 210 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS GENERALES
(Transporte)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar movilización a todos los Funcionarios de la Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
Director
de
Servicios
de
Servicios
Administrativos
DEL CONTROL PREVIO Y
Director
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Subsecretario
ACTUALIZACION
Corporativa
de
Gestión
1.3. BASE LEGAL:
•
Normas de Austeridad y Control del Gasto Público
•
Contraloría General del Estado
•
Reglamento Interno de Transporte
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 211 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier Funcionario de la SENPLADES solicita transportación al Director de
Servicios Administrativos, vía telefónica.
2. El Director de Servicios Administrativos verifica la disponibilidad de vehículos. Al
verificar la disponibilidad, el Director de Servicios Administrativos debe respetar y
priorizar las necesidades de transportación de de cada uno de los Subsecretarios.
3. En caso de que exista disponibilidad de vehículos, el Director de Servicios
Administrativos asigna un automóvil (con el conductor respectivo) al Funcionario
solicitante.
4. El Conductor designado llena una Orden de Movilización, en la cual se detallan
características del auto (número de placa, nombre del conductor, kilometraje de salida
número de motor, número de chasis, quienes viajan, por orden de quién viajan).
5. El Conductor designado transporta al Funcionario.
6. El Conductor designado reporta el cumplimiento de sus responsabilidades.
Verbalmente informa cualquier novedad relacionada con el vehículo y firma la orden
de movilización junto con la persona solicitante.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 212 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-2
SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Transporte)
HOJA #: 1 / 1.
FUNCIONARIO
DIRECCION DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
CONDUCTOR
Inicio
10
Solicita
Transportación
Llena Orden
de Movilización
Verifica Disponibilidad de
Vehículos
Transporta al
Funcionario
Disponibilidad?
Si
No
Comunica
Negativa
Reporta
Acción Cumplida
Fin
Fin
Asigna
Conductor
10
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretarios y Directores.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de transportación.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretarios y Directores.
CONTROLES: Reglamento de Choferes.
MECANISMOS: Recursos: humanos, administrativos, financieros, transporte.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 213 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS
(Ingreso de Activos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes públicos
adquiridos para uso de SENPLADES y que están en poder de la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director de Servicios
Administrativos
Responsable de Activos Fijos
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Responsable de Activos Fijos
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 214 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
•
BDD: Base de Datos
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1.
El Proveedor al cual se haya seleccionado, entrega los bienes o activos.
2.
El responsable de Activos Fijos de SENPLADES recibe los activos. Debe solicitar
una copia de la Factura. Además genera un Acta de Entrega-Recepción que debe
ser firmada por el Proveedor y por el responsable de Activos Fijos.
3.
El responsable de Activos Fijos de SENPLADES registra los nuevos activos en la
BDD.
4.
El responsable de Activos Fijos de SENPLADES realiza la entrega de los activos al
área o áreas que corresponda. Se genera un Acta de Entrega-Recepción, la cual debe
ser firmada por ambas partes (responsable de Activos Fijos y persona quien recibe
el activo). Además el responsable de Activos Fijos debe actualizar la BDD con el
nombre de la persona que recibe el activo.
5.
El responsable de Activos Fijos de SENPLADES notifica al responsable de
SEGUROS la incorporación de nuevos activos; vía memorando o correo
electrónico, para que el nuevo activo sea incluido en la lista de bienes asegurados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 215 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-1
SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)
HOJA #: 1 / 1.
RESPONSABLE DE
ACTIVOS FIJOS
PROVEEDOR
Inicio
Entrega
Bien / Activo
Recibe
Activo
1
Ingresa Activo
en BDD
Entrega
Activo
2
Notifica a responsable
de SEGUROS
Fin
DOCUMENTOS
- 1: Acta de Entrega
- 2: Acta de Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Proveedores externos.
ENTRADAS: Activos Fijos nuevos.
SALIDAS: Activos Fijos registrados y asegurados.
CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES
CONTROLES: Registro General de Bienes, Políticas y Normativas SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 216 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS
(Constatación Física)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Controlar la existencia física y el buen estado de los activos pertenecientes a
SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director de Servicios
Administrativos
Responsable de Activos Fijos
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Responsable de Activos Fijos
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 217 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
•
BDD: Base de Datos
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Directora Financiera de SENPLADES delega a un responsable para supervisar la
constatación física de los activos. El responsable designado deberá acompañar al
responsable de Activos Fijos durante la constatación física de los activos de la
Institución.
2. El responsable de Activos Fijos imprime la Lista de Activos (Hoja de Excel).
3. El responsable de Activos Fijos, en conjunto con la persona designada por la Directora
Financiera, realiza la constatación física de los activos. Se debe constatar, en primer
lugar, la existencia del bien; y, en segundo lugar, el estado del bien.
4. En caso de que los activos NO se encuentren en mal estado, el responsable de Activos
Fijos actualiza la BDD.
5. En caso de que algún activo se encuentre en mal estado, el responsable de Activos
Fijos debe considerar si se trata de un mueble o de un equipo tecnológico. En caso de
que se trate de un mueble, el responsable de Activos Fijos embodega el bien; y se
procede a ejecutar el proceso “Baja de Activos Fijos”.
6. En caso de que el activo en mal estado sea un equipo tecnológico, el responsable de
Activos Fijos contacta al Director de Recursos Tecnológicos.
7. El Director de Recursos Tecnológicos asigna un responsable de su Unidad para que
revise los equipos en mal estado.
8. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados revisan el estado de
los equipos.
9. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados elaboran un Informe
sobre el estado de los equipos tecnológicos. El Informe es presentado al director de
Recursos Tecnológicos.
10. El Director de Recursos Tecnológicos analiza el Informe sobre el estado de los
equipos revisados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 218 de 402
11. El Director de Recursos Tecnológicos decide si se da de baja a los equipos o no. En
caso de que se decida dar de baja a los equipos, se procede con el proceso “Baja de
Activos Fijos”.
12. En caso de que se decida NO dar de baja los equipos tecnológicos, los equipos son
embodegados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 219 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-2
SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Constatación Física)
HOJA #: 1 / 1.
DIRECTOR
FINANCIERO
RESPONSABLE DE
ACTIVOS FIJOS
DIRECCION DE
RECURSOS TECNOLOGICOS
ASISTENTES DE
RECURSOS TECNOLOGICOS
Inicio
Delega Responsable
para Supervisar
Constatción Física
10
20
Asigna Responsables
de Revisión
Revisan Estado
de Equipos
20
Elaboran Informe sobre
Estado de Equipos
Imprime Lista
de Activos
1
2
30
30
Realiza Constatación
de Activos
2
Analiza Informe sobre
Estado de Equipos
Mal
Estado?
No
Si
Alimenta
BDD
Dar de
Baja?
Sí
Mueble o
Equipo
Tecnolog.?
Eq. Tecnol.
No
50
40
Contacta a
Director de
Recursos Tecnol.
Mueble
10
50
Embodega el
Bien
40
Baja de Activos
Fijos
DOCUMENTOS
- 1: Listado de Activos
- 2: Informe sobre estado de equipos tecnológicos
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todas las Direccionesde la SENPLADES.
ENTRADAS: Necesidad de Constatar la existencia y estado de los bienes.
SALIDAS: Informe de constatación física de los Bienes.
CLIENTE: Todas las Direccionesde la SENPLADES.
CONTROLES: Registro General de Bienes,, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, tecnológicos, administrativos, financieros.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 220 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que
ingrese a SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Unidad de Archivo
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Unidad de Archivo
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 221 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la
ventanilla de recepción de documentos de la Unidad de Archivo y entrega la
documentación que necesite ingresar a SENPLADES.
2. El Responsable de Archivo sella la documentación. Se pone el sello, con fecha,
solamente sobre la primera hoja.
3. El Responsable de Archivo codifica la documentación.
4. El Responsable de Archivo ingresa los datos de la documentación en el Sistema
SIGOB.
Se registra información referente a: Datos Personales; Descripción del
Documento (Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable.
5. El Responsable de Archivo escanea toda la documentación.
6. El Responsable de Archivo archiva el documento escaneado
7. El Responsable de Archivo remite el documento físico a quien corresponda.
8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 222 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-1
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
(Ingreso de Documentación)
REPRESENTANTE DE
INSTITUCIONES EXTERNAS
HOJA #: 1 / 1.
RESPONSABLE DE
ARCHIVO
AREA
CORRESPONDIENTE
Inicio
10
1
Se acerca a ventanilla
y entrega
documentación
Recibe
Documentación
1
1
Sella
documentación
Fin
1
Codifica
Documentación
1
1
Ingresa documentación
a Sistema SIGOB
SIGOB
1
Escanea toda
la documentación
Archiva el documento
escaneado
Remite el documento
físico a quien
corresponda
1
10
DOCUMENTOS:
- 1: Documentación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público.
ENTRADAS: Documentación.
SALIDAS: Documentación recibida por la persona especificada.
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES: Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 223 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga
desde SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Unidad de Archivo
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Unidad de Archivo
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 224 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio.
2. El Responsable de Archivo recibe la documentación.
3. El responsable de Archivo escanea la documentación.
4. El Responsable de Archivo elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de
Ruta incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas.
5. El responsable de Archivo asigna a un mensajero para que realice la entrega de la
documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre
Instituciones.
6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de
entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que
recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe
entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo.
7. El Responsable de Archivo recibe las Actas de Entrega – Recepción por parte del
mensajero.
8. El Responsable de Archivo saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La
copia es remitida al área que solicitó el envió de la documentación.
9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada
sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución a
la cual se envió.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 225 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)
AREA
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RESPONSABLE DE
ARCHIVO
MENSAJERO
Inicio
Remite documentación
junto con Oficio
1
1
2
2
Recibe
documentación
Escanea
documentación
Elabora
Hoja de Ruta
3
Asigna a
mensajero
1
Entrega
Documentación
Recibe Actas de Entrega Recepción
4
P
Copia Actas de Entrega Recepción
4.1
Recibe Copia de
Acta de Entrega Recepción
4.1
Fin
DOCUMENTOS
-
1: Documentación
2: Oficio
3: Hoja de Ruta
4: Acta de Entrega - Recepción
4.1: Copia de Acta de Entrega - Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 226 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida
desde SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Unidad de Archivo
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Unidad de Archivo
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 227 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia).
2. El Responsable de Archivo recibe la documentación (sobres de correspondencia).
3. El Responsable de Archivo llena la guía para envío de correspondencia. La guía se
llena manualmente.
4. El Responsable de Archivo entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de
Correos del Ecuador.
5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 228 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
(Envío de Correspondencia)
AREA
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RESPONSABLE DE
ARCHIVO
AGENTE DE
CORREOS DEL ECUADOR
Inicio
10
1
Remite
documentación
(sobres)
Recibe
correspondencia
1
1
Fin
Recibe
documentación
(sobres)
Llena guía
Entrega correspondencia
1
10
DOCUMENTOS
- 1: Documentación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento de envío de correspondencia.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s) / Correspondencia enviada.
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos,.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 229 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURIA
(Ingresos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la disponibilidad suficiente, y en todo momento, de suministros, materiales
de oficina y otros bienes de uso y consumo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Responsable de Proveeduría
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Responsable de Proveeduría
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 230 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, verifica
las existencias de suministros y materiales de oficina; y determina los artículos y
cantidades que se debe adquirir.
2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, prepara la
Solicitud de Artículos de Oficina detallando las características y la cantidad de
suministros y/o materiales a adquirir.
3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, solicita
autorización al Subsecretario de Gestión Corporativa, mediante Memorando, para
proceder con la compra.
4. El Subsecretario de Gestión Corporativa de SENPLADES revisa la solicitud de
compra de artículos.
5. En caso de que no exista disponibilidad de presupuesto, el Subsecretario de Gestión
Corporativa emite la respectiva negativa; y el proceso finaliza.
6. En caso de que sí exista disponibilidad presupuestaria, el Subsecretario de Gestión
Corporativa autoriza la adquisición.
7. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, una vez
que cuenta con la autorización para realizar la compra, solicita cotizaciones a los
proveedores calificados.
8. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, en base a
las cotizaciones de los proveedores, elabora un cuadro comparativo de ofertas y
sugiere la mejor opción. Se debe adjuntar las cotizaciones respectivas al cuadro
comparativo.
9. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, solicita la
autorización final de compra al Subsecretario de Gestión Corporativa. Se debe remitir
el cuadro comparativo para que el Subsecretario de Gestión toma la decisión más
óptima.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 231 de 402
10. El Subsecretario de Gestión Corporativa autoriza la compra de los artículos de oficina;
con el proveedor más conveniente.
11. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, realiza el
pedido de materiales al proveedor seleccionado.
12. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, recibe la
factura por parte del proveedor y revisa los suministros. Se debe verificar la calidad y
cantidad; de no existir novedad recibe los materiales.
13. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, firma el
Recibí Conforme en la factura.
14. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, una vez
recibido los materiales, elabora el formulario de Ingreso de Materiales.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 232 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-1
SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARIO DE
GESTION CORPORATIVA
ASISTENTE
ADMININSTRATIVA
Inicio
Verifica las existencias de
suministros y materiales de oficina
y detrermina los items y
cantidades a adquirir
Prepara la Solicitud de Artículos
de Oficina detallando las
características y la cantidad de
suministros y/o materiales
necesarios
1
Solicita Autorización
para proceder con compra
Revisa
Solicitud
No
Presupuesto
Disponible?
Sí
Emite
Negativa
Autoriza la
adquisición
Fin
Solicita cotizaciones a
proveedores calificados
2
Elabora un cuadro comparativo de
ofertas y sugiere la
mejor opción
3
Solicita autorización al
Subsecretario de Gestión
Corporativa
2
2
3
3
Autoriza la
adquisición
Realiza el pedido de materiales al
proveedor seleccionado
Recibe la factura del proveedor y
revisa los suministros, verifica la
calidad y cantidad, de no existir
novedad recibe los materiales
4
Firma el recibi conforme
en la factura
4
P
DOCUMENTOS:
-
1:
2:
3:
4:
5:
Elabora el formulario
de Ingreso de Materiales
Solicitud de artículos de oficina
Proformas
Cuadro de comparación de ofertas
Facturas
Formulario de Ingreso de Materiales
5
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s)
ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE: Subsecretario(s)
CONTROLES: Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 233 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURIA
(Egresos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Entregar periódicamente los suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y
consumo que se requieran dentro de la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Responsable de Proveeduría
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Responsable de Proveeduría
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 234 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Todas las Subsecretarías de SENPLADES remiten una Solicitud de Materiales. La
Solicitud de Materiales es un formato pre-establecido. Las Subsecretarías disponen del
1 al 5 de cada mes para remitir la Solicitud de Materiales. La solicitud debe estar
aprobada (firmada) por el principal de cada Subsecretaría.
2. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, recibe la
solicitud de materiales.
3. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, realiza la
entrega de materiales
4. Las Subsecretarías solicitantes reciben los materiales necesarios.
5. La persona encargada de recibir los materiales en cada una de las Subsecretarías
suscribe el Acta de Entrega-Recepción. La Asistente Administrativa, responsable de
Proveeduría, también debe suscribir el Acta.
6. La Asistente Administrativa de SENPLADES, responsable de Proveeduría, y luego de
haber entregado los materiales y de haber firmado las respectivas Actas de EntregaRecepción, realiza el cuadre de Inventario.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 235 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2
SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos)
HOJA #: 1 / 1
TODAS LAS
SUBSECRETARÍAS
ASISTENTE RESPONSABLE
DE PROVEEDURÍA
Inicio
Remiten Solicitud
de Materiales
1
1
Recibe Solicitud
de Materiales
Realiza Entrega
de Materiales
Reciben
Materiales
Firman
Acta de Entrega
Firman
Acta de Entrega
2
2
Realiza Cuadre
de Inventario
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Solicitud de artículos de oficina
- 2: Acta de Entrega - Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s)
ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE: Subsecretario(s)
CONTROLES: Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 236 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE B/O/S
(Menores a $ 3,000)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Seleccionar y contratar al mejor proveedor, cumpliendo con todos los requisitos
institucionales, para poder brindar soluciones eficientes a las necesidades de Bienes,
Obras o Servicios.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
Subsecretario solicitante
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Subsecretario
ACTUALIZACION
Corporativa
de
Gestión
1.3. BASE LEGAL:
•
Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES
•
Contraloría
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías de SENPLADES
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 237 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
B/O/S: Bien, Obra o Servicio.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Subsecretaría solicitante genera una Solicitud de Compra; la cual es remitida, vía
correo electrónico, al Subsecretario de Gestión Corporativa de SENPLADES. La
solicitud contiene las razones que motivan el requerimiento, así como las
características y condiciones mínimas que debe reunir el bien, la obra o el servicio a
contratarse.
2. El Subsecretario de Gestión Corporativa, luego de recibida la Solicitud de Compra,
autoriza la compra. En caso contrario, emite un Memorando notificando la no
procedencia de la solicitud; ante lo cual el proceso finaliza. Se dispone de 3 días
laborables para emitir la respuesta.
3. En caso de que la solicitud de compra haya sido autorizada la Subsecretaría
solicitante solicita por escrito tres o más cotizaciones, concediendo un plazo
prudencial para que los oferentes presenten sus propuestas.
4. Durante el plazo establecido, los oferentes elaboran las respectivas cotizaciones y las
remiten a la Subsecretaría solicitante.
5. Una vez recibidas las cotizaciones por parte de los oferentes, la Subsecretaría
solicitante procede a elaborar un informe conteniendo el cuadro comparativo de las
propuestas y las observaciones o recomendaciones respectivas.
6. En base al Informe elaborado en al actividad anterior, el Subsecretario responsable
adjudica el contrato de adquisición al mejor oferente.
7. El Proveedor seleccionado recibe el pedido y entrega el bien/obra/servicio
solicitado.
8. La Subsecretaria solicitante revisa el estado del bien/obra/servicio que se recibe. En
caso de que el B/O/S no se encuentre en buen estado, se lo devuelve; y se solicita
cotizaciones a los otros oferentes.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 238 de 402
9. En caso de que el bien/obra/servicio que se recibe se encuentre en perfecto estado, la
Subsecretaría solicitante realiza la recepción del B/O/S; solicitando una Orden de
Entrega-Recepción al proveedor.
10. La Subsecretaría solicitante elabora un Informe de Conformidad, el cual remite al
Subsecretario de Gestión Corporativa.
11. El Subsecretario responsable solicita el pago, mediante Memorando dirigido al
Subsecretario de Gestión Corporativa. Debe adjuntar factura y toda la
documentación del trámite.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 239 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM06-1
SUB - PROCESO: ADQUISICIONES B/O/S (menores a $ 3.000)
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA
SOLICITANTE
SUBSECRETARIA DE
GESTION CORPORATIVA
PROVEEDOR
SELECCIONADO
OFERENTES
Inicio
30
50
6
3
Genera Solicitud
de Compra
Recibe
Pedido
Elaboran
Cotizaciones
1
4
1
autoriza?
No
Sí
2
Entrega B/O/S
Solicitado
Remiten
Cotizaciones
10
Emite
Negativa
7
4
60
40
2
20
Fin
10
20
70
0
Solicita
Cotizaciones
3
30
40
4
Recibe
Cotizaciones
Elabora
Informe
5
Adjudica Adquisición
al Mejor Oferente
6
50
60
7
B/O/S
ok?
No
Sí
Devuelve
Producto
70
Realiza Recepción
de B/O/S
Elabora y Remite
Informe de Conformidad
DOCUMENTOS:
8
- 1:
- 2:
- 3:
- 4:
- 5:
- 6:
- 7:
- 8:
Solicita
Pago
Solicitud de Compra
Memo de Negación
Solicitud de Cotizaciones
Cotizaciones
Informe
Pedido de B/O/S
Orden de Entrega
Informe de Conformidad
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s).
ENTRADAS: Requerimiento(s) de Bien / Obra / Servicio.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario(s).
CONTROLES: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 240 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES DE B/O/S
(Mayores a $ 45,000)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Seleccionar y contratar al mejor proveedor, cumpliendo con todos los requisitos
institucionales, para poder brindar soluciones eficientes a las necesidades de Bienes,
Obras o Servicios.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Comité de Contrataciones
DE LA EJECUCION
Subsecretario solicitante
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
Comité de Contrataciones
DE LA REVISION Y
Subsecretario de Gestión
ACTUALIZACION
Corporativa
1.3. BASE LEGAL:
•
Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES
•
Contraloría
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ___________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 241 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
B/O/S: Bien, Obra o Servicio.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Responsable de la Unidad solicitante presenta por escrito el requerimiento al
Secretario Nacional para que autorice la adquisición o contratación. La solicitud debe
contener las razones que motivan el requerimiento, las características y condiciones
mínimas que debe reunir el bien, obra o servicio a contratarse.
2. El Secretario Nacional, de creerlo conveniente, dispone a la Subsecretaría de Gestión
Corporativa emita la certificación presupuestaria e inicie el trámite correspondiente.
3. El Subsecretario de Gestión Corporativa, en un plazo de cinco días, prepara, en
coordinación con la Unidad solicitante, los documentos precontractuales, los cuales
contendrán como mínimo:
a. carta de invitación,
b. modelo de carta de presentación de la oferta y compromiso del oferente,
c. formulario en el que consten los datos del oferente,
d. guía sobre el contenido del proyecto de la oferta,
e. el plazo estimado para la ejecución del contrato,
f. demás instrucciones relevantes.
4. El Subsecretario de Gestión Corporativa, una vez elaborados los documentos
precontractuales, los remite a Asesoría Jurídica para su revisión.
5. Asesoría Jurídica, en un plazo no mayor a cinco días, analiza los documentos y con
las observaciones pertinentes, remite al Subsecretario de Gestión Corporativa.
6. El Subsecretario de Gestión Corporativa, recibe los documentos precontractuales por
parte de Asesoría Jurídica y los remite al Presidente de la Comisión de Contrataciones
de SENPLADES para que los analice, apruebe y disponga el inicio del concurso
privado.
7. La Comisión de Contrataciones de SENPLADES, mediante oficio, invita a concurso
un mínimo de tres oferentes. Los oferentes deben estar inscritos y calificados n el
registro de proveedores de la Institución; en caso de que no existan proveedores
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 242 de 402
inscritos y calificados, se podrá invitar a cualquier persona natural o jurídica que esté
en capacidad de ofertar lo requerido.
8. Los oferentes, hasta el día y hora señalada en la invitación, elaboran sus ofertas; y
remiten a la Secretaría de la Comisión de Contrataciones en un sobre único, cerrado
con las debidas seguridades.
9. La Secretaria de la Comisión registra la fecha y hora de recepción de las ofertas.
10. La Comisión de Contrataciones abre los sobres que contienen las ofertas en el lugar,
día y hora señalados para el efecto en la invitación. En el acto de apertura de sobres
pueden estar presente los oferentes o sus representantes. Se deja Constanza de la
apertura de sobres en un acta, que debe ser firmada por los integrantes de la Comisión
y el Secretario.
11. La Comisión de Contratación, dentro de los tres días hábiles siguientes a la audiencia
de apertura de sobres, designa una Comisión Técnica para que sirva de apoyo en el
proceso de análisis y selección.
12. La Comisión Técnica analiza, evalúa las ofertas, y elabora un informe, con lo cuadros
comparativos de las ofertas y sus conclusiones y recomendaciones. El informe es
remitido al Presidente de la Comisión de Contrataciones.
13. El Presidente de la Comisión de Contrataciones pone a conocimiento de la Comisión
el informe elaborado por la Comisión Técnica, y se recomienda la adjudicación del
contrato a la oferta que cumpla con los requisitos precontractuales. La recomendación
es remitida al Secretario Nacional.
14. El Secretario Nacional, en base a la recomendación de la Comisión de Contrataciones,
adjudica el contrato al ganador del concurso mediante resolución, la cual debe incluir
el nombre del adjudicatario, el monto y plazo de entrega.
15. El Presidente de la Comisión notifica por escrito a los oferentes el resultado del
concurso. En caso de que los oferentes no ganadores hubieren presentado garantías, el
Presidente de la Comisión dispone su inmediata devolución.
16. El Presidente de la Comisión notifica, mediante Oficio, a la persona adjudicataria del
contrato; y solicita que coordine con la Subsecretaría de Gestión Corporativa la
presentación de los documentos habilitantes para la firma del contrato.
17. La Subsecretaría de Gestión Corporativa solicita los documentos habilitantes a la
persona adjudicataria.
18. El Adjudicatario presenta los documentos habilitantes para la firma del contrato.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 243 de 402
19. El Secretario de la Comisión de Contrataciones recibe los documentos habilitantes de
la persona adjudicataria y adjunta documentos adicionales. Todos los documentos son
remitidos a Asesoría Jurídica para la elaboración del respectivo contrato.
20. El área de Asesoría Jurídica elabora el contrato.
21. Las partes interesadas –Secretario Nacional y Adjudicatario suscriben el contrato.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 244 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: ADQUISICIONES B/O/S (mayores a $ 45.000)
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA
SOLICITANTE
SECRETARIO
NACIONAL
DIRECCION
FINANCIERA
SUBSECRETARIA DE
GESTION CORPORATIVA
COMISION DE
CONTRATACIONES
PRESIDENTE COMISION
DE CONTRATACIONES
SECRETARIO DE COMISION
DE CONTRATACIONES
ASESORIA
JURIDICA
COMISION
TECNICA
Inicio
30
20
3
Genera Solicitud
de Compra
1
Sí
Fin
Dispone Inicio
del Trámite
50
6
10
Evalúa
Ofertas
Analiza Documentos
Precontractuales
7
No
Ok?
90
10
Elabora
Informe
Registra Fecha y Hora
de Recepción
Sí
11
Remite
Observaciones
10
2
Dispone
Inicio de
Concurso
110
10
3
120
10
Recibe
Ofertas
9
40
Emite
Negativa
2
7
Analiza
Contrato
Invita a
Concurso
5
30
100
70
8
Emite Certificación
Presupuestaria
4
No
autoriza?
10
80
4
Solicita Certificación
Presupuestaria
1
10
60
11
110
8
130
Abre
Sobres
20
7
Remite
Informe
80
190
17
40
40
Elabora Documentos
Precontractuales
Designa Comisión
Técnica
Elabora Documentos
Precontractuales
15
130
Recibe Documentos
Habilitantes
11
6
18
6
11
16
50
Recomienda
Adjudicación
Remite Documentos
Habilitantes
12
150
200
Adjunta Documentos
Adicionales
11
Adjudica Contratación
a Mejor Oferente
Elabora
Contrato
Recibe
Informe
120
Remite Documentos
Precontractuales
140
Recibe Documentos
Habilitantes
180
5
60
7
140
17
150
12
Remite Documentos
Precontractuales
190
OFERENTES
ADJUDICATARIO
Notifica Resultado
de Concurso
7
70
90
170
9
Elaboran
Ofertas
No
13
Solicita Documentos
Habilitantes
14
Sí
Garantías?
160
Dispone
Devolución de
Garantías
Presenta Documentos
Habilitantes
10
15
180
Dispone Coordinar
Firma de Contrato
14
Fin
Remiten
Ofertas
13
170
10
100
200
160
200
18
18
Suscribe
Contrato
Suscribe
Contrato
Fin
DOCUMENTOS:
-
Fin
1: Memorando de Solicitud de Compra
2: Memorando de Negación
3: Memorando
4: Solicitud de Certificación Presupuestaria (Memorando)
5: Certificación Presupuestaria
6: Documentos Precontractuales
7: Documentos Precontractuales (Revisados por Asesoría Jurídica)
8: Memorando
9: Invitación a Concurso (Oficio)
10: Ofertas/Sobres
11: Informe de Análisis de Ofertas
12: Oficio/Resolución de Adjudicación
13: Memorando
14: Notificación de Resultado del Consurso
15: Documentos Habilitantes (del Adjudicatario)
16: Documentos Habilitantes adicionales (SENPLADES)
17: Documentos Habilitantes
18: Contrato
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s).
ENTRADAS: Requerimiento(s) de Bien / Obra / Servicio.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario(s).
CONTROLES: Reglamento de Contrataciones Menores de la SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
APROBADO POR
Página 245 de 402
5. SUBSECRETARÍAS REGIONALES
5.1. CONFORMACION
A febrero del 2008 y con la validación realizada en mayo del 2008, se disponen de 2
Regionales, la del Litoral y la del Austro.
Los detalles de conformación y gestión se encuentran en la siguiente tabla:
REGIONAL
LITORAL
ITEM
•
SUBSECRETARIA
ZONA DE COBERTURA
ESTRUCTURA
APROBADA POR
SENRES
(Feb/ 2008)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ESTRUCTURA QUE
FUNCIONA
ACTUALMENTE
(Mayo/2008)
•
María Eloísa Velásquez
(Febrero/08)
Guadalupe Ramón
(Mayo/08)
Guayas
Esmeraldas
Manabí
Los Ríos
El Oro
Santa Elena
Galápagos
1 Subsecretaría del Litoral
1 Dirección de
Planificación
1 Dirección de Inversión
1 Subsecretaría del Litoral
1 Dirección de
Planificación (Equipo de
Trabajo de 5 personas),
que administra los
siguientes procesos:
o Planificación
o Seguimiento y
Evaluación
1 Dirección de Inversión
Pública (Equipo de
Trabajo 5 personas), que
administra los siguientes
procesos:
o Inversión Pública
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
AUSTRO
•
María Caridad Vásquez
•
•
•
•
•
Cañar
Azuay
Loja
Morona Santiago, y
Zamora Chinchipe
•
•
•
1 Subsecretaría del Austro
1 Dirección de Planificación
1 Dirección de Inversión y
Pre inversión
1 Dirección de Participación
Ciudadana y Reforma
Democrática del Estado
1 Subsecretaría del Austro
1 Dirección de Planificación
Equipo de Trabajo (5
personas), que administra los
siguientes procesos:
o Planificación
o Inversión Pública
o Seguimiento y
Evaluación
o Reforma D. del
Estado
o Información e
Investigación
1 Asistente Administrativa Financiera
•
•
•
•
•
Página 246 de 402
•
•
•
•
PROCESOS
GOBERNANTES EN LA
REGIONAL
(*)
PROCESOS
PRODUCTIVOS EN LA
REGIONAL
(*)
PROCESOS DE APOYO
EN LA REGIONAL
(*)
•
•
•
•
•
•
1 Asistente
Administrativa Financiera
1 Conserje
1 Chofer
Gestión de Imagen
Institucional y
Comunicación
Gestión de la
Participación Ciudadana
•
•
1 Conserje
1 Chofer
•
Gestión de Imagen
Institucional y
Comunicación
Gestión de la Participación
Ciudadana
•
Planificación
•
Inversión Pública
•
Seguimiento y Evaluación •
•
Gestión Financiera
Gestión Administrativa
•
•
•
•
Información e Investigación
Planificación
Inversión Pública
Reforma Democrática del
Estado
Seguimiento y Evaluación
Gestión del Talento Humano
Gestión de Tecnologías de
Información
Gestión Administrativa
(*): Las actividades y alcance que la Regional realiza en estos procesos, se visualizan a
continuación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 247 de 402
5.2. FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Austro)
5.2.1. PROCESOS GOBERNANTES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 248 de 402
GESTION DE COMUNICACIÓN EXTERNA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 249 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener
actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite,
publicar información.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
Responsable de Comunicación
Social
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social/ Unidad de
Calidad
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social / Responsable
de Comunicación Social
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Responsable de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 250 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Directora de Comunicación Social, el Secretario Nacional o el Subsecretario
Regional, identifica la necesidad de generar una comunicación externa.
2. La Directora de Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo.
3. El responsable de Comunicación Social de la Regional recopila información
relacionada con el comunicado que se desea generar.
4. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información
recopilada por el responsable de Comunicación Social. En caso de que se requiera
realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las
Relaciones Públicas”.
5. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la
propuesta, junto con el Secretario Nacional y al Subsecretario Regional.
6. El responsable de Comunicación Social de la Regional ejecuta la propuesta, luego de
haber sido validada por el Secretario Nacional.
7. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la
propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES.
8. El responsable de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros
Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto.
9. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por el
Responsable de Comunicación Social, ofrece retroalimentación a las áreas pertinentes.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 251 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.1
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA
(Gestión de Medios - Proactiva)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
SECRETARÍA
NACIONAL (QUITO)
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL (QUITO)
Inicio
Inicio
Inicio
Indentifica Necesidad
de Comunicación Externa
Indentifica Necesidad
de Comunicación Externa
Indentifica Necesidad
de Comunicación Externa
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN SOCIAL (REGIONAL)
MEDIOS DE COMUNICACIÓN
U OTROS PUBLICOS
Brinda
Asesoramiento
Recopila información
dentro de SENPLADES
Genera
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Ejecuta
Propuesta
Reciben
Información
Realiza
Seguimiento a Medios
Ofrece
Retroalimentación
Fin
DOCUMENTOS:
1: Boletines de Prensa
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional; Subsecretario General; Medios de Comunicación.
ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES.
SALIDAS: Boletines de Prensa.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 252 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener
actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite,
publicar información.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
Responsable de Comunicación
Social
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social / Unidad de
Calidad y Productividad
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social / Responsable
de Comunicación Social
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Responsable de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 253 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
Comité de Crisis: Comité conformado por el Secretario Nacional, los Subsecretarios, la
Directora de la Unidad de Comunicación Social, y el Asesor de Comunicación.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El responsable de Comunicación Social de la Regional, es el encargado de generar
alertas relacionadas a comunicados generados por los medios, que afecten a
SENPLADES. No obstante, ya sea el Secretario Nacional, el Subsecretario Regional
o el Director de la Unidad de Comunicación Social de SENPLADES, también pueden
generan dicho tipo de alertas.
2. La Directora de Comunicación Social de SENPLADES analiza si se requiere la
conformación del Comité de Crisis.
3. En caso de que sí se requiera del Comité de Crisis, se convoca al Comité.
4. El Comité de Crisis define la estrategia de Comunicación a ser utilizada; y se prosigue
con la actividad 6.
5. En caso de que no se requiera conformar el Comité de Crisis, la Directora de
Comunicación Social brinda el asesoramiento respectivo.
6. El responsable de Comunicación Social de la Regional recopila información
relacionada con el comunicado generado.
7. La Directora de Comunicación Social genera una propuesta, en base a la información
recopilada por el responsable de Comunicación Social. En caso de que se requiera
realizar una gestión de relaciones públicas; se debe acudir al proceso “Gestión de las
Relaciones Públicas”.
8. Una vez generada la propuesta, la Directora de Comunicación Social valida la
propuesta, junto con el Secretario Nacional y el Subsecretario(a) Regional.
9. El responsable de Comunicación Social de SENPLADES ejecuta la propuesta, luego
de haber sido validada por el Secretario Nacional.
10. Los Medios de Comunicación o los otros públicos, según se haya definido en la
propuesta, reciben la información por parte de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 254 de 402
11. El responsable de Comunicación Social realiza el seguimiento a los Medios u Otros
Públicos para monitorear si la propuesta cumplió con el objetivo propuesto, e informa
a la Directora de Comunicación Social.
12. La Directora de Comunicación Social, en base al seguimiento realizado por el
responsable de Comunicación Social de la Regional, ofrece retroalimentación a las
áreas pertinentes.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 255 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: FEBRERO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA
(Gestión de Medios - Reactiva)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
SECRETARÍA
NACIONAL (QUITO)
DIRECCION DE
COMUNICACIÓN SOCIAL (QUITO)
Inicio
Inicio
Inicio
Inicio
Generan
Alertas
Genera
Alertas
Genera
Alertas
Genera
Alertas
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN SOCIAL (REGIONAL)
UNIDAD DE
MONITOREO
COMITÉ DE
CRISIS
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
OTROS
PUBLICOS
40
Define
Estrategia
50
Se
requiere
C.C.?
Sí
40
No
Brinda
Asesoramiento
50
Recopila
Información
Genera
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Valida
Propuesta
Ejecuta
Propuesta
Reciben
Información
Reciben
Información
Realiza
Seguimiento a Medios
Ofrece
Retroalimentación
Fin
DOCUMENTOS:
1: Boletines de Prensa
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación.
ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES.
SALIDAS: Boletines de Prensa.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
Página 256 de 402
APROBADO POR
5.2.2. PROCESOS PRODUCTIVOS
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 257 de 402
GESTION DE LA REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 258 de 402
PROCEDIMIENTO PARA REDISEÑO INSTITUCIONAL
DE LA FUNCION EJECUTIVA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Junta
de
Subsecretarios
/
Subsecretaria Regional
Subsecretaria Regional
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
Subsecretaria Regional/ Directora de
ACTUALIZACION
Reforma Democrática del Estado.
1.3. BASE LEGAL:
• Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Subsecretarías Regionales
• Instituciones del Sector Público.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 259 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Subsecretaria Regional convoca a comité a los miembros de la Junta de
Subsecretarios y les remite la matriz de competencias actual.
2. Una vez reunidos, la Junta de Subsecretarios analiza las responsabilidades actuales de
las autoridades regionales.
3. La Junta de Subsecretarios identifica las competencias legales que forman parte de la
estructura Orgánico-Funcional y no pueden ser modificadas.
4. La Junta de Subsecretarios identifica las competencias verdaderas, es decir, todo aquello
que las autoridades realizan en la actualidad.
5. La Junta de Subsecretarios determina si las competencias verdaderas son adecuadas para
la realidad regional.
6. De ser las competencias verdaderas adecuadas, no se realiza ninguna modificación a la
matriz de competencias actual.
7. Si las competencias verdaderas no son adecuadas, la Junta de Subsecretarios reformula
la matriz de competencias y la remite a la Subsecretaria Regional.
8. Si la Subsecretaria no está de acuerdo con la nueva matriz de competencias, solicita a la
Junta de Subsecretarios realizar las modificaciones necesarias, caso contrario, aprueba la
nueva matriz de competencias.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 260 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA
REGIONAL
JUNTA DE
SUBSECRETARIOS
Inicio
10
Convoca
Comité
Analiza responsabilidades
actuales de las autoridades
Regionales
1
Remite matriz de
competencias actual
Identifica las
competencias
legales
1
10
Determina las
competencias
verdaderas
40
20
2
2.1
Aprueba?
Sí
No
Competencia
s son
Adecuadas?
No
Solicita
modificaciones
Determina las
competencias
ideales
Sí
1
Fin
Fin
Reformula matriz
de competencias
30
2
20
30
2
Realiza
modificaciones
2.1
40
DOCUMENTOS:
- 1: Matriz de competecias actual
- 2: Matriz de competecias nueva
- 2,1: Matriz de competecias con
modificaciones
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: SENPLADES.
ENTRADAS: Matriz de competencias actual.
SALIDAS: Matriz de competencias nueva (o actual).
CLIENTE: Función Ejecutiva.
CONTROLES: Competencias Legales
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 261 de 402
GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 262 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SISTEMATIZACION DE PLANES
OPERATIVOS ANUALES (POA’s)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas
Analistas de Planificación
(Técnicos).
DEL CONTROL PREVIO Y
Dirección de Planificación y
CONCURRENTE
Presupuesto
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas / Unidad de
Calidad
1.3. BASE LEGAL:
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 263 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Gobierno Local remiten sus Planes Estratégicos y Operativos a
SENPLADES. Si el documento es electrónico este va dirigido directamente al Director
de Planificación; caso contrario es remitido al Subsecretario(a) Regional de
SENPLADES.
2. La asistente del Subsecretario(a) registra la documentación en el sistema SIGOB, revisa
los planes, los sumilla, registra la asignación en el sistema SIGOB y la remite a la
Dirección de Planificación.
3. El Director de Planificación recibe los planes, sea del Subsecretario Regional o en forma
electrónica directamente de las entidades públicas, los revisa y los asigna a uno de los
técnicos mediante sumilla. Además, indica verbalmente al técnico respectivo qué debe
analizar, con qué debe comparar y qué debe tomar en cuenta la articulación de objetivos
con políticas y diagnóstico.
4. El técnico asignado, analiza el plan y elabora un informe. Para Planes estratégicos, el
informe debe incluir: Antecedentes, Contenido, Análisis y Conclusiones. Para planes
Operativos se debe realizar además comentarios o sugerencias a las metas establecidas,
objetivo, presupuesto, indicadores, entre otros
5. Terminado el informe, el técnico debe presentar el informe de forma escrita y electrónica
al Director de Planificación, sin necesidad de un memorando.
6. Si el informe no está correcto, el Director de Planificación solicita a los técnicos realizar
las modificaciones, caso contrario remite el informe al Subsecretario Regional mediante
memorando.
7. Finalmente, el Subsecretario Regional firma y remite el informe a la institución pública
correspondiente
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 264 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02
SUB - PROCESO: SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA's)
INSTITUCIONES DEL
GOBIERNO LOCAL
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCIÓN REGIONAL DE
PLANIFICACIÓN
10
20
Inicio
ANALISTAS DE
PLANIFICACIÓN
30
1
1
Recibe planes
Recibe Planes
Remiten Planes
Estratégicos y
Operativos
Analiza Plan
50
1
1
Revisa Planes
Registra Documentación
Documento
Electrónico?
Elabora Informe
No
2
Asigna Plan a un
Técnico
20
Presentar Informe
Sumilla
Sí
2
1
1
30
10
40
Registra asignación
40
1
2
10
Informe
correcto?
No
60
70
50
2
2
Sí
2
Remite Informe a
Subsecretario
Remite Informe a la
Entidad
Fin
2
2
60
70
DOCUMENTOS:
- 1: Planes Institucionales
- 2: Informe
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local.
ENTRADAS: Planes estratégicos/operativos de entidades públicas
SALIDAS: Informes.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central.
CONTROLES: Acuerdo Ministerial 182 del Ministerio de Economía
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 265 de 402
GESTIÓN DE LA INVERSIÓN PÚBLICA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 266 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS
DE INVERSION PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Inversiones
Públicas
Analistas Regionales
Director de Análisis de Proyectos
DE LA REVISION Y
Director de Análisis de Proyectos /
ACTUALIZACION
Unidad de Calidad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento
•
Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento
•
Ley de Educación Superior y su Reglamento
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Gobierno Local
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 267 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
•
PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a
SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional.
2. La asistente del Subsecretario Regional recibe los proyectos y registra los datos,
ingresándolos en el SINAPRO.
3. La asistente del Subsecretario Regional entrega los proyectos (físicos) al Director de
Análisis de Proyectos.
4. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los
distintos Analistas para su respectiva revisión.
5. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en:
a. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND.
b. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local
c. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad
d. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado.
6. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un
borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director de
Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario Regional.
7. El Subsecretario Regional firma y remite el Oficio, con el dictamen de priorización
desfavorable, a la Institución responsable del proyecto.
8. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un borrador
de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al Director
de Análisis de Proyectos.
9. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los
borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al
Subsecretario Regional. En caso de que los borradores no se encuentren bien
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 268 de 402
elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso;
sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional.
10. El Subsecretario Regional revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que
detecte errores, el Subsecretario solicita al Director de Análisis de Proyectos que
realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los
cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario Regional para
su nueva revisión.
11. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario Regional remite el Informe y el
borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando.
12. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del
proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 269 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA
HOJA #: 1 / 1.
CUENCA
INSTITUCIONES DEL
GOBIERNO LOCAL
QUITO
SUBSECRETARIO REGIONAL DE
INVERSIONES PUBLICAS
10
Inicio
DIRECCION DE ANALISIS
DE PROYECTOS
ANALISTAS DE
PROYECTOS
SECRETARIO
NACIONAL
1
2
70
Recibe
Documentos
Remite(n)
Proyecto(s)
3
1
2
Registra
Datos
10
4
Firma
Oficio
Remite Oficio a
Entidad Responsable
del Proyecto
Entrega Proyecto
a Director
1
3
2
80
Asigna Proyecto
a Analista
7
6
90
Fin
1
40
3
4
Analiza
Proyecto
Verifica
Informe
20
3
90
3
6
4
3
4
Elabora Borrador
de Oficio con
observaciones
correspondientes
No
Ok?
Si
Fin
Remite
Informe y Oficio
No
Ok?
Solicita
Modificaciones
Sí
3
No
Cumple
criterios?
Revisa Borrador
de Informe y
Borrador de Oficio
60
5
Sí
4
Realiza
Correcciones
60
Sumilla y
Remite
70
Sumilla Informe
y Remite
3
Elabora Borrador
de Informe de
Prioridad
4
40
50
3
Remite Borrador
de Oficio al
Director
5
Elabora Borrador
de Oficio
30
4
5
40
Remite Borrador
de Informe y
Borrador de Oficio
Firma
Oficio
30
3
5
Remite Oficio a
Entidad Responsable
del Proyecto
4
Remite Borrador
de Oficio
20
7
5
80
50
DOCUMENTOS:
- 1: Proyecto
- 2: Oficio
- 3: Borrador de Informe de Prioridad
- 4: Borrador de Oficio
- 5: Borrador de Oficio con
observaciones
- 6: Oficio firmado por Secretario
Nacional
- 7: Oficio con observaciones, firmado
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública.
SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público;
Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 270 de 402
PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE
PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Reprogramar la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretario de Inversiones
Públicas
Analistas Regionales
Director de Análisis de Proyectos
Director de Análisis de Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Gobierno Local
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Subsecretarías Regionales
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 271 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Gobierno Local solicitan al Subsecretario Regional de
SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto. Las
Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto.
2. La asistente de la Subsecretaría Regional recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en el
sistema SINAPRO; y entrega al Director de Análisis de Proyectos.
3. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la
pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el
cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde
las Instituciones del Gobierno local deben especificar: el grado de avance del proyecto;
el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los
incrementos y decrementos presupuestarios.
4. En caso de que Sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe
Técnico correspondiente y lo remite al Secretario Nacional en Quito. En caso de que
No se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico
correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo remite
al Subsecretario de Inversiones Públicas en Quito.
5. El Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el Informe
Técnico correspondiente, favorable o desfavorable. En caso de que el Informe Técnico
no contenga errores, el Secretario Nacional o el Subsecretario de Inversiones Públicas
firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución pertinente.
6. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Secretario Nacional o el
Subsecretario de Inversiones Públicas según sea el caso, solicita al Director de Análisis
de Proyectos realizar las modificaciones respectivas. Entonces el Director de Análisis
realiza los cambios solicitados y entrega el Informe corregido al Secretario Nacional o
el Subsecretario de Inversiones Públicas para su nueva revisión y posterior envío.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 272 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION
HOJA #: 1 / 1.
CUENCA
INSTITUCIONES
DEL GOBIERNO LOCAL
Inicio
QUITO
SUBSECRETARIA REGIONAL
DE INVERSION PUBLICA
DIRECCION DE
ANALISIS DE PROYECTOS
10
1
2
2
Analiza
Solicitud
1
3
70
2
60
Verifica
Informe
No
10
Verifica
Informe
Ok?
Registra
Datos
Elabora Informe
Técnico de
Negación
Sí
Ok?
4
1
80
2
20
Elabora Informe
Técnico de
Aprobación
Remite
Informe
Recibe Notificación
de
Aprobación
40
Sí
No
Solicita
Modificaciones
50
Notifica
Resolución
4
Notifica
Resolución
3
5
Remite
Informe
Ok?
50
4
3
No
Solicita
Modificaciones
Sí
Entrega a
Director
5
30
40
4
Recibe
Solicitud
3
SECRETARIO
NACIONAL
20
1
Solicitan
Reprogramación
SUBSECRETARÍA DE
INVERSIONES PÚBLICAS
5
3
90
Fin
80
30
50
90
4
5
Realiza
Modificaciones
Recibe Notificación
de
Negación
60
70
0
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio de Solicitud
- 2: Datos del Proyecto
- 3: Informe Técnico de Aprobación
- 4: Informe Técnico de Negación
- 5: Oficio / Notificación de Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos.
SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 273 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACIÓN Y
PREPARACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSION
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos de
inversión pública a Instituciones del Sector Público.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario de Inversiones
Públicas
Analistas de Proyectos de las
Subsecretarías Regionales
Director de Análisis de Proyectos
DE LA REVISION Y
Subsecretario Regional / Director de
ACTUALIZACION
Análisis de Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Juntas Parroquiales
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Sector Público
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 274 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
Se presentan dos casos:
Cuando una institución solicita la capacitación:
1. La Institución interesada solicita la asistencia técnica (capacitación) relacionada a la
formulación y preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido
al Subsecretario Regional de SENPLADES.
2. El Subsecretario Regional recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis
de Proyectos.
3. El Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar con un mínimo de tres
solicitudes para coordinar la capacitación. Se coordina lugar, fecha, hora y logística
respectiva.
4. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres
dictados por los analistas técnicos de la Dirección.
5. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la
retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.
Cuando la Subsecretaría Regional tiene programado dar capacitación a una entidad
determinada:
1. La Subsecretaría Regional contacta a la institución a capacitar y sumilla al Director de
Análisis de Proyectos.
2. El Director de Análisis de Proyectos coordina el lugar, fecha, hora y logística respectiva.
3. Se ejecuta la capacitación de acuerdo a lo establecido anteriormente; a través de talleres
dictados por los analistas técnicos de la Dirección.
4. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la
retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 275 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: CAPACITACION EN FORMULACION Y PREPARACION DE PROYECTOS
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE ANALISIS
DE PROYECTOS
SUBSECRETARIA REGIONAL
Inicio
40
Solicitud
?
Si
Existen 3
solicitudes?
No
Recibir solicitud
No
30
1
Contacta entidad a
capacitar
Coordina
Capacitación
Remite a
Dirección de Análisis
de Proyectos
30
Espera contar con
3 solicitudes
1
Sí
1
Ejecuta
Capacitación
40
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio de Solicitud
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Requerimiento(s) de capacitación.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Ley de Juntas Parroquiales.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 276 de 402
GESTIÓN DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 277 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES
OPERATIVOS ANUALES (POA’s)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las
Instituciones (No Financieras) del Sector Público.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.
•
Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia
Fiscal.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
•
Instituciones del Sector Público.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 278 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
POA´s: Planes Operativos Anuales.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de
Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el plazo
hasta el cual deben remitir la información las instituciones.
2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación”.
3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio.
4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la página
web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las Instituciones no
remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de Seguimiento contactar a
las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y, deberán llenar la Matriz de
Llamadas y Contactos.
5. Los analistas regionales reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la
información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con el
Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto
escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que muestren
de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar esta
actividad.
6. Los analistas regionales, en base a la información procesada, elaboran un borrador de
Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de
Seguimiento en Quito, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir adicionalmente
estadísticas referentes a:
a. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo
con el tiempo de entrega;
b. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera del
tiempo estipulado;
c. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada.
7. La Directora de Seguimiento recibe la información para su análisis posterior.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 279 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-1
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA´s
ENTIDADES
PUBLICAS
HOJA #: 1 / 1.
SECRETARIA
NACIONAL (QUITO)
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO (QUITO)
ARCHIVO
Inicio
10
ANALISTAS REGIONALES
30
20
4
2
1
Reciben
Oficio
3
Envía Oficio a Instituciones
Públicas
2
1
Recibe
Información
Reciben
Información
Fin
Procesan
Información
2
1
Completan
Matriz
Salida
de
Documentación
Remiten
Matriz
10
Elaboran Borrador
de Informe
3
4
20
Remiten Borrador
de Informe
4
30
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio
- 2: Matriz
- 3: Matriz completa
- 4: Borrador de Informe
- 5: Informe preliminar
- 6: Informe Final
- 7: Memorando
- 8: Oficio
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público.
ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual.
SALIDAS: Borrador de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales.
CLIENTE: Dirección de Seguimiento.
CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 280 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS
DE INVERSION PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para
incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
•
Subsecretaría de Inversiones Públicas
•
Subsecretarías Regionales
•
Instituciones del Sector Público (Regionales)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 281 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PAI: Plan Anual de Inversión.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el
Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría de
Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico.
2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de
Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de
realizar el seguimiento.
3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de
Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en los
sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila información
relacionada a:
• Avance o estado del Proyecto
• Ejecución presupuestaria
4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas a
los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los
proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en
ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una
vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información.
5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el
Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de cumplimiento
de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento; a través del
sistema.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 282 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-2
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA
SUBSECRETARIA DE INVERSIONES
PUBLICAS
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
SUBSECRETARIAS
REGIONALES
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO
MINISTERIO DE
ECONOMIA
Inicio
10
2.3
Envia Listado de
Proyectos
Recibe
Reporte
1
1
Recibe
Listado
Fin
Asigna
Responsables
Realizan
Seguimiento
Realizan
Seguimiento
Elaboran
Reporte
2
10
10
10
2.2
2.1
Recibe
Reporte
Recibe
Reporte
Fin
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Listado de Proyectos
- 2.1: Reporte de Avance de Proyectos
- 2.2: Reporte de Avance de Proyectos
- 2.3: Reporte de Avance de Proyectos
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretaría de Inversión Pública.
ENTRADAS: Plan Anual de Inversiones; Listado de Proyectos para realizar seguimiento.
SALIDAS: Reporte de Avance-Cumplimiento de los Proyectos de Inversión.
CLIENTE: Subsecretaría de Inversiones Públicas; Ministro de Finanzas; Presidente de la República.
CONTROLES: Metodología de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 283 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS
DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las
Instituciones (No Financieras) del Sector Público, relacionados a la consecución de las
metas del Plan Nacional de Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
•
Decreto Ejecutivo N° 745 (14 de noviembre de 2007)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales
•
Instituciones del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 284 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PND: Plan Nacional de Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Los Analistas regionales de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a las
Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través de llamadas
telefónicas, correo electrónico, visitas a las Instituciones, u Oficios (firmados por el
Subsecretario Regional). En la solicitud se debe indicar el tiempo del cual disponen las
Instituciones para remitir la información.
2. Las Instituciones remiten la información solicitada.
3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones.
4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada.
5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe.
6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de
Seguimiento, vía correo electrónico.
7. La Directora de Seguimiento recibe el borrador de Informe para su posterior análisis y
consolidación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 285 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-4
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND
ANALISTAS REGIONALES DE
SEGUIMIENTO
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO (QUITO)
INSTITUCIONES
Inicio
10
2
Recibe
Información
Solicitan
Información
Fin
Remiten
Información
1
1
Recopilan
Información
Analizan
Información
Elaboran
Borrador de Informe
2
Remiten
Borrador de Informe
2
10
DOCUMENTOS:
- 1: Información (Indicadores)
- 2: Borrador de Informe
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Indicadores / POA´s
SALIDAS: Borradoe de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND.
CLIENTE: Dirección de Seguimiento
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 286 de 402
5.2.3. PROCESOS DE APOYO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 287 de 402
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 288 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN DE PERSONAL
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la adecuada selección y contratación de los perfiles requeridos para suplir las
vacantes que se generen dentro de la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director
de
Recursos
Humanos
(Quito)
DE LA EJECUCION
Subsecretaría Regional
DEL CONTROL PREVIO Y
Director
CONCURRENTE
(Quito) / Subsecretaría Regional
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
(Quito) / Unidad de Calidad
de
de
Recursos
Recursos
Humanos
Humanos
1.3. BASE LEGAL:
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos
•
LOSCA y su Reglamento
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación.
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Subsecretarías Regionales.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 289 de 402
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El responsable asignado para la selección de personal de la Regional recopila los
formatos con los requerimientos de personal de cada área.
2. El responsable asignado para la selección de personal de la Regional analiza las bases
de datos internas para determinar si existe personal que satisfaga los requerimientos
establecidos.
3. Si encuentra el personal necesario dentro de las bases de datos internas, el responsable
asignado para la selección de personal remite un informe del personal seleccionado,
firmado por el Subsecretario Regional a RR.HH. en Quito.
4. Si no encuentra el personal necesario dentro de las bases de datos internas, el
responsable asignado para la selección de personal de la Regional analiza las bases de
datos de empresas externas dedicadas a reclutar personal, realiza las entrevistas y
pruebas que se requiera para cada caso, selecciona a los candidatos finales y remite el
informe respectivo firmado por el Subsecretario Regional a RR.HH. en Quito.
5. El Director de RR.HH. en Quito determina si aprueba los candidatos, de ser así emite
los contratos respectivos; caso contrario emite un informe de negación con las
observaciones que justifiquen dicha negación y solicita se repita el proceso de
selección.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 290 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DEL RECURSO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL
HOJA #: 1 / 1.
RESPONSABLE DE LA
SELECCIÓN
DIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS (QUITO)
Inicio
10
4
1
Consolida
Necesidades de
Personal de Todas
las Áreas
No
Se
aprueba?
Si
20
2
Emite Informe de
Negación
Analiza fuentes
internas de
personal
2
20
Emite contratos
Satisfacen
requerimien
tos?
3
No
Sí
Analiza fuentes
externas de personal
Remite
informe
Realiza Entrevistas y
pruebas
Fin
4
Selecciona
candidatos
10
Remite
informe
4
DOCUMENTOS:
10
1: Formato de Solicitud de Personal de cada área.
2: Informe de Negativa de Contratación.
3: Contrato de Trabajo.
4: Informe del personal seleccionado
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Nacional
ENTRADAS: Necesidades de Personal de todas las areas.
SALIDAS: Seleccion y Contratacion del Personal.
CLIENTE: Areas solicitantes.
CONTROLES: LOSCCA
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 291 de 402
GESTION ADMINISTRATIVA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 292 de 402
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Realizar efectivamente el proceso de ingreso y registro de Activos Fijos de la
Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Director
de
Servicios
Administrativos
Responsable de activos Fijos
(Asistente administrativa/financiera)
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Servicios
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 293 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El proveedor entrega el bien o activo a la persona responsable del manejo de activos
fijos.
2. El responsable de los activos fijos, firma el Acta de recepción e ingresa el bien en la base
de datos.
3. El responsable de los activos fijos entrega el activo al área correspondiente con la cual
firma el Acta de entrega.
4. El responsable de los activos fijos notifica mediante Memorando al responsable de
Seguros, en Quito, para que tome las acciones pertinentes.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 294 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-1
SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)
HOJA #: 1 / 1.
RESPONSABLE DE
ACTIVOS FIJOS
PROVEEDOR
Inicio
Entrega
Bien / Activo
Recibe
Activo
1
Ingresa Activo
en BDD
Entrega
Activo
2
Notifica a responsable
de SEGUROS
3
Fin
DOCUMENTOS
- 1: Acta de Recepción
- 2: Acta de Entrega
- 3: Memorando
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Proveedores externos.
ENTRADAS: Activos Fijos nuevos.
SALIDAS: Activos Fijos registrados y asegurados.
CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES
CONTROLES: Registro General de Bienes, Políticas y Normativas SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 295 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que ingrese a
la Regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de Servicio Administrativos
Recepción de la Subsecretaría
Regional
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Recepción de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
Regional
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 296 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la
recepción de la Subsecretaría Regional y entrega la documentación que necesite
ingresar a SENPLADES.
2. La recepcionista sella la documentación. Se pone el sello, con fecha, solamente sobre
la primera hoja.
3. La recepcionista codifica la documentación.
4. La recepcionista ingresa los datos de la documentación en el Sistema SIGOB. Se
registra información referente a: Datos Personales; Descripción del Documento
(Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable.
5. La recepcionista escanea toda la documentación.
6. La recepcionista archiva el documento escaneado
7. La recepcionista remite el documento físico a quien corresponda.
8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 297 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-1
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
(Ingreso de Documentación)
REPRESENTANTE DE
INSTITUCIONES EXTERNAS
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE
SUBSECRETARÍA REGIONAL
AREA
CORRESPONDIENTE
Inicio
10
1
Se acerca a Recepción
y entrega
documentación
Recibe
Documentación
1
1
Sella
documentación
Fin
1
Codifica
Documentación
1
1
Ingresa documentación
a Sistema SIGOB
SIGOB
1
Escanea toda
la documentación
Archiva el documento
escaneado
Remite el documento
físico a quien
corresponda
1
10
DOCUMENTOS:
- 1: Documentación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público.
ENTRADAS: Documentación.
SALIDAS: Documentación recibida por la persona especificada.
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES: Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 298 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga
desde la Regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de Servicio Administrativos
Recepción de la Subsecretaría
Regional
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Recepción de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
Regional
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 299 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
En caso que la documentación sea Institucional se remite a Correos del Ecuador, a través del
Proceso “Envío de correspondencia”. De lo contrario, si la documentación es externa, se realiza
el siguiente procedimiento:
1. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio.
2. La recepcionista recibe la documentación.
3. La recepcionista escanea la documentación.
4. La recepcionista elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de Ruta
incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas.
5. La recepcionista asigna a un mensajero para que realice la entrega de la
documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre
Instituciones.
6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de
entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que
recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe
entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo.
7. La recepcionista recibe las Actas de Entrega – Recepción por parte del mensajero.
8. La recepcionista saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La copia es
remitida al área que solicitó el envió de la documentación.
9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada
sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución a
la cual se envió.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 300 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)
AREA
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE
SUBSECRETARÍA REGIONAL
MENSAJERO
Inicio
Remite documentación
junto con Oficio
1
1
2
2
Documento
institucional o
externo?
Recibe
documentación
Externo
Escanea
documentación
Institucional
Envío por
Correspondencia
Elabora
Hoja de Ruta
3
Asigna a
mensajero
1
Entrega
Documentación
Recibe Actas de Entrega Recepción
4
P
Copia Actas de Entrega Recepción
4.1
Recibe Copia de
Acta de Entrega Recepción
4.1
Fin
DOCUMENTOS
-
1: Documentación
2: Oficio
3: Hoja de Ruta
4: Acta de Entrega - Recepción
4.1: Copia de Acta de Entrega - Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 301 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida
desde la Regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Unidad de Archivo
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Recepción de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
Regional
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 302 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia).
2. La recepcionista recibe la documentación (sobres de correspondencia).
3. La recepcionista llena la guía para envío de correspondencia.
La guía se llena
manualmente.
4. La recepcionista entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos del
Ecuador.
5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 303 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
(Envío de Correspondencia)
AREA
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE
SUBSECRETARÍA REGIONAL
AGENTE DE
CORREOS DEL ECUADOR
Inicio
10
1
Remite
documentación
(sobres)
Recibe
correspondencia
1
1
Fin
Recibe
documentación
(sobres)
Llena guía
Entrega correspondencia
1
10
DOCUMENTOS
- 1: Documentación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento de envío de correspondencia.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s) / Correspondencia enviada.
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos,.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 304 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (INGRESOS)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director
de
Servicios
Administrativos
DE LA EJECUCIÓN
Asistente Administrativo
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Servicios
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos / Unidad de Calidad
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 305 de 402
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. La asistente administrativa verifica las existencias de suministros y materiales de oficina
y determina los items y cantidades a adquirir
2. La asistente administrativa prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las
características y la cantidad de suministros y/o materiales según lo determinado
anteriormente.
3. Antes de proceder con la compra la asistente administrativa Solicita una Autorización al
Subsecretario Regional.
4. El Subsecretario Regional revisa la solicitud y determina si existe el presupuesto
necesario para realizar la compra.
5. Si NO existe el presupuesto el Subsecretario Regional niega la compra. Si existe el
presupuesto autoriza la adquisición.
6. Una vez que cuenta con la autorización, la asistente administrativa solicita cotizaciones a
proveedores calificados.
7. Luego de receptar las cotizaciones, la asistente administrativa elabora un cuadro
comparativo de ofertas, sugiere la mejor opción y solicita autorización al Subsecretario
Regional.
8. El Subsecretario Regional emite la aprobación respectiva a la asistente administrativa
para que ésta proceda con la compra.
9. Una vez realizado el pedido de materiales al proveedor seleccionado, la asistente
administrativa recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verificando la
calidad y cantidad antes de recibir los materiales
10. Si todo está en orden, la asistente administrativa firma el recibí conforme en la factura
11. La asistente administrativa elabora el formulario de Ingreso de Materiales e ingresa el
gasto y la solicitud de Pago al Sistema e-SIGEF.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 306 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-1
SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARIO
REGIONAL
ASISTENTE
ADMININSTRATIVA
Inicio
Verifica las existencias de
suministros y materiales de oficina
y determina los items y cantidades
a adquirir
Prepara la Solicitud de Artículos
de Oficina detallando las
características y la cantidad de
suministros y/o materiales
1
Solicita Autorización
para proceder con compra
Revisa
Solicitud
No
Presupuesto
Disponible?
Sí
Emite
Negativa
Autoriza la
adquisición
Fin
Solicita cotizaciones a
proveedores calificados
2
Elabora un cuadro comparativo
de ofertas y sugiere la
mejor opción
3
Solicita autorización al
Subsecretario Regional
2
2
3
3
Autoriza la
adquisición
Realiza el pedido de materiales al
proveedor seleccionado
Recibe la factura del proveedor y
revisa los suministros, verifica la
calidad y cantidad, de no existir
novedad recibe los materiales
4
Firma el recibi conforme
en la factura
4
P
Elabora el formulario
de Ingreso de Materiales
5
DOCUMENTOS:
-
1:
2:
3:
4:
5:
Ingresa Gasto y Solicitud de Pago
al Sistema
Solicitud de artículos de oficina
Proformas
Cuadro de comparación de ofertas
Facturas
Formulario de Ingreso de Materiales
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s)
ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE: Subsecretario(s)
CONTROLES: Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 307 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (EGRESOS)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Entregar periódicamente los suministros, materiales de oficina y otros bienes de uso y
consumo que se requieran dentro de la Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director
de
Servicios
Administrativos
DE LA EJECUCION
Asistente Administrativo
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Servicios
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos / Unidad de Calidad
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 308 de 402
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier funcionario de la Subsecretaría Regional remite la solicitud de materiales a la
Asistente Administrativa.
2.
La asistente administrativa recibe la Solicitud de Materiales y realiza la entrega de los
mismos.
3. Una vez que el Funcionario solicitante recibe los materiales, ambas partes firman el Acta
de entrega.
4. Finalmente, la asistente administrativa realiza el cuadre del Inventario en el sistema
(despliegue de hoja en Excel).
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 309 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2
SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos)
HOJA #: 1 / 1
FUNCIONARIO
SOLICITANTE
ASISTENTE RESPONSABLE
DE PROVEEDURÍA
Inicio
Remite Solicitud
de Materiales
1
1
Recibe Solicitud
de Materiales
Realiza Entrega
de Materiales
Reciben
Materiales
Firman
Acta de Entrega
Firman
Acta de Entrega
2
2
Realiza Cuadre
de Inventario
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Solicitud de artículos de oficina
- 2: Acta de Entrega - Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s)
ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE: Subsecretario(s)
CONTROLES: Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 310 de 402
5.3. FLUJOGRAMAS – ICOMs DE LOS PROCESOS (Subsecretaría del Litoral)
5.3.1. PROCESOS GOBERNANTES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 311 de 402
GESTION DE COMUNICACIÓN EXTERNA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 312 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION (PROACTIVA) DE MEDIOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener
actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite,
publicar información.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
Responsable de Comunicación
Social
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social/ Unidad de
Calidad
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social / Responsable
de Comunicación Social
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Responsable de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 313 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El responsable de Comunicación Social de la Regional recibe el comunicado respecto
a la necesidad de comunicación externa desde Quito.
2. El responsable de Comunicación Social de la Regional contacto a los medios de
comunicación y entidades adscritas y solicita la publicación de la información o
boletín.
3. Los medios de comunicación se encargan de publicar y difundir la información
proporcionada.
4. El responsable de Comunicación Social de la Regional es responsable de dar
seguimiento al proceso y asegurarse de que se haya realizado la publicación y
alcanzado los objetivos propuestos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 314 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA
(Gestión de Medios - Proactiva)
HOJA #: 1 / 1
MEDIOS
DE COMUNICACIÓN
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
Inicio
Recibe comunicado de
Quito
Contacta medios y
entidades adscritas
Solicitar publicación
información / boletín
Realizan
Publicación
Distribuyen
información
Realiza
seguimiento
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación.
ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES.
SALIDAS: Boletines de Prensa.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 315 de 402
PROCEDIMIENTO PARA GESTION (REACTIVA) DE MEDIOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar una gestión de medios eficiente e innovadora, que permita mantener
actualizados a las principales autoridades de SENPLADES; y, cuando se amerite,
publicar información.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social
Responsable de Comunicación
Social
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social / Unidad de
Calidad y Productividad
Director(a) de la Unidad de
Comunicación Social / Responsable
de Comunicación Social
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Responsable de Comunicación Social
• Unidad de Calidad y Productividad
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 316 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. El responsable de Comunicación Social de la Regional, es el encargado de recopilar
información relacionada con el comunicado generado.
2. Con los datos recolectados, el responsable de Comunicación Social de la Regional
genera un informe y lo remite al Subsecretario Regional.
3. El Subsecretario revisa el informe y solicita modificaciones en caso de ser necesarias.
4. Si el informe está correcto, el Subsecretario Regional da su aprobación y lo remite a
Quito.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 317 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2
SUB - PROCESO: COMUNICACION EXTERNA
(Gestión de Medios - Reactiva)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
RESPONSABLE DE
COMUNICACIÓN SOCIAL
10
Inicio
30
1
1.1
Revisa
Documento
Ok?
Sí
Recopila
Información
No
1
Redacta
Documento
1
Solicita
modificaciones
1
Remite al
Subsecretario
Remite a
Quito
1
20
10
Fin
20
1
Realiza
modificaciones
1.1
30
DOCUMENTOS:
- 1: Documento
- 1.1: Documento con modificaciones
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Secretario Regional; Subsecretario General; Medios de Comunicación.
ENTRADAS: Comunicados sobre SENPLADES; Comunicados relacionados o que afecten a SENPLADES.
SALIDAS: Boletines de Prensa.
CLIENTE: Funcionarios de SENPLADES; Medios de Comunicación.
CONTROLES: Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a Información Pública (LOTAIP).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 318 de 402
GESTION DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 319 de 402
PROCEDIMIENTO PARA INSTALAR VEEDURÍAS PARA SEGUIMIENTO
DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Implementar veedurías ciudadanas que aseguren la participación activa de la
ciudadanía en actividades de seguimiento al cumplimiento de los objetivos del PND.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Dirección de Participación
Ciudadana
Funcionarios de la Unidad de
Participación Ciudadana
Subsecretaría de seguimiento y
DEL CONTROL PREVIO Y
evaluación/ Subsecretaría de
CONCURRENTE
Reforma Democrática del Estado/
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Funcionarios de la Unidad de
Participación Ciudadana / Unidad de
Calidad y Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Subsecretaría de Reforma Democrática del Estado.
• Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación.
• Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 320 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
CCCC: Comisión de Control Cívico contra la Corrupción
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Director de Participación Ciudadana define que objetivo se hace seguimiento junto
con el Subsecretario de Seguimiento y Evaluación.
2. Una vez que el objetivo ha sido establecido, el Director de Participación Ciudadana se
encarga de conformar la veeduría, definiendo las personas que deben integrarla y
determinando si es una mezcla, individuales o solo institucionales
3. La Unidad de Participación Ciudadana, establece los objetivos de la veeduría.
4. Finalmente, la Unidad de Participación ciudadana realiza el seguimiento de la gestión
de la veeduría para asegurarse que cumpla con los objetivos propuestos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 321 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: GOBERNANTE
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA
CÓDIGO DEL PROCESO: PGGIIC01-1.2
SUB - PROCESO: Instalación de veedurías para seguimiento del PND
HOJA #: 1 / 1
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
SUBSECRETARÍA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Inicio
Inicio
Define objetivo a
hacer seguimiento
Define objetivo a hacer
seguimiento
Conforma la
veeduría
Establece objetivos
de la veeduría
Realiza
seguimiento
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
ENTRADAS: Objetivos del PND, Propuesta de conformación de veedurías
SALIDAS: Informes de Seguimiento.
CLIENTE: SENPLADES; Secretaría de Pueblos, Ciudadanía.
CONTROLES: CCCC, Secretaría de Pueblos (Dirección de veedurías).
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 322 de 402
5.3.2. PROCESOS PRODUCTIVOS
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 323 de 402
GESTION DE LA REFORMA DEMOCRÁTICA DEL ESTADO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 324 de 402
PROCEDIMIENTO PARA REDISEÑO INSTITUCIONAL
DE LA FUNCION EJECUTIVA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Reforma
Democrática del Estado
Junta
de
Subsecretarios
/
Subsecretaria Regional
Subsecretaria Regional
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
Subsecretaria Regional/ Directora de
ACTUALIZACION
Reforma Democrática del Estado.
1.3. BASE LEGAL:
• Constitución de la República del Ecuador
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
• Subsecretarías e Instituciones del Sector Público.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 325 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Subsecretaria Regional convoca a comité a los miembros de la Junta de
Subsecretarios y les remite la matriz de competencias actual.
2. Una vez reunidos, la Junta de Subsecretarios analiza las responsabilidades actuales de
las autoridades regionales.
3. La Junta de Subsecretarios revisa las competencias legales que forman parte de la
estructura Orgánico-Funcional y no pueden ser modificadas.
4. La Junta de Subsecretarios determina las competencias verdaderas, es decir, todo
aquello que las autoridades realizan en la actualidad.
5. La Junta de Subsecretarios determina si las competencias verdaderas son adecuadas
para la realidad regional.
6. De ser las competencias verdaderas adecuadas, no se realiza ninguna modificación a la
matriz de competencias actual.
7. Si las competencias verdaderas no son adecuadas, la Junta de Subsecretarios y la
Subsecretaría regional determinan en conjunto las competencias ideales y reformulan
la matriz de competencias.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 326 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: REFORMA DEMOCRATICA DEL ESTADO
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA FUNCION EJECUTIVA
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA
REGIONAL
REPRESENTANTES
INSTITUCIONES LOCALES
10
Inicio
1
Convoca
Comité
Analizan responsabilidades
actuales de las autoridades
Regionales
Remite matriz de
competencias actual
Revisan las
competencias
legales
1
10
Determinan las
competencias
verdaderas
No
Determinan las
competencias
ideales
Determinan las
competencias
ideales
Reformulan matriz
de competencias
Reformulan matriz
de competencias
Competencia
s son
Adecuadas?
Sí
1
Fin
2
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Matriz de competecias actual
- 2: Matriz de competecias nueva
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: SENPLADES.
ENTRADAS: Matriz de competencias actual.
SALIDAS: Matriz de competencias nueva (o actual).
CLIENTE: Función Ejecutiva.
CONTROLES: Competencias Legales
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 327 de 402
GESTIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS PÚBLICAS
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 328 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LA ASESORÍA EN PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
A INSTITUCIONES PÚBLICAS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar capacitación y asistencia técnica en planificación institucional a Instituciones
del Sector Público.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario Regional
Analistas de Planificación.
Unidad de Calidad y Productividad
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas / Analistas de
Planificación
1.3. BASE LEGAL:
•
N/A
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Planificación y Políticas Públicas.
•
Subsecretaría Regional de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 329 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las instituciones del Gobierno Local solicitan asesoría y envían información de su
situación actual a los Analistas de Planificación de SENPLADES.
2. Los Analistas de Planificación de SENPLADES reciben la información y la analizan
detalladamente.
3. Los Analistas de Planificación de SENPLADES diagnostican la situación actual, en
base a la información recopilada.
4. Los Analistas de Planificación de SENPLADES coordinan fechas, horas, etc. con las
instituciones del Gobierno Local para la realización del taller.
5. Los Analistas de Planificación de SENPLADES imparten un taller personalizado que
se acople a la situación de cada institución, en el cual la Institución tiene la
oportunidad de resolver todas sus inquietudes. Los talleres incluyen temas como:
Misión, Visión, Objetivos, Planes/Proyectos, Matriz FODA, entre otros.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 330 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02
SUB - PROCESO: ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL
INSTITUCIONES
DEL GOBIERNO LOCAL
HOJA #: 1 / 1.
ANALISTAS DE
PLANIFICACIÓN
Inicio
Solicitan
Información
Reciben
Información
1
Analizan
Información
Coordinan Taller
Coordinan Taller
Imparten taller
personalizado
2
10
10
Solucionan sus
inquietudes
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Solicitud
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local.
ENTRADAS: Solicitud para recibir taller de Planificación Institucional/ Elaboración POA.
SALIDAS: Taller de Planificación Institucional/ Elaboración POA.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Local.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 331 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SISTEMATIZACIÓN DE PLANES
OPERATIVOS ANUALES (POA’s)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas
Analistas de Planificación
(Técnicos).
DEL CONTROL PREVIO Y
Dirección de Planificación y
CONCURRENTE
Presupuesto
DE LA REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
Subsecretario de Planificación y
Políticas Públicas / Unidad de
Calidad
1.3. BASE LEGAL:
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 332 de 402
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Gobierno Local remiten sus Planes Estratégicos y Operativos a
SENPLADES. Si el documento es electrónico este va dirigido directamente al
Director de Planificación; caso contrario es remitido al Subsecretario(a) Regional de
SENPLADES.
2. La asistente del Subsecretario(a) registra la documentación en el sistema SIGOB,
revisa los planes, los sumilla, registra la asignación en el sistema SIGOB y la remite a
la Dirección de Planificación.
3. El Director de Planificación recibe los planes, sea del Subsecretario Regional o en
forma electrónica directamente de las entidades públicas, los revisa y los asigna a uno
de los técnicos mediante sumilla. Además, indica verbalmente al técnico respectivo
qué debe analizar, con qué debe comparar y qué debe tomar en cuenta la articulación
de objetivos con políticas y diagnóstico.
4. El técnico asignado, analiza el plan y elabora un informe. Para Planes estratégicos, el
informe debe incluir: Antecedentes, Contenido, Análisis y Conclusiones. Para planes
Operativos se debe realizar además comentarios o sugerencias a las metas
establecidas, objetivo, presupuesto, indicadores, entre otros
5. Terminado el informe, el técnico debe presentar el informe de forma escrita y
electrónica al Director de Planificación, sin necesidad de un memorando.
6. Si el informe no está correcto, el Director de Planificación solicita a los técnicos
realizar las modificaciones, caso contrario remite el informe al Subsecretario Regional
mediante memorando.
7. Finalmente, el Subsecretario Regional firma y remite el informe a la institución
pública correspondiente
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 333 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE LA PLANIFICACION Y POLITICAS PUBLICAS
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGPL02
SUB - PROCESO: SISTEMATIZACION DE PLANES OPERATIVOS ANUALES (POA's)
INSTITUCIONES DEL
GOBIERNO LOCAL
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCIÓN REGIONAL DE
PLANIFICACIÓN
10
20
Inicio
ANALISTAS DE
PLANIFICACIÓN
30
1
1
Recibe planes
Recibe Planes
Remiten Planes
Estratégicos y
Operativos
Analiza Plan
50
1
1
Revisa Planes
Registra Documentación
Documento
Electrónico?
Elabora Informe
No
2
Asigna Plan a un
Técnico
20
Presentar Informe
Sumilla
Sí
2
1
1
30
10
40
Registra asignación
40
1
2
10
Informe
correcto?
No
60
70
50
2
2
Sí
2
Remite Informe a
Subsecretario
Remite Informe a la
Entidad
Fin
2
2
60
70
DOCUMENTOS:
- 1: Planes Institucionales
- 2: Informe
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local.
ENTRADAS: Planes estratégicos/operativos de entidades públicas
SALIDAS: Informes.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central.
CONTROLES: Acuerdo Ministerial 182 del Ministerio de Economía
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 334 de 402
GESTIÓN DE LA INVERSIÓN PÚBLICA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 335 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS
DE INVERSION PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Inversiones
Públicas
Analistas Regionales
Director de Análisis de Proyectos
DE LA REVISIÓN Y
Director de Análisis de Proyectos /
ACTUALIZACIÓN
Unidad de Calidad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público y su Reglamento
•
Ley de Transparencia Fiscal y su Reglamento
•
Ley de Educación Superior y su Reglamento
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Gobierno Local
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 336 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
•
PND: Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2010
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Sector Público remiten sus proyectos de inversión pública a
SENPLADES, mediante Oficio dirigido al Subsecretario Regional.
2. El Asistente recibe los proyectos, registra los datos (fecha y hora), los ingresa en el
SINAPRO y codifica los documentos colocando un número de orden.
3. El Asistente entrega los proyectos (físicos) al Director de Análisis de Proyectos.
4. El Director de Análisis de Proyectos asigna los proyectos, mediante sumilla, a los
distintos Analistas para su respectiva revisión.
5. Los Analistas estudian los proyectos. El estudio consiste en:
e. Verificar que los proyectos se encuentren alineados al PND.
f. Verificar que los proyectos sean parte del Plan de Desarrollo Local
g. Verificar que el Proyecto cuente con un Estudio de Factibilidad
h. Verificar que el Proyecto disponga de financiamiento garantizado.
6. En caso de que el proyecto NO cumpla con los criterios, el Analista elabora un
borrador de Oficio con las observaciones correspondientes; y lo remite al Director
de Análisis de Proyectos, quien a su vez lo remite al Subsecretario Regional.
7. El Subsecretario Regional firma y remite el Oficio, con el dictamen de priorización
desfavorable, a la Institución responsable del proyecto.
8. En caso de que el proyecto SI cumpla con los criterios, el Analista elabora un
borrador de Informe de Prioridad y un borrador de Oficio, los cuales son remitidos al
Director de Análisis de Proyectos.
9. El Director de Análisis de Proyectos revisa los borradores. En caso de que los
borradores estén correctamente elaborados, sumilla el Informe y remite al
Subsecretario Regional. En caso de que los borradores no se encuentren bien
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 337 de 402
elaborados, el Director de Análisis de Proyectos realiza las correcciones del caso;
sumilla el Informe y remite al Subsecretario Regional.
10. El Subsecretario Regional revisa el Informe y el borrador de Oficio. En caso de que
detecte errores, el Subsecretario solicita al Director de Análisis de Proyectos que
realice las modificaciones pertinentes. Entonces el Director de Análisis realiza los
cambios solicitados y entrega el documento corregido al Subsecretario Regional
para su nueva revisión.
11. En caso de que no detecte errores, el Subsecretario Regional remite el Informe y el
borrador de Oficio al Secretario Nacional, mediante Memorando.
12. El Secretario Nacional firma el Oficio y remite a la Institución responsable del
proyecto, adjuntando el Informe de Priorización respectivo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 338 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO: PPIP01
SUB - PROCESO: PRIORIZACION DE PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA
INSTITUCIONES DEL
GOBIERNO LOCAL
RECEPCIÓN DE LA
SUBSECRETARÍA REGIONAL
10
Inicio
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
DIRECCION DE
INVERSIÓN PÚBLICA
ANALISTAS DE
PROYECTOS
SECRETARIO
NACIONAL (QUITO)
50
1
2
70
3
Recibe
Documentos
Remite(n)
Proyecto(s)
1
2
4
20
Registra
Datos (Fecha, hora)
3
Asigna Proyecto
a Analista
4
3
1
4
2
Firma
Informe
Firma
Oficio
1
10
Analiza
Proyecto
Remite
Informe y Oficio
Codifica los
documentos
3
Remite Oficio a
Entidad Responsable
del Proyecto
4
3
80
Entrega Proyecto
a Director
1
No
Cumple
criterios?
4
Revisa Borrador
de Informe y
Borrador de Oficio
Fin
No
Ok?
5
Sí
60
Realiza
Correcciones
90
5
6
Firma
Oficio
Sumilla y
Remite
Sumilla Informe
y Remite
Fin
3
Remite Oficio a
Entidad Responsable
del Proyecto
90
Elabora Borrador
de Oficio con
observaciones
correspondientes
Sí
2
20
3
6
30
3
70
7
Remite Borrador
de Oficio al
Director
Elabora Borrador
de Informe de
Prioridad
5
3
40
4
50
Elabora Borrador
de Oficio
50
7
4
80
Remite Borrador
de Informe y
Borrador de Oficio
40
3
5
4
30
Remite Borrador
de Oficio al
Subsecretario
5
60
DOCUMENTOS:
- 1: Proyecto
- 2: Oficio
- 3: Borrador de Informe de Prioridad
- 4: Borrador de Oficio
- 5: Borrador de Oficio con observaciones
- 6: Oficio firmado por Secretario Nacional
- 7: Oficio con observaciones, firmado por
Subsecretario Regional de Inversión Pública
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Solicitud(es) de Priorización para Proyectos de Inversión Pública.
SALIDAS: Solicitud de Priorización aceptada o rechazada.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Guía General para la Presenatción de Proyectos de Inversión y de Cooperación Técnica; Ley de Presupuesto del Sector Público;
Ley de Transparencia Fiscal; Ley de Educación Superior.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
REVISADO POR
Página 339 de 402
APROBADO POR
PROCEDIMIENTO PARA REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE
PROYECTOS DE INVERSION PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Reprogramar la asignación de recursos para los proyectos de Inversión Pública.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario de Inversiones
Públicas
Analistas Regionales
Director de Análisis de Proyectos
Director de Análisis de Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Gobierno Local
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Subsecretarías Regionales
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 340 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
SINAPRO: Sistema Nacional de Proyectos.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. Las Instituciones del Gobierno Local solicitan al Subsecretario Regional de
SENPLADES, mediante Oficio, la reprogramación presupuestaria de un Proyecto.
Las Instituciones deben adjuntar los datos actualizados del proyecto.
2. La asistente de la Subsecretaría Regional recibe la(s) solicitud(es); la(s) registra en
el sistema SINAPRO.
3.
La Subsecretaría Regional solicita una nueva partida en caso de que la solicitud sea
nueva y la entrega al Director de Análisis de Proyectos; si se trata de un reemplazo
simplemente lo entrega al Director de Análisis de Proyectos.
4. El Director de Análisis de Proyectos y/o los Analistas a su cargo, analizan la
pertinencia de la solicitud. Para ello se debe verificar el estado del Proyecto para el
cual se solicita la reprogramación, revisando los datos (adjuntos) del proyecto donde
las Instituciones del Gobierno local deben especificar: el grado de avance del
proyecto; el cronograma valorado de actividades; y la justificación TECNICA de los
incrementos y decrementos presupuestarios.
5. En caso de que Sí se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe
Técnico correspondiente y lo remite al Secretario Nacional en Quito. En caso de que
No se apruebe la solicitud, el Director de Análisis elabora el Informe Técnico
correspondiente, señalando las razones por las cuales se niega la solicitud, y lo
remite al Subsecretario de Inversiones Públicas en Quito.
6. Si la resolución fue desfavorable, el Subsecretario de Inversiones Públicas revisa el
Informe Técnico correspondiente, y de no contener errores, el Subsecretario de
Inversiones Públicas firma el Oficio de resolución; y lo remite a la Institución
pertinente.
7. En caso de que el Informe Técnico presente irregularidades, el Subsecretario de
Inversiones Públicas, solicita al Director de Análisis de Proyectos realizar las
modificaciones respectivas. Entonces el Director de Análisis realiza los cambios
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 341 de 402
solicitados y entrega el Informe corregido al Subsecretario de Inversiones Públicas
para su nueva revisión y posterior envío.
8. Si la resolución fue favorable, el Secretario Nacional firma el Oficio; y lo remite a la
Institución pertinente.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 342 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: REPROGRAMACION PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS DE INVERSION
HOJA #: 1 / 1.
GUAYAQUIL
INSTITUCIONES
DEL GOBIERNO LOCAL
SUBSECRETARIA
REGIONAL
Inicio
QUITO
DIRECCION DE
ANALISIS DE PROYECTOS
10
1
2
2
Analiza
Solicitud
1
10
Elabora Informe
Técnico de
Negación
Sí
Reemplazo
3
5
Solicitar partida
nueva
Ok?
2
40
Remite notificación a
la entidad
3
5
70
4
Notifica
Resolución
1
4
5
Remite
Informe
Entrega a
Director
No
50
Remite
Informe
3
Firma
Informe
Solicita
Modificaciones
Sí
4
Elabora Informe
Técnico de
Aprobación
Nuevo
Recibe Notificación
de
Aprobación
Verifica
Informe
No
Ok?
Registra
Datos
3
60
2
70
30
40
4
Recibe
Solicitud
Reemplazo
o nuevo?
SECRETARIO
NACIONAL
20
1
Solicitan
Reprogramación
SUBSECRETARÍA DE
INVERSIONES PÚBLICAS
3
80
Fin
20
30
50
80
4
5
Recibe Notificación
de
Negación
Realiza
Modificaciones
60
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio de Solicitud
- 2: Datos del Proyecto
- 3: Informe Técnico de Aprobación
- 4: Informe Técnico de Negación
- 5: Oficio / Notificación de Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Local (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos.
SALIDAS: Aprobación/Negación de Solicitud de Reprogramación Presupuestaria de Proyectos.
CLIENTE: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público (Art. 55)
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 343 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACIÓN Y
PREPARACIÓN DE PROYECTOS DE INVERSIÓN
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar capacitación y asistencia técnica en formulación y preparación de proyectos
de inversión pública a Instituciones del Sector Público.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Subsecretario de Inversiones
Públicas
Analistas de Proyectos de las
Subsecretarías Regionales
Director de Análisis de Proyectos
DE LA REVISIÓN Y
Subsecretario Regional / Director de
ACTUALIZACIÓN
Análisis de Proyectos
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Juntas Parroquiales
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Instituciones del Sector Público
•
Dirección de Análisis de Proyectos
•
Subsecretaría de Información e Investigación (en un futuro)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 344 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Institución interesada solicita asistencia técnica relacionada a la formulación y
preparación de proyectos de inversión pública, mediante Oficio dirigido al
Subsecretario Regional de SENPLADES.
2. La Unidad de Archivo recibe la solicitud de capacitación, realiza el respectivo proceso
“Ingreso de Documentación” y remite la documentación al despacho del Secretario
Nacional.
3. El Subsecretario Regional recibe la solicitud y a su vez sumilla al Director de Análisis
de Proyectos.
4. Si la solicitud es individual el director de Análisis de Proyectos y los analistas
proporcionan la asistencia técnica solicitada enseguida en aproximadamente 2 horas.
5. Si la solicitud es colectiva, el Director de Análisis de Proyectos debe esperar contar
con un mínimo de tres solicitudes para coordinar la asistencia técnica. Se coordina
lugar, fecha, hora y logística respectiva.
6. Una vez que se tienen las tres solicitudes se ejecuta la capacitación; a través de talleres
dictados por los analistas técnicos de la Dirección.
7. Las Entidades solicitantes, una vez finalizada la capacitación, deben brindar la
retroalimentación respectiva a la Dirección de Inversiones y Proyectos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 345 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTIÓN DE LA INVERSION PUBLICA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: ASISTENCIA TÉCNICA EN FORMULACION Y PREPARACION DE PROYECTOS
ENTIDAD
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE LA
SUBSECRETARÍA REGIONAL
SUBSECRETARIA
REGIONAL
DIRECCION DE ANALISIS
DE PROYECTOS
Inicio
20
10
1
1
Solicita
Asistencia
Remite a
Dirección de Análisis
de Proyectos
1
1
Personal
Asist. Tec.
Personal o
Colectiva?
1
Ingreso
de
Documentación
20
Colectiva
No
1
Existen 3
solicitudes?
10
Espera contar con
3 solicitudes
Sí
Coordina
Capacitación
Ejecuta
Capacitación
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio de Solicitud
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Requerimiento(s) de capacitación.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Instituciones del Sector Público (externas a SENPLADES).
CONTROLES: Ley de Juntas Parroquiales.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 346 de 402
GESTIÓN DEL SEGUIMIENTIO Y EVALUACIÓN
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 347 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PLANES
OPERATIVOS ANUALES (POA’s)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Recopilar los avances de los grandes objetivos estratégicos de cada una de las
Instituciones (No Financieras) del Sector Público.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal.
•
Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y
Transparencia Fiscal.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
•
Instituciones del Sector Público.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 348 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
POA´s: Planes Operativos Anuales.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Secretario Nacional de Planificación envía un Oficio, adjuntando la Matriz de
Seguimiento, a todas las instituciones del Sector Público. En el Oficio se indica el
plazo hasta el cual deben remitir la información las instituciones.
2. La Unidad de Archivo ejecuta el proceso “Salida de Documentación”.
3. Las instituciones del Sector Público reciben el Oficio.
4. Las instituciones completan y remiten la Matriz de Seguimiento, a través de la
página web de SENPLADES. (Programa/Software). En caso de que las
Instituciones no remitan la información, es responsabilidad de los Analistas de
Seguimiento contactar a las Instituciones para solicitar nuevamente la información; y,
deberán llenar la Matriz de Llamadas y Contactos.
5. Los analistas regionales reciben la información, y la procesan. El procesamiento de la
información consiste en: Confrontar la información de la Matriz de Seguimiento con
el Plan Operativo Anual (línea base) de cada una de las instituciones, traducir a texto
escrito la información de las Matrices de Seguimiento y elaborar gráficos que
muestren de una manera más clara la información. Se dispone de 4 días para realizar
esta actividad.
6. Los analistas regionales, en base a la información procesada, elaboran un borrador de
Informe, con conclusiones y recomendaciones; el cual es remitido a la Directora de
Seguimiento en Quito, vía correo electrónico. El Informe deberá incluir
adicionalmente estadísticas referentes a:
d. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, cumpliendo
con el tiempo de entrega;
e. Número de Instituciones que remitieron la información solicitada, pero fuera
del tiempo estipulado;
f. Número de Instituciones que nunca remitieron la información solicitada.
7. La Directora de Seguimiento recibe la información para su análisis posterior.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 349 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-1
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A POA´s
ENTIDADES
PUBLICAS
HOJA #: 1 / 1.
SECRETARIA
NACIONAL (QUITO)
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO (QUITO)
ARCHIVO
Inicio
10
ANALISTAS REGIONALES
30
20
4
2
1
Reciben
Oficio
3
Envía Oficio a Instituciones
Públicas
2
1
Recibe
Información
Reciben
Información
Fin
Procesan
Información
2
1
Completan
Matriz
Salida
de
Documentación
Remiten
Matriz
10
Elaboran Borrador
de Informe
3
4
20
Remiten Borrador
de Informe
4
30
DOCUMENTOS:
- 1: Oficio
- 2: Matriz
- 3: Matriz completa
- 4: Borrador de Informe
- 5: Informe preliminar
- 6: Informe Final
- 7: Memorando
- 8: Oficio
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones -No Financieras- del Sector Público.
ENTRADAS: Matriz de Seguimiento y Evaluación al Plan Operativo Anual.
SALIDAS: Borrador de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de los Planes Operativos Anuales.
CLIENTE: Dirección de Seguimiento.
CONTROLES: Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal; Reglamento de la Ley Orgánica de Responsabilidad, Estabilización y Transparencia Fiscal
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 350 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A PROYECTOS
DE INVERSION PÚBLICA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de la inversión pública en el país, para
incentivar el desarrollo y el bienestar de la ciudadanía.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretaría de Seguimiento y Evaluación
•
Subsecretaría de Inversiones Públicas
•
Subsecretarías Regionales
•
Instituciones del Sector Público (Regionales)
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 351 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PAI: Plan Anual de Inversión.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Subsecretario de Inversiones Públicas de SENPLADES remite el PAI, junto con el
Listado de Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento, a la Subsecretaría
de Seguimiento y Evaluación. El envío se lo realiza a través del correo electrónico.
2. La Subsecretaria de Seguimiento y Evaluación de SENPLADES recibe el Listado de
Proyectos a los cuales se les debe realizar seguimiento y asigna a los responsables de
realizar el seguimiento.
3. Las Subsecretarías Regionales de SENPLADES, en coordinación con la Dirección de
Seguimiento, realizan el seguimiento a los Proyectos a través de visitas personales en
los sitios de ejecución de los proyectos. En las visitas de campo se recopila
información relacionada a:
• Avance o estado del Proyecto
• Ejecución presupuestaria
4. Las Subsecretarías Regionales, a través de los responsables designados para las visitas
a los proyectos, elaboran Reportes del estado de cumplimiento de cada uno de los
proyectos, al finalizar todas las visitas. La elaboración de estos reportes consiste en
ingresar al sistema PPI/POA y contestar las preguntas que constan en el sistema. Una
vez que hayan sido respondidas todas las preguntas se debe guardar la información.
5. La Subsecretaria de Seguimiento, el Subsecretario de Inversiones Públicas y el
Ministerio de Economía y Finanzas obtienen la información del estado de
cumplimiento de los proyectos de inversión a los cuales se les realizó el seguimiento;
a través del sistema.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 352 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: ENERO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-2
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSION PUBLICA
SUBSECRETARIA DE INVERSIONES
PUBLICAS
HOJA #: 1 / 1.
SUBSECRETARIA DE
SEGUIMIENTO Y EVALUACION
SUBSECRETARIAS
REGIONALES
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO
MINISTERIO DE
ECONOMIA
Inicio
10
2.3
Envia Listado de
Proyectos
Recibe
Reporte
1
1
Recibe
Listado
Fin
Asigna
Responsables
Realizan
Seguimiento
Realizan
Seguimiento
Elaboran
Reporte
2
10
10
10
2.2
2.1
Recibe
Reporte
Recibe
Reporte
Fin
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Listado de Proyectos
- 2.1: Reporte de Avance de Proyectos
- 2.2: Reporte de Avance de Proyectos
- 2.3: Reporte de Avance de Proyectos
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretaría de Inversión Pública.
ENTRADAS: Plan Anual de Inversiones; Listado de Proyectos para realizar seguimiento.
SALIDAS: Reporte de Avance-Cumplimiento de los Proyectos de Inversión.
CLIENTE: Subsecretaría de Inversiones Públicas; Ministro de Finanzas; Presidente de la República.
CONTROLES: Metodología de Seguimiento a Proyectos de Inversión Pública.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 353 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A METAS
DEL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
FUNCIONARIO
Subsecretaria
de
Seguimiento
y
Evaluación
Subsecretarías Regionales
Directora de Seguimiento
Subsecretaria
de
Seguimiento
Evaluación
/
Directora
y
de
Seguimiento
1.3. BASE LEGAL:
N/A.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales
•
Instituciones del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 354 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
PND: Plan Nacional de Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Los Analistas regionales de Seguimiento de SENPLADES solicitan la información a
las Instituciones del Sector Público. La solicitud se la debe realizar a través de
llamadas telefónicas, correo electrónico, visitas a las Instituciones, u Oficios (firmados
por el Subsecretario Regional). En la solicitud se debe indicar el tiempo del cual
disponen las Instituciones para remitir la información.
2. Las Instituciones remiten la información solicitada.
3. Los Analistas de Seguimiento recopilan la información remitida por las Instituciones.
4. Los Analistas de Seguimiento analizan la información recopilada.
5. Los Analistas de Seguimiento elaboran un borrador de Informe.
6. Los Analistas de Seguimiento remiten el borrador de Informe a la Directora de
Seguimiento, vía correo electrónico.
7. La Directora de Seguimiento recibe el borrador de Informe para su posterior análisis y
consolidación.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 355 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: PRODUCTIVO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION
CÓDIGO DEL PROCESO: PPGSYE01-4
SUB - PROCESO: SEGUIMIENTO AL CUMPLIMINETO DE METAS DEL PND
ANALISTAS REGIONALES DE
SEGUIMIENTO
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE
SEGUIMIENTO (QUITO)
INSTITUCIONES
Inicio
10
2
Recibe
Información
Solicitan
Información
Fin
Remiten
Información
1
1
Recopilan
Información
Analizan
Información
Elaboran
Borrador de Informe
2
Remiten
Borrador de Informe
2
10
DOCUMENTOS:
- 1: Información (Indicadores)
- 2: Borrador de Informe
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones Públicas del Gobierno Central (externas a SENPLADES).
ENTRADAS: Indicadores / POA´s
SALIDAS: Borradoe de Informe de Seguimiento al Cumplimiento de Metas del PND.
CLIENTE: Dirección de Seguimiento
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 356 de 402
5.3.3. PROCESOS DE APOYO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 357 de 402
GESTION DEL TALENTO HUMANO
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 358 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE NOMINA
(Viáticos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Proporcionar el marco procedimental para el desarrollo, en forma integrada e
interrelacionada, de las actividades que conlleva el proceso de viáticos.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario Regional
DE LA EJECUCION
Asistente Administrativa-Financiera
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Recursos Humanos /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Subsecretario Regional/ Asistente
ACTUALIZACION
Administrativa-Financiera
1.3. BASE LEGAL:
•
LOSCCA
•
Leyes y Reglamentos de SENRES
•
Reglamento Interno de Recursos Humanos de SEPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Subsecretarías Regionales.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 359 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
•
RR.HH.: Unidad de Recursos Humanos.
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Subsecretario Regional remite la petición de Comisión de Servicios a la Asistente
Administrativa-Financiera.
2. De ser necesario asignar un chofer, la Asistente Administrativa realiza la
notificación al mismo, de lo contrario compra los pasajes necesarios y los entrega al
funcionario correspondiente.
3. Una vez que el Funcionario concluya su viaje, éste debe entregar al Subsecretario
Regional un informe detallado de su viaje, que incluya todos los gastos realizados.
4. El Subsecretario Regional firma el informe y solicita el pago a la Subsecretaría de
Gestión Corporativa en Quito mediante Memorando (Formulario de Cancelación d
Viáticos). Debe adjuntarse el informe con los gastos realizados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 360 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION DE TALENTO HUMANO
CÓDIGO DEL PROCESO: PATH06-5
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE NOMINA (Viáticos)
SUBSECRETARIA
REGIONAL
HOJA #: 1 / 1
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
FUNCIONARIO
SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN
COORPORATIVA (QUITO)
Inicio
Emite Petición
de Comisión de Servicios
10
20
Realiza
Viaje
Autoriza
Pago
1
1
Presenta Informe
Fin
Recibe Petición
de Comisión de Servicios
2
20
2
Firmar
Informe
Solicitar
pago
20
Va con
chofer?
Sí
No
Compra
pasajes
Notificar
chofer
Entrega
pasajes
30
10
10
DOCUMENTOS:
- 1: Petición de Comisión de servicios
- 2: Informe del viaje
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Funcionarios en general.
ENTRADAS: Solicitud de Viáticos.
SALIDAS: Solicitud atendida. (Viiáticos acreditados)
CLIENTE: Funcionario (s) solicitante.
CONTROLES: LOSCA
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 361 de 402
GESTION CONTABLE / FINANCIERA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 362 de 402
PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asignar los recursos de una forma efectiva y eficiente; respetando la planificación
presupuestaria.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa
DE LA EJECUCION
Responsable de Presupuesto
DEL CONTROL PREVIO Y
Directora Financiera / Unidad de
CONCURRENTE
Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
ACTUALIZACION
Subsecretario
de
Gestión
Corporativa / Unidad de Calidad y
Productividad
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto
•
Reglamento de la Ley de Presupuesto
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías de SENPLADES
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 363 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Asistente Financiera solicita autorización a la Directora Financiera.
2. Una vez que la Directora Financiera emite la autorización, la Asistente Financiera
realiza el compromiso de pago, ingresando todas las facturas en el sistema.
3. La asistente Financiera descarga el presupuesto y, a continuación se realiza el pago
respectivo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 364 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION CONTABLE / FINANCIERA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: EJECUCION PRESUPUESTARIA
HOJA #: 1 / 1
ASISTENTE
FINANCIERA
DIRECCION
FINANCIERA
Inicio
Solicita autorización a
Directora Financiera
Emite
autorización
1
1
Realiza Compromiso de
pago
Descarga
presupuesto
PAGOS
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Autorización Financiera
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretaría Regional.
ENTRADAS: Necesidades de Gasto de la Subsecretaría.
SALIDAS: Presupuesto ejecutado.
CLIENTE: Subsecretaría Regional.
CONTROLES: Ley de Presupuesto del Sector Público.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 365 de 402
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE TESORERÍA (Pagos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Gestión Corporativa
DE LA EJECUCIÓN
Asistente Financiera
DEL CONTROL PREVIO Y
Dirección Financiera/ Subsecretario
CONCURRENTE
Regional
DE LA REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
Asistente Financiera
1.3. BASE LEGAL:
•
Ley de Presupuesto
•
Reglamento de la Ley de Presupuesto
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 366 de 402
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Asistente Financiera solicita la autorización de pago vía e-mail a la Directora
Financiera de Quito.
2. Una vez que la Directora Financiera remite e-mail con la autorización, la Asistente
Financiera realiza la petición de pago, con Memorando firmado por el Subsecretario
Regional dirigido a la Gestión Corporativa en Quito. Se debe adjuntar todas las
facturas.
3. La asistente Financiera debe realizar el seguimiento necesario para asegurar que el
pago sea realizado.
4. Una vez que se realiza el pago, la Asistente Financiera solicita los comprobantes de
retención a Quito.
5. La Asistente debe elaborar el comprobante de Pago e imprimir la trasferencia de pago
del e-SIGEF.
6. La Asistente Financiera envía todos los documentos al proveedor para que este los
firme.
7. La Asistente Financiera remite a Quito las copias de las retenciones.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 367 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION CONTABLE - FINANCIERA
CÓDIGO DEL PROCESO:
SUB - PROCESO: TESORERIA (Pagos)
ASITENTE
FINANCIERO
PROVEEDOR
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARIO
REGIONAL
30
Inicio
DIRECCIÓN
FINANCIERA (QUITO)
10
1
Solicita autorización
de Pago
Firma
memorando
1
Remite autorización
de Pago
40
10
20
20
Realiza petición
de pago
1
30
40
Remite a Gestión
Corporativa
(Quito)
Realiza
seguimiento
Solicita
comprobante de
retención
Elabora
comprobante de
pago
Imprime
transferencia de
pago
Envía
documentos a
proveedor
Firma
comprobantes
Firma
comprobantes
Remite a Quito
copias de
retenciones
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Memorando para Petición de Pago
OBJETIVO:
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretaría Regional
ENTRADAS: Requerimientos de contratación
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE:
CONTROLES: Términos de Referencia, Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 368 de 402
GESTION ADMINISTRATIVA
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 369 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES
(Mantenimiento de Instalaciones)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Mantener en óptimas condiciones funcionales los edificios, mobiliarios e
instalaciones de la regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Subsecretario Regional
Gerente Administrativa del edificio
DEL CONTROL PREVIO Y
Gerente Administrativa del edificio /
CONCURRENTE
Unidad de Calidad y Productividad
DE LA REVISION Y
Gerente Administrativa del edificio
ACTUALIZACION
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 370 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. La Asistente Administrativa-Financiera o cualquier Funcionario de la Regional de
SENPLADES identifica y notifica la necesidad de dar mantenimiento a alguna
instalación o área de la Institución. La notificación puede ser vía telefónica o correo
electrónico; dirigida a la Gerente Administrativa del Edificio.
2. Una vez que la Gerente Administrativa del Edificio tiene conocimiento de algún tipo
de problema, éste verifica el problema o necesidad.
3. Luego de verificar el problema, la Gerente Administrativa del Edificio asigna la
solución correspondiente. Según sea el caso, se asigna la solución ya sea al grupo de
electricistas, carpinteros, proveedor de llaves, o encargados de los sanitarios.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 371 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-1
SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Edificios)
FUNCIONARIOS
Inicio
Identifican y Notifican
Problema o Necesidad de
mantenimiento
HOJA #: 1 / 1.
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
GERENTE ADMINISTRATIVA
DEL EDIFICIO
Inicio
Identifica y Notifica
Problema o Necesidad
Contacta Gerente Adm. Del
Edificio
Verifica Problema o
Necesidad
Asigna solución
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario / Funcionarios.
CONTROLES: Contrato de Arrendamiento del edificio
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 372 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO GENERALES
(Mantenimiento de Vehículos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Mantener en óptimas condiciones funcionales los vehículos utilizados en la regional
de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Subsecretario Regional
DE LA EJECUCIÓN
Conductor / Angloautomotriz
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
Conductor
DE LA REVISIÓN Y
Conductor / Asistente
ACTUALIZACIÓN
Administrativa
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 373 de 402
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. El conductor identifica la necesidad de dar mantenimiento a algún vehículo y realiza
la solicitud para la realización del mismo, ya sea por escrito o de manera verbal a la
Asistente Administrativa.
2. La Asistente Administrativa, luego de recibir la solicitud, la remite al Subsecretario
Regional para su aprobación.
3. Una vez que el Secretario Regional emite la aprobación para realizar el
mantenimiento, la Asistente Administrativa contacta a la empresa proveedora del
Servicio ANGLOAUTOMOTRIZ para notificar el requerimiento y solicitar crédito.
4. El conductor debe llevar el vehículo hasta la empresa ANGLOAUTOMOTRIZ.
5. Acabado el mantenimiento, el conductor debe revisar todos los trabajos realizados
sobre el vehículo. En caso de que se haya realizado cambio de repuestos, el
conductor debe solicitar el repuesto antiguo.
6. Finalmente, el conductor debe notificar los resultados a la Asistente Administrativa.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 374 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-2
SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Mantenimiento de Vehiculos)
CONDUCTOR
HOJA #: 1 / 1.
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
SUBSECRETARIO
REGIONAL
Inicio
Emite solicitud de
mantenimiento
Recibe solicitud
10
Remite solicitud al
Subsecretario Regional
Llevar vehiculo
Autoriza el mantenimiento
Revisa trabajo realizado
Contacta a Empresa
proveedora del Servicio
Cambio de
repuestos?
No
Solicitar Credito
Si
Solicitar repuesto
antiguo
10
Reportar resultados
Fin
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Conductor.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento.
SALIDAS: Mantenimiento Realizado.
CLIENTE: .
CONTROLES: Reglamento de Choferes.
MECANISMOS: Recursos: humanos, administrativos, financieros, transporte.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 375 de 402
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE TRANSPORTACION
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Brindar movilización a todos los Funcionarios de la Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Subsecretario Regional
Asistente Administrativa
DEL CONTROL PREVIO Y
Director
de
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Asistente Administrativa
Servicios
ACTUALIZACION
1.3. BASE LEGAL:
•
Normas de Austeridad y Control del Gasto Público
•
Contraloría General del Estado
•
Reglamento Interno de Transporte
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Subsecretarías Regionales.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 376 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier Funcionario de la SENPLADES solicita transportación a la Asistente
Administrativa, vía telefónica.
2. La Asistente Administrativa verifica la disponibilidad de vehículos. Al verificar la
disponibilidad, la Asistente Administrativa debe respetar y priorizar las necesidades de
transportación de de cada uno de los Subsecretarios.
3. En caso de que exista disponibilidad de vehículos, la Asistente Administrativa asigna
un automóvil (con el conductor respectivo) al Funcionario solicitante.
4. El Conductor designado llena una Orden de Movilización, en la cual se detallan
características del auto (número de placa, nombre del conductor, kilometraje de salida
número de motor, número de chasis, quienes viajan, por orden de quién viajan).
5. El Conductor designado transporta al Funcionario.
6. El Conductor designado reporta el cumplimiento de sus responsabilidades.
Verbalmente informa cualquier novedad relacionada con el vehículo y firma la orden
de movilización junto con la persona solicitante.
7. En caso de que NO exista disponibilidad de vehículos, la Asistente Administrativa
analiza si es factible contratar el transporte solicitado.
8. De ser factible la contratación, la Asistente Administrativa solicita la aprobación al
Subsecretario Regional.
9. De no ser factible realizar la contratación, o en caso de que el Subsecretario Regional
no autorice la contratación, la Asistente Administrativa comunica la negativa al
Funcionario solicitante.
10. Si el Subsecretario da la autorización necesaria, se realiza la contratación respectiva.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 377 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM01-2
SUB - PROCESO: SERVICIOS GENERALES (Transporte)
HOJA #: 1 / 1.
FUNCIONARIO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
CONDUCTOR
SUBSECRETARIO
REGIONAL
Inicio
10
20
Solicita
Transportación
Llena Orden
de Movilización
Verifica Disponibilidad de
Vehículos
Aprueba ?
No
Transporta al
Funcionario
Disponibilidad?
No
Comunica
Negativa
Sí
Reporta
Acción Cumplida
Si
ContratarS
ervicio?
Solicita
contratación del
transporte
Comunica
Negativa
Sí
Asigna
Conductor
No
Fin
Fin
Fin
10
Solicita
aprobación del
Subsecretario
Fin
20
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretarios y Directores.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de transportación.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretarios y Directores.
CONTROLES: Reglamento de Choferes.
MECANISMOS: Recursos: humanos, administrativos, financieros, transporte.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 378 de 402
PROCEDIMIENTO PARA EL INGRESO DE ACTIVOS FIJOS
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Realizar efectivamente el proceso de ingreso y registro de Activos Fijos de la
Institución.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
FUNCIONARIO
Director
de
Servicios
Administrativos
Responsable de activos Fijos
(Asistente administrativa/financiera)
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Servicios
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
BDD: Base de Datos
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 379 de 402
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. El proveedor al cual se haya seleccionado entrega el bien o activo a la persona
responsable del manejo de activos fijos (Auxiliar de Servicios).
2. El Auxiliar de Servicios de SENPLADES recibe los activos. Debe solicitar una copia
de la Factura. Además genera un Acta de Entrega-Recepción que debe ser firmada
por el Proveedor y por el Auxiliar de Servicios.
3. El responsable de Activos Fijos de SENPLADES registra los nuevos activos en la
BDD.
4. El Auxiliar de Servicios entrega el activo al área correspondiente con la cual firma el
Acta de entrega.
5. El Auxiliar de Servicios de SENPLADES notifica al responsable de SEGUROS, en
Quito, la incorporación de nuevos activos; vía memorando o correo electrónico, para
que el nuevo activo sea incluido en la lista de bienes asegurados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 380 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-1
SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Ingreso de Activos)
HOJA #: 1 / 1.
AUXILIAR DE
SERVICIOS
PROVEEDOR
Inicio
Entrega
Bien / Activo
Recibe
Activo
1
Ingresa Activo
en BDD
Entrega
Activo
2
Notifica a responsable
de SEGUROS
Fin
DOCUMENTOS
- 1: Acta de Entrega
- 2: Acta de Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Proveedores externos.
ENTRADAS: Activos Fijos nuevos.
SALIDAS: Activos Fijos registrados y asegurados.
CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES
CONTROLES: Registro General de Bienes, Políticas y Normativas SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 381 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS
(Constatación Física)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Controlar la existencia física y el buen estado de los activos pertenecientes a
SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
FUNCIONARIO
Director de Servicios
Administrativos
Auxiliar de Servicios
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Auxiliar de Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 382 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
•
BDD: Base de Datos
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Auxiliar de Servicios imprime la Lista de Activos (Hoja de Excel).
2. El Auxiliar de Servicios realiza la constatación física de los activos.
Se debe
constatar, en primer lugar, la existencia del bien; y, en segundo lugar, el estado del
bien.
3. En caso de que los activos NO se encuentren en mal estado, el Auxiliar de Servicios
actualiza la BDD.
4. En caso de que algún activo se encuentre en mal estado, el Auxiliar de Servicios debe
considerar si se trata de un mueble o de un equipo tecnológico. En caso de que se
trate de un mueble, el responsable de Activos Fijos embodega el bien; y se procede a
ejecutar el proceso “Baja de Activos Fijos”.
5. En caso de que el activo en mal estado sea un equipo tecnológico, el responsable de
Activos Fijos contacta al Director de Recursos Tecnológicos.
6. El Director de Recursos Tecnológicos asigna un responsable de su Unidad para que
revise los equipos en mal estado.
7. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados revisan el estado de
los equipos.
8. El asistente o los asistentes de Recursos Tecnológicos asignados elaboran un Informe
sobre el estado de los equipos tecnológicos. El Informe es presentado al director de
Recursos Tecnológicos.
9. El Director de Recursos Tecnológicos analiza el Informe sobre el estado de los
equipos revisados.
10. El Director de Recursos Tecnológicos decide si se da de baja a los equipos o no. En
caso de que se decida dar de baja a los equipos, se procede con el proceso “Baja de
Activos Fijos”.
11. En caso de que se decida NO dar de baja los equipos tecnológicos, los equipos son
embodegados.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 383 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-2
SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Constatación Física)
HOJA #: 1 / 1.
AUXILIAR DE
SERVICIOS
DIRECCION DE
RECURSOS TECNOLOGICOS
Inicio
ASISTENTES DE
RECURSOS TECNOLOGICOS
10
20
Asigna Responsables
de Revisión
Revisan Estado
de Equipos
20
Elaboran Informe sobre
Estado de Equipos
Imprime Lista
de Activos
1
2
Realiza Constatación
de Activos
30
30
2
Analiza Informe sobre
Estado de Equipos
Mal
Estado?
No
Si
Alimenta
BDD
Dar de
Baja?
No
Sí
Mueble o
Equipo
Tecnolog.?
50
Eq. Tecnol.
40
Contacta a
Director de
Recursos
Mueble
10
50
Embodega el
Bien
40
Baja de Activos
Fijos
DOCUMENTOS
- 1: Listado de Activos
- 2: Informe sobre estado de equipos tecnológicos
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Todas las Direccionesde la SENPLADES.
ENTRADAS: Necesidad de Constatar la existencia y estado de los bienes.
SALIDAS: Informe de constatación física de los Bienes.
CLIENTE: Todas las Direccionesde la SENPLADES.
CONTROLES: Registro General de Bienes,, Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, tecnológicos, administrativos, financieros.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 384 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ACTIVOS FIJOS
(Baja de Activos)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCIÓN
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
DE LA REVISIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
FUNCIONARIO
Director de Servicios
Administrativos
Auxiliar de Servicios
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
Auxiliar de Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativas de SENPLADES.
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Unidad de Servicios Administrativos.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 385 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
•
BDD: Base de Datos
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Auxiliar de Servicios remite la Lista de Activos a dar de Baja al Director de
Servicios Administrativos.
2. El Director de Servicios Administrativos remite la Lista de Activos a dar de Baja al
Subsecretario Regional para que éste solicite la aprobación al Secretario Regional en
Quito.
3. Una vez que el Secretario Regional aprueba la lista de Activos a dar de baja, el
Auxiliar de Servicios fotografía todos los activos a desecharse.
4. El Auxiliar de Servicios actualiza desecha los activos y archiva las fotografías
obtenidas.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 386 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM02-3
SUB - PROCESO: ACTIVOS FIJOS (Baja de Activos)
AUXILIAR
DE SERVICIOS
HOJA #: 1 / 1.
DIRECCION DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
SECRETARÍA
NACIONAL
Inicio
10
1
Remite Lista de
Activos a dar de baja
Aprueba Lista de Activos
para dar de baja
1
1
1
Remite Lista de
Activos a dar de baja
2
20
1
Remite Lista de
Activos a dar de baja
10
20
1
2
Fotografía
Activos
Desecha
Activos
Archiva
Fotografías
Inicio
DOCUMENTOS
- 1: Lista de Activos para dar de baja
- 2: Resolución
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretarías de SENPLADES
ENTRADAS: Listado de Activos Fijos para ser dados de baja.
SALIDAS: Activos Fijos dados de baja.
CLIENTE: Subsecretarías de SENPLADES
CONTROLES: Términos de Referencia, Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 387 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Ingreso de Documentación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que
ingrese a la Regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de Servicio Administrativos
Recepción de la Subsecretaría
Regional
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Recepción de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
Regional
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 388 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier representante de alguna Institución externa a SENPLADES se acerca a la
recepción de la Subsecretaría Regional y entrega la documentación que necesite
ingresar a SENPLADES.
2. La recepcionista sella la documentación. Se pone el sello, con fecha, solamente
sobre la primera hoja.
3. La recepcionista codifica la documentación.
4. La recepcionista ingresa los datos de la documentación en el Sistema SIGOB. Se
registra información referente a: Datos Personales; Descripción del Documento
(Asunto y Resumen); Código de Numeración; Destinatario y responsable.
5. La recepcionista escanea toda la documentación.
6. La recepcionista archiva el documento escaneado
7. La recepcionista remite el documento físico a quien corresponda.
8. La persona a quien está dirigida la documentación recibe la documentación física.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 389 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-1
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
(Ingreso de Documentación)
REPRESENTANTE DE
INSTITUCIONES EXTERNAS
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE
SUBSECRETARÍA REGIONAL
AREA
CORRESPONDIENTE
Inicio
10
1
Se acerca a Recepción
y entrega
documentación
Recibe
Documentación
1
1
Sella
documentación
Fin
1
Codifica
Documentación
1
1
Ingresa documentación
a Sistema SIGOB
SIGOB
1
Escanea toda
la documentación
Archiva el documento
escaneado
Remite el documento
físico a quien
corresponda
1
10
DOCUMENTOS:
- 1: Documentación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Instituciones del Sector Público.
ENTRADAS: Documentación.
SALIDAS: Documentación recibida por la persona especificada.
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES: Políticas y Normativas de SENPLADES.
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 390 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el registro, archivo y distribución de todo tipo de documentación que salga
desde la Regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
DE LA EJECUCION
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
FUNCIONARIO
Director de Servicio Administrativos
Recepción de la Subsecretaría
Regional
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Recepción de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
Regional
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 391 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
En caso que la documentación sea Institucional se remite a Correos del Ecuador, a través del
Proceso “Envío de correspondencia”. De lo contrario, si la documentación es externa, se
realiza el siguiente procedimiento:
1. El Área solicitante remite la documentación junto con Oficio.
2. La recepcionista recibe la documentación.
3. La recepcionista escanea la documentación.
4. La recepcionista elabora la Hoja de Ruta para los mensajeros. La Hoja de Ruta
incluye información referente al destinatario, fecha, asunto, entre otros temas.
5. La recepcionista asigna a un mensajero para que realice la entrega de la
documentación. Esta asignación se realiza considerando las distancias entre
Instituciones.
6. El mensajero entrega la documentación en la Institución asignada. Al momento de
entregar la documentación el mensajero debe solicitar a la Persona/Institución que
recibe la documentación que selle el Acta de Entrega-Recepción. El mensajero debe
entregar el Acta sellada al Responsable de Archivo.
7. La recepcionista recibe las Actas de Entrega – Recepción por parte del mensajero.
8. La recepcionista saca una copia del Acta de Entrega-Recepción sellada. La copia es
remitida al área que solicitó el envió de la documentación.
9. El área solicitante recibe la copia del Acta de Entrega-Recepción. Esta acta sellada
sirve de respaldo para verificar que la documentación fue recibida por la Institución
a la cual se envió.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 392 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-2
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Salida de Documentación)
AREA
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE
SUBSECRETARÍA REGIONAL
MENSAJERO
Inicio
Remite documentación
junto con Oficio
1
1
2
2
Documento
institucional o
externo?
Recibe
documentación
Externo
Escanea
documentación
Institucional
Envío por
Correspondencia
Elabora
Hoja de Ruta
3
Asigna a
mensajero
1
Entrega
Documentación
Recibe Actas de Entrega Recepción
4
P
Copia Actas de Entrega Recepción
4.1
Recibe Copia de
Acta de Entrega Recepción
4.1
Fin
DOCUMENTOS
- 1: Documentación
- 2: Oficio
- 3: Hoja de Ruta
- 4: Acta de Entrega - Recepción
- 4.1: Copia de Acta de Entrega - Recepción
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento(s) de mantenimiento de instalaciones.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s).
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcioanrios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos, tecnológicos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 393 de 402
PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACION DE LA DOCUMENTACION
INSTITUCIONAL (Envío de Correspondencia)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
Asegurar el envío oportuno de todo tipo de correspondencia que requiera ser remitida
desde la Regional de SENPLADES.
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
FUNCIONARIO
DE LA APROBACIÓN
Director de Servicio Administrativos
DE LA EJECUCION
Unidad de Archivo
DEL CONTROL PREVIO Y
CONCURRENTE
Director de Servicios
Administrativos / Unidad de Calidad
y Productividad
DE LA REVISION Y
Recepción de la Subsecretaría
ACTUALIZACION
Regional
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: __________________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
Todas las Subsecretarías.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 394 de 402
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
•
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. El Área solicitante remite la documentación (sobres de correspondencia).
2. La recepcionista recibe la documentación (sobres de correspondencia).
3. La recepcionista llena la guía para envío de correspondencia. La guía se llena
manualmente.
4. La recepcionista entrega la correspondencia, junto con la guía, al agente de Correos
del Ecuador.
5. El Agente de Correos del ecuador recibe la correspondencia que debe entregar.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 395 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACRO PROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM03-3
SUB - PROCESO: ADMINISTRACION DE DOCUMENTACION INSTITUCIONAL
(Envío de Correspondencia)
AREA
SOLICITANTE
HOJA #: 1 / 1.
RECEPCIÓN DE
SUBSECRETARÍA REGIONAL
AGENTE DE
CORREOS DEL ECUADOR
Inicio
10
1
Remite
documentación
(sobres)
Recibe
correspondencia
1
1
Fin
Recibe
documentación
(sobres)
Llena guía
Entrega correspondencia
1
10
DOCUMENTOS
- 1: Documentación
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s) / Funcionarios.
ENTRADAS: Requerimiento de envío de correspondencia.
SALIDAS: Requerimiento(s) atendido(s) / Correspondencia enviada.
CLIENTE: Subsecretario(s) / Funcionarios.
CONTROLES:
MECANISMOS: Recursos: humanos, financieros, administrativos,.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 396 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (INGRESOS)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director
de
Servicios
Administrativos
DE LA EJECUCIÓN
Asistente Administrativo
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Servicios
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos / Unidad de Calidad
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGÍA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
e-SIGEF: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 397 de 402
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
1. La asistente administrativa verifica las existencias de suministros y materiales de
oficina y determina los items y cantidades a adquirir
2. La asistente administrativa prepara la Solicitud de Artículos de Oficina detallando las
características y la cantidad de suministros y/o materiales según lo determinado
anteriormente.
3. Una vez lista la solicitud, la Asistente Administrativa solicita cotizaciones a
proveedores calificados.
4. Luego de receptar las cotizaciones, la asistente administrativa elabora un cuadro
comparativo de ofertas, sugiere la mejor opción y solicita autorización al
Subsecretario Regional.
5. El Subsecretario Regional revisa la solicitud y determina si todo está correcto.
6. De no estar de acuerdo en algún punto, el Subsecretario Regional solicita a la
Asistente Administrativas realizar las modificaciones necesarias.
7. Si todo está correcto, el Subsecretario Regional emite la aprobación respectiva a la
asistente administrativa para que ésta proceda con la compra.
8. Una vez realizado el pedido de materiales al proveedor seleccionado, la asistente
administrativa recibe la factura del proveedor y revisa los suministros, verificando la
calidad y cantidad antes de recibir los materiales
9. Si todo está en orden, la asistente administrativa firma el recibí conforme en la factura
10. La asistente administrativa elabora el formulario de Ingreso de Materiales e ingresa el
gasto y la solicitud de Pago al Sistema e-SIGEF.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 398 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-1
SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Ingresos)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARIA
REGIONAL
ASISTENTE
ADMININSTRATIVA
Inicio
Verifica las existencias de
suministros y materiales de oficina
y detrermina los items y
cantidades a adquirir
Prepara la Solicitud de Artículos
de Oficina detallando las
características y la cantidad de
suministros y/o materiales
1
Solicita cotizaciones a
proveedores calificados
2
Elabora un cuadro comparativo
de ofertas y sugiere la
mejor opción
3
Solicita autorización al
Subsecretario Regional
2
3
2
20
3
Revisa
Solicitud
No
Ok?
Sí
Solicita
modificaciones
Autoriza la
adquisición
10
Realiza el pedido de materiales al
proveedor seleccionado
Recibe la factura del proveedor y
revisa los suministros, verifica la
calidad y cantidad, de no existir
novedad recibe los materiales
4
Firma el recibi conforme
en la factura
4
P
Elabora el formulario
de Ingreso de Materiales
5
Fin
10
Realiza Modificaciones
DOCUMENTOS:
- 1: Solicitud de artículos de oficina
- 2: Proformas
- 3: Cuadro de comparación de ofertas
- 4: Facturas
- 5: Formulario de Ingreso de Materiales
20
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s)
ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE: Subsecretario(s)
CONTROLES: Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 399 de 402
PROCEDIMIENTO PARA PROVEEDURÍA (EGRESOS)
1. GENERALIDADES
1.1. OBJETIVO:
1.2. RESPONSABILIDADES:
ITEM
DE LA APROBACIÓN
FUNCIONARIO
Director
de
Servicios
Administrativos
DE LA EJECUCION
Asistente Administrativo
DEL CONTROL PREVIO Y
Director de Servicios
CONCURRENTE
Administrativos
DE LA REVISION Y
Director
ACTUALIZACION
Administrativos / Unidad de Calidad
de
Servicios
1.3. BASE LEGAL:
•
Políticas y Normativa de SENPLADES
1.4. VIGENCIA:
A partir de la fecha de aprobación: ____________________________
1.5. DISTRIBUCIÓN:
•
Subsecretarías Regionales de SENPLADES.
2. TERMINOLOGIA DEL PROCEDIMIENTO:
SENPLADES: Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 400 de 402
3. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO:
1. Cualquier funcionario de la Subsecretaría Regional realiza verbalmente la solicitud de
materiales a la Asistente Administrativa.
2.
La asistente administrativa recibe la Solicitud de Materiales y realiza la entrega de los
mismos.
3. Una vez que el Funcionario solicitante recibe los materiales, ambas partes firman el
Acta de entrega.
4. Finalmente, la asistente administrativa realiza el cuadre del Inventario registrando la
entrega en KARDEX.
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
Página 401 de 402
4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO:
MACROPROCESO: APOYO
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2008
PROCESO: GESTION ADMINISTRATIVA
CÓDIGO DEL PROCESO: PAADM04-2
SUB - PROCESO: PROVEEDURIA (Egresos)
HOJA #: 1 / 1
SUBSECRETARÍA
REGIONAL
ASISTENTE RESPONSABLE
DE PROVEEDURÍA
Inicio
Remite Solicitud
de Materiales
Recibe Solicitud
de Materiales
Realiza Entrega
de Materiales
Reciben
Materiales
Firman
Acta de Entrega
Firman
Acta de Entrega
1
1
Realiza Cuadre
de Inventario
Fin
DOCUMENTOS:
- 1: Acta de Entrega
ICOMS/ELEMENTOS:
PROVEEDORES: Subsecretario(s)
ENTRADAS: Requerimientos de insumos de Proveeduría
SALIDAS: Requerimiento atendido
CLIENTE: Subsecretario(s)
CONTROLES: Contraloría
MECANISMOS: Recursos: tecnológicos, humanos, financieros, administrativos.
ELABORADO POR
REVISADO POR
Programa para Fortalecimiento de SENPLADES No. ATN/SF-9670-EC
APROBADO POR
Página 402 de 402