Gerencia de Provisión de Servicios Departamento de Servicios
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Gerencia de Provisión de Servicios Departamento de Servicios Culturales Sistema de Bibliotecas Municipales CENTRO CATALOGRÁFICO NORMATIVA PARA EL PROCEDIMIENTO Y CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS SELECTIVOS Elaborado por: Bach. Cindy Gutiérrez Rosales Licda. Jenny Ulate Montero Revisión y actualización 2013 Bach. Cindy Gutiérrez Rosales Bach. Gabriela Lobo Hernández Licda. Jenny Ulate Montero -1- Tabla de Contenido I. Introducción.................................................................................................... - 3 - II. Objetivo general ............................................................................................. - 4 Objetivos específicos .......................................................................................... - 4 - III. Definiciones.................................................................................................... - 5 - IV. Responsables ................................................................................................ - 5 - V. Descripción del procedimiento ....................................................................... - 5 - VI. Periodicidad ................................................................................................. - 10 - VII. Controles internos del proceso de inventario selectivo ................................ - 10 VIII. Informe escrito final ...................................................................................... - 11 IX. Aspectos generales a considerar: ................................................................ - 12 - APENDICES ......................................................................................................... - 13 Apéndice 1. Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo ......... - 14 Apéndice 2. Distribución de la colección bibliográfica según Sistema de Clasificación Decimal Dewey ............................................................................ - 15 Apéndice 3. Total de material bibliográfico inventariado ................................... - 16 Apéndice 4. Datos para completar del proceso inventario selectivo ................. - 17 Apéndice 5. Reporte material bibliográfico descartado para el Departamento de Contabilidad. ..................................................................................................... - 18 Apéndice 6. Reporte material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico. .................................................................................................... - 19 Referencias Bibliográficas .................................................................................... - 19 - -2- I. Introducción La normativa para el procedimiento y control Interno de inventarios selectivos constituye una guía para que profesional de la información realice el proceso de inventario de las colecciones bibliográficas de las siete Bibliotecas Municipales del Cantón Central de San José. Se definen lineamientos y procesos con el fin de obtener colecciones organizadas y normalizadas que garanticen la disponibilidad y acceso a la información a los usuarios. El proceso de inventarios selectivos se realiza en las 10 áreas de las colecciones organizadas de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD) y según el cronograma mensual establecido para el inventario de cada área. -3- II. Objetivo general 1. Realizar inventarios selectivos de las colecciones bibliográficas pertenecientes a las siete Bibliotecas Municipales del Cantón Central de San José, controlando las existencias y pérdidas del material adquirido. Objetivos específicos 1. Determinar la existencia del material de cada Biblioteca 2. Retirar del estante el material deteriorado, obsoleto o que no es frecuentemente consultado 3. Llevar un conteo de cuánto material se pierde, es decir, libros extraviados o que los usuarios no devuelven 4. Revisar todos los fondos bibliográficos con el fin de detectar cualquier anomalía en la organización de las colecciones por ejemplo, libros mal ubicados en estante y la desaparición de las obras 5. Verificar todos los elementos de la descripción bibliográfica y registrar las inconsistencias 6. Detectar y corregir las inconsistencias 7. Retirar de los catálogos (topográfico y público) las fichas correspondientes del material perdido y descartado 8. Llevar el control de inventario del material descartado y extraviado 9. Detectar material que no sea pertinente o acorde con los objetivos de las Bibliotecas Municipales 10. Elaborar reportes de las inconsistencias encontradas tanto en el material inventariado como en la base de datos, con el fin de depurar y normalizar la información. -4- III. Definiciones INVENTARIOS Según el Procedimiento de Control Interno de Inventarios de la Biblioteca de la Universidad Católica de Colombia (2006), el inventario es la “operación que se realiza de manera periódica y que permite conocer en el justo tiempo, el estado real de los fondos bibliográficos existentes…” (p. 1). INVENTARIOS SELECTIVOS Actividad que se realiza mediante una selección de los fondos bibliográficos existentes en cada biblioteca, de acuerdo a las áreas establecidas en el SCDD, con el fin de inventariar, periódicamente, las colecciones que poseen las siete Bibliotecas Municipales de Sistema. Tienen doble propósito, uno llevarlos a cabo durante todo el año y el segundo evitar cerrar las Bibliotecas del Sistema. IV. Responsables 1. Encargadas de Bibliotecas Municipales 2. Personal Asistente del Área de Circulación y préstamo de las Bibliotecas Municipales V. Descripción del procedimiento 1. La Encargada de la Biblioteca distribuye de acuerdo al SCDD las áreas que conforman la colección -5- 2. La Encargada de la Biblioteca asigna al personal las áreas de acuerdo al SCDD en las que deberán realizar el proceso de inventario 3. La Encargada de la Biblioteca entrega a cada asistente las fichas topográficas de acuerdo a la distribución que realiza en el punto 5.2 4. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes ubicarán previamente en el estante el material devuelto y consultado por el usuario 5. La Encargada y las Asistentes realizan lectura de estantes 6. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes confrontan cada uno de los libros ubicados en estante con su respectiva ficha topográfica y la base de datos 7. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes revisan todos los datos que contiene el registro bibliográfico en la base de datos contra la información registrada en el libro que se esta inventariando. 8. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes verifican datos bibliográficos, tales como: signatura topográfica, título, autor, número de Inscripción, datos de publicación y edición, ISBN 9. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes determinan si el libro presenta o no inconsistencias con respecto a la información registrada en la base de datos o en la ficha topográfica 10. Si el libro confrontado NO presenta inconsistencias con la base de datos, el personal de la biblioteca comprueba que los datos registrados en la ficha topográfica estén correctos respecto a los datos registrados en cada libro (número de Inscripción, fecha de inscripción, signatura topográfica, título, autor, datos de publicación, precio y procedencia) 11. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes incorporan nuevamente la ficha en el fichero topográfico del material que NO presenta inconsistencias y ubican el material en el estante 12. Para el material que SI presenta inconsistencias respecto a la base de datos, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes enlistan cada titulo registrando todos los datos y la corrección respectiva en el cuadro No. 3: Datos para completar del proceso inventario selectivo, en la columna de Observaciones 13. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes identifican la ficha topográfica del libro que presenta inconsistencias, las cuales serán -6- reportadas al Centro Catalográfico en el cuadro mencionado en el punto anterior 14. El Personal del Centro Catalográfico realizará el análisis de los datos reportados y las correcciones en la base de datos 15. El Personal del Centro Catalográfico reporta a cada biblioteca las correcciones a la base de datos 16. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes corrigen e incorporan al fichero topográfico las fichas del material que presentó inconsistencias después de que el Personal del Centro Catalográfico realice las modificaciones correspondientes en la base de datos 17. Para el material que presenta inconsistencias únicamente con la ficha topográfica, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes harán anotaciones a lápiz en la ficha topográfica de las inconsistencias que identifiquen. Por ejemplo, signaturas topográficas diferentes entre el libro y la ficha topográfica, datos de publicación, números de inscripción, autor, títulos, subtítulos y datos de adquisición 18. Del material que presenta inconsistencias respecto a la ficha topográfica, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes elaboran nuevamente la ficha topográfica correspondiente y la organizan en el fichero topográfico 19. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes identifican el material ubicado en estante que no tenga ficha topográfica 20. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes elaboran la ficha topográfica del material ubicado en estante que no tiene ficha topográfica y la incorporan en el fichero topográfico 21. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes identifican la ficha topográfica del material que NO se ubica en estante 22. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes revisan en el fichero de préstamo a domicilio activo y moroso el material que no se localice en estante y que tiene ficha topográfica 23. Para el material que se encuentra en préstamo a domicilio, la Encargada de la Biblioteca y las Asistentes indican en la boleta de préstamo organizada en el fichero de préstamo a domicilio activo y moroso, que el material debe inventariarse una vez que el usuario lo devuelva 24. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes realizan una revisión final en la colección y en el fichero de préstamo a domicilio activo y moroso para -7- comprobar la existencia del libro, en caso contrario se le dará de baja al libro y se reportará como perdido 25. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes levantan un listado de los libros perdidos que incluya al menos los siguientes datos: signatura topográfica, título del libro, autor, datos de publicación, precio, procedencia, fecha de inscripción y motivo de la pérdida 26. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes determinan la necesidad de descartar el material bibliográfico, tomando en cuenta los criterios que se establecen en la Políticas técnico administrativas para el desarrollo de colecciones del Sistema de Bibliotecas Municipales, tales como: estado físico del material, grado de actualización de la información, pertinencia de los temas con los objetivos de la institución, utilidad para los usuarios, idioma, estado de conservación, tipo de soporte, entre otros 27. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes estampan un sello de “Descartado” al material bibliográfico y a la ficha topográfica 28. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes eliminan el juego de fichas (principales y secundarias) del catálogo público de cada título descartado. En caso de existir otros ejemplares del título, el juego de fichas permanecerá en el catálogo público. 29. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes extraen la ficha topográfica del fichero topográfico 30. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes incorporan las fichas topográficas del material descartado en el “Fichero de Descarte” 31. La Asistente de biblioteca levantará un listado del material que descartó durante el proceso de inventario, el cual entrega a la encargada 32. La Encargada de la Biblioteca enlista la totalidad del material descartado para elaborar el reporte correspondiente al Departamento de Contabilidad utilizando el formato: Reporte material bibliográfico descartado para el Departamento de Contabilidad (ver apéndice 5) 33. Dicho reporte deberá ser enviado al Departamento de Contabilidad en las fechas previamente definidas por el Centro Catalográfico 34. La Encargada de la Biblioteca y las Asistentes completan el cuadro Reporte de material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico (ver apéndice 6) -8- 35. Las Asistentes de biblioteca generan un informe escrito del proceso del inventario selectivo, el cual entregarán a la Encargada de la Biblioteca, quien realizará el informe final 36. La Encargada de Biblioteca remite al Centro Catalográfico el informe final de acuerdo a los resultados obtenidos del inventario. (ver punto VIII: Estructura del Informe Final) 37. La Encargada de Biblioteca, toma en cuenta los siguientes aspectos para elaborar el Informe final: i. Incluir los cuadros de reportes ii. La Encargada de la Biblioteca revisa los cuadros y reportes antes de remitirlos al Centro Catalográfico iii. La Encargada de Biblioteca y las Asistentes NO deben cambiar o modificar los formatos de los cuadros de reportes, lo anterior para facilitar el análisis de la información brindada y que la misma sea clara y precisa iv. El Centro Catalográfico devolverá los cuadros de reportes que no se elaboren en los formatos establecidos v. Respecto al cuadro de Datos para completar del proceso inventario selectivo (ver apéndice 4), considerar que: a. Del material que presente inconsistencias, debe indicarse claramente las correcciones que se realicen tanto al material bibliográfico como a las fichas topográficas, incluyendo en el cuadro los datos bibliográficos anteriores y actuales. b. En todos los casos es necesario registrar la signatura actual que registra el material, aun cuando la inconsistencia no esté en este campo. Lo anterior debe señalarse en la columna de observaciones, indicando el motivo por el cual fue necesario realizar el cambio. c. Debe indicarse en el cuadro, los cambios que deben realizarse a la base de datos, ya que pueden existir inconsistencias en la base respecto a los datos registrados en los libros y en cuyo caso debe indicarse los cambios necesarios de realizar. -9- d. El cuadro se imprime en hoja tamaño legal o modificar el zoom (tamaño) para que la copia pueda imprimirse en hoja tamaño carta VI. Periodicidad 1. El proceso de inventarios selectivos se realiza únicamente en el primer semestre de cada año. 2. Las áreas en las que están organizadas las colecciones de las Bibliotecas Municipales se distribuyen equitativamente entre el I semestre de cada año (ver apéndice 2). 3. Debe tomarse en cuenta el material de referencia y material no convencional para cada una de las áreas. 4. En el proceso de inventario participa todo el personal del área de circulación y préstamo y la encargada de biblioteca. VII. Controles internos del proceso de inventario selectivo 1. El Centro Catalográfico estableció diferentes controles internos para el procedimiento del inventario selectivo en cada biblioteca. 2. Para los controles internos, se definieron cuadros de reportes, los cuales se presentan completos con los datos que se solicitan en cada uno. 3. Los cuadros de reporte se detallan a continuación: Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo (ver apéndice 1) Cuadro de Distribución de la colección bibliográfica según SCDD (ver apéndice 2) Cuadro de Total de material inventariado (ver apéndice 3) Cuadro de Datos para completar el proceso inventario selectivo (ver apéndice 4) Reporte material bibliográfico descartado para el Departamento de Contabilidad (ver apéndice 5) Reporte material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico (ver apéndice 6) - 10 - 4. En los cuadros de reportes se registran los siguientes datos: a. Material que se ubique en estante sin ficha topográfica b. Material con ficha topográfica que NO se ubicó en estante c. Cantidad de material que se ordena previo a iniciar el inventario d. Material que presenta inconsistencias respecto al fichero topográfico e. Material que presenta inconsistencias respecto a la base de datos f. Material corregido g. Material reparado h. Cantidad de libros inventariados i. Cantidad de material perdido VIII. Informe escrito final Las Encargadas de Bibliotecas deben enviar el informe final, el cual debe incluir: 1. Portada 2. Cuadros de control: a) Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo (apéndice 1) b) Cuadro de Distribución de la colección bibliográfica según SCDD (apéndice 2) c) Cuadro de Total de material inventariado (apéndice 3) d) Cuadro de Datos para completar el proceso inventario selectivo (apéndice 4) (Según fecha establecida) e) Reporte material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico (apéndice 6) (Según fecha establecida) 3. Anexos - 11 - IX. Aspectos generales a considerar: 1. Enviar el informe escrito final de los resultados del proceso de inventario selectivo en las fechas establecidas, así como los reportes del material descartado al Departamento de Contabilidad y Centro Catalográfico 2. Indicar si se realizaron reuniones con el personal antes y durante el inventario. 3. Indicación de forma escrita de roles y distribución del trabajo, de las fichas topográficas, lectura de estantes, elaboración de listas adicionales y listas de descarte entre otros aspectos, los cuales se adjuntarán como anexos al informe. 4. En el informe escrito debe reportarse el material que no se encuentra en la estantería, se deberá indicar las razones o circunstancias del por qué no se ubicó el material, será responsabilidad de la Encargada de la biblioteca dar seguimiento a dicho material para que posteriormente sea inventariado. 5. Se recomienda levantar una lista de lo que está pendiente y una vez que han comprobado que este material definitivamente no se ubicó, hacer el reporte de los títulos en el cuadro de reporte del material bibliográfico descartado - 12 - APENDICES - 13 - Apéndice 1. Resumen de resultados del proceso de inventario selectivo Área de la colección inventariada XXX COLECCIÓN BIBLIOGRÁFICA ● Colección general Material que se ubica en estante sin ficha topográfica Material al que se elabora ficha topográfica Material que presenta inconsistencia respecto al fichero topográfico Material que presenta inconsistencia respecto a la base de datos Material corregido Material reparado Cantidad de material perdido Cantidad de libros inventariados ● Área de Referencia Material que se ubica en estante sin ficha topográfica Material al que se elabora ficha topográfica Material que presenta inconsistencia respecto al fichero topográfico Material que presenta inconsistencia respecto a la base de datos Material corregido Material reparado Cantidad de material perdido Cantidad de libros inventariados MATERIAL NO CONVENCIONAL Colección general Área de referencia Cantidad de material no convencional inventariados - 14 - Apéndice 2. Distribución de la colección bibliográfica según Sistema de Clasificación Decimal Dewey I Semestre (año no. 1) Meses para inventariar colecciones Áreas según Dewey Enero 000 100 Febrero - Abril 200 Mayo - Junio 300 400 500 Nombre de la persona responsable (asistente o encargada) I Semestre (año no. 2) Meses para inventariar colecciones Áreas según Dewey Febrero - Marzo 600 Nombre de la persona responsable (asistente o encargada) - 15 - 700 Abril - Julio 800 900 Apéndice 3. Total de material bibliográfico inventariado - 16 - Apéndice 4. Datos para completar del proceso inventario selectivo - 17 - Apéndice 5. Reporte material bibliográfico descartado para el Departamento de Contabilidad - 18 - Apéndice 6. Reporte material bibliográfico descartado para el Centro Catalográfico - 19 - Referencias Bibliográficas Municipalidad de San José. Dirección de Cultura. Sistema de Bibliotecas Infantiles (2002). Manual de Procedimientos de Bibliotecas Infantiles. San José, C. R., Municipalidad de San José Universidad Católica de Colombia. Biblioteca (2006). Gestión bibliográfica, procedimiento control interno de inventarios. Extraído el 7 de junio de 2010 desde http://regweb.ucatolica.edu.co/publicaciones/organizacion_y_metodos/ p008gb003.pdf - 20 -
