Procedimiento Capacitacion Institucional

PROCESO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN INSTITUCIONAL
Código: GTH-PD-04
Versión: 2.0
Fecha: Julio 07 de 2015
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1.
Objetivo
Desarrollar actividades de capacitación para los servidores de la entidad, a través de la generación de
conocimientos, el desarrollo y fortalecimiento de competencias, con el fin de incrementar las
competencias individuales y la capacidad técnica de las áreas para contribuir al cumplimiento de la
misión y objetivos institucionales, mejorando la calidad en la prestación del servicio a la ciudadanía y
el eficaz desempeño de las funciones cargo.
2.
Alcance
Este procedimiento incluye el diagnóstico de necesidades de capacitación, la elaboración,
implementación y evaluación del Plan Institucional de Capacitación (PIC).
3.
Definiciones
Aprendizaje basado en problemas: Es la estrategia que establece el aprendizaje a través de
cuestionamientos de la realidad laboral cotidiana, con énfasis en los aspectos que los servidores
deben saber, investigar, proponer o ejercitar para mejorar su desempeño, el de sus compañeros y el
logro de los objetivos de la dependencia o entidad.
Beneficiarios: Son todos los servidores públicos de la entidad a quienes se dirige el plan de
capacitación.
Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la
educación no formal como a la formal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación,
dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos,
el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual
y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios
a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.
Capacitación formal: Se refiere a la educación impartida por establecimientos educativos
debidamente aprobados, de manera regular, en ciclos lectivos, con pautas curriculares progresivas y
conducentes a la obtención de grados o títulos.
Capacitación informal: Es el conocimiento libre y espontáneo proveniente de personas, entidades,
medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados.
Competencias laborales: Capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y
con base en los requerimientos de calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones
inherentes a un empleo; capacidad que está determinada por los conocimientos, destrezas,
habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el empleado público.
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Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP: El Departamento Administrativo de la
Función Pública - DAFP, hace parte de la Rama Ejecutiva del poder Público y Regula las Políticas
Públicas de la Gestión Administrativa.
Diagnóstico de Necesidades: Documento que se realiza con distintos insumos institucionales
(prioridades asociadas al plan nacional de desarrollo, lineamientos de la alta dirección, análisis de
resultados de la capacitación y formación del año anterior e identificación de problemas reales y
potenciales usando la metodología de proyectos de aprendizaje en equipo propuesta por el DAFP
entre otros) y permite establecer las necesidades de capacitación de los servidores de la entidad, es
el insumo principal para elaborar el PIC.
Educación para el trabajo y el desarrollo humano según el decreto 4904 de 2009, comprende
la formación permanente, personal, social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de
la persona, que una institución organiza en un proyecto educativo institucional, y que estructura en
currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y grados propios de la educación formal1.
Formación: Entendida como los procesos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una
ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa.
Inducción y reinducción: Procesos capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del
empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio
público y a suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de
la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto
metodológico flexible, integral, práctico y participativo.
Plan Institucional de Capacitación (PIC): Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y
formación, que durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el
desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la
capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y
metas institucionales establecidas en una entidad pública.
Proyecto de Aprendizaje en Equipo (PAE): Comprende el conjunto de acciones programadas y
desarrolladas por un grupo de funcionarios, con el Jefe de la dependencia y participación del Líder del
Proceso, para resolver necesidades de aprendizaje y al mismo tiempo, transformar y adoptar
soluciones a los problemas de su entorno laboral.
Proyecto de Inversión de Capacitación: Proyecto de inversión aprobado por el DNP, con el fin de
asegurar los recursos para la ejecución de programas, actividades o líneas de trabajo para
capacitación.
1
Decreto 4904 de 2009 Artículo 2.
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4.
Generalidades del procedimiento
El Plan Institucional de Capacitación –PIC-, debe ser formulado periódicamente siguiendo las etapas de
sensibilización, diagnóstico, programación, ejecución y evaluación, con la participación de los servidores de
las diferentes dependencias de la entidad.
El PIC se elabora de acuerdo con los recursos institucionales disponibles y de conformidad con las normas
vigentes e incluye: competencias laborales, valores institucionales, legislación vigente y las actividades de
inducción y reinducción en temas propios de la entidad. Así mismo, el PIC se articula con los Planes de
Capacitación del Sector Administrativo del Trabajo
5.
Nro.
Descripción de las actividades
Actividad
Diagnosticar los requerimientos de fortalecimiento
de competencias de las Direcciones Territoriales y
la Sede Nivel Central, teniendo en cuenta:
•
•
•
•
•
1.
•
•
•
•
•
2.
Prioridades asociadas al Plan Nacional de
Desarrollo
Prioridades del Plan Estratégico.
Lineamientos de la Alta Dirección
Provisión de recursos presupuestales
Evaluaciones de desempeño y Acuerdos de
Gestión
Resultados de auditorías
Normatividad vigente y aplicable a la entidad.
Informes y Programación de Proyectos de
Inversión de las dependencias.
Análisis de resultados de la capacitación y
formación del año anterior.
Identificación de problemas reales y
potenciales usando la metodología de
Proyectos de Aprendizaje en
Equipo
propuesta por el DAFP.
Responsable
Registro /documento
Documento diagnóstico
de necesidades de
capacitación
y
formación.
Servidores públicos
participantes
del
Proyecto
de
Aprendizaje
y
Profesional Grupo
Capacitación
y
Bienestar Laboral
Consolidar, analizar y priorizar necesidades de Profesional Grupo
capacitación.
Capacitación
Bienestar Laboral y
Con base en las fuentes de información Coordinador Grupo
mencionadas anteriormente para el diagnóstico, Capacitación
y
Diagnóstico
necesidades
capacitación
formación
de
de
y
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se priorizan las necesidades.
Bienestar Laboral
Elaborar el proyecto de Plan Institucional de
Capacitación – PIC
Subdirector
(a)
El Plan Institucional de Capacitación contiene Gestión de Talento
entre otros:
Humano
y
Coordinador Grupo
• Programa de Inducción y Reinducción.
Capacitación
Bienestar Laboral
• Fortalecimiento de competencias laborales
• Formulación de proyectos de aprendizaje en
equipo
Presentar al Comité Operativo para aprobación el Subdirector (a) de
proyecto de Plan Institucional de Capacitación - Gestión del Talento
PIC
Humano Si el Plan Institucional de Capacitación – PIC es Coordinador Grupo
aprobado continúe actividad 6., sino vuelve a la Capacitación
y
actividad 4 con los ajustes respectivos.
Bienestar Laboral
Coordinador Grupo
Realizar el cronograma de ejecución del PIC.
Capacitación
y
Bienestar Laboral
Subdirector (a) de
Gestión del Talento
Inclusión en el Plan de Adquisición de Bienes y
Humano
Servicios Institucional de las actividades de
capacitación que requieren ser contratadas.
Proyecto de Plan
Institucional
de
Capacitación - PIC
Acta
de
Operativo
Comité
Cronograma
ejecución del PIC.
de
Actividades
de
capacitación incluidas
en
el Plan de
Adquisición de Bienes
y
Servicios
Institucional.
Registro
Sistema
SUIFP
Incluir el Plan Institucional de Capacitación PIC Profesional Grupo
que requiera recursos de inversión, al Proyecto de Capacitación y
Capacitación aprobado por DNP en el Sistema Bienestar Laboral
SUIFP.
Subdirector (a) de
Socializar el PIC con la Comisión de Personal.
Acta de Comisión de
Gestión del Talento
Personal
Humano Sensibilizar sobre el Desarrollo de Competencias
y fortalecimiento de habilidades y destrezas.
Motivar a los servidores públicos de la entidad Profesional Grupo Notas internas,
para que participen activamente en los procesos de Capacitación y circulares, documento
de aprendizaje en el desarrollo de competencias.
Bienestar Laboral
página Internet
Socializar el Plan institucional de CapacitaciónPIC y el cronograma de implementación.
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Subdirector
Solicitud al Grupo de Presupuesto del Certificado
Gestión del
de Disponibilidad Presupuestal
Humano
Realizar la solicitud de contratación en
Subdirector
cumplimiento de lo establecido en los
Gestión del
procedimientos del Proceso Gestión Contractual
Humano
(a) de Certificado de
Talento Disponibilidad
Presupuestal
(a) de Solicitud
Talento contratación
de
Actas de asistencia y
Desarrollar los eventos de capacitación Profesional Grupo
otros registros de
programados en el Plan Institucional de Capacitación
y
formación
y
Capacitación.
Bienestar Laboral
capacitación.
Profesional Grupo Base
de
datos
Evaluar las capacitaciones realizadas según la
Capacitación
y actualizada.
guía de evaluación.
Bienestar Laboral
Profesional Grupo Base
de
datos
Actualizar la base de datos con los asistentes y
Capacitación
y actualizada
avaluaciones realizadas.
Bienestar Laboral
Consolidar las fichas técnicas de cada actividad de Profesional Grupo Ficha
técnica
de
capacitación a fin de que se mantenga la memoria Capacitación
y actividad de formación
para la generación de conocimiento institucional.
Bienestar Laboral
y capacitación
Coordinador Grupo Reportes trimestrales
Realizar seguimiento trimestral a las actividades
Capacitación
y en indicadores
de implementación del Plan de Capacitación PIC.
Bienestar Laboral
Profesional Grupo
Registro
Sistema
Registrar en el Sistema SUIFP el seguimiento al
Capacitación y
SUIFP
Proyecto de Capacitación aprobado por DNP
Bienestar Laboral
Subdirector
de Informe
final
de
Gestión del Talento ejecución.
Humano
Presentar informe final de ejecución del PIC
Coordinador Grupo
Capacitación
y
Bienestar Laboral
Fin
6. Requerimientos Técnicos del Procedimiento (puntos de control de las actividades)
Actividad 4: Se debe presentar al Comité Operativo para su aprobación el proyecto de Plan
Institucional de Capacitación – PIC.
Actividad 9: Se debe socializar el PIC con la Comisión de Personal.
Actividad 14: Se debe evaluar las capacitaciones realizadas de acuerdo a la guía de evaluación e
incluir los resultados en la base de datos.
Actividad 17: Realizar seguimiento trimestral a las actividades de implementación del Plan de
Capacitación PIC a través de los indicadores.
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